Apo.414 Fr.002 Cumplido para Pago Codigo: Apo.4.1.4Fr002 Fecha 19/11/2012 Versiòn 5

Apo.414 Fr.002 Cumplido para Pago

Codigo:

Apo.4.1.4Fr002

Fecha

19/11/2012

Versiòn

Validar documento firmado digitalmente en: xxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx

PARA: SUBDIRECCION FINANCIERA Y GRUPO DE CONTRA

RADICADO No.: CP -

CONS 26

DATOS GENERALES DEL CONTRATO

2019

003

CONTRATO, ORDEN O CONVENIO No. . -

860522381

NIT O DOCUMENTO IDENTIFICACION CONTRATISTA

Kg07 gvI5 h0KX tpfj WC+W Pyqf fP4=

OBJETO DEL CONTRATO, ORDEN O CONVENIO

FECHA DE SUSCRIPCION DEL CONTRATO, ORDEN O CONVENIO

Radicado: 0-0000-000000

Bogotá D.C., 13 de enero de 2022 15:37

REALIZAR LA AUDITORÍA A LOS PROCESOS DE LA OFICINA DE BONOS PENSIONALES, PARA ASEGURAR LA EXISTENCIA, EVALUACIÓN, Y SALVAGUARDA DE LOS REGISTROS DE LA INFORMACIÓN Y DE LOS VALORES RESULTADO DE LA OPERACIÓN, INFORMAR DE LOS RIESGOS INHERENTES DADA LA NATURALEZA DE LOS PROCESOS, VERIFICANDO LA EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD DE LOS CONTROLES ESTABLECIDOS DE CONFORMIDAD CON LOS PROCEDIMIENTOS FUNCIONALES, OPERATIVOS Y NORMAS VIGENTES, EVALUAR LOS CONTROLES GENERALES DE TECNOLOGÍA Y LA SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

No. Compromisos 147619,27920

31/10/2019

NOMBRE CONTRATISTA

VALOR DEL CONTRATO VALOR ADICIONES FECHA ACTA DE INICIO: FECHA DE FINAL

KPMG ADVISORY SERVICES S.A.S

4,926,596,829.00

.00

06/11/2019

31/07/2022

VR DEL CONTRATO MAS ADICIONES

4,926,596,829.00

TOPE MINIMO DE SEGURIDAD SOCIAL

I.B.C. SALUD

PENSION A.R.L.

VALOR PAGADO:

3,707,388,523.00

VALOR PENDIENTE POR EJECUTAR:

1,219,208,306.00

% EJECUCIÓN: 75

DATOS ESPECIFICOS DEL PAGO

No.

Tipo de Pago

No.

Condicion del Pago

Aclaracion del Pago

Valor de Pago

Iva Aplicado

Valor IVA Valor Amortizacion

Anticipada

Total Pago

1 FACTURA NO.

KABT164 PERIODO 80

PAGO SERVICIOS MES DE DICIEMBRE DE 2021

125,454,465.00

19 %

23,836,348.00

149,290,813.00

TOTALES

125,454,465.00 23,836,348.00

TOTAL A PAGAR

149,290,813.00

CERTIFICACIONES

PERIODO PAGADO - APORTES SEGURIDAD SOCIAL DICIEMBRE DEL AÑO 2021 PLANILLA No.

216

Anexos y No. de Folios

Factura Otros anexos o Folios

Cuenta de Cobro Entrada a Almacen

Declaracion juramentada Seguridad Social Constancias de pago de la seguridad social

218

Total de Folios Anexos

En calidad de Supervisor/Interventor del contrato enunciado, certifico que he verificado el cumplimiento a satisfaccion de las obligaciones que emanan del contrato, la acreditacion del pago de obligaciones con el sistema de seguridad social integral y las cifras y valores corresondientes al periodo certificado para el reconocimiento del pago que por este instrumento se acredita

SUPERVISORES Y/O INTERVENTORES

Se firma a los 13 dias del mes de Enero del año 2022

FIRMA: NOMBRE: XXXXXX XXXXXXX XXXXX XXXXX

CARGO: ASESOR CEDULA: 00000000

FIRMA: NOMBRE: XXXXXXX XXXXXX XXXXXXXXX

CARGO: ASESOR CEDULA: 00000000

Firmado digitalmente por:XXXXXXX XXXXXX XXXXXXXXX

Fecha creación Cumplido 13-01-2022

Firmado digitalmente por:XXXXXX XXXXXXX XXXXX XXXXX

Asesor

EN CASO DE HABER MAS SUPERVISORES Y/O INTERVENTORES, DEBEN FIRMAR EN LA SIGUIENTE HOJA

Asesor

Informe de Ejecución y Supervisión de Contrato	Código:	Apo.4.1.Fr.16
	Fecha:	23-03-2019
	Versión:	3
	Página:	1 de 17

CONTENIDO DEL INFORME

1. Condiciones del Contrato 1

2. Objeto del Contrato 1

3. Obligaciones del Contrato, Actividades Ejecutadas y productos Entregados 1

1. CONDICIONES DEL CONTRATO

Número de Contrato: 4.003 - 2019

Nombre del Contratista: KPMG Advisory, Tax & Legal S.A.S. Periodo informe: Diciembre 1 al 31 de 2021

Supervisores: Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxx (E) Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx

Área perteneciente: Viceministerio General - Oficina de Bonos Pensionales

2. OBJETO DEL CONTRATO

Realizar la Auditoría a los procesos de la Oficina de Bonos Pensionales, para asegurar la existencia, evaluación y salvaguarda de los registros de la información y de los valores resultado de la operación; informar de los riesgos inherentes dada la naturaleza de los procesos, verificando la eficiencia y efectividad de los controles establecidos, de conformidad con los procedimientos funcionales, operativos y las normas vigentes; evaluar los controles generales de tecnología y la seguridad de los sistemas de información.

3. OBLIGACIONES DEL CONTRATO, ACTIVIDADES EJECUTADAS Y PRODUCTOS ENTREGADOS

Las obligaciones adquiridas son las siguientes:

1. Funcionamiento del Sistema de Liquidación de Bonos Pensionales

1.1 Proceso de Solicitudes.

Avance: Período evaluado de diciembre 1 al 31 de 2021. Actividad ejecutada en su totalidad. Resultados reportados en “13. Inf 26 de Resultados Dic 2021 VF”.

1.2 Información del Proceso de Liquidación

Avance: Período evaluado de diciembre 1 al 31 de 2021. Actividad ejecutada en su totalidad. Resultados reportados en “13. Inf 26 de Resultados Dic 2021 VF”.

1.3 Proceso de Preemisión

Avance: Revisión del proceso de Preemisión No. 3781 del 16 de diciembre de 2021. Actividad ejecutada en su totalidad.

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El resultado de la verificación realizada por KPMG fue informado a la Oficina de Bonos Pensionales a través de correo electrónico del 20 de diciembre de 2021.

Resultados reportados en “13. Inf 26 de Resultados Dic 2021 VF”.

1.4 Proceso de Emisión y Redención

Avance: Período evaluado de diciembre 1 al 31 de 2021. Actividad ejecutada en su totalidad. Resultados reportados en “13. Inf 26 de Resultados Dic 2021 VF”.

1.5 Proceso de Expedición y Pago

Avance: Período evaluado de diciembre 1 al 31 de 2021. Actividad ejecutada en su totalidad. Resultados reportados en “13. Inf 26 de Resultados Dic 2021 VF”.

1.6 Controles del Sistema Automáticos

Avance: Período evaluado de diciembre 1 al 31 de 2021. Actividad ejecutada en su totalidad. Resultados reportados en “13. Inf 26 de Resultados Dic 2021 VF”.

2. Proceso de Garantía de Pensión Mínima

2.1 Proceso de Solicitudes de Garantía de Pensión Mínima.

Avance: Período evaluado de diciembre 1 al 31 de 2021. Actividad ejecutada en su totalidad. Resultados reportados en “13. Inf 26 de Resultados Dic 2021 VF”.

2.2 Control de Garantías de Pensión Mínima No Otorgadas

Avance: Período evaluado de diciembre 1 al 31 de 2021. Actividad ejecutada en su totalidad. Resultados reportados en “13. Inf 26 de Resultados Dic 2021 VF”.

2.3 Proceso mensual de Garantía de Pensión Mínima

Avance: esta actividad se desarrolla en la visita que debe realizar la firma de auditoría semestralmente a cada Administradora de Pensiones, actividad 5.1.

3. Mecanismo de Deslizamiento xx Xxxxxxx Xxxxxx

3.1 Controles del Sistema Automáticos

Avance: Período evaluado de diciembre 1 al 31 de 2021. La auditoría ejecutó los procesos de validación para los 102 controles desarrollados e implementados en ambiente de producción para el período objeto de revisión.

De acuerdo con los resultados, para el proceso de deslizamiento se identificaron 542 solicitudes en estado rechazado en el sistema de bonos pensionales.

Resultados reportados en “13. Inf 26 de Resultados Dic 2021 VF”.

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4. Proceso de Certificaciones Electrónicas de Tiempos Laborados – CETIL

4.1 Verificación de contenido y calidad de las Certificaciones Electrónicas

Avance: Esta actividad se desarrollará en las visitas de auditoría a las entidades públicas, actividad 5.5.

4.2 Verificación de Forma

Avance: Esta actividad se desarrollará en las visitas de auditoría a las entidades públicas, actividad 5.5.

4.3 Verificación de Oportunidad

Avance: Período evaluado de diciembre 1 al 31 de 2021. Actividad ejecutada en su totalidad.

Resultados reportados en “13. Inf 26 de Resultados Dic 2021 VF”.

4.4 Controles del Sistema Automáticos del Proceso Avance:

Verificación de las reglas de operación establecidas para el módulo de CETIL.

La auditoría está realizando la implementación de rutinas que permitan validar las reglas de operación parametrizadas.

Durante el período de diciembre de 2021, la auditoría se encuentra en proceso de validación de resultados obtenidos de tres (3) reglas de negocio (13, 19 y 21) y en proceso de validación de los parámetros de las reglas de negocio (14 y 15).

Resultados reportados en “13. Inf 26 de Resultados Dic 2021 VF”.

5. Prueba de Calidad y Resultados

5.1 Visita a las Administradoras de Fondos de Pensiones.

⮚ Visita de auditoría AFP Protección:

Actividad realizada entre el 19 al 29 de octubre de 2021.

Casos identificados durante el período enero 1 a junio 30 de 2021: 10.815 de los cuales se tomaron 424 para revisión 3.92%.

Resultados generales de la revisión: 386 casos satisfactorios 91.04% y 38 bonos insatisfactorios 8.96%.

Informe “KPMG 5.1 17 IA AFP Protección Oct 2021 VF”, se entregó en PDF al Ministerio de Hacienda y Crédito Público el 3 de diciembre de 2021: Radicado No. 0-0000-000000.

⮚ Visita de auditoría AFP Skandia:

Actividad realizada entre el 13 al 16 de septiembre de 2021.

Casos identificados durante el período enero 1 a junio 30 de 2021: 590 de los cuales se tomaron 226 para revisión 38.31%.

Resultados generales de la revisión: 204 casos satisfactorios 90.27% y 22 bonos insatisfactorios 9.73%.

Informe “KPMG 5.1 14 IA AFP Skandia Sep 2021 VF”, se entregó en PDF al Ministerio de Hacienda y Crédito

Público el 3 de diciembre de 2021: Radicado No. 0-0000-000000.

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5.2 Visita de Auditoría al Fondo del Congreso y a Ecopetrol Avance:

⮚ Visita de auditoría Fondo de Previsión Social del Congreso de la República – FONPRECON:

Actividad desarrollada entre el 2 y 7 de diciembre de 2021. Período evaluado: 1 de julio de 2020 al 30 xx xxxxx de 2021.

Resultados generales de la revisión: Xxxxx revisados: 24; nueve (9) satisfactorios (37.50%) y 15 insatisfactorios (62.50.00%).

Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

⮚ Visita de auditoría ECOPETROL:

Actividad desarrollada: el 1 de diciembre de 2021.

Período evaluado: 1 de julio de 2020 al 30 xx xxxxx de 2021.

El total de los casos a revisar fue de 27; de los cuales 11 el 40.74% se encuentran en seguimiento por parte Ecopetrol.

Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

5.3 Visita de Auditoría a Colpensiones Avance:

Período evaluado: Compensación segundo semestre 2021

De acuerdo con lo solicitado por la Oficina de Bonos Pensionales, los casos de la primera entrega corresponden a 733.

Resultado definitivo: Al 21 de diciembre de 2021 se revisaron 733 casos de los cuales 522 (71.21%) casos se encuentran calificados como Satisfactorios y 211 (28.79%) se encuentran calificados como Inconsistentes.

Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

5.4 Visita de Auditoría a las Compañías Aseguradoras xxx Xxxx Vida

Avance: Los numerales 5.4 Visita de auditoría a las Compañías Aseguradoras xxx Xxxx Vida y 10. Programa y herramienta de auditoría, se cubre con la reliquidación de las rentas y la revisión aleatoria de situaciones según caracterización de los resultados del cálculo de deslizamiento, antes de la generación de la resolución de pago de acuerdo con lo establecido con la Oficina de Bonos Pensionales, actividades definidas en el acta de seguimiento

No 8 y según solicitud de la Oficina de Bonos Pensionales en reunión de seguimiento de diciembre de 2020.

5.5 Visita a empleadores públicos y/o a otras entidades que reconozcan y/u otorgan pensiones.

Avance:

⮚ Rama Judicial Dirección Ejecutiva Seccional De Administración Judicial Del Cauca:

Actividad realizada el 22 de septiembre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 17 de septiembre de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.

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Casos identificados en el período: 35 certificaciones, de las cuales se tomaron 35 como muestra para revisión 100%.

Resultados generales de la revisión: 25 casos satisfactorios 71.43% y diez (10) casos insatisfactorios 28.57%.

Informe “5.5 72 IA Dpto Cauca en Restructuración sep 2021 VF”, se entregó en PDF al Ministerio de Hacienda y

Crédito Público el 3 de diciembre de 2021: Radicado No. 0-0000-000000.

⮚ Secretaria de Educación del Cauca:

Actividad realizada el 23 de septiembre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 13 de noviembre de 2018 al 3 xx xxxxx de 2021.

Casos identificados en el período: 55 certificaciones, de las cuales se tomaron 25 como muestra para revisión 45.45%.

Resultados generales de la revisión: 17 casos satisfactorios 68% y ocho (8) casos insatisfactorios 32%.

Informe “74 IA Secre Educ Cauca VF”, se entregó en PDF al Ministerio de Hacienda y Crédito Público el 6 de

diciembre de 2021: Radicado No. 0-0000-000000.

⮚ Universidad del Cauca:

Actividad realizada el 24 de septiembre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 2 de enero de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.

Casos identificados en el período: 40 certificaciones, de las cuales se tomaron 25 como muestra para revisión 62.50%.

Resultados generales de la revisión: 24 casos satisfactorios 96% y un (1) caso insatisfactorio 6%.

Informe “5.5 75 IA Univ del Cauca VF”, se entregó en PDF al Ministerio de Hacienda y Crédito Público el 3 de diciembre de 2021: Radicado No. 0-0000-000000.

⮚ Municipio de Popayán:

Actividad realizada el 27 de septiembre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 20 xx xxxxx de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.

Casos identificados en el período: 34 certificaciones, de las cuales se tomaron 34 como muestra para revisión 100%.

Resultados generales de la revisión: 29 casos satisfactorios 85.29% y cinco (5) caso insatisfactorio 14.71%.

Informe “5.5 76 IA Municipio Popayán VF”, se entregó en PDF al Ministerio de Hacienda y Crédito Público el 3 de

diciembre de 2021: Radicado No. 0-0000-000000.

⮚ Contraloría de Cundinamarca:

Actividad realizada el 4 de octubre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 27 xx xxxxxx de 2019 de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.

Casos identificados en el período: 173 certificaciones, de las cuales se tomaron 51 como muestra para revisión 29.48%.

Resultados generales de la revisión: 50 casos satisfactorios 98.04% y un (1) caso insatisfactorio 1.96%.

Informe “5.5 77 IA Contraloría Cundinamarca V2”, se entregó en PDF al Ministerio de Hacienda y Crédito Público

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el 28 de diciembre de 2021: Radicado No. 0-0000-000000

⮚ Departamento del Huila:

Actividad realizada el 25 de octubre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 27 de septiembre de 2019 de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.

Casos identificados en el período: 218 certificaciones, de las cuales se tomaron 25 como muestra para revisión 11.47%.

Resultados generales de la revisión: 18 casos satisfactorios 72% y siete (7) casos insatisfactorios 28%.

Informe “5.5 80 IA DptoHuila V2”, se entregó en PDF al Ministerio de Hacienda y Crédito Público el 28 de

diciembre de 2021: Radicado No. 0-0000-000000.

⮚ Dirección Ejecutiva de Administración Judicial Seccional Neiva:

Actividad realizada el 26 de octubre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 5 xx xxxxx de 2019 de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.

Casos identificados en el período: 59 certificaciones, de las cuales se tomaron 25 como muestra para revisión 42.37%.

Resultados generales de la revisión: 12 casos satisfactorios 48% y 13 casos insatisfactorios 52%. Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

⮚ Empresa Social del Estado Hospital Universitario Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxx:

Actividad realizada el 27 de octubre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 18 xx xxxxx de 2019 de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.

Casos identificados en el período: 47 certificaciones, de las cuales se tomaron 25 como muestra para revisión 53.19%.

Resultados generales de la revisión: 20 casos satisfactorios 80% y cinco (5) casos insatisfactorios 20%. Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

⮚ Municipio xx Xxxxx:

Actividad realizada el 28 de octubre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 29 xx xxxxxx de 2019 de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.

Casos identificados en el período: 69 certificaciones, de las cuales se tomaron 25 como muestra para revisión 36.23%.

Resultados generales de la revisión: 19 casos satisfactorios 76% y seis (6) casos insatisfactorios 24%. Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

⮚ Universidad Sur Colombiana:

Actividad realizada el 29 de octubre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 25 de julio de 2019 de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.

Casos identificados en el período: 29 certificaciones, de las cuales se tomaron 29 como muestra para revisión

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100%.

Resultados generales de la revisión: 23 casos satisfactorios 79.31% y seis (6) casos insatisfactorios 20.69%. Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

⮚ Contraloría General del Departamento Norte xx Xxxxxxxxx:

Actividad realizada el 25 de octubre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 31 de julio de 2019 de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.

Casos identificados en el período: 33 certificaciones, de las cuales se tomaron 25 como muestra para revisión 75.76%.

Resultados generales de la revisión: diez (10) casos satisfactorios 40.00% y 15 casos insatisfactorios 60.00%. Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

⮚ Departamento Norte xx Xxxxxxxxx:

Actividad realizada el 26 de octubre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 7 de septiembre de 2019 de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.

Casos identificados en el período: 74 certificaciones, de las cuales se tomaron 25 como muestra para revisión 33.78%.

Resultados generales de la revisión: 23 casos satisfactorios 92.00% y dos (2) casos insatisfactorios 8.00%. Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

⮚ Empresa Social del Estado Hospital Universitario Xxxxxx Xxxx:

Actividad realizada el 27 de octubre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 16 de julio de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.

Casos identificados en el período: 44 certificaciones, de las cuales se tomaron 25 como muestra para revisión 56.82%.

Resultados generales de la revisión: 22 casos satisfactorios 88.00% y tres (3) casos insatisfactorios 12.00%. Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

⮚ Municipio de San Xxxx xx Xxxxxx:

Actividad realizada el 29 de octubre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 8 xx xxxxxx de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.

Casos identificados en el período: 68 certificaciones, de las cuales se tomaron 25 como muestra para revisión 36.76%.

Resultados generales de la revisión: 15 casos satisfactorios 60.00% y diez (10) casos insatisfactorios 40.00%. Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

⮚ Ministerio del Interior:

Actividad realizada el 2 de noviembre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 15 de julio de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.

• Casos identificados en el período: 119 certificaciones, de las cuales se tomaron 45 como muestra para

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• Resultados generales de la revisión: 41 casos satisfactorios 91.11% y cuatro (4) casos insatisfactorios 8.89%.

Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

⮚ Subred Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E:

Actividad realizada el 4 de noviembre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 25 de julio de 2019 al 30 de septiembre 2021.

• Casos identificados en el período: 122 certificaciones, de las cuales se tomaron 46 como muestra para revisión 37.70%.

• Resultados generales de la revisión: 36 casos satisfactorios 78.26% y diez (10) casos insatisfactorios 21.74%.

Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

⮚ Departamento de Risaralda:

Actividad realizada el 22 de noviembre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 17 de septiembre de 2019 al 30 de septiembre 2021.

• Casos identificados en el período: 210 certificaciones, de las cuales se tomaron 25 como muestra para revisión 11.90%.

• Resultados generales de la revisión: 23 casos satisfactorios 92% y dos (2) casos insatisfactorios 8%.

Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

⮚ Empresa Social Del Estado Hospital Universitario San Xxxxx:

Actividad realizada el 23 de noviembre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 21 de octubre de 2019 al 30 de septiembre de 2021.

• Casos identificados en el período: 207 certificaciones, de las cuales se tomaron 25 como muestra para revisión 12.07%.

• Resultados generales de la revisión: 18 casos satisfactorios 72% y siete (7) casos insatisfactorios 28%.

Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

⮚ Municipio xx Xxxxxxx:

Actividad realizada el 24 de noviembre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 5 xx xxxxxx de 2019 al 30 de septiembre de 2021.

• Casos identificados en el período: 200 certificaciones, de las cuales se tomaron 25 como muestra para revisión 12.50%.

• Resultados generales de la revisión: 14 casos satisfactorios 56% y 11 casos insatisfactorios 44%.

Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

⮚ Rama Judicial Dir. Secc. De Admón. Judicial Risaralda:

Actividad realizada el 25 de noviembre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 29 xx xxxxx de 2019 al 30 de septiembre de 2021.

• Casos identificados en el período: 104 certificaciones, de las cuales se tomaron 25 como muestra para

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• Resultados generales de la revisión: 16 casos satisfactorios 64% y nueve (9) casos insatisfactorios 36%.

Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

⮚ Secretaria de Educación del Departamento de Risaralda:

Actividad realizada el 26 de noviembre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 1 de octubre de 2019 al 30 de septiembre de 2021.

• Casos identificados en el período: 74 certificaciones, de las cuales se tomaron 25 como muestra para revisión 33.33%.

• Resultados generales de la revisión: 19 casos satisfactorios 76% y seis (6) casos insatisfactorios 24%.

Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

⮚ Instituto Departamental de Salud de Norte xx Xxxxxxxxx:

Actividad realizada el 29 de noviembre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 30 de enero de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.

• Casos identificados en el período: 69 certificaciones, de las cuales se tomaron 25 como muestra para revisión 36.23%.

• Resultados generales de la revisión: 17 casos satisfactorios 68% y ocho (8) casos insatisfactorios 32%. Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

⮚ Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá ESP:

Actividad realizada el 30 de noviembre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 24 de septiembre de 2018 al 30 de septiembre de 2021.

• Casos identificados en el período: 125 certificaciones, de las cuales se tomaron 46 como muestra para revisión 36.80%.

• Resultados generales de la revisión: 45 casos satisfactorios 97.83% y un (1) caso insatisfactorio 2.17%.

Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

⮚ E.S.E Hospital Local San Xxxx xx Xxxx – Pensilvania:

Actividad realizada el 2 de diciembre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 5 de septiembre de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.

• Casos identificados en el período: 26 certificaciones, de las cuales se revisaron en su totalidad.

• Resultados generales de la revisión: 17 casos satisfactorios 65.38% y nueve (9) caso insatisfactorio 34.62%.

Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

⮚ Secretaria de Salud de Cundinamarca:

Actividad iniciada el 6 de diciembre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 29 xx xxxxx de 2019 al 30 de septiembre de 2021.

• Casos identificados en el período: 100 certificaciones, de las cuales se tomaron 42 como muestra para revisión 42%.

• Resultados generales de la revisión: A la fecha se han revisado cuatro (4) casos, la entidad solicitó prórroga para continuar con la auditoría el 26 de enero de 2021.

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⮚ Secretaria Distrital de Salud Distrital:

Actividad realizada el 15 de diciembre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 24 de julio de 2019 al 30 de septiembre de 2021.

• Casos identificados en el período: 163 certificaciones, de las cuales se tomaron 69 como muestra para revisión 42.33%.

• Resultados generales de la revisión: 69 casos satisfactorios 100% Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

⮚ Subred Integrada de Servicios de Salud Centro Oriente E.S.E:

Actividad realizada el 17 de diciembre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 11 de septiembre de 2019 al 30 de septiembre de 2021.

• Casos identificados en el período: 70 certificaciones, de las cuales se tomaron 36 como muestra para revisión 51.46%.

• Resultados generales de la revisión: 31 casos satisfactorios 86.11% y cinco (5) caso insatisfactorio 13.89%.

Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

6. Depósito Centralizado de Valores

6.1 Negociación de Bonos

⮚ Período evaluado: diciembre de 2021.

Actividad en proceso por parte de la auditoría.

⮚ Período evaluado: noviembre de 2021.

Informe preliminar 6.1. 25 IA Prel Negociados Bonos Nov 2021 V1 remitido el 5 de enero de 2022 para comentarios, observaciones y/o aprobación para su emisión. El Consorcio ASD-Cromasoft indicó mediante correo electrónico el 5 de enero de 2022, que “…al archivo OCOG17S20211105_01.TXT, el cual presenta como Fecha de Operación el 5 de noviembre y como fecha de Inserción en el Sistema el 7 de noviembre, por lo que reportan 2 días hábiles de diferencia. Sin embargo, el 5 de noviembre era viernes y el 7 de noviembre era domingo, por lo que en realidad el archivo fue procesado antes de completarse el primer día hábil…”.

Informe en proceso de actualización por parte de la auditoría.

⮚ Período evaluado: octubre de 2021.

Informe 6.1 24 IA Negociación Bonos Oct 2021 VF. Informe entregado a la Oficina de Bonos el Pensionales el 16 de diciembre de 2021 en formato PDF.

Radicado No. 0-0000-000000.

6.2 Cruce de Información y Verificación Cuenta de Cobro Avance:

⮚ Período octubre 2021:

Se verificó la factura FV114253 presentada a la auditoria el 15 de diciembre de 2021. Según la verificación de los

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registros y al valor cobrado en la factura, estos fueron calculados de acuerdo con las tarifas establecidas contractualmente. El resultado se informó a la Oficina de Bonos Pensionales mediante correo electrónico del 15 de diciembre de 2021.

Informe “6.2 25 Info Fact Deceval Nov 2021 VF”. entregado el 27 de diciembre de 2021 a la Oficina de Bonos

Pensionales en formato PDF. Radicado No. 0-0000-000000.

7. Aspectos especiales del Servicio de Administración y Operación del Sistema de la Oficina de Bonos Pensionales

7.1 Verificación de Datos

Avance: La actividad se desarrollará trimestralmente.

7.2 Verificar el Procedimiento de Administración de Requerimientos

Avance: Período evaluado de diciembre 1 al 31 de 2021. Actividad ejecutada en su totalidad. Resultados reportados en “13. Inf 26 de Resultados Dic 2021 VF”.

7.3 Modificación a la Base de Datos Avance:

⮚ Modificación a base de datos realizada el 8 de noviembre de 2021.

Informe preliminar 7.3 3 IA Prel Modificaciones a Base de datos 08112021 fue remitido por la auditoría el 14 de diciembre de 2021 para comentarios, observaciones y/o aprobación para su emisión a la Oficina de Bonos Pensionales y al Consorcio ASD-Cromasoft.

8. Análisis de Riesgos y Seguridad del Proceso de Bonos Pensionales

8.1 Matriz xx Xxxxxx y Controles Asociados Avance:

⮚ Proceso evaluado: Deslizamiento xx xxxxxxx mínimo.

Actividad inició el 7 de septiembre de 2021, se realizó entendimiento del proceso con la Oficina de Bonos Pensionales y la auditoría el 26 de octubre de 2021.

La auditoría entrego resultados finales el 20 de diciembre de 2021 y aceptados por la Oficina de Bonos Pensionales, mediante correo electrónico 23 de diciembre de 2021.

8.2 Auditoría informática al contrato de administración y operación del sistema de la Oficina de Bonos Pensionales Avance: Actividad no programada durante período.

8.3 Evaluación de la Seguridad Informática

Avance:

La auditoría mediante correo electrónico del 29 de octubre de 2021 remitió a la supervisión del contrato, los siguientes informes preliminares, con los resultados de las pruebas realizadas el 14 de octubre de 2021 en la sede del Consorcio ASD-Cromasoft y las realizadas sobre el sistema de bonos pensionales con el perfil de

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usuario KPMG asignado al auditor de ciberseguridad encargado de realizar las pruebas pendientes con el apoyo del Consorcio ASD-Cromasoft:

• 8.3 4 IA Prel Evaluación Ciberseguridad Sistema de Bonos Pensionales 20211022 V1

• 8.3 5 IA Prel Evaluación Ciberseg Interna obv Cromasoft 20211025 V1

Informes pendientes de comentarios, observaciones y/o aprobación por parte de la Oficina de Bonos Pensionales para su emisión.

8.4 Seminario – Cultura de la Seguridad y Control Avance:

La Oficina de Bonos Pensionales el 8 de noviembre de 2021 remitió correo indicando que el Jefe del área determinó “…Que no es posible que agendemos este año el seminario, por lo tanto, se solicitó revisar el tema en la reunión de seguimiento con la supervisión del contrato para dejar un acta, donde se pospone para el próximo año...”.

De acuerdo con lo establecido en la reunión de seguimiento del 19 de noviembre de 2021, se generó el Acta de Reunión No. 029 Seminario – Cultura de la seguridad y control año 2021, donde se estableció como compromiso la definición por parte de la Oficina de Bonos Pensionales la definición de fecha para realizar dicha actividad durante la vigencia del año 2022.

9 Aspectos Especiales

9.1 Verificación del proceso de cargue de archivos al sistema

Avance:

⮚ Período evaluado: diciembre de 2021.

• Estructuras a evaluar a través de Power Bi:

▪ Asofondos (período Afiliados Otras Entidades (período comprendido de octubre a diciembre de 2021).

▪ Colpensiones (diciembre de de 2021) Estructuras: Afiliados_Seguro, Aportante y Historia_Unificada, Pensionados_Seguro_Social_MR).

Actividad en proceso por parte de la auditoría.

⮚ Período evaluado: noviembre de 2021.

• Estructuras a evaluar a través de Power Bi:

▪ Asofondos (período comprendido xx xxxxxx a noviembre de 2021).

▪ Colpensiones (noviembre de 2021) Estructuras: Afiliados_Seguro, Aportante y Historia_Unificada, Pensionados_Seguro_Social_MR).

Informe preliminar 9.1 25 IA Prel Cargue Archivos Nov 2021 V1 en proceso de radicación por parte de la auditoría.

⮚ Período evaluado: octubre de 2021.

• Estructuras a evaluar a través de Power Bi:

▪ Colpensiones (octubre de 2021) Estructuras: Afiliados_Seguro, Aportante y Historia_Unificada, Pensionados_Seguro_Social_MR).

▪ Min Salud, para el período comprendido de julio a octubre de 2021. Estructura: CRUCE NDDF MINSALUD.

▪ Registraduría Nacional del Estado Civil (octubre de 2021) Estructura: Registraduría_202101

Informe 9.1 24 IA Cargue Archivos Oct 2021 VF remitido el 16 de diciembre de 2021 a la Oficina de Bonos

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Pensionales en formato PDF. Radicado No. 0-0000-000000.

9.2 Conciliaciones

Avance: Período evaluado de diciembre 1 al 31 de 2021.

