MARQUE CON UNA "X" EL TIPO DE INFORME:
MARQUE CON UNA "X" EL TIPO DE INFORME:
INFORME No: | 1 | FECHA: | 29 | de | DICIEMBRE | de | 2022 | ||||||
PERIODO: | DEL | 18 | de | NOVIEMBRE | de | 2022 | AL | 29 | de | DICIEMBRE | de | 2022 | |
No. CONTRATO O CONVENIO | 05/003/21 | DE | 2021 | FECHA: | 29 | de | OCTUBRE | de | 2021 | ||||
VALOR DEL CONTRATO O CONVENIO | $ 47.380.000,00 | RPC | 6702 | ||||||||||
REGISTRO BP y P No. | 2022 00415 0103 | ||||||||||||
CONTRATISTA O ENTIDAD PARTE DEL CONVENIO | ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES XX XXXXX Y FRUTAS DE BOYACÁ -ASOFRUMORAS. | ||||||||||||
OBJETO: (ADH. CONVENIO) "ENTRE LA ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES XX XXXXX Y FRUTAS DE BOYACÁ – ASOFRUMORAS, FRUSERVICE SAS, GOBERNACIÓN DE BOYACÁ, ALCALDÍA DE MONIQUIRÁ Y EL MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL –MADR”. “ALIANZA PARA AUMENTAR LA COMPETITIVIDAD DEL AGRONEGOCIO DE ASOFRUMORAS EN EL MUNICIPIO DE MONIQUIRÁ, BOYACÁ” | |||||||||||||
INFORMACIÓN DEL CONTRATO O CONVENIO | |||||||||||||
NOMBRE DEL SUPERVISOR O INTERVENTOR | XXXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXX | ||||||||||||
Teléfono: | 0000000000 | Dirección: | CARRERA 9 - 17-50 SEGUNDO PISO | ||||||||||
FECHAS DE INICIO Y TERMINACIÓN | CONTRATO/CONVENIO | ||||||||||||
dd | mm | aaaa | |||||||||||
FECHA DE INICIACIÓN | 18 | 11 | 2021 | ||||||||||
PLAZO INICIAL | HASTA EL 31 DE DICIEMBRE DEL 2022 | ||||||||||||
PLAZO CON ADICIONES | LOS QUE SE ESTABLEZCAN EN EL CDA, SI SE REQUIERE. | ||||||||||||
FECHA DE TERMINACIÓN SEGÚN CONTRATO O CONVENIO INICIAL | |||||||||||||
FECHA DE TERMINACIÓN REAL (Según prórrogas y suspensiones) | |||||||||||||
CONTRATO: INTERVENTORÍA: PARCIAL x
CONVENIO: x
SUPERVISIÓN x
FINAL
INFORME ADMINISTRATIVO
RELACIÓN DE ACTAS GENERADAS (Inicio, Parcial, Suspensión, reinicio, etc.) | ||||
DESCRIPCIÓN | FECHA (dd/mm/aaaa) | OBSERVACIÓN | ||
ACTA DE INICIO | 18 | 11 | 2022 | |
ADICIONALES EN VALOR Y/O PLAZO | |||||
NUMERO DE ADICIONAL | FECHA ADICIONAL (dd/mm/aaaa) | VALOR | PLAZO | ||
VALOR ADICIONALES Y PLAZO TOTAL | $ 0,00 | ||||
MODIFICATORIOS DEL CONTRATO O CONVENIO | |||||
No. | CLAUSULA MODIFICADA | FECHA MODIFICATORIO (dd/mm/aaaa) | DESCRIPCIÓN MODIFICACIÓN | ||
SEGUIMIENTO A OBLIGACIONES LEGALES Y ESTABLECIDAS EN EL CONTRATO O CONVENIO | |||||
ACTIVIDADES PACTADAS | ACTIVIDADES EJECUTADAS | VERIFICACIÓN EJECUCIÓN | OBSERVACIONES Y SOPORTES (Cuando aplique) | ||
T | P | N | |||
Gestionar el aporte de los recursos de cofinanciación del Departamento por valor de $40.000.000 para el rubro otras inversiones y el apoyo a la gestión de otras fuentes, cuando sea requerido. | Los recursos fueron consignados al patrimonio autonomo que la Asociación abrió en la fiducia para tal fin. | X | Los recursos por concepto de cofinanciación de la Gobernación de Boyacá a la alianza productiva: ASOFRUMORAS-XXXX- MONIQUIRÁ, se consignaron el 14 de diciembre de 2022 mediante COMPROBANTE DE EGRESO No. 28206 | ||
FORMATO | VERSIÓN: 1 | ||||
CÓDIGO: A-AD-GC-F-029 | |||||
INFORME DE INTERVENTORÍA Y/O SUPERVISIÓN | FECHA: 26/Feb/2021 | ||||
Participar activamente en las decisiones técnicas, operativas y empresariales de la alianza productiva en ejecución y acompañar el proceso de ejecución del plan de inversiones, a través del Comité Directivo de la Alianza CDA. | En calidad de delegado se participa mensualmente en los Comites Directivos de Alianza donde se toman todas las decisiones en el proceso de ejecución, hasta su finalización, como lo indica el Manual de alianzas Productivas. | X | En el momento se han realizado 9 CDA. Se anexa Manual de Alianzas Productivas y las actas generadas en los CDA, relacionadas con la inversión de los recursos de la Gobernación de Boyacá. | ||
Supervisar la ejecución de los recursos aportados. | Se esta realizando la supervisión de la inversión de los aportes de la Gobernación de Boyacá comprometidos en el convenio. | X | Desde que la Oficina de contratación asignó la Supervisión, se viene cumpliendo la misma a cabalidad. | ||
FORMATO | VERSIÓN: 1 | |
CÓDIGO: A-AD-GC-F-029 | ||
INFORME DE INTERVENTORÍA Y/O SUPERVISIÓN | FECHA: 26/Feb/2021 | |
INFORME TÉCNICO
Este es un convenio externo firmado entre la ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES XX XXXXX Y FRUTAS DE BOYACÁ
– ASOFRUMORAS, FRUSERVICE SAS, GOBERNACIÓN DE BOYACÁ, ALCALDÍA DE MONIQUIRÁ Y EL MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL –MADR”. “ALIANZA PARA AUMENTAR LA COMPETITIVIDAD DEL AGRONEGOCIO DE ASOFRUMORAS EN EL MUNICIPIO DE MONIQUIRÁ,
BOYACÁ” , que busca mejorar los ingresos y la calidad de vida de 40 familias de pequeños productores del municipio de Moniquirá en el departamento de Boyacá partir de el incremento de los ingresos generados por la producción de la xxxx. La Gobernación de Boyacá, mediante una ADENDA de fecha 28 de octubre de 2022, se une al convenio externo, para favorecer a las 40 familias beneficiarias del proyecto, que cuentan con unidades productivas xx xxxx en promedio cada una de 0.8hás, para un rotal a intervenir de 32 hás. E l programa Apoyo Alianzas Productivas del MADR se desarrollan 5 componentes 1. TECNICO, 2, SOCIAL, 3. AMBIENTAL, 4, AGRONEGOCIOS, 5. FINACIERO.
1.COMPONENTE TECNICO PRODUCTIVO El
proyecto busca el sostenimiento de 32 hás tecnificadas xx xxxx. Disminuír los costos de producción. Incrementar la producción xx xxxx establecida, objeto del proyecto, en un 73%. Implementar Buenas Prácticas Agrícolas en el cultivo xx xxxx, todo a través de la asistencia técnica ofrecida por la Alianza. El porcentaje de avance de este componente. A corte de el mes de noviembre el asistente técnico realizó 40 visitas a productores en cada uno de los predios establecidos, luego de conformar la línea base definitiva. Se realiza el envío de las 40 muestras de suelo y se queda en espera de los resultados para diseño del plan nutricional por cada uno de los productores vinculados al proyecto. Se trabaja con los 4 productores que se vincularon durante el mes para adelantar plan de actividades. Durante el desarrollo de las visitas se hace énfasis en implementar registros donde se indique las actividades de posa, plateos, deshierbas y en el caso de aplicaciones o fertilizaciones, indicar las fechas y cantidades.
Se determina en la visita una evaluación de las condiciones fitosanitarias de los cultivos, determinando el manejo de residuos sólidos en el predio y manejo de envases vacíos de agroquímicos, esto de acuerdo a la temática tratada en reunión grupal. Se acuerda lograr la gestión de una jornada de recolección de envases vacios, por lo cual se enfatiza en su debido proceso de manipulación y disposición para lograr contar con una cantidad considerable que permita gestionar ante el municipio una ruta de recolección.
% ejecución POA Total: 32,2%; % ejecución POA programado al corte: 43,4%.
2. COMPONETE AMBIENTAL
El proyecto en el componente ambiental, busca incorporar el modelo de producción limpia y de Manejo Integrado de Plagas y Enfermedades MIPE en el cultivo xx xxxx. Para mes de noviembre se realiza por parte de la ingeniera Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx de Corpoboyacá una capacitación a los productores sobre la temática de uso y manejo de plaguicidas y sus envases, indicando las acciones que desde Corpoboyacá se adelantan y que están a disposición de los productores para facilitar y realizar un adecuado proceso al momento de usar plaguicidas en sus cultivos. Se recomienda por parte del asistente técnico a cada productor facilitar el número de matrícula catastral para gestionar ante el municipio el respectivo uso de suelo en los predios, permitiendo que desde Corpoboyacá se emitan más adelante los certificados de explotación agropecuaria. En taller realizado en reunión con la OP se enfatiza en la necesidad de implementar el triple lavado en los envases de productos químicos y realizar la correcta disposición de los mismos, adicional se explica y trabaja acerca de las zonas protegidas y su importancia en el cuidado del medio ambiente. . % ejecución POA Total: 50%; % ejecución POA programado al corte: 83,3%.
3. COMPONETE SOCIO- EMPRESARIAL
En el componente socio empresarial el proyecto busca consolidar y fortalecer el capital social de ASOFRUMORAS. Adquirir las competencias empresariales y organizacionales y las herramientas para que la asociación genere buenas prácticas en la producción xx xxxx. Fortalecer el rol de los productores dentro de la asociación para potenciar y dinamizar las buenas prácticas de la producción xx xxxx y de esta forma afianzar la competitividad en el mercado. En el mes de noviembre se realiza capacitación con la junta directiva para discutir la relevancia del plan estratégico a definir y ajustar, enfatizando en la importancia de definir una misión, visión, objetivos y metas alcanzables y de acuerdo al que hacer de la asociación. En trabajo colaborativo con la gerente aprendiz y asistente técnico se da a conocer instrumento documental para registro de volúmenes de producción por productor, reforzando temáticas como costos de producción costos de logística y comercialización. Se avanza en la construcción del acuerdo comercial, el cual está pendiente de socializar en conjunto con la
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INFORME DE INTERVENTORÍA Y/O SUPERVISIÓN | FECHA: 26/Feb/2021 | |
OP y el aliado comercial para observaciones y posterior firma. En cuanto a la línea base se ha logrado la consolidación de los 40 productores que harán parte del proyecto, estando pendiente 2 productores por aplicar la encuesta socio económica, se avanza en la firma de los pagarés y carta de instrucciones en reunión con productores, se continua apoyando la revisión del archivo documental manejado por la asociación, a través de reuniones periódicas. % ejecución POA Total: 25,4%; % ejecución POA programado al corte: 37,0%. 4. COMPONETE AGRONEGOCIO El proyecto plantea la suscripción de un acuerdo comercial que compromete el 80% de la producción de la alianza con la empresa FRUSERVIECE SAS. De otra parte se busca lograr que el 100% de la producción de la alianza se comercialice a través de ASOFRUMORAS. La asociación sigue realizando acopio y venta al aliando comercial de aproximadamente 1355 Kilos semanales xx xxxx, volumen integrado por 12 asociados que actualmente están certificados en BPA, se está motivando el registro de manera independiente de volúmenes y valor de venta de los 40 productores participantes de la Alianza con el apoyo de Asistente Técnico del proyecto, para integrar en el reporte de seguimiento y control volúmenes de ventas y valor a terceros, con apoyo del coordinador social y el OL se estructura convenio de alianza comercial, documento que está pendiente de revisión y firma entre ASOFRUMORAS y FRUSERVICE SAS. % ejecución POA Total: 13,1%; % ejecución POA programado al corte: 42,1% 5. COMPONTE FINACIERO El proyecto busca el incremento del ingreso neto mensual promedio de los beneficiariosvinculados a la alianza hasta dos salarios mínimos mensuales legales vigentes netos (2 SMMLV). Otra meta es el reintegro de la totalidad de los recursos definidos para el fondo rotatorio, en un período de tres años de ejecutado el Incentivo modular (IM) De acuerdo a la recepción de los recursos por parte de ASOHOFRUCOL, se realiza el pago del 50% de la orden de compra al proveedor de elementos de BPA, realizando la entrega de la totalidad de los elementos el día 27 de noviembre en la xxxxxx Xxxxx del municipio de Moniquirá y realizando la gestión para el desembolso del restante ante ASOHOFRUCOL, de esta manera pagar la totalidad del valor de la orden de compra al proveedor en el mes de Diciembre. Por parte del representante legal de la OP se firma la respectiva cuenta de cobro para realizar el cobro de los recursos a la Gobernación de Boyacá, estando pendientes de la aprobación y posterior giro de los recursos a la cuenta dispuesta para el patrimonio autónomo. En cuanto a la gestión de pagos por parte del OL se reporta el segundo y tercer pago de la Gerente Aprendiz, el segundo pago de coordinador social y de asistente técnico, además el segundo pago de OL, pagos aprobados en el CDA 8 y efectivos en el mes de diciembre., % ejecución POA Total: 20,7%; % ejecución POA programado al corte: 46,6%. GENERALES SOBRE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ALIANZA XXXX ASOFRUMORAS MONIQUIRÁ A NOVIEMBRE DE 2022 -CDA N°8 el 27 de noviembre de 2022, presentación informe OL del mes de octubre, aprobación de segundo pago de coordinador socio empresarial y asistente técnico, segundo y tercer pago de gerente aprendiz y segundo pago de OL, se aprueba el pago del proveedor de análisis de suelo, autorización de la prorroga y otrosí de los contratos derivados (OL, AT y CS) -Se legaliza la prórroga de patrimonio autónomo ASOFRUMORAS por un año, hasta el 9 de noviembre de 2023 -Se remiten las 40 muestras de suelo para análisis en el laboratorio contratado. -Se realiza la entrega de elementos BPA a los 40 productores, pago del primer 50% de la orden de compra al proveedor y se espera pagar el restante en la segunda o tercera semana de diciembre, contando con el giro de los recursos por parte de ASOHOFRUCOL. -Porcentaje de ejecución del POA total = 28,3% Porcentaje de ejecución del POA de lo programado al corte = 50,5% Como lo reza el manual de alianzas que se adjunta, el CDA es el órgano decisorio de la alianza y al cual se someten todas las decisiones. A continuación resumo los CDA a partir de los cuales se han tomado decisiones sobre los recursos que aporta la Gobernación de Boyacá. Comité Directivo de Alianza No.5. 12 xx Xxxxxx del 2022 Se aprobaron los TDR de análisis de suelo, se aprobó primer pago de OL, se aprobó cambio de rubro del IM, en razón a que la Gobernación de Boyacá había comprometido sus recursos con la compra de enmiendas, canastillas plásticas y materiales de construcción para las mini bodegas de los beneficiarios, pero | ||
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INFORME DE INTERVENTORÍA Y/O SUPERVISIÓN | FECHA: 26/Feb/2021 | |
considerando que el dinero de la Gobernación solo estaría disponible después de octubre cuando se aprobara la adenda para el giro de los recursos a la fiducia, se aprobó dejar todo el dinero de la Gobernación para lo programado a excepción de las enmiendas cuyo valor se sumó a compra de materiales, en este CDA No. 5 se aprueba el cambio, se pasan los recursos como se acordó y de otra parte se ratificaron las compras a realizar con aportes de Asohofrucol - FNFH. Comité Directivo de Alianza No.6. 15 de Septiembre del 2022 Se llevó a cabo la selección del proveedor para análisis de suelo, aprobación del primer pago de Gerente Aprendiz, aprobación planes de trabajo Coordinador Social y Asistente Técnico. Comité Directivo de Alianza No.7. 20 de Octubre del 2022 Se llevó a cabo la aprobación de los TDR compra elementos BPA, aprobación del primer pago de Asistente Técnico, aprobación primer pago Coordinador Social y autorización para adelantar prórroga del contrato Fiduciario de ASOFRUMORAS. Comité Directivo de Alianza No.8. 17 de Noviembre del 2022 Se llevó a cabo la selección proveedor suministros elementos BPA, aprobación del segundo pago de Asistente Técnico, aprobación segundo pago Coordinador Social, aprobación segundo y tercer pago gerente aprendiz, aprobación pago proveedor análisis de suelo, aprobación segundo pago operador local, aprobación TDR compra materiales bodega acopio temporal, aprobación TDR compra canastillas plásticas, a ser financiados con aporte de la Gobernación de Boyacá. Aprobación para solicitud de prórrogas u otrosí de contratos derivados (OL, asistente técnico y coordinador social) y aprobación de los cambios en base social - listado actualizado de beneficiarios. Comité Directivo de Alianza No. 9. 15 de diciembre del 2022 Se seleccionó proveedor para comprar canastillas plásticas, aprobación de nuevos TDR para compra de materiales de construcción, recursos aportados por la | ||
AVANCE DE EJECUCIÓN | |||||||||||||
% DE AVANCE CONTRATO/CONVENIO | 35,0% | % TIEMPO TRANSCURRIDO CONTRATO/CONVENIO | 100,0% | % PAGOS AUTORIZADOS | 100,0% | ||||||||
% DE AVANCE CONTRATO/CONVENIO % TIEMPO TRANSCURRIDO CONTRATO/CONVENIO % PAGOS AUTORIZADOS | 0,0% | 10,0% | 20,0% | 30,0% | 40,0% | 50,0% | 60,0% | 70,0% | 80,0% | 90,0% 100,0% | |||
DESCRIPCION DETALLADA DE LA EJECUCION, AVANCE Y ESTADO DEL CONTRATO Y/O CONVENIO CON ESPECIFICACION EN CUANTO A LAS PARTICULARIDADES Y OBSERVACIONES PRESENTADAS EN EL DESARROLLO CONTRACTUAL
EJECUCION, AVANCE Y ESTADO
El 14 de diciembre de 2022, se consignaron los recursos de parte de la Gobernacion de Boyacá al patrimonio autonomo de la fiducia a nombre de ASOTORRES, la inversión correspondiente al aporte de la gobernación para la compra de canastillas plásticas ya surtió proceso de selección de proveedor, para compra de materiales está en nuevos términos de referencia aprobados al vencerse el 23 el plazo para que los oferentes hicieran sus propuestas, solo hubo dos propuestas. Razón por la cuál se determinará con los nuevos términos se aspira tener proveedor en el primer CDA de enero de 2023. La entrega de los suministros cofinanciados por la Gobernación de Boyacá, se prevee que sea en el mes de febrero de 2023, si nada extraordinario ocurre. Después de la ejecución de los recursos de la Gobernación, se seguirá acompañando la alianza hasta su liquidación, es decir cuando se ejecuten los aportes de todos los cooperantes involucrados en el proyecto marco.
