Secretaria de Administração Predial - SEAP

ETP Facilities PILOTO   2 Gestão de Riscos PILOTO                           18

ETP - Estudo Técnico Preliminar (Contratação de Serviços)

Secretaria de Administração Predial - SEAP

Subsecretaria de Manutenções – SUMAN Subsecretaria de Serviços Gerais – SUGER

1 Necessidade da contratação

1.1 Motivação, Fundamentação e Justificativas

O TJDFT conta atualmente com 39 edificações onde são realizados os atendimentos ao público e, também, diversos serviços para suportar a prestação jurisdicional e o funcionamento do Tribunal.

Para garantir a segurança das edificações, o funcionamento das instalações, as adaptações necessárias aos novos paradigmas da justiça e o cumprimento de normas e leis é que se faz necessária a prestação da manutenção predial.

Atualmente, A SEAP – Secretaria de Administração Predial – possui mais de 30 contratos relativos à manutenção predial e conservação das edificações do TJDFT. Os serviços de manutenção e conservação prediais podem ser assim definidos como serviços continuados, de natureza auxiliar, necessários à Administração para o desempenho de suas atribuições, cuja interrupção pode comprometer a continuidade de suas atividades. De acordo com o disposto no § 1º do artigo 1º do Decreto nº 2.271, de 7 de julho de 1997, a atividade de manutenção, dentre outras, será, de preferência, objeto de execução indireta.

Já é sabido que, na gestão de contratos, a unidade responsável consome muito do seu tempo e pessoal nessa atividade, principalmente pela carga de trabalho e responsabilidade do gestor. Isso implica muita energia e dedicação dos gestores e fiscais de contrato, pois além do contrato em si, existem atividades acessórias inerentes à gestão que oneram esses servidores, como pedidos de prorrogação, aditivos, repactuações, além de planejamento, estudo para novas contratações etc.

Esbarra-se no excesso de burocracia e processos interdependentes, o que ocasiona morosidade da solução de problemas. Nos diversos contratos, a fiscalização não é padronizada ou uniforme pois lida-se com contratos e gestores diferentes. Especialmente na execução contratual de manutenção predial, é trivial constatar o conflito de competência entre equipes de diferentes contratos atuando no mesmo ambiente. Os serviços guardam interdependência entre si, ou seja, muitas vezes a execução de um serviço depende da execução de outro.

A fim de facilitar os processos do dia a dia da organização, assim como minimizar ou evitar os transtornos e dificuldades causados ao gestor, à unidade responsável e à própria contratada, vem sendo desenvolvido um modelo de gerenciamento de contratos

unificando os diversos serviços numa única ferramenta de gestão com a aplicação de mão-de-obra especializada e dedicada à serviços dentro da Organização. É o conhecido modelo de facilidades ou Facilities.

Esse termo surgiu nos Estados Unidos, em meados de 1960, e pode ser compreendido como serviços prestados de maneira terceirizada, tendo como objetivo a otimização do trabalho dos contratantes, focando-se na coordenação de espaços, infraestruturas, pessoas e a organização. A ISO – International Organization for Standardization (Organização Internacional de Normalização) define o que é facilities como uma “função organizacional que integra pessoas, lugares e processos com o propósito de melhorar a qualidade de vida das pessoas e a produtividade do core business”.

Esse modelo de contrato já é bastante utilizado no setor privado, todavia em ganhando espaço no setor público como medida estratégica de gestão contratual para serviços terceirizados, com expectativa de ganhos de produtividade, otimização dos serviços, transparência dos contratos e redução custos.

Nos contratos públicos, de forma sutil, o TCU, por meio do Acórdão n° 1214/2016 – Plenário, admitiu expressamente a reunião de diversos serviços necessário ao funcionamento dos órgãos e entidades públicas em contrato único. Entretanto não era claro que o gerenciamento dos serviços ficaria a cargo da empresa contratada, mas foi um primeiro avanço. O modelo de contratação conhecido como Facilities (ou Facilities management), foi admitido pelo TCU nos Acórdãos n° 929/2017-Plenário:

“A contratação de serviços de conservação e manutenção de infraestrutura predial, com a inclusão de serviços variados, na modelagem conhecida como contratação de Facilities, não configura, por si só,

afronta à lei de licitações.

[...]

A motivação da contratação de facilities deve ser previamente formalizada e expressar, de forma clara e Inequívoca, os benefícios potenciais advindos dessa modelagem, com destaque para a quantificação das vantagens econômicas e financeiras e dos ganhos

advindos da economia de escala.”

O mesmo Tribunal de Contas destacou no Acórdão 10264/2018 – 2ª Câmara, em que direciona a licitação no sentido de que “em licitações de serviços diversos em contrato único (Facilities Full), a permissão de formação de consórcios e a possibilidade de subcontratação de serviços são meios que podem amenizar a restrição a concorrência decorrente da junção de inúmeros serviços em único objeto”.

O amparo legal veio com a recente Lei nº 14.011/2020, em seu Art. 7°. O dispositivo cristalizou a possibilidade de contratação pela Administração Pública por meio da implementação de "contrato de gestão para ocupação de imóveis públicos", ou seja, é o conhecido modelo de contrato de Facilities:

“Art. 7º A administração pública poderá celebrar contrato de gestão para ocupação de imóveis públicos, nos termos da Lei nº 8.666, de 21 de junho

de 1993.

§ 1º O contrato de gestão para ocupação de imóveis públicos consiste na prestação, em um único contrato, de serviços de gerenciamento e manutenção de imóvel, incluído o fornecimento dos equipamentos, materiais e outros serviços necessários ao uso do imóvel pela administração

pública, por escopo ou continuados.

§ 2º O contrato de gestão para ocupação de imóveis públicos poderá: I - incluir a realização de obras para adequação do imóvel, inclusive a

elaboração dos projetos básico e executivo; e

II - ter prazo de duração de até 20 (vinte) anos, quando incluir investimentos iniciais relacionados à realização de obras e o fornecimento

de bens.”

Com esse modelo de contratação, espera-se que, ao ceder ao contratado a gestão dos serviços, assim como considerável gerenciamento do imóvel, a Administração Pública direcione seu poder de concentração em sua atividade fim. Com essa previsão legal, aumentou-se a segurança jurídica para a contratação deste tipo de modelo de gestão.

Segundo a ENAP, instituições públicas que já realizaram esse tipo de contratação de serviços (Caixa Econômica Federal, Sabesp, Petrobrás) comprovam que a mudança de modelo traz ganhos de eficiência e gestão: “A medida amplia o potencial de ganhos em qualidade e economia na contratação de serviços de toda a administração pública”. A economia de recursos financeiros é expressiva, assim como o aumento de produtividade das instituições. A Sabesp, por exemplo, obteve redução de custos da ordem de 24 %. (Fonte: IX Congresso do Conselho Nacional de Secretários de Estados da Administração Pública (CONSAD) – painel de gestão pública: xxxx://xxxxxx.xxx.xx/xx-

content/uploads/2016/06/Painel-43-03.pdf)

O próprio TCU lançou recentemente (agosto de 2020) edital para contratação de serviços terceirizados por meio de Facilities, com escopo de contração focado nos serviços limpeza e jardinagem dentre outros.

Balizado nisso, pretende-se mudar o modelo de gestão atual da manutenção predial do TJDFT, de forma paulatina e cautelosa, com a execução de um contrato PILOTO com esse modelo de gerenciamento de facilidades (Facilities management), abrangendo neste primeiro momento 5 (cinco) edificações: Fórum de Águas Claras, Fórum do Guará, Fórum do Núcleo Bandeirante, Fórum do Riacho Fundo e o Complexo da Gráfica e Digitalização localizado no Guará 2. A área total a ser abrangida pelos serviços de Facilities é de aproximadamente 30 mil metros quadrados.

A contratação pretendida abarcará 16 dos atuais contratos inerentes à manutenção e conservação prediais, tanto aqueles com dedicação de mão de obra exclusiva como de prestação de serviços de forma continuada ou pontual. São eles:

Serviço	Contratos Vigentes e PA’s
Ar Condicionado (pequeno porte) e Bebedouros	Contrato 34/2016 (PA 16795/2015)
Auditoria em Poluição Ambiental	Contrato 199/2018 (PA 9402/2018)
Cancelas e Portões	Contrato 209/2018 (PA 12288/2018)
Dedetização	Contrato 47/2020 (PA 18034/2020)
Elevadores	Contrato 99/2018 (PA 25702/2017)
Manutenção e recarga de extintores e mangueiras	PA 19.868/2019
Grupos Geradores	Contrato 56/2020 (PA 25171/2019)
Jardinagem	Contrato 149/2019 (PA 28725/2019)
Limpeza	Contrato 109/2015 (PA 12222/2015)
Limpeza de Fachadas	Contrato 165/2019 (PA 9541/2018)
Manutenção Predial (contendo Mão de Obra, Materiais e Serviços)	Contrato 126/2018 (PA 20569/2017)
NoBreak	Contrato 207/2019 (PA 14278/2019
Plataformas	Contrato 136/2016 (PA 12885/2016)
Purificadores	Contrato 60/2020 (PA 14449/2020)
Seguro das Edificações	PA 5047/2016
Sistemas contra Incêndio	Contrato 174/2018 (PA 8845/2018

A jurisprudência do TCU, conforme retro mencionado, a exemplo do Acórdão nº 929/2017-Plenário, admite a contratação de serviços de conservação e manutenção de infraestrutura predial, com a inclusão de serviços variados:

“...compreendendo todas as atividades de apoio administrativo; conservação e limpeza; manutenção de instalações civis, elétricas, hidráulicas, instalações de combate a incêndio, cabeamento estruturado, sistemas de climatização e ventilação, e equipamentos de transporte vertical; incluindo todos os insumos, peças de reposição e demais materiais necessários, com o objetivo de garantir a continuidade e disponibilidade

dos serviços de forma integrada e conjunta...”

Portanto, a proposta deste projeto em incluir os contratos acima num mesmo contrato está de acordo com a jurisprudência daquele Tribunal.

Justificativa para a contratação do modelo de facilities

1.1.1

São diversas as vantagens da contratação com o modelo de Facilities. Com a alteração do modelo de gestão pretende-se:

• Expectativa de redução dos custos atuais em torno de 20%, dada a possibilidade de sobreposição de tarefas hoje desenvolvidas separadamente por cada contrato, associada à redução dos postos de gestão (que passará a ser unificada com o Facilities) e à otimização da estrutura administrativa terceirizada (substituição de várias empresas com várias Sedes separadas por uma empresa cuja Sede coordenará o contrato);

• Evitar a perda de sinergia referentes a contratações diversas, eliminando a necessidade de dimensionamento de estruturas redundantes, como administração central, deslocamento, profissionais etc, o que resulta no aumento de economicidade, permitindo a potencialização de ganhos de escala;

• A resolução de problemas se torna mais ágil, pois implica a mobilização de apenas uma equipe e não mais de várias equipes de diversos contratos;

• A imputação de responsabilidade por danos causados às instalações do TJDFT neste tipo de contratação se torna mais simples, pois há apenas um contratado. Portanto não importa a exata identificação do responsável pelos danos;

• Simplificação das atividades de gestão contratual, otimizando o processo gerencial, minimizando os riscos inerentes a essa atividade;

• Busca pela concentração das atividades da área fim com a redução do escopo do universo dos contratos e da resultante redução de profissionais alocados à elaboração, controle, acompanhamento e fiscalização contratuais;

• Gestão de contrato e fiscalização tornam-se padronizadas e transparentes;

• Aumento da eficácia e transparência dos processos e otimização de recursos;

• Racionalização de custos globais;

• Custos são apropriados de acordo com os níveis de qualidades determinados;

• Celeridade nas soluções com integração das equipes executoras dos serviços;

• Aumento da vida útil das instalações, pois estas serão mais bem cuidadas;

• Serviços são executados por profissionais devidamente qualificados;

• Geração de informações são baseadas em pareceres técnicos para validar decisões da gestão operacional;

• Elevação do conforto e satisfação dos usuários.

Justificativa para a implementação de contratação por resultados

1.2

Como explicitado no item anterior, a contratação unificada possui relevante vantagens em relação ao modelo atual. Entretanto, o maior diferencial é na forma de contratação com estimativa de custos por metro quadrado (m²/mês) e aferição de resultados, superando o modelo de cessão de postos de trabalho. Neste caso do projeto piloto, iremos atuar de forma híbrida, mantendo ainda 4 (quatro) postos de trabalho para atender as 5 edificações: 2 (dois) encarregados e 2 (dois) artífices. Tal diretriz se embasa no fato de reduzirmos os riscos de uma ruptura total com a cultura de postos de trabalho assim como na tentativa de introduzir, com parcimônia, essa nova conduta de facilities management na Casa visando aprimorar as contratações desses serviços.

Uma das maiores vantagens dessa alteração de modelo é o critério de medição e faturamento. A título de informação, há algum tempo, o TCU, por meio do controle externo, orienta a Administração Pública quanto à necessidade de adotar métricas objetivas para mensuração de resultados do contrato e vinculação da remuneração ao desempenho, recentemente abarcando nessa linha os contratos de terceirização de mão de obra.

No recente Acórdão nº 1.097/2019-Plenário, há um apontamento crítico aos contratos modelados por mera cessão de mão de obra:

“Privilegia-se a adoção de critério de medição e pagamento vinculado ou sujeito unicamente à disponibilização da mão de obra, a mera presença física do terceirizado, e não o produto ou resultado objetivamente mensurável, com a qualidade que se espera na terceirização de um serviço, modelagem que está em confronto com as diretrizes da IN 5/2017

[...].”

Diante disso, o critério para medição e faturamento para a contratação em questão será o preço do metro quadrado por mês (m²/mês), que terá relação direta com a especificação e a medida de cada área a ser atendida, com a ponderação de qualidade efetivamente aferida por meio de Instrumento de Medição de Resultados.

Justificativa para a exclusão de dedicação exclusiva de mão de obra

Uma grande evolução desse novo modelo, ao direcionar as medições e faturamentos por m²/mês, é desvincular, quase em sua totalidade, nesse projeto piloto, do modelo atual de contratação por postos de trabalho, direcionando a Administração para uma atuação que foca em resultados na qual os fiscais dos serviços não se apeguem à rotina de controle de pessoal (frequência, assiduidade etc.). Dessa forma, migra-se para a efetiva avaliação dos serviços prestados.

