TERMINOS DE LA INVITACION A COTIZAR No. 002 DE 2008 FEBRERO DE 2008 SECCION I CONDICIONES GENERALES
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TERMINOS DE LA INVITACION A COTIZAR
No. 002 DE 2008
FEBRERO DE 2008
SECCION I
1. OBJETO
La UNIVERSIDAD DEL CAUCA, necesita contratar el SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE, LUBRICANTES, ACEITES Y FILTROS PARA LOS VEHÍCULOS DE PROPIEDAD DE LA UNIVERSIDAD, conforme a las especificaciones técnicas de la invitación a cotizar, que se publicará en la pagina web, link contratación.
1.1. OFERTANTES
Podrán participar en la presente invitación todas las personas naturales (mayores de edad) y jurídicas en forma individual en cuyo objeto social se encuentre expresamente la realización de la actividad a la que se refiere el objeto de la convocatoria con base en las condiciones que a continuación se indican.
1.2. ESTUDIO E INTERPRETACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE LA INVITACION A COTIZAR
Los ofertantes deben estudiar cuidadosa y detenidamente los términos de referencia, adendos, comunicaciones, especificaciones y toda la documentación existente referente al objeto del contrato, utilizando todos los medios disponibles para informarse a cabalidad de las condiciones y características de la invitación.
La información que la UNIVERSIDAD DEL CAUCA, pone a disposición de los ofertantes para la preparación de la propuesta no los eximirá de la responsabilidad total de verificar, mediante investigaciones independientes, aquellas condiciones susceptibles de afectar el costo y la realización de la misma
1.3. PROPUESTA ECONÓMICA
La propuesta económica deberá detallarse por el proponente en su carta de presentación, en la cual debe diligenciar de manera clara y en forma completa, indicando valor unitario, los descuentos, valor parcial, valor total sin IVA e incluido el IVA.
El costo total de la propuesta deberá incluir íntegramente los costos del servicio objeto de la presente invitación a cotizar. Aquellas que superen el presupuesto oficial, serán rechazadas.
No obstante lo anterior, entre la fecha de inicio y cierre de recepción de propuestas, el ofertante podrá depositar en la urna en sobre cerrado, aclaraciones o modificaciones a su propuesta.
1.4. ASPECTOS BASICOS DE LA OFERTA
La propuesta deberá referirse y sujetarse a todos y cada uno de los puntos contenidos en los presentes términos de referencia.
Para efectos de la evaluación y comparación de propuestas, se evaluarán las ofertas completas, no se aceptarán ofertas parciales.
Cuando el proponente no sea responsable del pago del impuesto al valor agregado (IVA), deberá presentar una carta en la que certifique tal situación.
El costo total de la propuesta deberá incluir íntegramente los costos derivados de la ejecución de los servicios objeto de la presente contratación.
El contratista se obliga para con la UNIVERSIDAD DEL CAUCA a ejecutar correctamente el suministro de combustible, aceites, filtros y lubricantes para los vehículos de propiedad de la UNIVERSIDAD DEL CAUCA, objeto de la presente contratación. El Contratista debe declarar expresamente que para la fijación de los precios de la cotización incluyó en ella los análisis de costos mensuales para el suministro de combustible, lubricantes, aceites y filtros y todos los requisitos estipulados en este documento; debe informar a cabalidad las circunstancias y condiciones físicas y económicas en las cuales se prestarán los servicios, además de las leyes y reglamentaciones colombianas que incidan en los costos del contrato, en su ejecución y el plazo del suministro de combustible, aceites, lubricantes y filtros para los vehículos de propiedad de La UNIVERSIDAD DEL CAUCA.
Serán a cargo del contratista los impuestos, tasas y contribuciones de carácter nacional, departamental y municipal, las primas de las pólizas de seguros y de las garantías, todos los gastos que impliquen el perfeccionamiento del contrato, además de los gastos generales y de administración de la firma que se requieran para la adecuada prestación del objeto del Contrato.
LA UNIVERSIDAD HARA LOS SIGUIENTES DESCUENTOS Y RETENCIONES XX XXX A QUE HAYA LUGAR, DE CADA PAGO MENSUAL:
- RETENCION EN LA FUENTE: 0.1%
- RETEICA 6 X 1000
Los proponentes podrán informarse completamente sobre los servicios a prestar en el Área de Transporte y Aseo de la Universidad del Cauca. Además de la información que los proponentes consideren necesaria para la elaboración de sus propuestas sin que esto los exima de la responsabilidad de verificar mediante investigaciones independientes, aquellas condiciones susceptibles de afectar el costo de la propuesta.
La presentación de una propuesta por el oferente será evidencia de que ha examinado completamente los términos de referencia, que ha obtenido las aclaraciones satisfactorias sobre cualquier punto incierto o dudoso y que ha aceptado que todos los documentos que hacen parte de esta contratación están completos y que son compatibles y adecuados.
Los ofertantes deberán presentar los precios de las propuestas en pesos colombianos.
La propuesta tendrá una validez igual a la del término estipulado en la garantía de seriedad de la misma.
