Análise da Auditoria Interna. Em 14 de junho de 2018: A documentação apresentada demonstra o encaminhamento por e-mail dos Termos Aditivos aos gestores e fiscais dos contratos 56/2015 e 27/2016. A gestão manifesta que há disponibilidade física dos documentos e cita o contrato original e suas alterações, dentre os documentos recebidos pelos fiscais (2.1). Visando fortalecer o exercício da função fiscalizatória (art. 42, §4º da IN 05/2017), destaca-se a importância de encaminhamento por e-mail, com solicitação de confirmação de recebimento, aos gestores e fiscais dos contratos, de toda a documentação citada na etapa 16º dos títulos 02 e 03 da Coletânea de Fluxos e Procedimentos, que inclui, além de cópia do contrato e suas alterações, o respectivo edital com termo de referência, proposta/planilha de custos da contratada, Convenção Coletiva de Trabalho vigente e Manual de Fiscalização IFRS, pois podem conter disposições, necessárias à fiscalização, que não estejam integralmente transcritas no contrato. Destaca-se ainda que, conforme art. 41, § 1º da IN 05/2017, “gestor e fiscais deverão ser cientificados, expressamente, da indicação e respectivas atribuições antes da formalização do ato de designação.” Quanto a indicações futuras de gestores e fiscais (art. 41), cabe esclarecer se será feita pelos setores requisitantes do serviço, ou se algum normativo próprio estabelece(rá) outro responsável pela indicação, pois tal esclarecimento reflete na execução das atribuições de gestor ou fiscais, nos casos de atraso ou falta de indicação, de desligamento ou afastamento extemporâneo e definitivo destes (art.41, §3º). Diante da ausência de ocorrências registradas pelos fiscais nos relatórios mensais de acompanhamento dos contratos, presume-se que a contratada tenha cumprido com as obrigações, mas não é evidente o que foi aferido. Dentre outras obrigações contratuais, que não foram mencionadas ou evidenciadas nos processos, solicitou-se esclarecimentos sobre as seguintes: - O Edital prevê, no seu anexo IX (ANS), fatores de avaliação a serem observados na aferição dos serviços. Este instrumento está sendo utilizado na fiscalização? - Não localizou comprovante de fornecimento de vale-transporte proporcional aos dias trabalhados no mês inicial do contrato de trabalho de 02 empregados que atuaram na prestação do serviço (24/07 a 31/07 e 23/10 a 31/10 de 2017) e observa-se que ocorreu o desconto proporcional dos 6% na folha de pagamento destes períodos. A gestão/fiscalização do contrato está atenta a est...
Análise da Auditoria Interna. Neste tópico, a auditoria teve por objetivo analisar se a unidade auditada comprovou por meio de documentos o fornecimento pela contratada de EPIs aos seus empregados nos contratos em que o objeto é a limpeza e conservação e copeiragem do Campus. Após a análise do material e a manifestação da Xxxxxx, constatou-se que foi sanada a ausência de formalização dos EPIs do contrato 02/2017, já encerrado, com a comprovação de entrega dos outros dois contratos. Nesse sentido, considera-se que a emissão de recomendação não é necessária, porém destaca-se a importância de orientar os fiscais a controlar os registros de entrega dos EPIs e anexá-los ao processo de empenho e pagamento no SIPAC do respectivo contrato, que, conforme disposto no Guia de Fiscalização de Contratos do IFRS, conterá todos os documentos que comprovam a efetiva fiscalização contratual.
Análise da Auditoria Interna. Neste tópico, a auditoria teve por objetivo analisar se os fiscais elaboraram o relatório final acerca das ocorrências da fase de execução do contrato, após a conclusão da prestação do serviço, para ser utilizado como fonte de informações para as futuras contratações. A partir dos exames aplicados, por meio da inspeção de registros e documentos, verificou-se que os relatórios não foram emitidos em nenhum dos contratos encerrados no período da amostra. A Gestão se manifestou informando que se esqueceu de formalizar e, principalmente, alega que para o contrato da Lazari Serviços de Gestão de Mão de Obra Ltda faltou a manifestação do fiscal, o que é considerado por esta equipe de auditoria mais crítico por se tratar de serviço com regime de dedicação exclusiva de mão de obra. Nesse sentido, como forma de contribuir para sanar as impropriedades constatadas, recomenda-se que sejam tomadas providências a fim de regularizar a ausência dos relatórios finais após a conclusão da prestação dos serviços. Recomendação 1 Recomenda-se que a gestão implemente controle interno para garantir que os fiscais elaborem relatório final acerca das ocorrências da fase de execução do contrato, após a conclusão da prestação do serviço, para ser utilizado como fonte de informações para as futuras contratações.
