Audit. a) Le Vendeur conserve une copie de tous les dossiers et de tous les documents se rapportant aux Biens et aux Services, y compris les pièces de correspondance, directives, contrats de sous-traitance et Ordres de Modification connexes, présentations de documents, rapports et demandes d’essais, procès-verbaux de réunions, transmissions, plans, dessins, spécifications, devis, livres, comptes, documents comptables, reçus, pièces justificatives et autres notes de toute nature ayant trait à la présente Convention (collectivement, les « Documents Relatifs aux Bons de Commande »). En ce qui concerne les documents comptables, le Vendeur tient des documents comptables fidèles, exacts et complets, y compris des livres et des comptes, établis conformément aux principes comptables généralement reconnus appliqués de façon uniforme, relativement aux coûts et, s’ils sont remboursables, aux frais dont le Vendeur demande la compensation ou le remboursement aux termes de la présente Convention, y compris le temps consacré par le Vendeur aux Services et les paiements qu’il a faits à des sous-traitants et des fournisseurs ou qui peuvent être nécessaires par ailleurs aux fins de la bonne gestion financière aux termes de la présente Convention, ainsi que les autres documents comptables relatifs aux Biens ou aux Services qui peuvent être exigés par la réglementation applicable (comme les documents liés à la manutention de matières dangereuses). Ces documents doivent être mis à la disposition de Newmont aux fins d’audit, d’inspection et de reproduction par elle ou par son représentant désigné, moyennant un préavis de 24 heures, et pendant les heures d’ouverture (8 h à 17 h, à l’endroit où les documents sont tenus). Toutefois, Newmont n’a pas le droit d’auditer les taux fixes, les coefficients multiplicateurs en pourcentage et les sommes forfaitaires. À la résiliation ou à l’expiration de la présente Convention, et à la demande de Newmont, le Vendeur, comme condition préalable au paiement final, remet tous les Documents Relatifs aux Bons de Commande que demande Newmont dans les 30 jours suivant la réception de la demande de Newmont. b) Dès que Newmont lui en fait la demande, le Vendeur lui transmet les renseignements concernant ses procédés et ses activités qui pourraient présenter un risque d’atteinte à la réputation de Newmont afin que celle-ci procède à un audit des renseignements. À cette fin, le Vendeur accorde à Newmont un accès raisonnable à son personnel et à ses installations. Tous les renseignements qu’obtiendra Newmont dans le cadre de cet audit seront assujettis aux conditions de confidentialité raisonnables que pourra demander le Vendeur.
Appears in 2 contracts
Samples: Modalités Et Conditions Standard Pour L’achat De Biens Et/Ou De Services, Modalités Et Conditions Standard Pour L’achat De Biens Et/Ou De Services
Audit. aa. Le Client peut vérifier la conformité du Sous-traitant aux termes du présent Contrat de Traitement des Données jusqu'à une fois par an (soit pour son propre compte, soit sur demande d'une autorité de régulation à laquelle il est soumis et uniquement à la suite d'une requête formelle d'information émanant de cette autorité de régulation) (« Audit »).
b. Le Vendeur conserve une copie Client accepte que son droit d'audit tel qu’indiqué ci-dessus lui confère le droit d'exercer la procédure suivante :
i. Le Client pourra consulter les résultats de tous les dossiers la vérification formalisée des Mesures Techniques et Organisationnelles du Sous-traitant, tel que décrit dans la clause 6 ci-dessus, et effectuée annuellement et de tous les documents se rapportant aux Biens manière indépendante par un tiers qualifié et aux Services, y compris les pièces digne de correspondance, directives, contrats confiance (« Rapport de sous-traitance et Ordres de Modification connexes, présentations de documents, rapports et demandes d’essais, procès-verbaux de réunions, transmissions, plans, dessins, spécifications, devis, livres, comptes, documents comptables, reçus, pièces justificatives et autres notes de toute nature ayant trait à la présente Convention (collectivement, les « Documents Relatifs aux Bons de Commande Conformité »).
ii. En Après examen du Rapport de Conformité, si le Client identifie des domaines qui n'ont pas été couverts et qu'il est légalement autorisé à auditer en vertu du présent Contrat de Traitement de Données, le Client soumettra une liste supplémentaire de questions raisonnablement spécifiques et détaillées au Sous-traitant par écrit (« Questions d’Audit »).
1. Dans un délai raisonnable, le Sous-traitant adressera les réponses aux Questions d'Audit (« Réponses ») au Client (ou à l’autorité de contrôle dont il dépend si le Client en fait la demande).
2. Le Client convient qu'à la réception des Réponses aux Questions d'Audit, le Client aura terminé son Audit, à moins que le Client ne puisse démontrer objectivement que les réponses ne démontrent pas de manière adéquate le respect de ses obligations légales et du présent Contrat de Traitement de données. Dans un tel cas, le Client sera alors en droit d'invoquer le processus décrit ci-dessous.
iii. Sous réserve du respect des points i. et ii. ci-dessus, le Client a le droit de demander un audit formel de la conformité du Sous-traitant au termes du présent Contrat de Traitement de Données pour ce qui concerne les documents comptablesQuestions d'Audit qui ne sont pas déjà couvertes par la documentation fournie par le Sous-traitant ("Gap Audit"). Pour ce faire, le Vendeur tient Client doit soumettre un plan d'audit détaillé au Sous-traitant au moins deux semaines avant la date d'audit proposée. Le plan de l’audit devra décrire l'étendue, la durée et la date de début du Gap Audit. Le Sous-traitant examinera le plan d'audit et fournira au Client toute préoccupation ou question (par exemple, toute demande d'information susceptible de compromettre la sécurité, la confidentialité, l'emploi ou d'autres politiques pertinentes du Sous-traitant), et travaillera avec le Client pour convenir d'un plan d'audit final. Le Gap Audit sera en tout état de cause sujet au respect de ce qui suit :
1. Il doit être effectué pendant les heures d'ouverture de l'établissement concerné, sous réserve des documents comptables fidèles, exacts politiques du Sous-traitant en ce qui concerne les visiteurs sur site et complets, y compris des livres et des comptes, établis conformément aux principes comptables généralement reconnus appliqués ne doit pas interférer de façon uniforme, relativement aux coûts et, s’ils sont remboursables, aux frais dont le Vendeur demande la compensation ou le remboursement aux termes manière déraisonnable avec les activités commerciales du Sous- traitant.
2. Les Parties conviennent d’utiliser les moyens les moins intrusifs lors de la présente Conventionvérification du respect des obligations du Sous-traitant au titre du présent Contrat de Traitement de Données.
3. Les Parties conviennent de respecter la nécessité pour le Sous-traitant de maintenir la sécurité de ses installations et le fonctionnement de l’entreprise sans interruption, y compris le temps consacré par le Vendeur aux Services et les paiements qu’il a faits à des sousde se protéger elle-traitants et des fournisseurs ou qui peuvent être nécessaires par ailleurs aux fins de la bonne gestion financière aux termes de la présente Convention, même ainsi que les autres documents comptables relatifs clients contre tous risques et d’empêcher la divulgation d’informations susceptibles de mettre en péril la confidentialité d’autres informations du Sous-traitant ou des clients du Sous-traitant.
4. Si le Client nomme un tiers pour effectuer le Gap Audit, la désignation du tiers doit faire l'objet d'un accord mutuel entre le Client et le Sous-traitant et celui-ci devra signer un accord de confidentialité dont les termes sont acceptables pour le Sous- traitant, avant d'effectuer le Gap Audit.
5. Lorsque le Client effectue un Gap Audit à la suite d'une demande d'une autorité de contrôle, et si le Sous-traitant et/ou le sous-traitant ultérieur du Sous-traitant estiment qu'il n'est pas possible de respecter un délai spécifique fixé par l’autorité de contrôle, le Sous-traitant et/ou son sous-traitant ultérieur assisteront le Client en vue de fournir les explications nécessaires sur ce point à l’autorité de contrôle. Le Client reconnaît que l'accès aux Biens installations du sous-traitant ultérieur est soumis à l'accord du sous-traitant ultérieur concerné et que le Sous-traitant ne peut à aucun moment garantir l'accès aux installations de ce sous-traitant ultérieur.
6. Le Client fournira au Sous-traitant tous les rapports de Gap Audit produits ou rédigés en application de cette section, à moins que la loi ne l'interdise. Le Client ne peut utiliser le rapport de Gap Audit que pour satisfaire à ses obligations réglementaires en matière de vérification de conformité et/ou pour confirmer le respect des obligations prévues au présent Contrat de Traitement de Données
7. Le rapport de Gap Audit constitue une Information Confidentielle des parties soumise aux Services qui peuvent être exigés par la réglementation applicable (comme les documents termes du Contrat de Licence.
iv. Chaque partie supporte ses propres coûts liés à un audit.
c. Si l'autorité de surveillance compétente du Client estime que le processus d'audit convenu et appliqué en vertu de la manutention de matières dangereuses). Ces documents doivent être mis à la disposition de Newmont aux fins d’audit, d’inspection et de reproduction par elle ou par son représentant désigné, moyennant un préavis de 24 heures, et pendant les heures d’ouverture (8 h à 17 h, à l’endroit où les documents sont tenus). Toutefois, Newmont n’a pas le droit d’auditer les taux fixesclause b. ci-dessus est insuffisant, les coefficients multiplicateurs en pourcentage parties conviendront conjointement d'un processus et les sommes forfaitaires. À la résiliation ou à l’expiration d’une portée d’audit permettant de la présente Convention, et à la demande répondre aux préoccupations soulevées par l'autorité de Newmont, le Vendeur, comme condition préalable au paiement final, remet tous les Documents Relatifs aux Bons de Commande que demande Newmont dans les 30 jours suivant la réception de la demande de Newmontsurveillance compétente du Client.
b) Dès que Newmont lui en fait la demande, le Vendeur lui transmet les renseignements concernant ses procédés et ses activités qui pourraient présenter un risque d’atteinte à la réputation de Newmont afin que celle-ci procède à un audit des renseignements. À cette fin, le Vendeur accorde à Newmont un accès raisonnable à son personnel et à ses installations. Tous les renseignements qu’obtiendra Newmont dans le cadre de cet audit seront assujettis aux conditions de confidentialité raisonnables que pourra demander le Vendeur.
Appears in 1 contract
Samples: Data Processing Agreement
Audit. a26.1. Dans le but de procéder au contrôle de la qualité des Prestations, le Client a la possibilité d’effectuer ou de faire effectuer à ses frais, au maximum une (1) fois par an, un audit desdites Prestations. Il doit pour ce faire en informer le Prestataire par lettre recommandé avec accusé de réception moyennant le respect d’un préavis de trente (30) jours calendaires avant la date effective de l’audit, en lui indiquant : • la liste des sites visités, • l’objet de l’audit, étant entendu que le périmètre de l’audit se limite aux Prestations fournies au Client, • l’identité de la ou des personnes qui effectueront l’audit.
26.2. Le Vendeur conserve déclenchement de cet audit est soumis à l’approbation du Prestataire, en terme : • de choix de l’auditeur, si ce dernier venait à être un auditeur externe, étant notamment entendu qu’il ne doit pas être un concurrent du Prestataire, • de planification.
26.3. L’auditeur s’engage à occasionner un minimum de perturbations dans la réalisation des Prestations objet du Contrat. De ce fait, l’audit sur site Docaposte devra être réalisé sur une (1) journée. En cas de prolongation de l’audit au-delà de cette journée, le Prestataire sera en droit de facturer le temps supplémentaire nécessaire à la réalisation de l’audit. A ce titre, il est précisé que Xxxxxxxxx accompagnera la réalisation de l’audit sans frais supplémentaires dans la limite d’une charge de travail équivalente à cinq (5) jours homme. Au-delà de cette charge de travail, le temps passé par Docaposte à l’accompagnement de l’audit est intégralement refacturable au Client sur la base de l’état de temps consommé effectif de Docaposte et ce aux conditions tarifaires de 600€ HT/jour homme, conformément aux conditions de paiement spécifiées aux présentes.
26.4. Dans le cas où les Prestations seraient perturbées par l’audit, Docaposte ne saurait en être tenu responsable à quelque titre que ce soit.
26.5. Pour la bonne réalisation de l’audit, le Prestataire communiquera à l’auditeur les seules informations demandées et strictement nécessaires à la réalisation de l’audit, à l’exception des informations pouvant porter atteinte au « savoir-faire » du Prestataire, et de façon générale toutes les informations soumises au respect de la confidentialité.
26.6. Avant le démarrage de l’audit, le Client, l’auditeur et le Prestataire devront signer un accord préalable sur les modalités de réalisation de l’audit, qui inclut notamment une clause de confidentialité et de non-concurrence si nécessaire.
26.7. En tout état de cause, le Client demeurera garant du respect de cet accord par l’auditeur.
26.8. Le Client devra remettre une copie du rapport d’audit au Prestataire pour que celui-ci soit en mesure de tous les dossiers et lui faire part de tous les documents se rapportant aux Biens et aux Services, y compris les pièces ses remarques sur ledit rapport.
26.9. Dans l’hypothèse où le rapport d’audit ferait état des dysfonctionnements dans l’exécution de correspondance, directives, contrats de sous-traitance et Ordres de Modification connexes, présentations de documents, rapports et demandes d’essais, procès-verbaux de réunions, transmissions, plans, dessins, spécifications, devis, livres, comptes, documents comptables, reçus, pièces justificatives et autres notes de toute nature ayant trait à la présente Convention (collectivementPrestation, les « Documents Relatifs aux Bons Parties se réuniront pour établir un plan d’action par lequel elles détermineront les actions à mener et les classeront selon le degré d’urgence de Commande »)leur mise en œuvre.
26.10. En ce qui concerne les documents comptables, le Vendeur tient des documents comptables fidèles, exacts et complets, y compris des livres et des comptes, établis conformément aux principes comptables généralement reconnus appliqués Il est entendu que toute demande de façon uniforme, relativement aux coûts réalisation de tests d’intrusion devra faire l’objet d’une autorisation préalable de Docaposte et, s’ils sont remboursableslorsque la faisabilité du test d’intrusion demandée est confirmée par Docaposte, aux frais dont d’un devis adressé au Client. Un protocole de tests d’intrusion est communiqué par Docaposte et comprend a minima le Vendeur demande la compensation ou le remboursement aux termes plan de la présente Convention, y compris le temps consacré par le Vendeur aux Services et les paiements qu’il a faits à des sous-traitants et des fournisseurs ou qui peuvent être nécessaires par ailleurs aux fins de la bonne gestion financière aux termes de la présente Conventiontests, ainsi que les autres documents comptables relatifs aux Biens ou aux Services qui peuvent être exigés éléments techniques et opérationnels nécessaires au bon déroulement desdits tests. La signature par le Client du devis et la réglementation applicable (comme les documents liés à la manutention signature dudit protocole de matières dangereuses). Ces documents doivent être mis à la disposition de Newmont aux fins d’audit, d’inspection et de reproduction tests d’intrusion par elle ou par son représentant désigné, moyennant un préavis de 24 heures, et pendant les heures d’ouverture (8 h à 17 h, à l’endroit où les documents sont tenus). Toutefois, Newmont n’a pas le droit d’auditer les taux fixes, les coefficients multiplicateurs en pourcentage et les sommes forfaitaires. À la résiliation ou à l’expiration de la présente Convention, et à la demande de NewmontClient et, le Vendeurcas échéant, comme par le tiers auditeur est une condition préalable au paiement final, remet tous les Documents Relatifs aux Bons de Commande que demande Newmont dans les 30 jours suivant la réception de la demande de Newmontdéroulement desdits tests.
b) Dès que Newmont lui en fait la demande, le Vendeur lui transmet les renseignements concernant ses procédés et ses activités qui pourraient présenter un risque d’atteinte à la réputation de Newmont afin que celle-ci procède à un audit des renseignements. À cette fin, le Vendeur accorde à Newmont un accès raisonnable à son personnel et à ses installations. Tous les renseignements qu’obtiendra Newmont dans le cadre de cet audit seront assujettis aux conditions de confidentialité raisonnables que pourra demander le Vendeur.
Appears in 1 contract
Samples: Conditions Générales De Vente
Audit. aa. Le Client peut vérifier la conformité du Sous-traitant aux termes du présent Contrat de Traitement des Données jusqu'à une fois par an (soit pour son propre compte, soit sur demande d'une autorité de régulation à laquelle il est soumis et uniquement à la suite d'une requête formelle d'information émanant de cette autorité de régulation) (« Audit »).
b. Le Vendeur conserve une copie Client accepte que son droit d'audit tel qu’indiqué ci-dessus lui confère le droit d'exercer la procédure suivante :
i. Le Client pourra consulter les résultats de tous les dossiers la vérification formalisée des Mesures Techniques et Organisationnelles du Sous-traitant, tel que décrit dans la clause 6 ci-dessus, et effectuée annuellement et de tous les documents se rapportant aux Biens manière indépendante par un tiers qualifié et aux Services, y compris les pièces digne de correspondance, directives, contrats confiance (« Rapport de sous-traitance et Ordres de Modification connexes, présentations de documents, rapports et demandes d’essais, procès-verbaux de réunions, transmissions, plans, dessins, spécifications, devis, livres, comptes, documents comptables, reçus, pièces justificatives et autres notes de toute nature ayant trait à la présente Convention (collectivement, les « Documents Relatifs aux Bons de Commande Conformité »).
ii. En Après examen du Rapport de Conformité, si le Client identifie des domaines qui n'ont pas été couverts et qu'il est légalement autorisé à auditer en vertu du présent Contrat de Traitement de Données, le Client soumettra une liste supplémentaire de questions raisonnablement spécifiques et détaillées au Sous-traitant par écrit (« Questions d’Audit »).
1. Dans un délai raisonnable, le Sous-traitant adressera les réponses aux Questions d'Audit (« Réponses ») au Client (ou à l’autorité de contrôle dont il dépend si le Client en fait la demande).
2. Le Client convient qu'à la réception des Réponses aux Questions d'Audit, le Client aura terminé son Audit, à moins que le Client ne puisse démontrer objectivement que les réponses ne démontrent pas de manière adéquate le respect de ses obligations légales et du présent Contrat de Traitement de données. Dans un tel cas, le Client sera alors en droit d'invoquer le processus décrit ci-dessous.
iii. Sous réserve du respect des points i. et ii. ci-dessus, le Client a le droit de demander un audit formel de la conformité du Sous-traitant au termes du présent Contrat de Traitement de Données pour ce qui concerne les documents comptablesQuestions d'Audit qui ne sont pas déjà couvertes par la documentation fournie par le Sous-traitant ("Gap Audit"). Pour ce faire, le Vendeur tient Client doit soumettre un plan d'audit détaillé au Sous-traitant au moins deux semaines avant la date d'audit proposée. Le plan de l’audit devra décrire l'étendue, la durée et la date de début du Gap Audit. Le Sous-traitant examinera le plan d'audit et fournira au Client toute préoccupation ou question (par exemple, toute demande d'information susceptible de compromettre la sécurité, la confidentialité, l'emploi ou d'autres politiques pertinentes du Sous-traitant), et travaillera avec le Client pour convenir d'un plan d'audit final. Le Gap Audit sera en tout état de cause sujet au respect de ce qui suit :
1. Il doit être effectué pendant les heures d'ouverture de l'établissement concerné, sous réserve des documents comptables fidèles, exacts politiques du Sous-traitant en ce qui concerne les visiteurs sur site et complets, y compris des livres et des comptes, établis conformément aux principes comptables généralement reconnus appliqués ne doit pas interférer de façon uniforme, relativement aux coûts et, s’ils sont remboursables, aux frais dont le Vendeur demande la compensation ou le remboursement aux termes manière déraisonnable avec les activités commerciales du Sous-traitant.
2. Les Parties conviennent d’utiliser les moyens les moins intrusifs lors de la présente Conventionvérification du respect des obligations du Sous-traitant au titre du présent Contrat de Traitement de Données.
3. Les Parties conviennent de respecter la nécessité pour le Sous-traitant de maintenir la sécurité de ses installations et le fonctionnement de l’entreprise sans interruption, y compris le temps consacré par le Vendeur aux Services et les paiements qu’il a faits à des sousde se protéger elle-traitants et des fournisseurs ou qui peuvent être nécessaires par ailleurs aux fins de la bonne gestion financière aux termes de la présente Convention, même ainsi que les autres documents comptables relatifs clients contre tous risques et d’empêcher la divulgation d’informations susceptibles de mettre en péril la confidentialité d’autres informations du Sous-traitant ou des clients du Sous-traitant.
4. Si le Client nomme un tiers pour effectuer le Gap Audit, la désignation du tiers doit faire l'objet d'un accord mutuel entre le Client et le Sous-traitant et celui-ci devra signer un accord de confidentialité dont les termes sont acceptables pour le Sous-traitant, avant d'effectuer le Gap Audit.
5. Lorsque le Client effectue un Gap Audit à la suite d'une demande d'une autorité de contrôle, et si le Sous-traitant et/ou le sous-traitant ultérieur du Sous-traitant estiment qu'il n'est pas possible de respecter un délai spécifique fixé par l’autorité de contrôle, le Sous-traitant et/ou son sous-traitant ultérieur assisteront le Client en vue de fournir les explications nécessaires sur ce point à l’autorité de contrôle. Le Client reconnaît que l'accès aux Biens installations du sous-traitant ultérieur est soumis à l'accord du sous-traitant ultérieur concerné et que le Sous-traitant ne peut à aucun moment garantir l'accès aux installations de ce sous-traitant ultérieur.
6. Le Client fournira au Sous-traitant tous les rapports de Gap Audit produits ou rédigés en application de cette section, à moins que la loi ne l'interdise. Le Client ne peut utiliser le rapport de Gap Audit que pour satisfaire à ses obligations réglementaires en matière de vérification de conformité et/ou pour confirmer le respect des obligations prévues au présent Contrat de Traitement de Données
7. Le rapport de Gap Audit constitue une Information Confidentielle des parties soumise aux termes du Contrat de Licence.
iv. A l’exception des Rapports de Conformité, tous les audits et tous les coûts et charges connexes supportés ou subis par le Sous-traitant (par exemple, les dommages causés par le client ou ses auditeurs aux installations ou aux Services données qui peuvent être exigés par la réglementation applicable (comme les documents liés s'y trouvent) seront à la manutention charge du Client.
c. Si l'autorité de matières dangereuses). Ces documents doivent être mis à surveillance compétente du Client estime que le processus d'audit convenu et appliqué en vertu de la disposition de Newmont aux fins d’audit, d’inspection et de reproduction par elle ou par son représentant désigné, moyennant un préavis de 24 heures, et pendant les heures d’ouverture (8 h à 17 h, à l’endroit où les documents sont tenus). Toutefois, Newmont n’a pas le droit d’auditer les taux fixesclause b. ci-dessus est insuffisant, les coefficients multiplicateurs en pourcentage parties conviendront conjointement d'un processus et les sommes forfaitaires. À la résiliation ou à l’expiration d’une portée d’audit permettant de la présente Convention, et à la demande répondre aux préoccupations soulevées par l'autorité de Newmont, le Vendeur, comme condition préalable au paiement final, remet tous les Documents Relatifs aux Bons de Commande que demande Newmont dans les 30 jours suivant la réception de la demande de Newmontsurveillance compétente du Client.
b) Dès que Newmont lui en fait la demande, le Vendeur lui transmet les renseignements concernant ses procédés et ses activités qui pourraient présenter un risque d’atteinte à la réputation de Newmont afin que celle-ci procède à un audit des renseignements. À cette fin, le Vendeur accorde à Newmont un accès raisonnable à son personnel et à ses installations. Tous les renseignements qu’obtiendra Newmont dans le cadre de cet audit seront assujettis aux conditions de confidentialité raisonnables que pourra demander le Vendeur.
Appears in 1 contract
Samples: Data Processing Agreement