No se permitirá el depósito de propuestas en la urna destinada por la UNIVERSIDAD DEL CAUCA, para tal fin, por fuera del plazo de la presente invitación.
1.8. RETIRO, MODIFICACIÓN O ADICIÓN DE LAS PROPUESTAS
Si un ofertante desea retirar su propuesta deberá presentar una solicitud escrita en tal sentido, ante el Vicerrector Administrativo de la Universidad del Cauca, antes de la fecha de cierre de la invitación. La propuesta le será devuelta sin abrir, en el momento de la apertura de la urna.
No le será permitido a ningún participante, retirar, modificar o adicionar su propuesta después del cierre de la invitación.
1.9. ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO O DECLARACIÓN DESIERTA DE LA CONVOCATORIA
La adjudicación del contrato se hará a la propuesta que ocupe el primer lugar en los resultados de la evaluación. En la resolución de adjudicación serán resueltas las observaciones formuladas por los proponentes al informe de evaluación. Igualmente se señalará el proponente favorecido y el calificado en segundo lugar final. En el evento en que no se suscriba el contrato con el proponente calificado en primer lugar dentro del plazo establecido para el efecto, si la oferta del calificado en segundo lugar, se considera igualmente favorable para la entidad, podrá suscribirse el contrato con éste.
La notificación del acto administrativo de adjudicación se hará personalmente al proponente favorecido. A los no favorecidos se les comunicará, a través de la página web, dentro de los cinco (5) días calendario siguientes a su expedición.
La resolución de adjudicación es irrevocable y obliga a la Entidad y al adjudicatario. El acto de adjudicación no tendrá recursos por la vía gubernativa.
La Universidad del Cauca podrá declarar desierta la invitación a cotizar dentro del término de adjudicación del contrato, únicamente por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva de acuerdo con los términos del artículo 2 del Acuerdo 015 de 2000 o por que sobrevengan razones de fuerza mayor o graves inconvenientes que impidan a la Universidad cumplir con las obligaciones contractuales futuras, la anterior circunstancia no derecho a los oferentes para solicitar indemnización alguna.
Contra la resolución de declaratoria desierta no procede ningún recurso.
En todo caso no procederá la declaratoria de desierta de la invitación cuando sólo se presente una propuesta hábil y ésta pueda ser considerada favorable para la entidad, de conformidad con los criterios legales de selección objetiva.
1.10. RECHAZO DE PROPUESTAS
La Universidad del Cauca, rechazará las propuestas antes de la adjudicación del contrato, en los siguientes casos:
· Cuando se compruebe confabulación entre los ofertantes.
· Cuando el ofertante haya tratado de interferir, influenciar o informarse indebidamente en el análisis de las propuestas.
· Cuando las propuestas no se ajusten a los términos de referencia, dejen de incluir alguno de los documentos relacionados en la sección IV, numeral 4.1., o no se ajusten a la normatividad vigente y/o condiciones xx xxx.
· Cuando el ofertante no presente las aclaraciones solicitadas por el comité evaluador, en el término que se le haya fijado para el efecto.
· Cuando el representante legal de una persona jurídica ostente igual condición en otra u otras sociedades diferentes, que también estén participando en la presente invitación.
· Cuando el proponente efectué cambios de fondo en la carta de presentación de la propuesta, contenida en el anexo No. 1.
1.11. FORMATOS.
Los formatos diseñados por la UNIVERSIDAD DEL CAUCA para presentar la información exigida por los términos de referencia, tienen como propósito unificar la forma de presentación de las propuestas para facilitar su evaluación. (Ver anexos)
1.12. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE
La presente invitación se rige por el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 30 de 1992, el Acuerdo 0105 de 1993, el Acuerdo 015 de 2000.
1.13. PRÓRROGA DEL PLAZO DE LA INVITACIÓN A COTIZAR
Cuando lo estime conveniente LA UNIVERSIDAD DEL CAUCA, podrá prorrogar la fecha de cierre de la invitación a cotizar. Dicha prórroga se comunicará mediante modificación al calendario y no será superior a la mitad del plazo inicialmente fijado.
Igualmente la Universidad del Cauca se reserva el derecho de modificar el calendario aquí establecido, lo cual será comunicado a los interesados previamente por medio de la página web institucional.
1.13. OBLIGACIONES DEL PROPONENTE A INFORMAR ERRORES U OMISIONES
Los proponentes están en la obligación de informar a la Universidad cualquier error u omisión que encuentren en los presentes términos de invitación a cotizar y están en el derecho de pedir las aclaraciones pertinentes.
El hecho que la Universidad no observe errores u omisiones en sus documentos, no libera al contratista de su obligación de dar cumplimiento al contrato y de prestar satisfactoriamente los servicios en las condiciones estipuladas.
1.14. ACLARACIONES Y MODIFICACIONES MEDIANTE ADENDOS
Cualquier aclaración o modificación a los términos de la presente invitación a cotizar, o el aplazamiento de las fechas establecidas en el cronograma que la Universidad considere oportuno hacer, será publicada previamente en su página institucional en la sección de contratación, las cuales serán de obligatoria observancia para la preparación de las ofertas.
