Common use of Análise da Auditoria Interna Clause in Contracts

Análise da Auditoria Interna. Objetivou-se, neste tópico, verificar registros que evidenciem a execução das atividades de gestão e fiscalização, principalmente quanto à elaboração dos relatórios mensais de acompanhamentos dos contratos, sua forma de preenchimento, o registro das ocorrências, as datas, as assinaturas da equipe. Observou-se que somente a fiscal administrativa assinava os relatórios, impossibilitando verificar se as atividades inerentes ao fiscal técnico e ao gestor do contrato foram executadas. A unidade auditada informa que o ateste definitivo é realizado e encaminhado ao financeiro através da inclusão de documentos no SIPAC, porém não informou o número do processo, inviabilizando a análise pela auditoria. É fundamental que as competências de cada integrante da equipe de fiscalização estejam claramente definidas, onde cada membro deve ter consciência de suas responsabilidades e obrigações no recebimento dos serviços prestados pelas contratadas. Considerando as fragilidades quanto ao princípio da segregação de funções, visto que a fiscal técnica desempenha atividades que deveriam ser executadas pelos demais integrantes da equipe e a ausência de registros que comprovem as atividades desempenhadas pelo fiscal técnico e o gestor do contrato, recomenda-se. Quanto à designação da equipe de fiscalização, observou-se que: Na Portaria N.º 73/2020 (Contrato N.º 05/2018): • O gestor do contrato não possui substituto designado; Na portaria N.º 25/2020 (Contrato N.º 37/2017): • O gestor do contrato não possui substituto designado; Na portaria N.º 13/2021 (Contrato N.º 37/2017): • O gestor do contrato, o fiscal técnico e o fiscal administrativo não possuem substitutos designados; Conforme o caput do Art.41 da IN MPDG N.º 05/2017, a indicação do gestor, fiscal e seus substitutos caberá aos setores requisitantes dos serviços ou poderá ser estabelecida em normativo próprio de cada órgão ou entidade.

Análise da Auditoria Interna. Objetivou-se, neste Neste tópico, a auditoria interna teve por objetivo verificar registros que evidenciem se a execução das atividades documentação analisada pelos fiscais/gestor para emissão dos termos de gestão recebimento provisório e fiscalizaçãodefinitivo referiam-se ao mês de competência da nota fiscal, principalmente quanto à elaboração dos relatórios mensais de acompanhamentos dos contratos, sua forma de preenchimento, em especial o registro das ocorrências, as datas, as assinaturas horas trabalhadas dos empregados da equipecontratada. Observou-se que as notas fiscais são emitidas no final do mês de competência e que os registros dos pontos dos colaboradores, entregues à fiscalização, são do mês anterior ao da prestação dos serviços. Diante da alegação da gestão indicando que as glosas eventualmente necessárias são apontadas no mês subsequente, não será emitida recomendação, pois entende-se que estão cientes da constatação encontrada. Contudo, é necessário observar que ao emitir o termo de recebimento, a equipe de fiscalização está afirmando que não houve intercorrências no mês de execução do serviço, autorizando o pagamento da nota fiscal com registros das horas trabalhadas que não correspondem ao mês da prestação dos serviços. Orienta-se que busquem analisar a documentação referente ao período de execução indicado na competência da nota fiscal.  Contrato N.º 02/2018: ausências de assinaturas dos fiscais nos termos de recebimentos (abril/2020 consta somente a assinatura do gestor do contrato; maio, junho, julho e agosto/2020 sem assinatura do fiscal administrativa assinava os relatórios, impossibilitando verificar se as administrativo; setembro/2020 sem assinatura do fiscal técnico e do gestor do contrato);  Contrato N.º 42/2019: ausência da assinatura do fiscal técnico nos termos de recebimento. Também não há evidências sobre a execução das atividades inerentes ao fiscal técnico e ao gestor do contrato foram executadas. A unidade auditada informa que o ateste definitivo é realizado e encaminhado ao financeiro através da inclusão de documentos no SIPAC, porém não informou o número do processo, inviabilizando a análise nos e-mails trocados pela auditoria. É fundamental que as competências de cada integrante da equipe de fiscalização estejam claramente definidas, onde cada membro deve ter consciência do contrato. Conforme consta no termo de suas responsabilidades e obrigações no recebimento dos serviços prestados pelas contratadasserviços, competência maio/2020, o trabalhador foi dispensado das funções por pertencer ao grupo de risco. Considerando as fragilidades quanto ao princípio da segregação de funções, visto que a fiscal técnica desempenha atividades que deveriam ser executadas pelos demais integrantes da equipe e a ausência de registros que comprovem as atividades desempenhadas pelo fiscal técnico e o gestor do contrato, recomenda-se. Quanto à designação da equipe de fiscalização, No entanto observou-se que: Na Portaria que a instituição realizou o pagamento à contratada referente aos serviços do mês de maio/2020 (NF N.