ANEXO II

ANEXO II

Condiciones Generales aplicables a los contratos de subvención para acciones exteriores financiados por la Unión Europea

NOTA ACLARATORIA

El significado de los términos utilizados en estas Condiciones Generales se recoge en el

«Glosario de términos» que figura en el anexo A1a de la Guía Práctica.

En el caso de las subvenciones de funcionamiento, el término «acción» tiene el significado de

«programa de trabajo».

El término «coordinador» se refiere al beneficiario designado como coordinador en las Condiciones Particulares.

El término «beneficiarios» se refiere colectivamente a todos los beneficiarios de la acción, incluido el coordinador. En caso de que haya un solo beneficiario de la acción, debe entenderse que los términos «beneficiario» y «coordinador» se refieren, ambos, a dicho beneficiario único de la acción.

El término «partes del presente contrato» se refiere a las partes firmantes del contrato (es decir, a los beneficiarios y el Órgano de Contratación).

Todas las referencias a «días» en el presente contrato deben entenderse en días naturales, a menos que se especifique lo contrario.

Índice

Cláusula 1 - Disposiciones generales 3

Cláusula 2 - Obligación de presentación de los informes financieros y descriptivos 5

Cláusula 3 - Responsabilidad 6

Cláusula 4 - Conflicto de intereses y código deontológico 6

Cláusula 5 - Confidencialidad 8

Cláusula 6 - Visibilidad 8

Cláusula 7 - Apropiación y utilización de los resultados de la acción y los activos 9

Cláusula 8 – Seguimiento y evaluación de la acción 10

Cláusula 9 — Modificación del contrato 10

Cláusula 10 — Ejecución 11

Cláusula 11 – Prolongación y suspensión 12

Cláusula 12 — Resolución del contrato 14

Cláusula 13 — Legislación aplicable y solución de litigios 17

Cláusula 14 — Costes subvencionables 17

Cláusula 15 — Pagos e intereses de demora 23

Cláusula 16 — Contabilidad y controles técnicos y financieros 28

Cláusula 17 — Importe final de la subvención 30

Cláusula 18 — Recuperación 31

DISPOSICIONES GENERALES Y ADMINISTRATIVAS

CLÁUSULA 1 - DISPOSICIONES GENERALES

Principios generales

1.1. Los beneficiarios y el Órgano de Contratación son las únicas partes en el presente contrato. Cuando la Comisión Europea no sea el Órgano de Contratación, no será parte en el presente contrato, que no le confiere sino los derechos y obligaciones explícitamente mencionados en él.

1.2. El contrato y los pagos que se deriven de él no podrán cederse a un tercero de manera alguna sin el consentimiento previo por escrito del Órgano de Contratación.

Tratamiento de datos personales por parte de la Comisión

1.3. La Comisión deberá tratar todos los datos personales incluidos en el contrato de subvención de conformidad con el Reglamento (UE) 2018/1725.

Estos datos deberán ser tratados por el responsable del tratamiento mencionado en las Condiciones Particulares únicamente para la ejecución, gestión y supervisión del contrato de subvención o para la protección de los intereses financieros de la UE, incluidos los controles, las auditorías y las investigaciones de conformidad con la cláusula 16 de las presentes Condiciones Generales.

Los beneficiarios tendrán derecho a acceder a sus propios datos personales, a rectificarlos o a suprimirlos, y el derecho a limitar el tratamiento de sus datos personales o, en su caso, el derecho a la portabilidad de los datos o el derecho a oponerse al tratamiento de los datos de conformidad con el Reglamento (UE) 2018/1725. A tal efecto, deberán enviar sus peticiones acerca del tratamiento de sus datos personales al responsable del tratamiento mencionado en las Condiciones Particulares.

Los beneficiarios podrán recurrir en todo momento al Supervisor Europeo de Protección de Datos.

Tratamiento de datos personales por los beneficiarios

1.4. Los beneficiarios deberán tratar los datos personales relacionados con el Acuerdo respetando el Derecho nacional y de la UE sobre protección de datos aplicable (también en lo que respecta a las autorizaciones o los requisitos de notificación).

Los beneficiarios solo podrán conceder a su personal acceso a los datos que sean estrictamente necesarios para la ejecución, gestión y supervisión del contrato de subvención. Además, deberán asegurarse de que el personal autorizado para el tratamiento de los datos personales se ha comprometido a respetar la confidencialidad o tiene la obligación legal de confidencialidad.

Los beneficiarios deberán adoptar las medidas de seguridad de carácter técnico y organizativo adecuadas teniendo en cuenta los riesgos inherentes al tratamiento y la naturaleza, alcance, contexto y finalidad del tratamiento de los datos personales en cuestión para garantizar oportunamente:

a) la seudonimización y el cifrado de datos personales;

b) la capacidad de garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento;

c) la capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida en caso de incidente físico o técnico;

d) un proceso de verificación, evaluación y valoración regulares de la eficacia de las medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad del tratamiento;

e) medidas para proteger los datos personales de la destrucción accidental o ilícita, así como de la pérdida, la alteración, la comunicación no autorizada o el acceso a datos personales transmitidos, almacenados o tratados de otra forma.

Papel de los beneficiarios

1.5. Los beneficiarios:

a) Llevarán a cabo la acción conjunta y solidariamente respecto del Órgano de Contratación, tomando todas las medidas necesarias y razonables para garantizar que se lleve a cabo de conformidad con la descripción de la acción que figura en el anexo I y en los términos y condiciones del presente contrato.

A tal efecto, los beneficiarios ejecutarán la acción con todo el cuidado, la eficiencia, la transparencia y la diligencia requeridos, de acuerdo con el principio de buena gestión financiera y con las mejores prácticas en este ámbito.

b) Serán responsables del cumplimiento de todas las obligaciones que les incumban en virtud del presente contrato conjunta o individualmente.

c) Transmitirán al coordinador los datos necesarios para elaborar los informes, los estados financieros y demás información o documentos exigidos por el presente contrato y sus anexos, así como toda la información necesaria en caso de auditorías, controles, seguimiento o evaluación, según lo descrito en la cláusula 16.

d) Se encargarán de que todo intercambio de información con el Órgano de Contratación, tanto su envío como su solicitud, se realice a través del coordinador.

e) Llegarán a los acuerdos internos oportunos para la coordinación y representación internas de los beneficiarios ante el Órgano de Contratación para cualquier asunto relacionado con el presente contrato, de conformidad con las cláusulas de este y en cumplimiento de la legislación aplicable.

1.5 bis Los beneficiarios de subvenciones y los contratistas deberán garantizar que entre los subcontratistas y todas las personas físicas vinculadas al contrato, incluidos los participantes en talleres o formaciones y los receptores de ayuda financiera a terceros, no hay entidades ni personas incluidas en las listas de medidas restrictivas de la UE.

Función del coordinador

1.6. El coordinador:

a) Supervisará que la acción se ejecute con arreglo al presente contrato y coordinará su ejecución con todos los beneficiarios.

b) Actuará como intermediario para todas las comunicaciones entre los beneficiarios y el Órgano de Contratación.

c) Será el responsable de suministrar al Órgano de Contratación todos los documentos e información que puedan requerirse en virtud del presente contrato, en particular en lo que se refiere a los informes descriptivos y las solicitudes de pago. Cuando se requiera información de los beneficiarios, el coordinador será el responsable de obtener, verificar y consolidar esta información antes de transmitirla al Órgano de Contratación.

Se considerará que todo suministro de información, así como cualquier solicitud realizada por el coordinador al Órgano de Contratación, se realizan con el consentimiento de todos los beneficiarios.

d) Informará al Órgano de Contratación de cualquier suceso que pueda afectar a la ejecución de la acción o retrasarla.

e) Informará al Órgano de Contratación de cualquier cambio de la situación jurídica, financiera, técnica, organizativa o de control de cualquiera de los beneficiarios, así como de cualquier cambio en su nombre, dirección o representación jurídica.

f) En caso de que se realicen auditorías, controles, seguimientos o evaluaciones, según se describe en la cláusula 16, será el responsable de proporcionar todos los documentos necesarios, incluidas las cuentas de los beneficiarios, las copias de los documentos justificativos más importantes y las copias firmadas de los contratos celebrados con arreglo a la cláusula 10.

g) Tendrá plena responsabilidad financiera de garantizar que la acción se ejecute de conformidad con el presente contrato.

h) Tomará las medidas adecuadas para constituir la garantía financiera, cuando se solicite, según lo dispuesto en la cláusula 4.1 de las Condiciones Particulares.

i) Establecerá las solicitudes de pago de conformidad con el contrato.

j) Será el único receptor, en nombre de todos los beneficiarios, de los pagos del Órgano de Contratación. A continuación, se encargará de que se realicen, sin retrasos injustificados, los pagos apropiados a los beneficiarios.

k) No delegará estas tareas o una parte de ellas en los beneficiarios o en otras entidades, ni tampoco las subcontratará.

CLÁUSULA 2 - OBLIGACIÓN DE PRESENTACIÓN DE LOS INFORMES FINANCIEROS Y DESCRIPTIVOS‌

2.1. Los beneficiarios proporcionarán al Órgano de Contratación toda la información necesaria sobre la ejecución de la acción. El informe describirá la ejecución de la acción según las actividades previstas, las dificultades encontradas y las medidas adoptadas para resolver los problemas, las posibles modificaciones introducidas, así como el grado de consecución de sus resultados (impacto, efectos o productos), medidos por los indicadores correspondientes. El informe se estructurará de modo que permita hacer un seguimiento de los objetivos, los medios previstos o utilizados y el desglose presupuestario de la acción. El nivel de detalle de estos informes deberá ajustarse al de la descripción y presupuesto de la acción. El coordinador recopilará toda la información necesaria y redactará los informes intermedio y final consolidados. Estos informes:

a) abarcarán la totalidad de la acción, con independencia de la parte de ella que haya financiado el Órgano de Contratación;

b) constarán de un informe descriptivo y otro financiero, redactados utilizando los modelos que figuran en el anexo VI;

c) proporcionarán una descripción detallada de todos los aspectos de la ejecución de la acción durante el periodo cubierto por dichos informes, incluida, en el caso de opciones de costes simplificados, la información cualitativa y cuantitativa necesaria para demostrar el cumplimiento de las condiciones para el reembolso establecidas en el presente contrato;

d) incluirán los actuales resultados en una tabla actualizada basada en la matriz del marco lógico que consigne los resultados obtenidos por la acción (impacto, efectos o productos), medidos por sus indicadores correspondientes, las bases de referencia y los objetivos acordados, y las fuentes de verificación pertinentes;

e) determinarán si la lógica de la intervención sigue siendo válida y propondrán cualquier modificación pertinente, inclusive en relación con la matriz de marco lógico;

f) se redactarán en la lengua de este contrato y utilizando la divisa en que se denominen las cantidades en él;

g) incluirán cualquier actualización del plan de comunicación, si dicho plan fue solicitado por la Comisión Europea, según lo previsto en la cláusula 6.2;

h) incluirán todos los informes, publicaciones, comunicados de prensa y actualizaciones pertinentes relacionados con la acción;

i) incluirán todas las actualizaciones del cuestionario de autoevaluación sobre la explotación, el acoso y los abusos sexuales o de la lista conexa de medidas previstas que se indiquen en dicho cuestionario y se presentasen durante el procedimiento de adjudicación.

2.2. Además, el informe final:

a) abarcará cualquier periodo no cubierto en los informes precedentes;

b) incluirá los títulos de transferencia de propiedad mencionados en la cláusula 7.6.

2.3. En las Condiciones Particulares pueden establecerse requisitos de información adicionales.

2.4. El Órgano de Contratación podrá solicitar en todo momento más información. El coordinador proporcionará esta información en el plazo de los treinta días siguientes a su solicitud, en la lengua del contrato.

2.5. Los informes se presentarán con las solicitudes de pago, de conformidad con la cláusula 15. Si el coordinador no proporciona algún informe o la información adicional solicitada por el Órgano de Contratación dentro del plazo establecido, sin una explicación aceptable y por escrito de las razones, el Órgano de Contratación podrá resolver el presente contrato de conformidad con lo establecido en la cláusula 12.2, letras a) y f).

CLÁUSULA 3 - RESPONSABILIDAD

3.1. El Órgano de Contratación no podrá en ningún caso ni bajo ningún concepto ser considerado responsable de los daños causados al personal o a los bienes de los beneficiarios durante la ejecución de la acción o como consecuencia de esta. Por consiguiente, no admitirá ninguna solicitud de indemnización o pago adicional por ese motivo.

3.2. Los beneficiarios serán los únicos responsables frente a terceros, incluso por los daños de cualquier tipo que pudieran serles causados durante la ejecución de la acción o como consecuencia de esta. Los beneficiarios eximirán al Órgano de Contratación de toda responsabilidad relativa a cualquier reclamación o diligencia judicial resultante de una infracción de las leyes o reglamentaciones cometida por los propios beneficiarios, sus empleados o las personas que estén a su cargo, así como de una violación de los derechos de terceros. A los efectos de la presente cláusula 3, los empleados de los beneficiarios se considerarán terceros.

CLÁUSULA 4 - CONFLICTO DE INTERESES Y CÓDIGO DEONTOLÓGICO

4.1. Los beneficiarios adoptarán todas las medidas necesarias para evitar cualquier situación que pudiera poner en peligro la ejecución imparcial y objetiva del contrato o poner fin a dicha situación. Este conflicto de intereses podría plantearse, en particular, como

consecuencia de intereses económicos, afinidades políticas o nacionales, vínculos familiares o afectivos, o cualesquiera otros vínculos relevantes o intereses comunes.

4.2. Cualquier conflicto de intereses que pudiera surgir durante la ejecución del contrato deberá notificarse por escrito y sin dilación al Órgano de Contratación. En caso de producirse un conflicto de esta naturaleza, el coordinador tomará de inmediato todas las medidas necesarias para resolverlo.

4.3. El Órgano de Contratación se reserva el derecho a verificar la adecuación de tales medidas y, cuando lo estime necesario, podrá exigir que se adopten medidas suplementarias.

4.4. Los beneficiarios se asegurarán de que su personal, incluida la dirección, no se encuentra en una situación que pueda generar conflicto de intereses. Sin perjuicio de su obligación en virtud del presente contrato, los beneficiarios reemplazarán, de inmediato y sin compensación alguna por parte del Órgano de Contratación, a cualquier miembro de su personal que se encuentre en tal situación.

4.5. Los beneficiarios actuarán en todo momento de forma imparcial y como fieles asesores según el código deontológico de sus respectivas profesiones, así como con la adecuada discreción. Se abstendrán de hacer declaraciones públicas sobre la acción o los servicios sin la aprobación previa del Órgano de Contratación. No comprometerán en modo alguno al Órgano de Contratación sin su consentimiento previo y explicarán claramente este extremo a los terceros.

4.6. Se prohibirán el maltrato y los castigos físicos, las amenazas de maltrato físico, la explotación y los abusos sexuales, el acoso y los insultos, así como otras formas de intimidación. Los beneficiarios deberán asimismo proceder a informar al Órgano de Contratación de cualquier incumplimiento de las normas éticas o del código deontológico contemplados en la presente cláusula. En caso de que los beneficiarios tengan conocimiento de cualquier infracción de las normas antes citadas, deberán informar de ello por escrito al Órgano de Contratación en el plazo de treinta días.

4.7. Los beneficiarios y sus empleados deberán respetar los derechos humanos, las normas de protección de datos aplicables y la legislación medioambiental vigente en el país o los países donde se esté llevando a cabo la acción, así como las normas fundamentales del trabajo acordadas internacionalmente, como, por ejemplo, las normas fundamentales del trabajo y los convenios sobre el derecho de asociación y de negociación colectiva, la eliminación del trabajo forzoso y obligatorio, la eliminación de la discriminación en materia de empleo y ocupación, y la abolición del trabajo infantil de la OIT.

4.8. Tanto los beneficiarios como cualquier persona relacionada con ellos se abstendrán de utilizar en beneficio propio los poderes que se les otorguen. Los beneficiarios o cualquiera de sus subcontratistas, agentes o empleados no recibirán ni consentirán recibir de cualquier persona, no propondrán ni consentirán que se entregue a cualquier persona y tampoco obtendrán para cualquier persona un regalo, gratificación, comisión o retribución de cualquier tipo en concepto de incitación o de recompensa para que realice o se abstenga de realizar actos relacionados con la ejecución del contrato o como reconocimiento por haber mostrado un trato de favor o de discriminación respecto de cualquier persona en relación con el contrato. Los beneficiarios deberán cumplir todas las leyes y reglamentos aplicables y los códigos sobre la lucha contra el soborno y contra la corrupción.

4.9. Los pagos a los beneficiarios en virtud del contrato constituirán el único ingreso o beneficio que podrán obtener en relación con el contrato, con excepción de actividades generadoras de ingresos. Los beneficiarios y su personal deberán abstenerse de ejercer cualquier actividad o de recibir cualquier gratificación que entre en conflicto con sus obligaciones contractuales.

4.10. La ejecución del contrato no deberá dar lugar a gastos comerciales no habituales. Se entiende por «gastos comerciales no habituales» las comisiones que no se mencionen en el contrato o que no resulten de un contrato válido que haga referencia a ese contrato, las comisiones que no retribuyan ningún servicio legítimo efectivo, las comisiones abonadas en un paraíso fiscal y las comisiones abonadas a un beneficiario que no esté claramente identificado o a una empresa que presente todas las apariencias de ser una empresa ficticia. El Órgano de Contratación y la Comisión Europea podrán realizar todos los controles documentales o sobre el terreno que estimen necesarios para reunir pruebas que corroboren la sospecha de que se han producido gastos comerciales no habituales.

4.11. El cumplimiento del código deontológico establecido en la presente cláusula constituye una obligación contractual. El incumplimiento de este código deontológico se considerará siempre un incumplimiento del contrato, con arreglo a la cláusula 12 de las Condiciones Generales. Además, cualquier incumplimiento de las disposiciones establecidas en la presente cláusula podrá considerarse una falta profesional grave conducente a la suspensión o resolución del contrato, sin perjuicio de la aplicación de sanciones administrativas, incluida la exclusión de futuros procesos de adjudicación de contratos. En caso de que se incumpla la cláusula 4.6, el Órgano de Contratación tendrá en cuenta, entre otros aspectos, la información contenida en el cuestionario de autoevaluación sobre la explotación, el acoso y los abusos sexuales y en la lista conexa de medidas previstas que se indiquen en él y se presentasen durante el procedimiento de adjudicación.

CLÁUSULA 5 - CONFIDENCIALIDAD

5.1. Sin perjuicio de lo dispuesto en la cláusula 16, el Órgano de Contratación y los beneficiarios se comprometen a preservar la confidencialidad de toda información, con independencia de su forma, revelada por escrito u oralmente en relación con la ejecución del presente contrato y cuyo carácter confidencial sea indicado por escrito, como mínimo hasta el final de un periodo de cinco años siguientes al pago del saldo.

5.2. Los beneficiarios no utilizarán la información confidencial para ningún fin que no sea el cumplimiento de las obligaciones que les incumban en virtud del presente contrato, a menos que acuerde otra cosa con el Órgano de Contratación.

5.3. Cuando la Comisión Europea no sea el Órgano de Contratación tendrá, no obstante, acceso a todos los documentos comunicados a este y les garantizará la misma confidencialidad.

CLÁUSULA 6 - VISIBILIDAD

6.1. Salvo que la Comisión Europea acuerde o pida otra cosa, los beneficiarios adoptarán todas las medidas necesarias para dar a conocer que la Unión Europea ha financiado o cofinanciado la acción. Estas medidas serán conformes con los últimos requisitos sobre comunicación y visibilidad en las acciones exteriores financiadas por la UE, elaborados y publicados por la Comisión Europea, o se ajustarán a cualesquiera otras directrices acordadas entre la Comisión Europea y los beneficiarios.

6.2. A petición de la Comisión Europea, el coordinador presentará un plan de comunicación, que se someterá a la aprobación de la Comisión Europea, e informará de su ejecución de conformidad con la cláusula 2.

6.3. En particular, los beneficiarios mencionarán la acción y la contribución financiera de la Unión Europea en la información dirigida a los beneficiarios finales de la acción, en sus informes internos y anuales, y en los posibles contactos con los medios de comunicación. Se exhibirá el logotipo de la Unión Europea cuando resulte apropiado.

6.4. Toda comunicación o publicación de los beneficiarios sobre la acción, incluso en una conferencia o un seminario, deberá mencionar que aquella ha recibido apoyo financiero de la Unión Europea. Toda publicación de los beneficiarios, cualesquiera que sean su forma y soporte, incluido Internet, deberá llevar la mención siguiente: «Este documento se ha realizado con la ayuda financiera de la Unión Europea. Su contenido es responsabilidad exclusiva de <nombre de los beneficiarios> y en modo alguno debe considerarse que refleja la posición de la Unión Europea».

6.5. Los beneficiarios autorizan al Órgano de Contratación y a la Comisión Europea, en caso de que esta última no sea el Órgano de Contratación, a publicar sus nombres y direcciones, sus nacionalidades, el objeto de la subvención, su duración, su ubicación, su cuantía máxima y el porcentaje de financiación de los costes de la acción, tal como se establecen en la cláusula 3 de las Condiciones Particulares. No se procederá a realizar esta publicación si pudiera atentar contra la seguridad de los beneficiarios o perjudicar sus intereses.

6.6. Las Partes se consultarán inmediatamente y procurarán subsanar cualquier deficiencia detectada en la aplicación de los requisitos de visibilidad y, en su caso, de comunicación establecidos en el presente artículo y en las Condiciones Particulares. El incumplimiento de las obligaciones establecidas en la presente cláusula y en las Condiciones Particulares puede constituir un incumplimiento de las obligaciones contractuales y dar lugar a la adopción de las medidas correspondientes por parte del Órgano de Contratación, incluida la suspensión del pago, tal como se establece en el artículo 15.5, y/o una reducción del pago final, tal como se establece en el artículo 17.2.