Las observaciones o consultas serán remitidas a los correos electrónicos que se designan para dicho fin y sus respuestas serán publicadas en la página web de la Universidad, en la sección de contratación, en las fechas establecidas en el cronograma, siempre y cuando se refieran a aspectos sustanciales que ameriten precisión o interpretación por parte de la Universidad. Estas aclaraciones o modificaciones formarán parte de los términos de la invitación a cotizar.
1.15 TERMINACION DEL PROCESO DE INVITACION A COTIZAR.
El proceso de invitación a cotizar puede terminar de dos maneras:
a) Por adjudicación o declaratoria desierta de la invitación, conforme las condiciones establecidas anteriormente.
b) Por decisión unilateral de la universidad de terminar con el proceso contractual antes del cierre de la invitación a cotizar, cuando sobrevengan razones de fuerza mayor o graves inconvenientes que impidan a la Universidad, continuar con el mismo. Dicha decisión será comunicada a los interesados a través de la página web institucional.
SECCION II
2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS:
2.1. DESCRIPCION DEL SERVICIO.
A continuación se detallan las condiciones exigidas por la UNIVERSIDAD DEL CAUCA para la prestación del servicio y que deben tener en cuenta para la presentación de la cotización.
Cantidades Aproximadas de consumo:
COMBUSTIBLE | |
CANTIDAD | DESCRIPCION |
4.116,65– galones | Gasolina Corriente |
489,82 - galones | Gasolina extra |
1035,05 - galones | ACPM |
ACEITES Y LUBRICANTES | |
235,29 – cuartos | Aceite de motor multígrado 15w 40 Y 20 w 50 (Por dispensador) |
31,58– cuartos | Aceite de transmisión y caja ref. 6 x 90-140 |
filtros | |
21 | Filtros de Aire para vehículos de transporte colectivo REF.: TFA- 96501 – APL 300 – FA 168 – FA 142 – TFA 16545 – FA 137 – AP 253 |
9 | Filtros de Aire para vehiculo de transporte masivo REF: AP 3281 (Interno) AP 3281 (Externo) y AP23610 (Externo) |
35 | Filtros de Aceite vehículos transporte colectivo Ref: R1 – R46 – R51 – R52 - R73 – R1046 |
15 | Filtros de Aceite vehículos transporte masivo Ref: FC3900 y FC18800 |
15 | Filtros de Combustible ACPM |
Igualmente los vehículos requieren el servicio de despinchada, vulcanizada y montaje de llantas, cuantas veces sea necesario durante la vigencia del contrato.
A continuación se relacionan los vehículos, y guadañas, con el fin de que sirvan de guía para el suministro que se requiere:
TIPO | CANTIDAD |
CAMPERO | 3 |
CAMIONETA | 4 |
VAN | 3 |
BUSETON | 2 |
CAMION | 1 |
GUADAÑA | 2 |
2.2. PLAZO DE EJECUCION DEL SUMINISTRO
El plazo estimado para la ejecución del suministro de combustible será a partir del 1 xx Xxxxx de 2008 hasta el 31 de Diciembre 2008; el inicio del plazo estará sujeto a la legalización del contrato.
2.3. LA INTERVENTORÍA
La interventoría de la presente invitación a cotizar la realizará el Servidor Universitario que para el efecto designe el Rector, el cual asumirá las funciones y responsabilidades conforme el Acuerdo 015 de 2000, ley 734/02 y Resolución 498 del 4 de Julio de 2.006, por el cual se crea y adopta el Manual de Interventoría de contratación de la Universidad del Cauca.
2.4. PRESUPUESTO OFICIAL
El presupuesto oficial para la ejecución del objeto de esta contratación, es de CUARENTA Y CINCO MILLONES DE PESOS MCTE ($45’000.000) de conformidad con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 200800435 del 2 de Enero de 2008, expedido por la Contadora XXXXXX XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX, funcionaria de la División Financiera de la Universidad del Cauca.
2.5. FORMA DE PAGO
La UNIVERSIDAD pagará al CONTRATISTA el valor del contrato en cuotas mensuales vencidas o proporcionalmente por fracción de mes previa presentación de la factura y de la certificación sobre cumplimiento que expida el interventor del contrato.
2.6. FINANCIACION
El servicio será financiado con recursos de la UNIVERSIDAD respaldado con el Certificado de disponibilidad presupuestal No. 200800435 del 2 de enero de 2008.
2.7. REQUISITOS PARA PARTICIPAR EN LA INVITACIÓN A COTIZAR
Para participar en la presente invitación a cotizar los ofertantes deberán cumplir los siguientes requisitos y condiciones, que de no cumplirse invalidará la propuesta para ser evaluada:
a) No hallarse incurso dentro de las inhabilidades e incompatibilidades consagradas en la Constitución Nacional, el Articulo 6 del Acuerdo 015 de 2000, o Estatuto Propio de Contratación.
b) Estar debidamente inscritos, en el registro de Proveedores y contratistas de la Universidad del Cauca, disponible en la pagína web de la universidad: disponible en la pagína web de la universidad: xxx.xxxxxxxx.xxx.xx – Descargas - FTP Unicauca – Diversos Documentos y Programas – Documentos Públicos - Area Comercial – Formato Proveedores.
c) Elaborar la propuesta de acuerdo con lo establecido en estos términos de referencia y anexar la documentación exigida.
d) Cuando el ofertante fuere una persona jurídica, ésta deberá acreditar que su duración no es inferior al plazo ofrecido para la ejecución del contrato y un (01) año más, contados a partir de la fecha de cierre de la presente invitación.
