Clear Desk Policy. I Responsabili sono responsabili del controllo e della custodia, per l’intero ciclo necessario allo svolgimento delle operazioni di trattamento, degli atti e dei documenti contenenti dati personali. I Responsabili sono invitati dall’organizzazione ad adottare una “politica della scrivania pulita”. Ovvero si richiede agli responsabili di trattare dati cartacei solo se necessario, privilegiando, ove possibile, l’utilizzo degli strumenti digitali messi a disposizione dell’Istituto. I principali benefici di una politica della scrivania pulita sono: − Una buona impressione a clienti e fornitori che visitano la nostra organizzazione. − La riduzione della possibilità che informazioni confidenziali possano essere viste da persone non abilitate a conoscerle. − La riduzione che documenti confidenziali possano essere sottratti all’organizzazione. In particolare, si invita a non lasciare in vista sulla propria scrivania dati cartacei quando ci si allontana dalla stessa, oppure quando è previsto un incontro con un soggetto non abilitato alla conoscenza dei dati in essi contenuti. Prima di lasciare la propria postazione (per esempio per la pausa pranzo o per una riunione), sarà cura dei Responsabili riporre in luogo sicuro (armadio, cassettiera, archivio, …) i dati cartacei ad esso affidati, affinché gli stessi non possano essere visti da terzi non autorizzati (es. addetti alle pulizie) o da terzi (visitatori) presenti nell’Istituto. A fine giornata, deve essere previsto il riordino della scrivania e la corretta archiviazione di tutte le pratiche d’ufficio, in modo da lasciare la scrivania completamente sgombra. Ove possibile, si invita ad evitare la stampa di documenti digitali, anche ai fini di ridurre l’inquinamento ed il consumo delle risorse in ottica ecologica. Ove possibile, si invita ad effettuare la scansione dei documenti cartacei ed archiviarli digitalmente. È necessario rimuovere immediatamente ogni foglio stampato da una stampante o da un’apparecchiatura fax, per evitare che siano prelevati o visionati da soggetti non autorizzati. Ove possibile, è buona norma eliminare i documenti cartacei attraverso apparecchiature trita documenti.
Clear Desk Policy. I soggetti designati sono responsabili del controllo e della custodia, per l'intero ciclo necessario allo svolgimento delle operazioni di trattamento, degli atti e dei documenti contenenti dati personali. I soggetti designati sono invitati dall’organizzazione ad adottare una “politica della scrivania pulita” (clear desk policy). Ovvero si richiede ai designati di trattare dati cartacei solo se necessario, privilegiando, ove possibile, l’utilizzo degli strumenti digitali messi a disposizione dell’organizzazione. I principali benefici di una politica della scrivania pulita sono: