Common use of ALCANCE DEL PROYECTO Clause in Contracts

ALCANCE DEL PROYECTO. Alinear el BPM con la estrategia y con la gestión por procesos (gestión de recursos humanos, financiera, de la información, de la calidad, etc…) que le permitirán al MADS la coordinación y orquestación automática de los procesos, sistemas y recursos (trabajadores, organizaciones, aplicaciones, documentos, imágenes, datos, comunicaciones, entre otros), asegurando el logro consistente de los objetivos estratégicos y misionales del MADS. Automatización de los procesos misionales del Ministerio agilizando el flujo de información, optimizando el tiempo de ejecución y los recursos de sus procesos, agilizando trámites y generando indicadores de gestión de los procesos para planes de mejoramiento continuo. modelamiento y de diseño de procesos BPM. Esta estrategia se basa en el trabajo en equipo, con todos los stakeholder que mejore la relación entre usuarios y Oficina TIC.  Falta de integración de las diferentes direcciones para identificar los procesos contemplados y no contemplados en el Sistema de Gestión de Calidad como un solo proyecto del Ministerio.  Disponibilidad presupuestal para la totalidad del proyecto  Falta de acompañamiento especializado para la ejecución del proyecto. Rol Responsabilidad Sponsor (Jefe Planeación) Oficina de    Ser la máxima autoridad y responsable del proyecto Ser generador de decisiones y de consenso Asegurar respaldo oficial y recursos. Gerente del proyecto  Oficina de Planeación Líder de Procesos  Especializado en implementación de gestión de procesos y modelamiento, diseño e implementación de herramientas BPM. ACTIVIDADES  Identificación y estructuración de procesos de negocio  Elaboración de los diagramas de flujos lógicos de procesos (modelados con BPMN)  Elaboración del Modelo conceptual de datos (M-E-R)  Especificaciones detalladas de procesos (Actividades, tareas y reglas de negocio)  Integración de modelos de procesos y datos  Requerimientos de negocio y de infraestructura TIC  Modelo de funcionamiento de los procesos  Servicios funcionales (SOA)  Requerimientos de negocio y de infraestructura TIC  Diseño del BPM de los procesos diagramados con BPMN  Diseño del Modelo conceptual de datos (M-E-R)  Diseño de los servicios funcionales (SOA), por ejemplo Web Services  Especificaciones detalladas de procesos (Actividades, tareas y reglas de negocio)  Indicadores de gestión y de calidad  Integración de modelos de procesos y datos  Especificación o diseño de formularios (Pantallas)  Especificación o diseño de salidas (Cartas, Informes, Notificaciones, etc...)  Especificación o diseño de interfaces con otros sistemas OBJETIVO PATROCINADOR Implementar un sistema de información temática del sector, compuesto por capas de datos geográficos referenciados, con el fin de contar con una herramienta e información asociada para resolver problemas complejos de planificación y gestión geográfica del MADS y de los diferentes sectores. MADS Stakeholders Calificador Tiempo ALTO=más de 3 años, MEDIO=entre 1 y 3 años, BAJO=menor a un año Oficina TIC, MADS, Sector, Ciudadanos MEDIO Situación Actual (problema a resolver)  Los roles y responsabilidades en el manejo de esta información no está definido ni documentado  La definición de necesidades y requerimientos de georeferenciación de hace de manera aislada por Dirección  Cada Dirección realiza contrataciones independientes  Se limitan a la adquisición de herramientas como ArcInfo, sin tener en cuenta la gestión como tal.  No se ha hecho un análisis de la tecnología alrededor de la herramienta, como por ejemplo espacio para almacenar información que es muy “pesada”, canal de transferencia de datos y equipos para procesamiento de datos geográficos.