▪ Para las referencias contables 1, 2, 3, 4, 5, 7, 8, 9, 10 y 89, se validó la aplicación efectiva del procedimiento Creación Referencias Contables del 2 de octubre de 2019 V15.

▪ La auditoría identificó diferencias en la referencia 6-3-6 (Cuotas pagos no anulados de bonos emitidos por la Nación a favor Nación capital facturado).

▪ Se presentaron dos (2) referencias nuevas 93-7-0 (Deudores varios pagos por tutela a nombre de terceros) y 93-8-0 (Deudores varios pagos por tutela a nombre de terceros fallo en contra), para el período objeto de revisión, por lo cual se solicitó a Cromasoft el 12 de noviembre de 2021 el procedimiento actualizado, quien dio respuesta informando que “La documentación y la generación automática del informe se encuentran en proceso de actualización”.

Resultados reportados en “13. Inf 26 de Resultados Dic 2021 VF”.

10. Programa y Herramienta de Auditoría

Avance: Actividad realizada según los tiempos establecidos contractualmente. No procede para el período evaluado.

De acuerdo con los términos establecidos contractualmente, los programas y herramientas de Auditoría implementadas a la medida, disponibilidad de la herramienta de liquidación de bonos desde el 1 de noviembre de 2019, al inicio del contrato 4.003-2019. Notificado mediante Acta No. 1 del 9 de diciembre de 2019.

Presentación a la Oficina de Bonos Pensionales e instalación de la herramienta xx xxxxxx, con conexión inicial a la base de datos en el ambiente de pruebas, realizada el 17 de enero de 2020. Notificado mediante acta No. 6 del

14 de febrero de 2020.

10 Entrega y capacitación

Avance: Actividad no programada durante el período.

11 Cronograma

Avance: Actividad no programada durante el período.

12 Productos y resultados entregables

Informe mensual de actividades: Avance: Ver sección de Entregables - Informes.

13 Reuniones

Avance: KPMG participó en las siguientes reuniones:

• Reunión de seguimiento de desarrollo del proyecto con la supervisión, realizada el 10 de diciembre de 2021, período analizado noviembre 2021, correspondiente al informe 25 del Contrato 4.003 – 2019. Acta No 31.

• Comité de Coordinación – Presentación resultados de la ejecución del plan de trabajo realizado en diciembre de 2021, período analizado noviembre 2021. Contrato 4.003-2019.

14 Actas

Avance:

• Seguimiento al desarrollo del proyecto se realizó con los supervisores del contrato por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, según cronograma de trabajo definido para el período de noviembre de 2021.

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Contrato 4.003-2019, realizada el 10 de diciembre de 2021. Acta No 31.

• Comité de Coordinación – Presentación resultados de la ejecución del plan de trabajo realizado en diciembre

de 2021, período analizado noviembre 2021. Contrato 4.003-2019, realizada el 13 de diciembre de 2021, correspondiente al informe 25 del Contrato 4.003 – 2019. Acta de comité No 27.

15 Empalme.

Avance: Actividad no programada durante el período.

16 Modificación de Funciones

Avance: Actividad no programada durante el período.

17 Recurso Humano

Avance: KPMG asignó el recurso requerido para cumplir con los siguientes roles:

• Un (1) Gerente de proyecto

• Un (1) Senior Operativo

• Un (1) Senior Informático

• Tres (3) auditores Operativos

• Dos (2) auditores informáticos

⮚ Vacaciones grupo auditor.

Para el período de objeto de revisión, los siguientes integrantes del grupo auditor tomaron vacaciones:

Nombre Desde Hasta Inicio de labores Xxxxxxx Xxxxx Xxxxx 03/01/2022 07/01/2022 11/01/2022 Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx 27/12/2021 31/12/2021 03/01/2022 Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx 20/12/2021 07/01/2022 11/01/2022

Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx 03/01/2022 17/01/2022 18/01/2022 Xxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx 27/12/2021 31/12/2021 03/01/2022 Xxxxxxxxx Xxxx Xxxxxxx 27/12/2021 03/01/2022 04/01/2022

Lo anterior sin perjuicio del cumplimiento de las obligaciones establecidas en cronograma de trabajo.

18 Lugar de prestación del servicio

Avance: La ejecución del contrato se ha desarrollado de forma remota (conexión VPN) con la Oficina de Bonos Pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (sistema de bonos pensionales) a partir del 20 xx xxxxx de 2020, lo anterior de acuerdo con la Resolución número 385 del 12 xx xxxxx de 2020 emitida por el Ministerio de Salud y Protección Social, por la cual se declara la emergencia sanitaria por causa del coronavirus COVID-19 y se adoptan medidas para hacer frente al virus, Decreto 90 del 19 xx xxxxx 2020, modificado por el Decreto No 091 del 22 xx xxxxx de 2020, mediante el cual adoptan medidas transitorias para garantizar el orden público en el Distrito Capital, y según Decreto 457 xx xxxxx de 2020 del Gobierno Nacional del 22 xx xxxxx de 2020, mediante el cual se imparten instrucciones para el cumplimiento del Aislamiento Preventivo Obligatorio en todo el territorio Colombiano, y Decreto 276 del 15 de diciembre de 2020 mediante el cual se establece medidas asociadas al aislamiento selectivo individual y medidas de bioseguridad para los habitantes de Bogotá y según resolución No 222 del 25 de febrero de 2021, mediante la cual prorroga la emergencia sanitaria por el nuevo coronavirus COVID-19, hasta el 31 xx xxxx de 2021. A través de la Resolución 738 de 2021, el Ministerio de Salud y Protección Social prorrogó en el país la emergencia sanitaria por el covid-19 hasta el próximo 31 xx xxxxxx de 2021, mediante Resolución No. 1315 del 27 xx xxxxxx de 2021 el Ministerio de Salud y Protección

Social prorrogó en el país la emergencia sanitaria por el covid-19 hasta el próximo 30 de noviembre de 2021. El

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Ministerio de Salud y Protección Social a través de la Resolución 1913 del 25 de noviembre de 2021, prorrogó nuevamente la emergencia sanitaria hasta el 28 de febrero de 2022

19 Elementos de trabajo

a) Proporcionar todos los elementos y equipos necesarios para el desarrollo del trabajo.

b) Proporcionar el equipo de cómputo para el personal mínimo requerido y el personal adicional ofrecido, de tal manera que se cuente con un equipo de cómputo para cada recurso humano vinculado con el contrato.

c) Configuración mínima de los equipos para la conexión al sistema de bonos pensionales.

Avance: La Auditoría asignó los equipos de cómputo y los elementos requeridos para el desarrollo de la auditoría en el período evaluado.

20 Relación y aspectos organizacionales

La Auditoría tuvo en cuenta los interlocutores definidos en este numeral para el desarrollo de sus actividades.

21 Punto inicio de la Auditoría

Los Supervisores del contrato y la Auditoría acordaron que los períodos a evaluar serán establecidos según la actividad de auditoría a desarrollar. Ver Acta de iniciación Persona Jurídica.

22 Acuerdo de confidencialidad

Según lo establecido en la Cláusula Séptima, Literal A. Numeral 20. Acuerdo de Confidencialidad, solo con el hecho de la suscripción del contrato la Auditoría, se compromete a no revelar, difundir, comentar, copiar o dar uso diferente a lo previsto en el contrato. De igual manera, KPMG Advisory, Tax & Legal S.A.S. acata lo establecido en la Nota del numeral 20. Elementos de trabajo, donde se indica que en el evento que se utilicen computadores portátiles en la ejecución del contrato, el contratista velará y responderá por la salvaguarda de la información que se encuentre allí contenida, siendo responsable de la confidencialidad de dicha información. Al igual, cumple con lo descrito en el literal B. Obligaciones generales del contratista, Numerales: 5. Cumplir las políticas, procedimientos y estándares de seguridad de la información establecidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público; 6. Mantener estricta reserva y confidencialidad sobre la información y los datos que conozca por causa o con ocasión de la ejecución del contrato.

23 Entregables - Informes

Productos del Contrato 4.003 – 2019:

Según numeral 13. Productos y Resultados Entregables. A la fecha de entrega del presente informe, se relacionan los informes que fueron radicados ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, así:

• “13. Inf 25 Resultados Nov 2021 VF”, entregado el 15 de diciembre de 2021 al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Radicado No. 0-0000-000000.

• Informe “C5. Inf 25 Ejec y Superv Nov 2021 VF” - Contrato 4.003 – 2019, entregado el 15 de diciembre de 2021 al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Radicado No. 0-0000-000000.

• “Factura KABT15787 - Cuota No. 25, Vigencia 2021”, entregado el 15 de diciembre de 2021 al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Radicado No. 0-0000-000000.

• Informe “KPMG 5.1 17 IA AFP Protección Oct 2021 VF”, se entregó en PDF al Ministerio de Hacienda y

Crédito Público el 3 de diciembre de 2021: Radicado No. 0-0000-000000.

• Informe “KPMG 5.1 14 IA AFP Skandia Sep 2021 VF”, se entregó en PDF al Ministerio de Hacienda y Crédito

Público el 3 de diciembre de 2021: Radicado No. 0-0000-000000.

• Informe “5.5 72 IA Dpto Cauca en Restructuración sep 2021 VF”, se entregó en PDF al Ministerio de

Hacienda y Crédito Público el 3 de diciembre de 2021: Radicado No. 0-0000-000000.

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• Informe “74 IA Secre Educ Cauca VF”, se entregó en PDF al Ministerio de Hacienda y Crédito Público el 6 de

diciembre de 2021: Radicado No. 0-0000-000000.

• Informe “5.5 75 IA Univ del Cauca VF”, se entregó en PDF al Ministerio de Hacienda y Crédito Público el 3 de diciembre de 2021: Radicado No. 0-0000-000000. Informe “5.5 76 IA Municipio Popayán VF”, se entregó en PDF al Ministerio de Hacienda y Crédito Público el 3 de diciembre de 2021: Radicado No. 0-0000-000000.

• Informe “5.5 77 IA Contraloría Cundinamarca V2”, se entregó en PDF al Ministerio de Hacienda y Crédito

Público el 28 de diciembre de 2021: Radicado No. 0-0000-000000.

• Informe “5.5 80 IA DptoHuila V2”, se entregó en PDF al Ministerio de Hacienda y Crédito Público el 28 de diciembre de 2021: Radicado No. 0-0000-000000.

• Informe 6.1 24 IA Negociación Bonos Oct 2021 VF. Informe entregado a la Oficina de Bonos el Pensionales el 16 de diciembre de 2021 en formato PDF Radicado No. 0-0000-000000.

• Informe “6.2 25 Info Fact Deceval Nov 2021 VF”. entregado el 27 de diciembre de 2021 a la Oficina de Bonos

Pensionales en formato PDF. Radicado No. 0-0000-000000.

• Informe 9.1 24 IA Cargue Archivos Oct 2021 VF remitido el 16 de diciembre de 2021 a la Oficina de Bonos Pensionales en formato PDF. Radicado No. 0-0000-000000.

Informes en proceso de generación y radicación por parte de la auditoría:

• Informe 13. Inf 26 Resultados Dic 2021 VF.

• Informe C5. Inf 26 Ejec y Superv Dic 2021 VF.

• Factura KABT16480 - Cuota No. 26, Vigencia 2021.

• Informe Visita de auditoría FONPRECON Dic 2021.

• Informe Visita de auditoría ECOPETROL Dic 2021.

• Informe Visita de auditoría Colpensiones Dic 2021.

• Informe Visita de auditoría Dirección Ejecutiva de Administración Judicial Seccional Neiva.

• Informe Visita de auditoría E.S.E Hospital Universitario Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxx.

• Informe Visita de auditoría Municipio xx Xxxxx.

• Informe Visita de auditoría Universidad Sur Colombiana.

• Informe Visita de auditoría Contraloría General del Departamento Norte xx Xxxxxxxxx.

• Informe Visita de auditoría Departamento Norte xx Xxxxxxxxx.

• Informe Visita de auditoría E.S.E Hospital Universitario Xxxxxx Xxxx.

• Informe Visita de auditoría Municipio de San Xxxx xx Xxxxxx.

• Informe Visita de auditoría Ministerio del Interior

• Informe Visita de auditoría Subred Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E

• Informe Visita de auditoría Departamento de Risaralda

• Informe Visita de auditoría Empresa Social Del Estado Hospital Universitario San Xxxxx

• Informe Visita de auditoría Municipio xx Xxxxxxx

• Informe Visita de auditoría Rama Judicial Dir. Secc. De Admón. Judicial Risaralda

• Informe Visita de auditoría Secretaria de Educación del Departamento de Risaralda

• Informe Visita de auditoría Instituto Departamental de Salud de Norte xx Xxxxxxxxx

• Informe Visita de auditoría Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá ESP

• Informe Visita de auditoría E.S.E Hospital Local San Xxxx xx Xxxx – Pensilvania

• Informe Visita de auditoría Secretaria de Salud de Cundinamarca

• Informe Visita de auditoría Secretaria Distrital de Salud Distrital

• Informe Visita de auditoría Subred Integrada de Servicios de Salud Centro Oriente E.S.E

• Informe preliminar 9.1 25 IA Prel Cargue Archivos Nov 2021 V1.

Informes en proceso de revisión y aprobación por parte de la Oficina de Bonos Pensionales:

• Informe preliminar 7.3 3 IA Prel Modificaciones a Base de datos 08112021

• 8.3 4 IA Prel Evaluación Ciberseguridad Sistema de Bonos Pensionales 20211022 V1

• 8.3 5 IA Prel Evaluación Ciberseg Interna obv Cromasoft 20211025 V1

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Informes en proceso por parte de la auditoría:

• Informe preliminar IA Prel Negociados Bonos Dic 2021

• Informe preliminar IA Prel Negociados Bonos Nov 2021 V1

• Informe preliminar IA Prel Cargue Archivos Dic 2021 V1.

FIRMA CONTRATISTA FIRMA CONTRATISTA

XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXXX XXXX XXXXXX XXXXXXXXXX XXXXX

Representante Legal Representante Legal

KPMG Advisory, Tax & Legal S.A.S. KPMG Advisory, Tax & Legal S.A.S

En mi calidad de supervisor del contrato me permito avalar el contenido del informe y el avance en la ejecución del mismo de acuerdo a lo descrito.

El contrato no presenta a la fecha dificultades en su ejecución, ni situaciones exógenas que afecten el normal desarrollo del mismo.

FIRMA SUPERVISOR FIRMA SUPERVISOR

XXXXXXX XXXXXX XXXXXXXXX XXXXXX XXXXXXX XXXXX XXXXX

Supervisor Contrato 4.003 - 2019 Supervisor (E) Contrato 4.003 - 2019

Ministerio de Hacienda y Crédito Público Ministerio de Hacienda y Crédito Público

Anexo|R

Ministerio de Hacienda y Crédito Público –

Oficina de Bonos Pensionales

Auditoría a los procesos de la Oficina de Bonos Pensionales

Informe de Resultados

Período evaluado: diciembre de 2021

Enero 2022, Bogotá D.C.

Xxxx.xxx.xx

Distribución del reporte de auditoría.

Oficina de Bonos Pensionales – Ministerio de Hacienda y Crédito Público

Doctor Xxxx Xxxxx Xxxxx, Jefe Oficina de Bonos Pensionales.

Supervisión del contrato 4.003-2019:

Xxx. Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx, Asesora Oficina de Bonos Pensionales. Ing. Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx, Asesora Oficina de Bonos Pensionales.

Equipo de Trabajo KPMG.

Socios a Cargo
Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxx	Xxxxx (Gerente QA)
Xxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxx	Xxxxx (EQCR)
Gerencia del Proyecto Cargo Concurso de Méritos MHCP
Xxxxxxx Xxxxx Xxxxx	Gerente del Proyecto
Área Informática
Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx	Auditor Senior Informático
Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx	Auditor Informático
Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxx	Auditor Informático
Área Operativa
Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx	Auditor Senior Operativo
Xxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx	Auditor Operativo
Xxxxxxxxx Xxxx Xxxxxxx	Auditor Operativo
Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx	Auditor Operativo

Datos relevantes del desarrollo de la auditoría.

Auditoría a los procesos de la Oficina de Bonos Pensionales

Dirección donde fue realizada la revisión de auditoría.

La revisión se realizó de manera virtual utilizando la herramienta Microsoft Teams, según

instrucción de la Oficina de Bonos Pensionales teniendo en cuenta la emergencia sanitaria - Covid 19.

Fecha revisión virtual de auditoría.

Entre el 3 al 11 de enero de 2022.

Período de revisión.

Diciembre de 2021.

Auditoría atendida por los líderes funcionales responsables de los procesos de la

Oficina de Bonos Pensionales.

• Bonos Pensionales.

• Garantía de Pensión Mínima.

• Deslizamiento.

• Certificaciones electrónicas de tiempos de información laboral (CETIL).

• Sistema de Bonos Pensionales.

Presentación de resultados:

Resultados de la auditoría son comunicados por correo electrónico a líderes funcionales

según aplique, presentados a la supervisión del contrato en reunión de seguimiento de avance del proyecto y en el comité de coordinación.

Contenido.

I. Objetivo y alcance. 9

II. Metodología 12

III. Resumen Ejecutivo. 14

IV. Resultados generales de las actividades de auditoría según cronograma de trabajo. 49

V. Resultado detallado funcionamiento del sistema de liquidación de bonos pensionales 68

1. Proceso de Solicitudes (1.1). 68

2. Información del Proceso de Liquidación (1.2) 79

3. Proceso de Preemisión (1.3) – diciembre de 2021 86

4. Proceso de Emisión y Redención (1.4). 101

5. Proceso de Expedición y Pago (1.5). 120

6 Controles Automáticos del Sistema (1.6 y 2.1) – Diciembre de 2021 124

7 Proceso de solicitudes de Garantía de Pensión Mínima (2.1) – diciembre de 2021 128

8 Control de Garantía de Pensión Mínima No Otorgadas (2.2) – Diciembre de 2021. 140

9 Controles del sistema automático – inhibidos – Mecanismo de Deslizamiento xx Xxxxxxx Mínimo (3.1). 142

10 Proceso de Mecanismo de Deslizamiento xx Xxxxxxx Mínimo Solicitudes (3.1) – diciembre de 2021. 143

11 Proceso de Certificaciones Electrónicas de Tiempos laborados – CETIL – Verificación de la oportunidad (4.3) 144

12 Proceso de Certificaciones Electrónicas de Tiempos laborados – CETIL – Controles del sistema automáticos del proceso (4.4) 147

13 Verificar el Procedimiento de Administración de Requerimientos (7.2) – Diciembre de 2021. 152

14 Conciliaciones (9.2) – diciembre de 2021 156

VI. Otras Actividades 161

1. Reuniones (14). 161

2. Actas (15). 161

3. Recurso Humano (18). 161

4. Lugar de Prestación del Servicio (19). 162

5. Elementos de Trabajo (20). 162

6. Relaciones y Aspectos Organizacionales (21) 162

7. Punto de inicio de la auditoría (22). 162

8. Literal A. Acuerdo de Confidencialidad (23) 162

Índice de tablas.

Tabla 1 Normatividad vigente asociada a los procesos de la Oficina de Bonos Pensionales 10

Tabla 2 Situaciones identificadas durante el trabajo de auditoría (Contrato No. 4.003-2019). 14

Tabla 3 Convenciones consideradas en el informe 49

Tabla 4 Resultado de la revisión realizada por cada aspecto evaluado 49

Tabla 5 Otras actividades contractuales consideradas en el presente informe. 66

Tabla 6 Relación de controles automáticos evaluados durante el período evaluado. 68

Tabla 7 Resultados de la verificación de los controles automáticos analizados para el período evaluado.

.................................................................................................................................................................................. 73

Tabla 8 Relación de códigos de rechazo que están siendo objeto de aclaración. 78

Tabla 9 Relación de los tipos de solicitudes a considerar durante la evaluación 80

Tabla 10 Detalle del total de solicitudes procesadas, rechazadas y canceladas a considerar durante el período evaluado, por tipo de solicitud 81

Tabla 11 Análisis de las solicitudes recibidas y procesadas durante el período evaluado 81

Tabla 12 Resultado del análisis de la muestra seleccionada en cuanto al procesamiento de los archivos de solicitudes, para el período evaluado y su reporte a las administradoras 83

Tabla 13 Validación de los archivos de salida según la muestra seleccionada 83

Tabla 14 Detalle de los controles / causales de rechazo a verificar para el período evaluado 86

Tabla 15 Resultado de la revisión de los controles/causales verificadas para el período evaluado 92

Tabla 16 Resultados de la revisión de registros no incluidos en el proceso de preemisión del período evaluado y los criterios definidos para su exclusión 97

Tabla 17 Relación de estado de cupones exceptuados en el proceso de reliquidación 102

Tabla 18 Rangos considerados en la herramienta de liquidación de bonos 103

Tabla 19 Relación de los procesos ejecutados durante el período evaluado 103

Tabla 20 Detalle de los bonos a reliquidar por estado y por tipo xx xxxx, generados durante el período evaluado 103

Tabla 21 Resultado de liquidación de cupones Nación. 104

Tabla 22 Resultado de liquidación de cupones ISS-COLPENSIONES 104

Tabla 23 Detalle por tipo de bonos y tipo de cálculo, considerados durante el período evaluado. 105

Tabla 24 Relación de los estados excluidos del recalculo de los bonos complementarios o de ajuste. 109

Tabla 25 Tipo de cálculos obtenidos durante el período evaluado 109

Tabla 26 Resultado de los cupones que inicialmente presentaron diferencia, para el período evaluado.

................................................................................................................................................................................110

Tabla 27 Información relacionada con el número de cupones por resolución, generadas durante el período evaluado 113

Tabla 28 Muestra del número de cupones a revisar para el período evaluado. 115

Tabla 29 Consistencia de información registrada en las resoluciones en formato RTF (Word). 116

Tabla 30 Consistencia de información registrada en las órdenes de pago. 117

Tabla 31 Continuidad de los números de resoluciones durante el período evaluado. 118

Tabla 32 Procesos obtenidos del sistema de bonos pensionales durante el período evaluado 120

Tabla 33 Detalle de operaciones realizadas con Deceval organizado por tipo de operación, durante el período evaluado 122

Tabla 34 Detalle de operaciones realizadas con Deceval organizado por número de proceso de emisión.

................................................................................................................................................................................122

Tabla 35 Relación de controles inhibidos de bonos durante el período evaluado 124

Tabla 36 Relación de controles inhibidos GPM durante el período evaluado 125

Tabla 37 Relación de controles automáticos verificados para el período evaluado 128

Tabla 38 Resultados de la verificación de los controles automáticos analizados para el período evaluado.

................................................................................................................................................................................134

Tabla 39 Controles inhibidos para Garantías de Pensión Mínima No otorgadas para el período evaluado.

................................................................................................................................................................................140

Tabla 40 Oportunidad de generación de solicitudes por los estados Certificación Expedidas y Certificaciones no vinculación 145

Tabla 41 Oportunidad de generación de solicitudes por el estado Canceladas 146

Tabla 42 Oportunidad de generación de solicitudes por el estado Canceladas 147

Tabla 43 Resultados de la verificación de los controles automáticos analizados para el período evaluado.

................................................................................................................................................................................149

Tabla 44 Resultado de la revisión de los requerimientos funcionales reportados durante el período evaluado 154

Tabla 45 Detalle de las referencias contables consideradas en la validación por parte de la auditoría para el período evaluado 156

Tabla 46 Verificación de generación de saldos por referencia contable para el período evaluado 158

Tabla 47 Detalle de las reuniones en las cuales participó la auditoría 161

Tabla 48 Detalle vacaciones grupo auditor. 162

Índice de gráficos.

Gráfico 1 Detalle general de las actividades establecidas en el contrato 4.003-2019. 10

Gráfico 2 Criterios de clasificación de los resultados 13

Gráfico 3 Detalle de procesamiento de solicitudes (errores) verificados por la auditoría para el período evaluado 73

Gráfico 4 Detalle del proceso de validación de solicitudes (errores) verificados por la auditoría para el período evaluado 78

Gráfico 5 Detalle del total de causales que generan detenciones e investigaciones frente a las causales verificadas por la auditoría durante el período evaluado 92

Gráfico 6 Comparativo de cupones por tipo xx xxxx antes de la preemisión y los cupones excluidos del proceso de preemisión para el período evaluado 97

Gráfico 7 Número de resoluciones y cupones por proceso, durante período evaluado 113

Gráfico 8. Relación de usuarios, casos inhibidos bonos y muestra seleccionada para el período evaluado 126

Gráfico 9 Detalle de procesamiento de solicitudes (errores) verificados por la auditoría para el período evaluado 133

Gráfico 10 Relación de usuarios y muestra de Garantías de Pensión Mínima No Otorgadas para el período evaluado 141

Gráfico 11 Detalle de procesamiento de solicitudes de CETIL verificadas por la auditoría para el período evaluado 145

Gráfico 12 Detalle del proceso de verificación de las reglas de operación implementadas en CETIL para el período evaluado 149

Gráfico 13 Detalle del proceso de las reglas de operación de CETIL verificadas por la auditoría para el período evaluado 151

Índice de anexos.

Anexo No. 1 Confirmación HL Nov 2021 164

Anexo No. 2 Solicitudes Administradoras Nov 2021 165

Anexo No. 3 Preemisión 3781 Dic 2021 166

Anexo No. 4 Reliq Bonos Complementarios Nov 2021 167

Anexo No. 5 Controles Inhibidos Nov 2021 168

Anexo No. 6 GPM No Otorgada Nov 2021 169

Anexo No. 7 Admin Requerim Nov 2021 170

I. Objetivo y alcance.

Las actividades de auditoría ejecutadas por KPMG se han desarrollado en función del cumplimiento al contrato 4.003-2019, celebrado entre La Nación Ministerio de Hacienda y Crédito Público y KPMG Advisory, Tax & Legal S.A.S.

Objetivo.

Realizar la auditoría a los procesos de la Oficina de Bonos Pensionales, para asegurar la existencia, evaluación y salvaguarda de los registros de la información y de los valores resultado de la operación; informar de los riesgos inherentes dada la naturaleza de los procesos, verificando la eficiencia y efectividad de los controles establecidos de conformidad con los procedimientos funcionales, operativos y normas vigentes; evaluar los controles generales de tecnología y la seguridad de los sistemas de información.

Alcance.

KPMG Advisory, Tax & Legal S.A.S., en adelante KPMG, realizó las actividades establecidas contractualmente como se describen en el gráfico 1, según la cláusula séptima, literal A del contrato No. 4.003-2019, y de acuerdo con el cronograma definido para la vigencia 2021 el cual se encuentra aprobado por parte la Oficina de Bonos Pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO - OFICINA DE XXXXX PENSIONALES INFORME DE RESULTADOS PERÍODO EVALUADO DICIEMBRE DE 2021 KPMG ADVISORY, TAX & LEGAL S.A.S. - CONTRATO 4.003-2019

XXXX.XXX.XX / 9

Gráfico 1 Detalle general de las actividades establecidas en el contrato 4.003-2019.

1 Funcionamiento del Sistema de liquidación de bonos pensionales

2 Proceso de garantía de pensión mínima

3 Mecanismo de deslizamiento xx xxxxxxx mínimo

Proceso de certificaciones electrónicas

4 de tiempos laborados - CETIL

5 Pruebas de calidad y resultados

6 Depósito centralizado de valores Aspectos especiales del servicio de

7 administración y operación del sistema de la Oficina de Bonos Pensionales

Análisis de riesgos y seguridad del

8 proceso de bonos pensionales

9 Aspectos especiales Actividades de seguimiento

Proceso de solicitudes; Información del proceso de liquidación; Proceso de preemisión; Proceso de emisión y redención; Proceso expedición y pago; Controles del sistema automáticos

Proceso mensual de garantía de pensión mínima

Controles del sistema automáticos

Verificación de contenido y calidad de las certificaciones electrónicas; Verificación de forma; Verificación de oportunidad; Controles del sistema automáticos del proceso.

Administradoras de fondos de pensiones; Fondo del Congreso y Ecopetrol; Colpensiones; Aseguradoras xxx xxxx vida; Empleadores públicos que certifican.

Negociación de bonos; Cruce de información y verificación cuentas de cobro.

Verificación de datos; Procedimiento de administración de requerimientos; Modificación a la base de datos.

Matriz de riesgos y controles asociados; Auditoría informática; Evaluación de la seguridad informática; Seminario – cultura de la seguridad y control.

Proceso cargue de archivos al sistema; Conciliaciones

Las actividades de seguimiento a los hallazgos de períodos anteriores se realizaron de acuerdo con lo establecido contractualmente y a los planes de acción que se hayan definido.

Fuente: Elaboración propia a partir de lo establecido en el contrato 4.003-2019.

Los criterios y procedimientos para realizar la revisión y verificación en cada una de las actividades establecidas contractualmente están definidos según la normatividad vigente, políticas y procesos de la Oficina de Bonos Pensionales, circulares e instructivos sobre bonos pensionales y certificaciones electrónicas de tiempos laborados - CETIL, lo cual se suscribe, pero no se limita a lo detallado en la tabla 1.

Tabla 1 Normatividad vigente asociada a los procesos de la Oficina de Bonos Pensionales.

Normatividad vigente
Ley 100 de 1993.	Instructivo No. 4 de la Oficina de Bonos Pensionales, del 30 de diciembre de 2002
Decreto 1158 del 3 xx xxxxx de 1994.	Decreto 3798 del 26 de diciembre de 2003
Decreto 1299 del 22 xx xxxxx de 1994.	Ley 999 del 25 de diciembre de 2005
Decreto 1748 del 12 de octubre de 1995.	Circular conjunta No 13 del 2007 (Ministerio de Hacienda y Crédito Público y el Ministerio de la Protección Social)
Decreto 832 del 8 xx xxxx de 1996.	Decreto 3995 de 2008
Decreto 1474 del 30 xx xxxx de 1997.	Decreto 036 de 2015, modificado por el Decreto 446 del 16 xx xxxxx de 2017, Resolución No. 3272 de septiembre 3 de 2015.

Normatividad vigente
Decreto 1513 del 4 xx xxxxxx de 1998.	Decreto 726 del 26 xx xxxxx 2018 – CETIL.
Decreto 491 del 28 xx xxxxx de 2020.	Decreto 036 de 2015, modificado por el Decreto 446 del 16 xx xxxxx de 2017.
Decreto No 1833 del 10 de noviembre de 2016.	Ley 1580 del 1 de octubre de 2012.
Decreto 1719 del 19 de septiembre de 2019.	Decreto 790 del 21 de julio de 2021.

Fuente: Elaboración propia a partir de la normatividad vigente que rige a la Oficina de Bonos Pensionales y sobre la cual se realizará el encargo del aseguramiento.1

El período auditado corresponde a diciembre 1 al 31 de 2021.

La Firma aplica el estándar internacional de control de calidad 1 y en este sentido mantiene un sistema integral de control de calidad, incluyendo políticas y procedimientos documentados relacionados con el cumplimiento de requerimientos éticos, estándares profesionales y requerimientos legales y regulatorios aplicables.

El alcance de esta auditoría está enfocado a verificar el cumplimiento de la normatividad, políticas, procedimientos e instructivos, que sobre la materia de bonos pensionales emita el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, su verificación se hace bajo las condiciones inherentes de cualquier proceso de auditoría, por lo tanto, está limitado al muestreo seleccionado y a las situaciones identificadas en los procesos de revisión.

