EU-UDBUD
EU-UDBUD
Varer Offentligt udbud
På levering af bleer til Esbjerg og Fanø Kommune GENUDBUD
Oktober 2019
Indholdsfortegnelse
6.1 Tilbudsgivers personlige forhold 8
6.2 Økonomisk og finansiel formåen 9
6.3 Teknisk og/eller faglig formåen 9
6.4 Indhentelse af dokumentation 9
6.6 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen 10
9. Tildelingskriterium og underkriterier 12
11.3 Ejendomsret og betaling for tilbud 13
11.4 Tilbudsgivers forbehold 13
12.1 Forbehold og konditionsmæssighed 14
12.2 Udelukkelse og egnethed 14
12.3 Tildelingskriterium og underkriterier 14
12.4 Vareprøver og afprøvning 14
13. Orientering om resultatet af udbuddet 15
Stk. 3.1 Rammeaftalens grundlag 20
Stk. 5.2 Sortimentsændringer og produktudvikling 21
Stk. 5.3 Sortimentsændringer og produktudvikling 21
Stk. 6.2 Udskiftning af medarbejdere 23
§ 8. Priser og prisregulering 24
Stk. 10.2 Godkendelsesprocedure for nye e-kataloger 26
Stk. 10.3 Procedure ved ændringer i e-kataloger 28
Stk. 11.1 Leveringsbetingelser 29
§ 15. Leverandørens misligholdelse 32
Stk. 15.2 Forsinkelse af enkelte ordrer 32
15.3.2 Afhjælpning og omlevering 33
Stk. 15.5 Ophævelse af rammeaftalen 34
§ 17. Produktansvar og forsikring 36
Stk. 19.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser 37
Stk. 19.2 Ordregivers overdragelse af rettigheder og pligter 37
Bilag 1 – Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet 40
Bilag 2 – Kravspecifikation 41
Bilag 5 – Leveringssteder 2018 52
Bilag 6 – Databehandleraftale 53
Bilag 7 – It i Esbjerg Kommune 54
1. Indledning
Udbuddet vedrører levering af bleer til Esbjerg Kommune (herefter benævnt ordregiver).
Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, jf. udbudsloven (LOV nr. 1564 af 15.12.2015) hvilket betyder, at enhver har ret til at afgive tilbud.
Udbudsmaterialet består af:
• Udbudsbekendtgørelse
• Udbudsbetingelser, med ESPD (fælles europæisk udbudsdokument), samt udbudsbilag
• Udkast til rammeaftale med bilag (herunder kravspecifikation og databehandleraftale) Aftale med den vindende tilbudsgiver indgås på baggrund af udkastet til rammeaftale.
Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer af udbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette, herunder ændringer af kravspecifikationen og udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbuddet.
Udbudsmaterialet er offentliggjort via udbudssystemet Etichs (xxx.xxxxxx.xx).
2. Ordregiver
Aftalen vil være obligatorisk og dermed bindende for alle afdelinger og institutioner hos ordregiver.
Køb af varer på den indgåede rammeaftale foretages som udgangspunkt af den enkelte institution/afdeling.
Følgende selvejende institutioner med driftsoverenskomst er forpligtet af nærværende aftale: Center for Socialt Udsatte Skjoldbo, ETAC Rehabiliteringscenter samt Esbjerg Krise- og Aktivitetscenter. Andre selvejende institutioner har ikke ret til at anvende nærværende aftale.
Der vil i udbuddet både være levering til borgere i eget hjem, herunder plejecentre samt depotleverancer. Se bilag 5 for antal leveringssteder. Bemærk at der til de forskellige centre skal leveres ud til borgernes egne adresser. Yderligere information om kommunens organisering kan ses på kommunens hjemmeside xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx
3. Udbuddets omfang
Udbuddet vedrører indkøb af bleer til voksne og børn på bevilling jf. Serviceloven §§ 41 og 112, samt beslægtede produkter i form af diverse tilbehør, så som stiklagner.
Jf. Servicelovens §§ 41 og 112 har borgeren som udgangspunkt frit valg vedrørende leverandøren. Der er dog i Esbjerg Kommune på dette område erfaring for, at borgeren anvender kommunens leverandør. Der kan derfor ikke garanteres en bestemt volumen på aftalen.
Der kan blive tale om køb til lager, men dette udgør en minimal del af kontraktens værdi. Køb af varer på den indgåede rammeaftale foretages i så fald som udgangspunkt af den enkelte institution/afdeling.
Esbjerg Kommune har et årligt (2018) forbrug på cirka 5.485.000 kr., heraf er ca. 83.000 kr. bleer til børn.
Fanø Kommune har et årligt (2018) forbrug på cirka 170.000 kr.
Det anførte forbrug er udregnet på baggrund af tidligere aktiviteter. Der er alene tale om et estimat, som ikke er bindende for ordregiver. Tilsvarende gælder for mængder angivet i tilbudslisten.
Esbjerg Kommune har i dag 2.437 bevillinger på bleer. Fanø Kommune har i dag 89 bevillinger på bleer.
I forbindelse med opfyldelse af rammeaftalen, modtager leverandøren personoplysninger på ordregivers borgere, som leverandøren bliver databehandler for. Der indgås derfor databehandleraftale mellem parterne. Databehandleraftalen er vedlagt som bilag 6 og skal udfyldes af leverandøren.
For nærmere beskrivelse af de udbudte varer, herunder de krav varerne skal opfylde, henvises til tilbudslisten (bilag 3) og kravspecifikationen (bilag 2).
Den udbudte rammeaftale forudsættes indgået med en leverandør og har en løbetid på 4 år fra den 1. februar 2020. Opsigelsesvilkår fremgår af rammeaftalens pkt. 3.
Det vurderes, at der kan opnås stordriftsfordele ved at udbyde en samlet aftale, blandt andet i forhold til undervisning og træning af personale. Desuden vurderes det, at det er til stor gene for driften hvis, produkterne potentielt skal bestilles hos flere forskellige leverandører til samme område. Udbuddet er derfor ikke opdelt i delaftaler.
Nærværende rammeaftale kan anvendes på den forventede omsætning plus 20 %.
4. Tidsplan
Offentliggørelse: | 22. oktober 2019 |
Spørgefrist: | 13. november 2019 |
Svarfrist (6-dagesfrist): | 15. november 2019 |
Tilbudsfrist: | 22. november 2019 kl. 12:00 |
Frist for indlevering af vareprøver: | 25. november 2019 |
Offentliggørelse af resultatet af udbuddet: | Uge 51 |
Derefter afholdes 10 dages standstill-periode, hvorefter aftalen kan underskrives. | |
Leveringsstart: | 1. februar 2020 |
5. Spørgsmål og svar
Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i rammeaftalen eller udbudsmaterialet i øvrigt.
Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige, på dansk og sendes via kommunikationsmodulet i Ethics.
Spørgsmål skal stilles inden udløb af den i tidsplanen oplyste spørgefrist. Spørgsmål, der modtages efter udløb af spørgefristen, besvares kun i det omfang, det er muligt inden udløbet af den i tidsplanen oplyste svarfrist.
Ordregiver vil besvare spørgsmål løbende og senest ved udløb af den i tidsplanen oplyste svarfrist.
Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort via Ethics.
6. Udelukkelse og egnethed
Den nedenfor angivne dokumentation danner grundlag for ordregivers vurdering af, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave.
Tilbudsgiver skal afgive de i pkt. 6.1 til 6.3 krævede oplysninger. Oplysninger gives ved at udfylde ESPD´et direkte i Ethics.
For uddybende vejledning i hvordan ESPD’et udfyldes, henvises til følgende vejledning, udarbejdet af Konkurrence og forbrugerstyrelsen: xxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxx/xxxxx/0000/00000000-xxxx-xxxxxxxxxxxxx-xx-xxxxxxx/
Opmærksomheden skal henledes på, at det til enhver tid er tilbudsgivers eget ansvar, at ESPD’et er udfyldt med korrekte og relevante oplysninger.
6.1 Tilbudsgivers personlige forhold
Ordregiver er forpligtet til at udelukke en tilbudsgiver, der er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 135 og 136, hvis ikke til tilbudsgiveren kan dokumentere sin pålidelighed i henhold til udbudslovens § 138. Tilbudsgiver skal i ESPD´et i Ethics angive, hvorvidt ordregiver er omfattet af en obligatorisk udelukkelsesgrund.
Ordregiver har desuden tilvalgt følgende frivillige udelukkelsesgrunde i nærværende udbud:
• Udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1-7
Ordregiver er derfor forpligtet til at udelukke en tilbudsgiver, der er omfattet af ovennævnte frivillige udelukkelsesgrunde, medmindre tilbudsgiveren kan dokumentere sin pålidelighed i henhold til udbudslovens § 138. Tilbudsgiver skal i ESPD´et i Ethics angive, hvorvidt ordregiver er omfattet af en ovennævnte frivillige udelukkelsesgrund.
Ved afgivelse af oplysninger om de frivillige udelukkelsesgrunde skal tilbudsgiver være opmærksom på, at den to-årige ”forældelsesfrist”, der gælder i henhold til § 138, stk. 6, ikke nødvendigvis løber fra det tidspunkt, hvor forholdet er begået, men at den i visse tilfælde muligvis vil løbe fra det tidspunkt, hvor en kompetent myndighed træffer afgørelse vedrørende forholdet. Tilbudsgiver kan derfor være forpligtet til at oplyse om forhold, der har fundet sted for mere end to år siden.
6.2 Økonomisk og finansiel formåen
Tilbudsgiver skal opfylde følgende mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens § 142:
• Nøgletal for de seneste tre afsluttede regnskabsår i form af soliditetsgrad og egenkapital. Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver har en positiv soliditetsgrad og en positiv egenkapital i hvert af de 3 år.
6.3 Teknisk og/eller faglig formåen
Tilbudsgiver skal opfylde følgende mindstekrav til teknisk og faglig formåen, jf. udbudslovens § 143:
• Tre referencer i form af rammeaftaler med andre ordregivende myndigheder vedrørende levering af bleer og med en værdi på minimum 1 mio. p.a. pr. rammeaftale. Det er et minimumskrav, at referencerne til sammen vedrører leverancer til 2.400 inkontinente borgere hos de pågældende myndigheder. Rammeaftalerne må ikke være afsluttede mere end tre år før tilbudsfristen, og de skal have været i drift i minimum seks måneder på datoen for tilbudsfristen. For så vidt angår igangværende rammeaftaler gøres der opmærksom på, at alene omsætning, der er realiseret, kan medregnes i værdien.
6.4 Indhentelse af dokumentation
Den tilbudsgiver, som ordregiver påtænker at indgå kontrakt med, skal inden kontrakten kan tildeles dokumentere sin opfyldelse af egnethedskriterierne og ikke-opfyldelse af udelukkelsesgrundene, jf. pkt. 6.1 til 6.3 ved fremlæggelse af følgende dokumenter:
• Serviceattest, som på tidspunktet for indlevering ikke er ældre end 6 måneder
o Såfremt den vindende tilbudsgiver er en udenlandsk virksomhed, skal denne fremlægge tilsvarende dokumentation i den version og/eller fra de myndigheder, som er relevante i den vindende tilbudsgivers hjemland.
