Kanzleiorganisation. Neben der Xxxx der richtigen Rechtsform der Kanzlei (beispielsweise als GbR, Rechts- anwaltsgesellschaft, Partnerschaft oder der Partnerschaft mit beschränkter Berufshaf- tung) kommt vor allem der Kanzleiorga- nisation eine übergeordnete Rolle bei der Beschränkung des Haftungspotenzials zu. So muss der Rechtsanwalt nicht nur sein Personal entsprechend anweisen, Fristen ordnungsgemäß zu überwachen und zu notieren, Postein- und -ausgänge ordnungs- gemäß zu erfassen und die an sie gestell- ten Aufgaben pflichtgemäß zu erfüllen. Der Rechtsanwalt ist dabei gehalten, insbeson- Zwischenzeitlich herrscht weitgehend Ei- nigkeit, dass an die Postausgangskontrolle bezüglich des Zugangs eines via des beA- Postfaches verschickten Schriftsatzes die gleichen Maßstäbe wie an einen Faxversand anzusetzen sind. Beim Faxversand muss der Rechtsanwalt – oder seine von ihm beauf- tragten und überwachten Mitarbeitenden – den Faxbericht auf die richtige Nummer, die versendete Seitenzahl und den Status der Sendung (zumeist „OK“) überprüfen. Die Ausgangskontrolle fristwahrender Schriftsätze muss sich dabei dann entwe- der insgesamt aus einer allgemeinen Kanz- leianweisung oder aus einer konkreten Einzelanweisung ergeben. Eine konkrete Einzelanweisung des Rechtsanwalts an sein Büropersonal, einen fristwahrenden Schrift- satz per Telefax zu übersenden, macht die weitere Ausgangskontrolle, auch die zusätz- liche allabendliche Kontrolle fristgebunde- ner Sachen, in allen Fällen (auch beim beA) nicht entbehrlich. Der Rechtsanwalt hat zu- dem diesbezüglich zumindest stichproben- weise Überprüfungen durchzuführen. Wenn demnach eine elektronische Bestäti- gung des Zugangs bei Gericht vorliegt, kann der Rechtsanwalt die Frist als erledigt an- sehen. Hierzu gibt es beim beA eine ent- sprechende Spalte im Ordner „Gesendete Nachrichten“ mit den Reitern „Zugegan- gen“ und „Übermittlungsstatus“; in diesen muss ein Datum mit Uhrzeit und der Ver- merk „erfolgreich“ stehen.
Kanzleiorganisation. Ebenfalls relevant ist die Kanzleiorganisa- tion. Manche Mandate können in der Bear- beitung gut „automatisiert“, also standardi- siert werden. Selten lohnen sich dafür hohe Investitionen in teure Legal Tech-Lösungen. Günstiger und nachhaltiger ist der Blick auf die eigentlichen Abläufe und die Zusam- menarbeit. Auch eine hohe Nutzungstiefe der vorhanden Kanzleisoftware und funk- tionierende IT steigern die Produktivität. Welche Ausgaben nötig oder aber über- flüssig sind, kann mithilfe von Kennzahlen ermittelt werden. Jedoch gibt es noch an- dere gute Gründe für eine vermehrte Nut- zung von Xxxxxxxxxx. Ohne den genauen Zusammenhang zu ken- nen, haben nur wenige Kennzahlen einen direkten Aussagewert. Richtig genutzt und bewertet, übernehmen sie verschiedene wichtige Funktionen für den kurzfristigen und für den langfristigen Erfolg in der Kanz- lei – in der Planung und im Kanzleialltag. Hier einige Vorteile im Überblick: M Erfassung der Ausgangssituation M Lenkungshilfe bei der Zielerreichung, z. B. als Fortschrittskontrolle M Orientierungshilfe im Kanzleialltag M Ampelfunktion, z. B. Kapazitätsgrenzen erkennen M Hilfe bei wichtigen Entscheidungen (Strategie, Investitionen, etc.) M Personalentwicklung, z. B. Umsatz eines angestellten Anwalts steigern M Vergütungsmodelle (variable Vergü- tungsanteile einführen) M Ansätze für moderne Arbeitszeit- modelle (Kennzahlen erreichen statt „Stunden absitzen“) M Faire Vergütung u. a. auf Partnerebene M Kanzleiwert positiv beeinflussen und richtig erkennen M Qualitäts- und Fristenmanagement