Las actividades a desarrollar están contenidas en el contrato 4.003-2019, y por tanto las pruebas no están orientadas a identificar situaciones de favorecimiento propios o a terceros o comportamientos no éticos en las actuaciones de quienes intervienen en los procesos, que puedan ocurrir o haber ocurrido y no sean detectados en la ejecución de las actividades de la auditoría, por lo tanto, no se expresa ninguna opinión sobre tales asuntos.

Este informe se constituye en una alerta, para análisis de variables de factores internos y externos que puedan afectar los procesos de la Oficina de Bonos Pensionales, en función del cumplimiento normativo, políticas, procedimientos e instructivos sobre la materia, con el fin de propender por un adecuado grado de control y seguridad de la información manejada por los procesos de la Oficina de Bonos Pensionales.

La responsabilidad por la seguridad de cualquier distribución física o electrónica del presente informe, así como el uso, presentación, entrega o distribución a terceros del mismo o parte de este, la conclusión o conclusiones, o la decisión o decisiones que se tomen con base en este informe, recaen sobre la Oficina de Bonos Pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y KPMG Advisory, Tax & Legal S.A.S. no acepta ninguna responsabilidad sobre tales asuntos o sobre cualquier modificación realizada al presente informe.

Este informe está actualizado según la ejecución de los procesos de auditoría en el ambiente de producción con corte al 31 de diciembre de 2021, por lo tanto, KPMG Advisory, Tax & Legal S.A.S., no se hace responsable de cualquier evento subsecuente que posterior a esta fecha afecte el contenido de este informe.

1 Este trabajo ha sido realizado de acuerdo con la norma internacional para trabajos de aseguramiento ISAE 3000, Encargos de aseguramiento distintos de la auditoría o de la revisión de información financiera histórica, emitida por el International Auditing and Assurance Standard Board.

II. Metodología.

La metodología planteada atiende los requerimientos contractuales y la dinámica de los procesos de la Oficina de Bonos Pensionales, en el entendido que la estructura jurídica del sistema general de pensiones está sujeta a procesos de cambio según la normatividad, por lo que el ambiente productivo del sistema de bonos pensionales que soporta la operación principal del proceso está supeditado a estos nuevos cambios, a las decisiones jurisprudenciales y a los reglamentos del Gobierno, por lo que la auditoría debe responder eficientemente a esta dinámica.

1. Actividades realizadas.

• Realizar entendimiento de los procesos a evaluar, según obligaciones contractuales y requerimientos de la Oficina de Bonos Pensionales.

• Identificar los procesos y sus fechas de ejecución, con el fin de ejecutar las consultas al sistema de información para obtener los archivos fuente, o información necesaria e iniciar las actividades de revisión y análisis para establecer el alcance de la auditoría.

• Definir y diseñar las pruebas de auditoría, de acuerdo con el entendimiento de los procesos y requerimientos de la Oficina de Bonos Pensionales, y determinar y extraer las muestras que serán objeto de revisión, según aplique.

• Informar sobre el inicio de las auditorías a las partes interesadas y solicitar la información o los documentos soporte objeto de revisión, al igual que informar y realizar seguimiento a situaciones identificadas en auditorías anteriores.

• Realizar el análisis, cálculos, comparativos y/o verificaciones necesarias para cada una de las revisiones previstas para la auditoría, según los aspectos y parámetros a revisar en cada proceso, utilizando rutinas de auditoría, análisis estadísticos, análisis de datos, matrices de control, métodos de verificación, entre otros.

• Xxxxxxx y documentar los resultados de la revisión realizada con el fin de soportar los hallazgos identificados o las situaciones relevantes a reportar.

• Informar a los interesados sobre los resultados generados para su correspondiente análisis y/o definición de planes de acción.

• Documentar el informe final de resultados, junto con los planes de acción definidos y presentar y entregar a la Oficina de Bonos Pensionales – Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

2. Criterios de clasificación de los resultados.

El resultado de la auditoría se establece de acuerdo con el cumplimiento de normas, políticas, procedimientos y el adecuado diseño y ejecución de los controles establecidos para prevenir y disminuir los riesgos existentes en los procesos. Los hallazgos y/u observaciones detectadas y contenidas en el presente informe, son calificadas según los criterios establecidos en el gráfico 2.

Gráfico 2 Criterios de clasificación de los resultados.

CUMPLE

CUMPLE PARCIALMENTE

NO CUMPLE

• Cumple la normatividad vigente, política, procedimiento o regla evaluados.

Existen controles que mitigan adecuadamente los riesgos operativos identificados.

• Los planes de acción establecidos según resultados de auditorías anteriores fueron cumplidos

• Cumple parcialmente la normatividad vigente, política, procedimiento o regla evaluada.

• Los controles diseñados e implementados presentan excepciones que mitigan en parte los riesgos operativos identificados, lo cual puede generar retrasos en el desarrollo de las actividades y/o afectar la integridad y calidad de la información de los procesos.

• Se presentan oportunidades de mejoramiento o se requiere de evaluaciones o aclaraciones adicionales respecto al criterio evaluado.

• Los planes de acción establecidos según resultados anteriores fueron cumplidos parcialmente.

• Incumple la normatividad vigente, política, procedimiento o regla evaluados.

• Los controles diseñados e implementados no son efectivos, o no operan adecuadamente.

• La probabilidad y el impacto de los riesgos operativos identificados pueden afectar considerablemente a la Entidad y la integridad y confiabilidad de la información.

• Los planes de acción establecidos según resultados de auditorías anteriores no fueron cumplidos o no han sido definidos por los responsables.

Fuente: Elaboración propia a partir de los elementos definidos para la realización de la auditoría según actividades contractuales.

III. Resumen Ejecutivo.

En la tabla 2, se detallan las situaciones que se han identificado durante el contrato vigente No. 4.003- 2019, los cuales fueron presentados mediante informe radicado ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y/o informados a la Oficina de Bonos Pensionales.

Tabla 2 Situaciones identificadas durante el trabajo de auditoría (Contrato No. 4.003-2019).

Actividad: 1.4 Proceso de emisión y redención – seguimientos a planes de acción.
Xxxxx redimidos o negociados y presentan traslado de régimen: corte a junio de 2020.
La auditoría identificó 105 casos de la base total de bonos (todas las AFP´s), en donde el cupón de la nación se encuentra en estado redimido y no se evidencia registro del reintegro por parte de la Administradora por concepto del traslado de régimen del afiliado, por lo cual el estado del cupón Nación no ha cambiado a Reintegrado. Para el caso (uno) del negociado es necesario definir las acciones a seguir para subsanar la situación identificada.
Estados de cupones	No. de bonos	Valor pagado o a fecha de emisión
Cupones nación con estado redimido	105	$ 17,920,928,000
Cupones nación con estado negociado – valor a fecha de emisión	1	$29,076,000
Según la información reportada por la auditoría a la supervisión del contrato el 6 de julio de 2020, se recibió la siguiente información sobre los planes de acción: ✓ Se está ajustando el sistema de bonos pensionales para que la Oficina de Bonos Pensionales, las AFP y los otros emisores puedan registrar reintegros parciales o totales según el caso. ✓ De acuerdo con las mesas de trabajo que se realizan con la Superintendencia Financiera, Colpensiones, Asofondos y la Oficina de Bonos Pensionales, se envía informes mensuales con los bonos que se deben reintegrar, incluidos traslados de régimen. ✓ Para el caso xxx xxxx con estado NEGOCIADO, la Oficina de Bonos Pensionales definirá las acciones a seguir. La auditoría envió correo electrónico de seguimiento a la Oficina de Bonos Pensionales el 4 de septiembre y 21 de octubre de 2020, pendiente procedimiento para los casos en estado NEGOCIADO, seguimiento en las reuniones con la supervisión a partir de noviembre de 2020 hasta la fecha del período del presente informe. La Oficina de Bonos Pensionales entregó el 27 de julio de 2021 a la auditoría el decreto 790 del 21 de julio de 2021 donde las entidades administradoras del Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad deberán reintegrar a la entidad pagadora que corresponda, el valor pagado por el bono pensional actualizado de conformidad con lo establecido en los artículos 2.2.16.1.9 y 2.2.16.1.11 de este Decreto, Seguimiento al plan 31 de diciembre de 2021: Pendiente instructivo para notificar el proceso de reintegro a las Administradoras por parte de la Oficina de Bonos Pensionales.

Actividad: 5.1 Visitas a las administradoras de fondos de pensiones - (AO) Protección.
Auditoría realizada entre el 19 al 29 de octubre de 2021. Período evaluado: enero 1 a junio 30 de 2021
Principales hallazgos	Riesgo	Resultado
Resultados generales de la revisión: Xxxxx revisados: 424; 386 satisfactorios 91.04% y 38 insatisfactorios 8.96%. Seguimiento a casos auditorías anteriores: Hallazgos identificados en pasadas auditorías 105; presentó un avance de gestión y solución del 18.10% correspondiente a 19 casos, quedando pendientes de resolver 86 casos y se incluyen los 38 casos inconsistentes en la visita de auditoría de octubre de 2021, para un total de 124 casos en seguimiento.	Reconocer y pagar o no, bonos pensionales u otorgar garantías de pensión mínima, pensión familiar que no se ajusten a la normatividad vigente en beneficio propio o de un tercero, generando un detrimento en los recursos del Estado.
Aspectos para considerar según situaciones identificadas por la auditoría
Diseñar e implementar los controles que permitan mantener y disponer la documentación requerida de acuerdo con la normatividad vigente y directrices dadas por la Oficina de Bonos Pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, esta información se describe, pero no se limita a la siguiente: • Formulario de afiliación al régimen de ahorro individual con solidaridad debidamente diligenciado y firmado por el afiliado, de acuerdo con el literal b, artículo 13, de la ley 100 del 23 de diciembre de 1993. • Historia laboral firmada en aceptación de la liquidación xxx xxxx pensional por parte del afiliado, de acuerdo con lo indicado en el artículo 52, Decreto 1748 del 12 de octubre de 1995. • Documentos válidos que permitan verificar que el funcionario que expidió el formato No. 1A, es el autorizado por la entidad para firmar los certificados correspondientes a Salario de Máxima Categoría. • Actos administrativos de funciones que autorizan a los funcionarios para expedir y firmar certificaciones con destino a bono pensional. • Declaración de veracidad y/o manifestación firmada, de acuerdo con el Decreto 1474 de 1997, Artículo 14. • Dictamen de calificación de invalidez. Conforme el resultado del seguimiento realizado por la auditoría a los hallazgos identificados en períodos anteriores, se encuentran pendientes por resolver 105 casos de la Administradora de Fondos de Pensiones – Protección, por lo que es necesario se realice una gestión definitiva respecto a los hallazgos pendientes y se notifique a la Oficina de Bonos Pensionales sobre el cierre de las situaciones o las acciones tomadas por la administradora. ✓ La Oficina de Xxxxx Pensionales notificará a quien corresponda sobre los resultados de la auditoría y solicitará gestión para subsanar las situaciones inconsistentes presentadas y acciones para mitigar eventos futuros, así como la gestión y cierre de casos reportados en auditorías anteriores.
Plan de Acción – Oficina de Bonos Pensionales		Estado
Radicar ante la administradora informe de resultado de la auditoría realizada dentro de los 30 días calendario siguientes a su radicación en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y solicitar las acciones pertinentes para subsanar las situaciones identificadas, solicitando igualmente gestión sobre los hallazgos presentados en auditorías anteriores, con el fin de corregir y prevenir eventos futuros similares. Seguimiento al plan 31 de diciembre de 2021: La Oficina de Bonos Pensionales envío el informe de resultados a Protección el 27 de diciembre de 2021, mediante radicado 0-0000-000000.		Cerrado

Realizar marcación de detención y/o investigación en el sistema de bonos pensionales para los casos inconsistentes que puedan afectar la liquidación xxx xxxx pensional, dentro de los 30 días siguientes al recibo del informe de auditoría.		Abierto
Realizar seguimiento por intermedio de la auditoría de los hallazgos identificados en revisiones anteriores, según programación definida en cronograma de trabajo.		Cerrado
Realizar el levantamiento de las detenciones y/o investigaciones en el sistema de bonos pensionales dentro de los 30 días siguientes a la radicación del informe de auditoría, para los casos cerrados de la base de seguimiento de auditorías anteriores, los cuales fueron verificados por la auditoría y según soportes presentados por la administradora procede el cierre de la inconsistencia.		Abierto
Actividad: 5.1 Visitas a las administradoras de fondos de pensiones - (AO) Skandia
Auditoría realizada entre el 13 al 16 de septiembre de 2021. Período evaluado: enero 1 a junio 30 de 2021
Principales hallazgos	Riesgo	Resultado
Resultados generales de la revisión: Xxxxx revisados: 226; 204 satisfactorios 90.27% y 22 insatisfactorios 9.73%. Seguimiento a casos auditorías anteriores: Hallazgos identificados en pasadas auditorías 100; presentó un avance de gestión y solución del 15% correspondiente a 15 casos, quedando pendientes de resolver 85 casos y se incluyen los 22 casos inconsistentes en la visita de auditoría de septiembre de 2021, para un total de 107 casos en seguimiento.	Reconocer y pagar o no, bonos pensionales u otorgar garantías de pensión mínima, pensión familiar que no se ajusten a la normatividad vigente en beneficio propio o de un tercero, generando un detrimento en los recursos del Estado.
Aspectos para considerar según situaciones identificadas por la auditoría
Diseñar e implementar los controles que permitan mantener y disponer la documentación requerida de acuerdo con la normatividad vigente y directrices dadas por la Oficina de Bonos Pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, esta información se describe, pero no se limita a la siguiente: • Formulario de afiliación al régimen de ahorro individual con solidaridad debidamente diligenciado y firmado por el afiliado, de acuerdo con el literal b, artículo 13, de la ley 100 del 23 de diciembre de 1993. • Historia laboral firmada en aceptación de la liquidación xxx xxxx pensional por parte del afiliado, de acuerdo con lo indicado en el artículo 52, Decreto 1748 del 12 de octubre de 1995. • Documentos válidos que permitan verificar que el funcionario que expidió el formato No. 1A, es el autorizado por la entidad para firmar los certificados correspondientes a Salario de Máxima Categoría. • Actos administrativos de funciones que autorizan a los funcionarios para expedir y firmar certificaciones con destino a bono pensional. • Certificado de defunción. • Soporte de la negación de vínculos laborales, con empleadores del sector público. Diseñar e implementar los controles que permitan asegurar que la información registrada y cargada en el sistema de bonos pensionales sea consistente de acuerdo con los soportes presentados por la administradora: • Saldo de la Cuenta de Ahorro Individual, registrado en el sistema de bonos pensionales. • Documento de identidad del afiliado. • Fecha registrada en el sistema de bonos pensionales de la última cotización. • Semanas cotizadas al RAIS, en el sistema de bonos pensionales.

De acuerdo con lo observado en los formatos expedidos por los empleadores e información reportada por la administradora al sistema de bonos pensionales, se sugiere fortalecer las verificaciones y/o controles para asegurar la calidad de la información certificada y registrada en el sistema de bonos pensionales, así: • La Administradora debe asegurar para los casos que aplique, la existencia de los formatos 1 y 2 establecido en la Circular Conjunta No. 13 del 18 xx xxxxx de 2007, emitida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y por el Ministerio de la Protección Social y demás normatividad vigente. Conforme el resultado del seguimiento realizado por la auditoría a los hallazgos identificados en períodos anteriores, se encuentran pendientes por resolver 107 casos de la Administradora de Fondos de Pensiones – Skandia, por lo que es necesario se realice una gestión definitiva respecto a los hallazgos pendientes y se notifique a la Oficina de Bonos Pensionales sobre el cierre de las situaciones o las acciones tomadas por la administradora. ✓ La Oficina de Xxxxx Pensionales notificará a quien corresponda sobre los resultados de la auditoría y solicitará gestión para subsanar las situaciones inconsistentes presentadas y acciones para mitigar eventos futuros, así como la gestión y cierre de casos reportados en auditorías anteriores.
Plan de Acción – Oficina de Bonos Pensionales		Estado
Radicar ante la administradora informe de resultado de la auditoría realizada dentro de los 30 días calendario siguientes a su radicación en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y solicitar las acciones pertinentes para subsanar las situaciones identificadas, solicitando igualmente gestión sobre los hallazgos presentados en auditorías anteriores, con el fin de corregir y prevenir eventos futuros similares. Seguimiento al plan 31 de diciembre de 2021: La Oficina de Bonos Pensionales envío el informe de resultados a Skandia el 27 de diciembre de 2021, mediante radicado 0-0000-000000.		Cerrado
Realizar marcación de detención y/o investigación en el sistema de bonos pensionales para los casos inconsistentes que puedan afectar la liquidación xxx xxxx pensional, dentro de los 30 días siguientes al recibo del informe de auditoría.		Abierto
Realizar seguimiento por intermedio de la auditoría de los hallazgos identificados en revisiones anteriores, según programación definida en cronograma de trabajo.		Cerrado
Realizar el levantamiento de las detenciones y/o investigaciones en el sistema de bonos pensionales dentro de los 30 días siguientes a la radicación del informe de auditoría, para los casos cerrados de la base de seguimiento de auditorías anteriores, los cuales fueron verificados por la auditoría y según soportes presentados por la administradora procede el cierre de la inconsistencia.		Abierto
Actividad: 5.1 Visitas a las administradoras de fondos de pensiones - (AO) Porvenir – Seguimientos a planes de acción.
Auditoría realizada entre el 9 al 19 xx xxxxxx de 2021. Período evaluado: enero 1 a junio 30 de 2021
Principales hallazgos	Riesgo	Resultado
Resultados generales de la revisión: Xxxxx revisados: 470; 462 satisfactorios 98.30% y ocho (8) insatisfactorios 1.70%. Seguimiento a casos auditorías anteriores: Hallazgos identificados en pasadas auditorías 111; presentó un avance de gestión y solución del 10.81% correspondiente a 12 casos, quedando pendientes de resolver 99 casos y se incluyen	Reconocer y pagar o no, bonos pensionales u otorgar garantías de pensión mínima, pensión familiar que no se ajusten a la normatividad vigente en beneficio propio o de un tercero, generando un

los ocho (8) casos inconsistentes en la visita de auditoría xx xxxxxx de 2021, para un total de 107 casos en seguimiento.	detrimento en los recursos del Estado.
Aspectos para considerar según situaciones identificadas por la auditoría
✓ La Oficina de Xxxxx Pensionales notificará a quien corresponda sobre los resultados de la auditoría y solicitará gestión para subsanar las situaciones inconsistentes presentadas y acciones para mitigar eventos futuros, así como la gestión y cierre de casos reportados en auditorías anteriores.
Plan de Acción – Oficina de Bonos Pensionales		Estado
Radicar ante la administradora informe de resultado de la auditoría realizada dentro de los 30 días calendario siguientes a su radicación en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y solicitar las acciones pertinentes para subsanar las situaciones identificadas, solicitando igualmente gestión sobre los hallazgos presentados en auditorías anteriores, con el fin de corregir y prevenir eventos futuros similares. Seguimiento al plan 31 de diciembre de 2021: La Oficina de Bonos Pensionales envío el informe de resultados a Porvenir el 27 de diciembre de 2021, mediante radicado 0-0000-000000.		Cerrado
Realizar marcación de detención y/o investigación en el sistema de bonos pensionales para los casos inconsistentes que puedan afectar la liquidación xxx xxxx pensional, dentro de los 30 días siguientes al recibo del informe de auditoría. Seguimiento al plan 31 de diciembre de 2021: De acuerdo con la revisión realizada por la auditoría, ha realizado la marcación de detención y/o investigación en el sistema de bonos pensionales por parte de la Oficina de Bonos Pensionales, de los dos (2) casos inconsistentes que afectan la liquidación xxx xxxx pensional el 27 de diciembre de 2021.		Cerrado
Realizar el levantamiento de las detenciones y/o investigaciones en el sistema de bonos pensionales dentro de los 30 días siguientes a la radicación del informe de auditoría, para los casos cerrados de la base de seguimiento de auditorías anteriores, los cuales fueron verificados por la auditoría y según soportes presentados por la administradora procede el cierre de la inconsistencia. Seguimiento al plan 31 de diciembre de 2021: De acuerdo con la revisión realizada por la auditoría en el sistema de bonos pensionales, se evidenció que la Oficina de Bonos Pensionales, para un total de una (1) cédula, realizó el levantamiento de la detención 186 “Visita de Auditoría” el 27 de diciembre de 2021.		Cerrado
Actividad: 5.1 Visitas a las administradoras de fondos de pensiones - (AO) Colfondos. – Seguimientos a planes de acción.
Auditoría realizada entre el 12 al 16 de julio de 2021. Período evaluado: enero 1 a junio 30 de 2021
Principales hallazgos	Riesgo	Resultado
Resultados generales de la revisión: Xxxxx revisados: 347; 324 satisfactorios 93.37% y 23 insatisfactorios 6.63%. Seguimiento a casos auditorías anteriores: Hallazgos identificados en pasadas auditorías 61; presentó un avance de gestión y solución del 30.43% correspondiente a 21 casos, quedando pendientes de resolver 48 casos y se incluyen los 21 casos inconsistentes en la visita de auditoría de julio de 2021, para un total de 71 casos en seguimiento.	Reconocer y pagar o no, bonos pensionales u otorgar garantías de pensión mínima, pensión familiar que no se ajusten a la normatividad vigente en beneficio propio o de un tercero, generando un detrimento en los recursos del Estado.

Aspectos para considerar según situaciones identificadas por la auditoría
✓ La Oficina de Xxxxx Pensionales notificará a quien corresponda sobre los resultados de la auditoría y solicitará gestión para subsanar las situaciones inconsistentes presentadas y acciones para mitigar eventos futuros, así como la gestión y cierre de casos reportados en auditorías anteriores.
Plan de Acción – Oficina de Bonos Pensionales	Estado
Radicar ante la administradora informe de resultado de la auditoría realizada dentro de los 30 días calendario siguientes a su radicación en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y solicitar las acciones pertinentes para subsanar las situaciones identificadas, solicitando igualmente gestión sobre los hallazgos presentados en auditorías anteriores, con el fin de corregir y prevenir eventos futuros similares. Seguimiento al plan 31 de diciembre de 2021: La Oficina de Bonos Pensionales envío el informe de resultados a Colfondos el 27 de septiembre de 2021, mediante radicado 0-0000-000000.	Cerrado
Realizar el levantamiento de las detenciones y/o investigaciones en el sistema de bonos pensionales dentro de los 30 días siguientes a la radicación del informe de auditoría, para los casos cerrados de la base de seguimiento de auditorías anteriores, los cuales fueron verificados por la auditoría y según soportes presentados por la administradora procede el cierre de la inconsistencia. Seguimiento al plan 31 de diciembre de 2021: De acuerdo con la revisión realizada por la auditoría en el sistema de bonos pensionales, se evidenció que la Oficina de Bonos Pensionales, para un total de cinco (5) cédulas, no ha realizó el levantamiento de la detención 186 “Visita de Auditoría”.	Abierto
Actividad: 5.5 Visita a empleadores públicos y a otras entidades que reconocen y/u otorgan pensiones (AO), complementado con los numerales 4.1 Verificación de contenido y calidad de las certificaciones electrónicas – CETIL, 4.2 Verificación de forma y 4.3 Verificación de oportunidad, del contrato 4.003-2019
Riesgos identificados para el proceso de expedición de certificaciones laborales: • Emitir certificaciones que contengan información incorrecta con respecto a los soportes físicos existentes en sus archivos y cuya información sea utilizada para la liquidación de bonos, generando liquidaciones o cobros indebidos y por ende posibles repercusiones negativas de imagen y/o económicas para la entidad. • Emitir certificaciones a personas que no han laborado en la entidad, por inadecuado control y custodia de los expedientes físicos de los funcionarios activos e inactivos de la entidad, lo cual puede conllevar a posibles pérdidas económicas y/o de imagen para la entidad. • Generar certificaciones firmadas por personas no autorizadas por la entidad, que sean utilizadas para liquidaciones y cobros indebidos, por inadecuado control y custodia de los documentos soporte de los funcionarios autorizados como son los Actos Administrativos (inventario de los funcionarios autorizados, actas de posesión, relación de funciones asignadas, fechas de retiro, entre otras), lo cual puede conllevar a un incumplimiento a la normatividad vigente. • Pérdida de documentación laboral de funcionarios o exfuncionarios por falta de organización, conservación y custodia de expedientes, que afecten la exactitud, pertinencia y oportunidad de la información requerida para la expedición de certificaciones con destino a bono pensional, incumpliendo con lo dispuesto en la normatividad vigente.

Departamento del Huila. Fecha auditoría: 25 de octubre de 2021. Período evaluado: información registrada por la entidad en el sistema CETIL desde el 27 de septiembre de 2019 al 30 de septiembre de 2021.
Principales hallazgos	Resultados
Resultados generales de la revisión: Xxxxx revisados: 25; 18 casos satisfactorios 72% y siete (7) casos inconsistentes 28%.
Validación de Forma
Durante la auditoría se evidenció que las certificaciones son elaboradas por Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx, Auxiliar Administrativo, quien no cuenta con usuario y utiliza el usuario de la Dra. Xxxxx Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxxxx Se evidenciaron 25 certificaciones registradas y revisadas por el mismo funcionario.
Validación de Oportunidad
Período de revisión del 27 de septiembre de 2019 al 27 marzo de 2020. De acuerdo con la verificación realizada para el período objeto de revisión se evidenciaron 116 certificaciones expedidas, 107 (92.24%) fueron expedidas dentro de los 15 días hábiles y nueve (9) (7.76%) fueron expedidas por fuera del tiempo establecido.
Período de revisión del 28 xx xxxxx de 2020 a 30 de septiembre de 2021. De acuerdo con la verificación realizada para el periodo objeto de revisión se evidenciaron 327 certificaciones expedidas, 230 (70.34%) fueron expedidas dentro de los 30 días hábiles y 97 (29.66%) fueron expedidas por fuera del tiempo establecido.
Aspectos para considerar según situaciones identificadas por la auditoría.
Oficina de Bonos Pensionales ▪ Notificar a la entidad los resultados de la auditoría, solicitar los planes de mejoramiento y realizar seguimiento a las acciones que la entidad defina para corregir las situaciones identificadas y a los controles que se implementen para evitar eventos futuros. Departamento del Huila. ▪ Establecer o fortalecer controles para el adecuado diligenciamiento de la información del vínculo laboral y salario, de acuerdo al sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados - CETIL Manual de Usuario – Entidades Certificadoras expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público – Oficina de Bonos Pensionales, esto con el fin de asegurar que la información registrada respecto al vínculo laboral y salario base se encuentre de acuerdo con los soportes de las hojas de vida o expedientes de los funcionarios y exfuncionarios. ▪ Implementar mecanismos de control para asegurar el cumplimiento a los plazos establecidos normativamente para la atención de las solicitudes de certificación electrónica, de acuerdo con el Decreto 726 de 2018, que establece en el Artículo 2.2.9.2.2.8 la entidad certificadora tendrá un plazo de 15 días hábiles para el diligenciamiento del “Formulario Único Electrónico de Certificación de Tiempos Laborados” y la expedición de la certificación tiempos laborados y salarios. Y por motivo de la contingencia sanitaria tener en cuenta lo estipulado en el Decreto 491 del 28 xx xxxxx de 2020, artículo 5 “…Salvo norma especial toda petición deberá resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción…” esto con el fin de no exponer a la entidad y a los funcionarios a acciones legales y/o sanciones disciplinarias por entes de control. ▪ Implementar acciones en cuanto a la segregación de funciones para aquellos usuarios que tengan los perfiles de registrar y revisar, esto con el fin de asegurar que el mismo usuario no realice las dos (2) actividades con el

fin de prevenir o reducir errores o irregularidades al momento de expedir las certificaciones con destino a bono pensional.

▪ La Entidad debe realizar la solicitud de usuarios del sistema CETIL a la Oficina de Bonos Pensionales, según el Instructivo de Usuario – Entidades Certificadoras, Mis.3.9.- Ins.1.Pro.8 del 16 de octubre de 2019, donde indica que“… Para hacer uso del sistema las entidades certificadoras deberán solicitar a la Oficina de Bonos Pensionales la creación de los usuarios que requerirán para la operación, por medio del formato Mis.3.9.Pro.8.Fr.1…” el cual deberán diligenciar y adicionalmente adjuntar la documentación soporte detallada en Capítulo No. 7. Creación de usuarios en el sistema de certificación electrónica de tiempos laborados – CETIL, del instructivo.

▪ La Entidad debe implementar acciones para que cada funcionario asignado a la operación de CETIL cuente con un usuario y contraseña asignado por la Oficina de Bonos Pensionales y a su vez cumpla con lo dispuesto en el documento “Términos y Condiciones de Uso de Cetil” respecto a que la cuenta de usuario y su contraseña de acceso es para su uso personal e intransferible, esta buena práctica minimizará el riesgo del uso no autorizado o inapropiado de este aplicativo ya que puede causar acciones disciplinarias y/o acciones civiles y penales.

Plan de Acción - Oficina de Bonos Pensionales

Estado

Radicar ante la entidad el resultado de la visita de auditoría realizada dentro de los 30 días calendario siguientes a su radicación en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y solicitar las acciones pertinentes para subsanar las situaciones identificadas y prevenir eventos futuros similares.

La Oficina de Bonos Pensionales envío el informe de resultados a la Contraloría de Cundinamarca el 31 de diciembre de 2021, mediante radicado 0-0000-000000.

Cerrado

Realizar marcación de detención y/o investigación en el sistema de bonos pensionales,

para los casos inconsistentes que puedan afectar la liquidación xxx xxxx pensional, dentro de los 30 días siguientes al recibo del informe de auditoría.

Abierto

Contraloría de Cundinamarca.

Fecha auditoría: 4 de octubre de 2021.

Período evaluado: información registrada por la entidad en el sistema CETIL desde el 20 xx xxxxxx de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.

Principales hallazgos

Resultados

Resultados generales de la revisión: Xxxxx revisados: 51; 50 casos satisfactorios 98.04% y un (1) caso inconsistente 1.96%.

Validación de Oportunidad

De acuerdo con la verificación realizada para el período objeto de revisión se evidenciaron 173 certificaciones expedidas, de la cuales se generó el proceso de verificación de historia laboral a 31 certificaciones, para 24 (77.42%) certificaciones se recibió la verificación de la información por parte de la Entidad y para siete (7) (22.58%) certificaciones la entidad no realizó el proceso de confirmación dentro de los tiempos establecidos.

- 186.972

- 3.051.980

- 3.181.672

- 3.202.591

- 3.228.708

- 12.112.589

- 20.903.868.

Período de revisión del 20 xx xxxxxx de 2019 al 27 marzo de 2020.

De acuerdo con la verificación realizada para el período objeto de revisión se evidenciaron 83 certificaciones expedidas, 43 (51.81%) fueron expedidas dentro de los 15 días hábiles y 40 (48,19%) certificaciones fueron expedidas por fuera del tiempo establecido.

Período de revisión del 28 xx xxxxx de 2020 a 03 xx xxxxx de 2021.

De acuerdo con la verificación realizada para el período objeto de revisión se evidenciaron 87 certificaciones expedidas, 84 (96.55%) fueron expedidas dentro de los 30 días hábiles y tres (3) (3.45%) certificación fueron expedidas por fuera del tiempo establecido.

Aspectos para considerar según situaciones identificadas por la auditoría.

Oficina de Bonos Pensionales

▪ Notificar a la entidad los resultados de la auditoría, solicitar los planes de mejoramiento y realizar seguimiento a las acciones que la entidad defina para corregir las situaciones identificadas y a los controles que se implementen para evitar eventos futuros.

Contraloría de Cundinamarca.

