Contract
INSTRUÇÃO DE TRABALHO | CÓDIGO | |
IT.GCCCP.002 | ||
TÍTULO: | ||
MACROPROCESSO: Formalização de contratos e instrumentos equivalentes | ||
ELABORADO POR: Gerente de Xxxxxxx, Contratos, Xxxxxxxxx e Parcerias – Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx | APROVADO POR: Diretoria Executiva | |
REVISADO POR: Gestora de Qualidade – Fabrícia Pavesi Helmer Controladora – Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx | Data Aprovação: 20/10/2023 | |
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1. OBJETIVO
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Padronizar os procedimentos para elaboração, formalização e publicação do contrato e/ou instrumentos equivalentes, com observância à legislação vigente, ao Regulamento Interno da Fundação, bem como aos princípios que regem a Fundação iNOVA Capixaba.
Esta Instrução de Trabalho não se aplica para emissão da Ordem de Fornecimento advinda de Ata de Registro de Preços – ARP.
2. ABRANGÊNCIA
Corporativo da Fundação iNOVA Capixaba e todas as suas Unidades Hospitalares.
3. MATERIAL
Sistema E-Docs.
4. TERMOS E DEFINIÇÕES
Unidade Funcional – Coordenações e Gerências das Unidades Hospitalares e do Corporativo.
Contrato – Documento contendo os termos da contratação.
Instrumento Equivalente – Aqueles substitutivos do contrato quando a Lei assim o autoriza, tais como: Ordem de Compra, Ordem de Execução de Serviço, Ordem de Fornecimento ou outros instrumentos hábeis.
Coordenação Financeira da Unidade Hospitalar e/ou do Corporativo – Setor responsável por informar a disponibilidade financeira e o registro orçamentário, bem como providenciar o pagamento da Nota Fiscal.
Coordenações de Contratos das unidades hospitalares e/ou Coordenação de Contratos do Corporativo – Setor responsável por elaborar e emitir contrato ou instrumento equivalente, providenciar as assinaturas tanto do fornecedor como da autoridade competente e demais providências inerentes à formalização do contrato.
Autoridade Competente – Responsável por designar o Gestor e o Fiscal do contrato ou do instrumento equivalente.
Sistema E-Docs – Sistema homologado pelo Estado do Espírito Santo, para tramitação, gestão e assinatura de documentos eletrônicos, utilizado na iNOVA Capixaba.
Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS) – Cadastro que apresenta a relação de empresas e pessoas físicas que sofreram sanções que implicaram a restrição de participar de licitações, de compras ou de celebrar contratos com a Administração Pública.
Cadastro de Fornecedores do Estado do Espírito Santo (SIGA - CRC/ES) – Cadastro que apresenta a relação de empresas e pessoas físicas que sofreram sanções que implicaram a restrição de participar de licitações, de compras ou de celebrar contratos com a Administração Pública.
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MACROPROCESSO: Formalização de contratos e instrumentos equivalentes | ||
ELABORADO POR: Gerente de Xxxxxxx, Contratos, Xxxxxxxxx e Parcerias – Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx | APROVADO POR: Diretoria Executiva | |
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5. DESCRIÇÃO DE ATIVIDADES E RESPONSÁVEIS
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Rotina sob demanda que caberá à Coordenação das Unidades Hospitalares e à Coordenação ou Gerência do Corporativo da iNOVA para a execução das tarefas conforme os procedimentos desta Instrução de Trabalho.
Caberá às unidades funcionais (Coordenação e Gerência), envolvidas no processo dessa Instrução de Trabalho, executarem as tarefas, conforme atores relacionados abaixo:
a- Coordenador das Unidades Hospitalares
b- Coordenador do Corporativo
d- Diretores e/ou Autoridade Competente das Unidades Hospitalares
e- Diretores e/ou Autoridade Competente do Corporativo
5.1 PROCEDIMENTOS
A formalização do contrato ou do instrumento equivalente tem início após a conclusão do processo licitatório, inexigibilidade ou dispensa de licitação.
T01. Receber e analisar o processo
Recebido o processo, a Coordenação de Contratos da Unidade ou do Corporativo analisará a instrução processual e verificará sua regularidade, em especial a autorização expressa para a formalização do contrato ou instrumento equivalente.
Após análise acima, conferir a regularidade das certidões e, caso necessário, emitir as que estiverem vencidas. Além disso, consultar eventual penalidade, mediante a consulta aos seguintes cadastros:
a) Cadastro de Fornecedores do Estado do Espírito Santo – CRC/ES, acesso pelo link: xxxxx://xxx.xxxx.xx.xxx.xx/xxx/xxxxx/xxx/xxx/xxxxxxxxxx/XxxxxxxxxxxxXxxxxxxxxxxXxxxXxxx.xxx?xx cao=todos.
b) Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas - CEIS, acesso pleo link: xxxx://xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx/xxxx?xxxxxxxXxxxxxxx&xxxxxxxxxxx.
Caso haja pendências quanto aos itens “a” e “b”, não há óbice de que esta coordenação tente regularizar a certidão pendente e/ou a sanção que inviabilize essa contratação/compra, mediante emissão direta no site oficial ou, ainda, contato junto à empresa que será contratada.
Após avaliação acima e, estando tudo regular, seguir para T02.
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Até aqui, a tarefa deve ser concluída num prazo de até 05 (cinco) dias úteis.
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Caso contrário, devolver os autos à área demandante para ajustes, correções e/ou esclarecimentos adicionais e seguir para T03.
Ainda, após a análise do processo e verificação dos itens “a” e “b”, verificar o lançamento, nos autos, do registro orçamentário.
Caso não tenha o registro orçamentário, encaminhar o processo para a Coordenação Financeira da Unidade ou do Corporativo e seguir para T04.
Após saneamento e processo devidamente instruído, seguir para T02.
T02. Elaborar e Formalizar o contrato ou Instrumento Equivalente
A Coordenação de Contratos da Unidade ou do Corporativo deverá elaborar e preencher a minuta do contrato ou instrumento equivalente com os dados necessários à formalização, providenciar as assinaturas nos prazos legais - até 05 (cinco) dias úteis.
Nesta fase, caso a atividade esteja sendo exercida pela Coordenação da Unidade, deverá ser solicitado à Coordenação de Contratos do Corporativo o número sequencial deste documento, visando unificação, não devendo ser criado outra ordem de numeração.
Após, com o processo devidamente instruído, providenciar a publicação do extrato do contrato ou instrumento no site da iNOVA e/ou no DIOES, conforme o caso, e seguir para T05.
Em regra, o contrato ou instrumento equivalente deve ser publicado de forma resumida no site ou no DIOES para sua validade e eficácia, exceto nas hipóteses previstas no Enunciado ASSJUR nº 07.
As fases T01 e T02, juntamente, devem ser concluídas num prazo de até 05 (cinco) dias úteis.
T03. Regularizar Processo
Recebido o processo, a área demandante realizará os ajustes, as correções e/ou os esclarecimentos adicionais solicitados.
Processo encaminhado para ajustes
Após regularizado, devolve o processo para a Coordenação de Contratos da Unidade ou do Corporativo e seguir para T01.
T04. Encaminhar processo para informar o Registro Orçamentário
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Recebido o processo, a Coordenação Financeira da Unidade Hospitalar e/ou do Corporativo deve informar o registro orçamentário.
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Registro orçamentário solicitado
Após, com o processo instruído, devolver os autos para a Coordenação de Contratos da Unidade ou do Corporativo e seguir para T01.
T05. Publicar o Extrato no site da iNOVA e no DIOES, se for o caso
Com o contrato devidamente assinado pelas partes e com o processo instruído, elaborar e enviar o extrato do contrato ou instrumento equivalente para a Gerência de Compras, Contratos, Convênios e Parcerias – GCCCP visando sua publicação no site da iNOVA ou, se for o caso, no DIOES.
No caso de contrato, juntar a publicação nos autos e encaminhar o processo para a Autoridade Competente, visando designação de Gestor e Fiscal do contrato e seguir para T06.
No caso de Ordem de Compra ou Serviço, seguir para T09.
T06. Encaminhar processo para designar Gestor e Fiscal do Contrato
Recebido o processo, a Autoridade Competente designará nos autos o Gestor e Fiscal do contrato. Designação realizada, seguir para T07.
T07. Receber Processo para formalizar a Designação do Gestor e Fiscal do Contrato
Recebido o processo, a Coordenação de Contratos da Unidade ou do Corporativo deverá elaborar o Ato de Designação e providenciar as assinaturas.
Com o Ato devidamente assinado pelas partes e entranhado nos autos, autuar processo de execução e seguir para T08.
Após a conclusão de todos os trâmites de formalização do contrato, o processo original deverá ficar sobrestado na Coordenação de Contratos do Corporativo.
T08. Autuar processo de acompanhamento e execução
Autuar o processo de acompanhamento e execução, instruindo com a cópia do contrato ou do instrumento equivalente, publicação, registro orçamentário e Ato de Designação.
Após, encaminhar o processo devidamente instruído para o Gestor do Contrato para acompanhamento e fiscalização e seguir para T10.
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T09. Autuar Processo para acompanhamento da Execução da Ordem de Compra ou de serviço
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Autuar o processo de acompanhamento da execução da Ordem de Compra ou de Serviço, instruindo com a cópia da Ordem, publicação e registro orçamentário.
Após, encaminhar o processo devidamente instruído para o setor demandante visando o acompanhamento e execução dessa ordem e seguir para T10.
T10. Encaminhar Processo de Acompanhamento e Execução
Recebido o processo, o responsável deverá acompanhar a execução/entrega nos termos da Portaria nº 17-R, de 07 de julho de 2022.