ALCANCE DEL PROYECTO. Alinear el BPM con la estrategia y con la gestión por procesos (gestión de recursos humanos, financiera, de la información, de la calidad, etc…) que le permitirán al MADS la coordinación y orquestación automática de los procesos, sistemas y recursos (trabajadores, organizaciones, aplicaciones, documentos, imágenes, datos, comunicaciones, entre otros), asegurando el logro consistente de los objetivos estratégicos y misionales del MADS. Automatización de los procesos misionales del Ministerio agilizando el flujo de información, optimizando el tiempo de ejecución y los recursos de sus procesos, agilizando trámites y generando indicadores de gestión de los procesos para planes de mejoramiento continuo. modelamiento y de diseño de procesos BPM. Esta estrategia se basa en el trabajo en equipo, con todos los stakeholder que mejore la relación entre usuarios y Oficina TIC.  ▪ Falta de integración de las diferentes direcciones para identificar los procesos contemplados y no contemplados en el Sistema de Gestión de Calidad como un solo proyecto del Ministerio.  ▪ Disponibilidad presupuestal para la totalidad del proyecto  ▪ Falta de acompañamiento especializado para la ejecución del proyecto. Rol Responsabilidad Sponsor (Jefe Oficina de Planeación) Oficina de    • Ser la máxima autoridad y responsable del proyecto • Ser generador de decisiones y de consenso • Asegurar respaldo oficial y recursos. Gerente del proyecto  • Oficina de Planeación Líder de Procesos  • Especializado en implementación de gestión de procesos y modelamiento, diseño e implementación de herramientas BPM. ACTIVIDADES  − Identificación y estructuración de procesos de negocio  − Elaboración de los diagramas de flujos lógicos de procesos (modelados con BPMN)  − Elaboración del Modelo conceptual de datos (M-E-R)  − Especificaciones detalladas de procesos (Actividades, tareas y reglas de negocio)  − Integración de modelos de procesos y datos  − Requerimientos de negocio y de infraestructura TIC  − Modelo de funcionamiento de los procesos  − Servicios funcionales (SOA)  − Requerimientos de negocio y de infraestructura TIC  − Diseño del BPM de los procesos diagramados con BPMN  − Diseño del Modelo conceptual de datos (M-E-R)  − Diseño de los servicios funcionales (SOA), por ejemplo Web Services  − Especificaciones detalladas de procesos (Actividades, tareas y reglas de negocio)  − Indicadores de gestión y de calidad  − Integración de modelos de procesos y datos  − Especificación o diseño de formularios (Pantallas)  − Especificación o diseño de salidas (Cartas, Informes, Notificaciones, etc...)  − Especificación o diseño de interfaces con otros sistemas OBJETIVO PATROCINADOR Implementar un sistema de información temática del sector, compuesto por capas de datos geográficos referenciados, con el fin de contar con una herramienta e información asociada para resolver problemas complejos de planificación y gestión geográfica del MADS y de los diferentes sectores. MADS Stakeholders Calificador Tiempo ALTO=más de 3 años, MEDIO=entre 1 y 3 años, BAJO=menor a un año Oficina TIC, MADS, Sector, Ciudadanos MEDIO Situación Actual (problema a resolver)  ▪ Los roles y responsabilidades en el manejo de esta información no está definido ni documentado  ▪ La definición de necesidades y requerimientos de georeferenciación de hace de manera aislada por Dirección  ▪ Cada Dirección realiza contrataciones independientes  ▪ Se limitan a la adquisición de herramientas como ArcInfo, sin tener en cuenta la gestión como tal.  ▪ No se ha hecho un análisis de la tecnología alrededor de la herramienta, como por ejemplo espacio para almacenar información que es muy “pesada”, canal de transferencia de datos y equipos para procesamiento de datos geográficos.

ALCANCE DEL PROYECTO. Alinear el BPM con la estrategia y con la gestión por procesos (gestión Disponer de recursos humanos, financiera, una bodega de datos institucionales a partir de la informacióncual sea posible realizar análisis multidimensionales de información histórica que propicie la generación de indicadores y estadísticas. • Conformar la fuente de datos de manera organizada y sin redundancia que sirva como insumo para ser consultada con las herramientas de inteligencia de negocios - BI. • Diseñar las tablas que conformarán la Data Warehouse, la cual representará toda aquella información que permanecerá estática en el tiempo, es decir todos aquellos indicadores del sector que no sufrirán modificación, en la medida que se desean conservar tal y como se generaron en un momento determinado • Diseñar e implementar una bodega de datos (DWH) • Diseñar las estructuras de Bases de Datos y tablas planas que serán la base para los web services que debe implementar cada uno de los actores del sector • Disponer de la calidad, etc…) que le permitirán al información suficiente de cada una de las áreas del MADS la coordinación y orquestación automática de los procesos, sistemas actores del sector para realizar todo un proyecto de análisis de datos • Integrar múltiples fuentes de datos y recursos (trabajadores, organizaciones, aplicaciones, documentos, imágenes, eliminar la redundancia de datos, comunicaciones, entre otros), asegurando el logro consistente . • Desarrollo cíclico e incremental que permita asegurar entregables de acuerdo requerimientos de los objetivos estratégicos proyectos de negocio. con los • Participación efectiva y misionales comprometida de las áreas del MADS. Automatización de los procesos misionales del Ministerio agilizando el flujo de información, optimizando el tiempo de ejecución y los recursos de sus procesos, agilizando trámites y generando indicadores de gestión de los procesos para planes de mejoramiento continuo. modelamiento MADS y de diseño de procesos BPM. Esta estrategia se basa en el trabajo en equipo, con todos los stakeholder que mejore la relación entre usuarios y Oficina TIC.  Falta de integración de las diferentes direcciones para identificar los procesos contemplados y no contemplados en el Sistema de Gestión de Calidad como un solo proyecto del Ministerio.  sector • Disponibilidad presupuestal para la totalidad del proyecto  • Que el proveedor de la solución no obtenga la información requerida y en el tiempo especificado por parte de las áreas del MADS y del sector. • Falta de acompañamiento especializado para la ejecución del proyecto. Rol Responsabilidad Sponsor (Jefe PlaneaciónOficina TIC) Oficina de    • Ser la máxima autoridad y responsable del proyecto • Ser generador de decisiones y de consenso • Asegurar respaldo oficial y recursos. recursos Gerente del proyecto  • Oficina TIC Líder Arquitectura de Planeación Líder Datos • Facilitar la estructuración de Procesos  Especializado las Bases de Datos y de la Data Warehouse ACTIVIDADES − Elaboración del proyecto BD-DWH − Levantamiento de información − Análisis detallado de los datos existentes en el MADS y en el Sector − Definición clara de la finalidad del Data Warehouse − Definir claramente los Usuarios del DWH( por jerarquía, función, nivel de competencia). − Definición de la Arquitectura de la solución incluyendo las estructuras de Bases de Datos necesarias para integrar información − Diseño de los modelos de datos y arquitectura de bodega de datos − Elaboración documento con inventario de los procesos de ETL a desarrollar − Elaboración documento de arquitectura tecnológica a utilizar − Elaboración documento de actividades de desarrollo y poblamiento de bodega de datos − Mecanismos de acceso y recuperación de contenido (datos) del Data Warehouse − Integración y cargue de datos − Plan de implementación de gestión la solución − Capacitación y acompañamiento OBJETIVO PATROCINADOR Definir las estructuras de procesos almacenamiento de datos institucionales que se producen diariamente en el MADS y modelamientoen el sector, diseño e acorde a las necesidades actuales y el crecimiento futuro del MADS, mediante el diseño, implementación y montaje de herramientas BPM. ACTIVIDADES  Identificación y estructuración de procesos de negocio  Elaboración de los diagramas de flujos lógicos de procesos (modelados con BPMN)  Elaboración del Modelo conceptual una bodega de datos (M-E-R)  Especificaciones detalladas de procesos (Actividades, tareas y reglas de negocio)  Integración de modelos de procesos y datos  Requerimientos de negocio y de infraestructura TIC  Modelo de funcionamiento de los procesos  Servicios funcionales (SOA)  Requerimientos de negocio y de infraestructura TIC  Diseño del BPM de los procesos diagramados con BPMN  Diseño del Modelo conceptual de datos (M-E-R)  Diseño de los servicios funcionales (SOADWH), por ejemplo Web Services  Especificaciones detalladas de procesos (Actividades, tareas y reglas de negocio)  Indicadores de gestión y de calidad  Integración de modelos de procesos y datos  Especificación o diseño de formularios (Pantallas)  Especificación o diseño de salidas (Cartas, Informes, Notificaciones, etc...)  