• Underskrevet revisorgodkendt årsregnskab for 2016, 2017 og 2018 eller en henvisning til hvor dette findes
• Hvis relevant: Dokumentation for konsortiedeltageres hæftelse eller andre enheders hæftelse og tilvejebringelse af ressourcer, jf. hhv. pkt. 6.5 og 6.6
Dokumentationen skal fremsendes inden 21 dage efter ordregivers anmodning herom.
Tilbudsgiverne er imidlertid meget velkomne til at fremsende dokumentationen tidligere, fx sammen med tilbuddet.
Undervejs i udbudsproceduren er ordregiver er desuden til enhver tid berettiget til at indhente dokumentation, hvis dette er nødvendigt for, at proceduren gennemføres korrekt.
6.5 Konsortier
Afgives tilbud af et konsortium, skal de krævede oplysninger under pkt. 6.1 til 6.3 afgives for hver deltager i konsortiet. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen (pkt. 6.2 og 6.3) dog være konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle konsortiedeltagere, er tilbuddet ikke nødvendigvis ukonditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen. Desuden skal de enkelte deltagere i konsortiets ydelser/roller angives.
Alle deltagere i konsortiet skal udfylde og medsende en udfyldt ESPD ved tilbudsafgivelse, ligesom deltagerne skal krydse af, at der deltages sammen med andre i ESPD’ets del II A.
Det bemærkes, at når tilbud afgives af et konsortium, så skal konsortiedeltagerne hæfte solidarisk og direkte i forhold til ordregiver.
Endvidere bemærkes, at det krævede minimums antal referencer, jf. punkt 6.3, gælder for konsortiet og ikke den enkelte deltager.
6.6 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen
Nærværende afsnit finder anvendelse, når tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, dvs. når tilbudsgiver støtter sig på andre virksomheder for at kunne opfylde egnethedskravene, jf. pkt. 6.2 og 6.3, jf. således udbudslovens § 144. Hvis tilbudsgiver blot har tænkt sig at anvende en underleverandør til opfyldelse af rammeaftalen, og hvis tilbudsgiver selv opfylder egnethedskravene, finder nærværende afsnit ikke anvendelse. Se i øvrigt nærmere i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens ”Vejledning om udbudsreglerne”, afsnit 9.3.5 ”Mulighed for at basere sig på andre enheders formåen”
Hvis tilbudsgiver således i forbindelse med afgivelse af tilbud baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen, skal tilbudsgiver oplyse dette i ESPD’ets del II C.
De relevante oplysninger nævnt under pkt. 6.1 til 6.3 skal afgives for den støttende enhed.
Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle virksomheder i tilbudsgiverteamet, er tilbuddet ikke nødvendigvis ukonditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen.
Tilbudsgiver skal i sit tilbud beskrive de ydelser/roller, som de enkelte deltagere i tilbudsgiverteamet skal have.
Endvidere bemærkes, at det krævede minimums antal referencer, jf. punkt 6.3, gælder for begge enheder tilsammen.
7. Brug af rammeaftale
Den udbudte aftale er en rammeaftale, som forudsættes indgået med en leverandører.
8. Tilbud
8.1 Flere tilbud
Der kan ikke afgives mere end et tilbud.
8.2 Alternative tilbud
Der kan ikke afgives alternative tilbud.
9. Tildelingskriterium og underkriterier
Rammeaftale vil blive tildelt den tilbudsgiver, der tilbyder den økonomisk mest fordelagtige pris.
Ved bedømmelse af pris vil der blive lagt vægt på de af tilbudsgiver oplyste priser jf. nedenstående.
Tilbud skal afgives ved udfyldning af bilag 3 - Tilbudsliste. Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter. Priser angives med 2 decimaler. Tilbudslisten skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen i uændret form, der kan dog ændres på kolonnebredde for så vidt angår angivelser af bemærkninger, beskrivelser mv.
Tilbuddet skal afgives i pris pr. styk. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indeholdt i den tilbudte pris. Der skal afgives tilbud på alle varelinjer i tilbudslisten.
I tilbudslisten er der angivet en vægtning. Vægtning foretages ud fra skønnede mængder, udregnet på baggrund af de forventede fremtidige indkøbsmønstre. Der antages at salget vil ligge sådan fordelt fremadrettet. Vægtningen sammenholdt med den oplyste pris giver en vægtet pris, som benyttes til en samlet vurdering af tilbuddet.
10. Afgivelse af tilbud
10.1 Tilbudsfrist
Tilbuddet inkl. alle bilag skal uploades og sendes igennem Ethics inden den i tidsplanen angivne tilbudsfrist.
Ved afgivelse af tilbud accepterer tilbudsgiver alle rammeaftalevilkår, minimumskrav, kravspecifikationer mv., samt forpligter sig til at levere på de tilbudte vilkår og priser.
Det er vigtigt at tilbudsgiver besvarer alle punkter i tilbudsbesvarelsen, da evalueringen udelukkende vil blive foretaget på grundlag af oplysninger i tilbuddet.
Tilbud modtaget på andre måder end gennem Ethics kan ikke tages i betragtning.
Spørgsmål omkring funktionaliteten i systemet rettes til Ethics.
10.2 Vedståelsesfrist
Tilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver indtil 6 måneder efter udløb af tilbudsfristen.
11. Tilbuddets indhold
11.1 Tilbuddets indhold
Tilbuddet skal indeholde følgende:
• Udfyldt ESPD, herunder også for eventuelle andre konsortiedeltager eller andre enheder, som tilbudsgiver baserer sin økonomiske eller tekniske formåen på, jf. pkt. 6.5 og 6.6.
• Udfyldt tilbudsliste
• Produktdatablade for alle tilbudte produkter
• Udfyldt databehandleraftale
Indeholder tilbuddet ikke ovennævnte oplysninger, er ordregiver berettiget til at afvise tilbuddet. Ordregiver er derudover forpligtet til at afvise tilbuddet, hvis det vil være i strid med gældende lovgivning at indhente de manglende oplysninger efterfølgende.
11.2 Sprog
Tilbuddet skal være på dansk.
11.3 Ejendomsret og betaling for tilbud
Tilbud og tilhørende bilagsmateriale er ordregivers ejendom og vil derfor ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud.
11.4 Tilbudsgivers forbehold
Tilbudsgiver opfordres til at få eventuelle uklarheder afklaret i spørgsmål/svarrunden.
Tilbudsgiver bør nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold medfører, at ordregiver er berettiget til at afvise tilbuddet. Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold.
Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet samt forbehold, hvis økonomiske værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes.
12. Tilbudsevaluering
Efter tilbudsfristens udløb, evalueres de rettidigt modtagne tilbud på følgende punkter:
12.1 Forbehold og konditionsmæssighed
Det vurderes, om tilbuddene indeholder forbehold overfor udbudsmaterialet mv. jf. udbudslovens
§ 159, stk. 2. Hvis et tilbud indeholder forbehold, behandles tilbuddet i overensstemmelse med de retningslinjer, der fremgår af pkt. 11.4.
Det undersøges derudover, om tilbuddene indeholder de krævede oplysninger og den fornødne dokumentation, jf. pkt. 11.1. Såfremt dette ikke er tilfældet, vurderes det, om tilbuddet skal afvises som ukonditionsmæssigt.
12.2 Udelukkelse og egnethed
Den enkelte tilbudsgivers egnethed til at løse opgaven vurderes på baggrund af den krævede dokumentation under pkt. 6. Inden tilbudsgiverne orienteres om den endelige tildelingsbeslutning, skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, dokumentere oplysningerne afgivet i ESPD, jf. udbudsloven § 159, stk. 2.
12.3 Tildelingskriterium og underkriterier
Tilbud vurderes på baggrund af tildelingskriteriet og underkriteriet jf. pkt. 9, og på denne baggrund træffes beslutning om tildeling af rammeaftale.
Ordregiver vurderer udelukkende tilbuddene på baggrund af de oplysninger, der fremgår af det fremsendte tilbud inkl. bilag. Det er således tilbudsgivers ansvar at sikre, at alt der ønskes inddraget i ordregivers evaluering, fremgår af tilbuddet
12.4 Vareprøver og afprøvning
Til brug for konstatering af overholdelse af krav, skal tilbudsgiver levere vareprøver af alle tilbudte produkter.
Vareprøver skal for tilbudsgivers regning og risiko leveres til nedenstående adresse på det i tidsplanen oplyste tidspunkt.
Esbjerg Kommune, Udbud & Indkøb, Xxxxxxxxx 00,
6700 Esbjerg
Att.: Xxxxxx Xxxxxxxxx
Vareprøverne skal stemme overens med det tilbudte og være mærket med tilbudsgivers varenummer.
13. Orientering om resultatet af udbuddet
Alle tilbudsgivere vil via Ethics blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen. Udbuddet er ikke afsluttet, før rammeaftalen er underskrevet af begge parter efter standstill-periodens udløb.
14. Aktindsigt
Ordregiver er forpligtet til at overholde offentlighedslovens og forvaltningslovens regler om aktindsigt, hvilket betyder, at ordregiver kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af tilbudsgivers tilbud, hvis der anmodes om aktindsigt.
Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil den eller de berørte tilbudsgivere så vidt muligt blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der er omfattet af aktindsigt. Det er dog altid alene ordregiver der endeligt afgør hvad der udleveres ved en anmodning om aktindsigt.
Udkast til rammeaftale
Udkast til rammeaftale
Bleer til Esbjerg Kommune
Indholdsfortegnelse
Stk. 3.1 Rammeaftalens grundlag 20
Stk. 5.2 Sortimentsændringer og produktudvikling 21
Stk. 5.3 Sortimentsændringer og produktudvikling 21
Stk. 6.2 Udskiftning af medarbejdere 23
§ 8. Priser og prisregulering 24
Stk. 10.2 Godkendelsesprocedure for nye e-kataloger 26
Stk. 10.3 Procedure ved ændringer i e-kataloger 28
Stk. 11.1 Leveringsbetingelser 29
§ 15. Leverandørens misligholdelse 32
Stk. 15.2 Forsinkelse af enkelte ordrer 32
15.3.2 Afhjælpning og omlevering 33
Stk. 15.5 Ophævelse af rammeaftalen 34
§ 17. Produktansvar og forsikring 36
Stk. 19.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser 37
Stk. 19.2 Ordregivers overdragelse af rettigheder og pligter 37
Bilag 1 – Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet 40
Bilag 2 – Kravspecifikation 41
Bilag 5 – Leveringssteder 2018 52
Bilag 6 – Databehandleraftale 53
Bilag 7 – It i Esbjerg Kommune 54
§ 1. Parterne
Mellem
Ordregiver Esbjerg Xxxxxxx Xxxxxxxxx 00
6700 Esbjerg
og Leverandør
[Indsæt navn på leverandør] [Indsæt adresse]
[Indsæt postnummer] [Indsæt CVR-nr.]
(herefter kaldet leverandøren)
er der indgået aftale vedrørende levering af bleer til ordregiver.
§ 2. Indledning
Parterne er ligeværdige igennem aftaleperioden og enige om at samarbejde med en positiv, professionel og ansvarlig holdning, for at opnå det bedst mulige resultat.
Ud over opfyldelse af nærværende rammeaftale, bør begge parter i aftaleperioden have øje for udvikling og optimering af aftaleområdet, såvel hvad angår processer, ydelser og produkter.
