Upphandlingsdokument2023-11-06

Upphandlingsdokument

2023-11-06

Upphandlande organisation

Adda Inköpscentral AB Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx

Upphandling

Bevaknings- och larmcentraltjänster 2023 10590

Publicerad 2023-11-01 17:48

Sista anbudsdag: 2023-12-07 23:59

Symbolförklaring

Texten ingår i annonsen	Texten ingår i kvalificeringen
Texten kommer att ingå i avtalet	Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen
Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas	Texten/frågan innehåller ESPD-krav
Frågan är viktad och ingår i utvärderingen	Frågan är viktad och ingår i utvärderingen
Frågan ställs endast upplysningsvis	Frågan besvaras av upphandlaren
Frågan är markerad för särskild uppföljning

1. Allmän information

1.1 Information om upphandlingen

1.1.1 Inköpscentral och avropsberättigade upphandlande myndigheter

Adda Inköpscentral AB, organisationsnummer 556819-4798, (fortsättningsvis Inköpscentralen) är en inköpscentral för kommuner, regioner och deras gemensamma nämnder och bolag. Inköpscentralen genomför samordnade upphandlingar och dels ingår ramavtal i eget namn avsedda för andra upphandlande myndigheter, dels genomför offentliga upphandlingar som ombud åt flera upphandlande myndigheter. Den här upphandling görs i eget namn.

Upphandlingen omfattar de upphandlande myndigheter som anges i bilaga 01 - Avropsberättigade parter. Att vara avropsberättigad ger upphandlande myndighet en möjlighet, men ingen skyldighet, att avropa från tecknade ramavtal.

1.1.2 Begrepp och definitioner

Anbudsgivare: De företag eller annan aktör som lämnar anbud i upphandlingen.

Beställare(n): Person(er) hos upphandlande myndighet som genomför avrop (det kan finnas flera beställare hos varje upphandlande myndighet)

Beställning/avrop: Köp av de varor och tjänster som omfattas av ramavtalet.

Leverantör/ramavtalsleverantör: Anbudsgivare som efter upphandlingen ingått ramavtal med Adda Inköpscentral och därmed blir part i ramavtalet.

Underleverantör: En juridisk eller fysisk person, i alla led i leverantörskedjan, som ramavtalsleverantören anlitar för att fullgöra hela eller delar av det åtagande som följer av ramavtalet och kontrakt.

Kontrakt: Avtal som upprättats mellan upphandlande myndighet och ramavtalsleverantör i samband med avrop från ramavtalet.

1.1.3 Omfattning

Upphandlingen omfattar bevaknings- och larmcentraltjänster, som har delats upp i två anbudsområden.

Larmcentraltjänster rikstäckande. Max sex (6) anbud för hela Sverige (rikstäckande) kommer att antas, förutsatt att det finns så många anbud som uppfyller alla krav.

Bevakningstjänster i 21 geografiska delområden, ett för varje län. Max åtta (8) anbud per län (21 län = delområde) kommer att antas, förutsatt att det finns så många anbud som uppfyller alla krav.

Efter att ramavtal har ingåtts görs tilldelning av enskilda kontrakt från upphandlande myndighet till ramavtalsleverantörerna genom avrop.

Tilldelning sker genom avropsförfarandet förnyad konkurrensutsättning i enlighet med 7 kap. 8 § LOU.

1.1.4 Adda Inköpscentrals administrativa ersättning

Ramavtalet innehåller villkor avseende inköpscentralens administrativa ersättning. Ersättningen

till inköpscentralen avser genomförande av upphandlingen samt avtalsförvaltning, marknadsföring av avtalet, administrativ service, information m.m. Administrativ ersättning utgår med 1,5% av

den fakturerade summan exklusive mervärdesskatt.

Den administrativa ersättningen ska betalas månadsvis om inte parterna överenskommer om annan period och baseras på leverantörens försäljning på ramavtalet, se avsnitt 14 - Ramavtalsutkast, för ytterligare information.

1.1.5 Avgränsning

De upphandlande myndigheter som uppräknas i bilaga 01 - Avropsberättigade parter, har möjlighet att använda ramavtalet men ingen skyldighet.

De upphandlande myndigheter som väljer att använda avtalet kan ha andra lösningar eller avtal för delar av det sortiment som omfattas av denna upphandling eller av annan anledning önska begränsa vilka delar av sortimentet de vill använda.

1.1.6 Ramavtalsperiod

Ramavtalet gäller för fyra år. När ramavtalet löpt i 18 månader, kan inköpscentralen säga upp ramavtalet med sex månaders uppsägningstid. Hur detta sker framgår av avsnitt Ramavtalsutkast för respektive anbudsområde.

När ramavtalet löpt i fyra år löper det ut utan någon uppsägning.

1.1.7 Ramavtalsstart

Ramavtalsstart är planerad till Q3 2024. För att ge ramavtalsleverantörer och avropsberättigade myndigheter goda förutsättningar att implementera nya ramavtal och avsluta gamla ramavtal kan överlappande ramavtalsperioder förekomma.

1.1.8 Möjlighet att lämna anbud på hela eller delar av upphandlingen

Upphandlingen har delats upp i två anbudsområden.

Ett anbudsområde består av ett tjänsteområde. Det finns totalt två anbudsområden:

• Larmcentraltjänster rikstäckande

• Bevakningstjänster - bevakningstjänster i 21 geografiska delområden, ett för varje län.

Anbud kan lämnas för ett eller två anbudsområden. Varje anbudsområde utvärderas separat.

Anbudsgivaren anger i avsnitt 5 om anbudet avser Larmcentraltjänster som är rikstäckande. Anbudsgivaren anger i avsnitt 6 om anbudet avser Bevakningstjänster. I avsnitt 7-27 anger anbudsgivaren vilket/vilka geografiska delområde(n) som anbudet lämnas.

Observera att flera av anbudsområden i upphandlingen är valbara (dvs både vad gäller områden och tjänsteutbud). Det innebär att det är upp till anbudsgivare att säkerställa att samtliga de områden som anbudet avser också är ifyllda innan anbud lämnas.

1.1.9 Takvolym

Inköpscentralen uppskattar att upphandlande myndigheters totala behov av de tjänster som omfattas av ramavtalet uppgår till 240 mkr. Det här utgör ramavtalets så kallade takvolym.

Upphandlingens upplägg blir mer attraktivt med den förändrade prismodellen och geografiska indelningen. Avtalet utvecklas och passar därmed bättre för både leverantör och kund.

Om ramavtalets omsättning uppgår till takvolymen har inköpscentralen rätt att säga upp ramavtalet till omedelbart upphörande. En sådan uppsägning påverkar inte giltigheten av kontrakt som ingåtts innan uppsägningen.

1.1.10 Vägledning om avropsvolymer till anbudsgivare

Alla upphandlande myndigheter som anges i bilaga 01 har anmält att de vill ha rätt att avropa från ramavtalet.

Inköpscentralen garanterar ingen avropad volym genom ramavtalet. Faktisk volym beror på i vilken utsträckning upphandlande myndigheter väljer att använda ramavtalet.

För inköpscentralens tidigare ramavtal Bevakning och larmtjänster 2019 var omsättningen år 2022 39 mkr.

Inköpscentralen uppskattar att användningen av ramavtalet kommer att fortsätta öka av följande anledningar.

• Användningen av inköpscentralens ramavtal ökar generellt

• Upphandlingen har förändrats på följande vis: Ändring i antal anbudsområden och geografisk indelning samt prismodell

• Antalet upphandlande myndigheter har ökat

• Behov av skydd i kommun och region har ökat

Inköpscentralen uppskattar därför volymen till 40 mkr första året med en stadig ökning för varje år.

1.2 Upphandlingsförfarande

Upphandlingen genomförs enligt bestämmelserna i 19 kapitlet i lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (fortsättningsvis LOU).

1.3 Avropsförfarande

Avropsförfarande - tilldelning efter en förnyad konkurrensutsättning

Efter att ramavtal har ingåtts görs tilldelning av enskilda kontrakt från upphandlande myndighet till antagen leverantör genom avrop. Hur detta ska ske beskrivs nedan.

1.4 Förnyad konkurrensutsättning (FKU)

Tilldelning sker genom ett avropsförfarande med förnyad konkurrensutsättning i enlighet med 7 kap. 8 § LOU.

Förfarandet innebär att upphandlande myndighet skickar en skriftlig avropsförfrågan till samtliga ramavtalsleverantörer som har ramavtal inom aktuellt anbudsområde för att på nytt lämna avropssvar i enlighet med de villkor som anges i ramavtalet.

Genomförande av FKU

- Steg 1. Upphandlande myndighet skickar ut underlag till antagna ramavtalsleverantörer för angivet avtalsområde. Platsbesök kan förekomma. Svarstid anges i FKU. Minsta tid för anbudslämning är 21 vardagar. Något krav på att lämna anbud finns inte.

- Steg 2. Svar lämnas enligt anvisningar i FKU.

- Steg 3. I samband med utvärdering kan anbudsgivare komma att bjudas in till anbudspresentation. Syftet med sådan presentation är att säkerställa tolkningen av inkommet anbud i förhållande till förutsättningar och ställda krav. Vid sådan presentation ska ansvariga för genomförande av det framtida uppdraget delta.

- Steg 4. Tilldelning av kontrakt.

- Steg 5. Tecknande av kontrakt.

- Steg 6. Startmöte.

Rätten att ta emot avropsförfrågningar kan inte delegeras av ramavtalsleverantören till underleverantör eller annan ramavtalsleverantör. Upphandlande myndighet ska meddela de ramavtalsleverantörer som lämnat avropssvar om beslut som fattats om val av leverantör.

Avropet avslutas och regleras genom att skriftligt kontrakt upprättas och undertecknas av ramavtalsleverantören och upphandlande myndighet.

Obligatoriska krav

Fastställda villkor i ramavtalet kan inte omförhandlas i den förnyade konkurrensutsättningen och inte heller kan krav som ställts i ramavtalet ändras eller bytas ut. Om det är nödvändigt får dock villkoren preciseras och vid behov kompletteras. Det är då fråga om att komplettera eller förfina villkoren i ramavtalet för att fånga upp särskilda omständigheter som behöver uppfyllas för att kunna fullgöra ett enskilt kontrakt.

Ställda krav i ramavtalsupphandling och utlovade mervärden i anbudet i ramavtalsupphandlingen ska alltid kunna uppfyllas.

Villkor som kan justeras

Villkor i de allmänna kontraktsvillkoren kan dock justeras, anpassas och kompletteras i den förnyade konkurrensutsättningen. Det gäller även punkt 29.5 avseende sanktioner.

Tilldelningskriterier

Samtliga avrop tilldelas genom förnyad konkurrensutsättning, s.k. FKU. Omfattning och avgränsning för uppdrag framgår vid FKU.

1.4.1 Kravställning och utvärdering vid FKU

Upphandlande myndighet kan vid FKU kravställa eller utvärdera kriterier under ett eller flera av nedanstående kriterier.

Syftet med upplägget är att anpassning ska kunna ske utifrån faktiska behov, förutsättningar och krav som upphandlande myndighet har på utförandet av tjänsten enligt gällande regler och tillstånd.

Precisering, och vid behov komplettering, av krav och mervärden i förnyade konkurrensutsättningar kan göras inom följande områden.

Nedanstående kriterier kan tillämpas både vid FKU inom anbudsområde 1 Larmcentraltjänster och anbudsområde 2 Bevakningstjänster:

• Utförande av uppdraget

• Projektledning

• Tillvägagångssätt för efterlevnad av lagar och förordningar relevanta för uppdraget

• Ledningssystem för informationssäkerhet

• Säkerhetsskydd, såsom särskild anpassning för säkerhetsklassad

verksamhet, säkerhetskontroll av personal och hantering av säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter

• Informationssäkerhet inkl. personuppgiftshantering. Den upphandlande myndigheten kan till exempel ställa specifika och förtydligande krav på informationssäkerhet baserade på informationsklassning med utgångspunkt från den information som ska hanteras inom det som avropas. Kraven kan vara baserade på SKR:s verktyg för informationsklassning – ”KLASSA”. För exempel på förtydligande krav, se KLASSAS verktyg för informationsklassning

• Specifika krav på kompetens hos utförare

• Kundspecifikt telefonnummer

• Etiska regler

• Säkerhetssystem

• Programvara

• Infrastruktur

• Personlarm/larmväska inklusive komponenter som behövs för att uppnå fullgod kommunikation.

• Uppdatering av system resp. användarinformation

• Kryptering

• Monitorering och detektering

• Operationssekretess

• Tillgänglighetskrav på system

• Särskilda krav gällande teknik, teknisk utformning och möjlighet till integration

• Tillgänglighet planerade driftstopp

• Installationsvillkor

• Tillgänglighet i offentliga miljöer

• Villkor gällande fastighetsnät och infrastruktur

• Medverkan vid avveckling och/eller överlämnande till ny leverantör

• Support och service, inkl. support på distans och fullserviceavtal

• Jour

• Drifts- och underhållsinstruktioner

• Garantier

• Hållbarhet

• Säkerställande av säker leverans

• Kundportal

• Debiteringsfil

• Ytterligare statistik

• Personalrelaterade krav/mervärden, såsom legitimationsplikt och närvaroredovisning

• Kontroll och uppföljning, inklusive test och verifiering

• Direktkommunikation

• PUB-avtal, sekretessförbindelser och liknande

• Pris

• Möjlighet till e-handel enligt SFTIs rekommendationer

• Förseningsvite och vite vid avhjälpande av fel

Nedanstående kriterier kan tillämpas enbart vid FKU inom anbudsområde 1 Larmcentraltjänster

• Leverantörens möjlighet att digitalt överföra larm från egen larmcentral till annan leverantörs larmcentral

• Krav på kompabilitet och möjlighet att ta emot larmsignal från upphandlande myndighets befintliga larmsändare och system enligt beställarens anvisningar

• Krav på larm och olika larmkoder enligt beställarens anvisningar

• Leverantörens möjlighet att överföra larm från egen larmcentral till bevakningsföretag och dess personal

Nedanstående kriterier kan tillämpas enbart vid FKU inom anbudsområde 2 Bevakningstjänster

• Inställelsetid vid larmutryckning

• Leveranstid dvs hur lång tid det tar för leverantören att starta uppdraget

• Fossilfria transporter

• Alkohol- eller drogtester för ökad trafiksäkerhet

• Avbeställningstid, dvs hur lång tid innan utförande som upphandlande myndighet kan avbeställa uppdraget

• Arbetsledares delaktighet i uppdraget, fastställda avstämningar med upphandlande myndighet, tydliga och skriftliga instruktioner till berörda väktare etc.

• Utbildning av personal

• Åtgärder vid brand

• Personalskydd och hjälpmedel, t.ex. brandsläckare, brandfiltar, förstahjälpen-låda, krocksäkerhetsklass på fordon m.m.

• Olika typer av skyddsutrustning

• Krav avseende utrustning

• Krav avseende teknisk utrustning

• Krav avseende drönare

• Krav avseende hundförare med hund

• Leverantörens aktiva arbete med personal som utför tjänsten, t.ex. hur leverantören arbetar med krishantering, utbildning, fortbildning och hantering av olämpliga beteenden

• Leverantörens förmåga/resurser vid särskild händelse och eller xxxx

• Xxxx på att leverantörens personal ska genomgå utbildning som tillhandahålls av upphandlande myndighet på upphandlande myndighets bekostnad

• Dialog med upphandlande myndighet eller platsbesök inför xxxxx

• Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx på tomtmark eller gatumark

• Nyckelhantering

• Utökad försäkring

1.4.2 Om inga anbud inkommer vid FKU

Om den upphandlade myndigheten inte får in några anbud vid en FKU inom avtalsområde 2,

Bevakningstjänster så får den upphandlande myndigheten i stället vända sig direkt till

sådan ramavtalsleverantör som erbjuder tjänster inom avtalsområde 1 (om leverantören även har möjlighet att erbjuda bevakningstjänster). Leverantören blir i sådana fall bunden av de villkor som framgår av den förnyade konkurrensutsättningen.

1.5 Senaste dag för kontraktstilldelning

Kontrakt med stöd av detta ramavtal tilldelas senast sista dag för ramavtalets giltighetstid.

1.6 Länsöverskridande tilldelning, bevakningstjänster

Upphandlande myndighet som är verksam över länsgräns, har möjlighet att genomföra ett samordnat avrop över länsgränserna. Vid ett sådant avrop, ska den upphandlande myndigheten i den förnyade konkurrensutsättningen tillfråga alla de ramavtalsleverantörer som är antagna inom avtalsområde 2, Bevakningstjänster i de län som är föremål för den överskridande verksamheten.

Det innebär att kontrakt kan tilldelas en och samma leverantör över flera län samtidigt för bevakningstjänsterna.

Leverantörer som inte har avtal i alla de aktuella länen, kan alltså undantas från den förnyade konkurrensutsättningen.

1.7 Upphandlingsdokumenten

1. Allmän information

2. Administrativa krav

3. Krav på leverantören - ESPD

4. Generella krav

5. Anbudsområde 1 Larmcentraltjänster

6. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster

7. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Blekinge län

8. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Dalarnas län

9. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Gotlands län

10. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Gävleborgs län

11. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Hallands län

12. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Jämtlands län

13. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Jönköpings län

14. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Kalmar län

15. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Kronobergs län

16. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Norrbottens län

17. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Skåne län

18. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Stockholms län

19. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Södermanlands län

20. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Uppsala län

21. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Värmlands län

22. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Västerbottens län

23. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Västernorrlands län

24. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Västmanlands län

25. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Västra Götalands län

26. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Örebro län

27. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Östergötlands län

28. Ramavtalsutkast

29. Allmänna kontraktsvillkor

Bilaga 01 - Avropsberättigade parter Bilaga 02 - Underleverantörer Bilaga 03 - Sanningsförsäkran

Bilaga 04 - Statistikmall till Inköpscentralen

Bilaga 05 - Avropsvägledning (Avropsvägledningen är ett dokument som ska fungera som stöd kring hur avrop på ramavtalet kan göras. Avropsvägledningen finns endast med som information till anbudsgivarna. Avropsvägledningen kan komma att justeras efter anbudstiden och under ramavtalstiden).

Om frågor och svar, liksom eventuella förtydliganden och kompletteringar till upphandlingsdokumenten, publiceras under anbudstiden är de en integrerad del av upphandlingsdokumenten.

1.8 Inlämnande av handlingar

Följande handlingar/uppgifter bifogas i TendSign senast sista anbudsdag:

• Fullmakt om anbudsgivaren företräds av annan part

• Information enligt avsnitt 3, Krav på leverantör - ESPD, Del II, D: Underleverantörer (anbudsgivare som inom bevakningstjänster både avser utgöra Leverantör och underleverantör i Inköpscentralens ramavtalsupphandling)

Följande handlingar lämnas på inköpscentralens begäran efter sista anbudsdag:

• Bilaga 03 - Sanningsförsäkran (gäller även de företag för vilka kapacitet åberopas).

• Dokumentation som styrker att anbudsgivaren är inskriven i handelsregister (om verksamheten är etablerad utanför Sverige)

• Överenskommelse eller annat bevis på åtagande från det företag vars kapacitet åberopas.

• Civilrättsligt bindande avtal om bildande av aktiebolag/handelsbolag (om anbud lämnas av anbudsgivare i grupp).

• Utredning gällande ekonomisk och finansiell ställning (om inte rating 40 enligt Creditsafe uppnås).

2. Administrativa krav

2.1 Förutsättning för anbudslämning

2.1.1 Inlämning av elektroniska anbud

I upphandlingen accepteras endast elektronisk anbudsgivning via upphandlingsverktyget TendSign. För anbudsgivare är det kostnadsfritt att använda TendSign och att lämna anbud. För att få tillgång till systemet krävs inloggningsuppgifter, som fås genom registrering här (klicka på länken "Skapa konto"). Anbudsgivaren får omedelbar tillgång till systemet efter registrering.

Den juridiska eller fysiska person vars organisationsnummer eller personnummer angetts i Tendsign betraktas som anbudsgivare, eller företrädare i anbudsgivningen för ett konsortium, om inte annat framgår av fullmakt. Om anbudsgivaren företräds av annan part vid anbudsgivning, ska fullmakt som styrker detta bifogas.

Om flera anbud lämnas för ett och samma organisationsnummer eller personnummer kommer inköpscentralen anse det senast inkomna anbudet som giltigt.

Vid frågor eller behov av support kring användandet av TendSign, kontaktas TendSigns support via e-post: xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xxx. TendSigns support har öppet helgfria vardagar kl 07-17 med vissa undantag.

Genom Tendsign får anbudsgivaren:

– all ny information om upphandlingen,

– automatisk kontroll av att samtliga frågor som ställts är besvarade vid anbudslämnandet.

Observera att maximal storlek för uppladdning är 50 megabyte per fil. Anbudsgivare uppmanas att omedelbart kontakta TendSign om problem uppstår i samband med anbudslämnande. Tänk på att lämna anbud i god tid så att det finns möjlighet att få hjälp av TendSign support under kontorstid om det dyker upp problem.

Om en anbudsgivare inte hämtar ut upphandlingsdokumenten i TendSign utan på annat sätt, kan inköpscentralen inte garantera att anbudsgivaren får del av all information om upphandlingen (som eventuella förtydliganden samt frågor och svar) under anbudstiden.

Generell del

Bifoga ev. fullmakt om anbudsgivare företräds av annan part:

Bifogad fil

2.1.2 Krav på anbudets språk

Anbudet ska vara skrivet på svenska. Xxxxx, enstaka ord, förkortningar och tekniska beskrivningar får även vara på engelska. Anbudsgivaren ska på inköpscentralens begäran ordna och bekosta översättning om inte annat anges i anslutning till visst krav i upphandlingsdokumenten.

2.1.3 Krav på anbudet

Anbudet ska baseras på förutsättningarna och kraven som anges i upphandlingsdokumenten. Anbudet ska beskriva situationen den dag då anbudet lämnas, om ett visst krav inte uttryckligen anger något annat.

I samband med prövningen av anbudet kan inköpscentralen komma att kontrollera de uppgifter som anbudsgivaren har lämnat. Felaktiga uppgifter kan leda till att anbudet inte tas upp till prövning.

2.1.4 Reservationer och alternativa anbud

Om anbudsgivaren lämnar förbehåll eller reserverar sig mot villkor i upphandlingsdokumenten kan anbudet komma att förkastas.

I upphandlingen tillåts inget så kallat sidoanbud eller alternativt anbud till anbudsgivarens anbud.

2.1.5 Översättning av upphandlingsdokumenten

Upphandlingsdokumenten finns endast på svenska.

Anbudsgivare får på egen bekostnad översätta upphandlingsdokumenten.

2.1.6 Sista anbudsdag

Sista dag för att lämna anbudet är den:

2023-12-07 23:59

2.1.7 Anbudets giltighetstid

Anbudet ska vara bindande till och med:

2024-12-31

2.1.8 Ersättning för att upprätta anbud

Inköpscentralen ersätter inte anbudsgivare för att upprätta anbud.