CLÁUSULA 7 - APROPIACIÓN Y UTILIZACIÓN DE LOS RESULTADOS DE LA ACCIÓN Y LOS ACTIVOS

7.1. A menos que se establezca otra cosa en las Condiciones Particulares, la propiedad, los títulos y los derechos de propiedad industrial e intelectual de los resultados de la acción y de los informes y otros documentos relativos a esta corresponderán a los beneficiarios.

7.2. Sin perjuicio de lo dispuesto en la cláusula 7.1, los beneficiarios conceden al Órgano de Contratación (y a la Comisión Europea o el país socio cuando esta no sea el Órgano de Contratación) el derecho a utilizar gratuitamente y a su mejor entender y, en particular, a almacenar, modificar, traducir, exhibir, reproducir mediante cualquier procedimiento técnico, publicar o comunicar por cualquier medio todos los documentos derivados de la acción en cualquiera de sus formas, siempre que se respeten los derechos de propiedad industrial e intelectual existentes.

7.3. Los beneficiarios se asegurarán de poseer todos los derechos para utilizar cualesquiera derechos de propiedad industrial e intelectual preexistentes necesarios para la ejecución del presente contrato.

7.4. En caso de que en una fotografía o película se muestre a personas físicas reconocibles, el coordinador presentará, en el informe final al Órgano de Contratación, una declaración de estas personas en la que den su permiso para que se haga el uso descrito de su imagen. Lo anterior no se refiere a fotografías tomadas o películas rodadas en lugares públicos en las que aparezcan aleatoriamente personas identificables solo hipotéticamente ni a las personas públicas cuando actúen en el ejercicio de su actividad pública.

7.5. A menos que en la descripción de la acción del anexo I se especifique claramente lo contrario, los equipos, vehículos y materiales pagados con cargo al presupuesto de la acción se transferirán, a más tardar cuando se presente el informe final, a los beneficiarios finales de esta.

Si no hay beneficiarios finales de la acción a los que puedan transferirse los equipos, vehículos y materiales, los beneficiarios podrán transferírselos a:

− las autoridades locales,

− los beneficiarios locales,

− las entidades locales afiliadas,

− otra acción financiada por la Unión Europea,

− o, excepcionalmente, podrán conservar la propiedad de estos artículos.

En estos casos, el coordinador presentará por escrito al Órgano de Contratación una solicitud justificada de autorización, junto con un inventario de los artículos de que se trate y una propuesta relativa a su utilización, con la suficiente antelación y, a más tardar, en el momento en que se presente el informe final.

En ningún caso podrá la utilización final poner en peligro la sostenibilidad de la acción o resultar en una ganancia para los beneficiarios.

7.6 Se adjuntarán al informe final copias de los documentos que prueben la transferencia de los equipos y vehículos cuyo coste individual supere los 5 000 EUR. En el caso de los documentos que prueben la transferencia de equipos y vehículos cuyo coste individual no supere esa cantidad, los beneficiarios deberán guardarlos a efectos de control.

CLÁUSULA 8 – SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LA ACCIÓN

8.1. En el anexo I se describirán en detalle los sistemas de seguimiento y evaluación que los beneficiarios piensan establecer.

8.2. Cuando la Comisión Europea lleve a cabo una evaluación intermedia o ex post, o un ejercicio de seguimiento, el coordinador se comprometerá a poner a disposición de la Comisión o de las personas autorizadas por ella la información o los documentos necesarios para el ejercicio de evaluación o de seguimiento.

Se invitará a representantes de la Comisión Europea a participar en los principales ejercicios de seguimiento y evaluación relativos al desempeño de la acción llevada a cabo por los beneficiarios. Se invitará a la Comisión Europea a formular sus observaciones sobre las condiciones de las evaluaciones antes de poner en marcha el ejercicio, así como sobre los proyectos de informe antes de su finalización.

8.3. Cuando los beneficiarios o la Comisión Europea efectúen o hagan que se efectúe un ejercicio de evaluación o seguimiento en el marco de la acción, transmitirán una copia del informe de evaluación a la otra parte. Junto con el informe descriptivo final (anexo VI), se transmitirán a la Comisión Europea todos los informes de evaluación y seguimiento, incluidos los valores finales correspondientes a cada uno de los indicadores recogidos en el marco lógico.

CLÁUSULA 9 — MODIFICACIÓN DEL CONTRATO

9.1. Toda modificación del presente contrato, incluidos los anexos, se consignará por escrito. El presente contrato únicamente podrá modificarse durante su periodo de ejecución.

9.2. Las modificaciones no tendrán la finalidad ni el efecto de introducir en el contrato cambios que pongan en cuestión la decisión de conceder una subvención o sean contrarias a la igualdad de trato de los solicitantes. No se podrá incrementar la subvención máxima mencionada en la cláusula 3.2 de las Condiciones Particulares.

9.3. Si los beneficiarios solicitan una modificación, el coordinador deberá presentar una solicitud debidamente justificada al Órgano de Contratación treinta días antes de la fecha

en que la modificación deba hacerse efectiva, a menos que concurran circunstancias especiales debidamente confirmadas y aceptadas por el Órgano de Contratación.

9.4. Cuando la modificación del presupuesto no afecte a los resultados previstos de la acción (es decir, a su impacto, efectos y productos) y la incidencia financiera se limite a una transferencia entre partidas dentro de una misma línea presupuestaria, incluida la anulación o la introducción de una partida, o a una transferencia entre líneas presupuestarias que implique una variación inferior o igual al 25 % del importe inicial (o el modificado a través de un apéndice) relacionado con cada línea presupuestaria afectada de costes subvencionables, el coordinador podrá modificar el presupuesto y deberá comunicárselo por escrito al Órgano de Contratación, a más tardar en el siguiente informe. Este método no podrá utilizarse para modificar las líneas correspondientes a los costes indirectos, a la reserva para imprevistos, a las contribuciones en especie o a las cantidades o porcentajes de opciones de costes simplificados definidos en el contrato.

Los cambios en la descripción de la acción y el marco lógico que afecten a los resultados previstos (impacto, efectos y productos) deberán acordarse por escrito con el Órgano de Contratación antes de su realización. Los cambios aprobados deberán explicarse en el siguiente informe.

9.5. Los cambios de dirección, cuenta bancaria o auditor podrán ser objeto de una simple notificación del coordinador. No obstante, en circunstancias debidamente justificadas, el Órgano de Contratación podrá oponerse a la elección del coordinador.

9.6. El Órgano de Contratación se reserva el derecho a exigir la sustitución del auditor mencionado en la cláusula 5.2 de las Condiciones Particulares si ciertos elementos desconocidos en la fecha de firma del contrato pusieran en duda su independencia o su profesionalidad.

CLÁUSULA 10 — EJECUCIÓN

Contratos de ejecución

10.1. Si la ejecución de la acción exigiera la adquisición de bienes, trabajos o servicios por parte de los beneficiarios, estos deberán respetar las normas de adjudicación de contratos y las normas de nacionalidad y origen establecidas en el anexo IV del presente contrato.

10.2. En la medida en que sea pertinente, los beneficiarios se asegurarán de que las condiciones que les sean aplicables en virtud de las cláusulas 3, 4, 6 y 16 de estas Condiciones Generales se apliquen también a los contratistas a los que se adjudique un contrato de ejecución.

10.3. En su informe al Órgano de Contratación, el coordinador proporcionará una descripción completa y detallada sobre la adjudicación y sobre la ejecución de los contratos que se hayan adjudicado con arreglo a la cláusula 10.1, de conformidad con los requisitos de información establecidos en la sección 2 del anexo VI.

Subcontratación

10.4. Los beneficiarios podrán subcontratar tareas que formen parte de la acción. Si lo hacen, deberán velar por que, además de las condiciones establecidas en las cláusulas 10.1, 10.2 y 10.3, se cumplan las siguientes condiciones:

- que la subcontratación no incluya tareas fundamentales de la acción;

- que el recurso a la subcontratación esté justificado por la naturaleza de la acción y lo que sea necesario para su ejecución;

- que los costes estimados de la subcontratación sean claramente identificables en el presupuesto estimativo que figura en el anexo III;

- que, en caso de no estar contemplado en el anexo I, cualquier posible recurso a la subcontratación sea comunicado por el beneficiario y cuente con la aprobación del Órgano de Contratación.

Ayuda financiera a terceros

10.5. A fin de apoyar el logro de los objetivos de la acción y, en particular, cuando la ejecución de la acción requiera dar ayuda financiera a terceros, los beneficiarios podrán conceder ayuda financiera si así está previsto en las Condiciones Particulares.

10.6. El importe máximo que podrá pagarse en concepto de ayuda financiera no excederá de los 60 000 EUR por entidad tercera, a menos que de lo contrario la consecución de los objetivos de las acciones sea imposible o excesivamente complicada.

10.7. En la descripción de la acción, de conformidad con las instrucciones facilitadas al respecto por el Órgano de Contratación, se definirán los tipos de entidades que podrán optar a ayuda financiera y se enumerarán los tipos de actividades que podrán beneficiarse de dicha ayuda. Se especificarán también los criterios que se aplicarán para la selección de los terceros receptores de esta ayuda financiera, incluidos los aplicados para determinar su importe exacto.

10.8. En su informe al Órgano de Contratación, el coordinador proporcionará una descripción completa y detallada de la adjudicación y de la ejecución de la ayuda financiera que, en su caso, se haya concedido. Estas descripciones deberán incluir, entre otras cosas, información sobre los procedimientos de adjudicación, la identidad de los receptores de la ayuda financiera, los importes concedidos, los resultados logrados, los problemas encontrados y las soluciones halladas, así como las actividades realizadas y un calendario de las que todavía deben llevarse a cabo.

10.9. En la medida en que sea pertinente, los beneficiarios se asegurarán de que las condiciones que les sean aplicables en virtud de las cláusulas 3, 4.1 a 4.4, 6 y 16 de estas Condiciones Generales se apliquen también a los terceros a los que se conceda ayuda financiera.

CLÁUSULA 11 – PROLONGACIÓN Y SUSPENSIÓN

Prolongación

11.1. El coordinador informará al Órgano de Contratación sin demora de toda circunstancia que pudiera obstaculizar o retrasar la ejecución de la acción. Podrá solicitar una prolongación del periodo de ejecución de la acción, según lo establecido en la cláusula 2 de las Condiciones Particulares de conformidad con la cláusula 9. Dicha solicitud deberá ir acompañada de todas las justificaciones necesarias para su examen.

Suspensión por el coordinador

11.2. El coordinador podrá suspender la ejecución de la acción, o de cualquier parte de ella, si concurriesen circunstancias excepcionales, especialmente de fuerza mayor, que hagan que dicha ejecución resulte excesivamente difícil o peligrosa. El coordinador informará al Órgano de Contratación sin demora y le indicará la naturaleza, la duración probable y los efectos previsibles de la suspensión.

11.3. El coordinador o el Órgano de Contratación podrán entonces resolver el contrato de conformidad con la cláusula 12.1. Si no se resuelve el contrato, los beneficiarios procurarán reducir al mínimo el periodo de suspensión y los posibles daños y reanudarán

su ejecución cuando las circunstancias lo permitan, informando de ello al Órgano de Contratación.