Especificación o diseño de interfaces con otros sistemas OBJETIVO PATROCINADOR Implementar un sistema de información temática del sector, compuesto por capas de datos geográficos referenciados, con el fin de contar con una herramienta e información asociada para resolver problemas complejos de planificación y gestión geográfica del MADS y de los diferentes sectores. MADS Stakeholders Calificador Tiempo ALTO=más de 3 años, MEDIO=entre 1 y 3 años, BAJO=menor a un año Oficina TIC, MADS, Sector, Ciudadanos MEDIO Áreas del MADS BAJO Situación Actual (problema a resolver)  Los roles ▪ No existe una cultura organizacional sobre el tema de inteligencia de negocios integral dentro del MADS. ▪ No existe un Sistema de Información para la transformación de datos en información y responsabilidades ésta en el manejo conocimiento. ▪ La Información para informes de esta gestión está en diferentes fuentes y en diferentes formatos. Antecedentes ▪ Parte de la información no está definido ni documentado  La definición de necesidades y requerimientos de georeferenciación de misional que llega al Ministerio, lo hace de manera aislada por Dirección  Cada Dirección realiza contrataciones independientes  Se limitan física a través de informes impresos o archivos en Excel o PDF. ▪ La plataforma de información actual, al no estar integrada, no permite la adquisición de herramientas como ArcInfo, sin tener en cuenta la gestión como tal.  No se ha hecho un análisis consolidación automática de la tecnología alrededor información generada por el Sector. Situación propuesta ▪ Se requiere contratar un sistema de información, que permita al MADS hacer el seguimiento a su gestión, mediante la herramientainformación interna y externa requerida para integrarse en un BI. ▪ Dicho sistema de BI permitirá fortalece el sector por cuanto agrupa los datos de los diferentes actores como: MADS, como por ejemplo espacio para almacenar CARs, Ideam, Xxxxxx, IIAP, Humboldt, Invemar, PNN, Entidades Nacionales y Ciudadanos, generando información que es muy “pesada”, canal de transferencia de datos y equipos para procesamiento de datos geográficosésta en conocimiento.

ALCANCE DEL PROYECTO. Alinear Implementar una plataforma tecnológica que soporte la interacción y comunicación del MADS, el BPM con sector y la estrategia ciudadanía mediante la contribución y con retroalimentación para el mejoramiento de la oferta de contenidos ▪ Acceso a más puntos de vista sobre las inquietudes y problemas que se generan el sector Ambiental ▪ Mejorar la coordinación, estandarización y comunicación entre el MADS, el sector y la ciudadanía ▪ Facilitar la gestión por procesos (gestión y distribución del conocimiento mediante la percepciones, necesidades, y opiniones del MADS, el sector y la ciudadanía Desarrollo del proyecto en conjunto con las áreas del MADS y los aportes del sector para generar sentido de recursos humanos, financiera, de la información, de la calidad, etc…) que le permitirán al MADS la coordinación y orquestación automática pertenencia Seguimiento de los procesos, sistemas y recursos (trabajadores, organizaciones, aplicaciones, documentos, imágenes, datos, comunicaciones, entre otros), asegurando el logro consistente lineamientos del Manual GEL 3.1 del MinTIC. ▪ Falta de interés de los objetivos estratégicos diferentes actores del MADS y misionales del MADS. Automatización de los procesos misionales del Ministerio agilizando sector para gestionar el flujo de información, optimizando el tiempo de ejecución y los recursos de sus procesos, agilizando trámites y generando indicadores de gestión de los procesos para planes de mejoramiento continuo. modelamiento y de diseño de procesos BPM. Esta estrategia se basa en el trabajo en equipo, con todos los stakeholder que mejore la relación entre usuarios y Oficina TIC.  Falta de integración de las diferentes direcciones para identificar los procesos contemplados y no contemplados en el Sistema de Gestión de Calidad como un solo proyecto del Ministerio.  ▪ Disponibilidad presupuestal para la totalidad del proyecto  ▪ Falta de acompañamiento especializado para la ejecución del proyecto. Rol Responsabilidad Sponsor (Jefe PlaneaciónOficina TIC) Oficina de    • Ser la máxima autoridad y responsable del proyecto • Ser generador de decisiones y de consenso • Asegurar respaldo oficial y recursos. recursos Gerente del proyecto  • Oficina de Planeación TIC Líder de Procesos  Comunicación • Especializado en implementación xx xxxxxxxx Web 2.0 y Gestión de gestión Contenido ACTIVIDAD − Elaboración del proyecto, teniendo en cuenta: • Qué beneficios el MADS va a obtener por hacer parte de procesos este nuevo medio? • ¿Qué características de la Web 2.0 pueden ser de utilidad para el MADS? • ¿Qué beneficios se quieren brindar al público objetivo gracias a la presencia en la Web 2.0? • ¿Cuáles son las características del público objetivo de la entidad? − Análisis de las políticas de Gobierno en Línea, “GEL_IPE_RedesSociales_LineamientosEsV1.0”, en lo referente a: ▪ Definir qué objetivos quiere alcanzar el MADS con la Web 2.0 ▪ Escoger en qué medios sociales se quiere hacer presencia ▪ Definir la línea de comunicación que se manejará en la Web 2.0 ▪ Establecer protocolos para la atención de los medios sociales ▪ Identificar riesgos de la presencia Web 2.0 y modelamientoprepararse ante ellos ▪ Iniciar la conversación ▪ Mantener vigente la estrategia en la Web 2.0 − Diseñar e implementar un espacio para comunicación con el sector y la ciudadanía − Diseñar e implementar un espacio para almacenamiento de contenidos de los actores del sector y la ciudadanía, diseño y que se actualice con regularidad (blogs). − Incluir definición de blogs especializados según los grandes sectores del MADS. − Diseñar e implementar facilidades para compartir contenidos favoritos en internet con personas que tiene interese comunes (bookmarking social) − Diseñar e implementar colaborativamente (wiki) facilidades para compartir, gestionar y crear contenido − Diseñar e implementar espacios de discusión en internet donde se intercambien comentarios sobre temas específicos (foros) − Definición de funciones y capacitación para el administrador de contenido (administrador de medios sociales) − Diseño e implementación de herramientas BPM. ACTIVIDADES  Identificación la estrategia Web 2.0, Gestión de las cuentas de medios sociales y estructuración Generación de procesos de negocio  Elaboración contenidos − Capacitación y acompañamiento − Socialización de los diagramas nuevos servicios por parte de flujos lógicos de procesos (modelados con BPMN)  Elaboración del Modelo conceptual de datos (M-E-R)  Especificaciones detalladas de procesos (Actividades, tareas y reglas de negocio)  Integración de modelos de procesos y datos  Requerimientos de negocio y de infraestructura la Oficina TIC  Modelo de funcionamiento de los procesos  Servicios funcionales (SOA)  Requerimientos de negocio y de infraestructura TIC  Diseño del BPM de los procesos diagramados con BPMN  Diseño del Modelo conceptual de datos (M-E-R)  Diseño de los servicios funcionales (SOA), por ejemplo Web Services  Especificaciones detalladas de procesos (Actividades, tareas y reglas de negocio)  Indicadores de gestión y de calidad  Integración de modelos de procesos y datos  Especificación o diseño de formularios (Pantallas)  Especificación o diseño de salidas (Cartas, Informes, Notificaciones, etc...)  Especificación o diseño de interfaces con otros sistemas OBJETIVO PATROCINADOR Implementar un sistema de información temática del sector, compuesto por capas de datos geográficos referenciados, con el fin de contar con una herramienta e información asociada para resolver problemas complejos de planificación y gestión geográfica dentro del MADS y el Sector OBJETIVO PATROCINADOR Entender y simplificar los procesos misionales del Ministerio mediante la implementación de los diferentes sectorestecnologías de BPM (Business Process Management) que permita lograr una gestión del cambio más rápida y efectiva, teniendo en cuenta: recursos, servicios, datos, reglas de negocio e indicadores. MADS Stakeholders Calificador Tiempo ALTO=más de 3 años, MEDIO=entre 1 y 3 años, BAJO=menor a un año Oficina TIC, MADS, Sector, Ciudadanos MADS MEDIO Situación Actual (problema a resolver)  Los roles ▪ El Ministerio viene adelantando la incorporación del Sistema de Gestión de Calidad con el cual se espera se identifiquen los proceso misionales. ▪ Para implementar los procesos, el Ministerio no cuenta con una herramienta tecnológica como es el caso de un BPM (Business Process Management) que automatice los procesos por medio del modelamiento, diseño y responsabilidades despliegue de la solución. Antecedentes ▪ Poca experiencia en gestión por procesos y aunque se cuenta con documentación de procesos, se trabaja por funciones y áreas. Situación propuesta ▪ Documentar o actualizar los procesos de negocio especificados en el manejo Sistema de esta información no está definido ni documentado  La definición Gestión de necesidades Calidad y requerimientos automatizarlos por medio de georeferenciación de hace de manera aislada por Dirección  Cada Dirección realiza contrataciones independientes  Se limitan a la adquisición de herramientas como ArcInfo, sin tener en cuenta la gestión como tal.  No se ha hecho un análisis de la tecnología alrededor de la herramienta, como por ejemplo espacio para almacenar información que es muy “pesada”, canal de transferencia de datos y equipos para procesamiento de datos geográficosuna herramienta BPM (Business Process Management).