Nesse contexto, a eficiência será estimulada, assim como a inovação e a racionalização por parte da contratada. Com isso, abre-se uma flexibilidade à contratada para alteração da estrutura durante a execução contratual, podendo ter essas vantagens incorporadas aos seus ganhos, pois, com exceção dos 4 postos de trabalho mencionados acima, não há obrigatoriedade de que os prestadores de serviço fiquem à disposição nas dependências da contratante. Também não existe essa obrigatoriedade por parte da contratada em disponibilizar, ferramentas, veículos ou equipamentos de forma exclusiva, podendo retirá-los do ambiente do Tribunal de acordo com sua conveniência.

Outro ponto crucial é que a distribuição, controle e supervisão dos recursos humanos alocados ao contrato fica a critério da contratada, que terá autonomia para definição das rotinas, distribuição dos profissionais e materiais por meio de cronogramas e Planos de Ação, aprovados pelo Tribunal. Com isso, reduz-se o nível de ociosidade verificado entre os profissionais atualmente dedicados a esses serviços.

Por fim, pretende-se possibilitar aos licitantes obter mais produtividade, refletindo num menor custo contratual, o que gera economia para a Administração.

Justificativa para a adoção de Instrumento de Medição de Resultado (IMR) e Prova de conceito

Ao mudar o modelo de contrato de faturamento por postos de trabalho para faturamento por medição e resultados, pago por m²/mês, é previsível que a empresa tente reduzir seus recursos humanos alocados a fim de frear custos internos e aumentar os lucros na contratação. Ao reduzir seu efetivo, aumenta-se o risco de a prestação do serviço ter sua qualidade prejudicada apresentando resultados insatisfatórios.

Para mitigar esse risco, a Instrução Normativa nº 7/2018, do então Ministério do Planejamento, prevê a necessidade de um Instrumento de Medição de Resultado, que possibilite a aferição da qualidade do serviço prestado, de forma objetiva.

Esse mecanismo deve impactar a remuneração mensal da empresa, cujo pagamento seja vinculado a critérios de eficiência na prestação dos serviços previamente estipulados.

Portanto, o Instrumento de Medição de Resultado (IMR) vem como balizador da qualidade dos serviços prestados. Este instrumento identifica o alcance dos parâmetros desejados na prestação dos serviços de rotina por meio de relatórios diários ou mensais e aberturas de notificação pelos PSPs, baseados na fiscalização de campo.

Os valores das medições poderão ser reduzidos em até 10% caso o contratado não atinja os padrões mínimos de qualidade definidos em edital. Em caso de reincidência nas aplicações de glosas devido às baixas avaliações no IMR, seja por incapacidade ou má gestão da empresa, é possível inclusive provocar a rescisão antecipada do contrato.

Com o fim de facilitar a fiscalização e controle, será adotado um indicador único para todos os serviços do contrato. Será emitida uma Notificação para cada incidência encontrado em desconformidade com a qualidade descrita nos documentos licitatórios e minuta contratual. As notificações serão dividias em três graus e o desconto será proporcional ao grau e número de Notificações emitidas pela Contratante.

Justificativa para a inclusão de serviços sazonais

Para manter uma edificação conservada, é necessário realizar serviços que, por suas caraterísticas (tipo/tamanho de equipamento ou ambiente), necessitam de atuação permanente, carecendo de rotina diária (serviços fixos mensais) como também outros serviços com periodicidade variável (serviços pontuais ou sazonais). Nesta contratação, pretende-se unir contratos de prestação de serviços pontuais ou sazonais de menor vulto, inerentes à conservação da edificação, a fim de serem geridos também por uma única empresa e de forma coordenada. São eles: Auditoria em Poluição Ambiental, Limpeza de

Fachadas, Dedetização, Seguro das Edificação e Manutenção de elementos filtrantes de purificadores de água e Manutenção e recarga de mangueiras e extintores.

Como a contratada será responsável pela manutenção dos aparelhos de ar condicionado, serviço relacionado, portanto, com a manutenção da qualidade do ar, foi incluído o serviço de auditoria de poluição ambiental por meio de coleta e análise do ar, com frequência semestral, conforme contrato vigente.

Considerando que a contratada deve manter a edificação limpa, por meio do serviço fixo mensal de limpeza, acrescentamos, portanto, o serviço anual de limpeza de fachadas. Por se tratar também de conservação das instalações, incluímos o serviço de dedetização, a ser prestado trimestralmente.

Temos como serviço fixo mensal a manutenção e conservação dos equipamentos de combate a incêndio, hoje de gestão da SUMAN, o Seguro de edificações, de competência da SUGER e com faturamento anual, a manutenção e recarga de mangueiras e extintores, hoje sob gerência da ASI, também com faturamento anual. Todos estão completamente interligados à segurança da edificação no combate a incêndio, portanto é oportuno migrar para o facilities a fim de que a mesma empresa tenha o controle e gestão desses serviços.

Por fim, o contrato de manutenção de purificadores, mesmo que tenha a manutenção fixa dentro do facilities, prevê a troca de elementos filtrantes no máximo a cada seis meses. Esse custo semestral também foi incorporado ao projeto.

Esses contratos somados refletem pouco menos de 6% do valor contratual pretendido dos serviços fixos mensais. Assim, tais serviços podem ser considerados como acessórios, e, portanto, se geridos e prestados conjuntamente com os outros por uma única empresa, possibilitarão economia e melhores resultados.

Justificativa para a inclusão de serviços por demanda

Um dos objetivos gerais do projeto é a obrigatoriedade de a empresa contratada manter todos os elementos presentes na edificação em perfeitas condições de conservação e funcionalidade, substituindo equipamentos ou peças que apresentem falhas assim como mantendo as instalações em perfeito funcionamento. Entretanto, é de praxe que ocorram ou solicitem mudanças de layout ou intervenções nos ambientes ou instalações. Para tanto, prevemos os “Serviços sob demanda”. São serviços de natureza variável tanto no custo, quantidade ou temporalidade.

Para execução de tais demandas, serão mantidas as tabelas de materiais e serviços atualmente utilizadas no contrato de Manutenção Predial acrescidas dos serviços pontuais passíveis de fornecimento e instalação conforme solicitação do contratante, como cancelas e automatizadores, purificadores e aparelhos de ar condicionado.

Tais tabelas encontram-se no Anexo II. Os serviços e materiais lá discriminados só serão pagos se efetivamente utilizados em caso de alterações na edificação.

1.3 Natureza dos serviços

Trata-se de serviço de natureza continuada, de modo a garantir a manutenção e conservação de cinco edificações do TJDFT (Fórum de Águas Claras, Fórum do Guará,

Fórum do Núcleo Bandeirante, Fórum do Riacho Fundo e o Complexo da Gráfica e Digitalização localizado no Guará 2) por meio de um Gerenciamento Integrado da Manutenção Predial, incluindo serviços de limpeza, jardinagem, dedetização, limpeza de fachadas, auditoria na qualidade do ar, seguro das edificações além do suportes técnico e operacional, operação e manutenção preditiva, preventiva e corretiva dos sistemas, das instalações prediais, e dos equipamentos como: bebedouros e purificadores, sistemas de transporte de passageiros por elevadores ou plataforma de elevação, equipamentos de sistemas de combate a incêndio, bombas e conjuntos moto bombas, aparelhos de ar- condicionado e refrigeração, cancelas e automatizadores de portão, nobreaks e grupos geradores. A duração inicial do contrato será de 24 (vinte e quatro) meses podendo ser prorrogado por mais 60 (sessenta) meses. Por se tratar de serviço comum com ampla atuação de empresas no setor, não há nenhuma necessidade de transferência de procedimentos, instruções ou qualquer outro conhecimento específico para execução dos procedimentos de manutenção.

Gerenciamento de Facilities

1.4 Normativos que disciplinam os serviços a serem contratados, de acordo com a sua natureza

Acórdãos TCU N°s 1.214/2013- Plenário, 929/2017 - Plenário, 10.264/2018 – Segunda Câmara, 1.097/2019 – Plenário

Lei 14.011/2020

Aparelhos de ar-condicionado de pequeno porte e bebedouros Resolução RE n.º 9/2003 - ANVISA e na Portaria n.º 3.523/1998 – ANVISA

NBR 13971/97 - ABNT e NBR 13971/2014 - ABNT.

Auditoria na qualidade do ar Lei Federal n.º 13.589/2018

Resolução RE 9/2003 – ANVISA NBR 12085:1991 – ABNT

Dedetização RDC 52/2009 - Anvisa

NR 06 - MTE

Elevadores e Plataformas NRB NM 207

Extintores e mangueiras NBR 12779, NBR 12962, NBR 12693, NBR 13485, NBR 9695, NBR 10721, NBR 15808, NBR 15809 NT 018/1993

NT 003/2000 – CBMDF

NIE-DINQP-070

Sistemas de combate a incêndio NBR 17240:2010, NBR 12779:2004, NBR 13714:2000, NBR 10897:1990

NFPA 4:2008, NFPA 25:2017

Grupos Geradores NR 06, NR 10 do MTE

ABNT NBR 5462:1994, NBR 14204:2011, NBR 14205:2011, NBR 14206:2014, NBR 15254:2005,

NBR 15389:2006, NBR 15641:2008, NBR 14197:2014, NBR 14198:2014, NBR 14199, NBR

5410:2004, NBR 6493:1994, NBR 15572:2013, NBR 15866:2010, NBR 14664, NBR 5117:1984, NBR

5410:1997, NBR 6146:1980, NBR 6808:1993, NBR 7094:2000, NBR 5052:1984, NBR 06396, NBR

05477, NBR 5425:1989, NBR 5429:1998.

Resolução 570/2011 da ANATEL

NBR IEC 60947:2013, NBR IEC 61643:2007, NBR IEC 60439:2004, IEC 60034-1 Ed. 12.0 b ISO

3046-5:2001

NBR ISO 7010:2011, NBR ISO 3864:2011, NBR ISO 8528:2014

Jardinagem IN. 05/2017 do MPDG

Lei Distrital Nº 613/1993 Lei Nº 7.802/1989

Lei Nº 9.974/ 2000

Limpeza IN. 05/2017 do MPDG

Acórdão TCU N. 2.743/2015

Caderno de Logística Serviços de Limpeza DF - 2019 do Ministério da Economia.

Limpeza de fachadas XX 00, XX 00, XX 00 - XXX

Xxxxxxxx MTE 593/2014 Portaria MTb nº 1.113/2016 IN. 05/2017 do MPDG

RIA - TJDFT

Portarias GPR 2037/2017, 2749/2017, 261/2018

Manutenção predial (mão de obra, materiais e serviços)

No Breaks

ABNT NBR 15014, NBR 10167, NBR 14204, NBR 14205, NBR 14206, NBR 15254, NBR 15389, NBR

15641, NBR 15204, NBR 17240:2010, NBR 12779:2004, NBR 13714:2000, NBR 10897:1990, NBR

5410, NBR 13570, NBR 7286, NBR7287, NBR 14136

ABNT IEC 60947-2, IEC 62040-1, IEC 62040-2, IEC 62040-3, IEC 60390, IEC 60947, IEC 60439,

IEC 60529, IEC 61643

Resolução 570/2011 da ANATEL IEEE 1188 – IEEE, IEEE 485 – IEEE NFPA 4:2008, NFPA 25:2017

Lei 12.305/10, Lei 9.605/98, Lei 6.938/81

Instrução Normativa IBAMA 01/13 e 06/13 Lei Distrital 5.418/14

NR 06, NR 10 - MTE

Purificadores Lei Nº 12.527/2011

Decreto Nº 7.892/2013 Resolução nº 156/ 2012 – CNJ IN. 02/2012 do MPDG

Regimento Interno Administrativo da Secretaria do TJDFT Portarias GPR 1.558/2016, 2037/2017, 2749/2017, 261/2018

2 Análise de contexto

2.1 Análise da Situação Atual

A SEAP gere mais de 30 contratos relativos à manutenção predial e conservação das edificações do TJDFT. Além do grande gasto de energia e pessoal no controle e fiscalização dos contratos em si, existem atividades acessórias inerentes à gestão que oneram esses servidores, como pedidos de prorrogação, aditivos, repactuações, além de planejamento e estudo para novas contratações.

Dentre os diversos tipos de serviços, existem os contratos com dedicação de mão de obra exclusiva. Estes envolvem 549 postos de trabalho: 195 postos no contrato específico de Manutenção predial (RENOVAR Engenharia Ltda) e 354 postos no atual contrato de limpeza (Dinâmica Administração e serviços).

2.2 Análise da Situação Pretendida

Com a implantação do projeto piloto de Facilities nas 5 edificações escolhidas, pretende-se desonerar a administração na gestão de contratos diminuindo a área de abrangência da fiscalização de 16 dos atuais contratos. Além de diminuir também os postos de trabalho abrangidos pelos contratos vigentes de Limpeza e Manutenção Predial.

Pretende-se otimizar a gestão desses contratos unindo-os a uma única contratada. Com isso, espera-se que, além da redução de custos, haja celeridade na gestão e solução de problemas, melhoria na eficácia dos processos e principalmente a aumentar a satisfação dos usuários e a possibilidade de obter mais envolvimento da organização em sua atividade fim.

Neste ponto cabe ressaltar que a estimativa de custos do contrato de Facilities foi realizada com base nos custos reais dos contratos a serem abarcados pela nova metodologia. Dessa forma, o preço de partida da licitação será o atual gasto do Tribunal com os serviços a serem contratados, sendo que não haverá necessidade de a Administração aumentar a alocação de recursos para a mudança de metodologia de contratação, cuja estimativa para redução dos custos gira em torno de 20%.

2.3 Alinhamento aos planos do TJDFT

Referente ao plano estratégico do TJDFT, destacamos os seguintes tópicos: Sob a Perspectiva SOCIEDADE - Acesso à Justiça:

Aperfeiçoar a qualidade do atendimento ao usuário

→ Focar a atuação da Instituição na direção do atendimento às necessidades dos usuários da Justiça do Distrito Federal e dos Territórios, destinatários finais dos serviços prestados pelo TJDFT.

Sob a Perspectiva PROCESSOS INTERNOS - Eficiência Operacional: Agilizar a tramitação de processos judiciais e administrativos

→ Aplicar medidas, práticas e rotinas que possibilitem a redução de tempo dos processos de trabalho, tanto na área fim como na área meio do Tribunal, com o intuito de assegurar a razoável duração dos processos.

Consolidar a gestão de custos operacionais

→ Desenvolver políticas que possibilitem a racionalização dos processos de trabalho em procedimentos que gerem custos operacionais, a partir de uma logística bem planejada.

Sob a perspectiva RECURSOS - Infraestrutura:

Proporcionar as condições físicas ao exercício das atividades administrativas e judiciais

→ Disponibilizar infraestrutura física e recursos materiais (instalações, mobiliário e equipamentos) que proporcionem um bom desempenho das unidades do Tribunal, assegurando aos magistrados e servidores segurança e saúde no trabalho e, aos jurisdicionados, um ambiente ideal para um atendimento ágil, seguro e de qualidade.

3 Requisitos da contratação

3.1 Qualidade e segurança

Cumprir fielmente o determinado nas obrigações da contratada, assim como especificações técnicas e normativos discriminados nos cadernos técnicos, constantes do Anexo VII.

3.2 CRITÉRIOS DE SUSTENTABILIDADE

Cumprir fielmente o determinado nas obrigações da contratada, assim como especificações técnicas e normativos discriminados nos cadernos técnicos, constantes do Anexo VII.

Obrigação da contratada cumprir as exigências presentes no Plano de Logística Sustentável do Tribunal afetas ao objeto contratual.

3.3 Da duração inicial do Contrato

Considerando que a demanda apresenta as características e pré requisitos de execução continuada, será estabelecido que o contrato deverá ter vigência inicial é de 30 (trinta) meses, podendo ser prorrogado até o limite de 60 (sessenta) meses conforme diretrizes do Artigo 57 da Lei 8.666/93.

3.4 Da análise quanto a participação de Consórcio de Empresas:

O Tribunal de Contas da União destacou no Acórdão 10264/2018 – 2ª Câmara, em que direciona a licitação no sentido de que “em licitações de serviços diversos em contrato único (Facilities Full), a permissão de formação de consórcios e a possibilidade de subcontratação de serviços são meios que podem amenizar a restrição a concorrência decorrente da junção de inúmeros serviços em único objeto”.

Solução 01

4 Levantamento de técnicas e metodologias utilizadas pelo mercado

A primeira solução analisada seria manter os contratos no modelo de gestão atual. Um contrato para cada serviço. Um gestor e um fiscal para cada contrato e com várias empresas atuando na mesma edificação. Os custos são colhidos com base nos contratos atuais, estratificados por cada uma das 5 edificações em questão.

Solução 02

A segunda solução analisada seria a contratação única por meio de gerenciamento integrado dos serviços com apenas uma contratada que fica responsável por toda a gestão dos serviços nas edificações.

4.1 Estimativas preliminares dos preços

Valor Solução 01: R$ 11,04 m²/mês.

Valor Solução 02: R$ 11,04 m²/mês

5 Escolha da solução

5.1 Análise técnica das soluções de mercado com a indicação do tipo de solução a contratar

Para a contratação pretendida, percebemos que a prática usual é a realização de vários contratos menores e específicos. A primeira solução é fisicamente mais complexa de se gerir, uma vez que temos várias edificações e haveria necessidade de fazer verificação in loco de todo e qualquer serviço/peça que seria substituída. Além disso, incorreria em custos desnecessários dada a possibilidade de sobreposição de tarefas hoje desenvolvidas separadamente por cada contrato, além da interdependência de equipes trabalhando no mesmo ambiente.

A solução 02 proporciona a simplificação das atividades de gestão contratual, otimizando o processo gerencial, minimizando os riscos inerentes a essa atividade. Apenas uma contratada fica responsável pela gestão dos serviços nas edificações. A resolução de problemas se torna mais ágil, pois implica a mobilização de apenas uma equipe e não mais de várias equipes de diversos contratos. Há um aumento da eficácia e transparência dos processos e otimização de recursos.

5.2 Justificativa para a escolha da solução

Por se tratar de serviços prestados de maneira terceirizada, com o objetivo de otimizar os processos de trabalho e reduzir custos, a solução escolhida foi a solução 02, com uma contratação única, além de ser mais econômica e eficiente, se traduz mais viável sob o ponto de vista de fiscalização e gestão.

Com a expectativa de redução dos custos atuais em torno de 20%, associada à redução dos postos de gestão (que passará a ser unificada com o Facilities) e à otimização da estrutura administrativa terceirizada (substituição de várias empresas com várias Sedes separadas por uma empresa cuja Sede coordenará o contrato). Esse novo modelo de gestão foi estudado observando sua disseminação na iniciativa privada e adoção por alguns órgãos da Administração pública como TCU, Petrobrás, Caixa Econômica Federal, TJSP, dentre outros.

6 Relação entre a demanda prevista e a quantidade necessária

6.1 Definição dos quantitativos e evidenciação da metodologia de cálculo

Os quantitativos foram definidos tendo como base os contratos vigentes dos serviços em questão, contabilizados de 2018 a 2020, separados por edificação. Foram utilizadas quatro metodologias para quantificar os quantitativos a depender do contrato:

Auditoria em Poluição Ambiental, Dedetização, Jardinagem, Limpeza, Limpeza de Fachadas, extintores e mangueiras e sistema de combate a incêndio:

→ Metro quadrado construído: Custos rateados pelas áreas das edificações.

Ar condicionado, Bebedouros, Purificadores, Cancelas e portões, Elevadores e plataformas, Grupos geradores, Nobreaks:

→ Quantidade de equipamentos em cada edificação.

Manutenção Predial (mão de obra, materiais e serviços):

→ Levantamento pelas respectivas Ordem de Serviço fechadas no período.

Seguro de edificações:

→ Quantitativos levantados pela atual apólice de seguro com respectivos valores em risco

O levantamento dos quantitativos de forma mais detalhada encontra-se no Anexo I.

Definição do método utilizado para a estimativa de preço

6.2

Com base nos quantitativos mensurados conforme item anterior, foram levantados os custos mensais de cada contrato, no período de 2018 a 2020, por edificação, atualizados pelo IPCA, chegando a um somatório de 3 anos. Dividindo-se por 3, obtém-se a média anual (a esse resultado foram acrescidos os custos anuais estimados para manutenção de purificadores e limpeza de fachadas baseados nos contratos vigentes, mas que não tiveram gasto nessas edificações nesse período). Dividindo-se esse montante por 12 meses, temos, portanto, uma média mensal. E, por fim, dividindo-se esse valor pela área total das edificações, temos o gasto médio mensal por metro quadrado. Valor de referência a ser licitado:

Custo total dos contratos de 2018 a 2020: R$ 11.835.254,34

Custo médio anual: R$ 3.945.084,78

Custo anual estimado com a mão de obra permanente: R$ 629.180,43 Custo anual estimado com materiais sob demanda: R$ 176.052,86 Custo anual estimado com serviços sob demanda: R$ 295.395,82 Custo médio anual estimado: R$ 5.045.713,89

Custo médio mensal: R$ 420.476,16

Área total: 29774,43m²

Custo médio mensal /m²: R$ 11,04

* Observação: Para Limpeza de fachadas e purificadores foi considerado o valor dos atuais contratos multiplicado pela área de fachadas e n° de equipamentos, respectivamente. Tais contratos não tiveram custos entre 2018 e 2020 nas 5 edificações em questão. Pra tanto, foi considerado o valor de R$ 60.119,90.

O levantamento dos quantitativos de forma mais detalhada encontra-se no Anexo I.

7 Descrição final da solução escolhida como um todo

O objeto desta licitação é a prestação dos serviços de natureza continuada, de modo a garantir a manutenção e conservação por meio de um Gerenciamento Integrado da Manutenção Predial, incluindo serviços de limpeza, jardinagem, dedetização, limpeza de fachadas, auditoria na qualidade do ar, seguro das edificações além do suportes técnico e operacional na manutenção preditiva, preventiva e corretiva dos sistemas, das instalações prediais, e dos equipamentos como: bebedouros e purificadores, sistemas de transporte de passageiros por elevadores ou plataforma de elevação, equipamentos de sistemas de combate a incêndio, bombas e conjuntos moto bombas, aparelhos de ar- condicionado e refrigeração, cancelas e automatizadores de portão, nobreaks e grupos geradores, conforme condições, quantidades e exigências estabelecidas neste Edital e seus anexos, em cinco edificações do TJDFT (Fórum de Águas Claras, Fórum do Guará, Fórum do Núcleo Bandeirante, Fórum do Riacho Fundo e o Complexo da Gráfica e Digitalização localizado no Guará 2), totalizando uma área de 29.777m².

8 Análise da viabilidade da contratação

A análise de viabilidade da contratação encontra-se no Anexo – XIV Gestão de

Riscos.

Assinam este documento:

Integrantes da Equipe de Planejamento que participaram da elaboração do ETP (Caso haja designação)

Nome: XXXXXXX XXXXX XXXXXXXXX Xxxxxxxxx: 314052

Nome XXXXXXX XXXXX XXXXXXX XXXXXX Matrícula: 312878

Nome: FÁBIO QUEIROZ DE MELO Matrícula: 315605

Nome: FLÁVIA MAIA AGUIAR Matrícula: 315731

Nome: XXXXXX XXXXXXXX RESENDE Matrícula: 316565

Nome: XXX XXXXXXXX XX XXXXXXX FILHO Matrícula: 314455

Nome: XXXXXX XXXXXX XXXXX XX XXXXX Xxxxxxxxx: 317749

Subsecretário / Coordenadores

Nome: XXXXXXX XXXXX XXXXXXXXX Xxxxxxxxx: 314052

Secretário / Assessor

Nome: XXXXXX XX XXXXX XXXXXX Matrícula: 309664

ANEXO XIV

GESTÃO DE RISCOS

ÍNDICE

1. Introdução 2

2. Contextualização 3

2.1 Escopo da Gestão de Riscos 4

2.2 Construção da Matriz SWOT 5

3. Identificação e descrição dos riscos 6

4. Análise dos riscos 8

5. Tratamento dos riscos 13

6. Monitoramento 20

7. Comunicação 21

8. Conclusão 21

ANEXO I – Identificação e Descrição dos Riscos 23

ANEXO II – Análise Simplificada dos Riscos e Tratamento dos Riscos 28

ANEXO III – Plano de Monitoramento e Comunicação dos Riscos 43

1. Introdução

O presente relatório apresenta o resultado da gestão de risco da contratação de Facilities Management (FM) pelo TJDFT. O termo facilities management em inglês significa gestão de instalações/edificações. A Associação Brasileira de Facilities (ABRAFAC) define facility management como “atividade de administração e gerenciamento de serviços e atividades de infraestrutura destinados a suportar a atividade fim de uma organização”.

O objetivo desse relatório é, utilizando a metodologia de gestão de riscos adotada pelo TJDFT, aplicar de modo efetivo e padronizado o gerenciamento de riscos nas três fases do processo licitatório, quais sejam: fase de planejamento (DOD, ETP e Projeto Básico), fase de seleção do fornecedor e fase de gestão do contrato (durante o período de execução do contrato).

Risco é tudo aquilo que pode afetar o alcance dos objetivos organizacionais. O gerenciamento de risco se destaca como um dos principais componentes de governança corporativa deste Tribunal. Saber identificar, previamente, os tipos de riscos existentes, a política a ser adotada e os instrumentos de controle necessários, é de extrema importância para alcançar os objetivos organizacionais, aperfeiçoando os serviços prestados ao cidadão com otimização dos recursos públicos disponíveis.

A gestão de riscos se estabelece como processo contínuo aplicado a todos os setores desta Casa. No TJDFT, o processo de gerenciamento de risco consiste em um conjunto de ações destinadas a identificar, analisar, avaliar, priorizar, tratar, monitorar e comunicar eventos em potencial capazes de afetar o cumprimento da finalidade institucional por um período cíclico de um ano. No entanto, ficará a cargo do gestor o estabelecimento de ciclos menores ou maiores, desde que não ultrapasse o prazo de dois anos.

O TJDFT utiliza a seguinte metodologia para o processo de gestão de riscos: estabelecimento de contexto, processo de avaliação de riscos, tratamento dos riscos, monitoramento e comunicação.

A contratação por facilities no serviço público ainda é incipiente e encontra-se em fase de planejamento no Tribunal. Essa contratação mostra-se promissora por terceirizar a uma única empresa a prestação de serviços diversos da área predial, como limpeza, copeiragem, jardinagem, dedetização, manutenções civil, mecânica e elétrica, entre outros, que podem simplificar os processos de trabalho, promover economia ao órgão público, concentrar esforços para gerenciamento e fiscalização do contrato e absorver expertise da empresa para automação e aprimoramento de procedimentos.

Diante disso, a Secretaria de Administração Predial - SEAP estabeleceu dois grupos de trabalho para planejamento do contrato de facilities do TJDFT. O primeiro grupo ficou responsável pela elaboração do ETP (Estudo Técnico Preliminar) e do Projeto Básico (ou Termo de Referência). O segundo grupo ficou responsável pelo desenvolvimento do relatório de gerenciamento de riscos. Devido à pandemia do Covid-19 (Coronavírus), as equipes se reuniram todos os dias via vídeo conferência (Teams). Durante as reuniões as equipes de trabalho compartilharam informações para darem continuidade ao projeto.

Como medida já inerente ao gerenciamento de riscos da contratação, o projeto piloto abrangerá inicialmente apenas algumas edificações do TJDFT. No próximo capítulo, se dará início da metodologia de gerenciamento de riscos adotada pelo TJDFT.

2. Contextualização

No dia 10/07/2020, foi publicada a Lei nº 14.011/2020 que define no art. 7º, § 1º, o facilities como “prestação, em um único contrato, de serviços de gerenciamento e manutenção de imóvel, incluído o fornecimento dos equipamentos, materiais e outros serviços necessários ao uso do imóvel pela administração pública, por escopo ou continuados”.

Sabe-se que a empresa contratada (terceirizada) detém uma melhor expertise para gerir espaços e serviços essenciais ao funcionamento do prédio, pois é especializada em tal atividade. Ao entregar a gestão dos serviços citados, a Administração Pública se concentra na sua atividade fim e também no gerenciamento e fiscalização dos serviços prestados pela empresa.

Diante desse contexto, a SEAP iniciou os trabalhos para planejamento do projeto piloto do contrato de facilities, com objetivo de planejar as fases do procedimento licitatório.

A contextualização da gestão de risco se divide em construção do escopo e da matriz SWOT. Para a construção do escopo da gestão de riscos, é necessária a definição: do gestor de risco, da equipe de trabalho, do processo de trabalho, dos objetivos do processo e da descrição do processo. Após a definição do escopo de trabalho, parte-se para análise do ambiente utilizando a ferramenta matriz SWOT.

2.1 Escopo da Gestão de Riscos

Gestora de risco:	Xxxxxx xx Xxxxx Xxxxxx – matrícula: 309.664
Equipe de trabalho:	1. Xxx Xxxxxxxx – matrícula: 314.455
	2. Jorge Lobato – matrícula 308.183
	3. Xxxxxx Xxxxx – matrícula: 317.749
Processo de Trabalho:	Contratação pela modelagem de Facilities.
Objetivos do Processo:	Otimizar a força de trabalho para gestão do contrato de manutenção e conservação predial, com foco nas atividades essenciais ou atividade fim do TJDFT;
	Reduzir os custos operacionais;
	Gerir os serviços de modo amplo e integrado com ganho de agilidade na resolução dos problemas de manutenção e conservação predial;
	Incorporar o conhecimento técnico da iniciativa privada na gestão predial;
	Proporcionar condições físicas apropriadas ao exercício das atividades administrativas e judiciais.
Descrição do Processo:	Contratação pela modelagem de Facilities de uma única de empresa terceirizada para prestar diversas atividades de manutenção e conservação predial;

2.2 Construção da Matriz SWOT

MATRIZ SWOT
FORÇAS	OPORTUNIDADES
✓ Equipe técnica capacitada com formação em distintas áreas inerentes à gestão contratual; ✓ Expertise de gestão predial; ✓ Investimento na capacitação dos servidores para gestão e fiscalização do contrato; ✓ Benchmarking limitado ao serviço público (análise das melhores práticas usadas por órgãos públicos que já implementaram o facilities); ✓ A SEAP possui histórico dos contratos e custos fidedignos levantados; ✓ Patrocínio dos atores envolvidos à inovação na gestão predial; ✓ Orientação para resultado.	✓ Expertise do mercado (incorporar as inovações de gestão predial); ✓ Previsão legal para celebração de contratos de facilities (Lei 14.011/2020, Nova Lei de Licitações, etc.); ✓ Otimização da aplicação dos recursos devido ao teto de gastos públicos; ✓ Otimização da ocupação predial e da utilização de recursos como consequência da pandemia; ✓ Investimentos da iniciativa privada na gestão predial em vista da celebração de contratos de até 20 anos.
FRAQUEZAS	AMEAÇAS
✓ Localidades distintas das edificações; ✓ Necessidade de melhoria dos indicadores (redução na quantidade de KPI) e simplificar a especificação; ✓ Modelagem de dados de gestão predial (gestão orientada a dados); ✓ Solução inovadora de contratação passível de entendimentos jurídicos divergentes; ✓ Dificuldades para validação da pesquisa de preço pela existência de poucas empresas no mercado e desinteressadas em ajudar; ✓ Resistência dos atores envolvidos à inovação na gestão predial; ✓ Servidores sobrecarregados por gerenciar vários contratos ao mesmo tempo; ✓ Ingerência administrativa; ✓ Perda do histórico de dados de custos (ineficiência da empresa de facilities); ✓ Dificuldades para obtenção de preços pela existência de poucas empresas no mercado; ✓ Interrupção das atividades de manutenção e conservação predial em vista da dependência a uma única empresa para prestação dos serviços.	✓ Falta de mão de obra qualificada e engajada da empresa vencedora da licitação; ✓ Descumprimento das obrigações contratuais por parte da empresa (prazos, etc.); ✓ Falta de integração da gestão do TJDFT (Segurança Institucional, Gestão Predial, Gestão Administrativa, TI, etc); ✓ Mercado incipiente; ✓ Benchmarking limitado no serviço público; ✓ Teto de gastos públicos; ✓ Resistência a inovações em um cenário pós- pandêmico;

3. Identificação e descrição dos riscos

A partir da análise SWOT, a equipe de trabalho conseguiu estruturar as informações para iniciar a identificação dos riscos. Nesta etapa, utilizou-se basicamente três ferramentas para identificação dos riscos: brainstorming, análise da matriz SWOT e análise de dados históricos. Além dessas ferramentas, a experiência dos integrantes das equipes com os contratos antigos e atuais se revelou como fator importante não só para essa etapa de identificação e descrição dos riscos, mas também, para todo o processo de gerenciamento de riscos descrito nesse relatório.

Utilizando-se da primeira ferramenta mencionada (brainstorming), a equipe buscou identificar os riscos internos, externos e imprevisíveis, conforme mostrado na tabela abaixo. Mais do que uma técnica, o brainstorming é uma atividade de discussão em grupo que visa uma contribuição espontânea de ideias por parte de todos os participantes, no intuito de iniciar a resolução ou concepção de um trabalho determinado. A utilização do brainstorming auxiliou na elaboração da descrição dos riscos utilizando a segunda ferramenta administrativa: bow tie.

Brainstorming – Gerenciamento de Riscos da contratação de Facilities

RISCOS
Internos	Externos	Imprevisíveis
falta de integração das unidades envolvidas;	pequena quantidade de empresas no mercado;	(a equipe não conseguiu identificar).
ausência de dados imprescindíveis para execução do serviço;	empresas sem capacitação técnica;
edificações distintas envolvidas;	falência da empresa (dependência de uma empresa para prestação do serviço);
prédios antigos e com características distintas;	rotatividade alta de mão de obra nas dependências do TJDFT;
IMR ineficiente;	falta de mão de obra qualificada no mercado;
dificuldade de medição dos indicadores;	greve;
indefinição do prazo de contratação;	corrupção;
pareceres jurídicos divergentes;	omissão do registro de dados por parte da empresa;
validação e obtenção de pesquisa de preços;	contratação recente de outros órgãos;
resistência para a mudança de contratação;	falta de parâmetros de preços de outros órgãos (idade das edificações para os custos);
custos maiores de contratação;	teto de gastos públicos;
abalos estruturais (palácio);	previsão legal para contratação por facilities;
ingerência administrativa;	expertise do mercado para gestão predial;

Brainstorming – Gerenciamento de Riscos da contratação de Facilities

RISCOS
Internos	Externos	Imprevisíveis
modelagem de dados de gestão predial;	Benchmarking;
equipe técnica experiente, diversificada e capacitada;	contratos de longo prazo (até 20 anos);
capacitação de servidores para contratação;	automação predial.
histórico de contratações e dados levantados;
orientação para resultados;
mudanças dos gestores dos setores envolvidos.

A partir do resultado do brainstorming, apresentado na tabela acima, e da análise SWOT, a descrição dos riscos identificados foi estruturada em causas, evento e consequências.

Para estruturar a descrição dos riscos conforme a figura acima, utilizou-se uma ferramenta administrativa conhecida como diagrama bow tie. O diagrama bow tie tem um formato de uma gravata borboleta. Esse formato ajuda a descrever e analisar os caminhos de um risco, desde suas causas até suas consequências. Pode acontecer que a consequência de um risco ser classificada como a causa de outro risco identificado.

Os riscos identificados estão resumidos na tabela abaixo. A descrição completa desses riscos está na tabela do ANEXO I.

Lista de Identificação dos Riscos

2. Modelagem incompleta de dados de gestão predial (registro, compilação e análise dos dados);

1. Inadequação no prazo de contratação;

Lista de Identificação dos Riscos

3. Redução de custos de contratação para manutenção e conservação predial;

4. Possibilidade de contratação por até 20 anos;

5. Interrupção da prestação de serviço de manutenção e conservação predial;

6. Contratação de empresa sem capacidade técnica;

7. Procedimento licitatório com baixa competitividade;

8. Manutenção preventiva insuficiente das edificações;

9. Aumento da manutenção corretiva das edificações;

10. Interdição de determinados espaços da edificação devido à falta de manutenção;

11. Aumento no custo da contratação;

12. Responsabilização do TJDFT em ações judiciais;

13. Morosidade na tramitação do procedimento licitatório;

14. Subutilização de áreas das edificações;

15. Falta de cobertura securitária das edificações;

16. Judicialização do modelo de facilities proposto.

4. Análise dos riscos

Após a identificação e descrição dos riscos, a equipe passou a analisá-los. Essa análise foi feita por meio de reunião em vídeo conferência no aplicativo ZOOM. Primeiramente, o grupo definiu o Nível de Risco Inerente (NRI) para cada risco identificado.

O NRI é definido pela multiplicação dos níveis de probabilidade e de impacto, desconsiderando o efeito da implementação de controles. Por uma questão de objetividade à análise dos riscos, a metodologia adotada pelo TJDFT traz uma escala descritiva de categorias de probabilidade e de impacto, mostradas nas tabelas abaixo:

A análise do Nível de Risco Inerente (NRI) se ateve à escala de pontuação das tabelas mostradas acima (Escala de Probabilidade e Escala de Impacto). Para definir o nível de probabilidade de cada risco, considerou-se o histórico dos contratos de manutenção e conservação predial, a experiência dos fiscais e gestores envolvidos nesses contratos.

Uma visualização melhor do NRI pode ser obtida através do mapa de calor mostrado na tabela abaixo. Esse mapa de calor foi plotado a partir da definição da escala de pontuação do Nível de Risco Inerente (NRI) adotada pelo TJDFT. Essa escala de pontuação pode ser visualizada logo abaixo da Matriz Impacto x Probabilidade (ou Matriz de Nível de Risco Inerente).

Matriz Impacto X Probabilidade		Grau de Probabilidade
		1 Muito Baixo	2 Baixo	3 Médio	4 Alto	5 Muito Alto
Grau de Impacto	5 Catastrófico	5	10	15	20	25
	4 Muito Relevante	4	8	12	16	20
	3 Relevante	3	6	9	12	15
	2 Pouco Relevante	2	4	6	8	10
	1 Insignificante	1	2	3	4	5

Escala de Pontuação do Nível de Risco
Extremo	15 ≤ x ≤ 25
Alto	8 ≤ x < 15
Médio	3 ≤ x < 8
Baixo	1 ≤ x < 3

A Matriz de Nível de Risco Inerente representa em uma forma gráfica (mapa de calor) a magnitude dos riscos. Os riscos foram plotados na tabela abaixo pelo seu número de identificação (ID) sem considerar nenhum fator de controle existente.

Xxxxxx		Xxxx de Probabilidade
	Impacto X Probabilidade	Muito Baixo	Baixo	Médio	Alto	Muito Alto
Grau de Impacto	Catastrófico				Riscos nº 1, 6, 8 e 9
	Muito Relevante				Riscos nº 2, 7, 3, 11 e 14	Riscos nº 5 e 13
	Relevante				Risco nº 10
	Pouco Relevante		Risco nº 4	Riscos nº 12 e 16	Risco nº 15
	Insignificante

No ANEXO II, apresenta-se o resultado completo do NRI obtido após consenso do grupo acerca dos níveis de probabilidade e de impacto de cada risco identificado.

Vale destacar que a política de gestão de riscos do TJDFT considera sete categorias para a identificação e análise completa de impacto dos riscos: estratégia, operacional, comunicação, conformidade, orçamento, imagem e sustentabilidade. O Tribunal obtém o impacto mensurado a partir de uma média simples das categorias de impacto. Se houver necessidade de priorizar alguma categoria, basta aplicar a média ponderada. Nessa situação, os pesos devem ser estabelecidos pela equipe envolvida no gerenciamento. Contudo, no caso deste projeto piloto de facilities, esta equipe de trabalho optou pela análise simplificada disponível.

Como também pode se observar no referido anexo, os riscos estão priorizados pelo Nível de Risco Residual – NRR obtido após a multiplicação do NRI pelo fator de avaliação dos controles - FC. Os integrantes do grupo levantaram os controles existentes preventivos e contingenciais para cada risco e avaliaram a classificação mostrada na figura abaixo para definir o nível do FC:

NRR = NRI x FC

Em que:

NRR = Nível de Risco Residual NRI = Nível de Risco Inerente

FC = Fator de avaliação dos controles existentes

Considerando os Fatores de Controles existentes, a magnitude do risco foi alterada como podemos observar na nova matriz de probabilidade x impacto abaixo. Observa-se que os riscos foram plotados nessa tabela de acordo com o Nível de Risco Residual (NRR).

Xxxxxx		Xxxx de Probabilidade
	Impacto X Probabilidade	Muito Baixo	Baixo	Médio	Alto	Muito Alto
Grau de Impacto	Catastrófico
	Muito Relevante	Risco nº 16	Riscos nº 6, 10
	Relevante	Risco nº 15		Riscos nº 0, 0, 0, 0, 00, 00, 00	Riscos nº 1, 8 e 9
	Pouco Relevante	Risco nº 12
	Insignificante		Risco nº 4

A partir da tabela acima, o NRR foi avaliado de acordo com o grau de apetite ao risco e tolerância ao risco definido pelo Comitê de Governança e Gestão Estratégica (CGGE) do TJDFT. O apetite ao risco é o nível (magnitude) do risco que uma organização está disposta a aceitar. Já a tolerância ao risco é a margem que a administração permite aos gestores de suportar o impacto determinado risco. No caso do TJDFT, o CGGE definiu grau alto para o apetite e a tolerância ao risco.

Para avaliação do apetite e tolerância ao risco, utilizou-se a seguinte tabela que mostra o nível de risco e quem dever ser comunicado.

Nível de Risco	Quem deve ser comunicado
Extremo	CGGE
Alto	CGGE
Médio	Gestor de Risco
Baixo	Gestor de Risco

Os riscos priorizados de acordo com o NRR, o grupo estabeleceu a resposta mais adequada para cada risco, considerando as seguintes opções da tabela abaixo:

RESPOSTA AO RISCO
RESPOSTA	RISCO NEGATIVO	RISCO POSITIVO
ACEITAR	Nada fazer, aceitar o risco, acompanhar com a alternativa de criar uma reserva de contingência	Não aproveitar a oportunidade
EVITAR/EXPLORAR	Eliminar incertezas	Eliminar incertezas
MITIGAR/MELHORAR	Reduzir a probabilidade e/ou o impacto	Identificar e maximizar as oportunidades, aumentar a probabilidade de ocorrência
COMPARTILHAR	Transferir a responsabilidade para outra área	Repassar a propriedade para terceiros para melhor capturar as oportunidades

ID do Risco	Evento de Risco	Resposta ao Risco
1	Inadequação no prazo de contratação	Mitigar
8	Manutenção preventiva insuficiente das edificações	Mitigar
9	Aumento da manutenção corretiva das edificações	Mitigar
2	Modelagem incompleta de dados de gestão predial (registro, compilação e análise	Mitigar
7	Procedimento licitatório com baixa competitividade	Mitigar
3	Redução de custos de contratação para manutenção e conservação predial	Melhorar
11	Aumento no custo da contratação	Mitigar
14	Subutilização de áreas das edificações	Mitigar
5	Interrupção da prestação do serviço de manutenção e conservação predial	Mitigar
13	Morosidade na tramitação do procedimento licitatório	Mitigar
6	Contratação de empresa sem capacidade técnica	Mitigar

ID do Risco	Evento de Risco	Resposta ao Risco
10	Interdição de determinados espaços da edificação devido à falta de manutenção	Mitigar
16	Judicialização do modelo de facilities proposto	Xxxxxxx
15	Falta de cobertura securitária das edificações	Mitigar
12	Responsabilização do TJDFT em ações judiciais	Mitigar
4	Possibilidade de contratação por até 20 anos	Melhorar

O resultado completo de avaliação dos riscos pode ser observado no Anexo II mencionado anteriormente. No capítulo 5 será efetuada o tratamento do risco de acordo com a seleção da resposta previamente definida no capítulo 4 (avaliação do risco).

5. Tratamento dos riscos

Na fase de tratamento dos riscos, a equipe de trabalho relacionou controles, conforme consta no ANEXO II. Essa etapa de gerenciamento dos riscos, basicamente, consiste no planejamento e execução de ações para modificar a probabilidade ou o impacto de um risco.

Para cada controle, foram discriminadas ações ainda não implementadas que representam propostas para mitigar ou melhorar os riscos avaliados.

Como se observa no anexo, os controles se referem, em alguns casos, a mais de um risco e as respectivas ações podem mitigar as consequências dos riscos negativos ou maximizar as oportunidades dos riscos positivos.

Durante todas as etapas da aplicação do processo de gestão de riscos houve comunicação entre as equipes de elaboração do ETP/Projeto Básico e Gestão de Riscos visando assegurar que as percepções estavam alinhadas, além de contribuir com diferentes visões dos integrantes das equipes.

A tabela abaixo mostra as ações que serão implementadas como forma de tratamento aos riscos identificados. Além disso, os riscos foram classificados pela fase do processo licitatório (planejamento da licitação, seleção do fornecedor e execução do contrato). Ressalte-se que cada ação proposta foi avaliado o custo-benefício de sua implementação.

Tratamento do Risco
Risco 1	Inadequação no prazo de contratação
Ações de Mitigação/Melhoria (preventiva/contingencial)		Fase do Processo Licitatório
⮚ Expansão do prazo de duração do contrato de facilities para facilitar a amortização dos investimentos iniciais da empresa contratada (reformas, retrofit ou automação predial); ⮚ Levantamento de prazos de contratação por facilities vigentes em outros órgãos da Administração Pública, na iniciativa privada e na ABRAFAC.		Planejamento da licitação

Tratamento do Risco
Risco 8	Manutenção preventiva insuficiente das edificações
Ações de Mitigação/Melhoria (preventiva/contingencial)		Fase do Processo Licitatório
⮚ Exigência de apresentação de relatórios regulares pela empresa especificando as manutenções preventivas realizadas em conformidade às exigências contratuais; ⮚ Discriminação objetiva das penalidades à empresa em caso de descumprimento das cláusulas contratuais, principalmente previsão de glosa por baixo desempenho na prestação do serviço; ⮚ Instrumento de medição de resultado validado e efetivo para fiscalização do serviço prestado pela empresa; ⮚ Capacitação periódica dos fiscais técnicos e setoriais e validação dos registros das fiscalizações realizadas; ⮚ Inclusão nos cadernos técnicos as rotinas mínimas exigidas de manutenção preventiva; ⮚ Utilização do SIGMA para auxiliar a gestão e fiscalização das manutenções preventivas realizadas; ⮚ Funcionamento dos PSPs no período matutino e vespertino; ⮚ Preenchimento do déficit de força de trabalho dos Postos de Serviço Predial (PSPs).		Planejamento da licitação e Execução do contrato

Tratamento do Risco
Risco 9	Aumento da manutenção corretiva das edificações
Ações de Mitigação/Melhoria (preventiva/contingencial)		Fase do Processo Licitatório
⮚ Exigência de apresentação de relatórios regulares pela empresa especificando as manutenções corretivas realizadas e as devidas justificativas; ⮚ Discriminação objetiva das penalidades à empresa em caso de descumprimento das cláusulas contratuais, principalmente previsão de glosa por baixo desempenho na prestação do serviço; ⮚ Instrumento de medição de resultado validado e efetivo para fiscalização do serviço prestado pela empresa; ⮚ Capacitação periódica dos fiscais técnicos e setoriais e validação dos registros das fiscalizações realizadas; ⮚ Funcionamento dos PSPs no período matutino e vespertino; ⮚ Preenchimento do déficit de força de trabalho dos Postos de Serviço Predial (PSPs).		Planejamento da licitação e Execução do contrato

Tratamento do Risco
Risco 2	Modelagem incompleta de dados de gestão predial (registro, compilação e análise dos dados)
Ações de Mitigação/Melhoria (preventiva/contingencial)		Fase do Processo Licitatório
⮚ Levantamento e validação de indicadores de desempenho; ⮚ Mapeamento do processo de facilities e de gestão de dados e conhecimento; ⮚ Balanceamento na escolha das edificações para definição da amostra do projeto piloto; ⮚ Desenvolvimento de formulários eletrônicos padronizados para fiscalização e análise dos dados por meio do Power BI; ⮚ Automatização/robótica de processo (RPA - Robotic Process Automation); ⮚ Atualização do fluxo no SIGMA para abertura de comunicação e notificação da empresa contratada; Tagueamento por meio de QR Code dos equipamentos e das áreas das edificações para registro de comunicação/reclamação pelo público usuário.		Planejamento da licitação e Execução do contrato

Tratamento do Risco
Risco 7	Procedimento licitatório com baixa competitividade
Ações de Mitigação/Melhoria (preventiva/contingencial)		Fase do Processo Licitatório
⮚ Chamamento público: publicação da intenção de licitação; ⮚ Discriminação objetiva das penalidades à empresa em caso de descumprimento das cláusulas contratuais, principalmente previsão de glosa por baixo desempenho na prestação do serviço; ⮚ Instrumento de medição de resultado validado e efetivo para fiscalização do serviço prestado pela empresa.		Planejamento da licitação e Seleção do fornecedor

Tratamento do Risco
Risco 3	Redução de custos de contratação para manutenção e conservação predial
Ações de Mitigação/Melhoria (preventiva/contingencial)		Fase do Processo Licitatório
⮚ Expansão do prazo de duração do contrato de facilities para facilitar a amortização dos investimentos iniciais da empresa contratada (reformas, retrofit ou automação predial); ⮚ Levantamento de custos de contratação por facilities vigentes em outros órgãos da Administração Federal, na iniciativa privada e na ABRAFAC; ⮚ Aprimoramento da metodologia de trabalho para implementação da gestão por resultados; ⮚ Sensibilização dos servidores e magistrados do Tribunal acerca da mudança da cultura organizacional para gestão por resultados.		Planejamento da licitação e Execução do contrato

Tratamento do Risco
Risco 11	Aumento no custo da contratação
Ações de Mitigação/Melhoria (preventiva/contingencial)		Fase do Processo Licitatório
⮚ Centralização da abertura da ordem de serviço nas áreas técnicas com objetivo de controlar a aprovação e execução de OS; ⮚ Divulgação pela Assessoria de Comunicação da implantação da nova modelagem de contratação (Facilities); ⮚ Chamamento público: publicação de intenção de licitação; ⮚ Estabelecimento do teto máximo da licitação com base nos custos atuais.		Planejamento da licitação e Execução do contrato

Tratamento do Risco
Risco 14	Subutilização de áreas das edificações
Ações de Mitigação/Melhoria (preventiva/contingencial)		Fase do Processo Licitatório
⮚ Chamamento público: publicação de intenção de licitação; ⮚ Provocação do comitê gestor de espaços físicos do TJDFT acerca dos impactos do aumento de servidores em teletrabalho.		Planejamento da licitação

Tratamento do Risco
Risco 5	Interrupção da prestação do serviço de manutenção e conservação predial
Ações de Mitigação/Melhoria (preventiva/contingencial)		Fase do Processo Licitatório
⮚ Realização de um projeto piloto englobando somente algumas edificações do TJDFT; ⮚ Possibilidade de assunção das responsabilidades por outras empresas contratadas por meio de aditivo contratual.		Planejamento da licitação e Execução do contrato

Tratamento do Risco
Risco 13	Morosidade na tramitação do procedimento licitatório
Ações de Mitigação/Melhoria (preventiva/contingencial)		Fase do Processo Licitatório
⮚ Monitoramento do prazo de vigência do contrato atual e instrução da renovação ou contratação emergencial, caso necessário; ⮚ Revisão do processo de trabalho de contratação do Tribunal para desburocratização.		Planejamento da licitação

Tratamento dos Risco
Risco 6	Contratação de empresa sem capacidade técnica
Ações de Mitigação/Melhoria (preventiva/contingencial)		Fase do Processo Licitatório
⮚ Exigência de apresentação de relatórios regulares pela empresa especificando as manutenções preventivas realizadas em conformidade às exigências contratuais; ⮚ Discriminação objetiva das penalidades à empresa em caso de descumprimento das cláusulas contratuais, principalmente previsão de glosa por baixo desempenho na prestação do serviço; ⮚ Instrumento de medição de resultado validado e efetivo para fiscalização do serviço prestado pela empresa; ⮚ Capacitação periódica dos fiscais técnicos e setoriais e validação dos registros das fiscalizações realizadas; ⮚ Realização de um projeto piloto englobando somente algumas edificações do TJDFT; ⮚ Possibilidade de assunção das responsabilidades por outras empresas contratadas por meio de aditivo contratual.		Seleção do fornecedor e Execução do contrato

Tratamento do Risco
Risco 10	Interdição de determinados espaços da edificação devido à falta de manutenção
Ações de Mitigação/Melhoria (preventiva/contingencial)		Fase do Processo Licitatório
⮚ Exigência de apresentação de relatórios regulares pela empresa especificando as manutenções preventivas realizadas em conformidade às exigências contratuais; ⮚ Discriminação objetiva das penalidades à empresa em caso de descumprimento das cláusulas contratuais, principalmente previsão de glosa por baixo desempenho na prestação do serviço; ⮚ Instrumento de medição de resultado validado e efetivo para fiscalização do serviço prestado pela empresa; ⮚ Capacitação periódica dos fiscais técnicos e setoriais e validação dos registros das fiscalizações realizadas; ⮚ Atuação de brigadistas em todas as edificações do TJDFT; ⮚ Funcionamento dos PSPs no período matutino e vespertino; ⮚ Preenchimento do déficit de força de trabalho dos Postos de Serviço Predial (PSPs).		Execução do contrato

Tratamento dos Risco
Risco 16	Judicialização do modelo de facilities proposto
Ações de Mitigação/Melhoria (preventiva/contingencial)		Fase do Processo Licitatório
⮚ Monitoramento do prazo de vigência do contrato atual e instrução da renovação ou contratação emergencial, caso necessário		Seleção do fornecedor

Tratamento dos Risco
Risco 15	Falta de cobertura securitária das edificações
Ações de Mitigação/Melhoria (preventiva/contingencial)		Fase do Processo Licitatório
⮚ Discriminação objetiva das penalidades à empresa em caso de descumprimento das cláusulas contratuais		Seleção do fornecedor e Execução do contrato

Tratamento dos Risco
Risco 12	Responsabilização do TJDFT em ações judiciais
Ações de Mitigação/Melhoria (preventiva/contingencial)		Fase do Processo Licitatório
⮚ Redução dos postos de trabalho de dedicação exclusiva no contrato de Facilities; ⮚ Sensibilização dos servidores e magistrados do Tribunal acerca da mudança da cultura organizacional para gestão por resultados; ⮚ Exigência de apresentação de relatórios regulares pela empresa especificando as manutenções preventivas realizadas em conformidade às exigências contratuais; ⮚ Discriminação objetiva das penalidades à empresa em caso de descumprimento das cláusulas contratuais, principalmente previsão de glosa por baixo desempenho na prestação do serviço; ⮚ Capacitação periódica dos fiscais técnicos e setoriais e validação dos registros das fiscalizações realizadas; ⮚ Atuação de brigadistas em todas as edificações do TJDFT; ⮚ Inserir cláusula exigindo treinamento adequado dos funcionários da empresa contratada e atuação de um técnico de segurança do trabalho conforme a NR do MTE.		Execução do contrato

Tratamento dos Risco
Risco 4	Possibilidade de contratação por até 20 anos
Ações de Mitigação/Melhoria (preventiva/contingencial)		Fase do Processo Licitatório
⮚ Expansão do prazo de duração do contrato de facilities para facilitar a amortização dos investimentos iniciais da empresa contratada (reformas, retrofit ou automação predial); ⮚ Levantamento de prazos de contratação por facilities vigentes em outros órgãos da Administração Pública, na iniciativa privada e na ABRAFAC.		Planejamento da licitação

6. Monitoramento

A fase de monitoramento consiste na verificação, supervisão e observação crítica do processo de gestão de riscos. Essa etapa fornece informação atualizada e objetiva identificar fragilidades e possibilidades de melhoria. Em síntese, de acordo com a ISO 31000/2018, o monitoramento tem a finalidade de:

a) Detectar mudanças no contexto externo e interno, incluindo alterações nos critérios de risco e no próprio risco, que podem requerer revisão dos tratamentos atualmente adotados e suas prioridades, e levar à identificação de riscos emergentes;

b) Obter informações adicionais para melhorar a estrutura e o processo de gestão de riscos;

c) Analisar eventos – incluindo os “quase-acidentes”, mudanças, tendências, sucessos, fracassos e aprendizados; e

d) Garantir que os controles sejam eficazes e eficientes no desenho e na operação.

Desta forma, essa fase do processo de gerenciamento de riscos deve ser compartilhada entre os atores envolvidos nessa nova modelagem de contratação: Facilities.

Por esse motivo, definiu-se a estrutura básica dos atores envolvidos no monitoramento do processo de gestão de riscos dessa contratação.

PSP

Gestores do contrato

SUMAN/SUGER

SEAP

1 – Servidores (titular/substituto) do Posto de Serviço Predial da edificação;

2 – Servidores (titular/substituto) da unidade técnica responsável pela gestão contratual;

3 – Servidores (titular/substituto) das subsecretarias responsáveis pelo apoio à fiscalização e gestão contratual;

4 – Servidores (titular/substituto) da secretaria responsáveis pela gestão de riscos.

O monitoramento das ações previstas no plano de tratamento dos riscos encontra- se no Anexo III (Plano de Monitoramento e Comunicação dos Riscos). Ressalte-se a importância de levar esse relatório de gestão de riscos ao conhecimento de todos envolvidos com a contratação de Facilities.