2.1.9 Anbudsöppning

Anbudsöppning sker hos inköpscentralen. Anbudsöppningen är inte offentlig men anbudsgivaren kan begära att en representant från Stockholms Handelskammare, på anbudsgivarens bekostnad, närvarar vid anbudsöppningen. Stockholms Handelskammare ska i så fall skriva på sekretessförbindelse.

Anbudsöppning är planerad till:

2023-12-08

2.2 Onormalt låga anbud

Inköpscentralen kommer att begära in en förklaring om de priser eller kostnader som lämnats i anbudet förefaller vara onormalt låga. Om inköpscentralen anser att den förklaring som lämnas inte är godtagbar kommer anbudet att förkastas enligt förfarandet som anges i 16 kap. 7 eller 8 §§ LOU.

2.3 Förtydligande, kompletteringar eller frågor om upphandlingsdokumenten

Om någon uppgift i upphandlingsdokumenten upplevs som otydlig eller om några av de ställda kraven uppfattas som orimliga, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande i något avseende är det viktigt att inköpscentralen kontaktas på ett så tidigt stadium som möjligt så att missförstånd kan undvikas.

Inköpscentralen lämnar alltid eventuella förtydliganden eller kompletteringar genom TendSign. Anbudsgivaren ansvarar själv för att hålla sig uppdaterad. Begäran om ett förtydligande eller en komplettering ska vara ställda genom TendSign.

Enligt 12 kap. 11 § LOU ska upphandlande myndighet på begäran av en leverantör lämna ut kompletterande upplysningar senast sex dagar före sista anbudsdag under förutsättning att leverantören har begärt det i god tid.

Frågor ska därför ställas senast nio dagar före sista anbudsdag. Om frågor inkommer senare än det, garanterar inte inköpscentralen att frågan besvaras. Detta på grund av att inköpscentralen av likabehandlingsskäl är förhindrad att lämna tillkommande information i slutet av anbudstiden.

Endast frågor om upphandlingsdokumenten besvaras.

Publicerade frågor och svar samt eventuella förtydliganden och kompletteringar under anbudstiden utgör en integrerad del av upphandlingsdokumenten.

Sista dag att ställa frågor är:

2023-11-27

2.4 Rättelse, förtydligande och komplettering av anbud

Vid anbudslämnandet ska efterfrågade svar på frågor och ställda krav lämnas på anvisade platser i TendSign.

Inköpscentralen eftersträvar största möjliga konkurrens i våra upphandlingar och tillämpar därför tillåtande, likabehandlande och transparenta riktlinjer för rättelser, förtydliganden och kompletteringar av anbud.

Inköpscentralen kommer, om inköpscentralen anser det lämpligt, att begära rättelser, förtydliganden eller kompletteringar av anbud. Alla anbudsgivare kommer att behandlas lika och få lika lång tid på sig rätta, förtydliga eller komplettera sina anbud när omständigheterna är likvärdiga.

Förtydliganden eller kompletteringar av anbud kommer inte beaktas om de ändrar de affärsmässiga villkoren i ett anbud. Det innebär att inköpscentralen under anbudsutvärderingen inte kommer att tillåta exempelvis utbyte av en produkt, ändring av erbjudna mervärden eller ändrade

priser. Däremot kan en rättelse innebära ändring av de affärsmässiga villkoren under vissa omständigheter, se nedan.

Rättelser

Anbudsgivaren kan få rätta en felskrivning, felräkning eller något annat fel i en handling. Sådan rättelse kan innebära att de affärsmässiga villkoren för anbudet ändras jämfört med det ursprungliga anbudet. För att inköpscentralen ska tillåta rättelsen, krävs att inköpscentralen kan utläsa av anbudet att det föreligger en felskrivning, felräkning eller fel i en handling.

Förtydliganden och kompletteringar

Förtydliganden ska syfta till att fastställa anbudets avsedda innehåll.

Om inköpscentralen uppfattar att en uppgift i ett anbud är otydlig, kan inköpscentralen låta anbudsgivaren förtydliga vilken tolkning som är avsedd. Exempel på en otydlighet är om inköpscentralen inte kan avgöra om anbudsgivaren reserverar sig mot ett krav, om en uppgift återfinns på fel plats i anbudet, eller om anbudet innehåller motstridiga uppgifter.

Inköpscentralen kan tillåta att anbudsgivare

1. kompletterar anbudet med uppgifter, fakta eller bevis som rör historiska förhållanden,

2. kompletterar med information, ex. att anbudsgivaren tillför kontaktuppgifter till en referensperson i ett referensuppdrag som fanns med i anbudet eller uppgifter om referensuppdragets värde. Om det finns sakliga skäl kan inköpscentralen även tillåta att referensperson byts ut,

3. förtydligar med uppgifter om en varas egenskaper som saknas i det ursprungliga Sådant förtydligande får inte innebära att anbudsgivaren byter ut eller ändrar en vara eller ett pris,

4. förtydligar med uppgifter om innehållet i en tjänst, som det ursprungliga anbudet saknar. Sådan information får inte innebära att anbudsgivaren erbjuder en annan tjänst eller ändrar sitt erbjudande eller pris,

5. förtydligar med information som saknas i det ursprungliga anbudet, om namngiven konsult. Det får inte innebära att konsulten byts ut eller priset ändras, eller

6. kompletterar med fullmakter, behörighetshandlingar, underskrifter eller liknande som saknas eller är ofullständiga i det ursprungliga anbudet.

Inköpscentralen kan tillåta att anbud förtydligas eller kompletteras i andra avseenden än vad som anges i punkterna 1-6, om informationen rör fakta som förelåg senast vid anbudstillfället, och anbudsgivare kan visa det.

2.5 Tilldelning

Meddelande om tilldelningsbeslut skickar inköpscentralen ut med e-post till den e-postadress som anbudsgivaren har registrerat i TendSign i samband med anbudsinlämningen.

Tilldelningsbeslutet utgör inte en avtalsrättslig accept.

Upphandlingen är avslutad först när ramavtalet undertecknats av båda parterna eller upphandlingen avslutats på annat sätt. Ramavtalet blir bindande då båda parter skriftligen undertecknat ramavtalet. Ett ramavtal kan tecknas tidigast efter att tio dagar har gått, räknat från det att underrättelse om tilldelning skickades ut till anbudsgivarna enligt 20 kap. 1 § LOU.

2.6 Behandling av personuppgifter

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan kopplas till en fysisk person. Exempel på personuppgifter är namn, personnummer, postadress och e-postadress. I dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 och lag (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning, finns regler för hur personuppgifter får behandlas.

Inköpscentralen är personuppgiftsansvarig för de uppgifter, t.ex. namn på kontaktpersoner och e- postadresser, som lämnas dels i samband med anbudsgivning, dels vid eventuellt tecknande av ramavtal mellan ramavtalsleverantören och inköpscentralen. Behandlingen av de aktuella personuppgifterna är nödvändig för att kunna fullgöra ingångna ramavtal. Personuppgifterna kommer att användas för att föra kund- och leverantörsregister i syfte att informera, administrera och möjliggöra avrop på ramavtalen samt skicka fakturor avseende den administrativa ersättning som tas ut av inköpscentralen. Anbudsgivaren ansvarar för att informera samtliga de personer vars uppgifter finns med i anbudsgivarens anbud, eller på annat sätt lämnas ut till inköpscentralen. Anbudsgivaren ansvarar också för att utlämnandet av personuppgifterna är förenligt med dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 och dataskyddslagen (2018:218).

En registrerad person har rätt att när som helst begära information från inköpscentralen beträffande vilka personuppgifter som finns registrerade om personen. En sådan begäran ska vara skriftlig och egenhändigt undertecknad och skickas till:

xxxx@xxxx.xx eller

Adda Inköpscentral AB c/x Xxxxxxxxxxx XX 000 00 Xxxxxxxxx

2.7 Publicering av ramavtalsdokument

Ramavtal med bilagor kommer att publiceras på internet i inköpscentralens avtalsdatabas. Informationen kommer därmed att vara tillgänglig för alla som besöker inköpscentralens hemsida och vår avtalsdatabas.

Anbudsgivaren ska acceptera att följande uppgifter publiceras i inköpscentralens avtalsdatabas:

- priser,

- information om erbjudna varor och tjänster; samt

- uppgifter om kontaktpersoner.

Vid avrop från ramavtalet utgör anbudet i ramavtalsupphandlingen avtalshandling mellan upphandlande myndighet och leverantören. För de upphandlande myndigheter som avropar från ramavtalet finns därför möjlighet att ta del av hela leverantörens anbud inklusive sådana uppgifter som leverantören begärt sekretess för. Eventuell begäran om sekretess i anbudet kommer att vidarebefordras till den upphandlande myndigheten och ingå i myndighetens sekretessbedömning enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL.

2.8 Inköpscentralen lämnar ut ansöknings- och anbudshandlingar

Inköpscentralen omfattas inte av tryckfrihetsförordningen eller offentlighets- och sekretesslagen och träffas därmed inte av offentlighetsprincipen. Det finns däremot andra lagar som styr hur inköpscentralen kan lämna ut handlingar, t.ex. lagen om företagshemligheter, dataskyddslagstiftningen och lagen om offentlig upphandling. Det innebär att anbudshandlingar och ansökningar i princip endast kan lämnas ut om en anbudsgivare eller en anbudssökande medger det. Inköpscentralen har tagit fram en rutin för utlämnande av anbud och ansökningar som beaktar detta.

Inköpscentralen lämnar ut anbudshandlingar och anbudsansökningar om:

1. domstol, tillsynsmyndighet eller annan rättsvårdande myndighet begär det,

2. annan anbudsgivare i upphandlingen begär ut anbuden eller anbudsansökan under tiden från det att tilldelningsbeslut meddelas och under tio dagar därefter, eller

3. det i övrigt krävs för att inköpscentralen ska kunna bedriva sin verksamhet effektivt.

Rätten enligt p. 2 att ta del av annans anbudshandlingar eller anbudsansökan gäller inte sådana uppgifter som en anbudsgivare eller anbudssökande, med stöd av p. 2.8, begärt sekretess för. Den gäller inte heller för sådana uppgifter som kan skada inköpscentralen eller inköpscentralens kunders berättigade intressen.

Inköpscentralen beslutar vilka uppgifter enligt p. 2 och 3 som ska lämnas ut. Anbudsgivaren har inte rätt till ersättning för skada som uppkommer därför att inköpscentralen lämnar ut uppgifter ur anbud eller anbudsansökningar.

Handlingar som inköpscentralen lämnar ut får inte överlåtas till annan. Detta begränsar dock inte anbudsgivares eller anbudssökandes möjligheter att använda handlingarna som bevis i domstol eller i ärende hos annan rättsvårdande myndighet.

2.9 Anbudsgivares och anbudssökandes rätt att begära sekretess och inköpscentralens rätt att lämna ut uppgifter

Anbudsgivare som önskar att vissa uppgifter inte ska lämnas ut till annan enligt 2.8 punkten 2, ska på anmodan från inköpscentralen senast inom tre arbetsdagar, bifoga en separat komplett version i PDF-format av de anbudshandlingar som innehåller uppgifterna som omfattas av sekretess.

Anbudsgivare ansvarar för att maskera de sekretessbelagda uppgifterna och eventuella personuppgifter som förekommer i handlingarna. Dessa anbuds- eller ansökningshandlingar benämns sekretessanbud.

Med hänvisning till personuppgiftshantering i samband med utlämnande av sekretessanbud uppmanar inköpscentralen anbudsgivaren att inte ange personuppgifter i sitt anbud som inte särskilt efterfrågats.

När inköpscentralen lämnar ut anbudshandlingarna kommer inköpscentralen att lämna ut de maskerade handlingarna. Inköpscentralen får lämna ut anbudshandlingarna utan maskering om sekretessanbud inte inkommer inom den tidsfrist som inköpscentralen har angett. Anbud kommer dock inte att förkastas på grund av att ett sekretessanbud inte har inkommit till inköpscentralen.

Även om sekretess begärs har inköpscentralen rätt att lämna ut sådana uppgifter som ska publiceras enligt avsnitt 2.6 om inköpscentralen bedömer att det behövs för att ge tillräcklig insyn i upphandlingen.

2.10 Försäkran och villkor med anledning av sanktioner mot Ryssland

Den Europeiska unionen har pga. kriget i Ukraina beslutat om sanktioner mot Ryssland och Belarus. Dessa sanktioner innebär vissa förbud som berör upphandlingen.

Sanktionerna är bindande för både leverantörer och upphandlande myndigheter, varpå det är av vikt att vi tillsammans ser till att sanktionerna följs. Observera att sanktionerna är förenade med ett straffrättsligt ansvar*, vilket för ert företag träffar styrelseledamöter och andra bolagsfunktionärer såsom VD.**

De sanktioner som berör upphandlingen framgår nedan.

I rådets förordning (EU) nr 833/2014 av den 31 juli 2014 om restriktiva åtgärder mot bakgrund av Rysslands åtgärder som destabiliserar situationen i Ukraina (konsoliderad version) finns följande sanktioner:

• Importembargon enligt artiklarna 3g, 3i och 3j

• Transaktionsförbud enligt artikel 5aa

• Förbud att tilldela och fullgöra vissa offentliga kontrakt enligt artikel 5k.

I rådets förordning (EG) nr 765/2006 av den 18 maj 2006 om restriktiva åtgärder med anledning av situationen i Belarus och Belarus inblandning i Rysslands aggression mot Ukraina (konsoliderad version) finns följande restriktioner:

• Importembargon enligt artiklarna 1h, 1i, 1o, 1p, 1q och 1r

• Förbud att ställa tillgångar eller ekonomiska resurser, direkt eller indirekt, till förfogande för eller göras tillgängliga till förmån för objekt upptagna i bilaga I enligt artikel 2.

I rådets förordning (EU) nr 269/2014 av den 17 mars 2014 om restriktiva åtgärder med avseende på åtgärder som undergräver eller hotar Ukrainas territoriella integritet, suveränitet och oberoende (konsoliderad version) finns följande sanktioner:

• Förbud att ställa penningmedel eller ekonomiska resurser, direkt eller indirekt, till förfogande för eller göras tillgängliga till förmån för objekt upptagna i bilaga I samt objekt förbundna med dem enligt artikel 2.

För mer information kring vad som gäller enligt dessa sanktioner kan ni vända er till Kommerskollegiums webbsida där svar på frågor om sanktionernas närmare innebörd finns.***

Mot denna bakgrund har Inköpscentralen tagit fram Bilaga 06 - Försäkran och villkor med anledning av sanktioner mot Ryssland och Belarus.

Bilagan omfattar tillkommande avtalsvillkor kopplade till skyldigheten att följa sanktionerna. Villkoren innebär att sanktionerna ska följas under ramavtalets och avropade kontrakts fullgörande samt att vi ska hålla varandra informerade om någon förutsättning kopplad till sanktionerna förändras.

* Se 8 § lagen (1996:95) om vissa internationella sanktioner.

** För information kring det straffrättsliga ansvaret se aktuell lagstiftning samt Kommerskollegiums webbsida.

*** xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx--xxxxxxxxx/xxxxxx-xxxxxxx-xx/xxxxxxxx-xxxxxxxxx- kvoter/internationella-sanktioner/sanktioner-mot-ryssland/

2.11 Ramavtals- och kontraktsvillkor

Ramavtalet kommer att baseras på innehållet i upphandlingsdokumenten samt anbudsgivarens anbud. Bindande ramavtal sluts genom att båda parter skriver under ramavtalet.

Kontrakt som tecknas efter avrop som görs med stöd av ramavtalet kommer att baseras på villkoren i avsnitt Allmänna kontraktsvillkor.

2.12 Avtalsmöte

Inköpscentralen kommer att hålla ett avtalsmöte med vinnande anbudsgivare i samband med ramavtalets undertecknande. Vid mötet kommer inköpscentralen att informera om ramavtalet, hur avrop kommer att genomföras, leverantörens skyldigheter m.m. Inköpscentralen ser gärna att samtliga antagna anbudsgivare deltar på avtalsmötet.

2.13 Tilldelningsgrund

Ekonomiskt mest fördelaktiga anbud bestäms utifrån grunden bästa förhållande mellan pris och kvalitet för samtliga anbudsområden.

2.14 Prövning och utvärdering

Anbuden kvalificeras, prövas och utvärderas enligt stegen som beskrivs nedan.

2.14.1 Kvalificering

Vid kvalificeringen prövas om anbudet uppfyller upphandlingsdokumentens administrativa krav och kraven på leverantören.

De anbud som uppfyller kraven går vidare till nästa steg i prövningen, övriga förkastas.

2.14.2 Krav på tjänsten

I det andra steget prövas om anbudet uppfyller kraven på tjänsterna. De anbud som uppfyller dessa krav går vidare till utvärderingen, övriga förkastas.

2.14.3 Utvärdering

De anbud som uppfyller ställda krav kommer att utvärderas. Varje anbudsområde utvärderas separat.

Utvärdering anbudsområde 1 Larmcentraltjänster (rikstäckande)

Larmcentraltjänster utvärderas utifrån tilldelningskriteriet anbudspris.

• Inköpscentralen tecknar ramavtal med den/de leverantör/er som har de lägsta anbudspriserna.

• Max sex (6) anbud för hela Sverige (rikstäckande) kommer att antas, förutsatt att det finns så många anbud som uppfyller alla krav.

Utvärdering anbudsområde 2 Bevakningstjänster

• Inköpscentralen tecknar ramavtal med den/de leverantör/er vars anbud har det bästa förhållandet mellan pris och kvalitet.

• Max åtta (8) anbud per län (21 län = delområde) kommer att antas, förutsatt att det finns så många anbud som uppfyller alla krav.

Utvärderingsmodellen framgår av avsnitt "Utvärderingsmodell" nedan.

2.15 Utvärderingsmodell

Larmcentraltjänster (Rikstäckande)

Inköpscentralen kommer att tilldela ramavtal till de anbud som är de ekonomiskt mest fördelaktiga

utifrån bästa pris formeln:

anbudspris = utvärderingspris.

Bevakningstjänster

Inköpscentralen kommer att tilldela ramavtal till de anbud som är de ekonomiskt mest fördelaktiga utifrån bästa förhållande mellan pris och kvalitet, enligt formeln:

anbudspris - mervärde (prisavdrag) = utvärderingspris.

Utvärderingen sker separat för respektive delområde enligt nedan beskrivet sätt. Delområden = 21 geografiska delområden, dvs ett för varje län.

Utvärderingen

För varje delområde som anbudsgivaren lämnar anbud i ska anbudsgivaren ange ett taktimpris för ronderande bevakning.

Mervärde

I de fall anbudsgivaren erbjuder tjänster som är ej obligatoriska tjänster, erhålls mervärden i form av prisavdrag i de anbudsområden där tjänsterna erbjuds.

Observera att ej obligatoriska tjänster endast kan erbjudas i samma anbudsområden där obligatoriska tjänster har offererats.

Anbudsgivare som får mervärde för ej obligatoriska tjänster är förpliktigad att tillhandahålla dem under hela ramavtalets löptid och i avropade kontrakt.

Ej obligatoriska tjänster som genererar mervärden i form av prisavdrag per anbudsområde och ger ett fiktivt utvärderingspris

1. Stationär väktare - 100 SEK

2. Ordningsvakt - 100 SEK

3. Skyddsvakt - 100 SEK

4. Personskyddsväktare (Bevakning av enskild person för dennes skydd) - 50 SEK

I den händelse två eller flera anbud efter utvärdering erhållit samma utvärderingspris, kommer anbuden att särskiljas enligt följande ordning:

1. Anbud som erhåller prisavdrag för tjänsten Stationär väktare

2. Anbud som erhåller prisavdrag för tjänsten Ordningsvakt

3. Anbud som erhåller prisavdrag för tjänsten Skyddsvakt

4. Anbud som erhåller prisavdrag för tjänsten Personskyddsväktare

5. Om två eller flera anbud efter ovanstående förfarande fortfarande har samma totala poäng kommer ett lottningsförfarande genomföras.

2.16 Accept av samtliga krav och villkor

Anbudsgivaren ska acceptera alla krav och villkor i upphandlingsdokumenten. Anbudsgivaren ska även intyga att informationen i anbudet är sanningsenlig.

Generell del

a. Accepteras samtliga krav och villkor?

Ja/Nej. Ja krävs

Generell del

b. Är informationen i anbudet sanningsenlig?

Ja/Nej. Ja krävs

3. Krav på leverantören - ESPD

Inledning

Redovisning av egenförsäkran

I det här avsnittet lämnar anbudsgivaren en egenförsäkran (kallas även European Single Procurement Document, ”ESPD”). Försäkran ska visa att det inte finns grund för att utesluta anbudsgivaren ur upphandlingen, och att anbudsgivaren uppfyller de kvalificeringskrav som ställs i upphandlingen.

Integrerad funktionalitet i TendSign

ESPD-tjänsten har integrerats i upphandlingsverktyget TendSign. Det innebär att ESPD (egenförsäkran) lämnas genom att anbudsgivaren besvarar frågorna i detta avsnitt online, liksom övriga krav. En anbudsgivare som tidigare fyllt i ett ESPD-dokument i XML-format kan också överföra angivna svar till anbudet genom att ladda upp filen i upphandlingssystemet Visma Commerce TendSign (TendSign). Svaren fylls då automatiskt i anbudet. Frågor som omfattas av ESPD-tjänsten är märkta med ESPD-symbolen. Övriga frågor som inte besvaras genom den automatiserade överföringen, fylls i manuellt direkt i det strukturerade dokumentet.

ESPD för åberopad kapacitet

Under processteget Anbud/Underleverantör, kan anbudsgivaren lägga till det TendSign benämner underleverantörer. Om annat företag åberopas för att uppfylla kraven i detta avsnitt, ska anbudsgivaren lägga till underleverantör, samt välja att denna åberopas för kapacitet. Frågor om uteslutning i detta avsnitt kopieras då till i ett separat dokument per åberopat företag. För varje företag vars kapacitet åberopas, ska ett sådant dokument (egenförsäkran) alltså besvaras.

Anbudsgivare kan spara svar för frågor märkta med ESPD-symbolen och återanvända i kommande upphandlingar.

Del I: Information om upphandlingsförfarandet och den upphandlande myndigheten eller enheten

Se annons och upphandlingsdokument.

Del II: Information om anbudsgivaren A: Information om anbudsgivaren Begrepp

Anbudsgivare - De företag som lämnar anbud i upphandlingen.

Anbudsgivare i grupp - Flera företag som gemensamt lämnar ett anbud i upphandlingen, se mer under del II A.

ESPD-systemet - ESPD-systemet är en ordning för leverantörsprövning som tagits fram på EU- nivå, som innebär att anbudsgivaren i ett första steg, i anbudet, endast intygar att den inte ska uteslutas enligt 13 kap. 1–3 §§ LOU, samt uppfyller kvalificeringskraven i upphandlingen (t.ex. krav på ekonomisk och finansiell ställning). Notera att krav som inte avser leverantörsprövningen, t.ex. uppgifter som ligger till grund för utvärdering, ska visas redan i anbudet om inget annat framgår.

Inköpscentralen får när som helst under upphandlingen begära in bevis/intyg avseende leverantörsprövningen från anbudsgivare, dessa bevis/intyg benämns ”kompletterande dokument”. Även eventuella åberopade företag och konsortiedeltagare omfattas av ESPD-

systemet. Anbudsgivaren rekommenderas att ha kompletterande dokument tillgängliga som styrker de uppgifter som angetts i anbudsgivarens egenförsäkran, eftersom uppgifterna ska kunna tillhandahållas inom fem dagar.

Underleverantör - Med underleverantörer avses sådan leverantör som träder i ramavtalsleverantörens ställe för att utföra hela eller delar av ramavtalsleverantörens förpliktelser enligt ramavtalet. Som underleverantör avses även annat bolag som ingår i samma koncern, t ex moderbolag/dotterbolag, om bolagen har olika organisationsnummer och dessa bolag levererar varor eller tjänster inom uppdraget som upphandlingen avser. När begreppet underleverantör används i produktsammanhang (t ex i hållbarhetskrav/intyg och tekniska krav) kan begreppet även omfatta tillverkarens underleverantör av ingående materialslag och/eller komponenter. Med underleverantörer avses inte de leverantörer som levererar varor och tjänster till ramavtalsleverantören. De leverantörer som levererar varor och tjänster till upphandlande myndigheter anses vara underleverantörer.

Åberopad kapacitet - Annat företag som åberopas för att uppfylla kvalificeringskrav gällande ekonomisk och finansiell ställning eller teknisk och yrkesmässig kapacitet.

Observera att såväl anbudsgivare, anbudsgivare i grupp, underleverantörer och företag vars kapacitet åberopas ska vara fria från uteslutningsgrunderna i 13 kap. 1-3 §§ LOU.

Kontaktuppgifter

Inköpscentralen kommer under upphandlingens genomförande att ställa eventuella frågor samt skicka tilldelningsbeslut till anbudsgivaren via det konto som anbudsgivaren använt för att lämna anbudet via TendSign.

Kontakt kan även komma att ske genom e-post, telefon och fråge- och svarsfunktionen i TendSign. Anbudsgivaren ansvarar för att de kontaktuppgifter som finns upplagda i detta konto är aktuella och korrekta. Anbudsgivaren ansvarar för att, via kontaktuppgifterna i detta konto, vara tillgänglig för mottagande av information samt för att svara på frågor i upphandlingen.

Anbudsgivare ombedes kontrollera att de företagsuppgifter som anges vid registreringen i TendSign är identiska med det företag som är anbudsgivande företag. Anbudsgivare bör kontrollera att det genomgående angetts korrekt företagsnamn (firma) och korrekt organisationsnummer.

Anbudssamverkan och anknytning till andra anbudsgivare

Anbudsgivaren får inte samverka med andra anbudsgivare, som också lämnar anbud i denna upphandling, vid upprättande eller lämnande av anbud. Anbudsgivare ska delta i upphandlingen på självständig grund och lämna sina anbud oberoende. Detta gäller per anbudsområde eftersom respektive anbudsområde kommer att resultera i ett eget ramavtal.

Om anbudsgivaren genom koncerngemenskap eller annan intressegemenskap har anknytning till en annan anbudsgivare som lämnar anbud i denna upphandling ska anbudsgivaren, om anbudsgivaren inte kan visa att den saknade kännedom härom, ange det. Anbudsgivaren ska i sådant fall kunna visa att anbudet lämnats oberoende och självständigt.

Har anbudsgivaren anknytning till en annan anbudsgivare som lämnar anbud i denna upphandling? Om JA, ange i kommentarsfältet hur anbudsgivaren för detta anbud kan visa att anbudet lämnats oberoende och självständigt.

Ja/Nej

Leverantörskommentar tillåten

European Sing...

Anbudsgivare som lämnar anbud i grupp

Om en grupp av anbudsgivare lämnar anbud gemensamt ska var och en av anbudsgivarna vara fria från uteslutningsgrunder enligt 13 kap. LOU.

Om anbudsgivare lämnar anbud i grupp ska kvalificeringskraven uppfyllas av gruppen gemensamt, förutom när någonting annat anges i anslutning med ett visst krav. För varje anbudsgivare som ingår i en grupp av leverantörer ska därför en försäkran lämnas genom att företrädaren för gruppen:

1. Lägger till samtliga företag som ingår i gruppen under processteg Anbud/Underleverantörer för att besvara uteslutningsgrunderna i kap. 13 LOU. I detta processteg ska anbudsgivaren välja att de tillagda underleverantörerna åberopas för kapacitet.

2. Besvara del III i detta avsnitt för samtliga företag som ingår i gruppen för att uppfylla kvalificeringskraven.

Anbudsgivare som lämnar anbud i grupp ska senast vid tecknande av ramavtal ha bildat ett registrerat bolag som utgör kontraktspart i enlighet med 4 kap. 5 § LOU. Anbudsgivaren ska på inköpscentralens begäran visa ett civilrättsligt bindande avtal om att deltagarna avser att anta formen av gemensamt aktiebolag/handelsbolag, genom vilket parterna förbinder sig att solidariskt svara för förpliktelser enligt det ramavtal samt kontrakt som sluts till följd av denna upphandling.

Uppgifter om anbudsgivaren

Anbudsgivaren ska fylla i uppgifterna nedan. Om anbudsgivare lämnar anbud i grupp ska samtliga anbudsgivare som medverkar i gruppen fylla i uppgifterna nedan.

HR-ansvarig - Kontaktperson för frågor gällande exempelvis arbetsrättsliga villkor enligt kollektivavtal, arbetsmiljö, sysselsättningsfrämjande åtgärder och lika rättigheter och möjligheter med namn, e-post och telefon.

Complianceansvarig - Kontaktperson för frågor gällande exempelvis ekonomisk brottslighet och

informationssäkerhet med namn, e-post och telefon.

Ordermottagning - kontaktperson med namn, e-post samt e-post och telefon till funktion.

Kontaktuppgifter till kundtjänst - bemannad dagtid för rådgivning till beställare med e-post, telefon eller liknande.

Redovisningsansvarig för administrativ ersättning - kontaktperson med namn, e-post och telefon samt e-post och telefon till funktion.

Fakturaadress - inklusive referens, fakturaformat och e-post.

Uppgifterna ska lämnas på anmodan av inköpscentralen, vanligtvis i samband med avtalstecknande. Anbudsgivaren ska vara beredd att med tre dagars varsel inkomma med dessa uppgifter till inköpscentralen.

B: Information om anbudsgivarens företrädare

Om tillämpligt, ange namn och e-post för de personer som har befogenhet att företräda anbudsgivaren under upphandlingsförfarandet i fråga.

European Sing...

Företrädare för anbudsgivaren (namn och e-post)

Fritext

C: Åberopande av annat företags kapacitet

En anbudsgivare får åberopa andra företags kapacitet för att uppfylla krav som avser ekonomisk och finansiell ställning eller teknisk och yrkesmässig kapacitet (enligt 14 kap. 6 § LOU). Med andra företag avses fysiska och juridiska personer. Även dotterbolag eller systerbolag inom samma koncern räknas som andra företag om anbudsgivaren åberopar deras kapacitet.

Anbudsgivare som åberopar andra företags kapacitet ska förfoga över det åberopade företagets resurser i den omfattning som krävs för att uppfylla de krav som åtagandet omfattar.

Företag vars kapacitet åberopas för att uppfylla kravet på ekonomisk och finansiell ställning ska svara solidariskt för fullgörande av åtagandet enligt ramavtalet.

Anbudsgivaren ska på inköpscentralens begäran, efter sista anbudsdag, genom ett åtagande från åberopat företag, visa att anbudsgivaren kommer att förfoga över åberopad kapacitet.

Om anbudsgivaren åberopar kapacitet hos ett annat företag kommer inköpscentralen att kontrollera att detta företag uppfyller de krav företagets kapacitet åberopas för samt att det inte finns skäl att utesluta företaget enligt 13 kap. 1-3 §§ LOU.

Försäkran för företag vars kapacitet åberopas lämnas genom att:

1. Lägga till åberopat företag under processteg Anbud/Underleverantörer för att besvara uteslutningsgrunderna i kap. 13. LOU.

2. Besvara del III i detta avsnitt för samtliga företag som omfattas av anbudet för att uppfylla kvalificeringskraven.

Inköpscentralen kommer kontrollera att kraven uppfylls av åberopade företag på samma sätt som för anbudsgivaren.

European Sing...

Om annat företags kapacitet åberopas: Har anbudsgivaren lagt till underleverantörer samt angett att dessa åberopas i processteget Anbud/Underleverantörer? Anbudsgivare som inte åberopar annat företags kapacitet svarar nej.

Ja/Nej

D: Underleverantörer

Hela eller delar av uppdraget kan utföras av underleverantörer. Med underleverantörer avses sådan leverantör som träder i ramavtalsleverantörens ställe för att utföra hela eller delar av uppdraget/leveransen men inte sådana leverantörer som levererar diverse varor och tjänster till ramavtalsleverantören.

Observera att bolag som ingår i samma koncern som anbudsgivaren är att betrakta som underleverantör till ramavtalsleverantören om bolagen har olika organisationsnummer och fullgör uppgifter enligt föregående stycke.

Observera också att företag vars kapacitet åberopas enligt avsnitt II C ofta är underleverantörer och omfattas även av detta stycke. För underleverantörer som inte omfattas av avsnitt II C behöver ingen separat ESPD fyllas i och heller ingen dokumentation utöver bilaga 03 bifogas anbudet.

Inköpscentralen genomför dock behövliga kontroller och kan komma att begära bevis i ett senare skede.

Uppgifter om underleverantörer

Inköpscentralen kan inför avtalstecknande och/eller senare begära att leverantören inkommer med lista med uppgifter om underleverantörer som kommer att utföra tjänst gentemot upphandlande myndighet. Listan ska innehålla uppgift om vilka tjänster som respektive underleverantör ska tillhandahålla samt hur stor del av kontraktet som kan komma att läggas ut på underleverantören.

Del III: Skäl för uteslutning Sanningsförsäkran

Anbudsgivare ska på inköpscentralens begäran och senast innan tilldelning i upphandlingen vara beredda att utan dröjsmål inkomma med en undertecknad försäkran på heder och samvete (se bilaga 02 - Sanningsförsäkran) för att visa att det inte föreligger några omständigheter som utgör skäl för uteslutning enligt 13 kap. 1 § och 13 kap. 3 § 2p. LOU. En sådan försäkran ska kunna lämnas för anbudsgivare, för samtliga åberopade företag och för samtliga anbudsgivare i en grupp. Anbudsgivare rekommenderas förbereda sådana försäkringar i god tid.

Anbudsgivare som är etablerade i länder där det är möjligt att få utdrag ur ett brottsregister, eller en likvärdig handling, som visar att det inte finns några omständigheter som utgör skäl för uteslutning kan istället inkomma med ett sådant intyg.

Anbudsgivares möjlighet att undantas från uteslutning genom att visa sin tillförlitlighet (självsanering)

Observera

Anbudsgivare som anser att det inte finns grund för uteslutning enligt Xxx XXX genom att den har vidtagit åtgärder för att visa på sin tillförlitlighet (självsanering) enligt 13 kap. 5 § LOU kommer att behöva svara JA på frågan trots att svaret som krävs är NEJ. Det betyder att TendSign kommer att indikera att samtliga krav inte är uppfyllda. Anbudet går då att lämna in trots att TendSign indikerar att det inte är komplett.

Anbudsgivare som vill uppfylla något krav genom att visa att den är tillförlitlig på grund av

självsanering, ska dessutom fylla i de tillämpliga följdfrågorna till frågan och lämna en beskrivning av hur den anser sig kunna visa tillräcklig tillförlitlighet. De dolda följdfrågorna under initialfrågan för respektive skäl för uteslutning fylls endast i om anbudsgivaren svarat JA på initialfrågan och avser uppfylla kravet genom självsanering.

Inköpscentralen kommer enligt 13 kap. 4 § LOU att utreda om anbudsgivaren har visat att den är tillräckligt tillförlitligt på grund av självsanering enligt 13 kap. 5 § LOU. Inköpscentralen kan i så fall komma att godkänna anbudet om anbudsgivaren anses ha vidtagit tillräckliga åtgärder för att inte uteslutas trots att det egentligen finns grund för uteslutning.

Anbudsgivaren ska vara förberedd att skyndsamt tillhandahålla dokumentation som visar de åtgärder som anbudsgivaren har vidtagit.

Grunder för uppvisande av tillförlitlighet

För att en anbudsgivare ska anses ha vidtagit tillräckliga åtgärder för att visa sig tillförlitliga, trots att uteslutningsgrund egentligen finns, gäller följande enligt 13 kap. 5 § LOU:

En leverantör som omfattas av någon uteslutningsgrund enligt 13 kap. 1 eller 3 § ska inte uteslutas, om leverantören visar att den är tillförlitlig genom att den har

1. ersatt eller åtagit sig att ersätta skador som har orsakats av brottet eller missförhållandet,

2. klargjort förhållanden och omständigheter på ett uttömmande sätt genom att aktivt samarbeta med de utredande myndigheterna, och

3. vidtagit konkreta tekniska, organisatoriska och personalmässiga åtgärder som är ägnade att förhindra brott eller missförhållanden.

De åtgärder som leverantören har vidtagit ska bedömas med beaktande av brottets eller missförhållandets allvar och de särskilda omständigheterna kring dessa.

En leverantör som har fullgjort sina skyldigheter avseende betalning av skatter och socialförsäkringsavgifter, inklusive ränta och sanktionsavgifter, eller ingått en bindande överenskommelse om betalning eller motsvarande ska inte uteslutas enligt 13 kap. 2 §.

Det ovanstående kommer att ligga till grund för inköpscentralens bedömning av om en anbudsgivare ska undantas från uteslutning.

A: Uteslutning på grund av fällande dom i brottmål

I artikel 57.1 i direktiv 2014/24/EU anges en anbudsgivare ska uteslutas om den har dömts för en viss slags brott. Motsvarande skäl anges i 13 kap. 1 § LOU. Nedan anger anbudsgivaren om denne blivit dömd för de relevanta brotten.

Deltagande i en kriminell organisation

Den här uteslutningsgrunden motsvarar det som anges i 13 kap. 1 § 1 LOU.

a. Har anbudsgivaren dömts för deltagande i en kriminell organisation?

Ja/Nej. Nej krävs

c. Utfärdare

Fritext

European Sing...

Bedrägeri

Den här uteslutningsgrunden motsvarar det som anges i 13 kap. 1 § 3 LOU.

a. Har anbudsgivaren dömts för bedrägeri?

Ja/Nej. Nej krävs

Ja/Nej. Nej krävs

Ja/Nej. Nej krävs

Ja/Nej. Nej krävs

Har anbudsgivaren åsidosatt sina skyldigheter i fråga om betalning av skatter, i det land där denne är etablerad eller i Sverige.

a. Har anbudsgivaren åsidosatt sina skyldigheter avseende betalning av skatter?

Ja/Nej. Nej krävs

b. Berört belopp

Fritext

European Sing...

c. Har detta åsidosättande av skyldigheter fastställts på annat sätt än genom en dom eller ett administrativt beslut?

Ja/Nej. Nej önskas

I artikel 57.4 i direktiv 2014/24/EU anges nedanstående skäl för uteslutning på grund av viss slags missförhållande i leverantörens verksamhet. Motsvarande skäl anges i 13 kap. 3 § LOU.

Nedan anger anbudsgivaren om det finns några relevanta missförhållanden.

Åsidosättande av skyldigheter enligt miljölagstiftning

Beskriv åtgärderna

Fritext

European Sing...

Åsidosättande av skyldigheter enligt sociallagstiftning

Beskriv åtgärderna

Fritext

European Sing...

Åsidosättande av skyldigheter inom arbetsrätt

Har anbudsgivaren, såvitt den känner till, åsidosatt sina skyldigheter i arbetsrätten enligt vad som avses i nationell lagstiftning, i meddelandet om upphandling, i upphandlingsdokumenten eller i artikel

18.2 i direktiv 2014/24/EU.

Motsvarade 13 kap. 3 § 1 LOU.

Har anbudsgivaren åsidosatt sina skyldigheter inom arbetsrätt?

Ja/Nej. Nej krävs

Leverantörskommentar tillåten

European Sing...

a. Beskriv åtgärderna

Fritext

European Sing...

b. Har anbudsgivaren vidtagit åtgärder för att visa sin tillförlitlighet (”självsanering”)?

Ja/Nej. Nej önskas

European Sing...

Beskriv åtgärderna

Fritext

European Sing...

Konkurs

Beskriv åtgärderna

Fritext

European Sing...

Allvarliga fel i yrkesutövningen

Beskriv åtgärderna

Fritext

European Sing...

Oriktiga uppgifter, undanhållande av information, avsaknad av nödvändiga dokument och tillägnande av konfidentiell information i detta förfarande

Har anbudsgivaren:

a. i allvarlig omfattning lämnat oriktiga uppgifter för kontroll av skäl för uteslutning eller övriga kvalificeringskrav,

b. i allvarlig omfattning undanhållit information enligt punkt a) ovan,

c. i allvarlig omfattning inte lämnat kompletterande dokumentation som den upphandlande myndigheten har begärt in med stöd av 15 kap. 3 § LOU , eller

d. otillbörligen försökt att påverka den upphandlande myndighetens beslutsprocess för att tillägna sig konfidentiell information som kan ge aktören otillbörliga fördelar i upphandlingsförfarandet eller så att av oaktsamhet lämnat vilseledande uppgifter som kan ha en väsentlig inverkan på beslut om uteslutning, urval eller tilldelning?

Den här uteslutningsgrunden motsvarar det som anges i 13 kap. 3 § 8-9 LOU.

Har anbudsgivaren lämnat oriktiga uppgifter, undanhållit information eller inte lämnat in begärd information?

Ja/Nej. Nej krävs

Leverantörskommentar tillåten

European Sing...

Del IV: Övriga kvalificeringskrav A: Lämplighet

Inskrivning i handelsregister eller motsvarande

Anbudsgivaren ska vara inskriven i handelsregister som förs i den medlemsstat där aktören är etablerad enligt vad som anges i bilaga XI till direktiv 2014/24/EU. För svenska företag avses aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret. Anbudsgivare från vissa medlemsstater kan behöva uppfylla andra krav som anges i den bilagan.

Inköpscentralen kommer att kontrollera att detta krav är uppfyllt genom att hämta in uppgifter från Skatteverket och kreditupplysningsföretag eller liknande. Företag som inte har denna registrering i Sverige kontrolleras genom motsvarande intyg från det egna landet.

a. Är anbudsgivaren inskriven i handelsregister?

Ja/Nej. Ja krävs

60 - 79 Låg risk

40 - 59 Medel risk

15 - 39 Hög risk

0 - 14 Mycket hög risk

Nivå 40 i CreditSafe betyder medelhög risknivå. På övergripande nivå granskas vid rating 40 i CreditSafe att det föreligger en komplett styrelse, att det inte föreligger några betalningsanmärkningar av betydande art och att den juridiska personen löpande klarar av att betala fakturor och/eller andra omkostnader varefter de förfaller till betalning, det vill säga har god betalningsförmåga.

Om en anbudsgivare får en lägre riskklassificering än medel ska anbudsgivaren ändå anses uppfylla kraven på ekonomisk ställning och finansiell stabilitet om a) och/eller b) nedan är uppfyllda.

a. Anbudsgivaren lämnar in en sådan förklaring att det anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomisk stabilitet.

b. Moderbolaget eller annan garant lämnar en garanti för anbudsgivarens ekonomiska stabilitet. Ett sådant intyg ska vara undertecknat av moderbolagets eller garantens firmatecknare.

En riskklassificering samt kraven ovan ska i dessa fall på motsvarande sätt redovisas för och uppfyllas av garanten. Garanten ska minst uppnå nivå medel enligt CreditSafes femgradiga skala. Anbudsgivare som inte är juridiska personer, som är nystartade företag eller som av annan anledning inte kan erhålla rating genom CreditSafe kan redovisa sin ekonomiska kapacitet och finansiella stabilitet på annat sätt. Bevis kan utgöras av bankgaranti, koncerngaranti eller senaste resultaträkning, revisorsintyg eller annan ekonomisk redovisning som visar att kravet på risknivå är uppfyllt.

Inköpscentralen kommer att kontrollera att detta krav uppfylls genom att hämta in uppgifter från CreditSafe.

Uppfyller anbudsgivaren angivna krav på ekonomisk och finansiell ställning enligt ovan? Om NEJ, lämna förklaring alternativt ange information om garant eller intyg av moderbolag avseende leverantörens ekonomiska och finansiella ställning i kommentarsfältet.

Ja/Nej. Ja krävs

Leverantörskommentar tillåten

European Sing...

C: Teknisk och yrkesmässig kapacitet

Anbudsgivaren ska själv eller tillsammans med eventuell/-a underleverantör/-er ha förmåga och kapacitet att leverera produkter och utföra tjänster i den omfattning och komplexitet som anbudsgivarens anbud omfattar.

Auktorisation och certifiering

Anbudsområde 1 Larmcentraltjänster

Anbudsgivaren ska ha tillstånd (auktorisation) i enlighet med lag (1974:191) om bevakningsföretag.

Anbudsgivaren ska även vara certifierad som larmcentral enligt lägst SSF 136:4 eller EN50518. Anbudsgivaren ska också uppfylla de krav som ställs på larmcentraler i FAP 573-1. När certifiering löper ut ska ny certifiering ske enligt senast tillgängliga version.

Anbudsgivaren ska på begäran av Inköpscentralen verifiera att ovanstående krav uppfylls genom att inkomma med bevis som utfärdats av behörig myndighet.

Om anbudsgivaren anlitar en underleverantör i enlighet med avsnitt D "Underleverantörer" ska underleverantören också uppfylla kraven ovan.

Anbudsområd...

Uppfylls kravet avseende auktorisation och certifiering för anbudsområde 1?

Ja/Nej. Ja krävs

Anbudsområde 2 Bevakningstjänster

Anbudsgivaren ska ha tillstånd (auktorisation) i enlighet med lag (1974:191) om bevakningsföretag avseende de tjänster som anbudsgivaren avser att tillhandahålla.

Anbudsgivaren ska på begäran av Inköpscentralen verifiera att ovanstående krav uppfylls genom att inkomma med bevis som utfärdat av behörig myndighet.

Om anbudsgivaren anlitar en underleverantör i enlighet med avsnitt D "Underleverantörer" ska underleverantören också uppfylla kraven ovan.

Anbudsområd...

Uppfylls kravet avseende auktorisation för anbudsområde 2?

