ERASMUS+ PROGRAM 2021-2027

Az Erasmus+ program Partnerségi együttműködések pályázattípus egységes felépítése, hasonló céljai ihlették e kézikönyvet, amely gyakorlati tanácsokkal kívánja segíteni a programokban támogatott projektek megvalósítását.

Az egyes fejezetek a projektmenedzsment leglényegesebb mozzanatait dolgozzák fel, kiegészítve a hozzájuk kapcsolódó legfontosabb információkkal. A kiadvány célja, hogy segítse a koordinátorokat a projektjük menedzselésében és eredményes megvalósításában. Fő célunk, hogy olyan praktikus információt kapjon az olvasó, amely a projekt teljes futamideje alatt hasznos lehet a projektindítástól a találkozók szervezésén, a folyamatok nyomon követésén és értékelésen át az eredmények terjesztéséig és a beszámolásig.

E kézikönyvet elsősorban azoknak ajánljuk, akik támogatást nyertek Partnerségi együttműködések projekt valósítására, de azoknak is, akik még a pályázatírás előtt állnak.

Minden támogatott partnerségnek sikeres projektmegvalósítást kívánnak a Tempus Közalapítvány Erasmus+ program Partnerségi együttműködések megvalósításáért felelős munkatársai!

1. BEVEZETÉS

A pályázattípusról általában

Az Erasmus+ az Európai Unió 2021 és 2027 között futó programja, mely az oktatást, a képzést, az ifjúsági területet és a sportot is magában foglalja, több korábbi programot (köztük az Egész életen át tartó tanulás, az Erasmus Mundus és a Tempus programot) egyesítve. A program célja, hogy előmozdítsa a készségek és a foglalkoztathatóság fejlesztését, továbbá, hogy elősegítse az oktatás, a képzés és az ifjúsági munka korszerűsítését. Az Erasmus+ több mint 4 millió európai polgár számára nyújt majd lehetőséget arra, hogy külföldön folytasson tanulmányokat, részesüljön képzésben, szerezzen munkatapasztalatot, illetve végezzen önkéntes munkát.

Az Erasmus+ Partnerségi együttműködések pályázattípus célja, hogy lehetőséget biztosítson innovatív gyakorlatok, módszerek kidolgozásával, bevonásával, terjesztésével és alkalmazásával az oktatás minőségének fejlesztésére a köznevelés, szakképzés, felsőoktatás, felnőttoktatás és az ifjúság területén. A program támogatást nyújt ahhoz, hogy az oktatási, képzési és ifjúsági intézmények és szervezetek között nemzetközi partnerségek jöjjenek létre. A programban részt vevő országok közötti együttműködések Európa-szerte fokozzák az átláthatóságot, az innovációt és a jó gyakorlatok cseréjét.

A projekt megvalósítása során folyamatosan tartsa szem előtt a program, a pályázattípus és saját projektje céljait egyaránt!

Fontos háttérdokumentumok, melyekre jelen kézikönyvünk hivatkozhat:

• Erasmus+ program 2022. évi pályázati felhívása

• Xxxxxxxx útmutató a 2022. évi pályázati körre vonatkozóan

• Pályázati kalauz a 2022. év tavaszi felhívására beadott pályázatokhoz

1.1. A Nemzeti Iroda szerepe

A Tempus Közalapítvány keretei között működő Nemzeti Iroda (NI) az Európai Bizottság partnereként működik. A Bizottság az irányelvek és a program kereteinek meghatározásával foglalkozik, a Nemzeti Iroda feladata pedig a programok végrehajtása, és célja, hogy a program kedvezményezettjei számára átfogó támogatást nyújtson.

A NI felhatalmazása a teljes projektciklus menedzselésére szól: beletartozik a pályázati felhívás megjelentetése, a projektek kiválasztása, a támogatási szerződések megkötése, a projektek nyomon követése egészen azok lezárásáig, a támogatott tevékenységek és a támogatás felhasználásának ellenőrzése és auditja, valamint a beszámolás a program eredményeiről.

A NI kezeli a futó projektek beszámolóit, végzi azok értékelését, valamint teljesíti a kifizetéseket a kedvezményezettek felé.

Amikor a projektek lezárulnak, a NI visszajelzést küld a Bizottságnak a projektek és általában véve az egyes pályázati fordulók eredményeiről, hogy ez háttér-információként szolgálhasson a későbbi irányelvek kidolgozásához.

2. SZERZŐDÉSKÖTÉS

A pályázati bírálatok alapján a Tempus Közalapítvány kuratóriuma dönt a pályázati eredményről. A jóváhagyást követően a támogatott pályázatok adatait közzétesszük a Közalapítvány honlapján, az adatvédelmi szabályok figyelembevételével. A pályázatot benyújtó magyar koordinátor intézményt pedig írásban értesítjük a pályázat végeredményéről. A kiértesítő levél tartalmazza a megítélt támogatás összegét, az esetleges támogatáscsökkentés okát és a javasolt, módosított költségvetést, valamint a szerződéskötéshez szükséges beküldendő dokumentumok listáját. A levél mellékleteként megküldjük a pályázat értékelését is a pályázat munkanyelvén, melyben a bíráló szakértők megszívlelendő javaslatokat tesznek a projektterv pontosítására, a hatékonyabb megvalósításra.

2.1. A támogatás feltételei

• A pályázat megfelel a program formai és szakmai követelményeinek.

• Két - nagymértékű véleményeltérés esetén három - külső, független szakértő értékelési eredményére alapozva, az adott oktatási szektor pályázatait kiértékelő bizottság javaslata alapján a TKA Kuratóriuma a pályázatot támogatásáról dönt.

• A NI azon nyertes pályázókkal köt szerződést, akik a megadott határidőig teljesíteni tudják a szerződéskötéshez szükséges formai, pénzügyi és tartalmi feltételeket, és időben eljuttatják a NI számára a szerződéskötéshez szükséges dokumentumokat.

A szerződéskötés formai feltételei

A Kedvezményezett részére a NI valamennyi, a szerződéskötéshez szükséges dokumentumot megküldi (részben a pályázati folyamat, részben a szerződés előkészítése során). A megküldött dokumentumokon felül a támogatási szerződés megkötéséhez be kell küldeni minden esetben:

• a Kedvezményezett intézmény hivatalos képviseletére jogosult személy(ek) közjegyző által hitelesített, 30 napnál nem régebbi eredeti aláírási címpéldányát vagy

• a közjegyző által hitelesített aláírási címpéldány másolatát az aktuális dátummal és az intézmény hivatalos képviselője által hitelesítve.

Banki aláírási címpéldányt nem áll módunkban elfogadni! Az okiratnak tartalmaznia kell az intézmény hivatalos, szerződéskötésre jogosult képviselőjének aláírási jogkörét (önállóan vagy valakivel együttesen jogosult). Ha több személy együttesen jogosult aláírásra, akkor mindegyikük aláírási címpéldányát be kell küldeni.

illetve, ha a szerződés úgy rendelkezett:

• felhatalmazó levelet (szerződés mellékletei 2. oldal) egy eredeti példányban, cégszerűen aláírva, számlavezető bank által hitelesítve. A szerződéskötés feltétele a megfelelés a pénzügyi kapacitásvizsgálaton a 60.000 EUR-t meghaladó intézményi támogatás

esetén. Ha a NI vizsgálata alapján a pályázó intézmény nem rendelkezik megfelelő pénzügyi kapacitással, vagy az nem kielégítő, az Iroda:

o további információt kérhet;

o pénzügyi garanciát kérhet a támogatás előfinanszírozásának feltételeként (felhatalmazó levél);

o csökkentett előfinanszírozás vagy előfinanszírozás nélküli támogatási megállapodást ajánlhat;

o részletfizetésformájában történő előfinanszírozási támogatási megállapodást ajánlhat;

o megtagadhatja a szerződéskötést a szükséges feltételek meglétének hiányában.

A pályázati szakaszban kellett regisztrálni és feltölteni az igazoló dokumentumokat a Organisation Registration System-re, a hiányosságokat legkésőbb a szerződés megkötéséig kell pótolni. Ha az Organisation Registration System-en (ORS) a szervezet regisztrációja után az adataikban bármilyen változtatás állt be, kérjük, hogy az ehhez tartozó dokumentumokat is frissítsék az ORS felületen, és erről a NI-t is tájékoztassák. Ha a szerződésben megadott számlaszám nem egyezik meg az ORS-en megadott számlaszámmal, akkor a szerződésben megadott számlaszámról szóló bankszámlaszámla-igazolást is fel kell tölteniük az ORS-re.

2.2. Kizáró okok

A pályázók / kedvezményezettek kizártnak tekintendők a támogatásból, ha bármelyik, az alább felsorolt helyzetben vannak:

1. csődbe mennek vagy felszámolják őket, ügyeik kezelését bíróságok veszik át, hitelezőikkel egyezséget kötöttek, felfüggesztették üzleti tevékenységüket, a fenti ügyek vonatkozásában eljárást indítanak ellenük, vagy a nemzeti törvények vagy szabályok szerint hasonló eljárásból eredően bármely hasonló helyzetbe kerülnek;

2. szakmai magatartásra vonatkozó vétség miatt jogerős (res judicata) ítélettel elítélték őket;

3. a szerződő hatóság által bármely módon igazolhatóan súlyos szakmai kötelességmulasztást követtek el;

4. nem teljesítették társadalombiztosítás- vagy adófizetési kötelezettségüket azon ország jogszabályai szerint, ahol létrejöttek, vagy a szerződő hatóság országának jogszabályai szerint, vagy azon ország jogszabályai szerint, ahol a szerződést teljesíteni kell;

5. jogerős (res judicata) ítéletet hoztak velük szemben csalás, korrupció, bűnszövetkezetben való részvétel vagy bármely más, a Közösségek pénzügyi érdekeire nézve káros jogellenes tevékenység miatt;

6. a Közösség költségvetéséből finanszírozott más beszerzési eljárást vagy támogatás elbírálási eljárást követően megállapították róluk, hogy súlyosan megszegték a szerződést a szerződéses kötelezettségeik nem teljesítésével.

A pályázók nem részesülnek pénzügyi támogatásban, ha a támogatás odaítélése során:

1. összeférhetetlenség alanyaivá válnak (családi, személyes vagy politikai okokból, illetve a támogatás odaítélésében közvetlenül vagy közvetve érintett szervezettel vagy személlyel közös nemzeti, gazdasági vagy egyéb más érdek miatt);

2. tévesen szolgáltatnak olyan információkat, amelyeket a szerződő hatóság a támogatás odaítélése során a részvétel feltételeként igényel, vagy nem szolgáltatnak ilyen információkat.

Adminisztratív és pénzügyi büntetés szabható ki azokra a pályázókra, akik hamis információkat szolgáltatnak, vagy súlyosan megsértették valamely korábbi szerződésből vagy támogatás megítélésének eljárásából eredő szerződéses kötelezettségeiket.

2.3. A támogatási szerződés

A szerződést a Nemzeti Iroda készíti elő magyar nyelven, és PDF formátumban küldi meg a kedvezményezett koordinátorának. A szerződést 2 eredeti példányban aláírva, lepecsételve1 kell visszaküldeni, amelyből 1 példány az Irodát, 1 példány a kedvezményezettet illeti meg.

Ha a kedvezményezett intézménynek adminisztratív okokból több példányra van szüksége, akkor ezt időben jelezze az Irodának.

A szerződés minden kitöltött és aláírt példányát legkésőbb az utolsó melléklet kézhezvételétől számított 30 napon belül vissza kell küldeni a Tempus Közalapítvány postacímére (1438 Budapest 70, Pf. 508).

A szerződés a Tempus Közalapítvány kuratóriumi elnöke aláírásának napján lép hatályba.

A támogatási szerződés megkötését követően nem kötelező, de javasolt, hogy a koordinátor egyedi szerződést kössön a megvalósításban együttműködő partnereivel (partnerszerződés).

Ha a projekt futamideje alatt módosításokra van szükség a támogatási szerződésben meghatározott keretekhez, feltételekhez képest, akkor a koordinátor szerződésmódosítási kérelmet nyújthat be az Irodához, mely azt elfogadhatja, vagy elutasíthatja – részleteket ld. 4. fejezet: „VÁLTOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK A PROJEKT MEGVALÓSÍTÁSA SORÁN”.

A projektek előrehaladásának ellenőrzése és értékelése az időközi és a záróbeszámolóhoz kapcsolódik.

A projekt időtartama és a támogatás utalása

A támogatási szerződésben szerepel a projekt kezdő és befejező időpontja. A projektek 12-

36 hónaposak lehetnek. Kivételes esetekben, a NI külön engedélyével, lehetőség van a projektek maximum 6 hónappal történő meghosszabbítására azzal a feltétellel, hogy a projekt

1 Ha a szervezet nem rendelkezik pecséttel, kérjük, hogy erről csatoljon a szerződés mellé a hivatalos képviselő által aláírt nyilatkozatot.

teljes hossza így sem haladhatja meg a 3 évet, és a projekt teljes megítélt támogatási összege is változatlan marad. A projektek legkésőbb 2025. december 30-ig tarthatnak.

A támogatás összegét, kifizetésének ütemezését a szerződés (Xxxxxxx Xxxxxxxxxx, I.4. cikk) rögzíti.

A támogatás általában 24 hónapnál nem hosszabb projektek esetén két részletben kerül kifizetésre (80% előfinanszírozással). A 24 hónapnál hosszabb, illetve a pénzügyi kapacitásvizsgálaton nem megfelelt intézményeknél – vagy egyéb különlegesen indokolt esetekben – az utalás rendje ettől eltérő lehet (pl. 40%-40% előfinanszírozással):

- a szerződés hatályba lépését követő 30 napon belül megtörténik a támogatás első részletének kifizetése. A további utalások részleteit a támogatási szerződés tartalmazza.

- A támogatás utolsó részletét képező 20% a Nemzeti Iroda által értékelt záróbeszámoló eredménye alapján kerül folyósításra.

A NI a támogatást a kedvezményezett intézmény által a szerződéskötés során megadott számlaszámra utalja át. A támogatást a kedvezményezett intézmény ezen a számlán kezeli.

Az Iroda a koordinátor (több kedvezményezett esetén) számára utalja át a teljes projekt támogatási összegét. A koordinátor intézmény feladata a támogatás tovább utalása a partnerek felé a Támogatási szerződés I. részében (Általános feltételek II.2.3 pont) meghatározott alapelvek mentén. A Kedvezményezettek megállapodnak arról, hogy az összeget maguk között a vállalt feladatok, valamint a projekt tevékenységeihez és eredményeihez történő hozzájárulásuk arányában osztják meg.

A támogatási szerződés mellékletei

– I. sz. melléklet Általános feltételek

– II. sz. melléklet A benyújtott és elfogadott pályázat, a projekt elfogadott tervezett költségvetése és a Kedvezményezett partnerek listája, a támogatott, speciális projekt elemek listája

Az elfogadott költségvetés tartalmazza a projekt összes elszámolható költségét. Ezt a költségvetést tartja az Iroda irányadónak a projekt megvalósulása során.

Az elfogadott költségvetés alapján kerül meghatározásra a projekt számára nyújtható maximális közösségi támogatás összege.

A szerződésmelléklet tartalmazza a projektben részt vevő partnereket, azok alapadataival, illetve költségvetésével. Bármilyen változás esetén „VÁLTOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK A PROJEKT MEGVALÓSÍTÁSA SORÁN” c. fejezetben leírtak szerint kell eljárni.

– III. sz. melléklet Pénzügyi és szerződéses rendelkezések

– IV. sz. melléklet A többi Kedvezményezett által a koordinátornak adott megbízólevelek

– V. sz. melléklet A Kedvezményezett intézmény hivatalos képviselőjének közjegyző által kiállított, 30 napnál nem régebbi aláírási címpéldányának eredeti példánya, vagy a korábban közjegyző által kiállított aláírási címpéldánynak a hivatalos képviselő(k) aláírásával és intézményi pecséttel hitelesített, 30 napnál nem régebbi dátummal ellátott másolata.

Továbbá, ha a szerződés úgy rendelkezik:

– VI. sz. melléklet Felhatalmazó levél egy eredeti példányban, cégszerűen aláírva, a számlavezető bank által érvényesítve.

3. PROJEKTMENEDZSMENT

Kötelezettségek és feladatok a Partnerségi együttműködésekben

A Partnerségi együttműködések keretében többoldalú szerződés (multibeneficiaries contract) rendelkezik a megvalósítás feltételeiről. Az egyetlen szerződés (a pályázati szakaszban a koordinátornak adott felhatalmazás alapján) kötelező erővel bír az összes megvalósító fél számára, tartalmazza feladataikat - kötelezettségeiket, melyeket a felelősségi szintek szerint részletez.

A kedvezményezettek általános kötelezettségei és feladatai

(A szerződés Általános feltételek Xxxx és adminisztratív rendelkezések II.2.1. cikke szerint) A kedvezményezettek:

- egyetemleges felelősséget viselnek a tevékenység megállapodás szerinti végrehajtásáért. Ha egy kedvezményezett nem hajtja végre a tevékenység rá eső részét, akkor a többi kedvezményezett válik felelőssé az említett rész végrehajtásáért (anélkül, hogy a vissza nem térítendő támogatás maximális összege emelkedne).

- kötelesek közösen vagy egyénileg betartani a vonatkozó uniós, nemzetközi és nemzeti jogszabályok értelmében rá háruló jogi kötelezettségek;

- kötelesek kialakítani a tevékenység megfelelő végrehajtásához szükséges belső rendelkezéseket. A rendelkezéseknek összhangban kell lenniük e megállapodás feltételeivel. Amennyiben a különös feltételek úgy rendelkeznek, ezeknek a rendelkezéseknek a kedvezményezettek közötti belső együttműködési megállapodás formáját kell ölteniük.

Az egyes kedvezményezettek általános kötelezettségei és feladatai

(A szerződés Általános feltételek – Jogi és adminisztratív rendelkezések II.2.2 cikke szerint) Minden egyes kedvezményezett köteles:

⋅ haladéktalanul tájékoztatni a koordinátort, ha tudomást szerez olyan eseményről vagy körülményről, amely valószínűsíthetően befolyásolja vagy késlelteti a tevékenység

végrehajtását;

⋅ haladéktalanul tájékoztatni a koordinátort az alábbiakról:

⋅ jogi, pénzügyi, műszaki, szervezeti vagy tulajdoni feltételeinek megváltozása, valamint nevének, címének vagy jogi képviselőjének változása;

⋅ kapcsolódó szervezetei jogi, pénzügyi, műszaki, szervezeti vagy tulajdoni feltételeinek megváltozása, valamint a kapcsolódó szervezetek nevének, címének vagy jogi képviselőjének változása;

⋅ kellő időben benyújtani a koordinátornak az alábbiakat:

⋅ a megállapodásban előírt jelentések, pénzügyi kimutatások és egyéb dokumentumok összeállításához szükséges adatok;

⋅ a II.27. cikkben előírt pénzügyi vizsgálatokhoz, ellenőrzésekhez vagy értékelésekhez szükséges valamennyi dokumentum;

⋅ a megállapodás szerint a Bizottság részére benyújtandó minden egyéb információ, kivéve, ha a megállapodás úgy rendelkezik, hogy az ilyen információkat

közvetlenül a kedvezményezett köteles benyújtani.

A koordinátor általános kötelezettségei és feladatai

(A szerződés Általános feltételek – Jogi és adminisztratív rendelkezések II.2.3 cikke szerint) A koordinátor:

– köteles nyomon követni a tevékenység végrehajtását annak érdekében, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a tevékenységet a megállapodás feltételei szerint hajtják végre;

– a megállapodásban foglalt eltérő rendelkezés hiányában közvetítőként működik a kedvezményezettek és a Bizottság közötti kapcsolattartás során. Ezen belül a koordinátor:

⋅ köteles haladéktalanul tájékoztatni a Bizottságot az alábbiakról:

▪ a kedvezményezettek vagy azok kapcsolódó szervezetei bármelyike nevének, címének, jogi képviselőjének változása,

▪ a kedvezményezettek vagy azok kapcsolódó szervezetei bármelyike jogi, pénzügyi, műszaki, szervezeti vagy tulajdoni feltételeinek megváltozása, amennyiben tudomást szerez olyan eseményről vagy körülményről, amely valószínűsíthetően befolyásolja vagy késlelteti a tevékenység végrehajtását;

⋅ a megállapodásban foglalt eltérő rendelkezés hiányában, felelős azért, hogy a megállapodásban előírt minden dokumentumot és információt átadjon a

Bizottság részére. Ha a többi kedvezményezettől van szükség információra, a koordinátor felelős azért, hogy a Bizottságnak való továbbítást megelőzően begyűjtse és ellenőrizze ezeket az információkat;

– köteles gondoskodni a megállapodás értelmében szükséges pénzügyi garanciák nyújtására vonatkozó megfelelő lépésekről;

– köteles összeállítani a kifizetési kérelmeket, jelentéseket a megállapodásnak megfelelően;

– ha a koordinátor a kifizetések egyedüli kijelölt címzettje az összes kedvezményezett nevében, biztosítania kell, hogy a többi kedvezményezett javára minden kifizetést indokolatlan késedelem nélkül teljesítsenek;

– felelős azért, hogy a II.27. cikknek megfelelően az egyenleg kifizetést megelőzően indított ellenőrzések és pénzügyi vizsgálatok, valamint értékelések esetén az összes szükséges dokumentum benyújtásra kerüljön.

A koordinátor feladatainak egyetlen részét sem adhatja alvállalkozásba sem a többi kedvezményezettnek, sem bármilyen más félnek.

Tájékoztatás az uniós finanszírozásról, valamint az Európai Unió jelképének használata

(A szerződés Általános feltételek – Jogi és adminisztratív rendelkezések II.8.1. cikke szerint)

A Bizottság ellenkező kérése vagy jóváhagyása hiányában, a tevékenységre vonatkozó bármely közös vagy egyéni közlés vagy nyilvánosságra hozatal esetén, beleértve a konferencia vagy szeminárium során, illetve bármilyen tájékoztató vagy promóciós anyag (így például brosúra, szórólap, poszter, prezentáció) útján tett közléseket, a kedvezményezettek kötelesek:

– megemlíteni, hogy uniós pénzügyi támogatásában részesített tevékenységről van szó; valamint

– fel kell tüntetniük az Európai Unió jelképét.

Ha az Európai Unió jelképe más logóval együtt jelenik meg, a jelképet kellőképpen hangsúlyosan kell elhelyezni. Az Európai Unió jelképének megjelenítésére vonatkozó kötelezettség nem biztosít kizárólagos használati jogot a kedvezményezettek számára. A kedvezményezettek sem bejegyzés útján, sem más módon nem szerezhetik meg az Európai Unió jelképét, illetve más hasonló védjegyet vagy logót. Az első, második és harmadik al- bekezdés alkalmazásában és az azokban meghatározott feltételek mellett a kedvezményezettek a Bizottság előzetes engedélye nélkül használhatják az Európai Unió jelképét.

Az arculati elemek használatáról részletes útmutató található az Európai Bizottság honlapján, honlapunkon a „Támogatott pályázóknak” menüpontban, illetve jelen kiadványban a „Kötelező arculati elemek” részben.

A megvalósítás felfüggesztése

(A szerződés Általános feltételek – Jogi és adminisztratív rendelkezések II.16. cikke szerint) A projekt egészének vagy bármely részének felfüggesztését kezdeményezheti a kedvezményezettek nevében a koordinátor (vagy a Nemzeti Iroda), ha a megvalósítás rendkívüli körülmények, különösen vis maior esete miatt lehetetlenné vagy túlságosan nehézzé válik. Mindkét fél köteles haladéktalanul tájékoztatást adni az indokok és részletek ismertetésével, és megjelölni a projekt folytatása várható időpontját. A felfüggesztés időtartama alatt felmerült költségekre a projekt támogatása nem nyújt fedezetet. Amint a körülmények lehetővé teszik, hogy a kedvezményezettek folytassák a felfüggesztett tevékenység végrehajtását, a koordinátornak haladéktalanul értesítenie kell a Bizottságot, és be kell nyújtania a megállapodás módosítására vonatkozóan a II.16.3. cikkben előírt kérelmet. Ez a kötelezettség nem alkalmazandó, ha a megállapodás vagy valamely kedvezményezett részvétele a II.17.1., a II.17.2. cikk vagy a II.17.3.1. cikk c) vagy d) pontjával összhangban megszűnik.

A szerződés felmondása

(A szerződés Általános feltételek – Jogi és adminisztratív rendelkezések II.17. cikke szerint) Kellően indokolt esetben a koordinátor (vagy a NI) felmondhatja a szerződést egy vagy több kedvezményezettel. A felmondásról szóló értesítést annak hatályba lépése előtt kell megküldeni a Nemzeti Irodának, részletezve annak indokait, a projekt megvalósítás módosított tervezetét, és meg kell jelölni a hatályba lépés időpontját. A NI az indokok alapján dönt a felmondás elfogadásáról, és értesíti a koordinátort a szükséges további lépésekről.

3.1. A projektmenedzsment tevékenységi területei:

A projekt irányítása

A projekt irányítása magában foglalja a projekt felügyeletét minden szerződéses, jogi, szervezeti és adminisztratív szempontból. Része a partnerség humán- és pénzügyi erőforrásainak, tudásának és időráfordításának koordinálása is.

A projektmegvalósítás szempontjából legfontosabb személyi feltételek ugyan már a pályázati szakaszban eldőltek (az alkalmas és elkötelezett partnerek bevonásával), mégis a projektindítás legfontosabb feladatai közé tartozik a szerződésbe foglalt pályázati tervezet frissítése, aktualizálása (kiegészítésekkel, egyéb rendelkezésekkel együtt), és a részletekről való megállapodás a partnerség tagjaival. A megállapodást javasolt partnerszerződések formájában is rögzíteni.

A partnerszerződés a koordinátor és az egyes szervezetek között létrejött egyedi megállapodás, mely a támogatási szerződés fő kötelezettségeinek lebontását, a partner tevékenységeinek részleteit (szakmailag alkalmas, kellő számú szakember rendelkezésre állása, feladatok, támogatás ütemezése, tevékenység eredményei, mutatói; jogok, kötelezettségek stb.) lebontja a tágabb tervbe ágyazva. Az egyes szervezetekkel kötött partnerszerződések biztosítják azt is, hogy a támogatás megoszlása arányos legyen a partnerek hozzájárulásával, vállalt és elvégzett feladataival. Fontos, hogy a megállapodás

/ szerződés kitérjen a partnerek beszámolókkal kapcsolatos kötelezettségeire is mind a

xxxxxxxx, mind a dokumentáció, mind pedig az

Tipp: A jól működő partnerségi együttműködés egyik alap-feltétele a világos kommunikáció, a pénzügyi átláthatóság, és a nyitott, nyomon követhető döntési folyamat és döntés.

ütemezés szempontjából.

A partnerség a menedzsment tevékenységek támogatására létrehozhat egy „projektirányító testületet”, melynek tagjai döntően a partnerszervezetek képviselői; indokolt esetben további speciális tudás bevonására külső szakértő közreműködését is biztosíthatják. E csoport egyben a projekt szakmai irányító és döntéshozó testülete is. A testület feje a projektkoordinátor szervezetének

képviselője. A projektmegvalósítás változásaival kapcsolatos kérdésekben (szerződésmódosítás esetei) is dönt, illetve az esetleg felmerülő konfliktusok kezelésében közreműködik.

A projektirányító testület működésének megkönnyítése érdekében menedzsment- kézikönyvet is készíthet a partnerség, melyben összefoglalják a működés tervezetét, az ülések rendjét, dokumentációját, a konfliktuskezelésről alkotott elképzeléseket stb., és formadokumentumokat dolgozhatnak ki az egységes megjelenés (találkozók emlékeztetőjének, megállapodások – jegyzőkönyvek formanyomtatványa, hírlevél formátum, prezentáció sablon), de akár a projekteredmények egységes formátumának megalapozása érdekében.

A projektirányító testület szakmai egyeztetéseit telekommunikációs eszközök révén (Skype-megbeszélések, video-konferenciák stb.), vagy személyes találkozók: partnertalálkozók alkalmával bonyolítja le. E megbeszélések a projekt előrehaladása, hatékonysága és minőségi teljesítése érdekében folytatott szakmai megbeszélések.

A találkozók eredményessége érdekében fontos előzetes megtervezésük:

- az előkészítés (ütemezés, előzetes programterv,

Tipp: A projekt lebonyolításához kapcsolódó

dokumentumokat érdemes közös felületen tárolni (pl. Google Drive, Teams, Trello.), amelyek alkalmasak arra, hogy a projektben részt vevő partnerek bármikor hozzáférjenek az anyagokhoz. Fontos, hogy a biztonsági beállításokra figyeljenek, azaz a bizalmas dokumentumokat jelszóval védett felületen érdemes tárolni, azonban a mindenki számára érdeklődésre számot tartó anyagokat nem érdemes felesleges korlátozásokkal ellátni.

A projekthonlapon is létre lehet hozni egy elkülönített, jelszóval védett munkafelületet, ahová a partnerség által használt dokumentumokat töltik fel, belső kommunikációs fórumot hoznak létre.

megbeszélendő tartalmak

egyeztetése, utazások előkészítése),

- a lebonyolítása (minden érdekelt fél aktív közreműködése, technikai körülmények, ellátás biztosítása, jelenléti ív, jegyzetelés megoldása:

elhangozott megbeszélés vázlata, megállapodások rögzítése) és

- az utómunkálatok (jegyzőkönyv megküldése -

egyeztetése, részvétel igazoló dokumentumainak begyűjtése – megküldése) részleteivel.

A megvalósítás felügyelete

A partnerségi együttműködési projektek tevékenységei nagyon szerteágazók lehetnek az egyes projektek jellegétől függően. A projekt során a szakmai tevékenységek kiterjedhetnek az együttműködés és egymástól tanulástól, tapasztalatcserétől, hálózatépítéstől kezdve a felmérések, esettanulmányok készítése, kurrikulum- és kurzusfejlesztés, módszertani és értékelési eszközök korszerűsítéséig, és lehetőséget nyújtanak tanulásra - tanításra, gyakorlat végzésére a partnerség országaiban. Ezeken túl minden projekt tevékenységi körébe beletartoznak a megvalósítás szervezési feladatai, a munka hatékonyságának, minőségének felügyelete, a termékek tervezett minőségét biztosító szakmai munka, az adminisztrációs kötelezettségeknek való megfelelés, a projekt eredmények tágabb hasznosulását biztosító tevékenységek.

Fontos a szerteágazó munka tematikus csoportokba foglalása az átláthatóság érdekében – e tevékenységcsoportok képezik a projekt munkatervét. A munkaterv teszi lehetővé, hogy a megvalósítást a menedzsment ne csak nyomon kövesse, hanem a beavatkozás szükségességét időben felismerje, és hatékony megoldást dolgozzon ki, amely illeszthető az eredeti tervezethez. A tematikus csoportok szervezési elve lehet pl. a tevékenységek célja

- jellege (pl. menedzsment-feladatok, tapasztalatcsere, fejlesztés, adaptáció, tesztelés stb.) vagy a megvalósítás időrendje (projektindítás, 1. partnertalálkozó, 2. partnertalálkozó, értékelés stb.).

A projekttevékenységeket a pályázatban munkacsomagokra kellett lebontani, különbséget téve a projektmenedzsment és az elvégzendő munkacsomagjai között. A munkacsomagban olyan tevékenységek összességét határozták meg, amelyek hozzájárulnak a közös

egyedi célkitűzések eléréséhez, ezeket a munkatervben is érdemes jól elkülöníthetően

megjeleníteni.

A munkaterv legfontosabb elemei az egyes munkacsomagok tekintetében:

- a tematikus feladatcsoport célja, időkerete, eredménye;

- a megvalósítás tevékenységei: felsorolás, időrendiség és összefüggések;

- a feladatcsoport, és az egyes tevékenységek felelősei, közreműködői, lehetőség szerint az egyes partnerek hozzájárulásának részleteivel;

- a tervezett eredmények kapcsolata a tevékenységekkel (főként az értékelés és terjesztés vonatkozásában), határideje, célcsoportja, mutatói (terjedelem, megjelenés, mennyiség, nyelvi verziók, médium stb.);

- egyéb előrehaladási mutatók (lehetséges részleteikkel).

Ha a pályázathoz kidolgozott munkaterv, ütemezés (pl. a bizottsági minta szerint) nem tér ki ennyi részletre, akkor a projektindítás előkészítéseként célszerű kiegészíteni a tervezetet, és az első találkozó alkalmával a partnerekkel egyeztetni és közösen elfogadni. Az így kidolgozott munkaterv lehetőséget ad arra, hogy a partnerszerződésben az egyes partnerek feladatait részletesen „leválogassák”, vagy kiemeljék, ami nemcsak az előrehaladás nyomon követését támogatja, hanem a partner munkájának értékelését tényekkel támasztja alá, nem teljesítés esetén hivatkozási pont a szerződésben foglaltak érvényesítésére, (a koordinátor felelőssége a nem teljesítés kezelése is, ami legrosszabb esetben a szerződés felbontásához vezethet).

A koordinátor szempontjából kulcsfontosságú az előrehaladás minél szorosabb nyomon követése. A közös felelősségvállalást erősíti, ha ennek eredményéről közös fórumon (pl. zárt munkafelületen a projekthonlapon) rendszeresen tudja tájékoztatni a partnerséget. Így például valamelyik partner késése, vagy nem megfelelő teljesítése esetén a „közösség nyomása” is ösztönzőként hat. A partnertalálkozók alkalmait ki lehet használni arra, hogy az összejövetel elején áttekintsék az addigi teljesítést, megbeszéljék az eltérések okait, és a találkozó zárásaként legkésőbb megállapodjanak a következő időszak részleteiről, ha szükséges, akkor a korrekció feladatairól.

Tipp: A munkaterv összeállítása során a partnerek speciális céljaira, igényeire, profiljára, szaktudására érdemes építeni. A projekt sikere nagyban múlik azon, hogy a résztvevők sajátjuknak érzi-e a projektet és elkötelezettek-e a munka során.

A partnerek munkavégzését nemcsak időkeretben kell ellenőrizni, hanem a delegált feladat eredményének minőségét is. Ehhez adnak jó alapot az eredmények – előrehaladási mutatók részletei (határidő, mennyiségi – minőségi mutatók), a partnerekre lebontott munkatervvel együtt. A projektmenedzsment kézikönyv, vagy ha ilyet nem készítettek, akkor a minőségellenőrzési – biztosítási terv tartalmazza a megfelelőség és eredményesség ellenőrzésének módját: az értékelés módszerét,

ütemezését, stb. A minőségellenőrzés két fő területe a projektmegvalósítás, és a tervezett eredmények, termékek köre.

A partnerségi célú együttműködések két sajátos elemet is beépíthetnek projektjükbe a pályázat tervezése során: innovatív termékek adaptálását, fejlesztését, illetve

nemzetközi tanítási, tanulási-képzési ciklust (mindkét elem feltételeit részleteiben a Pályázati kalauz tartalmazza). E területek kiemelt figyelmet igényelnek a megvalósításon belül.

Projekteredmények létrehozása (akár adaptáció, akár fejlesztés) esetén elkülöníthettek erőforrásokat (a tervezés során) a szakmai munka elvégzésén túl annak felügyeletére, minőségellenőrzésére is. Olyan eszközöket használhatnak támogatás igénybevételével, mint pl. kérdőíves felmérés, tesztelés, külső értékelő elemzése stb. Fontos azonban, hogy ezek részleteit előre megtervezzék: a várt mutatókat meghatározzák mind mennyiségi, mind minőségi szempontból; a tapasztalatokat visszaforgassák, és pontos dokumentálásukról gondoskodjanak. A minőségi szempontok pl. lehetnek a célcsoport számára való alkalmasság tartalmi és felhasználási szempontból, a tervezett célnak való megfelelés mutatói. (Ha például azt vélelmezik, hogy új/szerű módszertant fognak használni a projekt eredményeként, ami hatékonyabb tanítást – tanulást tesz lehetővé, akkor térjenek ki a hatékonyság ellenőrzésének lehetőségeire, módjára.)

A projekteredményekhez kapcsolódóan a partnerségnek lehetősége van rendezvényeket szervezni (pl. szemináriumok, konferenciák formájában) az eredmények terjesztésére, népszerűsítésére. Ezen alkalmak a tájékoztatáson túl jelenthetik pl. a projekteredmény tágabb felhasználási módjainak elemzését, tanácskozást a nemzeti képzési rendszerbe illesztés lehetőségeiről, vagy akár a partnerség nemzeti szakmapolitikai szereplőinek bevonásával a hazai szakmapolitikai döntéshozók meggyőzőséhez is keretet adhatnak.

A projekt eredményei kapcsán további feltételeknek kell eleget tenni. A projekt minden eredményét közzé kell tenni, hozzáférhetővé kell tenni a tágabb szakmai közösség, érdeklődők számára.

Ennek egy módját a támogatási szerződés is meghatározza (I.9. cikk): a projekt koordinátora köteles feltölteni az együttműködés eredményeit a Bizottság által létrehozott disszeminációs felületre: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxx/xxxxxxxx/. A támogatási szerződés vonatkozó pontja a „nyílt licenc” -re hivatkozik, mely az a mód, ahogy egy termék jogainak tulajdonosa mások számára engedélyt ad a termék felhasználására. Az engedély a termékekre egyenként vonatkozik. Az engedélyek mértékétől és a kiszabott korlátozásoktól függően számos nyílt felhasználást biztosító engedély létezik, és a kedvezményezett szabadon választhatja meg, hogy termékével kapcsolatban milyen engedélyt alkalmaz. Minden egyes előállított termékre nyílt engedélyt kell adni. A nyílt felhasználási engedély nem jelenti a szerzői jogok vagy szellemi alkotáshoz fűződő jogok átruházását.

Ugyanakkor szakmai szempontok szerint a projekteredmény széles körben felhasználható termék kell, hogy legyen, tehát a közzétett eredményeknek alkalmasnak kell lenniük arra, hogy más, ezen a területen működő szervezetek, intézmények stb. ezeket az eredményeket felhasználhassák, beépíthessék saját oktatási gyakorlatukba, így tehát olyan minőségű és mennyiségű szakmai anyag közzétételére van szükség, mely ezt a beépülést lehetővé teszi. Ezek az anyagok nem feltétlenül egyeznek meg a projekt teljes szakmai anyagával, és abban az esetben elfogadhatók, ha nem csorbul a széles körben való felhasználhatóság és hozzáférés lehetősége.

Felhívjuk a figyelmüket arra, hogy a projektek keretében kidolgozott projekteredményekre vonatkozó licenc ugyanakkor nem tartalmazhat olyan feltételt, amely korlátozza a felhasználói

csoportot, a felhasználókat például regisztrációra, vagy a projekteredmény használatának kérelmezésére, illetve bejelentésére kötelezi. További információkért kérjük, olvassák el a 2022-es angol nyelvű Erasmus + Pályázati útmutató nyílt licenc-re vonatkozó részét (14.oldal).

Alkalmazhatnak ugyanakkor olyan eszközöket, amelyekkel a jogtalan felhasználást korlátozni tudják, például másolásvédelem, vízjel stb., illetve megtilthatják például a harmadik fél általi, kereskedelmi célra történő felhasználást. Ezáltal követhetővé válik a projekteredmény útja, ill. biztosíthatók a szellemi tulajdonhoz fűződő jogok.

A projekteredmények szabad hozzáférhetőségéhez hozzátartozik az eredmények széles körben történő terjesztése (konferenciák, workshopok, publikációk), a támogatási időszakot követően is.

A fentieken túl, szakmai bírálatra minden elkészült projekteredményt és -terméket teljes terjedelemben el kell küldeni a támogatónak a záróbeszámolóval együtt.

A támogatási szerződés I. számú mellékletének II.9. cikke rendelkezik részletesen az előzetesen meglévő jogokról, valamint a projekteredmények tulajdon- és felhasználási jogairól. Eszerint - ellenkező rendelkezés híján - a projekteredmények (és a projekt során létrehozott minden dokumentum) tulajdonjoga (iparjogvédelmi és szellemi tulajdonjogokat illetően is) a kedvezményezetteket illeti meg. A projekt során felhasználásra kerülő, és védelem alatt álló termékek felhasználási jogát a partnerségnek meg kell szerezni legkésőbb a projekt indulására (és erről jegyzék formájában értesíteni kell a Nemzeti Irodát). Mindemellett a partnerségeknek felhasználási jogokat kell biztosítaniuk az Európai Unió és a NI részére a II.9.3. cikkben felsorolt esetekben (pl. saját célra történő felhasználás, nyilvános terjesztés stb.). Az eredmény Nemzeti Iroda és/vagy Unió általi nyilvánosságra hozatalakor a szerzői jog tulajdonosára vonatkozó tájékoztatást fel kell tüntetni.

A nemzetközi tanítási, tanulási-képzési tevékenységeket az Erasmus+ program projektbe ágyazott mobilitásokként is definiálja, ami alatt azt érti, hogy e tevékenységek nem csupán mobilitási lehetőségek, hanem a projekt céljainak eléréséhez szükségesek, lényeges hozzáadott értéket képviselnek. Törekedjenek tehát arra, hogy a tervezett

mobilitások a megvalósítás során is a projekt integráns részét képezzék: a mobilitási

Tipp: Érdemes bizonyítványt vagy

tanúsítványt is kiadni egy kurzus elvégzéséről. pl. Europass felületen, lásd. 8.3. fejezet.

tevékenységek hozzájáruljanak a projekt- eredmények tartalmához (pl. felkészülés a fejlesztési munkára, újszerű tanítási tartalomra, módszerre; képzés kipróbálása, teszteléses stb.)! A tanulói / hallgatói/oktatói mobilitás feltétele, hogy

blended learning (=kombinált tanulás: hagyományos oktatási formák ötvözése e-learning eszközökkel) keretében ágyazva valósuljanak meg.

A mobilitási pályázattípushoz hasonlóan itt is szükséges előzetesen megtervezni a kiutazások részleteit:

- alkalmas kiutazók kiválasztása (elvárások a kiutazókkal szemben: személyi – szakmai – nyelvi igények; kiválasztás módszertana, lebonyolítása, várólista felállítása, nyelvi felkészültség mérése),

- a kiutazás előkészítése (a fogadó intézménnyel tartalmi egyeztetések: program, nyomon követés, értékelés stb.; az utazás módja: foglalások, kísérő személyzet szükségessége stb.; a tartózkodási feltételei: szállás, étkezés, helyi közlekedés stb.; a kiutazók felkészítése - szükség esetén nyelvi felkészítés is; a kiutazókkal kötendő szerződés formája, tartalma, stb.),

- a mobilitás értékelése, dokumentálása, pl.: a mobilitás programja, munkanapló, szakmai összefoglaló, beszámoló, értékelés kérdőív, stb.

A kiutazások megvalósulása után a partnerség is értékelje a dokumentáció alapján a mobilitások eredményességét, fogalmazza meg és építse be hozadékát a projekteredményekbe (tapasztalatok felhasználása, beépítése, korrekciók igénye, stb.)

Minden projektben fontos szempont a megvalósítás kapcsán - a munkavégzés minősége, hatékonysága mellett - az előrehaladás és a támogatás felhasználásának felügyelete is. A koordinátor fontos feladata, hogy dolgozzon ki a partnerséggel egyeztetve olyan rendszert, ami lehetővé teszi a támogatás felhasználásának követését. A munkatervhez készített ütemezés a támogatási igény felmerüléséről, a megvalósulás során a tények összevetése (pl. negyedéves rendszerességgel) a tervezettel megkönnyíti a beszámolók elkészítését. Arra is lehetőséget ad, hogy időben felfigyeljenek az eltérő felhasználásra (pl. kevesebb kiutazó esetén maradvány képződésére) és időben tervezzék meg a maradvány

hasznos és elfogadható felhasználását, szükség esetén képesek legyenek

Tipp: A projekt előrehaladásának nyomon

követésére a tevékenység különböző szakaszaiban kerüljön sor, hogy a partnerség még időben tudjon reagálni, ha nem a tervek szerint halad a projekt megvalósítása. A belső monitoring során született dokumentumokat (pl. kérdőíveket, reflektív naplókat) érdemes megőrizni, hiszen akár egy következő projektötlet is származhat az ott megfogalmazottakból.

előzetesen szerződésmódosítás kezdeményezésére.

Kommunikáció és tájékoztatás

A menedzsment hatáskörébe tartozik az információcsere, tájékoztatás a projekt tartalmáról, előrehaladásáról, eredményeiről. E tájékoztatás döntően kétféle irányú: a partnerség körére, illetve azon túlra mutat.

A partnerségen belül e tevékenységi körbe tartozik a tevékenységek – feladatok előrehaladásáról, eredményeiről, esetleges eltérésekről való kölcsönös tájékoztatás, mely minden partner feladata és kötelessége. További fontos terület dokumentumok megosztása kezelése a partnerségen belül. Célszerű közös munkafelületet létrehozni e tevékenységek egyszerűsítése érdekében. Ilyen lehet pl. közös fórum és dokumentummegosztó felület a projekt honlapján, vagy ha erre nincs mód, akkor megoldható Google+ rendszerben zárt csoport létrehozásával, vagy más online eszközökkel. A fórum biztosítja, hogy mindenki minden információról értesüljön, hozzászólhasson, időben dokumentált és visszakövethető, hogy ki, mikor, mit „mondott”. A megosztott dokumentumok révén mappába rendezhető tartalom, tematika szerint a projekt dokumentációja, valamint archív mappát lehet létrehozni az elavult, régebbi verziók számára. Visszakövethetők a korábbi változatok, ugyanakkor a

legfrissebb verziók közös hozzáférése gondoskodik arról, hogy véletlenül, tévedésből sem a régebbi dokumentumokat vegye valamelyik partner egyeztetési alapul. Az ily módon kezelt legfrissebb verziók pedig a beszámolókhoz összekészített dokumentációnak is tekinthetők.

A kommunikáció külső célcsoportját a különféle szakmai partnerek és egyéb érdeklődők jelentik. Tájékoztatásuk kiterjed a projekt céljairól, várt eredményeiről, előrehaladásáról. A partnerség körén túlmutató tájékoztatás célja kettős.

A disszemináció elsősorban általános, széleskörű tájékoztatás a projekt céljairól,

Tipp: A disszeminációs tevékenység

mindig legyen tervezett, és terjedjen ki az együttműködés teljes időtartamára.

előrehaladásáról; eredményeiről. Célja potenciális felhasználók érdeklődésének felkeltése, a tágabb szakmai közönség általános tájékoztatása. Fontos azonban itt is a célzott információnyújtás.

További részletes útmutatás a kézikönyv AZ EREDMÉNYEK TERJESZTÉSE ÉS A PROJEKT LÁTHATÓVÁ TÉTELE c. fejezetben található.

Kapcsolat a Nemzeti Irodával, közreműködés a nyomon követésben, beszámolás

A partnerség tagjainak szerződéses kötelessége a Nemzeti Irodával való együttműködés. E terület szóbeli, írásbeli kommunikációt és tevékenységeket is jelent.

A kedvezményezettektől induló kommunikáció tartalma főként a projekt előrehaladása, esetleges problémák jelzése, tájékoztatás tervezett rendezvényekről, eseményekről.

Az írásbeliség mellett problémák esetén (előzetes egyeztetés alapján) személyes vagy online konzultációra is van lehetőség.

A Nemzeti Iroda (esetleg az Európai Bizottság) által kezdeményezett kommunikáció – információcsere döntően a monitoring látogatásokat, helyszíni ellenőrzéseket, auditokat jelentik. A monitoring látogatások célja szakmai tájékozódás, jellege szerint konzultáció. A helyszíni ellenőrzések auditok pénzügyi tartalmúak és ellenőrzés jellegűek. A beszámolás tartalmában fontos elem az eredmények, termékek feltöltése a disszeminációs felületre.

A kedvezményezettek további írásos „kommunikációs kötelezettsége” a szerződésben meghatározott ütemezésben, és tartalommal benyújtandó beszámolók köre. Ezek a projekt előrehaladásának kötött tartalmú szakmai és pénzügyi bemutatását jelentik, tényekkel alátámasztva.

Az együttműködés körébe tartozó tevékenységek elsősorban a Nemzeti Iroda által szervezett rendezvényeken való részvételt – közreműködést jelentik (pl. előadás, beszámoló tematikus szemináriumokon, konferenciákon, pályázatíró szemináriumokon).

4. VÁLTOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK A PROJEKT MEGVALÓSÍTÁSA SORÁN

4.1. Bevezetés

A projektek megvalósítása során felmerülhetnek olyan előre nem látható körülmények, amelyek a projekt - szerződésben rögzített - adatainak, feltételeinek, tervezetének változását vonják maguk után.

Törekedjenek arra, hogy a lehető legkevesebb változtatásra legyen szükség a projekt futamideje alatt. Tudniuk kell, hogy a projektmegvalósítás vagy a partnerség bármely változtatása nem befolyásolhatja lényegesen a projekt minőségét, megvalósíthatóságát, vagy a projekt céljait, és minden módosításnak összhangban kell lenni a támogatási szerződésben és mellékleteiben foglalt jogi szabályokkal. A kedvezményezettek az egymás között és az egyes munkacsomagok között végrehajtott átcsoportosítások révén kiigazíthatják a II. mellékletben foglalt előzetes költségvetést, amennyiben a tevékenységet az II. mellékletben ismertetettek szerint hajtják végre.

A III. sz. melléklet alapján, abban az esetben, ha a projektmegvalósítás során a Kedvezményezettnek módosítania szükséges egy munkacsomaghoz/tevékenységhez rendelt költségvetést, azt kizárólag a Nemzeti Iroda felé benyújtott kérelemmel teheti meg. A munkacsomagok közötti költségvetési átcsoportosítások csak abban az esetben fogadhatók el, ha a munkacsomagokban foglaltak még nem készültek el (és eszerint is szerepelnek a pénzügyi nyilatkozatban) és a tevékenység technikai megvalósítása indokolja. Ennek értelmében a Nemzeti Iroda minden ilyen jellegű módosítási kérelmet egyedi alapon bírál el.

A projekt elfogadott támogatási igényének végösszege azonban nem változhat!

Módosítás: olyan jogi cselekmény, amely a támogatási szerződésben foglalt részletek megváltoztatására irányulnak. E változások egy része formai-technikai jellegű, másik része a projekt tartalmi vonatkozásaira irányul.

Az alábbi táblázatban foglaltuk össze a lehetséges eseteket.

Változások tartalma	Formai - technikai változások	A projekt tartalmát érintő lényeges változások
Kedvezményezett szervezet adatainak változása: - jogi státusz - szervezet neve - szervezet címe	✓
Kontakt személy, ill. adatai	✓
Aláírásra jogosult személy, ill. adatai	✓

Banki adatokban történő változás, ha a szerződéskötéshez felhatalmazó levelet kért be a NI (lsd. szerződés 2. oldala – mellékletek)		✓
Partnerség felépítését érintő változások (a koordinátor intézmény cseréjére nincs mód)		✓
A kedvezményezett szervezet jogi személyének átalakulás miatti változása (pl. fenntartóváltás jogutódlással, vagy feladatátadással)		✓
Projekt futamideje		✓
Részbeszámolók ütemezése		✓
Pénzügyi változások (melyek meghaladják a szerződés I. rész I.3.2 pontjában részletezett lehetőségeket)		✓

1. sz. táblázat

Az 1. sz. táblázatban szereplő áttekintés eligazodást nyújt abban is, hogy mely esetekben kell kezdeményezni a szerződés módosítását.

A ’Formai - technikai változások’ nem igénylik a szerződésmódosítási formanyomtatvány használatát, azonban ezen változásokról is értesíteni kell a Nemzeti Irodát és a Organisation Registration System felületén lévő adatokat és dokumentumokat frissíteni kell.

’A projekt megvalósítását érintő lényeges változásokat’ érintő esetekben a formanyomtatványt ki kell tölteni és (a kívánt mellékletekkel együtt) megküldeni szerkeszthető formában e-mailen.

A szerződésmódosítást a kedvezményezettek nevében a koordinátor, vagy különleges esetekben a NI is kezdeményezheti. A következőkben a koordinátor által kezdeményezett módosítások részleteit mutatjuk be.

4.2. A szerződésmódosítás feltételei

- a módosítást írásban kedvezményezettek nevében a partnerség koordinátora nyújtja be: aláírója a koordinátor szervezet jogi képviselője;

- a kérelem formája hivatalos levél, illetve a szerződésmódosítás formanyomtatványa;

- a tervezett változásokat alaposan meg kell indokolni.

4.3. A szerződésmódosítás folyamata

A támogatási feltételek bármilyen módosítása írásbeli kiegészítő megállapodás formájában történhet meg, amint azt a szerződés is tartalmazza (ld.: Általános feltételek II.13 cikk). Éppen ezért a szerződésre és annak módosítására vonatkozó semmilyen szóbeli megállapodás nem tekinthető érvényesnek.

A koordinátor által kezdeményezett szerződésmódosítás esetén a NI minden esetben megvizsgálja, elfogadható-e a módosítás, és írásban tájékoztatja a kedvezményezett döntéséről,

valamint arról, szükséges-e szerződésmódosítás. A NI fenntartja magának a jogot, hogy elutasítsa a nem kellően indokolt módosítási kérelmet.

A módosítási kérelmet a tervezett változások jóváhagyására megelőzőleg, jóval azok hatályba lépése előtt meg kell küldeni a Nemzeti Irodának, de minden esetben legalább egy hónappal a projektzárás időpontja előtt, azaz nem lehet utólagosan módosítást kérni azokra a változtatásokra, amelyek ténylegesen már megvalósultak. Ez alól kivételt képeznek Kedvezményezett részéről alapos indokkal alátámasztott és Nemzeti Iroda részéről elfogadott esetek (ld.: Általános feltételek II.15 cikk – Vis maior)

A szerződésmódosítást a NI készíti el, és a szerződéshez hasonló módon elküldi a kedvezményezett számára. A módosított szerződés mindkét fél (koordinátor – Tempus Közalapítvány) jogi képviselőjének aláírásával lép hatályba.

Ha nem (vagy nem kellő időben, kellő indoklással) tájékoztatják a NI-t a projektet vagy a szerződést érintő változásokról, a kedvezményezett a felelős azért, ha a változásból eredően el nem fogadható tevékenységek és költségek keletkeznek.

4.4. Formanyomtatvány használata a módosítási kérelemhez

A módosítási kérelmet a külön erre szolgáló szerződésmódosítási kérelem formanyomtatványon kell benyújtani, melyről igény esetén bővebb tájékoztatást nyújtunk.

A formanyomtatvány az alábbi területekre terjed ki: Partnerséget érintő változások

A Partner(ek) kilépése

B Új / csere partner(ek) csatlakozása a projekthez Egyéb változások

C A projekt futamidejének változása

D Munkacsomagok közötti átcsoportosítás E Bankszámla változása

F Munkaprogram változása

Megjegyzés:

A koordinátor intézmény megváltoztatása csak a támogatási szerződés megkötése előtt lehetséges. A koordinátor szerepét átvevő szervezetnek ugyanabban a programországban kell lennie, mint a kilépő koordinátornak, és részt kell vennie a jóváhagyott pályázatban.

A projekt megvalósítása során nem változtatható meg a koordinátor, mivel a partnerség működésének lényeges változását jelentené, melyet meghatároz a koordinátor szervezet egyedi szerepe, a szükséges pénzügyi és működési kapacitása.

A koordinátor technikai cseréje csak abban az esetben lehetséges, ha a koordináló szervezet jogállása változik meg (egyesülés, szétválás), miközben a szervezet lényegében megegyezik azzal, amelyik a partnerség nevében támogatást kapott.

4.5. Egyéb módosítási kérelmek

Az alábbiakban azokat az eseteket írjuk le, amelyekben nincs szükség a szerződésmódosítási formanyomtatvány használatára.

Változások az ORS felületén szereplő adatokban, dokumentumokban

Az Organisation Registration System az a felület, amelyen a projektekben (pályázatokban) érintett kedvezményezettek a szervezetük adatait, működési feltételeikkel kapcsolatos dokumentumokat regisztrálják – tárolják. Itt kell felvezetni az ezekben történő változásokat, melyeket a NI az alátámasztó dokumentumok alapján validál.

Nem szükséges szerződésmódosítási formanyomtatványt beküldeni ezekben az esetekben, viszont ajánlott értesíteni a NI-t a felvezetett változásokról, hogy a szükséges jóváhagyásokat mielőbb elvégezhesse.

Az alábbi változásokat az Organisation Registration System felületén kell felvezetni:

A kedvezményezett szervezet(ek) jogi státuszának változása

A kedvezményezett új jogi státusza is meg kell, hogy feleljen az eredeti részvételi és kiválasztási feltételeknek. Ha az új jogi státusz olyan állapotot eredményez, melyek nem felelnek meg az eredeti feltételeknek, akkor a szervezet közreműködése lezárul. A szervezet közreműködésének megszűnése kapcsán azt is vizsgálni kell, hogy projektszinten érvényesülnek-e a támogatási feltételek – ha nem, akkor a támogatási szerződés felbontásra kerül.

A kedvezményezett szervezet(ek) nevének változása

Előfordulhatnak olyan esetek, amikor a névváltozás mögött más változás is rejlik (új jogi személyiség, jogutódlás kérdései stb.), melyek további alátámasztó dokumentumok benyújtását teszik szükségessé. Ilyen esetekben a NI jelzi, hogy mely dokumentumokat kell pótolniuk.

A kedvezményezett szervezet(ek) címének változása

A változást a NI jóváhagyja, ha megfelel a részvételi feltételeknek.

A kedvezményezett szervezet(ek) jogi képviselőjének változása

Ebben az esetben nincs szükség a formanyomtatvány használatára. A szervezet új jogi képviselője levelet, vagy e-mailt küld a Nemzeti Irodának, melyhez hivatalos dokumentumot (meghatalmazás, jegyzőkönyv a változásról, aláírási címpéldány.) csatol az aláírási jogosultság igazolására. E-mailben küldött kérelem esetén az új jogi képviselőnek legalább másolatban kell szerepelni, ha nem ő az üzenet küldője.

A kedvezményezett szervezet(ek) koordinátorának változása

A kedvezményezett szervezet kapcsolattartójának (az a személy, aki a szerződésben kapcsolattartóként szerepel) változása sem igényel formanyomtatványon benyújtott kérelmet. A szervezet jogi képviselője által írt levél, vagy e-mail formájában kell bejelenteni a változást, és részletezni kell a változás okait - indokait. E-mailben küldött kérelem esetén a jogi képviselőnek legalább másolatban kell szerepelni, ha nem ő az üzenet küldője.

5. AZ EREDMÉNYEK TERJESZTÉSE ÉS A PROJEKT LÁTHATÓVÁ TÉTELE

A disszeminációs tevékenységek célja

A disszemináció olyan tevékenységek sokaságát jelenti, amelyek célja a projekt eredményeinek közzététele azon célcsoportok számára, akik közvetlenül nem vettek részt a projektben, de fontos, hogy a projekt eredményei eljussanak hozzájuk. Az Európai Unió finanszírozásával megvalósuló projektekkel szemben elvárás, hogy a projektek hatásának, illetve a létrehozott projekttermékek széles körben történő megismertetésének és használatának terjesztésére különös hangsúly kerüljön. Nagyon fontos, hogy ez a tevékenység a projekt teljes időtartama alatt megvalósuljon, és hogy valamennyi konzorciumi partner részt vegyen a disszeminációs tevékenységekben.

Az eredmények terjesztése (disszeminációja) és hasznosítása (valorizációja) ismert fogalmak. A jól megtervezett és körültekintően végrehajtott valorizáció biztosítja, hogy a projekteredmények elérhetők legyenek ne csak a partnerségben közvetlenül részt vevők számára, és hatásuk fenntartható legyen a projekt futamidejét követően is, a helyi, regionális, nemzeti és európai szintű gyakorlatokban történő tényleges felhasználásuk által. A minél szélesebb körű terjesztés érdekében lehetőleg a legkülönfélébb csoportokat próbáljuk bevonni a disszeminációs tevékenységekbe.

Az Erasmus+ projektektől elvárás, hogy a partnerség, vagy a partnerségben részt vevő intézmények honlapján tegyék közzé a projekt adatait, megvalósításának fő lépéseit és eredményeit (vagy ezek elérhetőségét).

5.1. A disszeminációs terv

Az eredmények disszeminációjának számos célja lehet: a projekt témája iránti figyelem felkeltése, a nyilvánosság tájékoztatása és bevonása, a projekt fenntarthatóságának biztosítása. A disszemináció akkor igazán eredményes, ha a projekt erős disszeminációs stratégiával, jól kidolgozott disszeminációs tervvel rendelkezik. A tervek korai elkészítése biztosítja, hogy a megcélzott felhasználók és az ő igényeik központi helyet kapjanak a projekt kezdetétől.

Ezen tevékenységek tervezése kapcsán első lépésként a partnerségnek az alábbi jellegű kérdéseket kell mérlegelnie:

- Milyen problémára keres választ a projekt? Milyen szükségleteket céloz meg a projekt?

- Melyek a várt eredmények?

- Kik a felhasználók/érintett szektorok, melyek hasznosítják a projekt eredményeit?

A disszemináció tervezésekor minden potenciális felhasználó szempontjait érdemes megfontolni, nem csak a partnerségben részt vevő intézmények tagjaira vonatkozólag. Meg kell tervezni a felhasználókkal történő konzultációt és bevonásukat a projekt futamideje folyamán.

A terv kulcselemei a következők:

- a terjesztésre és hasznosításra irányuló tevékenységek típusai – módszerek és eljárások;

- a szükséges emberi és pénzügyi erőforrások;

- munkaterv a különböző tevékenységekre;

- stratégia a tevékenységek továbbvitelére a projekt futamidején túl (fenntarthatóság). Bár a disszeminációs terv tartalma projektenként eltérő, azonban a legalapvetőbb kérdések, amelyeket a tervezés során végig kell gondolni, lényegében azonosak:

- Mit?

- Milyen célból?

- Ki(k)nek?

- Hogyan?

- Mikor?

- Ki?

- Miből?

A disszeminációs terv elkészítését szolgálja a Kézikönyv II. számú MELLÉKLETÉBEN

található táblázat.

Ha elkészült, a disszeminációs tervet rendszeresen át kell nézni, és ha szükséges, módosítani a projekt előrehaladásának fényében. Bármilyen, az eredeti tervhez képest történt módosítást le kell írni a benyújtandó előrehaladási jelentésben, időközi, illetve záróbeszámolóban.

Felhívjuk figyelmét, hogy a támogatási szerződés különös feltételeket határoz meg a tájékoztatással és a nyilvánossággal kapcsolatban. Az Erasmus+ projektek esetében a Támogatási szerződés Xxxxxxx Xxxxxxxxxx I.11.2 pontja értelmében a projekt koordinátora az együttműködés eredményeit köteles feltölteni az ’Erasmus+ Project Results Platform felületre a felületen található utasításoknak megfelelően.

Honlapunkon hasznos információkat találhatnak a disszeminációs tevékenység megtervezéséhez kapcsolódóan.

5.2. Eredmények terjesztése, hasznosítása

Az elvárt eredmények és hatás mérése - indikátorok

A projekttervezés logikája

Egy projekt kizárólag akkor tekinthető sikeresnek, ha kitűzött céljait teljes mértékben elérte, emiatt rendkívül lényeges, hogy a projektcélok pontosan kerüljenek meghatározásra. Ez a projekt definiálási szakaszában történik – közösen a partnerekkel, akiknek azonban teljesen eltérő céljaik lehetnek. Ezért a célok kijelölése előtt elengedhetetlen, hogy az intézmény áttekintse az intézményi/ szervezeti stratégiai céljait, és azokra építve, azokhoz igazítva határozza meg saját projektcéljait, amelyek – a partnerekkel történő egyeztetést követően – válhatnak a projekt hivatalos céljaivá.

Egy projektcélnak minden esetben konkrétnak, elérhetőnek, mérhetőnek, relevánsnak és időben ütemezettnek, lehatároltnak kell lennie! Ez azért fontos, mert a jól megfogalmazott célokhoz könnyebb elvárt eredményeket (termékeket) rendelni, azaz meghatározni, hogy egy adott cél elérése milyen esetben tekinthető teljesültnek. Az elvárt eredményekhez szükséges az azok mérésére szolgáló indikátorokat tervezni. Lényeges, hogy tevékenységeket kizárólag tisztázott célok és eredmények (valamint indikátorok) birtokában lehet definiálni, tehát szigorúan tilos a tevékenységek átgondolásával kezdeni a tervezést!

Az alábbi ábra a projekttervezés logikáját mutatja be:

Intézményi/ szervezeti stratégiai célok

Projektcélok

Elvárt eredmények

Indikátorok (célértékekkel)

T E R V E Z É S

(feladatok, erőforrások, kockázatkezelés stb.)

Indikátorok

Az indikátorok olyan mutatószámok, amelyekkel egyrészt a projekt tevékenységeinek eredményessége, másrészt a célok felé haladás mértéke követhető nyomon.

Az indikátorok meghatározásánál körültekintően kell eljárni, nem csak a mutató- és mérőszámokat, hanem a mérés módját, folyamatát is alaposan meg kell tervezni! Az indikátoroknak többfajta csoportosítása létezik, de a partnerségi projektek szempontjából az alábbiak használata indokolt:

• Bemeneti (input) – a rendelkezésre álló, felhasználandó erőforrásokat, kiinduló értékeket jelöli, közvetlenül mérhető;

• Kimeneti (output) – a projekt céljai által meghatározott tevékenységekhez rendelt kimeneti értékek, általában fizikai elemet mérnek - közvetlenül mérhető;

• Eredmény (result) – közvetlenül létrehozott eredményekre, a célok teljesülésére vonatkoznak, a változásokról, valamint a végtermékekről adnak információt – közvetetten mérhetőek;

• Hatás (impact) – a projekt akár rövid, vagy közép, de inkább hosszú távú hatásaira, következményeire vonatkoznak, közvetetten mérhetőek.

Az első három típus viszonylag egyszerű: pl. egy képzés esetében a bemeneti indikátor a jelentkezők száma, a kimeneti a képzést elvégzők száma, az eredmény indikátor pedig a kettő közötti különbség: hányan végezték el sikeresen (eredményesen) a képzést. Ebben az esetben az is lehet indikátor (megfelelő célértékkel), hogy a végzettek közül hány főnek sikerült

„kiválóan megfelelt” szinten teljesítenie a képzést, azaz feldolgoznia a kapott ismereteket és/vagy megerősítenie bizonyos kompetenciáit. Ez azonban olyan kvalitatív indikátor lesz (ld. később), amelyhez nagyon pontosan definiálni kell az elvárt eredményt, jelen esetben például azt, hogy milyen kritériumok alapján minősíti a képző a képzés végén egy résztvevő teljesítményét „kiválóan megfelelt”-nek.

A hatásindikátorok megfogalmazása (és különösen mérésük) azonban nagyfokú odafigyelést igényel, mivel egy projekt hatása nem csak a projektben végzett tevékenységektől, a projekt által előállított eredményektől, hanem számos olyan külső tényezőtől is függ, amelyre a projekt megvalósítóinak nincs befolyása.

Egy kifejlesztett képzési anyag hatásindikátora lehet például a tanulók / diákok / felnőtt tanulók

/ szakemberek / munkavállalók fejlődésében tapasztalható pozitív változás, amely azonban nem attól függ, hogy hány pedagógus / oktató alkalmazta az új tananyagot (ez inkább eredményindikátor), hanem attól, hogy az adott iskolában / képzőhelyen milyen a képzésben résztvevők szociokulturális háttere. Vagy éppen, hogy milyen kompetenciákkal rendelkezik az őket tanító és az új tananyagot alkalmazó pedagógus / oktató.

Az indikátorok egy jelentős része kvantitatív, melyek mérése viszonylag egyszerű, mivel olyan adatok alapján lehet kiszámolni értéküket, amelyek egy képzőintézményben / szervezetnél egyébként is rendelkezésre állnak. Például a pedagógusok / oktatók, tanulók / diákok száma (fő), a munkaerőpiac igényeihez igazított virtuális laboratóriumok / munkahelyek száma (db) stb. Ezekből az elemi indikátorokból aztán ún. származtatott mutatók is képezhetők, amelyek bizonyos arányokat mutatnak meg: például, hogy mennyi az egy virtuális munkahelyre jutó tanulók száma (fő).

A kvalitatív indikátorok esetében azonban bonyolultabb eljárásokat szükséges alkalmazni, mivel rendkívül ritka, hogy egy-egy adat önmagában is képes legyen adott termék minőségének jellemzésére.

A példánál maradva egy tananyag minőségének mérésére célszerű olyan kérdőíveket szerkeszteni, amelyek alkalmasak mind a tanárok, mind a tanulók véleményének összegzésére a tananyag használhatóságára vonatkozóan. (Természetesen ehhez a projektben tervezni kell a tananyag tesztelését is!)

Az indikátorok meghatározását tehát meg kell előznie a pontos termékdefiníciónak, és csak azt követően lehet megkezdeni mutatók képzését. Célszerű az alábbi táblázatot használni (saját használatra, amely a projektvezetőt segíti a projekt nyomom követésében) a következők szerint:

	Xxx	Xxxxxx eredmény	Indikátor megnevezése	Mérték- egység	Kiindulási érték	Célérték	Céldátum	Adatforrás megnevezése
1.
2.
3.

Egy-egy célhoz több elvárt eredmény is tartozhat, de indikátort minden esetben az eredményhez kell rendelni és nem a célhoz! Az indikátor megnevezése oszlopban pontosan kell fogalmazni! Fenti példa esetében nem a „pedagógusok száma”, hanem a „tananyagfejlesztésben résztvevő pedagógusok száma” lehet az indikátor. A kiindulási értékek lesznek a projekt bemeneti (input) mutatói, a célértékek pedig a kimeneti és/vagy az eredménymutatói. Nagyon fontos, hogy csak olyan indikátor szerepeljen a táblázatban, amelyet mérni tudunk, ezért szükséges előzetesen

áttekinteni, hogy rendelkezésre áll-e (vagy kialakítható-e a projekt során) olyan adatbázis, amely naprakész és az indikátor szempontjából releváns adatokat tartalmaz!

Célszerű először a projekt keretében kidolgozandó termékeket (pl. tananyag, módszertani segédanyag stb.) meghatározni, majd az eredmények előállítását támogató tevékenységekkel foglalkozni (pl. partnertalálkozók, tananyagfejlesztés, tesztelés, disszeminációs alkalmak stb.).

Érdemes már a tervezés fázisában eldönteni, hogy milyen részeredményeket kíván a projekt elérni. Tehát meg kell határozni, hogy például egy képzésfejlesztés folyamatában, ahol az indikátor maga az elkészült képzési anyag, milyen résztermékek szülessenek meg. (Ezek nagy valószínűséggel egyben a projekt mérföldköveit is kijelölik majd.) Ilyen lehet a tematika, a gyakorlati feladatok leírása, a segédanyag stb. Ez nem csak a termék előállításához szükséges tevékenységek későbbi tervezését, illetve a termékelőállítás folyamatának nyomonkövetését, hanem a projekt megvalósítása közben ellátandó kötelező disszeminációt is segítheti.

Nem szabad elfelejteni, hogy a pályázat hatásindikátorok alkalmazását is előírja, ezért a táblázat kitöltését követően át kell tekinteni, hogy mely eredményekhez lehet (és szükséges) ilyen típusú indikátorokat is rendelni, ha egyáltalán lehetséges.

Életszerűbb azonban, hogy egy-egy hatásindikátor több eredmény hasznosulását méri egyszerre, hiszen például egy kifejlesztett tananyag hatása csak a hozzá tartozó pedagógus- továbbképzés (amely szintén eredménye lehet a projektnek) lezárulta után, illetve a tananyag tanításának megkezdését követően mérhető.

Egy jól kidolgozott indikátortábla rendkívüli mértékben megkönnyíti a projektmenedzser életét, mivel a projekt végrehajtása során elsősorban a mérföldkövekhez rendelt eredmények teljesülését kell figyelnie. Ugyanakkor még a legjobb tervezésbe is csúszhatnak hibák, emiatt a projekt későbbi folyamatában mindig vissza kell tekinteni a célokra, ellenőrizni, hogy a tervezett és megvalósításra kerülő tevékenységek valóban az azokhoz rendelt termékek előállítását szolgálják-e.

A fenti folyamat kiegészítőjeként a NI közös fejlesztését szeretnénk bemutatni, ami néhány lépésen keresztül segít önállóan vagy csoportosan, a projektpartnerekkel átgondolni az eredmények és hatások mérését.

Az Impact+Xxxx a hatásmérés egy eszköze, amelynek célja, hogy segítse a projekt várható hatásának átgondolását, azok mérésének módját és milyen adatokkal tudják alátámasztani az elért hatást. A hatásmérés-tervezésben kevésbé jártas projektgazdák is könnyedén használhatják.

Ugyanakkor egy rugalmas eszköz, amely többféle módon alkalmazható:

- a projekttervezés korai szakaszában a projektpartnerek egy csoportjával

- a pályázat benyújtása előtt segít finomítani és tökéletesíteni a pályázatot

- a projekt kezdetén segít meghatározni a tervezett hatásokat és tervezni a hatásmérés tevékenységeit

- a projekt futamideje alatt segítségével követhető a tervezett hatás megvalósulása vagy újraértékelése

- a projekt végén – támogatja az összegző/minősítő értékelést

- egy partner vagy pedig külön-külön minden partner készít egy tervet, amit közösen megbeszélnek és összeállítják a végső változatot a teljes projektre.

Mennyi időt igényel a tervezés?

Az időigény a projekt nagyságától és összetettségétől függ. Legalább fél nap (3 óra), de érdemes inkább egy teljes nappal (7 óra) számolni

Folyamatos teendők:

- Áttekinteni és pontosítani az indikátorokat és az adatgyűjtési módszereket, hogy ezt követően megtervezzük az adatgyűjtés eszközeit és megvalósítsuk azokat.

- Nézzük át és fedezzük fel a fontosabb kapcsolatokat, összefüggéseket az egyes eredmények, hatások és indikátorok között – mi az, amit ténylegesen meg kell tenni, hogy a projekt elérje a kívánt hatást.

Az Impact+ Tool-ról bővebb tájékoztató és segédanyag magyar és angol nyelven is elérhető.

Képzési programok akkreditációja, engedélyeztetése

Ha a projektben szerepel képzés fejlesztése vagy átvétele, akkor a további felhasználás, tovább éles és hasznosulás szempontjából kiemelt fontosságú lehet annak akkreditációja, engedélyeztetése. Ha a pályázatban ez vállalásként is szerepel, fontos tudni, hogy a Nemzeti Iroda ellenőrzi az ehhez szükséges lépések megtörténtét.

5.3. Kötelező arculati elemek

Xxxxxxxxx, a támogatásból terjesztett, publikált dokumentumon, a támogatásból megvalósított terméken vagy anyagon fel kell tüntetni, hogy a támogatást az Európai Unió nyújtotta. Ez a láthatóság növeli az Erasmus+ program ismertségét, és hozzájárul folyamatosságának és működésének hosszan tartó biztosításához.

Ennek megfelelően az alábbi szöveg kell szerepeljen:

Disclaimer magyar szövege:

Az Európai Unió finanszírozásával. Az itt szereplő vélemények és állítások a szerző(k) álláspontját tükrözik, és nem feltétlenül egyeznek meg az Európai Unió vagy az Európai Oktatási és Kulturális Végrehajtó Ügynökség (EACEA) hivatalos álláspontjával. Sem az Európai Unió, sem az EACEA nem vonható felelősségre miattuk.

Disclaimer link (több nyelven elérhető): xxxxx://xxx.xxxxx.xx.xxxxxx.xx/xxxxx-xxxxx/xxxxxx- identity/visual-identity-programming-period-2021-2027/european-flag-emblem-and- multilingual-disclaimer_en#ref-2-disclaimer-to-use-in-all-communication-materials

Arculati segédlet a projektről szóló információk terjesztéséhez

A részletes arculati leírás itt található: xxxxx://xxx.xxxxx.xx.xxxxxx.xx/xxxxx-xxxxx/xxxxxx- identity/visual-identity-programming-period-2021-2027/european-flag-emblem-and- multilingual-disclaimer_en

Logók

A logó (Az Európai Unió támogatásával) a támogatott pályázat minden projekttermékén (kiadványok, honlapok, sajtóközlemény, rendezvénymeghívó, stb.) kötelezően megjelenítendő!

Egységesen az alábbi EU-s logót kell használni. Az egyes alprogramoknak nincs külön logója.

<.. image(A képen szöveg látható Automatikusan generált leírás) removed ..>

A logó az alábbi oldalról letölthető színes és fekete-fehér verzióban is:

xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx_xxxxxx/xxxxxxxxxxx-xxxxxxx/xxxx-xxxxxxxx-xxxxxx_xx

A logó minimális mérete 1 cm magas.

Amennyiben nem éri el a kész, magyar nyelvű logót, úgy az EU zászló mellett Verdana betűtípussal jelenítheti meg „Az Európai Unió támogatásával” feliratot. A szöveg fekete vagy EU kék színnel jelenjen meg.

TKA logó: A Tempus Közalapítvány logóját kizárólag a Tempus Közalapítvány használhatja!

6. A PROJEKTEK NYOMON KÖVETÉSÉNEK FOLYAMATA, SZAKMAI JAVASLATOK BEÉPÍTÉSE A PROJEKTBE

A partnerségi együttműködési pályázattípus projektjeinek minőségi megvalósulása érdekében a Tempus Közalapítvány, mint támogató szervezet, a projektek folyamatos szakmai és pénzügyi nyomon követését biztosítja az alábbi eszközökkel.

6.1. Monitoring látogatások

A NI bármelyik projekteknél monitoring látogatást tehet, melynek célja, hogy a projekt szakmai haladását vizsgálja, az esetleges kérdéses, problémás területeket kiszűrje, valamint javaslatokat fogalmazzon meg a további munkához a projektek minőségének folyamatos emelése érdekében. A látogatások a támogatást nyert szervezetnél zajlanak, ahol a NI közös megbeszélés keretében tájékozódik a projekt előrehaladásáról (megvalósítás lépései, esetleges változások és problémák, tapasztalatok, eredmények) és szabályosságáról. Ennek során a Nemzeti Iroda a megvalósítást veti össze a szabályokkal, az elfogadott pályázattal, az előírt kritériumokkal. A látogatást a támogató a projektek futamideje alatt bármikor kezdeményezheti. A monitoring látogatásról időben tájékoztatjuk a projekt kapcsolattartóját, vele egyeztetünk a lehetséges időpontokról, majd hivatalos levélben is tájékoztatjuk az intézményt a látogatásról és az ahhoz szükséges tudnivalókról. A projekt tartalmi vizsgálatának megkönnyítése érdekében egy kérdőívet/szempontsort küldünk ki a projektfelelős számára. Fontos tudnivaló továbbá, hogy a látogatáson a projektek többségében a NI által felkért külső szakértő is részt vesz a szakmai eredmények pontosabb áttekintése érdekében. A monitoring látogatásról emlékeztető készül, melyet hivatalos levélben juttatunk el a koordinátor részére. Az emlékeztetőben rögzített megállapításokhoz, értékeléshez 30 napig van lehetőségük hozzászólni, megjegyzést fűzni, pontosításokat küldeni. Ha ezt nem teszik meg, úgy tekintjük, hogy az emlékeztetőben leírtakkal egyetértenek, így ez az emlékeztető lesz a végleges. Fontos szabály, hogy felkért külső szakértővel csak a nemzeti irodán keresztül kommunikálhatnak a monitoring látogatás előtt és után.

6.2. Részvétel a projektek hazai rendezvényein

A folyamatos kapcsolattartást és tájékozódást elősegítendő kérjük, hogy ha hazai projektrendezvényt szerveznek (pl. hazai projektindító találkozó, hazai képzés stb.), arról mindig küldjenek tájékoztatást a NI részére. Ha lehetőség van rá, e programok egy részén az iroda munkatársai, és esetlegesen a projekt külső szakértője/i is részt vesznek, így lehetőség van az esetleges kérdések, problémák személyes egyeztetésére is.

6.3. Egyéni konzultációk lehetősége

A projektek teljes futamideje alatt lehetőségük van konzultálni a NI kijelölt munkatársaival (telefonon, e-mailben, online és személyesen is). Ha személyes konzultációra van szükségük, akkor jelezzék azt lehetőség szerint legalább két héttel a tervezett időpont előtt az iroda által kijelölt kapcsolattartójuknak, illetve töltsék ki a honlapon található konzultációs űrlapunkat is. A konzultáció előtt kérjük, az űrlapon fogalmazzák mega főbb kérdéseiket, hogy előzetesen át tudjuk tekinteni őket, és ezzel is növeljük a konzultáció hatékonyságát.

6.4. Részvétel a Tempus Közalapítvány rendezvényein

A Tempus Közalapítvány rendszeresen szervez szemináriumokat, webináriumokat, tematikus rendezvényeket és konferenciákat az oktatás-képzés különböző célcsoportjai részére, melyeken szívesen látjuk nyertes pályázóinkat is. Meghívás alapján akár aktív résztvevőként, akár előadóként részt vehetnek ezeken a rendezvényeken, ha pl. a projektjük témája kapcsolódik az adott rendezvényhez, és a szakmai értékelések alapján alkalmas további terjesztésre, megosztásra (így a projekt disszeminációját is elősegítheti). Ha felmerül ilyen igény a projektjükre vonatkozólag rendezvényeinkkel kapcsolatban, akkor e-mailben vagy telefonon keressük majd Önöket is.

6.5. Beszámolás

A projektek futamideje alatt benyújtandó részbeszámoló(ka)t a támogatási szerződésük I.4.3 pontjában megadott határidőig kell benyújtaniuk. Kérjük, minden esetben ellenőrizzék szerződésüknek ezt a pontját a dátumok tekintetében. A beszámolókat a partnerség munkanyelvén készítsék el. A záróbeszámoló felület létrehozásáról a Beneficiary Module felületen a partnerség koordinátora kap értesítést. A beszámolókat a partnerség koordinátora tudja elkészíteni a partnerség egészének aktív közreműködésével. Záróbeszámolót minden partnerségnek készítenie kell. Emellett a projekt hosszától függően különböző részbeszámolók elkészítésére kerülhet sor.

Részbeszámolók (Progress/Interim report)

A részbeszámolók az alábbiak lehetnek:

- Előrehaladási jelentés (Progress report): tartalmi beszámoló, melynek nincs pénzügyi vonzata, utalás nem kapcsolódik hozzá. A jelentés pénzügyi részt nem tartalmaz. A részbeszámolók elkészítéséhez a NI a projektkoordinátorok számára egy Word formátumú űrlapot küld, illetve beszámoló információs napot tart a beszámoláshoz kapcsolódó tudnivalókról.

- Ha a projekt több részletben kap előfinanszírozást, akkor időközi beszámoló (Interim report) is kell benyújtania, melynek tartalmi része megegyezik az előrehaladási jelentésével, ugyanakkor pénzügyi része is van. A beszámolók benyújtásának időpontjait és az azokhoz kapcsolódó esetleges kifizetéseket a támogatási szerződés határozza meg.

- Az időközi beszámoló pozitív elbírálása pénzügyi vonzattal is jár abban az esetben, amennyiben a beszámoló benyújtásának időpontjáig elköltötték az első támogatási részlet 70%-át. Amennyiben a beszámolási időszak végén a nyilatkozat a korábbi előfinanszírozási részlet felhasználásáról azt mutatja, hogy az előző kifizetett előfinanszírozási részlet kevesebb, mint 70%-a került felhasználásra a projekt költségeinek fedezésére, a következő előfinanszírozási részlet csökkentésre kerül az első előfinanszírozási részlet 70%-a és a felhasznált összeg közötti különbözettel.

A támogatás részleteinek utalásáról lásd kézikönyvünk SZERZŐDÉSKÖTÉS című fejezetét.

Záróbeszámoló (Final Report)

A záróbeszámolót a támogatási szerződésben meghatározott, a projekt zárásának időpontjától számított 60 napon belül kell elkészíteniük, és benyújtaniuk a Bizottság által fejlesztett Beneficiary Module felületen, melynek élesítéséről automatikus értesítést küld a rendszer.

A záróbeszámoló beérkezését követően 60 naptári nap áll a NI rendelkezésére ahhoz, hogy értékelje a záróbeszámolót és átutalja a támogatási összeg utolsó részletét. A beszámoló elbírálására rendelkezésre álló időtartam hiánypótlás kérése esetén meghosszabbodik. (A támogatás egyenlegének kifizetéséről a Támogatási szerződés I.4.5-ös pontja rendelkezik.)

Fontos, hogy a záróbeszámoló – a részbeszámolókhoz hasonlóan – részletesen és alaposan ismertesse a projekt tartalmát, a megvalósult tevékenységeket és az elért eredményeket. Bár a záróbeszámoló a projekt zárása után készül, azonban annak szakmai értékelése a projekt tartalmára és az elkészült projekteredményekre irányul. Az értékelésbe az esetek nagy részében külső szakértőt is bevon a NI.

A záróbeszámoló és a projekteredmények értékelését a Nemzeti Iroda végzi egységes minőségi kritériumok mentén a támogatási szerződés III. sz. mellékletében részletezett szempontok alapján, az alábbiak szerint:

• Milyen mértékben van az elfogadott pályázat összhangban a megvalósított Projekttel

• A megvalósított tevékenységek minősége, és azok összhangja a Projekt célkitűzéseivel

• Az előállított termékek és eredmények minősége

• Tanulási eredmények, hatás a résztvevőkre

• Milyen mértékben bizonyult a Projekt innovatívnak/kiegészítőnek más kezdeményezésekhez képest

• Milyen mértékű volt a Projekt hozzáadott értéke európai uniós szinten

• Milyen mértékben alkalmazott a Projekt hatékony minőségbiztosítási elemeket, valamint a Projekt eredményeinek mérését szolgáló intézkedéseket

• A részt vevő szervezetekre gyakorolt hatás

• Tanulási, oktatási, képzési tevékenység esetén: a mobilitás támogatásának érdekében megtett gyakorlati intézkedések minősége az előkészítés, ellenőrzés, és a résztvevők számára a mobilitási tevékenységük során nyújtott támogatás tekintetében; a résztvevők tanulási eredményeinek elismeréséért/jóváhagyásáért tett lépések minősége.

• A végrehajtott disszeminációs tevékenységek köre és minősége

• A Projektnek a Kedvezményezetteken túl magánszemélyekre és szervezetekre potenciálisan szélesebb körben gyakorolt hatása

A záróbeszámoló értékelése a minőségi előírások alapján történik, és ennek során maximum 100 pont adható. Ha a záróbeszámoló pontszáma összesen 70 pont alatt van, a Nemzeti Iroda csökkentheti a végső támogatási összeget a Projekt elégtelen, részleges vagy késedelmes teljesítése címén, még akkor is, ha a beszámolóban szereplő minden tevékenységet valóban végrehajtottak, és támogathatónak minősítettek.

Ebben az esetben a támogatáscsökkentés a következők szerint alakulhat:

- 10%, amennyiben a záróbeszámoló pontszáma 69 és 55 pont közötti;

- 40%, amennyiben a záróbeszámoló pontszáma 54 és 40 pont közötti;

- 70%, amennyiben a záróbeszámoló pontszáma 39 és 0 pont közötti;

Amennyiben a teljes Projekt pontszáma 70 pont feletti, de egy vagy több munkacsomag pontszáma 70 pont alatti, úgy csak ezek a munkacsomagok esetében kerül sor támogatáscsökkentésre a fentivel megegyező skála szerint.

A záró beszámolóhoz természetesen a tevékenységek alátámasztására vonatkozó dokumentációt is csatolniuk kell, továbbá a projekt összefoglalását és az eredményeket fel kell tölteniük az Erasmus+ Project Results Platform felületre.

Kérjük, hogy a beszámolók tartalmi részeinek kidolgozásakor törekedjenek a célratörő és konkrétumokat tartalmazó megfogalmazásokra, melyekből egy kívülálló számára is könnyen megérthetővé válik a projekttevékenységek felépítésének logikája, illetve a támogató értékelési- és disszeminációs eszközök használata

A záróbeszámoló alapján a Tempus Közalapítvány a legjobb projekteket saját csatornáin keresztül terjesztheti, és esetlegesen Nívódíj jelölésre is bocsátja.

Erasmus+Nívódíj

A nívódíj elnyeréséért mindig az adott évben lezárt projektek indulnak. Minden intézmény projektje automatikusan részt vesz a nívódíjra irányuló bírálatban, amennyiben a záróbeszámoló értékelése lezárult adott év végéig. Külön pályázat benyújtására nincs szükség. Egy intézmény az Erasmus+ program 2021-2027-ig tartó szakaszában csak egyszer kaphat díjat.

A záróbeszámolók bírálata során minden beszámolót pontszámmal is értékelünk, az adható pontok legalább 90%-át elért projektek automatikusan részt vesznek a Nívódíj elnyeréséért folyó versenyben.

A 90 pontot elért projektek egy újabb értékelési folyamaton vesznek részt. Kiemeltünk néhány szempontot, melyeknek mentén a szakértők a legjobb projekteket vizsgálják:

Relevancia:

• A projekt relevanciája: az intézményi célok és igények, valamint az egyes résztvevők céljai és igényei szempontjából.

• Mennyiben járul hozzá a projekt az Európai Uniós oktatáspolitikai célokhoz a választott

prioritásoknak megfelelően?

Minőség, innováció:

• Milyen mértékben volt képes a projekt magas színvonalú tanulási eredményeket

biztosítani a résztvevőknek?

• Tapasztalatcserére irányuló projektek esetében a választott téma innovatív, az európai gyakorlatban hiánypótlónak, újszerűnek mondható.

• Projekt eredmények kidolgozása esetén a kidolgozott termék magas színvonalon, innovatív formában/tartalommal készült el: a projekteredmény tartalma, formátuma, felépítése, terjedelme, volumene megfelelő/példaértékű

• Mennyire alkalmazhatók a projekt eredményei az oktatásban? A tanulmányi programba/oktatási programba/képzési tervbe/intézményi stratégiába való beépülés biztosított-e?

• A projekt pénzügyi menedzsment szempontjából is jó példaként állítható? Kizárólag olyan projektek jelölhetők nívódíjra, amik a pénzügyi menedzsment szempontjából is megfelelőek (költséghatékonyság, pénzügyi menedzsment, egyes tevékenységekhez

rendelt összegek indokoltsága, ár-érték arány stb.)

Hatás, disszemináció, fenntarthatóság:

• Mi épült be az intézmény folyamataiba? (oktatási intézmények esetén tanulásszervezésbe, módszertanba, képzésszervezésbe)

• Milyen hatása volt a projektnek a résztvevőkre és a résztvevő szervezetekre?

• Milyen hatása volt a projektnek helyi, regionális, nemzeti és európai szinten, illetve milyen hatással volt egyéb szervezetekre?

• A projekt hatásai hosszú távon is érvényesülnek, pl. az eredmények, termékek beépülésével.

• A projekt tevékenységei és eredményei a különböző kommunikációs csatornákon, (közösségi médiákban, honlapokon stb.) a szélesebb közönség számára egyértelmű és letisztult formában jelennek meg.

• Azonosították a disszeminálható eredményeket.

• Tudatos disszemináció, újszerű elemekkel (túlléptek a saját honlapon, saját intézményen).

• A projekt megerősítette a nemzetközi kapcsolatokban való gondolkozást, tervezést.

• Milyen minőségben valósult meg a projekteredmények értékelése?

• A honlap a projekt lezárulása után is működik, az eredmények elérhetők.

• Biztosított a projekt eredményeinek fenntarthatósága, más célcsoportok számára való hasznosulása, erre a beszámoló konkrét megoldásokkal szolgál.

• Amennyiben releváns, milyen hatással volt a tanulókra/diákokra? Mennyiben változott a tanuláshoz/ismeretek szerzéséhez való hozzáállásuk?

6.6. Ellenőrzés típusok

Záróbeszámoló bírálata

A Nemzeti Iroda helyiségeiben végzett bírálat, mely a záróbeszámoló benyújtásakor történik abból a célból, hogy meghatározható legyen a Kedvezményezett javára kifizethető végleges támogatási összeg.

Az egyösszegű átalány finanszírozás lényege, hogy a támogatás tevékenység és nem pedig költség alapú. Mindez azt jelenti, hogy azokat a szakmai tevékenységeket kell a pályázatban vállalt szakmai tartalommal és eredménnyel megvalósítaniuk és a záróbeszámolóban bemutatniuk, melyekre támogatási összeget igényeltek. Ha a záróbeszámoló értékelése során a bíráló teljesítettnek látta a vállaltakat, a teljes támogatás jár a partnerségnek.

Tételes ellenőrzés

A tételes ellenőrzés a Nemzeti Iroda helyiségeiben végzett, az alátámasztó dokumentumok ellenőrzésére, valamint a projektmegvalósítás megtörténtére vonatkozó tételes vizsgálat, általában a záróbeszámoló bírálatával egyidejűleg, vagy azt követően.

A Nemzeti Iroda kérésére a Kedvezményezettnek be kell nyújtania a releváns igazoló dokumentumokat és az eredmények minőségét alátámasztó dokumentációt.

Helyszíni ellenőrzés

A Kedvezményezett szervezet helyiségeiben, vagy a Projekt megvalósítása során érintett egyéb helyszínen végzett vizsgálat. Helyszíni ellenőrzés során a Kedvezményezettnek minden eredeti dokumentumot elérhetővé kell tennie a Nemzeti Iroda számára vizsgálat céljából, és lehetővé kell tennie, hogy a Nemzeti Iroda hozzáférjen a Projekt pénzügyi nyilvántartásához a Kedvezményezett könyvelésében.

A helyszíni ellenőrzés lehetséges formái a következők:

- Helyszíni ellenőrzés a Projekt megvalósítása alatt: A Projekt megvalósítása során végzett ellenőrzés, melynek célja, hogy a Nemzeti Iroda közvetlenül ellenőrizze a résztvevők és a projekttevékenységek minőségét, valódiságát és elfogadhatóságát;

- Helyszíni ellenőrzés a Projekt megvalósítását követően: A Projekt megvalósítását, és általában a záróbeszámoló bírálatát követően végzett ellenőrzés.

7. A PROJEKT PÉNZÜGYI MENEDZSMENTJE

7.1. A szerződéskötő intézmény feladatai

Általános megjegyzések

A pályázó az egész partnerség nevében nyújtotta be a pályázatot, és kedvezményezettként az egész projekt megvalósítására köt szerződést, ezért a projektmenedzsmentnek a teljes költségvetést és a felmerült összes költséget kell kezelnie. A kedvezményezett intézménynek tehát olyan elszámolási/nyilvántartási rendszert kell kidolgoznia, amely magában foglalja nemcsak a saját, hanem minden partnerének költségeit is, és amely lehetővé teszi az alábbiak azonosítását:

- a projekt anyagi forrásai;

- a szerződésben megállapított futamidő során felmerült projektköltségek.

Azt a bankszámlát, amely a szerződésben szerepel, és amelyre az uniós támogatást utalják, hivatalosan az Organisation Registration System-re feltöltött Banki azonosító lapon kell megadni és igazolni. Ha lehetséges, külön bankszámlát (deviza- vagy forintszámlát) kell nyitni a projekt számára (tapasztalatunk alapján a költséghatékonyság érdekében érdemes megfontolni devizaszámla nyitását). Ha ez nem lehetséges, akkor a minimális elvárás az, hogy a projekthez kapcsolódó bevételeket és kiadásokat elkülönítetten lehessen kezelni és nyomon követni a kedvezményezett számviteli nyilvántartásában.

A készpénzfelvételt kerülni kell, de ha szükséges, minden esetben meg kell őrizni a kapcsolódó banki dokumentumokat (készpénzfelvételi bizonylat stb.).

A bankszámlaszám változását minden esetben jelezni kell az NI felé, és a kapcsolódó adatokat javítani szükséges az ORS felületen lásd jelen kézikönyv „4. VÁLTOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK A PROJEKT MEGVALÓSÍTÁSA SORÁN” című fejezete).

A számlavezetési költségeket nem lehet elszámolni. Az előfinanszírozás nyomán nyert kamatot (a kedvezményezett intézménynél vagy a partnereinél) a beszámolókban nem kell feltüntetni, és az Irodának nem kell visszafizetni.

7.2. A projekt költségeinek elszámolása

Az elszámolhatóság általános feltételei

7.2.1.1. A projektre elszámolható költségek

A projekt adminisztratív, szabályossági vizsgálata során a támogató figyelembe veszi az elszámolt költség általános kontextusát, jellegét és összegét.

A projekt számviteli nyilvántartásaiban elszámolható költségek a támogatás kedvezményezettjének azon ténylegesen felmerült költségei, amelyek megfelelnek valamennyi alábbi kritériumnak:

♣ szerepelnek a projekt becsült átfogó költségvetésében;

♣ szükségesek a támogatás tárgyát képező projekt megvalósításához (a projekttevékenységhez

kapcsolódnak, azaz a tevékenységeknek megfelelőek és közvetlenül kapcsolódnak a projekt végrehajtásához, a munkatervvel összhangban);

♣ megfelelnek az alkalmazandó adó- és társadalombiztosítási szabályoknak;

♣ a teljes támogatási összeget ténylegesen felhasználásra kerül a projekt időtartama alatt

♣ az adott tevékenységtől függően a projekt partnereinél merülnek fel;

♣ ésszerűek és indokoltak, illetve összhangban állnak a megbízható pénzügyi menedzsment elveivel, különösen a hatékony és eredményes pénzfelhasználás és a költséghatékonyság

szempontjából;

♣ a tevékenység időtartama alatt keletkeznek, azaz a projekt időtartama alatt végzett tevékenységből erednek. A szerződésben megjelölt időtartam előtt és után felmerülő tevékenységek finanszírozása nem támogatható;

♣ azonosíthatóak és ellenőrizhetőek, azaz ténylegesen felmerülő költségek, amelyek szerepelnek a kedvezményezett intézmény (és partnerei) könyvelésében az érvényes számviteli elveknek megfelelően, és bevallásuk az érvényes adózási és szociális jogszabályok előírásai

szerint történik;

A kedvezményezett intézmény belső könyvviteli és belső ellenőrzési eljárásainak lehetővé kell tenniük, hogy a beszámolóban feltüntetett, és az alátámasztó dokumentumokkal igazolt tevékenységek közvetlenül összehasonlíthatók legyenek a megfelelő számviteli kimutatásokkal és bizonylatokkal. Az egyösszegű átalánytámogatás elszámolása tekintetében ez azt jelenti, hogy a tevékenységek típusát, nagyságrendjét, a támogatási összeg felhasználását alátámasztó tevékenységi egységeket fel kell tüntetni a megfelelő dokumentumon (azaz a munkaidő- kimutatásokban, jelenléti íveken, stb.). Emellett fontos, hogy a számviteli nyilvántartásokban is beazonosíthatóak legyenek költségtípusonként az egyes tevékenységek, és a hozzá tartozó elszámolt támogatási összegek is.

Ha a nemzeti adózási és számviteli szabályok nem írják elő számla meglétét, az azzal egyenértékű számviteli okmány lehet bármely olyan dokumentum, amely igazolja, hogy a számviteli tétel pontos, és megfelel a vonatkozó számviteli törvényeknek.

7.2.1.2. A projektre nem elszámolható költségek

Az alábbi költségtípusok semmilyen körülmények között nem számolhatók el a projekt pénzügyi nyilvántartásaiban:

- tőkemegtérülés és a kedvezményezett által fizetett osztalékok;

- adósság- és az adósságszolgálati költségek;

- veszteségekre vagy adósságokra képzett céltartalékok;

- fizetendő kamatok;

- kétes tartozások;

- árfolyamveszteségek;

- az uniós költségvetésből finanszírozott támogatásban részesülő egyéb pályázattípus keretében a kedvezményezett által bejelentett költségek;

- a túlzott vagy felelőtlen kiadások;

- természetbeni hozzájárulás harmadik felektől;

- berendezések bérlése vagy lízingelése esetén a lízingelési vagy bérleti időszak végén bármilyen megvásárlási lehetőség költsége;

- bankszámla nyitásának és fenntartásának költségei (a nemzeti irodától vagy a Végrehajtó Ügynökségtől beérkező/a nemzeti iroda vagy a Végrehajtó Ügynökség számára történő utalásoknak a kedvezményezett bankja által felszámolt költségeit is beleértve);

- ÁFA, amennyiben az alkalmazandó nemzeti jogszabályok értelmében visszaigényelhető (lásd lentebb a hozzáadottérték-adóról szóló bekezdést).

- A projekt kezdete előtt vagy vége után megvalósult tevékenységek költségei.

Például:

- Ha a projekt 2022. szeptember 1-én indul, akkor elszámolható az utazási költség terhére az a repülőjegy, amelyet 2022 augusztusában vásároltak meg, de 2022 októberére szól.

- Ha a projekt 2022. szeptember 1-én indul, nem számolható el olyan vonatjegy, amely 2022. augusztusi útra szól. Ha a projekt 2024. február 28-án zárul, akkor 2024. márciusi utazási bizonylat nem számolható el a projekt terhére!

7.2.1.3. Általános forgalmi adó

Az ÁFA csak akkor vehető figyelembe, ha az intézmény, melynél a költség felmerült, igazolja, hogy nem tudja azt visszaigényelni. Az egyes partnerek ÁFA–elszámolási gyakorlatára vonatkozó nyilatkozatokat a záró beszámoló benyújtásáig meg kell küldeni a koordinátor részére, aki köteles azt a projekt dokumentációban tárolni, és ellenőrzés során a Nemzeti Iroda vagy a kijelölt ellenőrök részére bemutatni.

Ugyanúgy, mint az ÁFA esetében, azok az adók, vámok és díjak, amelyek az uniós támogatással kapcsolatban merültek fel, elszámolhatók, ha azok véglegesen az adott költséget elszámoló partnerintézményt terhelik.

Az uniós hozzájárulás nem egy konkrét áru vagy szolgáltatás ellenértéke, és mint ilyen, nem adóköteles jövedelme a kedvezményezett intézménynek vagy a partnereknek.

8. ADATBÁZISOK

8.1. Beneficiary Module

Az Európai Bizottság által kifejlesztett egységes európai web-alapú adatbázis, amely az Erasmus+ projektek statisztikai- és pénzügyi adatainak nyilvántartására, valamint a tartalmi, beszámolók és (azon projekteknél, ahol ez szükséges,) a résztvevői elégedettségi kérdőívek kitöltésére szolgál. Az adatbázist az Európai Bizottság, a Nemzeti Irodák, a projektgazdák és egyes esetekben a résztvevők is használják.

Minden koordinátor intézmény a partnerségben saját felülettel rendelkezik a felületen, melyet a valóságnak megfelelően töltenie kell (kérjük, hogy projektben ténylegesen megvalósult tevékenységeket tüntessék fel az oldalon). A megvalósuló projektekről tartalmilag kell majd beszámolni, a felületen érhető a záróbeszámoló űrlapja, a részbeszámolók felülete nem elérhető, azok benyújtása egy Word formátumú űrlapon történik. A koordinátor intézmény a projekt teljes tartalmi beszámolójáta partner intézményekkel együttműködve készíti el.

8.2. Erasmus+ Project Results Platform

Az Európai Bizottság kiemelten fontosnak tartja, hogy az Erasmus+ program hatásai minél szélesebb körben érvényesüljenek. Ezt segítendő fejlesztették ki az Erasmus+ Project Results Platform elnevezésű felületet, mely átfogó képet nyújt az Erasmus+ és a korábbi programok

projektjeiről (Lifelong Learning, Youth in Action, Tempus, Erasmus Mundus stb.) az oktatás, képzés, ifjúság és sport területén. Az Erasmus+ Partnerségi együttműködések pályázattípus projektjei számára szerződéses kötelezettség a projekteredmények közzététele a felületen. A felületre feltöltött anyagok publikusak, bárki számára megtekinthetők.

8.3. Europass Mobilitási Igazolvány

Az Europass szolgáltatásokEurópában egységes formátumban teszik összehasonlíthatóvá, megismerhetővé az egyének szaktudását, végzettségét, nyelvtudását, szakmai tapasztalatait. Tájékoztatnak, információt adnak a hazai és külföldi képzésekről, a képzést és kompetenciákat érintő változásokról, valamint a külföldön megszerzett képesítésekről.

Céljuk kettős: egyrészt segítik a végzettségek elismertetését, ha a pályázó más országban tanult, mint ahol dolgozni vagy tanulni szeretne, másrészt megkönnyítik a munka- és tanulmányi felvételizés/felvételiztetés folyamatát azáltal, hogy a pályázó egy tartalmas és átlátható pályázati anyagot adhat be.

Az Europass Mobilitási Igazolvány az európai országok valamelyikében folytatott szakmai gyakorlatok, képzések, tanulmányok vagy önkéntes munka során megszerzett készségek és kompetenciák igazolására szolgáló, egységes formátumú dokumentum.

Az Europass Mobilitási Igazolvány kitöltése

Az Europass Mobilitási Igazolvány kitöltése az alábbi, online szerkesztőfelületen történik: xxx.xxxxxxxx.xxx.xx

A szerkesztőfelület regisztráció nélkül elérhető, így bárki számára könnyedén hozzáférhető. Az igazolványok kitöltését megteheti a projektkoordinátor vagy maguk a mobilitás résztvevői. Az igazolvány a magyar nyelv mellett kiállítható angolul, németül és franciául is. A mobilitási igazolványt érdemes a fogadó intézménnyel közös munkanyelven kitölteni.

Fontos, hogy a felület kizárólag abban az esetben generál igazolványszámot, ha az összes szükséges kötelező mezőt kitöltötték (személyes adatok: 1, 2, 4; küldő és fogadó intézmény neve és címe: 9, 15A; célország: 15B; a mobilitási tevékenység célja: 21; az igénybe vett uniós vagy egyéb mobilitási program: 23; a mobilitási tevékenység időtartama: 24, 25; dátum: 33A)! Az igazolványszámmal nem rendelkező dokumentum nem

tekinthető mobilitási igazolványnak. Fontos továbbá, hogy csak a felületen keresztül történő kitöltés elfogadható, a word sablonból vagy kézzel kitöltött dokumentumok nem érvényesek. A felületen található útmutató részletesen bemutatja a kitöltés lépéseit, valamint hasznos tanácsokkal látja el a kitöltőket az egyes mezőkre vonatkozóan is.

Az Europass további szolgáltatásaival kapcsolatban a xxxx://xxx.xxxxxxxx.xx/ oldalon tájékozódhat.

8.4. eTwinning

Az eTwinning , az európai iskolák közösségeként emlegetett portál 2005-ben jött létre az Európai Bizottság kezdeményezésére. A projekt célja, hogy a résztvevő országok köznevelési intézményei nemzetközi, interkulturális környezetben, IKT eszközök segítségével közösen dolgozzanak ki és valósítsanak meg projekteket szabadon választott témakörökben. Ez idáig Európa-szerte közel 408 ezer pedagógus és 170 ezer intézmény regisztrált az eTwinning rendszerbe. Ebből Magyarországon 1600 intézmény és kb. 3500 pedagógus regisztrált. 2013 márciusában elindult az eTwinning Plus, amelynek a keretében néhány kiválasztott ukrajnai, tunéziai, moldovai, grúziai, örményországi és azerbajdzsáni iskola és tanár is csatlakozhat azon több ezer pedagógushoz, akik az interneten keresztül együttműködést folytatnak az eTwinning program keretében.

A portál az Erasmus+ mobilitási projekteket és a partnerségi együttműködéseket több szinten is tudja támogatni. Egyrészt a nemzetközi portál használata átjárót biztosíthat az Erasmus+ projektek megvalósításához nemzetközi együttműködések elősegítésén keresztül, de külön Erasmus+ projektpartner-kereső és fórum működik a felületen. Az eTwinning portál emellett lehetőséget ad arra, hogy nemzetközi szakmai továbbképző és partnerkereső találkozók keretében az eTwinning projektben sikeresen pályázó pedagógusok a szervező külföldi célországokban építsenek kapcsolatokat és szerezzenek szakmai tapasztalatot. A speciális téma köré rendezett találkozók nagy része általában 5-7 ország részvételével zajlik, de 15-20 országot érintő nagyobb szabású eseményeket is rendeznek Európában.

Az Erasmus+ projektek elindulása után is tudunk támaszkodni a felületre, hiszen azok megvalósítása is könnyen dokumentálható az eTwinning portálon, emellett létrehozhatunk virtuális Tanári szobákat, de chatelni és üzenetet is tudunk küldeni egymásnak, valamint blogot, projektnaplót is írhatunk.

A program a tanári szakma erősítésére és a szakmai fejlődésre is lehetőséget biztosít online szemináriumok, események keretében. Továbbá az eTwinning Magyarországi Szolgáltató Pontja kétféle személyes jelenlétet nem igénylő webináriumot is tart az érdeklődők számára (korszerű pedagógiai módszerek és IKT eszközök az eTwining program keretében - 30 órás továbbképzés illetve Digitális eszközökkel támogatott projekt alapú tanulás - Intel® Teach Essentials - 50 órás képzés), melyek ingyenesek és akkreditált pedagógus-továbbképzésnek minősülnek.

A program jobb megismerését nagyköveti hálózat segíti. Jelenleg a programban hét magyarországi nagykövet vesz részt. A nagykövetek feladata, hogy előadásokkal népszerűsítsék az eTwinning-et, és segítsék azok munkáját, akik a projektek megvalósítása során ezt igénylik. Emellett workshopok, előadások megtartásával különböző rendezvények keretében támogatják a szolgáltató központ munkáját. A program nagykövetei gyakorló pedagógusok, akik rendszeresen maguk is indítottak, indítanak projekteket.

Az eTwinning hírlevélre történő feliratkozás: xxxxxxxxx@xx.xxx.xx

8.5. School Education Gateway

A School Education Gateway honlapot az Európai Bizottság hozta létre a közoktatásban aktív szereplők, azaz a tanárok, iskolák, szakértők, pedagógusok és az oktatási szféra további szereplői számára. A weboldal tájékoztatást nyújt az európai oktatási szakpolitikákról, hírekről és trendekről, szakértők által írt cikkeket tesz közzé, továbbá bemutatja a nemzeti kezdeményezéseket, az iskolák számára indított programokat, az interakcióra lehetőséget nyújtó felületeket, az oktatási projektek terén megvalósított követendő gyakorlatokat. A honlapon partnerségi együttműködések megalakításában segítséget nyújtó partnerkeresési adatbázis is működik, valamint szakmai továbbképzéseket nyújtó kurzusok katalógusa is megtalálható. A portál 23 európai nyelven érhető el. Az oldal hiánypótló szolgáltatása, hogy Teacher Academy menüpontjában több ezer továbbképző kurzus közül választhatnak az érdeklődők a legkülönbözőbb témákban. Ezek az oldalon értékelhetők is, így egyre bővülő körben támaszkodhatnak a pedagógusok európai kollégáik tapasztalataira, amikor a továbbképzésükről döntenek. A Teacher Academy ingyenes online kurzusokat is kínál az érdeklődőknek.

A School Education Gateway szorosan kapcsolódik az eTwinninghez is.

A weboldalon elérhető tartalmak (hírek, bevált gyakorlatok, szakértők által írt cikkek, szakpolitikai hivatkozások stb.) különböző témák szerint vannak rendszerezve, így nagyon könnyen lehet keresni a különböző tartalmak között.

9. ELÉRHETŐSÉGEINK

További információért forduljanak hozzánk bizalommal. A Tempus Közalapítvány elérhetősége:

Postacím: 1438 Budapest 70., Pf. 508. Székhely: 1077 Xxxxxxxx, Xxxxxx Xxxx xxx 0. Tel.: (x00) 0 000-0000

Honlap: xxx.xxx.xx , xxx.xxxxxxxxxxxx.xx

Tempus Közalapítvány / Erasmus+ Partnerségi együttműködések

Xxxxxxxx Xxxxxx csoportvezető xxxxxx.xxxxxxxx@xxx.xx

Xxxxxxxx Xxxxxx adminisztrátor xxxxxx.xxxxxxxx@xxx.xx

Az Erasmus+ Partnerségi együttműködések köznevelési projektekkel foglalkozó munkatársai:

Név

Beosztás

E mail

Xxxxxxxx Xxxx

pályázati koordinátor

xxxx.xxxxxxxx@xxx.xx

Xxxxxx Xxxxxxxxx

xxxxxxxxx koordinátor

xxxxxxxxx.xxxxxx@xxx.xx

A pénzügyi monitoring csoport Erasmus+ Partnerségi együttműködésekkel foglalkozó munkatársai:

Név Beosztás E-mail

Budayné Xxxxxxx Xxxxxxxx csoportvezető xxxxxxxx.xxxxxxx@xxx.xx

Xxxxx Xxxxxx szenior koordinátor xxxxxx.xxxxx@xxx.xx

Az Erasmus+ IT csapat elérhetősége:

A technikai jellegű problémák kezelésével (pl. felületek által küldött hibaüzenetek) kapcsolatban az xxxxxxxx_xx@xxx.xx e-mail címen elérhető kollégáink állnak szíves rendelkezésükre. Technikai jellegű problémáik kezelésének egyszerűsítése érdekében kérjük, mindig küldjenek képernyőképet az adott problémáról.

Intézményük kapcsolattartóját a szerződés visszaküldéséről szóló értesítő levélben tüntettük fel.

Projektjük megvalósításához sok sikert kívánunk!

10. I. számú MELLÉKLET

10.1. Xxxxxx a menedzsment tevékenység alátámasztására szolgáló dokumentációra

Ötletbörze

1. A projekt felügyelete minden szerződéses, jogi, szervezeti és adminisztratív szempontból

⋅ frissített pályázati tervezet a szükséges kiegészítésekkel

⋅ megállapodás / szerződés a partnerekkel: elemei pl. jogok, kötelezettségek

feladatok: teljesítési mutatók – ütemezés támogatási összeg nagyságrendje pénzügyi ütemezés

dokumentációs rend

⋅ beszámolással kapcsolatos feladatok dokumentációja

⋅ menedzsment kézikönyv

⋅ belső "SZMSZ"

⋅ minőségirányítási kézikönyv

⋅ formadokumentumok

⋅ találkozók, egyeztetések dokumentumai: pl. előkészítés: meghívó, program

lebonyolítás: jelenléti ív, tartózkodás - utazások előkészítése, dokumentációja, emlékeztető, megállapodások (pl. további feladatokról)

utómunkálatok: emlékeztető, részvételi igazolások megküldésének dokumentumai

⋅ szerződésmódosítás esetén:

partnerekkel történt egyeztetések dokumentációja szerződésmódosítás dokumentációja

2. A megvalósítás felügyelete

2.1 A munkaterv megvalósítása kapcsán.

⋅ rendszeres időszaki felülvizsgálat módszere, eredményei

⋅ módosított munkatervek szükség szerint

⋅ megvalósítás tapasztalatairól folytatott kommunikáció dokumentumai

2.2 A megvalósítás minőségellenőrzése kapcsán:

⋅ találkozók - egyeztetések értékelési dokumentumai: értékelő kérdőívek

értékelési összefoglaló

szükséges változtatások dokumentációja

2.3 A projekteredmények kapcsán:

⋅ értékelési módszertan, eredmények - összefoglalók

⋅ tapasztalatok visszaforgatásának dokumentációja

⋅ nyilvánossági feltételek teljesítésének dokumentációja:

arculati elemek megjelenése a projekt termékein eredmények - termékek a disszeminációs platformon

nyilvános megtekintés módjának leírása

2.4 A projekteredmények kapcsán:

⋅ partnerek - alvállalkozók teljesítésének igazolására megvalósult termékek (szerződések, teljesítésigazolások) termékek értékelésének dokumentációja

termékek tesztelésének dokumentációja

⋅ értékelés - tesztelés kapcsán:

módszer, értékelési eredmények - összefoglalók, tapasztalatok visszaforgatásának módja, ütemezése

⋅ nyilvánossági feltételek teljesítésének dokumentációja:

arculati elemek megjelenése a projekt termékein eredmények - termékek a disszeminációs platformon nyilvános megtekintés módjának leírása

2.5 Eredmények - termékek fenntarthatósága kapcsán:

⋅ felhasználási jogosultság részletei megállapodás a partnerekkel

korlátozott felhasználás esetén: indoklás dokumentációja

⋅ fenntarthatóság pénzügyi - szakmai - technikai - intézményi feltételrendszerének részletei ("üzleti terv")

⋅ intézményi megállapodások

⋅ elismertetés dokumentációja

2.6 Nemzetközi tanítási - tanulási - képzési tevékenységek kapcsán

⋅ kiválasztás dokumentációja:

kiválasztási feltételek, módszer leírása kiválasztás lebonyolításának dokumentációja

⋅ kiutazás dokumentációja:

előkészítés: intézményi megállapodások, utazás-tartózkodás helyi feltételei megállapodás a kiutazókkal

mobilitás programja részvételi igazolás/jelenlét ív

beszámoló, szakmai összefoglaló, emlékeztető értékelés

⋅ kiutazások tapasztalatainak értékelési eredményeinek beépítése a projekt eredményeibe

3. Kommunikáció - tájékoztatás

3.1 A partnerségen belül:

⋅ belső előrehaladási jelentések

⋅ projekt dokumentáció megosztásának bemutatása

pl. belső munkafelületen: munkadokumentumok - végleges verziók elkülönítése a munkaterv szerinti csoportosításban

⋅ belső kommunikáció módszere (fórum, e-mail… stb.),

⋅ hatékonysági értékelés eredményei

3.2 Szervezeten / intézményen belül

⋅ szervezetvezetés /iskolavezetés rendszeres tájékoztatása (értekezletek, megbeszélések jegyzetei)

⋅ fenntartó tájékoztatása, folyamatos pénzügyi konzultáció- levelek, lejegyzés

⋅ diákok, szülők tájékoztatása (szülői értekezlet, osztályfőnöki óra, szakkörök, Xxxxxxxx fal)

3.3 Külső kommunikáció:

⋅ hírlevelek, szórólapok, plakátok formanyomtatványai, mintapéldányai stb.

⋅ adatbázis az érintett szereplőkről

⋅ kommunikáció hatékonysági elemzése

⋅ visszajelzések az érintett szereplőktől

4. Kapcsolat a Nemzeti Irodával

⋅ egyeztetések esetén: feljegyzés, levelezés

⋅ monitoring látogatások esetén: levelezés, válasz a jegyzőkönyvre - értékelésre

⋅ beszámolók kapcsán: levelezés, konzultáció dokumentációja, válasz az értékelése stb.

⋅ egyéb együttműködés dokumentációja

11. II. számú MELLÉKLET

11.1. Melléket a disszemináció tervezéséhez

	Elérendő cél:	Célcsoport: ki(k)nek?	Mit?	Mikor?	Igénybe vehető kommunikációs csatornák:	A feladat felelőse (további résztvevők):	Költségek:	Speciális feltételek:	Eredmények:
Saját intézményen belül
Projekt partner 1
Projekt partner 2
Projekt partner 3
A település szintjén
A régió szintjén
Képzési szektoron belül
Munkaerő- piaci szektoron belül
Országos szinten

Nemzetközi

szinten

11.2. Melléklet a disszeminációs terv elkészítéséhez – tippek

– Állapítsuk meg, mit szeretnénk elérni? (reális célok) -> azonosítsuk a projektcsapat erősségeit (video/foto/írás/közösségi média) -> vonjuk be a résztvevőket és az egész szervezetet -> jegyezzünk le mindent (lsd. fenti táblázat) -> rendszeresen értékeljük a tervet

– A hatékony disszeminációhoz állapítsuk meg a következőket

⋅ ki hasznosíthatja a tudásunkat? (közönség)

⋅ mit szeretnénk megosztani (üzenet)

⋅ hogyan tudjuk elérni őket (módszer)

a. Közönség: ki hasznosíthatja a tudásunkat? Mindig gondolkodjunk a közvetlen környezetünkön kívül is!

Tippek: ügyeljünk a kommunikációnkra, legyünk rugalmasak, vázoljuk az összefüggéseket is, értékeljük, melyik közönséget nehéz és priorizáljuk az erőforrásainkat

b. Üzenet: mit szeretnénk, ha mások is tudnának a projektünkről? Mi mit szerettünk volna tudni a projekt kezdete előtt?

Xxxxxx: egyezzünk meg az alapüzenetekben, tegyük vonzóvá a megosztani kívánt tartalmat, a különböző médiumok számára máshogy fgalmazzunk (online média / nyomtatott sajtó)

c. Módszer: honnan szerzi a közönségünk az információt? milyen módszereket használunk már? milyen szélesebb közönség, partnerek érhetőek el?

Tippek: a közösségi média nemcsak bejelentésekre szolgál, hanem beszélgetésekre is; maximum 2-3 platformot válasszunk, melyeket viszont gyakran kommunikáljunk, hasonló szervezetek bevonására, résztvevők bevonására; Facebook oldalt készítsünk, ne profilt; gondoskodjunk rendszeres friss hírről, a passzív oldal előbb-utóbb elhal.

11.3. Melléket a disszemináció értékeléséhez

⋅ Szükség volt-e (vagy lett volna) a disszeminációval kapcsolatos tervek, célok módosítására a projekt menete során? Mi volt a módosítás oka és tartalma?

⋅ Milyen mértékben sikerült elérni a disszeminációs tervben kitűzött célokat?

⋅ A felhasználók mekkora köréhez sikerült eljuttatni az eredményeket?

⋅ A módszerek és tapasztalatok milyen körben hasznosultak? (Kik, hányan, milyen keretek között használják terméküket, módszerüket, tapasztalataikat?)

⋅ Mely közvetítő csatornák bizonyultak a leghatékonyabbnak? Miben látják az okokat?

⋅ Milyen módon járult hozzá a disszemináció a fejlesztő munkához?

⋅ Mindezek révén milyen közvetlen és közvetett szakmai hatást tudott a projekt elérni?

⋅ Összhangban voltak-e a célok, eszközök, költségek és az eredmény?

⋅ Kívánatos vagy lehetséges-e még módosítás a disszeminációs munkában? Ha igen, mi szükséges hozzá?

⋅ Milyen tanulságok vonhatók le a disszeminációs munka egészéből (hogyan csinálnák másképp)?

Document Metadata

Table of Contents

ERASMUS+ PROGRAM 2021-2027

Document Metadata