SECCIÓN III
DOCUMENTOS DE LA INVITACIÓN A COTIZAR
Se deberá tener en cuenta para la presentación de la oferta, la presente invitación a cotizar, los adendos que se realicen, las aclaraciones que haga la Universidad del Cauca, las actas y Resoluciones que se expidan en relación con esta convocatoria.
Los documentos de la invitación comprenden:
3.1.1.- Diligenciamiento del formulario como proveedor y contratista de la Universidad del Cauca, disponible en la página web de la universidad: xxx.xxxxxxxx.xxx.xx – Descargas - FTP Unicauca – Diversos Documentos y Programas – Documentos Públicos - Area Comercial – Formato Proveedores.
3.1.2.- La resolución de apertura de la invitación a cotizar.
3.1.3.- Los términos de referencia
3.1.5.- Los adendos suministrados antes del cierre de la invitación a cotizar.
3.1.6.- Los formularios de presentación de la propuesta debidamente diligenciados
3.1.7.- La garantía de seriedad de la propuesta
3.1.7. La Consignación del valor de los términos de la Invitación.
SECCIÓN IV
La oferta deberá contener los siguientes documentos, considerados por la UNIVERSIDAD DEL CAUCA, como necesarios para la verificación de la misma; la falta de uno de ellos o cuando no cumplan con los requisitos xx xxx, será causal de INADMISIÓN de la oferta.
4.1.1. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
La propuesta deberá ser suscrita por el representante legal de la firma o la persona natural habilitada para tal fin, utilizando como modelo la carta de presentación suministrada en esta invitación a cotizar. Ver anexo No. 1, el cual no podrá ser modificado en su contenido, cualquier cambio de fondo en ella, será motivo de rechazo de la propuesta
Con la firma de la carta de presentación de la propuesta se entienden firmados por el ofertante todos los documentos de la misma, excepto lo concerniente, a ratificaciones de enmendaduras.
4.1.2. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
La persona jurídica deberá comprobar su existencia y representación legal, mediante certificado expedido por la Cámara de Comercio. Este certificado deberá contener la siguiente información:
· Fecha de expedición no mayor a sesenta (60) días calendario anteriores a la fecha límite de entrega de las propuestas.
· El objeto social de la sociedad deberá incluir las actividades objeto de la presente invitación.
La duración de la persona jurídica, contada a partir de la fecha de cierre de recepción de propuestas, no será inferior al plazo establecido para el contrato y un (1) año más.
Si el representante legal de la persona jurídica tiene restricciones para contraer obligaciones en nombre de la misma deberá adjuntarse el documento de autorización expresa del órgano competente
4.1.3. LA OFERTA:
La validez de la oferta debe ser como mínimo de 90 días a partir del cierre de la invitación a cotizar y deberá cumplir los siguientes requisitos:
La OFERTA deberá tener en cuenta todas las especificaciones técnicas y condiciones expresadas en la presente invitación a cotizar y se presentará foliada en original y copia escrita y además en cualquier medio mecánico, en español, sin enmendaduras, tachones ni borrones y depositarse en sobre cerrado y sellado. El sobre debe ser marcado claramente con el objeto, el nombre de la Convocatoria, el nombre y la dirección del cotizante. La propuesta deberá ser entregada en la Vicerrectoría Administrativa de la Universidad del Cauca ubicada en la calle 5 No. 4-70 Claustro Xxxxx Xxxxxxx de la ciudad de Popayán. La Universidad no acepta ofertas parciales
4.1.4. PÓLIZA DE GARANTÍA ENTRE PARTICULARES DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA O CONSTANCIA DE DEPÓSITOS.
La póliza original de garantía acompañada de su correspondiente recibo de pago o constancia de depósitos para garantizar la seriedad de la propuesta deberá contener la siguiente información:
ASEGURADO: UNIVERSIDAD DEL CAUCA
VIGENCIA: NOVENTA DÍAS CALENDARIO, CONTADOS A PARTIR DEL CIERRE DE LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA.
OBJETO: GARANTIZAR LA SERIEDAD DE LA PROPUESTA DE LA INVITACIÓN A COTIZAR No. 002 DE 2008.
VALOR ASEGURADO: 10% del valor del PRESUPUESTO OFICIAL
LA UNIVERSIDAD DEL CAUCA podrá solicitar al ofertante la ampliación de su vigencia para ajustarla a las adiciones en plazo que se determinen mediante adendos.
La garantía de seriedad de las propuestas de los ofertantes que no resulten favorecidos, se les devolverá dentro de los cinco (5) días siguientes a la petición escrita del interesado.
