MANUAL DE CONTRATACIÓN DEL FONDO PARA EL FINANCIAMIENTO DEL SECTOR AGROPECUARIO – FINAGRO

MANUAL DE CONTRATACIÓN DEL FONDO PARA EL FINANCIAMIENTO DEL SECTOR AGROPECUARIO – FINAGRO

PROCESO: GESTIÓN DE CONTRATACIÓN

1. OBJETIVO

Establecer las reglas y directrices que en materia contractual deben ser aplicadas por parte de todos los colaboradores y contratistas del FONDO PARA EL FINANCIAMIENTO DEL SECTOR AGROPECUARIO, en adelante FINAGRO, que

intervengan en cualquiera de las fases del proceso de contratación de bienes, obras o servicios, así como en la celebración de convenios.

2. INTRODUCCIÓN

El presente Manual consituye el marco de contratación que deben observar los colaboradores y contratistas en desarrollo del proceso contractual de FINAGRO.

Las reglas establecidas en el presente manual se aplicarán en todos los procesos de contratación, de conformidad con lo señalado en el presente documento, tanto en su etapa precontractual, contractual y post-contractual.

3. DEFINICIONES

Adición: Aumento del valor inicial pactado en el contrato, convenio u orden.

Área interesada: Área que requiere atender una necesidad de contratación. Para este efecto, formula la solicitud, elabora el componente técnico de los Términos de Referencia y adelanta las demás gestiones ante la Dirección de Contratación para elaborar y suscribir el contrato, convenio u orden respectiva.

Cesión: Acto jurídico por medio del cual un contratista (cedente) permite que un tercero (cesionario), ocupe su lugar en la ejecución del contrato, convenio u orden, previo cumplimiento de los requisitos establecidos para la suscripción del contrato, convenio u orden inicial y visto bueno de FINAGRO.

Contratista: Personas naturales, jurídicas, consorcios o uniones temporales, nacionales o extranjeras, que contratan con FINAGRO bienes, obras o servicios, a cambio de una contraprestación económica.

Contrato: Acuerdo de voluntades entre FINAGRO y una o más personas, encaminado a crear relaciones jurídicas de contenido económico vinculantes y recíprocas.

Cooperante: Personas naturales, jurídicas, fondos cuenta, consorcios o uniones temporales, nacionales o extranjeras, que celebran convenios con FINAGRO.

Convenio: Acuerdo de voluntades entre FINAGRO y una o más personas, que tiene por objeto aunar esfuerzos para el cumplimiento de obligaciones constitucionales, legales y/o reglamentarias, para el logro de objetivos comunes entre dos o más personas de derecho público o privado, organismos internacionales o multilaterales.

Equipo de Evaluación: Grupo conformado por un número plural e impar de colaboradores de FINAGRO del área interesada en la contratación u otras áreas si se requiere, encargado de verificar las condiciones, el cumplimiento de los requisitos habilitantes técnicos, efectuar la evaluación y calificación de las ofertas presentadas en desarrollo del trámite de contratación que adelante FINAGRO.

Garantía: Mecanismo legal para asegurar el cumplimiento de una obligación precontractual o contractual.

Incompatibilidades: Impedimentos o prohibiciones xxxxxxx, legales o de conveniencia que tienen algunas personas para suscribir contratos.

Inhabilidades: Condiciones y/o circunstancias establecidas en la Constitución y la ley que impiden que una persona pueda suscribir contratos con el Estado.

Interventoría: Seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realiza una persona, natural o jurídica, contratada para tal fin por FINAGRO, cuando el seguimiento del contrato, según su naturaleza, requiera conocimiento especializado en la materia o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen.

Sistemas de Selección: Procedimientos objetivos para la selección de contratistas, para la contratación de bienes, obras o servicios que requiere FINAGRO.

Modificación: Variación de condiciones de modo, tiempo, lugar, obligaciones, valor y demás características y previsiones contempladas en un contrato, orden o convenio.

NIT: Número de Identificación Tributaria.

Oferta: Propuesta que una persona natural, jurídica, consorcio o unión temporal presenta a FINAGRO, para la prestación de un servicio, ejecución de una obra o labor y adquisiciones de bienes o servicios.

Orden: Acuerdo de voluntades entre FINAGRO y una o más personas, encaminado a crear relaciones jurídicas de contenido económico vinculantes y recíprocas cuya

cuantía no supere los cincuenta (50) salarios mínimos mensuales legales vigentes, incluido IVA.

Prórroga: Extensión del plazo del contrato, convenio u orden.

Reserva Presupuestal: Documento emitido por la Vicepresidencia Financiera con la finalidad de demostrar la disponibilidad de recursos en un rubro específico, para un gasto determinado. Para efectos del presente manual, se requerirá la reserva presupuestal para todas las contrataciones independientemente de su cuantía.

RUT: Registro Único Tributario.

SARLAFT: Sistema de Administración del Riesgo xx Xxxxxx de Activos y de la Financiación del Terrorismo.

SMMLV: Salario Mínimo Mensual Legal Vigente.

Xxxxxx xx Xxxxxxx: Análisis previo que debe adelantar el Área Interesada en la contratación para la adquisición de un bien, servicio u obra, cuya cuantía sea superior a siete (7) SMMLV, a través del cual se hace una investigación sobre las diferentes alternativas que ofrece el mercado para atender la necesidad identificada, los proveedores, aspectos técnicos de los bienes, servicios u obras, precios, entre otros, salvo las excepciones establecidas en el presente manual.

Supervisor: Colaborador al cual se le asigna la función de vigilar y controlar la correcta e idónea ejecución del contrato, orden o convenio. El supervisor realizará el seguimiento administrativo, técnico y financiero del contrato, orden o convenio.

Suspensión: Cese temporal de la exigibilidad de las obligaciones a cargo de las partes del contrato, convenio u orden.

Términos de Referencia: Documento contentivo de las reglas, pautas, condiciones de participación y factores de calificación de la oferta, en una Invitación Privada o Invitación Pública.

4. LINEAMIENTOS CONTRACTUALES

CAPÍTULO I - CONSIDERACIONES GENERALES Y MARCO NORMATIVO

1. Régimen Jurídico aplicable a los Contratos, Órdenes o Convenios que celebre FINAGRO

De conformidad con lo señalado en el parágrafo primero del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 15 de la Ley 1150 de 2007, los contratos que celebren

los establecimientos de crédito de carácter estatal no estarán sujetos a las disposiciones del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, y en consecuencia, se regirán por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a dichas actividades, y en todo caso, su actividad contractual se someterá a lo dispuesto en el artículo 13 de la citada Ley.

Atendiendo lo anterior, la contratación que adelante FINAGRO se regirá por lo establecido en el presente Manual de Contratación y las normas de derecho privado previstas en la legislación mercantil, financiera y civil.

De acuerdo con el literal c) del numeral 4º del artículo 2o. de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 95 de la Ley 1474 de 2011, los contratos interadministrativos donde el régimen de la entidad ejecutora no sea el de la Ley 80 de 1993, la celebración y ejecución de dichos contratos podrán realizarse de acuerdo con las normas específicas de contratación de tales entidades y estará sometida a los principios de la función administrativa a que se refiere el artículo 209 de la Constitución Política, al deber de selección objetiva y al régimen de inhabilidades e incompatibilidades de la Ley 80 de 1993.

De conformidad con el Decreto 2172 de 2007, la contratación que realice FINAGRO con recursos de los convenios celebrados con entidades públicas o privadas, para la administración de recursos para la ejecución de programas de financiamiento del sector agropecuario y rural, se regirán por las normas de derecho privado y se someterán a los procedimientos y requerimientos establecidos en el presente Manual.

2. Exclusiones del Manual de Contratación

Se excluyen de la aplicación del presente Manual las siguientes contrataciones:

1. El desarrollo de las actividades comerciales y financieras consagradas en el objeto social de FINAGRO, las cuales se encuentran recogidas en los Estatutos de la Entidad, éstas estarán sujetas al cumplimiento de las disposiciones consagradas en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero - EOSF, el Código de Comercio, el Código Civil y demás disposiciones aplicables a estas actividades

2. Los contratos de servicios públicos domiciliarios, planes de telefonía celular y de televisión.

3. Los pagos que se realicen por Caja Menor, conforme la regulación dada mediante Circular Interna.

4. Los pagos derivados de actuaciones judiciales y notariales.

5. La venta de bienes muebles e inmuebles de propiedad de FINAGRO o que haya recibido en dación en pago, cuyo trámite se regirán por los Manuales y procedimientos especiales.

6. Los gastos de viajes laborales, que se regulan mediante Circular Interna.

7. Las contrataciones de Seguridad Social Integral de los colaboradores (EPS, ARL, Cajas de Compensación Familiar y demás que hagan parte de este); así como los contratos de medicina pre-pagada.

8. Las afiliaciones a Clubes y Asociaciones o similares, así como el pago de los servicios prestados por las mismas.

9. Los pagos a miembros de Junta Directiva, Comités y similares.

10.Las publicaciones, clasificados, avisos, suscripciones a publicaciones de revistas, periódicos y/o similares.

00.Xx selección de la Revisoría Fiscal, de conformidad con el artículo 79 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, Circular Externa 029 de 2014 de la Superintendencia Financiera de Colombia y el artículo 44 de los Estatutos de la Entidad.

12.Contrataciones y/o convenios con la Banca Multilateral o de Cooperación Internacional.

Para efectos del pago de cada uno de estos conceptos se deberá cumplir con el proceso de presupuesto, incluyendo la reserva presupuestal para aprobación del pago. Así mismo, deberán cumplir con las normas de SARLAFT en lo pertinente en cada caso.

3. Régimen de Inhabilidades e Incompatibilidades y Conflicto de Intereses

En cumplimiento de lo establecido en los artículos 13 y 15 de la Ley 1150 de 2007, a todos los procesos de contratación que adelante FINAGRO, se les aplicará el régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto en el artículo 8o. de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 84 de la Ley 1474 de 2011 y demás normas que las modifiquen o adicionen. También, les aplicará las inhabilidades e incompatibilidades establecidas en el ARI-DOC-007 Código de Ética y Conducta de FINAGRO, numeral XI. LINEAMIENTOS PARA LA IDENTIFICACIÓN, PREVENCIÓN Y RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS DE INTERESES.

En consecuencia, quien esté incurso en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad previstas en la norma aplicable, no podrá participar en los procesos de selección ni celebrar contratos con FINAGRO.

4. Principios Rectores de la Contratación

Sin perjuicio del régimen privado aplicable a la contratación que adelante FINAGRO, todas las actuaciones y procesos de carácter contractual que realicen los colaboradores y contratistas de la Entidad, se sujetarán y orientarán por las normas contempladas en el derecho privado y los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, de conformidad con lo establecido en los artículos 13 y 15 de la Ley 1150 de 2007 y los artículos 209 y 267 de la Constitución Política de Colombia.

En virtud de lo anterior, en todo proceso de contratación se tendrán en cuenta los siguientes principios:

4.1. Principio de Igualdad. FINAGRO buscará, en los procesos de contratación que se adelanten, que todas las personas que participen y que se encuentren en la misma situación de hecho y de derecho, reciban el mismo tratamiento y se sometan a las condiciones previstas para cada proceso.

4.2. Principio de Moralidad. Todas las actuaciones que adelante FINAGRO a través de sus colaboradores y contratistas, se desarrollarán con estricta observancia de los intereses colectivos y en atención al cumplimiento de los fines que la ley le ha otorgado a la Entidad.

4.3. Principio de Eficacia. FINAGRO adoptará las medidas previstas en el presente Manual de Contratación, con el propósito de lograr que los contratos, convenios u órdenes, cumplan su finalidad, previendo todos los factores que los puedan obstaculizar y adoptando las medidas que conduzcan al saneamiento de los defectos que se puedan presentar.

4.4. Principio de Economía. La Entidad procurará suprimir los trámites, requisitos y autorizaciones que sean innecesarias y que entraben los procesos de contratación, con el fin de fortalecer la planeación de los mismos, establecer los mecanismos que agilicen la contratación y que permitan subsanar la ausencia o falta de requisitos en las ofertas formuladas, no necesarios para la comparación de las propuestas.

En desarrollo del principio de economía, los procesos de contratación se adelantarán teniendo en cuenta la optimización de los recursos, buscando siempre las mejores condiciones contractuales para la Entidad.

4.5. Principio de Celeridad. FINAGRO a través de sus colaboradores impulsarán oficiosamente los procesos de contratación de tal manera que los contratos, convenios y órdenes puedan celebrarse y ejecutarse con la mayor brevedad.

4.6. Principio de Imparcialidad. En los procesos de contratación que impliquen la evaluación y calificación de ofertas, éstas se revisarán teniendo en cuenta las condiciones establecidas en los Términos de Referencia.

4.7. Principio de Publicidad. FINAGRO adelantará los procesos de contratación, informando a la comunidad a través de su página WEB y/o la publicación en un diario de amplia circulación, dependiendo de las particularidades y requisitos de cada una de los Sistemas de Selección previstos en el presente Manual.

5. Competencia para Suscribir Contratos, Convenios u Órdenes

La competencia para celebrar los contratos, convenios u órdenes que requiera FINAGRO de conformidad con lo establecido en el presente Manual, se sujetará a las siguientes reglas:

5.1. Representante Legal - Vicepresidente Financiero: Para los contratos o convenios cuyo objeto corresponda a la gestión de la Vicepresidencia Financiera, el PRAN y el FONSA, independientemente de su cuantía.

5.2. Representante Legal - Gerente Administrativo: Para las órdenes, contratos o convenios cuya cuantía no supere los CINCUENTA (50) SALARIOS MÍNIMOS MENSUALES LEGALES VIGENTES, y contratos cuyo objeto corresponda a la gestión de la Gerencia Administrativa y de la Gerencia de Tecnología, independientemente de su cuantía.

5.3. Representante Legal - Secretario General: Para los contratos o convenios cuya cuantía supere los CINCUENTA (50) SALARIOS MÍNIMOS MENSUALES LEGALES VIGENTES. Sin embargo, podrá celebrar contratos cuya cuantía sea igual o inferior a CINCUENTA (50) SALARIOS MÍNIMOS MENSUALES LEGALES VIGENTES.

La contratación cuya cuantía sea igual o superior a 1.000 SMMLV, será autorizada por la Junta Directiva de FINAGRO, y el contrato respectivo será suscrito por el Presidente o por uno de los Representantes Legales de la Entidad. Se exceptúan de esta regla los contratos y convenios interadministrativos y los contratos que se deriven de los mismos, los cuales podrán ser celebrados por el Presidente o los Representantes Legales de la Entidad independientemente de su cuantía.

Sin perjuicio de las reglas de competencia para contratar antes mencionadas, cualquiera de los Representantes Legales podrá suscribir órdenes, contratos o convenios, independientemente de su cuantía u objeto.

6. Capacidad para contratar con FINAGRO

Podrán contratar con FINAGRO, las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, de derecho público o privado, directamente o bajo la figura de consorcios o uniones temporales, siempre que sean consideradas legalmente capaces para contratar de conformidad con la Ley, cumplan con los requisitos señalados por FINAGRO en los Términos de Referencia o equivalentes, satisfagan la necesidad del bien o servicio en condiciones xx xxxxxxx y no se encuentren incursas en causales de inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de intereses, de acuerdo con lo establecido en las normas aplicables.

La contratación con consorcios y uniones temporales se realizará siempre y cuando en los Términos de Referencia del respectivo proceso de selección se haya contemplado su participación. En todos los casos, en el documento de constitución se deberá establecer la solidaridad de los integrantes frente a las obligaciones de la Unión Temporal o Consorcio frente a la Entidad.

7. Responsabilidad en el Trámite de la Contratación de Bienes, Obras o Servicios

Será responsabilidad del Vicepresidente, Gerente, Director, Asesor de Presidencia, Coordinador o Profesional Líder, identificar la necesidad que se pretende satisfacer, así como la determinación y estimación del valor del contrato, justificar la contratación e individualizar a aquellos a quienes se les formulará invitación, dependiendo del Sistema de Selección correspondiente, la pertinencia e idoneidad del bien, obra o servicio, según sea el caso y solicitar la elaboración del contrato.

