Common use of Prvotní doklady Clause in Contracts

Prvotní doklady. 1. Materiálovou evidenci materiálů HR vedou ochraňovatelé odděleně od evidence o vlastních zásobách. 2. Prvotní doklady pro materiály HR tvoří příjemky a výdejky, jejichž tiskopisy poskytuje na vyžádání Správa. Příjemky a výdejky je možné rovněž vyhotovovat prostředky výpočetní a jiné techniky, které umožňují výstup údajů v písemné formě. 3. Postup vyplňování příjemek a výdejek a vyhotovování opravných dokladů je uveden v příloze č. 1 tohoto metodického pokynu. 4. Příjemky se vyhotovují ve dvou vyhotoveních (originál + 1 kopie). Originál se zasílá nejpozději druhý pracovní den po příjmu (naskladnění) Správě (není-li ve smlouvě o ochraňování stanoveno jinak) a to prostřednictvím datových schránek. Kopie se zakládá u ochraňovatele spolu s průvodními a technickými doklady o zásilce (např. osvědčení o jakosti, certifikáty, nákladní list, dodací list, soupis palet apod.). Není-li možné zaslat příjemku prostřednictvím datových schránek, vyhotovuje se příjemka ve třech vyhotoveních (originál + 2 kopie). Originál + 1 kopie se zasílá nejpozději druhý den po příjmu (naskladnění) Správě (není-li ve smlouvě o ochraňování stanoveno jinak) a to poštou či jiným obdobným způsobem. Druhá kopie se zakládá u ochraňovatele. Originál příjemky musí být vždy řádně podepsán. 5. Výdejky se vyhotovují ve dvou vyhotoveních (originál + 1 kopie). Originál se zasílá nejpozději druhý den po výdeji (vyskladnění) Správě (není-li ve smlouvě o ochraňování stanoveno jinak) a to prostřednictvím datových schránek. Kopie se ukládá u ochraňovatele. Není-li možné zaslat výdejku prostřednictvím datových schránek, vyhotovuje se výdejka ve třech vyhotoveních (originál + 2 kopie). Originál + 1 kopie se zasílá nejpozději druhý den po výdeji (vyskladnění) Správě (není-li ve smlouvě o ochraňování stanoveno jinak) a to poštou či jiným obdobným způsobem. Druhá kopie se zakládá u ochraňovatele. Originál výdejky musí být vždy řádně podepsán. 6. Další kopie výdejek nebo příjemek je možné vyhotovit pouze se souhlasem Správy. 7. Archivace prvotních dokladů se provádí po dobu 5 let od data vyskladnění příslušného materiálu. Lhůta pro skartaci začíná běžet prvním dnem roku následujícího po roce, ve kterém proběhlo vyskladnění materiálu HR.

Prvotní doklady. 1. Materiálovou evidenci materiálů HR vedou ochraňovatelé odděleně od evidence o vlastních zásobách. 2. Prvotní doklady pro materiály HR tvoří příjemky a výdejky, jejichž tiskopisy poskytuje na vyžádání Správa. Příjemky a výdejky je možné rovněž vyhotovovat prostředky výpočetní a jiné techniky, které umožňují výstup údajů v písemné formě. 3. Postup vyplňování příjemek a výdejek a vyhotovování opravných dokladů je uveden v příloze č. 1 tohoto metodického pokynu. 4. Příjemky se vyhotovují ve dvou vyhotoveních (originál + 1 kopie). Originál se zasílá nejpozději druhý pracovní den po příjmu (naskladnění) Správě (není-li ve smlouvě o ochraňování stanoveno jinak) a to prostřednictvím datových schránek. Kopie se zakládá u ochraňovatele spolu s průvodními a technickými doklady o zásilce (např. osvědčení o jakosti, certifikáty, nákladní list, dodací list, soupis palet apod.). Není-li možné zaslat příjemku prostřednictvím datových schránek, vyhotovuje se příjemka ve třech vyhotoveních (originál + 2 kopie). Originál + 1 kopie se zasílá nejpozději druhý den po příjmu (naskladnění) Správě (není-li ve smlouvě o ochraňování stanoveno jinak) a to poštou či jiným obdobným způsobem. Druhá kopie se zakládá u ochraňovatele. Originál příjemky musí být vždy řádně podepsán. 5. Výdejky se vyhotovují ve dvou vyhotoveních (originál + 1 kopie). Originál se zasílá nejpozději druhý den po výdeji (vyskladnění) Správě (není-li ve smlouvě o ochraňování stanoveno jinak) a to prostřednictvím datových schránek. Kopie se ukládá u ochraňovatele. Není-li možné zaslat výdejku prostřednictvím datových schránek, vyhotovuje se výdejka ve třech vyhotoveních (originál + 2 kopie). Originál + 1 kopie se zasílá nejpozději druhý den po výdeji (vyskladnění) Správě (není-li ve smlouvě o ochraňování stanoveno jinak) a to poštou či jiným obdobným způsobem. Druhá kopie se zakládá u ochraňovatele. Originál výdejky musí být vždy řádně podepsán. 6. Další kopie výdejek nebo příjemek je možné vyhotovit pouze se souhlasem Správy. 7. Archivace prvotních dokladů se provádí po dobu 5 let od data vyskladnění příslušného materiálu. Lhůta pro skartaci začíná běžet prvním dnem roku následujícího po roce, ve kterém proběhlo vyskladnění materiálu HR.

