Common use of KONKLUSION OG ANBEFALINGER Clause in Contracts

KONKLUSION OG ANBEFALINGER. Københavns Kommune vil bruge sin indkøbsvolumen til at sikre sig de bedste og billigste indkøbsaftaler, så der kan frigøres ressourcer, som kan bruges på kerneopgaverne og bedre service til borgerne. Med en indkøbsvolumen på 138,9 mio. kr. eller 2,7% af kommunens sam- lede indkøbsvolumen på 5.117 mio. kr., er BIF den forvaltning, der har den mindste indkøbsvolumen i kommunen. Det bemærkes, at indkøb for skønsmæssigt ca. 94 mio. kr. vedrørende undervisningsforløb uretmæs- sigt ikke indgår i den opgjorte indkøbsvolumen på grund af en upræcis fra- sortering via leverandørers branchekode. En stor del at dette beløb er reelt købt på aftale og vi anbefaler derfor, at de ca. 94 mio. kr. fremadrettet ind- går i complianceopgørelsen. Ultimo marts 2022 havde BIF ifølge kommunens aftalecompliancerapport i gennemsnit opnået en aftalecomplianceprocent på 23,9%. Det vil sige, at ud af det samlede indkøb på 138,9 mio. kr. er 33,2 mio. kr. købt hos de rig- tige leverandører til den rigtige pris. Vi har undersøgt, hvad der skal til for at øge BIF´s aftalecompliance væsent- ligt. Vi kan konstatere, at 28,5% af BIF´s 19.400 fakturaer er kan henføres til Kvan- tum Indkøb, så forvaltningen anvender i mindre grad indkøbsløsningen. Næsten 64 % af den samlede indkøbsvolumen på 138,9 mio. kr. kan henfø- res til 30 leverandører, hvoraf 8 leverandører allerede indgår med 100% af- talecompliance. De resterende 22 leverandører har en samlet indkøbsvo- lumen på 66 mio. kr. men kun 5,8 mio. kr. heraf er registreret med aftale- compliance. Vores gennemgang har vist, at BIF ved en øget fokusering på 22 kon- krete leverandører bør kunne hæve forvaltningens aftalecompliance fra 24% til 64-66%. (se bilag 1) For at lykkes med dette skal BIF helt konkret: • for 15 leverandører med indkøbsaftaler, sikre at indkøb rent tek- nisk foretages således, at købet henføres til den rigtige aftale, så aftalecompliance registreres korrekt • for 3 leverandører af ydelser til jobcentre sikre, at købet konkur- renceudsættes • for 1 leverandør af mentorydelser sikre, at frikøb af mentor-ydel- ser udtages af grundlaget for målingen af aftalecompliance, idet indkøbet reelt ikke kan konkurrenceudsættes • for 2 midlertidige leverandører, sikre o at indkøb af beskæftigelsesforløb hos leverandøren, så- fremt BIF fremadrettet får behov for yderligere indkøb, registreres med automatisk compliance. o at indkøb hos elektrikere fremadrettet foretages hos elektrikere omfattet af kommunens aftaler. Den resterende leverandør vedrører borgeres frie valg af kursusleverandør fra Regionens leverandørliste. Kommunen kan/skal således ikke konkur- renceudsætte købet, som derfor ikke bør indgå i aftalecompliancemålin- gen. Leverandøren indgår ikke længere i datagrundlaget og giver ikke an- ledning til yderligere kommentarer. Den samlede konklusion vedrørende gennemgang af de største leveran- dører i BIF viser, at indkøbene i overvejende grad foretages på aftaler, men at forskellige tekniske forhold i forbindelse med købet og registreringen i kommunens indkøbssystem gør, at indkøb ikke bliver registreret korrekt. Der er dog også konstateret leverandører med væsentlig indkøbsvolumen, hvor der ikke købes ind på aftaler. BIF skal sikre, at disse indkøb foretages bedst og billigst på indkøbsaftaler. Ca. 6 mio. kr. vurderes at være købt udenfor aftale. Afslutningsvis forventer vi, som led i revisionen for 2023, at følge op på forvaltningernes indsats i forhold til ovenstående anbefalinger og sætte fo- kus på de resterende ca. 950 leverandører, som BIF anvender.

KONKLUSION OG ANBEFALINGER. Københavns Kommune vil bruge sin indkøbsvolumen til at sikre sig de bedste og billigste indkøbsaftaler, så der kan frigøres ressourcer, som kan bruges på kerneopgaverne og bedre service til borgerne. Med en indkøbsvolumen på 138,9 mio. kr. eller 2,7% af kommunens sam- lede indkøbsvolumen på 5.117 mio. kr., er BIF den forvaltning, der har den mindste indkøbsvolumen i kommunen. Det bemærkes, at indkøb for skønsmæssigt ca. 94 mio. kr. vedrørende undervisningsforløb uretmæs- sigt ikke indgår i den opgjorte indkøbsvolumen på grund af en upræcis fra- sortering via leverandørers branchekode. En stor del at dette beløb er reelt købt på aftale og vi anbefaler derfor, at de ca. 94 mio. kr. fremadrettet ind- går i complianceopgørelsen. Ultimo marts 2022 havde BIF ifølge kommunens aftalecompliancerapport i gennemsnit opnået en aftalecomplianceprocent på 23,9%. Det vil sige, at ud af det samlede indkøb på 138,9 mio. kr. er 33,2 mio. kr. købt hos de rig- tige leverandører til den rigtige pris. Vi har undersøgt, hvad der skal til for at øge BIF´s aftalecompliance væsent- ligt. Vi kan konstatere, at 28,5% af BIF´s 19.400 fakturaer er kan henføres til Kvan- tum Indkøb, så forvaltningen anvender i mindre grad indkøbsløsningen. Næsten 64 % af den samlede indkøbsvolumen på 138,9 mio. kr. kan henfø- res til 30 leverandører, hvoraf 8 leverandører allerede indgår med 100% af- talecompliance. De resterende 22 leverandører har en samlet indkøbsvo- lumen på 66 mio. kr. men kun 5,8 mio. kr. heraf er registreret med aftale- compliance. Vores gennemgang har vist, at BIF ved en øget fokusering på 22 kon- krete leverandører bør kunne hæve forvaltningens aftalecompliance fra 24% til 64-66%. (se bilag 1) For at lykkes med dette skal BIF helt konkret: • for 15 leverandører med indkøbsaftaler, sikre at indkøb rent tek- nisk foretages således, at købet henføres til den rigtige aftale, så aftalecompliance registreres korrekt • for 3 leverandører af ydelser til jobcentre sikre, at købet konkur- renceudsættes • for 1 leverandør af mentorydelser sikre, at frikøb af mentor-ydel- ser xxxx- xxx udtages af grundlaget for målingen af aftalecompliance, idet indkøbet reelt ikke kan konkurrenceudsættes • for 2 midlertidige leverandører, sikre o at indkøb af beskæftigelsesforløb hos leverandøren, så- fremt BIF fremadrettet får behov for yderligere indkøb, registreres med automatisk compliance. o at indkøb hos elektrikere fremadrettet foretages hos elektrikere omfattet af kommunens aftaler. Den resterende leverandør vedrører borgeres frie valg af kursusleverandør fra Regionens leverandørliste. Kommunen kan/skal således ikke konkur- renceudsætte købet, som derfor ikke bør indgå i aftalecompliancemålin- gen. Leverandøren indgår ikke længere i datagrundlaget og giver ikke an- ledning til yderligere kommentarer. Den samlede konklusion vedrørende gennemgang af de største leveran- dører i BIF viser, at indkøbene i overvejende grad foretages på aftaler, men at forskellige tekniske forhold i forbindelse med købet og registreringen i kommunens indkøbssystem gør, at indkøb ikke bliver registreret korrekt. Der er dog også konstateret leverandører med væsentlig indkøbsvolumen, hvor der ikke købes ind på aftaler. BIF skal sikre, at disse indkøb foretages bedst og billigst på indkøbsaftaler. Ca. 6 mio. kr. vurderes at være købt udenfor aftale. Afslutningsvis forventer vi, som led i revisionen for 2023, at følge op på forvaltningernes indsats i forhold til ovenstående anbefalinger og sætte fo- kus på de resterende ca. 950 leverandører, som BIF anvender.

KONKLUSION OG ANBEFALINGER. Københavns Kommune vil bruge sin indkøbsvolumen til at sikre sig de bedste og billigste indkøbsaftaler, så der kan frigøres ressourcer, som kan bruges på kerneopgaverne og bedre service til borgerne. Med en indkøbsvolumen på 138,9 mio. kr726 xxx.xx. eller 2,714,2% af kommunens sam- lede indkøbsvolumen på 5.117 mio. krxxx.xx., er BIF ØKF den forvaltning, der har den mindste tredje laveste indkøbsvolumen i kommunen. Det bemærkes, at indkøb for skønsmæssigt ca. 94 mio. kr. vedrørende undervisningsforløb uretmæs- sigt ikke indgår i den opgjorte indkøbsvolumen på grund af en upræcis fra- sortering via leverandørers branchekode. En stor del at dette beløb er reelt købt på aftale og vi anbefaler derfor, at de ca. 94 mio. kr. fremadrettet ind- går i complianceopgørelsen. Ultimo marts 2022 havde BIF ØKF ifølge kommunens aftalecompliancerapport i gennemsnit aftalecompliancerap- port gennemsnitligt opnået en aftalecomplianceprocent aftalecompliance på 23,932,5%. Det vil sige, at ud af det samlede indkøb på 138,9 mio. kr726 xxx.xx. er 33,2 mio. kr236 xxx.xx. købt hos de rig- tige rigtige leverandører til den rigtige pris. Vi har undersøgt, hvad der skal til for at øge BIF´s ØKF´s aftalecompliance væsent- ligtvæ- sentligt. Vi kan konstatere, at 28,591% af BIF´s 19.400 ØKF´s 44.600 fakturaer er kan henføres til Kvan- tum køb gen- nem Kvantum Indkøb, så forvaltningen anvender i mindre meget høj grad indkøbsløsningenind- købsløsningen. Næsten 64 Godt 79% af den samlede indkøbsvolumen på 138,9 mio. kr726 xxx.xx. kan henfø- res henføres til 30 35 leverandører, hvoraf 8 7 leverandører allerede indgår med 100% af- talecomplianceaftale- compliance. De resterende 22 28 leverandører har en samlet indkøbsvo- lumen indkøbsvolumen på 66 473 mio. kr. men kun 5,8 mio. kr101 xxx.xx. heraf er registreret med aftale- complianceaftalecompliance. Vores gennemgang har vist, at BIF ved en øget fokusering på 22 kon- krete leverandører bør kunne hæve forvaltningens aftalecompliance fra 24% til 64-66%. (se bilag 1) For at lykkes med dette skal BIF ØKF helt konkret: •  for 15 24 leverandører med indkøbsaftaler, sikre at indkøb rent tek- nisk foretages således, at købet henføres til den rigtige aftale, så aftalecompliance registreres korrekt •  for 3 leverandører af ydelser til jobcentre sikre, at købet konkur- renceudsættes • for 1 en leverandør af mentorydelser sikrelovpligtige monopol ydelser, sikre at frikøb af mentor-ydel- ser udtages af grundlaget leve- randøren og indkøbet herunder undtages for målingen af aftalecomplianceaftalecomplian- cemålingen, idet indkøbet reelt ydelsen ikke kan konkurrenceudsættes • De resterede tre leverandører kan henføres til indkøb afledt af Corona pan- demien og må derfor anses for 2 midlertidige leverandørerekstraordinære, sikre o at indkøb af beskæftigelsesforløb hos leverandøren, så- fremt BIF fremadrettet får hvorfor ØKF forventeligt ikke har behov for yderligere indkøb, registreres med automatisk compliance. o at indkøb hos elektrikere fremadrettet foretages hos elektrikere omfattet af kommunens aftaler. Den resterende leverandør vedrører borgeres frie valg af kursusleverandør fra Regionens leverandørliste. Kommunen kan/skal således ikke konkur- renceudsætte købet, som derfor ikke bør indgå i aftalecompliancemålin- gen. Leverandøren indgår ikke længere i datagrundlaget og giver ikke an- ledning til yderligere kommentarerfremadrettede initiativer rettet mod disse leverandører. Den samlede konklusion vedrørende gennemgang af de største leveran- dører i BIF ØKF viser, at indkøbene i overvejende grad foretages på aftaler, men at forskellige tekniske forhold i forbindelse med købet og registreringen i kommunens indkøbssystem gørbevirker, at indkøb ikke bliver registreret korrektkor- rekt. Der er dog også konstateret leverandører med væsentlig indkøbsvolumen, hvor der ikke købes ind på aftaler. BIF skal sikre, at disse indkøb foretages bedst og billigst på indkøbsaftaler. Ca. 6 mio. kr. vurderes at være købt udenfor aftale. Afslutningsvis forventer viIR forventer, som led i revisionen for 2023, at følge op på forvaltningernes indsats i forhold til ovenstående anbefalinger og sætte fo- kus fokus på de resterende reste- rende ca. 950 1.600 leverandører, som BIF ØKF anvender.

KONKLUSION OG ANBEFALINGER. Københavns Kommune vil bruge sin indkøbsvolumen til at sikre sig de bedste og billigste indkøbsaftaler, så der kan frigøres ressourcer, som kan bruges på kerneopgaverne og bedre service til borgerne. Med en indkøbsvolumen på 138,9 mio. kr316 xxx.xx. eller 2,76,2% af kommunens sam- lede samlede indkøbsvolumen på 5.117 mio. krxxx.xx., er BIF KFF den forvaltning, der har den mindste an- den laveste indkøbsvolumen i kommunen. Det bemærkes, at indkøb for skønsmæssigt ca. 94 mio. kr. vedrørende undervisningsforløb uretmæs- sigt ikke indgår i den opgjorte indkøbsvolumen på grund af en upræcis fra- sortering via leverandørers branchekode. En stor del at dette beløb er reelt købt på aftale og vi anbefaler derfor, at de ca. 94 mio. kr. fremadrettet ind- går i complianceopgørelsen. Ultimo marts 2022 havde BIF KFF ifølge kommunens aftalecompliancerapport i gennemsnit gennemsnitligt opnået en aftalecomplianceprocent aftalecompliance på 23,922,1%. Det vil sige, at ud af det samlede indkøb på 138,9 mio. kr316 xxx.xx. er 33,2 mio. kr70 xxx.xx. købt hos de rig- tige leverandører rigtige leve- randører til den rigtige pris. Vi har undersøgt, hvad der skal til for at øge BIF´s KFF´s aftalecompliance væsent- ligtvæ- sentligt. Vi kan konstatere, at 28,563% af BIF´s 19.400 KFF´s 33.700 fakturaer er kan henføres til Kvan- tum køb gen- nem Kvantum Indkøb, så forvaltningen anvender i mindre relativt høj grad indkøbsløsningenind- købsløsningen. Næsten 64 Godt 59% af den samlede indkøbsvolumen på 138,9 mio. kr316 xxx.xx. kan henfø- res henføres til 30 42 leverandører, hvoraf 8 6 leverandører allerede indgår med 100% af- talecomplianceaftale- compliance. De resterende 22 36 leverandører har en samlet indkøbsvo- lumen indkøbsvolumen på 66 135 mio. kr. men kun 5,8 mio. kr12 xxx.xx. heraf er registreret med aftale- complianceaftalecompliance. Vores gennemgang har vist, at BIF ved en øget fokusering på 22 kon- krete leverandører bør kunne hæve forvaltningens aftalecompliance fra 24% til 64-66%. (se bilag 1) For at lykkes med dette skal BIF KFF helt konkret: •  for 15 24 leverandører med indkøbsaftaler, sikre o at indkøb rent tek- nisk teknisk foretages således, at købet henføres henfø- res til den rigtige aftale, så aftalecompliance registreres korrekt • o at køb uden for 3 aftalen hos flere af leverandørerne frem- adrettet sker hos andre leverandører med aftaler, eller at der indgås aftaler, der omfatter alle de varer/tjeneste- ydelser, som KFF har behov for at købe o at indkøbsprocessen/brugeradfærden ændres for ind- køb hos enkelte af ydelser til jobcentre sikreleverandørerne, så der kan opnås en acceptabel aftalecompliance  for 4 leverandører med eksterne indkøbsløsninger, sikre at købet konkur- renceudsættes • der registreres automatisk aftalecompliance på baggrund af indgå- ede indkøbsaftaler  for 1 leverandør af mentorydelser sikre, at frikøb af mentor-ydel- ser udtages af grundlaget for målingen af aftalecompliance, idet indkøbet reelt 6 ikke kan konkurrenceudsættes • for 2 midlertidige aftaledækkede leverandører, sikre o at indkøb af beskæftigelsesforløb hos leverandørender indgås aftaler, så- fremt BIF fremadrettet får der omfatter alle de varer/tjenesteydelser, som KFF har behov for yderligere indkøbat købe De resterede 2 leverandører kan henføres til indkøb som ikke forventes at ske fremadrettet, registreres med automatisk compliance. o at indkøb hos elektrikere fremadrettet foretages hos elektrikere omfattet af kommunens aftaler. Den resterende leverandør vedrører borgeres frie valg af kursusleverandør fra Regionens leverandørliste. Kommunen kan/skal således hvorfor vi ikke konkur- renceudsætte købet, som derfor ikke bør indgå i aftalecompliancemålin- gen. Leverandøren indgår ikke længere i datagrundlaget og giver ikke an- ledning til yderligere kommentarerhar konkrete kommentarer eller anbefalin- ger hertil. Den samlede konklusion vedrørende gennemgang af de største leveran- dører i BIF KFF viser, at indkøbene i overvejende grad foretages på aftaler, men at forskellige tekniske forhold i forbindelse med købet og registreringen i kommunens indkøbssystem gørbevirker, at indkøb ikke bliver registreret korrektkor- rekt. Der er dog også konstateret leverandører med væsentlig indkøbsvolumen, hvor der ikke købes ind på aftaler. BIF KFF skal sikre, at disse indkøb foretages bedst og billigst på indkøbsaftaler. Ca. 6 38 mio. kr. ., vurderes at være købt udenfor aftaleaftale ved 95% compliance. Afslutningsvis forventer viIR forventer, som led i revisionen for 2023, at følge op på forvaltningernes indsats i forhold til ovenstående anbefalinger og sætte fo- kus fokus på de resterende reste- rende ca. 950 3.200 leverandører, som BIF KFF anvender.