Parterne accepterer, at saglighed og faglighed er hinandens gensidige forudsætninger og en nødvendighed for samarbejdet i aftaleperioden, samt for at skabe udvikling i og af ydelser, produkter og praksis.
Leverandøren er ud fra dennes samlede viden om produkterne, til en hver tid forpligtet til at rådgive om de mest hensigtsmæssige løsninger såvel funktionelt som økonomisk. Ordregiver stiller sig til rådighed for leverandøren om alle forhold der er relevante for nærværende rammeaftale.
Bestemmelserne omkring bod og misligholdelse forventes ikke anvendt, men opstår der mod forventning uhensigtsmæssig varetagelse af kontraktforpligtelserne fra leverandørens side, er instrumenterne at betragte som ordregivers mulighed for at mindske skaderne og imødegå gentagelser.
Begge parter forpligtiger sig til at stille nødvendige ressourcer til rådighed både i forbindelse med implementering og drift af rammeaftalen, således at rammeaftalen kan fungere hensigtsmæssigt i praksis, administrativt og økonomisk.
§ 3. Aftalegrundlag
Stk. 3.1 Rammeaftalens grundlag
Denne rammeaftale er indgået på baggrund af ordregivers udbud af [Dato, udbudsnavn og TED- nr.] Aftalegrundlaget består i prioriteret rækkefølge af følgende dokumenter:
• Denne rammeaftale
• Udbudsmateriale, herunder kravspecifikation
• Leverandørens tilbud af [indsæt dato]
Hvis der er uoverensstemmelse mellem rammeaftalen og bilagene, går rammeaftalen forud for bilagene. Hvis der er uoverensstemmelse mellem bilagene, går det førstnævnte forud for et senere nævnt bilag.
Stk. 3.2 Betingelser
Leverandøren skal inden ikrafttræden af denne rammeaftale, dog senest 10 efter udløb af standstill-perioden, fremsende følgende til ordregiver:
• Kopi af forsikringspolice for erhvervs- og produktansvarsforsikring eller dokumentation for, at forsikring er tegnet. Forsikringen skal opfylde kravene i afsnit 17.
Rammeaftalen er fra ordregivers side betinget af, at ovennævnte dokumentation fremsendes til ordregiver, og at dokumentationen kan godkendes af ordregiver.
§ 4. Aftaleperiode
Rammeaftalen er gældende fra den 1. februar 2020 til den 31. januar 2024. Rammeaftalen er uopsigelig for leverandøren. Rammeaftalen kan af ordregiver tidligst opsiges med virkning pr. den
31. januar 2022. Ordregiver skal varsle en eventuel opsigelse med 3 måneders varsel.
Hvis ordregivers udbud indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og ordregivers beslutning om at tildele leverandøren rammeaftalen annulleres, rammeaftalen erklæres for ”uden virkning” eller ordregiver i øvrigt pålægges at bringe rammeaftalen til ophør, kan rammeaftalen i hele aftaleperioden opsiges helt eller delvist af ordregiver med 30 dages varsel til den 1. i en måned, uden at kontrakthaver kan kræve erstatning herfor.
§ 5. Rammeaftalens omfang
Stk. 5.1 Omfang
Denne rammeaftale omfatter levering af bleer til ordregiver. Produkterne er nærmere beskrevet i kravspecifikationen bilag 2, tilbudslisten bilag 3 og udbudsbetingelsernes pkt. 3 ”Udbuddets omfang”.
Den forventede omsætning er udregnet på baggrund af de forventede fremtidige indkøbsmønstre, der kendes på udbudstidspunktet. Den forventede omsætning er således ikke bindende for ordregiver. Tilsvarende gælder for mængder angivet i tilbudslisten.
Ordregiver er forpligtet til at anvende den indgåede rammeaftale til at dække sit forbrug i det omfang, at ordregivers behov kan dækkes af et produkt på tilbudslisten. Ordregiver er dog berettiget til at anvende delydelsesreglen i udbudslovens § 8, stk. 2 og kan derfor indkøbe op til 20 % af sit samlede forbrug ved andre leverandører.
Den estimerede omsætning er under forbehold af fortsat bevilling til det pågældende område i rammeaftaleperioden fra kommunalbestyrelsen. Der tages endvidere forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser eller ændret indkøbsmønster, som ikke kunne forudsiges på udbudstidspunktet.
Stk. 5.2 Sortimentsændringer og produktudvikling
I det omfang, at det ikke strider mod de udbudsretlige regler, kan ordregiver kræve, at der foretages ændringer i aftalens omfang eller art.
Ordregiverens krav om ændring skal fremsættes skriftligt. Leverandøren skal herefter udarbejde et ændringsnotat, hvori det beskrives, hvordan ændringen vil påvirke parametre som pris, tid, sikkerhed, miljø mv.
Enhver ændring eller tilføjelse til rammeaftalen skal aftales skriftligt mellem ordregiver og leverandøren og skal vedhæftes denne rammeaftale som et tillæg. Leverandøren har således kun krav på merbetaling som følge af en ændring, hvis der foreligger et skriftlig tillæg til aftale herom.
Stk. 5.3 Sortimentsændringer og produktudvikling
Leverandøren må kun levere andre produkter end de produkter, der er omfattet af rammeaftalen, med forudgående skriftlig godkendelse fra den aftaleansvarlige medarbejder i ordregivers indkøbsfunktion.
Hvis et produkt fra tilbudslisten udgår som følge af produktudvikling, myndighedskrav eller ændringer i lovgivningen, skal leverandøren straks tilbyde ordregiver et andet produkt til
erstatning for det udgåede produkt. Leverandøren skal over for ordregiver skriftligt dokumentere, at det nye produkt som minimum lever op til specifikationerne for det produkt, der udskiftes. De nye produkter må ikke introduceres for ordregivers medarbejdere, før leverandøren har modtaget en skriftlig godkendelse af sortimentsændringerne fra ordregiver. Det nye produkt skal tilbydes til den pris, leverandøren fastsætter over for andre kunder, dog maksimalt til samme pris som det produkt, der udskiftes. På opfordring fra ordregiver skal leverandøren fremsende nyt datablad.
Leverandøren er forpligtet til at oplyse ordregiver om nye produkter inden for aftaleområdet, som kan optimere ordregivers drift og/eller indkøb. På anmodning skal Leverandøren kunne dokumentere, hvordan eventuelle nye produkter kan optimere ordregivers drift og/eller indkøb. Ordregiver medvirker efter forudgående godkendelse gerne ved afprøvning af nye produkter, i det omfang disse i alle led lever op til rammeaftalens minimumsbetingelser.
§ 6. Samarbejde
Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen. Leverandøren er forpligtet til at udskifte en til aftalen knyttet medarbejder, hvis ordregiver med en saglig grund anmoder herom.
Leverandørens besøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution.
Leverandøren skal optræde loyalt over for ordregiver og skal i enhver henseende udfolde rimelige bestræbelser for at opfylde rammeaftalen og imødekomme ordregivers interesser. Leverandøren skal til enhver tid straks informere ordregiver om forhold, der kan påvirke aftalen, og som ordregiver ikke er vidende om.
Leverandøren skal orientere sit personale om rammeaftalen i sin helhed og skal give personalet sådanne arbejdsbetingelser, at personalet er i stand til at opfylde aftalens krav. Leverandøren er pligtig at sikre sig tilsvarende orientering og arbejdsbetingelser hos personale ansat ved en eventuel underleverandør.
Leverandøren må alene tilbyde produkter, der er omfattet af tilbudslisten, medmindre andet er aftalt med ordregiver, jf. rammeaftalens punkt 0. Leverandøren skal rådgive ordregiver omkring bestillinger samt yde loyal vejledning i forhold til ordregivers behov. Hvis ordregiver bestiller ydelser, der ikke er omfattet af rammeaftalen, skal leverandøren gøre ordregiver opmærksom herpå.
Tilbudsgiver får ikke med denne aftale fri ret til at sende reklame og/eller andet skriftligt materiale til brugerne vedr. aftalens produktområde eller tilbudsgivers andre produktområder. Brugerne af denne aftale må ikke tilsendes materiale, vareprøver, skrivelser o.l. i markedsføringsøjemed uden godkendelse fra ordregiver.
Ordregiver skal informeres om og godkende eventuel nyhedsinformation, reklame og andet skriftligt materiale for det aftalte produktområde, inden dette sendes ud til brugere og kommunale enheder. Dette gælder uanset udsendelsesform.
Ordregiver skal inden offentliggørelse informeres om udtalelser til pressen vedr. denne kontrakt.
Brug af ordregiver i markedsføringsøjemed og/eller som reference, må kun ske efter forudgående godkendelse fra ordregiver.
Tilbudsgiver må ikke efter udløb af aftalen kontakte brugerne. Leverandøren skal kunne modtage sikker e-mail.
Konstaterer ordregiver gentagne overtrædelser af ovenstående pligter, vil det blive anset som væsentlig misligholdelse.
Stk. 6.1 Sprog
Al kontakt skal i aftaleperioden foregå på dansk.
Stk. 6.2 Udskiftning af medarbejdere
Leverandøren skal på ordregivers anmodning udskifte en til opgaven tilknyttet medarbejder.
§ 7. Kvalitet
Stk. 7.1 Generelt
De af rammeaftalen omfattede produkter skal overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen samt i aftalens løbetid således, at produkterne lovligt kan markedsføres, sælges og anvendes i Danmark.
Produkterne skal overholde kravspecifikationen og være i overensstemmelse med leverandørens tilbud i hele rammeaftalens løbetid.
Leverandøren skal på ordregivers anmodning give uddybende oplysninger og dokumentation for de af rammeaftalen omfattede produkter, herunder fremsende eventuelle produktdatablade. I det omfang der foretages ændringer i produktdatablade, skal leverandøren straks og på eget initiativ fremsende disse til ordregiver.
Stk. 7.2 CE-mærkning mv.
Produkterne skal være mærket i overensstemmelse med gældende regler om EU-mærkning, herunder opfylde eventuelt krav om CE-mærkning og overholde relevante harmoniserede standarder. Dette er dog ikke gældende for børnebleerne.
Stk. 7.3 Miljø
Leverandøren opfordres til aktivt at medvirke til fortsatte forbedringer af miljø, teknologi og økonomi i forbindelse med rammeaftalen. Leverandøren skal i videst muligt omfang afhjælpe miljøproblemer, f.eks. med hensyn til emballagens udformning, materiale og vægt samt medvirke til, at mængden af emballage mindskes mest muligt.
Stk. 7.4 Garanti
Hvor intet andet er anført gælder Købelovens reklamations- og ansvarsregler.
Stk. 7.5 Kvalitetssikring
Leverandøren er forpligtet til på ordregivers opfordring at fremsende oplysninger om reklamationer og eventuelle tilbagekaldelser, arten heraf, udledte mønstre og tendenser samt leverandørens afhjælpnings- og forebyggende tiltag. Denne oversigt er ikke begrænset til alene at omfatte leverancer til ordregiver, men reklamationer fra andre kunder kan anonymiseres.
§ 8. Priser og prisregulering
Stk. 8.1 Pris
Priserne for de produkter, der er omfattet af rammeaftalen, fremgår af tilbudslisten (bilag 3).
Priserne er ekskl. moms, men indeholder samtlige øvrige afgifter, gebyrer, forsikringsudgifter, service, support og emballage.
Såfremt leverandøren har en særlig kampagnepris, som er lavere end prisen efter denne rammeaftale, skal kampagneprisen automatisk være gældende.