7. Comunicação

A etapa de comunicação consiste no compartilhamento contínuo das informações entre os atores envolvidos nessa contratação. Por esse motivo, a mesma estrutura básica dos atores envolvidos na contratação definida na fase de monitoramento é válida para a comunicação.

Dentre as questões que devem ser tratadas em um plano de comunicações, destacam-se:

a) Identificação de novos riscos;

b) Controle das mudanças no nível dos riscos;

c) Compreensão dos riscos prioritários;

d) Definição do tempo de urgência para que os riscos sejam tratados;

e) Relacionamentos de interdependência entre riscos;

f) Registro e compartilhamento das lições aprendidas.

A comunicação das ações previstas no plano de tratamento dos riscos encontra-se no Anexo III (Plano de Monitoramento e Comunicação dos Riscos).

8. Conclusão

A metodologia implementada no TJDFT para o gerenciamento de riscos é uma ferramenta importante para a efetiva contextualização, identificação, análise, avaliação, tratamento, comunicação e monitoramento dos riscos inerentes a uma contratação.

A contratação por facilities se mostra complexa e demanda uma atenção redobrada da equipe de planejamento para estabelecer controles preventivos e contingenciais e ações capazes de mitigar os riscos identificados, especialmente aqueles com impacto catastrófico ao Tribunal.

O grupo de trabalho de Gestão de Riscos reforça a importância da participação de uma equipe diversificada, experiente e atuante no gerenciamento dos riscos dessa contratação a fim de responder adequadamente aos riscos identificados.

A observância da metodologia trará informações relevantes para a gestão e a fiscalização desse contrato, desde que haja um monitoramento adequado das ações propostas para o tratamento dos riscos.

Assinam este documento os integrantes da Equipe de Gestão de Riscos:

Matrícula	Nome	Assinatura
314.455	XXX XXXXXXXX XX XXXXXXX XXXXX
308.183	XXXXX XXXXXX
317.749	XXXXXX XXXXXX XXXXX XX XXXXX

Gestora de Risco:

Matrícula	Nome	Assinatura
309.664	XXXXXX XX XXXXX XXXXXX

ANEXO I – IDENTIFICAÇÃO E DESCRIÇÃO DOS RISCOS

ID	(devido a) CAUSAS	(pode acontecer) EVENTO	(o que pode levar) CONSEQUÊNCIAS
1	1) Falta de integração das unidades envolvidas na contratação; 2) Contratação recente em outros órgãos da Administração Pública; 3) Pareceres jurídicos divergentes (TCU).	inadequação no prazo de contratação	1) Custos maiores de contratação em contratos de curta duração; 2) Baixo aproveitamento da expertise do mercado na gestão predial; 3) Não inclusão de reformas e retrofit e automação predial na contratação de facilities.
2	1) Falta de integração das unidades do TJDFT envolvidas na contratação; 2) Mapeamento de processos incompleto e poucos indicadores definidos; 3) Mudanças dos gestores dos setores envolvidos (gestão do conhecimento prejudicada); 4) Edificações antigas e com características construtivas distintas; 5) Modelagem do projeto piloto não replicável para outras edificações do TJDFT.	modelagem incompleta de dados de gestão predial (registro, compilação e análise dos dados)	1) Ausência de dados imprescindíveis para execução do serviço; 2) Dificuldade para realizar contratação por facilities; 3) Baixa qualidade na prestação do serviço; 4) Instrumento de Medição de Resultado ineficiente 5) Dificuldade de medição dos indicadores.
3	1) Equipe técnica de servidores experiente, diversificada e capacitada; 2) Benchmarking; 3) Previsão legal para contratação por facilities; 4) Teto de gastos públicos devido ao cenário econômico atual. 5) Otimização da estrutura administrativa da empresa contratada.	redução de custos de contratação para manutenção e conservação predial	1) Otimização de recursos públicos; 2) Orientação para resultados; 3) Dedicação da força de trabalho do TJDFT para atividades fim; 4) Aumento da eficiência dos processos.

ID	(devido a) CAUSAS	(pode acontecer) EVENTO	(o que pode levar) CONSEQUÊNCIAS
4	1) Previsão legal para contratação por facilities; 2) Equipe técnica de servidores experiente, diversificada e capacitada.	possibilidade de contratação por até 20 anos	1) Melhoria na prestação de serviços; 2) Absorção da expertise do mercado; 3) Previsão para automação predial; 4) Custos menores em contratos de longa duração.
5	1) Dependência de uma única empresa para prestação do serviço; 2) Greve dos prestadores da empresa contratada; 3) Falência da empresa contratada.	interrupção da prestação do serviço de manutenção e conservação predial	1) Prejuízo às atividades do TJDFT; 2) Insatisfação dos usuários; 3) Custos adicionais inesperados para retomada do serviço; 4) Danos estruturais na edificação.
6	1) Contratação recente em outros órgãos da Administração Pública; 2) Pequena quantidade de empresas no mercado; 3) Complexidade da abrangência do contrato; 4) Falta de similaridade de contratação de outros órgãos (idade das edificações para efeito de comparação dos custos, por exemplo); 5) Inexperiência do TJDFT no objeto contratual (projeto piloto).	contratação de empresa sem capacidade técnica	1) Baixa qualidade da prestação do serviço; 2) Insatisfação dos usuários da edificação; 3) Baixa qualificação dos profissionais contratados; 4) Fragilidade ou omissão no registro de dados por parte da empresa contratada; 5) Descumprimento das cláusulas contratuais; 6) Manutenção preventiva insuficiente das edificações; 7) Aumento da manutenção corretiva das edificações; 8) Interdição de determinados espaços da edificação devido à falta de manutenção; 9) Provável aumento dos acidentes laborais; 10) Rescisão contratual.

ID	(devido a) CAUSAS	(pode acontecer) EVENTO	(o que pode levar) CONSEQUÊNCIAS
7	1) Pequena quantidade de empresas no mercado; 2) Poucas contratações dos órgãos da Administração Pública utilizando Facilities; 3) Dificuldade de validação e obtenção de pesquisa de preços.	procedimento licitatório com baixa competitividade	1) Prejuízo aos cofres públicos; 2) Ineficiência operacional da empresa para prestação do serviço; 3) Baixo aproveitamento da expertise do mercado na gestão predial; 4) Baixa qualidade na prestação do serviço.
8	1) Contratação de empresa sem capacitação técnica; 2) Priorização na manutenção corretiva; 3) Fiscalização ineficiente da manutenção realizada; 4) Falta de padronização na fiscalização (mapeamento do processo de fiscalização incompleto ou inexistente).	manutenção preventiva insuficiente das edificações	1) Aumento dos custos operacionais por causa dos reparos emergenciais; 2) Aumento do número de chamados para realização de manutenção corretiva; 3) Interdição de determinados espaços da edificação devido à falta de manutenção; 4) Insatisfação dos usuários da edificação; 5) Provável aumento dos acidentes laborais.
9	1) Falta de planejamento de manutenção preventiva; 2) Emprego de materiais de baixa qualidade; 3) Fiscalização ineficiente dos serviços prestados pela empresa contratada; 4) Falta de padronização na fiscalização (mapeamento do processo de fiscalização incompleto ou inexistente).	aumento da manutenção corretiva das edificações	1) Interdição de determinados espaços da edificação devido à falta de manutenção; 2) Insatisfação dos usuários da edificação; 3) Alto custo dos reparos emergenciais; 4) Provável aumento dos acidentes laborais.
10	1) Manutenção preventiva insuficiente das edificações; 2) Aumento da manutenção corretiva das edificações; 3) Contratação de empresa sem capacitação técnica;	interdição de determinados espaços da edificação devido à falta de manutenção	1) Insatisfação dos usuários da edificação; 2) Interrupção da prestação da atividade fim do TJDFT; 3) Prejuízo à imagem do TJDFT perante os jurisdicionados; 4) Alto custo dos reparos emergenciais.

ID	(devido a) CAUSAS	(pode acontecer) EVENTO	(o que pode levar) CONSEQUÊNCIAS
	4) Fiscalização ineficiente dos serviços prestados pela empresa contratada; 5) Falta de padronização na fiscalização (mapeamento do processo de fiscalização incompleto ou inexistente); 6) Incêndio devido à falha nas medidas preventivas das edificações.
11	1) Recorrência na alteração de layouts no TJDFT; 2) Complexidade da manutenção devido a diferenças construtivas das edificações; 3) Falta de planejamento na gestão de ocupação dos espaços da edificação; 4) Dificuldade de validação e obtenção de pesquisa de preços.	aumento no custo da contratação	1) Prejuízo aos cofres públicos; 2) Subutilização dos espaços das edificações; 3) Retrabalho e desperdício de recursos do Tribunal.
12	1) Provável aumento dos acidentes laborais; 2) Descumprimento de obrigações trabalhistas e previdenciárias pela empresa contratada; 3) Ingerência administrativa de servidores e autoridades do Tribunal na gestão da empresa contratada.	responsabilização do TJDFT em ações judiciais	1) Prejuízo aos cofres públicos devido ao pagamento de indenizações; 2) Perda ou emprego ineficiente da força de trabalho do Tribunal; 3) Abertura de PAD (Processo Administrativo Disciplinar); 4) Aumento dos controles burocráticos processuais.
13	1) Rejeição dos artefatos de planejamento de contratação (ETP/PB) 2) Questionamento jurídico sobre o objeto da contratação 3) Aumento dos controles burocráticos processuais	morosidade na tramitação do procedimento licitatório	1) Atraso na contratação 2) Retrabalho e desperdício de recursos do Tribunal 3) Prejuízo aos cofres públicos

ID	(devido a) CAUSAS	(pode acontecer) EVENTO	(o que pode levar) CONSEQUÊNCIAS
14	1) Falta de planejamento na gestão dos espaços da edificação; 2) Recorrência na alteração de layouts no TJDFT; 3) Aumento dos servidores em teletrabalho; 4) Pandemia.	subutilização de áreas das edificações	1) Retrabalho e desperdício de recursos do Tribunal; 2) Gastos desnecessários com manutenção de espaço ocioso; 3) Complexidade para gestão e fiscalização do objeto contratual.
15	1) Subcontratação de empresa de seguros de modo inadequado; 2) Desrespeito das normas de segurança e combate a incêndio pelo Tribunal.	falta de cobertura securitária das edificações	1) Prejuízo aos cofres públicos em caso de sinistro da edificação; 2) Abertura de PAD (Processo Administrativo Disciplinar).
16	1) Modelagem subjetiva do objeto contratual; 2) Jurisprudência incipiente acerca das normas relacionadas à contratação por facilities; 3) Resistência das empresas especializadas em manutenção e conservação predial.	judicialização do modelo de facilities proposto	1) Atraso ou suspensão da contratação; 2) Frustração do procedimento licitatório; 3) Prejuízo aos cofres públicos; 4) Retrabalho e desperdício de recursos do Tribunal.

ANEXO II – ANÁLISE SIMPLIFICADA DOS RISCOS E TRATAMENTO DOS RISCOS

ID

Evento de Risco

Probabilidade

Impacto

NRI [PxI ]

Nível de Risco Inerent e

Controles Preventivos Existentes

Controles Contingenc iais Existentes

FC

Fator de Control e

Nível de Risco Residu al

NRI

Respost a ao Risco

Ação de Mitigação / Melhoria (preventiva/contingencial)

1

Inadequa ção no prazo de contrataç ão

4

5

20

Extrem o

1) Reuniões periódicas para uniformização dos procedimento s da contratação; 2) Benchmarking ,

Não há

0,6

Median o

12

Alto

MITIGA R

1) Expansão do prazo de duração do contrato de facilities para facilitar a amortização dos investimentos iniciais da empresa contratada (reformas, retrofit ou automação predial); 2) Levantamento de prazos de contratação por facilities vigentes em outros órgãos da Administração Pública, na iniciativa privada e na ABRAFAC.

ID

Evento de Risco

Probabilid

Impacto

NRI [PxI ]

Nível de Risco Inerent e

Controles Preventivos Existentes

Controles Contingenc iais Existentes

FC

Fator de Control e

Nível de Risco Residu al

NRI

Respost a ao Risco

Ação de Mitigação / Melhoria (preventiva/contingen cial)

8

Manutenç ão preventiv a insuficient e das edificaçõ es

4

5

20

Extrem o

1) Exigência de comprovação de capacidade técnica, operacional e financeira da empresa para assinatura contratual em observância às instruções normativas 2) Relatórios das unidades técnicas do TJDFT fiscalizando a

Não há

0, 6

Median o

12

Alto

MITIGA R

1) Expansão do prazo de duração do contrato de facilities para facilitar a amortização dos investimentos iniciais da empresa contratada (reformas, retrofit ou automação predial); 2) Levantamento de

ID

Evento de Risco

Probabilid

Impacto

NRI [PxI ]

Nível de Risco Inerent e

Controles Preventivos Existentes

Controles Contingenciai s Existentes

FC

Fator de Control e

Nível de Risco Residu al

NRI

Respost a ao Risco

Ação de Mitigação / Melhoria (preventiva/contingen cial)

9

Aumento da manutenç ão corretiva das edificaçõ es

4

5

20

Extrem o

1) Padronização da fiscalização setorial por meio do preenchimento de formulários eletrônicos 2) Relatórios das unidades técnicas do TJDFT fiscalizando a execução das manutenções preventivas

1) Responsabiliza ção da empresa contratada por descumprime nto de obrigações contratuais

0, 6

Median o

12

Alto

MITIGA R

1) Exigência de apresentação de relatórios regulares pela empresa especificando as manutenções corretivas realizadas e as devidas justificativas 2) Discriminação objetiva das penalidades à empresa em caso de descumprimento das cláusulas contratuais, principalmente previsão de glosa por baixo desempenho na

ID

Evento de Risco

Probabilid

Impacto

NRI [PxI ]

Nível de Risco Ineren te

Controles Preventivos Existentes

Controles Contingenciai s Existentes

FC

Fator de Control e

Nível de Risco Residu al

NRI

Respost a ao Risco

Ação de Mitigação / Melhoria (preventiva/contingen cial)

2

Modelagem incompleta de dados de gestão predial (registro, compilação e análise dos dados)

4

4

16

Extre mo

1) Reuniões periódicas para uniformização dos procedimentos da contratação; 2) Levantamento dos dados durante a fase de planejamento da contratação.

1) Existência de sistema específico para registro de manutenções realizadas.