Prvotní doklady. 1. Materiálovou evidenci materiálů HR vedou ochraňovatelé odděleně od evidence o vlastních zásobách. 2. Prvotní doklady pro materiály HR tvoří příjemky a výdejky, jejichž tiskopisy poskytuje na vyžádání Správa. Příjemky a výdejky je možné rovněž vyhotovovat prostředky výpočetní a jiné techniky, které umožňují výstup údajů v písemné formě. 3. Postup vyplňování příjemek a výdejek a vyhotovování opravných dokladů je uveden v příloze č. 1 tohoto metodického pokynu. 4. Příjemky se vyhotovují ve dvou vyhotoveních (originál + 1 kopie). Originál se zasílá nejpozději druhý pracovní den po příjmu (naskladnění) Správě (není-li ve smlouvě o ochraňování stanoveno jinak) a to prostřednictvím datových schránek. Kopie se zakládá u ochraňovatele spolu s průvodními a technickými doklady o zásilce (např. osvědčení o jakosti, certifikáty, nákladní list, dodací list, soupis palet apod.). Není-li možné zaslat příjemku prostřednictvím datových schránek, vyhotovuje se příjemka ve třech vyhotoveních (originál + 2 kopie). Originál + 1 kopie se zasílá nejpozději druhý den po příjmu (naskladnění) Správě (není-li ve smlouvě o ochraňování stanoveno jinak) a to poštou či jiným obdobným způsobem. Druhá kopie se zakládá u ochraňovatele. Originál příjemky musí být vždy řádně podepsán. 5. Výdejky se vyhotovují ve dvou vyhotoveních (originál + 1 kopie). Originál se zasílá nejpozději druhý den po výdeji (vyskladnění) Správě (není-li ve smlouvě o ochraňování stanoveno jinak) a to prostřednictvím datových schránek. Kopie se ukládá u ochraňovatele. Není-li možné zaslat výdejku prostřednictvím datových schránek, vyhotovuje se výdejka ve třech vyhotoveních (originál + 2 kopie). Originál + 1 kopie se zasílá nejpozději druhý den po výdeji (vyskladnění) Správě (není-li ve smlouvě o ochraňování stanoveno jinak) a to poštou či jiným obdobným způsobem. Druhá kopie se zakládá u ochraňovatele. Originál výdejky musí být vždy řádně podepsán. 6. Další kopie výdejek nebo příjemek je možné vyhotovit pouze se souhlasem Správy. 7. Archivace prvotních dokladů se provádí po dobu 5 let od data vyskladnění příslušného materiálu. Lhůta pro skartaci začíná běžet prvním dnem roku následujícího po roce, ve kterém proběhlo vyskladnění materiálu HR.

Prvotní doklady. 1. Materiálovou Ochraňovatel vede evidenci materiálů HR vedou ochraňovatelé hmotných rezerv (dále jen “HR“) vždy odděleně od evidence o vlastních zásobách. 2zásob. Prvotní Prvotními doklady pro materiály evidenci pohybu HR tvoří na skladech jsou příjemky a výdejky, jejichž tiskopisy poskytuje na vyžádání které je možno v podobě tiskopisu vyžádat od SSHR (dále jen „Správa“). Příjemky a výdejky je možné rovněž vyhotovovat prostředky výpočetní a jiné technikytéž vyhotovit elektronicky s následným tiskovým výstupem dat. Příjemky se vytvářejí, které umožňují výstup údajů v písemné formě. 3jen pokud dojde k fyzickému naskladnění materiálu. Postup vyplňování Vyplňování příjemek a výdejek a vyhotovování opravných dokladů je uveden uvedeno v příloze č. 1 tohoto metodického pokynu. 4. Příjemky se vyhotovují ve dvou vyhotoveních (originál + 1 kopie). Originál se zasílá vyhotovuje ochraňovatel nejpozději druhý pracovní třetí den po příjmu (naskladnění) Správě (není-li ve smlouvě o ochraňování stanoveno jinak) a to prostřednictvím datových schráneknaskladnění materiálu. Kopie Druhý originál příjemky se zakládá u ochraňovatele spolu s průvodními a technickými doklady o zásilce (např. osvědčení o jakosti, certifikáty, nákladní list, dodací list, soupis palet apod.). Není-li možné zaslat příjemku prostřednictvím datových schránek, vyhotovuje se příjemka ve třech vyhotoveních (originál + 2 kopie). Originál + 1 kopie se zasílá nejpozději druhý den po příjmu (naskladnění) Správě (není-li ve smlouvě o ochraňování stanoveno jinak) a to poštou či jiným obdobným způsobem. Druhá kopie se zakládá u ochraňovatele. Originál příjemky musí být vždy řádně podepsán. 5podepsán a opatřen razítkem. Výdejky se vyhotovují ve dvou vyhotoveních (originál + 1 kopie). Originál se zasílá vyhotovuje ochraňovatel nejpozději druhý třetí den po výdeji (vyskladnění) Správě (není-li ve smlouvě o ochraňování stanoveno jinak) a to prostřednictvím datových schránekvyskladnění materiálu. Kopie se ukládá u ochraňovatele. Není-li možné zaslat výdejku prostřednictvím datových schránek, vyhotovuje se výdejka ve třech vyhotoveních (Druhý originál + 2 kopie). Originál + 1 kopie se zasílá nejpozději druhý den po výdeji (vyskladnění) Správě (není-li ve smlouvě o ochraňování stanoveno jinak) a to poštou či jiným obdobným způsobem. Druhá kopie výdejky se zakládá u ochraňovateleochraňovatele spolu s průvodními a technickými doklady o zásilce (např. osvědčení o jakosti, certifikáty, nákladní list, dodací list, soupis palet apod.). Originál výdejky musí být vždy řádně podepsán. 6podepsán a opatřen razítkem. Další kopie výdejek nebo příjemek je možné vyhotovit pouze (označeno vždy jako „KOPIE“) se souhlasem Správy. 7vyhotovují na vyžádání kontrolních orgánů. Archivace prvotních dokladů se provádí po dobu 5 10 let od data vyskladnění příslušného materiálu. Lhůta pro skartaci začíná běžet prvním dnem roku následujícího po roce, ve kterém proběhlo vyskladnění materiálu HR.

Prvotní doklady. 1. Materiálovou evidenci materiálů HR vedou ochraňovatelé ve svém informačním systému (dále také „IS“) odděleně od evidence o vlastních zásobáchzásob na podrozvahových účtech. 2. Prvotní doklady pro materiály evidenci materiálu HR tvoří příjemky a výdejky, jejichž tiskopisy poskytuje na vyžádání Správajež jsou v příloze č. 1 tohoto metodického pokynu. Příjemky a výdejky je možné rovněž vyhotovovat prostředky výpočetní a jiné techniky, které umožňují výstup údajů v písemné formě. 3. Postup vyplňování příjemek a výdejek a vyhotovování opravných dokladů je uveden v příloze č. 1 tohoto metodického pokynu. 4. Příjemky se vyhotovují vyhotovuje ochraňovatel ve dvou 3 vyhotoveních (originál + 1 2 kopie). Originál se a kopii zasílá ochraňovatel nejpozději druhý pracovní den po příjmu (naskladnění) Správě (není-li ve smlouvě o ochraňování stanoveno jinak) a to ). Ochraňovatel originál zasílá prostřednictvím datových schránekdatové schránky, 1. Kopie se kopii zasílá e-mailem na e-mailovou adresu sdělenou Správou písemně ochraňovateli. 