Stk. 8.2 Prisregulering
Priserne er faste de første 12 måneder regnet fra rammeaftalens start. Herefter kan der
ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning et år efter rammeaftalens start. Prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks Statistiks Nettoprisindeks fra 01.11.2019 til 01.11.2020. Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer.
Prisregulering sker på foranledning af den part, der ønsker prisen reguleret, ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Regulering beregnes i forhold til den eksisterende pris således: (Pris * nyt index) / gammelt index).
Prisreguleringer skal meddeles til den anden part senest 60 dage før reguleringstidspunktet.
Opdateret e-katalog skal være modtaget og godkendt, inden prisregulering kan træde i
kraft. Varsles prisregulering ikke rettidigt, bortfalder reguleringsmuligheden for den pågældende periode.
Varsel om prisreguleringer skal sendes til ordregivers indkøbsafdeling. Sammen med varslet skal sendes en opdateret tilbudsliste i Excel–format. Efter godkendelse af prisreguleringen, skal der fremsendes et opdateret e-katalog med de regulerede priser.
Den part, der modtager varsel om prisændring, skal senest 15 dage efter modtagelse af skriftligt varsel meddele, om prisændringen kan accepteres.
Varsel om prisreguleringer skal sendes til xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx.
Stk. 8.3 Afgifter
Parterne kan til enhver tid kræve, at priserne reguleres på baggrund af ændringer i afgifter, som bliver kendt, efter rammeaftalen er indgået, og som bliver pålagt de af rammeaftalen omfattede produkter.
§ 9. Bestilling
Bestilling skal kunne afgives via e-handelssystem, pr. e-mail og telefon samt via leverandørens app/IT-system og mulig app til håndtering af bevillinger. Se bilag 7 – It i Esbjerg Kommune.
Ved et online bestillingssystem, skal leverandøren stille dette til rådighed for ordregiver, og systemet skal kunne tilgås af både kommunens medarbejdere og borgere.
Borgerne skal let og ubesvaret kunne tilgå systemet og foretage bestillinger i overensstemmelse med den enkeltes bevillinger. Kommunens medarbejdere skal ligeledes let og ubesvaret kunne foretage bestillinger og lave ændringer i bevillinger online.
Systemet skal kunne behandle personfølsomme oplysninger i overensstemmelse med persondatalovens regler. Bestillingssystemet skal vare overskueligt og meget brugervenligt.
Kommunen skal kunne benytte leverandørens online bevillingssystem i sin daglige administration af inkontinensplejen.
Kommunen skal løbende kunne følge med i, om de enkelte borgere har enten et over- eller underforbrug på sine bevillinger.
Både Kommunen og borgerne skal kunne bestille ned til en kasse af de relevante produkter ad gangen.
Genbestillingssedler skal kun indeholde de produkter som borgeren er bevilget. Produkter der er slettet fra bevillingen skal således ikke fremgå af genbestillingssedlerne. De skal være letlæselige og letforståelige og indsendes portofrit.
Leverandøren er forpligtet til at søge forbruget placeret på tilbudslistens prismæssigt fordelagtige varer. Leverandøren skal kunne redegøre herfor på anmodning fra Kommunen.
Leverandøren skal kunne håndtere ordrer, hvor der er afvigelse mellem faktura- og leveringsadresse, herunder afvigelse mellem EAN-nr. på faktura- og leveringsadresse. Endvidere skal leverandøren kunne håndtere e-handelsbestillinger, hvor der kun er EAN-nr. på fakturaadressen, dvs. hvor leveringsadressen ikke har et specifikt EAN-nr.
Såfremt ordregiver ønsker at begrænse brugen af forskellige bestillingsformer – eksempelvis udelukkende brug af ordregivers e-handelssystem og nedlukning af muligheden for at benytte alle andre bestillingsformer, herunder leverandørens web-shop/hjemmeside – skal leverandøren mod et varsel på én måned kunne iværksætte dette.
§ 10. E–handel
Stk. 10.1 E–handel
Ordregiver anvender e-handel på det udbudte område. Se mere i bilag 4 E-handelssystem. Leverandøren skal således acceptere, at der anvendes elektronisk ordreafgivelse, fakturering og betaling, samt der sker elektronisk udveksling af data i forbindelse hermed.
I forbindelse med aftaleindgåelsen vil ordregiver over for leverandøren definere, hvilke aftaleprodukter der skal indgå i e-kataloget. Med mindre andet er aftalt, skal e-kataloget omfatte alle produkter på tilbudslisten. Ordregiver kan derudover vælge at få indlæst øvrigt sortiment i særskilt e-katalog.
Leverandøren skal udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog (e-katalog) til ordregivers e- handelssystem med de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt. E-kataloget skal være godkendt og tilgængeligt for ordregiver ved aftalens start.
Såfremt et godkendt e-katalog ikke foreligger, kan leverandøren idømmes bod, efter bestemmelserne om bod i henhold til rammeaftalens pkt. 15.5 Bod, indtil leverandøren er i stand til at levere et godkendt e-katalog til ordregivers e-handelssystem.
Stk. 10.2 Godkendelsesprocedure for nye e-kataloger
Senest 10 arbejdsdage efter underskrift af rammeaftalen skal leverandøren:
• Fremsende excel-ark til ordregiver indeholdende alle varer på tilbudslisten med varenummer, varenavn, pris med 2 decimaler inkl. afgifter, pris med 2 decimaler ekskl. afgifter, UNSPSC på commodity niveau (nyeste danske version) og enhedsbetegnelse på salgsenheden. Excel-arket skal danne grundlag for e-kataloget.
• Fremsende excel-ark til ordregiver, indeholdende øvrigt sortiment og/eller erstatningsprodukter, hvis dette er aftalt.
Varenumrene i excel-arket (og dermed i e-kataloget) skal være identiske med varenumrene i tilbudslisten. Er der enkelte ændringer, skal det fremgå tydeligt af excel-arket, hvilket varenummer der erstatter hvilket andet varenummer.
Ordregiver har 10 arbejdsdage til at gennemgå excel-arkene. Giver gennemgangen anledning til rettelser, skal leverandøren fremsende rettet excel-ark indenfor 5 arbejdsdage. Ordregiver har 5 arbejdsdage til at gennemgå det rettede excel-ark.
Hvert enkelt produkts variant skal have et unikt varenummer (eksempelvis, hvis et produkt findes i flere farver eller størrelser, skal hver farve/størrelse have et unikt varenummer). De fakturerede varenumre skal være fuldstændige identiske med de varenumre, der er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af leverandørens e-katalog.
Når excel-arket er godkendt af ordregiver, skal leverandøren indenfor 5 arbejdsdage uploade e- kataloget til ordregivers e-handelssystem med nøjagtigt samme varesortiment og priser som i det godkendte excel-ark. Såfremt der er fejl eller mangler i det fremsendte e-katalog, vil kataloget blive afvist af ordregiver. Leverandøren skal senest 5 arbejdsdage efter afvisningen uploade et nyt e-katalog tilrettet efter ordregivers anvisninger.
Medmindre andet er særskilt aftalt skal katalogformatet være OIOUBL.
Ud over varenummer, dækkende varenavn og pris med præcis 2 decimaler som i det godkendte excel-ark, skal e-kataloget for hver enkelt vare indeholde:
• billede,
• uddybende varebeskrivelse, herunder mærkenavn/indhold (f.eks. kg. og stk. pr. leveringsenhed),
• krav til opbevaring/mål/materialer,
• varekategori/varegruppe,
• mindste bestillingsenhed,
• nettoindhold,
• søgeord/emneord, og
• UNSPSC-koder på commodity-niveau (nyeste danske version)
Der henvises til følgende UNSPSC hjemmeside: xxxx://xx0xxxxxxx.xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx.xxxx?XxxxXXx0
E-kataloget skal indeholde søgeord/emneord, som dækker varen såvel i faglig som i daglig tale. Ordregiver kan på forlangende få tilføjet ekstra søgeord. I felterne varenavn, uddybende
varebeskrivelse og søgeord/emneord skal de vigtigste informationer stå først i feltet, da der i nogle systemer kun vises et begrænset antal karakterer.
Stk. 10.3 Procedure ved ændringer i e-kataloger
Nye søgeord og ekstra varenumre skal uploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra ordregiver.
E-kataloget skal holdes opdateret. Leverandøren skal sørge for at udgåede varer slettes og at erstatningsvarer indlægges, så e-kataloget altid indeholder de varer, der reelt kan købes.
Udskiftning af tilbudslistevarer skal altid godkendes af ordregiver forud for upload af nyt e-katalog. Xxxxxx leverandøren ikke for at opdatere e-kataloget, selvom ordregiver beder om det, kan der pålægges bod i henhold til stk. 15.4 Bod.
Såfremt en vare ændrer varenummer, eller der accepteres erstatningsvarer, skal det ”gamle” varenummer indlæses som søgeord på det nye varenummer samtidig med, at e-kataloget med det nye varenummer uploades. E-handelssystemet har en funktion til håndtering af erstatningsvarer, som skal benyttes af leverandøren i forbindelse med erstatning af tilbudslistevarer.
Er leverandøren den samme som tidligere, og skal leverandøren i henhold til rammeaftalens pkt.
3.2 Betingelser levere substitution af tilbudslistevarenumre, skal leverandøren ligeledes benytte e- handelssystemets erstatningsvarefunktion til substitution af tilbudslistevarerne ved upload af e- katalog til det nye udbud.
Tilbuds- og kampagnepriser skal – medmindre andet er aftalt – uploades i e-kataloget, så de er tilgængelige i tilbuds-/kampagneperioden. Leverandøren opdaterer e-kataloget, både når kampagnen starter og når den slutter.
Med hensyn til tidsfrister gælder de samme tidsfrister som ved fremsendelse af det første Excel- ark og upload af det første e-katalog, jf. stk. 10.2. Såfremt e-katalog ikke er fremsendt rettidigt, skal ordrer faktureres efter det gældende e-katalog, indtil nyt e-katalog er godkendt. Reguleres priserne i nedadgående retning, og er der ikke fremsendt rettidigt/korrekt e-katalog, skal leverandøren ugentligt udstede kreditnota til de berørte EAN nr.
Stk. 10.4 Tilgængelighed
E-kataloget er som udgangspunkt kun tilgængeligt for ordregiverne. Af tekniske årsager kan ordregiver imidlertid ikke altid sikre, at samtlige varer i e-kataloget udelukkende er tilgængelige for ordregiverne. Således vil visse kommunalt ejede selskaber og selvejende institutioner – uanset at de ikke måtte være ordregivere – i visse situationer have adgang til at se og bestille varerne. Det forpligter leverandøren sig til at tåle. Disse selskaber og institutioner er underlagt tavshedspligt på lige vilkår som ordregiver, jf. §22. stk. 22.2.
§ 11. Levering
Stk. 11.1 Leveringsbetingelser
Levering skal foretages på følgende vilkår.
Leveringsbetingelsen er frit leveret til den adresse, der angives af bestiller. Der skal så vidt muligt kunne leveres det sted borgerne ønsker (f.eks. bagtrappe).