Al ofertante se le hará efectiva la garantía de seriedad de su propuesta cuando:
· Solicite el retiro de su propuesta después del cierre de la invitación, salvo en el caso de inhabilidad o incompatibilidad sobreviniente.
· Le sea adjudicado el contrato y no proceda a firmarlo, dentro del plazo estipulado.
4.1.5. CERTIFICADO DE INSCRIPCIÓN, CLASIFICACIÓN Y CALIFICACIÓN EN EL REGISTRO UNICO DE PROPONENTES DE LA CAMARA DE COMERCIO (RUP) DE LA JURISDICCION DEL PROPONENTE VIGENTE.
4.1.6. AUTORIZACION PARA COMPROMETER A LA SOCIEDAD Y CONTRATAR
Cuando el representante legal tenga limitaciones para contratar, deberá anexar la autorización del órgano competente para la presentación de la propuesta y la firma del contrato que de ella se derive (Junta de socios, asamblea general, directiva), en cuantía igual o superior al valor de la oferta.
4.1.7. AUTORIZACION DE DISTRIBUCION DIRECTA DEL COMBUSTIBLE: Acreditar la condición de distribuidor autorizado de combustible. ESTA CERTIFICACIÓN DEBE SER EMITIDA POR EL O LOS FABRICANTES DIRECTOS DE LOS ELEMENTOS, expedida dentro de los treinta (30) días calendario, anteriores a la fecha de cierre de la solicitud de la oferta.
4.1.8. DECLARACION XX XXXXX: CON DICHA DECLARACIÓN EL PROPONENTE ACREDITARA SU CAPACIDAD FINANCIERA Y DEMOSTRARÁ UN PATRIMONIO LÍQUIDO MAYOR O IGUAL AL 50% DEL PRESUPUESTO OFICIAL. PARA DECLARANTES: Declaración xx Xxxxx 2006. NO DECLARANTES: Ultimo Balance General, fotocopia de la Tarjeta Profesional del contador y del Revisor fiscal, si lo hubiere y carta dirigida a la entidad manifestando su condición de no declarante. La UNIVERSIDAD DEL CAUCA se reserva el derecho de verificar esta información ante la DIAN.
La Universidad calculará los indicadores financieros con base en la Declaración xx Xxxxx del periodo 2006.
4.1.9. INFORME SOBRE LA EXPERIENCIA DEL PROPONENTE Y ACREDITACION SOBRE LOS CONTRATOS RELACIONADOS.
Para determinar la experiencia del proponente éste deberá suministrar la información requerida en la presente invitación así:
Experiencia especifica del cotizante: El proponente deberá acreditar experiencia en el suministro de los elementos objeto del contrato o similares, en los últimos tres (3) años.
Lo anterior se acreditará de la siguiente manera:
a) Copia del acta de liquidación final suscrita por las partes cuando la experiencia a acreditar provenga de entidad publica y/o privada y/o constancia de cumplimiento ó factura de cada uno de los contratos, en la cual se discrimine el valor y los elementos entregados.
Deberá relacionarse mínimo dos contratos, en pesos actualizados a pesos presentes, que sumados den un valor mayor o igual al presupuesto oficial.
4.1.10. CUANDO LA PROPUESTA SE PRESENTE POR UNA PERSONA JURÍDICA DEBERÁ ALLEGAR DECLARACIÓN JURAMENTADA DE QUE EN LOS ÚLTIMOS 6 MESES HA PAGADO LOS APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL (Salud, Pensiones y ARP), conforme a la Ley 100 de 1993, Ley 797 de 2003 y el Decreto Ley 2150 de 1995, expedida por el Revisor Fiscal o, en su defecto, por el Representante Legal de la empresa o entidad contratista. (artículo 50 Ley 789 de 2002).
4.1.11. R.U.T Inscripción en el Registro Único Tributario.
4.1.12. CERTIFICADO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DONDE CONSTE QUE NO SE ENCUENTRA REPORTADO COMO RESPONSABLE FISCAL, DE CONFORMIDAD CON EL ARTICULO 60 DE LA LEY 610 DE 2000.
Se considera como requisito necesario que el proponente no se encuentra en el Boletín de Responsables fiscales de la Contraloría General de la Republica, de acuerdo con lo establecido en la ley 610 de 2.000; la Oficina jurídica verificara dicha información.
4.2. OTROS DOCUMENTOS:
4.2.1. COPIA AL CARBON DE LA CONSIGNACIÓN EFECTUADA EN LA CUENTA BANCARIA A NOMBRE DE LA UNIVERSIDAD DEL CAUCA O RECIBO DE CAJA EXPEDIDO POR LA TESORERIA DE LA UNIVERSIDAD DEL CAUCA POR CONCEPTO DE COMPRA DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA, CUYO VALOR SERA DE NOVENTA Y DOS MIL TRESCIENTOS PESOS MCTE ($92.300.00).