º 73/2020 (2020/86, 2020OB801167); Não foram localizados entre os documentos disponibilizados pela unidade auditada, o termo de recebimento referente aos serviços prestados no mês de junho/2020;  Contrato N.º 05/2018): • O gestor 47/2016: De abril a outubro/2020, a equipe de fiscalização do contrato não possui substituto designado; Na portaria N.º 25/2020 utilizou nenhum dos modelos de recebimento provisório e definitivo do IFRS. Em alguns meses há somente um e-mail do fiscal, atestando a nota, e em outros, não há nenhum ateste e registro (Contrato N.º 37/2017): • O gestor do contrato não possui substituto designado; Na portaria N.º 13/2021 (Contrato N.º 37/2017): • O gestor do contratoa exemplo dos meses de maio, o fiscal técnico julho e o fiscal administrativo não possuem substitutos designados; Conforme o caput do Art.41 da IN MPDG N.º 05/2017, a indicação do gestor, fiscal e seus substitutos caberá aos setores requisitantes dos serviços ou poderá ser estabelecida em normativo próprio de cada órgão ou entidade.agosto/2020);

Análise da Auditoria Interna. ObjetivouEm 25 de junho de 2018: Apesar de não ser exigível que o órgão contratante confira todos os cálculos de remuneração e benefícios pagos pela contratada aos funcionários, considera-sese prudente que eventualmente seja verificado se os valores pagos estão de acordo com a lei, neste tópicoConvenção ou Acordo Coletivo de Trabalho e planilha de custos, verificar registros que evidenciem a execução fim de afastar a responsabilidade subsidiária do Campus em possíveis reclamatórias trabalhistas. É necessário estar atento à data-base da categoria, para a realização da fiscalização procedimental (Anexo VIII-B, 10.4, a da IN 005/2017), observando a concessão dos reajustes no dia e percentual previstos na CCT. O desenvolvimento destas práticas, demandará esforço das atividades equipes de gestão e fiscalização, principalmente quanto à elaboração dos relatórios mensais na obtenção de acompanhamentos dos contratosconhecimento necessário, sua forma conforme previsto no Manual de preenchimentoFiscalização do IFRS (item 1.5): À gestão do Campus também cabe envidar esforços para capacitação das equipes de fiscalização, em consonância com recomendação emitida pelo TCU ao IFBA (Acórdão 1224/2018- Plenário): Recomenda-se adotar medidas para fortalecer a fiscalização administrativa procedimental e notificar às contratadas (Contratos nºs 83/2015 e 133/2016) para que comprovem o registro das ocorrências, as datas, as assinaturas cumprimento da equipedata de reajuste do auxílio-alimentação prevista em CCT. Observou-se que somente o custo referente ao adicional de insalubridade tem sido objeto de contestação, na contratação da prestação de serviços de limpeza (Contrato nº 83/2015), sendo negada, em maio de 2017, solicitação da contratada de considerar o percentual de 40% (grau máximo) na planilha de custos. Verificou-se que apenas 02 dos 06 funcionários, alocados ao contrato, recebem o adicional de insalubridade em grau máximo, não estando evidentes quais medidas são adotadas para assegurar que apenas estes executarão a fiscal administrativa assinava os relatórioshigienização das instalações sanitárias. Considerando o parecer emitido pela Procuradoria Jurídica do IFRS, impossibilitando verificar se as atividades inerentes ao fiscal técnico em 30 de junho de 2017, no processo N.º 23419.000750.2016-41, aberto pela DLC – Reitoria, e ao gestor do contrato foram executadas. A unidade auditada informa que o ateste definitivo é realizado e encaminhado ao financeiro através da a inclusão de documentos no SIPAC, porém não informou o número do processo, inviabilizando a análise pela auditoria. É fundamental que as competências de cada integrante da equipe de fiscalização estejam claramente definidas, onde cada membro deve ter consciência de suas responsabilidades e obrigações no recebimento dos serviços prestados pelas contratadas. Considerando as fragilidades redação mais detalhada quanto ao princípio da segregação adicional de funçõesinsalubridade, visto que a fiscal técnica desempenha atividades que deveriam ser executadas pelos demais integrantes da equipe e a ausência de registros que comprovem as atividades desempenhadas pelo fiscal técnico e o gestor do contratona CCT 2018/2018 (Cláusula Décima Oitava), recomenda-se. Quanto à designação da equipe de fiscalização, observouquestionou-se que: Na Portaria N.º 73/2020 (Contrato N.º 05/2018): • O gestor do contrato não possui substituto designado; Na portaria N.º 25/2020 (Contrato N.º 37/2017): • O gestor do contrato não possui substituto designado; Na portaria N.º 13/2021 (Contrato N.º 37/2017): • O gestor do contrato, qual é o fiscal técnico e o fiscal administrativo não possuem substitutos designados; Conforme o caput do Art.41 posicionamento da IN MPDG N.º 05/2017, gestão quanto a indicação do gestor, fiscal e seus substitutos caberá aos setores requisitantes dos serviços ou poderá ser estabelecida em normativo próprio de cada órgão ou entidadeesta questão.