Suspensión por parte del Órgano de Contratación

11.4. El Órgano de Contratación podrá solicitar a los beneficiarios que suspendan la ejecución de la acción, o de cualquier parte de ella, si concurren circunstancias excepcionales, especialmente de fuerza mayor, que hagan que dicha ejecución resulte excesivamente difícil o peligrosa. Con este fin, el Órgano de Contratación informará al coordinador y le indicará la naturaleza y la duración probable de la suspensión.

11.5. El coordinador o el Órgano de Contratación podrán entonces resolver el contrato de conformidad con la cláusula 12.1. Si no se resuelve el contrato, los beneficiarios procurarán reducir al mínimo el periodo de suspensión y los posibles daños y reanudarán su ejecución cuando las circunstancias lo permitan, una vez que haya obtenido la aprobación del Órgano de Contratación.

11.6. El Órgano de Contratación podrá también suspender el presente contrato o a participación en él de uno o varios beneficiarios cuando tenga pruebas de que han concurrido las circunstancias siguientes o, por razones objetivas y debidamente justificadas, lo considere necesario para verificar si cabe suponer que ha sido así:

a) el procedimiento de concesión de la subvención o la ejecución de la acción ha sido objeto de errores sustanciales, irregularidades o fraude;

b) los beneficiarios han incumplido cualquier obligación sustancial que les incumba en virtud del presente contrato.

11.7. El coordinador proporcionará cualquier información, aclaración o documento que se le soliciten en los treinta días siguientes a la recepción de las solicitudes enviadas por el Órgano de Contratación. Si, a pesar de la información, la aclaración o los documentos facilitados por el coordinador, se comprueba que el procedimiento de concesión o la ejecución de la subvención han sido objeto de irregularidades, fraude o incumplimiento de obligaciones, el Órgano de Contratación podrá resolver el presente contrato de conformidad con la cláusula 12.2, letra h).

Fuerza mayor

11.8. A efectos de la presente cláusula, se entenderá por «fuerza mayor» las catástrofes naturales, las huelgas, los cierres patronales o cualesquiera otros conflictos laborales, los actos de elementos antisociales, las guerras —estén o no estén declaradas—, los bloqueos, la insurrección, las revueltas, las epidemias, los corrimientos de tierras, los seísmos, las tormentas, los rayos, las inundaciones, los derrumbamientos, las agitaciones sociales, las explosiones y otros sucesos imprevisibles que escapen al control de cualquiera de las partes y que no puedan superarse mediante la aplicación de la debida diligencia de ninguna de ellas. La decisión de la Unión Europea de suspender la cooperación con el país socio se considerará caso de fuerza mayor cuando implique la suspensión de la financiación en virtud del presente contrato.

11.9. No se considerará que los beneficiarios han incumplido sus obligaciones contractuales cuando no les haya sido posible observarlas por causa de fuerza mayor.

Prolongación del periodo de ejecución tras una suspensión

11.10. En caso de suspensión de conformidad con las cláusulas 11.2, 11.4 y 11.6, el periodo de ejecución de la acción se ampliará por un periodo equivalente a la duración de la suspensión, sin perjuicio de cualquier modificación del contrato que pueda ser necesaria

para adaptar la acción a las nuevas condiciones de ejecución. La cláusula 11.10 no será aplicable cuando se trate de una subvención de funcionamiento.

CLÁUSULA 12 — RESOLUCIÓN DEL CONTRATO

Resolución en caso de fuerza mayor

12.1. En los casos previstos en la cláusula 11.2 y 11.4, si el coordinador o el Órgano de Contratación consideran que el presente contrato no puede seguir ejecutándose de manera eficaz y apropiada, se consultarán mutuamente al respecto. Si no llegan a un acuerdo sobre una solución, el coordinador o el Órgano de Contratación podrán resolver el contrato, previo aviso por escrito con dos meses de antelación y sin obligación de abonar indemnización alguna por este motivo.

Resolución por parte del Órgano de Contratación

12.2. Sin perjuicio de lo dispuesto en la cláusula 12.1, el Órgano de Contratación podrá poner término al presente contrato o a la participación en él de cualquiera de los beneficiarios, previa consulta al coordinador y sin indemnización de ningún tipo, en caso de que:

a) los beneficiarios no cumplan alguna de las obligaciones sustanciales a las que estén sujetos de forma individual o colectiva en virtud del presente contrato, en la medida en que tal incumplimiento no se justifique y, tras habérseles enviado un requerimiento escrito para que respeten sus obligaciones, sigan sin cumplirlas o no proporcionen una explicación satisfactoria en un plazo de treinta días a partir de la recepción del requerimiento;

b) los beneficiarios, o cualquier persona que asuma una responsabilidad ilimitada por las deudas contraídas por estos, se hallen incursos en un procedimiento de quiebra o estén sometidos a un procedimiento de insolvencia o liquidación, sus activos estén siendo administrados por un liquidador o por un tribunal, hayan alcanzado un acuerdo con sus acreedores, sus actividades empresariales hayan sido suspendidas o se encuentren en cualquier situación análoga resultante de un procedimiento de la misma naturaleza en virtud de las disposiciones legales o reglamentarias nacionales que les sean aplicables;

c) los beneficiarios, o cualquier persona o entidad relacionadas con él, hayan cometido una falta profesional grave comprobada por cualquier medio que el Órgano de Contratación pueda justificar;

d) haya quedado establecido por una sentencia firme o una decisión administrativa definitiva, o en virtud de alguna prueba que obre en poder del Órgano de Contratación, que los beneficiarios han sido declarados culpables de fraude, corrupción, participación en una organización delictiva, blanqueo de capitales o delitos relacionados con la financiación del terrorismo, trabajo infantil u otras formas de trata de seres humanos, o de incumplimiento de las obligaciones legales de carácter fiscal, social o de otro tipo que les sean aplicables, en particular a través de la creación de una entidad para este fin;

e) una modificación de la situación jurídica, financiera, técnica, organizativa o de control de los beneficiarios, o la terminación de su participación, afecten sustancialmente a la ejecución del contrato o pongan en entredicho la decisión de concesión de la subvención;

f) los beneficiarios, o cualquier persona relacionada con él, hayan incurrido en falsas declaraciones al facilitar la información exigida en el procedimiento de concesión o en la ejecución de la acción, o no hayan suministrado alguna información relacionada con la acción exigida por el Órgano de Contratación o no lo hayan hecho en los plazos establecidos en el presente contrato;

g) los beneficiarios no hayan cumplido sus obligaciones de pago de cotizaciones a la seguridad social o de impuestos con arreglo a las disposiciones legales del país donde estén establecidos;

h) el Órgano de Contratación tenga pruebas de que los beneficiarios, o cualquier entidad o persona relacionada, han incumplido sus obligaciones o han cometido irregularidades o fraude en el procedimiento de concesión o en la ejecución de la acción;

i) los beneficiarios sean objeto de una sanción administrativa con arreglo a la cláusula 12.8;

j) el Órgano de Contratación tenga pruebas de que los beneficiarios se hallan en una situación de conflicto de intereses;

k) la Comisión Europea tenga pruebas de que uno o varios beneficiarios han cometido errores o irregularidades sistémicos o recurrentes, fraude o una infracción grave de las obligaciones que les incumban en virtud de otras subvenciones financiadas por la Unión Europea y concedidas en condiciones similares, siempre que esos errores, irregularidades, fraude o infracción grave tengan una repercusión importante en la presente subvención.

Los casos de resolución en virtud de las letras b), c), d), h), j) y k) podrán referirse también a personas que sean miembros de los órganos de administración, dirección o supervisión de los beneficiarios, o a personas con poderes de representación, decisión o control en relación con los beneficiarios.

12.3. En los casos mencionados en las letras c), f), h) y k), «cualquier persona relacionada» se refiere a cualquier persona física con poderes de representación, toma de decisiones o control en relación con los beneficiarios. «Cualquier entidad relacionada» se refiere, en particular, a cualquier entidad que cumpla los criterios establecidos en el artículo 1 de la Séptima Directiva 83/349/CEE del Consejo, de 13 xx xxxxx de 1983.

Resolución de la participación de uno o varios beneficiarios por el coordinador

12.4. En casos debidamente justificados, el coordinador también podrá poner término a la participación de uno o varios beneficiarios en el presente contrato. A tal fin, el coordinador comunicará al Órgano de Contratación las razones que justifiquen la terminación de esta participación y la fecha en que se hará efectiva, así como una propuesta para la reasignación de las tareas de los beneficiarios a cuya participación se pone término o su posible sustitución. La propuesta se enviará con suficiente antelación a la fecha en que deba hacerse efectiva la terminación. Si el Órgano de Contratación da su acuerdo, el contrato se modificará en consecuencia de conformidad con la cláusula 9.

Fecha de finalización

12.5. Las obligaciones de pago de la Unión Europea en virtud del presente contrato terminarán dieciocho meses después del periodo de ejecución establecido en la cláusula 2 de las Condiciones Particulares, a menos que el contrato se resuelva de conformidad con la cláusula 12.

El Órgano de Contratación aplazará esta fecha de finalización, para poder cumplir sus obligaciones de pago, siempre que el coordinador haya presentado una solicitud de pago de conformidad con las disposiciones contractuales o, en caso de litigio, hasta que se complete el procedimiento de solución de litigios previsto en la cláusula 13. El Órgano de Contratación notificará al coordinador cualquier aplazamiento de la fecha de finalización.

12.6. El presente contrato quedará resuelto automáticamente si no ha dado lugar a ningún pago del Órgano de Contratación en los dos años posteriores a su firma.

Efectos de la resolución

12.7. Tras la resolución del presente contrato, el coordinador tomará de inmediato todas las medidas necesarias para finalizar la acción rápida y ordenadamente, a fin de reducir al mínimo los gastos ulteriores.

Sin perjuicio de lo dispuesto en la cláusula 14, los beneficiarios solo tendrán derecho al pago correspondiente a la parte de la acción ejecutada, con exclusión de los costes vinculados a los compromisos en curso pero destinados a ser ejecutados con posterioridad a la resolución.

A tal efecto, el coordinador presentará una solicitud de pago al Órgano de Contratación en el plazo establecido en la cláusula 15.2, que empezará a contarse a partir de la fecha de la resolución.

En caso de resolución de conformidad con la cláusula 12.1, el Órgano de Contratación podrá decidir reembolsar los gastos residuales inevitables realizados durante el período de preaviso, siempre que se haya ejecutado adecuadamente lo previsto en el párrafo primero de la presente cláusula 12.7.

En los casos de resolución previstos en la cláusula 12.2, letras a), c), d), f), h) y k), el Órgano de Contratación podrá exigir, tras haber consultado debidamente al coordinador y en función de la gravedad de las deficiencias, el reembolso total o parcial de las cantidades indebidamente abonadas para la acción.

