ACTORES O COMITÉS TEMÁTICOS Cláusulas de Ejemplo

ACTORES O COMITÉS TEMÁTICOS. Los actores o comités relacionados con el SIGAM deben contar con una planeación de su trabajo, es decir, tener claramente establecido su o sus objetivos, cronograma de trabajo, definición de metas y planeación de proyectos o planes de acción específicos para el cumplimiento de los objetivos. Los comités que se encuentren institucionalizados por Acuerdo o Decreto, ya tendrán claramente definido su objetivo. Es importante dejar registro de las actividades realizadas, es decir, cronograma de trabajo, listas de asistencia, actas de reuniones, compromisos adquiridos y avance de los compromisos. Para esto resulta útil emplear los formatos con los que cuenta el Municipio gracias a su SGI. Cada comité tendrá una serie de funciones generales a cargo, para la ejecución de las mismas, es adecuado que cada comité cuente con una estructura organizacional claramente definida, donde se tengan bien diferenciadas las funciones de cada integrante. Esto facilita la coordinación del equipo y el desarrollo de su razón de ser. Para el buen desarrollo del SIGAM, el manejo de la comunicación es fundamental ya que garantiza la comprensión por parte de todos los actores. Por este motivo se recomienda aplicar el proceso de Comunicaciones con el que cuenta el Municipio, verificando constantemente la eficacia del proceso a nivel interno y externo. Igualmente es importante definir los medios de comunicación a utilizar dentro de los comités, de forma que se garantice la comunicación efectiva con cada integrante. En el numeral 7 se desarrollan con detalle cada uno de los comités existentes y los propuestos, de acuerdo con las necesidades del Municipio. En el numeral 10 se desarrolla con mayor detalle la estructura de los comités temáticos.