Cuando el solicitante de la orden, contrato y/o convenio sea un Director, un Asesor de Presidencia, un Coordinador o un Profesional Líder, se deberá contar con el visto bueno del superior jerárquico.

En el evento en que la contratación implique bienes, obras o servicios de carácter tecnológico, será responsabilidad del área interesada en la contratación remitir a la Gerencia de Tecnología, la información necesaria para su revisión y visto bueno previo a la solicitud de elaboración de contrato a la Dirección de Contracción.

CAPITULO II - ETAPA PRE-CONTRACTUAL

1. Plan General de Xxxxxxx

El Plan General de Xxxxxxx es un documento de naturaleza informativa y las contrataciones incluidas en el mismo, pueden ser canceladas, revisadas, modificadas y adicionadas a las inicialmente establecidas. Esta información no representa compromiso u obligación alguna por parte de la Entidad, ni la compromete a adquirir los bienes, obras y servicios en él señalados.

Todas las áreas de la Entidad, al tiempo con la elaboración del presupuesto, deberán identificar sus necesidades de contratación de bienes, obras o servicios iguales o superiores a siete (7) SMMLV y que pretenden adelantar durante la siguiente vigencia.

Posteriormente, estas necesidades deberán ser informadas a la Dirección de Contratación, quien consolidará el Plan General de Xxxxxxx.

El Comité de Contratación aprobará el Plan General de Xxxxxxx y realizará seguimiento al mismo.

2. Xxxxxx xx Xxxxxxx

En la contratación cuya cuantía sea superior a siete (7) SMMLV, el Área Interesada realizará investigación sobre las diferentes alternativas que ofrece el mercado para atender la necesidad identificada, los proveedores, aspectos técnicos, precios, entre otros aspectos de los bienes, servicios u obras.

Para la contratación superior a siete (7) SMMLV y hasta cincuenta (50) SMMLV, el Área Interesada realizará un sondeo xx xxxxxxx, para lo cual podrá: solicitar mínimo tres (3) cotizaciones, verificar catálogos, páginas en internet, entre otras; con el fin de realizar comparativos de precios y analizar condiciones técnicas de los productos y/o servicios.

Para la contratación superior a cincuenta (50) SMMLV, el área interesada realizará un sondeo xx xxxxxxx con mínimo tres (3) cotizaciones, las cuales se solicitarán con el formato CNT-FOR-013.

Se exceptúan del trámite de sondeo xx xxxxxxx las siguientes contrataciones:

1. Selección Directa por Xxxxxx Xxxxxxx.

2. La Orden de Servicios que le aplique alguna de las otras causales de selección directa que se encuentran excluidas del Sondeo xx Xxxxxxx.

3. Contratación de Urgencia por Fuerza Mayor o Caso Fortuito.

4. Cuando no exista Pluralidad de Oferentes.

5. Prestación de Servicios Profesionales, cuando se trate de asesoría jurídica, representación judicial y demás servicios profesionales requeridos para el desarrollo y/o apoyo en un proceso judicial, como peritajes, auxiliares de justicia, entre otros.

6. Contratos de Arrendamiento, Comodato o Compraventa de Bienes Inmuebles.

7. Convenios con entidades nacionales e internacionales, públicas y/o privadas.

8. Contratos y/o Convenios Interadministrativos.

9. Contratos con Entidades Certificadoras. 10.Capacitaciones.

11.Patrocinios y Vinculaciones Comerciales. 12.Contratos de Adhesión.

13.Contratación derivada de fase dos.

14.Cuando se adelanten Procesos de Invitación Pública.

3. Reserva Presupuestal

El área Interesada deberá solicitar ante la Vicepresidencia Financiera la Reserva Presupuestal, previa a la celebración de contrato, orden, convenio o mínima cuantía que conlleve la ejecución de recursos.

4. Comité de Contratación

Las contrataciones que superen los cincuenta (50) SMMLV, requerirán ser aprobadas previamente o informadas al Comité de Contratación, conforme a lo reglamentado por el CPD-DOC-001 Manual de Comités Institucionales.

CAPÍTULO III – SISTEMAS DE SELECCIÓN

FINAGRO adelantará la selección de contratistas que provean bienes, servicios y obras, atendiendo la cuantía, el objeto y la naturaleza de los mismos, a través de los siguientes sistemas de selección:

SISTEMAS DE SELECCIÓN	CUANTÍA (Incluido IVA)	DOCUMENTO SOPORTE
1. Invitación Privada	De 50 a 800 SMMLV	Contrato
2. Invitación Publica	Superior a 800 SMMLV	Contrato
3. Selección Directa	Sin límite de cuantía, siempre y cuando su Objeto se encuentre en una de las causales de selección directa.	Contrato
3.1. Selección Directa por Mínima Cuantía	De 0 a 7 SMMLV	Factura
3.2. Selección Directa por Orden de servicios, compra u obra	De 0 a 50 SMMLV	Orden de Servicios, compra u obra
3.3. Contratación a través de la Tienda Virtual del Estado 3.3.1. Acuerdos Xxxxxx de Precios. 3.3.2. Grandes Superficies. 3.3.3. Otros Instrumentos de Agregación de demanda.	No Aplica	Orden de Compra

1. Invitación Privada

Corresponde al Sistema de Selección a través de la cual se adquieren los bienes, obras o servicios, siempre y cuando el valor de la contratación, incluido el IVA, sea superior a los CINCUENTA (50) SALARIOS MÍNIMOS MENSUALES LEGALES VIGENTES, y hasta OCHOCIENTOS (800) SALARIOS MÍNIMOS MENSUALES LEGALES VIGENTES.

El Procedimiento de Selección y su contratación se describe en los procedimientos CNT-PRO-002 Elaboración y Publicación de Invitación a Ofertar y CNT-PRO-003 Selección y Contratación.

2. Invitación Pública

Corresponde al Sistema de Selección a través de la cual se adquieren bienes, obras o servicios, superiores a los OCHOCIENTOS (800) SALARIOS MÍNIMOS MENSUALES LEGALES VIGENTES.

El Procedimiento de Selección del Mejor Ofrecimiento y su contratación se describe en los procedimientos CNT-PRO-002 Elaboración y Publicación de Invitación a Ofertar y CNT-PRO-003 Selección y Contratación.

3. Selección Directa

Corresponde al Sistema de Selección a través del cual, para las contrataciones que según su objeto, las calidades especiales del contratista o las circunstancias de modo, tiempo y lugar que justifican la necesidad del bien, obra o servicio, se selecciona directamente a una persona natural o jurídica que se encuentre en capacidad de ejecutar el contrato, independientemente de la cuantía del futuro contrato.

Sin perjuicio de lo anterior, la contratación en los que apliquen las causales de selección Directa y dependiendo de los intereses y necesidades de la Entidad, podrá adelantarse por los procedimientos de Invitación Privada e Invitación Pública.

3.1. Causales de Selección Directa

Se dará aplicación al presente Sistema de Selección, en cualquiera de los siguientes eventos:

3.1.1. Selección Directa por Mínima Cuantía: Cuando el valor del bien, obra o servicio sea de hasta SIETE (7) SALARIOS MÍNIMOS MENSUALES LEGALES VIGENTES, incluido el IVA.

3.1.2. Selección Directa por Orden: Contratos de bienes, obras o servicios cuyo valor, incluido el IVA, no supere los CINCUENTA (50) SALARIOS MÍNIMOS MENSUALES LEGALES VIGENTES.

3.1.3. Contratación de Urgencia por Fuerza Mayor o Caso Fortuito: Contratos que se deben realizar en virtud de un hecho extraño a FINAGRO, imprevisible e irresistible y que requiere de la inmediata atención.

3.1.4. Ausencia de Pluralidad de Oferentes: Contratos en los que una única persona puede proveer el servicio o suministrar el bien, sustentado entre otras razones por ser el titular de los derechos de propiedad intelectual, el fabricante o ser un proveedor exclusivo en el territorio nacional.

3.1.5. Contratos de Consultoría e Interventoría: Contratos que tienen por objeto la realización de los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así mismo, comprende las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.