Ja/Nej. Ja krävs

Personal

Anbudsområde 2 Bevakningstjänster

Samtliga personer hos anbudsgivaren som utför uppdragen ska vara godkända av länsstyrelsen enligt 4 § lag (1974:191) om bevakningsföretag. Kravet gäller all personal hos anbudsgivaren, d.v.s även föreståndaren för verksamheten, ledamöter och suppleanter i företagets styrelse.

Anbudsområd...

Godkänner anbudsgivaren kravet gällande personal för anbudsområde 2?

Ja/Nej. Ja krävs

4. Generella krav

4.1 Generella krav på tjänsten

Kraven nedan gäller för alla delområden. I detta avsnitt finns alla baskrav för uppdragens genomförande. Vid FKU kan ytterligare krav på tjänstens utförande tillkomma.

Specifika krav för respektive anbudsområde framgår av avsnitten 5-6.

4.1.1 Tillgänglighet & service

Leverantören ska i kontakter med beställaren tillhandahålla god service och tillgänglighet och snabbt, tydligt och korrekt besvara frågor som rör beställningar.

4.1.2 Beställning och orderbekräftelse

Följande beställningsalternativ ska tillhandahållas:

• telefon

• e-post

• kundportal, i de fall den upphandlande myndigheten behöver det.

Anbudsgivaren ska skicka orderbekräftelse per e-post.

Anbudsgivaren ska vid behov skicka orderbekräftelse till upphandlande myndighet inom 3 arbetsdagar från beställningstillfället. Orderbekräftelsen ska innehålla information om leveransdatum och ordervärde.

4.1.3 Personal

För all personal som arbetar i uppdraget för upphandlande myndighet gäller följande:

• Leverantören ansvarar för att anlitad personal innehar erforderlig formell kompetens och erfarenhet för genomförandet av tjänsterna.

• Personalen som arbetar för upphandlande myndighet ska kunna tala, läsa och förstå svenska.

• Leverantören ska arbeta systematiskt med att attrahera, behålla och utveckla chefer och medarbetare. Det är viktigt att det finns en kontinuitet och stabilitet i leveransorganisationen. Leverantören ska tillhandahålla leveransorganisationen ett starkt stöd från överordnade och annan supportpersonal från den egna verksamheten.

• Leverantören ska tillhandahålla löpande kompetensutveckling för personalen.

• Leverantören ska tillhandahålla godkänd uniform (där uniform är tillämpligt).

• Leverantören ska tillhandahålla personal som är utbildad och redan prövade som ersättare vid planerad och oplanerad frånvaro.

• Personalen ska efterleva kraven på tystnadsplikt och sekretess.

• Personalens kompetens ska dokumenteras och bevaras.

4.1.4 Drogpolicy

Anbudsgivaren ska ha en skriftlig policy rörande droger, alkohol och mediciner samt rutiner för att hantera drog-, alkohol och medicineringsproblematik. Anbudsgivarens drogpolicy bör omfatta tester av narkotika och alkohol i form av stickprov och test vid misstanke.

4.1.5 Samarbete med olika aktörer

Upphandlande myndighet kan ha olika leverantörer för de två olika tjänsteområdena eller som kan kopplas till de områden som omfattas av upphandlingen. För att kunna utföra avropade tjänster kan leverantörerna komma att behöva samarbeta med både andra parter samt andra leverantörer till

upphandlande myndighet. Leverantören kommer t.ex. att behöva samarbeta med Räddningstjänst.

4.2 Statistik

Enligt krav i FKU ska leverantör tillhandahålla statistik på upphandlande myndighets

begäran. Statistik ska presenteras utifrån de parametrar upphandlande myndighet önskar. Det kan exempelvis vara tid på dygnet larmen gått, vilken plats larmen har utlöst, vad som utlöst larmen, åtgärder till följd av larmen.

Statistiken ska tillhandahållas i en bearbetningsbar Excelfil eller i annat format som upphandlande myndighet och leverantören överenskommer om.

Leverantören ska även tillhandahålla statistik till Inköpscentralen i en bearbetningsbar Excelfil eller i annat format som Inköpscentralen och leverantör kommer överens om. Statistiken kan vara anonymiserad.

Statistik ska även kunna presenteras konsoliderat efter ett år samt för hela avtalsperioden till Inköpscentralen som underlag för framtida upphandlingar.

4.3 Avbeställning

Om inte annat framgår av kontraktet gäller följande för avbeställning av uppdrag.

Upphandlande myndighet har rätt att avbeställa uppdrag minst 60 dagar i förväg. Om Leverantören redan har påbörjat uppdraget har Leverantören vid avbeställning rätt till ersättning för sådana utgifter som redan vid tidpunkten för avbeställningen förfallit till betalning.

Leverantören ansvarar för att visa att sådana utgifter inte kunde undvikas.

5. Anbudsområde 1 Larmcentraltjänster

5.1 Omfattning anbudsområde 1 larmcentraltjänster

Larmcentraltjänster: Larmcentralsfunktion, där larmcentralen bedriver yrkesmässig bevakning via teknisk tillsyn, mottagning och/eller förmedling av larm från upphandlande myndighets objekt, agerar enligt åtgärdsinstruktioner samt med hjälp av listor för återkallningskoder kontrollerar inringande personers behörighet att återkalla larm.

Leverantör ska kunna motta larm i format som är vanligt förekommande på marknaden. Nedan angivna tjänster ingår i tjänsteområdet:

Uppkoppling av larmanläggning mot larmcentral: Avser att tillhandahålla larmmottagning, tekniskt larmbord och hantera samtliga inkommande larm (t.ex. drift-, person-, hiss-, inbrotts-, brand-

, överfalls-/nöd-, bråk-, fel- och sabotagelarm) samt andra händelser med tillhörande aktivering av åtgärd enligt upprättad instruktion.

Kontaktperson: Avser fysisk person som finns registrerad hos larmcentralen/kundcenter att beroende på överenskommen behörighet, kunna återkalla larm, göra tillfälliga instruktioner, ändra andra kontaktpersoners behörighet etc.

Kameraverifiering: Avser att titta på rörlig bild från kameror och åtgärd sker utifrån överenskommen instruktion från upphandlande myndighet. Att vidarebefordra bildsekvenser förekommer och

sker enligt överenskommelse med upphandlande myndighet.

5.2 Certifiering

Larmcentral ska vara certifierade lägst enligt SSF 136:4 eller EN50518. Vid Förnyad konkurrensutsättning kan upphandlande myndighet komma att ställa högre krav.

5.3 Hantering av larm

Larmcentralen ska ta emot och förmedla larm från automatiska larmsystem via larmsändare, telefonsamtal m.m. enligt förfrågan, instruktion och önskemål från upphandlande myndighet.

Vanligt förekommande larmprotokoll på marknaden ska kunna hanteras.

Larmcentralen ska i samråd med upphandlande myndighet upprätta de åtgärdsinstruktioner som krävs för uppdraget och uppdatera dessa löpande under kontraktstiden.

5.4 Tjänstens utförande

Leverantören ska ha ett proaktivt och strategiskt förhållningssätt och arbeta strategiskt med säkerhetsarbetet (t. ex. analysera var flest larm utlöses m.m.).

Leverantören ska ha kunskap och kunna bistå upphandlande myndighet med ett långsiktigt strategiskt arbete för att öka säkerheten och minska kostnader. Det strategiska arbetet kan också avse trygghetsskapande åtgärder. Leverantören ska med sin kompetens och erfarenhet ge förslag till upphandlande myndighet avseende upphandlande myndighets behov och förbättringspotential.

Leverantören ska genom sin branschkännedom hålla sig uppdaterad om aktuella hotbilder genom proaktiv omvärldsbevakning som kan vara av vikt för upphandlande myndighet. En omvärldsbevakning som sker genom att omvärlden analyseras med kunder inklusive upphandlande myndighet i centrum samt det omvända förhållandet (både inifrån-och-ut och utifrån-och-in perspektiven).

Leverantören ska upprätta skriftliga bevaknings- och larmutryckningsinstruktioner som ska vara färdiga innan övertagande på plats. Instruktionen ska efter färdigställande godkännas av beställaren.

5.5 Tillgänglighet och samtliga användares behov (larmcentraler)

Leverantören av larmcentral ska ha möjlighet att ta emot larmning på flera olika sätt, varav minst ett ska vara tillgängligt utifrån användares varierande behov och funktionsförmåga. Det gäller särskilt för personer med nedsatt rörelseförmåga, nedsatt syn, nedsatt hörsel, dövhet eller dövblindhet, samt för personer med både nedsatt röst- och talfunktion.

Larmcentralen ska ta emot och förmedla larm dygnet runt årets alla dagar.

5.6 Kundtjänst och kundansvarig

Kundtjänst: Leverantören ska tillhandahålla en kundtjänst inklusive jour som är tillgänglig dygnet runt året om.

Om upphandlande myndighet kräver ett kundspecifikt telefonnummer ska leverantören tillhandahålla det. Sådana tillkommande kostnader utvärderas ej av Inköpscentralen, utan kan komma att vara ett krav, alternativt utvärderas av upphandlande myndighet och få betydelse i en FKU.

Kundansvarig/Key Account Manager (KAM): Leverantören ska tillhandahålla en kundansvarig resurs gällande all löpande kontakt med upphandlande myndighet avseende kontraktsfrågor såsom beställningar, leveranser, reklamationer, frågor om fakturering eller liknande ärenden. Leverantören ska även ha rutiner för den kundansvariga beträffande nämnda arbetsuppgifter. Kostnader för KAM ska ingå i offererade priser för samtliga tjänster.

Kundansvarig ska återkoppla till upphandlande myndighet senast två arbetsdagar från det att meddelande lämnats på telefon/telefonsvarare och/eller e-postmeddelande skickats till kundansvarig. Vid KAMs frånvaro ska en person av KAM vara utsedd till tillfälligt ansvarig.

Beställning av tjänster, ändring av beställning och avbeställning ska kunna göras per e-post, telefon eller telefonsvarare dygnet runt alla dagar på året.

Övrigt: Kundtjänsten ska ha svensktalande personal. Alla rapporter ska vara på svenska.

5.7 Ärendehanteringssystem/kundportal eller kundkonto

Leverantören ska ha ett elektroniskt system för ärendehantering/kundportal eller kundkonto som gäller för larmcentralens tjänster.

Ärendehanteringssystemet/kundportal eller kundkonto ska minst omfatta funktion och vara möjlig att se per ärende:

• Tid och dag när det skapades/registrerades

• Tid och dag när åtgärden påbörjades

• Tid och dag när ärendet avslutades

• Möjligt att filtrera och se statistik av olika typer av avslutade ärenden

• Orderhistorik med leveransdatum

• Faktureringshistorik

Om upphandlande myndighet begär ska kommunikationen angående ärenden mellan upphandlande myndighet och leverantören ske säkert med kryptering.

5.8 Miljö- och hållbarhet

5.8.1 Hållbarhetsinformation (larmcentraler)

Dagens datacenter är centrala inom digitaliseringen som har en stor påverkan på miljön. Desto mer vi ställer om till digitala lösningar påverkar vi miljö genom att lagra vårt material och de digitala lösningarna i datacentren som bland annat har en hög energianvändning. Läs mer

på Energimyndigheten.

Leverantören ska därför vid avtalsstart ha följande information tillgänglig om de datacenter där tjänsten driftas:

a. I vilka länder datacentren ligger

b. Datacentrens nyckeltal :

a. Energieffektivitet (Power usage effectiveness, PUE) enligt ISO 30134-2

b. Förnybar energi (Renewable energy factor, REF) enligt ISO 30134-3

c. Energiåtervinning (Energy reuse factor, ERF) enligt ISO 30134-6

d. Effektiv vattenanvändning (Water usage effectiveness, WUE) enligt ISO 30134-9

c. Om datacentren är certifierade enligt ISO 14001 (miljöledningssystem)

d. Om datacentren är certifierade enligt ISO 50001 (energiledningssystem)

e. Om datacentren aktivt jobbar med ”Best Practice Guidelines for the EU Code of Conduct on Data Centre Energy Efficiency”[1]

f. Om datacentren är miljömärka med exempelvis Blue AngelFossil Free Data Label, Triple Green, LEED eller annan miljömärkning för datacenter.

På begäran från Inköpscentralen ska informationen kunna uppvisas.

5.9 Utvärderingskriterier anbudsområde 1

Följande villkor gäller för upphandlingen.

Anbud som lämnas för larmcentraltjänster, innebär att leverans ska kunna ske till samtliga avropsberättigade parter enligt lista över upphandlande myndighet nationellt, dvs i hela Sverige.

Lämnade priser i ramupphandlingen är takpriser. Priser för tjänster uppdateras enligt angivet index.

5.10 Pris

5.10.1 Priser vid FKU

Anbudspriset är ett takpris i kommande ramavtal för de obligatoriska larmcentraltjänsterna i dess grundutförande som framgår av 5.10.3 Anbudspris.

Vid förnyad konkurrensutsättning har ramavtalsleverantören rätt att offerera ett lägre men inte högre pris för de obligatoriska larmcentraltjänsterna i dess grundutförande.

Priser efter förnyad konkurrensutsättning anges i respektive kontrakt. Ersättning lämnas för obekväm arbetstid enligt bestämmelser i något av bevakningsföretagens kollektivavtal.

5.10.2 Lämnas anbud på anbudsområde 1 Larmcentraltjänster?

Observera att det är ett krav att svara på om anbud ska lämnas eller ej på anbudsområde 1 Larmcentraltjänster (rikstäckande).

Anbudsområd...

Svar

Ja/Nej. Ja krävs

5.10.3 Anbudspris

Fyll i pris på nedan angiven plats.

* Sektion - En larmpunkt dvs en larmdetektor.

* Med uppkoppling menas alla arbetsuppgifter som krävs i larmcentralen för att larmanläggningen ska fungera från utlöst larm till åtgärd t.ex. registrering/uppläggning av anläggningen i larmcentralens

system inklusive åtgärdsinstruktioner (t.ex. hålla kontaktmannalistor uppdaterade och att vid behov assistera upphandlande myndighet i att fylla i åtgärdsinstruktioner). Vidare ska mottagning och förmedling av larm ingå. Kravet gäller både den primära och sekundära larmcentralen.

a. Uppkoppling av larmanläggning med (1-24 sektioner*) inkl. anslutningskostnad.

Basabonnemang Egendomslarm med larmfunktion, uppkoppling protokoll vanligt förekommande på marknaden typ: SIA, Contact ID, L 400, LA 100 m.fl.

Prisfält

Anbudsområd...

b. Uppkoppling av larmanläggning med (25 och fler sektioner*), inkl. anslutningskostnad.

Basabonnemang Egendomslarm med larmfunktion, uppkoppling protokoll vanligt förekommande på marknaden typ: SIA, Contact ID, L 400, LA 100 m.fl.

Prisfält

Anbudsområd...

c. Uppkoppling av ett hisslarm inkl anslutningskostnad.

Basabonnemang Hisslarm med larmfunktion.

Prisfält

d. Uppkoppling av ett personlarm – larm från mobil larmterminal inkl. anslutningskostnad.

Basabonnemang Personlarm med larmfunktion nödlarm, överfall eller hotlarm.

Prisfält

Anbudsområd...

6. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster

6.1 Omfattning anbudsområde 2 bevakningstjänster

I detta avsnitt hänvisas det till lagar, förordningar etc. Vid ändringar av dessa bestämmelser gäller istället de nya.

Tjänsteområde 2 - Bevakningstjänster omfattar följande:

Väktare (ronderande väktare, stationär väktare och personskyddsväktare): Vad som avses med väktare framgår av 1 kap. 3 § i FAP 573-1.

Vakt (ordningsvakt och skyddsvakt): Vad som avses med vakt framgår av 670-1.

Störningsjour

Tjänster som ger mervärde

• Stationär väktare

• Ordningsvakt

• Skyddsvakt

• Personskyddsväktare

Anbudsgivaren förbinder sig att leverera ovanstående tjänster som de får mervärdesavdrag för.

6.2 Övriga tjänster och produkter

Anbudsgivaren har möjlighet att leverera alla tjänster som ingår i leverantörens utbud inom bevakning.

6.3 Tjänstens utförande

Tjänsten ska utföras i enlighet med Polismyndighetens föreskrifter och allmänna råd om bevakningsföretag och bevakningspersonal PMFS 2017:10 FAP 573-1.

Leverantören ska ha ett proaktivt och strategiskt förhållningssätt och arbeta strategiskt med säkerhetsarbetet (t. ex. analysera var skadegörelse sker m.m.).

6.4 Larmutryckning

När ett larm utlöses ska leverantören genomföra en larmutryckning i enlighet med de åtgärdsinstruktioner som överenskommits med upphandlande myndighet.

Vid en larmutryckning ska leverantören minst:

• ha personal som rycker ut dygnet runt, alla dagar om året, och

• kunna ta emot och kommunicera med upphandlande myndighets larmcentral.

6.5 Utbildning

Väktare ska ha en grundutbildning och fortbildning i enlighet med FAP 573-1. Ordningsvakter ska ha en grundutbildning och fortbildning i enlighet med FAP 670-1. Skyddsvakter ska ha en grundutbildning och fortbildning i enlighet med FAP 694-1.

Vissa upphandlande myndigheter har behov av att kunna ställa krav på att leverantörens personal ska gå en utbildning som arrangeras av upphandlande myndigheter innan leverantörens personal får utföra tjänsten. Leverantören ska i dessa fall genomföra utbildningen som upphandlande myndigheter arrangerar. Upphandlande myndigheter specificerar detta vid avrop och står för leverantörens kostnader.

6.6 Personalens säkerhet

Anbudsgivaren ska följa arbetsmiljöverkets författningssamling (AFS) och allmänna råd avseende personlig skyddsutrustning. All personal som utför arbete för upphandlande myndighet t.ex. väktare och ordningsvakter ska ha ett personlarm. Tillgång till mobiltelefon anses inte vara ett personlarm.

6.7 Kundtjänst och kundansvarig

Kundtjänst: Leverantören ska tillhandahålla en kundtjänst inklusive jour som är tillgänglig dygnet runt året om.

Om upphandlande myndighet kräver ett kundspecifikt telefonnummer ska leverantören tillhandahålla det. Sådana tillkommande kostnader utvärderas ej av Inköpscentralen, utan kan komma att utvärderas av upphandlande myndighet och få betydelse i en FKU.

Kundansvarig/Key Account Manager (KAM): Leverantören ska tillhandahålla en kundansvarig resurs gällande all löpande kontakt med upphandlande myndighet avseende kontraktsfrågor såsom beställningar, leveranser, reklamationer, frågor om fakturering eller liknande ärenden. Leverantören ska även ha rutiner för den kundansvariga beträffande nämnda arbetsuppgifter. Kostnader för KAM ska ingå i offererade priser för samtliga tjänster.

Beställning av tjänster, ändring av beställning och avbeställning ska kunna göras per e-post, telefon eller telefonsvarare dygnet runt alla dagar på året.

Övrigt: Kundtjänsten ska ha svensktalande personal. Alla rapporter ska vara på svenska.

6.8 Ärendehanteringssystem/kundportal eller kundkonto

Leverantören ska ha ett elektroniskt system för ärendehantering som gäller för larmutryckning och bevakningsföretagets tjänster. För det fall leverantören kan erbjuda e-handel, så får det överenskommas med upphandlande myndighet om kundportal.

Ärendehanteringssystemet/kundportal eller kundkonto ska minst omfatta funktion och vara möjlig att se per ärende:

• Tid och dag när det skapades/registrerades

• Tid och dag när åtgärden påbörjades

• Tid och dag när ärendet avslutades

• Vad som utfördes/åtgärdades

• Möjligt att filtrera och se statistik av olika typer av avslutade ärenden

• Orderhistorik med leveransdatum

• Faktureringshistorik

Om upphandlande myndighet begär ska kommunikationen angående ärenden mellan upphandlande myndighet och leverantören ske säkert med kryptering.

6.9 Fordon

Anbudsgivaren ska följa FAP 579-2, kap 8, vid utförande av uppdrag med fordon.

All personal som utför arbete för upphandlande myndighet t.ex. väktare och ordningsvakter som använder fordon i

tjänsten ska som minst ha följande utrustning i fordonet:

- Förstahjälpenmaterial/akutväska

- Portabel brandsläckare och defibrillator

- Verktygssats för enklare reparationsarbeten

- Om uppdraget kräver nyckelhantering, ska fordonet ha godkänt och fastskruvat nyckelskåp för förvaring av nycklar och annat känsligt material.

I de tjänster där fordon används ska alla kostnader inkluderas i priset, såsom drivmedel, fordonsförsäkring, service, zonavgift, parkeringsavgift m.m.

6.10 Avrop med kort varsel

När upphandlande myndighet avropar bevakning efter att ordinarie schema har fastställts, har leverantören rätt till den ersättning som fastställts i FKU.

6.11 Inställelsetid

Inställelsetid regleras i den förnyade konkurrensutsättningen genom att upphandlande myndighet anger alternativt utvärderar den tid som ska gälla.

6.12 Nyckelhantering

Hantering av nycklar ska ske enligt 2 kap. 9 § PMFS 2017:10 FAP 573-1.

6.13 Leverans

6.13.1 Leveransvillkor

Upphandlande myndighet anger vilka parametrar som ska tillämpas i den förnyade konkurrensutsättningen.

6.14 Anbudsområde 2 Bevakningstjänster

Observera att det är ett krav att svara på om anbud ska lämnas eller ej på anbudsområde 2 Bevakningstjänster.

Om ni lämnar anbud på anbudsområde 2 Bevakningstjänster, ange vilket/vilka län ni lämnar anbud för i avsnitt 7-27 i "Välj delar att besvara".

Det är möjligt att lämna anbud på 1 till 21 geografiska delområden, dvs län.

Anbudsområd...

Svar

Ja/Nej

6.15 Utvärderingskriterier anbudsområde 2

Följande villkor gäller för upphandlingen.

Anbud kan lämnas på ett eller två anbudsområden samt ett eller flera geografiska delområden.

Anbud som lämnas för bevakningstjänster, innebär att leverans ska kunna ske till samtliga avropsberättigade parter enligt lista över upphandlande myndighet per län.

Lämnade priser i ramupphandlingen är takpriser.

Priser för tjänster uppdateras enligt angivet index.

6.16 Pris

Anbudspriset kommer att utgöra ett takpris per timme för tjänsten ronderande väktare schemalagd bevakning dagtid i kommande ramavtal. Vid förnyad konkurrensutsättning har ramavtalsleverantören rätt att offerera ett lägre timpris för tjänsten ronderande väktare schemalagd bevakning dagtid.

6.16.1 Priser vid FKU

Anbudspriset är ett takpris per timme för tjänsten ”Ronderande väktare schemalagd bevakning dagtid” i kommande ramavtal.

Vid förnyad konkurrensutsättning har ramavtalsleverantören rätt att offerera ett lägre men inte högre timpris för tjänsten” Ronderande väktare schemalagd bevakning dagtid”.