▪ Establecer o fortalecer controles para el adecuado diligenciamiento de la información xxx xxxxxxx base, de acuerdo al sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados - CETIL Manual de Usuario – Entidades Certificadoras expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público – Oficina de Bonos Pensionales, esto con el fin de asegurar que la información registrada respecto al vínculo laboral y salario base se encuentre de acuerdo con los soportes de las hojas de vida o expedientes de los funcionarios y exfuncionarios.

▪ Implementar mecanismos de control para asegurar el cumplimiento a los plazos establecidos normativamente para la atención de las solicitudes de certificación electrónica, de acuerdo con el Decreto 726 de 2018, que establece en el Artículo 2.2.9.2.2.8 la entidad certificadora tendrá un plazo de (15) días hábiles para el diligenciamiento del “Formulario Único Electrónico de Certificación de Tiempos Laborados” y la expedición de la certificación tiempos laborados y salarios. Y por motivo de la contingencia sanitaria tener en cuenta lo estipulado en el Decreto 491 del 28 xx xxxxx de 2020, artículo 5 “…Salvo norma especial toda petición deberá resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción…” esto con el fin de no exponer a la entidad y a los funcionarios a acciones legales y/o sanciones disciplinarias por entes de control.

▪ Establecer un mecanismo de control con el fin de responder dentro de los tiempos establecidos por norma (un mes) a las solicitudes de la Oficina de Bonos Pensionales de verificación de información certificada por la Entidad ante la Oficina de Bonos Pensionales, ya que esta información es utilizada para la liquidación, emisión y/o reconocimiento de bonos pensionales y/o cuotas partes de bonos pensionales.

Plan de Acción - Oficina de Bonos Pensionales

Estado

La Oficina de Bonos Pensionales envío el informe de resultados a la Contraloría de Cundinamarca el 31 de diciembre de 2021, mediante radicado 0-0000-000000.

Cerrado

Realizar marcación de detención y/o investigación en el sistema de bonos pensionales, para los casos inconsistentes que puedan afectar la liquidación xxx xxxx pensional, dentro de los 30 días siguientes al recibo del informe de auditoría.

Abierto

Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – MinTIC - Seguimiento a planes de acción Fecha auditoría: 28 de septiembre de 2021. Período evaluado: información registrada por la entidad en el sistema CETIL desde el 8 de enero de 2020 al 3 xx xxxxx de 2021.
Principales hallazgos	Resultados
Resultados generales de la revisión: Xxxxx revisados: 32; 32 casos satisfactorios 100%.
Validación de oportunidad
De acuerdo con la verificación realizada para el período objeto de revisión se evidenciaron 57 certificaciones expedidas; se generó el proceso de verificación de historia laboral a 12 certificaciones, para ocho (8) (66.67%) se recibió la verificación de la información por parte de la Entidad y para cuatro (4) (33.33%) la entidad no realizó el proceso de confirmación dentro de los tiempos establecidos.
Período de revisión del 8 de enero de 2020 al 27 marzo de 2020. De acuerdo con la verificación realizada para el período objeto de revisión se evidenciaron 26 certificaciones expedidas, de las cuales 11 (42.31%) fueron expedidas dentro de los 15 días hábiles y 15 (57.69%) fue expedida por fuera del tiempo establecido.
Período de revisión del 28 xx xxxxx de 2020 a 03 xx xxxxx de 2021. De acuerdo con la verificación realizada para el período objeto de revisión se evidenciaron 31 certificaciones expedidas, de las cuales 27 (87.10%) fueron expedidas dentro de los 30 días siguientes y cuatro (4) (12.90%) fueron expedidas por fuera del tiempo establecido.
Aspectos para considerar según situaciones identificadas por la auditoría.
Oficina de Bonos Pensionales: ▪ Notificar a la entidad los resultados de la auditoría, solicitar los planes de mejoramiento y realizar seguimiento a las acciones que la entidad defina para corregir las situaciones identificadas y a los controles que se implementen para evitar eventos futuros.
Plan de Acción - Oficina de Bonos Pensionales	Estado
Radicar ante la entidad el resultado de la visita de auditoría realizada dentro de los 30 días calendario siguientes a su radicación en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y solicitar las acciones pertinentes para subsanar las situaciones identificadas y prevenir eventos futuros similares. Seguimiento al plan 31 de diciembre de 2021: La Oficina de Bonos Pensionales envío el informe de resultados al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – MinTIC, el 21 de diciembre de 2021, mediante radicado 0-0000-000000.	Cerrado

Municipio de Popayán. Fecha auditoría: 27 de septiembre de 2021. Período evaluado: información registrada por la entidad en el sistema CETIL desde el 20 xx xxxxx de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.
Principales hallazgos		Resultados
Resultados generales de la revisión: Xxxxx revisados: 34; 29 casos satisfactorios 85.29% y cinco (5) casos inconsistentes 14.71%.
Descripción del hallazgo	Estado xxx xxxx	No. de casos
La entidad certificó información inconsistente del vínculo laboral en el sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados CETIL.	LIQ PROVIS PRE LIQUIDACIÓN	3
Se certificó información inconsistente xxx xxxxxxx base en el sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados CETIL.	EMITIDO ENTIDAD LIQ PROVIS	2
Validación de forma
La entidad no cuenta con procedimiento para realizar las certificaciones a través de CETIL con destino a bono pensional.
Validación de la Oportunidad
De acuerdo con la verificación realizada para el período objeto de revisión se evidenciaron 34 certificaciones expedidas, de la cuales se generó el proceso de verificación de historia laboral a una (1) certificación, para una (1) (100%) no se recibió la verificación de la información dentro del mes establecido por parte de la Entidad para la cédula 10.531.735
Período de revisión del 20 xx xxxxx de 2019 al 27 marzo de 2020. De acuerdo con la verificación realizada para el período objeto de revisión se evidenciaron 18 certificaciones expedidas, 17 (94.44%) fueron expedidas dentro de los 15 días hábiles y una (1) certificación fuer expedida por fuera del tiempo establecido para la cédula: -1.431.285.
Período de revisión del 28 xx xxxxx de 2020 a 03 xx xxxxx de 2021. De acuerdo con la verificación realizada para el período objeto de revisión se evidenciaron 16 certificaciones expedidas, 14(87.50%) fueron expedidas dentro de los 30 días hábiles y dos (2) certificación fueron expedidas por fuera del tiempo establecido para las cédulas: - 10.531.183. - 10.540.910
Aspectos para considerar según situaciones identificadas por la auditoría.
Oficina de Bonos Pensionales ▪ Notificar a la entidad los resultados de la auditoría, solicitar los planes de mejoramiento y realizar seguimiento a las acciones que la entidad defina para corregir las situaciones identificadas y a los controles que se implementen para evitar eventos futuros.

Municipio de Popayán.

▪ Establecer o fortalecer controles para el adecuado diligenciamiento de la información del vínculo laboral y salario base, de acuerdo al sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados - CETIL Manual de Usuario – Entidades Certificadoras expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público – Oficina de Bonos Pensionales, esto con el fin de asegurar que la información registrada respecto al vínculo laboral y salario base se encuentre de acuerdo con los soportes de las hojas de vida o expedientes de los funcionarios y exfuncionarios.

▪ Implementar mecanismos de control para asegurar el cumplimiento a los plazos establecidos normativamente para la atención de las solicitudes de certificación electrónica, de acuerdo con el Decreto 726 de 2018, que establece en el Artículo 2.2.9.2.2.8 la entidad certificadora tendrá un plazo de 15 días hábiles para el diligenciamiento del “Formulario Único Electrónico de Certificación de Tiempos Laborados” y la expedición de la certificación tiempos laborados y salarios. Y por motivo de la contingencia sanitaria tener en cuenta lo estipulado en el Decreto 491 del 28 xx xxxxx de 2020, artículo 5 “…Salvo norma especial toda petición deberá resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción…” esto con el fin de no exponer a la entidad y a los funcionarios a acciones legales y/o sanciones disciplinarias por entes de control.

▪ De acuerdo con lo establecido en el Decreto 1833 del 10 de noviembre de 2016, artículo 2.2.16.7.4., se recomienda a la entidad documentar y formalizar un manual de procedimiento de registro y expedición de certificaciones CETIL, basados en el Sistema de Gestión de Calidad para fortalecer los controles para el diligenciamiento de las certificaciones registradas en CETIL y la transferencia de conocimiento entre los funcionarios de la entidad que desarrollen esta función.

▪ Incorporar tecnologías avanzadas en la administración y conservación del archivo, como la digitalización de los expedientes, con el fin de tener un respaldo de la información y conservación de los archivos, según lo dispuesto en el Acuerdo 002 del 14 xx xxxxx de 2014, entre el Archivo General de la Nación y el Ministerio de Tecnologías de la información y las Comunicaciones, en cuanto a la integridad y autenticidad de los expedientes.

Plan de Acción - Oficina de Bonos Pensionales

Estado

La Oficina de Bonos Pensionales envío el informe de resultados al Municipio de Popayán el 21 de diciembre de 2021, mediante radicado 0-0000-000000.

Cerrado

Abierto

Universidad del Cauca Fecha auditoría: 24 de septiembre de 2021. Período evaluado: información registrada por la entidad en el sistema CETIL desde el 2 de enero de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.
Principales hallazgos		Resultados
Resultados generales de la revisión: Xxxxx revisados: 25; 24 casos satisfactorios 96% y un (1) caso inconsistente 4%.
Descripción del hallazgo	Estado xxx xxxx	No. de casos
La entidad certificó información inconsistente del vínculo laboral en el sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados CETIL.	LIQ PROV	1
Validación de forma
Se evidenciaron 22 certificaciones registradas y revisadas por el mismo funcionario.
Validación de Oportunidad
Período de revisión del 22 de enero de 2019 al 27 marzo de 2020. De acuerdo con la verificación realizada para el período objeto de revisión se evidenciaron 31 certificaciones expedidas, 28 (90,32%) fueron expedidas dentro de los 15 días hábiles y tres (3) (9.68%) fueron expedidas por fuera del tiempo establecido. Cédulas: - 16.661.069 - 34.538.143 - 34.539.784
Período de revisión del 28 xx xxxxx de 2020 a 03 xx xxxxx de 2021. De acuerdo con la verificación realizada para el período objeto de revisión se evidenciaron 9 certificaciones expedidas, ocho (8) (88.89%) fueron expedidas dentro de los 30 días hábiles y una (1) (11.11%) fue expedida por fuera del tiempo establecido. Cédula: - 10.534.133
Aspectos para considerar según situaciones identificadas por la auditoría.
Oficina de Bonos Pensionales ▪ Notificar a la entidad los resultados de la auditoría, solicitar los planes de mejoramiento y realizar seguimiento a las acciones que la entidad defina para corregir las situaciones identificadas y a los controles que se implementen para evitar eventos futuros. Universidad del Cauca. ▪ Establecer o fortalecer controles para el adecuado diligenciamiento de la información del vínculo laboral, de acuerdo al sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados - CETIL Manual de Usuario – Entidades Certificadoras expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público – Oficina de Bonos Pensionales, esto con el fin de asegurar que la información registrada respecto al vínculo laboral se encuentre de acuerdo con los soportes de las hojas de vida o expedientes de los funcionarios y exfuncionarios.

▪ Implementar mecanismos de control para asegurar el cumplimiento a los plazos establecidos normativamente para la atención de las solicitudes de certificación electrónica, de acuerdo con el Decreto 726 de 2018, que establece en el Artículo 2.2.9.2.2.8 la entidad certificadora tendrá un plazo de 15 días hábiles para el diligenciamiento del “Formulario Único Electrónico de Certificación de Tiempos Laborados” y la expedición de la certificación tiempos laborados y salarios. Y por motivo de la contingencia sanitaria tener en cuenta lo estipulado en el Decreto 491 del 28 xx xxxxx de 2020, artículo 5 “…Salvo norma especial toda petición deberá resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción…” esto con el fin de no exponer a la entidad y a los funcionarios a acciones legales y/o sanciones disciplinarias por entes de control. ▪ Implementar acciones en cuanto a la segregación de funciones para aquellos usuarios que tengan los perfiles de registrar y revisar, esto con el fin de asegurar que el mismo usuario no realice las dos actividades con el fin de prevenir o reducir errores o irregularidades al momento de expedir las certificaciones con destino a bono pensional.
Plan de Acción - Oficina de Bonos Pensionales			Estado
Radicar ante la entidad el resultado de la visita de auditoría realizada dentro de los 30 días calendario siguientes a su radicación en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y solicitar las acciones pertinentes para subsanar las situaciones identificadas y prevenir eventos futuros similares. La Oficina de Bonos Pensionales envío el informe de resultados a la Universidad del Cauca el 23 de diciembre de 2021, mediante radicado 0-0000-000000.			Cerrado
Realizar marcación de detención y/o investigación en el sistema de bonos pensionales, para los casos inconsistentes que puedan afectar la liquidación xxx xxxx pensional, dentro de los 30 días siguientes al recibo del informe de auditoría.			Abierto
Empresa Social del Estado Hospital Universitario de la Samaritana – seguimiento a planes de acción. Fecha auditoría: 23 de septiembre de 2021. Período evaluado: información registrada por la entidad en el sistema CETIL desde el 13 xx xxxxx de 2018 al 3 xx xxxxx de 2021.
Principales hallazgos		Resultados
Resultados generales de la revisión: Xxxxx revisados: 43; 33 casos satisfactorios 76.74% y diez (10) casos inconsistentes 23.26%.
Descripción del hallazgo	Estado xxx xxxx	No. de casos
La entidad certificó de forma inconsistente el vínculo laboral en el sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados CETIL. Adicionalmente, para un (1) caso la entidad no presentó soporte para corroborar licencia no remunerada.	LIQ PROVIS, REDIMIDO FONPET, EMITIDO ENTIDAD, CNF EMI RED.	8
La entidad no presentó soporte para corroborar licencia no remuneradas y/o salario base registrado en el sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados CETIL.	LIQ PROVIS, EMITIDO ENTIDAD.	2
Validación de forma
Se evidenciaron 13 certificaciones registradas y revisadas por el mismo funcionario.
La entidad no cuenta con un procedimiento escrito para la expedición de certificaciones a través de CETIL.
Validación de oportunidad

De acuerdo con la verificación realizada para el período objeto de revisión se evidenciaron 106 certificaciones expedidas; se generó el proceso de verificación de historia laboral a diez (10) certificaciones, para cuatro (4) (40.00%) se recibió la verificación de la información por parte de la Entidad y para seis (6) (60.00%) la entidad no realizó el proceso de confirmación dentro de los tiempos establecidos.
Período de revisión del 13 xx xxxxx de 2018 al 27 marzo de 2020. De acuerdo con la verificación realizada para el período objeto de revisión se evidenciaron 78 certificaciones expedidas, de las cuales 44 (56.41%) fueron expedidas dentro de los 15 días hábiles y 34 (43.59%) fueron expedidas por fuera del tiempo establecido.
Período de revisión del 28 xx xxxxx de 2020 a 03 xx xxxxx de 2021. De acuerdo con la verificación realizada para el período objeto de revisión se evidenciaron 28 certificaciones expedidas, de las cuales 20 (71.43%) fueron expedidas dentro de los 30 días siguientes y ocho (8) (28.57%) fueron expedidas por fuera del tiempo establecido.
Aspectos para considerar según situaciones identificadas por la auditoría.
Oficina de Bonos Pensionales ▪ Notificar a la entidad los resultados de la auditoría, solicitar los planes de mejoramiento y realizar seguimiento a las acciones que la entidad defina para corregir las situaciones identificadas y a los controles que se implementen para evitar eventos futuros.
Plan de Acción - Oficina de Bonos Pensionales		Estado
Radicar ante la entidad el resultado de la visita de auditoría realizada dentro de los 30 días calendario siguientes a su radicación en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y solicitar las acciones pertinentes para subsanar las situaciones identificadas y prevenir eventos futuros similares. Seguimiento al plan 31 de diciembre de 2021: La Oficina de Bonos Pensionales envío el informe de resultados a la Empresa Social del Estado Hospital Universitario de la Samaritana, el 17 de diciembre de 2021, mediante radicado 0-0000-000000.		Cerrado
Realizar marcación de detención y/o investigación en el sistema de bonos pensionales, para los casos inconsistentes que puedan afectar la liquidación xxx xxxx pensional, dentro de los 30 días siguientes al recibo del informe de auditoría. Seguimiento al plan 31 de diciembre de 2021: De acuerdo con la validación en el sistema de bonos pensionales, la auditoría no evidenció marcación de detención y/o investigación 186 para los casos insatisfactorios.		Abierto
Instituto de Seguros Sociales – seguimiento a planes de acción. Fecha auditoría: 1 y 2 de septiembre de 2021. Período evaluado: información registrada por la entidad en el sistema CETIL desde el 1 xx xxxxxx de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.
Principales hallazgos		Resultados
Resultados generales de la revisión: Xxxxx revisados: 42; 13 casos satisfactorios 30.95% y 29 casos inconsistentes 69.05%.
Descripción del hallazgo	Estado xxx xxxx	No. de casos

Inconsistencias evidenciadas durante la revisión de auditoría a la entidad, que pueden tener algunas de las siguientes inconsistencias: • Error en el vínculo laboral y/o Licencias no remuneradas. • La entidad no certificó vínculo laboral y/o licencias no remuneradas.	LIQ PROVIS, PRE LIQ, EMITIDO EXPEDIDO, EMITIDO REDIMIDO ENTIDAD, CNF EMI RED, PND EMI RED, PND EMISION, EMITIDO.	28
La Entidad certificó de manera inconsistente el fondo de aporte para pensión, en el sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados CETIL.	LIQ PROVIS	1
Validación de forma
Se evidenciaron 14 certificaciones registradas y revisadas por los mismos funcionarios.
Aspectos para considerar según situaciones identificadas por la auditoría.
Oficina de Bonos Pensionales ▪ Notificar a la entidad los resultados de la auditoría, solicitar los planes de mejoramiento y realizar seguimiento a las acciones que la entidad defina para corregir las situaciones identificadas y a los controles que se implementen para evitar eventos futuros.
Plan de Acción - Oficina de Bonos Pensionales		Estado
Radicar ante la entidad el resultado de la visita de auditoría realizada dentro de los 30 días calendario siguientes a su radicación en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y solicitar las acciones pertinentes para subsanar las situaciones identificadas y prevenir eventos futuros similares. Seguimiento al plan 31 de diciembre de 2021: La Oficina de Bonos Pensionales envío el informe de resultados al Instituto de Seguros Sociales, el 17 de diciembre de 2021, mediante radicado 0-0000-000000.		Cerrado
Realizar marcación de detención y/o investigación en el sistema de bonos pensionales, para los casos inconsistentes que puedan afectar la liquidación xxx xxxx pensional, dentro de los 30 días siguientes al recibo del informe de auditoría. Seguimiento al plan 31 de diciembre de 2021: De acuerdo con la validación en el sistema de bonos pensionales, la auditoría no evidenció marcación de detención y/o investigación 186 para los casos insatisfactorios.		Abierto
Departamento del Cauca en Restructuración. seguimiento a planes de acción. Fecha auditoría: 20 de septiembre de 2021. Período evaluado: información registrada por la entidad en el sistema CETIL desde el 21 de diciembre de 2017 al 3 xx xxxxx de 2021.
Principales hallazgos			Resultados
Resultados generales de la revisión: Xxxxx revisados: 25; 18 casos satisfactorios 72% y siete (7) casos inconsistentes 28%.
Descripción del hallazgo	Estado xxx xxxx		No. de casos

La entidad certificó información inconsistente del vínculo laboral en el sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados CETIL.

CEMI RED,EMITIDO, EMITIDO ENTIDAD,

EN REDENCION FONPET, REDIMIDO FONPET.

Validación de forma

Se evidenciaron nueve (9) certificaciones registradas y revisadas por el mismo funcionario.

La entidad cuenta con procedimiento para realizar las certificaciones a través de CETIL con destino a bono pensional código TH-02-P01 V1 del 31 xx xxxxx de 2017 "Expedición de Certificaciones de Bonos Pensionales", el cual se encuentra en proceso de actualización.

Se evidenció de forma virtual dos (2) expedientes (carpetas), donde se observaron documentos en mal estado, carpetas con ganchos metálicos.

De acuerdo con lo informado por la entidad existe documentos en mal estado, historias laborales incompletas, documentos mal organizados en el expediente laboral

Validación de oportunidad

De acuerdo con la verificación realizada para el período objeto de revisión se evidenciaron 182 certificaciones expedidas, de la cuales se generó el proceso de verificación de historia laboral a 30 certificaciones, para ocho (8) (26.67%) se recibió la verificación de la información por parte de la Entidad y para 22 (73.33%) certificaciones la entidad no realizó el proceso de confirmación dentro de los tiempos establecidos.

Período de revisión del 21 de diciembre de 2017 al 27 marzo de 2020.

De acuerdo con la verificación realizada para el período objeto de revisión se evidenciaron 154 certificaciones expedidas, 117 (75.97%) fueron expedidas dentro de los 15 días hábiles y 37 (24.03%) fueron expedidas por fuera del tiempo establecido.

Período de revisión del 28 xx xxxxx de 2020 a 03 xx xxxxx de 2021.

De acuerdo con la verificación realizada para el período objeto de revisión se evidenciaron 28 certificaciones expedidas, 17 (60.71%) fueron expedidas dentro de los 30 días hábiles y 11 (39.29%) fueron expedidas por fuera del tiempo establecido.

Aspectos para considerar según situaciones identificadas por la auditoría.

Oficina de Bonos Pensionales

Plan de Acción - Oficina de Bonos Pensionales

Estado

Seguimiento al plan 31de diciembre de 2021:

La Oficina de Bonos Pensionales envío el informe de resultados al Departamento del Cauca el 17 de diciembre de 2021, mediante radicado 0-0000-000000.

Cerrado

Realizar marcación de detención y/o investigación en el sistema de bonos pensionales, para los casos inconsistentes que puedan afectar la liquidación xxx xxxx pensional, dentro de los 30 días siguientes al recibo del informe de auditoría. Seguimiento al plan 31de diciembre de 2021: De acuerdo con la validación en el sistema de bonos pensionales, la auditoría no evidenció marcación de detención y/o investigación 186 para los casos insatisfactorios.		Abierto
Secretaria de Educación del Cauca. Fecha auditoría: 23 de septiembre de 2021. Período evaluado: información registrada por la entidad en el sistema CETIL desde el 13 de noviembre de 2018 al 3 xx xxxxx de 2021.
Principales hallazgos		Resultados
Resultados generales de la revisión: Xxxxx revisados: 25; 17 casos satisfactorios 68% y ocho (8) casos inconsistentes 32%.
Descripción del hallazgo	Estado xxx xxxx	No. de casos
La entidad certificó información inconsistente del vínculo laboral en el sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados CETIL.	REDIMIDO FONPET LIQ PROVIS	4
La entidad no presentó soportes para validar el vínculo laboral registrado en el sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados CETIL.	EMITIDO ENTIDAD	1
Posible salario base certificado por la entidad en el sistema CETIL.	LIQ PROVIS	2
Validación de forma
Se evidenciaron 19 certificaciones registradas y revisadas por el mismo funcionario. La entidad manifestó que algunos expedientes laborales se encuentran incompletos y muchos documentos se encuentran en fotocopias y no en el documento original.
Validación de la Oportunidad
De acuerdo con la verificación realizada para el período objeto de revisión se evidenciaron 55 certificaciones expedidas, de la cuales se generó el proceso de verificación de historia laboral a cuatro (4) certificaciones, para tres (3) (75%) se recibió la verificación de la información por parte de la Entidad y para una (1) (25%) certificación la entidad no realizó el proceso de confirmación dentro de los tiempos establecidos. Cédula 4.627.345
Período de revisión del 13 de noviembre de 2018 al 27 marzo de 2020. De acuerdo con la verificación realizada para el período objeto de revisión se evidenciaron 45 certificaciones expedidas, 31 (68.89%) fueron expedidas dentro de los 15 días hábiles y 14 (31.11%) fueron expedidas por fuera del tiempo establecido.
Aspectos para considerar según situaciones identificadas por la auditoría.
Oficina de Bonos Pensionales

Secretaria de Educación del Cauca.

▪ Establecer o fortalecer controles para el adecuado diligenciamiento de la información del vínculo laboral y salario, de acuerdo al sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados - CETIL Manual de Usuario – Entidades Certificadoras expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público – Oficina de Bonos Pensionales, esto con el fin de asegurar que la información registrada respecto al vínculo laboral se encuentre de acuerdo con los soportes de las hojas de vida o expedientes de los funcionarios y exfuncionarios.

▪ Implementar mecanismos de control para asegurar el cumplimiento a los plazos establecidos normativamente para la atención de las solicitudes de certificación electrónica, de acuerdo con el Decreto 726 de 2018, que establece en el Artículo 2.2.9.2.2.8 la entidad certificadora tendrá un plazo de 15 días hábiles para el diligenciamiento del “Formulario Único Electrónico de Certificación de Tiempos Laborados” y la expedición de la certificación tiempos laborados y salarios. Y por motivo de la contingencia sanitaria tener en cuenta lo estipulado en el Decreto 491 del 28 xx xxxxx de 2020, artículo 5 “…Salvo norma especial toda petición deberá resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción…” esto con el fin de no exponer a la entidad y a los funcionarios a acciones legales y/o sanciones disciplinarias por entes de control.

▪ Implementar acciones en cuanto a la segregación de funciones para aquellos usuarios que tengan los perfiles de registrar y revisar, esto con el fin de asegurar que el mismo usuario no realice las dos actividades con el fin de prevenir o reducir errores o irregularidades al momento de expedir las certificaciones con destino a bono pensional.

Plan de Acción - Oficina de Bonos Pensionales

Estado

La Oficina de Bonos Pensionales envío el informe de resultados a la Secretaria de Educación del Cauca el 21 de diciembre de 2021, mediante radicado 0-0000-000000.

Cerrado

Abierto

Rama Judicial Dirección Ejecutiva Seccional De Administración Judicial Del Cauca. Fecha auditoría: 22 de septiembre de 2021.

Período evaluado: información registrada por la entidad en el sistema CETIL desde el 17 de septiembre de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.

Principales hallazgos		Resultados
Resultados generales de la revisión: Xxxxx revisados: 35; 25 casos satisfactorios 71.43% y diez (10) casos inconsistentes 28.57%.
Descripción del hallazgo	Estado xxx xxxx	No. de casos
La entidad certificó información inconsistente del vínculo laboral en el sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados CETIL.	PND EMISIÓN LIQ PROVIS	3
Se certificó información inconsistente xxx xxxxxxx base en el sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados CETIL.	EMITIDO PND EMISIÓN LIQ PROVIS	7
Validación de forma
Se evidenciaron dos (2) certificaciones registradas y revisadas por el mismo funcionario. La entidad no cuenta con procedimiento para realizar las certificaciones a través de CETIL con destino a bono pensional.
Validación de oportunidad
Período de revisión del 17 de septiembre de 2019 al 27 marzo de 2020. De acuerdo con la verificación realizada para el periodo objeto de revisión se evidenciaron 12 certificaciones expedidas, siete (7) (58,33%) fueron expedidas dentro de los 15 días hábiles y cinco (5) (41,67%) fueron expedidas por fuera del tiempo establecido.
Período de revisión del 28 xx xxxxx de 2020 a 3 marzo de 2021. De acuerdo con la verificación realizada para el periodo objeto de revisión se evidenciaron 24 certificaciones expedidas, nueve (9) (37,50%) fueron expedidas dentro de los 30 días hábiles y 15 (62,50%) fueron expedidas por fuera del tiempo establecido.
Aspectos para considerar según situaciones identificadas por la auditoría.
Oficina de Bonos Pensionales ▪ Notificar a la entidad los resultados de la auditoría, solicitar los planes de mejoramiento y realizar seguimiento a las acciones que la entidad defina para corregir las situaciones identificadas y a los controles que se implementen para evitar eventos futuros. Rama Judicial Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial del Cauca. ▪ Establecer o fortalecer controles para el adecuado diligenciamiento de la información del vínculo laboral y salario, de acuerdo al sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados - CETIL Manual de Usuario – Entidades Certificadoras expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público – Oficina de Bonos Pensionales, esto con el fin de asegurar que la información registrada respecto al vínculo laboral se encuentre de acuerdo con los soportes de las hojas de vida o expedientes de los funcionarios y exfuncionarios. ▪ Implementar mecanismos de control para asegurar el cumplimiento a los plazos establecidos normativamente para la atención de las solicitudes de certificación electrónica, de acuerdo con el Decreto 726 de 2018, que establece en el Artículo 2.2.9.2.2.8 la entidad certificadora tendrá un plazo de 15 días hábiles para el diligenciamiento del “Formulario Único Electrónico de Certificación de Tiempos Laborados” y la expedición de la certificación tiempos laborados y salarios. Y por motivo de la contingencia sanitaria tener en cuenta lo estipulado en el Decreto 491 del 28 xx xxxxx de 2020, artículo 5 “…Salvo norma especial toda petición deberá resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción…” esto con el fin de no exponer a la entidad y a los funcionarios a acciones legales y/o sanciones disciplinarias por entes de control.