Comprende también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

3.1.6. Prestación de Servicios Profesionales: Contratos que tienen por objeto la prestación de servicios profesionales de una persona natural o jurídica, nacional o extranjera, entendidos estos servicios como el desarrollo de actividades intelectuales.

3.1.7. Contratos de Arrendamiento, Comodato o Compraventa de Bienes Inmuebles.

3.1.8. Convenios: Convenios y Contratos Interadministrativos o la celebración de Convenios con entidades públicas o privadas nacionales o extranjeras.

3.1.9. Contratos con Entidades Certificadoras: Corresponde a contratos para adquirir certificación o seguimiento de la misma.

3.1.10 Capacitaciones: Contratos para ejecución del Programa de Capacitación de la Entidad, como Cursos, Diplomados, Seminarios, Congresos y similares.

3.1.11. Cuando se haya adelantado Invitación Privada o Pública sin recibir ofertas o no encontrarse habilitadas: Contratos que se celebran cuando se haya adelantado Invitación Privada o Pública y no se hayan recibido ofertas o habiéndose recibido las ofertas no se encontraron habilitadas.

3.1.12. Patrocinios y Vinculaciones Comerciales: Contratos cuyo objeto es el de socializar el portafolio de servicios de FINAGRO y generar posicionamiento de marca.

3.1.13. Contratos de Adhesión: Contratos en los que, para la adquisición de cualquier bien, obra o servicio, FINAGRO actúa como adherente a cláusulas o condiciones pre-establecidas por la entidad que presta el servicio, y que son de ofrecimiento y aplicación general, sin que FINAGRO pueda discutirlas previamente, limitándose éste a expresar su aceptación o a realizarlos en su integridad.

3.1.14. Fase Dos: Cuando el objeto contractual constituye una actividad complementaria o necesaria de otra previamente desarrollada, o cuando se trate de mantenimientos con el mismo contratista que inicialmente suministró los bienes a los que se refiere el mantenimiento en razón a su especialidad.

3.1.15. Compras por Internet: La adquisición de bienes y servicios cuya cuantía sea igual o menor a diez (10) SMMLV podrá adelantarse haciendo uso de medios electrónicos, con el cumplimiento de los principios y requisitos señalados en la ley de Comercio Electrónico. Los pagos de esta se realizarán con la tarjeta de crédito empresarial.

3.2. Selección del Contratista

El área interesada que haya identificado previamente la necesidad del bien, obra o servicio requerido, según corresponda, y la causal de selección directa, seleccionará de manera directa al contratista, persona natural o jurídica, que se encuentre en la capacidad de ejecutar el objeto, sin que se requiera la obtención de varias ofertas.

La persona seleccionada deberá extender una oferta dirigida al responsable del área interesada, que haya formulado la solicitud de conformidad con los requisitos, obligaciones, plazo de ejecución y demás información relevante que le fue suministrada por el área solicitante, con el propósito de obtener un ofrecimiento en condiciones xx xxxxxxx que satisfaga los intereses de FINAGRO.

El área interesada en la contratación seleccionará la oferta más favorable para la Entidad, la cual presentará al Comité de Contratación para aprobación de la misma cuando la cuantía supere los CINCUENTA (50) SALARIOS MINIMOS LEGALES MENSUALES VIGENTES.

3.3. Trámite de la Contratación por el Sistema de Selección Directa

3.3.1. Para la causal 3.1.1. Selección Directa por Mínima Cuantía: se debe tener en cuenta lo siguiente:

El responsable del área interesada solicitará previamente autorización a la Gerencia Administrativa para adelantar este Sistema de Selección a través de un medio idóneo, el cual deberá acompañarse de:

• Reserva Presupuestal

• Consulta en listas clasificadas

Una vez concedida la autorización, el área interesada solicitará al oferente seleccionado la entrega del bien, la ejecución del servicio o la elaboración de la obra, según corresponda.

Una vez sea suministrado el bien, servicio o la obra requerida, el área interesada en la contratación solicitará al contratista la expedición de la factura, cuenta de cobro o documento equivalente, según corresponda, y los documentos requeridos para el efecto por las normas tributarias y los relacionados en la Lista de Chequeo (CNT-FOR- 004) del presente Manual.

Para este Sistema de Selección se exceptúa del diligenciamiento del FIB y de allegar los estados financieros y/o la declaración xx xxxxx.

3.3.2. Para las causales 3.1.2 a la 3.1.14., se debe tener en cuenta lo siguiente:

Una vez seleccionado el oferente, el área interesada diligenciará y enviará el formato CNT-FOR-012 Solicitud de Contrato, Convenio u Orden a la Dirección de Contratación solicitando la respectiva elaboración.

El formato CNT-FOR-012 deberá acompañarse de los documentos de que trata el formato CNT-FOR-004 Lista de Chequeo.

La Dirección de Contratación revisará la documentación recibida; si se encuentra completa y con la información precisa y necesaria, elaborarán la Orden de servicio, obra o compra, el Contrato o Convenio, según el caso. El documento contractual será suscrito por el Representante Legal, dependiendo de la competencia para suscribir contratos.

De no encontrarse completa la documentación o la información necesaria para el trámite del documento contractual, la Dirección de Contratación requerirá al área que solicitó la contratación para que se subsane lo pertinente para continuar el proceso.

3.3.3. Para la causal 3.1.15. se debe tener en cuenta lo siguiente:

Cuando sea favorable para la Entidad, podrán adquirirse bienes y servicios cuya cuantía sea igual o menor a diez (10) SMMLV, a través de uso de medios electrónicos, con el cumplimiento de los principios y requisitos señalados en la ley de Comercio Electrónico.

En este caso el área interesada en la contratación, cuyo pago se realizará con tarjeta de crédito presentará solicitud a la Gerencia Administrativa, previa consulta a la Dirección de Contabilidad y acompañando la solicitud de la reserva presupuestal.

El Gerente Administrativo será quien autorizará y realizará la compra con la tarjeta de crédito empresarial destinada para tal efecto.

El soporte del gasto y registro contable se realiza cuando llegue el extracto de la tarjeta de crédito, junto con los soportes.

4. Contratación a través de la Tienda Virtual del Estado

El área interesada en la contratación consultará los bienes y servicios ofrecidos y sus condiciones a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Si lo consultado resulta favorable en precio y calidad para la Entidad, dicha contratación se podrá tramitar a través de los mecanismos y procedimientos establecidos en la misma.

Estos son:

4.1. Acuerdos Xxxxxx de Precios: Contrato celebrado entre uno o más proveedores y Colombia Compra Eficiente, o quien haga sus veces, para la provisión a las Entidades Estatales de bienes y servicios de características técnicas uniformes, en la forma, plazo y condiciones establecidas en este.

4.2. Grandes Superficies: Grandes Almacenes registrados en la Superintendencia de Industria y Comercio y vinculados a la Tienda Virtual del Estado Colombiano, con el fin de ofrecer a las Entidades Estatales su catálogo de productos y servicios.

4.3. Otros Instrumentos de Agregación de demanda: Otros instrumentos que se encuentran dentro de la Tienda Virtual del Estado.

Se precisa que FINAGRO al contar con un régimen especial de contratación, no está obligado a realizar su contratación a través de la Tienda Virtual del Estado, por esta razón, la conveniencia de adquirir bienes y servicios a través de este mecanismo será analizada para cada caso en particular por parte de área interesada en la contratación.

Cuando se considere favorable para la Entidad realizar la contratación a través de este mecanismo, según lo analizado y consignado en su estudio xx xxxxxxx, el área interesada deberá contactar al prestador del servicio o proveedor con el fin de solicitarle el diligenciamiento del Formulario de Información Básica – FIB y junto al formato CNT-FOR-012 Solicitud de Contrato, Convenio u Orden, solicitará la contratación a la Dirección de Contratación, quien tramitará ante la Gerencia Administrativa la compra a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano según el procedimiento establecido por Colombia Compra Eficiente.

CAPÍTULO VI – ASPECTOS Y DISPOSICIONES COMUNES A LOS SISTEMAS DE SELECCIÓN

1. Criterios de Selección

Los Criterios para seleccionar a los contratistas para que provean a la Entidad bienes, servicios y realicen obras, se establecerán en los Términos de Referencia en los Sistemas de Selección denominados Invitación Pública y Privada.

