Common use of Análise da Auditoria Interna Clause in Contracts

Análise da Auditoria Interna. Neste tópico, a auditoria interna teve por objetivo analisar os sistemas informatizados disponíveis para a gestão dos contratos, se são utilizados e se permitem um controle e uma supervisão eficiente da execução contratual. A partir da consulta realizada ao Comprasnet Contratos, observou-se que não há a prática de anexar os arquivos da gestão contratual no sistema (contrato, termo aditivo, apostilamento, sub- rogações, termo de encerramento). Questionada, a unidade auditada informou que o sistema permite tão somente a inserção de dados/informações, sendo os documentos de fiscalização inseridos no SIPAC. O Comprasnet Contratos possui diversas funcionalidades, conforme pode-se verificar em xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxx/xx-xx/xxxxxxxx/xxxxxxx-x- compras/comprasnet-contratos/funcionalidades-existentes-e-previsao-de-novas- entregas. De forma manual, ele permite cadastrar prepostos e terceirizados, cadastrar e relacionar agentes públicos a um contrato (fiscais, gestores…), cadastrar despesas acessórias de contratos (IPTU, condomínio, etc). A Coletânea de Fluxos da Diretoria de Licitações e Contratos - DLC também prevê cadastros no sistema Comprasnet, como os termos de apostilamento e os termos aditivos. O Guia de Fiscalização do IFRS informa que além de inserir as notas fiscais, deve-se inserir também ocorrências e demais informações exigidas pelo sistema Comprasnet Contratos. Quanto ao SIPAC, a IN PROAD N.º 03, de 16 de dezembro de 2021, regulamenta a obrigatoriedade do uso do meio eletrônico para realização de todos os processos administrativos do IFRS, a partir de 1º de janeiro de 2022. Após consulta ao processo informado pela gestão, foi possível evidenciar que a unidade auditada utiliza o SIPAC, conforme os normativos institucionais. Assim, entende-se por não recomendar. No entanto, visando o aprimoramento das práticas administrativas e a eficiência organizacional, orienta-se a utilização dos módulos disponíveis na plataforma do Comprasnet Contratos, ferramenta que pode ser uma aliada aos gestores e fiscais de contrato na execução de suas atividades, bem como aos gestores da instituição e às futuras auditorias.

Análise da Auditoria Interna. Neste tópico, a auditoria interna teve por objetivo analisar os sistemas informatizados disponíveis para como é realizada a gestão designação das equipes de fiscalização dos contratos, se são utilizados e se permitem um controle e uma supervisão eficiente da execução contratual. A partir dos exames aplicados, por meio da consulta realizada ao Comprasnet Contratosinspeção de registros e documentos, observou-se que não há fragilidades quanto a prática de anexar indicar substitutos para os arquivos gestores de contratos. No contrato N.º 37/2017 também não foram indicados os substitutos dos fiscais técnico e administrativo. A unidade auditada esclarece que na ausência do gestor, o substituto é o responsável pela indicação, ou seja, ao gestor da gestão contratual no sistema (contratoárea requisitante, termo aditivoou conforme previsto em normativo interno, apostilamento, sub- rogações, termo demonstrando estar ciente da situação que pode gerar a responsabilização da autoridade encarregada pela indicação. Quanto à ausência de encerramento). Questionadasubstitutos, a unidade auditada informou atribui como causa, o déficit de profissionais, principalmente de técnico- administrativos. Embora se entenda as dificuldades da gestão quanto às designações, considerando o quantitativo limitado de servidores técnicos-administrativos, salienta- se que o sistema permite tão somente a inserção os docentes também são passíveis de dados/informações, sendo os