Sanciones administrativas

12.8 Sin perjuicio de la aplicación de otras medidas correctoras previstas en el contrato, podrá imponerse una sanción consistente en la exclusión de todos los contratos y subvenciones financiados por el presupuesto de la UE, tras un procedimiento contradictorio con arreglo al Reglamento Financiero aplicable, a los beneficiarios que, en particular:

a) Xxxxx incurrido en una falta profesional grave, hayan cometido irregularidades o hayan mostrado deficiencias significativas en el cumplimiento de las obligaciones principales en el marco de la ejecución del contrato, o hayan incumplido las obligaciones legales de carácter fiscal, social o de otro tipo que les sean aplicables, en particular a través de la creación de una entidad para este fin. La duración de la exclusión no podrá ser superior a la duración establecida por sentencia firme o por una decisión administrativa definitiva, o, en su defecto, a tres años.

b) Xxxxx sido declarados culpables de fraude, corrupción, participación en una organización delictiva, blanqueo de capitales, delitos terroristas, trabajo infantil o trata de seres humanos. La duración de la exclusión no podrá ser superior a la duración establecida por sentencia firme o por una decisión administrativa definitiva, o, en su defecto, a cinco años.

12.9 En las situaciones mencionadas en la cláusula 12.8, como complemento o alternativa a la sanción de exclusión, los beneficiarios podrán ser también objeto de sanciones pecuniarias de hasta el 10 % del valor del contrato.

12.10 Cuando el Órgano de Contratación tenga derecho a imponer sanciones financieras, podrá deducirlas de toda cantidad adeudada a los beneficiarios o de la garantía pertinente.

12.11 La decisión de imponer sanciones administrativas podrá publicarse en un sitio web específico, nombrando explícitamente a los beneficiarios.

CLÁUSULA 13 — LEGISLACIÓN APLICABLE Y SOLUCIÓN DE LITIGIOS

13.1. El presente contrato se regirá por la xxx xxx xxxx del Órgano de Contratación o, si el Órgano de Contratación es la Comisión Europea, por el Derecho de la Unión Europea aplicable, complementado, en su caso, por el Derecho belga.

13.2. Las partes harán todo lo posible para resolver amistosamente cualquier litigio que pueda surgir entre ellas durante la ejecución del presente contrato. A tal efecto, se comunicarán por escrito su posición, y se reunirán a petición de una de ellas. El coordinador y el Órgano de Contratación deberán responder en un plazo de treinta días a una solicitud de solución amistosa. Transcurrido dicho plazo, o si no llegasen a una solución amistosa dentro de los 120 días siguientes a la primera solicitud, cada parte podrá notificar a la otra que considera que el procedimiento ha fracasado.

13.3. En caso de que no se llegue a una solución amistosa, el litigio podrá ser sometido de común acuerdo del coordinador y el Órgano de Contratación a la conciliación de la Comisión Europea, en caso de que esta no sea el Órgano de Contratación. Si no se llegara a ninguna solución en un plazo de 120 días a partir del inicio del procedimiento de conciliación, cada parte podrá notificar a la otra que considera que el procedimiento ha fracasado.

13.4. Si los procedimientos mencionados anteriormente fracasan, cada parte podrá someter el litigio ante los tribunales del país del Órgano de Contratación o ante los tribunales de Bruselas, si el Órgano de Contratación es la Comisión Europea.

DISPOSICIONES FINANCIERAS

CLÁUSULA 14 — COSTES SUBVENCIONABLES

Criterios de subvencionabilidad de los costes

14.1. Los costes subvencionables son los gastos efectivamente realizados por los beneficiarios que se ajustan a todos los criterios siguientes:

a) Haber sido realizados durante la ejecución de la acción tal y como se define en la cláusula 2 de las Condiciones Particulares. En concreto:

i) Los costes relacionados con servicios y obras se referirán a actividades llevadas a cabo durante el período de ejecución. Los costes relacionados con suministros se referirán a artículos entregados e instalados durante el periodo de ejecución. La firma de un contrato, la transmisión de un pedido o la xxxxxxxx de un compromiso de gasto durante el periodo de ejecución, con relación a una futura prestación de servicios, realización de obras o entrega de suministros, después de la expiración del periodo de aplicación, no se ajustan a este requisito. Las transferencias de efectivo entre el coordinador o los demás beneficiarios o entidades afiliadas podrán no considerarse costes efectuados.

ii) Los costes efectuados deberán haberse abonado antes de la presentación de los informes finales. Podrán abonarse después, siempre que se hayan consignado en el informe final junto con la fecha estimada de pago.

iii) Se exceptúan los gastos relacionados con los informes finales, incluidas la verificación de los gastos, la auditoría y la evaluación final de la acción, que podrán realizarse una vez finalizado el periodo de ejecución de la acción.

iv) Los beneficiarios podrán haber iniciado procedimientos para la adjudicación de contratos, según lo mencionado en la cláusula 10, y haber celebrado contratos antes del inicio del periodo de ejecución de la acción, siempre que se respeten las disposiciones del anexo IV.

b) Estar indicados en el presupuesto total estimado de la acción.

c) Ser necesarios para la ejecución de la acción.

d) Ser identificables y comprobables, y en particular estar consignados en la contabilidad de los beneficiarios y haberse determinado conforme a las normas de contabilidad y las prácticas contables habituales en materia de costes aplicables a los beneficiarios.

e) Ajustarse a las exigencias de la legislación fiscal y social aplicable.

f) Ser razonables, estar justificados y cumplir los principios de buena gestión financiera, y en especial de economía y eficiencia.

Costes directos subvencionables

14.2. Sin perjuicio de lo dispuesto en la cláusula 14.1 y, en su caso, en las disposiciones del anexo IV, serán subvencionables los siguientes costes directos de los beneficiarios:

a) Los costes del personal asignado a la acción, correspondientes a sueldos brutos reales más las cotizaciones a la seguridad social y otros costes que forman parte de la remuneración (sin incluir las primas). Estos no deberán superar los sueldos y costes normalmente sufragados por los beneficiarios, a menos que se justifique que son esenciales para llevar a cabo la acción.

b) Los costes de viajes y estancia del personal y otras personas participantes en la acción, siempre que no rebasen los soportados habitualmente por los beneficiarios de conformidad con sus normas y disposiciones reglamentarias. Además, en ningún caso podrán superarse los baremos publicados por la Comisión Europea en el momento de la firma del contrato.

c) Los costes de adquisición de equipos (nuevos o de ocasión) y suministros específicamente destinados a la acción, siempre que la titularidad se transfiera al final de la acción de acuerdo con lo exigido en la cláusula 7.5.

d) Los costes de amortización, alquiler o leasing de equipos (nuevos o de ocasión) y suministros específicamente destinados a la acción.

e) Los costes de bienes fungibles específicamente destinados a la acción.

f) Los costes de los contratos de servicios, suministros y obras adjudicados por los beneficiarios a efectos de la acción a los que se refiere la cláusula 10. Esto incluye los costes derivados de movilizar conocimientos prácticos para mejorar la calidad del marco lógico (por ejemplo, precisión de la base de referencia, sistemas de control, etc.), tanto al principio como durante la ejecución de la acción.

g) Los costes derivados directamente de las exigencias planteadas por el contrato (por ejemplo, difusión de información, evaluación específica de la acción, auditorías, traducciones, reproducción, seguros, etc.), incluidos los costes de servicios financieros (especialmente el coste de las transferencias y las garantías financieras cuando lo exija el contrato).

h) Los derechos, impuestos y gravámenes, incluido el IVA, asociados a los objetivos de la acción, pagados y no recuperables por los beneficiarios a menos que se disponga otra cosa en las Condiciones Particulares.

i) Los gastos generales, cuando se trate de una subvención de funcionamiento.

j) Los costes de oficina para el proyecto:

Podrán aceptarse como costes directos subvencionables los costes realmente contraídos en relación con una oficina del proyecto utilizada para la acción o una parte de estos costes cuando:

1. el Órgano de Contratación reconozca la necesidad de crear o utilizar una oficina del proyecto en las Condiciones Particulares;

2. la descripción de la oficina del proyecto, los servicios o recursos que ofrece, su capacidad global y (en su caso) la clave de reparto figuren en la descripción de la acción y el presupuesto;

3. (si procede) la clave de reparto refleje razonablemente la parte de los recursos o servicios necesarios y realmente utilizados para la acción;

4. los costes en cuestión cumplan los criterios de subvencionabilidad mencionados en la cláusula 14.1;

5. entren dentro de una de las categorías siguientes:

i) costes del personal directamente asignado a las operaciones de la oficina del proyecto;

ii) costes de amortización, alquiler o leasing de edificios, equipos y activos;

iii) costes de los contratos de mantenimiento y reparación;

iv) costes de bienes fungibles y suministros específicamente destinados a la acción;

v) costes de servicios informáticos y de telecomunicaciones;

vi) costes de los contratos de gestión de instalaciones, incluidas las tasas de seguridad y los costes de los seguros;

vii) derechos, impuestos y gravámenes, incluido el IVA, asociados a los objetivos de la acción, pagados y no recuperables por los beneficiarios a menos que se disponga otra cosa en las Condiciones Particulares.

Financiación basada en el rendimiento

14.3. El pago de la contribución de la UE podrá estar parcial o totalmente vinculado a la consecución de resultados medidos con relación a hitos fijados de antemano o a través de indicadores de rendimiento. Esta financiación basada en el rendimiento no estará sujeta a otras subcláusulas de la cláusula 14. Los resultados relevantes y los medios para medir su consecución se describirán claramente en el anexo I.

El importe que deba pagarse por los resultados obtenidos será el establecido en el anexo III. El método para determinar el importe en cuestión deberá estar claramente descrito en el anexo I, tener en cuenta el principio de buena gestión financiera y evitar la doble financiación de costes.

La organización no estará obligada a informar sobre los costes relacionados con la consecución de los resultados. No obstante, presentará todos los documentos justificativos necesarios, incluidos, en su caso, los documentos contables, para demostrar que se han alcanzado los resultados que activan el pago, tal como se definen en los anexos I y III. Las cláusulas 15.1 (calendario de pagos), 15.7 (verificación de los gastos), 17.3 (ausencia de beneficios) no se aplican a la parte de la acción beneficiaria de una financiación basada en resultados.

Opciones de costes simplificados

14.4. De conformidad con las disposiciones detalladas en los anexos III y K de la Guía para los solicitantes de subvenciones, podrán constituir también costes subvencionables cualquiera de las siguientes opciones de costes o una combinación de ellas:

a) costes unitarios;

b) cantidades a tanto alzado;

c) financiación a tipo fijo.

14.5. Los métodos utilizados por los beneficiarios para determinar los costes unitarios, las cantidades a tanto alzado o los tipos fijos estarán claramente descritos y justificados en el anexo III, y asegurarán el cumplimiento de los principios de cofinanciación y prohibición xx xxxxx financiación.

Cuando sea posible y oportuno, las cantidades a tanto alzado, los costes unitarios o los tipos fijos se determinarán de manera que sea posible proceder a su desembolso una vez se alcancen productos o resultados concretos. Si un resultado conlleva varios productos o subresultados, deberá desglosarse en sublíneas presupuestarias, y a cada producto o subresultado deberá asignársele una parte del importe fijado para el resultado, a fin de permitir la realización de pagos parciales en caso de que no se alcance el resultado en cuestión.

Los costes declarados en las opciones de costes simplificados deberán cumplir los criterios de subvencionabilidad expuestos en las cláusulas 14.1 y 14.2. No es necesario que estén respaldados por documentos contables o justificativos, salvo los que sean necesarios para demostrar que se cumplen las condiciones para el reembolso establecidas en los anexos I, III y K de la Guía para los solicitantes de subvenciones.

Estos costes no podrán incluir gastos no subvencionables, según lo establecido en la cláusula 14.11, ni costes ya declarados como parte de otros componentes o partidas de gastos del presupuesto del presente contrato.

Los importes o porcentajes de los costes unitarios, las cantidades a tanto alzado o la financiación a tipo fijo expuestos en el anexo III no podrán modificarse unilateralmente ni ser cuestionados por verificaciones ex post.

14.6. Las opciones de costes simplificados integradas en las prácticas de contabilidad de costes del beneficiario y que no estén basadas en resultados pueden autorizarse sólo si han sido aceptadas por las autoridades nacionales en el marco de regímenes de financiación comparables, en conformidad con el anexo K de la Guía para los solicitantes de subvenciones.

Reserva para imprevistos

14.7. El presupuesto de la acción podrá incluir una reserva para imprevistos o posibles fluctuaciones de los tipos de cambio no superior al 5 % de los costes directos subvencionables, a fin de permitir los ajustes que resulten necesarios debido a cambios imprevisibles de las circunstancias sobre el terreno. Esta reserva solo podrá utilizarse con la autorización previa por escrito del Órgano de Contratación, previa solicitud debidamente justificada del coordinador.

Costes indirectos

14.8. Los costes indirectos de la acción son aquellos gastos subvencionables que no pueden identificarse como gastos específicos directamente vinculados a la ejecución de la acción ni pueden imputarse directamente a ella de acuerdo con las condiciones de subvencionabilidad previstas en la cláusula 14.1. Sin embargo, son gastos realizados por los beneficiarios en relación con los costes directos subvencionables de la acción. No podrán incluir costes no subvencionables, según lo establecido en la cláusula 14.11, ni costes ya declarados como parte de otros componentes o partidas de gastos del presupuesto del presente contrato.

En la medida en que ello no genere beneficio alguno en el marco de la acción, podrá reclamarse un porcentaje fijo del importe total de los costes directos subvencionables de la acción no superior al porcentaje establecido en la cláusula 3.3 de las Condiciones Particulares para cubrir costes indirectos de la acción.

Los costes indirectos no serán subvencionables en el marco de la concesión de una subvención para una acción a un beneficiario que ya reciba una subvención de funcionamiento financiada con cargo al presupuesto de la Unión Europea durante el periodo de que se trate.

La cláusula 14.8 no será aplicable cuando se trate de una subvención de funcionamiento.

Contribuciones en especie

14.9. Las contribuciones en especie, que deberán indicarse por separado en el anexo III, no representan gastos efectivos ni constituyen costes subvencionables. Dichas contribuciones tampoco podrán considerarse cofinanciación por parte de los beneficiarios, a menos que se especifique lo contrario en las Condiciones Particulares.

Si se aceptan las contribuciones en especie a modo de cofinanciación, los beneficiarios deberán garantizar que se ajustan a las normas fiscales y de seguridad social nacionales.

Sin perjuicio de las anteriores disposiciones, si en la descripción de la acción se prevén contribuciones en especie, estas deberán aportarse efectivamente.

Trabajo realizado por voluntarios

14.10. El valor del trabajo realizado por voluntarios podrá figurar entre los costes subvencionables de la acción y los beneficiarios podrán tratarlos como cofinanciación.

Cuando los costes subvencionables estimados incluyan los costes del trabajo realizado por voluntarios, la contribución de la Comisión Europea no podrá superar los costes subvencionables estimados distintos de los costes de dicho trabajo.

Los beneficiarios deberán declarar los costes de personal del trabajo realizado por voluntarios sobre la base de los costes unitarios autorizados con arreglo a lo dispuesto en la cláusula 14.4 y siguientes1.

1 El valor de dichos costes unitarios está definido por la Comisión en la siguiente dirección: xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxx/?xxxxxxxxxxxxxxx&xxxxXxx0&xxxxx0000&xxxxxxx0000&xxxx ion=ALL&language=en (documento en inglés).

Este tipo de costes deberá presentarse por separado de otros costes subvencionables en el presupuesto estimativo. El valor del trabajo realizado por voluntarios deberá excluirse siempre del cálculo de los costes indirectos.

El trabajo realizado por voluntarios puede representar hasta el 50 % de la cofinanciación, que corresponde a la parte no financiada por la contribución de la UE.

Costes no subvencionables

14.11. No se considerarán subvencionables los siguientes costes:

a) Las deudas y la carga de la deuda (intereses).

b) Las provisiones para pérdidas, las deudas o las posibles deudas futuras.

c) Los costes declarados por los beneficiarios y financiados con cargo a otra acción o programa de trabajo que reciba una subvención de la Unión Europea (incluso por mediación del Fondo Europeo de Desarrollo).

d) La adquisición de propiedades inmuebles, salvo si son indispensables para la ejecución directa de la acción y conformes con las condiciones especificadas en las Condiciones Particulares. En todo caso, la propiedad deberá transferirse según lo dispuesto en la cláusula 7.5, a más tardar al finalizar la acción.

e) Las pérdidas debidas al cambio de divisas.

f) Los créditos a terceros, salvo que en las Condiciones Particulares se especifique lo contrario.

g) Las contribuciones en especie (con la salvedad del trabajo realizado por voluntarios).

h) Los costes salariales del personal de las administraciones nacionales, a menos que en las Condiciones Particulares se especifique lo contrario y solo en la medida en que estén relacionados con el coste de actividades que la autoridad pública de que se trate no llevaría a cabo si no se realizara la acción.

i) Las primas incluidas en los costes de personal.

j) Los intereses negativos cobrados por bancos u otras entidades financieras.

Entidades afiliadas

14.12. Cuando las Condiciones Particulares contengan una disposición sobre entidades afiliadas a un beneficiario, los costes asumidos por esas entidades podrán ser subvencionables, siempre que cumplan también las condiciones establecidas en las cláusulas 14 y 16, y que el beneficiario asegure que las cláusulas 3, 4, 5, 6, 8, 10 y 16 son igualmente aplicables a la entidad.

CLÁUSULA 15 — PAGOS E INTERESES DE DEMORA

Procedimientos de pago

15.1. El Órgano de Contratación deberá pagar la subvención al coordinador según uno de los procedimientos que se indican a continuación, conforme a lo expuesto en la cláusula 4 de las Condiciones Particulares.

Opción 1: Acciones cuyo periodo de ejecución no supera los doce meses o en las que el importe de la subvención no supera los 100 000 EUR

i) Un primer pago de prefinanciación de un importe igual al 80 % del importe máximo mencionado en la cláusula 3.2 de las Condiciones Particulares (excluidos los imprevistos).

ii) El saldo del importe final de la subvención.

Opción 2: Acciones cuyo periodo de ejecución supera los doce meses y en las que la subvención supera los 100 000 EUR

i) Un primer pago de prefinanciación de un importe igual al 100 % de la parte del presupuesto estimativo financiada por el Órgano de Contratación durante el primer periodo de referencia (excluidos los imprevistos). La parte del presupuesto financiada por el Órgano de Contratación se calcula aplicando el porcentaje indicado en la cláusula 3.2 de las Condiciones Particulares.

ii) Nuevos pagos de prefinanciación de un importe igual al 100 % de la parte del presupuesto estimativo financiada por el Órgano de Contratación durante el siguiente periodo de referencia (excluidos los imprevistos no autorizados).

− Se entiende que el periodo de referencia son doce meses, a menos que en las Condiciones Particulares se establezca otra cosa. Cuando el periodo restante hasta la finalización de la acción sea de hasta dieciocho meses, el periodo de referencia lo abarcará en su totalidad.

− En los sesenta días siguientes al final del periodo de referencia, el coordinador presentará un informe intermedio o, si no está en condiciones de hacerlo, informará al Órgano de Contratación de las razones para ello y presentará un resumen de los progresos de la acción.

− Si, al final del periodo de referencia, la parte del gasto realmente realizado financiada por el Órgano de Contratación es inferior al 70 % del pago precedente (y al 100 % de los pagos precedentes), el nuevo pago de prefinanciación se reducirá en el importe correspondiente a la diferencia entre el 70 % del pago de prefinanciación precedente y la parte del gasto realmente realizado financiada por el Órgano de Contratación.

− El coordinador podrá solicitar un nuevo pago de prefinanciación antes de que finalice el periodo de referencia, cuando la parte del gasto realmente realizado financiada por el Órgano de Contratación supere el 70 % del pago precedente (y el 100 % de los pagos precedentes). En este caso, el siguiente periodo de referencia empezará a partir de la fecha en que finalice el periodo al que se refiera esta solicitud de pago.

− Además, para las subvenciones de más de 5 000 000 EUR, solo se podrá abonar un nuevo pago de prefinanciación si la parte de los costes subvencionables aprobados financiada por el Órgano de Contratación equivale como mínimo al importe total de todos los pagos precedentes, excluido el último.

− La suma total de los pagos de prefinanciación no podrá superar el 90 % de la cantidad a que se hace referencia en la cláusula 3.2 de las Condiciones Particulares, excluidos los imprevistos no autorizados.

iii) El saldo del importe final de la subvención.

Opción 3: Todas las acciones

i) El importe final de la subvención.

Presentación de informes finales

15.2. El coordinador presentará el informe final al Órgano de Contratación a más tardar tres meses después del periodo de ejecución definido en la cláusula 2 de las Condiciones Particulares. El plazo de presentación del informe final se ampliará a seis meses cuando el coordinador no tenga su sede en el país en el que se ejecute la acción.

Solicitud de pago

15.3. La solicitud de pago se redactará utilizando el modelo que figura en el anexo V y se adjuntarán a ella:

a) un informe descriptivo y financiero de conformidad con la cláusula 2;

b) un proyecto de presupuesto para el siguiente periodo de referencia en caso de que se solicite un nuevo pago de prefinanciación;

c) un informe de verificación de gastos o un desglose detallado del gasto si así lo exige lo dispuesto en la cláusula 15.7.

A efectos del primer pago de prefinanciación, el contrato firmado sirve como solicitud de pago. Se adjuntará una garantía financiera si así lo exigen las Condiciones Particulares.

El pago no implicará reconocimiento de la regularidad, así como tampoco de la autenticidad, completa cumplimentación y exactitud de las declaraciones y de la información facilitadas.

Plazos de pago

15.4. El primer pago de prefinanciación se hará dentro de los treinta días siguientes a la recepción de la solicitud de pago por el Órgano de Contratación.

Los nuevos pagos de prefinanciación y los pagos del saldo se efectuarán en los sesenta días siguientes a la recepción de la solicitud de pago por el Órgano de Contratación.

Sin embargo, los nuevos pagos de prefinanciación y los pagos del saldo se efectuarán en los noventa días siguientes a la recepción de la solicitud de pago por el Órgano de Contratación en los siguientes casos:

a) cuando se trate de un beneficiario con entidades afiliadas;

b) cuando más de un beneficiario sea parte en el contrato;

c) cuando la Comisión no sea el Órgano de Contratación;

d) en el caso de las subvenciones que superen los 5 000 000 EUR.

La solicitud de pago se considerará aceptada si el Órgano de Contratación no responde por escrito en los plazos indicados.

