TERMINOS DE REFERENCIA INVITACIÓN A OFERTAR No. ENTE/A18-2004-0004 CONTRATACIÓN SERVICIOS AUDITORÍA EXTERNA A LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL FONDO DE PENSIONES PARA EL PERSONAL DEL INDE (FOPINDE), POR LOS PERIODOS DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL...
TERMINOS DE REFERENCIA
INVITACIÓN A OFERTAR No.
ENTE/A18-2004-0004
CONTRATACIÓN SERVICIOS AUDITORÍA EXTERNA A LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL FONDO DE PENSIONES PARA EL PERSONAL DEL INDE (FOPINDE), POR LOS PERIODOS DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2002 Y DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2003.
Guatemala, Junio del 2004
INDICE
I DISPOSICIONES GENERALES Y ESPECIFICAS 1
1.1 Objetivos de la Invitación a Ofertar 1
1.2 Organización de los Términos de Referencia 1
1.3.1 Instituto Nacional de Electrificación, en adelante INDE 2
1.3.2 Fondo de Pensiones del INDE, en adelante FOPINDE 2
1.3.3 Autoridad Suprema, en adelante Consejo Directivo 2
1.3.4 Autoridad Administrativa Superior, en adelante Gerencia General 2
1.3.5 Comité de Administración y Control, en adelante el Comité 3
1.3.7 Junta Calificadora de Contratación, en adelante Junta 3
1.3.8 Coordinador de la Junta, en adelante Coordinador 3
1.3.13 Reglamento de Compras, Contrataciones y Enajenaciones del INDE, en adelante el Reglamento. 4
4. CONOCIMIENTO Y OBJETIVO DE LOS TERMINOS DE REFERENCIA 7
4.2 Conocimiento de los Documentos para Presentar Oferta 8
4.3 Adquisición de los Términos de Referencia 8
9. Aclaraciones Anteriores a la Presentación de Ofertas 14
10. Fianzas ………………………………….………………………………...14
11. Recepción, Apertura, Evaluación y Adjudicación de Ofertas 16
13. Normas de Interpretación 21
14. Sanciones por Incumplimiento 21
17. Lugar para Recibir Notificaciones 25
18. Información Complementaria 25
19. Lugar de Prestación de los Servicios 26
20. Plazo de Entrega de los Informes 26
2. Alcance de los Servicios Solicitados 27
3. Presentación de Informes 28
I DISPOSICIONES GENERALES Y ESPECIFICAS
1. GENERALIDADES
I.1Objetivos de la Invitación a Ofertar
El Fondo de Pensiones Para el Personal del INDE –FOPINDE-, está interesado en recibir ofertas para contratar los servicios de Auditoria Externa a los Estados Financieros por los períodos del 01 de enero al 31 de diciembre del 2002 y del 01 de enero al 31 de diciembre del 2003, que permita llevar a cabo, el seguimiento estricto sobre el cumplimiento de las recomendaciones técnicas y los ajustes propuestos en los Informes de Auditorias anteriores, a través de su Comité de Administración y Control.
El objeto de estos Términos de Referencia, es proveer información suficiente de índole administrativo-legal y técnica a todos los interesados en presentar ofertas, así como unificar la información, a efecto de garantizar una competitividad que beneficie los intereses del Fondo de Pensiones del INDE –FOPINDE- y de los oferentes.
Estos Términos de Referencia, se enmarcan en el Reglamento de Compras, Contrataciones y Enajenaciones del INDE.
I.2Organización de los Términos de Referencia
Los Términos de Referencia de ésta invitación a ofertar, están integrados por los siguientes capítulos:
Disposiciones Generales y Específicas
Disposiciones Técnicas
Minuta de Contrato
Anexos
I.3Definiciones
Siempre y cuando, se usen las definiciones y abreviaturas detalladas a continuación, tanto en estos términos de Referencia, como en los documentos contractuales, su objeto y significado, deberá ser entendido de la manera siguiente:
I.3.1Instituto Nacional de Electrificación, en adelante INDE
Es una entidad estatal, autónoma y descentralizada, la cual goza de autonomía funcional, patrimonio propio, personalidad jurídica, plena capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, en materia de su competencia y podrá abreviarse INDE.
I.3.2Fondo de Pensiones Para el Personal del INDE, en adelante FOPINDE
Es una dependencia del INDE, que tiene a su cargo la dirección, administración y control del Fondo de Pensiones para el personal de la Institución que tiene el objeto de proteger a los trabajadores del INDE, con una pensión de retiro por edad, tiempo de servicio, invalidez y sobrevivencia.
I.3.3Autoridad Suprema, en adelante Consejo Directivo
Es la autoridad máxima del INDE, a quien corresponde la Dirección General de las actividades del mismo y del FOPINDE.
I.3.4Autoridad Administrativa Superior, en adelante Gerencia General
Es el órgano ejecutivo del Instituto, tiene a su cargo la administración y gobierno del mismo y deberá llevar a la práctica de acuerdo con las instrucciones que reciba del Consejo Directivo y/o las leyes aplicables, todas las decisiones que éste adopte, quien realizará la contratación.
I.3.5Comité de Administración y Control, en adelante el Comité
Es la autoridad ejecutora y administrativa del FOPINDE, quien tendrá a su cargo la administración de lo contratado.
I.3.6Secretaria Ejecutiva
Es la Funcionaria, que tiene a su cargo el control de todas las transacciones contables, del FOPINDE.
I.3.7Junta Calificadora de Contratación, en adelante Junta
Es el órgano encargado de recibir las ofertas, evaluarlas, solicitar aclaraciones, calificar, descalificar, adjudicar y elevar a la autoridad correspondiente para su aprobación, así mismo, puede declarar desierto el evento.
I.3.8Coordinador de la Junta, en adelante Coordinador
Miembro de la Junta, designado por la Gerencia General, encargado de coordinar las acciones administrativas de la misma.
I.3.9Oferente
Es la persona individual o jurídica, que presenta oferta al FOPINDE.
I.3.10Adjudicatario
Es el Oferente a quien la Junta, le adjudica la negociación.
I.3.11Proveedor
Es el Adjudicatario que firma el contrato para hacerse cargo de la entrega de los bienes, suministros y/o servicios que le han sido adjudicados, que en el presente documento, también puede ser llamado Contratista.
I.3.12Oferta
Es la totalidad de los documentos que se requieren en éstos Términos de Referencia y que debe presentar el oferente.
I.3.13Reglamento de Compras, Contrataciones y Enajenaciones del INDE, en adelante el Reglamento.
Conjunto de Xxxxxx que rigen las adquisiciones y negociaciones del INDE.
I.3.14Representante Legal
Persona que tiene la responsabilidad, ante cualquier autoridad o circunstancia que se suscite, de responder por las obligaciones de una empresa con autoridad y amplias facultades.
I.3.15Addenda
Documento o documentos adicionales que emite el Comité, en caso necesario, para modificar o aclarar cualquier requisito y/o situación relacionada con estos Términos de Referencia, ya sea por iniciativa propia o a solicitud de las empresas que adquieran los Términos de Referencia. Este documento se emitirá de acuerdo al plazo establecido en el cronograma del evento.
IIINSTRUCCIONES GENERALES
El Comité solicita que el oferente, tenga en cuenta las siguientes formalidades y requisitos, para la elaboración de su oferta.
Podrán presentar oferta, las personas individuales o jurídicas, nacionales con o sin representación de firmas internacionales, que cumplan con las condiciones establecidas en ésta invitación.
Los costos y gastos en que incurra el oferente, para la preparación y presentación de su oferta, serán a su exclusiva cuenta y riesgo, razón por la cual, el FOPINDE, no reconocerá suma alguna, ni efectuará reembolsos de ninguna naturaleza, por tal concepto.
La oferta deberá presentarse en forma legible, ordenada por legajos y numerados los folios, incluyendo el índice de la misma, de tal forma que sea posible su estudio y consulta de manera ágil y sin dar lugar a dudas o contradicciones.
La oferta no deberá contener enmiendas, correcciones, borrones o raspaduras; salvo que las mismas, estén debidamente salvadas.
Las ofertas deberán entregarse en un original y ser firmadas por el Representante Legal del oferente, incluyendo cuatro (4) copias, que correspondan exactamente al original. En el caso de discrepancia entre el original y las copias, prevalecerá para todos los efectos el original.