De enkelte plejecentre i Esbjerg Kommune skal have en fast ugentlig leveringsdag. Dette aftales efter kontraktindgåelse. Produkterne skal dog stadig leveres til den enkelte borger/adresse på anvist sted. Se bilag 5 for oversigt over plejecentre i Esbjerg Kommune. Levering til borgere udenfor plejecentrene må maks. være på 3 hverdage fra modtagelse af bestilling afgivet inden kl. 12.
Såfremt levering sker på baggrund af en ordre fra ordregivers e-handelssystem, er leverandøren forpligtet til alene at benytte de informationer vedrørende leveringsadressen, der er oplyst på ordren.
Stk. 11.2 Følgeseddel
Med hver leverance skal der afleveres en følgeseddel med følgende oplysninger:
• Reference
• EAN-lokationsnummer
• Leveringsadresse
• Dato
• Xxxxx (stk., kg mv.)
• Varenummer og navn
• Restordrer
Stk. 11.3 Returvarer
Har ordregiver foretaget en fejlbestilling, kan denne returneres senest 30 dage efter levering, hvis produkterne og emballagen er intakt. Returnering sker for ordregivers regning. Leverandøren skal hurtigst muligt herefter sende en kreditnota på det fulde beløb til ordregiver.
Hvis leverandøren har foretaget en fejllevering, eller den leverede vare er beskadiget, herunder at emballagen er brudt, skal leverandøren kreditere det fulde beløb. Leverandøren afholder omkostningerne herved.
Ordregiver faktureres ligeledes aldrig for paller, heller ikke i tilfælde, hvor der ikke stilles byttepalle til rådighed ved levering.
§ 12. Fakturering
I henhold til lov om offentlige betalinger mv. (lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. august 2007 med senere ændringer) skal alle fakturaer til offentlige myndigheder fremsendes elektronisk og gebyrfrit. Fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel- infrastrukturen OIORASP eller det til enhver tid fællesoffentlige format. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0
Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold.
Ordrer, der er afgivet via ordregivers e-handelssystem, skal fremsendes således, at den elektroniske faktura kan modtages direkte i e-handelssystemet, hvilket muliggør efterfølgende automatisk kontrol, bogføring og betaling.
Fakturaen skal indeholde:
• Udstedelsesdato (fakturadato)
• Bestillingsdato
• Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen)
• Leverandørens CVR/SE-nummer
• Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse
• Tydelige varenavne og entydige varenumre
• Mængde og art af de leverede produkter/ydelser
• Pris pr. enhed eksklusiv moms
• Rekvirent hos ordregiver
• Rekvisitionsnummer
• Leveringsadresse
• Sidste rettidige betalingsdato
• Kontrakt ID/katalog ID
Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk eller ovenstående oplysninger mangler.
Alle ordrer skal faktureres enkeltvis. Der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura. Varelinierne skal fremgå af selve OIOUBL-fakturaen, dvs. de må ikke ligge i et vedhæftet dokument.
Varelinierne skal fremgå af selve OIOUBL-fakturaen, dvs. de må ikke ligge i et vedhæftet dokument.
CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i kontrakthavers tilbud, og som fremgår af rammeaftalen.
Ordrenummer: Ordregivers e-handelssystems ordrenummer skal bruges som ordregivers ordrenummer på fakturaen.
Der må ikke stå andet i feltet end selve ordrenummeret, som skal angives identisk med ordren. Der må således ikke ændres i store og små bogstaver samt mellemrum.
Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, der er aftalt, og som fremgår af leverandørens e-katalog. Dvs. ingen rabatter, ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv. Priser skal altid angives med præcis 2 decimaler.
Bestillingsenhed: Faktureringsenheden skal være i fuld overensstemmelse med den bestillingsenhed, som fremgår af ordren og af leverandørens e-katalog.
Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse mellem antallet af bestilte og leverede enheder, dvs. ikke som bestillingsmængden i alt.
Varenummer: De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af leverandørens e-katalog.
Entydige varelinjer: Leverandøren må ikke indsætte ekstra varelinjer så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter. Vareteksten på fakturaen skal være identisk med vareteksten i e-kataloget, hvis der anvendes e-handel.
Forklarende noter må ikke fremgå af ekstra varelinier.
§ 13. Betalingsbetingelser
Betalingsbetingelserne er 30 kalenderdage efter afsendelse af korrekt faktura, jf. pkt. 12. Xxxxxx sidste rettidige betalingsdato ikke på en bankdag, udskydes betalingsdatoen til førstkommende bankdag.
§ 14. Statistik
Leverandøren skal på anmodning inden 14 dage, levere statistisk materiale indeholdende detaljerede oplysninger om varenavn, varegrupper, varenummer, mængde, enhed, pris, bestillende institution (EAN nr.), omfanget af e-ordrer genereret i ordregivers e-handelssystem og andre bestillingsmetoder eller fordelt på tilbudslistevarer og øvrigt sortiment.
Ændringer af tilbudslistens varer skal være tydeligt angivet. Ordregiver kan ikke anmode om statistik mere end fire gange om året.
Statistikken skal udarbejdes efter ordregivers anvisninger i Excel-format og skal fremsendes elektronisk til ordregiver.
Manglende indsendelse af efterspurgt statistik i forbindelse med aftalens udløb kan gøre leverandøren inhabil i genudbud af aftalen, da leverandøren kan være i besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige tilbudsgivere.
§ 15. Leverandørens misligholdelse
Stk. 15.1 Generelt
Dansk rets almindelige regler, herunder købelovens regler, finder anvendelse ved leverandørers misligholdelse medmindre andet følger af denne rammeaftale.
Stk. 15.2 Forsinkelse af enkelte ordrer
Såfremt leverandøren ikke leverer rettidigt, foreligger der forsinkelse. Dette gælder, uanset om det er hele ordren, der er forsinket, eller blot en del heraf.
Ordregiver skal afgive skriftlig reklamation inden for rimelig tid, efter ordregiver har konstateret, at der er indtrådt forsinkelse, for at kunne gøre misligholdelsesbeføjelser gældende.
Ordregiver er efter eget valg berettiget til at fastholde eller hæve den pågældende ordre helt eller delvist med øjeblikkelig virkning, uanset forsinkelsens varighed. Hæves ordren helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning.
Hvis leverandøren må forudse en forsinkelse, skal leverandøren straks give meddelelse til ordregiver herom. Leverandøren skal i meddelelsen oplyse årsag til forsinkelsen og forventet varighed af forsinkelsen. Der aftales ny leveringstermin på baggrund heraf, medmindre ordregiver vælger at ophæve ordren.
Stk. 15.3 Mangler
Der foreligger en mangel ved en leverance, hvis det leverede eller dele heraf ikke opfylder de i rammeaftalen anførte krav, eller såfremt leverancen ikke svarer til, hvad ordregiver med rette kunne forvente. Dette gælder både med hensyn til krav til de bestilte produkter samt deres mærkning og emballering.
Ordregiver skal afgive skriftlig reklamation inden for rimelig tid, efter at ordregiver har konstateret, at det leverede er mangelfuldt, for at kunne gøre misligholdelsesbeføjelser gældende. Hvis ordregiver i en eller flere situationer undlader at påtale, at leverandøren misligholder rammeaftalen, medfører dette ikke, at ordregiver mister sine misligholdelsesbeføjelser ved lignende situationer for fremtiden.
15.3.2 Afhjælpning og omlevering
Leverandøren har i 24 måneder fra leveringstidspunktet ret og pligt til at yde vederlagsfri afhjælpning af mangler. Leverandørens afhjælpning skal være afsluttet inden 2 dage, medmindre andet er aftalt med ordregiver.
Leverandøren afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpning og omlevering. Dette gælder også, såfremt ordregiveren og leverandøren bliver enige om at lade tredjemand foretage afhjælpningen. Hvis leverandøren tilkaldes til afhjælpning af mangler, der skyldes forhold, som ordregiver bærer risikoen for, afholder ordregiver dog alle omkostninger.
Undlader leverandøren, på trods af skriftlig opfordring hertil, at opfylde sine forpligtelser til at foretage afhjælpning eller omlevering, kan ordregiver lade afhjælpning foretage af tredjemand for leverandørens regning, kræve forholdsmæssigt afslag eller foretage dækningskøb for leverandørens regning.
Ordregiver kan helt eller delvist hæve en ordre i følgende tilfælde:
• Såfremt leverandøren ikke foretager fyldestgørende afhjælpning eller omlevering inden for fristen i afsnit 15.3.2.
• Såfremt der inden for 24 måneder fra leveringen konstateres en eller flere væsentlige mangler ved leverancen. Ved væsentlige mangler har leverandøren kun ret til at forsøge afhjælpning, jf. afsnit 15.3.2Fejl! Henvisningskilde ikke fundet., såfremt ordregiver ccepterer dette.
• Hvis leverandøren i øvrigt væsentligt misligholder sine forpligtelser i medfør af rammeaftalen i forhold til én bestemt ordre.
Hæves en ordre helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning.
Stk. 15.4 Bod
Såfremt der ved aftalens ikrafttræden ikke foreligger et godkendt e-katalog, jf. afsnit 10, skal leverandøren betale en bod på kr. 500 pr. kalenderdag til ordregiver, indtil godkendt e-katalog foreligger. Dette gælder ikke såfremt ordregiver er årsag til problemet.
Ved fejlbehæftede fakturaer kan ordregiver opkræve en bod på kr. 250 pr. faktura.
Betaling af bod fritager ikke leverandøren for pligten til at opfylde rammeaftalen. Xxxxxxxx af bod medfører heller ikke, at ordregiver er afskåret fra at gøre andre misligholdelsesbeføjelser gældende.
Påløben bod opgøres månedsvis og forfalder til betaling syv kalenderdage efter ordregivers skriftlige påkrav. Det er ikke en betingelse for leverandørens forpligtelse til at betale bod, at ordregiver afgiver påkrav for hvert forhold, der udløser bod. Ordregiver kan modregne bod i forfaldne fakturaer.
Stk. 15.5 Ophævelse af rammeaftalen
Ordregiver kan ophæve rammeaftalen, hvis leverandøren misligholder den i væsentligt omfang. Følgende forhold anses altid for væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til helt eller delvist at ophæve rammeaftalen med virkning for fremtiden:
• Ved gentagne forsinkelser af leverancer. Det er en betingelse for ophævelse, at ordregiver har reklameret over forsinkelserne og har givet leverandøren meddelelse om, at rammeaftalen vil blive ophævet helt eller delvist ved en ny forsinkelse.
• Ved gentagne leveringer af mangelfulde produkter. Det er en betingelse for ophævelse, at ordregiver har reklameret over manglerne, og ordregiver har meddelt leverandøren, at rammeaftalen vil blive ophævet, hvis der igen leveres mangelfulde produkter. Tilsvarende gælder, hvis leverandøren gentagne gange undlader at foretage afhjælpning eller omlevering.
• Manglende overholdelse af de etiske krav i afsnit 18.
• Hvis leverandøren erklæres konkurs, der indledes rekonstruktion for leverandøren eller leverandørens forhold i øvrigt viser sig at være således, at leverandøren må anses for at være ude af stand til at opfylde rammeaftalen. Ophævelse af rammeaftalen kan dog alene ske i det omfang, dette ikke strider mod lovgivningen.
• Hvis leverandøren kræves opløst af relevante offentlige myndigheder, herunder Erhvervsstyrelsen.
• Hvis leverandøren groft eller gentagne gange overtræder relevant lovgivning, eller leverandøren dømmes under en civilretlig sag eller straffesag for et forhold, der kan rejse tvivl om leverandørens almindelige hæderlighed
• Hvis leverandøren i kontraktens løbetid begår sådanne handlinger, at leverandøren ville være blevet udelukket fra udbudsproceduren i henhold til udbudsbetingelsernes punkt 6.1, såfremt handlingen var foretaget forud kontrakttildelingen.
• Hvis det efter kontraktindgåelse viser sig, at leverandøren skulle have været udelukket fra udbudsproceduren, jf. udbudslovens § 185, stk. 1, nr. 2.
• Gentagen manglende fremsendelse af statistik eller faktura i henhold til denne aftale.
• Ved forhold, som ikke i sig selv er væsentlige, men som ved deres antal eller karakter svækker tillidsforholdet mellem parterne.
• Indtræden af andre omstændigheder der bringer rammeaftalens opfyldelse i alvorlig fare. Opregningen er ikke udtømmende.
Ophævelse skal ske ved skriftlig meddelelse til leverandøren.
Stk. 15.6 Erstatning
Leverandøren er erstatningsansvarlig over for ordregiver efter dansk rets almindelige regler.
For forhold, der udløser betaling af bod, kan erstatning kun kræves i det omfang, ordregiver kan dokumentere et tab ud over bodsbeløbet.
§ 16. Force majeure
Leverandøren er ikke ansvarlig for manglende overholdelse af rammeaftalen på grund af force majeure.
I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser så længe force majeure er til stede og i det omfang force majeure er til hinder for partens opfyldelse af sine forpligtelser.
Force majeure foreligger, når korrekt opfyldelse af rammeaftalen er umulig, og dette skyldes ekstraordinære omstændigheder, som leverandøren ikke kunne afbøde og ikke burde have forudset fx krig, usædvanlige naturbegivenheder, brand, strejker eller lockouts. For så vidt angår strejker og lockouts er det en betingelse, at disse forhold ikke blot rammer leverandørens virksomhed.
Leverandøren er forpligtet til i videst muligt omfang at opretholde et nødberedskab. Forhold hos en underleverandør anses kun for force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der er omfattet af ovenstående, og som leverandøren ikke burde have undgået eller overvundet.
Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive:
• Årsagen til force majeure situationen
• Forventet varighed af force majeure situationen
• Indsats fra leverandørens side for at genoptage leveringen.
Er force majeure isoleret til leverandørens virksomhed, eller områder leverandøren bærer risikoen for, kan ordregiver kontrahere til anden side, så længe force majeure er til stede.
Force majeure kan kun påberåbes, hvis den pågældende part har givet meddelelse herom til den anden part senest 5 hverdage efter, at force majeure er indtrådt.
Force majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal hverdage, som force majeure varer.
Hvis opfyldelsen af rammeaftalen helt eller på væsentlige punkter har været umuliggjort på grund af force majeure i en sammenhængende periode på mere end 30 dage eller i mere end 50 dage i alt i en fortløbende periode på 1 år, kan ordregiver vælge at ophæve rammeaftalen.
Hver part afholder egne omkostninger og bærer egne tab som følge af force majeure, herunder såfremt rammeaftalen ophæves på grund af force majeure.
§ 17. Produktansvar og forsikring
Leverandøren er, i overensstemmelse med produktansvarsloven (og dansk rets almindelige regler, ansvarlig over for ordregiver for den skade, som leverancen eller leverandøren påfører ordregivers ejendom, personale eller borgere/kunder.
Leverandøren er pligtig til at holde ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod ordregiver af tredjemand, og som er forårsaget af fejl eller mangler ved leverancen, en produktskade eller leverandørens skadevoldende adfærd.
Leverandøren er i hele rammeaftalens løbetid forpligtet til at opretholde en erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum 10 mio. kr. pr. år. Leverandøren skal på ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang.
§ 18. Etik
Ordregiver forudsætter, at leverandøren og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark herunder, men ikke begrænset til, følgende grundlæggende ILO- konventioner:
• Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105)
• Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111)
• Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182)
• Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt
• Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) inden for rammerne af gældende lovgivning.
Det forudsættes endvidere, at leverandøren og dennes underleverandører respekterer
grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.
Såfremt ordregiver bliver bekendt med, at leverandøren eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er leverandøren forpligtet til at opfylde rammeaftalen med et
tilsvarende produkt, som opfylder rammeaftalens krav til produktet. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed, er ordregiver uvedkommende.
§ 19. Overdragelse
Stk. 19.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser
Leverandøren kan ikke overdrage sine forpligtelser efter denne rammeaftale uden forudgående skriftligt samtykke fra ordregiver. Ordregivers samtykke til en eventuel overdragelse kan kun forventes givet i det omfang, dette ikke strider mod lovgivningen.
Leverandøren kan overdrage rettigheder, herunder også fordringer efter denne rammeaftale i det omfang dette er sædvanligt. Leverandørens overdragelse af rettigheder efter denne rammeaftale må dog ikke hindre leverandørens opfyldelse af rammeaftalen.
Stk. 19.2 Ordregivers overdragelse af rettigheder og pligter
Ordregiver har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne rammeaftale til en anden offentlig myndighed eller institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentligste drives for offentlige midler.
§ 20. Underleverandører
Leverandøren er berettiget til at anvende underleverandører ved opfyldelsen af denne rammeaftale. Ansvaret for opfyldelse af rammeaftalen påhviler leverandøren uanset anvendelse af underleverandører.
Leverandøren er på opfordring fra ordregiver forpligtet til at oplyse, hvilke underleverandører der anvendes. Hvis der sker ændringer i anvendelsen af underleverandører i aftalens løbetid, skal ordregiver oplyses herom.
§ 21. Bonus og godtgørelse
Omsætningen som følge af nærværende rammeaftale må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Ligeledes må omsætningen ikke danne grundlag for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til ordregivers medarbejdere.
§ 22. Tavshedspligt
Stk. 22.1 Leverandøren
Leverandøren, dennes personale og eventuelle underleverandører samt deres personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende ordregivers eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af rammeaftalen.
Leverandøren må bruge ordregiver som almindelig reference, men må ikke uden ordregivers forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om rammeaftalen eller offentliggøre rammeaftalens indhold. Leverandøren må ikke anvende ordregiver i reklamemæssig sammenhæng uden samtykke.
Tavshedspligten er også gældende efter rammeaftalens ophør.
Særligt med hensyn til personoplysninger gælder herudover, at leverandøren er forpligtet til at overholde den til enhver tid gældende persondatalovgivning.
Stk. 22.2 Ordregiver
Ordregiver har ret til at udtale sig offentligt om rammeaftalen og leverandørens opfyldelse heraf, dog med respekt for grænserne i forvaltningslovens § 27, stk. 1, nr. 2. Rammeaftalen kan blive genstand for politisk behandling, og i så fald må leverandøren tåle, at sagen behandles for åbne døre i det omfang, at betingelser for dørlukning ikke er til stede.
Ordregiver er underlagt reglerne om aktindsigt, og leverandøren må derfor tåle, at ordregiver i henhold til gældende ret kan være forpligtet til at meddele tredjemand aktindsigt i rammeaftalen eller oplysninger og korrespondance relateret hertil.
Ordregiver er berettiget til at dele oplysninger om priser efter aftalen i forbindelse med samarbejde med andre offentlige myndigheder samt indkøbscentraler i forbindelse med benchmarking. Ordregiver skal sikre, at de oplysninger, der deles, bliver anonymiseret inden offentliggørelse af resultatet af en benchmarking.
Ordregiver er endvidere berettiget til at dele oplysninger om leverandøren, der er relevante i forhold til de i udbudsloven indeholdte udelukkelsesgrunde, med andre ordregivende myndigheder.
Ordregiver er i henhold til servicelovens § 112 forpligtet til at oplyse borgeren om den pris, som produktet kan indkøbes til på rammeaftalen, da dette beløb kan ydes som støtte, hvis borgeren vælger en anden leverandør. Leverandøren accepterer derfor, at ordregiver udleverer prisoplysninger til borgerne.
§ 23. Databehandling
Leverandøren og ordregiver er hver især ansvarlige for deres overholdelse af persondataforordningen (forordning nr. 679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF) og de til enhver tid gældende regler om persondata, herunder databeskyttelsesloven med senere ændringer.
I forbindelse med opfyldelse af rammeaftalen, modtager leverandøren personoplysninger på ordregivers borgere, som leverandøren bliver databehandler for. Der indgås derfor databehandleraftale mellem parterne.
§ 24. Lovvalg og værneting
Rammeaftalen er underlagt dansk lovgivning. CISG (den internationale købelov) finder derfor ikke anvendelse på rammeaftalen.
Uoverensstemmelser om rammeaftalen søges afgjort ved forhandling mellem parterne. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af uoverensstemmelsen. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab.
Uoverensstemmelser, der ikke kan løses af parterne selv eller ved mægling, kan indbringes for domstolene og skal afgøres ved ordregivers værneting.
§ 25. Underskrifter
For ordregiver For leverandøren
Dato og underskrift Dato og underskrift
Titel og navn på underskriver Titel og navn på underskriver
Bilag 1 – Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet
Bilag 2 – Kravspecifikation
Kvalitet
Sugeevnen skal være i overensstemmelse med de oplistede ml. angivet i bilag 3, Tilbudsliste. Bleerne skal have en sugeevne som er tilstrækkelig til at sivende urin optages i bleen uden risiko for lækage. Bleernes sugeevne skal som minimum opfylde værdierne i henhold til Rothwell- testmetoden (ISO 11948-1).
I tilbudslisten skal bleens sugehastighed og tørhedsgrad angives i henhold til MDS-testmetoden. Dokumentation herfor skal fremsendes på forlangende.
Produktet skal kunne forhindre lugtgener, bl.a. ved at have en absorberende kerne som sikrer en fordeling af urinen. Kernen må ikke før eller under brug klumpe sig sammen. Bleerne skal have en overflade, der også ved gentagne vandladninger hurtigt føles tør mod huden.
Bleerne skal være lavet af et åndbart materiale.
Produkterne skal hvor det er muligt og i henhold til bletype være forsynet med lækagebarrierer som giver høj lækagesikkerhed.
Bleerne skal så vidt mulig være forsynet med vådindikator, som kan aflæses mens borgerne har bleen på.
Bleerne må ikke have skrift eller tryk, der kan smitte af på tøj mm. Produkterne må ikke knitre under brug. Ligeledes skal produkterne ikke have stærke farver eller i øjenfaldende bogstaver.
Tapebleer og bæltebleer skal som minimum kunne åbnes og lukkes 2 gange, uden forringelse af hæfteevne.
Materialet skal være hudvenligt og må ikke indeholde lotion. Der må ikke indgå latex i produkterne.
Materialet skal være allergitestet.
Bleerne skal der hvor det er muligt opfylde kriterierne for miljømærket Svanen. Det er et krav at 55 % af det estimerede forbrug af bleer (fiksering og underlag skal ikke medregnes) opfylder kriterierne for miljømærket svanen. De produkter der ikke lever op til kriterierne for miljømærket Svanen skal have en tydelig markering på tilbudslisten evt. under bemærkninger.
Alle bleer på nær børnebleer skal være CE-mærket.