documentos designação para esse encargo. A função da equipe de fiscalização inseridos no SIPACé de grande relevância para a Administração Pública, pois o acompanhamento e a fiscalização dos contratos exigem uma atuação ativa e envolve diversas atividades. O Comprasnet Contratos possui diversas funcionalidadesA sobrecarga de atribuições pode comprometer a eficiência na execução das atividades de fiscalização, conforme podecabendo uma avaliação em cada situação. Diante da indicação de ciência da unidade auditada sobre as responsabilidades da autoridade encarregada pela indicação da equipe de fiscalização, e as dificuldades apontadas, não será emitida recomendação. No entanto, orienta-se verificar em xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxx/xx-xx/xxxxxxxx/xxxxxxx-x- compras/comprasnet-contratos/funcionalidades-existentes-e-previsao-de-novas- entregas. De forma manual, ele permite cadastrar prepostos e terceirizados, cadastrar e relacionar agentes públicos a um contrato (fiscais, gestores…), cadastrar despesas acessórias de contratos (IPTU, condomínio, etc). A Coletânea de Fluxos da Diretoria de Licitações e Contratos - DLC também prevê cadastros no sistema Comprasnet, como os termos de apostilamento e os termos aditivos. O Guia de Fiscalização do IFRS informa que além de inserir as notas fiscais, deve-se inserir também ocorrências e demais informações exigidas pelo sistema Comprasnet Contratos. Quanto ao SIPAC, a IN PROAD N.º 03, de 16 de dezembro de 2021, regulamenta a obrigatoriedade do uso do meio eletrônico para realização de todos os processos administrativos do IFRS, a partir de 1º de janeiro de 2022. Após consulta ao processo informado pela gestão, foi possível evidenciar que a unidade auditada utiliza envide esforços para nomear substitutos formais em todos os contratos, a fim de manter a qualidade do serviço de fiscalização. Achado N.°3. Não foram encontradas evidências quanto à apresentação, em reunião de inicialização dos contratos analisados, do Plano de Fiscalização (após a assinatura do contrato, sempre que a natureza da prestação dos serviços exigir). Recomenda-se que a unidade auditada promova reunião inicial com a equipe de fiscalização e o representante da contratada, sempre que a natureza da prestação dos serviços exigir, para apresentação do plano de fiscalização, registrando em ata os assuntos tratados. Achado N.º 4. Não foram encontradas evidências quanto à forma utilizada pela gestão do Campus para cientificar expressamente os servidores que trabalharão nas equipes de fiscalização dos contratos, antes da emissão das portarias. Recomenda-se que a ciência prévia (antes da formalização do ato de designação) dos servidores que atuarão na fiscalização dos contratos, seja realizada por meio de assinatura eletrônica no SIPAC, conforme os normativos institucionaisorienta o Guia de fiscalização do IFRS. Assim, entendeRecomenda-se por não recomendarque a fiscalização técnica dos contratos utilize e registre formalmente a aplicação do IMR (avaliação de cada indicador) ou outro instrumento substituto, necessário à aferição da qualidade dos serviços prestados. No entanto, visando o aprimoramento das práticas administrativas e a eficiência organizacional, orientaRecomenda-se que a utilização dos módulos disponíveis fiscalização do contrato analise a documentação referente ao período de execução indicado na plataforma competência da nota fiscal, no que se refere ao controle das horas trabalhadas pelos empregados da contratada (registro do Comprasnet Contratosponto), ferramenta que pode ser uma aliada aos gestores e fiscais de contrato na execução de suas atividadesavaliando possíveis glosas, bem como aos gestores da instituição e às futuras auditoriaspara posterior pagamento.