Priser efter förnyad konkurrensutsättning anges i respektive kontrakt. Ersättning lämnas för obekväm arbetstid enligt bestämmelser i något av bevakningsföretagens kollektivavtal.

7. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Blekinge län

7.1 Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Blekinge län - Priser och mervärden

Ni kan få mervärden för följande tjänster inom samtliga län:

• Stationär väktare

• Ordningsvakt

• Skyddsvakt

• Personskyddsväktare

Inom Blekinge län ska minst 7 ronderande väktare erbjudas. Om ni svarar ja på frågan nedan om anbud lämnas, så har ni accepterat krav på antal ronderande väktare inom länet.

Ange nedan om ert anbud avser Blekinge län. Ni kan välja att lämna anbud på ett eller flera län. Anbud kommer utvärderas per län. Priser ska avse det/de län ni lämnar anbud på. Pris läggs in under punkt 7.1.b.

Anbudsområd...

Ja/Nej. Ja önskas

8. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Dalarnas län

8.1 Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Dalarnas län - Priser och mervärden

Ni kan få mervärden för följande tjänster inom samtliga län:

• Stationär väktare

• Ordningsvakt

• Skyddsvakt

• Personskyddsväktare

Inom Dalarnas län ska minst 7 ronderande väktare erbjudas. Om ni svarar ja på frågan nedan om anbud lämnas, så har ni accepterat krav på antal ronderande väktare inom länet.

Ange nedan om ert anbud avser Dalarnas län. Ni kan välja att lämna anbud på ett eller flera län. Anbud kommer utvärderas per län. Priser ska avse det/de län ni lämnar anbud på. Pris läggs in under punkt 8.1.b.

Anbudsområd...

Ja/Nej. Ja önskas

9. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Gotlands län

9.1 Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Gotlands län - Priser och mervärden

Ni kan få mervärden för följande tjänster inom samtliga län:

• Stationär väktare

• Ordningsvakt

• Skyddsvakt

• Personskyddsväktare

Inom Gotlands län ska minst 7 ronderande väktare erbjudas. Om ni svarar ja på frågan nedan om anbud lämnas, så har ni accepterat krav på antal ronderande väktare inom länet.

Ange nedan om ert anbud avser Gotlands län. Ni kan välja att lämna anbud på ett eller flera län. Anbud kommer utvärderas per län. Priser ska avse det/de län ni lämnar anbud på. Pris läggs in under punkt 9.1.b.

Anbudsområd...

Ja/Nej. Ja önskas

10. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Gävleborgs län

10.1 Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Gävleborgs län - Priser och mervärden

Ni kan få mervärden för följande tjänster inom samtliga län:

• Stationär väktare

• Ordningsvakt

• Skyddsvakt

• Personskyddsväktare

Inom Gävleborgs län ska minst 7 ronderande väktare erbjudas. Om ni svarar ja på frågan nedan om anbud lämnas, så har ni accepterat krav på antal ronderande väktare inom länet.

Ange nedan om ert anbud avser Gävleborgs län. Ni kan välja att lämna anbud på ett eller flera län. Anbud kommer utvärderas per län. Priser ska avse det/de län ni lämnar anbud på. Pris läggs in under punkt 10.1.b.

Anbudsområd...

Ja/Nej. Ja önskas

11. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Hallands län

11.1 Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Hallands län - Priser och mervärden

Ni kan få mervärden för följande tjänster inom samtliga län:

• Stationär väktare

• Ordningsvakt

• Skyddsvakt

• Personskyddsväktare

Inom Hallands län ska minst 8 ronderande väktare erbjudas. Om ni svarar ja på frågan nedan om anbud lämnas, så har ni accepterat krav på antal ronderande väktare inom länet.

Ange nedan om ert anbud avser Hallands län. Ni kan välja att lämna anbud på ett eller flera län. Anbud kommer utvärderas per län. Priser ska avse det/de län ni lämnar anbud på. Pris läggs in under punkt 11.1.b.

Anbudsområd...

Ja/Nej. Ja önskas

12. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Jämtlands län

12.1 Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Jämtlands län - Priser och mervärden

Ni kan få mervärden för följande tjänster inom samtliga län:

• Stationär väktare

• Ordningsvakt

• Skyddsvakt

• Personskyddsväktare

Inom Jämtlands län ska minst 7 ronderande väktare erbjudas. Om ni svarar ja på frågan nedan om anbud lämnas, så har ni accepterat krav på antal ronderande väktare inom länet.

Ange nedan om ert anbud avser Jämtlands län. Ni kan välja att lämna anbud på ett eller flera län. Anbud kommer utvärderas per län. Priser ska avse det/de län ni lämnar anbud på. Pris läggs in under punkt 12.1.b.

Anbudsområd...

Ja/Nej. Ja önskas

13. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Jönköpings

13.1 Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Jönköpings län - Priser och mervärden

Ni kan få mervärden för följande tjänster inom samtliga län:

• Stationär väktare

• Ordningsvakt

• Skyddsvakt

• Personskyddsväktare

Inom Jönköpings län ska minst 7 ronderande väktare erbjudas. Om ni svarar ja på frågan nedan om anbud lämnas, så har ni accepterat krav på antal ronderande väktare inom länet.

Ange nedan om ert anbud avser Jönköpings län. Ni kan välja att lämna anbud på ett eller flera län. Anbud kommer utvärderas per län. Priser ska avse det/de län ni lämnar anbud på. Pris läggs in under punkt 13.1.b.

Anbudsområd...

Ja/Nej. Ja önskas

14. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Kalmar län

14.1 Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Kalmar län - Priser och mervärden

Ni kan få mervärden för följande tjänster inom samtliga län:

• Stationär väktare

• Ordningsvakt

• Skyddsvakt

• Personskyddsväktare

Inom Kalmar län ska minst 7 ronderande väktare erbjudas. Om ni svarar ja på frågan nedan om anbud lämnas, så har ni accepterat krav på antal ronderande väktare inom länet.

Ange nedan om ert anbud avser Kalmar län. Ni kan välja att lämna anbud på ett eller flera län. Anbud kommer utvärderas per län. Priser ska avse det/de län ni lämnar anbud på. Pris läggs in under punkt 14.1.b.

Anbudsområd...

Ja/Nej. Ja önskas

15. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Kronobergs län

15.1 Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Kronobergs län - Priser och mervärden

Ni kan få mervärden för följande tjänster inom samtliga län:

• Stationär väktare

• Ordningsvakt

• Skyddsvakt

• Personskyddsväktare

Inom Kronobergs län ska minst 7 ronderande väktare erbjudas. Om ni svarar ja på frågan nedan om anbud lämnas, så har ni accepterat krav på antal ronderande väktare inom länet.

Ange nedan om ert anbud avser Kronobergs län. Ni kan välja att lämna anbud på ett eller flera län. Anbud kommer utvärderas per län. Priser ska avse det/de län ni lämnar anbud på. Pris läggs in under punkt 15.1.b.

Anbudsområd...

Ja/Nej. Ja önskas

16. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Norrbottens län

16.1 Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Norrbottens län - Priser och mervärden

Ni kan få mervärden för följande tjänster inom samtliga län:

• Stationär väktare

• Ordningsvakt

• Skyddsvakt

• Personskyddsväktare

Inom Norrbottens län ska minst 11 ronderande väktare erbjudas. Om ni svarar ja på frågan nedan om anbud lämnas, så har ni accepterat krav på antal ronderande väktare inom länet.

Ange nedan om ert anbud avser Norrbottens län. Ni kan välja att lämna anbud på ett eller flera län. Anbud kommer utvärderas per län. Priser ska avse det/de län ni lämnar anbud på. Pris läggs in under punkt 16.1.b.

Anbudsområd...

Ja/Nej. Ja önskas

17. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Skåne län

17.1 Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Skåne län - Priser och mervärden

Ni kan få mervärden för följande tjänster inom samtliga län:

• Stationär väktare

• Ordningsvakt

• Skyddsvakt

• Personskyddsväktare

Inom Skåne län ska minst 20 ronderande väktare erbjudas. Om ni svarar ja på frågan nedan om anbud lämnas, så har ni accepterat krav på antal ronderande väktare inom länet.

Ange nedan om ert anbud avser Skåne län. Ni kan välja att lämna anbud på ett eller flera län. Anbud kommer utvärderas per län. Priser ska avse det/de län ni lämnar anbud på. Pris läggs in under punkt 17.1.b.

Anbudsområd...

Ja/Nej. Ja önskas

18. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Stockholms län

18.1 Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Stockholms län - Priser och mervärden

Ni kan få mervärden för följande tjänster inom samtliga län:

• Stationär väktare

• Ordningsvakt

• Skyddsvakt

• Personskyddsväktare

Inom Stockholms län ska minst 20 ronderande väktare erbjudas. Om ni svarar ja på frågan nedan om anbud lämnas, så har ni accepterat krav på antal ronderande väktare inom länet.

Ange nedan om ert anbud avser Stockholms län. Ni kan välja att lämna anbud på ett eller flera län. Anbud kommer utvärderas per län. Priser ska avse det/de län ni lämnar anbud på. Pris läggs in under punkt 18.1.b.

Anbudsområd...

Ja/Nej. Ja önskas

19. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Södermanlands län

19.1 Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Södermanlands län - Priser och mervärden

Ni kan få mervärden för följande tjänster inom samtliga län:

• Stationär väktare

• Ordningsvakt

• Skyddsvakt

• Personskyddsväktare

Inom Södermanlands län ska minst 7 ronderande väktare erbjudas. Om ni svarar ja på frågan nedan om anbud lämnas, så har ni accepterat krav på antal ronderande väktare inom länet.

Ange nedan om ert anbud avser Södermanlands län. Ni kan välja att lämna anbud på ett eller flera län. Anbud kommer utvärderas per län. Priser ska avse det/de län ni lämnar anbud på. Pris läggs in under punkt 19.1.b.

Anbudsområd...

Ja/Nej. Ja önskas

20. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Uppsala län

20.1 Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Uppsala län - Priser och mervärden

Ni kan få mervärden för följande tjänster inom samtliga län:

• Stationär väktare

• Ordningsvakt

• Skyddsvakt

• Personskyddsväktare

Inom Uppsala län ska minst 15 ronderande väktare erbjudas. Om ni svarar ja på frågan nedan om anbud lämnas, så har ni accepterat krav på antal ronderande väktare inom länet.

Ange nedan om ert anbud avser Uppsala län. Ni kan välja att lämna anbud på ett eller flera län. Anbud kommer utvärderas per län. Priser ska avse det/de län ni lämnar anbud på. Pris läggs in under punkt 20.1.b.

Anbudsområd...

Ja/Nej. Ja önskas

21. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Värmlands län

21.1 Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Värmlands län - Priser och mervärden

Ni kan få mervärden för följande tjänster inom samtliga län:

• Stationär väktare

• Ordningsvakt

• Skyddsvakt

• Personskyddsväktare

Inom Värmlands län ska minst 7 ronderande väktare erbjudas. Om ni svarar ja på frågan nedan om anbud lämnas, så har ni accepterat krav på antal ronderande väktare inom länet.

Ange nedan om ert anbud avser Värmlands län. Ni kan välja att lämna anbud på ett eller flera län. Anbud kommer utvärderas per län. Priser ska avse det/de län ni lämnar anbud på. Pris läggs in under punkt 21.1.b.

Anbudsområd...

Ja/Nej. Ja önskas

22. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Västerbottens län

22.1 Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Västerbottens län - Priser och mervärden

Ni kan få mervärden för följande tjänster inom samtliga län:

• Stationär väktare

• Ordningsvakt

• Skyddsvakt

• Personskyddsväktare

Inom Västerbottens län ska minst 8 ronderande väktare erbjudas. Om ni svarar ja på frågan nedan om anbud lämnas, så har ni accepterat krav på antal ronderande väktare inom länet.

Ange nedan om ert anbud avser Västerbottens län. Ni kan välja att lämna anbud på ett eller flera län. Anbud kommer utvärderas per län. Priser ska avse det/de län ni lämnar anbud på. Pris läggs in under punkt 22.1.b.

Anbudsområd...

Ja/Nej. Ja önskas

23. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Västernorrlands län

23.1 Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Västernorrlands län - Priser och mervärden

Ni kan få mervärden för följande tjänster inom samtliga län:

• Stationär väktare

• Ordningsvakt

• Skyddsvakt

• Personskyddsväktare

Inom Västernorrlands län ska minst 7 ronderande väktare erbjudas. Om ni svarar ja på frågan nedan om anbud lämnas, så har ni accepterat krav på antal ronderande väktare inom länet.

Ange nedan om ert anbud avser Västernorrlands län. Ni kan välja att lämna anbud på ett eller flera län. Anbud kommer utvärderas per län. Priser ska avse det/de län ni lämnar anbud på. Pris läggs in under punkt 23.1.b.

Anbudsområd...

Ja/Nej. Ja önskas

24. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Västmanlands län

24.1 Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Västmanlands län - Priser och mervärden

Ni kan få mervärden för följande tjänster inom samtliga län:

• Stationär väktare

• Ordningsvakt

• Skyddsvakt

• Personskyddsväktare

Inom Västmanlands län ska minst 7 ronderande väktare erbjudas. Om ni svarar ja på frågan nedan om anbud lämnas, så har ni accepterat krav på antal ronderande väktare inom länet.

Ange nedan om ert anbud avser Västmanlands län. Ni kan välja att lämna anbud på ett eller flera län. Anbud kommer utvärderas per län. Priser ska avse det/de län ni lämnar anbud på. Pris läggs in under punkt 24.1.b.

Anbudsområd...

Ja/Nej. Ja önskas

25. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Västra Götalands län

25.1 Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Västra Götalands län - Priser och mervärden

Ni kan få mervärden för följande tjänster inom samtliga län:

• Stationär väktare

• Ordningsvakt

• Skyddsvakt

• Personskyddsväktare

Inom Västra Götalands län ska minst 25 ronderande väktare erbjudas. Om ni svarar ja på frågan nedan om anbud lämnas, så har ni accepterat krav på antal ronderande väktare inom länet.

Ange nedan om ert anbud avser Västra Götalands län. Ni kan välja att lämna anbud på ett eller flera län. Anbud kommer utvärderas per län. Priser ska avse det/de län ni lämnar anbud på. Pris läggs in under punkt 25.1.b.

Anbudsområd...

Ja/Nej. Ja önskas

26. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Örebro län

26.1 Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Örebro län - Priser och mervärden

Ni kan få mervärden för följande tjänster inom samtliga län:

• Stationär väktare

• Ordningsvakt

• Skyddsvakt

• Personskyddsväktare

Inom Örebro län ska minst 7 ronderande väktare erbjudas. Om ni svarar ja på frågan nedan om anbud lämnas, så har ni accepterat krav på antal ronderande väktare inom länet.

Ange nedan om ert anbud avser Örebro län. Ni kan välja att lämna anbud på ett eller flera län. Anbud kommer utvärderas per län. Priser ska avse det/de län ni lämnar anbud på. Pris läggs in under punkt 26.1.b.

Anbudsområd...

Ja/Nej. Ja önskas

27. Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Priser och mervärden Östergötlands län

27.1 Anbudsområde 2 Bevakningstjänster Östergötlands län - Priser och mervärden

Ni kan få mervärden för följande tjänster inom samtliga län:

• Stationär väktare

• Ordningsvakt

• Skyddsvakt

• Personskyddsväktare

Inom Östergötlands län ska minst 8 ronderande väktare erbjudas. Om ni svarar ja på frågan nedan om anbud lämnas, så har ni accepterat krav på antal ronderande väktare inom länet.

Ange nedan om ert anbud avser Östergötlands län. Ni kan välja att lämna anbud på ett eller flera län. Anbud kommer utvärderas per län. Priser ska avse det/de län ni lämnar anbud på. Pris läggs in under punkt 27.1.b.

Anbudsområd...

Ja/Nej. Ja önskas

28. Ramavtalsutkast

28.1 Ramavtalets parter och kontaktpersoner

Adda Inköpscentral AB, organisationsnummer 556819-4798, (inköpscentralen) och [leverantörens namn, organisationsnummer] (leverantören) har efter inköpscentralens upphandling [upphandlingens beteckning] slutit detta ramavtal.

Kontaktpersoner för inköpscentralen respektive leverantören framgår av bilaga 01.

Det här ramavtalet reglerar förhållandet mellan inköpscentralen och leverantören. Villkoren i de avrop som görs från ramavtalet och som gäller mellan den upphandlande myndighet och leverantören (kontrakt), regleras separat i dokumentet ”Allmänna kontraktsvillkor” och eventuella andra dokument som ingår i avropsförfrågan.

28.2 Avropsberättigade parter

De parter som har rätt att avropa från ramavtalet framgår av bilaga 02. De upphandlande myndigheterna har rätt – men ingen skyldighet – att ingå kontrakt genom ramavtalet. Det gäller även bolag, kommunalförbund, gemensamma nämnder eller andra organisationer som ägs eller består av en eller flera av de upphandlande myndigheterna och som helt eller delvis tar över myndigheternas behov av de varor och tjänster som omfattas av ramavtalet, efter det att upphandlingen annonserades. Upphandlande myndigheter som finns med i bilaga 02 och enbart byter namn efter annonseringen får också i fortsättningen avropa på ramavtalet.

28.3 Avrop

De upphandlande myndigheterna avropar från ramavtalet enligt förnyad konkurrensutsättning på det sätt som anges i i upphandlingsdokumenten i nedanstående punkter:

• 1.3 Avropsförfarande

• 1.4 Tilldelning efter en förnyad konkurrensutsättning

• 5.9.1 Priser vid FKU

• 6.15 Pris

• 6.15.1 Priser vid FKU

28.4 Avtalshandlingar och deras inbördes ordning

I ramavtalet ingår nedan angivna avtalshandlingar. Avtalshandlingarna kompletterar varandra vid en tolkning av ramavtalet. Om avtalshandlingarna är motsägelsefulla gäller de i följande ordning, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder något annat.

1. Skriftliga ändringar och tillägg till ramavtalet med bilagor

2. Ramavtalet med bilagor

3. Eventuella skriftliga förtydliganden till upphandlingsdokumenten

4. Upphandlingsdokumenten

5. Eventuella skriftliga förtydliganden till anbud med bilagor

6. Anbud med bilagor

Inga andra handlingar än dessa gäller vid tolkningen av ramavtalet.

Bilagor till ramavtalet

• Bilaga 01 – Kontaktpersoner till parterna

• Bilaga 02 – Avropsberättigade parter

• Bilaga 03 – Underleverantörer

• Bilaga 04 – Takpriser

Sammanställningen med bilagor uppdateras i samband med avtalstecknande. Den slutliga sammanställningen kommer endast att bestå av handlingar som hämtas ur upphandlingsdokumenten eller leverantörens anbud.

28.5 Avtalsperiod och kontraktstilldelning

Ramavtalet gäller under fyra år. Från det att ramavtalet har löpt i 18 månader, kan inköpscentralen säga upp ramavtalet med sex månaders uppsägningstid. När ramavtalet löpt i fyra år löper det ut utan föregående uppsägning.

Inköpscentralen får säga upp avtalet med en, flera eller alla leverantörer. Uppsägningen ska vara skriftlig.

Kontrakt ska tilldelas innan ramavtalets avtalsperiod upphör. Kontrakt innebär bindande avtal mellan den upphandlande myndigheten och leverantören om anskaffning av varor och tjänster enligt ramavtalet. Xxxxxxx/tjänsterna enligt kontraktet får levereras respektive tillhandahållas vid enstaka eller återkommande tillfällen, även efter att ramavtalet har upphört.

28.6 Leverantörens åtaganden

28.6.1 De tjänster som ramavtalet omfattar

Leverantören ska tillhandahålla tjänster inom anbudsområde 1, Bevakningstjänster och/eller anbudsområde 2, Larmcentraltjänster.

När tjänster som omfattas av ramavtalet har utvecklats/anpassats kan leverantören uppdatera sitt utbud av dem, så att den senaste tjänsten/versionen erbjuds vid avrop. Uppdaterade tjänster/versioner ska minst uppfylla de krav som har ställts i ramavtalsupphandlingen. Förändringen av tjänsterna får inte leda till att ramavtalets övergripande karaktär ändras eller att omfattningen utvidgas väsentligt.

28.6.2 Leverantörens ansvar för regelefterlevnad, fullgörande och tillstånd

Leverantören ska aktivt skaffa sig kännedom om och följa de lagar, förordningar, myndighetskrav, regler, normer, standarder och föreskrifter som vid var tid gäller för leverantörens verksamhet.

Leverantören har ett fullständigt och odelat ansvar för att fullgöra alla åtaganden och förpliktelser under ramavtalet. Leverantören ska se till att på bästa sätt ta tillvara inköpscentralens intressen.

Leverantören ska på egen bekostnad ha alla tillstånd m.m. som krävs för att leverantören ska kunna fullgöra sina åtaganden enligt ramavtalet och enskilda kontrakt.

28.6.3 Systematiskt arbetsmiljöarbete

Leverantören ska vid utförande av kontrakt i Sverige säkerställa att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och att en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Arbetet ska bedrivas i enlighet med Arbetsmiljöverkets föreskrifter Systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) och Organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4) samt omfatta alla fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön.

Leverantören ska särskilt beakta särskilt utsatta grupper, såsom inhyrd arbetskraft och unga arbetstagare. Leverantören ska också särskilt beakta de olika villkoren och förutsättningarna för kvinnor och män.

Leverantören ska säkerställa att villkoren efterlevs av underleverantörer som direkt medverkar till kontraktets utförande. Underleverantörer som hyr ut arbetskraft till leverantören kan inte bestämma över platsen för arbetet och inte heller över de lokaler som finns där. Underleverantörer ska dock

planera och följa upp arbetet noga. Det kan gälla valet av arbetsplats, arbetsuppgifter och arbetstid samt summering av erfarenheterna från uthyrningen. Underleverantörer ska också uppmärksamma arbetstagares totala fysiska och psykiska belastning om de hyrs ut till olika ställen.

Om verksamheten är certifierad enligt ISO 45001, FR2000 eller motsvarande certifikat, bedöms giltigt certifikat verifiera att villkoren efterlevs.

28.6.4 Sysselsättningsfrämjande åtgärder

Leverantören ska på den upphandlande myndighetens begäran delta i en dialog om sysselsättningsfrämjande åtgärder vid ett avrop från ramavtalet.

Leverantören ska efter inbjudan medverka vid dialog med upphandlande myndighet och eventuell annan aktör som den upphandlande myndigheten samarbetar med. Dialogen ska syfta till att diskutera leverantörens förutsättningar att bidra till sysselsättningsfrämjande åtgärder genom att, inom ramen för kontraktet, erbjuda anställning eller praktik för arbetslösa personer som har svårt att etablera sig på arbetsmarknaden, såsom långtidsarbetslösa eller utlandsfödda som står långt ifrån arbetsmarknaden.

Leverantören ska medverka med minst en person vid minst ett dialogmöte årligen med upphandlande myndighet och eventuell annan aktör. Upphandlande myndighet kallar till mötet. Mötet ska ske i samband med kontraktets start eller vid annan överenskommen tidpunkt. Dialogmötet kan ske fysiskt eller på annat sätt, till exempel via telefon eller videomöte.