Suspensión del periodo de pago

15.5. Sin perjuicio de lo dispuesto en la cláusula 12, los plazos previstos para los pagos podrán suspenderse, con notificación al coordinador de que:

a) no se debe el pago de la cantidad indicada en su solicitud de pago; o

b) no se han facilitado los documentos justificativos adecuados; o

c) se precisan aclaraciones, modificaciones o información adicional con relación a los informes descriptivos o financieros; o

d) existen dudas sobre la subvencionabilidad del gasto y es preciso realizar controles adicionales, incluidos controles in situ o una auditoría, para asegurarse de que el gasto es subvencionable; o

e) es necesario comprobar, en su caso mediante una investigación de la OLAF, si se han producido supuestos incumplimientos de obligaciones, irregularidades o fraudes en el procedimiento de concesión de la subvención o en la ejecución de la acción; o

f) es necesario verificar si los beneficiarios han incumplido cualquier obligación sustancial que les incumba en virtud del presente contrato; o

g) no se cumplen las obligaciones de visibilidad y, si procede, de comunicación previstas en la cláusula 6 o en las Condiciones Particulares.

La suspensión de los plazos de los pagos comenzará cuando se envíe al coordinador la citada notificación. En plazo empezará a computarse de nuevo en la fecha en que se registre una solicitud de pago correctamente formulada. El coordinador proporcionará cualquier información, aclaración o documento que se solicite, como muy tarde, treinta días después de la solicitud.

Si, pese a la información, la aclaración o la documentación proporcionadas por el coordinador, la solicitud de pago sigue siendo inadmisible, o si se comprueba que el procedimiento de concesión o la ejecución de la subvención han sido objeto de irregularidades, fraude o incumplimiento de obligaciones, el Órgano de Contratación podrá suspender los pagos y podrá, en los casos previstos en la cláusula 12, resolver en consecuencia el presente contrato.

Además, el Órgano de Contratación podrá asimismo suspender los pagos como medida cautelar sin aviso previo, antes de resolver el presente contrato conforme a lo establecido en la cláusula 12, o en lugar de ello.

Intereses de demora

15.6. Si el Órgano de Contratación paga al coordinador después de la fecha en que finaliza el plazo, deberá pagar intereses de demora de la siguiente manera:

a) al tipo de redescuento aplicado por el Banco Central del país del Órgano de Contratación, si los pagos se efectúan en la moneda de ese país;

b) al tipo aplicado por el Banco Central Europeo a sus operaciones principales de refinanciación en euros, publicado en la serie C del Diario Oficial de la Unión Europea, si los pagos se efectúan en euros.

c) El primer día del mes en el cual haya expirado el plazo, incrementado en tres puntos y medio porcentuales. El interés se referirá al período comprendido entre la fecha de

expiración del plazo de pago y la fecha de adeudo en la cuenta del Órgano de Contratación.

De manera excepcional, cuando el importe de los intereses calculado de conformidad con la presente disposición sea igual o inferior a 200 EUR, solo se pagará al coordinador previa solicitud presentada en el plazo de dos meses desde la recepción del pago atrasado.

El interés de demora no se considerará un ingreso a efectos de la cláusula 17.

La presente cláusula 15.6 no será de aplicación si el coordinador es un Estado miembro de la Unión Europea, incluidas las entidades públicas regionales y locales u otros organismos públicos que actúen en nombre y por cuenta del Estado miembro a efectos del contrato.

Informe de verificación de gastos

15.7. El coordinador deberá presentar un informe de verificación de gastos:

a) por cada solicitud de nuevo pago de prefinanciación en el caso de las subvenciones de más de 5 000 000 EUR;

b) por cada informe final en el caso de las subvenciones de más de 100 000 EUR.

El informe de verificación de gastos se ajustará al modelo que figura en el anexo VII y será realizado por un auditor aprobado o elegido por el Órgano de Contratación. El auditor cumplirá los requisitos expuestos en el pliego de condiciones aplicables a la verificación de gastos que figura en el anexo VII.

El auditor examinará si los costes declarados por los beneficiarios y los ingresos de la acción son reales, se han registrado con exactitud y son subvencionables en el marco del presente contrato. El informe de verificación de gastos abarcará todos los gastos no cubiertos por ningún informe de verificación de gastos anterior.

Si no es necesaria una verificación de gastos que acompañe a las solicitudes de los pagos de prefinanciación, se proporcionará un desglose detallado de los gastos relativo a los periodos de referencia precedentes aún no cubiertos, por cada solicitud que se realice de un nuevo pago de prefinanciación a partir de la segunda solicitud de un nuevo pago de prefinanciación (es decir, el tercer, quinto, séptimo... pago de prefinanciación).

En el desglose detallado de los gastos se proporcionará la siguiente información para cada partida de costes del informe financiero y para todas las entradas y transacciones correspondientes: importe de la entrada o la transacción, referencia contable (p. ej., libro o registro de contabilidad u otra referencia pertinente), descripción de la entrada o transacción (detallando la naturaleza del gasto) y referencia a los documentos justificativos (p. ej., número de factura, nómina u otra referencia pertinente), de conformidad con la cláusula 16.1. Se proporcionará en formato electrónico y de hoja de cálculo (Excel o similar) si es posible.

El desglose detallado estará respaldado por una declaración jurada del coordinador de que la información que figura en la solicitud de pago es completa, fiable y verdadera y de que los gastos declarados han sido realizados y pueden considerarse subvencionables de conformidad con el presente contrato.

El informe final incluirá en todos los casos un desglose detallado de los gastos que abarcará toda la acción.

Cuando la subvención adopte la forma de reembolso de los costes subvencionables realmente contraídos y se exprese únicamente en valor absoluto (y no como porcentaje de la contribución de la UE a los costes subvencionables totales), la verificación podrá

limitarse a la cantidad abonada por la Comisión para la acción en cuestión (es decir, no tendrá que cubrir toda la acción).

Cuando el coordinador sea un departamento de la Administración Pública o un organismo público, el Órgano de Contratación podrá aceptar que se sustituya la verificación de gastos por un desglose detallado de los gastos.

El coordinador no proporcionará un informe de verificación de gastos si la verificación corre directamente a cargo del Órgano de Contratación, de la Comisión o de un organismo autorizado a hacerlo en su nombre, de conformidad con la cláusula 5.2 de las Condiciones Particulares.

Garantía financiera

15.8. Si la subvención supera los 60 000 EUR, el Órgano de Contratación podrá solicitar una garantía financiera equivalente al importe del primer pago de prefinanciación.

Dicha garantía se expresará en euros o en la moneda del Órgano de Contratación, de conformidad con el modelo que figura en el anexo VIII. Una entidad bancaria o financiera autorizada establecida en algún Estado miembro de la Unión Europea deberá prestar esta garantía. Cuando el coordinador esté establecido en un tercer país, el Órgano de Contratación podrá aceptar que preste tal garantía una entidad bancaria o financiera del tercer país en cuestión si considera que esta presenta unas protecciones y características equivalentes a las de una entidad bancaria o financiera establecida en un Estado miembro de la Unión Europea. Esta garantía tendrá validez hasta que sea liberada por el Órgano de Contratación después del pago del saldo.

Durante la ejecución del contrato, si la persona física o jurídica que proporciona la garantía i) no es capaz o no está dispuesta a cumplir sus compromisos, ii) no está autorizada a emitir garantías a órganos de contratación, o iii) no parece ser financieramente fiable, o si la garantía financiera deja de ser válida y el coordinador no la sustituye, el Órgano de Contratación podrá deducir de los pagos futuros que correspondan al coordinador en virtud del contrato un importe igual a la prefinanciación abonada, o bien deberá cursar una notificación oficial al coordinador para que aporte una nueva garantía que reúna las mismas condiciones que la anterior. De no prestar el coordinador una nueva garantía, el Órgano de Contratación podrá resolver el contrato.

Esta disposición no se aplicará si el coordinador es una organización sin ánimo de lucro, una organización que ha firmado un contrato marco de colaboración con la Comisión Europea, un departamento de la Administración o un organismo público, a menos que en las Condiciones Particulares se disponga lo contrario.

Normas para la conversión de moneda

15.9. El Órgano de Contratación efectuará los pagos al coordinador en la cuenta bancaria mencionada en el formulario de identificación financiera que figura en el anexo V, lo que permitirá identificar los fondos pagados por el Órgano de Contratación. El Órgano de Contratación efectuará los pagos en la moneda establecida en las Condiciones Particulares.

Los informes se presentarán utilizando la moneda establecida en las Condiciones Particulares y podrán derivarse de estados financieros denominados en otras monedas, de conformidad con la legislación y las normas contables aplicables de los beneficiarios. En este caso, y a efectos de la elaboración de informes, la conversión en la moneda establecida en las Condiciones Particulares se realizará utilizando el tipo de cambio con el que se registró la contribución del Órgano de Contratación en la contabilidad de los

beneficiarios, salvo que se disponga otra cosa en las Condiciones Particulares. Si, al finalizar la acción, los beneficiarios u otros donantes prefinancian una parte de los gastos, el tipo de cambio aplicable a este saldo será el establecido en las Condiciones Particulares, conforme a las prácticas contables habituales de los beneficiarios. Si las Condiciones Particulares no estipulan nada al respecto, se aplicará el tipo de cambio del último tramo recibido del Órgano de Contratación.

15.10. Salvo que las Condiciones Particulares dispongan otra cosa, los gastos destinados a la acción realizados en otras monedas que no sean la utilizada en la contabilidad de los beneficiarios se convertirán con arreglo a las prácticas contables habituales de estos, siempre y cuando se cumplan los siguientes requisitos: i) tales gastos se definan como una norma contable, es decir, sean una práctica habitual de los beneficiarios; ii) tales gastos se apliquen de forma coherente; iii) tales gastos brinden el mismo trato a todos los tipos de transacciones y fuentes de financiación; iv) el sistema pueda demostrarse y los tipos de cambio sean fácilmente accesibles a efectos de verificación.

En caso de que se produzca una fluctuación excepcional de los tipos de cambio, las partes se consultarán entre sí con vistas a modificar la acción para atenuar su efecto. Si fuera necesario, el Órgano de Contratación podrá tomar medidas adicionales, incluida la resolución del contrato.

CLÁUSULA 16 — CONTABILIDAD Y CONTROLES TÉCNICOS Y FINANCIEROS

Contabilidad

16.1. Los beneficiarios llevarán una contabilidad precisa y sistemática de la ejecución de la acción, utilizando un sistema adecuado de teneduría de libros y contabilidad por partida doble.

La contabilidad:

a) podrá estar integrada en el sistema habitual de los beneficiarios o ser un complemento de este;

b) se llevará según las políticas y normas de contabilidad y gestión de libros contables aplicables en el país de que se trate;

c) permitirá seguir, identificar y verificar fácilmente los ingresos y los gastos relacionados con la acción.

16.2. El coordinador se asegurará de que el informe financiero exigido en la cláusula 2 pueda cotejarse fácil y adecuadamente con el sistema de contabilidad y gestión de libros contables, así como con la contabilidad general y cualquier otro tipo de registro. A tal fin, los beneficiarios prepararán y mantendrán conciliaciones, inventarios, análisis y desgloses adecuados para su inspección y verificación.

