CAPÍTULO 1. ESTUDIO DE NECESIDAD

Ciudad y fecha:

Dependencia generadora:

CAPÍTULO 1. ESTUDIO DE NECESIDAD

1.1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL PRETENDE SATISFACER CON EL PROCESO DE CONTRATACIÓN

…

1.2. OBJETO A CONTRATAR

…

1.3. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO A CELEBRAR

Plazo de ejecución	…
Lugar de ejecución	…
Forma de pago	… Nota: El pago en las fechas establecidas estará sujeto a la aprobación previa de PAC por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

1.4. ANÁLISIS DE RIESGO

Anexo Matriz de Riesgo implementada por Colombia Compra Eficiente.

• Justificación de la no exigencia de riesgos:

…

CAPÍTULO 2. ESTUDIO TÉCNICO

2.1. CONDICIONES TÉCNICAS EXIGIDAS

2.1.1. Ficha Técnica:

a) … Requisitos y/o perfil del personal o capacitación a contratar -

b) Actividades específicas

• Obligaciones del contratista

• Actividades a desarrollar El contratista debe adelantar las siguientes actividades para cumplir el objeto contractual:

xxxxxxxx

• Entregables y fechas estimadas

c) Otras condiciones técnicas

Descripción de otras de las condiciones técnicas del servicio a contratar

Entre otros aspectos a tener en cuenta, de acuerdo a la naturaleza del objeto a contratar…

2.1.2. Codificación en el Clasificador de Bienes y servicios:

La clasificación UNSPSC del objeto del contrato a celebrar se encuentra plenamente detallada en el Certificado del Plan de Adquisiciones anexo al presente documento.

2.1.3. Cantidad del producto a contratar y adquisición últimos años en la FAC

Producto a contratar	Cantidad autorizada CPA	Adquisiciones últimos años en concordancia con la consulta SILOG
		201_		201_		201_
		CANT.	VALOR UNITARIO	CANT.	VALOR UNITARIO	CANT.	VALOR UNITARIO
			$		$		$
			$		$		$
			$		$		$

CAPÍTULO 3. ESTUDIO DEL SECTOR

3.1. ASPECTOS GENERALES

3.1.1 Económico

…

3.1.2. Técnico

…

3.1.3. Regulatorio

…

3.2. ESTUDIO DE LA OFERTA

…

a. ¿Quién ofrece el servicio?

b. Cotizaciones, precios históricos, otros:

Para efectos de contar con información xxx xxxxxxx respecto del valor requerido, la Fuerza Aérea Colombiana solicito información a las siguientes empresas:

xxxxx xxxxx xxxx

De las cotizaciones allegadas por las empresas xxxxx, xxxxxx y xxxxxx, se obtuvo el siguiente resultado:

PRODUCTO	VALOR UNITARIO				VALOR PROMEDIO
	Fuente 1	Fuente 2	Fuente 3	Fuente 4
	$	$	$	$	$
	$	$	$	$	$
Valor Total Estimado					$

Fuente 1: …

Fuente 2: …

Fuente 3: …

Fuente 4: …

3.3. ESTUDIO DE LA DEMANDA

…

3.3.1. ¿Cómo ha adquirido la Entidad Estatal en el pasado el servicio?

3.3.2 ¿Cómo adquieren las Entidades Estatales y las empresas privadas el servicio?

a) Procesos objetos similares:

Entidad	Nombre entidad	Nombre entidad	Nombre entidad	Nombre entidad	Nombre entidad	Nombre entidad	Nombre entidad
Plazo en días
Modalidad de selección
Objeto del contrato
Contratista
Cantidad Adquirida
Unidad de medida
Valor unitario sin IVA
Valor total sin IVA
Forma de pago
Oferentes participant es en el proceso
Lugar de entrega

CAPÍTULO 4. ESTUDIO ECONÓMICO

4.1. REQUISITOS HABILITANTES ECONÓMICOS

4.1.1. Capacidad financiera y Organizacional (Verificar si Aplica de acuerdo con el objeto y las condiciones contractuales):

…

4.2. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO

El Ministerio de Defensa Nacional – Fuerza Aérea Colombiana de acuerdo al estudio xxx xxxxxxx estima que el valor del contrato a celebrar ascenderá aproximadamente a la suma de $….