La oferta deberá presentarse en dos (2) sobres debidamente cerrados y sellados. Uno conteniendo la Oferta Técnica (Sobre A) y el otro la Oferta Económica (Sobre B)
Para su mejor identificación, el oferente deberá colocar en cada sobre que contenga la oferta, una etiqueta que señale con claridad el contenido de cada sobre, el nombre completo del oferente, en caso de ser persona individual, o bien la razón o denominación social y nombre comercial de las personas jurídicas, Numero de identificación Tributaria (NIT), domicilio, números de teléfono y el nombre del Representante Legal.
Las ofertas recibidas en respuesta a esta invitación, quedarán en poder de la Junta y permanecerán en sus archivos, durante el tiempo que ésta estime razonable y pertinente. El uso de los documentos de la oferta, se limitará a la evaluación de la misma, como referencia a lo actuado.
II.1Advertencia
El Fondo de Pensiones del INDE – FOPINDE – advierte:
Que se reserva el derecho de verificar, a través de quien considere pertinente, la autenticidad de los documentos presentados, así como la veracidad de la información que contenga la oferta.
Que podrá anular o dejar sin efecto en forma razonada la negociación en cualquier momento, cuando así lo considere conveniente sin responsabilidad de su parte, siempre que no se haya suscrito el contrato correspondiente.
Que no asume ni tiene ninguna obligación para con ninguna de las personas individuales o jurídicas que presenten ofertas.
Que descalificará aquellas ofertas que omitan ajustarse a alguno de los requisitos técnico – económicos, solicitados en estos Términos de Referencia y en el Reglamento de Compras, Contrataciones y Enajenaciones del INDE.
Que no aceptará reclamaciones hechas a través de la vía diplomática. De darse tal situación, será motivo suficiente para que el FOPINDE, a través de la Gerencia General, proceda sin responsabilidad de su parte, a la descalificación inmediata de la Oferta, dejar sin efecto la adjudicación, si se hubiere acordado o rescindir el contrato en forma unilateral, si se hubiese suscrito alguno.
IIICRONOGRAMA DEL EVENTO
Esta invitación a ofertar, se realizará de acuerdo con el siguiente Cronograma
Inicio de la Difusión Pública del Evento 09 xx xxxxx de 2004
Fecha Límite para Adquirir los Términos de
Referencia 16 xx xxxxx de 2004
Fecha Límite para la formulación de consultas
por los Oferentes 23 xx xxxxx de 2004
Fecha Límite del FOPINDE, para
responder las consultas efectuadas 29 xx xxxxx de 2004
Fecha y hora de recepción de ofertas 12 de julio de 2004
9:00 am. A 9:30 am
Fecha y Hora de apertura de oferta Técnica 12 de julio de 2004 9:30 am en adelante
Fecha y Hora de apertura de oferta Económica 15 de julio de 2004
9:30 am en adelante
IVCONOCIMIENTO Y OBJETIVO DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA
IV.1Objetivo General
El objetivo general de éstos Términos de Referencia, es dar a conocer a los potenciales Oferentes, todos los requisitos que debe llenar, para que su oferta, sea debidamente considerada por la Junta.
IV.2Conocimiento de los Documentos para Presentar Oferta
Las ofertas deberán referirse y sujetarse a las condiciones establecidas en éstos Términos de Referencia y su presentación constituirá evidencia que el oferente, estudió completamente los mismos, lo que le habrá permitido identificar de manera clara, completa y precisa lo requerido, para poder cuantificar, costear y ofertar adecuadamente el servicio que se requiere.
IV.3Adquisición de los Términos de Referencia
Los oferentes interesados en presentar ofertas a esta invitación; deberán considerar y tener en cuenta lo siguiente:
El Costo de los Términos de Referencia, es de CIENTO CINCUENTA QUETZALES CON 00/100 (Q 150.00). Este pago no reembolsable, deberá ser cancelado en la Tesorería General del INDE, ubicada en la Planta Baja del Edificio Central del INDE, quien extenderá el recibo 63-A2.
Con la constancia de haber efectuado la cancelación correspondiente, el oferente podrá retirar los Términos de Referencia en la oficina de la Secretaria Ejecutiva.
VIdioma
Todos los documentos requeridos en la oferta, detallados en el numeral 6 de este Capítulo, deberán estar redactados en idioma español.
VIContenido de la Oferta
El oferente en su Oferta Técnica (Sobre “A”), deberá acompañar la siguiente documentación:
Carta de presentación, debidamente firmada por su Representante Legal, en la cual se indique:
Nombre claro y completo de quien oferta, incluyendo la información contenida en su documento de identificación.
Referencia al número de la Invitación a Ofertar.
Nombre o razón o denominación social del oferente, dirección para el envío de correspondencia, números telefónicos, número de fax, correo electrónico y número de Identificación Tributaria (NIT)
Fotocopia del recibo forma 63-A2, donde conste el pago, por la adquisición de estos Términos de Referencia.
Detalle de los documentos que acompaña, de acuerdo con lo requerido en este numeral.
Fotocopia legalizada del Testimonio de la Escritura Pública de Constitución de la entidad oferente, debidamente registrada si es persona jurídica o de la Patente de Comercio, si es empresa individual.
Acreditar la calidad de Representante Legal, con fotocopia legalizada del Acta Notarial de Nombramiento o del Testimonio de la Escritura Pública del Mandato, que acredite la representación legal que se ejercita, debidamente registradas, en las dependencias respectivas.
Fotocopia legalizada de la Patente de Empresa y/o de sociedades, cuando se trate de entidades.
Fotocopia de inscripción al régimen del Impuesto al Valor Agregado (IVA) y fotocopia de la última declaración, debidamente cancelada.
Declaración Jurada del oferente, contenida en Acta Notarial, donde conste que:
Conoce y acepta los Términos de Referencia, la Minuta de Contrato y el Reglamento de Compras, Contrataciones y Enajenaciones del INDE, que se adjunta como Anexo II.
Que tanto el oferente como su Representante Legal, no se encuentran comprendidos dentro de las prohibiciones contenidas en el articulo 76, del Reglamento de Compras, Contrataciones y Enajenaciones del INDE.
Que el oferente no afronta procesos liquidatorios, concúrsales o de quiebra, al momento de presentar su oferta.
Que aceptan sin reclamo de ninguna índole, las decisiones que respecto al evento acuerden la Junta Calificadora y las autoridades del INDE.
Que leyó, entendió y se somete a todas y cada una de las condiciones exigidas en estos Términos de Referencia y sus Addendas.
6.7 El oferente proveerá por escrito y con suficiente detalle, en forma ordenada y en idioma Español, toda la información general requerida, así como, las condiciones básicas para evaluar su capacidad y experiencia.
Información General que deben cumplir los oferentes, para que sus ofertas técnicas puedan ser aceptadas.
Datos Generales: Nacionalidad, nombre completo y dirección de la persona individual o jurídica, número de identificación tributaria, lugar y fecha de constitución, incorporación, denominación legal o razón social.
Organización de la firma: Número de empleados, personal profesional, técnico y auxiliar.
Disponibilidad de programas y equipos de computación electrónica, propios o alquilados.
Estados Financieros del oferente, correspondientes a los últimos tres (3) años.
Condiciones básicas para evaluar la capacidad y experiencia, sobre las cuales se calificarán las ofertas técnicas.
Declaración Jurada del oferente, contenida en Acta Notarial, que la firma ha efectuado como mínimo, tres (3) trabajos de auditoria a Empresas o Entidades que posean Inversiones, superiores a Q 50.0 millones, que permitan evaluar su experiencia profesional y técnica.
Certificación de trabajos contratados y cumplidos de Auditoria Externa a Estados Financieros, de Empresas o Entidades en los últimos cinco (5) años.
Diez (10) años de experiencia mínima, en el negocio de auditoria externa y fecha en que empezaron a prestar dichos servicios.
Descripción del área de auditoria externa del oferente, que tengan un mínimo de once (11) personas, excluyendo a los socios.
Comprobación de la experiencia del personal que participará en el desarrollo de la auditoria, incluyendo a los socios, en trabajos de Auditoria Externa a Estados Financieros, a Empresas o Entidades de que posean Inversiones, superiores a Q 50.0 millones.
Facilidades para proporcionar y obtener servicios de Asesoría profesional y/o técnica, para problemas de índole específica, tales como: Impositivas, Contables, Legales, en Sistemas, etc., por medio de personas individuales o jurídicas.
Cronograma detallado, que muestre las actividades que el oferente propone, para practicar la auditoria, indicando además, quién será el responsable de cada actividad.
El oferente en su Oferta Económica (Sobre “B”), deberá acompañar la siguiente documentación:
La oferta firmada por el oferente o su representante legal, considerando para el efecto, el costo de los servicios por el Ejercicio Fiscal a ser auditado, y el monto total de los servicios, por el año a auditar, con el valor de IVA incluido.