Análise da Auditoria Interna. Neste tópicoEm 18 de julho de 2018: Na Justificativa contida na folha 443 do processo n° 23365.000344.2016- 51, com ausência de data, é afirmado que “não há mudança no projeto que constitui o objeto original do contrato”, e a Lei afirma que deve haver mudança no projeto, que pode ocorrer de forma quantitativa ou qualitativa. Ainda, os possíveis recursos pleiteados, que porventura poderiam se efetivar após o pleito e a demonstração da necessidade da alteração no objeto, não se efetivaram. A auditoria não sabe se o aditamento foi feito antes da negativa dos recursos, ou se após. Em ambos os casos a auditoria interna teve por objetivo analisar os sistemas informatizados disponíveis para entende que a gestão administração não deveria ter ido adiante com o aditamento do contrato, sem ter ainda a definição dos contratosrecursos ou já tendo a definição negativa. Logo é razoável que deva haver certeza quanto há existência de recursos orçamentários que assegurem o pagamento das obrigações, se são utilizados e se permitem um controle e uma supervisão eficiente da execução não na elaboração do novo projeto, ao menos antes de adir a alteração contratual. A partir modificação no projeto, com alterações no objeto, ao ser aditada em contrato presume que haverá a existência dos recursos necessários, portanto sendo cabível o aditamento e a prorrogação de prazo em face das novas realizações a serem efetivadas advindas da consulta realizada ao Comprasnet Contratos, observoumodificação no projeto. Constatou-se que não há a prática o setor financeiro efetuou pagamentos das notas fiscais n° 65 (conclusão do bloco A) e n° 66 (banheiros bloco B), sendo que foram atestadas sem aposição da data de anexar os arquivos da gestão contratual no sistema (recebimento dos serviços pelo fiscal do contrato, termo aditivoportanto estando de forma incompleta. Ainda segundo informações do setor financeiro, apostilamentoestas notas foram “atestadas” para pagamento em meados de março de 2018, sub- rogações, termo de encerramento). Questionada, a unidade auditada informou que quando o sistema permite tão somente a inserção de dados/informações, sendo os documentos de fiscalização inseridos no SIPAC. O Comprasnet Contratos possui diversas funcionalidades, conforme pode-se verificar em xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxx/xx-xx/xxxxxxxx/xxxxxxx-x- compras/comprasnet-contratos/funcionalidades-existentes-e-previsao-de-novas- entregas. De forma manual, ele permite cadastrar prepostos e terceirizados, cadastrar e relacionar agentes públicos a um contrato (fiscais, gestores…), cadastrar despesas acessórias de contratos (IPTU, condomínio, etc). A Coletânea de Fluxos da Diretoria de Licitações e Contratos - DLC também prevê cadastros no sistema Comprasnet, como os termos de apostilamento e os termos aditivos. O Guia de Fiscalização do IFRS informa que além de inserir setor efetivamente recebeu as notas fiscais. A nota fiscal n° 65 foi emitida pela empresa em 19/12/2017 e a nota n° 66 foi emitida em 20/12/2017. Logo constata- se que foram atestados o recebimento das obras constantes nas notas fiscais somente em março de 2018 (carece de comprovação, devea menos que o setor possua algum controle que venha confirmar que receberam as notas pelo fiscal apenas nesse período), sendo, porém, emitidos os Termos de Recebimento Definitivo da conclusão do bloco A em 22/01/2018, e dos banheiros do bloco B em 19/01/2018, ambos atestando o completo recebimento da obra. Se realmente for o caso do ateste das notas fiscais ter-se inserir também ocorrências e demais informações exigidas pelo sistema Comprasnet Contratos. Quanto ao SIPACdado em março, ocorre então uma divergência com os Termos de Recebimento Definitivo, que informam o mês de janeiro, como a IN PROAD N.º 03, de 16 de dezembro de 2021, regulamenta a obrigatoriedade real data do uso do meio eletrônico para realização de todos os processos administrativos do IFRS, a partir de 1º de janeiro de 2022. Após consulta ao processo informado pela gestão, foi possível evidenciar que a unidade auditada utiliza o SIPAC, conforme os normativos institucionais. Assim, entende-se por não recomendar. No entanto, visando o aprimoramento das práticas administrativas e a eficiência organizacional, orienta-se a utilização dos módulos disponíveis na plataforma do Comprasnet Contratos, ferramenta que pode ser uma aliada aos gestores e fiscais de contrato na execução de suas atividades, bem como aos gestores da instituição e às futuras auditoriasrecebimento.