▪ De acuerdo con lo establecido en el Decreto 1833 del 10 de noviembre de 2016, artículo 2.2.16.7.4., se recomienda a la entidad documentar y formalizar un manual de procedimiento de registro y expedición de certificaciones CETIL, basados en el Sistema de Gestión de Calidad para fortalecer los controles para el diligenciamiento de las certificaciones registradas en CETIL y la transferencia de conocimiento entre los funcionarios de la entidad que desarrollen esta función. ▪ Implementar acciones en cuanto a la segregación de funciones para aquellos usuarios que tengan los perfiles de registrar y revisar, esto con el fin de asegurar que el mismo usuario no realice las dos (2) actividades con el fin de prevenir o reducir errores o irregularidades al momento de expedir las certificaciones con destino a bono pensional. ▪ Incorporar tecnologías avanzadas en la administración y conservación del archivo, como la digitalización de los expedientes, con el fin de tener un respaldo de la información y conservación de los archivos, según lo dispuesto en el Acuerdo 002 del 14 xx xxxxx de 2014, entre el Archivo General de la Nación y el Ministerio de Tecnologías de la información y las Comunicaciones, en cuanto a la integridad y autenticidad de los expedientes.
Plan de Acción - Oficina de Bonos Pensionales		Estado
Radicar ante la entidad el resultado de la visita de auditoría realizada dentro de los 30 días calendario siguientes a su radicación en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y solicitar las acciones pertinentes para subsanar las situaciones identificadas y prevenir eventos futuros similares. La Oficina de Bonos Pensionales envío el informe de resultados a la Rama Judicial Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial del Cauca el 23 de diciembre de 2021, mediante radicado 0-0000-000000.		Cerrado
Realizar marcación de detención y/o investigación en el sistema de bonos pensionales, para los casos inconsistentes que puedan afectar la liquidación xxx xxxx pensional, dentro de los 30 días siguientes al recibo del informe de auditoría.		Abierto
Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil. seguimiento a planes de acción. Fecha auditoría: 14 de septiembre de 2021. Período evaluado: información registrada por la entidad en el sistema CETIL desde el 8 de noviembre de 2018 al 3 xx xxxxx de 2021.
Principales hallazgos		Resultados
Resultados generales de la revisión: Xxxxx revisados: 52; 38 casos satisfactorios 73.08% y 14 casos inconsistentes 26.92%.
Descripción del hallazgo	Estado xxx xxxx	No. de casos
La entidad certificó información inconsistente del vínculo laboral en el sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados CETIL.	EMITIDO CNF EMI RED	3
Se certificó información inconsistente xxx xxxxxxx base en el sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados CETIL.		12
De acuerdo con la revisión se evidenciaron 14 certificaciones con inconsistencias de las cuales una (1) cuenta con dos (2) situaciones

Aspectos para considerar según situaciones identificadas por la auditoría.
Oficina de Bonos Pensionales ▪ Notificar a la entidad los resultados de la auditoría, solicitar los planes de mejoramiento y realizar seguimiento a las acciones que la entidad defina para corregir las situaciones identificadas y a los controles que se implementen para evitar eventos futuros.
Plan de Acción - Oficina de Bonos Pensionales		Estado
Radicar ante la entidad el resultado de la visita de auditoría realizada dentro de los 30 días calendario siguientes a su radicación en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y solicitar las acciones pertinentes para subsanar las situaciones identificadas y prevenir eventos futuros similares. Seguimiento al plan 31de diciembre de 2021: La Oficina de Bonos Pensionales envío el informe de resultados a la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil el 17 de diciembre de 2021, mediante radicado 0-0000-000000.		Cerrado
Realizar marcación de detención y/o investigación en el sistema de bonos pensionales, para los casos inconsistentes que puedan afectar la liquidación xxx xxxx pensional, dentro de los 30 días siguientes al recibo del informe de auditoría. Seguimiento al plan 31de diciembre de 2021: De acuerdo con la validación en el sistema de bonos pensionales, la auditoría no evidenció marcación de detención y/o investigación 186 para los casos insatisfactorios.		Abierto
Ministerio de Relaciones Exteriores. seguimiento a planes de acción. Fecha auditoría: 6 y 7 de septiembre de 2021. Período evaluado: información registrada por la entidad en el sistema CETIL desde el 20 de octubre de 2017 al 3 xx xxxxx de 2021.
Principales hallazgos		Resultados
Resultados generales de la revisión: Xxxxx revisados: 53; 51 casos satisfactorios 96.23% y dos (2) casos inconsistentes 3.77%.
Descripción del hallazgo	Estado xxx xxxx	No. de casos
La entidad certificó información inconsistente del vínculo laboral en el sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados CETIL.	CNF EMI RED	2
Validación de oportunidad
Periodo de revisión del 20 de octubre de 2017 al 27 marzo de 2020. De acuerdo con la verificación realizada para el periodo objeto de revisión se evidenciaron 156 certificaciones expedidas, 155 (99.36%) fueron expedidas dentro de los 15 días hábiles y una (1) (0.64%) fue expedida por fuera del tiempo establecido. Cédula 9.457.327
Aspectos para considerar según situaciones identificadas por la auditoría.
Oficina de Bonos Pensionales

▪ Notificar a la entidad los resultados de la auditoría, solicitar los planes de mejoramiento y realizar seguimiento a las acciones que la entidad defina para corregir las situaciones identificadas y a los controles que se implementen para evitar eventos futuros.
Plan de Acción - Oficina de Bonos Pensionales	Estado
Radicar ante la entidad el resultado de la visita de auditoría realizada dentro de los 30 días calendario siguientes a su radicación en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y solicitar las acciones pertinentes para subsanar las situaciones identificadas y prevenir eventos futuros similares. Seguimiento al plan 31de diciembre de 2021: La Oficina de Bonos Pensionales envío el informe de resultados Ministerio de Relaciones Exteriores el 15 de diciembre de 2021, mediante radicado 0-0000-000000.	Cerrado
Realizar marcación de detención y/o investigación en el sistema de bonos pensionales, para los casos inconsistentes que puedan afectar la liquidación xxx xxxx pensional, dentro de los 30 días siguientes al recibo del informe de auditoría. Seguimiento al plan 31de diciembre de 2021: De acuerdo con la validación en el sistema de bonos pensionales, la auditoría no evidenció marcación de detención y/o investigación 186 para los casos insatisfactorios.	Abierto
Municipio de Manizales - seguimiento a planes de acción. Fecha auditoría: 6 de septiembre de 2021. Período evaluado: información registrada por la entidad en el sistema CETIL desde el 31 de octubre de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.
Principales hallazgos	Resultados
Resultados generales de la revisión: Xxxxx revisados: 25; 25 casos satisfactorios 100%
Validación de forma
Se evidenciaron 16 certificaciones registradas y revisadas por el mismo funcionario.
La entidad no cuenta con un procedimiento escrito para la expedición de certificaciones a través de CETIL.
Validación de oportunidad
De acuerdo con la verificación realizada para el período objeto de revisión se evidenciaron 46 certificaciones expedidas, se generó el proceso de verificación de historia laboral a 11 certificaciones, para 10 (90.91%) se recibió la verificación de la información por parte de la Entidad y para una (1) (9.09%) la entidad no realizó el proceso de confirmación dentro de los tiempos establecidos, (Cédula: 30.282.498).
Período de revisión del 28 xx xxxxx de 2020 a 03 xx xxxxx de 2021. De acuerdo con la verificación realizada para el período objeto de revisión se evidenciaron 20 certificaciones expedidas, 16 (80%) fueron expedidas dentro de los 30 días siguientes a su recepción y cuatro (4) (20%) fueron expedidas por fuera del tiempo establecido. (Cédulas 1.329.181, 10.251.066, 24.328.513, 30.272.461)
Aspectos para considerar según situaciones identificadas por la auditoría.
Oficina de Bonos Pensionales

▪ Notificar a la entidad los resultados de la auditoría, solicitar los planes de mejoramiento y realizar seguimiento a las acciones que la entidad defina para corregir las situaciones identificadas y a los controles que se implementen para evitar eventos futuros.
Plan de Acción - Oficina de Bonos Pensionales	Estado
Radicar ante la entidad el resultado de la visita de auditoría realizada dentro de los 30 días calendario siguientes a su radicación en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y solicitar las acciones pertinentes para subsanar las situaciones identificadas y prevenir eventos futuros similares. Seguimiento al plan 31de diciembre de 2021: La Oficina de Bonos Pensionales se encuentra en proceso de revisión y verificación del informe entregado por la auditoría el 17 de noviembre de 2021.	Abierto
Ministerio de Comercio Industria y Turismo. seguimiento a planes de acción. Fecha auditoría: 1 de septiembre de 2021. Período evaluado: información registrada por la entidad en el sistema CETIL desde el 16 de julio de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.
Principales hallazgos	Resultados
Resultados generales de la revisión: Xxxxx revisados: 36; 36 casos satisfactorios 100%.
Validación de forma
Se evidenciaron 17 certificaciones registradas y revisadas por el mismo funcionario.
Validación de oportunidad
Período de revisión del 16 de julio de 2019 al 27 marzo de 2020. De acuerdo con la verificación realizada para el período objeto de revisión se evidenciaron 22 certificaciones expedidas, 16 (72.73%) fueron expedidas dentro de los 15 días hábiles y seis (6) (27.27%) fueron expedidas por fuera del tiempo establecido para las siguientes cédulas 16.473.604 16.591.364 16.608.181 41.761.875 51.577.154 51.629.431
Período de revisión del 28 xx xxxxx de 2020 a 03 xx xxxxx de 2021. De acuerdo con la verificación realizada para el período objeto de revisión se evidenciaron 14 certificaciones expedidas, 13 (92.86%) fueron expedidas dentro de los 30 días hábiles y una (1) (7.14%) fueron expedidas por fuera del tiempo establecido para la siguiente cédula. 31.937.409
Aspectos para considerar según situaciones identificadas por la auditoría.

Oficina de Bonos Pensionales ▪ Notificar a la entidad los resultados de la auditoría, solicitar los planes de mejoramiento y realizar seguimiento a las acciones que la entidad defina para corregir las situaciones identificadas y a los controles que se implementen para evitar eventos futuros.
Plan de Acción - Oficina de Bonos Pensionales			Estado
Radicar ante la entidad el resultado de la visita de auditoría realizada dentro de los 30 días calendario siguientes a su radicación en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y solicitar las acciones pertinentes para subsanar las situaciones identificadas y prevenir eventos futuros similares. Seguimiento al plan 31de diciembre de 2021: La Oficina de Bonos Pensionales envío el informe de resultados Ministerio de Relaciones Exteriores el 15 de diciembre de 2021, mediante radicado 0-0000-000000.			Cerrado
Beneficencia de Cundinamarca. seguimiento a planes de acción. Fecha auditoría: 30 y 31 xx xxxxxx de 2021. Período evaluado: información registrada por la entidad en el sistema CETIL desde el 26 de septiembre de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.
Principales hallazgos		Resultados
Resultados generales de la revisión: Xxxxx revisados: 50; 40 casos satisfactorios 80% y diez (10) casos inconsistentes 20%.
Descripción del hallazgo	Estado xxx xxxx	No. de casos
La entidad certificó información inconsistente del vínculo laboral en el sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados CETIL.	LIQ PROV EMITIDO REDIMIDO ENTIDAD CNF EMI RED	4
Se certificó información inconsistente xxx xxxxxxx base en el sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados CETIL.	LIQ PROV EMITIDO REDIMIDO ENTIDAD EMITIDO ENTIDAD PRE LIQUIDACIÓN	7
(*) De acuerdo con la revisión se evidenciaron 10 certificaciones con inconsistencias de las cuales una (1) cuenta con dos (2) situaciones.
Validación de forma
Se evidenciaron cinco (5) certificaciones registradas y revisadas por el mismo funcionario.
La entidad no cuenta con procedimiento para realizar las certificaciones a través de CETIL con destino a bono pensional.
Se evidenció de forma virtual tres (3) expedientes (carpetas), donde se observaron documentos en mal estado, de acuerdo con lo informado por la entidad existe documentos en mal estado, historias laborales incompletas, las nóminas en algunas ocasiones ya no son legibles por la constante manipulación.
Validación de oportunidad

De acuerdo con la verificación realizada para el período objeto de revisión se evidenciaron 155 certificaciones expedidas, de la cuales se generó el proceso de verificación de historia laboral a 12 certificaciones, para ocho (8) (66.67%) se recibió la verificación de la información por parte de la Entidad y para cuatro (4) (33.33%) certificaciones la entidad no realizó el proceso de confirmación dentro de los tiempos establecidos, para las siguientes cédulas:

11.375.785

41.706.357

41.760.472

41.774.788

Período de revisión del 26 de septiembre de 2019 al 27 marzo de 2020.

De acuerdo con la verificación realizada para el período objeto de revisión se evidenciaron 60 certificaciones expedidas, 35 (58.33%) fueron expedidas dentro de los 15 días hábiles y 25 (41.67%) fueron expedidas por fuera del tiempo establecido

Período de revisión del 28 xx xxxxx de 2020 a 03 xx xxxxx de 2021.

De acuerdo con la verificación realizada para el período objeto de revisión se evidenciaron 95 certificaciones expedidas, 38 (40%) fueron expedidas dentro de los 30 días hábiles y 57 (60%) fueron expedidas por fuera del tiempo establecido.

Aspectos para considerar según situaciones identificadas por la auditoría.

Oficina de Bonos Pensionales

Notificar a la entidad los resultados de la auditoría, solicitar los planes de mejoramiento y realizar seguimiento a las acciones que la entidad defina para corregir las situaciones identificadas y a los controles que se implementen para evitar eventos futuros.

Plan de Acción - Oficina de Bonos Pensionales

Estado

Seguimiento al plan 31de diciembre de 2021:

La Oficina de Bonos Pensionales envío el informe de resultados a la Beneficencia de Cundinamarca el 17 de diciembre de 2021, mediante radicado 0-0000-000000 .

Cerrado

Seguimiento al plan 31de diciembre de 2021:

De acuerdo con la validación en el sistema de bonos pensionales, la auditoría no evidenció marcación de detención y/o investigación 186 para los casos insatisfactorios.

Abierto

Hospital Militar Central - seguimiento a planes de acción. Fecha auditoría: 30 xx xxxxxx de 2021.

Período evaluado: información registrada por la entidad en el sistema CETIL desde el 18 de febrero de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.

Principales hallazgos

Resultados

Resultados generales de la revisión: Xxxxx revisados: 48; 44 casos satisfactorios 91,67% y cuatro (4) casos inconsistentes 8,33%.
Descripción del hallazgo	Estado xxx xxxx	No. de casos
La entidad certificó información inconsistente del vínculo laboral en el sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados CETIL.	LIQ PROV	3
Se certificó información inconsistente xxx xxxxxxx base en el sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados CETIL.	EMITIDO REDIMIDO ENTIDAD	1
Validación de forma
Se evidenciaron 19 certificaciones registradas y revisadas por el mismo funcionario.
Validación de oportunidad
Período de revisión del 18 de febrero de 2019 al 27 marzo de 2020. De acuerdo con la verificación realizada para el período objeto de revisión se evidenciaron 79 certificaciones expedidas, 66 (83.54%) fueron expedidas dentro de los 15 días hábiles y 13 (16.46%) fueron expedidas por fuera del tiempo establecido
Período de revisión del 28 xx xxxxx de 2020 a 03 xx xxxxx de 2021. De acuerdo con la verificación realizada para el período objeto de revisión se evidenciaron 60 certificaciones expedidas, 58 (96,67%) fueron expedidas dentro de los 30 días hábiles y dos (2) (3,33%) fueron expedidas por fuera del tiempo establecido.
Aspectos para considerar según situaciones identificadas por la auditoría.
Oficina de Bonos Pensionales ▪ Notificar a la entidad los resultados de la auditoría, solicitar los planes de mejoramiento y realizar seguimiento a las acciones que la entidad defina para corregir las situaciones identificadas y a los controles que se implementen para evitar eventos futuros.
Plan de Acción - Oficina de Bonos Pensionales		Estado
Radicar ante la entidad el resultado de la visita de auditoría realizada dentro de los 30 días calendario siguientes a su radicación en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y solicitar las acciones pertinentes para subsanar las situaciones identificadas y prevenir eventos futuros similares. Seguimiento al plan 31de diciembre de 2021: La Oficina de Bonos Pensionales envío el informe de resultados a Hospital Militar Central el 15 de diciembre de 2021, mediante radicado 0-0000-000000 .		Cerrado
Realizar marcación de detención y/o investigación en el sistema de bonos pensionales, para los casos inconsistentes que puedan afectar la liquidación xxx xxxx pensional, dentro de los 30 días siguientes al recibo del informe de auditoría. Seguimiento al plan 31de diciembre de 2021: De acuerdo con la validación en el sistema de bonos pensionales, la auditoría no evidenció marcación de detención y/o investigación 186 para los casos insatisfactorios.		Abierto

Empresa Social del Estado Hospital xx Xxxxxx – seguimiento a planes de acción. Fecha auditoría: 25 xx xxxxxx de 2021. Período evaluado: información registrada por la entidad en el sistema CETIL desde el 6 de diciembre de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.
Principales hallazgos		Resultados
Resultados generales de la revisión: Xxxxx revisados: 25; 21 casos satisfactorios 84.00% y cuatro (4) casos inconsistentes 16.00%.
Descripción del hallazgo	Estado xxx xxxx	No. de casos
La entidad certificó de forma inconsistente el vínculo laboral en el sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados CETIL.	EMITIDO REDIMIDO ENTIDAD, EMITIDO ENTIDAD	2
La entidad certificó información inconsistente xxx xxxxxxx base en el sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados CETIL.	EMITIDO REDIMIDO ENTIDAD, REDIMIDO ENTIDAD	2
Validación de forma
Se evidenció 17 certificaciones registradas y revisadas por la misma funcionaria.
La entidad se encuentra en proceso de elaboración de un procedimiento para la expedición de certificación a través de CETIL de acuerdo a la normatividad vigente, aún no se encuentra registrado y formalizado dentro de un proceso escrito (caracterización, manual, instructivo) basados en el Sistema de Gestión de Calidad, que permita fortalecer los controles para el proceso de expedición de certificaciones registradas en CETIL y la transferencia de conocimiento entre los funcionarios de la entidad que desarrollen esta función.
Aspectos para considerar según situaciones identificadas por la auditoría.
Oficina de Bonos Pensionales: ▪ Notificar a la entidad los resultados de la auditoría, solicitar los planes de mejoramiento y realizar seguimiento a las acciones que la entidad defina para corregir las situaciones identificadas y a los controles que se implementen para evitar eventos futuros.
Plan de Acción - Oficina de Bonos Pensionales		Estado
Radicar ante la entidad el resultado de la visita de auditoría realizada dentro de los 30 días calendario siguientes a su radicación en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y solicitar las acciones pertinentes para subsanar las situaciones identificadas y prevenir eventos futuros similares. Seguimiento al plan 31 de diciembre de 2021: La Oficina de Bonos Pensionales envío el informe de resultados a la Empresa Social del Estado Hospital xx Xxxxxx el 15 de diciembre de 2021, mediante radicado 2-2021- 066237.		Cerrado
Dirección Territorial de Xxxxx xx Xxxxxx – seguimiento a planes de acción. Fecha auditoría: 24 xx xxxxxx de 2021. Período evaluado: información registrada por la entidad en el sistema CETIL desde el 6 de diciembre de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.
Principales hallazgos		Resultados

Resultados generales de la revisión: Xxxxx revisados: 25; 25 casos satisfactorios 100%.
Validación de forma
La entidad no cuenta con un procedimiento escrito para la expedición de certificaciones a través de CETIL.
Aspectos para considerar según situaciones identificadas por la auditoría.
Oficina de Bonos Pensionales: ▪ Notificar a la entidad los resultados de la auditoría, solicitar los planes de mejoramiento y realizar seguimiento a las acciones que la entidad defina para corregir las situaciones identificadas y a los controles que se implementen para evitar eventos futuros.
Plan de Acción - Oficina de Bonos Pensionales		Estado
Radicar ante la entidad el resultado de la visita de auditoría realizada dentro de los 30 días calendario siguientes a su radicación en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y solicitar las acciones pertinentes para subsanar las situaciones identificadas y prevenir eventos futuros similares. Seguimiento al plan 31 de diciembre de 2021: La Oficina de Bonos Pensionales envío el informe de resultados a la Dirección Territorial de Xxxxx xx Xxxxxx el 14 de diciembre de 2021, mediante radicado 0-0000-000000.		Cerrado
Ferrocarriles Nacionales de Colombia en Liquidación. seguimiento a planes de acción. Fecha auditoría: 23 y 24 xx xxxxxx de 2021. Período evaluado: información registrada por la entidad en el sistema CETIL desde el 16 de enero de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.
Principales hallazgos		Resultados
Resultados generales de la revisión: Xxxxx revisados: 47; 28 casos satisfactorios 59.57% y 19 casos inconsistentes 40.43%.
Descripción del hallazgo	Estado xxx xxxx	No. de casos
La entidad certificó información inconsistente del vínculo laboral en el sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados CETIL.	EMITIDO REDIMIDO ENTIDAD LIQ PROV CNF EMI RED	14
Se certificó información inconsistente xxx xxxxxxx base en el sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados CETIL.	EMITIDO REDIMIDO ENTIDAD LIQ PROV	6
(*) De acuerdo con la revisión se evidenciaron 19 certificaciones con inconsistencias de las cuales una (1) cuenta con dos (2) situaciones.
Validación de forma
Se evidenciaron tres (3) certificaciones registradas y revisadas por el mismo funcionario.

Validación de oportunidad
De acuerdo con la verificación realizada para el período objeto de revisión se evidenciaron 135 certificaciones expedidas, de la cuales se generó el proceso de verificación de historia laboral a 27 certificaciones, para 14(51.85%) certificaciones se recibió la verificación de la información por parte de la Entidad y para 13(48.15%) certificaciones la entidad no realizó el proceso de confirmación dentro de los tiempos establecidos
Período de revisión del 16 de enero de 2019 al 27 marzo de 2020. De acuerdo con la verificación realizada para el periodo objeto de revisión se evidenciaron 106 certificaciones expedidas,90 (84.91%) fueron expedidas dentro de los 15 días hábiles y 16 (15.09%) fueron expedidas por fuera del tiempo establecido.
Período de revisión del 28 xx xxxxx de 2020 a 03 xx xxxxx de 2021. De acuerdo con la verificación realizada para el periodo objeto de revisión se evidenciaron 32 certificaciones expedidas, 30(93.75%) fueron expedidas dentro de los 30 días hábiles y 2(6.25%) fueron expedidas por fuera del tiempo establecido para las cédulas.
Aspectos para considerar según situaciones identificadas por la auditoría.
Oficina de Bonos Pensionales ▪ Notificar a la entidad los resultados de la auditoría, solicitar los planes de mejoramiento y realizar seguimiento a las acciones que la entidad defina para corregir las situaciones identificadas y a los controles que se implementen para evitar eventos futuros.
Plan de Acción - Oficina de Bonos Pensionales		Estado
Radicar ante la entidad el resultado de la visita de auditoría realizada dentro de los 30 días calendario siguientes a su radicación en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y solicitar las acciones pertinentes para subsanar las situaciones identificadas y prevenir eventos futuros similares. Seguimiento al plan 31de diciembre de 2021: La Oficina de Bonos Pensionales envío el informe de resultados a los Ferrocarriles Nacionales de Colombia en Liquidación el 17 de diciembre de 2021, mediante radicado 2- 2021-067181.		Cerrado
Realizar marcación de detención y/o investigación en el sistema de bonos pensionales, para los casos inconsistentes que puedan afectar la liquidación xxx xxxx pensional, dentro de los 30 días siguientes al recibo del informe de auditoría. Seguimiento al plan 31de diciembre de 2021: De acuerdo con la validación en el sistema de bonos pensionales, la auditoría no evidenció marcación de detención y/o investigación 186 para los casos insatisfactorios.		Abierto
Departamento xx Xxxxxx - seguimiento a planes de acción. Fecha auditoría: 23 xx xxxxxx de 2021. Período evaluado: información registrada por la entidad en el sistema CETIL desde el 21 xx xxxxxx de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.
Principales hallazgos		Resultados
Resultados generales de la revisión: Xxxxx revisados: 25; 23 casos satisfactorios 92.00% y dos (2) casos inconsistentes 8.00%.
Descripción del hallazgo	Estado xxx xxxx	No. de casos

La entidad certificó información inconsistente xxx xxxxxxx base en el sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados CETIL.	REDIMIDO FONPET, PRE LIQUIDACION	2
Validación de forma
Se evidenció 25 certificaciones registradas y revisadas por la misma funcionaria.
La entidad se encuentra en proceso de actualización de un procedimiento establecido para la expedición de certificación a través de CETIL de acuerdo con la normatividad vigente, que permita fortalecer los controles para el proceso de expedición de certificaciones registradas en CETIL y la transferencia de conocimiento entre los funcionarios de la entidad que desarrollen esta función.
Validación de oportunidad
Para 49 certificaciones se generó el proceso de verificación de historia laboral y xx xxxxxxx base por parte de la Oficina de Bonos Pensionales, para 44 (89.80%) certificaciones se recibió la verificación de la información por parte de la Entidad a la Oficina de Bonos Pensionales dentro del mes establecido según la normatividad vigente y para cinco (5) (10.20%) certificaciones la entidad no realizó el proceso de confirmación dentro de los tiempos establecidos normativamente.
Período de revisión del 21 xx xxxxxx de 2019 al 27 marzo de 2020. De acuerdo con la verificación realizada para el período objeto de revisión se evidenciaron 209 certificaciones expedidas, de las cuales 191 (91.39%) fueron expedidas dentro de los 15 días hábiles y 18 (8.61%) fueron expedidas por fuera del tiempo establecido.
Período de revisión del 28 xx xxxxx de 2020 a 03 xx xxxxx de 2021. De acuerdo con la verificación realizada para el período objeto de revisión se evidenciaron 127 certificaciones expedidas, de las cuales 125 (98.43%) fueron expedidas dentro de los 30 días siguientes y dos (2) (1.57%) fueron expedidas por fuera del tiempo establecido.
Aspectos para considerar según situaciones identificadas por la auditoría.
Oficina de Bonos Pensionales: ▪ Notificar a la entidad los resultados de la auditoría, solicitar los planes de mejoramiento y realizar seguimiento a las acciones que la entidad defina para corregir las situaciones identificadas y a los controles que se implementen para evitar eventos futuros.
Plan de Acción - Oficina de Bonos Pensionales		Estado
Radicar ante la entidad el resultado de la visita de auditoría realizada dentro de los 30 días calendario siguientes a su radicación en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y solicitar las acciones pertinentes para subsanar las situaciones identificadas y prevenir eventos futuros similares. Seguimiento al plan 31 de diciembre de 2021: La Oficina de Bonos Pensionales envío el informe de resultados al Departamento xx Xxxxxx el 14 de diciembre de 2021, mediante radicado 0-0000-000000.		Cerrado
Universidad xx Xxxxxx. - seguimiento a planes de acción. Fecha auditoría: 27 xx xxxxxx de 2021. Período evaluado: información registrada por la entidad en el sistema CETIL desde el 9 xx xxxxxx de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.
Principales hallazgos		Resultados

Resultados generales de la revisión: Xxxxx revisados: 25; 17 casos satisfactorios 68% y ocho (8) casos inconsistentes 32%.
Descripción del hallazgo	Estado xxx xxxx	No. de casos
La entidad certificó información inconsistente del vínculo laboral en el sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados CETIL.	LIQ PROVIS PRELIQUIDACIÓN	3
Se certificó información inconsistente xxx xxxxxxx base en el sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados CETIL.	LIQ PROVIS PRE LIQUIDACIÓN EMITIDO REDIMIDO ENTIDAD CNF LIQUIDACIÓN	6
(*) De acuerdo con la revisión se evidenciaron 8 certificaciones con inconsistencias de las cuales una (1) cuenta con dos (2) situaciones de inconsistencia.
Validación de oportunidad
Período de revisión del 9 xx xxxxxx de 2019 al 27 marzo de 2020. De acuerdo con la verificación realizada para el período objeto de revisión se evidenciaron 29 certificaciones expedidas, 25 (86.21%) fueron expedidas dentro de los 15 días hábiles y cuatro (4) (13.79%) fueron expedidas por fuera del tiempo establecido.
Aspectos para considerar según situaciones identificadas por la auditoría.
Oficina de Bonos Pensionales: ▪ Notificar a la entidad los resultados de la auditoría, solicitar los planes de mejoramiento y realizar seguimiento a las acciones que la entidad defina para corregir las situaciones identificadas y a los controles que se implementen para evitar eventos futuros.
Plan de Acción - Oficina de Bonos Pensionales		Estado
Radicar ante la entidad el resultado de la visita de auditoría realizada dentro de los 30 días calendario siguientes a su radicación en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y solicitar las acciones pertinentes para subsanar las situaciones identificadas y prevenir eventos futuros similares. Seguimiento al plan 31 de diciembre de 2021: La Oficina de Bonos Pensionales envío el informe de resultados a la Universidad xx Xxxxxx el 14 de diciembre de 2021, mediante radicado 0-0000-000000.		Cerrado
Superintendencia de Notariado y Registro - seguimiento a planes de acción. Fecha auditoría: 23 xx xxxxxx de 2021. Período evaluado: información registrada por la entidad en el sistema CETIL desde el 24 de septiembre de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.
Principales hallazgos		Resultados
Resultados generales de la revisión: Xxxxx revisados: 50; 45 casos satisfactorios 90% y cinco (5) casos inconsistentes 10%.
Descripción del hallazgo	Estado xxx xxxx	No. de casos

La entidad certificó información inconsistente del vínculo laboral en el sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados CETIL.

LIQ PROVIS

Se certificó información inconsistente xxx xxxxxxx base en el sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados CETIL.

LIQ PROVIS CNF EMI RED

EMITIDO REDIMIDO ENTIDAD

Validación de oportunidad

Para 35 certificaciones se generó el proceso de verificación de historia laboral y xx xxxxxxx base por parte de la Oficina de Bonos Pensionales, para 32 (91.43%) certificaciones se recibió la verificación de la información por parte de la Entidad a la Oficina de Bonos Pensionales dentro del mes establecido según la normatividad vigente y para tres (3) (8.57%) certificaciones la entidad no realizó el proceso de confirmación dentro de los tiempos establecidos normativamente.

Período de revisión del 24 de septiembre de 2019 al 27 marzo de 2020.

De acuerdo con la verificación realizada para el período objeto de revisión se evidenciaron 69 certificaciones expedidas, de las cuales 62 (89.86%) fueron expedidas dentro de los 15 días hábiles y siete (7) (10.14%) fueron expedidas por fuera del tiempo establecido.

Período de revisión del 28 xx xxxxx de 2020 a 03 xx xxxxx de 2021.

De acuerdo con la verificación realizada para el período objeto de revisión se evidenciaron 88 certificaciones expedidas, de las cuales 46 (52.27%) fueron expedidas dentro de los 30 días siguientes y 42 (47.73%) fueron expedidas por fuera del tiempo establecido.

Aspectos para considerar según situaciones identificadas por la auditoría.

Oficina de Bonos Pensionales:

Plan de Acción - Oficina de Bonos Pensionales

Estado

Seguimiento al plan 31 de diciembre de 2021:

La Oficina de Bonos Pensionales envío el informe de resultados a la Superintendencia de Notariado y Registro el 20 de diciembre de 2021, mediante radicado 0-0000-000000.

Cerrado

Seguimiento al plan 31de diciembre de 2021:

De acuerdo con la validación en el sistema de bonos pensionales, la auditoría no evidenció marcación de detención y/o investigación 186 para los casos insatisfactorios.

Abierto

Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio - Seguimiento a planes de acción. Fecha auditoría: 4 xx xxxxxx de 2021.

Período evaluado: información registrada por la entidad en el sistema CETIL desde el 2 xx xxxxxx de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.

Principales hallazgos		Resultados
Resultados generales de la revisión: Xxxxx revisados: 52; 48 casos satisfactorios 7.69% y cuatro (4) casos inconsistentes 7.69%.
Descripción del hallazgo	Estado xxx xxxx	No. de casos
La entidad certificó información inconsistente del vínculo laboral en el sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados CETIL.	LIQ PROVIS	1
Se certificó información inconsistente xxx xxxxxxx base en el sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados CETIL.	CNF EMI RED EMITIDO	3
Validación de oportunidad
Para 79 certificaciones se generó el proceso de verificación de historia laboral y xx xxxxxxx base por parte de la Oficina de Bonos Pensionales, para 47 (59.49%) certificaciones se recibió la verificación de la información por parte de la Entidad a la Oficina de Bonos Pensionales dentro del mes establecido según la normatividad vigente y para 32 (40.51%) certificaciones la entidad no realizó el proceso de confirmación dentro de los tiempos establecidos normativamente.
Período de revisión del 2 xx xxxxxx de 2019 al 27 marzo de 2020. De acuerdo con la verificación realizada para el período objeto de revisión se evidenciaron 81 certificaciones expedidas, de las cuales 43 (53.09%) fueron expedidas dentro de los 15 días hábiles y 38 (46.91%) fueron expedidas por fuera del tiempo establecido.
Período de revisión del 28 xx xxxxx de 2020 a 03 xx xxxxx de 2021. De acuerdo con la verificación realizada para el período objeto de revisión se evidenciaron 97 certificaciones expedidas, de las cuales 91 (93.81%) fueron expedidas dentro de los 30 días siguientes y seis (6) (6.19%) fueron expedidas por fuera del tiempo establecido.
Aspectos para considerar según situaciones identificadas por la auditoría.
Oficina de Bonos Pensionales: ▪ Notificar a la entidad los resultados de la auditoría, solicitar los planes de mejoramiento y realizar seguimiento a las acciones que la entidad defina para corregir las situaciones identificadas y a los controles que se implementen para evitar eventos futuros.
Plan de Acción - Oficina de Bonos Pensionales		Estado
Radicar ante la entidad el resultado de la visita de auditoría realizada dentro de los 30 días calendario siguientes a su radicación en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y solicitar las acciones pertinentes para subsanar las situaciones identificadas y prevenir eventos futuros similares. Seguimiento al plan 31 de diciembre de 2021: La Oficina de Bonos Pensionales envío el informe de resultados al Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio el 14 de diciembre de 2021, mediante radicado 0-0000-000000 .		Cerrado
Actividad: 1.4 Proceso de Emisión y Redención – Resoluciones - (AO)
Riesgos identificados para el proceso
Generación de resoluciones con información que no corresponda a los bonos o que no se generen las resoluciones de las operaciones que se realizan a los bonos pensionales, lo cual conlleve al incremento en la

carga operativa del proceso por reprocesamiento de la información, posibles quejas, demandas, derechos de

petición y/o demandas por emisión de resoluciones con información inconsistente.