Original de la Fianza de sostenimiento de oferta, extendida por una afianzadora, que deberá estar autorizada y registrada, para operar en la República de Guatemala.
Formulario de Cotización de Precios (Anexo I).
Constancia de haber efectuado el pago, para la adquisición de los Términos de Referencia (fotocopia del Recibo 63-A2)
VIICategoría de Documentos
Los documentos que conforman la oferta, se dividen en Documentos Fundamentales y documentos Formales.
Documentos Fundamentales.
Son documentos fundamentales:
El Formulario de Cotización de Precios (Anexo I.)
La Fianza de Sostenimiento de Oferta.
El Oferente, que en la presentación de su oferta, no haya incluido los documentos fundamentales, será descalificado por la Junta, sin responsabilidad alguna de su parte.
Documentos Formales
Son documentos formales, los detallados en los sub-numerales del 6.1 al 6.8, del numeral 6 de este capítulo, a excepción de los documentos indicados en las literales b) y c) requeridos en la oferta económica (sobre “B”), los que también deberán ser presentados conjuntamente con la oferta.
La Junta, si así lo estima conveniente y/o necesario y a través de su Coordinador, podrá conceder un plazo de cinco (5) días, para que el oferente complete adecuadamente la presentación de los documentos formales.
La discrecionalidad de la Junta, al solicitar al oferente que pueda completar los documentos formales, oportunamente presentados, tiene por objeto que si habiendo ofertas, que cumpliendo con los requisitos solicitados y pudiendo tener un precio competitivo, el INDE, no deje de considerarlas por no haber satisfecho adecuadamente alguna formalidad. Si el oferente, no cumple con el compromiso asumido en la presentación de su oferta, o utiliza este requerimiento para ofrecer una alternativa a lo presentado u omitido en la misma, la Junta rechazará la oferta y solicitará a la Gerencia General, la ejecución de la Fianza de Sostenimiento de Oferta y la aplicación de la sanción prevista en el Artículo 83 del Reglamento, de
inhabilitar al oferente, por un plazo de veinticuatro (24) meses, para participar en cualquier evento que convoque el INDE, sus Empresas, Dependencias o el FOPINDE.
VIIIPrecio y Moneda
El precio de la oferta, deberá expresarse en Quetzales, que es la moneda oficial y de curso legal en la República de Guatemala.
El oferente deberá cotizar precios unitarios y totales de acuerdo con lo requerido en el Formulario de Cotización de Precios.
El oferente, deberá considerar en el precio ofertado, todos los costos en que incurra, para la prestación de los servicios que se pretende contratar, de acuerdo a lo establecido en estos Términos de Referencia.
IXAclaraciones Anteriores a la Presentación de Ofertas
Los oferentes que hayan adquirido estos Términos de Referencia, podrán solicitar por escrito al Comité, las aclaraciones que sobre los mismos estimen pertinentes, dentro del período establecido en el numeral 3 de este Capítulo.
El Comité, antes que haya expirado el plazo que se establece en el cronograma, emitirá las aclaraciones y enmiendas que se consideren pertinentes mediante Addenda, con las respuestas a las consultas formuladas, las cuales se notificarán a todos los interesados que hayan adquirido los Términos de Referencia, a través de las direcciones electrónicas, fax o en la dirección que hayan consignado al momento de haber adquirido los Términos de Referencia.
En caso de no haber notificado cambios en la misma, se darán por buenas y satisfechas las notificaciones efectuadas.
XFianzas
Los oferentes deberán considerar la presentación de las fianzas que se le requieren, las cuales deberán formalizarse mediante póliza a favor del INDE, extendida por una Institución Afianzadora debidamente autorizada y registrada, para operar en la República de Guatemala, ser de reconocida solvencia y capacidad financiera, que garantice las obligaciones del oferente.
Las fianzas deberán satisfacer lo siguiente:
Tipificar el tipo de cobertura.
Estar constituidas por el valor indicado en estos Términos de Referencia.
Indicar el período de cobertura, mostrando la fecha de inicio y fecha de vencimiento.
Fianza de Sostenimiento de Oferta
El oferente deberá garantizar su oferta, mediante la constitución de una Fianza de Sostenimiento de Oferta, que deberá estar vigente desde la recepción de la oferta, hasta la adjudicación y en el caso del adjudicatario, hasta la sustitución por la Fianza de Cumplimiento, lo cual deberá indicarse en el texto de la Fianza.
Esta fianza, deberá emitirse por un valor de VEINTE MIL QUETZALES EXACTOS (Q 20,000.00), indicando claramente que la misma, garantiza el sostenimiento de la oferta.
El FOPINDE, a través de la Gerencia General, procederá a ejecutar la Fianza de Sostenimiento de Oferta, si el oferente o adjudicatario, no sostiene su oferta.
Fianza de Cumplimiento del Contrato
El Contratista deberá constituir una Fianza de Cumplimiento de Contrato, que garantizará el cumplimiento de todas las condiciones establecidas en el mismo, debiendo estar vigente hasta dar por finalizadas las obligaciones contractuales.
En el texto de la Fianza deberá expresar claramente que esta fianza se hará efectiva por la Afianzadora con el requerimiento del INDE, siempre y cuando esté plenamente justificado con el expediente respectivo, el incumplimiento del Contratista, sin necesidad de tramite administrativo o actuación judicial.
La Fianza de Cumplimiento del Contrato, deberá ser presentada por el contratista, dentro de los cinco (5) días posteriores a la firma del Contrato y a entera satisfacción del INDE. El valor de la Fianza de Cumplimiento del Contrato, corresponderá al diez por ciento (10%), del monto total del contrato que se suscriba.
Si el Contratista incumpliera total o parcialmente el contrato que oportunamente suscriba, la Fianza de Cumplimiento del Contrato, se ejecutará a través de la Gerencia General, total o parcialmente, en función del incumplimiento que se haya producido y sobre la base del dictamen elaborado por el Comité, de acuerdo a lo establecido en el numeral 14, de este Capítulo.
XIRecepción, Apertura, Evaluación y Adjudicación de Ofertas
Recepción de Ofertas
La recepción de ofertas se llevará a cabo en las oficinas de la Junta, ubicadas en el Nivel Menos Uno (-1), de la 7ª Avenida 2-29, zona 9, Edificio La Torre, de acuerdo a lo establecido en el Cronograma (numeral 3, de este Capítulo)
No se aceptarán ofertas enviadas por correo o por fax, ni presentadas extemporáneamente.
Cada persona individual o jurídica, debe presentar una sola oferta. Si un oferente participa en más de una oferta, la Junta descalificará a la totalidad de ofertas involucradas, sin responsabilidad de su parte.
En el acto público de recepción, el Coordinador recibirá las ofertas y de ser necesario, emitirá constancia, indicando fecha y hora.
Apertura de Ofertas
La Junta efectuará la apertura de las ofertas, en un acto público que se celebrará en sus oficinas, en la fecha y hora establecidas en el Cronograma numeral 3 de este Capítulo.
La Gerencia General, invitará a asociaciones empresariales legalmente inscritas en el país, para que observen las actividades que desarrolle la Junta, durante todo el proceso.
La Junta elaborará el acta de apertura correspondiente, la cual se integrará por el detalle de los oferentes que presentaron oferta.
La Junta en este acto, descalificará las ofertas que no contengan los documentos fundamentales, detallados en el numeral 7.1 de este Capítulo.
El acta será suscrita por los miembros de la Junta, los observadores y por los oferentes presentes, que así lo deseen. La Junta entregará fotocopia del acta, a los asistentes que así lo soliciten.
Criterios de Evaluación para la Oferta Técnica
Dada la naturaleza de la presente invitación a ofertar y para determinar cuál es la oferta más conveniente y favorable para los intereses del INDE, se han definido como criterios de evaluación, para los servicios que se pretende contratar, la capacidad y experiencia del oferente, así como, la Calidad de la Propuesta Técnica, que se contemplan en estos Términos de Referencia, para el cumplimiento y ejecución del Contrato que se suscriba.
La ponderación de los criterios de evaluación, será la siguiente.
Capacidad y Experiencia del Oferente 70 puntos
Calidad de la Propuesta Técnica 30 puntos
Total 100 puntos
Ponderación de la Oferta Técnica
La ponderación de la Oferta Técnica, se efectuará de acuerdo con el siguiente procedimiento:
La Capacidad y Experiencia del oferente, se ajustarán a la siguiente metodología:
Capacidad y Experiencia de la firma, en la realización de auditorias a empresas o entidades que posean Inversiones, superiores a los Q. 50.0 millones.
3 auditorias realizadas o más, 30 puntos.
2 auditorias realizadas, 20 puntos.
auditoria realizada, 10 puntos.
Capacidad y Tiempo de experiencia del Socio, en la realización de auditorias a empresas o entidades que posean Inversiones, superiores a los Q. 50.0 millones.
a) 10 años ó más, 15 puntos.
b) de 6 a 9 años, 10 puntos.
c) de 3 a 5 años, 5 puntos.
Capacidad y Experiencia del Personal Técnico, asignado a la realización de auditoria a empresas o entidades que posean Inversiones, superiores a los Q. 50.0 millones.
3 auditorias ó más, 25 puntos.
2 auditorias, 15 puntos.
auditoria, 10 puntos.
La Junta evaluará la Capacidad y Experiencia de la firma y del personal, de acuerdo a los antecedentes de servicios profesionales y técnicos, que el oferente en cumplimiento de lo requerido en estos Términos de Referencia, presente en su oferta.
La Calidad de la Propuesta Técnica del oferente, se ajustará a la siguiente metodología:
Concordancia de la propuesta, con lo requerido en los Términos de Referencia, 15 puntos.
Cronograma de trabajo, acorde a las necesidades y requerimientos contenidos en los Términos de Referencia, 5 puntos.
Valor agregado que se ofrezca en la auditoria, para proporcionar y obtener facilidades de servicios de Asesoría profesional y/o técnica, para problemas de índole especifica, tales como: Impositivas, Contables, Legal, en Sistemas, etc., por medio de personas individuales o jurídicas, 10 puntos.
La suma de los puntos obtenidos en los incisos a) y b), será la ponderación total de la oferta técnica. Aquellos oferentes que superen los Setenta (70) puntos, pasarán a ser considerados, para la evaluación de la Oferta Económica.
Las Ofertas Técnicas, que no hayan obtenido la calificación mínima establecida, serán desestimadas y la Oferta Económica, le será devuelta sin abrir, al oferente que así lo solicite.
El resultado de la evaluación de la Oferta Técnica, será comunicado a través del Coordinador, a los oferentes, en la fecha indicada en el Cronograma (numeral 3 de este Capítulo) y convocará al mismo tiempo, a los oferentes calificados, a la apertura de las Ofertas Económicas.
Metodología de evaluación de la Oferta Económica
Si a juicio de la Junta, los precios cotizados no se ajustaren a los valores xx xxxxxxx, o no fuesen convenientes a los intereses del INDE, la misma procederá a no adjudicar los servicios y declarar desierto el evento.
La oferta calificada que presente el menor precio, recibirá Cien (100) puntos. Al resto de oferentes, les será asignado el puntaje que inversamente proporcional, les corresponda.
Adjudicación
Los puntos obtenidos en la Oferta Técnica multiplicados por 0.7, más los puntos obtenidos en la Oferta Económica multiplicados por 0.3, constituyen el puntaje total del oferente.
La Junta adjudicará al oferente, que obtenga mayor puntaje.
La resolución de la adjudicación, aprobada o no, será notificada por el Comité a todos los participantes, de acuerdo con los plazos establecidos en el Cronograma (numeral 3 de este Capítulo)
XIIForma de Pago
De acuerdo a su Oferta Económica, el Contratista presentará sus facturas acompañadas de los documentos de apoyo, por el servicio prestado, conforme a lo que se establece en la Minuta de Contrato.
El Contratista deberá presentar la factura y documentación de soporte, al Comité de Administración y Control del FOPINDE, quien aprobará, si así corresponde, dentro de un plazo de cinco (5) días. Transcurrido este plazo, no habiendo notificación alguna por parte de la Secretaria Ejecutiva, la factura se considerará aprobada, para su pago.
El Contratista, con el numero de expediente que se le asigne, requerirá el pago
de la factura en la Tesorería General del INDE, ubicada en la planta baja del Edificio Central del INDE.
El pago de la factura, será realizado en un período de hasta Veinticinco (25) días, contados a partir de la fecha de aprobación de la factura presentada.
Se entiende por efectuado el pago, cuando el cheque o su equivalente, se encuentre a disposición del Contratista.
Si por causas imputables al INDE, el pago de la factura correspondiente no se efectuara en el plazo establecido, éste reconocerá al Contratista, un interés por retraso, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 8, del Reglamento.
XIIINormas de Interpretación
En el caso de surgir discrepancia, entre las distintas disposiciones que constituyen esta invitación, previo a la adjudicación y con el fin de efectuar una adecuada preparación de la oferta, así como de su evaluación, el orden de prevalecensia, será el siguiente:
Reglamento de Compras, Contrataciones y Enajenaciones del INDE.
Términos de Referencia.
Oferta Presentada.
XIVSanciones por Incumplimiento
La falta de cumplimiento de cualquiera de las condiciones que se establezcan en el contrato y en estos Términos de Referencia, será sancionada en la forma siguiente:
Generalidades
El contratista que incurra en incumplimiento al contrato que se suscriba, será sancionado de acuerdo a lo que se establece en los Artículos 81, 82 y 83 del Reglamento.
Las sanciones a que el Contratista se haga acreedor, serán ejecutadas a requerimiento del Comité, por medio de la Gerencia General.
La Secretaria Ejecutiva del FOPINDE, al establecer el incumplimiento del
Contrato suscrito por parte del Contratista, dará aviso al Comité, para que la Gerencia General dé por rescindido el mismo y/o ejecute la Fianza correspondiente.
Incumplimiento y Faltas
Los oferentes que alteren la información o que la misma contenga falsedad o no cumplan con el requerimiento de las condiciones de su Oferta, serán sancionados con la inhabilitación durante Veinticuatro (24) meses, para participar en cualquier evento que convoque el INDE, sus Empresas, Dependencias o el FOPINDE y le será ejecutada la Fianza de Sostenimiento de Oferta.
Incumplimiento por Retraso de Contrato
El retraso del contratista en el cronograma de los Servicios Contratados, se sancionará con el Uno por ciento (1%), del valor total del Contrato por cada día de atraso, el cual no podrá exceder del veinte por ciento (20%) del valor del Contrato, excedido el máximo de esta sanción, el Contratista habrá incurrido en incumplimiento de Contrato y se procederá a ejecutar la Fianza de Cumplimiento del Contrato, además de inhabilitarlo durante Veinticuatro (24) meses, para participar en cualquier evento que convoque el INDE, sus Empresas, Dependencias o el FOPINDE.
XVContrato
El plazo del Contrato será de sesenta (60) días calendario, computados a partir de la recepción que haga el AUDITOR, de los Estados Financieros y los Balances Mecanizados finales, debidamente integrados, correspondientes al mes de diciembre de los ejercicios fiscales dos mil dos (2002) y dos mil tres (2003). Salvo causas debidamente justificadas dentro de lo establecido en el artículo sesenta y uno (61), del Reglamento de Compras Contrataciones y Enajenaciones del INDE, que ameriten una prorroga del plazo. Y tendrá vigencia hasta que la autoridad Suprema, conozca el último informe requerido en la prestación de los servicios solicitados.
El adjudicatario deberá presentarse en el plazo xx xxxx (10) días calendario contados a partir de la fecha en que el FOPINDE, le notifique la aprobación de la adjudicación, para suscribir el Contrato Respectivo.
Estos Términos de Referencia y la Oferta presentada por el Adjudicatario, formarán parte integral del Contrato que se suscriba.
Rescisión del Contrato
Serán causas justificables, para la rescisión del contrato, las siguientes:
En caso de evidente negligencia del Contratista.
Por incumplimiento de las Obligaciones Contractuales.
Por vencimiento del plazo del Contrato.
Finiquito del Contrato
Al cumplirse el plazo de vigencia del contrato suscrito, las partes extenderán finiquito mutuo, con el cual se darán por finalizadas las Obligaciones Contractuales.
Fuerza Mayor o Caso Fortuito
Cuando las facultades del INDE o del Contratista, para cumplir debidamente con sus Obligaciones Contractuales, sean obstaculizadas, perjudicadas, interrumpidas o de cualquier forma demoradas, por acciones, fuerza o circunstancias naturales o de otra índole, pero totalmente fuera de control de las partes afectadas, tales como: incendios, rayos, epidemias, tormentas, explosiones, huelgas, disturbios callejeros, vandalismo, sabotaje, rebeliones, deslaves, terremotos, erupciones volcánicas, inundaciones, acciones hostiles o guerras, será considerado como un caso de fuerza mayor o caso fortuito y por lo tanto, cualquier demora o incumplimiento que pueda presentarse, estarán excluidos y exonerados de cualquier sanción.