Análise da Auditoria Interna. Neste Objetivou-se, neste tópico, analisar a auditoria interna teve existência de registros que indiquem se há verificação, pela fiscalização do contrato, do cumprimento das obrigações por objetivo analisar os sistemas informatizados disponíveis para parte das empresas contratadas, principalmente quanto ao pagamento do vale-transporte aos colaboradores, antes da emissão da nota fiscal. Observou-se através dos documentos apresentados pela unidade auditada, colaboradores que não utilizavam VT, porém não se identificou nenhuma observação sobre o fato, nos registros da fiscalização. A unidade auditada manifesta que as glosas referentes a gestão dos contratosnão utilização do VT, se são utilizados não foram realizadas e se permitem um controle e uma supervisão eficiente compromete corrigir a situação. Quando do não pagamento do vale-transporte aos empregados da execução contratualcontratada (não optantes), cabe a fiscalização realizar os devidos apontamentos para que a nota fiscal ou fatura seja emitida com o valor exato dimensionado. A partir da Após o exposto, considera-se necessária a emissão de recomendação. Achado N.°2. Conforme consulta realizada ao Comprasnet Contratosna página do setor de contratos do Campus Farroupilha, observou-se que alguns contratos estão com informações desatualizadas, e outros não há foram publicados. Recomenda-se, visando melhorias na divulgação de dados por iniciativa do campus (transparência ativa), que se proceda à atualização das informações e dados contidos na sua página na internet, dando publicidade aos seus contratos e aditamentos. Achado N.°3. Não foram encontradas evidências quanto à forma utilizada pela gestão do campus para cientificar expressamente os servidores que trabalharão na equipe de fiscalização dos contratos, antes da emissão das portarias. Recomenda-se que a prática ciência prévia (antes da formalização do ato de anexar os arquivos da gestão contratual designação) dos servidores que irão atuar na fiscalização dos contratos, seja realizada por meio de assinatura eletrônica no sistema SIPAC, conforme orienta o Guia de fiscalização do IFRS. Achado N.º 6. Não foram encontradas evidências quanto à apresentação, em reunião de inicialização dos contratos analisados, do Plano de Fiscalização (após a assinatura do contrato, termo aditivo, apostilamento, sub- rogações, termo de encerramentosempre que a natureza da prestação dos serviços exigir). Questionada, a unidade auditada informou que o sistema permite tão somente a inserção de dados/informações, sendo os documentos de fiscalização inseridos no SIPAC. O Comprasnet Contratos possui diversas funcionalidades, conforme podeRecomenda-se verificar em xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxx/xx-xx/xxxxxxxx/xxxxxxx-x- compras/comprasnet-contratos/funcionalidades-existentes-e-previsao-de-novas- entregas. De forma manual, ele permite cadastrar prepostos e terceirizados, cadastrar e relacionar agentes públicos a um contrato (fiscais, gestores…), cadastrar despesas acessórias de contratos (IPTU, condomínio, etc). A Coletânea de Fluxos da Diretoria de Licitações e Contratos - DLC também prevê cadastros no sistema Comprasnet, como os termos de apostilamento e os termos aditivos. O Guia de Fiscalização do IFRS informa que além de inserir as notas fiscais, deve-se inserir também ocorrências e demais informações exigidas pelo sistema Comprasnet Contratos. Quanto ao SIPAC, a IN PROAD N.º 03, de 16 de dezembro de 2021, regulamenta a obrigatoriedade do uso do meio eletrônico para realização de todos os processos administrativos do IFRS, a partir de 1º de janeiro de 2022. Após consulta ao processo informado pela gestão, foi possível evidenciar que a unidade auditada utiliza o SIPACpromova reunião inicial prévia à execução do objetivo contratado, conforme sempre que a natureza da prestação dos serviços exigir, para apresentação do Plano de fiscalização, com registro em ata de todos os normativos institucionais. Assim, entende-se por não recomendar. No entanto, visando o aprimoramento das práticas administrativas e a eficiência organizacional, orienta-se a utilização dos módulos disponíveis na plataforma do Comprasnet Contratos, ferramenta que pode ser uma aliada aos gestores e fiscais de contrato na execução de suas atividades, bem como aos gestores da instituição e às futuras auditoriasitens tratados.