En el Sistema de Selección Directa, el área interesada en la contratación seleccionará al contratista, verificando que la misma se tipifique en una de las causales establecidas para dicha selección.

2. Criterios de Evaluación y Re-Evaluación

El supervisor del contrato evaluará al contratista durante la ejecución del contrato, la cual será comunicada al mismo por parte del supervisor, quien además realizará retroalimentación al contratista, a fin de garantizar que el contrato se ejecute conforme a lo establecido en el mismo. La Evaluación constará en el formato CNT-FOR-003 y se realizará semestralmente si la orden o contrato tiene una duración mínima un (1) año; si su plazo es inferior a un (1) año se efectuará cuando se cumpla la mitad del plazo pactado.

Así mismo, el supervisor realizará la Re-Evaluación al contratista una vez culminada la ejecución de la orden o el contrato, quien comunicará y retroalimentará al contratista sobre la ejecución del contrato. La Re-Evaluación constará en el formato CNT-FOR- 003.

Los criterios para la Evaluación y Re-evaluación son los establecidos en el formato CNT-FOR-003.

3. Equipo de Evaluación

Grupo conformado por un número plural e impar de colaboradores de FINAGRO del área interesada en la contratación u otras áreas si se requiere, encargado de verificar las condiciones, el cumplimiento de los requisitos habilitantes técnicos, efectuar la evaluación y calificación de las ofertas presentadas en desarrollo del trámite de contratación que adelante FINAGRO.

Este Equipo estará encargado de verificar los requisitos habilitantes técnicos y de efectuar la evaluación y calificación de las ofertas presentadas en desarrollo del trámite de contratación que adelante FINAGRO, conforme con lo establecido en los Términos de Referencia.

El Equipo Evaluador será presidido ya sea por el Vicepresidente, Asesor de Presidencia, Gerente, Director, Coordinador o Profesional Líder del área interesada en la contratación, y estará conformado por los colaboradores que se designen para tal efecto en los Términos de Referencia y cuando sea necesario podrán ser parte del equipo los colaboradores de otras áreas que se inviten a participar en el mismo.

FINAGRO cuando lo considere necesario podrá invitar a participar dentro del Comité de Evaluación con voz y sin voto, a un colaborador de una entidad del sector agropecuario o de una entidad técnica, cuyo objeto se encuentre directamente relacionado con el objeto del contrato.

El Equipo de Evaluación se conforma en los procesos de contratación en los que se adelante Invitación Privada o Invitación Pública, desde el momento en el que se elaboren los Términos de Referencia.

La labor de verificación, evaluación y calificación se realizará una vez se hayan recibido las ofertas en el respectivo proceso y conforme con lo establecido en los Términos de Referencia.

En casos excepcionales, cuando la complejidad del objeto de la contratación así lo amerite, previo al inicio del proceso de selección de invitación pública o privada, FINAGRO podrá contratar personas jurídicas o naturales externas, que integren los equipos de evaluación, quienes tendrán voz y no voto.

En aquellos procesos de selección cuya cuantía sea igual o superior a CINCUENTA

(50) SMMLV, el Equipo de Evaluación deberá presentar la evaluación realizada al Comité de Contratación (Reglamentado por el CPD-DOC-001 Manual de Comités Institucionales), para aprobar o improbar la contratación, así como hacer su recomendación por escrito sobre la oferta más favorable para FINAGRO a dicho Comité.

Con la solicitud de elaboración del contrato, se allegará el informe de evaluación realizado por el Equipo Evaluador y el formato de Evaluación de Ofertas CNT-FOR- 002.

4. Comité de Contratación

Este Comité está reglamentado por el CPD-DOC-001 Manual de Comités Institucionales.

5. Libre voluntad de FINAGRO

FINAGRO, en ejercicio de la libre voluntad:

i. No responderá frente a los oferentes no favorecidos en los diferentes procesos de selección que adelante.

ii. Expresará en los términos y requerimientos de los procesos de selección que no está obligado a llevar a cabo los procesos de contratación ni a celebrar los diferentes contratos.

iii. Podrá en cualquier momento, antes de la selección de la oferta, ampliar los plazos dentro de los procesos de contratación, igualmente, desistir de los mencionados procesos sin ningún tipo de consecuencia económica o de responsabilidad para FINAGRO.

iv. No adquiere ningún compromiso con las personas que, atendiendo sus invitaciones, hagan sus ofertas, quedando a voluntad y discreción de FINAGRO

definir o no la contratación correspondiente, pudiendo también efectuar dicha contratación con oferentes diferentes.

v. Cuando a su juicio las necesidades institucionales lo requieran, en cualquier momento del proceso podrá adoptar las medidas y disposiciones que considere pertinentes, en orden a lograr la participación efectiva de oferentes y la culminación exitosa del proceso.

vi. Podrá abstenerse de suscribir cualquier tipo de convenio o contrato, cuando a su juicio considere que se puedan llegar a poner en riesgo los principios de contratación en general y en particular los principios de moralidad, economía y la preservación y seguridad de recursos propios o que le hayan sido entregados en administración.

6. Solicitud del Trámite de Contrato, Convenio u Orden

De manera previa al inicio de un proceso contractual, bajo cualquier Sistema de Selección descrita en el presente Manual, el área interesada solicitará la elaboración del contrato, convenio u orden, a través de formato CNT-FOR-012 Solicitud de Contrato, Convenio u Orden.

Toda contratación de bienes, servicios y obras, debe estar soportada en una necesidad, conveniencia y oportunidad vigente, acorde con las funciones y el presupuesto disponible, con el objetivo de suplir de manera directa y eficaz los requerimientos de FINAGRO.

El formato CNT-FOR-012 deberá contar con los siguientes requisitos mínimos, sin perjuicio de las disposiciones especiales que se encuentren consagradas de manera individual y/o dependiendo de las características y necesidades particulares de cada contrato, convenio u orden. Estos son:

a. Justificación técnica de la contratación, explicando detalladamente la necesidad y conveniencia de la contratación solicitada.

b. Sistema de Selección.

c. Sondeo xx xxxxxxx (cuando aplique).

d. Descripción del objeto contractual.

e. Especificaciones técnicas del bien, obra o servicio. (Cantidades, características intrínsecas y extrínsecas, condiciones de fabricación, materiales, y todas las demás características y condiciones que permitan establecer con precisión la solución a adquirir).

f. Obligaciones a cargo del contratista y de FINAGRO.

g. El término de entrega del bien, obra o de ejecución del servicio.

h. Valor (En caso de que aplique).

i. Forma y condiciones para el pago.

j. El nombre del cargo del colaborador que desempeñará las funciones de supervisión del contrato.

k. Nivel de impacto del producto o servicio a adquirir.

l. Indicar si durante la ejecución de la orden y/o contrato existirá intercambio de información de la que trata la Ley 1581 de 2012, "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.

7. Término para presentar solicitudes de Contratos, Convenios, Ordenes y otrosíes

Con el fin de lograr la oportunidad en la adquisición de bienes, servicios y obras para la Entidad, las diferentes áreas interesadas en dichas contrataciones deberán radicar en la Dirección de Contratación sus solicitudes de elaboración de Contratos Convenios, Ordenes o de otrosí, con un mínimo de cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha que se requiera la suscripción de los contratos o la respectiva modificación.

Así mismo, con el fin de contar con el tiempo suficiente para la revisión de los Términos de Referencia que servirán de fundamento para la contratación de bienes, obras y servicios, las diferentes áreas interesadas en dichas contrataciones deberán remitir vía correo electrónico o físico, a la Dirección de Contratación, sus solicitudes de elaboración y/o revisión de Términos de Referencia con un mínimo de cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha que se requiera remitir a los oferentes o publicar en la página WEB.

Las solicitudes que cumplan con todos los requisitos de documentación e información serán tramitadas durante este término. De lo contrario, se devolverán al área solicitante para que se subsane lo que sea necesario y se reinicie el trámite.

8. Nivel de Impacto del producto o servicio a adquirir

El tipo y alcance del control aplicado al contratista y al producto y/o servicio adquirido debe depender de su impacto sobre:

a) La realización del producto y/o prestación del servicio, o

b) El producto y/o servicio final.

Se entiende por niveles de impacto en la contratación de bienes, obras y servicios, el grado de influencia que tiene el bien o servicio requerido sobre el desarrollo y cumplimiento del objeto social de la entidad y de la estrategia institucional.

Los bienes y servicios que FINAGRO adquiere se encuentran clasificados por su impacto sobre el cumplimiento de su objeto o de la estrategia, así:

NIVEL DE IMPACTO	DEFINICIÓN	EJEMPLO
	El bien o servicio contratado impacta directamente el cumplimiento del	Contratos para el Otorgamiento para ICR, Otorgamiento del Subsidio a la

NIVEL DE IMPACTO	DEFINICIÓN	EJEMPLO
ALTO	objeto social o de la estrategia de FINAGRO y a las partes interesadas identificadas por la Entidad, como resultado de su operación.	Tasa, Compraventa de Cartera, Cobertura Cambiaria y visitas de control de inversión, alineación de la batería de indicadores con la estrategia, plataformas tecnológicas para la gestión de productos y/o servicios.
MEDIO	El bien o servicio contratado impacta indirectamente el cumplimiento del objeto social o de la estrategia de FINAGRO y a las partes interesadas identificadas por la Entidad, como resultado de sus operaciones.	Contratos para Publicidad y Publicaciones, Material POP, Comunicaciones, Contratos de los Programa de Empresarización y Asociatividad y Participación Comercial.
BAJO	El bien o servicio contratado no impacta el cumplimiento del objeto social o de la estrategia de FINAGRO y a las partes interesadas identificadas por la Entidad, como resultado de su operación.	Contratos de Aseo, Vigilancia, Compraventa de insumos, equipos de cómputo, prestación de servicios profesionales, consultorías.

El control sobre la ejecución de contratos, productos y servicios contratados se realizará por parte del supervisor a través del cumplimiento de las funciones asignadas en el presente manual y en el formato de Evaluación y Re-Evaluación de Contratista - CNT-FOR-003.

9. Factores de desempate

En los Términos de Referencia de Invitaciones Publicas y Privadas, se incluirán los factores de desempate en el evento de presentarse empate entre dos o más de los Oferentes, los cuales podrán incluirse a criterio de FINAGRO atendiendo a la particularidad de la respectiva invitación y podrán ser, entre otros factores, los siguientes:

• Económico

• Técnico

• Servicios Adicionales

• Sistema de Balotas.

• Otros

10. Excepción sobre Diligenciamiento de Formatos

Los procesos correspondientes al otorgamiento de Incentivos, instrumentos y estímulos para el financiamiento y la inversión del sector agrícola, en desarrollo de los Contratos y Convenios Interadministrativos celebrados por FINAGRO, están exceptuados del diligenciamiento de los formatos empleados para la contratación de Bienes, Obras y Servicios.

CAPÍTULO V – ETAPA CONTRACTUAL

1. Cláusulas Generales de los Contratos

Todos los contratos que celebre FINAGRO con ocasión del trámite de adquisición de bienes, obras o servicios, deberán contar con el siguiente clausulado mínimo:

a. Objeto del contrato y su alcance

b. Obligaciones a cargo del contratista

c. Obligaciones a cargo de FINAGRO

d. Plazo de ejecución

e. Valor del contrato o valor indeterminado

f. Forma de pago

g. Señalamiento de Garantías (si se estima conveniente incluir)

h. Designación de supervisión

i. Cláusula de Indemnidad (Si se estima conveniente incluir)

j. Causales de terminación del contrato

k. Cláusula penal pecuniaria (Si se estima conveniente incluir)

l. Cláusula de confidencialidad (Si se estima conveniente incluir)

m. Cláusula de Inhabilidades e Incompatibilidades

n. Cláusula de cesión del Contrato

o. Cláusula de domicilio

No obstante, lo anterior, dependiendo de la naturaleza y calidades del objeto contratado, las condiciones de ejecución, entrega y demás que se consideren relevantes, se podrán excluir cláusulas de las antes mencionadas o incluir cláusulas adicionales que se requieran, dependiendo del objeto de cada contrato.

2. Perfeccionamiento del Contrato

El contrato derivado del Sistema de Selección adelantada, de conformidad con lo dispuesto por el presente Manual, se perfecciona con la firma de las partes.

3. Determinación de las Garantías del Contrato, Convenio u Orden

La modalidad, los amparos, el valor asegurado y la vigencia de las garantías o seguros para la celebración del contrato, convenio u orden se expresará desde los Términos de Referencia, en los sistemas de Invitación Privada y Pública, o en el texto del contrato, convenio u orden en el Sistema de Selección Directa; teniendo en cuenta la naturaleza del mismo, su objeto, los riesgos que se deban cubrir y/o la forma de ejecución de las prestaciones a cargo de las partes.

En todo caso, lo referente a garantías se regulará de acuerdo con lo pactado por las partes en el contrato, convenio u orden. Se exceptúa de la constitución de garantías los contratos cuya cuantía sea inferior a CINCUENTA (50) SALARIOS MINIMOS

LEGALES MENSUALES VIGENTES, salvo que se consideré necesario en atención a su objeto.

Teniendo en cuenta la naturaleza del contrato y las condiciones xxx xxxxxxx, se podrá solicitar y aceptar la constitución de las siguientes garantías, sin perjuicio de las adicionales que según las circunstancias FINAGRO considere pertinentes:

a) Garantías y/o seguros expedidos por compañías aseguradoras debidamente autorizadas para operar en Colombia.

b) Garantías bancarias.

c) Fiducia mercantil en garantía.

En el evento de exigir garantías, éstas deberán estar vigentes hasta la liquidación del contrato.

Los amparos que se podrán exigir serán: I) Seriedad del Ofrecimiento; II) Buen Manejo y Correcta Inversión del Anticipo; III) Cumplimiento; IV) Pago de Salarios, Prestaciones Sociales e Indemnizaciones Laborales; V) Estabilidad y Calidad de la Obra; VI) Calidad y Correcto Funcionamiento de los Bienes y Equipos Suministrados; VII) Calidad del servicio, VIII) Responsabilidad Civil Extracontractual, entre otras, dependiendo de la naturaleza jurídica del contrato, entre otras. IX) Protección de Datos y Seguridad Informática.

Las garantías otorgadas a favor de FINAGRO, deberán ser expedidas a favor de particulares y serán aceptadas según el caso por la Dirección de Contratación.

4. Aceptación de las Garantías del Contrato, Convenio u Orden

Para efectos de la aceptación de las garantías, una vez constituidas por parte del contratista, este remitirá a FINAGRO el original de las mismas junto con el recibo o constancia de pago, a efectos de que la Dirección de Contratación verifique que la garantía presentada cumpla con los aspectos exigidos en el Contrato, Convenio o en la Orden.

Corroborado el cumplimiento de los requisitos respecto de la garantía, se procederá a aceptarla registrando la fecha de revisión y el nombre y la firma del colaborador que adelante dicho trámite.

Si revisada la garantía, la misma no es suficiente o no cumple con los requisitos exigidos, se le comunicará al contratista para que, en el término que se conceda, este proceda a la modificación que corresponda.

5. Ejecución del Contrato

Una vez se imparta la aceptación de la garantía de conformidad con las reglas establecidas anteriormente, se remitirá al supervisor el proyecto de Acta de Inicio (CNT-FOR-007), si se pactó como requisito para el inicio de la ejecución del contrato, convenio u orden.

No obstante, lo anterior, si en los Términos de Referencia o de conformidad con la información suministrada por el área interesada, se requiere el cumplimiento de requisitos adicionales para la ejecución del contrato, se procederá de conformidad, siendo responsabilidad de supervisor velar por el cumplimiento de lo dispuesto.

6. Modificaciones al Contrato, Convenio u Orden

Si para la correcta ejecución del contrato, convenio u orden se requiere realizar modificaciones a las obligaciones pactadas, a las especificaciones del bien, obra o servicio requeridos, adicionar el valor inicial pactado, suspender la ejecución o prorrogar su vigencia, entre otros, se requerirá a la Dirección de Contratación la elaboración previa del documento respectivo, trámite que se adelantará con el diligenciamiento íntegro del formato CNT-FOR-006 Solicitud de Modificación Contractual.