2. kopii si zakládá u ochraňovatele ochraňovatel spolu s průvodními a technickými doklady o zásilce (např. osvědčení o jakosti, certifikáty, nákladní list, dodací list, soupis palet apod.). Není-li možné zaslat příjemku prostřednictvím datových schránek, vyhotovuje se příjemka ochraňovatel příjemku ve třech vyhotoveních (originál + 2 kopie). Originál Ochraňovatel originál + 1 kopie se kopii zasílá nejpozději druhý den po příjmu (naskladnění) Správě (není-li ve smlouvě o ochraňování stanoveno jinak) a to poštou či jiným obdobným způsobem. Druhá kopie se Druhou kopii si zakládá u ochraňovateleochraňovatel. Originál příjemky musí být vždy řádně podepsánpodepsán osobou zodpovědnou za HR uvedenou ochraňovatelem dle Smlouvy o ochraňování (dále „oprávněná osoba“). 5. Výdejky se vyhotovují vyhotovuje ochraňovatel ve dvou 3 vyhotoveních (originál + 1 2 kopie). Originál se a kopii zasílá ochraňovatel nejpozději druhý pracovní den po výdeji (vyskladnění) Správě (není-li ve smlouvě o ochraňování stanoveno jinak) a to ). Ochraňovatel originál zasílá prostřednictvím datových schránekdatové schránky, 1. Kopie se kopii zasílá e-mailem na e-mailovou adresu sdělenou Správou písemně ochraňovateli. 2. kopii si ukládá u ochraňovateleochraňovatel. Není-li možné zaslat výdejku prostřednictvím datových schránek, vyhotovuje se výdejka ochraňovatel výdejku ve třech vyhotoveních (originál + 2 kopie). Originál Ochraňovatel originál + 1 kopie se kopii zasílá nejpozději druhý den po výdeji (vyskladnění) Správě (není-li ve smlouvě o ochraňování stanoveno jinak) a to poštou či jiným obdobným způsobem. Druhá kopie se Druhou kopii si zakládá u ochraňovateleochraňovatel. Originál výdejky musí být vždy řádně podepsánpodepsán oprávněnou osobou. 6. Další kopie výdejek nebo příjemek je možné vyhotovit pouze se s předchozím písemným souhlasem Správy. 7. Archivace prvotních dokladů se provádí po dobu 5 let od data vyskladnění příslušného materiálu. Lhůta pro skartaci začíná běžet prvním dnem roku následujícího po roce, ve kterém proběhlo vyskladnění materiálu HR.

Prvotní doklady. 1. Materiálovou evidenci materiálů HR vedou ochraňovatelé odděleně od evidence o vlastních zásobách. 2. Prvotní doklady pro materiály HR tvoří příjemky a výdejky, jejichž tiskopisy poskytuje na vyžádání Správa. Příjemky a výdejky je možné rovněž vyhotovovat prostředky výpočetní a jiné techniky, které umožňují výstup údajů v písemné formě. 3. Postup vyplňování příjemek a výdejek a vyhotovování opravných dokladů je uveden v příloze č. 1 tohoto metodického pokynu. 4. Příjemky se vyhotovují ve dvou vyhotoveních (originál + 1 kopie). Originál se zasílá nejpozději druhý pracovní den po příjmu (naskladnění) Správě (není-li ve smlouvě o ochraňování stanoveno jinak) a to prostřednictvím datových schránek. Kopie se zakládá u ochraňovatele spolu s průvodními a technickými doklady o zásilce (např. osvědčení o jakosti, certifikáty, nákladní list, dodací list, soupis palet apod.). Není-li možné zaslat příjemku prostřednictvím datových schránek, vyhotovuje se příjemka ve třech vyhotoveních (originál + 2 kopie). Originál + 1 kopie se zasílá nejpozději druhý den po příjmu (naskladnění) Správě (není-li ve smlouvě o ochraňování stanoveno jinak) a to poštou či jiným obdobným způsobem. Druhá kopie se zakládá u ochraňovatele. Originál příjemky musí být vždy řádně podepsán. 5. Výdejky se vyhotovují ve dvou vyhotoveních (originál + 1 kopie). Originál se zasílá nejpozději druhý den po výdeji (vyskladnění) Správě (není-li ve smlouvě o ochraňování stanoveno jinak) a to prostřednictvím datových schránek. Kopie se ukládá u ochraňovatele. Není-li možné zaslat výdejku prostřednictvím datových schránek, vyhotovuje se výdejka ve třech vyhotoveních (originál + 2 kopie). Originál + 1 kopie se zasílá nejpozději druhý den po výdeji (vyskladnění) Správě (není-li ve smlouvě o ochraňování stanoveno jinak) a to poštou či jiným obdobným způsobem. Druhá kopie se zakládá u ochraňovatele. Originál výdejky musí být vždy řádně podepsán. 6. Další kopie výdejek nebo příjemek je možné vyhotovit pouze se souhlasem Správy. 7. Archivace prvotních dokladů se provádí po dobu 5 let od data vyskladnění příslušného materiálu. Lhůta pro skartaci začíná běžet prvním dnem prvnímdnem roku následujícího po roce, ve kterém proběhlo vyskladnění materiálu HR.

Prvotní doklady. 1. Materiálovou evidenci materiálů HR vedou ochraňovatelé odděleně od evidence o vlastních zásobách. 2. Prvotní doklady pro materiály HR tvoří příjemky a výdejky, jejichž tiskopisy poskytuje na vyžádání Správa státních hmotných rezerv (dále jen “Správa“). Příjemky a výdejky je možné rovněž vyhotovovat prostředky výpočetní a jiné techniky, které umožňují výstup údajů v písemné formě. 3. Postup vyplňování příjemek a výdejek a vyhotovování opravných dokladů je uveden v příloze č. 1 tohoto metodického pokynu. 4č.1 těchto pokynů. Příjemky se vyhotovují ve dvou třech vyhotoveních (originál + 1 2 kopie). Originál s první kopií se zasílá nejpozději druhý pracovní den po příjmu (naskladnění) Správě (není-li ve smlouvě o ochraňování stanoveno jinak) a to prostřednictvím datových schránek. Kopie Správě, druhá kopie se zakládá u ochraňovatele spolu s průvodními a technickými doklady o zásilce (např. osvědčení o jakosti, certifikáty, nákladní list, dodací list, soupis palet apod.). Není-li možné zaslat příjemku prostřednictvím datových schránek, vyhotovuje Výdejky se příjemka vyhotovují ve třech vyhotoveních (originál + 2 kopie). Originál + 1 kopie s první kopií se zasílá nejpozději druhý den po příjmu (naskladnění) Správě (není-li ve smlouvě o ochraňování stanoveno jinak) a to poštou či jiným obdobným způsobem. Druhá vyskladnění Správě, druhá kopie se zakládá u ochraňovatele. Originál příjemky musí být vždy řádně podepsán. 5. Výdejky se vyhotovují ve dvou vyhotoveních (originál + 1 kopie). Originál se zasílá nejpozději druhý den po výdeji (vyskladnění) Správě (není-li ve smlouvě o ochraňování stanoveno jinak) a to prostřednictvím datových schránek. Kopie se ukládá u ochraňovatele. Není-li možné zaslat výdejku prostřednictvím datových schránek, vyhotovuje se výdejka ve třech vyhotoveních (originál + 2 kopie). Originál + 1 kopie se zasílá nejpozději druhý den po výdeji (vyskladnění) Správě (není-li ve smlouvě o ochraňování stanoveno jinak) a to poštou či jiným obdobným způsobem. Druhá kopie se zakládá u ochraňovatele. Originál výdejky musí být vždy řádně podepsán. 6. Další kopie výdejek nebo příjemek je možné vyhotovit pouze se souhlasem Správy. 7. Archivace prvotních dokladů se provádí po dobu 5 let od data vyskladnění příslušného materiálu. Lhůta pro skartaci začíná běžet prvním dnem roku následujícího po roce, ve kterém proběhlo vyskladnění materiálu HR.

Prvotní doklady. 1. Materiálovou evidenci materiálů HR vedou ochraňovatelé odděleně od evidence o vlastních zásobách. 2. Prvotní doklady pro materiály HR tvoří příjemky a výdejky, jejichž tiskopisy poskytuje na vyžádání Správa. Příjemky a výdejky je možné rovněž vyhotovovat prostředky výpočetní a jiné techniky, které umožňují výstup údajů v písemné formě. 3. Postup vyplňování příjemek a výdejek a vyhotovování opravných dokladů je uveden v příloze č. 1 tohoto metodického pokynu. 4. Příjemky se vyhotovují ve dvou vyhotoveních (originál + 1 kopie). Originál se zasílá nejpozději druhý pracovní den po příjmu (naskladnění) Správě (není-li ve smlouvě o převzetí a ochraňování stanoveno jinak) a to prostřednictvím datových schránek. Kopie se zakládá u ochraňovatele spolu s průvodními a technickými doklady o zásilce (např. osvědčení o jakosti, certifikáty, nákladní list, dodací list, soupis palet apod.). Není-li možné zaslat příjemku prostřednictvím datových schránek, vyhotovuje se příjemka ve třech vyhotoveních (originál + 2 kopie). Originál + 1 kopie se zasílá nejpozději druhý den po příjmu (naskladnění) Správě (není-li ve smlouvě o převzetí a ochraňování stanoveno jinak) a to poštou či jiným obdobným způsobem. Druhá kopie se zakládá u ochraňovatele. Originál příjemky musí být vždy řádně podepsán. 5. Výdejky se vyhotovují ve dvou vyhotoveních (originál + 1 kopie). Originál se zasílá nejpozději druhý den po výdeji (vyskladnění) Správě (není-li ve smlouvě o převzetí a ochraňování stanoveno jinak) a to prostřednictvím datových schránek. Kopie se ukládá u ochraňovatele. Není-li možné zaslat výdejku prostřednictvím datových schránek, vyhotovuje se výdejka ve třech vyhotoveních (originál + 2 kopie). Originál + 1 kopie se zasílá nejpozději druhý den po výdeji (vyskladnění) Správě (není-li ve smlouvě o převzetí a ochraňování stanoveno jinak) a to poštou či jiným obdobným způsobem. Druhá kopie se zakládá u ochraňovatele. Originál výdejky musí být vždy řádně podepsán. 6. Další kopie výdejek nebo příjemek je možné vyhotovit pouze se souhlasem Správy. 7. Archivace prvotních dokladů se provádí po dobu 5 let od data vyskladnění příslušného materiálu. Lhůta pro skartaci začíná běžet prvním dnem roku následujícího po roce, ve kterém proběhlo vyskladnění materiálu HR.

Prvotní doklady. 1. Materiálovou evidenci materiálů HR vedou ochraňovatelé odděleně od evidence o vlastních zásobách. 2. Prvotní doklady pro materiály HR tvoří příjemky a výdejky, jejichž tiskopisy poskytuje na vyžádání Správa. Příjemky a výdejky je možné rovněž vyhotovovat prostředky výpočetní a jiné techniky, které umožňují výstup údajů v písemné formě. 3. Postup vyplňování příjemek a výdejek a vyhotovování opravných dokladů je uveden v příloze č. 1 tohoto metodického pokynu. 4. Příjemky se vyhotovují ve dvou vyhotoveních (originál + 1 kopie). Originál se zasílá nejpozději druhý pracovní den po příjmu (naskladnění) Správě (není-li ve smlouvě o převzetí a ochraňování stanoveno jinak) a to prostřednictvím datových schránek. Kopie se zakládá u ochraňovatele spolu s průvodními a technickými doklady o zásilce (např. osvědčení o jakosti, certifikáty, nákladní list, dodací list, soupis palet apod.). Není-li možné zaslat příjemku prostřednictvím datových schránek, vyhotovuje se příjemka ve třech vyhotoveních (originál + 2 kopie). Originál + 1 kopie se zasílá nejpozději druhý den po příjmu (naskladnění) Správě (není-li ve smlouvě o převzetí a ochraňování stanoveno jinak) a to poštou či jiným obdobným způsobem. Druhá kopie se zakládá u ochraňovatele. Originál příjemky musí být vždy řádně podepsán. 5. Výdejky se vyhotovují ve dvou vyhotoveních (originál + 1 kopie). Originál se zasílá nejpozději druhý den po výdeji (vyskladnění) Správě (není-li ve smlouvě o převzetí a ochraňování stanoveno jinak) a to prostřednictvím datových schránek. Kopie se ukládá u ochraňovatele. Není-li možné zaslat výdejku prostřednictvím datových schránek, vyhotovuje se výdejka ve třech vyhotoveních (originál + 2 kopie). Originál + 1 kopie se zasílá nejpozději druhý den po výdeji (vyskladnění) Správě (není-li ve smlouvě o převzetí a ochraňování stanoveno jinak) a to poštou či jiným obdobným způsobem. Druhá kopie se zakládá u ochraňovatele. Originál výdejky musí být vždy řádně podepsán. 6. Další kopie výdejek nebo příjemek je možné vyhotovit pouze se souhlasem Správy. 7. Archivace prvotních dokladů se provádí po dobu 5 let od data vyskladnění příslušného materiálu. Lhůta pro skartaci začíná běžet prvním dnem roku následujícího po roce, ve kterém proběhlo vyskladnění materiálu HR.