Dialogens syfte är att leda fram till en överenskommelse om att leverantören ska genomföra sysselsättningsfrämjande åtgärder och på vilket sätt.

28.6.5 Aktiva åtgärder enligt diskrimineringslagen

Leverantören ska vid utförande av kontrakt i Sverige följa diskrimineringslagen (2008:567).

Leverantören ska ha ett fortlöpande arbete med aktiva åtgärder och på annat sätt verka för lika rättigheter och möjligheter oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder.

Arbetet med aktiva åtgärder ska följa 3 kap. 4 – 12 §§ samt dokumenteras i enlighet med 3 kap. 13 – 14 §§ diskrimineringslagen.

Leverantören ska säkerställa att villkoren efterlevs av underleverantörer som direkt medverkar till kontraktets utförande.

28.6.6 Etiska riktlinjer vid utförande av tjänst

Leverantören ska säkerställa ett etiskt korrekt och likabehandlande uppträdande vid utförande av tjänsterna. För att säkerställa att den personal som kommer att utföra tjänsten gör det med ett etiskt korrekt och likabehandlande uppträdande ska leverantören ha etiska riktlinjer som tydliggör leverantörens värderingar och krav på sina medarbetare. Riktlinjerna ska ange hur leverantören och enskilda medarbetare ska uppträda för att bevara samhällets och den upphandlande myndighetens förtroende. Riktlinjerna ska inkludera bemötandet av barn.

Leverantören ska säkerställa att villkoren efterlevs av underleverantörer som direkt medverkar till kontraktets utförande.

Vid begäran från Inköpscentralen eller den upphandlande myndigheten ska de etiska riktlinjerna uppvisas. Dessa ska minst vara i linje med Säkerhetsföretagens eller Säkerhetsbranschens etiska riktlinjer.

28.6.7 Minskad klimatpåverkan från transporter

Transporter, varuleveranser eller resor som sker inom uppdragen måste alltid ske med lägsta möjliga klimatpåverkan för att gå i linje med Sveriges klimatmål och stötta kommuner och regioner att uppnå sina klimatmål. Vi förväntar oss att våra leverantörer verkar för och

aktivt bidrar till att nå det nationella målet om minskade utsläpp för inrikes transporter med minst 70 procent till år 2030 jämfört med 2010.

Leverantören ska senast vid avtalsstart ha antagit ett policyåtagande och implementerat rutiner som syftar till att transporter inom uppdragen sker med lägsta möjliga klimatpåverkan. Åtagande, rutiner och rapportering av klimatpåverkan ska minst omfatta de transporter som sker inom ramavtalets kontrakterade uppdrag och inom avtalsperioden, men kan även gälla generellt för leverantörens samtliga transporter.

Policyåtagande och rutiner ska minst inkludera följande:

a. Policyåtagande: policy som är antagen av ledningen och innehåller åtagande, mål och handlingsplan i linje med Sveriges målsättningar om att minska klimatpåverkan från transporter med minst 70 procent till år 2030 (jämfört med 2010). Policyåtagandet ska även omfatta inköpspolicy vid anskaffning av nya fordon om leverantören har en egen fordonsflotta samt vid leasing. Policyåtagandet ska minst omfatta de transporter som sker inom Sverige och ska inkludera både egna och inköpta transporttjänster. Om leverantören bedömer att de har möjlighet att även påverka internationella transporter ska detta ingå i policyåtagandet.

b. Rutiner för att minimera transporter: Rutiner som syftar till att minimera transporterna kan exempelvis vara rutiner för ruttplanering, samordning av transporter, optimering av fordonens fyllnadsgrad, arbete med att minska packmaterial, uppföljning av chaufförernas körsätt, dialog med den upphandlande myndigheten om leveransfönster eller annan rutin som syftar till att minska och optimera transporterna. Rutinerna ska minst omfatta de transporter som sker inom Sverige. Krav som ställts på inköpta transporttjänster kan även beskrivas här.

c. Rapportering av koldioxidutsläpp och fossilfria transporter: Senast 18 månader (silvernivå) efter avtalsstart ska koldioxidutsläpp och andel fossilfria transporter redovisas till Inköpscentralen vid begäran. Rapporteringen

ska göras i enlighet med beskrivningen i avsnitt ”Styrkande av krav på minskad klimatpåverkan från transporter inom uppdragen” nedan. Rapporteringen ska omfatta de transporter som sker inom ramavtalets kontrakterade uppdrag och inom Sveriges gränser

Åtaganden och rutiner enligt punkt a-c ovan ska vidareförmedlas av leverantören i leveranskedjan.

Styrkande av krav på minskad klimatpåverkan från transporter inom uppdragen

Styrkande av policyåtagande och rutiner för att minimera transporter:

Från och med avtalsstart ska leverantören, på inköpscentralens begäran, uppvisa skriftligt policyåtagande och rutiner enligt punkt a och b ovan. Inköpscentralen kan komma att följa upp samtliga punkter i kravet under ramavtalstiden. På punkt b ska leverantören kunna redogöra för vilka åtgärder för att minimera transporter som de arbetar med samt vilka klimatvinster det förväntas resultera i.

Rapportering av koldioxidutsläpp och fossilfria transporter:

Senast 18 månader efter avtalsstart ska rapportering av koldioxidutsläpp och andelen fossilfria transporter enligt punkt c ovan ges till Inköpscentralen (till självkostnadspris) vid begäran.

Rapporteringen ska visa:

• Totala utsläpp av koldioxid (kilo koldioxidekvivalenter WTW) för UM:s leveranser under deras valda tidsintervall.

• Andel fossilfria transporter (procent)

Med fossilfria transporter menas transporter som sker till fots, med cykel eller med fordon som drivs med förnybara drivmedel. Som förnybara drivmedel räknas fordonsgas (minst 90% biogas), vätgas, etanol, el och biodiesel (HVO100, RME100 eller annan FAME100).

Rapporteringen ska inkludera leverantörens egna transporter samt inköpta transporter. Om

transporterna utförts av ett nätverk av fordon kan leverantören redovisa transportuppdragets koldioxidutsläpp i proportion till transportörens samlade transportverksamhet under den angivna tidsperioden. Leverantören förväntas vara transparent i sin rapportering, exempelvis genom att tydliggöra geografiska avgränsningar för datan.

Enbart leveranser som skett efter 18 månader (silvernivå) behöver redovisas. Statistiken ska i första hand baseras på verklig utsläppsdata och i andra hand på schablondata för genomsnittligt koldioxidutsläpp för den fordonsflotta eller nätverk av fordon som använts. För beräkning kan standard SS-EN 16258:2012 (Metoder för beräkning och rapportering av energiförbrukning och utsläpp av växthusgaser inom transportsektorn, gods- och passagerartransporter) eller likvärdig beräkningsmetod tillämpas.

Rapportering ska levereras inom 30 arbetsdagar från det att Inköpscentralen inkommit med skriftlig förfrågan. Inköpscentralen kan vid uppföljning av villkoret begära kompletterande bevis, som verifierar att förnybara drivmedel har använts i fordonen under den aktuella tidsperioden.

Exempel på bevis som kan begäras är en fordonslista (om leverantörens egna fordon har använts) eller bränslefakturor.

28.6.8 Systematiskt miljöarbete

Leverantören ska bedriva ett systematiskt och dokumenterat miljöarbete. Miljöarbetet ska minst omfatta för avtalsföremålen relevanta delar av verksamheten. Dokumentation som visar att ett systematiskt miljöarbete bedrivs ska vara märkt med datum och verksamhetens namn, vara giltig under hela avtalstiden och minst innehålla:

a. en miljöpolicy som är antagen av ledningen och som innehåller åtagande om miljöhänsyn, lagefterlevnad och ständig förbättring

b. en redovisning och prioritering av verksamhetens betydande miljöaspekter och miljörisker (miljöutredning) som inte är äldre än 5 år

c. mål och handlingsplaner för verksamhetens betydande miljöaspekter och risker, inklusive ansvarsfördelade och tidsbestämda aktiviteter för att minska negativ miljöpåverkan samt en årlig uppföljning av målen och handlingsplanerna

d. en rutin för och regelbunden kontroll av hur inköpscentralens specifika miljökrav efterlevs och vidareförmedlas i leveranskedjan.

Om verksamheten är certifierad enligt ISO 14001, EMAS (EC 1221/2009), bedöms giltigt certifikat verifiera att villkoren efterlevs.

Leverantören ska vid avtalsstart och under hela avtalsperioden bedriva ett systematiskt och dokumenterat miljöarbete, i enlighet med ramavtalets villkor, som är öppet för granskning av den upphandlande myndigheten eller den upphandlande myndighetens ombud.

28.6.9 Systematiskt kvalitetsarbete

Leverantören ska bedriva ett systematiskt och dokumenterat kvalitetsarbete. Kvalitetsarbetet ska minst omfatta för avtalsförmålen relevanta delar av verksamheten. Dokumentation som visar att ett systematiskt kvalitetsarbete bedrivs ska vara märkt med datum och verksamhetens namn, vara giltigt under hela avtalstiden och minst innehålla:

a. en kvalitetspolicy som är antagen av ledningen och som innehåller åtagande om ständig förbättring

b. en organisationsbeskrivning inklusive kontaktpersoner för verksamhetens kvalitetsarbete

c. en rutin för och regelbunden kontroll av hur inköpscentralens kvalitetsrelaterade krav efterlevs och vidareförmedlas i leveranskedjan

d. en rutin för hantering och uppföljning av kvalitetsrelaterade avvikelser och kundklagomål

e. kvalitetsmål och handlingsplaner, inklusive ansvarsfördelade och tidsbestämda aktiviteter för ständig förbättring samt minst en årlig uppföljning av mål och handlingsplaner.

Om verksamheten är certifierad enligt ISO 9001, FR 2000 eller motsvarande certifikat enligt annan kvalitetsledningsstandard som bygger på europeisk eller internationell standard, bedöms giltigt certifikat verifiera att villkoren efterlevs.

Leverantören ska vid avtalsstart och under hela avtalsperioden bedriva ett systematiskt och dokumenterat kvalitetsarbete, i enlighet med ramavtalets villkor, som är öppet för granskning av den upphandlande myndigheten eller den upphandlande myndighetens ombud.

28.6.10 Systematiskt informationssäkerhetsarbete

Leverantören ska bedriva ett systematiskt informationssäkerhetsarbete som är öppet för granskning av inköpscentralen eller inköpscentralens ombud.

Informationssäkerhetsarbetet ska minst omfatta för avtalsföremålet relevanta delar av verksamheten.

Dokumentation som visar att ett systematiskt informationssäkerhetsarbete bedrivs ska finnas tillgänglig för granskning under hela avtalstiden och minst innehålla:

1. en informationssäkerhetspolicy som är antagen av ledningen och som innehåller ledningens övergripande viljeriktning och mål vad gäller leverantörens informationssäkerhetsarbete samt övergripande information om den interna ansvarsfördelningen i informationssäkerhetsfrågor

2. en organisationsbeskrivning vari det framgår vilka resurser som behövs samt tilldelat ansvar och befogenheter vad gäller informationssäkerhet

3. en rutin för identifiering och hantering av informationssäkerhetsrisker

4. mål och handlingsplaner för verksamhetens betydande informationssäkerhetsrisker, inklusive ansvarsfördelade och tidsbestämda aktiviteter för att minska riskerna samt minst årlig uppföljning

5. en rutin för hur avtalade informationssäkerhetskrav efterlevs, t.ex. vid hantering av personuppgifter

Om verksamheten är certifierad enligt ISO/IEC 27001 eller motsvarande certifikat enligt annan standard som bygger på europeisk eller internationell standard, bedöms giltigt certifikat verifiera att villkoren efterlevs.

Leverantören ska göra villkoren om informationssäkerhet gällande i avtal med sina eventuella underleverantörer.

28.6.11 Skyldighet att lämna anbud/acceptera avrop eller lämna förklaring och delegeringsförbud

Antagen leverantör inom länet är skyldig att lämna anbud i den förnyade konkurrensutsättningen alternativt lämna förklaring till varför anbud ej kan lämnas.

Leverantören får inte delegera sin rätt att lämna anbud i förnyad konkurrensutsättning till en underleverantör eller till någon annan.

28.6.12 Uppföljning och insyn

Leverantören ska utan kostnad medverka vid inköpscentralens uppföljning av leverantörens åtaganden som grundar sig på ramavtalet. Detta omfattar även åtaganden i kontrakt som ingås med stöd av ramavtalet. Inköpscentralen har rätt att publicera resultat av sådan uppföljning i en revisionsrapport.

Leverantören ska ge inköpscentralen eller ett av inköpscentralen anlitat ombud tillträde till och insyn i sin verksamhet i den utsträckning som krävs för att inköpscentralen ska kunna kontrollera att leverantören lever upp till sina åtaganden. Skyldigheten att ge tillträde och insyn gäller till och med ett år efter det att det sista kontraktet som har tecknats med stöd av ramavtalet har löpt ut.

För uppföljning av de grundläggande villkoren i "Hållbara leveranskedjor" och arbetsrättsliga villkor i

kontrakt, om sådana finns i kontraktet, kan inköpscentralen eller inköpscentralens ombud komma att granska tidrapportering, scheman, lönespecifikationer och anställningsavtal. Sådan granskning ska vara förenlig med dataskyddsförordningen. Inköpscentralen eller ombudet ska ha möjlighet att intervjua arbetstagare som omfattas av dessa villkor.

Inköpscentralen ska bekosta revisioner om det i revisionen konstateras att leverantören har fullgjort sina åtaganden enligt avtalet. I annat fall ska leverantören stå för kostnaden. Leverantören ska alltid stå för kostnaden för förnyad revision som vidtas för att verifiera att leverantören avhjälpt brister som framkommit vid en tidigare revision.

28.6.12.1 Särskilt om uppföljning hänförlig till den administrativa ersättningen

Inköpscentralen eller dess ombud har rätt att granska leverantörens redovisning eller inbetalning av den administrativa ersättningen enligt "Administrativ ersättning". Inköpscentralen eller ombudet ska ges tillgång till fakturor och räkenskaper som gäller avrop. Leverantören behöver inte ge tillgång till sådant material om det skulle strida mot lag och börsregler som gäller för leverantörens verksamhet. Brister i redovisningen som upptäcks vid en revision ska leverantören korrigera omgående.

Om det finns grund för maximalt vite enligt "Administrativ ersättning, Statistik som ligger till grund för den administrativa ersättningen" eller "Administrativ ersättning, Betalning av administrativ ersättning" ska leverantören betala för revisioner som avser den administrativa ersättningen. Det gäller om grund för maximalt vite har uppkommit under minst en redovisningsperiod de senaste tolv månaderna.

28.6.13 Marknadsföring av varor och tjänster samt ramavtalet

Om leverantören marknadsför eller säljer varor eller tjänster som inte omfattas av ramavtalet till en upphandlande myndighet, måste leverantören i förväg tydligt ange för den upphandlande myndigheten att ramavtalet inte ska användas i dessa fall.

En leverantör som marknadsför eller säljer varor eller tjänster som omfattas av ramavtalet till en upphandlande myndighet, ska i förväg tydligt ange för den upphandlande myndigheten att köp av dem innebär att ramavtalet används.

Leverantören får inte hänvisa till ramavtalet i sin marknadsföring på ett missvisande sätt. Leverantören ska omedelbart sluta med marknadsföring som inköpscentralen bedömer vara missvisande eller oförenlig med inköpscentralens verksamhet.

28.6.14 Sekretess

Om det inte är nödvändigt att röja information för att kunna fullgöra sina skyldigheter enligt lag eller enligt något avtal mellan leverantören och inköpscentralen får en part inte utan motpartens medgivande röja någon information om eller härrörande från ramavtalet, som kan betraktas som affärs- eller yrkeshemlighet förrän tre år efter det att ramavtalet har upphört att gälla. Sekretessen omfattar inte sådan information som part kan visa har blivit känd för denne på något annat sätt än genom ramavtalet, till exempel genom en offentlig allmän handling.

Inköpscentralen har däremot rätt att delge upphandlande myndighet information om eller härrörande från ramavtalet som är av vikt för den upphandlande myndighetens användning av ramavtalet eller som är nödvändig vid tillämpningen av den upphandlande myndighetens avropade kontrakt.

Inköpscentralen har även rätt att publicera statistik över försäljning från ramavtalet. Leverantören ska göra dessa sekretessvillkor gällande i avtal med sina underleverantörer.

28.6.15 Administrativ ersättning

28.6.15.1 Statistik som ligger till grund för den administrativa ersättningen

Vad?

Leverantören ska utan kostnad redovisa levererade tjänster/sålda varor som omfattas av ramavtalet till inköpscentralen. Försäljning genom kontrakt som har ingåtts med stöd av ramavtalet och som löper efter ramavtalstidens utgång ska leverantören redovisa till dess att uppdraget har upphört.

Om en underleverantör har utfört uppdrag ska det belopp som underleverantören har fakturerat ingå i underlaget för den administrativa ersättningen som leverantören ska betala.

När?

Redovisning ska levereras senast den 15:e varje månad och avse föregående månads fakturerade belopp exklusive mervärdesskatt avseende det här ramavtalet (en redovisningsperiod).

Hur?

Inköpscentralen skickar ut en webbaserad länk till leverantören den första dagen i varje månad. Leverantören ska använda länken för att redovisa sin försäljning under den aktuella redovisningsperioden. Redovisningen ska vara uppdelad per upphandlande myndighet som avropat på ramavtalet under redovisningsperioden.

Leverantören ska även redovisa om ingen försäljning har skett under den aktuella redovisningsperioden.

Brister i redovisning

Om leverantören inte redovisar korrekt statistik enligt det som anges ovan får inköpscentralen kräva att leverantören ska rätta den felaktiga redovisningen inom tio arbetsdagar från det att inköpscentralen påpekade felet för leverantören. Leverantören ska därefter betala den administrativa avgift som baseras på den korrekta redovisningen, plus dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635), senast 30 kalenderdagar efter det att inköpscentralen skickade fakturan till leverantören. Om leverantörens korrekta redovisning innebär att leverantören ska få tillbaka en del av tidigare betald administrativ ersättning från inköpscentralen, utgår ingen dröjsmålsränta.

Vite vid utebliven eller felaktig statistik

Inköpscentralen har rätt till vite om leverantören

• inte över huvud taget redovisar statistik enligt avsnitten "Vad", "När" och "Hur" ovan, eller

• inte redovisar korrekt statistik enligt avsnittet "Brister i redovisning" ovan inom tio arbetsdagar från det att inköpscentralen påpekade felet för leverantören.

Vite ska betalas för varje redovisningsperiod som leverantören brister i sin redovisningsskyldighet med 5 000 kr, exklusive mervärdeskatt, för varje påbörjad vecka bristen föreligger, räknat från det att inköpscentralen påpekade bristen för leverantören. Vite kan maximalt bli 20 000 kr, exklusive mervärdesskatt, för varje redovisningsperiod.

Utöver vite har inköpscentralen också rätt att i dessa situationer skicka en faktura till leverantören med den administrativa ersättningen som är baserad på perioden för leverantörens tidigare högsta redovisade försäljning, plus 20 procents påslag. Om sådan tidigare försäljning saknas, får inköpscentralen fakturera ett skäligt belopp baserat på inköpscentralens tidigare erfarenhet av försäljning inom äldre eller liknande ramavtal.

Undantag från avrop

Om leverantören inte har levererat fullgod statistik inom 10 veckor från det att avtalsbrottet påtalades, får inköpscentralen undanta leverantören från att erbjuda varor/tjänster enligt ramavtalet tills avtalsbrottet är åtgärdat.

28.6.15.2 Betalning av administrativ ersättning

Vad?

Baserat på den redovisning som leverantören skickar in till inköpscentralen, ska leverantören betala en administrativ ersättning till inköpscentralen som motsvarar 1,5 procent av det redovisade beloppet, exklusive mervärdesskatt.

När?

Den administrativa ersättningen ska betalas senast 30 kalenderdagar efter det att inköpscentralen har skickat fakturan till leverantören. Om fakturan inte betalas i rätt tid, skickas

1. först en påminnelse om betalning, och

2. sedan den utestående skulden till inkasso för indrivning.

Hur länge?

Leverantören ska betala den administrativa ersättningen så länge försäljning sker enligt ett kontrakt som har ingåtts under ramavtalet, oavsett om ramavtalet har löpt ut. Redovisning kan pågå i upp till åtta år.

Vite vid utebliven betalning av den administrativa ersättningen

Om leverantören inte betalar in den administrativa ersättningen enligt det som anges ovan, har inköpscentralen rätt till vite. Vite ska betalas för varje redovisningsperiod som leverantören brister i sin betalningsskyldighet med 10 000 kr, exklusive mervärdesskatt. Vite ska betalas för varje påbörjad vecka bristen föreligger, räknat från det att inköpscentralen påpekade bristen för leverantören. Vite får maximalt bli 40 000 kr, exklusive mervärdesskatt, för varje redovisningsperiod.

Undantag från avrop

Om leverantören inte betalat den administrativa ersättningen inom 10 veckor efter det att avtalsbrottet påtalades, får inköpscentralen undanta leverantören från att erbjuda varor/tjänster enligt ramavtalet tills avtalsbrottet är åtgärdat.

28.6.16 Övrig statistik

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska en gång per år och på begäran av Inköpscentralen utan ytterligare ersättning redovisa statistik enligt denna punkt.

Den efterfrågade statistiken ligger till grund för uppföljning av ramavtalet och framtida förstudier och upphandlingar, enligt nedan.

• Total omsättning per aktuell period (SEK).

• Total omsättning fördelat per tjänst (SEK).

• Total omsättning per geografiskt delområde/län (SEK).

• Total omsättning per upphandlande myndighet (SEK).

Ramavtalsleverantören ska leverera begärd statistik i av Inköpscentralen anvisat format.

Om ramavtalsleverantören inte uppfyller ovanstående krav och villkor kan det resultera i vite och andra påföljder enligt avsnitt "Statistik som ligger till grund för den administrativa

ersättningen, Betalning av administrativ ersättning".

28.6.17 Ansvar för underleverantörer

Leverantören ansvarar för åtgärder, arbeten och leveranser från underleverantörer på samma sätt som för sitt eget arbete.

Leverantören ansvarar också för att underleverantörer är bundna av tillämpliga sekretessförbindelser, underbiträdesavtal, säkerhetsskyddsavtal och liknande.

Vidare ansvarar Leverantören för att tillförsäkra att underleverantörer, innan de påbörjar ett uppdrag, uppfyller tillämpliga krav på leverantörer som uppställs i detta avtal samt att eventuella standarder och certifieringar som krävs för utförande av uppdraget är på plats.

Ett tillägg eller ett byte av en underleverantör i ramavtalet får endast ske efter att inköpscentralen har godkänt detta skriftligen.

