Controle de Trâmites e Protocolos Cláusulas Exemplificativas

Controle de Trâmites e Protocolos. A solução precisa ter a capacidade de estabelecer diferentes tipos de protocolos e prazos para a execução de despachos, levando em consideração cada tipo, bem como diferentes níveis de acesso. A solução deve permitir o registro e o cadastro de processos em formato físico, atribuindo uma numeração exclusiva a cada um. A solução deve acompanhar o encaminhamento e o recebimento de documentos e processos, oferecendo recursos de acompanhamento para as áreas responsáveis e realizando a cobrança automática dos usuários envolvidos. A solução deve possibilitar o acompanhamento do fluxo de documentos, registrando cronologicamente as entradas e saídas nos diversos setores envolvidos. A solução deve imprimir etiquetas com informações para identificação dos processos, incluindo dados como interessado, número do processo, matrícula, cidade/estado, resumo do assunto e categoria do processo. Além disso, deve permitir campos editáveis para o cadastro de outras informações relevantes. A solução deve enviar alertas ao responsável por cada etapa do processo, informando suas tarefas, status e prazos de conclusão. Também deve notificar por e-mail o próximo responsável no roteiro, informando que o processo será encaminhado a ele e que terá uma tarefa a cumprir. A solução deve permitir a inclusão do "despacho" ou parecer do usuário envolvido durante o trâmite do processo. A solução deve possibilitar a consulta do status e andamento do processo, incluindo a localização do mesmo e as datas dos despachos realizados. A solução deve controlar o acesso aos despachos nos processos, definindo direitos de acesso apropriados. Quando um protocolo eletrônico estiver pendente para múltiplos usuários, áreas ou funções, o sistema deverá permitir que apenas a etapa do usuário atual seja encerrada, mantendo-a pendente para os demais envolvidos, sem a necessidade de encerrar ou enviar o protocolo para outra pessoa.