SECCIÓN V
5.1. REVISIÓN DE LAS PROPUESTAS FRENTE A LAS EXIGENCIAS DE LOS TÉRMINOS DE LA INVITACION A COTIZAR
Las propuestas cuyo valor total incluido IVA sea menor o igual que el presupuesto oficial serán declaradas ADMISIBLES. Las que lo superen, serán NO ADMISIBLES.
Para personas naturales y jurídicas se verificará vía Internet que no figuren en el boletín sobre responsables fiscales vigentes expedido por la Contraloría General de la República. En caso de estar incluido en este boletín, se declarará NO ADMISIBLE la propuesta.
Al realizar el análisis de las propuestas se verificará que ellas cumplan con todos los documentos exigidos en los presentes términos de referencia.
Aquellas propuestas que cumplan con todos los requisitos documentales serán declaradas ADMISIBLES
Aquellas propuestas que no cumplan con todos los requisitos documentales serán declaradas NO ADMISIBLES.
El Comité técnico de apoyo estará conformado por el Señor Xxxxxxx Xxxx Xxxxx Xxxxxxxx, adscrito al Área de Transporte y la Doctora Xxxxxxxxx Xxxxxxxx, coordinadora del Área Comercial de la Universidad del Cauca.
5.3. FACTORES DE ESCOGENCIA Y EVALUACION:
Una vez se efectúen las revisiones de los diferentes factores técnicos antes reseñados, se elaborará un cuadro comparativo de las cotizaciones, presentando el orden de elegibilidad, en el cual se discriminarán los aspectos citados.
La revisión de los requisitos jurídicos será elaborada por parte de la Oficina Jurídica, la cual no otorga puntaje, sin embargo el no cumplimiento de los requisitos de tipo legal exigidos en los términos hará inamisible la propuesta. De igual manera se presentará el informe financiero de la propuesta, por parte de la División Financiera y la Revisión Técnica por parte del Comité Técnico designado.
El Comité Técnico elaborará un informe, previo análisis comparativo de las propuestas que se ciñan estrictamente a los requisitos establecidos en la presente invitación, y lo remitirá a la Junta de licitaciones y contratos quienes lo revisarán y de estar conforme con las condiciones fijadas, recomendará al Rector de la Universidad la propuesta más favorable a la Entidad y a los fines que ella busca, teniendo en cuenta para el efecto lo que a continuación se describe:
FACTORES DE EVALUACIÓN Y CALIFICACION | PUNTAJE |
FACTOR HABILITADOR VERIFICACION DE LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS EN NUMERAL 4.1. | No otorga puntaje |
CALIFICACION TECNICA | 35 |
CALIFICACION ECONOMICA | 50 |
CONDICIONES DE EXPERIENCIA | 15 |
5.4. FACTORES DE EVALUACIÓN Y CALIFICACION
5.4.1 CALIFICACIÓN TÉCNICA (PUNTAJE MÁXIMO: 35 PUNTOS)
LA UNIVERSIDAD para la evaluación de este criterio revisará los siguientes aspectos así:
Nota 1: La propuesta que no presente una concreta y completa descripción de cada una de los requerimientos mínimos exigidos en el objeto de éstos términos de referencia, no será evaluada técnicamente, con solo faltar una de las condiciones exigidas, motivo por el cual no se obtendrá puntaje.
Descripción de la evaluación técnica:
· Prestar el servicio de acuerdo a los términos establecidos por las correspondientes normas y reglamentos expedidos por el Ministerio de Minas y Energía y/o por la autoridad respectiva. |
· El Proponente se deberá comprometer con la UNIVERSIDAD DEL CAUCA a brindar una eficiente prestación del servicio al usuario, en lo relacionado con volúmenes de entrega, oportunidad, seguridad, calibración de surtidores, precios y calidad del producto. |
· El proponente no podrá acudir a prácticas que signifiquen competencia desleal, en los términos previstos en la Ley 256 de 1996 y demás disposiciones legales vigentes. |
· Horario de servicio veinticuatro (24) horas. – Dos punto cinco (2.5) puntos |
· Suministrar los vales que sean necesarios, numerados en forma consecutiva, sin costo adicional para la UNIVERSIDAD DEL CAUCA. – Dos punto cinco (2.5) puntos. |
· Deberá garantizar la excelente calidad del combustible suministrado, anexando certificación a nombre de la Estación de Servicio proponente, vigente con una fecha de expedición no superior a tres meses, con respecto a la fecha de cierre de la presente convocatoria, expedida por el Distribuidor Mayorista que suministre el combustible a la Estación de Servicio proponente, en donde se certifique que los análisis al combustible han sido realizados por el Instituto Colombiano de Petróleo (ICP) - ECOPETROL, además deberá verificar e indicar el nivel de octanos del producto ofrecido. – Xxxxxx (20) puntos a quien certifique mayor nivel de octanos a los demás se les adjudicará puntaje directamente proporcional al nivel de octanos acreditado |
· Deberá garantizar la prestación del servicio de suministro normal de combustible en casos xx xxxxxx de energía. Así mismo es obligación del proponente garantizar el suministro prioritario de gasolina para los vehículos de la UNIVERSIDAD DEL CAUCA, en casos de escasez de combustible en el mercado. Para tal fin deberá presentar una breve descripción de los métodos y procedimientos establecidos por la empresa proponente, para este tipo de posibles eventualidades. – Dos punto cinco (2.5) puntos. |
· Deberá garantizar y certificar bajos niveles de agua e impurezas (xxxxxx) acumuladas en los tanques de almacenamiento del combustible. Para tal fin deberá presentar una breve descripción de: a) El método y/o pruebas utilizadas para determinar los niveles mencionados y b) El método utilizado para el drenaje del agua y eliminación de impurezas (xxxxxx) de los tanques de almacenamiento de gasolina corriente. – Dos punto cinco (2.5) puntos. |
· Deberá garantizar una eficaz y eficiente prestación del servicio al usuario acreditando programas de mantenimientos preventivos y correctivos tanto a los tanques de almacenamiento de combustibles líquidos derivados del petróleo como a los diferentes equipos, elementos, accesorios, maquinas, sistemas de distribución, etc que intervienen en el suministro de gasolina corriente a los automotores, así mismo deberá acreditar que la Estación de Servicios cuenta con un adecuado sistema de protección contra incendios presentando el plan de acción establecido. – dos punto cinco (2.5) puntos. |
· Garantizar y certificar la debida calibración de los surtidores y registradoras anexando certificación vigente con una fecha de expedición no superior a dos meses, con respecto a la fecha de cierre de la presente convocatoria, expedida por Superintendencia de Industria y Comercio u otra entidad debidamente acreditada ante el Ministerio de Minas y Energía. – dos punto cinco (2.5) puntos. |
5.4.2. FACTOR PRECIO (PUNTAJE MAXIMO: 50 PUNTOS
Se otorgará un puntaje de cincuenta (50) puntos al proponente que ofrezca el menor precio, cuarenta puntos (40) al segundo menor precio, treinta (30) puntos al tercer mejor precio y cero (0) puntos del cuarto menor precio en adelante.
El proponente deberá cotizar el galón de gasolina, aceites, lubricantes y filtros a valor unitario incluido la sobretasa y a precios actuales, de acuerdo con lo decretado por la Unidad de Planeación Minera Energética del Ministerio de Minas y Energía.
La propuesta que presente el presupuesto artificialmente bajo será rechazada. De igual forma LA PROPUESTA QUE SUPERE EL PRESUPUESTO OFICIAL SERÁ RECHAZADA.
5.5. FACTOR DE EXPERIENCIA: Además de cumplir con lo establecido en la experiencia requerida en el numeral 4.1.9, La UNIVERSIDAD DEL CAUCA otorgará un puntaje máximo de quince (15) puntos por el factor de Experiencia así:
7 Puntos al que acredite mayor número de contratos; 5 puntos a que acredite el segundo mayor número de contratos y 3 puntos el que acredite el tercer mayor número de contratos ejecutados de suministro de los elementos objeto del contrato o similares, en los últimos tres (3) años.
En el evento en que analizadas y calificadas las propuestas se llegara a presentar un empate en la puntuación total, dicha igualdad se definirá en el siguiente orden, aplicado de manera estricta:
Se otorgará el primer puesto a:
1. La propuesta que presente el menor precio.
De persistir la igualdad,
2. La que haya obtenido el mayor puntaje en los componentes técnicos relacionados con la calidad del combustible y prestación del servicio.
De persistir la igualdad,
3. Se sorteará a través de balotas, depositándolas en una bolsa, numeradas del 1 al 10 y será adjudicado el contrato al proponente que retire la balota con el número más alto.
· Es preciso aclarar que la propuesta que tenga mayor puntaje será la ganadora. No habrá aproximación de cifras.
SECCIÓN VI
6.1. ADJUDICACIÓN
La adjudicación del contrato se hará por resolución motivada a la propuesta que ocupe el primer lugar de elegibilidad y que cumpla con todos y cada uno de los puntos establecidos en los términos de referencia, dentro de los tres (3) días siguientes a la presentación del cuadro comparativo de las ofertas presentadas. En la resolución de adjudicación serán resueltas las observaciones formuladas por los proponentes al informe de evaluación. Igualmente se señalará el proponente favorecido y el calificado en segundo lugar final.
En el evento en que no se suscriba el contrato con el proponente calificado en primer lugar dentro del plazo establecido para el efecto, si la oferta del calificado en segundo lugar, se considera igualmente favorable para la entidad, podrá suscribirse el contrato con éste.
La resolución de adjudicación es irrevocable y obliga a la Entidad y al adjudicatario. El acto de adjudicación no tendrá recursos por xx xxx xxxxxxxxxxx.
0. REQUISITOS PARA CELEBRAR EL CONTRATO
El oferente seleccionado debe aportar original o fotocopia legible de los siguientes documentos:
5.7.1. Declaración juramentada de que en los últimos 6 meses ha pagado los aportes a la Seguridad Social Integral (Salud, Pensiones y ARP), conforme a la Ley 100 de 1993, Ley 797 de 2003 y el Decreto Ley 2150 de 1995, expedida por el Revisor Fiscal o, en su defecto, por el Representante Legal de la empresa o entidad contratista. (artículo 50 Ley 789 de 2002).