La solicitud de modificación contractual será efectuada por el supervisor del contrato a la Dirección de Contratación, trámite que se adelantará con el diligenciamiento íntegro del formato CNT-FOR-006 Solicitud de Modificación Contractual, el cual contendrá la justificación de la modificación.

Dicha solicitud deberá estar acompañada de los documentos que se requieran para la elaboración del otrosí o documento respectivo, (por ejemplo: oferta del contratista, características técnicas de los bienes, obras y servicios) y de los documentos de existencia y de representación legal del contratista actualizados.

Cuando la solicitud de modificación contractual se presente un año después de la suscripción del contrato, deberá estar acompañada del FIB con sus respectivos soportes, el formato de Evaluación y Reevaluación del Contratista CNT-FOR-003.

En todo caso, el contratista deberá modificar las garantías que haya otorgado a favor de FINAGRO, de conformidad con el contenido del otrosí o documento respectivo, modificación que debe ser aceptada por la Dirección de Contratación.

6.1. Adiciones: Para la realización de adiciones a los contratos, el Comité de Contratación aprobará aquellas que superen el 50% del valor inicial del mismo, o cuando se trate de la tercera adición al contrato en una misma vigencia.

7. Cesión del Contrato u Orden

Los contratos u órdenes en los cuales figure FINAGRO como contratante, solo podrán ser cedidos por los contratistas previo consentimiento expreso y escrito que formule FINAGRO.

En consecuencia, y de considerarse procedente la cesión del contrato u orden, el Supervisor deberá solicitar la elaboración de la cesión a la Dirección de Contratación, la cual se suscribirá por parte de los representantes legales del cedente, cesionario y cedido.

8. Solución de Controversias Contractuales

Las diferentes controversias que surjan entre las partes con ocasión de la celebración, ejecución, terminación y liquidación de órdenes, contratos y convenios, serán tramitadas mediante cualquiera de los mecanismos de solución de conflictos contemplados en la Ley, de conformidad con los parámetros que para tal efecto imparta la Entidad.

9. Pago del Valor del Contrato

Para el pago por parte de FINAGRO, en lo que respecta al valor de las ordenes, contratos y convenios, se requerirá de la presentación de los documentos y el cumplimiento del trámite establecido en el procedimiento SSU-PRO-001 Reconocimiento de Gastos Administrativos, así como de los demás requisitos que establezca el respectivo Contrato, Convenio u Orden.

Para las contrataciones derivadas del sistema de selección directa de Xxxxxx Xxxxxxx será el Vicepresidente, Gerente, Director, Asesor, Coordinador o Profesional Líder del área que identificó la necesidad, quien autorizará los pagos, recibirá a satisfacción y tendrá la responsabilidad de verificar de manera integral el cabal cumplimiento del objeto pactado.

CAPÍTULO VI – ETAPA POST -CONTRACTUAL

1. Liquidación de los Contratos

Dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la terminación del plazo de ejecución del contrato, el supervisor deberá remitir a la Dirección de Contratación el Informe de Supervisión y Recibo a Satisfacción-CNT-FOR-008, así como los demás documentos necesarios para proceder con la elaboración del CNT-FOR-009 Acta de Liquidación, la cual aplica para los Contratos cuya cuantía supere los cincuenta (50) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

El Acta de Liquidación será proyectada por la Dirección de Contratación, previa solicitud del supervisor, allegando el CNT-FOR-008 Informe de Supervisión y Recibo a Satisfacción y demás documentos que le sean requeridos para proceder a la elaboración del Acta respectiva. Una vez el Acta se encuentre aprobada, se procederá a citar al contratista para su suscripción, junto con el Supervisor del Contrato.

Si por cualquier circunstancia las partes no logran conciliar el contenido del Acta de Liquidación, se señalarán en el acta los motivos que dieron lugar a la diferencia acaecida y se extenderá un Acta Parcial con los demás aspectos acordados.

Si existen saldos del contrato pendientes por pagar, éstos se girarán una vez se suscriba el Acta de Liquidación, siempre y cuando dicha previsión se contemple en la forma de pago del contrato y el área cuente con los recursos.

2. Exentos de Acta de Liquidación

No se requerirá elaborar acta de liquidación en los siguientes:

a. Órdenes de Compra, Obra o Servicio.

b. Contratos cuya cuantía no supere los cincuenta (50) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

c. Contratos de ejecución instantánea.

d. Contratos de compraventa de bienes inmuebles

e. Convenios sin recursos.

En los eventos antes señalados, el formato CNT-FOR-008 Informe de Supervisión y Recibo a Satisfacción, extendido por el Supervisor, hará las veces de liquidación del negocio jurídico, sin que se requiera adelantar trámite adicional alguno.

Los Supervisores de los contratos, convenios u órdenes velarán por la mayor celeridad posible en el trámite de las liquidaciones respectivas.

CAPÍTULO VII – SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA

1. Definición

Supervisor es la persona a la cual se le asigna la función de vigilar y controlar la correcta e idónea ejecución del contrato asignado. El supervisor realizará seguimiento administrativo, técnico y financiero del contrato. Dicha función es realizada por los siguientes cargos de FINAGRO:

✓ Vicepresidente

✓ Secretario General

✓ Gerente

✓ Director

✓ Asesor de Presidencia

✓ Profesional Líder

✓ Coordinador

2. Designación del Supervisor

Con el propósito de vigilar y con la responsabilidad de velar por la correcta ejecución del objeto del contrato convenio u orden, se requerirá la designación del o los Supervisores.

La correspondiente designación se realizará en la minuta del contrato, convenio u orden de conformidad con lo indicado por el área interesada en la contratación, en los Términos de Referencia o en el formato CNT-FOR-012.

Cuando se trate de convenios o contratos interadministrativos se propenderá por designar un supervisor en representación de FINAGRO, independientemente de que la entidad con la que se suscriba el convenio designe un supervisor o exista un comité supervisor del convenio.

En el evento en el que se designe a dos o más colaboradores para que sean supervisores, todas las funciones podrán ser ejercidas por los supervisores designados o las funciones podrán dividirse, lo cual constará en el contrato, convenio u orden.

Sin perjuicio de todas las demás obligaciones que resulten inherentes, necesarias y útiles para la cabal ejecución del contrato, es deber del supervisor de todo contrato, convenio u orden, cumplir las siguientes funciones.

3. Funciones Administrativas

3.1. Verificar, previo al inicio del contrato, que las garantías exigidas por la Entidad se encuentren expedidas y debidamente aprobadas por parte de la Dirección de Contratación.

3.2. Revisar, validar y suscribir el CNT-FOR-007 Acta de inicio, si se estableció esta obligación en el respectivo contrato, convenio u orden y todas las demás que se requieran para el cumplimiento del objeto.

3.3. Xxxxxxx y resolver por escrito las solicitudes que presente el contratista en desarrollo del objeto del contrato, solicitando el apoyo técnico o jurídico adicional que requiera para tal efecto.

3.4. Verificar que las garantías otorgadas se encuentren vigentes durante la ejecución del contrato, convenio u orden, y se extiendan los correspondientes anexos

modificatorios en el evento de la suscripción de otrosí a los mismos, consultando a la Dirección de Contratación.

3.5. Evaluar al contratista durante la ejecución del contrato u orden, la cual será comunicada al mismo por parte del supervisor, quien además realizará retroalimentación al contratista a fin de garantizar la debida ejecución del contrato u orden. La Evaluación se realizará en el formato CNT-FOR-003 y se realizará conforme lo señalado anteriormente.

3.6. Realizar Re-Evaluación al contratista una vez culminada la ejecución del contrato u orden, y comunicar y retroalimentar al contratista sobre la ejecución del contrato. La Re - evaluación constará en el formato CNT-FOR-003.

3.7. Solicitar y justificar las solicitudes de Otrosí que se requieran implementar, con el propósito de garantizar el cumplimiento del objeto contratado, a través del formato CNT-FOR-006.

3.8. Informar por escrito a la Dirección de Contratación de manera oportuna, cualquier circunstancia que pueda acarrear el incumplimiento a la ejecución del contrato u orden de servicio, con el fin de iniciar a través de la Dirección Jurídica las acciones legales pertinentes para obtener el restablecimiento de las condiciones contractuales pactadas inicialmente.

3.9. Prever oportunamente las dificultades que se puedan presentar durante la ejecución del contrato, convenio u orden, adoptando los correctivos que resulten pertinentes siempre y cuando no impliquen modificaciones al contenido de los mismos.

3.10. Solicitar prórrogas, adiciones, modificaciones, cesiones, terminaciones anticipadas y demás que se requieran dentro del término establecido en el presente Manual para no afectar la debida ejecución del contrato, a través del formato CNT- FOR-006 Solicitud de Modificación Contractual.

3.11. Proyectar y suscribir el formato CNT-FOR-008 Informe de Supervisión y Recibo a Satisfacción, según corresponda, una vez culminada la ejecución del contrato, convenio u orden para solicitar la liquidación.

3.12. Proponer ante las instancias respectivas de FINAGRO las medidas que estime necesarias y pertinentes, en orden a garantizar el cabal cumplimiento del objeto contractual.

3.13. Elaborar de manera oportuna los informes de Supervisión que le sean exigidos por otras áreas de la Entidad, entes externos u organismos de control y aquellos que se incluyan en las cláusulas de los contratos o convenios interadministrativos.

3.14. Llevar el control de la correspondencia que se cruce entre la Entidad y el contratista en razón de la ejecución del contrato, a través del aplicativo de gestión documental adoptado por la Entidad.

3.15. Manejar con el debido cuidado los documentos soporte que se generen dentro de la ejecución del contrato o convenio, cumpliendo las disposiciones sobre Gestión Documental.

3.16. Remitir a la Dirección de Contratación todo documento que se genere en desarrollo de la ejecución del contrato, convenio u orden, donde reposará el expediente en soporte físico. Es responsabilidad del supervisor hacer llegar al expediente del contrato, convenio u orden la información generada en virtud de los mismos, independiente de que el soporte se encuentre en medio físico o digital.

4. Funciones Técnicas

4.1. Revisar los documentos y antecedentes del contrato suscrito (necesidad, solicitud, Términos de Referencia, Anexos, etc.), con el propósito de ejercer una vigilancia idónea al objeto del contrato, convenio u orden.

4.2. Vigilar, controlar y verificar el cumplimiento del objeto contractual y las obligaciones a cargo del Contratista.

4.3. Verificar que las condiciones técnicas del bien, obra o servicio contratado, cumplan con los requisitos establecidos por la Entidad y con el ofrecimiento formulado, según sea el caso.

4.5. No recibir los bienes, equipos, instrumentos, instalaciones, trabajos y demás elementos que no se ajusten a las especificaciones técnicas descritas en el contrato y en los Términos de Referencia.

4.6. Aprobar, controlar y hacer seguimiento a los cronogramas de ejecución que se llegaren a formular en desarrollo del objeto contratado.

4.7. Realizar los requerimientos pertinentes que conduzcan a la normalización de las condiciones pactadas en el contrato, convenio u orden, cuando éstas se vean afectadas por retrasos x xxxx en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista.

4.8. Verificar la calidad de los informes que se produzcan en desarrollo del objeto contratado, solicitando los ajustes y correcciones que estime necesarios y convenientes.

4.9. Exigir la calidad y correcto funcionamiento de los bienes o servicios contratados, y abstenerse de otorgar el recibo a satisfacción, si éstos no se ajustan a las calidades, cantidades y especificaciones exigidas en el contrato.

4.10. Mantener el control y coordinación permanente sobre el desarrollo del contrato, convenio u orden, a través de la implementación de actividades tales como programación de reuniones con el contratista, visitas y las demás que sean pertinentes y necesarias.

4.11. Las demás que se deriven de la naturaleza y objeto del contrato, convenio u orden.

5. Funciones Financieras

5.1 Tramitar los pagos derivados de Contratos, Convenios u Órdenes conforme a lo señalado en los mismos y de acuerdo a lo establecido en el procedimiento SSU-PRO- 001 Reconocimiento de Gastos Administrativos.

5.2 Aprobar la factura o documento equivalente presentado por el contratista para el pago derivado de Contratos, Convenios u Órdenes, de conformidad con lo señalado en el procedimiento SSU-PRO-001 Reconocimiento de Gastos Administrativos.

5.3 Tramitar y solicitar la cancelación de los pagos parciales o totales del valor del contrato, previo recibo a satisfacción de los bienes, obras o servicios, según corresponda.

5.4. Verificar que el contratista se encuentre al día en sus pagos al Sistema General de Seguridad Social, Riesgos Laborales, y Contribuciones Parafiscales, de conformidad con lo establecido en Ley.

6. Interventoría

Para aquellos contratos que por la naturaleza de su objeto requieran un seguimiento técnico sobre el cumplimiento del mismo, este podrá ser realizado por una persona natural o jurídica, nacional o extranjera, que se denominará Interventor, contratada para tal efecto por FINAGRO.

El interventor podrá ser contratado cuando el seguimiento del contrato, según su naturaleza, suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen.

Cuando la Entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato, podrá contratar la interventoría para el seguimiento administrativo, técnico, financiero y jurídico del contrato objeto de interventoría, sin perjuicio de las funciones que debe cumplir el Supervisor; cuyas funciones son las mismas definidas para el supervisor.

El incumplimiento de cualquiera de las obligaciones señaladas anteriormente, por parte de los supervisores e interventores de los contratos que suscribe FINAGRO en desarrollo del presente Manual, generará las responsabilidades aplicables,

adicionalmente, para los supervisores se aplicarán las derivadas del Reglamento Interno de Trabajo (THU-DOC-001).

CAPÍTULO VIII - MODIFICACIONES

1. Modificaciones

El presente Manual podrá modificarse y reglamentarse mediante Circular expedida por la Presidencia de FINAGRO. Las modificaciones al mismo serán solicitadas por la Secretaría General y/o la Dirección de Contratación.

CAPÍTULO IX – VIGENCIA Y APLICACIÓN

1. Vigencia y aplicación

El presente Manual comenzará a regir a partir de la fecha de su publicación en el Sistema de Información de FINAGRO - aplicativo de Administración del SIG.

El presente Manual se aplicará a todos los procesos de contratación que se inicien a partir de dicha fecha y a todos los contratos actualmente en ejecución.

El presente Manual sustituye en su totalidad las disposiciones que le sean contrarias, dispuestas en anteriores Manuales y/o circulares o documentos similares.

CAPÍTULO X – ANEXOS

Complementan el presente Manual los Procedimientos:

• CNT-PRO-001. Definición del Plan General de Compras y Apoyo Precontractual

• CNT-PRO-002. Elaboración y Publicación de Invitación a Ofertar

• CNT-PRO-003. Selección y Contratación

• CNT-PRO-004. Supervisión y Liquidación

Hacen parte del presente Manual los siguientes Formatos:

• CNT-FOR-002. Evaluación de Ofertas

• CNT-FOR-003. Evaluación y Re-Evaluación del Contratista

• CNT-FOR-004. Lista de Chequeo

• CNT-FOR-005. Cumplimiento de Requisitos del Pago

• CNT-FOR-006. Solicitud de Modificación Contractual

• CNT-FOR-007. Acta de Inicio

• CNT-FOR-008. Informe de Supervisión y Recibo a Satisfacción

• CNT-FOR-009. Acta de Liquidación

• CNT-FOR-010. Unión Temporal

• CNT-FOR-011. Consorcio

• CNT-FOR-012. Solicitud De Contrato, Convenio U Orden

• CNT-FOR-013. Sondeo de Marcado

• CNT-FOR-014. Aceptación y Compromiso Cumplimiento Pacto Transparencia

• CNT-FOR-015. Certificación no Incurso en Inhabilidades e Incompatibilidades

• CNT-FOR-016. Certificación no Incurso Causal Disolución o Liquidación

• CNT-FOR-017. Compromiso Anticorrupción