SEGUIMIENTO FINANCIERO
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CUENTA No. | 220-150-19026-2 | FIDUCIA No.: | FIDUAGRARIA SA | BANCO: | BANCO POPULAR | |||
ENTIDAD BANCARIA O FIDUCIARIA: | FIDUAGRARIA | |||||||
NOMBRE DE CUENTA O FIDUCIA: | FIDEICOMISO ASOFRUMORAS | |||||||
DESCRIPCIÓN | PORCENTAJE | FECHA (dd/mm/aaaa) | VALOR | |||||
Comprobante de egreso número 28206 | 100 | 14 | 12 | 2022 | $ 40.000.000,00 | |||
ACTA PARCIAL No. | ||||||||
TOTAL | $ 40.000.000,00 | |||||||
INFORME JURÍDICO |
La Gobernación de Boyacá se une al convenio externo mediante adenda de 28 de octubre de 2022, los recursos de la Gobernación se consignaron a la fiducia el 14 de diciembre de 2022, el 23 de diciembre se presentaron 2 de los 3 proveedores requeridos en los términos de referencia, por lo cuál se amplió el plazo, en el primer CDA de enero se escogerá proveedor y la entrega quedaría pendiente, si nada extraordinario ocurre, para el mes de febrero a la comunidad. El convenio marco se sigue ejecutando hasta que se termine la ejecución de los recursos del ministerio y de las demás entidades cooperantes, en los términos que el COMITÉ DIRECTIVO DE ALIANZA CDA, ente autónomo establece, y siempre con la aprobación del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural MADR a través del representante del Operador Regional para el Operador Local, mediante los respectivos informes. |
OBSERVACIONES: Se adjuntan los siguientes documentos como parte ingtegral de este informa: Manual operativo de alianzas productivas del MADR, actualización Poliza del patrimonio autónomo de ASOFRUMORAS, que indica que la alianza está vigente, el último informe del Operador Local reportado en la plataforma del MADR, correspondiente al mes de Noviembre. De igual forma se adjuntan las actas de los CDA 5, 6,7,8 y 9 donde se tocan temas referentes a la inversión de los recursos de la Gobernación de Boyacá y el comprobante de Egreso del aporte de la Gobernación de Boyacá al fideicomiso ASOFRUMORAS. |
Nombre y Firma Supervisor o Interventor
NOTA: En los campos del formato, en los cuales no aplique el diligenciamiento debido al objeto del contrato o convenio colocar: "No aplica o N.A."
REPÚBLICA DE COLOMBIA
MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL
Proyecto Apoyo a Alianzas Productivas
MANUAL OPERATIVO
GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE ALIANZAS PRODUCTIVAS
REVISÓ | APROBÓ |
XXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX DIRECTOR DE CAPACIDADES PRODUCTIVAS Y GENERACIÓN DE INGRESOS Fecha: 06 octubre de 2020 | XXXX XXXXXX XXXXXXXX XXXXX VICEMINISTRO DE DESARROLLO RURAL Fecha: 06 octubre de 2020 |
TABLA DE CONTENIDO
Proyecto apoyo a alianzas productivas PAAP 17
1.4 Categorías de Gasto y Componentes del Proyecto 19
1.4.1 Componente I: Preparación de alianzas productivas 19
1.4.2 Componente II: Ejecución de Alianzas Productivas 19
1.4.3 Componente III: Gerencia Monitoreo y Evaluación del Proyecto 20
1.6 Orientaciones Ambientales 20
1.7.2 Transferencia de Competencias Administrativas 23
1.7.3 Capacidades Mínimas Requeridas 23
1.7.4 Plan de Entrenamiento del Gerente 26
Xxxxx Institucional del Proyecto 28
Marco Institucional Del Proyecto 29
ESTRUCTURA DEL PROYECTO PAAP 29
2.1. Comisión Intersectorial Nacional (CIN). 30
2.2. Comisión Intersectorial Regional (CIR) 31
2.3. Dirección de Capacidades Productivas y Generación de Ingresos- MADR 32 2.4. Equipo de Implementación del Proyecto. (EIP) 33
2.5. Secretarias de Agricultura Departamentales (SA) 35
2.6. Operadores Regionales (OR) 36
2.6.1. Selección del Operador regional 36
2.6.2. Responsabilidades de los Operadores Regionales 37
2.6.2.1. En la difusión del Proyecto: 37
2.6.2.2. En la verificación de perfiles 37
2.6.2.3. En la formulación de alianzas 38
2.6.2.4. En la implementación de Alianzas 39
2.7. Operadores Locales (OL) 40
2.7.1. Responsabilidades de los Operadores locales 41
2.7.2. Responsabilidades del Operador Local frente al Monitoreo y Seguimiento 42
2.9. Organización de Productores 43
2.9.1. Responsabilidades específicas de la Organización de Productores 44
2.10.1. Responsabilidades del Aliado Comercial: 45
2.11. Gerente aprendiz de la Alianza 45
2.12. Comité Directivo de la Alianza - CDA 46
2.12.1. Responsabilidades del CDA: 46
2.12.1.2. Etapa de ejecución 47
3.1. Diagrama del Proceso – etapa de perfiles (SE AJUSTA EL DIAGRAMA DE FLUJO) 49
3.2. Diagrama del Proceso – etapa de preinversión e inversión 50
3.3. Preparación, Presentación Y Estructuración De Alianzas Productivas 51
3.3.1. Difusión del Proyecto 51
3.3.2. Acercamiento con los aliados comerciales 52
3.3.3. Presentación de Perfiles de Alianzas Productivas 53
3.3.4. Contenido del Perfil de alianza 54
3.3.4.1. Criterios Mínimos De Elegibilidad 54
3.3.5. Procedimientos de verificación de perfiles 55
3.3.6. Estudios de Preinversión 56
3.3.6.1. Incentivo Modular (IM) 57
3.3.8. Proceso de Legalización 59
3.3.8.1. Convenio de la Alianza 59
3.3.8.2. Contrato xx Xxxxxxx Mercantil 60
3.3.8.3. Reglamento del Fondo Rotatorio 62
3.4. Implementación de Alianzas Productivas 62
3.4.1. Acompañamiento de la Alianza 62
3.4.2. Giro y ejecución de los recursos de inversión de la alianza 63
3.4.3. Autorizaciones Parciales 65
3.4.4. Pagos de la Fiduciaria 65
3.4.5. Cambios en la distribución del Plan de Inversiones de la alianza. 65
3.4.6. Finalización de la ejecución de los recursos del Patrimonio Autónomo 66
3.5. Fortalecimiento Institucional de los actores de las alianzas 66
3.5.1. Estrategia de Capacitación para la Empresarización Rural 67
3.5.2. Fortalecimiento a las Secretarías de Agricultura y a los Consejos regionales xx Xxxxxxx Productivas 68
3.5.3. Fortalecimiento al Operador Regional: 68
3.5.4. Organización de concursos y reconocimientos 68
CAPÍTULO 4 69
Monitoreo Seguimiento y Evaluación (MSE) 69
Sistema de Monitoreo del proyecto 70
4.1. Nivel de seguimiento directo por Alianza 70
4.1.1. Objetivos del seguimiento directo por alianza: 70
4.1.2. Responsabilidades del coordinador de monitoreo de cada Operador Regional 71
4.2. Proceso de monitoreo por alianza: 72
4.2.1. Incorporación de la alianza al monitoreo: 72
4.2.2. Proceso de Inducción 73
4.2.3. Visita periódica de seguimiento 73
4.2.4. Balance del acompañamiento en la implementación de la alianza: 75
4.2.5. Proceso de liquidación de contrato fiduciario y sus derivados 75
4.2.6. Retroalimentación del sistema 75
4.2.7. El seguimiento continuo y la gestión en el seguimiento 76
4.2.8. Consolidación de información y archivo: 76
4.3. Nivel estratégico – Seguimiento a la Implementación del Proyecto. 76
4.3.1. Indicadores relacionados con las metas xxx XXXX y sus objetivos de desarrollo 77
4.3.2. Indicadores relacionados con el proceso de implementación xxx XXXX, según etapas y componentes 78
CAPÍTULO 5 80
Administración de los Recursos del Proyecto 80
Administración de los Recursos del Proyecto 81
5.1. Sociedad Fiduciaria 81
5.1.1. Actividades por desarrollar en cumplimiento del objeto del contrato de encargo fiduciario. 82
CAPÍTULO 6 84
Manejo financiero de los recursos del Proyecto 84
Manejo financiero de los recursos del Proyecto (Anexo 14) 85
6.1 Plan Operativo Anual (POA) 85
6.2 Plan de Contrataciones Anual 85
6.3 Xxxxx general para la Administración de los Recursos del Proyecto 85
6.4 Recursos del Presupuesto Nacional 86
6.5 Flujo de recursos para el Proyecto 86
6.6 Flujo de recursos para las Alianzas Productivas 87
6.6.1 Procedimiento para la autorización de ejecución de los recursos 87
6.6.1.1 Segunda Autorización de ejecución: 88
6.7 Gastos elegibles con cargo a los recursos del Proyecto 89
6.8 Gastos no elegibles 89
6.9 Sistema Contable del Proyecto. 90
6.9.1 Estructura Contable del Proyecto. 90
6.9.2 Catálogo General de Cuentas 90
6.9.3 Sistema de información financiera 90
6.10 Reportes Financieros 91
CAPÍTULO 7 92
Adquisiciones y Contrataciones 92
Adquisiciones y Contrataciones 93
7.1 Revisión previa de la Dirección de Capacidades Productivas y Generación de ingresos 93
7.2 Contrataciones para los subproyecto de Alianza. 93
7.2.1 Prácticas comerciales 93
7.3 Seguimiento a la Contratación 94
7.4 Historial de Cambios 94
CAPÍTULO 8 95
Declaratoria de Emergencia 95
Declaratoria de Estado de Emergencia 96
8.1. Objetivo, Cobertura y Población Objetivo de la Convocatoria 96
8.2. Difusión de la convocatoria 96
8.3. Apertura Convocatoria 96
8.4. Presentación de Perfiles y Verificación de Requisitos 96
ANEXOS 97
ALCANCE DEL DOCUMENTO
El Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural (MADR) ha ajustado el presente Manual Operativo (MO), con el propósito de presentar los lineamientos para la ejecución del “Proyecto Apoyo a Alianzas Productivas” (PAAP). En cumplimiento de lo establecido en el decreto 1071 de 2015. Artículo 2.14.4.6
El manual constituye un instrumento de consulta para las entidades y personas que participan directa o indirectamente en la ejecución de los diferentes componentes del Proyecto, consolidando normas, procesos y procedimientos que involucran a las siguientes entidades y organizaciones:
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural – MADR. Comisiones Intersectoriales
Equipo implementador del proyecto - EIP Entidades Territoriales
Sociedad Fiduciaria. Entidad Auditora.
Secretarias de Agricultura Departamental o quien haga sus veces. Organizaciones de Productores.
Aliados Comerciales. Operadores locales Operadores regionales
Profesionales de apoyo a la verificación de perfiles. Profesionales de estructuración de preinversión.
Modificaciones al Manual Operativo (MO)
En caso de ser necesario, el MADR revisará y actualizará nuevamente los procedimientos descritos en este MO en desarrollo de la implementación del Proyecto y recomendará modificaciones y ajustes que considere necesarios a la Comisión Intersectorial Nacional del Proyecto (CIN), instancias que deben aprobar dichas modificaciones, antes de ser incorporadas efectivamente como actualizaciones de este.
Definición de Términos
Proyecto Apoyo a Alianzas Productivas:
El PAAP es una propuesta empresarial de estructuración de subproyectos productivos participativos y sostenibles que dan respuesta a necesidades de mercados formales y de política sectorial dirigida a la construcción de nuevas relaciones económicas y sociales en el campo, que contribuyan al desarrollo rural regional sobre bases de convivencia y paz.
Acercamiento con Aliados Comerciales:
Son eventos con el sector privado comercial con el objeto de obtener información de la demanda de empresas comerciales y agroindustriales que pueda ser aprovechada por el PAAP para mejorar la vinculación y participación de éstos en nuevos negocios con pequeños productores bajo el esquema de Alianzas Productivas.
Acuerdo de Comercialización.
Es un documento de concertación de voluntades de los aliados, que procura garantizar la compra por parte del aliado comercial del producto de la Alianza y comprometer formalmente a la Organización de Productores, en el abastecimiento del producto de la Alianza a este, en unas condiciones pactadas de cantidad, calidad, oportunidad y precio previamente establecidas o el mecanismo para determinarlo (precio).
Alianza Productiva:
Conjunto de actividades ordenadas en torno al proceso de producción, procesamiento y comercialización (agropecuaria, forestal y/o piscícola), con el fin de optimizar los recursos productivos y consolidar las empresas rurales. El subproyecto se analiza de manera integral y su planificación incorpora la disponibilidad de recursos naturales, la capacidad del recurso humano, el mercadeo y la financiación de las actividades necesarias para su desarrollo.
(BPIN) Banco de Proyectos de Inversión Nacional.
Sistema de información administrado por el Departamento Nacional de Planeación, que registra proyectos de inversión seleccionados como viables, susceptibles de ser financiados con recursos del presupuesto general de la Nación, previa evaluación técnica, económica y social.
(CDP) Certificado de Disponibilidad Presupuestal:
Documento que indica la disponibilidad de recursos apropiados en el presupuesto del MADR o de otras entidades públicas, libres de afectación y susceptibles de ser comprometidos para amparar gastos o modificar el presupuesto.
Aliados Comerciales
Empresa privada o pública que se compromete, mediante la suscripción del Convenio de Alianza y del acuerdo comercial, a comprar total o parcialmente la producción proveniente de la Alianza legalizada.
(CIN) Comisión Intersectorial Nacional xxx XXXX
Organismo creado para la orientación y dirección xxx XXXX, integrada por los delegados de las siguientes Entidades: el Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural – MADR o el Viceministro de Desarrollo Rural, quien la preside, la Agencia de Desarrollo Rural - ADR, Departamento Nacional de Planeación – DNP, PROCOLOMBIA, Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible – MINAMBIENTE, el Departamento para la Prosperidad Social – DPS el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA. Como invitados especiales podrán asistir: Un representante del sector financiero, uno de los productores, uno de los gremios y uno de los Aliados Comerciales.
(CIR) Comisión Intersectorial Regional xxx XXXX:
Para desconcentrar y descentralizar las decisiones xxx XXXX, se conformarán Comisiones Intersectoriales Regionales. Con base en las orientaciones de política de la CIN, deberán aprobar o rechazar los perfiles de alianza para realizar la preinversión y aprobar la cofinanciación de las alianzas, dentro de los cupos presupuestales regionales. Estarán presididas por un delegado de las siguientes Entidades: el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural – MADR, el SENA a nivel regional, las Corporaciones Autónomas Regionales
– CAR, PROCOLOMBIA a nivel regional, el Departamento para la Prosperidad Social – DPS, la Agencia de Desarrollo Rural – ADR. Podrá contar con la participación de los Secretarios de Agricultura departamentales, un representante del sector financiero, uno de los Consejos xx Xxxxxx, uno de los productores y uno de los comercializadores que participan en alianzas en la región, podrán ser invitados permanentes.
Comité Directivo de la Alianza.
Estructura organizativa que soporta el desarrollo de la Alianza, con la participación de la Organización de Productores, de los Aliados Comerciales y de las demás entidades cofinanciadoras y de apoyo. Tomarán las decisiones de ejecución de la alianza con base en el presupuesto aprobado y el plan operativo de la alianza.
Consejo Nacional y Regional xx Xxxxxxx
Son los organismos colegiados en los cuales se definen los acuerdos de competitividad de las cadenas productivas, los cuales se implementan en nivel regional. La cadena productiva se entiende como un sistema que comprende el conjunto de agentes que intervienen y concurren para garantizar la producción y comercialización de bienes y servicios.
Profesionales de Apoyo a la Verificación de Perfiles y Estructuración de la
Preinversión
Profesionales individuales o equipos interdisciplinarios de expertos pertenecientes a un registro regional administrado por el Operador Regional para apoyar la verificación del perfil o el desarrollo del estudio de preinversión.
Contrato de Encargo Fiduciario.
Contrato mediante el cual el MADR (fideicomitente) entrega la administración de los recursos del Proyecto a una Sociedad Fiduciaria, sin transferir el dominio de estos, para que ésta última cumpla las instrucciones y finalidad determinada por el MADR.
Contrato xx Xxxxxxx Mercantil.
El Fideicomitente (Organización de Productores) suscribe este contrato con la Fiduciaria, para la administración de los recursos que el MADR transfiere a la fiduciaria para cofinanciar la alianza, otras entidades cofinanciadoras que lo deseen también podrán depositar sus recursos en el patrimonio autónomo. Los bienes adquiridos con estos recursos entran a formar parte de un patrimonio que es administrado por la Sociedad Fiduciaria como se indica en el decreto 1071 de 2015, “para asegurar los activos que se aporten u obtengan en desarrollo de las alianzas, y garantizar su destinación a las finalidades legales y reglamentarias, en el convenio se acordará, en todos los casos, la constitución de un patrimonio autónomo con todos los bienes y recursos, el cual tendrá carácter irrevocable durante el término de ejecución del subproyecto.”.