Derecho de acceso

16.3. Los beneficiarios aceptarán que la Comisión Europea, la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF), la Fiscalía Europea, el Tribunal de Cuentas Europeo y cualquier auditor externo autorizado por el Órgano de Contratación puedan llevar a cabo verificaciones. Los beneficiarios adoptarán todas las medidas necesarias para facilitar su labor.

16.4. Los beneficiarios permitirán que las entidades mencionadas:

a) tengan acceso a los sitios y emplazamientos donde se realiza la acción;

b) examinen sus sistemas de contabilidad e información, así como los documentos y bases de datos relativos a la gestión técnica y financiera de la acción;

c) saquen copias de los documentos;

d) lleven a cabo controles in situ;

e) realicen una auditoría completa basada en todos los documentos contables y cualesquiera otros documentos relacionados con la financiación de la acción.

16.5. Además, se aceptará que la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude efectúe controles e inspecciones in situ según los procedimientos previstos por la legislación de la Unión Europea para la protección de los intereses financieros de la Unión Europea contra el fraude y otras irregularidades.

En su caso, las conclusiones podrían dar lugar a la recuperación de fondos por la Comisión Europea.

16.6. El acceso de los agentes de la Comisión Europea, la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude, la Fiscalía Europea, el Tribunal de Cuentas Europeo y cualquier auditor externo autorizado por el Órgano de Contratación encargados de llevar a cabo las verificaciones previstas en la presente cláusula, así como en la cláusula 15.7, se efectuará en condiciones de confidencialidad respecto de terceros, sin perjuicio de las obligaciones de Derecho público a las que estén sujetos.

Registros

16.7. Los beneficiarios conservarán todos los registros y documentos contables y justificativos relacionados con el presente contrato durante los cinco años siguientes al pago del saldo y durante tres años en el caso de las subvenciones no superiores a 60 000 EUR y, en cualquier caso, hasta que se considere liquidado cualquier procedimiento de auditoría, verificación, recurso, litigio o demanda en curso.

El acceso a ellos y su archivo deberán ser sencillos, para facilitar su examen, y el coordinador informará al Órgano de Contratación de su ubicación precisa.

16.8. Todos los documentos justificativos podrán consultarse tanto en formato original, incluido el formato electrónico, como en copia.

16.9. Además de los informes mencionados en la cláusula 2, los documentos a los que se hace referencia en la presente cláusula son los siguientes:

a) Registros contables (informatizados o manuscritos) del sistema de contabilidad de los beneficiarios, como el libro mayor, los libros auxiliares y la cuenta de nóminas, los registros del activo fijo y otra información contable pertinente.

b) Pruebas de los procedimientos de contratación, como los documentos de licitación, las ofertas de los licitadores y los informes de evaluación.

c) Pruebas de compromisos, como contratos y notas de pedido.

d) Pruebas de la prestación de servicios, como informes aprobados; fichas de control; billetes de transporte; pruebas de la asistencia a seminarios, conferencias y cursos de formación (incluyendo la documentación correspondiente y el material distribuido, los certificados); etc.

e) Pruebas de la recepción de bienes, como albaranes de proveedores.

f) Pruebas de la realización de obras, como los certificados de recepción.

g) Pruebas de compra, como facturas y recibos.

h) Pruebas de pago, como extractos bancarios, resguardos de cargos en cuenta, pruebas de liquidación del contratista.

i) Prueba de que los impuestos pagados, incluido el IVA, no pueden reclamarse.

j) Para los gastos de combustibles y lubricantes, lista recapitulativa en la que consten el kilometraje recorrido, el consumo medio de los vehículos utilizados, el precio del combustible y los gastos de mantenimiento.

k) Estado de gastos de personal, como contratos, remuneraciones y hojas de horas trabajadas. Para el personal local contratado para un período determinado, se deberá detallar el importe de la remuneración pagada y certificada conforme por el responsable local, y un desglose en salario bruto, cotizaciones a la seguridad social, seguros y salario neto. Para el personal expatriado o con base en Europa (cuando la acción se ejecute en Europa), análisis y desglose de gastos por mes de trabajo efectivo, analizándose por unidad de trabajo constatado, y un desglose en salario bruto, cotizaciones a la seguridad social, seguros y salario neto.

16.10 El incumplimiento de las obligaciones contempladas en las cláusulas 16.1 a 16.9 constituye un caso de incumplimiento de una obligación sustancial en virtud del presente contrato. En tal caso, el Órgano de Contratación podrá en particular suspender el contrato, los pagos o los plazos de pago, resolver el contrato o reducir la subvención.

CLÁUSULA 17 — IMPORTE FINAL DE LA SUBVENCIÓN

Importe final

17.1. La subvención no podrá ser superior al límite máximo indicado en la cláusula 3.2 de las Condiciones Particulares, ni en términos de valor absoluto ni en cuanto al porcentaje indicado en dicha disposición.

En caso de que los costes subvencionables al final de la acción sean inferiores a los costes subvencionables estimados que se indican en la cláusula 3.1 de las Condiciones Particulares, la subvención se limitará al importe que resulte de la aplicación del porcentaje fijado en la cláusula 3.2 de las Condiciones Particulares a los costes subvencionables de la acción aprobados por el Órgano de Contratación.

17.2. Además, y sin perjuicio de su derecho a resolver el presente contrato de conformidad con la cláusula 12, si la acción se ejecuta de manera deficiente o parcial —y, por consiguiente, en desacuerdo con la descripción de la acción que figura en el anexo I—, o tardía, el Órgano de Contratación podrá, mediante decisión debidamente motivada y tras permitir a los beneficiarios que presenten sus observaciones, reducir la subvención prevista inicialmente según la ejecución real de la acción y de conformidad con las condiciones previstas en este contrato. Esta disposición se aplica también por lo que respecta a las obligaciones de visibilidad y, si procede, de comunicación expuestas en la cláusula 6 y en las Condiciones Particulares. En caso de que se incumplan obligaciones o se cometan irregularidades o fraudes, el Órgano de Contratación también podrá reducir la subvención en proporción a la gravedad del incumplimiento de obligaciones o de las irregularidades o fraudes cometidos. Las medidas descritas en el último párrafo también podrán ser adoptadas por la Comisión Europea en virtud de las competencias administrativas que le confiere el Reglamento Financiero [Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de julio de 2018, DO L 193 de 30.7.2018, p. 1].

Ausencia de fines lucrativos

17.3. La subvención no podrá reportar ningún beneficio a los beneficiarios, salvo que se especifique lo contrario en la cláusula 7 de las Condiciones Particulares. «Beneficio» se define como el saldo positivo resultante de la diferencia entre los ingresos y los costes subvencionables aprobados por el Órgano de Contratación cuando se presenta la solicitud de pago del saldo.

17.4. Los ingresos que deben tenerse en cuenta son los ingresos consolidados en la fecha en que el coordinador presenta la solicitud de pago del saldo, en una de las dos categorías siguientes:

a) subvención de la UE;

b) rentas generadas por la acción; salvo que se especifique lo contrario en las Condiciones Particulares.

17.5. Cuando se trate de una subvención de funcionamiento, no se considerarán ingresos las cantidades dedicadas a la constitución de reservas.

17.6. Cuando se calcule que el importe final de la subvención determinado de conformidad con el contrato va a reportar un beneficio, se reducirá en el porcentaje del beneficio correspondiente a la contribución final de la Unión a los costes subvencionables aprobados por el Órgano de Contratación.

17.7. Las disposiciones de la cláusula 17.3 y 17.6 no se aplicarán a:

a) las acciones cuyo objetivo sea reforzar la capacidad financiera de un beneficiario, si está especificado en la cláusula 7 de las Condiciones Particulares;

b) las acciones que generen ingresos para garantizar su continuidad después de que finalice el presente contrato, si está así especificado en la cláusula 7 de las Condiciones Particulares;

c) las acciones ejecutadas por organizaciones sin ánimo de lucro;

d) las becas de estudios, de investigación o de formación concedidas a personas físicas;

e) otras ayudas directas pagadas a personas físicas más necesitadas, como personas desempleadas o refugiados, si está así especificado en la cláusula 7 de las Condiciones Particulares;

f) las subvenciones inferiores o iguales a 60 000 EUR.

CLÁUSULA 18 — RECUPERACIÓN

Recuperación

18.1. El coordinador se compromete a reembolsar al Órgano de Contratación los importes que se le hayan pagado indebidamente, o los que esté justificado recuperar en virtud de lo dispuesto en el presente contrato.

En concreto, los pagos efectuados no excluyen la posibilidad de que el Órgano de Contratación emita una orden de recuperación a raíz de un informe de verificación de los gastos, una auditoría o una nueva verificación de la solicitud de pago.

18.2. Si una verificación revela que los métodos utilizados por los beneficiarios para determinar los costes unitarios, las cantidades a tanto alzado o los tipos fijos no cumplen las condiciones establecidas en este contrato, el Órgano de Contratación tendrá derecho a reducir el importe final de la subvención en proporción al importe de los costes unitarios, las cantidades a tanto alzado o la financiación a tipo fijo.

18.3. El coordinador se compromete a reembolsar al Órgano de Contratación todo importe pagado que exceda del importe final debido, en los cuarenta y cinco días siguientes a la emisión de la nota de adeudo, es decir, la carta mediante la cual el Órgano de Contratación solicite el importe debido por el coordinador.

Intereses de demora

18.4. En caso de que el coordinador no efectúe el reembolso en el plazo establecido por el Órgano de Contratación, este podrá incrementar los importes debidos añadiendo intereses:

a) al tipo de redescuento aplicado por el Banco Central del país del Órgano de Contratación, si los pagos se efectúan en la moneda de ese país;

b) al tipo aplicado por el Banco Central Europeo a sus operaciones principales de refinanciación en euros, publicado en la serie C del Diario Oficial de la Unión Europea, si los pagos se efectúan en euros.

El primer día del mes en el cual haya expirado el plazo, incrementado en tres puntos y medio porcentuales. El interés de demora afectará al período comprendido entre la fecha de expiración del plazo de pago fijado por el Órgano de Contratación y la fecha de pago efectivo. Los pagos parciales se imputarán en primer lugar a los intereses así calculados.

Compensación

18.5. Las sumas que deban reembolsar al Órgano de Contratación podrán compensarse con las cantidades de cualquier tipo que este deba al coordinador, tras informarle debidamente de ello. Esto no afectará al derecho de las partes a acordar pagos a plazos.

Otras disposiciones

18.6. El reembolso con arreglo a la cláusula 18.4 o la compensación con arreglo a la cláusula 18.6 equivaldrán al pago del saldo.

18.7. Los gastos bancarios ocasionados por el reembolso de las sumas debidas al Órgano de Contratación correrán a cargo del coordinador exclusivamente.

18.8. Se podrá recurrir a la garantía depositada como aval de la prefinanciación para el reembolso de cualquier cantidad debida por los beneficiarios, y el avalista no retrasará el pago ni planteará objeciones de ningún tipo.

18.9. Si es necesario, y sin perjuicio de la prerrogativa del Órgano de Contratación, la Unión Europea podrá, como donante, proceder directamente a la recuperación por cualquier medio.

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