La parte afectada por una situación como la indicada anteriormente, está obligada
Informar por el medio más expedito posible, sobre las circunstancias y el impacto ocasionado, a la otra parte.
Tomar todas las precauciones posibles, para proteger y preservar la totalidad de los recursos afectados, y tratar obtener con toda diligencia y dedicación, la superación, reducción o desaparición de las causas que la provocaron.
En caso de desacuerdo entre el INDE y el Contratista, en lo que respecta a la interpretación y duración, de las condiciones existentes en los casos de fuerza mayor o caso fortuito descritas con anterioridad, las mismas serán resueltas de acuerdo a lo establecido en estos Términos de Referencia, en el numeral 16 de este Capítulo.
XVIDiferencias
Toda diferencia o controversia relativa al cumplimiento, interpretación, aplicación y efectos del contrato celebrado entre el INDE y el Contratista, agotada la fase conciliatoria entre las partes y el procedimiento administrativo se someterán a la Jurisdicción del Tribunal de lo Contencioso Administrativo. El INDE se reserva el derecho del someter a arbitraje la controversia siempre que así se convenga entre las partes.
17. Lugar para Recibir Notificaciones
El Contratista deberá indicar el nombre de su Representante Legal, a quien debe dirigirse las notificaciones, así como, señalar el correo electrónico, fax y el lugar para recibirlas en la Ciudad de Guatemala, teniéndose por bien hechas las notificaciones hechas por estos medios de comunicación.
En caso el Contratista, cambie los datos para ser notificado, deberá hacerlo del conocimiento del Comité. En caso contrario, se dará por bien hechas las notificaciones.
El INDE, recibirá notificaciones del Contratista, en las oficinas de la Secretaría Ejecutiva del FOPINDE, ubicadas en la 7ª Avenida 2-29 zona 9, Edificio La Torre, nivel menos uno (-1), las cuales deberán ser dirigidas al Comité del mismo.
XVIIInformación Complementaria
El Contratista estará sujeto a los Impuestos vigentes, de acuerdo a las Leyes de la República de Guatemala.
El Contratista deberá cumplir con las disposiciones legales y laborales vigentes en la República de Guatemala.
El Contratista, deberá designar un mínimo de tres (3) personas altamente calificadas, sin incluir al Socio, para realizar la auditoria a los estados financieros del FOPINDE, correspondientes a los ejercicios fiscales 2002-2003.
El FOPINDE, se obliga a proporcionar la información básica necesaria y disponible, para la realización de la Auditoría.
El Comité de Administración y Control del FOPINDE, será el enlace con la firma de Auditores.
La Coordinadora del Fondo de Pensiones, será el enlace con la firma de Auditores.
XVIIILugar de Prestación de los Servicios
La auditoria se realizará a tiempo completo en las instalaciones del Fondo de Pensiones del INDE –FOPINDE-, nivel menos uno (-1) del Xxxxxxxx Xx Xxxxx (0x Xx. 0-00 xxxx 0)
XIXPlazo de Entrega de los Informes
Los Estados Financieros Auditados y los informes de auditoria requeridos en estos Términos de Referencia, deberán entregarse a más tardar a los sesenta (60) días calendario, posteriores a la fecha de recepción que haga el Auditor, de los Estados Financieros y los Balances de Saldos Mecanizados finales, debidamente integrados, correspondientes al mes Diciembre del 2002 y al mes de Diciembre 2003, que emita la Contabilidad del FONDO.
XXGastos de Contratación
En caso que el contrato se celebre en escritura pública, los Honorarios respectivos, serán cubiertos por parte del Contratista.
II DISPOSICIONES TÉCNICAS
XX.1Objeto
El objeto de estos Términos de Referencia, es proveer información suficiente a los interesados en presentar ofertas, las cuales servirán para contratar los servicios de Auditoria Externa a los Estados Financieros del FOPINDE, por los años terminados al 31 de diciembre del 2002 y al 31 de diciembre 2003, mediante una (1) intervención anual, que permita llevar a cabo el seguimiento estricto sobre el cumplimiento de las recomendaciones técnicas y los ajustes propuestos en los informes de auditorias anteriores.
XX.2Alcance de los Servicios Solicitados
Auditoria del Balance General, del Estado de Resultados o Estado de Ingresos y Egresos, del movimiento de las Inversiones, movimiento de las Reservas Técnicas (Capital), Estado de Flujos de Efectivo del Fondo de Pensiones del INDE – FOPINDE-, así como, de los cambios en el Estudio Actuarial, por los años concluidos al 31 de diciembre del 2002 y al 31 de diciembre 2003.
El examen deberá efectuarse de acuerdo con los Términos de Referencia y de los requerimientos de Auditoria aplicables a Empresas o Entidades.
La Auditoria, se realizara de conformidad con las Normas Internacionales de Contabilidad Generalmente Aceptadas y por consiguiente, deberá incluir todos aquellos procedimientos que el Auditor considere necesarios utilizar, de acuerdo a las circunstancias.
La Auditoria, se iniciara al día siguiente de la notificación que el Comité, haga a la firma seleccionada de Auditores Independientes, con el objeto que ésta, efectué su intervención a los Estados Financieros del FOPINDE, correspondientes a los ejercicios fiscales 2002 y 2003 que consiste, en la revisión exhaustiva de las operaciones contables del FOPINDE, debiendo efectuar el seguimiento estricto sobre el cumplimiento de las recomendaciones técnicas, basado en los informes de auditorias anteriores y recomiende, los ajustes que sean procedentes registrar.
Los ajustes propuestos, por el Auditor, deberán presentarse por escrito, en un término de sesenta (60) días calendario, contados a partir de la recepción que haga el Auditor, de los Estados Financieros y los Balances Mecanizados finales, debidamente integrados, correspondientes al mes de diciembre de los ejercicios fiscales 2002 y 2003, que emita la Contabilidad del FONDO, de tal manera que los mismos, puedan ser analizados, discutidos, aprobados y documentados por parte del Comité a propuesta del Auditor.
XX.3Presentación de Informes
Del resultado de la revisión a los Estados Financieros del FOPINDE, correspondientes a los Ejercicios Fiscales 2002 y 2003, deberán entregarse los Informes, que contendrán como mínimo lo siguiente:
Informe de Auditoria (Entidad), conteniendo:
Estados Financieros Básicos del FOPINDE, en la forma siguiente:
Balance General.
Estado de Resultados o Estado de Ingresos y Egresos.
Estado del Movimiento de Inversiones.
Estado de Movimiento de las Reservas Técnicas (Capital)
Estado de Flujos de Efectivo.
Notas a los Estados Financieros Básicos.
Información Financiera Complementaria, Conteniendo:
Dictamen sobre la Información Financiera Complementaria.
Contenido de la Información mostrada en los Estados Financieros.
Comentarios sobre los Índices Financieros más importantes.
Conciliación de saldos entre las Inversiones reportadas por los Bancos y los registros contables.
Comentarios sobre las variaciones más importantes que muestran los Estados Financieros Comparativos.
Comentarios sobre la situación financiera del FOPINDE (Entidad), tomando como base sus Estados Financieros Auditados.
Evaluar la razonabilidad del saldo en la Reserva Técnica y en caso de ser insuficiente, sugerir el monto al que de ascender dicho rubro, para su adecuada administración en los Programas de Pensionamiento.
Informe y comentarios sobre el análisis efectuado al ultimo Estudio Actuarial, del FOPINDE, al treinta y uno (31) de diciembre del dos mil dos (2002).
Declaración sobre el alcance del examen y procedimientos de auditoria utilizados.
Informes Complementarios:
Informe sobre el Cumplimiento de las Recomendaciones Técnicas, basado en el Informe elaborado en la intervención de Auditoria Externa, al 31 de diciembre del Ejercicio Fiscal anterior, el cual deberá mostrar: Recomendaciones Cumplidas; Recomendaciones Parcialmente Cumplidas y Recomendaciones no Cumplidas.
Informe sobre el registro contable de los ajustes propuestos en el Informe elaborado en la intervención de Auditoria Externa, al 31 de diciembre del Ejercicio Fiscal anterior, el cual deberá mostrar: Ajustes Corridos, Ajustes Parcialmente Corridos y Ajustes no Corridos.
Informe sobre Recomendaciones Técnicas que permitan al FOPINDE, evaluar, mejorar y superar las deficiencias detectadas en la intervención de auditoria externa al 31 de diciembre del Ejercicio Fiscal del 2002 y del 2003, e implementar los controles que sean necesarios aplicar.
Informe sobre los ajustes propuestos, derivados de la revisión, correspondiente al ejercicio fiscal del 2002 y del 2003.
Comentarios sobre la evaluación del ambiente de procesamiento electrónico de datos, efectuado a los diferentes procesos que se desarrollan por medio del Sistema Computarizado y las respectivas recomendaciones, así como comentarios si hubiere, sobre nuevos módulos que deben estudiarse e implementarse, para obtener proyecciones financieras, relacionadas con la administración del FOPINDE.
Comentarios sobre la evaluación de las funciones de Auditoria Interna.
Los Estados Financieros Auditados y los informes de auditoria requeridos en el numeral 3.1, deberán entregarse a más tardar a los sesenta (60) días calendario, posteriores a la fecha de recepción que haga el AUDITOR, de los Estados Financieros y los Balances Mecanizados finales debidamente integrados, correspondientes a los meses de diciembre 2002 y diciembre 2003, que emita la Contabilidad del FONDO.
III MINUTA DE CONTRATO
CONTRATO ADMINISTRATIVO o ESCRITURA PÚBLICA NÚMERO:
En la ciudad de Guatemala, el __________ (__) de ____________ del dos mil cuatro (2004), nosotros: XXXXX XXXXXXXXX XXXXXX XXXXXXX, de cuarenta y cuatro (44 ) años de edad, casado, guatemalteco, ingeniero civil, de este domicilio, actuando en mi calidad de Gerente General y Representante Legal del INSTITUTO NACIONAL DE ELECTRIFICACION, que en el curso del presente instrumento, se denominará simplemente EL INDE o INDE, personería que acredito así: a) Resolución contenida en la literal A), del punto QUINTO, del acta número xxxxx xxxxx dos mil (13-2000), de la sesión celebrada por el Consejo Directivo del INDE, el veintidós (22) de febrero del año dos mil (2000); b) Certificación del acta de toma de posesión del cargo, número nueve guión dos mil (9-2000), de fecha diez (10) xx xxxxx del año dos mil (2000), asentada en el Libro de Actas número, siete mil seiscientos veintidós (7,622), autorizado por la Contraloría General de Cuentas, el diecinueve (19) de octubre de mil novecientos noventa y tres (1993); c) Certificación de la resolución contenida en el punto TERCERO, del acta número diecisiete guión noventa y cinco (17-95), de la sesión celebrada por el Consejo Directivo del INDE, el quince (15) xx xxxxx de mil novecientos noventa y cinco (1995), por medio de la cual, se le delega la representación Legal de la Institución; y d) su ampliación y modificación,
contenida en la Certificación del punto TERCERO, del acta número sesenta y tres guión noventa y seis (63-96), de la sesión celebrada por el Consejo Directivo del INDE, el veintinueve (29) de octubre de mil novecientos noventa y seis (1996). Y, por la otra parte, __________________, de _______________ (__) años de edad, casado, guatemalteco, Contador Publico y Auditor, con domicilio en el departamento de Guatemala, me identifico con la cedula de vecindad número de orden, _ guión ___ (_ - _) y de registro _____________________________________________________ (___,___), extendida por el Alcalde Municipal de la ciudad de _________, actuó en mi calidad de Representante Legal de la entidad _____________________________________________________, que en el curso del presente instrumento se denominara EL AUDITOR, la que acredito con acta Notarial de nombramiento, autorizada en esta ciudad, el día ___ (_) de _______ de _______________ (____), por __ notario ______________________________________, la cual se encuentra inscrita bajo el número _______________ (__), folio ____________ (__); del Libro _____ (_), de Auxiliares del Comercio del Registro Mercantil General de la Republica ______________, registrado el ______ (_) de __________ de _________ (____). Ambos comparecientes aseguramos que las representaciones que ejercitamos, son suficientes de conformidad con la ley y a nuestro juicio para este acto, hallarnos en el libre ejercicio de nuestros derechos civiles y en la calidad con que actuamos, convenimos en celebrar el presente CONTRATO DE SERVICIOS PROFESIONALES DE AUDITORIA EXTERNA, contenido en las siguientes cláusulas: PRIMERA: BASE LEGAL. El presente contrato se celebra con base a la Resolución del Honorable Consejo Directivo del INDE, contenida en el Punto __________ (__) del Acta número ____________ (__-____), de fecha ____ (__) de __________ del dos mil tres (2003) y lo preceptuado por los Artículos dos (2), cincuenta y seis (56), cincuenta y siete (57) y cincuenta y ocho (58) del Reglamento de Compras, Contrataciones y Enajenaciones del INDE. SEGUNDA: OBJETO DEL CONTRATO. El INDE, por medio del Fondo de Pensiones para el Personal del INDE – FOPINDE-, por éste acto contrata los servicios profesionales de auditoria externa, a los Estados Financieros del Fondo de Pensiones para el personal del INDE, que en el curso del presente contrato podrá denominarse simplemente – EL FOPINDE o FOPINDE -, para los años que terminaron el treinta y uno (31) de diciembre del dos mil dos (2002) y el treinta y uno (31) de diciembre del dos mil tres (2003), que permita llevar a cabo un seguimiento estricto sobre el cumplimiento de las recomendaciones técnicas y los ajustes planteados en el informe de auditoria externa, del ejercicio fiscal anterior. TERCERA: A) ALCANCE DE LOS SERVICIOS SOLICITADOS. A PUNTO UNO (A.1) Auditoria del Balance General, del Estado de Resultados o Estado de Ingresos Y Egresos, del movimiento de las Inversiones, Movimiento de las Reservas Técnicas (Capital), Estado de Flujos de Efectivo del Fondo de Pensiones del INDE –FOPINDE-, así como, de los cambios en el Estudio Actuarial, por el año concluido al treinta y uno (31) de diciembre del ejercicio fiscal dos mil dos (2002). A PUNTO DOS (A.2) El examen deberá efectuarse de acuerdo con los Términos de Referencia y de los requerimientos de Auditoria, aplicables a las Empresas y Entidades. A PUNTO TRES (A.3) La Auditoria se realizará de conformidad con las Normas internacionales de Contabilidad Generalmente Aceptadas y por consiguiente, deberá incluir todos aquellos procedimientos, que el AUDITOR considere necesarios utilizar, de acuerdo a las circunstancias. A PUNTO CUATRO (A.4 ) La Auditoria, se iniciara al día siguiente de la notificación que el FOPINDE, haga a la firma seleccionada de Auditores Independientes, con el objeto que ésta, efectué su intervención a los Estados Financieros, correspondientes a los ejercicios fiscales dos mil dos (2002) y dos mil tres (2003), y que consiste, en la revisión exhaustiva de las operaciones contables del FOPINDE, debiendo efectuar el seguimiento estricto sobre el cumplimiento de las recomendaciones técnicas, basado en los informes de auditorias anteriores y recomiende, los ajustes que sean procedentes registrar. Los ajustes propuestos, por el Auditor, deberán presentarse por escrito, en un término de sesenta (60) días calendario, contados a partir de la recepción que haga el Auditor, de los Estados Financieros y los Balances Mecanizados finales, debidamente integrados, correspondientes al mes de diciembre de los ejercicios fiscales del dos mil dos (2002) y del dos mil tres (2003), que emita la Secretaria Ejecutiva del FOPINDE, de tal manera que los mismos, puedan ser analizados, discutidos, aprobados y documentados por parte del Comité de Administración y Control del FOPINDE, a propuesta del Auditor. B) PRESENTACIÓN DE INFORMES: B punto uno (B.1) Del resultado de la revisión a los Estados Financieros del FOPINDE, correspondientes a los Ejercicios Fiscales dos mil dos (2002) y dos mil tres (2003), deberán entregarse los Informes, que contendrán como mínimo lo siguiente: B punto uno punto uno (B.1.1) Informe de Auditoria (Entidad), conteniendo: B punto uno punto uno punto uno (B.1.1.1) Estados Financieros Básicos individuales del FOPINDE, en la forma siguiente: B punto uno punto uno punto uno punto uno (B.1.1.1.1) Balance General. B punto uno punto uno punto uno punto dos (B.1.1.1.2) Estado de Resultados o Estado de Ingresos y Egresos. B punto uno punto uno punto uno punto tres (B.1.1.1.3) Estado de Movimientos de las Inversiones. B punto uno punto uno punto uno punto cuatro (B.1.1.1.4) Estado de Movimiento de las Reservas Técnicas (Capital). B punto uno punto uno punto uno punto cinco (B.1.1.1.5) Estado de Flujo de Efectivo. B punto uno punto uno punto uno punto seis (B.1.1.1.6) Notas a los Estados Financieros Básicos. B punto uno punto uno punto dos (B.1.1.2) Información Financiera Complementaria conteniendo: B punto