Análise da Auditoria Interna. Objetivou-se, neste Neste tópico, a auditoria interna teve por objetivo verificar se a documentação analisada pelos fiscais/gestor para emissão dos termos de recebimento provisório e definitivo referiam-se ao mês de competência da nota fiscal, em especial o registro das horas trabalhadas dos empregados da contratada. É possível observar, através dos documentos apresentados via drive, que a contratada encaminha o documento “memória de cálculo” com a discriminação do valor da nota fiscal emitida. Não há como evidenciar a forma utilizada pela fiscalização, para certificar-se dos valores apresentados, principalmente por terem documentos (registro do ponto) que não competem ao mês referido na nota fiscal e por não terem o formulário de controle mensal de funcionários terceirizados (anexo XVI). O fato pode ser evidenciado no mês de referência janeiro/2021, onde a nota fiscal N.º 236, emitida em 02/02/21 faz referência aos serviços prestados no mês de janeiro, porém o registro do ponto é do mês de dezembro/2020. É necessário observar que ao emitir o termo de recebimento, a equipe de fiscalização está afirmando que não houve intercorrências no mês de execução do serviço, autorizando o pagamento da nota fiscal com registros das horas trabalhadas que evidenciem a execução das atividades de gestão e fiscalizaçãonão correspondem ao mês da prestação dos serviços. Visando melhorias no fluxo do recebimento dos serviços, principalmente quanto à elaboração verificação de intercorrências apontadas dentro do mês de competência dos relatórios mensais serviços, e registradas pela contratada no documento “memória de acompanhamentos dos contratoscálculo”, sua forma de preenchimento, o registro das ocorrências, as datas, as assinaturas da equiperecomenda-se. Observou-se nos relatórios mensais referentes ao acompanhamento do contrato N.º 37/2017, que somente a fiscal administrativa A.L.H. assinava os relatóriosrelatórios (de abril/20 a junho/21). No modelo utilizado não havia descrição do recebimento provisório e definitivo. Conforme e-mails encaminhados ao setor financeiro (a exemplo do e-mail de 11/05/20), impossibilitando verificar se as atividades inerentes ao é a fiscal técnico e ao gestor do contrato foram executadas. A unidade auditada informa que dá o ateste definitivo é realizado da nota fiscal e encaminhado ao financeiro através da inclusão de documentos no SIPAC, porém não informou o número do processo, inviabilizando a análise pela auditoriaencaminha para pagamento. É fundamental Observa-se pelas portarias emitidas (N.º 25/2020 e N.º 13/2021) que ocorreram as competências de cada integrante da equipe de fiscalização estejam claramente definidas, onde cada membro deve ter consciência de suas responsabilidades e obrigações no recebimento designações dos serviços prestados pelas contratadas. Considerando as fragilidades quanto ao princípio da segregação de funções, visto que a fiscal técnica desempenha atividades que deveriam ser executadas pelos demais integrantes da equipe e a ausência de registros que comprovem as atividades desempenhadas pelo fiscal técnico e o gestor do contrato, recomenda-se. Quanto à designação da equipe de fiscalização, observou-se que: Na Portaria N.º 73/2020 (Contrato N.º 05/2018): • O gestor do contrato porém não possui substituto designado; Na portaria N.º 25/2020 (Contrato N.º 37/2017): • O gestor do contrato não possui substituto designado; Na portaria N.º 13/2021 (Contrato N.º 37/2017): • O gestor há nenhum registro/assinatura de suas participações na fiscalização do contrato, o fiscal técnico e o fiscal administrativo não possuem substitutos designados; Conforme o caput do Art.41 da IN MPDG N.º 05/2017, a indicação do gestor, fiscal e seus substitutos caberá aos setores requisitantes dos serviços ou poderá ser estabelecida em normativo próprio de cada órgão ou entidade.