Om Leverantören byter eller anlitar en underleverantör utan att inköpscentralen har godkänt det får inköpscentralen undanta Leverantören från att erbjuda tjänster inom ramavtalet tills en ny underleverantör har godkänts.

28.7 Priser

Priser (tjänster)

Takpriser för de tjänster som omfattas av ramavtalet framgår av bilaga 04 - Takpriser. Ytterligare kostnader utöver vad som uttryckligen framgår av ramavtalshandlingarna får inte tillkomma.

Prisändring

En part får begära att priserna ändras under ramavtalets trettonde kalendermånad, dvs. begäran ska ha inkommit till motparten under de 30 kalenderdagar som börjar med den första dagen på den trettonde kalendermånaden räknat från ramavtalets ikraftträdande. Vid denna beräkning räknas den kalendermånaden som avtalet träder ikraft som den första kalendermånaden oavsett vilken dag under månaden det sker.

Exempelvis om ramavtalet träder ikraft den 1 januari 2022 ska begäran om prisändring inkomma under perioden 1-30 januari 2023. Samma period för begäran om prisändring gäller även om ramavtalet träder i kraft exempelvis den 14 januari 2022, då januari fortfarande ska räknas som den första kalendermånaden.

Part får därefter begära att priserna ändras en gång var trettonde månad, dvs. 13 månader räknat från den första dagen i den senaste period som prisändringen kunde begäras och under 29 kalenderdagar framåt. Vid denna beräkning räknas den kalendermånaden som prisändring senast kunde begäras som den första kalendermånaden.

Begäran ska vara motparten tillhanda inom tidsperioden. Begäran om prisjustering som är motparten tillhanda utanför tidsperioden kommer inte att behandlas.

Prisändring får motsvara förändringen av följande prisindex:

• bevakningsindex

Förändringen beräknas med det datum då anbudstiden i ramavtalsupphandlingen gick ut som basmånad, och fram till senast publicerade index vid tiden för begäran om prisändring.

Den procentuella prisändringen räknas ut enligt följande formel:

(Indextal tid två* - indextal tid ett**) / indextal tid ett x 100 = förändring i procent

*Indextal vid tid två är det indextal som gäller vid tidpunkten för prisändringen.

**Indextal vid tid ett är det indextal som gällde vid basmånaden, dvs. då anbudstiden i ramavtalsupphandlingen gick ut.

Ett exempel på hur prisändring räknas:

I det här exemplet låter vi indextalet vid tidpunkt ett vara 170. Vid tidpunkt två är den 173. Det offererade priset i ramavtalsupphandlingen säger vi är 10 500 SEK.

Förändringen i procent är:

(173-170)/170 * 100 = 1,76

Procentsatsen för prisändring avrundas alltid till två decimaler Nya priset blir då 10 500 x 1,0176 = 10 684,8 SEK

Vid månadsskiftet, månaden efter begäran inkommit, kan de nya priserna börja gälla. Exempelvis begäran inkommer 14 januari och gäller då ifrån 1 mars. Leverantören ska lämna uppgifter om uppdaterade priser i ett digitalt format och på det sätt som inköpscentralen begär.

Om ett avtalat index upphör under avtalstiden har inköpscentralen rätt att ersätta detta med ett annat likvärdigt index.

Justering av ramavtalspriserna enligt ovan innebär ingen ändring av priserna i kontrakt som är ingångna innan prisjusteringen gjordes. För sådana befintliga kontrakt gäller priserna som anges i kontraktet.

28.8 Om leverantören bryter mot ramavtalet eller kontrakt som ingåtts med stöd av ramavtalet

28.8.1 Skyldighet att visa kravuppfyllnad

Om inköpscentralen har anledning att tro att leverantören inte uppfyller ett eller flera krav i ramavtalet eller i kontrakt som ingåtts med stöd av ramavtalet, får inköpscentralen begära att leverantören ska visa att kravet eller kraven uppfylls. Om inköpscentralen inte meddelar något annat ska detta kunna ske inom en vecka.

28.8.2 Avhjälpande av avtalsbrott

Leverantören begår avtalsbrott om den bryter mot villkoren i ramavtalet eller kontrakt som ingåtts med stöd av ramavtalet. Inköpscentralen får i sådana fall kräva att leverantören avhjälper avtalsbrottet.

Avtalsbrott ska avhjälpas

• skyndsamt efter det att leverantören insåg eller borde ha insett avtalsbrottet, eller

• inom den tid som inköpscentralen anger.

Inköpscentralen får kräva att leverantören tar fram en tids- och åtgärdsplan som den ska följa för att avhjälpa avtalsbrottet. Inköpscentralen ska godkänna åtgärdsplanen skriftligen.

28.8.3 Undantag från avrop

Under den tid avtalsbrott utreds, och under den tid leverantören i förekommande fall avhjälper avtalsbrott, får inköpscentralen undanta leverantören från att delta i avrop från ramavtalet.

Inköpscentralen får även undanta leverantören från att delta i avrop från ramavtalet om det under avtalstiden framkommer en omständighet som hade kunnat vara en grund för att utesluta leverantören vid upphandlingstillfället.

28.8.4 Hävning av ramavtalet och skadestånd

Inköpscentralen får häva ramavtalet helt eller delvis om leverantörens avtalsbrott är väsentligt eller sker i flera kontrakt och avtalsbrottet inte har

• avhjälpts skyndsamt

• avhjälpts inom den tid som inköpscentralen meddelat, alternativt

• avhjälpts enligt den tids- och åtgärdsplan som inköpscentralen skriftligen har godkänt.

Om inköpscentralen har rätt att häva ramavtalet ska leverantören, utöver eventuellt vite, betala för den skada som leverantören har orsakat inköpscentralen.

28.9 Förebyggande åtgärder mot korruption

Leverantören ska vid utförande av kontrakt vidta förebyggande åtgärder mot korruption. Detta innebär att leverantören ska:

• ha ett offentligt ställningstagande från ledningen om förebyggande åtgärder mot korruption

• regelbundet analysera korruptionsrisker

• ha interna skriftliga regler mot korruption som omfattar leverantörens övergripande ställningstagande, konkreta riktlinjer för att undvika korruption samt instruktion om till vem leverantörens anställda kan vända sig för rådgivning och stöd

• regelbundet utbilda anställda om de interna reglerna mot korruption och deras tillämpning

• ha ett system för rapportering av misstankar om korruption utan att den som rapporterar utsätts för negativa konsekvenser (visselblåsning) samt rutiner för uppföljning av rapporter

• ha ett internt kontrollsystem för att säkerställa implementeringen av de förebyggande åtgärderna, inklusive löpande uppföljning, utvärdering och uppdatering vid behov.

Leverantören ska säkerställa att villkoren efterlevs av underleverantörer som direkt medverkar till kontraktets utförande.

Inköpscentralens villkor bygger på Institutet mot mutors näringslivskod. Om verksamheten är certifierad enligt ISO 37001 bedöms giltigt certifikat verifiera att ovanstående villkor efterlevs.

28.10 Övriga grunder för hävning av ramavtalet

Utöver inköpscentralens möjlighet att helt eller delvis häva ramavtalet enligt "Hävning av ramavtalet och skadestånd" ovan, får inköpscentralen med omedelbar verkan helt eller delvis häva ramavtalet

a. om det framkommer att leverantören vid fullgörandet av ramavtalet har begått överträdelser av grundläggande mänskliga fri- och rättigheter

b. om det finns en omständighet under avtalstiden som hade varit en grund för att utesluta leverantören från ramavtalsupphandlingen på grund av brott enligt 13 kap. 1 § LOU eller obetalda skatter och socialförsäkringsavgifter enligt 13 kap. 2 § första stycket LOU

c. om det finns en omständighet under avtalstiden som hade kunnat vara en grund för att utesluta leverantören från ramavtalsupphandlingen på grund av obetalda skatter och socialförsäkringsavgifter enligt 13 kap. 2 § andra stycket XXX eller på grund av missförhållanden enligt 13 kap. 3 § LOU, och leverantören inte har avhjälpt omständigheten inom fyra veckor efter inköpscentralens begäran eller den längre tid som inköpscentralen meddelar

d. om det framkommer att leverantören lämnade oriktiga uppgifter i anbudet som var av betydelse för tilldelningen av ramavtalet

e. om avtalsbrottet inte kan avhjälpas, eller

f. om leverantören har åsamkat inköpscentralen väsentlig skada som är hänförlig till ramavtalet.

Om inköpscentralen har rätt att häva ramavtalet ska leverantören, utöver eventuellt vite, betala för den skada som leverantören har orsakat inköpscentralen, enligt avsnittet "Ansvar, ansvarsbegränsningar och försäkring".

28.11 Grunder för förtida uppsägning

Inköpscentralen får med omedelbar verkan säga upp ramavtalet till förtida upphörande om

a. det framgår av en domstols lagakraftvunna dom eller beslut att ramavtalet har slutits i strid med upphandlingslagstiftningens bestämmelser om tillåtna ändringar av ramavtal, eller

b. EU-domstolen i ett avgörande konstaterar att ingående av ramavtalet innebär ett allvarligt åsidosättande av EU-rätten.

Vid uppsägning enligt detta avsnitt bortfaller parternas framtida skyldigheter.

28.12 Ansvar, ansvarsbegränsningar och försäkring

28.12.1 Ansvar för skada

Leverantören ansvarar för samtliga direkta skador som leverantören, eller annan för vilken leverantören ansvarar, orsakar genom vårdslöshet.

Parternas ansvar för person- och sakskada begränsas till maximalt 10 MSEK per skada och år. Leverantörens ansvar för ren förmögenhetsskada begränsas till 2 MSEK per skada och år.

28.12.2 Övrig skada

Om leverantören enligt lag eller rättspraxis ansvarar för en skada så bär Leverantören, oaktat ovanstående ansvarsbegränsningar, ansvaret i enlighet med gällande regelverk.

För ideella skador och rena förmögenhetsskador till registrerad som orsakas till följd av, eller i samband med, en överträdelse av personuppgiftsbiträdesavtal, dataskyddsförordningen, dataskyddslagen samt övriga vid var tid gällande bestämmelser om behandling av personuppgifter, bär den part som orsakar skadan ansvaret för skada som följer av ingånget personuppgiftsbiträdesavtal och därefter det ansvar för skada som följer av tillämplig dataskyddslagstiftning.

28.12.3 Försäkring

Leverantören ska under hela ramavtalstiden ha försäkringar som täcker leverantörens ansvar enligt "Ansvar för skada".

28.12.4 Ansvar vid grov vårdslöshet och uppsåt

Ansvarsbegränsningarna i "Ansvar för skada" gäller inte om leverantören har orsakat skadan genom grov vårdslöshet eller uppsåt.

28.13 Överlåtelse av ramavtalet

Leverantören får inte överlåta sina rättigheter eller skyldigheter enligt ramavtalet utan att inköpscentralen medger det.

En överlåtelse kan exempelvis medges om den nya leverantören uppfyller de ursprungliga kvalificeringskraven, grund för uteslutning saknas och den nya leverantören helt eller delvis träder i ramavtalsleverantörens ställe till följd av exempelvis företagsomstruktureringar, inklusive uppköp, sammanslagningar, förvärv eller insolvens, och det inte medför andra väsentliga ändringar av ramavtalet eller kontraktet.

En överlåtelse ska regleras skriftligen i ett undertecknat dokument för att vara giltig. Sker en överlåtelse utan inköpscentralens medgivande har inköpscentralen rätt att få ersatt den skada som överlåtelsen medfört enligt avsnittet "Ansvar, ansvarsbegränsningar och försäkring".

28.14 Ändring av ramavtalets takvolym

Om anskaffningen enligt ramavtalet någon gång under de första två ramavtalsåren överstiger 75 procent av den takvolym som är angiven i upphandlingsdokumenten, har inköpscentralen rätt att komma överens med leverantören om att justera upp takvolymen med maximalt 50 procent.

Om anskaffningen enligt ramavtalet någon gång under det tredje ramavtalsåret överstiger 85 procent av gällande takvolym, har inköpscentralen rätt att komma överens med leverantören om att justera upp den gällande takvolymen med maximalt 30 procent.

Om anskaffningen enligt ramavtalet någon gång under det fjärde ramavtalsåret överstiger 90 procent av gällande takvolym, har inköpscentralen rätt att komma överens med leverantören om att justera upp den gällande takvolymen med maximalt 20 procent.

Med ramavtalsår avses 12 månader, räknat från det att ramavtalet träder i kraft.

28.15 Ändringar och tillägg till ramavtalet

Om inget annat specifikt anges, ska ändringar eller tillägg till ramavtalet, inklusive bilagorna till ramavtalet, göras genom skriftlig överenskommelse mellan parterna.

Ändringar och tillägg till ramavtalet som inte är tillåtna enligt upphandlingslagstiftningen är ogiltiga, men de påverkar inte ramavtalets eller ingångna kontrakts giltighet i övrigt.

28.16 Force Majeure

En part är inte ansvarig för försening av, eller underlåtenhet att uppfylla, sina åtaganden enligt detta ramavtal i den mån fullgörandet hindras av en omständighet utom partens kontroll. Med sådan omständighet avses till exempel avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden, eldsvåda, krig, valutarestriktioner, uppror, upplopp, terroristdåd, explosion, lagstadgade hinder under förutsättning att sådan händelse eller omständighet direkt medför att den drabbade parten hindras att fullgöra alla eller en väsentlig del av sina skyldigheter enligt detta avtal. En avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden ska inte anses befrielsegrundande om leverantören själv är föremål för eller vidtar sådan konflikt. Befrielsegrund enligt detta avsnitt omfattar inte omständigheter som orsakas av partens vårdslöshet eller bristande uppfyllelse av partens åtaganden enligt detta ramavtal.

För att en part ska ha rätt att göra gällande en befrielsegrund enligt ovan ska den skriftligen och utan dröjsmål underrätta den andra parten om att sådan omständighet har inträffat. Skriftligt meddelande ska också lämnas utan dröjsmål vid befrielsegrundens upphörande.

Den part som åberopar en befrielsegrund är skyldig att vidta skäliga ansträngningar för att mildra omfattningen och effekten av befrielsegrunden och återuppta fullgörandet av de förpliktelser som hindrats så snart det praktiskt kan ske.

28.17 Meddelanden

Meddelanden ska skriftligen översändas till parternas kontaktpersoner enligt bilaga 01.

Ett meddelande som har skickats med e-post ska anses ha kommit fram till mottagaren senast en arbetsdag efter att meddelandet har avsänts. Om meddelande istället avsänts med rekommenderat brev ska det anses ha kommit mottagaren till handa efter två arbetsdagar.

28.18 Lagval och tvister

Svensk materiell rätt gäller för ramavtalet.

Tvister med anledning av ramavtalet ska avgöras av svensk allmän domstol med Stockholms tingsrätt som första instans.

28.19 Ramavtalets giltighet

Genom att underteckna ramavtalet intygar leverantören att den tagit del av samtliga ramavtalshandlingar som framgår av "Avtalshandlingar och deras inbördes ordning". Ramavtalet är bindande för leverantören när leverantören har undertecknat ramavtalet.

Ramavtalet är bindande för inköpscentralen när inköpscentralen har undertecknat ramavtalet.

Ramavtalet träder i kraft den [datum] om förutsättningarna enligt ovan är uppfyllda. Ramavtalet har upprättats i två likalydande exemplar, och parterna har fått var sitt.

29. Allmänna kontraktsvillkor

29.1 Leverantörens åtaganden

29.1.1 De varor/tjänster som kontraktet omfattar och leverantörens ansvar

Leverantören ska tillhandahålla bevaknings- och/eller larmcentraltjänster enligt de krav och villkor som angetts i avropsförfrågan.

Ett kontrakt får komplettera ramavtalets villkor men inte avvika från dem. Om ett kontrakts villkor avviker från det anbud som leverantören har lämnat i ramavtalsupphandlingen, och det är till nackdel för den upphandlande myndigheten, så ska kontraktet i stället anses innefatta det villkor som är mer fördelaktigt för den upphandlande myndigheten.

Leverantören har ett fullständigt och odelat ansvar för att fullgöra alla åtaganden och förpliktelser under kontraktet. Leverantören ska se till att på bästa sätt ta tillvara den upphandlande myndighetens intressen.

Leverantören ska på egen bekostnad ha alla tillstånd, certifikat och auktorisationer som krävs för att leverantören ska kunna fullgöra sina åtaganden enligt kontraktet.

29.1.2 Kontraktshandlingar och deras inbördes ordning

Det här allmänna kontraktsvillkoren gäller i förnyad konkurrensutsättningar som grundar sig på Adda Inköpscentral AB:s (”inköpscentralen”) ramavtal Bevaknings- och larmcentraltjänster 2023 (”ramavtalet”).

De allmänna kontraktsvillkoren reglerar förhållandet mellan den upphandlande myndigheten som är avropsberättigad inom ramavtalet (”den upphandlande myndigheten”) och den leverantör som antas inom kontraktet i den förnyade konkurrensutsättningen (”leverantören”).

Med ”ramavtalsupphandlingen” avses den upphandling som har resulterat i ramavtalet.

Den förnyade konkurrensutsättningen och det kontrakt som den resulterar i, kallas nedan ”kontraktet”. De allmänna kontraktsvillkoren är generella regleringar som gäller om inget annat anges i kontraktet. Det framgår av de allmänna kontraktsvillkor om den upphandlande myndigheten kan avvika från dessa i kontraktet.

I de allmänna kontraktsvillkoren ingår följande handlingar. Handlingarna kompletterar varandra vid en tolkning av de allmänna kontraktsvillkoren. Om avtalshandlingarna är motsägelsefulla gäller de i följande ordning, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder något annat.

1. Skriftliga ändringar och tillägg till kontraktet med bilagor (upprättas vid behov under kontraktstiden)

2. Kontraktet med bilagor inklusive den förnyade konkurrensutsättningen (upprättas i samband med varje enskilt avrop)

3. Dessa allmänna kontraktsvillkor

4. Eventuella skriftliga förtydliganden till upphandlingsdokumenten i ramavtalsupphandlingen

5. Upphandlingsdokumenten i ramavtalsupphandlingen

6. Eventuella skriftliga förtydliganden till anbud med bilagor i ramavtalsupphandlingen

7. Anbud med bilagor i ramavtalsupphandlingen

29.1.3 Uppföljning och insyn

Leverantören ska, i den utsträckning det inte strider emot lag, ge den upphandlande myndigheten eller dess ombud tillträde till och insyn i sin eller underleverantörers verksamhet. Tillträdet ska ges i den utsträckning som krävs för att den upphandlande myndigheten ska kunna kontrollera att leverantören lever upp till sina åtaganden enligt kontraktet.

Om Leverantören av andra skäl än lag inte kan medge sådant tillträde ska Leverantören förklara varför och hänvisa till gällande regelverk. Den upphandlande myndigheten ska då, när så är möjligt, kunna uppdra åt en betrodd tredje part att genomföra tillämpliga delar av granskningen i samråd med Leverantören.

Skyldigheten att ge tillträde och insyn gäller till och med ett år efter det att kontraktet har löpt ut.

Leverantören ska utan kostnad för den upphandlande myndigheten medverka vid den upphandlande myndighetens uppföljning av kontraktet, oavsett vilket eller vilka villkor som följs upp.

29.1.4 Uppstartmöte och uppdragsbeskrivning

Efter att upphandlande myndighet har genomfört avrop och tecknat ett avropskontrakt ska leverantören kalla till ett uppstartsmöte. Vid uppstartsmötet ska implementeringsprocess och detaljerad tidplan redovisas för godkännande av upphandlande myndighet.

Implementeringsprocessen bör exempelvis innehålla en beskrivning av hur leverantören avser att hantera ett övertagande av leveransen, vilka interaktioner och medverkan som leverantören förväntar sig från upphandlande myndighets sida samt en detaljerad tidplan som inkluderar samtliga för tjänstens övertagande nödvändiga aktiviteter.

29.1.5 Åtgärdsinstruktion

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska i god tid innan uppdraget påbörjas, i samråd med den upphandlande myndigheten eller på egen hand, upprätta en skriftlig instruktion som är styrande för hur tjänsterna som omfattas av kontraktet ska utföras. Instruktionen ska tas fram i samförstånd med upphandlande myndighet och kräver upphandlande myndighetens godkännande.

Uppdraget ska genomföras i enlighet med instruktionen som ska vara väl känd hos berörd personal. Allt som inte är i sin ordning ska åtgärdas och rapporteras i enlighet med instruktionen.

Eventuella ändringar av instruktionen ska ske skriftligen och undertecknas av behöriga företrädare både hos den upphandlande myndighet och hos ramavtalsleverantören för att vara giltiga.

Instruktionen utgör en bilaga till kontraktet.

29.1.6 Rapportering av allvarliga arbetsmiljöolyckor

Leverantören har skyldighet att anmäla händelser för arbetsolyckor enligt 3 kap. 3 a § Arbetsmiljölagen till Arbetsmiljöverket och personskador enligt Socialförsäkringsbalkens 42:a kapitel 10 § till Försäkringskassan.

Leverantören ska på UM:s begäran rapportera följande arbetsolyckor till UM:

• Dödsfall på grund av arbetsolycka: med detta avses om en eller flera personer hastigt har omkommit till följd av en arbetsolycka, gäller även dödsolyckor som inträffar till/från arbetet.

• Allvarlig arbetsolycka: med detta avses en arbetsolycka med personskada som inträffat på arbetsplatsen eller annan plats där den skadade varit i eller för arbete.

• Allvarliga tillbud: med detta avses händelser som kan leda till personskada såsom svårare fall av mobbning, kränkning eller trakasseri, knivhot eller hot med skjutvapen samt mordhot.

Exempel på personskador som anses allvarliga:

• personskador som orsakar en fraktur på ett ben i kroppen.

• personskador som orsakar svår blödning eller skada på nerv, muskel eller sena.

• personskador på inre organ.

• personskador som innebär andra eller tredje gradens brännskada eller annan brännskada som omfattar mer än 5% av kroppsytan. Kylskada jämställs med brännskada.

I vissa fall kan även psykisk personskada räknas som olycksfall, till exempel om en person hamnat i chocktillstånd. Hot om våld kan leda till en sådan personskada.

Leverantören ska även redogöra för de åtgärder som har vidtagits på grund av arbetsolyckan.

29.1.7 Etiska riktlinjer vid utförande av tjänst

Leverantören ska säkerställa ett etiskt korrekt och likabehandlande uppträdande vid utförande av tjänsterna enligt xxxxxxxxxxxxxxxx 7.6.6. Vid begäran från den upphandlande myndigheten ska riktlinjerna uppvisas.

29.1.8 Systematiskt miljöarbete

29.1.9 Minskad klimatpåverkan från transporter inom uppdragen

Leverantören ska under kontraktstiden ha policy, mål, handlingsplan och rutiner som beskriver hur tjänsten utförs med lägsta möjliga klimatpåverkan enligt avsnitt ”Minskad klimatpåverkan från transporter inom uppdragen” i ramavtalet.