Análise da Auditoria Interna. Neste tópico, a auditoria teve por objetivo analisar se a unidade auditada tinha registros formais da aplicação do Instrumento de Medição de Resultado (IMR) ou outro substitutivo para fins de aferição da qualidade da prestação dos serviços. A partir dos exames aplicados, por meio da inspeção de registros e documentos, verificou-se que o método utilizado para a aferição da qualidade é o Termo de Recebimento. Foi comprovado na visualização de alguns termos que são utilizados os indicadores do IMR. A Gestão, ao final, se comprometeu a registrar no Termo os indicadores. Sobre os documentos apresentados pela Gestão a esta equipe de auditoria, verificou-se que os registros de faltas (indicador 04) são considerados como ocorrências administrativas no caso dos contratos com a Lyon e CVM. Destaca-se a necessidade de envolvimento da fiscalização técnica na aferição deste indicador, conforme anexo VIII-A da IN 05/2017, transcrito a seguir: “DA FISCALIZAÇÃO TÉCNICA
Análise da Auditoria Interna. Neste tópico, a auditoria teve por objetivo analisar se a unidade auditada dá ciência expressa da indicação e respectivas atribuições do Gestor e Fiscais de Contrato antes da formalização do ato de designação. A partir dos exames aplicados, por meio da inspeção de registros e documentos, verificou-se que esta se deu por meio de portarias publicadas nos Boletins de Serviço e também que o procedimento de ciência prévia da equipe de fiscalização por meio da assinatura no “Formulário de Nova Contratação” foi observado nos processos dos contratos analisados. Apesar da falta de evidências da ciência prévia dos novos integrantes da fiscalização, quando da atualização das portarias, a unidade auditada manifestou que o aceite era obtido pessoalmente e que adotará a formalização da ciência, anexando-a no processo. A Gestão disponibilizou a esta equipe de auditoria exemplos de contato de ciência expressa feito com a equipe de fiscalização e manifestou conhecimento sobre o Guia de Fiscalização de Contratos do IFRS, que exige a assinatura eletrônica. Nesse sentido e diante desta iniciativa em promover o pleno atendimento à disposição normativa, não será emitida recomendação, apenas destaca-se a pertinência de adotar a prática de incluir a ciência expressa ao processo do respectivo contrato.
Análise da Auditoria Interna. Para o controle e gestão efetiva da fiscalização contratual, bem como dirimir dúvidas quanto ao cumprimento das obrigações assumidas pela contratada, é essencial que o setor de contratos disponibilize à equipe de fiscalização cópia dos documentos essenciais da contratação. Não há necessidade de recomendação, pois a unidade auditada apresentou cópia dos e-mails que são encaminhados para a equipe de fiscalização, evidenciando que os documentos necessários para o acompanhamento do contrato são compartilhados, com os servidores designados. Com o uso obrigatório do SIPAC através da IN PROAD N.º 03/2021, os fiscais deverão receber todos os documentos essenciais da contratação no próprio processo eletrônico.
Análise da Auditoria Interna. Objetivou-se neste tópico, analisar se os servidores indicados para integrarem a equipe de fiscalização dos contratos, foram cientificados formalmente quanto à sua indicação e atribuições, antes da formalização do ato de designação. A unidade auditada informa que há uma comunicação prévia de forma verbal e informal, antes da emissão das portarias. Cientificar expressamente é um cuidado formal em relação às designações e está regulamentado no parágrafo 1º do artigo 41 da IN MPDG N.º 05/2017. Com a obrigatoriedade do uso do meio eletrônico para a realização dos processos administrativos no IFRS, o Guia de Fiscalização do IFRS orienta que a ciência prévia dos servidores que compõem a equipe de fiscalização deve ser realizada por meio de assinatura eletrônica no “Formulário de Nova Contratação”, providenciado pela área requisitante do serviço no Sistema Integrado de Administração, Patrimônio e Contratos (SIPAC) e encaminhado para o setor de contratos providenciar a formalização da avença. Assim, visando atender o que dispõe a normativa, recomenda-se.
Análise da Auditoria Interna. Neste tópico, a auditoria teve por objetivo, verificar se existe um plano de fiscalização para cada contrato, e se este é apresentado após a assinatura do contrato e sempre que a natureza da prestação dos serviços exigir, através de reunião inicial com a equipe de fiscalização e o representante da contratada. Na reunião inicial, deve-se definir os procedimentos para o bom desenvolvimento dos trabalhos, sanar dúvidas, explanar detalhes, metodologias, objetivos da contratação e execução e deve ser registrada em ata. Além disso, deve ser apresentado o Plano de Fiscalização, que consiste em informações sobre as obrigações contratuais, os mecanismos da fiscalização, os métodos de aferição dos resultados, das sanções aplicáveis, etc. Cita-se como boa prática, o Plano de Fiscalização do Instituto Federal do Sul de Minas Gerais. Diante da manifestação da unidade auditada na qual informa que o Plano de Fiscalização será elaborado quando da qualificação da equipe, recomenda-se. Recomenda-se que a unidade auditada promova reunião inicial prévia à execução do objetivo contratado, sempre que a natureza da prestação dos serviços exigir, para apresentação do Plano de fiscalização, com registro em ata de todos os itens tratados.
Análise da Auditoria Interna. Objetivou-se neste tópico, analisar se foram elaborados pelas equipes de fiscalização, os relatórios mensais de acompanhamento dos contratos, com o registro das ocorrências, preenchidos de forma completa e correta, bem como a verificação da documentação da contratada, quanto às obrigações trabalhistas e sociais. A unidade auditada informa que houve o acompanhamento e recebimento dos serviços, porém o registro foi realizado em um único documento, após o retorno presencial. A Pró-reitoria de Administração – PROAD, em 23 de março de 2020, emitiu o ofício circular N.º 39/2020/PROAD/IFRS, com orientações para o período de vigência do trabalho remoto, quanto ao ateste, liquidação e pagamento de notas fiscais e faturas. Sobre os procedimentos, caberia aos responsáveis pelo ateste dos serviços, encaminhar por e-mail a nota fiscal e/documento hábil e relatório de acompanhamento do contrato, devendo entregar os documentos originais, no retorno das atividades presenciais. Assim, não foram encontrados registros quanto à execução das orientações que visavam o ateste mensal dos serviços para consequentemente, autorizar o pagamento às contratadas. Embora o período analisado foi atípico devido à pandemia da covid-19, os mecanismos de controle e fiscalização (relatórios, etc) continuaram sendo necessários para atestar os serviços prestados e evidenciar as atividades da fiscalização.
Análise da Auditoria Interna. Neste tópico, a auditoria interna teve por objetivo verificar se a documentação analisada pelos fiscais/gestor para emissão dos termos de recebimento provisório e definitivo referiam-se ao mês de competência da nota fiscal, em especial o registro das horas trabalhadas dos empregados da contratada. É possível observar, através dos documentos apresentados via drive, que a contratada encaminha o documento “memória de cálculo” com a discriminação do valor da nota fiscal emitida. Não há como evidenciar a forma utilizada pela fiscalização, para certificar-se dos valores apresentados, principalmente por terem documentos (registro do ponto) que não competem ao mês referido na nota fiscal e por não terem o formulário de controle mensal de funcionários terceirizados (anexo XVI). O fato pode ser evidenciado no mês de referência janeiro/2021, onde a nota fiscal N.º 236, emitida em 02/02/21 faz referência aos serviços prestados no mês de janeiro, porém o registro do ponto é do mês de dezembro/2020. É necessário observar que ao emitir o termo de recebimento, a equipe de fiscalização está afirmando que não houve intercorrências no mês de execução do serviço, autorizando o pagamento da nota fiscal com registros das horas trabalhadas que não correspondem ao mês da prestação dos serviços. Visando melhorias no fluxo do recebimento dos serviços, principalmente quanto à verificação de intercorrências apontadas dentro do mês de competência dos serviços, e registradas pela contratada no documento “memória de cálculo”, recomenda-se.