Justificación: …

Nota: se advierte que la escogencia del futuro oferente y contratista es el resultado del análisis de los aspectos técnicos, económicos y de capacidad jurídica de las personas cotizantes y que quedan plasmados en el acta de escogencia de mejor oferente anexa al estudio.

4.3. DETERMINACIÓN DE LOS IMPUESTOS A QUE HAYA LUGAR

…

4.4. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL QUE RESPALDA LA CONTRATACIÓN

CDP No.

CAPÍTULO 5. ESTUDIO JURÍDICO

6.1. GARANTÍAS QUE LA ENTIDAD ESTATAL EXIGIRÁ PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO

AMPARO	%	VIGENCIA
…

CAPITULO 6. OFERENTE SELECCIONADO Y ANEXOS QUE HACEN PARTE INTEGRANTE DEL PRESENTE DOCUMENTO

6.1. OFERENTE SELECCIONADO

De acuerdo al acta de escogencia de mejor oferente fechada XXXXXXX, con base en los requisitos exigidos en la solicitud de cotización se seleccionó a:

Proponente

Representante Legal

Dirección/Ciudad

Teléfono

Fax

Correo Electrónico

Justificación

6.2. ANEXOS QUE HACEN PARTE INTEGRANTE DEL PRESENTE DOCUMENTO

No.	DOCUMENTO	SI
1	Acto de designación del Gerente del Proyecto, Comité Estructurador y Supervisor
2	Certificado del Plan de Adquisiciones
3	Certificado de Disponibilidad Presupuestal – SIIF Nación
4	Documentos Soportes Estudio del Sector
5	Matriz de riesgos
6	…..

FIRMAS:

Delegado Contractual	Gerente del Proyecto
Comité Estructurador Técnico	Comité Estructurador Económico
Comité Estructurador Jurídico

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE “ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS” (EDP)

El presente formato EDP solo es aplicable para la modalidad de Contratación Directa- Prestación de servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión.

Xxx cuidadosamente el presente Instructivo antes de iniciar la labor para la cual fue designado (Gerente del Proyecto o Comité Estructurador). El documento fue creado a partir de los parámetros señalados en el Decreto 1082 de 2015.

Nota: Por tratarse de un formato que se encuentra implementado por el sistema de Gestión de la Fuerza, no se deben eliminar campos del formato establecido, en el caso de que no se requiera información debe colocarse No Aplica (N/A).

Para cumplir en debida forma la función estructuradora, es importante conocer previamente las políticas de la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente (guías, manuales y circulares) y del Ministerio de Defensa Nacional (resoluciones, manuales y directivas), a fin de incluir toda la información relevante de acuerdo con la naturaleza y cuantía del objeto a contratar, así como con las particularidades de la modalidad de selección aplicable.

Finalmente, el presente formato facilita la estructuración del proceso de selección, pues, evita la inclusión de información innecesaria así como la repetición del contenido que ya reposa en el formato o en otros documentos que hacen parte integrante del mismo y delimita las responsabilidades de cada área estructuradora (técnica, económica y jurídica) a partir de la determinación de la necesidad.

PARTE PRELIMINAR

Ciudad y fecha: El Gerente del Proyecto debe indicar el Distrito o el Municipio en el cual se ubica la respectiva Unidad Militar Aérea seguido de “,” para indicar la fecha de emisión del documento, la cual debe coincidir con los documentos del proceso en su orden cronológico.

Dependencia generadora: El Gerente del Proyecto debe señalar la sigla de la dependencia generadora de la necesidad.

CAPITULO 1. ESTUDIO DE NECESIDAD

1.1. Descripción de la necesidad que la Entidad Estatal pretende satisfacer con el proceso de contratación: Aquí se debe indicar según su aplicabilidad, lo siguiente:

1. Razones que justifican la conveniencia de satisfacer la necesidad.

2. Razones que justifican la oportunidad de la contratación para efectos de satisfacer la necesidad.

3. Enumeración de los objetivos a alcanzar con la contratación.

4. Dependencia y/o número de personas que requieren el objeto a contratar.

5. Determinación de si la contratación deriva de algún convenio suscrito por el Ministerio de Defensa Nacional.

Las anteriores variables son enumeradas a título meramente enunciativo con la finalidad de facilitar el diligenciamiento del documento, pues, se puede recurrir a otras variables para explicar la naturaleza y alcance de la necesidad que tiene la Unidad Delegataria respectiva.

El personal del área contractual debe tener en cuenta que no hay “encargos” en la labor de Gerencia del Proyecto y Comités Estructuradores por lo cual, en caso de situaciones administrativas de este personal como vacaciones, comisiones, licencias u otras, debe reemplazarse al funcionario a través de un acto administrativo de igual o superior jerarquía normativa a aquel a través del cual se designó al respectivo funcionario.

1.2. Objeto a contratar: El objeto corresponde a un “título general” que resume o que agrupa los bienes, servicios y/u obra a contratar de acuerdo con la necesidad

identificada, el(los) rubro(s) que amparan el proceso e, incluso, la dependencia y/o personal destinatario de la adquisición (si aplica).

1.3. Condiciones generales del contrato a celebrar: Diligencie la tabla con el plazo de ejecución, sea que éste se identifique por una fecha de inicio y una fecha de término, por un plazo determinado a partir del acta de inicio o de una única fecha final. Acto seguido indique el lugar en donde debe entregarse o realizarse el objeto del contrato y luego diligencie la celda del plan de pagos al contratista (con indicación del mes de pago y el valor a pagar, si es contra facturación o si es total), el cual debe ser conforme con las políticas de ejecución de la FAC.

1.4. Análisis de Riesgo: Se debe determinar por parte del Comité Técnico Estructurador la tipificación, distribución y asignación de todos los riesgos previsibles (Técnicos, Económicos y Jurídicos) asociados al futuro contrato, para lo cual se debe diligenciar la Matriz de Riesgos implementada por Colombia compra Eficiente.

CAPITULO 2 ESTUDIO TÉCNICO

2.1. Condiciones Técnicas Exigidas: No debe diligenciarse nada en este numeral, pues, lo requerido se encuentra en los subnumerales que le siguen.

2.1.1. Ficha Técnica: La ficha técnica es de “libre configuración” por parte del Estructurador Técnico, se recomienda identificar de la manera más detallada posible los bienes, servicios y/u obra a contratar. A continuación se señalan a manera de ejemplo algunos aspectos que pueden ser incluidos en la ficha técnica (si aplican):

1. Requisitos y/o Perfil del personal o Capacitación a contratar.

2. Actividades Específicas (Obligaciones del Contratista, Actividades a desarrollar)

3. Otras especificaciones que detallen el alcance técnico del objeto a contratar.

4. Obligaciones especiales que deba asumir el contratista por el tipo de contrato a celebrar.

5. Entregables.

6. Aspectos de carácter regulatorio.

7. Cronograma, momento y forma de presentación.

2.1.2. Codificación en el Clasificador de Bienes y servicios: No debe diligenciarse nada adicional en este numeral, pues, lo requerido se encuentra en el Certificado del Plan de Adquisiciones que se debe anexar al EDP, por ello el formato se encuentra previamente diligenciado y no puede modificarse el texto.

Es responsabilidad del Comité Técnico Estructurador cerciorarse de que las clasificaciones del CPA realmente existen y corresponden a la respectiva adquisición, para tal efecto, debe revisar los ítems del documento frente al Clasificador UNSPSC.

2.1.3. Cantidad del Producto a Contratar y Adquisición últimos años en la FAC

Indique en la primera columna el producto (servicio), tenga en cuenta que el producto a contratar se debe describir en la forma en que se encuentra programado en el Plan de Adquisiciones.

En la segunda columna debe incorporar la cantidad autorizada que se encuentra descrita de acuerdo al Plan de Adquisiciones.

En las columnas 3 a 8, señale las adquisiciones mínimo de los últimos tres años y sus VALORES UNITARIOS (pagos mensuales).

CAPITULO 3 ESTUDIO DEL SECTOR

Para diligenciar adecuadamente el Capítulo 3 “ESTUDIO DEL SECTOR”, es indispensable haber leído previamente la “Guía para la Elaboración de Estudios de Sector” expedida por Colombia Compra Eficiente, a fin de considerar la información relevante de acuerdo con la naturaleza y cuantía del objeto a contratar, así como con las particularidades de la modalidad de selección aplicable, lo cual le permitirá detectar las metodologías y herramientas necesarias para efectuar una buena estructuración con la autonomía y libertad de configuración que requiera para ello.

3.1. Estudio de la oferta: El Comité Estructurador (Técnico y Económico) debe recopilar la información que le permita contestar las siguientes preguntas: 1) ¿Quién ofrece el servicio?; y, 2) ¿Se puede obtener Cotizaciones, Precios Históricos y Otros?

A continuación se proponen a manera de ejemplo varios títulos que pueden ser utilizados por el Comité, sin perjuicio de que será el objeto contractual el factor a tener en cuenta para analizar el sector y validar si el presupuesto es suficiente para adelantar el proceso de contratación respectivo:

A. Análisis de los precios del servicio a adquirir.

B. Análisis de la capacidad financiera y organizacional del sector.

C. Estructura de precios del Servicio objeto del contrato a celebrar.

D. Análisis económico.

E. Análisis de los precios históricos.

Tenga en cuenta que puede recopilar y analizar la información con total libertad de configuración de la estructuración, siempre y cuando los métodos utilizados sean coherentes con la naturaleza y cuantía del contrato a celebrar y utilice como mínimo dos metodologías para validar la suficiencia del presupuesto.

A continuación se presentan a manera de ejemplo algunas fuentes que puede utilizar:

1) Precios históricos.

2) Cotizaciones.

3) Reuniones con los proveedores.

4) Estadísticas en general del servicio

3.2 Estudio de la Demanda El Comité Estructurador (Técnico y Económico) debe recopilar la información que le permita contestar las siguientes preguntas: 3.3.1. ¿Cómo ha adquirido la Entidad Estatal en el pasado el servicio?; y, 3.3.2. ¿Cómo adquieren las Entidades Estatales y las empresas privadas el servicio?

Como metodología para realizar el estudio de la demanda el Comité Estructurador (Técnico y Económico) deberá Identificar y analizar los procesos de objetos similares (Literal a) en la contratación de la FAC y de otras Entidades Estatales que han adquirido en el pasado el servicio, para extraer las mejores prácticas e información pertinente para el proceso de contratación.

CAPITULO 4 ESTUDIO ECONÓMICO

4.1. Requisitos habilitantes económicos: No debe diligenciarse nada en este numeral, pues, lo requerido se encuentra en los subnumerales que le siguen.

4.1.1 Capacidad Financiera y Organizacional: Es necesario verificar si aplica el presente subnumneral de acuerdo con las condiciones contractuales del objeto.

4.2. Valor estimado del contrato: De acuerdo con el resultado del Estudio xx Xxxxxxx, indique el valor estimado del contrato a celebrar y la información tenida en cuenta para determinar esa suma.

4.3 Determinación de los Impuestos a que haya Lugar

En este numeral se debe incluir un análisis tributario que tenga en cuenta los tributos del orden nacional y territorial que puedan afectar el valor del contrato, tales como:

• Impuesto xx Xxxxx y Complementarios

• Estampillas del orden territorial,

• Aranceles y demás impuestos contemplados en los Estatutos Tributarios de cada municipio.

En este punto también es necesario resaltar si servicios que se van a adquirir cuentan con exenciones y exclusiones previstas en la normatividad tributaria, señalando las condiciones para acceder a las mismas.

El Comité Económico Estructurador en este punto debe dejar una Nota en la cual se mencione que en el evento de que el oferente corresponda a una persona natural o régimen simplificado no les aplica.

Para el análisis de este punto el Comité Económico Estructurador, si lo considera necesario, debe solicitar asesoría a la Dirección Financiera en COFAC o a los Departamentos Financieros en las UMAS (o quien asuma sus funciones con la transformación), según corresponda, siendo responsabilidad de estas dependencias brindar oportunamente la asesoría solicitada.

4.4. Certificado de Disponibilidad Presupuestal que respalda la contratación: Debe mencionarse únicamente el número del CDP que ampara el proceso de contratación; no incluya las fechas a fin de evitar inconsistencias con los respectivos soportes, los cuales serán escaneados y publicados en el SECOP II.

CAPITULO 5. ESTUDIO JURÍDICO

5.1. Garantías que la Entidad Estatal exigirá para la ejecución del contrato: Determine los amparos que deben requerirse al contratista de acuerdo con el valor estimado y el objeto del contrato a celebrar. Para tal efecto deben tenerse en cuenta los parámetros establecidos en el Decreto 1082 de 2015 y así establecer con claridad el porcentaje y las vigencias de las coberturas solicitadas, a continuación, se resumen las especificaciones del Decreto:

Tenga en cuenta que solo deben incluirse los amparos a solicitar, por ejemplo, si no se va a pagar un pago anticipado al contratista, no incluya una fila con el amparo de pago anticipado para señalar que “N/A”. Adicionalmente, tenga en cuenta que el Decreto propone de manera general las garantías más comunes en la contratación administrativa, por lo cual, en caso de requerirse otro tipo de coberturas (por la naturaleza del contrato a celebrar), deberá agregarlas y especificar las condiciones de suficiencia y vigencia de las mismas.

5.2.Tipo de Contrato: Indique el tipo de contrato a celebrar de acuerdo con los verbos rectores de las obligaciones a adquirir por parte del contratista.

5.3. Capacidad jurídica: Se debe indicar la forma y documentación en la cual se verificará la capacidad jurídica tanto para los proponentes nacionales como para los extranjeros, si aplica.

Nota: Nota: El formato contiene una tabla diligenciada con la forma de acreditación de la capacidad jurídica de acuerdo con las actuales políticas de la Agencia Nacional de Contratación Pública, sin embargo, el Comité Jurídico Estructurador puede ajustar y especificar lo que considere necesario establecer en relación con la naturaleza del objeto a contratar.

CAPITULO 6. Oferente Seleccionado y Anexos que hacen parte integrante del presente documento: No debe diligenciarse nada en este numeral, pues, lo requerido se encuentra en los subnumerales que le siguen.

6.1. Oferente seleccionado: Se debe diligenciar los datos solicitados en la Tabla del presente numeral (Proponente, Representante Legal, Dirección, Teléfono, Fax, Correo electrónico y Justificación) los cuales son tomados del Acta de Escogencia del Oferente seleccionado

6.2. Anexos

El Gerente del Proyecto y el Comité Técnico Estructurador debe marcar con “X” los documentos relacionados del 1 al 5 como anexos al estudio previo, a partir de la fila 6 debe ingresar la información de otros documentos que se anexen (según aplique). Queda rotundamente prohibido eliminar alguno de los documentos señalados en los numerales 1 a 5 debido a que son obligatorios para esta causal de contratación directa. En caso de que no se anexen más documentos que los señalados en los numerales 1 a 5, deberá suprimirse la fila 6.

La conformación del estudio previo y sus documentos soporte es responsabilidad del Gerente del Proyecto y de los Comités Estructuradores.

Firma y antefirma: El Delegatario Contractual, el Gerente del Proyecto y el Comité Estructurador (Jurídico, Técnico y Económico) deberán indicar su grado (militar o civil, según aplique) y nombre completo. En este documento no debe hacerse ninguna indicación del cargo que el funcionario ocupa en la Entidad.