0, 6

Median o

9,6

Alto

MITIGA R

1) Levantamento e validação de indicadores de desempenho; 2) Mapeamento do processo de facilities e de gestão de dados e conhecimento; 3) Balanceamento na escolha das edificações para definição da amostra do projeto piloto; 4) Desenvolvimento de formulários eletrônicos padronizados para fiscalização e análise dos dados por meio do Power BI; 5) Automatização/robóti

ID

Evento de Risco

Probabilid

Impacto

NRI [PxI ]

Nível de Risco Ineren te

Controles Preventivos Existentes

Controles Contingenciai s Existentes

FC

Fator de Control e

Nível de Risco Residu al

NRI

Respost a ao Risco

Ação de Mitigação / Melhoria (preventiva/contingen cial)

7

Procediment o licitatório com baixa competitivid ade

4

4

16

Extre mo

1) Levantamento de custos em contratos vigentes por facilities em outros órgãos da Administração Pública, na iniciativa privada e na ABRAFAC

1) Responsabiliza ção da empresa contratada por descumprime nto de obrigações contratuais

0, 6

Median o

9,6

Alto

MITIGA R

1) Chamamento público: publicação da intenção de licitação; 2) Discriminação objetiva das penalidades à empresa em caso de descumprimento das cláusulas contratuais, principalmente previsão de glosa por

ID

Evento de Risco

Probabilid

Impacto

NRI [PxI ]

Nível de Risco Ineren te

Controles Preventivos Existentes

Controles Contingenciai s Existentes

FC

Fator de Control e

Nível de Risco Residu al

NRI

Respost a ao Risco

Ação de Mitigação / Melhoria (preventiva/contingen cial)

3

Redução de custos de contratação para manutenção e conservaçã o predial

4

4

16

Extre mo

1) Investimento em capacitação da equipe; 2) Reuniões periódicas para uniformização dos procedimentos da contratação.

1) Comitê de Contratações para nortear as contratações do TJDFT e aplicação dos recursos.

0, 6

Median o

9,6

Alto

MITIGA R

1) Expansão do prazo de duração do contrato de facilities para facilitar a amortização dos investimentos iniciais da empresa contratada (reformas, retrofit ou automação predial); 2) Levantamento de custos de contratação por facilities vigentes em outros órgãos da Administração

ID

Evento de Risco

Probabilid

Impacto

NRI [PxI ]

Nível de Risco Ineren te

Controles Preventivos Existentes

Controles Contingenciai s Existentes

FC

Fator de Control e

Nível de Risco Residu al

NRI

Respost a ao Risco

Ação de Mitigação / Melhoria (preventiva/contingen cial)

11

Aumento no custo da contratação

4

4

16

Extre mo

1) Instituição do comitê gestor de ocupação de espaços físicos do TJDFT; 2) Portaria vigente que regulamenta as alterações de layout no Tribunal (GPR 2185/2019).

Não há

0, 6

Median o

9,6

Alto

MITIGA R

1) Centralização da abertura da ordem de serviço nas áreas técnicas; 2) Divulgação pela Assessoria de Comunicação da implantação da nova modelagem de contratação (Facilities); 3) Chamamento público: publicação de intenção de licitação.

ID

Evento de Risco

Probabilid

Impacto

NRI [PxI ]

Nível de Risco Ineren te

Controles Preventivos Existentes

Controles Contingenciai s Existentes

FC

Fator de Control e

Nível de Risco Residu al

NRI

Respost a ao Risco

Ação de Mitigação / Melhoria (preventiva/contingen cial)

14

Subutilização de áreas das edificações

4

4

16

Extre mo

1) Instituição do comitê gestor de ocupação de espaços físicos do TJDFT.

1) Levantament o dos custos de manutenção das edificações

0, 6

Median o

9,6

Alto

MITIGA R

1) Chamamento público: publicação de intenção de licitação; 2) Provocação do comitê gestor de espaços físicos do

ID

Evento de Risco

Probabilid

Impacto

NRI [PxI ]

Nível de Risco Ineren te

Controles Preventivos Existentes

Controles Contingenciai s Existentes

FC

Fator de Control e

Nível de Risco Residu al

NRI

Respost a ao Risco

Ação de Mitigação / Melhoria (preventiva/contingen cial)

5

Interrupção da prestação do serviço de manutenção e conservaçã o predial

3

5

15

Extre mo

1) Exigência de comprovação de capacidade técnica, operacional e financeira da empresa para assinatura contratual em observância às instruções normativas.

1) Realização de projeto piloto para contratação; 2) Manutenção de contratos de prestação de serviço de gestão predial durante a fase de implementaç

0, 6

Median o

9

Alto

MITIGA R

1) Realização de um projeto piloto englobando somente algumas edificações do TJDFT; 2) Possibilidade de assunção das responsabilidades por outras empresas contratadas por meio de aditivo contratual.

ID

Evento de Risco

Probabilid

Impacto

NRI [PxI ]

Nível de Risco Ineren te

Controles Preventivos Existentes

Controles Contingenciai s Existentes

FC

Fator de Control e

Nível de Risco Residu al

NRI

Respost a ao Risco

Ação de Mitigação / Melhoria (preventiva/contingen cial)

13

Morosidade na tramitação do procediment o licitatório

5

3

15

Extre mo

1) Padronização dos modelos dos artefatos de planejamento. 2) Iniciar a fase de planejamento da contratação com antecedência,

Não há

0, 6

Median o

9

Alto

MITIGA R

1) Monitoramento do prazo de vigência do contrato atual e instrução da renovação ou contratação emergencial, caso necessário;

ID

Evento de Risco

Probabilid

Impacto

NRI [PxI ]

Nível de Risco Inerent e

Controles Preventivos Existentes

Controles Contingenciai s Existentes

FC

Fator de Controle

Nível de Risco Residu al

NRI

Respost a ao Risco

Ação de Mitigação / Melhoria (preventiva/contingencial )

6

Contrataç ão de empresa sem capacida de técnica

4

5

20

Extrem o

1) Exigência de comprovação de capacidade técnica, operacional e financeira da empresa para assinatura contratual em observância às instruções normativas; 2) Chamamento público: publicação de intenção de licitação.

1) Responsabiliza ção da empresa contratada por descumprime nto de obrigações contratuais

0, 4

Satisfatór io

8

Alto

MITIGA R

1) Exigência de apresentação de relatórios regulares pela empresa especificando as manutenções preventivas realizadas em conformidade às exigências contratuais; 2) Discriminação objetiva das penalidades à empresa em caso de descumprimento das cláusulas contratuais, principalmente previsão de glosa por baixo desempenho na prestação do serviço; 3) Instrumento de medição de resultado validado e efetivo para fiscalização do serviço prestado pela empresa;

ID

Evento de Risco

Probabilid

Impacto

NRI [PxI ]

Nível de Risco Inerent e

Controles Preventivos Existentes

Controles Contingenciai s Existentes

FC

Fator de Control e

Nível de Risco Residu al

NRI

Respost a ao Risco

Ação de Mitigação / Melhoria (preventiva/contingen cial)

10

Interdição de determinad os espaços da edificação devido à falta de manutençã o

3

4

12

Alto

1) Exigência de comprovação de capacidade técnica, operacional e financeira da empresa para assinatura contratual em observância às instruções normativas; 2) Relatórios das unidades técnicas do TJDFT fiscalizando a execução das manutenções preventivas; 3) Padronização da fiscalização setorial

1) Responsabiliza ção da empresa contratada por descumprime nto de obrigações contratuais

0, 6

Median o

7,2

Médi o

MITIGA R

1) Exigência de apresentação de relatórios regulares pela empresa especificando as manutenções preventivas realizadas em conformidade às exigências contratuais 2) Discriminação objetiva das penalidades à empresa em caso de descumprimento das cláusulas contratuais, principalmente previsão de glosa por baixo desempenho na prestação do serviço 3) Instrumento de medição de resultado

ID

Evento de Risco

Probabilid

Impacto

NRI [PxI ]

Nível de Risco Ineren te

Controles Preventivos Existentes

Controles Contingenciai s Existentes

FC

Fator de Control e

Nível de Risco Residu al

NRI

Respost a ao Risco

Ação de Mitigação / Melhoria (preventiva/contingen cial)

16

Judicializaçã o do modelo de facilities proposto

2

3

6

Médio

1) O planejamento da contratação observa as

Não há

0, 6

Median o

3,6

Médi o

MITIGA R

1) Monitoramento do prazo de vigência do contrato atual e instrução da

ID

Evento de Risco

Probabilid

Impacto

NRI [PxI ]

Nível de Risco Ineren te

Controles Preventivos Existentes

Controles Contingenc iais Existentes

FC

Fator de Controle

Nível de Risco Residu al

NRI

Respost a ao Risco

Ação de Mitigação / Melhoria (preventiva/contingen cial)

15

Falta de cobertura securitária das edificações

2

4

8

Alto

1) Contratação de empresa para adequação das edificações às exigências do CBMDF; 2) Os produtos ofertados pelas seguradoras são regulamentados

Não há

0, 4

Satisfatóri o

3,2

Médi o

MITIGA R

1) Discriminação objetiva das penalidades à empresa em caso de descumprimento das cláusulas contratuais.

ID

Evento de Risco

Probabilid

Impacto

NRI [PxI ]

Nível de Risco Ineren te

Controles Preventivos Existentes

Controles Contingenc iais Existentes

FC

Fator de Control e

Nível de Risco Residu al

NRI

Respo sta ao Risco

Ação de Mitigação / Melhoria (preventiva/contingencial)

12

Responsabiliza ção do TJDFT em ações judiciais

2

2

6

Médio

1) Fiscalização administrativa efetiva dos contratos com dedicação exclusiva de mão de obra; 2) Responsabilizaç ão da empresa contratada por descumpriment o de obrigações contratuais 3) Cientificação dos gestores e fiscais de contratos acerca da Instrução Normativa nº 05.

1) Apresentaç ão de defesa pela Advocacia Geral da União

0, 4

Satisfatório

2,4

Baix o

MITIG AR

1) Redução dos postos de trabalho de dedicação exclusiva no contrato de Facilities; 2) Sensibilização dos servidores e magistrados do Tribunal acerca da mudança da cultura organizacional para gestão por resultados; 3) Exigência de apresentação de relatórios regulares pela empresa especificando as manutenções preventivas realizadas em conformidade às exigências contratuais; 4) Discriminação objetiva das penalidades à empresa em caso de descumprimento das cláusulas contratuais, principalmente previsão de glosa por baixo desempenho na prestação do serviço; 5) Capacitação periódica dos fiscais técnicos e setoriais e validação dos registros das fiscalizações realizadas 6) Atuação de brigadistas em todas as edificações do TJDFT; 7) Inserir cláusula exigindo treinamento adequado dos funcionários da empresa contratada e atuação de um técnico de segurança do trabalho conforme a NR do MTE.

ID

Evento de Risco

Probabilid

Impacto

NRI [PxI ]

Nível de Risco Ineren te

Controles Preventivos Existentes

Controles Contingenci ais Existentes

FC

Fator de Controle

Nível de Risco Residua l

NRI

Respost a ao Risco

Ação de Mitigação / Melhoria (preventiva/contingen cial)

4

Possibilidade de contratação por até 20 anos

1

4

4

Médio

1) Investimento em capacitação da equipe 2) Atuação de várias unidades durante a tramitação da contratação emitindo pareceres para aprimoramento

1) Benchmarkin g 2) Chamament o público: publicação de intenção de licitação

0, 6

Mediano

2,4

Baix o

Melhor ar

1) Expansão do prazo de duração do contrato de facilities para facilitar a amortização dos investimentos iniciais da empresa contratada (reformas, retrofit ou automação predial); 2) Levantamento de

ANEXO III – PLANO DE MONITORAMENTO E COMUNICAÇÃO DOS RISCOS

Risco 1	Evento de Risco: Inadequação no prazo de contratação
Gestora de Risco:	Xxxxxx Xxxxxx
Ação	Responsável pela ação	% Executada da ação	Monitorado pela unidade	Unidade a ser comunicada	Método de comunicação	Frequência da comunicação
1) Expansão do prazo de duração do contrato de facilities para facilitar a amortização dos investimentos iniciais da empresa contratada (reformas, retrofit ou automação predial);	Xxxxxxx	100%	SUMAN/SUGER	SEAP	Relatório (ETP)	-
2) Levantamento de prazos de contratação por facilities vigentes em outros órgãos da Administração Pública, na iniciativa privada e na ABRAFAC.	Xxxxxxx	100%	SUMAN/SUGER	SEAP	Relatório (ETP)	-

Observações:                                                     

Risco 8	Evento de Risco: Manutenção preventiva insuficiente das edificações
Gestora de Risco:	Xxxxxx Xxxxxx
Ação	Responsável pela ação	% Executada da ação	Monitorado pela unidade	Unidade a ser comunicada	Método de comunicação	Frequência da comunicação
1) Exigência de apresentação de relatórios regulares pela empresa especificando as manutenções preventivas realizadas em conformidade às exigências contratuais;	Fábio	100%	SUMAN / SUGER	SEAP	Relatório (PB)	-
2) Discriminação objetiva das penalidades à empresa em caso de descumprimento das cláusulas contratuais, principalmente previsão de glosa por baixo desempenho na prestação do serviço;	Fábio	100%	SUMAN / SUGER	SEAP	Relatório (PB)	-
3) Instrumento de medição de resultado validado e efetivo para fiscalização do serviço prestado pela empresa;	Xxxxxx	100%	SUMAN / SUGER	SEAP	Relatório (PB)	-
4) Capacitação periódica dos fiscais técnicos e setoriais e validação dos registros das fiscalizações realizadas;	Xxxxxxx	0%	SUMAN / SUGER	SEAP	Reunião	Ad Hoc
5) Inclusão nos cadernos técnicos as rotinas mínimas exigidas de manutenção preventiva;	Flávia	100%	SUMAN / SUGER	SEAP	Relatório (PB)	-
6) Utilização do SIGMA para auxiliar a gestão e fiscalização das manutenções preventivas realizadas;	Fábio	50%	SUMAN / SUGER	SEAP	Reunião	Ad Hoc
7) Funcionamento dos PSPs no período matutino e vespertino;	Xxxxxxx	0%	SUMAN / SUGER	SEAP	PA (SEI)	-

8) Preenchimento do déficit de força de trabalho dos Postos de Serviço Predial (PSPs).
Xxxxxxx
0% SUMAN / SUGER
SEAP
PA (SEI)
-

Risco 9	Evento de Risco: Aumento da manutenção corretiva das edificações
Gestora de Risco:	Xxxxxx Xxxxxx
Ação	Responsável pela ação	% Executada da ação	Monitorado pela unidade	Unidade a ser comunicada	Método de comunicação	Frequência da comunicação
1) Exigência de apresentação de relatórios regulares pela empresa especificando as manutenções corretivas realizadas e as devidas justificativas;	Fábio	100%	SUMAN/SUGER	SEAP	Relatório (PB)	-
2) Discriminação objetiva das penalidades à empresa em caso de descumprimento das cláusulas contratuais, principalmente previsão de glosa por baixo desempenho na prestação do serviço;	Fábio	100%	SUMAN/SUGER	SEAP	Relatório (PB)	-
3) Instrumento de medição de resultado validado e efetivo para fiscalização do serviço prestado pela empresa;	Xxxxxx	100%	SUMAN/SUGER	SEAP	Relatório (PB)	-
4) Capacitação periódica dos fiscais técnicos e setoriais e validação dos registros das fiscalizações realizadas;	Xxxxxxx	0%	SUMAN/SUGER	SEAP	Reunião	Ad Hoc
5) Funcionamento dos PSPs no período matutino e vespertino;	Xxxxxxx	0%	SUMAN/SUGER	SEAP	PA (SEI)	-
6) Preenchimento do déficit de força de trabalho dos Postos de Serviço Predial (PSPs).	Xxxxxxx	0%	SUMAN/SUGER	SEAP	PA (SEI)	-

Risco 2	Evento de Risco: Modelagem incompleta de dados de gestão predial (registro, compilação e análise dos dados)
Gestora de Risco:	Xxxxxx Xxxxxx
Ação	Responsável pela ação	% Executada da ação	Monitorado pela unidade	Unidade a ser comunicada	Método de comunicação	Frequência da comunicação
1) Levantamento e validação de indicadores de desempenho;	Xxxxxx	100%	SUMAN/SUGER	SEAP	Relatório (PB)	-
2) Mapeamento do processo de facilities e de gestão de dados e conhecimento;	Flávia/Fábio	100%	SUMAN/SUGER	SEAP	Relatório (PB)	-
3) Balanceamento na escolha das edificações para definição da amostra do projeto piloto;	Xxxxxxx	100%	SUMAN/SUGER	SEAP	Relatório (ETP)	-
4) Desenvolvimento de formulários eletrônicos padronizados para fiscalização e análise dos dados por meio do Power BI;	Flávia	100%	SUMAN/SUGER	SEAP	Relatório (PB)	-
5) Automatização/robótica de processo (RPA - Robotic Process Automation);	Flávia	0%	SUMAN/SUGER	SEAP	Relatório (PB)	-
6) Atualização do fluxo no SIGMA para abertura de comunicação e notificação da empresa contratada;	Fábio	50%	SUMAN/SUGER	SEAP	Relatório (PB)	-

Observações:                                                     

Risco 7	Evento de Risco: Procedimento licitatório com baixa competitividade
Gestora de Risco:	Xxxxxx Xxxxxx
Ação	Responsável pela ação	% Executada da ação	Monitorado pela unidade	Unidade a ser comunicada	Método de comunicação	Frequência da comunicação
1) Chamamento público: publicação da intenção de licitação;	Xxxxxxx	0%	SUMAN/SUGER	SEAP	Relatório (PB)	-
2) Discriminação objetiva das penalidades à empresa em caso de descumprimento das cláusulas contratuais, principalmente previsão de glosa por baixo desempenho na prestação do serviço;	Fábio	100%	SUMAN/SUGER	SEAP	Relatório (PB)	-
3) Instrumento de medição de resultado validado e efetivo para fiscalização do serviço prestado pela empresa.	Xxxxxx	100%	SUMAN/SUGER	SEAP	Relatório (PB)	-

Observações:                                                     

Risco 3	Evento de Risco: Redução de custos de contratação para manutenção e conservação predial
Gestora de Risco:	Xxxxxx Xxxxxx
Ação	Responsável pela ação	% Executada da ação	Monitorado pela unidade	Unidade a ser comunicada	Método de comunicação	Frequência da comunicação
1) Expansão do prazo de duração do contrato de facilities para facilitar a amortização dos investimentos iniciais da empresa contratada (reformas, retrofit ou automação predial);	Xxxxxxx	100%	SUMAN/SUGER	SEAP	Relatório (ETP)	-
2) Levantamento de custos de contratação por facilities vigentes em outros órgãos da Administração Federal, na iniciativa privada e na ABRAFAC;	Xxxxxxx	100%	SUMAN/SUGER	SEAP	Relatório (ETP)	-
3) Aprimoramento da metodologia de trabalho para implementação da gestão por resultados;	Márcia	0%	SEAP	SEG	Reunião	Ad Hoc
4) Sensibilização dos servidores e magistrados do Tribunal acerca da mudança da cultura organizacional para gestão por resultados.	Márcia	0%	SEAP	SEG	Reunião	Ad Hoc

Observações:                                                     

Risco 11	Evento de Risco: Aumento no custo da contratação
Gestora de Risco:	Xxxxxx Xxxxxx
Ação	Responsável pela ação	% Executada da ação	Monitorado pela unidade	Unidade a ser comunicada	Método de comunicação	Frequência da comunicação
1) Centralização da abertura da ordem de serviço nas áreas técnicas com objetivo de controlar a aprovação e execução de OS;	Fábio	50%	SUMAN/SUGER	SEAP	Reunião	Ad Hoc
2) Divulgação pela Assessoria de Comunicação da implantação da nova modelagem de contratação (Facilities);	Xxxxxxx	0%	SUMAN/SUGER	SEAP	Reunião	Ad Hoc
3) Chamamento público: publicação de intenção de licitação;	Xxxxxxx	0%	SUMAN/SUGER	SEAP	PA (SEI)	-
4) Estabelecimento do teto máximo da licitação com base nos custos atuais.	Xxxxxxx	100%	SUMAN/SUGER	SEAP	Relatório (PB)	-

Observações:                                                     

Risco 14	Evento de Risco: Subutilização de áreas das edificações
Gestora de Risco:	Xxxxxx Xxxxxx
Ação	Responsável pela ação	% Executada da ação	Monitorado pela unidade	Unidade a ser comunicada	Método de comunicação	Frequência da comunicação
1) Chamamento público: publicação de intenção de licitação;	Xxxxxxx	0%	SUMAN/SUGER	SEAP	PA (SEI)	Ad Hoc
2) Provocação do comitê gestor de espaços físicos do TJDFT acerca dos impactos do aumento de servidores em teletrabalho.	Márcia	0%	SEAP	SEG	Reunião	Ad Hoc

Observações:                                                    

Risco 5	Evento de Risco: Interrupção da prestação do serviço de manutenção e conservação predial
Gestora de Risco:	Xxxxxx Xxxxxx
Ação	Responsável pela ação	% Executada da ação	Monitorado pela unidade	Unidade a ser comunicada	Método de comunicação	Frequência da comunicação
1) Realização de um projeto piloto englobando somente algumas edificações do TJDFT;	Xxxxxxx	100%	SUMAN/SUGER	SEAP	Relatório (PB)	-
2) Possibilidade de assunção das responsabilidades por outras empresas contratadas por meio de aditivo contratual.	Fábio	100%	SUMAN/SUGER	SEAP	Relatório (PB)	-

Observações:                                                     

Risco 13	Evento de Risco: Morosidade na tramitação do procedimento licitatório
Gestora de Risco:	Xxxxxx Xxxxxx
Ação	Responsável pela ação	% Executada da ação	Monitorado pela unidade	Unidade a ser comunicada	Método de comunicação	Frequência da comunicação
1) Monitoramento do prazo de vigência do contrato atual e instrução da renovação ou contratação emergencial, caso necessário;	Fábio	0%	SUMAN/SUGER	SEG	Relatório	-
2) Revisão do processo de trabalho de contratação do Tribunal para desburocratização.	Márcia	0%	SEAP	SEG	Reunião	Ad Hoc

Observações:                                               

Risco 6	Evento de Risco: Contratação de empresa sem capacidade técnica
Gestora de Risco:	Xxxxxx Xxxxxx
Ação	Responsável pela ação	% Executada da ação	Monitorado pela unidade	Unidade a ser comunicada	Método de comunicação	Frequência da comunicação
1) Exigência de apresentação de relatórios regulares pela empresa especificando as manutenções preventivas realizadas em conformidade às exigências contratuais;	Fábio	100%	SUMAN/SUGER	SEAP	Relatório (PB)	-
2) Discriminação objetiva das penalidades à empresa em caso de descumprimento das cláusulas contratuais, principalmente previsão de glosa por baixo desempenho na prestação do serviço;	Fábio	100%	SUMAN/SUGER	SEAP	Relatório (PB)	-
3) Instrumento de medição de resultado validado e efetivo para fiscalização do serviço prestado pela empresa;	Xxxxxx	100%	SUMAN/SUGER	SEAP	Relatório (PB)	-
4) Capacitação periódica dos fiscais técnicos e setoriais e validação dos registros das fiscalizações realizadas;	Xxxxxxx	0%	SUMAN/SUGER	SEAP	Reunião	Ad Hoc
5) Realização de um projeto piloto englobando somente algumas edificações do TJDFT;	Xxxxxxx	100%	SUMAN/SUGER	SEAP	Relatório (ETP)	-
6) Possibilidade de assunção das responsabilidades por outras empresas contratadas por meio de aditivo contratual.	Fábio	100%	SUMAN/SUGER	SEAP	Relatório (PB)	-

Risco 10	Evento de Risco: Interdição de determinados espaços da edificação devido à falta de manutenção
Gestora de Risco:	Xxxxxx Xxxxxx
Ação	Responsável pela ação	% Executada da ação	Monitorado pela unidade	Unidade a ser comunicada	Método de comunicação	Frequência da comunicação
1) Exigência de apresentação de relatórios regulares pela empresa especificando as manutenções preventivas realizadas em conformidade às exigências contratuais;	Fábio	100%	SUMAN/SUGER	SEAP	Relatório (PB)	-
2) Discriminação objetiva das penalidades à empresa em caso de descumprimento das cláusulas contratuais, principalmente previsão de glosa por baixo desempenho na prestação do serviço;	Fábio	100%	SUMAN/SUGER	SEAP	Relatório (PB)	-
3) Instrumento de medição de resultado validado e efetivo para fiscalização do serviço prestado pela empresa;	Xxxxxx	100%	SUMAN/SUGER	SEAP	Relatório (PB)	-
4) Capacitação periódica dos fiscais técnicos e setoriais e validação dos registros das fiscalizações realizadas;	Xxxxxxx	0%	SUMAN/SUGER	SEAP	Reunião	Ad Hoc
5) Atuação de brigadistas em todas as edificações do TJDFT;	Márcia	0%	SEAP	SEG	Reunião	Ad Hoc
6) Funcionamento dos PSPs no período matutino e vespertino;	Xxxxxxx	0%	SUMAN/SUGER	SEAP	Reunião	Ad Hoc
7) Preenchimento do déficit de força de trabalho dos Postos de Serviço Predial (PSPs).	Xxxxxxx	0%	SUMAN/SUGER	SEAP	Reunião	Ad Hoc

Risco 16	Evento de Risco: Judicialização do modelo de facilities proposto
Gestora de Risco:	Xxxxxx Xxxxxx
Ação	Responsável pela ação	% Executada da ação	Monitorado pela unidade	Unidade a ser comunicada	Método de comunicação	Frequência da comunicação
1) Monitoramento do prazo de vigência do contrato atual e instrução da renovação ou contratação emergencial, caso necessário.	Fábio	0%	SUMAN/SUGER	SEAP	PA (SEI)	Ad Hoc

Observações:                                                    

Risco 15	Evento de Risco: Falta de cobertura securitária das edificações
Gestora de Risco:	Xxxxxx Xxxxxx
Ação	Responsável pela ação	% Executada da ação	Monitorado pela unidade	Unidade a ser comunicada	Método de comunicação	Frequência da comunicação
1) Discriminação objetiva das penalidades à empresa em caso de descumprimento das cláusulas contratuais.	Xxxxxxx	100%	SUGER	SEAP	Relatório (PB)	-

Observações:                                                    

Risco 12	Evento de Risco: Responsabilização do TJDFT em ações judiciais
Gestora de Risco:	Xxxxxx Xxxxxx
Ação	Responsável pela ação	% Executada da ação	Monitorado pela unidade	Unidade a ser comunicada	Método de comunicação	Frequência da comunicação
1) Redução dos postos de trabalho de dedicação exclusiva no contrato de Facilities;	Xxxxxxx	100%	SUMAN/ SUGER	SEAP	Relatório (PB)	-
2) Sensibilização dos servidores e magistrados do Tribunal acerca da mudança da cultura organizacional para gestão por resultados;	Márcia	0%	SEAP	SEG	Reunião	Ad Hoc
3) Exigência de apresentação de relatórios regulares pela empresa especificando as manutenções preventivas realizadas em conformidade às exigências contratuais;	Fábio	100%	SUMAN/ SUGER	SEAP	Relatório (ETP)	-
4) Discriminação objetiva das penalidades à empresa em caso de descumprimento das cláusulas contratuais, principalmente previsão de glosa por baixo desempenho na prestação do serviço;	Fábio	100%	SUMAN/ SUGER	SEAP	Relatório (PB)	-
5) Capacitação periódica dos fiscais técnicos e setoriais e validação dos registros das fiscalizações realizadas;	Xxxxxxx	0%	SUGER	SEAP	Reunião	Ad Hoc
6) Atuação de brigadistas em todas as edificações do TJDFT;	Márcia	0%	SEAP	SEG	PA (SEI)	Ad Hoc
7) Inserir cláusula exigindo treinamento adequado dos funcionários da empresa contratada e atuação de um técnico de segurança do trabalho conforme a NR do MTE.	Fábio	100%	SUMAN/ SUGER	SEAP	Relatório (PB)	-

Risco 4	Evento de Risco: Possibilidade de contratação por até 20 anos
Gestora de Risco:	Xxxxxx Xxxxxx
Ação	Responsável pela ação	% Executada da ação	Monitorado pela unidade	Unidade a ser comunicada	Método de comunicação	Frequência da comunicação
1) Expansão do prazo de duração do contrato de facilities para facilitar a amortização dos investimentos iniciais da empresa contratada (reformas, retrofit ou automação predial);	Xxxxxxx	100%	SUMAN/SUGER	SEAP	Relatório (ETP)	-
2) Levantamento de prazos de contratação por facilities vigentes em outros órgãos da Administração Pública, na iniciativa privada e na ABRAFAC.	Xxxxxxx	100%	SUMAN/SUGER	SEAP	Relatório (ETP)	-

Observações: