Análise da Auditoria Interna. Neste tópico, a auditoria interna teve por objetivo analisar os sistemas informatizados disponíveis para a gestão dos contratos, se são utilizados e se permitem um controle e uma supervisão eficiente da execução contratual. A partir da consulta realizada ao Comprasnet Contratos, observou-se que não há a prática de anexar os arquivos da gestão contratual no sistema (contrato, termo aditivo, apostilamento, sub- rogações, termo de encerramento). A unidade auditada informa que não há um fluxo específico do Campus para inclusão dos arquivos no Comprasnet Contratos, mas se compromete a alimentar o sistema com as informações e os arquivos dos contratos vigentes. Manifesta ainda que devido à existência de plataformas diferentes (SIPAC e Comprasnet Contratos), com necessidades distintas, em que ambas devem ser alimentadas, gera um retrabalho no setor. O Comprasnet Contratos possui diversas funcionalidades, conforme pode-se verificar em xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxx/xx-xx/xxxxxxxx/xxxxxxx-x- compras/comprasnet-contratos/funcionalidades-existentes-e-previsao-de-novas- entregas. De forma manual, ele permite cadastrar prepostos e terceirizados, cadastrar e relacionar agentes públicos a um contrato (fiscais, gestores…), cadastrar despesas acessórias de contratos (IPTU, condomínio, etc). A Coletânea de Fluxos da Diretoria de Licitações e Contratos - DLC também prevê cadastros no sistema Comprasnet, como os termos de apostilamento e os termos aditivos. O Guia de Fiscalização do IFRS informa que além de inserir as notas fiscais, deve-se inserir também ocorrências e demais informações exigidas pelo sistema Comprasnet Contratos. Quanto ao SIPAC, a IN PROAD N.º 03, de 16 de dezembro de 2021, regulamenta a obrigatoriedade do uso do meio eletrônico para realização de todos os processos administrativos do IFRS, a partir de 1º de janeiro de 2022. A unidade auditada informa que todos os processos novos estão tramitando exclusivamente via SIPAC. Após o exposto, constata-se que há sistemas informatizados recentemente adotados para a gestão dos contratos (Comprasnet Contratos e SIPAC), e estão sendo utilizados pela unidade auditada, não sendo necessária a emissão de recomendação. No entanto, visando o aprimoramento das práticas administrativas e a eficiência organizacional, orienta-se a utilização dos módulos disponíveis na plataforma do Comprasnet Contratos, ferramenta que pode ser uma aliada aos gestores e fiscais de contrato na execução de suas atividades, bem como aos gestores da in...
Análise da Auditoria Interna. Objetivou-se, neste tópico, verificar registros que evidenciem a execução das atividades de gestão e fiscalização, principalmente quanto à elaboração dos relatórios mensais de acompanhamentos dos contratos, sua forma de preenchimento, o registro das ocorrências, as datas, as assinaturas da equipe. Observou-se que somente a fiscal administrativa assinava os relatórios, impossibilitando verificar se as atividades inerentes ao fiscal técnico e ao gestor do contrato foram executadas. A unidade auditada informa que o ateste definitivo é realizado e encaminhado ao financeiro através da inclusão de documentos no SIPAC, porém não informou o número do processo, inviabilizando a análise pela auditoria. É fundamental que as competências de cada integrante da equipe de fiscalização estejam claramente definidas, onde cada membro deve ter consciência de suas responsabilidades e obrigações no recebimento dos serviços prestados pelas contratadas. Considerando as fragilidades quanto ao princípio da segregação de funções, visto que a fiscal técnica desempenha atividades que deveriam ser executadas pelos demais integrantes da equipe e a ausência de registros que comprovem as atividades desempenhadas pelo fiscal técnico e o gestor do contrato, recomenda-se. Quanto à designação da equipe de fiscalização, observou-se que: Na Portaria N.º 73/2020 (Contrato N.º 05/2018): • O gestor do contrato não possui substituto designado; Na portaria N.º 25/2020 (Contrato N.º 37/2017): • O gestor do contrato não possui substituto designado; Na portaria N.º 13/2021 (Contrato N.º 37/2017): • O gestor do contrato, o fiscal técnico e o fiscal administrativo não possuem substitutos designados; Conforme o caput do Art.41 da IN MPDG N.º 05/2017, a indicação do gestor, fiscal e seus substitutos caberá aos setores requisitantes dos serviços ou poderá ser estabelecida em normativo próprio de cada órgão ou entidade.
Análise da Auditoria Interna. Para o controle e gestão efetiva da fiscalização contratual, bem como dirimir dúvidas quanto ao cumprimento das obrigações assumidas pela contratada, é essencial que o setor de contratos disponibilize à equipe de fiscalização cópia dos documentos essenciais da contratação. A unidade auditada informa que não há o envio formal dos documentos, porém, de maneira informal eles são apresentados à equipe de fiscalização. Não será emitida recomendação, pois com o uso obrigatório do SIPAC através da IN PROAD N.º 03/2021, os fiscais deverão receber todos os documentos essenciais da contratação no próprio processo eletrônico.
Análise da Auditoria Interna. Neste tópico, a auditoria teve por objetivo, verificar, através dos documentos disponibilizados pela auditada, se há a fiscalização do cumprimento das normas de segurança e saúde do trabalho a cargo das empresas terceirizadas, no que se refere à exigência de uso de equipamentos de proteção individual – EPIs. A unidade auditada informa que a prática carece de melhorias, visto que, embora os empregados da contratada utilizem de equipamentos de EPI, a fiscalização não formaliza esse procedimento. Não foram apresentadas as fichas de controle de entrega dos equipamentos. Observa-se que o uso de EPIs é um indicador de aferição dos serviços, onde a forma de acompanhamento é visual. Assim, considera-se que a emissão de recomendação não é necessária, porém destaca-se a importância de orientar os fiscais a controlar os registros de entrega dos EPIs e anexá-los ao processo de empenho e pagamento no SIPAC do respectivo contrato, que, conforme disposto no Guia de Fiscalização de Contratos do IFRS, deverá conter todos os documentos que comprovam a efetiva fiscalização contratual.
Análise da Auditoria Interna. Objetivou-se neste tópico, analisar se os servidores indicados para integrarem a equipe de fiscalização dos contratos, foram cientificados formalmente quanto à sua indicação e atribuições, antes da formalização do ato de designação. A unidade auditada informa que há uma comunicação prévia de forma verbal e informal, antes da emissão das portarias. Cientificar expressamente é um cuidado formal em relação às designações e está regulamentado no parágrafo 1º do artigo 41 da IN MPDG N.º 05/2017. Com a obrigatoriedade do uso do meio eletrônico para a realização dos processos administrativos no IFRS, o Guia de Fiscalização do IFRS orienta que a ciência prévia dos servidores que compõem a equipe de fiscalização deve ser realizada por meio de assinatura eletrônica no “Formulário de Nova Contratação”, providenciado pela área requisitante do serviço no Sistema Integrado de Administração, Patrimônio e Contratos (SIPAC) e encaminhado para o setor de contratos providenciar a formalização da avença. Assim, visando atender o que dispõe a normativa, recomenda-se.
Análise da Auditoria Interna. Objetivou-se, neste tópico, verificar qual o instrumento ou ferramenta foi utilizada, pela fiscalização dos contratos, para aferir o desempenho e a qualidade dos serviços prestados pelas contratadas. A partir dos exames aplicados, por meio da inspeção de registros e documentos, não foram encontradas evidências quanto à aplicação do IMR ou outro instrumento para essa aferição. Conforme item 2.4 do Guia de fiscalização do IFRS, a aplicação do IMR é atribuição do fiscal técnico. Ainda, de acordo com o anexo VIII-A da N.º 05/2017:
Análise da Auditoria Interna. Neste tópico, a auditoria teve por objetivo, verificar se existe um plano de fiscalização para cada contrato, e se este é apresentado após a assinatura do contrato e sempre que a natureza da prestação dos serviços exigir, através de reunião inicial com a equipe de fiscalização e o representante da contratada. Na reunião inicial, deve- se definir os procedimentos para o bom desenvolvimento dos trabalhos, sanar dúvidas, explanar detalhes, metodologias, objetivos da contratação e execução e deve ser registrada em ata. Além disso, deve ser apresentado o Plano de Fiscalização, que consiste em informações sobre as obrigações contratuais, os mecanismos da fiscalização, os métodos de aferição dos resultados, das sanções aplicáveis, etc. Cita-se como boa prática, o Plano de Fiscalização do Instituto Federal do Sul de Minas Gerais. Considerando que a Unidade auditada, embora demonstre ter ciência da prática, não apresentou evidências que comprovem sua realização, entende-se pela necessidade de recomendar.
Análise da Auditoria Interna. Objetivou-se, neste tópico, verificar as ações adotadas pela unidade auditada para evitar os riscos provenientes da indicação de pessoas não capacitadas para o exercício da fiscalização dos contratos. É obrigação da autoridade superior conferir as condições adequadas de trabalho, sob pena de atrair para si a responsabilidade por eventuais prejuízos advindos da fiscalização deficiente. Cabe salientar o entendimento do Tribunal de Contas, conforme Xxxxxxx N.º 277/2010 – TCU-Plenário, no qual descreve que a escolha do fiscal deve recair sobre quem tem conhecimento técnico suficiente do objeto examinado, visto que falhas na fiscalização podem vir alcançar o agente público que o nomeou por culpa in eligendo. Observa-se que a unidade auditada indica, nas portarias de designação, o curso para a capacitação das atividades de fiscalização dos contratos na plataforma Moodle do IFRS (xxxxx://xxxxxx.xxxx.xxx.xx/), o que demonstra um comprometimento com a capacitação da equipe.
Análise da Auditoria Interna. Objetivou-se neste tópico, analisar se foram elaborados pelas equipes de fiscalização, os relatórios mensais de acompanhamento dos contratos, com o registro das ocorrências, preenchidos de forma completa e correta, bem como a verificação da documentação da contratada, quanto às obrigações trabalhistas e sociais. A unidade auditada informa que houve o acompanhamento e recebimento dos serviços, porém o registro foi realizado em um único documento, após o retorno presencial. A Pró-reitoria de Administração – PROAD, em 23 de março de 2020, emitiu o ofício circular N.º 39/2020/PROAD/IFRS, com orientações para o período de vigência do trabalho remoto, quanto ao ateste, liquidação e pagamento de notas fiscais e faturas. Sobre os procedimentos, caberia aos responsáveis pelo ateste dos serviços, encaminhar por e-mail a nota fiscal e/documento hábil e relatório de acompanhamento do contrato, devendo entregar os documentos originais, no retorno das atividades presenciais. Assim, não foram encontrados registros quanto à execução das orientações que visavam o ateste mensal dos serviços para consequentemente, autorizar o pagamento às contratadas. Embora o período analisado foi atípico devido à pandemia da covid-19, os mecanismos de controle e fiscalização (relatórios, etc) continuaram sendo necessários para atestar os serviços prestados e evidenciar as atividades da fiscalização.
Análise da Auditoria Interna. Neste tópico, a auditoria teve por objetivo analisar se os fiscais elaboraram o relatório final acerca das ocorrências da fase de execução do contrato, após a conclusão da prestação do serviço, para ser utilizado como fonte de informações para as futuras contratações. A partir dos exames aplicados, por meio da inspeção de registros e documentos, verificou-se que os relatórios não foram emitidos em nenhum dos contratos encerrados no período da amostra. A Gestão se manifestou informando que se esqueceu de formalizar e, principalmente, alega que para o contrato da Lazari Serviços de Gestão de Mão de Obra Ltda faltou a manifestação do fiscal, o que é considerado por esta equipe de auditoria mais crítico por se tratar de serviço com regime de dedicação exclusiva de mão de obra. Nesse sentido, como forma de contribuir para sanar as impropriedades constatadas, recomenda-se que sejam tomadas providências a fim de regularizar a ausência dos relatórios finais após a conclusão da prestação dos serviços. Recomendação 1 Recomenda-se que a gestão implemente controle interno para garantir que os fiscais elaborem relatório final acerca das ocorrências da fase de execução do contrato, após a conclusão da prestação do serviço, para ser utilizado como fonte de informações para as futuras contratações.