Bestilling og levering af produkter
Bestilling af bleer foretages af borgeren selv på baggrund af bevillinger fra ordregiver. Bestilte produkter sendes efterfølgende direkte til borgeren i neutral emballage. Derudover er der depotleverancer til ordregivers institutioner eller afdelinger.
Leveringsbetingelsen er frit leveret til den adresse, der angives af bestiller. Der skal så vidt muligt kunne leveres det sted borgerne ønsker (f.eks. bagtrappe).
De enkelte plejecentre i Esbjerg Kommune skal have en fast ugentlig leveringsdag. Dette aftales efter kontraktindgåelse. Produkterne skal dog stadig leveres til den enkelte borger/adresse på anvist sted. Se bilag 5 for oversigt over plejecentre i Esbjerg Kommune. Levering til borgere udenfor plejecentrene må maks. være på 3 hverdage fra modtagelse af bestilling afgivet inden kl. 12.
I tilbudslisten skal der angives en pris for hastelevering, dvs. levering først følgende hverdag fra modtagelse af bestilling afgivet inden kl. 12.
Der skal gives besked til Kommunens medarbejdere ved restordre. Og der skal tilbydes et alternativt produkt, som sendes til borgeren.
Sælger er forpligtet til at emballere varen på en sådan måde, at der både tages miljøhensyn og sikres, at varen når frem i ubeskadiget stand med intakte egenskaber.
Ved skader forårsaget af utilstrækkelig emballering forbeholder køber sig ret til uden udgifter at returnere varen.
Produkterne skal leveres i brugervenlige pakninger der er let at åbne, også for hænder med nedsat funktionsevne. Emballagen skal kunne destrueres sammen med almindelig husholdningsaffald.
Service
Ordregiver har bevillingskompetencen. Det betyder, at der altid skal foreligge en skriftlig bevilling fra en af ordregivers medarbejdere før tilbudsgiver må levere inkontinenshjælpemidler til borgerne.
Tilbudsgiver må kun udlevere inkontinenshjælpemidler til borgerne i henhold til specifikationerne fra bevillingen samt i forhold til det aftalte specificerede sortiment.
Ved behov for ændring af bevilling, skal tilbudsgiveren henvise borgeren til bevillings myndigheden. Bevillingsmyndigheden vil herefter foretage en ny vurdering af borgerens behov. Ved ændring vil borger og tilbudsgiver modtage en ny bevilling.
Tilbudsgiver skal stille onlineløsning til rådighed til håndtering af bevillinger. Onlineløsningen skal indeholde modul til administration af bevillinger, denne skal omfatte historik om aktiviteter vedr. borgeren, samt online bestillingssystem til bestilling af produkter for personale og borgere.
Det skal det være muligt for personalet, at få stillet produkter til rådighed til afprøvning hos borgere ved udredning.
Tilbudsgiver skal tilbyde elektronisk forbrugsstyringssystem, hvor det er muligt for kommunen at fastsætte et forbrugsloft og evt. bestillingsstop på den enkelte borger samt trække forbrugsoplysninger for hele kommunen.
Tilbudsgiver skal tilbyde vejledning, herunder pjecer og videoer i korrekt anvendelse af produkter.
Tilbudsgiver skal tilbyde en app-løsning, hvor brugeren har mulighed for at finde videoer af hvordan produkterne skal anvendes, nyeste teori omkring inkontinens og mulighed for bestilling og varemodtagelse af bleer.
Tilbudsgiver skal tilbyde konsulentbistand til ansatte i kommunen i form af telefonisk og personlig rådgivning og vejledning i korrekt brug af nuværende og nye produkter.
Tilbudsgiver skal tilbyde uddannelse af nye bleressourcepersoner.
Rådgivning og vejledning af borgere skal ske efter aftale med og accept fra de kontinensansvarlige i kommunen.
Ovenstående konsulentbistand skal være indregnet i de tilbudte priser og al kommunikation og materiale skal være på dansk. Endvidere skal tekst og eventuelle symboler på produkter eller i forbindelse med produkter være let forståelige.
Ved produktnyheder skal tilbudsgiver videreformidle dette til de kontinensansvarlige i kommunen, som formidler dette videre til de ansatte, således at de ansatte bruger færrest mulige ressourcer på denne opgave og har ny viden om produkterne løbende.
Konvertering af eksisterende bevillinger i henhold til Serviceloven skal vederlagsfrit bistås af tilbudsgiver i samråd med kommunen. Konverteringsliste skal godkendes af udbyder før konvertering.
I forbindelse med rammeaftalens ophør er kontrakthaver forpligtet til, uden beregning og på kommunens anmodning, at videregive relevante og nødvendige oplysninger om bevillinger og brugere til evt. ny leverandør.
Økonomisk opfølgning
Tilbudsgiver forpligter sig til at afholde et årligt møde med de kontinensansvarlige og ledelsen, hvor økonomi, forbrug, antal borgere samt gennemsnitsøkonomi pr. borger pr. produktområde bliver gennemgået.
Møderne skal fokusere på generelle problemstillinger, samt på optimering af forbrugsmønstre på baggrund af forbrugsstatistik, og herunder forbrugsopfølgning på det relevante niveau, dvs. bruger- og/eller institutionsniveau. Til brug for forbrugsopfølgning skal anvendes tilbudsgivers statistik vedr. udvikling i forbrug på det relevante niveau. Det skal være muligt for kommunen at fastsætte et forbrugsloft på den enkelte borger.
Tilbudsgiver forpligter sig til at fremsende en årsopgørelse efter ønske fra kommunen. Årsopgørelsen skal være opdelt i kommunens distrikter og områder.
Implementering
Krav at leverandøren skal assistere med konvertering bl.a. ved at udarbejde konverteringsliste fra nuværende produkter til nye produkter.
Ved kontrakttildeling, skal leverandøren sørge for skriftlig orientering pr. brev til borgere med bevilling. Af brevet skal der bl.a. fremgå, hvem der er kommunens leverandør på området. Hvilken ble type og størrelse, der i fremtiden skal benyttes (omkonvertering) samt relevante oplysninger om fremgangsmåder ved fremtidige bestillinger. Ligeledes, skal der ydes konsulenthjælp til borgeren i forbindelse med eventuelt skift af bletype eller størrelse, hvis der efter omkonvertering er problemer med størrelse, type eller pasform. Skabelonen til brevet skal godkendes af Esbjerg Kommune.
Tilbudsgiver skal ved aftaleindgåelse udarbejde implementeringsplan for aftaleperiodens første 6 måneder i samarbejde med kommunen.
Vejledning og uddannelse af personale
Varetagelse af kommunikation i forbindelse med tilbudsgivers konverterings- og implementeringsprocedure, skal ske i samarbejde med de kontinensansvarlige.
Vejledning og uddannelse i korrekt brug af produkter skal tilbydes til kontinenssygeplejersker og bleressourcepersoner. Der er i øjeblikket 8 kontinenssygeplejersker og 45 bleressourcepersoner.
Produktoversigt og konverteringsskema skal ved aftalestart være tilgængelig.
Den tilbudte løsnings tekniske platform
Løsningens tekniske platform i henseende til basisprogrammel (operativ-, database- og kontorsystemer mv.) skal kunne indgå i Esbjerg Kommunes It-miljø, jf. nedenstående krav.
a) PC-klientfladen skal kunne afvikles på Esbjerg Kommunes klient PC’er. Esbjerg Kommune følger Good Practice anbefalinger fra Microsoft på dette område.
b) Den tilbudte løsning må ikke kræve indstillinger som skaber konflikt i forhold til Good Practice anbefalingerne.
c) PC-klientfladen skal understøtte distribution med Esbjerg Kommunes applikations- distribution uden at kræve interaktion med slutbrugeren.
d) PC-klientfladen skal ligeledes kunne installeres i ”System Context”, dvs. den må ikke kræve, at installationen udføres i slutbrugerens kontekst.
e) PC-klientfladen skal kunne afvikles af slutbrugere uden at kræve udvidede rettigheder på PC’en, da brugere ikke har disse rettigheder på deres PC.
f) Dvs. funktionalitet som UAC disabled, lokal administrator adgang mv. må ikke være et krav for at kunne afvikle klientfladen
g) Eventuelle plugins, såsom ActiveX komponenter, skal være signeret med gyldige digitale certifikater fra en af Microsoft godkendt CA og kunne distribueres med Esbjerg Kommunes applikationsdistribution.
h) Dokumentationen og den efterfølgende vedligeholdelse heraf skal være på dansk.
i) Den tilbudte løsning skal understøtte nye versioner af kontorpakke, styresystem og browsere igennem hele kontraktperioden.
j) Alle apps til mobile iOS-enheder skal distribueres og opdateres via Esbjerg Kommunes MDM-løsning.
Hvis en app kan konfigureres, skal konfigurationsindstillinger kunne sættes via MDM- løsningen.
k) Som udgangspunkt skal den tilbudte løsning understøtte Single Sign On, fx via ADFS eller SAML 2.0.
l) Som udgangspunkt skal brugeroprettelse og brugernedlæggelse/-deaktivering kunne ske via AD-gruppemedlemskaber og derved gøre en lokal brugeradministration i den tilbudte løsning overflødig.
m) Den tilbudte løsning skal kunne foretage transaktionslogning i henhold til gældende love og regler og sikre sporbarhed og historik.
n) Det skal være muligt at slette personoplysninger om borgere og brugere med henblik på at sikre overensstemmelse med Databeskyttelsesforordningens regler og principper.
o) Data inddateret af Esbjerg Kommune er Esbjerg Kommunes ejendom og skal være til rådighed for Esbjerg Kommune og skal kunne udtrækkes i et gængs læsbart format.
Bilag 3 – Tilbudsliste
Den tilbudte pris skal være ekskl. moms og inkl. alle udgifter.
Bilag 4 – E-handelssystem
Vejledning og krav til indlæsning af elektronisk vare- og priskatalog til Esbjerg Kommune, som anvender Fujitsu A/S´- Prisme Indkøb / CC Management (Bizisland)
For nedenstående henvises til det aktuelle udbuds punkter vedr. e-handel; herunder også de kontraktmæssige.
I henhold til Esbjerg Kommunes udbudsmateriale, er det for nærværende udbud et ufravigeligt krav, at kontrakthaver skal kunne:
• levere et elektronisk vare- og priskatalog med udtømmende og sigende varebeskrivelse samt billedlinks til samtlige varer og
• modtage e-ordrer via Comcare Bizisland med de standarder og tekniske specifikationer, der kræves for at kunne e-handle med Esbjerg Kommune, som anvender Fujitsu A/S´ indkøbsmodul, Prisme Indkøb.
Yderligere oplysninger kan findes på følgende adresse:
- læs om elektroniske kataloger xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxxx/X_xxxxxxx.xxxx
- IT og telestyrelsens xxxx://xxx.xxxxx.xx/
- se UNSPSC koder på xxxx://xx0xxxxxxx.xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx.xxxx?XxxxXXx0 (alternativt xxx.xxxxxx.xx0.xx )
Du kan læse mere om Bizisland på xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Krav til håndtering af ordrebehandlingen mm.
Overordnet skal bekendtgørelse nr. 354 af 26. marts 2010: ”Bek. om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder” overholdes ved brug af elektronisk samhandel via e-kataloger og efterfølgende e-ordrer, - fakturaer mm. Se link hertil: ttps://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxx.xxxx?xxx000000
Derudover skal det elektroniske varekatalog leve op til nedenstående krav:
• Afsendelse af e-kataloget, faktura, kreditnota og ordrebekræftelse skal ske fra samme CVR nr.