Plan de Acción – Oficina de Bonos Pensionales

• Período Evaluado: noviembre 1 al 30 de 2021

Estado

En el archivo CUP_DIPS (órdenes de pago), ejecutado en producción no apareció diligenciado el código (96) Ecopetrol, en el campo CP.AFP_RED del documento 12111885C V3 correspondiente al DIP 202111136, por lo cual la auditoría remitió correo electrónico el 9 de diciembre de 2021 al Consorcio ASD-Cromasoft, solicitando la aclaración de la novedad.

Seguimiento al 31 de diciembre de 2021.

La Oficina de Bonos Pensionales indicó el 13 diciembre de 2021 por medio de correo electrónico que “se requiere abrir requerimiento funcional que tome la AFP del afiliado a partir de la solicitud realizada en el sistema o basarla en el tipo xx xxxx, ya que se está quedando en blanco el campo cuando Asofondos desconoce dónde está el afiliado, en

este caso Ecopetrol”.

Abierto

Actividad: 7.1 Verificación de Datos - (AO)

Riesgos identificados para el proceso

No generar y/o no enviar las comunicaciones a las entidades que son responsables de cuota parte, de

confirmación de historia y/o salario, y de las notificaciones sobre detención de bonos, y por tal motivo no se dé cumplimiento a la normatividad vigente.

Plan de Acción – Oficina de Bonos Pensionales

Estado

• Período Evaluado: julio 1 al 30 septiembre de 2021

El Consorcio ASD-Cromasoft debe notificar mediante correo electrónico a la Oficina de Bonos Pensionales, las comunicaciones que no fueron entregadas y quedaron en estado DEVOLUCION, para que esta Oficina realice las gestiones pertinentes para lograr que las comunicaciones puedan ser entregadas o tomar una decisión definitiva

respecto a la gestión a realizar para el caso de estas comunicaciones.

Período Evaluado: julio 1 al 30 septiembre de 2021

La auditoría realizó la revisión del estado de las 8,453 comunicaciones identificando que para dos (2) comunicaciones (H2021081454 - H2021090159) no presentaron estado “DIGITALIZADA” en el sistema de bonos pensionales, por lo cual el 7 de diciembre de 2021 fue reportada dicha situación a la Oficina de Bonos Pensionales para su seguimiento.

Seguimiento al 31 de diciembre de 2021.

El Consorcio ASD-Cromasoft informó el 9 de diciembre de 2021 a la auditoría, que las dos

(2) comunicaciones (H2021081454 - H2021090159) se encuentran en estado

“DIGITALIZADA”, la auditoría procedió a realizar la verificación correspondiente en el sistema de bonos pensionlaes, encontrándose en dicho estado.

Cerrado

Fuente: Elaboración propia a partir de las situaciones identificadas por la auditoría durante la vigencia del Contrato 4.003-2019.

IV. Resultados generales de las actividades de auditoría según cronograma de trabajo.

En la tabla 3 se presentan las convenciones para determinar el estado general de las auditorías realizadas, las cuales deben ser consideradas durante la lectura del presente informe.

Tabla 3 Convenciones consideradas en el informe.

Convenciones
Actividad programada y ejecutada, según cronograma de trabajo en proceso de aprobación por parte de la Oficina de Bonos Pensionales para el año 2021.	🗸
Actividad reprogramada, con aprobación de los supervisores del contrato.	👉
Actividad en ejecución o documentación de resultados.	→
Informes aprobados en proceso de emisión y radicación.	🗍
Informes radicados ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.	☑
Actividad no programada según cronograma de trabajo - No aplica la ejecución para el período.	N/A

Las obligaciones contractuales se relacionan en la tabla 4 y se presenta el resultado de las actividades de auditoría realizadas durante el período señalado, según los criterios relacionados en el gráfico 2, indicando el numeral asociado en el contrato.

Tabla 4 Resultado de la revisión realizada por cada aspecto evaluado.

Actividades contrato 4.003-2019

Estado

Resultado

de la auditoría

1. Funcionamiento del Sistema de Liquidación de Bonos Pensionales.

1.1 Proceso de solicitudes.

Verificar por muestreo, la efectividad de los controles automáticos diseñados e implementados en el sistema de la Oficina de Bonos Pensionales para evaluar la consistencia de la información contenida en los diferentes tipos de solicitudes reportadas, registradas e ingresadas por las administradoras.

La actividad se desarrollará mensualmente.

Ver resultados de la revisión en el presente informe.

🗸

1.2 Información del proceso de liquidación.

Evaluar la oportunidad con que el sistema está informándoles sobre la liquidación de sus bonos a las Administradoras. Encausar hacia el Ministerio las observaciones y recomendaciones al respecto.

La actividad se desarrollará mensualmente.

Ver resultados de la revisión en el presente informe.

🗸

1.3 Proceso de preemisión.

En la fase de preemisión, verificar y analizar las inconsistencias reportadas por el sistema y hacer recomendaciones inmediatas y formales, según lo establezca la

Oficina de Bonos Pensionales, antes de la ejecución del proceso de emisión del

🗸

Actividades contrato 4.003-2019

Estado

Resultado

de la auditoría

mes respectivo, de acuerdo con las fechas que para cada proceso determine la Oficina de Bonos Pensionales.

Para lo anterior deberá realizar las siguientes actividades:

a) Mediante muestreo verificar los controles automáticos definidos, diseñados e implementados en el sistema para detectar posibles inconsistencias en la información de las solicitudes que ingresan en este proceso.

b) Validar la causa de exclusión de los bonos que no fueron ingresados al proceso de emisión mensual.

c) Verificar que las cuotas partes asignadas a entidades, en las cuales la Nación podría estar a cargo, correspondan con la información contenida en el sistema como entidades asumidas.

La actividad se desarrollará mensualmente. Ver resultados de la revisión en el presente informe.

Identificar bonos pensionales redimidos y pagados con detenciones activas en el sistema de bonos pensionales período diciembre de 2021.

La actividad se desarrollará mensualmente. Ver resultados de la revisión en el

presente informe.

🗸

1.4 Proceso de emisión y redención.

a) Verificar y auditar de manera aleatoria el funcionamiento del sistema de la Oficina de Bonos Pensionales, verificando la correcta aplicación de las fórmulas, la correcta aplicación de las historias laborales y, en general, todas las novedades que ingresen para estos procesos.

b) Verificar que las anulaciones de bonos determinadas por la Oficina de Bonos Pensionales correspondan a las causales de anulación definidas en el proceso. En proceso definición de alcance.

c) Verificar los bonos detenidos y las detenciones automáticas realizadas por el sistema de la Oficina de Bonos Pensionales.

d) Verificar la consistencia de las resoluciones generadas por el proceso en relación con los resultados del mismo, en cuanto a la consistencia de los datos y variables en ellas contenidas y en relación con la realidad del caso particular.

e) Realizar la auditoría sobre la totalidad o las cantidades o los porcentajes que la Oficina de Bonos Pensionales determine de los casos de pagos de bonos, redención normal, redención anticipada (por vejez, invalidez o muerte) y devolución de saldos.

f) Presentar las inconsistencias o errores encontrados y las recomendaciones respectivas de acuerdo con las fechas que para cada proceso determine la Oficina xx Xxxx Pensionales.

La actividad se desarrollará mensualmente.

Ver resultados de la revisión en el presente informe.

🗸

1.5 Proceso de expedición y pago.

Verificar la ejecución del proceso de expedición de los bonos que se envían al Depósito Centralizado de Valores con ocasión de la redención y pago o expedición por negociación.

Verificar la ejecución del proceso de pago de bonos pensionales por redención normal y redención anticipada que se realizan directamente a las Administradoras de Fondos de Pensiones.

Verificar la oportunidad, seguridad y calidad de las confirmaciones por parte del Depósito Centralizado de Valores respecto a los registros enviados por el contratista de la administración y operación del sistema de la Oficina de Bonos Pensionales, de acuerdo con los términos estipulados en el contrato suscrito con el depósito centralizado de valores.

La actividad se desarrollará mensualmente.

Ver resultados de la revisión en el presente informe.

🗸

Actividades contrato 4.003-2019	Estado	Resultado de la auditoría
1.6 Controles automáticos del sistema. Mensualmente, sobre muestras selectivas representativas, analizar que los controles inhibidos estén debidamente soportados y correspondan a las normas vigentes y a los instructivos de la Oficina de Bonos Pensionales.
Período objeto de revisión: diciembre 1 al 31 de 2021. La actividad se desarrollará mensualmente. Ver resultados de la revisión en el presente informe.	🗸
2. Proceso de Garantía de Pensión Mínima.
2.1 Proceso de solicitudes de Garantía de Pensión Mínima. Verificar y validar por muestreo a todas las AFP’S una vez realizado el proceso de Garantía de Pensión Mínima la efectividad de los controles automáticos de rechazos diseñados e implementados en el sistema de la Oficina de Bonos Pensionales acordes con la normatividad vigente para evaluar la consistencia de la información contenida en los diferentes tipos de solicitudes de Garantías de Pensión Mínima registradas e ingresadas vía interactiva por las Administradoras de Fondos de Pensiones. La actividad se desarrollará mensualmente.
Período objeto de revisión: diciembre 1 al 31 de 2021. Ver resultados de la revisión en el presente informe.	→
2.2 Control de Garantías de Pensión Mínima No otorgadas. Validar en el sistema de la Oficina de Bonos Pensionales que el resultado de la verificación por parte de la Oficina de Bonos Pensionales para Garantías de Pensión Mínima NO otorgadas, se haya realizado de manera correcta de acuerdo con los soportes registrados por la administradora de fondo de pensiones. La actividad se desarrollará mensualmente.
Período objeto de revisión: diciembre 1 al 31 de 2021. Ver resultados de la revisión en el presente informe.	🗸
2.3 Proceso de Garantía de Pensión Mínima. Validar el cumplimiento de los requisitos legales establecidos en la Ley 100 de 1993, Decreto 142 de 2006 y Decreto 832 de 1996, según la documentación soporte que permitió a la Administradora de Fondos de Pensiones realizar la solicitud de la garantía ante la Oficina de Bonos Pensionales. Esta actividad se desarrollará en la visita que debe realizar la Firma de auditoría semestralmente a cada Administradora de Pensiones.	N/A
3. Mecanismo de Deslizamiento xx xxxxxxx mínimo.
3.1 Controles del sistema automáticos. Sobre muestras selectivas representativas, y durante los términos establecidos en el Decreto 036 de 2015 analizar que los controles inhibidos estén debidamente soportados y correspondan a las normas vigentes e instructivos de la Oficina de Bonos Pensionales. Se deben revisar los controles inhibidos manualmente y automáticos.
Período objeto de revisión: diciembre 1 al 31 de 2021. Ver resultados de la revisión en el presente informe.	🗸
4. Proceso de certificaciones electrónicas de tiempos laborados – CETIL.
4.1 Verificación de contenido y calidad de las certificaciones electrónicas. Verificar por muestreo la efectividad de la forma, contenido, calidad y oportunidad de la información registrada en las Certificaciones Electrónicas de Tiempos Laborados – CETIL, por parte de las entidades empleadoras. Así como, la oportunidad en la atención de las solicitudes realizadas. El Contratista deberá tener en cuenta la ubicación y dirección de cada una de las entidades empleadoras, para efectos de las visitas en cuanto a la determinación de sus costos, pues el Ministerio no reconocerá de manera adicional al valor del	N/A

Actividades contrato 4.003-2019

Estado

Resultado

de la auditoría

contrato ninguna suma al contratista por concepto de pasajes aéreos o terrestres, gastos de viaje, alojamiento, viáticos ni expensas de ese tipo.

Esta actividad se desarrollará en la visita que debe realizar la Firma de auditoría a

las entidades públicas.

4.2 Verificación de forma.

Para lo anterior, deberá realizar las siguientes actividades:

Validar que las firmas autorizadas de los funcionarios competentes para la expedición de las certificaciones cumplan con lo establecido en la normatividad vigente.

a) Validar que los funcionarios que registran revisan y firman las certificaciones electrónicas de tiempos laborados correspondan a los usuarios solicitados ante la OBP.

b) Validar que la entidad certificadora expida las certificaciones electrónicas de tiempos laborados y salarios, sin necesidad de que medie una solicitud.

c) Validar que el suministro de las certificaciones no esté sujeto al pago de un tributo, tarifa o costo alguno para las entidades solicitantes o interesados.

d) Validar que el Cetil sea el único medio a través del cual las entidades empleadoras, expidan las certificaciones electrónicas de tiempos laborados.

e) El contratista podrá indicar a la OBP otros aspectos que se relacionen con el tema, sobre los cuales se considere necesario ejercer la auditoría.

Esta actividad se desarrollará en la visita que debe realizar la Firma de auditoría a

las entidades públicas.

N/A

4.3 Verificación de la oportunidad.

Verificar la oportunidad con que las entidades empleadoras responden a las solicitudes de certificación electrónica de tiempos laborados, según lo indicado en el Decreto 491 xx xxxxx de 2020.

Para lo anterior, deberá realizar las siguientes actividades:

a) Validar que la expedición de las certificaciones electrónicas de tiempos laborados se haga dentro de los tiempos establecidos.

b) Determinar y calcular un indicador de oportunidad de las entidades auditadas.

c) Realizar recomendaciones de oportunidad a las entidades auditadas y registrar los hallazgos correspondientes.

Esta actividad se desarrollará en la visita que debe realizar la Firma de auditoría a

las entidades públicas.

Se obtuvo del ambiente de producción del sistema de certificaciones electrónicas de tiempos laborados CETIL, la información registrada en la tabla TABL_CETIL_Solicitudes del período diciembre 1 al 31 de 2021, con el fin de determinar el número de solicitudes por mes, así como determinar la oportunidad de expedición de las certificaciones dentro de los tiempos establecidos en la normatividad vigente.

La actividad se desarrollará mensualmente.

Ver resultados de la revisión en el presente informe.

🗸

4.4 Controles del sistema automáticos del proceso.

• Del sistema:

a) Verificar y auditar de manera aleatoria el funcionamiento del módulo del Cetil, verificando la correcta aplicación de las fórmulas, validaciones y demás que intervengan en el proceso de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados.

• Del proceso:

a) Verificar la existencia y correcto diligenciamiento de los formatos de solicitud de creación de usuarios.

b) Validar que las solicitudes de creación de usuarios cuenten con los soportes correspondientes y estén ajustados a la normatividad.

N/A

Actividades contrato 4.003-2019

Estado

Resultado

de la auditoría

c) Validar que los formatos de solicitud de usuarios no tengan tachaduras ni enmendaduras.

La actividad se desarrollará mensualmente.

Controles automáticos del sistema.

Verificación de las reglas de operación establecidas para el módulo de CETIL.

La auditoría está realizando la implementación de rutinas que permitan validar las reglas de operación parametrizadas.

Ver resultados de la revisión en el presente informe.

🗸

5. Pruebas de calidad y resultados.

A partir del inicio y durante ejecución del Contrato y con el propósito de verificar la calidad de la información que envían o certifican al actual proceso, se deberán efectuar visitas de auditoría a las entidades.

Las visitas se harán de acuerdo con la programación que para tal fin entregue la Oficina de Bonos Pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

La verificación de la calidad de la información que envían o certifican al actual proceso informático del sistema de la Oficina de Bonos Pensionales, se hará sobre una base de muestreo y presentación de indicadores.

La Oficina de Bonos Pensionales determinará la cobertura de cada aspecto

verificable en las visitas, en el sentido de si se hace sobre la totalidad de casos, sobre un porcentaje o se determinarán las bases para hacerlas por muestreo.

5.1 Visitas a las administradoras de fondos de pensiones.

Se refiere a los procedimientos e información necesaria para solicitar el reconocimiento, liquidación, emisión y pago de bonos, y lo relacionado con los procesos de otros emisores, devolución de saldos, garantía de pensión mínima y aquellos otros que llegare a determinar la Oficina de Bonos Pensionales según sus procesos.

La actividad se desarrollará semestralmente.

🗸

Visita de auditoría AFP Protección:

Actividad realizada entre el 19 al 29 de octubre de 2021.

Casos identificados durante el período enero 1 a junio 30 de 2021: 10.815 de los cuales se tomaron 424 para revisión 3.92%.

Resultados generales de la revisión: 386 casos satisfactorios 91.04% y 38 bonos insatisfactorios 8.96%.

Informe “KPMG 5.1 17 IA AFP Protección Oct 2021 VF”, se entregó en PDF al

Ministerio de Hacienda y Crédito Público el 3 de diciembre de 2021: Radicado No. 0-0000-000000.

☑

Visita de auditoría AFP Skandia:

Actividad realizada entre el 13 al 16 de septiembre de 2021.

Casos identificados durante el período enero 1 a junio 30 de 2021: 590 de los cuales se tomaron 226 para revisión 38.31%.

Resultados generales de la revisión: 204 casos satisfactorios 90.27% y 22 bonos insatisfactorios 9.73%.

Informe “KPMG 5.1 14 IA AFP Skandia Sep 2021 VF”, se entregó en PDF al

Ministerio de Hacienda y Crédito Público el 3 de diciembre de 2021: Radicado No. 0-0000-000000.

☑

5.2 Visitas de auditoría al Fondo del Congreso y a Ecopetrol.

Realizar visitas de auditoría al Fondo del Congreso y a ECOPETROL para validar que la información que estas entidades reportan al sistema de bonos pensionales para solicitar un bono tipo C o E, sea la correcta según documentación que se presente y que estén cumpliendo con los requisitos establecidos en la normatividad vigente.

La actividad se desarrollará anualmente.

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Fondo de Previsión Social del Congreso de la República – FONPRECON:

Actividad desarrollada entre el 2 y 7 de diciembre de 2021.

🗍

Actividades contrato 4.003-2019

Estado

Resultado

de la auditoría

Período evaluado: 1 de julio de 2020 al 30 xx xxxxx de 2021.

Resultados generales de la revisión: Xxxxx revisados: 24; nueve (9) satisfactorios (37.50%) y 15 insatisfactorios (62.50.00%).

Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

Ecopetrol:

Actividad desarrollada: el 1 de diciembre de 2021.

Período evaluado: 1 de julio de 2020 al 30 xx xxxxx de 2021.

El total de los casos a revisar fue de 27; de los cuales 11 el 40.74% se encuentran en seguimiento por parte Ecopetrol.

Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

🗍

5.3 Visita de auditoría a Colpensiones.

Durante la ejecución del contrato, y de acuerdo con la programación que haga la Oficina de Bonos Pensionales, realizar visitas de auditoría a COLPENSIONES, para verificar, con base en muestreo e indicadores, la calidad de la información que envían al actual proceso informático del sistema de bonos pensionales para solicitar el reconocimiento, liquidación y emisión de bonos pensionales.

La actividad se desarrollará semestralmente.

🗸

Visita de auditoría a Colpensiones

Período evaluado: Compensación segundo semestre 2021

De acuerdo con lo solicitado por la Oficina de Bonos Pensionales, los casos de la primera entrega corresponden a 733.

Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

🗍

5.4 Visita de auditoría a las Compañías Aseguradoras xxx Xxxx Vida. Durante la ejecución del contrato, y de acuerdo con la programación que haga la Oficina de Bonos Pensionales, realizar visitas de auditoría a cada Compañía Aseguradora de Vida que haya inscrito rentas vitalicias al mecanismo de deslizamiento xx xxxxxxx mínimo.

Durante una única vez, al inicio de la ejecución del contrato y antes del 31 xx xxxxx de 2020, la auditoría deberá revisar el 100% de las rentas inscritas al mecanismo de deslizamiento xx xxxxxxx mínimo (Actualmente se tienen 22.868 rentas inscritas).

Para los años 2020 y siguientes de ejecución del contrato, solo se deberán revisar las rentas inscritas en cada proceso anual conforme el Decreto 036 de 2015, modificado por el decreto 446 de 2017.

A través de la verificación de los documentos físicos o electrónicos del expediente pensional, determinar si la renta vitalicia inmediata o diferida que fue inscrita ante la OBP se presentó en los términos establecidos de acuerdo con el procedimiento establecido en el Decreto 036 de 2015 y modificado por el Decreto 446 del 16 xx xxxxx de 2017, con la documentación correcta.

La actividad se desarrollará anualmente.

Los numerales 5.4 Visita de auditoría a las Compañías Aseguradoras xxx Xxxx Vida y 10. Programa y herramienta de auditoría, se cubre con la reliquidación de las rentas y la revisión aleatoria de situaciones según caracterización de los resultados del cálculo de deslizamiento, antes de la generación de la resolución de pago de acuerdo con lo establecido con la Oficina de Bonos Pensionales, actividades definidas en el acta de seguimiento No 8 y según solicitud de la Oficina de Bonos

Pensionales en reunión de seguimiento de diciembre de 2020.

N/A

Actividades contrato 4.003-2019

Estado

Resultado

de la auditoría

5.5 Visita a empleadores públicos que certifican y a otras entidades que reconocen y/u otorgan pensiones.

Para el caso de los empleadores públicos, en las visitas se verificará el procedimiento de expedición de las certificaciones con destino a la emisión de bonos pensionales a partir del inicio de la ejecución del contrato, de acuerdo con la programación que determine la Oficina de Bonos Pensionales.

Generar los informes respectivos generando las recomendaciones del caso, para cada una de las entidades auditadas. Estas visitas se realizarán sin que representen costo adicional para el Ministerio.

En relación con el número de entidades a visitar de empleadores públicos, se tiene como máximo 36 entidades en la ciudad de Bogotá al año, y en cuanto a ciudades y municipios se tiene como máximo 10 ciudades y/o municipios al año y máximo 5 entidades por visitas a esas ciudades y/o municipios.

Las visitas a entidades públicas se programarán en la medida que las entidades

tengan la capacidad de atenderlas virtualmente, según restricciones por emergencia sanitaria decretada por el Gobierno Nacional.

→

Rama Judicial Dirección Ejecutiva Seccional De Administración Judicial Del Cauca: actividad realizada el 22 de septiembre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 17 de septiembre de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.

• Casos identificados en el período: 35 certificaciones, de las cuales se tomaron 35 como muestra para revisión 100%.

• Resultados generales de la revisión: 25 casos satisfactorios 71.43% y diez (10) casos insatisfactorios 28.57%.

Informe “5.5 72 IA Dpto Cauca en Restructuración sep 2021 VF”, se entregó en

PDF al Ministerio de Hacienda y Crédito Público el 3 de diciembre de 2021: Radicado No. 0-0000-000000.

☑

Secretaria de Educación del Cauca: actividad realizada el 23 de septiembre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 13 de noviembre de 2018 al 3 xx xxxxx de 2021.

• Casos identificados en el período: 55 certificaciones, de las cuales se tomaron 25 como muestra para revisión 45.45%.

• Resultados generales de la revisión: 17 casos satisfactorios 68% y ocho (8) casos insatisfactorios 32%.

Informe “74 IA Secre Educ Cauca VF”, se entregó en PDF al Ministerio de

Hacienda y Crédito Público el 6 de diciembre de 2021: Radicado No. 1-2021- 109212.

☑

Universidad del Cauca: actividad realizada el 24 de septiembre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 2 de enero de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.

• Casos identificados en el período: 40 certificaciones, de las cuales se tomaron 25 como muestra para revisión 62.50%.

• Resultados generales de la revisión: 24 casos satisfactorios 96% y un (1) caso insatisfactorio 6%.

Informe “5.5 75 IA Univ del Cauca VF”, se entregó en PDF al Ministerio de

Hacienda y Crédito Público el 3 de diciembre de 2021: Radicado No. 1-2021- 108457.

☑

Municipio de Popayán: actividad realizada el 27 de septiembre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 20 xx xxxxx de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.

• Casos identificados en el período: 34 certificaciones, de las cuales se tomaron 34 como muestra para revisión 100%.

☑

Actividades contrato 4.003-2019

Estado

Resultado

de la auditoría

• Resultados generales de la revisión: 29 casos satisfactorios 85.29% y cinco (5) caso insatisfactorio 14.71%.

Informe “5.5 76 IA Municipio Popayán VF”, se entregó en PDF al Ministerio de

Hacienda y Crédito Público el 3 de diciembre de 2021: Radicado No. 1-2021- 108445.

Contraloría de Cundinamarca: actividad realizada el 4 de octubre de 2021. Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 27 xx xxxxxx de 2019 de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.

• Casos identificados en el período: 173 certificaciones, de las cuales se tomaron 51 como muestra para revisión 29.48%.

• Resultados generales de la revisión: 50 casos satisfactorios 98.04% y un (1) caso insatisfactorio 1.96%.

Informe “5.5 77 IA Contraloría Cundinamarca V2”, se entregó en PDF al Ministerio

de Hacienda y Crédito Público el 28 de diciembre de 2021: Radicado No. 1-2021- 114873

☑

Departamento del Huila: actividad realizada el 25 de octubre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 27 de septiembre de 2019 de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.

• Casos identificados en el período: 218 certificaciones, de las cuales se tomaron 25 como muestra para revisión 11.47%.

• Resultados generales de la revisión: 18 casos satisfactorios 72% y siete (7) casos insatisfactorios 28%.

Informe “5.5 80 IA DptoHuila V2”, se entregó en PDF al Ministerio de Hacienda y

Crédito Público el 28 de diciembre de 2021: Radicado No. 0-0000-000000.

☑

Dirección Ejecutiva de Administración Judicial Seccional Neiva: actividad realizada el 26 de octubre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 5 xx xxxxx de 2019 de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.

• Casos identificados en el período: 59 certificaciones, de las cuales se tomaron 25 como muestra para revisión 42.37%.

• Resultados generales de la revisión: 12 casos satisfactorios 48% y 13 casos insatisfactorios 52%.

Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

🗍

Empresa Social del Estado Hospital Universitario Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxx: actividad realizada el 27 de octubre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 18 xx xxxxx de 2019 de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.

• Casos identificados en el período: 47 certificaciones, de las cuales se tomaron 25 como muestra para revisión 53.19%.

• Resultados generales de la revisión: 20 casos satisfactorios 80% y cinco (5) casos insatisfactorios 20%.

Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

🗍

Municipio xx Xxxxx: actividad realizada el 28 de octubre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 29 xx xxxxxx de 2019 de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.

• Casos identificados en el período: 69 certificaciones, de las cuales se tomaron 25 como muestra para revisión 36.23%.

• Resultados generales de la revisión: 19 casos satisfactorios 76% y seis (6) casos insatisfactorios 24%.

Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

🗍

Universidad Sur Colombiana: actividad realizada el 29 de octubre de 2021. Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 25 de julio de 2019 de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.

🗍

Actividades contrato 4.003-2019

Estado

Resultado

de la auditoría

• Casos identificados en el período: 29 certificaciones, de las cuales se tomaron 29 como muestra para revisión 100%.

• Resultados generales de la revisión: 23 casos satisfactorios 79.31% y seis (6) casos insatisfactorios 20.69%.

Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

Contraloría General del Departamento Norte xx Xxxxxxxxx: actividad realizada el 25 de octubre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 31 de julio de 2019 de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.

• Casos identificados en el período: 33 certificaciones, de las cuales se tomaron 25 como muestra para revisión 75.76%.

• Resultados generales de la revisión: diez (10) casos satisfactorios 40.00% y 15 casos insatisfactorios 60.00%.

Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

→

Departamento Norte xx Xxxxxxxxx: actividad realizada el 26 de octubre de 2021. Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 7 de septiembre de 2019 de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.

• Casos identificados en el período: 74 certificaciones, de las cuales se tomaron 25 como muestra para revisión 33.78%.

• Resultados generales de la revisión: 23 casos satisfactorios 92.00% y dos (2) casos insatisfactorios 8.00%.

Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

→

Empresa Social del Estado Hospital Universitario Xxxxxx Xxxx: actividad realizada el 27 de octubre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 16 de julio de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.

• Casos identificados en el período: 44 certificaciones, de las cuales se tomaron 25 como muestra para revisión 56.82%.

• Resultados generales de la revisión: 22 casos satisfactorios 88.00% y tres (3) casos insatisfactorios 12.00%.

Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

→

Municipio de San Xxxx xx Xxxxxx: actividad realizada el 29 de octubre de 2021. Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 8 xx xxxxxx de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.

• Casos identificados en el período: 68 certificaciones, de las cuales se tomaron 25 como muestra para revisión 36.76%.

• Resultados generales de la revisión: 15 casos satisfactorios 60.00% y diez (10) casos insatisfactorios 40.00%.

Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

→

Ministerio del Interior: actividad realizada el 2 de noviembre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 15 de julio de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.

• Casos identificados en el período: 119 certificaciones, de las cuales se tomaron 45 como muestra para revisión 37.85%.

• Resultados generales de la revisión: 41 casos satisfactorios 91.11% y cuatro

(4) casos insatisfactorios 8.89%.

Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

→

Subred Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E: actividad realizada el 4 de noviembre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 25 de julio de 2019 al 30 de septiembre 2021.

• Casos identificados en el período: 122 certificaciones, de las cuales se

tomaron 46 como muestra para revisión 37.70%.

→

Actividades contrato 4.003-2019

Estado

Resultado

de la auditoría

• Resultados generales de la revisión: 36 casos satisfactorios 78.26% y diez (10) casos insatisfactorios 21.74%.

Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

Departamento de Risaralda: actividad realizada el 22 de noviembre de 2021. Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 17 de septiembre de 2019 al 30 de septiembre 2021.

• Casos identificados en el período: 210 certificaciones, de las cuales se tomaron 25 como muestra para revisión 11.90%.

• Resultados generales de la revisión: 23 casos satisfactorios 92% y dos (2) casos insatisfactorios 8%.

Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

→

Empresa Social Del Estado Hospital Universitario San Xxxxx: actividad realizada el 23 de noviembre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 21 de octubre de 2019 al 30 de septiembre de 2021.

• Casos identificados en el período: 207 certificaciones, de las cuales se tomaron 25 como muestra para revisión 12.07%.

• Resultados generales de la revisión: 18 casos satisfactorios 72% y siete (7) casos insatisfactorios 28%.

Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

→

Municipio xx Xxxxxxx: actividad realizada el 24 de noviembre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 5 xx xxxxxx de 2019 al 30 de septiembre de 2021.

• Casos identificados en el período: 200 certificaciones, de las cuales se tomaron 25 como muestra para revisión 12.50%.

• Resultados generales de la revisión: 14 casos satisfactorios 56% y 11 casos insatisfactorios 44%.

Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

→

Rama Judicial Dir. Secc. De Admón. Judicial Risaralda: actividad realizada el 25 de noviembre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 29 xx xxxxx de 2019 al 30 de septiembre de 2021.

• Casos identificados en el período: 104 certificaciones, de las cuales se tomaron 25 como muestra para revisión 24.03%.

• Resultados generales de la revisión: 16 casos satisfactorios 64% y nueve (9) casos insatisfactorios 36%.

Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

→

Secretaria de Educación del Departamento de Risaralda: actividad realizada el 26 de noviembre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 1 de octubre de 2019 al 30 de septiembre de 2021.