Den upphandlande myndigheten kan begära dokumentation som styrker att a-c i det aktuella avsnittet i ramavtalet uppfylls under kontraktstiden.

Senast 18 månader efter kontraktsstart ska rapportering av koldioxidutsläpp och fossilfria transporter kunna tas fram per kunduppdrag, till självkostnadspris. Rapporteringen ska visa de totala utsläppen av koldioxid (kilo koldioxidekvivalenter WTW) samt andel fossilfria transporter för den upphandlande myndighetens leveranser under ett valt tidsintervall. Enbart leveranser som skett efter 18

månader behöver redovisas. Rapportering för enstaka ronder eller utryckningar undantas.

Statistiken kan antingen baseras på verklig data eller på schablonvärden för genomsnittligt koldioxidutsläpp för den fordonsflotta eller nätverk av

fordon som använts. För beräkning kan standard SS-EN 16258:2012 (Metoder för beräkning och rapportering av energiförbrukning och utsläpp av växthusgaser inom transportsektorn, gods- och passagerartransporter) eller likvärdig beräkningsmetod tillämpas.

Rapportering ska levereras inom 30 arbetsdagar från det att den upphandlande myndigheten inkommit med skriftlig förfrågan. Leverantören ska meddela den upphandlande myndigheten om självkostnadspriset, som ska godkännas av den upphandlande myndigheten innan framtagandet av statistik påbörjas.

29.1.10 Systematiskt kvalitetsarbete

29.1.11 Marknadsföring

Leverantören får inte hänvisa till kontraktet i sin marknadsföring på ett missvisande sätt. Leverantören ska omedelbart sluta med marknadsföring som den upphandlande myndigheten bedömer vara missvisande eller oförenlig med den upphandlande myndighetens värderingar eller verksamhet.

29.1.12 Reklam och klistermärken

När leverantörens kontrakt med upphandlande myndighet upphör ska leverantören ta bort eventuella dekaler, klistermärken och liknande som innehåller leverantörens logotyp.

29.1.13 Sekretess, informationssäkerhet och personuppgifter

Leverantören förbinder sig att följa de bestämmelser om sekretess i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), lagen om företagshemligheter (2018:558) och vid var tid gällande annan tillämplig lagstiftning som gäller för den upphandlande myndigheten. Den upphandlande myndigheten ska ha rätt att ingå sekretessavtal med enskilda medarbetare hos leverantören eller underleverantörer, som genom uppdraget kan få tillgång till uppgifter för vilka sekretess gäller, för att ålägga den enskilde att iaktta motsvarande sekretess. Sekretessen gäller även efter att leverantörens kontrakt med den upphandlande myndigheten har upphört. Leverantören ska medverka till att sekretessavtal ingås och meddela den upphandlande myndigheten bland annat vilka medarbetare som berörs.

Om leverantören behandlar personuppgifter för den upphandlande myndighetens räkning ska ett skriftligt personuppgiftsbiträdesavtal upprättas mellan den upphandlande myndigheten (personuppgiftsansvarig) och leverantören (personuppgiftsbiträde). Personuppgiftsbiträdesavtalet ska innehålla instruktioner om hur personuppgiftsbehandlingen får utföras och vilka informationssäkerhetskrav som gäller. Leverantören ska följa allmänna dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 och lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning, dataskyddslagen, samt övriga vid var tid gällande bestämmelser om behandling av personuppgifter.

Den upphandlande myndigheten kan dock ange i kontraktet att den upphandlande myndigheten istället godtar att motsvarande regleringar i leverantörens standardvillkor ska tillämpas, förutsatt att standardvillkoren uppfyller lagens krav och den upphandlande myndighetens instruktioner för behandling av personuppgifter.

Leverantören har bara rätt att bearbeta eller lagra personuppgifter i, eller överföra dem till, ett land som inte är medlem i EU eller EES om någon av följande förutsättningar är uppfylld:

a. det finns en adekvat skyddsnivå i mottagarlandet

b. den registrerade har gett sitt samtycke till överföringen

c. de situationer som uttryckligen anges i allmänna dataskyddsförordningen och dataskyddslagen är tillämpliga, eller

d. det är tillåtet enligt föreskrifter eller särskilda beslut av svenska regeringen eller Datainspektionen p.g.a. att det finns tillräckliga garantier för att de registrerades rättigheter skyddas. Sådana garantier kan finnas genom

• standardavtalsklausuler som EU‑kommissionen har godkänt, eller

• bindande företagsinterna regler, så kallade Binding Corporate Rules.

Om det blir aktuellt att föra över personuppgifter till tredje land ska leverantören uppvisa dokumentation för den upphandlande myndigheten som styrker att bestämmelsen är uppfylld innan överföring påbörjas.

Leverantören ska göra villkoren gällande i avtal med sina underleverantörer.

29.1.13.1 Säkerhetskrav

Leverantören ska följa den upphandlande myndighetens krav, instruktioner och föreskrifter om informationssäkerhet och säkerhetsskydd som angetts i avropsförfrågan.

Den upphandlande myndigheten kan till exempel ställa specifika och förtydligande krav på informationssäkerhet baserade på informationsklassning med utgångspunkt från den information som ska hanteras inom det som avropas. Kraven kan vara baserade på SKR:s verktyg för informationsklassning – ”KLASSA”. Exempel på förtydligande krav se KLASSAS verktyg för informationsklassning.

Den upphandlande myndigheten och leverantören ska teckna ett säkerhetsskyddsavtal för att ett uppdrag inom en säkerhetskänslig verksamhet eller en verksamhet som har betydelse för rikets säkerhet ska kunna påbörjas. Berörda personer hos leverantören och underleverantörer ska genomgå en säkerhetsprövning och en eventuell registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585) och säkerhetsskyddsförordningen (2021:995) eller vid var tid gällande bestämmelser.

29.1.14 Rutin för identifiering och hantering av informationssäkerhetsrisker

Leverantören ska ta fram en rutin baserad på en riskanalys som dokumenteras och uppdateras årligen. Detta innebär att leverantören ska genomföra en systematisk riskbedömning där den identifierar och analyserar informationssäkerhetsrisker. Processen ska vara konsistent

och dokumenterad, för att möjliggöra en regelbunden översyn och uppdatering av riskbedömningen.

29.1.15 Tekniska och organisatoriska åtgärder

Leverantören ska vidta tekniska och organisatoriska åtgärder för att hantera identifierade

risker. Leverantören ska implementera en riskbehandlingsplan för att hantera identifierade risker. Denna plan ska omfatta lämpliga åtgärder för att minska riskerna till en acceptabel nivå.

Leverantören ska även ta beslut om att acceptera, undvika, överföra eller minska risker baserat på deras riskbedömning och affärsprioriteringar. Processen ska vara dokumenterad och

uppdateras regelbundet för att säkerställa att riskbehandlingsplanen förblir relevant och effektiv.

29.1.16 Åtgärder för att förebygga och minimera driftstörningar

Leverantören ska vidta åtgärder för att förebygga och minimera driftstörningar. Leverantören ska etablera, dokumentera, implementera och underhålla processer, rutiner och kontroller för att säkerställa att informationssäkerheten kan återupprättas snabbt efter en störning.

Leverantören ska även implementera och upprätthålla en säker driftsmiljö genom att etablera och följa riktlinjer och rutiner för att minimera driftstörningar, säkerställa fysisk säkerhet, hantera säker drift och övervaka systemen för att upptäcka och åtgärda potentiella säkerhetsproblem.

29.1.17 Rapportering och hantering av incidenter

Leverantören ska utarbeta och upprätthålla en formell incidenthanteringsplan som beskriver hur man identifierar, rapporterar, analyserar och löser säkerhetsincidenter. Planen ska innehålla detaljer

om ansvar, resurser och kommunikationsvägar vid säkerhetsincidenter.

Leverantören ska etablera och kommunicera tydliga roller och ansvarsområden för att säkerställa en effektiv och snabb respons vid informationssäkerhetsincidenter, inklusive rapportering, utvärdering och eskalering av incidenter, samt att lära av incidenter för att förhindra framtida återkommande händelser.

Leverantören ska till tillsynsmyndigheter omgående rapportera incidenter i sina system som har en betydande påverkan på kontinuitet i den samhällsviktiga tjänsten.

Personuppgiftsincidenter ska hanteras enligt kraven i den allmänna dataskyddsförordningen och i tillämpliga fall enligt det personuppgiftsbiträdesavtal som ingåtts enligt punkt 29.1.13.

29.1.18 Klassificering av information

Leverantören ska etablera en systematisk process för att klassificera information baserat på

kriterier som dess känslighetsnivå, affärsvärde, rättsliga krav och potentiella konsekvenser av obehörig åtkomst eller förlust. Organisationen ska även fastställa en övergripande informationssäkerhetspolicy som är förenlig med organisationens affärsbehov, riskprofil och gällande lagar och regler.

Leverantören ska vid tillsyn kunna tillhandahålla följande dokumentation:

1. Informationsklassning och aktuell handlingsplan.

2. Dokumentation från genomförda revisioner och säkerhetsgranskningar.

3. Förvaltningsplan eller motsvarande.

4. Styrande dokument, som exempelvis riktlinjer och instruktioner.

29.1.19 Användarbehörighet

Leverantören ska säkerställa att endast behöriga användare har åtkomst till kritiska system, nätverk och information. Leverantören ska fastställa och implementera en process för att hantera användaråtkomst till system och tjänster. Det innebär att leverantören ska säkerställa att

endast behöriga användare får åtkomst till system och tjänster, samt att deras åtkomst begränsas till vad som krävs för att utföra sina arbetsuppgifter. Detta inkluderar att hålla koll på

användarnas åtkomstbehörigheter, granska och justera dem regelbundet samt upprätthålla en formell åtkomstgodkännandeprocess.

29.1.19.1 Kryptering

Leverantören ska använda kryptering för att skydda känslig information, både vid lagring och överföring. Leverantören ska fastställa och implementera en kryptografisk policy för att

skydda känslig information. Leverantören ska identifiera vilka typer av information som kräver kryptering samt de tekniker och metoder som ska användas för att kryptera informationen. Policyn ska även innehålla riktlinjer för användning, lagring och förvaltning av kryptografiska nycklar, samt förfaranden

för att säkerställa att nycklarna förblir säkra och konfidentiella.

29.1.20 Skydd för nätverksstruktur

Leverantören ska skydda nätverksinfrastrukturen genom att använda brandväggar, intrusion detection/prevention-system (IDS/IPS) och säkra konfigurationer.

Leverantören ska implementera kontroller för att hantera och skydda nätverksanslutningar och anslutningar till externa nätverk och informationssystem. Organisationen ska fastställa och dokumentera säkerhetskrav, säkerhetsnivåer och rutiner för att övervaka och kontrollera nätverksanslutningar.

Leverantören ska implementera åtgärder och rutiner för att skydda information som överförs,

både inom organisationen och med externa parter. Organisationen ska säkerställa att informationens konfidentialitet, integritet och tillgänglighet bibehålls under överföring. Detta kan

innefatta användning av kryptering, säkra överföringsprotokoll och övervakning av överföringar för att upptäcka och förhindra obehörig åtkomst, manipulation eller förlust av information.

Leverantören ska logga användaraktiviteter, undantag, fel och säkerhetshändelser samt använda loggarna för att spåra och upptäcka otillåten eller obehörig användning av system och nätverk.

29.1.21 Utbildning

Leverantören ska utbilda anställda och tredjepartsleverantörer i säkerhetsrutiner och policies, samt hur man hanterar och rapporterar incidenter. Leverantören ska säkerställa att alla anställda får lämplig utbildning och regelbunden träning i informationssäkerhet som är relevant för

deras arbetsuppgifter. Organisationen bör också utvärdera effektiviteten av dessa utbildningsinsatser och vidta åtgärder för att förbättra dem vid behov.

29.1.22 Redovisning av statistik

Upphandlande myndighet får ange i förnyad konkurrensutsättning sitt behov av statistik.

29.1.23 Leverans av tjänster

Leverantören ska tillhandahålla tjänster som uppfyller de krav som följer av den förnyade konkurrensutsättningen och upphandlingsdokumenten i ramavtalsupphandlingen.

Tjänsten ska utföras fackmässigt, även de delar som saknar ett mätbart resultat. Tjänster ska utföras på den plats som anges av den upphandlande myndigheten.

Om leverantören i kontraktet har angett en eller flera personer som kommer att vara särskilt viktiga för att kunna fullgöra kontraktet får leverantören inte byta ut någon av dem utan att den upphandlande myndigheten först skriftligen godkänt det. Om leverantören byter ut en sådan anställd ska leverantören tillhandahålla en annan person med motsvarande kompetens.

29.1.24 Avbeställning

Om inte annat framgår av kontraktet gäller följande för avbeställning av uppdraget. Upphandlande myndighet har rätt att vid var tid under kontraktstiden avbeställa hela eller delar av återstående avrop med en uppsägningstid om 60 dagar.

Upphandlande myndighet är i ett sådant fall enbart skyldig att betala för upparbetat arvode och på förhand godkända kostnader fram till och med tidsfristens utgång. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx har inte rätt till någon ytterligare ersättning till följd av upphandlande myndighets avbeställning.

29.1.25 Underleverantörer

Leverantören ansvarar för åtgärder, arbeten och leveranser från underleverantörer på samma sätt som för sitt eget arbete.

Ett tillägg eller ett byte av en underleverantör får endast ske efter den upphandlande myndighetens skriftliga godkännande.

29.1.26 Samverkan med andra leverantörer och vid avveckling

Om ett kontrakt är en del av en större leverans där även andra leverantörer är inblandade ska leverantören samverka med dem för att uppnå bästa möjliga resultat för den upphandlande myndigheten.

Om samarbetet mellan olika leverantörer inte fungerar tillfredsställande i enlighet med punkt 4.1.5, har upphandlande myndighet rätt att vidta åtgärder. I det fall åtgärden förknippas med kostnader, tas kostnaden av leverantörerna gemensamt.

Vid avveckling av den verksamhet som kontraktet omfattar ska leverantören vara behjälplig och medverka till att verksamheten överlämnas till en ny leverantör som den upphandlande myndigheten har utsett. Leverantören ska lämna den information som är nödvändig för att verksamheten på ett tillfredsställande sätt ska kunna avvecklas eller överlämnas till en ny leverantör. Leverantören ska i nära samarbete med den upphandlande myndigheten planera och genomföra avvecklingen eller överlämningen.

29.1.27 Meddelande till den upphandlande myndigheten vid kontraktsbrott

Om leverantören får skäl att anta att den på något sätt begår eller riskerar att begå ett kontraktsbrott, ska den omedelbart meddela den upphandlande myndigheten detta.

29.2 Den upphandlande myndighetens åtaganden

29.2.1 Information och tillgång till lokaler m.m.

Den upphandlande myndigheten ska ge leverantören information och tillgång till myndighetens lokaler, utrustning, system m.m. som är nödvändig för att leverantören ska kunna fullgöra sina åtaganden.

29.2.2 Betalning

Den upphandlande myndigheten ska betala leverantören enligt de specificerade villkoren i kontraktet och dessa kontraktsvillkor. En faktura ska betalas senast 30 dagar efter det att leverantören har skickat den till den upphandlande myndigheten, förutsatt att leveransen har fullgjorts och fakturan har förfallit till betalning.

29.3 Priser

Priser

Priser framgår av kontraktet. Priserna i den förnyade konkurrensutsättningen får inte överstiga de takpriser som gäller i ramavtalet. Kostnader utöver vad som uttryckligen framgår av kontraktshandlingarna får inte tillkomma.

Prisändring

En part får begära att priserna ändras under kontraktets trettonde kalendermånad. Den kalendermånad som kontraktet träder ikraft räknas som den första kalendermånaden oavsett vilken dag under månaden det sker.

Exempelvis om kontraktet träder ikraft den 1 januari 2024 ska begäran om prisändring inkomma under perioden 1-30 januari 2025. Samma period för begäran om prisändring gäller även om kontraktet träder i kraft exempelvis den 14 januari 2024, då januari fortfarande ska räknas som den första kalendermånaden.

Part får därefter begära att priserna ändras en gång var trettonde månad. Vid denna beräkning räknas den kalendermånad som prisändring senast kunde begäras som den första kalendermånaden.

Beräkning av index

Förändringen beräknas med det index som gällde då kontraktet trädde ikraft som basmånad, och fram till senast publicerade index vid tiden för begäran om prisändring.

Den procentuella prisändringen räknas ut enligt följande formel:

(Indextal tid två* - indextal tid ett**) / indextal tid ett x 100 = förändring i procent

*Indextal vid tid två är det indextal som gäller vid tidpunkten för prisändringen.

**Indextal vid tid ett är det indextal som gällde vid basmånaden, dvs. då anbudstiden i den förnyade konkurrensutsättningen gick ut.

Ett exempel på hur prisändring räknas:

I det här exemplet låter vi indextalet vid tidpunkt ett vara 170. Vid tidpunkt två är den 173. Priset säger vi är 10 500 SEK.

Förändringen i procent är: (173-170)/170 * 100 = 1,76

Procentsatsen för prisändring avrundas alltid till två decimaler Nya priset blir då 10 500 x 1,0176 = 10 684,8 SEK

Tillämpligt index

Prisändring får motsvara förändringen av följande prisindex.

• bevakningsindex

Om ett avtalat index upphör under avtalstiden har den upphandlande myndigheten rätt att ersätta detta med ett annat likvärdigt index.

När prisändringen börjar gälla

En prisändring kan börja gälla som tidigast vid det kalendermånadskifte som infaller två veckor efter att begäran har kommit motparten tillhanda. Leverantören ska lämna uppgifter om uppdaterade priser i ett digitalt format och på det sätt som den upphandlande myndigheten begär.

[För produkterna i rabattsortimentet ska den avtalade rabatten vara samma under hela avtalstiden. Rabatten ska dras från leverantörens ordinarie priser. Den upphandlande myndigheten har under avtalstiden rätt att kontrollera att priserna är leverantörens ordinarie priser. Leverantören ska bidra med underlag för att kontrollen ska kunna genomföras].

29.4 Fakturering och förfallotid

Fakturering ska ske elektroniskt enligt Peppol BIS Billing 3 eller av SFTI senast rekommenderade meddelandeversion. Endast uppgifter i fakturan som ingår i standarden kommer att beaktas.

Eventuella stödjande handlingar, till exempel underlag för utlägg och vidarefaktureringar, ska bifogas i PDF-format, om inte den upphandlande myndigheten meddelar annat. Leverantörens fakturabild i PDF-format får däremot inte bifogas och kommer inte att beaktas.

Utöver de lagstadgade kraven på fakturainnehåll, respektive kraven i anvisat elektroniskt format, ska fakturor innehålla uppgifter som stöder den upphandlande myndighetens automatiserade avstämning. Fakturan ska utöver de lagstadgade kraven innehålla följande:

a. nödvändiga referenser ska anges:

• kontraktsnummer/kontraktsreferens

• namnet eller projektnumret på ramavtalet som tillämpas

• objekts-ID/referens till fakturerat objekt (vid periodisk faktura)

• avrops-/beställnings-/inköpsordernummer

• kostnadsställe eller beställarens referens

b. debetfakturans fakturanummer ska framgår i kreditfaktura

c. den upphandlande myndighetens faktureringsadress

d. fakturerat belopp i SEK specificerat i eventuella delposter, inklusive brutto- och nettobelopp samt mervärdesskatt

e. vad [varan/tjänsten/byggentreprenaden] avser, leveransdatum, samt

f. betalningsvillkor och förfallodatum samt övriga i kontraktet angivna uppgifter.

En faktura förfaller inte till betalning förrän den uppfyller kraven i a - g ovan.

Leverantören ska skicka fakturan till den upphandlande myndigheten senast en (1) månad efter leveransdatum.

Faktura från leverantören ska omfatta även de delar av uppdraget som utförts av eventuella underleverantörer.

Fakturor får inte överlåtas eller pantsättas utan att den upphandlande myndighetens har godkänt det skriftligt.

Leverantören ska bara om den upphandlande myndigheten särskilt begär det redovisa den

administrativa avgiften som leverantören enligt ramavtalet betalar till inköpscentralen på den upphandlande myndighetens faktura.

Leverantören ska kreditera upplupna viten vid nästkommande fakturatillfälle om den upphandlande myndigheten begär det.

29.5 Om leverantören bryter mot kontraktet

29.5.1 Försening

Om leverantören är försenad med tjänst ska leverantören betala vite till den upphandlande myndigheten. Detta regleras särskilt i FKU.

Förseningsvitet ska betalas under som längst 20 kalenderdagar.

29.5.2 Avhjälpande och vite vid fel

Leverantören ska avhjälpa felet om en tjänst är felaktig. Detta regleras särskilt i FKU. Vitet vid avhjälpande av fel ska betalas under som längst 20 kalenderdagar.

29.5.3 Hävning av kontrakt och skadestånd

Den upphandlande myndigheten får helt eller delvis häva ett kontrakt om

a. leverantörens avtalsbrott är av väsentlig betydelse. Ett avtalsbrott ska exempelvis alltid anses vara av väsentlig betydelse när

i. en vitesgrundande omständighet enligt den förnyande konkurrensutsättningen har förelegat i mer än 20 kalenderdagar, eller

ii. högre priser än vad som gäller enligt kontraktet har tillämpats och leverantören inte har vidtagit rättelse inom tre veckor från det att den upphandlande myndigheten påpekat de felaktiga priserna för leverantören och begärt rättelse

b. leverantören inte inom 30 dagar efter den upphandlande myndighetens begäran har avhjälpt en sådan omständighet som hade kunnat vara en grund för att utesluta leverantören vid kontraktstillfället

c. leverantören enligt "Force Majeure" har varit befriad från skyldigheten att betala vite i 60 dagar.

Den upphandlande myndigheten får dessutom med omedelbar verkan helt eller delvis häva kontraktet om

1. det kommer fram att leverantören vid fullgörandet av kontraktet har överträtt grundläggande mänskliga fri- och rättigheter

2. leverantören xxxxx ha uteslutits på grund av överträdelser enligt 13 kap. 1 § LOU eller obetalda skatter och socialförsäkringsavgifter enligt 13 kap. 2 § första stycket XXX när kontraktet ingicks

3. leverantören har brutit mot kontraktet vid upprepade tillfällen

4. avtalsbrottet inte kan avhjälpas

5. ramavtalet som ligger till grund för kontraktet hävs

6. det kommer fram att leverantören lämnade oriktiga uppgifter i anbudet i den förnyade konkurrensutsättningen som var av betydelse när kontraktet tilldelades

7. leverantören bytt eller anlitat en underleverantör under ett enskilt kontrakt utan den upphandlande myndighetens godkännande och åtgärden har orsakat myndigheten en väsentlig skada, eller

8. leverantören har överlåtit kontraktet utan den upphandlande myndighetens godkännande och detta har orsakat myndigheten en väsentlig skada.

Document Metadata

Table of Contents

Upphandlingsdokument2023-11-06

Document Metadata