• Kommunens indkøbssystem understøtter hverken del- eller samlefakturering, hvorfor dette ikke må finde sted.
• Aftale ID i kommunes indkøbssystem (tildeles og oplyses af den enkelte kommune).
• Det er et krav, at kontrakthaver anvender den på kontrakttidspunktet seneste version af den danske oversættelse af UNSPSC’s produktvarehierarki.
• Der kan til orientering læses mere om re om UNSPSC på web-adressen: xxx.xxx.xx/xxxxxxxx0/
• Varekataloget skal være opbygget så det overholder standarden i OIOUBL. Anvendes katalogudveksling via Comcare (Bizisland) kontaktes Comcare for formatkrav til filen med kataloget. Uanset hvordan kataloget leveres til kommunen skal følgende være overholdt: UNSPSC koden skal være opgivet så detaljeret som muligt. Man skal som kontrakthaver derfor ikke blot vælge den øverste kode i hierarkiet, men derimod finde den kode der svarer til den vare man sælger (fx skal friske æg ikke ligge under UNSPSC 50000000 men under UNSPSC 50131606).
• Varenummer må max være på 35 karakter, herudover skal det stemme overens med et evt. fysisk varekatalog og varenumre på egen hjemmeside.
• Varenummer angivelse i forbindelse med fakturafremsendelse
Kommunens indkøbssystem afløfter følgende 3 felter i OIOUIBL faktura formatet:
Sælgers Varenummer (SellersItemIdentification)
Købers Varenummer (Buyers Item Identifikation)
Standard varenummer (standard Item Identifikation) - Bemærk der må ikke være mellemrum efter varenummer.
• Bestillingsenhed dvs. hvor mange enheder, der indgår i fx en pakke, en kolli, masterkolli eller en palle skal tydeligt angives. Der skal altid oplyses basisenhed fx kg, liter, stk. osv. Eks. 1 pakke = 5 stk. Der må ikke være tvivl om, hvilken mængde, der bestilles via Prisme Indkøbssystem.
• Varenavn dvs. udførlige oplysninger om den enkelte vare må max være på 40 karakter og skal være alment beskrivende. Her skal ikke benyttes tekniske betegnelser, hvis en vare har et gængs navn. Det er denne tekst en bruger søger på, hvis varenummeret ikke er kendt på forhånd.
Herudover SKAL der lægges søgeord ind på de enkelte vare fx kan et produkt som ”Power tack hæftemasse” kaldes mange andre ting: klæbepasta, pædagogtyggegummi, abesnot, lære-tyggegummi, klæbemasse mv. Ved udgåede varer forventes kontrakthaver at sørge for at tilføje det udgåede varenummer som søgeord på erstatningsproduktet. Udbyder skal ved henvendelse kunne få lagt ønskede søgeord i kataloget, søgeord skal være indlæst senest 14 dage efter henvendelse.
• Varebeskrivelse må max være på 1.000 karakter og skal være en uddybende beskrivelse af varens kvalitet, egenskaber, brugsområder, særligt egnet til, miljø- og energimærker mm.
• Priser skal angives ekskl. moms og med fratrukket rabat. Priserne skal stemme overens med de angivne priser fra tilbudslisten.
• Billeder af den enkelte vare i kataloget oprettes via billedlinks til egen hjemmeside og hostes dermed i leverandørregi.
Billedet skal stemme overens med den viste vare. Varelinjer med manglende billedlink, vil blive afvist! Det er IKKE tilstrækkeligt at lægge tekst på; at foto er på vej
– heller ikke firmalogo accepteres som foto.
• Enhed. Der skal anvendes godkendte enhedsbetegnelser i OIOUBL. Som standard anvendes Unit Of Measure koder fra UN/CEFACT Recommendation 20 af 2002. Der skal anvendes samme enhedsbetegnelse i kataloger, ordre og faktura. Alternativt kan tilknyttes en variant id-nr.
• Det elektroniske varekatalog må ikke indeholde andre produktgrupper end de udbuddet aftalte.
• Udbyder skal senest ved kontraktstart have godkendt et korrekt e-katalog som stemmer fuldt ud overens med tilbudslistens varer.
• Prisændringer via e-katalog skal fremsendes min. 3 hverdage før ikrafttræden, så institutionerne altid vælger og bestiller varer til den korrekte pris.
• Gennem hele kontraktperioden er det priserne i kommunens e-handelssystem, der er gældende. Det er således kontrakthavers ansvar at fremsende nyt varekatalog når der er ændringer i priserne, endvidere er det et krav at såfremt der er fejl i det nye fremsendte varekatalog i forhold til sortiment, billeder og priser, er det priserne i det eksisterende katalog der vil være gældende, til et nyt varekatalog indeholdende korrekt sortiment, billeder og priser er fremsendt.
Der er mulighed for at fremdatere katalogerne, fx med 14 dage så priserne kan træde i kraft den rigtige dag.
• Det skal i hele kontraktperioden være muligt for kommunen at få tilføjet varer til varekataloget, således at varekataloget er tilpasset det til enhver tid aftalte varesortiment. Kontrakthaver skal fremsende det nye varekatalog indenfor 5 arbejdsdage fra modtaget anmodning fra kommunen.
• Kontrakthaver skal kunne fremsende en elektronisk bekræftelse på de modtagende elektroniske ordrer fra kommunens indkøbssystem, således at bestilleren kan se at kontrakthaver har bekræftet ordren.
• Mærkning på varelinjeniveau: OIOUBL formatet indeholder et felt, som kan anvendes til mærkning af varen. Mærkningen kan bla. være ”Svanen”, ”Fairtrade” mm.
Derudover SKAL varen også angives med et af følgende ”udbudsmæssige oprindelseskoder”:
- ”tilb” for tilbudslistens varer
- ”kamp” for periodevise kampagnepriser og
- ”obl” for øvrigt sortiment som obligatorisk skal indkøbes på aftalen.
• Leverandøren skal kunne påføre disse mærkninger på varelinjeniveau i det fremsendte e-kataloget.
• Leverandørens skal kunne påføre forskellige mærkninger på varelinjeniveau i samme katalog.
• Fakturamatch i kommunens indkøbssystem skal ske, men kan kun gennemføres, hvis leverandøren angiver de korrekte oplysninger på fakturaen; herunder enhedsbetegnelse, pris og indkøbsordrenummer. Ved indkøbsordrenummer bedes angivet EK-00, efterfulgt af det 6-cifrede tal fra ordren. (Eks.: EK-00873219) Der må ikke være mellemrum efter ordrenummer.
Erstatnings- og relaterede varer i OIOUBL kataloger
Prisme 2009 kan nu håndtere både erstatningsvarer og relaterede varer. Når en vare udgår, og der tilbydes en erstatning, skal der på den nye vare Catalogue.CatalogueLine (KatalogLinje) i feltet ReplacementRelatedItem (ErstatningsVare) angives det udgående varenummer.
Ønskes relaterede varer indlæst, skal disse angives på varen Catalogue.CatalogueLine (KatalogLinje) i feltet AccessoryRelatedItem (TilhørendeRelateretVare). Der skal kunne angives flere varenumre.
Yderligere information om varekataloger og -linjer findes på xxx.xxxxxx.xxxx
For de kommuner og leverandører, der anvender CC Management til kataloghåndtering: De angivne felter er afstemt med CC Management / Bizisland.
CC Bizisland
CC Bizisland er en virtuel konverterings ø, som kan modtage dit elektroniske varekatalog og sende det videre til Kommunens e-handelssystemer.
Når der én gang er indlæst katalog via CC Bizisland, kan der sendes til mange forskellige kommuner. CC Bizisland kan konvertere varekataloget i det format, som den enkelte kommune ønsker. Leverandøren slipper således for at levere varekataloger til flere kommuner og skulle tage stilling til en forskellige formater. Leverandøren skal blot ramme ét format, så sørger CC Bizisland for resten.
Kort fortalt er det lige meget, om kommunen anvender systemerne Rakat, Evenex, KMD, Fujitsu, SKI osv. – CC Bizisland konverterer til det ønskede format i hvert enkelt tilfælde.
Leverandøren får login til en online portal hvorfra kataloger kan sendes fra, samt mulighed for
direkte adgang til den enkelte kommunes aktuelle varekatalog
Derudover rekvireres har denne portal en online log hvor kataloger og ordrer kan spores og rekvireres.
Omkostninger for indlæsning af kataloger
Udgift for grundmodul til Bizisland er 575 kr. pr. måned. Udgift for varekatalogmodul til Bizisland er 107 kr. pr. måned
Udgift for antal kommuner der ønskes at sende kataloger til er:
1-19 Kundeporte / kommuner = 86 kr. pr. stk.
Flere end 19 kundeporte giver adgang til en kraftig rabatteret pris. Kontakt venligst nedenstående danske forhandler af CC Bizisland.
Eksempel
Hvis man f.eks. ønsker at sende 1 varekatalog til 1 kommune bliver regnestykket følgende:
575 kr. i grundmodul + 107 kr. i varekatalogmodul + 1 kundeport á 86 kr. I alt 768,00 kr. pr. måned. (Dokumentafgift pr. katalog, ordre mm. udgør 0,25 kr. pr. stk.)
Den månedlige udgift på de 768,00 kr. dækker adgang til software & support, specifikationer til filformatet, gode log funktionaliteter, som f.eks. kan vise status på, om kunden har modtaget varekataloget. Adgang til Push & Pull, hele UBL pakken er inkluderet. Derudover stilles en masse generel hjælp til rådighed, som der ikke betales ekstra for.
Få mere information og køb af produktet CC Bizisland igennem Comcares danske forhandler:
UdbudsVagten A/S Salgsafdelingen Telefon: 00 00 00 00
Tekniske spørgsmål xxxxxxx@xxxxxxx.xx
Bilag 5 – Leveringssteder 2018
Bilag 6 – Databehandleraftale
Se separat dokument.
Bilag 7 – It i Esbjerg Kommune
It i Esbjerg Kommune er baseret på følgende grundpiller:
a) Directory: Microsoft AD baseret på Windows server 2012 R2, functional level 2008 R2
b) Alle medarbejdere i Esbjerg Kommune har en AD-konto
c) Kontorplatform: Microsoft Office 2013, fra ultimo 2019 Office 2016 og Office 365. Altid 32 bit udgaven.
d) E-post og kalender: Microsoft Exchange 2010 (fra 1.1.2020 Exchange Online)
e) Intranet og WWW: Google Chrome
f) Netværk: Båndbredde til den enkelte arbejdsplads er typisk minimum 100Mbit.
g) OS for Klient PC’er: Windows 10 Enterprise 64 bit udgaven.
h) Applikationsdistribution PC-platform: Microsoft SCCM, typisk nyeste release.
i) OS for Smartphones og Tablets: iOS
j) Applikationsdistribution for Smartphone og Tablets (MDM): XenMobile on premise, typisk følges nyeste release.
k) På bærbare PC-arbejdspladser sker adgang til Esbjerg Kommunes netværk via MS Direct Access
l) På mobile enheder sker adgang til Esbjerg Kommunes netværk via vpn (Cisco AnyConnect)
m) I Esbjerg Kommune anvendes personlige mobile enheder, der er knyttet til medarbejderens AD-account.