• Casos identificados en el período: 74 certificaciones, de las cuales se tomaron 25 como muestra para revisión 33.33%.

• Resultados generales de la revisión: 19 casos satisfactorios 76% y seis (6) casos insatisfactorios 24%.

Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

→

Instituto Departamental de Salud de Norte xx Xxxxxxxxx: actividad realizada el 29 de noviembre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 30 de enero de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.

• Casos identificados en el período: 69 certificaciones, de las cuales se tomaron 25 como muestra para revisión 36.23%.

• Resultados generales de la revisión: 17 casos satisfactorios 68% y ocho (8) casos insatisfactorios 32%.

→

Actividades contrato 4.003-2019

Estado

Resultado

de la auditoría

Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá ESP: actividad realizada el 30 de noviembre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 24 de septiembre de 2018 al 30 de septiembre de 2021.

• Casos identificados en el período: 125 certificaciones, de las cuales se tomaron 46 como muestra para revisión 36.80%.

• Resultados generales de la revisión: 45 casos satisfactorios 97.83% y un (1) caso insatisfactorio 2.17%.

Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

→

E.S.E Hospital Local San Xxxx xx Xxxx – Pensilvania: actividad realizada el 2 de diciembre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 5 de septiembre de 2019 al 3 xx xxxxx de 2021.

• Casos identificados en el período: 26 certificaciones, de las cuales se revisaron en su totalidad.

• Resultados generales de la revisión: 17 casos satisfactorios 65.38% y nueve

(9) caso insatisfactorio 34.62%.

Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

→

Secretaria de Salud de Cundinamarca: actividad iniciada el 6 de diciembre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 29 xx xxxxx de 2019 al 30 de septiembre de 2021.

• Casos identificados en el período: 100 certificaciones, de las cuales se tomaron 42 como muestra para revisión 42%.

• Resultados generales de la revisión: A la fecha se han revisado cuatro (4) casos, la entidad solicitó prórroga para continuar con la auditoría el 26 de enero de 2021.

Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

→

Secretaria Distrital de Salud Distrital: actividad realizada el 15 de diciembre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 24 de julio de 2019 al 30 de septiembre de 2021.

• Casos identificados en el período: 163 certificaciones, de las cuales se tomaron 69 como muestra para revisión 42.33%.

• Resultados generales de la revisión: 69 casos satisfactorios 100% Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

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Subred Integrada de Servicios de Salud Centro Oriente E.S.E: actividad realizada el 17 de diciembre de 2021.

Período evaluado: desde que la entidad inició a certificar en el sistema CETIL 11 de septiembre de 2019 al 30 de septiembre de 2021.

• Casos identificados en el período: 70 certificaciones, de las cuales se tomaron 36 como muestra para revisión 51.46%.

• Resultados generales de la revisión: 31 casos satisfactorios 86.11% y cinco (5) caso insatisfactorio 13.89%.

Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

→

6. Depósito centralizado de valores

Se deberán verificar como mínimo los siguientes aspectos del proceso en los cuales participan el (o los) depósito(s) centralizados de valores con los cuales se mantengan contratos para la custodia desmaterializada de bonos pensionales y/o cuotas partes de los mismos. (Actualmente se encuentra vigente el Contrato 3.201-2019 con

DECEVAL. S.A.).

Actividades contrato 4.003-2019

Estado

Resultado

de la auditoría

El contratista podrá indicar a la Oficina de Bonos Pensionales otros aspectos que se relacionen con el tema, sobre los cuales se considere necesario ejercer la auditoría.

6.1 Negociación bonos

Verificar la oportunidad y exactitud con que se reportan las operaciones en bolsa de las negociaciones de bonos al sistema de la Oficina de Bonos Pensionales, por la entidad o entidades que tengan la custodia de los bonos desmaterializados.

La actividad se desarrollará mensualmente.

Período evaluado: diciembre de 2021.

Actividad en proceso por parte de la auditoría.

🗸

Período evaluado: noviembre de 2021.

Informe en proceso de actualización por parte de la auditoría.

→

Período evaluado: octubre de 2021.

Informe 6.1 24 IA Negociación Bonos Oct 2021 VF. Informe entregado a la Oficina de Bonos el Pensionales el 16 de diciembre de 2021 en formato PDF.

Radicado No. 0-0000-000000.

☑

6.2 Cruce de información y verificación de cuentas de cobro.

Efectuar cruces de información entre las emisiones, redenciones, pagos y anulaciones de bonos pensionales enviados por la Oficina de Bonos Pensionales y los bonos expedidos que han sido bloqueados en la(s) Entidad(es) encargada(s) de la custodia desmaterializada de los bonos y lo facturado por esta(s) Entidad(es) en las cuentas de cobro (dichas entidades se denominan depósitos centralizados de valores).

Verificar que las cuentas de cobro o facturas emitidas por las entidades que tengan a cargo la custodia de los bonos pensiónales, correspondan a lo previsto en los contratos celebrados entre el Ministerio y dichas entidades. Para el efecto expedirá las respectivas comunicaciones del resultado de la verificación dentro de los plazos que indiquen la OBP y/o el Supervisor del Contrato.

La actividad se desarrollará mensualmente.

Se verificó la factura FV114253 presentada a la auditoria el 15 de diciembre de 2021. Según la verificación de los registros y al valor cobrado en la factura, estos fueron calculados de acuerdo con las tarifas establecidas contractualmente. El resultado se informó a la Oficina de Bonos Pensionales mediante correo electrónico del 15 de diciembre de 2021.

Informe “6.2 25 Info Fact Deceval Nov 2021 VF”. entregado el 27 de diciembre de 2021 a la Oficina de Bonos Pensionales en formato PDF. Radicado No. 1-2021-

114842.

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7. Aspectos especiales del servicio de administración y operación del sistema de la Oficina de Bonos Pensionales.

Se deberán realizar las siguientes actividades, tendientes a verificar como mínimo los siguientes aspectos del proceso en los cuales participan:

a) El contratista de la administración y operación del sistema de la oficina de bonos pensionales.

b) El Depósito Centralizado de Valores según Contrato vigente con DECEVAL S.A.

c) Entidades que participan en los procesos de la Oficina de Bonos Pensionales.

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Resultado

de la auditoría

El contratista podrá indicar a la OBP otros aspectos que se relacionen con el tema,

sobre los cuales se considere necesario ejercer la auditoría.

7.1 Verificación de datos.

Se aplica para todas las entidades públicas y privadas que participen en los diferentes procesos de la Oficina de Bonos Pensionales.

Verificar la oportunidad, calidad y suficiencia de los datos, soportes e informes generados a terceros por el sistema de la Oficina de Bonos Pensionales, de acuerdo con lo estipulado en el contrato de administración y operación del sistema de la oficina de bonos pensionales, como resultado de los procesos informáticos, como son:

a) Liquidación, Emisión, redención y pago de Bonos Pensionales: Entidades responsables de cuotas partes o cupones en bonos pensionales emitidos por la Nación, a las entidades emisoras de bonos pensionales en las cuales la Nación es contribuyente e informar al Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

b) Proceso de Garantía de Pensión Mínima.

c) Confirmación de Información utilizada para bono pensional y/o entidades certificadoras de información soporte xxx xxxx pensional.

d) Mecanismo de Cobertura de deslizamiento xxx xxxxxxx mínimo.

e) Certificaciones Electrónicas de Tiempos Laborados.

f) Y los demás procesos que normativamente se definan a cargo de la Oficina de Bonos Pensionales.

La actividad se desarrollará trimestralmente.

N/A

Confirmación de Historia Laboral - actividad desarrollada mensualmente y no requiere de seguimiento por parte de la auditoría.

Se ejecutó la rutina de auditoría que tiene como objetivo identificar las comunicaciones no entregadas a los cuotapartistas relacionadas con Confirmaciones de Historia Laboral. El resultado fue enviado a la Oficina de Bonos Pensionales para su gestión.

Ver resultados en el Anexo No. 1 confirmación HL Nov 2021, enviado el 4 de enero de 2022 a los supervisores del contrato.

Nota: Por medio de correo electrónico del 20 xx xxxxxx de 2021 la auditoría acordó con los supervisores del contrato, que la fecha de envió del reporte sería los primeros días de cada mes, fecha en que el Consorcio ASD-Cromasoft ejecuta las

consultas en el ambiente de producción del sistema de bonos pensionales.

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7.2 Verificar los procedimientos de administración de requerimientos. Revisar que se cumpla el procedimiento de catalogación y administración de requerimientos establecidos por la OBP para la realización de cambios en el sistema de la oficina de bonos pensionales en el ambiente de producción. La Oficina de Bonos Pensionales informará al contratista sobre el procedimiento existente al respecto.

Reportar los hallazgos y las recomendaciones a la Oficina de Bonos Pensionales.

La actividad se desarrollará mensualmente. Ver resultados de la revisión en el presente informe.

Período evaluado: diciembre 1 al 31 de 2021.

Ver resultados de la revisión en el presente informe.

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7.3 Modificaciones a la base de datos.

Cuando de manera excepcional el Ministerio de Hacienda y Crédito Público requiera hacer una intervención directa sobre la base de datos del sistema de bonos pensionales, el Contratista de auditoría deberá acompañar en dicho proceso

al Contratista de administración, operación y mantenimiento del sistema de la oficina de bonos pensionales y a la OBP, verificando la aplicación del proceso

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Resultado

de la auditoría

desde el punto de vista de la auditoría, verificando la consistencia de dichas intervenciones, comprobando los soportes y emitiendo el informe al respecto. La actividad se desarrolla cada vez que sea necesario de acuerdo con lo que

requiera la Oficina de Bonos Pensionales.

Modificación a base de datos realizada el 8 de noviembre de 2021.

▪ La Oficina de Bonos Pensionales el 8 de noviembre de 2021 remitió correo a la auditoría solicitando acompañamiento para efectuar modificación a la base de datos, debido a que “…Se recibió el reporte del caso C. 38230861, donde el funcionario de la OBP indicó que no puede activar el usuario.

Se verificó lo ocurrido y se encontró que el inconveniente se debe a que en el momento de habilitar la entidad para poder crearle usuarios se le asignó un código de entidad errado…”.

▪ La fecha de realización del acompañamiento a la modificación a la base de datos fue el 8 de noviembre de 2021.

▪ Fue suministrado el Requerimiento de soporte “SOP-33420-21 TUT INFORME

AUTORIZACION USUARIO CC 38230861”

▪ Informe preliminar 7.3 3 IA Prel Modificaciones a Base de datos 08112021 fue remitido por la auditoría el 14 de diciembre de 2021 para comentarios, observaciones y/o aprobación para su emisión. Se reiteró el 5 de enero de 2022 respuesta al correo del informe preliminar.

▪ El Consorcio ASD-Cromasoft el 5 de enero de 2022 con los planes de acción y

fechas de implementación. Informe en proceso de revisión por parte de la auditoría.

→

8. Análisis de riesgos y seguridad del proceso de bonos pensionales.

El contratista deberá realizar las siguientes actividades tendientes a identificar los riesgos, posibles causas y controles asociados del proceso de bonos pensionales en sus diferentes aspectos.

8.1 Matriz de riesgos y controles asociados.

Evaluar los procesos de la Oficina de Bonos Pensionales, basado en los principios de administración de riesgos y controles asociados a cada uno, según la matriz de riesgos y controles definidos para los procesos de la Oficina de Bonos Pensionales realizando una evaluación sobre el diseño y efectividad operacional de los controles e identificando nuevos riesgos.

Elaboración y presentación anual.

Inscripción xx xxxxxx en el mecanismo de cobertura del riesgo del deslizamiento xxx xxxxxxx mínimo.

Riesgo: Inscripción xx xxxxxx en el mecanismo de cobertura del riesgo del deslizamiento xxx xxxxxxx mínimo de forma indebida en beneficio propio o de un tercero.

• Se realizó entendimiento del proceso con la Oficina de Bonos Pensionales y la auditoría el 26 de octubre de 2021.

Resultados entregados por la auditoría mediante correo electrónico el 20 de diciembre de 2021y aceptados por la Oficina de Bonos Pensionales el 23 de

diciembre de 2021.

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Resultado

de la auditoría

8.2 Auditoría informática al contrato de administración y operación del sistema de la Oficina de Bonos Pensionales.

Realizar una auditoría integral a los procesos y aspectos informáticos de las obligaciones del contrato vigente de “administración y operación del sistema de la oficina de bonos pensionales, de acuerdo con estándares internacionales como COBIT, ITL, ISO 27001, entre otros, y atendiendo a los lineamientos de las “POLÍTICAS Y ESTÁNDARES DE SEGURIDAD DEL MINISTERIO DE HACIENDA Y

CRÉDITO PÚBLICO”, identificando riesgos, valorando la probabilidad de ocurrencia de éstos e impacto que causaría su ocurrencia en cualquiera de los componentes del sistema de la oficina de Bonos Pensionales (programa aplicativo, bases de datos, archivos, transmisión de datos, autenticaciones de usuarios), incluido el ambiente tecnológico (hardware, software, comunicaciones). Presentar informes sobre la materia que incluya las recomendaciones que permitan elevar el grado de control y seguridad requerido para obtener confiabilidad y oportunidad de la información manejada en los procesos de la oficina de Xxxxx Pensionales

La actividad se desarrollará anualmente.

N/A

Prueba de contingencia a sitio alterno realizadas el 26 de noviembre de 2021.

• La auditoría remitió mediante correo electrónico el 6 de enero de 2022 al Consorcio ASD-Cromasoft comentarios sobre los documentos relacionados a continuación, que hacen parte del proceso, para su correspondiente revisión y actualización, si aplica:

▪ Acta 06 – Reunión previa prueba desastres V1

▪ Acta 07 – Pruebas de recuperación de desastres V1

▪ PROP-014-07 Plan de Recuperación de Desastres- MHCP V3

▪ PROP-016-10 Plan de Recuperación de Desastres Invocado por Ministerio V2

• Informe preliminar 8.2 7 IA Prel Prueba contingencia a sitio alterno 26 de noviembre de 2021 en proceso por parte de la auditoría.

→

8.3 Evaluación de la seguridad informática.

Evaluar la robustez, fortalezas y debilidades del sistema de seguridad informática del sistema de la oficina de bonos pensionales frente a ataques malintencionados, fraudulentos o procesos erróneos, de acuerdo con las políticas, estándares y normas de seguridad del Ministerio de Hacienda y Crédito Público sobre la materia, para lo cual hará pruebas de vulnerabilidad o ataques éticos sobre el mismo, acceso no autorizado al sistema o de violación a cualquiera de las seguridades y componentes del mismo, determinará los riesgos, el potencial impacto de los mismos y formulará las recomendaciones, para mitigar o eliminar el riesgo.

En el mismo sentido deberá verificarse el ambiente de control de los WEB SERVICE que implemente la Oficina de Bonos Pensionales con otras dependencias del MHCP o con entidades externas.

Como parte de la evaluación, el contratista deberá determinar junto con la OBP, escenarios de riesgo asociados a los procesos de bonos pensionales para diseñar y ejecutar las pruebas de seguridad informática de manera puntual sobre esos escenarios, deberá tener en cuenta la “Metodología de Administración de Riesgos Tecnológicos” y en el documento “Políticas y estándares de seguridad del Ministerio de Hacienda y Crédito Público”.

La Oficina de Bonos Pensionales a su vez comunicará y coordinará con la Dirección de Tecnología sobre la realización de tales pruebas de vulnerabilidad.

El informe de seguridad tendrá carácter de confidencial y será entregado en medio impreso y en medio magnético exclusivamente al jefe de la Oficina de Bonos Pensionales, quien determinará las acciones a seguir y cuando lo considere necesario lo enviará a la Dirección de Tecnología para que se evalúen e implementen cuando sea el caso, las recomendaciones allí formuladas.

Las pruebas de evaluación de la seguridad informática se realizarán así:

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Resultado

de la auditoría

• Durante la vigencia del año 2019 una (1) prueba.

• Durante la vigencia del año 2020 dos (2) pruebas.

• Durante la vigencia del año 2021 dos (2) pruebas. Durante la vigencia del año 2022 una (1) prueba.

• Se efectuó el 6 de diciembre de 2021 la socialización de los resultados de las pruebas de seguimiento realizadas por parte del equipo de ciberseguridad de KPMG con la Dirección de Tecnología del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el Consorcio ASD-Cromasoft y la Oficina de Bonos Pensionales, de los siguientes informes:

▪ 8.3 4 Evaluación Ciberseguridad Sistema de Bonos Pensionales 20211022 V2

▪ 8.3 5 Evaluación Ciberseg Interna 20211207 V2.

• Informes pendientes de comentarios, observaciones y/o aprobación por parte de la Oficina de Bonos Pensionales para su emisión.

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8.4 Seminario – Cultura de la seguridad y el control.

Promover la cultura de la seguridad y el control en los usuarios del proceso informático del sistema de bonos pensionales.

Para ello, el jefe de la Oficina de Bonos Pensionales podrá, de manera discrecional y de acuerdo con la conveniencia y oportunidad de la Oficina de Bonos Pensionales, solicitar al contratista dictar, durante la vigencia del contrato, a los funcionarios y/o contratistas que la Oficina de Bonos Pensionales determine, una vez al año, un seminario-taller de hasta ocho (8) horas de duración. El seminario taller se dictará para un cupo máximo de 15 participantes en las instalaciones del contratista o en las del Ministerio. Los temas, contenidos y duración de la actividad se determinarán de común acuerdo con la Oficina de Bonos Pensionales.

La actividad se desarrollará anualmente, a partir del año 2020.

actividades propias de la Oficina, para realizar dicha actividad durante la vigencia del año 2022.

→

9. Aspectos especiales.

• El contratista deberá ejecutar las siguientes actividades de verificación y auditoría relacionadas con el proceso de bonos pensionales.

9.1 Verificación del proceso de cargue de archivos del sistema.

Cada vez que ocurra y/o cuando la OBP lo indique, el contratista deberá realizar verificaciones de consistencia sobre los procesos de cargue a la base de datos del sistema de la oficina de bonos pensionales de los siguientes archivos provenientes de las entidades que se relacionan a continuación:

a) REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL: Archivo de cédulas de identidad y tarjetas de identificación.

b) MIGRACIÓN COLOMBIA: Cédulas de extranjería.

c) DIAN: Archivos de NIT.

d) COLPENSIONES: Archivos de historia laboral y sus actualizaciones.

e) AFP y/o ASOFONDOS: Archivos de afiliaciones, pensionados e historia laboral.

f) ENTIDADES QUE RECONOCEN Y/O PAGAN PENSIONES: Archivos de pensionados.

g) ENTIDADES ASUMIDAS POR LA NACION: Cálculos actuariales, archivos de personal activo, personal retirado, pensionados.

h) Otros archivos relacionados con el proceso que indique la OBP.

i) Afiliados.

j) Cetil – Cargue Masivos de entidades certificantes.

Actividades contrato 4.003-2019

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Resultado

de la auditoría

Se verificarán aspectos tales como procedimientos, completitud, cifras de control, estructuras y demás aspectos relacionados aplicables a estos eventos.

La actividad se desarrollará mensualmente sobre los archivos que se hubieren

cargado durante el mes.

Período evaluado: diciembre de 2021.

Estructuras a evaluar a través de Power Bi:

• Afiliados Otras Entidades (período comprendido de octubre a diciembre de 2021).

• Colpensiones (diciembre de de 2021) Estructuras: Afiliados_Seguro, Aportante y Historia_Unificada, Pensionados_Seguro_Social_MR).

Actividad en proceso por parte de la auditoría.

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Período evaluado: noviembre de 2021.

Estructuras a evaluar a través de Power Bi:

• Asofondos (período comprendido xx xxxxxx a noviembre de 2021).

• Colpensiones (octubre de 2021) Estructuras: Afiliados_Seguro, Aportante y Historia_nificada, Pensionados_Seguro_Social_MR).

Informe preliminar 9.1 25 IA Prel Cargue Archivos Nov 2021 V1 en proceso de radicación por parte de la auditoría.

🗍

Período evaluado: octubre de 2021.

Estructuras a evaluar a través de Power Bi:

• Colpensiones (octubre de 2021) Estructuras: Afiliados_Seguro, Aportante y Historia_Unificada, Pensionados_Seguro_Social_MR).

• Min Salud, para el período comprendido de julio a octubre de 2021. Estructura: CRUCE NDDF MINSALUD.

• Registraduría Nacional del Estado Civil (octubre de 2021) Estructura: Registraduría_202101

Informe 9.1 24 IA Cargue Archivos Oct 2021 VF remitido el 16 de diciembre de 2021 a la Oficina de Bonos Pensionales en formato PDF. Radicado No. 1-2021-

112478.

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9.2 Conciliaciones.

Evaluar el procedimiento creación referencias contables del sistema de la Oficina de Bonos Pensionales, verificando la concordancia de este con la realidad de los movimientos de las diferentes cuentas según los diferentes conceptos y los estados de los bonos liquidados, emitidos, expedidos, pagados, anulados, de acuerdo con la tabla de estados que se administra en el sistema.

Para efectos de esta actividad, deberá implementar procedimientos y rutinas sistematizados orientados a determinar el cumplimiento del procedimiento, la información obtenida y la efectividad de los controles asociados.

La actividad se desarrollará mensualmente.

Período evaluado: diciembre de 2021.

• Para las referencias contables 1, 2, 3, 4, 5, 7, 8, 9, 10 y 89, se validó la aplicación efectiva del procedimiento Creación Referencias Contables del 2 de octubre de 2019 V15.

• La auditoría identificó diferencias en la referencia 6-3-6 (Cuotas pagos no anulados de bonos emitidos por la Nación a favor Nación capital facturado).

• Se envió correo electrónico al Consorcio ASD-Cromasoft el 6 de diciembre de 2021. La auditoría se encuentra a la espera de la respuesta.

• Se presentaron dos (2) referencias nuevas 93-7-0 (Deudores varios pagos por tutela a nombre de terceros) y 93-8-0 (Deudores varios pagos por tutela a nombre de terceros fallo en contra), para el período objeto de

revisión, por lo cual se reiteró solicitud a Cromasoft el 7 de diciembre de 2021 el procedimiento actualizado, quien dio respuesta informando que

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Actividades contrato 4.003-2019

Estado

Resultado

de la auditoría

“La documentación y la generación automática del informe se encuentran

en proceso de actualización”.

Ver resultados de la revisión en el presente informe.

10. Programa y herramienta de auditoría – Cálculo de mecanismo de Deslizamiento y liquidación masiva de bonos A, B, C, E y T.

• Desarrollar una herramienta tecnológica a la medida para probar la liquidación masiva de Bonos A, Bonos B, Xxxxx C, Xxxxx E y BONOS T. Acta No 01 (09/12/ 2019), la cual fue entregada el 1 de noviembre de 2019 a la Oficina de Bonos Pensionales.

• Desarrollar una herramienta tecnológica a la medida para probar el cálculo del

mecanismo de deslizamiento xx xxxxxxx mínimo. Acta No.06 (14/02/ 2020, entregada el 17 de enero de 2020 a la Oficina de Bonos Pensionales.

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12. Cronograma.

El Contratista deberá presentar para aprobación del Ministerio a más tardar dentro de los primeros quince (15) días calendario, posteriores al inicio de la ejecución contractual un cronograma de actividades que desarrollará en cada vigencia así:

• A partir de la firma del contrato para la vigencia 2019.

• En enero del año 2020 o antes de finalizar el año anterior.

• En enero del año 2021 o antes de finalizar el año anterior.

• En enero del año 2022 o antes de finalizar el año anterior.

Período enero a diciembre de 2021.

La auditoría remitió cronograma de trabajo para el año 2021 a la Oficina de Bonos Pensionales el 14 de enero de 2021 para su revisión, comentarios y/o aprobación.

Aprobaciones de la supervisión el 12 y 18 de febrero de 2021.

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Fuente: Elaboración propia a partir del resultado de los aspectos evaluados según objeto contractual No. 4.003-2019, cláusula 7, literal A. Obligaciones específicas del contratista.

En la tabla 5 se describen otras actividades u obligaciones contractuales que no generan una calificación de resultado por no corresponder a un proceso de auditoría.

Tabla 5 Otras actividades contractuales consideradas en el presente informe.

Actividades contrato 4.003-2019	Cumplida por la auditoría
13. Productos y resultados entregables	🗸
14. Reuniones	🗸
15. Actas	🗸
16. Empalme	N/A
17. Modificación de funciones	N/A
18. Recurso humano	🗸
19. Lugar de prestación del servicio	🗸
20. Elementos de trabajo	🗸
21. Relaciones y aspectos organizacionales	🗸
22. Punto de inicio de la auditoría	🗸
23. Acuerdo de confidencialidad	🗸

Fuente: Elaboración propia a partir del resultado de los aspectos evaluados según objeto contractual No. 4.003-2019, cláusula 7, literal A. Obligaciones específicas del contratista.

Notas:

El presente informe se entregará en copia magnética (Formato PDF) de acuerdo con el direccionamiento de la Oficina de Bonos Pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, debido a la emergencia sanitaria causada por el COVID-19 (Resolución número 385 del 12 xx xxxxx de 2020 emitida por el Ministerio de Salud y Protección Social); los informes emitidos es únicamente para el uso y beneficio del cliente, la responsabilidad por la seguridad de cualquier distribución electrónica o física de este informe recae sobre el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. KPMG Advisory, Tax & Legal S.A.S. no acepta ninguna responsabilidad si el informe es alterado de cualquier manera por alguna persona. Este reporte es realizado con base en información de las rutinas de auditoría ejecutadas en producción el 3 de enero de 2022, y disponibles para la auditoría en el área de pruebas del sistema de bonos pensionales el 3 de enero de 2022, por lo que KPMG Advisory, Tax & Legal S.A.S, no se hace responsable por ningún evento subsecuente que, posterior a esta fecha afecte este informe.

El presente informe tiene corte al 31 de diciembre de 2021 para efectos de entregables radicados ante la Oficina de Bonos Pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, de acuerdo con lo requerido por esta Oficina.

De acuerdo con las políticas de práctica profesional que deben seguir las Firmas miembro de KPMG internacional y por requerimiento propio de nuestro sistema de Gestión de la Calidad, certificado bajo la norma ISO 9001, 2015, se requiere obtener la aceptación y conformidad del contenido del presente informe, por lo que este documento se entenderá como tal, si dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo no se reciben observaciones del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Es responsabilidad de la Oficina de Bonos Pensionales el uso, la presentación, entrega o distribución de resultados a terceros, así como cualquier conclusión o decisión que se tome según la información documentada en el informe emitido por KPMG.

V. Resultado detallado funcionamiento del sistema de liquidación de bonos pensionales

1. Proceso de Solicitudes (1.1).

1.1 Objetivo.

Verificar por muestreo la efectividad de los controles automáticos, diseñados e implementados en el sistema de Oficina de Bonos Pensionales para evaluar la consistencia de la información contenida en los diferentes tipos de solicitudes reportadas, registradas e ingresadas por las Administradoras.

1.2 Alcance.

Realizar la verificación de la aplicación de los controles (TABL_ERRORES) en el procesamiento de solicitudes, según la información extraída de la tabla solicitudes (TABL_SOLICITUDES), del ambiente de producción en el período diciembre 1 al 31 de 2021.

Validar mediante muestreo, los controles establecidos para el procesamiento de solicitudes, con el fin de evidenciar la efectividad de su aplicación en el sistema de bonos pensionales y determinar si una solicitud es procesada o rechazada. En la tabla 6 se relacionan los controles automáticos revisados (136) para el período definido, según las solicitudes reportadas al sistema de bonos pensionales.

Tabla 6 Relación de controles automáticos evaluados durante el período evaluado.

#	No.	Descripción de controles
1	3000	Nit y Patronal no pueden ser cero.
2	3008	La identificación del aportante registrada por la AFP no existe.
3	3037	Primer apellido no existe en tabla de códigos nombre Registraduría.
4	3038	Segundo apellido no existe en tabla de códigos nombre Registraduría.
5	3039	Primer nombre no existe en tabla de códigos nombre Registraduría.
6	3040	Segundo nombre no existe en tabla de códigos nombre Registraduría.
7	3052	Registro duplicado en archivo de entrada, se rechaza el registro.
8	3054	Proceso recepción de solicitudes, solicitud rechazada por que se encontraron registros diferentes a registros tipo 2 inconsistentes.
9	3056	Existe más de un registro tipo uno en el archivo remitido por Xxxxxxx, se rechaza el archivo.
10	3060	Género del beneficiario no es válido.
11	3601	Falta verificación de información por parte de la AFP.
12	3602	Número de documento de identidad del beneficiario no existe en los archivos RNEC.
13	3603	Número de documento de extranjería del beneficiario no existe en los archivos del DAS.
14	3604	La cédula de ciudadanía se reporta en los archivos de la RNEC como cancelada.
15	3605	Nombres o apellidos de la solicitud no coinciden con los reportados por la RNEC o el DAS.
16	3607	Beneficiario no figura como afiliado actual de la AFP solicitante.
17	3608	El beneficiario se encuentra afiliado al Régimen de Ahorro Individual.

#	No.	Descripción de controles
18	3610	Beneficiario no afiliado al Régimen de Ahorro Individual.
19	3613	No se pudo determinar el salario base.
20	3614	El bono se encuentra negociado. No se puede solicitar redención anticipada.
21	3616	Beneficiario cobijado por el literal b) del artículo 61 de la ley 100/93- excluido del régimen de ahorro individual.
22	3622	Beneficiario registrado con pensión incompatible con bono pensional.
23	3625	No existe liquidación provisional xxx xxxx.
24	3626	Existe bono previo de otro tipo.
25	3627	Existe bono en trámite de emisión o pago.
26	3634	No emitible. Historia laboral en archivos masivos reportados por empleadores no aportantes al Iss/Colpensiones no certificada.
27	3637	No puede solicitar emisión. Existe historia en archivos laborales masivos reportados por empleadores no aportantes al Iss/Colpensiones sin certificar.
28	3638	Valor aceptado por el beneficiario difiere del valor a fecha xx xxxxx.
29	3639	No puede solicitar redención de un bono tipo B no emitido.
30	3641	No puede solicitar emisión - se han reportado dos salarios en fecha base para el mismo empleador.
31	3642	No puede solicitar emisión el archivo laboral masivo del Iss/Colpensiones reporta dos salarios en la misma fecha el mismo empleador con tipo de aportante diferente.
32	3643	No puede solicitar emisión. El salario base reportado por el masivo del Iss/Colpensiones presenta inconsistencia.
33	3644	No puede solicitar emisión. El salario reportado por el masivo del Iss/Colpensiones presenta.
34	3646	No puede solicitar emisión, la fecha corte difiere de fecha selección de régimen.
35	3647	No puede solicitar emisión. Entidad no asumida por la Nación.
36	3648	No existe versión emitida o expedida.
37	3649	Valor de la versión a anular difiere del valor xxx xxxx a fecha de emisión o del cupón Nación a fecha de reconocimiento.
38	3650	No existe versión emitida.
39	3651	No esta redimida la versión.
40	3653	Salario base no registrado en base datos máxima categoría
41	3654	Número del Nit del emisor no corresponde en proceso de expedición.
42	3657	Cupón indicado en solicitud de expedición no se encuentra reconocido.
43	3658	Valor de cupón a fecha de emisión en solicitud de expedición no corresponde al valor emitido o reconocido.
44	3659	No existe cupón.
45	3660	No se expide bono. El bono se redime antes de 45 días.
46	3661	Valor reintegro inferior al proyectado por el sistema.
47	3663	Existen dos o más salarios simultáneos del mismo empleados en fecha base.
48	3669	Existe bono emitido o redimido con el documento alterno.
49	3670	Existe bono en proceso con el documento alterno.
50	3673	Nombres o apellidos con documento alterno no coinciden con RNEC o Migración Colombia.
51	3677	Fecha de reintegro no puede ser anterior a fecha de pago.
52	3678	Fecha de siniestro es anterior a fecha xx xxxxx.
53	3680	La AFP está solicitando emisión de un bono en donde el emisor no es la Nación.
54	3681	No debe solicitar reconocimiento. El emisor es la Nación.
55	3682	Cupón a expedir no es Nación o Iss/Colpensiones.
56	3683	No se ha confirmado la fecha de nacimiento.

#	No.	Descripción de controles
57	3684	Sin confirmación de que el beneficiario no se tiene prensión que impida la emisión xxx xxxx o se encuentra tramitando pensión.
58	3685	No hay cupón nación a reconocer.
59	3689	No se puede realizar devolución de saldos se cotizaron más de 1150 semanas.
60	3719	Beneficiario registrado con indicio pensión no Iss/Colpensiones incompatible con bono pensional.
61	3720	Valor al corte y valor de los cupones no cambian desde la última versión emitida.
62	3734	Tipo o modalidad xx xxxx cambia desde la última versión emitida. se deben anular o reintegrar las versiones anteriores.
63	3736	Fecha xx xxxxx cambia desde la última versión emitida.
64	3737	Tipo de redención cambia desde la última versión emitida.
65	3738	Fecha de siniestro o de última cotización cambia desde la última versión emitida.
66	3741	Emisor cambia desde la última versión emitida. Versiones anteriores deben ser anuladas o reintegradas.
67	3742	Fecha de selección de régimen no puede ser posterior a la fecha de la primera afiliación al RAI, Iss/Colpensiones, Fonprecon o Ecopetrol.
68	3743	Existe versión posterior que ha sido anulada.
69	3744	Existe versión posterior que no ha sido reintegrada.
70	3746	No se puede realizar devolución de saldos debido a que se cotizaron más de 1150 semanas.
71	3747	No se puede realizar redención anticipada porque existe un cupón que ya ha sido negociado.
72	3748	Cambia liquidación.
73	3752	En nueva versión hay cupón negativo.
74	3755	No puede solicitar emisión. Entidad no asumida por la Nación en todo el periodo de historia laboral indicado.
75	3756	No se puede realizar devolución de saldos debido a que el beneficiario no cumple con el requisito de edad.
76	3757	No se puede realizar redención anticipada debido a que la fecha de emisión xxx xxxx es posterior a la fecha de siniestro.
77	3761	No se puede solicitar devolución de saldos si el beneficiario es inválido. se debe solicitar redención anticipada por invalidez.
78	3764	Fecha IPCP no valida.
79	3765	No se diligenció fecha de selección de régimen en la solicitud.
80	3766	No existe liquidación confirmada por el emisor.
81	3767	Existe información de certificaciones de pensión incompatibles en la solicitud.
82	3774	Fecha de resolución de pensión debe ser posterior a la fecha en que se cumplen los requisitos de pensión.
83	3775	No se indicó fecha de resolución de pensión.
84	3785	Bono tipo C modalidad 2. No se diligenció la fecha de solicitud de pensión.
85	3794	Existe indicio de pensión, se reporta transferencia de cuota parte.
86	3797	Versión complementaria en la que hay cambio en la fecha de referencia.
87	3800	No se puede solicitar redención anticipada. Fecha de siniestro es posterior a la fecha de redención normal.
88	3900	Género especificado no es correcto.
89	3903	No es posible validar la fecha xx xxxxx con la historia proporcionada.
90	3905	Bono a anular fue emitido en cumplimiento de una acción de tutela.
91	3909	Fecha de resolución pensión reportada es diferente a la reportada en la versión original.
92	3913	Según concepto Nro. 2007033453-000 de la Superintendencia Financiera la fecha xx xxxxx debe corresponder a la fecha de firma de formulario de la primera afiliación al RAI.
93	3922	El cupón de la Nación no varía con respecto a la versión anterior.

#	No.	Descripción de controles
94	3932	El valor a pagar proyectado es negativo.
95	3936	Fecha de selección de régimen no puede ser posterior a la fecha del día.
96	3938	Xxxx no emitible: beneficiario no incluido en el cálculo actuarial del ANCORA, debe ser reportado por la OBP al Ministerio de Agricultura para que realicen el respectivo cálculo.
97	3946	Beneficiario reportado como pensionado por el RAI por una AFP diferente a la solicitante.
98	3955	Existe cupón negativo que en su versión anterior fue emitido por la Nación y que no ha sido negociado.
99	3958	Beneficiario no se encuentra afiliado al Fondo del Congreso.
100	3960	Beneficiario no se encuentra afiliado a Ecopetrol.
101	3963	Fecha de nacimiento cambia desde la última versión emitida.
102	3966	Género cambia desde la última versión emitida.
103	3969	Beneficiario se encuentra incluido en el cálculo actuarial entregado por la entidad al Ministerio de Hacienda.
104	3975	El beneficiario no cumple con la edad requerida para recibir la pensión por el régimen de transición indicado.
105	3977	El beneficiario no cumple con el tiempo de servicio requerido para recibir la pensión por el régimen de transición indicado.
106	3980	No se encontró salario base certificado para el empleador.
107	3982	Hay derecho x xxxx X. No aplica bono T.
108	4017	El último periodo cotizado al RAI no puede ser anterior a la fecha de la primera afiliación al RAI.
109	4024	Beneficiario figura como afiliado actual de otra AFP con el documento alterno.
110	4027	Beneficiario se encuentra afiliado al régimen de ahorro individual con el documento alterno.
111	4030	El beneficiario se encuentra reportado como afiliado de otra entidad con el documento alterno.
112	4033	El beneficiario se encuentra reportado como afiliado al Iss/Colpensiones con el documento alterno.
113	4036	El beneficiario se encuentra reportado como afiliado al Fondo del Congreso con el documento alterno.
114	4039	El beneficiario se encuentra reportado como afiliado a Ecopetrol con el documento alterno.
115	4044	Existen cupones emitidos por la Nación en la versión original que pueden ser anulados.
116	4046	La solicitud es para emitir un xxxxxxx xxxx y el emisor no es el ISS/Colpensiones.
117	4050	Existe cupón negativo que en su versión anterior fue emitido por la Nación y que puede ser anulado.
118	4053	Existe documento alterno asociado a otro afiliado.
119	4065	El beneficiario tendría saldo suficiente para una pensión en el RAIS a la fecha de xxxxxxxxx xxx xxxx.
120	4067	No se puede anular el cupón negativo. el cupón positivo fue expedido y negociado por el valor neto de los cupones de la Nación y Colpensiones.
121	4097	Existe bono en trámite de anulación o reintegro.
122	4150	El afiliado ha sido reportado como fallecido por la RNEC y la AFP no reporta el fallecimiento del afiliado.
123	4153	Se solicita redención normal para un bono de un afiliado fallecido donde la fecha de fallecimiento es anterior a la fecha de redención normal xxx xxxx.
124	4318	Se solicita devolución de saldos indicando fecha de solicitud de prestación posterior a la entrada en vigencia de la Resolución 3099 de 2015 para un bono causado antes de dicha fecha.
125	4319	No se puede solicitar el bono por devolución de saldos debido a que existe una renta inscrita o en proceso de inscripción al mecanismo de cobertura del deslizamiento del SMMLV.

#	No.	Descripción de controles
126	4321	No se puede solicitar el bono por devolución de saldos para pensión familiar debido a que el cónyuge no se encuentra entre los beneficiarios.
127	4337	Por lo menos uno de los cupones que se están reintegrando había sido negociado.
128	4339	Se detectó cambio xx xxxxxxx correspondiente a un reporte de sistema ALA.
129	4427	Existen campos inválidos en la solicitud xx xxxxx.
130	4428	El valor consignado supera el valor esperado en un porcentaje superior al máximo permitido.
131	4434	La fecha de selección de régimen no puede ser anterior al inicio de la vigencia de la ley 100.
132	4440	Existe reporte de pago realizado por una entidad que no ha sido aplicado en el bono pensional.
133	4445	No hay consignaciones verificadas para poder procesar el reintegro.
134	4447	El afiliado(a) ya tenía la edad de pensión de RPM en el momento de la primera afiliación al RAIS.
135	6024	Certificación ingresada por la AFP, no válida para bono.
136	6027	Aportes efectuados en fondos privados o ISS.

Fuente: Elaboración propia a partir de la información obtenida del sistema de bonos pensionales: “TABL_ERRORES”,

diciembre de 2021.

1.3 Riesgo del proceso.

Controles automáticos que no se encuentren debidamente implementados según la normatividad vigente, que conlleven al procesamiento de solicitudes que no estén acorde con lo dispuesto por la normatividad vigente.

1.4 Actividades realizadas.

• Determinar los controles a verificar mediante rutinas de auditoría automáticas.

• Diseñar y ejecutar las rutinas definidas, validar resultados.

• Documentar y validar las situaciones identificadas.

• Informar a los interesados sobre los resultados obtenidos en la auditoría.

1.5 Determinación de la muestra.

En el gráfico 3, se muestra la totalidad de los errores que generan rechazos identificados por la auditoría (136), y la muestra aleatoria de (136) controles determinados para la verificación que representan el 100% del total.

Gráfico 3 Detalle de procesamiento de solicitudes (errores) verificados por la auditoría para el período evaluado.

Procesamiento solicitudes (Errores)

% Verificados

100.00%

136

Verificados Auditoría

136

Generan rechazos

100

120

140

Fuente: Elaboración propia a partir de la información obtenida del sistema de bonos pensionales: “TABL_ERRORES”,

diciembre de 2021 y del resultado de la auditoría.

1.6 Ejecución de las pruebas de auditoría.

En la tabla 7 se detalla el resultado de la verificación realizada a los controles automáticos, en el procesamiento de solicitudes en el período evaluado.

Tabla 7 Resultados de la verificación de los controles automáticos analizados para el período evaluado.

#	No.	Descripción de controles	Resultado
1	3000	Nit y Patronal no pueden ser cero.
2	3008	La identificación del aportante registrada por la AFP no existe.
3	3037	Primer apellido no existe en tabla de códigos nombre Registraduría.
4	3038	Segundo apellido no existe en tabla de códigos nombre Registraduría.
5	3039	Primer nombre no existe en tabla de códigos nombre Registraduría.
6	3040	Segundo nombre no existe en tabla de códigos nombre Registraduría.
7	3052	Registro duplicado en archivo de entrada, se rechaza el registro.
8	3054	Proceso recepción de solicitudes, solicitud rechazada por que se encontraron registros diferentes a registros tipo 2 inconsistentes.
9	3056	Existe más de un registro tipo uno en el archivo remitido por Xxxxxxx, se rechaza el archivo.
10	3060	Género del beneficiario no es válido.
11	3601	Falta verificación de información por parte de la AFP.
12	3602	Número de documento de identidad del beneficiario no existe en los archivos RNEC.
13	3603	Número de documento de extranjería del beneficiario no existe en los archivos del DAS.

#	No.	Descripción de controles	Resultado
14	3604	La cédula de ciudadanía se reporta en los archivos de la RNEC como cancelada.
15	3605	Nombres o apellidos de la solicitud no coinciden con los reportados por la RNEC o el DAS.
16	3607	Beneficiario no figura como afiliado actual de la AFP solicitante.
17	3608	El beneficiario se encuentra afiliado al Régimen de Ahorro Individual.
18	3610	Beneficiario no afiliado al Régimen de Ahorro Individual.
19	3613	No se pudo determinar el salario base.
20	3614	El bono se encuentra negociado. No se puede solicitar redención anticipada.
21	3616	Beneficiario cobijado por el literal b) del artículo 61 de la ley 100/93- excluido del régimen de ahorro individual.
22	3622	Beneficiario registrado con pensión incompatible con bono pensional.
23	3625	No existe liquidación provisional xxx xxxx.
24	3626	Existe bono previo de otro tipo.
25	3627	Existe bono en trámite de emisión o pago.
26	3634	No emitible. Historia laboral en archivos masivos reportados por empleadores no aportantes al Iss/Colpensiones no certificada.
27	3637	No puede solicitar emisión. Existe historia en archivos laborales masivos reportados por empleadores no aportantes al Iss/Colpensiones sin certificar.
28	3638	Valor aceptado por el beneficiario difiere del valor a fecha xx xxxxx.
29	3639	No puede solicitar redención de un bono tipo B no emitido.
30	3641	No puede solicitar emisión - se han reportado dos salarios en fecha base para el mismo empleador.
31	3642	No puede solicitar emisión el archivo laboral masivo del Iss/Colpensiones reporta dos salarios en la misma fecha el mismo empleador con tipo de aportante diferente.
32	3643	No puede solicitar emisión. El salario base reportado por el masivo del Iss/Colpensiones presenta inconsistencia.
33	3644	No puede solicitar emisión. El salario reportado por el masivo del Iss/Colpensiones presenta.
34	3646	No puede solicitar emisión, la fecha corte difiere de fecha selección de régimen.
35	3647	No puede solicitar emisión. Entidad no asumida por la Nación.
36	3648	No existe versión emitida o expedida.
37	3649	Valor de la versión a anular difiere del valor xxx xxxx a fecha de emisión o del cupón Nación a fecha de reconocimiento.
38	3650	No existe versión emitida.
39	3651	No esta redimida la versión.
40	3653	Salario base no registrado en base datos máxima categoría
41	3654	Número del Nit del emisor no corresponde en proceso de expedición.
42	3657	Cupón indicado en solicitud de expedición no se encuentra reconocido.
43	3658	Valor de cupón a fecha de emisión en solicitud de expedición no corresponde al valor emitido o reconocido.
44	3659	No existe cupón.
45	3660	No se expide bono. El bono se redime antes de 45 días.
46	3661	Valor reintegro inferior al proyectado por el sistema.
47	3663	Existen dos o más salarios simultáneos del mismo empleados en fecha base.
48	3669	Existe bono emitido o redimido con el documento alterno.
49	3670	Existe bono en proceso con el documento alterno.

#	No.	Descripción de controles	Resultado
50	3673	Nombres o apellidos con documento alterno no coinciden con RNEC o Migración Colombia.
51	3677	Fecha de reintegro no puede ser anterior a fecha de pago.
52	3678	Fecha de siniestro es anterior a fecha xx xxxxx.
53	3680	La AFP está solicitando emisión de un bono en donde el emisor no es la Nación.
54	3681	No debe solicitar reconocimiento. El emisor es la Nación.
55	3682	Cupón a expedir no es Nación o Iss/Colpensiones.
56	3683	No se ha confirmado la fecha de nacimiento.
57	3684	Sin confirmación de que el beneficiario no se tiene prensión que impida la emisión xxx xxxx o se encuentra tramitando pensión.
58	3685	No hay cupón nación a reconocer.
59	3689	No se puede realizar devolución de saldos se cotizaron más de 1150 semanas.
60	3719	Beneficiario registrado con indicio pensión no Iss/Colpensiones incompatible con bono pensional.
61	3720	Valor al corte y valor de los cupones no cambian desde la última versión emitida.
62	3734	Tipo o modalidad xx xxxx cambia desde la última versión emitida. se deben anular o reintegrar las versiones anteriores.
63	3736	Fecha xx xxxxx cambia desde la última versión emitida.
64	3737	Tipo de redención cambia desde la última versión emitida.
65	3738	Fecha de siniestro o de última cotización cambia desde la última versión emitida.
66	3741	Emisor cambia desde la última versión emitida. Versiones anteriores deben ser anuladas o reintegradas.
67	3742	Fecha de selección de régimen no puede ser posterior a la fecha de la primera afiliación al RAI, Iss/Colpensiones, Fonprecon o Ecopetrol.
68	3743	Existe versión posterior que ha sido anulada.
69	3744	Existe versión posterior que no ha sido reintegrada.
70	3746	No se puede realizar devolución de saldos debido a que se cotizaron más de 1150 semanas.
71	3747	No se puede realizar redención anticipada porque existe un cupón que ya ha sido negociado.
72	3748	Cambia liquidación.
73	3752	En nueva versión hay cupón negativo.
74	3755	No puede solicitar emisión. Entidad no asumida por la Nación en todo el periodo de historia laboral indicado.
75	3756	No se puede realizar devolución de saldos debido a que el beneficiario no cumple con el requisito de edad.
76	3757	No se puede realizar redención anticipada debido a que la fecha de emisión xxx xxxx es posterior a la fecha de siniestro.
77	3761	No se puede solicitar devolución de saldos si el beneficiario es inválido. se debe solicitar redención anticipada por invalidez.
78	3764	Fecha IPCP no válida.
79	3765	No se diligenció fecha de selección de régimen en la solicitud.
80	3766	No existe liquidación confirmada por el emisor.
81	3767	Existe información de certificaciones de pensión incompatibles en la solicitud.
82	3774	Fecha de resolución de pensión debe ser posterior a la fecha en que se cumplen los requisitos de pensión.
83	3775	No se indicó fecha de resolución de pensión.
84	3785	Bono tipo C modalidad 2. No se diligenció la fecha de solicitud de pensión.

#	No.	Descripción de controles	Resultado
85	3794	Existe indicio de pensión, se reporta transferencia de cuota parte.
86	3797	Versión complementaria en la que hay cambio en la fecha de referencia.
87	3800	No se puede solicitar redención anticipada. Fecha de siniestro es posterior a la fecha de redención normal.
88	3900	Género especificado no es correcto.
89	3903	No es posible validar la fecha xx xxxxx con la historia proporcionada.
90	3905	Bono a anular fue emitido en cumplimiento de una acción de tutela.
91	3909	Fecha de resolución pensión reportada es diferente a la reportada en la versión original.
92	3913	Según concepto Nro. 2007033453-000 de la Superintendencia Financiera la fecha xx xxxxx debe corresponder a la fecha de firma de formulario de la primera afiliación al RAI.
93	3922	El cupón de la Nación no varía con respecto a la versión anterior.
94	3932	El valor a pagar proyectado es negativo.
95	3936	Fecha de selección de régimen no puede ser posterior a la fecha del día.
96	3938	Xxxx no emitible: beneficiario no incluido en el cálculo actuarial del ANCORA, debe ser reportado por la OBP al Ministerio de Agricultura para que realicen el respectivo cálculo.
97	3946	Beneficiario reportado como pensionado por el RAI por una AFP diferente a la solicitante.
98	3955	Existe cupón negativo que en su versión anterior fue emitido por la Nación y que no ha sido negociado.
99	3958	Beneficiario no se encuentra afiliado al Fondo del Congreso.
100	3960	Beneficiario no se encuentra afiliado a Ecopetrol.
101	3963	Fecha de nacimiento cambia desde la última versión emitida.
102	3966	Género cambia desde la última versión emitida.
103	3969	Beneficiario se encuentra incluido en el cálculo actuarial entregado por la entidad al Ministerio de Hacienda.
104	3975	El beneficiario no cumple con la edad requerida para recibir la pensión por el régimen de transición indicado.
105	3977	El beneficiario no cumple con el tiempo de servicio requerido para recibir la pensión por el régimen de transición indicado.
106	3980	No se encontró salario base certificado para el empleador.
107	3982	Hay derecho x xxxx X. No aplica bono T.
108	4017	El último periodo cotizado al RAI no puede ser anterior a la fecha de la primera afiliación al RAI.
109	4024	Beneficiario figura como afiliado actual de otra AFP con el documento alterno.
110	4027	Beneficiario se encuentra afiliado al régimen de ahorro individual con el documento alterno.
111	4030	El beneficiario se encuentra reportado como afiliado de otra entidad con el documento alterno.
112	4033	El beneficiario se encuentra reportado como afiliado al Iss/Colpensiones con el documento alterno.
113	4036	El beneficiario se encuentra reportado como afiliado al Fondo del Congreso con el documento alterno.
114	4039	El beneficiario se encuentra reportado como afiliado a Ecopetrol con el documento alterno.
115	4044	Existen cupones emitidos por la Nación en la versión original que pueden ser anulados.
116	4046	La solicitud es para emitir un xxxxxxx xxxx y el emisor no es el ISS/Colpensiones.

#	No.	Descripción de controles	Resultado
117	4050	Existe cupón negativo que en su versión anterior fue emitido por la Nación y que puede ser anulado.
118	4053	Existe documento alterno asociado a otro afiliado.
119	4065	El beneficiario tendría saldo suficiente para una pensión en el RAIS a la fecha de xxxxxxxxx xxx xxxx.
120	4067	No se puede anular el cupón negativo. el cupón positivo fue expedido y negociado por el valor neto de los cupones de la Nación y Colpensiones.
121	4097	Existe bono en trámite de anulación o reintegro.
122	4150	El afiliado ha sido reportado como fallecido por la RNEC y la AFP no reporta el fallecimiento del afiliado.
123	4153	Se solicita redención normal para un bono de un afiliado fallecido donde la fecha de fallecimiento es anterior a la fecha de redención normal xxx xxxx.
124	4318	Se solicita devolución de saldos indicando fecha de solicitud de prestación posterior a la entrada en vigencia de la Resolución 3099 de 2015 para un bono causado antes de dicha fecha.
125	4319	No se puede solicitar el bono por devolución de saldos debido a que existe una renta inscrita o en proceso de inscripción al mecanismo de cobertura del deslizamiento del SMMLV.
126	4321	No se puede solicitar el bono por devolución de saldos para pensión familiar debido a que el cónyuge no se encuentra entre los beneficiarios.
127	4337	Por lo menos uno de los cupones que se están reintegrando había sido negociado.
128	4339	Se detectó cambio xx xxxxxxx correspondiente a un reporte de sistema ALA.
129	4427	Existen campos inválidos en la solicitud xx xxxxx.
130	4428	El valor consignado supera el valor esperado en un porcentaje superior al máximo permitido.
131	4434	La fecha de selección de régimen no puede ser anterior al inicio de la vigencia de la ley 100.
132	4440	Existe reporte de pago realizado por una entidad que no ha sido aplicado en el bono pensional.
133	4445	No hay consignaciones verificadas para poder procesar el reintegro.
134	4447	El afiliado(a) ya tenía la edad de pensión de RPM en el momento de la primera afiliación al RAIS.
135	6024	Certificación ingresada por la AFP, no válida para bono.
136	6027	Aportes efectuados en fondos privados o ISS.

Fuente: Elaboración propia a partir de la información obtenida del sistema de bonos pensionales: “TABL_ERRORES”,

diciembre de 2021 y del resultado de la auditoría.

1.7 Resultado general de la auditoría.

Durante la verificación efectuada por la auditoría para el período de diciembre de 2021, en el gráfico 4 se detallan los 136 controles automáticos seleccionados (TABL_ERRORES) para el procesamiento de solicitudes (TABL_SOLICITUDES), de los cuales la auditoría se encuentra en proceso de validación de resultados obtenidos de nueve (9) rechazos (3613, 3634, 3742, 3797,

3900, 3903, 3909, 4017, 6024).

Gráfico 4 Detalle del proceso de validación de solicitudes (errores) verificados por la auditoría para el período evaluado.

Procesamiento solicitudes (Errores)

Resultado en revisión

Resultado satisfactorio

131

% Verificados

100.00%

Verificados Auditoría

136

Generan rechazos

136

100

120

140

Fuente: Elaboración propia a partir de la información obtenida del sistema de bonos pensionales: “TABL_ERRORES”,

diciembre de 2021 y del resultado de la auditoría.

Del total de rechazos parametrizados en el sistema de bonos pensionales (140), según entendimiento realizado entre la auditoría y el Consorcio ASD-Cromasoft de cuatro (4) rechazos, se solicitó el 7 de diciembre de 2021 y el 7 de enero de 2022, aclaración para determinar a qué procesos pertenecen cada uno de los códigos objeto de validación por parte de la auditoría.

De acuerdo con la respuesta del Consorcio ASD-Cromasoft del 7 de enero de 2022 como se detalla en la tabla 8, se indicó “…a que proceso pertenecen cada uno de los códigos de rechazo y se validó y actualizó la parametrización de los mensajes en el sistema…”

Tabla 8 Relación de códigos de rechazo que están siendo objeto de aclaración.

No. Rechazo	Descripción del Rechazo	Proceso al que pertenece según Xxxxxxxxx ASD-Cromasoft
4443	La fecha de última cotización reportada por la AFP no coincide con la información de la historia laboral y no hay aportes posteriores al traslado al RAI.	Bonos – Devolución de saldos
4452	Existe póliza anterior no inscrita al mecanismos de cobertura con fecha de vigencia diferente, para la cual ya ha pasado el período de inscripción.	Rentas
6035	La fecha de inicio de afectación no es posterior a la fecha de agotamiento no es posterior a la fecha de agotamiento mínimo recursos.	Afectación de fondo de GPM
6036	El número de mesadas solicitadas es posterior las mesadas otorgadas en la pensión.	Afectación de fondo de GPM

Fuente: Elaboración propia a partir de la información obtenida del proceso de entendimiento de parametrización de los rechazos en el sistema de bonos pensionales al 7 de enero de 2022.

2. Información del Proceso de Liquidación (1.2).

2.1 Objetivo.

Evaluar la oportunidad con que el sistema está informando sobre la liquidación de sus bonos a las Administradoras. Encausar hacia el Ministerio las observaciones y recomendaciones al respecto.

2.2 Alcance.

• Evaluar la oportunidad con la cual el sistema está informando a las administradoras sobre la liquidación de sus bonos, para el período diciembre 1 al 31 de 2021.

• Establecer el nivel de rechazos en el procesamiento de solicitudes recibidas de las Administradoras.

• Establecer los tiempos de respuesta al procesar las solicitudes de liquidación de bonos pensionales, a través del sistema.

Para realizar esta actividad, la auditoría incluyó las solicitudes enviadas y que no fueron reprocesadas por alguna actualización de información por cargue de archivos durante el período señalado, con el fin de evaluar la oportunidad de procesamiento de esas solicitudes.

El proceso de verificación se realiza comparando el campo FECHA_SOLICITUD con el campo FECHA_PROCESO en la tabla TABL_SOLICITUDES y estableciendo el tiempo de respuesta en días para el mes objeto de revisión.

• Verificar la oportunidad de notificación a las administradoras del resultado del procesamiento de solicitudes.

2.3 Riesgos del proceso.

Inoportunidad en los tiempos de procesamiento de la información que impidan notificar a las administradoras de fondos de pensiones y a Colpensiones sobre la liquidación de sus bonos, a través del sistema de la Oficina de Bonos Pensionales.

2.4 Actividades realizadas.

• Ejecutar la consulta correspondiente a las solicitudes procesadas y el tiempo de respuesta según período a validar.

• Identificar las solicitudes recibidas y procesadas en el sistema de bonos pensionales en el período evaluado.

• Tomar resultados y calcular los tiempos entre la fecha de la solicitud y la fecha del procesamiento.

• Documentar los resultados y las oportunidades de mejoramiento, cuando aplique. Generar resultados y obtener consolidados por tipo de solicitudes recibidas, procesadas, rechazadas y canceladas.

• Ejecutar la consulta correspondiente a la oportunidad de notificación a las Administradoras del resultado del procesamiento de solicitudes según período a evaluar.

• Solicitar al Consorcio Bonos 2019 ASD-Cromasoft, en adelante Consorcio ASD-Cromasoft la planilla de entrada y salida de archivos procesados, y comparar la información con los resultados de la rutina realizada por la auditoría.

• Identificar las solicitudes recibidas y procesadas en el sistema de bonos pensionales en el período evaluado con sus archivos resultantes.

• Seleccionar la muestra a revisar de los archivos generados de la consulta, por medio del cálculo de muestra aleatorio, propuesto por la Contraloría General de la República – Contraloría Delegada para el Sector Social xx xxxxxx de 2011.

• Solicitar al Consorcio ASD-Cromasoft los archivos de salida, según la muestra obtenida.

• Realizar el análisis y verificación de la información, establecer hallazgos, informar a los interesados y realizar las validaciones del caso.

• Documentar los resultados y las oportunidades de mejoramiento, cuando aplique.

2.5 Determinación de la muestra.

Para la ejecución de la auditoría, se tomó la totalidad de los registros correspondientes a solicitudes reportados en el sistema de bonos pensionales para el período objeto de revisión. En la tabla 9 se detallan los tipos de solicitudes consideradas.

Tabla 9 Relación de los tipos de solicitudes a considerar durante la evaluación.

Solicitud	Tipo de solicitud
A	Anulación
D	Emisión expedición
E	Emisión
H	Historia
L	Liq. Provisional
R	Redención
X	Expedición

Fuente: Elaboración propia a partir de la información obtenida del sistema de bonos pensionales:

“TABL_SOLICITUDES”, diciembre de 2021.

2.5.1 Ejecución de las pruebas de auditoría.

2.5.1.1 Nivel de rechazos en el procesamiento de solicitudes.

Según los registros, el número total de solicitudes procesadas, rechazadas y canceladas es de 336,136 para el período en revisión, los cuales se detallan en la tabla 10 por tipo de solicitud y por porcentaje de rechazo.

Tabla 10 Detalle del total de solicitudes procesadas, rechazadas y canceladas a considerar durante el período evaluado, por tipo de solicitud.

Solicitudes
Tipo de solicitud	Tipo	Total solicitudes (A)	Procesadas	Rechazadas (B)	% Rechazadas (B/A)	Canceladas
Anulación	A	1,047	925	121	0.12	1
Emisión expedición	D	62	60	1	0.02	1
Emisión	E	3,721	3,450	197	0.05	74
Historia	H	206	196	10	0.05	0
Liq. Provisional	L	329,836	313,912	15,888	0.05	36
Redención	R	1,170	971	198	0.17	1
Expedición	X	94	85	8	0.09	1
Total		336,136	319,599	16,423	0.05	114

Fuente: Elaboración propia a partir de la información obtenida del sistema de bonos pensionales, diciembre de 2021.

Las solicitudes de archivos que quedan sin fecha de proceso, es debido a que los archivos fueron enviados por las Administradoras con inconsistencias en su estructura y en el momento del cargue no se procesaron, por lo cual no se tienen en cuenta para revisión en el período evaluado. De acuerdo con lo anterior, se identificaron 243 casos con esta característica, por lo que el total a revisar corresponde a 335,893 solicitudes.

2.5.1.2 Resultado de la prueba.

De acuerdo con la revisión realizada por la auditoría para el período de diciembre de 2021, se estableció el detalle del total de solicitudes procesadas, rechazadas y canceladas a considerar durante el período evaluado, por tipo de solicitud; con base en esta información se analiza la oportunidad de procesamiento de las solicitudes recibidas en el sistema de bonos pensionales.

2.5.1.3 Oportunidad en el procesamiento de solicitudes.

Según tabla de solicitudes, para las 385,343 solicitudes que presentaron fecha de proceso válida y el origen de su información proviene de “Archivos” y “En Línea”, se establecen los “tiempos en ser atendidos”. En la tabla 11 se presenta el resultado del análisis realizado.

Tabla 11 Análisis de las solicitudes recibidas y procesadas durante el período evaluado.

	Días hábiles en ser atendidas / # solicitudes recibidas
Administradora	0 días	1 día	2 días	4 días	5 días	7 días	Total	% Procesamiento de solicitudes procesadas
2- Protección	224,679						224,679	66.890
3- Porvenir	55,091	6		1			55,098	16.403
10- Colfondos	44,113						44,113	13.133
19- Old Mutual S.A.	7,641	17	5				7,663	2.281
19- Old Mutual S.A.	4,335						4,335	1.291

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Apo.414 Fr.002 Cumplido para Pago Codigo: Apo.4.1.4Fr002 Fecha 19/11/2012 Versiòn 5

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