Fim – Processo de acompanhamento e execução encaminhado
Fim do IT.GCCCP.002- INSTRUÇÃO PARA FORMALIZAÇÃO DE CONTRATOS E INSTRUMENTOS EQUIVALENTES
Figura 1 – Mapeamento do Processo para formalização de Contratos e Instrumentos Equivalentes
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6. OBSERVAÇÕES
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A atribuição de responsabilidade em cada ato deste processo poderá ser exercida por diferentes colaboradores em um mesmo processo, na hipótese de haver delegação para esse fim.
Todos os trâmites relacionados a cada tarefa deverão ser realizados no sistema E-Docs.
As tarefas constantes nesta instrução constituem as atividades mínimas pelas quais o processo deve passar, não havendo óbice para que sejam realizadas outras etapas adicionais, por setores diversos ou não citados, conforme for o caso.
7. DOCUMENTOS COMPLEMENTARES
Não se aplica
8. HISTÓRICO DE REVISÃO
Revisão | Alterações |
000 | Emissão Inicial |
9. REFERÊNCIAS
Lei Federal nº 8.666, de 21/06/1993 – Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal e institui normas para licitações e contratos da Administração Pública.
Lei Federal nº 10.520, de 17/07/2002 – Institui, nos termos do art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, modalidade de licitação denominada pregão, para aquisição de bens e serviços comuns.
Lei nº 924, de 17/10/2019 – Cria a Fundação Pública de direito privado denominada Fundação Estadual de Inovação em Saúde – iNOVA Capixaba e dá outras providências.
Regulamento de Compras da Fundação iNOVA Capixaba, publicado no DIOES 22/09/2021, conforme RESOLUÇÃO CC/iNOVA Nº 01/2023, de 08 de março 2023.
Portaria nº 17-R, de 07 de julho de 2022 – Disciplina o acompanhamento e fiscalização dos contratos administrativos no âmbito da Fundação Estadual de Inovação em Saúde – iNOVA Capixaba.
Enunciado ASSJUR nº 07 – “Publicações na Imprensa Oficial nos casos de contratações diretas realizadas na forma da Lei Federal nº 8.666/93 e do Regulamento de Compras aprovado pela Resolução CC/iNOVA nº 04/2021”.
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Responsável pela Elaboração | Responsável pela Revisão | Responsável pela Aprovação |
Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx | ||
Xxxxx Xxxxx Xxxxx | ||
Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx | Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx | Xxxxx Xxxxxxxx e Xxxxx Xxxx |
Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx | Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx |
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ASSINATURAS (7)
Documento original assinado eletronicamente, conforme MP 2200-2/2001, art. 10, § 2º, por:
XXXXXXXX XXXXXX XXXXXX GESTORA DE QUALIDADE QUALID - INOVA - GOVES
assinado em 23/10/2023 16:29:49 -03:00
XXXXXXX XXXXX XXXXXXXX
GERENTE DE COMPRAS, CONTRATOS, CONVÊNIOS E PARCERIAS GCCCP - INOVA - GOVES
assinado em 23/10/2023 16:31:51 -03:00
XXXXXX XXXXXX XXXXXXX
DIRETOR-GERAL DIRGERAL - INOVA - GOVES
assinado em 23/10/2023 16:52:25 -03:00
XXXXXXXX XXXXX XXXXXXX
DIRETOR DE OPERAÇÕES, LOGÍSTICA, T.I.C., INFRAESTRUTURA E MANUTENÇÃO
DIROP - INOVA - GOVES
assinado em 23/10/2023 17:44:55 -03:00
XXXXXXX XXXXXX XXXXX
CONTROLADORA CGR - INOVA - GOVES
assinado em 23/10/2023 17:39:20 -03:00
XXXXX XXXXXXXX X XXXXX XXXX
DIRETOR DE GENTE, GESTÃO, FINANÇAS E COMPRAS DIRGF - INOVA - GOVES
assinado em 23/10/2023 17:16:39 -03:00
XXXXX XXXXX XXXXX
DIRETOR DE ASSISTÊNCIA, ENSINO, PESQUISA E INOVAÇÃO DIRASSIST - INOVA - GOVES
2023-0LRRQ8 - E-DOCS - DOCUMENTO ORIGINAL 24/10/2023 09:33 PÁGINA 8 / 8
assinado em 24/10/2023 09:33:04 -03:00
INFORMAÇÕES DO DOCUMENTO
Documento capturado em 24/10/2023 09:33:05 (HORÁRIO DE BRASÍLIA - UTC-3)
por XXXXXXXX XXXXXX XXXXXX (GESTORA DE QUALIDADE - QUALID - INOVA - GOVES)
Valor Legal: ORIGINAL | Natureza: DOCUMENTO NATO-DIGITAL
A disponibilidade do documento pode ser conferida pelo link: xxxxx://x-xxxx.xx.xxx.xx/x/0000-0XXXX0