Dirección de Capacidades productivas y Generación de Ingresos (DCP y GI)
Es la instancia del MADR responsable de la ejecución del Proyecto. Está ubicada dentro del Viceministerio de Desarrollo Rural y es la encargada de diseñar y evaluar políticas, planes, programas y proyectos para el desarrollo de capacidades y la generación de ingresos, con el fin de contribuir con la estrategia de desarrollo rural con enfoque territorial del MADR, focalizándose en las poblaciones rurales más vulnerables mediante la consolidación y orientación de sus proyectos para que atiendan las oportunidades xxx xxxxxxx y las posibilidades de su territorio.
Dirección General de Crédito Público y xxx Xxxxxx Nacional (DGCPyTN)
Instancia del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, responsable del seguimiento y control a la ejecución de los créditos contratados por el Gobierno Nacional
Equipo de Implementación del Proyecto (EIP)
Equipo de trabajo bajo la orientación del Coordinador xxx XXXX y supervisión de la Dirección de Capacidades Productivas y Generación de Ingresos del MADR, encargado de la ejecución xxx XXXX. Entre sus funciones están, orientar el trabajo de los Operadores Regionales y Operadores Locales y realizar el monitoreo, seguimiento y evaluación xxx XXXX. El MADR
podrá ejecutar el proyecto con los funcionarios o contratistas idóneos según haya disponibilidad en la planta de personal.
Fideicomitente
Es aquella persona natural o jurídica, de naturaleza pública o privada, que encomienda a la fiduciaria una gestión determinada para el cumplimiento de una finalidad, pudiendo, para ello, entregarle uno o más bienes. Para el caso del Encargo Fiduciario el Fideicomitente es el MADR y para los Patrimonios Autónomos son las Organizaciones de Productores.
Fondo Rotatorio (FR)
Constituido con el reembolso de los recursos del Incentivo Modular destinados a inversión directa por parte de cada uno de los beneficiarios, para continuar consolidando su alianza productiva. Su recuperación y reinversión, es responsabilidad de la Organización de Productores y está definida en el Reglamento del Fondo Rotatorio de la alianza respectiva.
Incentivo Modular (IM)
Alternativa del Gobierno Nacional al esquema de incentivos, creado mediante el Decreto No. 321 del 28 de febrero de 2002 y compilado mediante decreto 1071 de 2015, consistente en aportes e inversión que el Estado asigna para estimular la financiación de subproyectos de empresas rurales productivas agropecuarias y agroindustriales, que hayan sido formulados por una organización de pequeños productores (Definidos en este Manual) en desarrollo de las alianzas productivas y financieras que acuerden con el sector privado empresarial. Para efectos de su financiación, los diversos factores productivos serán considerados en su totalidad, según las necesidades y características de la alianza.
LIQUIDACIÓN DE ALIANZA
• Por cumplimiento: cuando se han cumplido los objetivos y metas establecidos en el convenio de alianza, y ejecutado los recursos asignados.
• Anticipada: cuando NO se han cumplido los objetivos ni las metas de la alianza, ni ejecutado los recursos asignados, en los tiempos técnicos establecidos.
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural (MADR)
Es el ministerio encargado de formular las políticas para el desarrollo del sector agropecuario y pesquero, además de orientar y dirigir la formulación de los planes, programas y proyectos requeridos para el desarrollo rural, y como tal es el responsable xxx XXXX a través de la Dirección de Capacidades Productivas y Generación de Ingresos.
Monitoreo y Seguimiento (MSE):
Es el conjunto de actividades e instrumentos requeridos para ofrecer la información por medio de la cual se conoce y se monitorea el estado de las Alianzas y el impacto de estas sobre la población involucrada. Se hace seguimiento a las Alianzas para poder introducir correctivos oportunos y cumplir los objetivos señalados para cada una de ellas. El
seguimiento se realiza con el objeto de observar el cumplimiento de las metas señaladas para cada Alianza y para el Proyecto global.
OPERADOR LOCAL (OL):
Persona natural o jurídica vinculada para lograr las metas previstas para la Alianza, gerenciándola desde su inicio y de manera temporal, transfiriendo las capacidades gerenciales y administrativas a la organización de productores para el desarrollo y control de la Alianza, en los términos y condiciones que se determinan en los convenios de la Alianza, y en particular en el contrato que suscribe entre los beneficiarios y la Fiduciaria para administración del Patrimonio Autónomo.
OPERADOR REGIONAL (OR):
Persona jurídica, pública o privada, o equipo de profesionales bajo la supervisión del EIP que hace parte del esquema institucional del Proyecto Apoyo a Alianzas Productivas que adelanta la ejecución de las siguientes actividades: Divulgación, verificación de perfiles de alianzas, elaboración de los estudios de preinversión y monitoreo y seguimiento a las alianzas que se implementen en sus regiones de influencia, de conformidad con la metodología y el marco orientador del Proyecto Apoyo a Alianzas Productivas.
Organización de Productores (OP):
Persona jurídica que representa a los pequeños productores (Definidos en este Manual) en las Alianzas, beneficiarios del Incentivo Modular.
Patrimonio Autónomo (PA):
Cuenta fiduciaria que registra los recursos aportados por el incentivo modular que pertenecen al subproyecto productivo, mediante la cual se realiza la administración de los activos involucrados en la Alianza, el cual tendrá carácter irrevocable durante el término de ejecución del subproyecto como se indica en el decreto 1071 de 2015. Del patrimonio
autónomo harán parte también los recursos aportados por las demás instituciones y/o empresas cofinanciadoras del subproyecto.
PEQUEÑO PRODUCTOR
Será pequeño productor para el PAAP, la persona natural que cumpla los siguientes requisitos de elegibilidad:
• Ser mayor de edad
• Ser alfabeto o al menos algún miembro de su grupo familiar
• Haber estado vinculado al sector agropecuario como mínimo durante tres (3) años.
• Contar con activos familiares que no superen los doscientos ochenta y cuatro (284) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
• Contar con una explotación agropecuaria cuyo tamaño no sea superior a dos (2) Unidades Agrícolas Familiares (UAF)
• Originar como mínimo el 75% de los ingresos familiares del desempeño de actividades vinculadas con el sector agropecuario, y que los ingresos netos familiares que tengan este origen no superen los dos (2) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
Plan Anual de Caja (PAC).
Instrumento para la ejecución presupuestal que fija los montos máximos de fondos a disposición para pagos mes a mes en cada ejercicio anual. Permite proyectar el comportamiento de la liquidez y de esa manera programar el flujo de pagos xxx XXXX.
Plan de Inversiones y Financiamiento de la Alianza:
Organización de las actividades e inversiones priorizadas en el subproyecto de Alianza, distribuidas en el tiempo, contemplando: i) requerimientos de capital y financiación, ii) factores productivos, ii) cronograma de implementación del subproyecto, iii) inversiones, iv) fuentes de financiamiento v), plazos de créditos y períodos xx xxxxxx, así como el monto de las amortizaciones, vi) mecanismos de control sobre el cumplimento del cronograma.
Plan de Manejo Ambiental (PMA)
Documento que recoge las medidas requeridas para evitar, controlar o mitigar los impactos ambientales negativos significativos generados por la implementación de la alianza, así como la gestión ambiental legal para acceder al uso de los recursos naturales requeridos para el desarrollo de las actividades del proyecto; incorpora la capacitación de los beneficiarios de la alianza en aspectos ambientales propios de la misma y el análisis sobre las amenazas y riesgos de carácter natural y antrópico no mitigables, que puedan afectar la zona de implementación de la Alianza, certificada por la respectiva autoridad local o ambiental de la región.
Plan Social (PS)
Es uno de los productos del estudio de preinversión y tiene por objeto consolidar el capital social de la organización y atender los riesgos sociales identificados en el componente diagnóstico del estudio; la coordinación de la ejecución de este plan estará a cargo del Operador Local y la ejecución misma estará a cargo de un profesional social contratado para ese fin.
Plan Operativo Anual xxx XXXX (POA – PAAP):
Instrumento mediante el cual se definen las actividades y se distribuyen los recursos de cada vigencia presupuestal, de acuerdo con los componentes y categorías de gasto definidas para el PAAP.
Plan Operativo Anual de las alianzas (POA – ALIANZAS)
Instrumento mediante el cual se definen las actividades y se distribuyen los recursos de la alianza, de acuerdo con lo definido en los estudios de preinversión.
Región
El país se divide en regiones para facilitar la descentralización en la toma de decisiones, así como en las actividades y acciones a desarrollar. Una región se conforma por al menos 2 departamentos. La distribución puede ser modificada durante la ejecución del proyecto para facilitar su operatividad.
Registro Regional de Apoyos a La Verificación De Perfiles y Estructuración de la
Preinversión
Listado con la información de cada una de las entidades o personas naturales que acrediten capacidad técnica para apoyar el desarrollo de estudios de preinversión y que hayan recibido la instrucción requerida para la verificación de perfiles o estructuración de la Preinversión por parte del EIP y/o el Operador Regional. La conformación del listado podrá hacerse a nivel regional o nacional.
Registro Regional de Operadores Locales
Listado de las entidades o personas naturales que acrediten capacidad técnica y administrativa para acompañar una Organización de Productores y que hayan recibido la capacitación por el EIP y/o el Operador Regional. Es requisito estar dentro del Registro Regional de Organizaciones Gestoras Acompañantes para legalizar el contrato derivado del patrimonio autónomo de la Alianza.
Secretarías de Agricultura departamental o quien haga sus veces (SA)
Son los órganos públicos regionales con los que el PAPP establece los canales de coordinación, comunicación y de apoyo para la ejecución del Proyecto a nivel departamental. Son las encargadas del acompañamiento del proyecto, con funciones de divulgación a nivel regional; apoyo en la coordinación de las invitaciones regionales para la presentación de perfiles de alianza, participación en las Comisiones Intersectoriales Regionales en calidad de
invitado y como observador del proceso de aprobación de los perfiles y/o alianzas que se presentan para tal fin.
Servicios Complementarios
Servicios encaminados a la profundización en aspectos desarrollados durante la implementación de la alianza, que no lograron consolidarse y son susceptibles de cofinanciación adicional por parte xxx XXXX.
Sociedad Fiduciaria:
Mediante una Fiducia, una persona natural o jurídica (Fideicomitente) confía a una Sociedad Fiduciaria uno o más de sus bienes para que cumpla con una finalidad determinada en el Contrato. La Sociedad Fiduciaria nunca adquiere la propiedad de los bienes recibidos en fiducia. Es el administrador de los Recursos financieros del Proyecto provenientes del presupuesto del MADR o de otras entidades que cofinancien las alianzas.
Introducción
En 2002, el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural -MADR- puso en marcha el Proyecto “Apoyo a Alianzas Productivas” como un instrumento para generar ingresos, crear empleo y promover la cohesión social de las comunidades rurales vulnerables de manera económica y ambientalmente sostenible, a través del establecimiento de Alianzas Productivas entre grupos organizados de pequeños productores y comercializadores o transformadores de sus productos.
El impulso al Proyecto Apoyo a Alianzas Productivas expresa el interés del Estado para propiciar cambios institucionales en el sector rural colombiano, mediante coordinación sostenida entre el sector público y privado. Su objetivo es crear un ambiente social y político que permita el mejoramiento de las condiciones de competitividad de las regiones, con presencia de pequeños productores, mediante su integración a las cadenas agroindustriales.
Los resultados obtenidos en la primera fase del Proyecto “Apoyo a Alianzas Productivas” como estrategia de empresarización de los pequeños productores son excelentes, frente a las exigencias de sus mercados, se logró un incremento representativo de los ingresos y del empleo de las familias beneficiadas y se obtuvo una gran aceptación del modelo de intervención aplicado por el Proyecto, en especial a nivel de los departamentos.
Por su parte, las Secretarías de Agricultura departamentales reconocen la bondad del modelo, especialmente por su transparencia y objetividad en la selección de las propuestas, por el desarrollo de los estudios de preinversión y estructuración de la alianza que contemplan de manera integral los aspectos sociales, ambientales, xx xxxxxxx y financieros que aseguran la viabilidad y sostenibilidad de estas, y por el estricto seguimiento que se les hace a las inversiones de cada alianza. El esquema del manejo de los recursos de inversión a través de una fiduciaria es reconocido por todos los participantes como una gran fortaleza del Proyecto, pues consolida la imagen de transparencia y eficiencia en la utilización de los fondos.
Teniendo en cuenta los logros obtenidos en la primera fase del Proyecto, se continuó con el desarrollo de una segunda fase que tenía como propósito ampliar la cobertura del Proyecto y lograr la consolidación del modelo a nivel regional.
Los grandes retos de la segunda fase eran la sostenibilidad del modelo más allá de la existencia del Proyecto. Para conseguir esta sostenibilidad, el Proyecto buscará:
• Fortalecer la capacidad empresarial de las Organizaciones de Productores.
• Descentralizar la operación del Proyecto a nivel regional, transfiriendo gradualmente la responsabilidad de los operadores regionales, con el apoyo de las Secretarías de Agricultura y con la participación de la institucionalidad creada y fortalecida por el Proyecto en cada Región.
• Institucionalización del modelo de alianzas a nivel de política pública sectorial.
• Fortalecer las relaciones con el sector privado comercializador para lograr una participación más activa en el desarrollo de las alianzas.
• Buscar mayor cofinanciación de la inversión de las alianzas con las entidades territoriales y otros fondos de cofinanciación, incluidas las fuentes de crédito bancario.
El Proyecto Apoyo a Alianzas Productivas es una versión escalada de experiencias piloto previas, un instrumento eficaz en la vinculación de pequeños productores rurales organizados con mercados formales, al tiempo que estos adquieren competencias empresariales, que tienen como finalidad el desarrollo de la capacidad en ellos de procurarse por sus propios medios y por esta vía, obtener mejoras significativas en su ingreso familiar. No obstante, frente a las necesidades del país rural, su cobertura en familias es aún limitada. Su demostrada eficacia, capacidad de réplica y la consolidación de una red de implementación formada, de cobertura nacional y de reconocimiento internacional, la convierten en una plataforma potenciable en la búsqueda de un impacto mucho más significativo en cobertura, adaptable a diversos enfoques o apuestas de los territorios y a cadenas productivas articuladas a mercados formales, nacionales e internacionales.
El Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural con la Dirección de Capacidades Productivas y de Generación de Ingresos – DCPyGI, son actores fundamentales en el diseño y puesta en marcha de una ruta de atención a las familias rurales en general, y en especial a las del posconflicto, y la experiencia de Alianzas Productivas son una herramienta demostrada en el camino para mejorar la economía de los hogares rurales a través del impulso de iniciativas productivas orientadas por los mercados. Esta ruta es una meta para contribuir con la vinculación de familias al proceso de formación alrededor de propuestas empresariales que les permitan desarrollar capacidades productivas para generar empleo e ingresos de manera sostenible.
CAPÍTULO 1 PROYECTO APOYO A ALIANZAS PRODUCTIVAS PAAP
PRINCIPIOS
El Proyecto se rige por los siguientes principios y vela por su cumplimiento
1.1 OBJETIVO DEL PROYECTO
El Proyecto “Apoyo a Alianzas Productivas” busca incrementar la competitividad y el desarrollo empresarial de los pequeños productores rurales, de manera sostenible, a través de alianzas orientadas por la demanda del sector privado comercializador.
1.2 COBERTURA DEL PROYECTO
El PAAP tendrá cobertura nacional, priorizando agronegocios rentables, competitivos y sostenibles en los departamentos del país, que cumplan las mínimas de elegibilidad establecidas en los términos de referencia de cada convocatoria. La Comisión Intersectorial Nacional del Proyecto aprobará y establecerá las directrices y criterios para el desarrollo del proyecto de acuerdo con las orientaciones de política del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural; incentivando la inversión social y productiva xxx XXXX, en regiones que hayan sido establecidas por el Plan Nacional de Desarrollo vigente.
1.3 POBLACIÓN OBJETIVO
La población objetivo del Proyecto serán los pequeños productores rurales agropecuarios de nacionalidad colombiana, residentes en el país, que cumplan los siguientes criterios de elegibilidad:
o Ser mayor de edad.
o Ser alfabeto, o al menos algún miembro de su grupo familiar.
o Haber estado vinculado al sector agropecuario como mínimo durante tres años.
o Contar con activos familiares que no superen los doscientos ochenta y cuatro (284) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
o El beneficiario debe contar con un espacio territorial rural, que permita ser intervenido durante el horizonte de planeación del proyecto.
o Originar como mínimo el 75% de los ingresos familiares del desempeño de actividades vinculadas con el sector agropecuario, y que los ingresos netos familiares que tengan este origen no superen los dos salarios mínimos.
o El aspirante debe ser integrante de una Unidad Familiar, no son elegibles personas individuales.
o Los productores no podrán ser beneficiarios del incentivo modular -IM más de una vez.
Nota: Las condiciones de elegibilidad serán verificadas por el proyecto en la etapa de evaluación de perfiles.
1.4 CATEGORÍAS DE GASTO Y COMPONENTES DEL PROYECTO
El Proyecto “Apoyo a Alianzas Productivas” comprende tres componentes principales: (i) Preparación de alianzas productivas, (ii) Ejecución de alianzas productivas y (iii) Gerencia, monitoreo y evaluación del Proyecto.
Las categorías de gasto elegibles son:
CATEGORIAS |
1. Servicios de apoyo |
2. Incentivo Modular |
3. Gastos Operativos |
1.4.1 COMPONENTE I: PREPARACIÓN DE ALIANZAS PRODUCTIVAS
Este componente tiene como objetivo promover la conformación de alianzas productivas, realizar las invitaciones a presentar perfiles de alianza, verificar y seleccionar los mejores perfiles, realizar los estudios de factibilidad y establecer los acuerdos de la alianza.
COMPONENETE | CATEGORIAS | GASTOS ELEGILES |
Operación de | ||
1. Preparación de Alianzas Productivas | Servicios de Apoyo | Operadores Regionales. Verificación de perfiles Estructuración de |
preinversiones |
1.4.2 COMPONENTE II: EJECUCIÓN DE ALIANZAS PRODUCTIVAS
Este componente incluye dos subcomponentes: (i) inversión en alianzas productivas y (ii) fortalecimiento.
COMPONENTE | CATEGORIAS | GASTOS ELEGIBLES | |||||||
Los | gastos | elegibles | definidos | en | el | Decreto | |||
2. Ejecución Alianzas Productivas | de | Incentivo Modular | 1071/15: capital de trabajo, asistencia técnica, capacitación, capital fijo, adecuación de tierras, comercialización, acceso a tierra, cobertura de riesgos, gerencia y administración. | ||||||
Servicios apoyo | de | Estrategias, Empresarización, Financiera, Técnico Ambiental y otras que se desarrollen (Talleres, giras, cursos, papelería, etc.) | |||||||
1.4.3 COMPONENTE III: GERENCIA MONITOREO Y EVALUACIÓN DEL PROYECTO
Este Componente comprende la gerencia, coordinación, monitoreo, capacitación, evaluación y auditoria del Proyecto, necesarios para su buen funcionamiento.
COMPONENTE | CATEGORIAS | GASTOS ELEGIBLES |
3. Gerencia. Monitoreo y Evaluación del Proyecto. | Servicios de Apoyo | Contratación del Equipo de Implementación. Contratación de los sistemas de información requeridos Auditoria. Costos generados por la administración de los recursos a través de la Sociedad Fiduciaria. |
Gastos Operativos | Comisiones EIP - Interventorías - Otros – TQTS Materiales, comunicaciones, transportes | |
Herramientas de TIC’s | aplicable a los componentes contable, financiero, socio-empresarial, técnico y comercial |
1.5 FINANCIACIÓN XXX XXXX
Los recursos del Incentivo Modular –IM- del proyecto estarán financiado únicamente con recursos del Presupuesto General de la Nación, y contará con aportes de co-financiación de otras entidades públicas de diferente orden territorial, además de la empresa privada y los organismos de cooperación internacional que de forma voluntaria quieran participar.
1.6 ORIENTACIONES AMBIENTALES
El Proyecto debe cumplir con toda la normativa ambiental vigente en el país. (Anexo ambiental).
Durante la preparación, la presentación y la estructuración de alianzas productivas se realizará análisis ambientales, con el fin determinar la elegibilidad y viabilidad de cada alianza. Este análisis incluye:
(i) Los proponentes, previo a la presentación del perfil deben identificar la autoridad ambiental con jurisdicción en el área de influencia del proyecto, para consultar sobre la oferta y gestión ambiental para el desarrollo de la Alianza (oferta hídrica, recursos renovables, vertimiento de aguas residuales, manejo seguro de agroquímicos, áreas protegidas), como también señalar las amenazas de carácter natural y/o antrópico que pueda afectar el área de influencia directa de la alianza.
Así mismo, los perfiles deben garantizar que se armonice el uso adecuado del suelo de acuerdo con su vocación, su potencialidad económica, su sostenibilidad ambiental y su localización en zonas donde no existan riesgos no mitigables, apoyándose en los estudios y/o certificados de las entidades competentes (UPRA, el IGAC o los Planes de Ordenamiento Territorial de los respectivos municipios donde se localice la Alianza).
Los perfiles de los proyectos deben propender por la adaptación y mitigación del cambio climático en sus áreas de influencia y no intervenir las áreas de conservación, restauración y preservación ambiental en los territorios de su influencia.
En la fase de selección de perfiles, se verificará la información consignada por los proponentes en una lista de chequeo ambiental, además el Operador Regional verificará que las alianzas o sus actividades no estén incluidas dentro de la lista de restricciones medio ambientales.
(ii) En la fase de preinversión se establecerá la viabilidad ambiental por medio de una evaluación ambiental de cada alianza, que permitirá establecer las actividades que generan los impactos ambientales significativos. A partir del resultado de la evaluación se determinarán las medidas del Plan de Manejo Ambiental (PMA) requeridas para, controlar o mitigar los impactos ambientales negativos significativos. Estos PMA podrán incluir además la gestión ambiental legal para acceder al uso de los recursos naturales requeridos para el desarrollo de las actividades del proyecto y la capacitación de los beneficiarios de la alianza y entidades acompañantes, en aspectos ambientales propios de la alianza. Los PMA deben ser conocidos y concertados con los beneficiarios de los proyectos, quienes deben aplicar el plan de manejo ambiental formulado para su alianza.
En la etapa de preinversión, el OR realizará consulta escrita y formal a la Autoridad Ambiental sobre posibles impactos derivados de la actividad productiva propuesta, con el fin de incluir orientaciones y alertas tempranas de tipo ambiental, y determinar la necesidad de obtener permisos, concesiones o autorizaciones requeridas para el uso de recursos naturales durante el desarrollo del proyecto; y además gestionar su vinculación como aliado, bien sea con apoyos para el desarrollo del PMA o para los trámites requeridos.
(iii) En la fase de implementación del proyecto productivo, el PMA deberá ser ejecutado simultáneamente con las actividades que generan los impactos ambientales significativos. Para garantizar el desarrollo del PMA, las medidas propuestas se financiarán con recursos del incentivo modular y de otras fuentes que serán gestionadas por los responsables de los estudios de preinversión, aspecto que deberá ser verificado por el operador regional. En forma sistemática el operador regional y el EIP supervisarán el desarrollo del PMA de cada alianza, para verificar la efectividad de las acciones definidas para controlar los impactos ambientales negativos que se generen o para establecer correctivos para mitigar o controlar impactos negativos no identificados en los estudios de preinversión.
Para que el componente ambiental se desarrolle en cada fase de acuerdo con los lineamientos del Proyecto, es necesario realizar actividades de capacitación y entrenamiento de todos los actores involucrados. El ejecutor deberá gestionar para los beneficiarios de la Alianza actividades de formación en normatividad ambiental, uso seguro de agroquímicos y actividades encaminadas a la prevención o control de impactos ambientales, formación en Buenas Prácticas de Agrícolas (BPA), Pecuarias, Acuícolas, Apícolas, de Ganadería, Forestales, dependiendo del sistema productivo. Como también actividades de Formación en Buenas Prácticas de Manufactura (BPM) cuando lo requiera el proyecto, o algún tipo de certificación de calidad especifico que sea pertinente para el desarrollo del Agronegocio. Además, se deberán contemplar actividades que conduzcan a reforzar la adaptación al cambio climático. Por último, se deberán contemplar todas las inversiones (o implementación de soluciones ambientales), como manejo de residuos sólidos y líquidos, compostaje, reforestación, y otras acciones que compensen las actividades productivas de la alianza.
1.7 ORIENTACIONES SOCIALES.
La estrategia social tiene por objeto el fortalecimiento del capital social de las organizaciones de productores o del grupo de beneficiarios y el desarrollo y consolidación de competencias empresariales entre ellos y sus dirigentes. El resultado esperado de esta estrategia es una organización o un grupo debidamente consolidado y autónomo, con un claro sentido empresarial que favorezca la articulación de los beneficiarios con los mercados a través del desarrollo y consolidación de agronegocios, competitivos, rentables y sostenibles.
Para el logro de estos propósitos se mantendrá la orientación del Proyecto de formar el capital social necesario para conseguir una Organización de Productores representativa, democrática y participativa, pero complementada con una estrategia de empresarización de la organización que le garantice su sostenibilidad dentro del negocio de la alianza. Así, a través de su cohesión asociativa podrán ejercer un mayor control sobre el abastecimiento del producto de la alianza en volúmenes y calidades esperados, mejorando así su capacidad de negociación. Con el fin de fortalecer el vínculo de los productores con su mercado y su consolidación en el negocio del proyecto, se impulsará un programa de formación y capacitación del gerente y las directivas de las organizaciones.
La estrategia social que se ejecutará en cada alianza estará constituida por el Plan Social, y el Plan de Transferencia de Competencias Administrativas a la OP, que incluye un plan de entrenamiento del gerente. Como se menciona en el presente Manual Operativo, el gerente aprendiz debe ser un beneficiario que no ejerza más responsabilidades dentro de la alianza.
1.7.1 EL PLAN SOCIAL.
La formulación del Plan Social es uno de los productos del estudio de preinversión y tiene por objeto consolidar el capital social de la organización y atender los riesgos sociales identificados en el componente diagnóstico del estudio, la coordinación de la ejecución de este plan estará a cargo del operador local y la ejecución misma estará a cargo de un profesional social contratado para ese fin. El plan social sin excepción debe ser cubierto con recursos del IM.
1.7.2 TRANSFERENCIA DE COMPETENCIAS ADMINISTRATIVAS.
La fase de acompañamiento a cargo del operador local es transitoria y debe conducir a que los productores a través de su organización puedan atender directamente el desarrollo y fortalecimiento de su negocio. El operador local debe elaborar y ejecutar un plan para trasferir competencias empresariales a la organización de productores soportados en el plan social.
Este plan de capacitación se enfocará a transferirle a un grupo de beneficiarios de la alianza los conocimientos básicos de administración requeridos para atender los asuntos del proyecto a través de la organización de productores; una vez recibida esta capacitación, el coordinador social del proyecto tendrá a su cargo la responsabilidad de que dichos conocimientos se adopten y apliquen en el manejo y administración de la Organización de Productores.
La transferencia de competencias administrativas debe apoyarse en este grupo de productores ya formados, asignándoles las responsabilidades correspondientes a cada uno de ellos según vocación y formación, de acuerdo como se definan las áreas funcionales de la organización que se encargarán de las distintas competencias que se transferirán.
1.7.3 CAPACIDADES MÍNIMAS REQUERIDAS
La construcción de capacidades mínimas se refiere a la necesidad de que la OP posea áreas funcionales depositarias de ellas, donde los asociados que colaboran en ellas desarrollen las habilidades y conocimientos propios de esa especialidad.
Para la construcción de estas capacidades mínimas se debe tener en cuenta que el tamaño y complejidad de la organización resultante, debe corresponder al tipo de proyecto y características de sus beneficiarios y que son ellos a través de sus contribuciones producto de la ejecución del proyecto, quienes financiarán la operación de la organización resultante.
• Capacidad para identificar y resolver problemas técnicos.
La organización debe contar con la capacidad para identificar los problemas técnicos que puedan surgir en el cultivo o producto que se impulsa y la capacidad de gestión para adquirir y sufragar los servicios de un profesional en el ramo, de acuerdo con la complejidad e incidencia de los problemas detectados. No se trata de que la organización posea un departamento técnico para atender esa necesidad, sino que sus directivas o sus miembros tengan el conocimiento necesario sobre el cultivo para identificar los problemas que puedan surgir y tomar y ejecutar las decisiones apropiadas. Indudablemente, para el desarrollo de esta competencia se debe contar con la colaboración del asistente técnico asignado al proyecto para que por su intermedio se transmitan los conocimientos básicos necesarios del cultivo.
• Conocimiento xxx xxxxxxx, riesgos y mitigación.
Como los proyectos de alianza están enfocados a abastecer un mercado por intermedio de un aliado comercial, la organización debe tener las herramientas mínimas para recoger información acerca de su mercado y los conocimientos para analizar y evaluar el comportamiento de ese mercado y de acuerdo con ello tomar decisiones favorables a sus asociados. Para la toma de esas decisiones la organización debe desarrollar la habilidad para identificar los riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia en ese mercado en particular y fórmulas de mitigación y, complementariamente habilidades para identificar y aprovechar nuevas oportunidades en ese mercado.
Las organizaciones de productores deben conocer y manejar las plataformas que contienen información de producción, precios, abastecimiento y ventas.
• Capacidad para planear la producción, cosecha, acopio y distribución a comercializadores.
La fortaleza para representar a los beneficiarios en un mercado depende en gran medida de que la organización posea el control necesario sobre la producción, cosecha, acopio y distribución del producto para poder negociar condiciones favorables con el comercializador y cumplir los compromisos adquiridos; por ello, toda organización debe poseer una capacidad, conforme a la complejidad del proyecto, para planificar y controlar su producción, acopio y la distribución.
Durante la ejecución de la alianza, las organizaciones deben conocer y manejar herramientas para proyectar y planificar los volúmenes de producción y cosecha.
• Capacidad de convocatoria, rendición de cuentas y gobernabilidad.
Para que la organización de productores pueda cumplir con los objetivos de representación de sus socios en el desarrollo y profundización del negocio de la alianza, debe ganarse su confianza a través de actividades que demuestren su liderazgo y promuevan la participación de sus socios en la toma de decisiones; para ello deben programarse reuniones periódicas de retroalimentación entre socios y directivas para analizar el desarrollo de la Alianza y otros temas de interés de la organización; de acuerdo con las condiciones específicas de cada organización el objetivo de esas reuniones puede reforzarse con un sistema que permita mantener a los socios constantemente informados.
• Registros contables y producción periódica de estados financieros.
La recolección de registros contables sobre la operación del proyecto y la producción de estados financieros y, sobre todo la capacidad de sus directivas para interpretarlos es una condición esencial para lograr la empresarización de la organización. La capacitación empresarial a que el grupo de productores asiste al inicio de cada Alianza los capacita para entender e interpretar los principales resultados de la contabilidad, de tal forma que el desarrollo del área funcional contable debe concentrarse en la mecánica necesaria para la recolección de registros contables y producción periódica de estados financieros.
• Ingresos para costear administración.
Toda organización según la complejidad de su operación tiene unos costos específicos; de tal forma que la estrategia de transferencias no solamente debe cuantificarlos, sino también asegurase de que hacia el futuro la organización genere recursos suficientes para costearlos.
• Recuperación y administración de los recursos del Fondo Rotatorio.
Los beneficiarios de los proyectos de alianza deben reembolsar a la OP, el monto del Incentivo Modular estipulado en la preinversión, para constituir con esos recursos un fondo rotatorio controlado y administrado por la OP para financiar ciclos posteriores de producción u otras inversiones productivas estipuladas en el Reglamento del Fondo Rotatorio; es así como dentro del Plan de Transferencias deben impulsarse los mecanismos necesarios para la definición de un área funcional encargada de esta tarea.
El compromiso de los beneficiarios es reintegrar al fondo rotatorio los recursos de inversión recibidos del Incentivo Modular después de un período xx xxxxxx y una vez
se haya iniciado la producción y comercialización de la alianza, de tal forma que esta recuperación sea una proporción de los ingresos recibidos por la operación de la alianza.
1.7.4 PLAN DE ENTRENAMIENTO DEL GERENTE
Como parte integral de la construcción de las distintas capacidades mínimas administrativas, el operador local elaborará y ejecutará el correspondiente plan de entrenamiento del gerente para que gradualmente se entere y se encargue de la coordinación de cada una de ellas; concluido exitosamente este entrenamiento, el gerente, con el apoyo de las demás instancias funcionales de dirección de la OP deberá estar en capacidad de encargarse de las labores de ejecución y coordinación que hasta ese momento desempeñaba el operador local. Como se menciona en el presente Manual, el gerente aprendiz debe ser un beneficiario y no el representante legal de la Organización de Productores.
Al comienzo de la ejecución de cada alianza, el operador local respectivo seleccionará un beneficiario, que a su juicio posea la formación y disposición para desempeñarse como gerente; el CDA lo debe avalar para que inicie su entrenamiento.
El entrenamiento del gerente consistirá en la identificación de una serie de tareas y actividades específicas a cada Alianza, que deben ejecutarse para conseguir sus objetivos y metas y mantener y profundizar el esquema de alianza dentro del cual se enmarca; la ejecución de ese plan deberá permitir que a través del acompañamiento del operador local al gerente, éste gradualmente vaya adquiriendo las destrezas necesarias para hacerse cargo del proyecto; periódicamente el operador local deberá presentar un informe del estado de avance de este entrenamiento al Comité Directivo; dicho comité podrá seleccionar un nuevo candidato a gerente en los casos en que los avances o el compromiso del inicialmente seleccionado no sean satisfactorios. Este plan de entrenamiento gerencial hace parte integral del Plan de Transferencia de Competencias, pues incide directamente y depende del desarrollo de la función gerencial al interior de la organización de productores.
El plan de entrenamiento del gerente debe ir principalmente enfocado a desarrollar en él las habilidades y competencias que se requerirán cuando la alianza comience a operar, es decir debe incluir: i) reconocimiento ante los beneficiarios de sus funciones como operador del agro-negocio, ii) planeación de la producción en función de los acuerdos comerciales,
iii) logística del acopio del producto y su entrega al aliado o aliados comerciales, iv) manejo del centro de acopio cuando este haga parte de la operación de la alianza, v) negociación de acuerdos comerciales, vi) orientación del manejo de los créditos del fondo rotatorio en función de la operación del agro-negocio, y vii) manejo y orientación de las instancias de decisión y operación dentro de la organización de productores.
Como el entrenamiento del gerente requiere que el candidato dedique una proporción de su tiempo a las tareas del plan, durante el primer año de ejecución cada alianza incluirá dentro de su presupuesto un rubro para compensarle el tiempo de dedicación a este proceso con una bonificación mensual. En los casos en que sea necesario reemplazar al candidato a gerente durante su entrenamiento, la compensación monetaria del nuevo candidato no podrá exceder el monto mensual asignado al primero y se pagará solo durante el tiempo restante que permita el saldo de los recursos del rubro asignado para este propósito.
Teniendo en cuenta que el cálculo de los monitoreos aprobados para una Alianza en ejecución no puede superar el tiempo de ejecución de la Alianza, este plazo será la base para determinar el número de meses máximos que serán cancelados al Gerente Aprendiz. En la medida que se den los 19 meses de ejecución proyectada, el pago del Gerente Aprendiz será asumido durante los primeros 12 meses con cargo al IM y los 7 meses restantes, a cargo de la OP y su remuneración no puede superar al 50% de un SMLMV.
CAPÍTULO 2 MARCO INSTITUCIONAL DEL PROYECTO
MARCO INSTITUCIONAL DEL PROYECTO ESTRUCTURA DEL PROYECTO PAAP
La instancia superior de orientación del Proyecto será la Comisión Intersectorial Nacional (CIN), a la cual corresponde mantener la orientación conceptual y técnica xxx XXXX.
La ejecución del Proyecto corresponde al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural -MADR, a través de la Dirección de Capacidades Productivas y Generación de Ingresos (de acuerdo a decreto único reglamentario del sector administrativo agropecuario y pesquero y de desarrollo rural 1071 de 2015)), y será apoyada por el Equipo de Implementación del Proyecto EIP definido por la Dirección, que será encargado de hacer seguimiento de su ejecución y avances, y tramitar las autorizaciones que le correspondan de acuerdo con este MO.
La implementación del Proyecto a nivel regional estará a cargo de los Operadores Regionales, con la articulación de las Secretarías de Agricultura Departamentales, de conformidad con la metodología y operación definida en este Manual.
El acompañamiento local se hará a través de los Operadores Locales, con presencia en la zona de influencia del proyecto, las cuales acompañarán a la alianza en la fase de inversión.
El esquema institucional diseñado para el Proyecto permite la aplicación de una metodología de estructuración y ejecución de Alianzas, consistente en el desarrollo de etapas como la identificación, preparación, implementación, seguimiento de las alianzas y la evaluación de impacto.
Las regiones en las que está dividido el país para administrar el PAAP, debe ser acorde con el Plan de Desarrollo Nacional vigente, para lograr los principios de coordinación, descentralización, concurrencia y complementariedad de los diferentes actores que integran cada región.
A continuación, se presenta la estructura institucional del Proyecto:
2.1.COMISIÓN INTERSECTORIAL NACIONAL (CIN).
La Comisión Intersectorial Nacional es el máximo órgano orientador del Proyecto. Está integrada por: Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural o el Viceministro de Desarrollo Rural o su delegado, quien las presidirá, un representante de las siguientes instituciones nacionales: Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, Departamento Nacional de Planeación – DNP, SENA, PROCOLOMBIA, Agencia de Desarrollo Rural o quien haga sus veces, Departamento para la Prosperidad Social – DPS o quien haga sus veces.
Asistirán como invitados especiales, un representante del sector financiero, uno(a) de las de las empresas que participan como aliados comerciales o agroindustriales y uno a nombre de las organizaciones de pequeños productores.
La designación o elección de las personas que actúen a nombre del sector financiero, de las de las empresas que participan como aliados comerciales o agroindustriales y de las organizaciones de pequeños productores, la hará el Director de Capacidades Productivas y Generación de Ingresos del MADR o su delegado, con base en una terna de candidatos que, a su consideración, presente el Equipo de Implementación del Proyecto, con base en las experiencias de los candidatos frente a su participación en alianzas productivas. La Secretaría Técnica de la CIN será ejercida por el funcionario o contratista designado por el Director de Capacidades Productivas y Generación de Ingresos para liderar el Equipo de Implementación del Proyecto, quien asistirá con voz, pero sin voto.
La Comisión sesionará en forma ordinaria como mínimo una vez cada seis (6) meses, por convocatoria del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, y extraordinaria cuando la convoque alguno de los representantes del Gobierno Nacional que participen en ella. Las decisiones se adoptarán con el voto favorable de la mitad más uno de sus integrantes, y sus decisiones y orientaciones figurarán en las actas que se levanten en cada sesión.
La Comisión Intersectorial Nacional cumplirá las siguientes funciones:
• Establecer las directrices y criterios para desarrollar el Proyecto, entre otros aspectos, en relación con los productos agropecuarios y los Departamentos del país que el Proyecto atenderá.
• Aprobar los Planes Operativos Anuales (POA), así como los informes anuales de ejecución de metas sociales, presupuestales y financieras.
• Programar y velar por la asignación presupuestal de recursos para el Proyecto en cada vigencia.
• Proveer orientación estratégica y tomar medidas correctivas sobre la marcha del Proyecto, de acuerdo con la revisión y discusión de los informes de avance, de evaluación de impacto y de auditoria, entre otros.
• Aprobar el Manual Operativo del Proyecto y las modificaciones que se requieran al mismo.
• Proponer la adecuación del marco de estímulos e incentivos públicos y privados para alentar la participación de los actores.
• Avalar la convocatoria a presentar perfiles de alianza, aprobarlos perfiles que inicien la etapa de preinversión, aprobar los resultados de los estudios de preinversión (viables e inviables), y la inclusión de las alianzas viables en el Registro de Alianzas, así como la exclusión de estas del registro.
• Delegar en las Comisiones Intersectoriales Regionales, las funciones definidas en el punto anterior.
• Aprobar de forma excepcional, la liquidación de una alianza cuando sea necesario.
• Evaluar la gestión xxx XXXX y del EIP.
• Establecer su propio reglamento.
2.2.COMISIÓN INTERSECTORIAL REGIONAL (CIR)
Para la desconcentración de las decisiones xxx XXXX, se conforman comisiones intersectoriales para cada una de las regiones del país CIR. Estas ejercerán funciones delegadas por la CIN, y estarán conformadas el Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural o el Viceministro de Desarrollo Rural o su delegado, quien las presidirá, un representante regional de las siguientes instituciones: SENA, Corporaciones Autónomas Regionales, PROCOLOMBIA, Agencia de Desarrollo Rural o quien haga sus veces, Departamento para la Prosperidad Social – DPS y Departamento Nacional de Planeación – DNP.
En caso de que no exista representación regional o departamental de alguna de estas instituciones, sus representantes o delegados a nivel central (miembros de la CIN) podrán participar de manera virtual y tendrán derecho a voto. Los Secretarios de Agricultura Departamentales, un representante del sector financiero, uno de los Consejos xx Xxxxxx, uno de las Organizaciones de Productores y uno de los Aliados Comerciales que participan
en alianzas productivas en la Región, serán invitados permanentes. Estos últimos, harán parte de la Comisión con voz, pero sin voto.
La CIR podrá sesionar en cualquiera de los departamentos que la conforman, sin embargo, se propenderá por rotar la sede en cada sesión, en todo caso la primera reunión de CIR de cada fase del proyecto se realizará en el departamento que determine el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural a través del EIP. La designación o elección de los invitados permanentes la hará el Director de Capacidades Productivas o Generación de Ingresos a través del EIP en representación del MADR, dando prioridad a representantes del departamento en donde sesione la CIR, su participación no tendrá un periodo específico dada la rotación de la sede entre los departamentos de la región. La Secretaría Técnica será ejercida por el delegado del operador regional o quien haga sus veces, quien asistirá con voz, pero sin voto.
Las Comisiones Intersectoriales Regionales sesionarán en forma ordinaria como mínimo una vez al año por convocatoria del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural o del Operador regional, y extraordinaria cuando la convoque alguno de los representantes regionales de las entidades públicas del orden nacional que la conforman o por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Las decisiones se adoptarán con el voto favorable de la mitad más uno de sus integrantes, y sus decisiones y orientaciones figurarán en el acta que levante en cada sesión la Secretaría Técnica de cada CIR. El operador regional o quien haga sus veces impulsarán la participación activa y creciente de las CIR como un mecanismo de descentralización y empoderamiento del Proyecto a nivel regional.
2.3.DIRECCIÓN DE CAPACIDADES PRODUCTIVAS Y GENERACIÓN DE INGRESOS- MADR
Es la Dirección de Capacidades Productivas y Generación de Ingresos dentro del MADR responsable del Proyecto.
El Director de Desarrollo Capacidades Productivas y Generación de Ingresos con el equipo que delegue, será el responsable del Proyecto, verificará el cumplimiento de los lineamientos del MADR para la ejecución de los recursos del Proyecto dentro del marco del POA aprobado por la CIN y vigilará el cumplimiento de sus metas acordes con los objetivos de la Dirección, además tramitará las autorizaciones que le correspondan de acuerdo con este MO.
Esta Dirección, de la mano del Coordinador del Proyecto, son los encargados de diseñar y evaluar políticas, planes, programas y proyectos para el desarrollo de capacidades y la generación de ingresos, con el fin de contribuir con la estrategia de desarrollo rural con enfoque territorial del MADR, focalizándose en las poblaciones rurales más vulnerables mediante la consolidación y orientación de sus proyectos para que atiendan las
oportunidades xxx xxxxxxx y las posibilidades de su territorio. Para esto debe proponer normas, instrumentos y procedimientos pertinentes,
2.4.EQUIPO DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO. (EIP)
Es la instancia técnica que se hará cargo de la ejecución del Proyecto. Dependerá del Director de Capacidades Productivas y Generación de Ingresos, acompañado del Coordinador xxx XXXX, quién apoyará en todas las gestiones y decisiones que se tengan que tomar con respecto a la implementación del Proyecto.
El Viceministro de Desarrollo Rural definirá el grupo que conformará el Equipo de Implementación en la ejecución del Proyecto compartiendo las actividades y responsabilidades que este desarrolla, incorporando la experiencia adquirida, apoyando la profundización del modelo y apropiando el uso de la metodología desarrollada por el Proyecto.
El Coordinador Nacional del Proyecto, tendrá a cargo dos aspectos: técnico y administrativo. El equipo técnico estará compuesto por profesionales con experiencia en diferentes áreas, entre ellas: técnico, ambiental, social, agronegocios, económico-financiero, monitoreo y seguimiento. Además, contará con los apoyos integrales necesarios para cumplir con los objetivos xxx XXXX.
El equipo administrativo estará compuesto por profesionales con experiencia administrativa, adquisiciones y contable. Además de los apoyos que requiera para desarrollar oportunamente las actividades propias xxx XXXX. El Equipo de Implementación del Proyecto contará con los servicios de apoyo a la gestión para trámites administrativos.
Cuando el EIP o quienes forman parte de él evidencien conflicto de intereses frente a las instancias de decisión del proyecto, este deberá ponerlo en conocimiento del MADR para determinar su procedencia, de no hacerlo y establecerse su procedencia, será causal para solicitar la terminación del contrato por justa causa. Se entiende como conflicto de interés cuando algún miembro del EIP actúa bajo un interés laboral, personal, profesional, familiar o de negocio que pueda afectar el desempeño imparcial, objetivo de la labor encomendada
Las responsabilidades del EIP son las siguientes.
• Planear y orientar la aplicación de las directrices y estrategias para que los Operadores Regionales adelanten las actividades relativas a la ejecución del Proyecto, bajo las disposiciones de la Comisión Intersectorial Nacional, el Director de la DCPyGI y los procedimientos establecidos en este Manual.
• Elaborar el Plan Operativo Anual y asegurar su ejecución una vez aprobado por la CIN y presentar las modificaciones del POA, cuando sean necesarias, para la aprobación de la CIN.
• Elaborar y actualizar el Manual Operativo y tramitar ante el MADR y la CIN su aprobación y eventuales modificaciones.
• Elaborar reportes semestrales de gestión tomando como referencia el seguimiento del POA y los informes de las instancias que realicen el monitoreo a las alianzas productivas.
• Supervisar la ejecución de los aportes del MADR que financian el Proyecto.
• Poner en marcha una campaña de divulgación y orientación a nivel nacional y regional sobre el Proyecto.
• Realizar el monitoreo y el seguimiento de los distintos componentes del Proyecto.
• Orientar la realización de la inducción del Proyecto al interior de los Operadores Regionales y de éstas a los Operadores locales.
• Brindar orientación, instrucción y apoyo técnico, de ser requeridos, a los operadores regionales, a los operadores locales y a las OP.
• De acuerdo con la focalización territorial que defina el MADR, definir el cupo máximo de perfiles de alianza que cada Departamento pueda presentar para ser verificados por los Operadores Regionales.
• Realizar el seguimiento al proceso de identificación, estructuración, e implementación de las alianzas.
• Supervisar que las inversiones propuestas para ser financiadas con cargo al Incentivo Modular de cada alianza, cumplan con lo definido en este Manual.
• Realizar la visita a la alianza cuando se tramite la segunda autorización de ejecución del Incentivo Modular.
• Revisar la calidad de los estudios de preinversión previamente a la aprobación final.
• Hacer seguimiento a los contratos con el operador financiero y a los contratos derivados de éstos, de conformidad con lo previsto en el Manual de Supervisión e Interventoría del MADR.
• Ordenar a la Fiduciaria la suscripción de los contratos xx xxxxxxx mercantil de las alianzas aprobadas
• Comunicar a la Fiduciaria los acuerdos para los contratos, los pagos y la liquidación de los contratos que suscriba que sean de su competencia.
• Supervisar el desarrollo de las actividades de estructuración de proyectos, legalización y monitoreo a cargo de los Operadores Regionales, con base en las responsabilidades definidas en este manual.
• Monitorear la gestión de los Operadores Regionales con base en las responsabilidades definidas en este Manual.
• Orientar a los Operadores Regionales sobre los procesos de contratación del Proyecto para la ejecución de los patrimonios autónomos de las Alianzas.
• Aportar la información requerida por la entidad auditora y facilitar el desarrollo del proceso de auditoría y de supervisión.
• Presentar informes de gestión, presupuestales, financieros y contables, con destino a la CIN, al MADR y a los entes de control.
• Orientar a los Operadores Regionales en los procedimientos de elaboración de estudios de preinversión
• Responder los requerimientos a los organismos de control y PQR´S
• Asumir las responsabilidades de los operadores regionales cuando se determine su no participación en el proyecto y por el tiempo establecido.
Los procesos de selección y contratación de los miembros del EIP se realizarán con base en lo establecido en las normas de contratación estatal, esto es ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios Los estudios previos y la contratación definitiva deberán contar con la aprobación de la Dirección de Capacidades Productivas o quien ésta delegue.
2.5.SECRETARIAS DE AGRICULTURA DEPARTAMENTALES (SA).
Las Secretarías de Agricultura de los Departamentos o quien haga sus veces, son los órganos públicos regionales con los que el Proyecto establece los canales de coordinación, comunicación y de apoyo para la ejecución del Proyecto a nivel departamental. Deben propender porque las Administraciones Departamentales cofinancien de manera representativa la inversión de las alianzas y son las responsables de realizar la gestión para que estos recursos de cofinanciación fluyan oportunamente. Además, acompañan la ejecución de las alianzas a través de su participación en los Comités Directivos de cada una.
Específicamente, las actividades de las Secretarías de Agricultura Departamentales para su apoyo al Proyecto son:
• Divulgar el Proyecto dentro de su Departamento.
• Organizar las reuniones de información de perfiles de alianza.
• Orientar a los interesados en la presentación de los perfiles de alianza.
• Recibir mediante acta (según lo establecido en los términos de referencia de cada convocatoria, definidos por el MADR) todas las propuestas de perfiles de alianza que se presenten en su Departamento de acuerdo con la focalización territorial definida por el MADR.
• Revisar el cumplimiento de los criterios de elegibilidad de los perfiles que recibe.
• De acuerdo con la focalización territorial definida por el MADR preseleccionar las propuestas de perfiles de alianza que cumplan con los criterios de elegibilidad siguiendo los procedimientos y criterios establecidos en este Manual.
• Presentar los perfiles priorizados a los Operadores Regionales.
• Invitar a organismos que puedan ejercer las funciones de los operadores locales de su Departamento para que se inscriban en el registro de Operadores Locales para el acompañamiento de las alianzas.
• Gestionar recursos de cofinanciación del Departamento y otras fuentes.
• Acompañar el proceso de ejecución del plan de inversiones de las alianzas en el seno de los Comités Directivos de las mismas.
2.6. Operadores Regionales (OR)
Los Operadores regionales son los organismos que implementan el Proyecto a nivel regional. Podrá haber un (1) Operador por región. Participan en todas las etapas del ciclo de las alianzas y representan el proyecto a nivel regional. Dicha instancia debe contar con conocimiento sobre la realidad económica y social de la región de influencia, deben tener presencia en la región y experiencia en formulación, gestión y evaluación de proyectos productivos agropecuarios. Adicionalmente, se requiere que posean capacidad administrativa y técnica para realizar labores de seguimiento e interventoría y tengan infraestructura logística para su funcionamiento en la región donde trabajen. Es su obligación mantener y custodiar los documentos, registros y soportes debidamente archivados por el tiempo que dure el proyecto y las consideraciones que indique el MADR. Los Operadores regionales no podrán participar directamente en la elaboración de los perfiles de alianza, ni presentar perfiles a las invitaciones a presentar propuestas en desarrollo del Proyecto, pero sí podrán dar orientación y acompañamiento general para la formulación a potenciales proponentes.
Cuando el Operador regional o quienes forman parte de ella evidencien conflicto de intereses frente a las instancias de decisión del proyecto, este deberá ponerlo en conocimiento del MADR para determinar su procedencia, de no hacerlo y establecerse su procedencia, será causal para solicitar la terminación del contrato por justa causa. Se entiende como conflicto de interés cuando el operador regional actúa bajo un interés laboral, personal, profesional, familiar o de negocio que pueda afectar el desempeño imparcial, objetivo de la labor encomendada.
2.6.1. SELECCIÓN DEL OPERADOR REGIONAL
El MADR con el apoyo del EIP seleccionará y contratará al operador regional, siguiendo los procedimientos establecidos en las normas de contratación estatal vigentes. Periódicamente y/o al terminar la ejecución del contrato el MADR-EIP evaluará los resultados y el desempeño de los Operadores Regionales, de acuerdo con las responsabilidades y funciones definidas en su contrato y evaluará la renovación de su contratación de acuerdo con los resultados1 obtenidos en el periodo de duración del contrato, cuando los resultados sean satisfactorios. En caso contrario procederá a seleccionar y contratar a un nuevo Operador Regional.
El Operador Regional deberá estar constituido por un equipo mínimo de profesionales de dedicación permanente y con las competencias correspondientes (técnico-ambiental, financiero-agronegocio, socio empresarial, para las orientaciones en el proyecto.
1 El EIP definirá los respectivos indicadores de evaluación que medirá a los Operadores Regionales.
De otra parte, en los casos en que el EIP teniendo en cuenta el alcance del proyecto (recursos del proyecto, estructura organizacional del proyecto, funciones, mejoramiento de los procesos, entre otros) no contemple la pertinencia de la participación de Operadores Locales, el Operador Regional deberá tener en cuenta lo siguiente:
1. El Operador Regional asumirá hasta por 90 días calendario las responsabilidades del Operador Local, así como las responsabilidades frente al monitoreo y seguimiento. Al término del vencimiento de estos 90 días el EIP validará su continuidad.
2. El Operador Regional deberá designar un responsable con las competencias técnicas para el rol. El responsable de asumir como Operador Local no podrá tener al mismo tiempo responsabilidades con asociadas al Operador Regional. Lo anterior teniendo en cuenta la sobrecarga de funciones que pueda llegar a presentarse, así como el conflicto de interés que puede darse entre los actores.
2.6.2. RESPONSABILIDADES DE LOS OPERADORES REGIONALES
2.6.2.1. EN LA DIFUSIÓN DEL PROYECTO:
• Facilitar el flujo de información entre las Organizaciones de Productores y los Aliados Comerciales, que permita a los proponentes presentar perfiles de alianza de acuerdo con las focalizaciones territoriales definidas por el MADR.
• Mantener un listado de las Organizaciones de Productores y de los Aliados Comerciales que puedan articularse al Proyecto.
• Contactar a todos los actores interesados, particularmente a los comercializadores y empresarios de su región para promover su participación en el Proyecto cuando sea pertinente.
• Promover de la mano con las Secretarías de Agricultura y actores de orden regional jornadas/reuniones de promoción y difusión del Proyecto para la preparación de perfiles de alianzas cuando sea pertinente.
• Alimentar la página WEB del Proyecto con información relativa a su región: renglones productivos demandados, registro regional de los Operadores Locales, estudios de preinversión más representativos, etc.
2.6.2.2. EN LA VERIFICACIÓN DE PERFILES:
• Informar y orientar a los actores interesados sobre la metodología para la elaboración de perfiles de alianza.
• Recibir los perfiles de alianza enviados por las Secretarías de Agricultura de los Departamentos de su región de influencia.
• Verificar el cumplimiento de los criterios de elegibilidad de los perfiles seleccionados.
• Verificar de acuerdo con los procedimientos establecidos en este Manual, los perfiles de alianza que cumplan con los criterios de elegibilidad y enviar al EIP el resultado de la
verificación de los perfiles para la revisión del cumplimento de los procedimientos de la verificación.
• Presentar y sustentar ante la Comisión Intersectorial de su región, la verificación de sus perfiles y recomendar la aprobación de los mejor calificados para que inicien la etapa de preinversión.
• Xxxxxx a las Secretarías de Agricultura en la divulgación de los resultados de la verificación de perfiles, una vez sean publicados los resultados, los proponentes podrán presentar observaciones debidamente sustentadas, dentro de los 3 días hábiles siguientes. El Operador Regional responderá en un término de 5 días hábiles antes de la presentación a CIR. En caso de no presentarse observaciones se entenderán aceptados los resultados como fueron publicados.
2.6.2.3. EN LA FORMULACIÓN DE ALIANZAS:
• Apoyar la elaboración de los estudios de preinversión siguiendo las orientaciones y procedimientos definidos para este fin por parte del MADR a través del EIP.
• Divulgar y promover la inscripción de los Operadores Locales para la elaboración de los Registros Regionales respectivos.
• Verificar las propuestas de inscripción a los Registros por parte de los Operadores Locales, revisar que cumplen con los requisitos establecidos en este Manual e inscribirlos en el registro respectivo.
• Orientar y facilitar el proceso de selección de los Operadores Locales a las organizaciones de productores.
• Poner en consideración de los proponentes de los perfiles de alianza aprobados, la información de los Operadores Locales inscritas en los registros correspondientes cuando se requiera
• Orientar a los Operadores locales inscritos en los registros correspondientes, a que participen en la ejecución de las alianzas y en los procedimientos de acompañamiento a las alianzas en ejecución.
• Realizar la revisión, el seguimiento y la interventoría de los contratos que suscriba la Fiduciaria con los Operadores Locales.
• Enviar los estudios definitivos de preinversión al EIP para su archivo y para su revisión por muestreo, con el fin de verificar la calidad de estos.
• Presentar y sustentar ante la CIN/CIR, los resultados de los estudios de preinversión recomendando la viabilidad o inviabilidad de la alianza, de acuerdo con las conclusiones de los estudios.
• Ejercer las funciones de Secretaría Técnica de la CIR y comunicar al EIP las decisiones que en dicha comisión se tomen.
• Elaborar los Convenios de Alianza de las alianzas aprobadas por la CIR y tramitar su suscripción y legalización.
• Avalar los reglamentos de los Fondos Rotatorios de las alianzas aprobadas.
• Enviar al EIP los Convenios de Alianza firmados para perfeccionamiento, junto con la lista de requisitos cumplidos.
• Enviar a la Fiduciaria los soportes del Contrato Fiduciario y al EIP la lista de requisitos cumplidos, para que el MADR a través del EIP ordene a la Fiduciaria realizar el giro del Incentivo Modular a los Patrimonios Autónomos.
• Mantener en sus archivos los soportes que avalan el giro de recursos al Patrimonio Autónomo y la copia del Convenio de Alianza, una vez sea firmado y devuelto por la Gerencia del EIP.
2.6.2.4. EN LA IMPLEMENTACIÓN DE ALIANZAS:
• Realizar el monitoreo de las alianzas en ejecución en su región, de acuerdo con los procedimientos establecidos en este Manual, calendarios concertados para el proyecto y según la cantidad definida por él EIP. Excepcionalmente efectuarán el monitoreo de alianzas de otras regiones, si por razones operativas, el EIP así lo decide.
• Presentar los informes de monitoreo al EIP y al Comité Directivo de la Alianza.
• Recibir y aprobar de manera sustentada por parte del Comité Directivo de la Alianza, las solicitudes de modificación de la distribución del Incentivo Modular aprobado para las alianzas en ejecución y comunicar estas modificaciones a la Fiduciaria y al EIP.
• Recibir y aprobar, de manera sustentada, las aprobaciones de ejecución que cumplan con los requisitos establecidos por los Convenios de Alianza y este Manual.
• Enviar las aprobaciones de ejecución con sus soportes respectivos al EIP para que éste ordene a la Fiduciaria realizarlas.
• Supervisar el desarrollo de las actividades de coordinación de los Operadores Locales para el cumplimiento de las metas de las alianzas, con base en las responsabilidades definidas en este manual y las directrices del EIP sobre monitoreo y seguimiento.
• Hacer seguimiento a la presentación de los informes mensuales del Operador Local y actualización del POA de cada alianza, verificando su oportunidad, calidad y veracidad, siguiendo las directrices del EIP sobre monitoreo y seguimiento.
• Aprobar los pagos parciales y finales de los Operadores Locales, solicitar a la Fiduciaria la liquidación de los contratos de los Operadores Locales una vez los servicios hayan sido recibidos a satisfacción del Operador regional y los pagos se hayan hecho, o cuando los contratos deban ser suspendidos o liquidados anticipadamente
• Supervisar y orientar cuando sea necesario, la definición de acciones concertadas por los Operadores Locales y CDA que permitan la mitigación de los riesgos identificados en la implementación de las alianzas.
• Apoyar la implementación de las Estrategias xxx XXXX, diseñadas por el EIP.
• Resolver las inquietudes y atender las alertas que le presenten los Comités Directivos de las Alianzas y/o los Operadores Locales frente al cabal cumplimiento de las actividades y metas propuestas.
• Mantener y entregar todos los soportes técnicos al EIP, que permitan responder los requerimientos de las entidades de control y mantener la información técnica, financiera y contable al día.
• Facilitar la labor de revisión de sus actividades, en cualquier momento, a los organismos de control, a la auditoría y al MADR.
• Acompañar y facilitar el trámite de solicitud de las liquidaciones de las Alianzas, en lo que respecta al contrato xx xxxxxxx mercantil y sus derivados.
• Orientar, acompañar y verificar el trabajo de los Operadores regionales, frente al cumplimiento de la normatividad sanitaria en cada una de las alianzas.
• Revisar, validar y aprobar, a través del experto técnico, los trámites que las alianzas requieran en este campo específico.
2.7.OPERADORES LOCALES (OL)
Los Operadores Locales son los organismos encargados durante el periodo de ejecución de los recursos del proyecto, de prestar el acompañamiento, orientación y transferencia del conocimiento a las Organizaciones de Productores, para que gerencien, ejecuten y alcancen las metas establecidas en los subproyectos de sus alianzas productivas. Pueden ser personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, que hagan parte del Registro Regional de Operadores Locales. Dichas entidades deben contar con conocimiento sobre la realidad económica y social de la zona específica de influencia, deben tener presencia en la zona y experiencia en la implementación y acompañamiento de proyectos productivos agropecuarios. Adicionalmente, se requiere que posean experiencia en el trabajo con pequeños productores agropecuarios y tengan la capacidad y experiencia para aplicar y transferirles conocimientos empresariales (administrativos, contables, comerciales).
Cuando el Operador Local o quienes forman parte de él evidencien conflicto de intereses frente a las instancias de decisión del proyecto, este deberá ponerlo en conocimiento del MADR para determinar su procedencia, de no hacerlo y establecerse su procedencia, será causal para solicitar la terminación del contrato por justa causa y la exclusión del Registro Regional de Operadores Locales de ser el caso. Se entiende como conflicto de interés cuando el operador Local actúa bajo un interés laboral, personal, profesional, familiar o de negocio que pueda afectar el desempeño imparcial, objetivo de la labor encomendada.
El MADR o el Encargo Fiduciario no adquieren obligaciones contractuales con organizaciones postuladas a ser Operador local, por haber realizado actividades previas a la legalización de la alianza o que no cumplan satisfactoriamente la totalidad del proceso de contratación.
Los Operadores Locales no podrán acompañar más de cinco (5) alianzas a la vez. Para que el Operador Local pueda tener a su cargo más de cinco (5) alianzas en ejecución, el EIP revisará y dará viabilidad de acuerdo con las obligaciones derivadas del contrato, a través del Coordinador Regional y el Coordinador Nacional del Proyecto.
Las personas naturales no podrán acompañar más de dos (2) alianzas a la vez. Para que el Operador Local pueda tener a su cargo hasta tres (3) Alianzas en ejecución, el Operador
Regional debe certificar por escrito el adecuado desempeño del Operador Local de acuerdo con las obligaciones derivadas del contrato
2.7.1. RESPONSABILIDADES DE LOS OPERADORES LOCALES.
• Elaborar y ejecutar el POA de la alianza de manera participativa, acorde con el estudio de preinversión.
• Elaborar y ejecutar un Plan de Transferencia a la Organización de Productores y su Gerente, para que en el corto plazo asuma las responsabilidades de la gerencia, la ejecución de la alianza y el logro de las metas previstas.
• Gestionar los recursos necesarios para la implementación de la alianza.
• Evaluar de manera periódica el desempeño de la Alianza en relación con las metas propuestas y establecer planes contingentes si éstos fueran necesarios.
• Coordinar la implementación del Plan de Asistencia Técnica, Plan Social - PS y Plan de Manejo Ambiental – PMA.
• Acompañar y orientar a la Organización de Productores en la toma de decisiones.
• Seleccionar, orientar y evaluar al Gerente de la Alianza en el escenario del Comité Directivo de la Alianza – CDA y con base en los estipulado en el presente Manual Operativo.
• Certificar el cumplimiento de condiciones de pequeño productor de los beneficiarios.
• Actualizar el POA de acuerdo con las actividades realizadas y presentar informes periódicos de gestión al CDA, al Operador Regional y otras entidades que lo soliciten.
• Orientar, acompañar y verificar el cumplimiento de la normatividad sanitaria en cada una de las alianzas, de acuerdo con lo exigido por la autoridad sanitaria para cada tipo de producción.
• Recopilar y presentar ante los Operadores Regionales la información y/o evidencias del cumplimiento de la normatividad sanitaria, según las indicaciones del EIP.
• Acompañar al Gerente y a la Organización de Productores en las negociaciones, estructuración y firma de los contratos y acuerdos de comercialización.
• Gestionar la vinculación de uno o más aliados comerciales cuando el volumen de producción o las condiciones xxx xxxxxxx no permitan que se cumplan los acuerdos inicialmente pactados con el Aliado Comercial original, en acuerdo con la Organización de Productores
• Apoyar a la organización en la implementación de la ruta logística de comercialización y en la realización de entregas de producto al aliado comercial.
• Realizar un piloto de retroalimentación de gestión del conocimiento de lecciones aprendidas en la comercialización.
• Alimentar la plataforma de monitoreo garantizando la calidad, pertinencia y oportunidad de los datos reportados conforme al avance del POA según realidad del campo.
• Certificar el cumplimiento de condiciones de pequeño productor de los beneficiarios
• Custodiar, administrar, gestionar y actualizar el archivo de la alianza, de acuerdo con las exigencias xxx XXXX.
• Adelantar la entrega del archivo de la alianza a la organización para lo cual deberá levantarse un acta que se sumará a los soportes para autorizar el último pago del Operador Local.
• Acompañar, facilitar y orientar al Comité Directivo de la Alianza, en el trámite de solicitud de liquidación de la contratación derivada y de la Alianza.
• Avalar las solicitudes a la Fiduciaria de los pagos y contrataciones con cargo a los recursos de inversión de la alianza en el patrimonio autónomo; de manera adecuada, sustentada y oportuna. Para lo anterior, se debe contar con un parámetro de medición de precios basado en los precios SIPSA, especialmente para los insumos; lo que representa en términos prácticos que, además de las tres cotizaciones recibidas, se debe tener una tabla de comparación con el mercado.
• Gestionar el cumplimiento de la entrega de los aportes de los cofinanciadores de la alianza.
• Citar al Comité Directivo de la Alianza y ejercer su Secretaría Técnica.
• Recopilar y consolidar información pertinente, precisa, detallada, real, actualizada e imparcial para ser presentada ante el CDA, para la toma de decisiones en torno al desarrollo de la alianza.
• Gestionar y recopilar los documentos necesarios para la autorización de ejecución del Incentivo Modular.
• Mediar las diferencias y posibles conflictos entre los miembros de la alianza o entre los miembros de la Organización de Productores.
• Mantener actualizado el registro del RUAF
• Hacer entrega formal de la alianza a la Organización de Productores (informe de resultados, archivo, contabilidad, entre otros) una vez haya cumplido su acompañamiento.
2.7.2. RESPONSABILIDADES DEL OPERADOR LOCAL FRENTE AL MONITOREO Y
Seguimiento
• Realizar el informe mensual de gestión de la alianza y registrarlo a la plataforma de seguimiento y monitoreo definida para el proyecto, de acuerdo con los tiempos definidos para tal fin.
• Actualizar mensualmente el POA de la alianza de acuerdo con la ejecución y metas definidas para el periodo.
• Proporcionar información cualitativa solicitada por el monitor del Operador Regional a cargo del seguimiento a la alianza.
• Presentar los registros e informes que los Operadores Regionales soliciten como soportes de la información suministrada previamente a ésta.
• Guiar las visitas de monitoreo de la Alianza realizadas por los Operadores Regionales.
• Comunicar continuamente al Operador Regional información que permita la gestión oportuna para la solución de los problemas que presenta la alianza.
• Comunicar oportunamente alertas que presenta la alianza e informar al Operador Regional sobre los planes de acción concertados para mitigar riesgos.
• Utilizar el Informe de Operador Regional como insumo en la ejecución y adoptar los planes de acción concertados con el Operador Regional y el CDA.
2.8.FIDUCIARIA
Es la entidad que se encarga de la administración de los recursos del Proyecto provenientes del presupuesto del MADR. Para el caso de la inversión de las alianzas, administra también los recursos que los demás cofinanciadores consignen en los patrimonios autónomos de cada alianza.
El MADR suscribe un contrato de encargo fiduciario con la Fiduciaria seleccionada acorde a los procedimientos de contratación pública mediante el cual transfiere los recursos del Proyecto de cada vigencia presupuestal para su administración y pagos. Para cada alianza productiva aprobada como viable por la Comisión Intersectorial, la Fiduciaria suscribe un contrato xx xxxxxxx mercantil y constituye un patrimonio autónomo a nombre de la Organización de Productores beneficiaria del IM. Cuando los procedimientos de legalización y requisitos para su ejecución han sido cumplidos, recibirá instrucciones del MADR a través del EIP para transferir los recursos del encargo fiduciario al patrimonio autónomo.
Para el pago de las facturas y la suscripción de los contratos con cargo a los recursos del patrimonio autónomo, la Fiduciaria deberá verificar y certificar que se utilizaron los procedimientos establecidos en este Manual para la selección de proveedores de bienes y servicios y deberá realizar un estricto control de gastos al Plan de Inversiones de la Alianza aprobado, por rubro presupuestal y por autorizaciones de ejecución.
La Fiduciaria se compromete a enviar periódicamente al EIP, a los Operadores Regionales y a las Organizaciones de Productores el estado de sus cuentas o contratos y los movimientos detallados del encargo fiduciario y de los patrimonios autónomos. Además, se compromete a enviar los informes que el MADR a través del EIP le solicite y a atender los requerimientos de información del MADR a través del EIP, y las entidades de control.
2.9.ORGANIZACIÓN DE PRODUCTORES
Persona jurídica legalmente constituida, conformada por productores agropecuarios que conforma, junto con el Aliado Comercial, la alianza productiva. Es la entidad que representa los intereses de los pequeños productores agropecuarios dentro del esquema de alianzas. Debe aportar en la formulación del perfil de alianza y en la estructuración de la misma a través de su participación en los comités consultivos. Una vez aprobada la alianza, suscribe el Reglamento del Fondo Rotatorio, el Convenio de Alianza, los acuerdos de comercialización y el contrato xx xxxxxxx mercantil. Debe además conformar los respectivos comités y administrar el fondo rotatorio de la alianza.
2.9.1. RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS DE LA ORGANIZACIÓN DE PRODUCTORES:
• Participar activamente en la formulación del perfil de la alianza.
• Implementar la alianza productiva de acuerdo con los lineamientos de los estudios de preinversión y dando cumplimiento a los objetivos y metas propuestos.
• Suscribir y cumplir el Convenio de Alianza con su Aliado Comercial, el MADR y los demás aportantes que así lo soliciten.
• Suscribir y cumplir el Contrato xx Xxxxxxx Mercantil con la Fiduciaria y la póliza de cumplimiento correspondiente.
• Mantener vigente la póliza de cumplimiento del Contrato xx Xxxxxxx Mercantil durante toda la ejecución del incentivo modular y hasta la liquidación de la alianza.
• Aplicar los procesos de adquisición y contratación de bienes y servicios de la alianza y las normas de contratación señaladas en este Manual con cargo a los recursos del patrimonio autónomo.
• Destinar los recursos entregados por el Estado a actividades lícitas, propias del Proyecto y de la alianza en particular.
• Garantizar el cumplimiento de la normatividad sanitaria por parte de los beneficiarios de la alianza y aportar los soportes que, en determinado caso, el proyecto requiera para verificar dicho cumplimiento.
• Permitir y facilitar que el MADR, los Operadores Regionales y los Operadores Locales realicen y ejecuten sus funciones respectivas y proveerles la información que consideren necesaria sobre el desarrollo de la alianza.
• Realizar los trámites que requieran los cofinanciadores para el desembolso de los recursos.
• Perfeccionar las operaciones de crédito cuando a ello haya lugar, de acuerdo con los requisitos de la entidad financiera otorgante.
• Suscribir Acuerdos de Comercialización que comprometan la venta de la producción de la alianza.
• Coordinar sus actividades con la Organización Gestora Acompañante.
• Concertar, aprobar y velar por el cumplimiento del Reglamento del Fondo Rotatorio de la alianza.
• Adelantar las acciones pertinentes para que todos los beneficiarios del IM, cumplan con los requisitos establecidos en este Manual.
• Gestionar los recursos financieros necesarios para cubrir los gastos financieros del IM y demás cofinanciadores.
• Acompañar a los Operadores Locales en la gestión de aliados comerciales en caso de ser necesaria.
• Entregar información a los actores de alianza correspondiente a resultados comerciales, técnicos y financieros de las hectáreas intervenidas con miras a alimentar los indicadores globales.
• Dar la instrucción de liquidación de la alianza, una vez cumplido el objeto del proyecto.
2.10. ALIADO COMERCIAL
Es una persona jurídica o natural que tenga como objeto el consumo, la comercialización y/o la transformación de productos agropecuarios quien conforma, junto con la Organización de Productores, la alianza productiva mediante la suscripción del Acuerdo de Comercialización.
2.10.1. RESPONSABILIDADES DEL ALIADO COMERCIAL:
• Participar en la formulación del perfil de alianza y suscribir una carta de compromiso que se anexa al perfil de la alianza, donde se manifiesta su interés de participación dentro de la misma y se define su participación y su aporte.
• Suscribir el Convenio de Alianza con la Organización de Productores, el MADR y los demás aportantes que así lo soliciten.
• Asegurar la compra del producto resultado de la alianza mediante la suscripción de Acuerdos de Comercialización con la Organización de Productores.
• Definir los requerimientos de calidad, volumen, precio o mecanismos para definirlo y oportunidad del producto de la alianza.
• Realizar un apoyo técnico a la alianza dando alcance a las expectativas comerciales del aliado
• Brindar apoyo a la asociación en la comercialización del producto y sugerir mejoras.
• Participar activamente en los Comités Directivos de la Alianza entregando información pertinente y actualizada que se relacione con el acuerdo de comercialización
• En los casos en que exista más de un (1) aliado comercial, solo podrá tener voto en las determinaciones del CDA el aliado comercial asociado al producto principal de la alianza.
2.11. GERENTE APRENDIZ DE LA ALIANZA
El Gerente Aprendiz de la alianza productiva es la persona natural que recibirá el entrenamiento necesario para hacerse cargo de la alianza una vez termine la fase de acompañamiento del Operador Local. El Gerente aprendiz de la alianza debe ser uno de los beneficiarios, diferente al representante legal de la Organización de Productores, ni debe ocupar cargos de responsabilidad en sus órganos directivos. La financiación del entrenamiento con recursos del Incentivo Modular o de terceros hace parte de la estrategia de empresarización y sostenibilidad de las alianzas. Se busca que el Gerente tenga características de liderazgo ante la Organización de Productores, que tenga un nivel educativo mínimo, con habilidades de comunicación y buenas relaciones interpersonales.
El Operador Local y el Comité Directivo de la Alianza evaluarán el desempeño producto de su aprendizaje y podrán removerlo cuando los resultados no sean satisfactorios. En esos
casos se nombrará al beneficiario que ocupe el segundo puesto, o el tercero por defecto, surgido del proceso de selección que se realice en la asamblea general de la O.P, de la terna elaborada por el Operador Local; cuando esto ocurra, el nuevo gerente en entrenamiento recibirá la compensación en los términos establecidos en este manual, pero solo por el tiempo que permita el saldo de los recursos que inicialmente se asignaron al pago de esta compensación en el presupuesto aprobado para la alianza.
2.12. COMITÉ DIRECTIVO DE LA ALIANZA - CDA
El CDA, es el órgano de dirección de la alianza productiva y está conformado por los siguientes miembros con voz y voto: La Organización de Productores (representante legal y gerente aprendiz), el Aliado Comercial, la Secretaría de Agricultura del departamento en donde se ubica la alianza y todos los demás aportes a la alianza (excepto el MADR). Con el fin de preservar el equilibrio en las votaciones, sin importar el número de representantes, cada entidad tendrá un voto.
El CDA se conforma después de que la Comisión Intersectorial aprueba el perfil de alianza y la acompaña en dos etapas: (i) Etapa consultiva, durante el desarrollo del estudio de preinversión y la estructuración de la alianza productiva. La función del CDA corresponde al seguimiento a la elaboración del estudio de preinversión y a la estructuración de la alianza. En esta etapa la secretaría técnica del CDA la ejerce la Organización Gestora Regional. (ii) Etapa de ejecución del proyecto. El CDA en esta etapa es la estructura organizativa que soporta el desarrollo de la Alianza, con la participación de todos los miembros que la componen. Inicia sus funciones operativas después de que la Comisión Intersectorial Regional (CIR) aprueba la alianza, se firma el convenio de alianza y se formaliza su reglamento interno.
2.12.1. RESPONSABILIDADES DEL CDA:
2.12.1.1. ETAPA CONSULTIVA
- Participar en la estructuración de la alianza a través del suministro de la información requerida y de la participación en las diferentes actividades de campo.
- Asistir a las reuniones programadas y participar en ellas.
- Apoyar la gestión de recursos y otros aportes para la cofinanciación de la alianza;
- Apoyar al Operador Regional en su función de Secretario Técnico del CDA
- Participar en la realización de los trámites de legalización de la alianza.
- Participar activamente en los Comités Directivos de la Alianza entregando información pertinente y actualizada que se relacione con el acuerdo de comercialización.
- Apoyar a la OGR en su función de Secretario Técnico del CDA.
2.12.1.2. ETAPA DE EJECUCIÓN
• Elaborar su propio reglamento, el cual debe contener como mínimo, sus funciones, composición, quórum mínimo para deliberar y tomar decisiones (mitad más uno), operación, periodicidad de las reuniones ordinarias y extraordinarias, lugar y fecha de las reuniones; y funciones de la secretaría técnica, ejercida por los Operadores Locales. Requiere aprobación previa del Operador Regional.
• Tomar las decisiones relacionadas con la operación de la alianza, con base en el presupuesto aprobado y el Plan Operativo Anual
• Velar por el cumplimiento de los acuerdos suscritos en el Convenio de Alianza, incluida la gestión de cofinanciación
• Proponer, analizar y aprobar la solicitud de cambios o traslados presupuestales del Plan de Inversiones.
• Analizar los estados financieros de la alianza
• Analizar los informes periódicos de monitoreo elaborados por el Operador Regional (OR).
• Realizar seguimiento detallado de la implementación del POA. De ser necesario, concertar planes de acción preventivos o correctivos.
• Decidir sobre las diferentes cotizaciones o alternativas de proveedores de bienes o servicios que sea necesario contratar y/o pagar con los recursos de inversión de la alianza en el patrimonio autónomo, de acuerdo con los procedimientos del manual o los que establezca el aportante; para lo cual, además de las cotizaciones deberá tener en cuenta precios de referencia xxx xxxxxxx y lista de precios de las gobernaciones (siempre y cuando exista), hasta lograr un precio de compra que no supere el 5 % de la media.
• Verificar el cumplimiento del reglamento del Fondo Rotatorio
• Evaluar la gestión del Operador Local y el Gerente aprendiz de la Alianza en relación con sus responsabilidades y con el cumplimiento de las metas.
• Dar instrucción de pagos y de liquidación, tanto de la contratación derivada como de la Alianza.
• Consignar todas las decisiones en el acta respectiva.
CAPÍTULO 3 OPERATIVIDAD DEL PROYECTO
OPERATIVIDAD DEL PROYECTO
3.1. DIAGRAMA DEL PROCESO – ETAPA DE PERFILES (SE AJUSTA EL DIAGRAMA DE FLUJO)
Documentar estudios y obtener soportes
Inicio
Consultor Preinversión Desarrolla los estudios de preinversión con apoyo y supervisión de la OR
Publicación estudios página web OR
Acta CIR y
publicación web
OR convoca CIR y presenta alianzas para aprobación
3.2.DIAGRAMA DEL PROCESO – ETAPA DE PREINVERSIÓN E INVERSIÓN
¿Cumple
calidad?
SI
¿Cumple con manual?
SI
NO
NO
EIP verifica y avala
asignación de IM
OR verifica calidad de avances y estudios finales (reprocesa si contrato Consultor Preinversión finalizó)
OL Acompaña y NO fortalece la OP y/o
se contratan
Servicios Complementarios
¿Tiene
Capacidad?
OR monitorea y gestiona 2do desembolso IM (EIP aprueba).
OR evalúa capacidad de OP para gerenciar alianza sin apoyo
Actas CDA e
informes OGA y
CDA, OP y OL
Implementan alianza
SI
¿Alianza
Viable?
NO
Fin
Se incluye en el Registro de Alianzas
CDA y OP
Gerencian autonomamente la alianza
Fin
¿Recursos
en registro?
SI
Convenio, contrato y reglamento
Suscripción convenio alianza, contrato fiduciario y reglamento Fondo Rotatorio
NO
EIP autoriza primer desembolso IM
OP y OL adelantan proceso de legalización, con apoyo de OR
SI
3.3.PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN DE ALIANZAS PRODUCTIVAS
3.3.1. DIFUSIÓN DEL PROYECTO
El MADR a través del EIP preparará para cada vigencia, en coordinación con la Oficina de Comunicaciones del MADR, una campaña de información, divulgación y promoción del Proyecto, tanto a nivel regional como nacional. Para esto, diseñará directamente, o a través de los Operadores Regionales, el material necesario (plegables, afiches, cartillas) que distribuirá a las Secretarías de Agricultura de los Departamentos, a los Consejos Regionales xx Xxxxxx, a las autoridades indígenas y afrocolombianas, a los gremios de la producción, a las entidades públicas y privadas vinculadas a la producción y comercialización de productos agropecuarios, a las asociaciones de productores, entre otros.
Adicionalmente el EIP mantendrá actualizada la página WEB donde se publique la información relativa al Proyecto, y coordinará la actualización de la información proveniente de los Operadores Regionales con la información relevante de cada región.
Se orientará de manera especial a la población indígena y afrocolombiana, y al sector privado comercializador y transformador de productos agropecuarios. Para estas poblaciones objetivo se organizarán reuniones específicas en sus regiones de influencia, y para los comercializadores se buscarán escenarios gremiales especializados.
La estrategia específica para incluir las propuestas de perfiles en desarrollo de las focalizaciones regionales, provenientes de comunidades indígenas y afro-colombianas comprende los siguientes componentes y actividades:
(i) Realizar sesiones de promoción de las invitaciones a presentar perfiles con esas comunidades o con sus representantes entre los cuales se incluyen los Cabildos Indígenas, Asociaciones de Autoridades Tradicionales Indígenas y Consejos Mayores, diseñadas para atender las necesidades de ese público.
(ii) Recomendar a las Secretarías de Agricultura el uso de las emisoras comunitarias para promocionar el Proyecto.
(iii) Abrir un espacio específico para buscar una mayor conexión entre las poblaciones diferenciales y los Aliados Comerciales potenciales en los eventos de acercamientos con los empresarios que se programen en preparación de los perfiles.
(iv) En los casos en que se requiera, gestionar ante las organizaciones no gubernamentales que se interesan por los asuntos de esas comunidades el apoyo para la formulación de los perfiles.
3.3.2. ACERCAMIENTO CON LOS ALIADOS COMERCIALES
Con el fin de facilitar el flujo de información sobre los requerimientos xxx xxxxxxx, que puedan ser satisfechos con la producción de las Organizaciones de Productores, se realizarán encuentros periódicos con empresarios privados, tanto a nivel nacional como regional. Los perfiles de los empresarios invitados responderán prioritariamente a aquellos que cumplan con ciertos criterios que favorezcan la vinculación comercial con los pequeños productores organizados. Estos criterios, entre otros, son: tipo de producto (los que requieren trazabilidad para acceder a los mercados, los lácteos, las frutas y hortalizas y los procesados) y sensibilidad a conceptos de responsabilidad social empresarial.
Igualmente se invitarán a las posibles entidades cofinanciadoras interesadas en invertir en el esquema de alianzas, tales como fundaciones, ONG, agencias de cooperación internacional, etc. Durante estos encuentros se expondrá de manera detallada la operatividad del Proyecto. Se espera que como resultado de estos encuentros se presenten propuestas concretas de demandas de productos con especificaciones precisas y se facilite la formulación de perfiles de alianza que respondan a estas demandas del sector privado.
La organización de estos encuentros con empresarios será coordinada por el MADR a través del EIP y los Operadores Regionales, quienes diseñarán una estrategia para lograr los siguientes objetivos:
• Identificar y seleccionar una base de empresas comerciales o transformadoras que potencialmente puedan vincularse a la presentación de perfiles de alianzas productivas.
• Realizar un acompañamiento apoyo técnico a la alianza dando alcance a las expectativas comerciales del aliado
• Brindar acompañamiento apoyo a la asociación en la comercialización del producto y sugerir mejoras.
• Desarrollar periódicamente jornadas de difusión, talleres o encuentros personalizados con empresarios para dar a conocer el modo de articulación con la presentación de perfiles, los beneficios de participación en el Proyecto y las ventajas de participar para la empresa.
• Recoger y sistematizar la información de la empresa interesas en participar en el Proyecto
• Levantar un registro regional de empresas interesadas en participar en las invitaciones a presentar perfiles y administrar el registro para lograr una vinculación real y un flujo real información permanente tanto a nivel regional como nacional.
Para esto el Operador Regional podrá apoyarse en los Consejos Regionales xx Xxxxxxx, PROCOLOMBIA, ANALDEX, ANDI y las Cámaras de Comercio, entre otros. Los Operadores Regionales conformarán bases de datos con la información recogida y que se constituya en oportunidades para las Organizaciones de Productores.
3.3.3. PRESENTACIÓN DE PERFILES DE ALIANZAS PRODUCTIVAS
La formulación de perfiles de alianzas productivas es el resultado de la identificación de oportunidades de inversión y de expresiones de interés de un grupo de actores con voluntad para trabajar bajo el esquema de Alianza, lo que implica compartir riesgos y aportar a la solución de obstáculos para lograr un objetivo común.
Durante los períodos de invitaciones públicas regionales, los proponentes pueden presentar los perfiles ante la Secretaría de Agricultura de su departamento (en los casos en que por alguna razón no exista interés de parte de la Secretaría, el Proyecto propondrá otra institución con presencia regional) o ante el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural (De acuerdo a lo establecido en los términos de referencia de la convocatoria) El perfil busca la confluencia de la propuesta de alianza productiva con el contexto regional y local, con los lineamientos de la política agropecuaria, con el marco orientador estipulado en este Manual y, por supuesto, con los intereses comunes de los miembros de la Alianza.
Una vez que la Comisión Intersectorial Nacional ha definido las orientaciones de política, los productos y los departamentos priorizados para las invitaciones a presentar perfiles, y el EIP, de acuerdo con el presupuesto anual, ha definido el cupo máximo de perfiles por Departamento, la Comisión Intersectorial Nacional define el calendario para adelantar las invitaciones públicas para cada región (mínimo una anual) de acuerdo con la dinámica de implementación del Proyecto.
La Secretaría de Agricultura o la institución que haga sus veces, con el acompañamiento permanente del Operador Regional y el EIP, organiza reuniones de información sobre la invitación a presentar perfiles y acompaña la formación metodológica para su preparación, haciendo énfasis en los criterios de elegibilidad de los perfiles y establece un mecanismo de orientación y acompañamiento a los proponentes para la formulación de los perfiles. Se busca una participación amplia de interesados a nivel local con el fin de obtener perfiles de diversas regiones del departamento y que promuevan sistemas de producción variados.
Los funcionarios de la Secretaría de Agricultura o quien haga sus veces y actores regionales serán instruidos previamente por el Operador Regional. El Operador Regional atenderá requerimientos de información e instrucción de otras entidades interesadas, particularmente de grupos de población indígena y afrocolombiana. En todos los casos, la información e instrucción que ofrezca el Operador Regional será de manera general y en ningún caso podrá asesorar la elaboración particular de ningún perfil ya que es el organismo que hará la verificación independiente de los perfiles de alianza que se presenten y que sean preseleccionados por las Secretarías de Agricultura.
En la fecha definida para el cierre del registro de propuestas de perfiles, las Secretarías de Agricultura departamentales o la institución que haga sus veces, elaborarán un acta donde se consignan todos los perfiles recibidos antes de la hora y fecha de cierre y la enviarán al
Operador Regional con copia al EIP. En los días hábiles siguientes, las Secretarías de Agricultura o la institución que haga sus veces, deberán estudiar los perfiles presentados para determinar el cumplimiento de los requisitos de elegibilidad y preseleccionar los mejores perfiles de acuerdo con el cupo departamental de perfiles de alianza. Estos perfiles, acompañados por un acta donde se consigne el cumplimiento de los criterios de elegibilidad y los criterios para la preselección de los perfiles, serán enviados al Operador Regional. Una copia de las actas se enviará al EIP.
3.3.4. CONTENIDO DEL PERFIL DE ALIANZA
Antes de la apertura del registro, el EIP y el Operador Regional divulgarán los términos de referencia para la formulación de los perfiles de alianza (Anexo 5). Estarán disponibles en la página Web del Proyecto y en las Secretarías de Agricultura de los departamentos priorizados o la institución que haga sus veces.
La iniciativa puede provenir de un grupo de productores, del sector privado empresarial o de instituciones públicas o privadas locales. El perfil recopila información fundamental sobre aspectos sociales, ambientales, financieros, económicos y técnicos referentes a la alianza productiva que se propone. Adicionalmente, el perfil debe adjuntar una carta de intención de los posibles miembros de la alianza donde se expresa su interés de trabajar conjuntamente bajo el esquema que promueve el Proyecto. El propósito es que el documento presentado por los interesados permita a la Secretaría Departamental de Agricultura y a el Operador Regional verificar de una manera acertada la viabilidad del perfil.
3.3.4.1. CRITERIOS MÍNIMOS DE ELEGIBILIDAD
Los perfiles deben cumplir unos criterios mínimos de elegibilidad sin los cuales no podrán ser verificados. Los criterios de elegibilidad de los perfiles son:
• El producto alrededor del cual se formula el perfil debe hacer parte de los productos definidos como prioritarios por la CIN.
• Los productos, tanto principal como secundario de la alianza, deben contar con paquete tecnológico soportado y definido, no serán viabilizadas propuestas cuyos productos estén en fases experimentales.
• El perfil debe venir acompañado de una carta de compromiso o de intención de los posibles participantes en la Alianza. La carta de intención del comercializador explicando el origen y alcance de su apoyo es requisito indispensable, y en los casos en que el perfil esté definida la organización de productores que representará a los beneficiarios, es requisito indispensable que se incluya la correspondiente carta de compromiso de su representante legal, en los demás casos basta con la lista de beneficiarios potenciales con nombre y cédula.
• Concordancia con Plan de Ordenamiento Territorial, con los planes de desarrollo y con las políticas de desarrollo sostenible de las CAR. La Secretaría de Agricultura y el Operador Regional deben verificar que el área de la alianza se encuentra definida como de uso agropecuario o forestal productor, y que no existen restricciones ambientales para el desarrollo de la actividad propuesta.
• La propuesta debe incluir como mínimo a 30 familias de pequeños productores rurales beneficiarias y en los términos de referencia de la convocatoria se determinará número máximo de familias de acuerdo con la necesidad de operación del proyecto establecida por el MADR.
• El perfil debe incluir los grupos poblacionales priorizados por la convocatoria de acuerdo con las políticas públicas vigentes y/o establecidas por el MADR.
• Se debe anexar el listado de beneficiarios potenciales con nombre y cédula.
• Se aceptarán perfiles propuestos por organizaciones de productores que hayan sido beneficiarias de dos o más alianzas, siempre que cumplan con los requisitos establecidos en los términos de referencia de la convocatoria.
• El monto solicitado de aporte del Proyecto debe ser inferior o igual al 40% de la inversión requerida en todos los casos.
• El monto solicitado de aporte del Proyecto se establecerá en cada convocatoria de acuerdo con la disponibilidad presupuestal, según lo consignado en el decreto 1071 de 2015 y/o directrices del MADR.
• La participación con recursos propios de los miembros de la Alianza (productores y/o comercializadores) debe ser entre el 20% y el 40% del valor total del proyecto; estos recursos pueden ser presentados en activos, servicios o efectivo.
• La lista de chequeo ambiental debe estar diligenciada.
• Cada uno de los beneficiarios propuestos deben cumplir con los criterios de elegibilidad definidos en el punto 1.3 del este Manual.
3.3.5. PROCEDIMIENTOS DE VERIFICACIÓN DE PERFILES
Una vez que la Secretaría de Agricultura del departamento o la institución que haga sus veces y el MADR haya realizado el proceso de verificación de los criterios de elegibilidad y la priorización de los perfiles a cargo, los envía al Operador Regional para realizar el proceso de verificación y evaluación. . El Operador Regional, verifica de manera preliminar el documento recibido y realiza una visita de campo donde asisten todos los interesados en compañía de la Secretaría de Agricultura respectiva. La visita se realiza con el propósito de reconocer el área de desarrollo del perfil de alianza propuesto y establecer contactos con las poblaciones interesadas (productores, comercializadores y otros actores interesados). De esta manera se verifica la veracidad de la información consignada en el perfil, en particular sobre los aspectos sociales, empresariales y ambientales de la propuesta. El Operador Regional soporta la información en un formato de verificación del perfil y el acta del desarrollo de la visita.
Los criterios de verificación de los perfiles tienen que ver con las condiciones de alianza, el impacto socioeconómico de la propuesta y su viabilidad social y ambiental, la estructura financiera, así como los aspectos técnicos y xx xxxxxxx. El informe final de verificación de perfiles debe ser enviado al EIP del MADR para que valide el cumplimiento de los procedimientos de verificación.
El Operador Regional citará a la Comisión Intersectorial Regional para presentar los resultados de la verificación de todos los perfiles de la región, establecerá un orden de mayor a menor de acuerdo con los puntajes obtenidos en los criterios de verificación, y lo sustentará con todos los argumentos técnicos obtenidos en el análisis de los perfiles y en las visitas de campo. La CIR podrá aprobar hasta el 60% de los perfiles verificados, seleccionando los que tengan el mejor puntaje. El porcentaje de aprobación dependerá de la calidad de los perfiles (ninguno podrá ser aprobado con menos de 75/100 puntos). En ningún caso la CIR podrá aprobar más del 60% de los perfiles verificados. Los perfiles que no sean aprobados podrán ajustarse y presentarse nuevamente en el futuro.
La aprobación de un perfil de alianza para pasar a la fase de preinversión no implica obligatoriedad, ni compromiso alguno para el MADR de asignar recursos, ni genera derecho a recibir apoyos económicos para quienes hayan presentado el perfil.
3.3.6. ESTUDIOS DE PREINVERSIÓN
Los perfiles de alianza aprobados por la CIR inician la etapa de preinversión y de estructuración de la alianza. Los estudios de preinversión definen la viabilidad técnica, mercado, financiera, social y ambiental de la propuesta. Este estudio es requisito para cofinanciar una alianza y el Proyecto financiará su elaboración a través de consultores externos que formen parte del registro nacional de consultores xxx XXXX. En todos los casos, los estudios deberán ceñirse a los términos de referencia de Preinversión (anexo 6) para poder aspirar a la cofinanciación de la inversión por parte del Proyecto.
El Operador Regional o quien haga sus veces es el responsable de la elaboración de los estudios de preinversión y estructuración de alianzas dando aplicación a los términos de referencia elaborados por el EIP y que hacen parte de este Manual; deberán promover la constitución del Comité Directivo de la Alianza para desarrollar su etapa consultiva, citándolo cuando sea necesario para darle a conocer los avances y recibir retroalimentación.
El MADR a través del EIP hará la supervisión de la calidad, mediante muestreo posterior de los estudios elaborados y verificará que se cumplan los siguientes criterios:
• Elaborar una certificación del grupo de productores donde se comprometan a no hacer cambios superiores al 25% de la base social definida en la etapa de preinversión, durante la implementación de la alianza.
• El cálculo de precios realizado en el componente financiero debe corresponder a la media obtenida entre las cotizaciones, precios de referencia xxx xxxxxxx y lista de precios de la gobernación.
El alcance de este estudio podrá variar y hacerse más puntual en aquellos casos en que la Alianza objeto del estudio este destinada a un producto de amplio conocimiento y cuyo aliado comercial sea de reconocida participación en el Proyecto. En estos casos, el estudio solo requerirá actualización de información y particularización de las actividades y componentes de la preinversión que así lo necesiten, posibilitando la generación de economías de escala que mejoren la eficiencia en el proceso de recolección de información y menores tiempos en su estructuración. De igual manera, el EIP podrá adelantar acciones para una estructuración colectiva, para renglones productivos de amplio potencial de desarrollo y trabajarlos como encadenamiento productivo.
El estudio define de manera detallada el alcance de la alianza en los aspectos técnicos, ambientales, sociales, xx xxxxxxx y financieros. Incluye el diligenciamiento de una encuesta a las familias beneficiarias propuestas, un análisis organizacional base para el desarrollo del plan social, un plan de manejo ambiental, y un análisis de sensibilidad de las principales variables de la alianza. El Operador Regional deberá asegurarse que la alianza no promoverá ninguna de las actividades de la lista de limitaciones de potenciales alianzas y lista negativa definida en este Manual o que contravengan las salvaguardas ambientales del proyecto. Este estudio incluye la gestión y confirmación de los aportes de los cofinanciadores debidamente soportados. Igualmente se basa en los preacuerdos comerciales entre la Organización de Productores y el Aliado Comercial.
3.3.6.1. INCENTIVO MODULAR (IM)
Son los recursos aportados por el MADR que se definen en el Estudio de Preinversión y se aprueban por la Comisión Intersectorial Nacional o Regional.
El Incentivo Modular, su aplicación y las inversiones elegibles están reglamentados mediante el Decreto 1071 de 2015. (Anexo 3) Según el Decreto, los rubros que pueden ser financiados con el IM incluyen, i) adecuación de tierras, ii) capital fijo, iii) capital de trabajo, iv) capacitación y asistencia técnica, v) cobertura de riesgos y comisiones de éxito en la gestión financiera, vi) comercialización, vii) la vinculación más económica de la tierra rural con aptitud para el desarrollo de los fines de la alianza, y viii) gerencia y administración de la alianza.
Sin embargo, no se considerarán las diferentes modalidades de tenencia de la tierra para definir el máximo valor del IM por familia beneficiada y, además, el IM no podrá ser superior al 40% del valor total de la inversión de cada alianza en todos los casos. El incentivo modular (IM) no podrá ser superior a los montos establecidos por los términos de referencia de cada convocatoria.
El valor del IM retornable corresponde a los recursos del Incentivo Modular destinados a inversión directa por parte de cada uno de los beneficiarios para continuar consolidando su alianza productiva; el monto del reintegro se definirá en el Estudio de Preinversión. El destino de los recursos reembolsables por los beneficiarios será el Fondo Rotatorio de la Organización de Productores. Su recuperación y reinversión es responsabilidad de la Organización de Productores y está definida en el Reglamento del Fondo Rotatorio de la alianza respectiva. (Anexo 9)
Los criterios mínimos de viabilidad de las alianzas además de la verificación del cumplimiento de los criterios de elegibilidad de los perfiles son:
• Rentabilidad mínima reflejada en el cálculo de la Tasa Interna de Retorno superior al 15% y Valor Presente Neto positivo.
• Ingreso familiar menor a 2 SMMLV, incluidos los ingresos de la alianza y los obtenidos por otras actividades.
• Cierre financiero asegurado mediante la confirmación de las demás fuentes de cofinanciación.
• Una Organización de Productores que represente a los beneficiarios y con capacidad para asumir su compromiso frente al Aliado Comercial.
• Uno o más Aliados Comerciales que demuestren idoneidad, experiencia, solidez financiera y se comprometan a comprar la totalidad o un porcentaje de por lo menos 70% del producto de la alianza.
• Un análisis del riesgo en todos los aspectos que sea evaluado como moderado o medio.
El estudio debe incluir como producto los borradores de: la minuta del Convenio de Alianza, el Plan Operativo de la Alianza y el reglamento del Fondo Rotatorio y deberá anexar los documentos recopilados para la suscripción del Convenio de Alianza y del Contrato xx Xxxxxxx Mercantil.
El Operador Regional socializará, cuando el MADR lo considere conveniente, el alcance de la propuesta y a viabilidad técnica final con los Consejos Regionales xx Xxxxxx, previa aprobación de las inversiones. Una vez aprobadas las inversiones financiables con los recursos del Proyecto, el EIP y el Operador Regional deberán citar a la CIN o CIR a quien presentará y sustentará los resultados. Para las alianzas viables, estas instancias aprobarán los montos a cofinanciar a través del Incentivo Modular.
Dentro de la cofinanciación está contemplado el crédito bancario: éste deberá estar aprobado para ser considerado como una fuente que contribuya al cierre financiero de la alianza en la fase de preinversión. El crédito no es un aporte de la entidad financiera, sino de los productores.
3.3.7. REGISTRO ALIANZAS
Las alianzas cuyo resultado del estudio de preinversión sea aprobado por la Comisión Intersectorial Nacional o Regional como viable, entran a formar parte del Registro de Alianzas, el cual es susceptible de obtener cofinanciación por parte del proyecto.
La inclusión en el Registro de Alianzas no implica obligatoriedad, ni compromiso alguno para el MADR de asignar recursos a cada una de las alianzas que a él pertenecen, ni genera derecho a recibir apoyos económicos para quienes hayan presentado la propuesta.
3.3.8. PROCESO DE LEGALIZACIÓN
Para las alianzas pertenecientes al Registro de Alianzas, el Operador Regional será la responsable de gestionar la suscripción de:
- Convenio de Alianza, una vez recolectados los documentos correspondientes, el Operador Regional los archivará, diligenciará la lista de chequeo y la enviará firmada al EIP. Simultáneamente enviará el convenio firmado para su perfeccionamiento por la gerencia del Proyecto.
- Contrato xx Xxxxxxx Mercantil, una vez recolectados los documentos correspondientes, el Operador Regional archivará una copia y enviará los originales a la Fiduciaria, diligenciará la lista de chequeo y la enviará firmada al EIP.
- El Operador Regional aprobará el Reglamento y comunicará al EIP la socialización y aprobación de este en la Asamblea de la OP.
Una vez surtido el proceso de legalización, se asignan los recursos para financiar el Incentivo Modular y la alianza deja de pertenecer al Registro de Alianzas.
Los resultados de la presentación, verificación y aprobación de perfiles de alianza, así como los estudios de preinversión, y de la aprobación de alianzas para iniciar etapa de inversión, deben darse a conocer a nivel local y regional y ser publicados en la página Web del Proyecto.
3.3.8.1. CONVENIO DE LA ALIANZA
El Convenio de la Alianza es el documento técnico que describe todos los compromisos de los aliados que lo suscriben y que además desagrega las actividades específicas que se realizarán durante su ejecución. Este Convenio es suscrito por el representante legal de la Organización de Productores, por el representante legal del Aliado Comercial y por el MADR a través de la dirección de Capacidades y/o el Coordinador del EIP. Los demás cofinanciadores podrán suscribir el Convenio si, a juicio de sus oficinas jurídicas, es necesario
para transferir sus recursos al patrimonio autónomo. El Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural podrá firmar el Convenio directamente como testigo de honor.
En el Convenio de la Alianza se incluyen, entre otros (anexo 7):
• La definición de objetivos y metas de la alianza.
• Los acuerdos, compromisos y obligaciones que convengan estipular los participantes.
• El plan de inversiones y financiamiento.
• El plan de ejecución del IM y los requisitos para autorización de estos.
• Las disposiciones y acuerdos relativos a la organización adoptada.
• Las reglas para la ejecución de la alianza; los derechos, deberes, estímulos y sanciones de los participantes.
• El compromiso voluntario de los miembros de la alianza para permanecer vinculados a ella por el período previsto para alcanzar las metas y objetivos planteados para la alianza.
• El compromiso de los miembros de la alianza de aplicar los Planes de Manejo Ambiental y Social.
• Las responsabilidades jurídicas que voluntariamente asumen los productores por el otorgamiento del IM y de los créditos adquiridos para el desarrollo de la alianza.
• Las normas sobre la resolución de conflictos.
• El apoyo de las instituciones acompañantes.
• Las funciones del Comité Directivo de la Alianza, máximo organismo de toma de decisiones acerca de las actividades a desarrollar por la alianza.
3.3.8.2. CONTRATO XX XXXXXXX MERCANTIL
Es el contrato que suscribe la Fiduciaria con la Organización de Productores para la administración de los recursos de la alianza (IM y otros aportes), mediante el cual se constituye el Patrimonio Autónomo de la alianza. (Anexo 8)
La Fiduciaria podrá efectuar los pagos de créditos bancarios, comerciales, intereses y comisiones y las demás que se establecen en el Contrato xx Xxxxxxx mercantil, previa aprobación del Comité Directivo de la Alianza y del EIP, siempre y cuando se encuentren especificados en el Plan de Inversiones de esta.
Mediante este Contrato, la Fiduciaria se compromete a:
• Recibir los recursos provenientes del IM y eventualmente los siguientes: aportes de las entidades territoriales o de otros cofinanciadores, recursos de establecimientos de crédito, ingresos por la venta de los productos agropecuarios, entre otros. Además, constituir un Patrimonio Autónomo de administración y fuente de pagos (y cuando se requiera, constituir fiducia en garantía), de acuerdo con las condiciones establecidas en el Convenio de Alianza que se suscriba.
• Atender el servicio de la deuda a los acreedores financieros beneficiarios de la fuente de pago, conforme al plan de amortización y pagos entregados por dichas entidades a la Fiduciaria. Para el pago del servicio de la deuda, la Fiduciaria controlará los vencimientos y efectuará el pago de las cuotas en las fechas de vencimiento, hasta la concurrencia de los recursos existentes en el fideicomiso.
• Invertir los recursos recibidos en inversiones autorizadas y reintegrar sus rendimientos financieros al Patrimonio Autónomo, los cuales serán destinados al cumplimiento del objeto del Contrato xx Xxxxxxx Mercantil.
• Abrir las cuentas bancarias a que haya lugar a nombre del fideicomiso.
• Siempre y cuando existan recursos, los gastos estén considerados dentro del Plan de Inversiones y el Comité Directivo de la Alianza lo haya aprobado, la Fiduciaria deberá efectuar los pagos a proveedores de bienes y servicios.
• Verificar que la Organización de Productores siguió los procedimientos definidos en este Manual para la contratación y pago de bienes y servicios, para lo cual se contará con el apoyo del Operador Local de la Alianza.
• Suscribir los contratos que en el desarrollo de la ejecución de los proyectos productivos se requieran y que se respaldan en los recursos del fideicomiso.
• Administrar los bienes que le transfieran los fideicomitentes a título xx xxxxxxx mercantil irrevocable.
• Informar al fideicomitente la ejecución del Plan de Inversiones de la Alianza respecto a los rubros financiados con los recursos del fideicomiso, anexando copia de los comprobantes de pagos.
• Facilitar la revisión de la documentación y cuentas del fideicomiso a funcionarios del Gobierno Nacional, del MADR, Contraloría General de la República, o de terceros que éstos designen para tal fin.
• Presentar al fideicomitente informes de acuerdo con lo previsto en la Circular Externa No. 007 de 1996 de la Superintendencia Bancaria y de las demás normas que la sustituyan, complementen o adicionen. Además, presentar dentro de los treinta (30) días siguientes a la terminación del contrato, un informe final de su gestión y rendición de cuentas, el cual se entenderá aprobado por el fideicomitente si pasados treinta (30) días desde la fecha de su entrega no es objetado por escrito.
• Presentar mensualmente un consolidado de ingresos y egresos del fideicomiso a cada interesado, incluido el EIP.
• Liquidar el Patrimonio Autónomo y sus derivados cuando los recursos administrados sean ejecutados en su totalidad.
• Acatar las instrucciones que imparta por escrito el MADR a través del EIP.
• Presentar los estados financieros del fideicomiso y demás informes, según las normas establecidas por la ley y la Superintendencia Financiera.
• Asistir a las reuniones del Comité Directivo de la Alianza, cuando lo considere indispensable, previa autorización del MADR a través del EIP.
• Vigilar el comportamiento del flujo de caja de la alianza informando al EIP las posibles dificultades en su ejecución.
• Llevar la contabilidad del fideicomiso en forma separada.