uno punto uno punto dos punto uno (B.1.1.2.1) Dictamen sobre la Información Financiera Complementaria. B punto uno punto uno punto dos punto dos (B.1.1.2.2) Contenido de la Información mostrada en los Estados Financieros. B punto uno punto uno punto dos punto tres (B.1.1.2.3) Comentarios sobre los Índices Financieros más importantes. B punto uno punto uno punto dos punto cuatro (B.1.1.2.4) Conciliación de saldos entre las Inversiones reportadas por los Bancos y los registros contables. B punto uno punto uno punto dos punto cinco (B.1.1.2.5) Comentarios sobre las variaciones más importantes que muestran los Estados Financieros Comparativos. B punto uno punto uno punto dos punto seis (B.1.1.2.6) Comentarios sobre la situación financiera del FOPINDE (Entidad), tomando como base sus Estados Financieros Auditados. B punto uno punto uno punto dos punto siete (B.1.1.2.7) Evaluar la razonabilidad del saldo en la Reserva Técnica y en caso de ser insuficiente, sugerir el monto al que debe ascender dicho rubro, para su adecuada administración en los Programas de Pensionamiento. B punto uno punto uno punto dos punto ocho (B.1.1.2.8) Informe y comentarios sobre el análisis efectuado al último Estudio Actuarial del FOPINDE, al treinta y uno (31) de diciembre del dos mil dos (2002). B punto uno punto uno punto dos punto nueve (B.1.1.2.9) Declaración sobre el alcance del examen y procedimientos de auditoria utilizados. B punto uno punto dos (B.1.2) Informes Complementarios: B punto uno punto dos punto uno (B.1.2.1) Informe sobre el Cumplimiento de las Recomendaciones Técnicas, basado en el Informe elaborado en la intervención de Auditoria Externa, al treinta y uno (31) de diciembre del Ejercicio Fiscal anterior, el cual deberá mostrar: Recomendaciones Cumplidas, Recomendaciones Parcialmente Cumplidas y Recomendaciones no Cumplidas. B punto uno punto dos punto dos (B.1.2.2) Informe sobre el registro contable de los ajustes propuestos en el Informe elaborado en la intervención de Auditoria Externa, al treinta y uno (31) de diciembre del Ejercicio Fiscal anterior, el cual deberá mostrar: Ajustes Corridos, Ajustes Parcialmente Corridos y Ajustes no Corridos. B punto uno punto dos punto tres (B.1.2.3) Informe sobre Recomendaciones Técnicas que permitan al FOPINDE, evaluar, mejorar y superar las deficiencias detectadas en la intervención de Auditoria Externa, al treinta y uno (31) de diciembre de los Ejercicios Fiscales dos mil dos (2002) y dos mil tres (2003), e implementar los controles que sean necesarios aplicar. B punto uno punto dos punto cuatro (B.1.2.4) Informe sobre los ajustes propuestos, derivados de la revisión correspondiente a los Ejercicios Fiscales dos mil dos (2002) y dos mil tres (2003). B punto uno punto dos punto cinco (B.1.2.5) Comentarios sobre la evaluación del ambiente de procesamiento electrónico de datos, efectuado a los diferentes procesos que se desarrollan por medio del Sistema Computarizado y las respectivas recomendaciones, así como comentarios si hubiere, sobre nuevos módulos que deben estudiarse e implementarse, para obtener proyecciones financieras, relacionadas con la administración del FOPINDE. B punto uno punto dos punto seis (B.1.2.6) Comentarios sobre la evaluación de las funciones de Auditoria Interna. Los Estados Financieros Auditados y los informes de auditoria requeridos en los numerales anteriores, deberán entregarse a más tardar a los sesenta (60) días calendario, posteriores a la fecha de recepción que haga el AUDITOR, de los Estados Financieros y los Balances Mecanizados finales debidamente integrados, correspondientes al mes de diciembre del dos mil dos (2002) y al mes de diciembre dos mil tres (2003), que emita la Contabilidad del Fondo. CUARTA: PLAZO DEL CONTRATO Y TIEMPO DE ENTREGA DE LOS INFORMES. El plazo total de éste Contrato, es de sesenta (60) días calendario, tiempo en el cual el Auditor, deberá entregar los Informes requeridos en el numeral B punto uno (B.1), de la Cláusula TERCERA de éste instrumento y que deberán computarse a partir de la recepción que haga el AUDITOR, de los Estados Financieros y los Balances Mecanizados finales, debidamente integrados, correspondientes al mes de diciembre de los ejercicios fiscales dos mil dos (2002) y del dos mil tres (2003), que emita la Secretaria Ejecutiva del FOPINDE, salvo causas debidamente justificadas dentro de lo establecido en el artículo sesenta y uno (61), del Reglamento de Compras, Contrataciones y Enajenaciones del INDE, que ameriten una prórroga del plazo. La auditoria se realizará a tiempo completo en las instalaciones del Fondo de Pensiones del INDE –FOPINDE-, nivel menos uno (-1) del Xxxxxxxx Xx Xxxxx (0x Xx. 0-00 xxxx 0). Los servicios requeridos en este contrato, finalizan en un término de sesenta (60) días calendario, conforme a lo dispuesto en ésta cláusula, al presentar el AUDITOR, los informes finales correspondientes a los ejercicios fiscales dos mil dos (2002) y dos mil tres (2003). QUINTA: VIGENCIA. La vigencia de este contrato, comprende desde la fecha de su suscripción y termina, hasta que sean conocidos por parte de la Autoridad Suprema del INDE, los Informes Finales correspondientes a los ejercicios fiscales dos mil dos (2002) y dos mil tres (2003). SEXTA: LUGAR DE PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS Y DESIGNACIÓN DE PERSONAL. Los servicios de auditoria externa se desarrollaran en las instalaciones del Fondo de Pensiones del INDE –FOPINDE-, ubicadas en las oficinas centrales del INDE, de la séptima (7ª) avenida número dos guión veintinueve (2-29) zona nueve (9), edificio La Torre, nivel menos uno (-1) de esta ciudad, así como, las oficinas del AUDITOR, para el trabajo de gabinete y preparación de informes. Para llevar a cabo los servicios de auditoria, el AUDITOR, designara un mínimo de tres (3) personas altamente calificadas, sin incluir al socio, para que la misma se realice en el menor tiempo previsto y se cumplan los aspectos requeridos, nombrando al personal que tendrá bajo su responsabilidad, la revisión de las operaciones contables, a fin de cubrir en un grado exhaustivo el examen de los registros contables. EL FOPINDE, podrá a su juicio, requerir a uno de los principales socios del AUDITOR, su presencia en las oficinas del FOPINDE, para supervisar personalmente el avance de los servicios contratados. SÉPTIMA: MONTO TOTAL DEL CONTRATO Y FORMA DE PAGO. El presente contrato tiene un valor total de: _______________________ (Q ___ ,____.__) que incluye el Impuesto al Valor Agregado (IVA), que esté vigente en la fecha de facturación, que el INDE, pagara al AUDITOR en la siguiente forma: A) Un primer (1er) pago del setenta por ciento (70%), que asciende a la cantidad de ___________________________ (Q ___,___.__) incluyendo el Impuesto al Valor Agregado (IVA), contra la aceptación por parte del INDE, de la fianza de cumplimiento equivalente al diez por ciento (10%) del monto total del presente contrato, la presentación del plan de trabajo correspondiente a los ejercicios fiscales dos mil dos (2002) y dos mil tres (2003), el cronograma de actividades y la entrega de los Informes de Auditoria, requeridos en el numeral B. punto uno (B.1) de la Cláusula TERCERA de este instrumento, correspondientes a la intervención de auditoria de los ejercicios fiscales dos mil dos (2002) y dos mil tres (2003). Un segundo (2do) y último pago del treinta por ciento (30%), que asciende a la cantidad de ________________________________________ ( Q ___,___.__), incluyendo el Impuesto al Valor Agregado (IVA), contra presentación de la fotocopia de la fianza de cumplimiento correspondiente al diez por ciento (10%) del monto total del presente contrato, debidamente aceptada por el INDE, fotocopia del plan de trabajo para los ejercicios fiscales dos mil dos (2002) y dos mil tres (2003), la constancia de aceptación de los informes finales de auditoria, correspondientes a la intervención de los ejercicios fiscales dos mil dos (2002) y dos mil tres (2003), requeridos en el numeral B punto uno (B.1) de la cláusula TERCERA de éste instrumento y que estén debidamente conocidos por la Autoridad Suprema del INDE. En caso que el porcentaje correspondiente al IVA, fuera modificado, dicha cantidad aumentará o disminuirá el valor del presente contrato, en los puntos porcentuales conforme lo establezca la ley. OCTAVA: FIANZA DE CUMPLIMIENTO. Dentro de los cinco (5) días siguientes, contados a partir de la fecha de suscripción de este contrato, el AUDITOR deberá presentar al INDE, una Fianza de Cumplimiento equivalente al diez por ciento (10%), del valor total de los servicios contratados. Dicha fianza, deberá ser extendida por una afianzadora autorizada, para operar en la República de Guatemala, ser de reconocida solvencia y capacidad financiera, aceptada por el INDE, que garantizará las obligaciones contractuales del AUDITOR y especialmente, el cumplimiento de la vigencia y el plazo previsto para la entrega de los informes requeridos. La fianza tendrá vigencia hasta que sean entregados los informes finales y el INDE, dé por finalizadas las obligaciones contractuales. La fianza de cumplimiento, se hará efectiva por la afianzadora con el requerimiento del INDE, siempre y cuando este plenamente justificado con el expediente respectivo el incumplimiento del contratista y sin necesidad de tramite administrativo o actuación judicial. Todas las condiciones establecidas en esta cláusula, se harán constar en la Póliza de Fianza correspondiente. NOVENA: SANCIONES. EL AUDITOR acepta en caso de retrasarse en la entrega de los informes finales, requeridos en la Cláusula CUARTA de este instrumento, pagar al INDE, en concepto de sanción, el equivalente al uno por ciento (1%), del monto total de éste contrato, por cada día de atraso y el monto total no podrá exceder del veinte por ciento (20%) del valor total de los servicios contratados. Excedido el máximo de esta sanción el contratista habrá incurrido en incumplimiento del contrato y se procederá a ejecutar la Fianza de Cumplimiento además de inhabilitarlo durante veinticuatro meses para participar en cualquier evento que convoque el INDE, sus empresas, dependencias o el FOPINDE. DÉCIMA: OBLIGACIONES DEL FOPINDE. El FOPINDE, se obliga a prestar todas las facilidades a su alcance, para que la labor de Auditoria Externa, se desarrolle con toda la normalidad y pueda cumplir su objetivo. Para el efecto, el FOPINDE, se compromete a entregar la información requerida por el AUDITOR, con el propósito de cumplir con la entrega de los informes requeridos, dentro del plazo señalado en la cláusula CUARTA de este instrumento. DÉCIMA PRIMERA: DECLARACIÓN DEL AUDITOR. El AUDITOR expresamente declara: a) Que para recibir citaciones, notificaciones y emplazamientos, señala las oficinas ubicadas en _________________, ____ guión __________ (__ - __), zona ____ (__), de esta capital. b) Que mientras no notifiquen al INDE, cualquier cambio de dirección en forma escrita, todas las citaciones, notificaciones y/o emplazamientos que se le hagan en la dirección antes indicada, tendrán validez. c) Que en forma expresa con la calidad conque actúa y en nombre de su representada, renuncia al fuero de su domicilio, para el caso de cualquier acción judicial que se derive del presente instrumento y d) Que serán por su cuenta, los pagos del Impuesto Sobre la Renta. Todo lo anterior, no excluye al AUDITOR de la obligación de efectuar cualquier otro pago de índole Tributario o de cualquier otra naturaleza, que establezcan las Leyes de la República de Guatemala, aplicables a este contrato. DÉCIMA SEGUNDA: AMPLIACIONES Y MODIFICACIONES. Si durante el desarrollo del presente contrato, existiese la necesidad de ampliar o modificar los servicios contratados, el INDE, podrá solicitar al AUDITOR, una cotización sobre el costo de estos trabajos y a su conveniencia, podrá hacer uso de ampliaciones y/o modificaciones que incorporen o desincorporen obligaciones de los servicios de Auditoria, de tal manera, que éstas, sean en beneficio del desarrollo de las actividades propias del FOPINDE, conforme lo establecen los artículos sesenta y dos (62) y sesenta y tres (63) del Reglamento de Compras, Contrataciones y Enajenaciones del INDE. DÉCIMA TERCERA: RESCISION. El INDE, a través del FOPINDE, se reserva el derecho de determinar, si los servicios de auditoria externa contratados están prestándose a su entera conformidad y en contrario, unilateralmente y sin responsabilidad de su parte, dejar sin efecto la contratación celebrada y disponer las acciones que correspondan, mediante simple nota, en la que exprese al AUDITOR, su inconformidad con la prestación de los servicios. De igual manera, el INDE, a través del FOPINDE, se reserva el derecho de rescindir los servicios profesionales contratados con el AUDITOR, mediante simple nota en la que exprese el incumplimiento de cualquiera de las cláusulas contractuales. DÉCIMA CUARTA: DIFERENCIAS Y CONTROVERSIAS. Las partes expresamente convienen, en que toda diferencia o controversia que surgiese entre ambas, con motivo del cumplimiento, interpretación, aplicación y efectos de este contrato, serán resueltos directamente entre ellas por la vía conciliatoria. Agotada esta fase y el procedimiento administrativo y si no fuere posible llegar a un acuerdo, se someterán las divergencias a un Tribunal de lo Contencioso Administrativo El INDE se reserva el derecho de someter a arbitraje la controversia siempre que así se convenga entre las partes conforme a la Ley de la materia, tal y como lo preceptúa el Artículo noventa (90) del Reglamento de Compras, Contrataciones y Enajenaciones del INDE. DÉCIMA QUINTA: IMPUESTOS. El presente contrato queda gravado con el Impuesto al Valor Agregado (IVA), conforme al Decreto Legislativo, Veintisiete guión Noventa y Dos (27-92) y sus Reformas y demás impuestos, que por cualquier Ley le correspondan sobre el monto de este contrato, al AUDITOR. En caso, que el porcentaje correspondiente al IVA fuera modificado, dicha cantidad aumentara o disminuirá el valor del presente contrato, en los puntos porcentuales conforme lo establezca la ley. DÉCIMA SEXTA: DOCUMENTOS QUE FORMAN PARTE DE ESTE CONTRATO. Forman parte de este contrato, y en este orden, los siguientes documentos: a) El expediente que contiene los términos de referencia y b) La oferta presentada por el AUDITOR, con fecha ____ (__) de __________ del dos mil cuatro (2004). DÉCIMA SÉPTIMA. El INDE señala como lugar para recibir notificaciones y citaciones la séptima avenida dos guión veintinueve, zona 9, Edificio la torre, Nivel menos uno (-1) en las oficinas de la Secretaria Ejecutiva del FOPINDE, las cuales deberán ser dirigidas al Comité del mismo. El Auditor señala como lugar para recibir notificaciones el señalado en la literal a) de la cláusula DÉCIMA PRIMERA del presente contrato. Queda entendido entre las partes que cualquier cambio de dirección deberán hacerlo saber por escrito a la otra parte en el caso de no hacerlo, se tendrán por bien hechas las notificaciones y citaciones en las direcciones señaladas. DÉCIMA OCTAVA: APROBACIÓN. La presente negociación, fue aprobada por el Consejo Directivo del INDE, según Resolución contenida en el Punto __________ (__), del Acta número ________________ guión dos mil tres (___ - 2003), de la sesión celebrada el día ____ (__), de __________ del dos mil tres (2003) DÉCIMA NOVENA: ACEPTACIÓN. Los comparecientes en la calidad con que actuamos, en nombre de nuestras respectivas representadas, aceptamos el contenido íntegro de este contrato y hacemos constar que tuvimos a la vista los documentos de identificación relacionados y la documentación con que acreditamos las representaciones que ejercitamos que leímos íntegramente lo escrito en el presente contrato y bien enterados de su contenido, objeto, validez y efectos legales, lo ratificamos, aceptamos y firmamos en __________ (__) hojas de papel tamaño oficio, con membrete del INDE.
RENGLÓN |
CONCEPTO |
MONTO |
||
1. |
Auditoria Externa a Estados Financieros del FOPINDE |
Costo |
IVA |
TOTAL |
1.1 |
Ejercicio Fiscal 2002 y 2003 |
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1.2 |
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1.3 |
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TOTALES |
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Renglón |
Detalle |
Precio Total |
1
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Auditoria Externa a los Estados Financieros del FOPINDE, por los períodos del 01 de enero al 31 de diciembre 2002 y 01 de enero al 31 de diciembre del 2003. |
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Precio Total en Letras:
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Moneda de cotización: Quetzales |
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Fecha (dd/mm/aaaa): Guatemala, |
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