Revisionsaktiviteter eksempelklausuler

Revisionsaktiviteter. Afsluttende møde

Revisionsaktiviteter. For at indsamle bevismateriale for så vidt angår overholdelse af lovlighedskravene i lovlighedsoversigterne i bilag II foretager organet verifikation på flere niveauer: a) Dokumentverifikation på første niveau: formålet er at verificere, at alle de dokumenter, der er angivet i verifikationshåndbogen, er til stede og overholder kravene. Det omfatter følgende: i) verifikation af, at alle lovlighedsdokumenter findes i datastyringssystemet. I tilfælde af manglende dokumenter anmoder organet operatøren og i givet fald den pågældende myndighed om at komplettere de dele, der mangler, ii) verifikation af, at dokumenterne overholder kravene, herunder hvad angår stempler, underskrifter, datoer og andre formalia, og af gyldigheden af dataene i disse dokumenter, og iii) verifikation af operatørens interne sporbarhedssystem ved hjælp af datastyringssystemets funktioner b) Dokumentverifikation på andet niveau: på grundlag af en risikoanalyse omfatter revisionen en grundig verifikation af dokumenternes ægthed, overholdelse af kravene og gyldighed. Denne grundige dokumentverifikation skal omfatte: i) verifikation af dokumenternes ægthed hos de myndigheder og strukturer, der har udstedt de pågældende dokumenter, ii) verifikation af, at proceduren for udstedelse af dokumenter er overholdt, herunder proceduren for udstedelse af licenser til udnyttelse, forarbejdning og markedsføring, iii) grundig verifikation af de data, der indgår i verifikatorerne, herunder krydskontrol med andre dokumenter, og iv) grundig verifikation af operatørens interne sporbarhedssystem c) Verifikation på stedet: På grundlag af en risikoanalyse skal hver revision omfatte et eller flere besøg på stedet for at verificere, om verifikatorernes tilstedeværelse og overholdelse rent faktisk svarer til overholdelsen på stedet af de betingelser for lovlighed, der er fastsat i definitionen af lovligt fremstillet træ i bilag II. De risikoanalyser, der er omhandlet i litra b) og c), foretages af organerne. De skal tage hensyn til resultaterne af tidligere verifikationer (af samme og tidligere revisioner), oplysninger, der er rapporteret eller offentliggjort som led i den uafhængige observation, klager modtaget i systemet til forvaltning af klager, eventuelle private certifikater og elementer, som myndighederne, CNGF, det fælles udvalg eller den uafhængige revisor har identificeret som relevante til dette formål. Det betyder, at de verifikationsaktiviteter og den tidsplan, der er aftalt mellem operatøren og organ...