5.7.2. Constituir las pólizas a que haya lugar de conformidad con el Acuerdo 015 de 2000.
· Cumplimiento: Por una cuantía equivalente al 20% del valor total del contrato, con una vigencia igual al término de duración del contrato y seis (6) meses más.
· Calidad del servicio prestado: Por una cuantía equivalente al 50% del valor total del contrato, con una vigencia igual al término de duración del contrato y uno año más.
· Salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales: Por una cuantía equivalente al 5% del valor total del contrato, con una vigencia igual al término de duración del contrato y tres (3) años más.
5.7.3. Acreditar la publicación en el Diario Oficial.
5.7.4. Demás documentos xx xxx.
5.7.5. Advertencia: Si el oferente seleccionado no aporta los documentos arriba relacionados, dentro de los 3 días siguientes a la comunicación de la selección, la Universidad se reserva el derecho a ampliar el plazo o a no contratar con él, sin derecho a indemnización de ninguna naturaleza y en dicho evento contratará con el segundo oferente favorecido por la calificación.
5.8.- AUTORIDAD COMPETENTE PARA ADJUDICAR
Corresponde adjudicar el contrato al Rector de la UNIVERSIDAD DEL CAUCA.
El acto de adjudicación es irrevocable y obliga a la UNIVERSIDAD DEL CAUCA y al adjudicatario.
5.9.-PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO
El contrato se perfecciona con la firma de las partes.
El adjudicatario deberá suscribir el contrato dentro de los tres (3) días calendario siguientes a la fecha de notificación del acto de adjudicación.
5.10.-LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO
Una vez perfeccionado el contrato, el contratista realizará los trámites de legalización del mismo dentro de los tres (3) días calendario siguientes a la entrega del contrato por parte de la UNIVERSIDAD DEL CAUCA.
Los trámites de legalización, a cargo del contratista, incluyen: constitución de las garantías y publicación en el Diario Oficial.
Nota: la Universidad del Cauca se reserva la facultad de solicitar las aclaraciones, que considere pertinentes.
Atentamente,
XXXXXX XXXXXXXX XXXXX XXXXX
Rector
SE CONVOCA A LAS VEEDURIAS CIUDADANIAS DE CONFORMIDAD CON LO ESTABLECIDO EN EL ARTICULO 270 DE LA CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA Y LA LEY 850 DE 2003.
ANEXO No. 1
FORMATO DE CARTA DE ACEPTACIÓN DE LOS TÉRMINOS
DE LA INVITACIÓN A COTIZAR No. 002 DE 2008.
Magister
XXXXXX XXXXXXXX XXXXX XXXXX
Rector
UNIVERSIDAD DEL CAUCA
El suscrito__________________________________________________legalmente autorizado para actuar en nombre de _________________________________de acuerdo con las normas establecidas en los términos de la invitación a cotizar No. 002 de 2008, xxxx llegar a Ustedes la siguiente propuesta para LA INVITACIÓN A COTIZAR No. 002 de 2008, cuyo objeto se refiere a SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE, LUBRICANTES, ACEITES Y FILTROS PARA LOS VEHICULOS DE PROPIEDAD LA UNIVERSIDAD DEL CAUCA.
Para tal efecto declaro:
· Que esta propuesta y el contrato que llegare a celebrarse, solo compromete al firmante de esta carta o a quien representa.
· Que ninguna Entidad o Persona distinta del firmante tienen interés comercial en esta propuesta, ni en el contrato probable que de ella se derive.
· Que conozco y acepto los documentos, especificaciones y demás condiciones que rigen esta propuesta.
· Bajo la gravedad del juramento que la sociedad que represento no se halla incursa en ninguna de las causales de inhabilidades e incompatibilidades señaladas por la ley.
· Bajo gravedad del juramento que me encuentro x xxx y salvo por concepto de impuestos sobre la renta y complementarios a la fecha de cierre de la presente convocatoria.
· Que me comprometo a ejecutar estas actividades en el tiempo estipulado en la presente invitación a cotizar y a suscribir las prorrogas por el tiempo que la Universidad del Cauca considere pertinentes.
· Que el valor de mi propuesta es como sigue:
VALOR DE LAPROPUESTA ANTES DE IVA $_______________
IVA $_______________
VALOR TOTAL $_______________
· Que la presente propuesta consta de:_______________folios debidamente numerados.
· Acusamos recibo de los adendos Nros._______________________
Atentamente,
__________________________________
C.C. No. ____________________________
Dirección ___________________________
Teléfono____________________________
ANEXO 2
FORMATO DE PRESENTACIÓN DE VALORES DE LA PROPUESTA
VALOR TOTAL DEL CONTRATO EN PESOS
COSTO DIRECTO TOTAL $___________________
IVA $___________________
VALOR TOTAL SIN IVA
COSTO TOTAL DE LA PROPUESTA INCLUIDO IVA $___________________
Firma del Oferente
c.c.
Dirección:
Teléfono: