CONVOCATORIA DE LICITACIÓN (ITB)
CONVOCATORIA DE LICITACIÓN (ITB)
SERVICIOS DE VIGILANCIA PARA ONU PANAMA
N.º de referencia de la ITB: ITB No.01-2025 | País: Panamá | Emitida el: 14 enero 2025 |
SECCIÓN 1: CARTA DE INVITACIÓN
La Organización internacional para las Migraciones, de aquí en adelante la OIM, invita a los posibles licitantes a que presenten una licitación, de acuerdo con las Condiciones Generales de los Contratos y la lista de requisitos, según lo expuesto en esta convocatoria de licitación (ITB).
Para poder presentar una licitación, lea atentamente los siguientes documentos adjuntos.
Sección 1: Esta carta de invitación
Sección 2: Instrucciones para los licitantes Sección 3: Hoja informativa
Sección 4: Criterios de evaluación Sección 5: Lista de requisitos
Sección 6: Condiciones del contrato y contratos estándar Sección 7: Formularios de licitación
● Formulario A: Confirmación de la licitación
● Formulario B: Lista de comprobación
● Formulario C: Presentación de la licitación
● Formulario D: Información del licitante
● Formulario E: Información de la unión temporal de empresas/consorcio/asociación
● Formulario F: Elegibilidad y calificación
● Formulario G: Licitación técnica
● Formulario H: Lista de precios
Si está interesado en presentar una licitación como respuesta a esta ITB, elabore su licitación de acuerdo con los requisitos y procedimientos expuestos en esta ITB y preséntela dentro del período habilitado para la presentación de licitaciones que se indica en la sección 3 (Hoja informativa).
Sirva como acuse de recibo de esta ITB la devolución del formulario A (Confirmación de la licitación) adjunto cumplimentado por correo electrónico a la dirección xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx, a más tardar el 17 enero 2025, indicando si está interesado en presentar o no una licitación. Si necesita alguna aclaración, no dude en contactar con la persona que figura en la sección 3 (Hoja informativa) como punto focal para consultas acerca de esta ITB.
Esperamos Recibir su oferta Aprobada por
Nombre: Xxxxxxx Kularb
Cargo: Resource Management Officer Fecha: 10 enero 2025
SECCIÓN 2: INSTRUCCIONES PARA LOS LICITANTES
GENERAL | |
1. Alcance | Se invita a los licitantes a presentar una oferta por los bienes/servicios/obras especificadas en la Sección 5. Lista de requisitos: Lista de requisitos, de conformidad con el presente Llamado a licitación. Un resumen del alcance de la licitación se incluye en la sección 3 (Hoja informativa). Los licitantes deben cumplir todos los requisitos de esta ITB, incluida cualquier modificación por escrito por parte de la OIM. Este ITB se lleva a cabo de conformidad con las Políticas y Procedimientos de la OIM. |
2. Interpretación de la ITB | Cualquier licitación presentada se considerará una oferta del licitante, pero no constituirá ni implicará la aceptación de la licitación por parte de OIM.. OIM. no tiene la obligación de adjudicar un contrato a ningún licitante como consecuencia de esta ITB. |
3. Código de Conducta de los Proveedores | Todos los licitantes deben leer el Código de Conducta de los Proveedores de las Naciones Unidas y aceptar que ofrecen los estándares mínimos que se esperan de un proveedor de las Naciones Unidas. El Código de Conducta, que incluye principios sobre el trabajo, los derechos humanos, el medio ambiente y la conducta ética, se puede consultar en Código de conducta de proveedores/as (xxxx.xxx) |
4. Licitantes elegibles | Los licitantes tendrán la capacidad legal para celebrar un contrato vinculante con OIM. Un licitante, y todas las partes que constituyan un licitante, podrá tener la nacionalidad de cualquier país, excepto la de los países enumerados en la sección 3 (Hoja informativa). Se considerará que un licitante tiene la nacionalidad de un país si dicho licitante está constituido, registrado u opera de conformidad con las disposiciones jurídicas de dicho país. Se descalificará a todos los licitantes que tengan conflictos de intereses. Se considerará que un licitante tiene un conflicto de intereses si está asociado (o lo estuvo en el pasado) con una empresa, o con cualquiera de sus afiliados, que fuera contratada por OIM . para prestar servicios de consultoría para la preparación del diseño, las especificaciones y otros documentos que se usarán en la adquisición de los servicios requeridos en el presente proceso de adquisición. Los licitantes no podrán presentar una licitación si, en el momento de la presentación, el licitante: ● Está incluido en la Lista de Inelegibilidad, administrada por UNGM, que agrega la información proporcionada por los organismos, fondos o programas del sistema de las Naciones Unidas. ● Está incluido en la Lista Consolidada de Sanciones del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas (Consolidated United Nations Security Council Sanctions List), incluida la lista de la resolución 1267/1989 del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas (UN Security Council Resolution 1267/1989 list). ● Está incluido en la Lista del Banco Mundial de proveedores irresponsables para adquisiciones corporativas (World Bank Corporate Procurement Listing of Non- Responsible Vendors) y en el Listado del Banco Mundial de empresas e individuos no elegibles (World Bank Listing of Ineligible Firms and Individuals). ● Otras listas de sanciones, si aplica y a discreción de la OIM. |
5. Bienes, obras y servicios elegibles | El origen de todos los bienes, obras o servicios que se provean en virtud del contrato puede ser en cualquier país, a excepción de aquellos que se enumeran en la sección 3 (Hoja informativa), y todos los gastos efectuados en virtud del contrato se limitarán a dichos bienes, obras y servicios. A efectos de esta cláusula, «origen» hace referencia al lugar en el que se extraen, cultivan o producen los bienes, o el lugar desde el que se prestan los servicios relacionados. La producción de un bien se alcanza cuando, a través de la manufactura, el procesamiento o el ensamblaje principal y sustancial de los componentes, se consigue un producto reconocible que es considerablemente diferente en características básicas, fines o utilidad a sus componentes. El origen de los bienes, obras y servicios es un concepto distinto a la nacionalidad del licitante. |
6. Información confidencial | Los documentos de la ITB y cualquier especificación, planificación, dibujo, patrón, muestra o información emitida o proporcionada por OIM tiene, como única finalidad, permitir que se complete la licitación y no se podrá utilizar para ningún otro fin. Los documentos de la ITB y cualquier información adicional que se les proporcione a los licitantes seguirán siendo propiedad de OIM .. Todos los documentos que puedan formar parte de la licitación se convertirán en propiedad de OIM., que no tendrá la obligación de devolvérselos a su empresa. |
7. Publicidad | Durante el proceso de ITB, el licitante no podrá crear ninguna publicidad que guarde relación con la ITB. |
8. Aclaración sobre los documentos de licitación | Los licitantes pueden solicitar aclaraciones sobre cualquiera de los documentos de la ITB antes de la fecha que se indica en la sección 3 (Hoja informativa). Cualquier solicitud de aclaración se debe enviar por escrito y de la manera que se indica en la sección 3 (Hoja informativa). Las explicaciones o interpretaciones que proporcionen los miembros del personal que no sean la persona de contacto que figura en los documentos no se considerarán vinculantes ni oficiales. La OIM proporcionará las respuestas a las aclaraciones mediante el método que se especifica en la sección 3 (Hoja informativa). La OIM deberá tratar de proporcionar una respuesta a las aclaraciones de manera diligente, pero cualquier retraso que se produzca en dar tal respuesta no obligará a la OIM a ampliar la fecha de presentación de las licitaciones, a menos que la OIM considere que dicha ampliación está justificada y es necesaria. |
9. Modificación de los documentos de licitación | En cualquier momento antes de la fecha límite para la presentación de licitaciones, la OIM podrá, por cualquier motivo, enmendar la ITB a través de una modificación, por ejemplo, en respuesta a una aclaración solicitada por un licitante. Las modificaciones se pondrán a disposición de todos los posibles licitantes. Si la modificación es sustancial, la OIM podrá ampliar la fecha límite para la presentación de licitaciones, de manera que los licitantes dispongan de un período de tiempo razonable para incorporar la modificación a sus licitaciones. |
10. Costo de la preparación de la licitación | El licitante deberá correr a cargo de todos los costos relacionados con la preparación o presentación de la licitación, independientemente de si su licitación acaba siendo seleccionada o no. La OIM no se hará responsable de dichos costos, independientemente de la gestión o resultado del proceso de adquisición. |
11. Idioma | La licitación y cualquier otra correspondencia relacionada que intercambien el licitante y la OIM estarán escritas en el idioma especificado en la sección 3 (Hoja informativa). |
12. Documentos que conforman la licitación | La licitación estará compuesta por los siguientes documentos y formularios relacionados, cuya información se incluye en la sección 3 (Hoja informativa): a) Documentos que establecen la elegibilidad y las calificaciones del licitante b) Oferta técnica c) Lista de precios |
13. Documentos que establecen la elegibilidad y las calificaciones del licitante | El licitante deberá proporcionar pruebas documentales de su estado como proveedor elegible y calificado mediante los formularios que se proporcionan en la sección 7 y entregando los documentos que requieren dichos formularios. Para poder adjudicar un contrato a un licitante, deberá documentar sus calificaciones de forma satisfactoria para la OIM. |
14. Licitación técnica | El licitante deberá presentar una licitación técnica utilizando los formularios que se proporcionan en la sección 7 y teniendo en cuenta los requerimientos en la ITB. |
15. Nota de precios | La lista de precios deberá prepararse utilizando los formularios que se proporcionan en la sección 7 y teniendo en cuenta los requisitos en la ITB. Los precios y descuentos presupuestados por el licitante deberán cumplir los siguientes requisitos. ● Todos los elementos y lotes (si procede) deben enumerarse por separado, al igual que sus precios. ● El precio que se presupuestará deberá ser el precio total de la licitación, excluyendo cualquier descuento que se ofrezca. ● El licitante deberá presupuestar cualquier descuento incondicional e indicar su método de aplicación. ● El término INCOTERM se regirá por las reglas establecidas en la edición de 2020 de los INCOTERMS, publicada por la Cámara de Comercio Internacional. Las reglas de los INCOTERM y el lugar de destino se especifican en la sección 5 (Lista de requisitos). ● Los precios que presupueste el licitante permanecerán fijos durante el período de ejecución del contrato por parte del licitante y no estarán sujetos a variaciones por ningún motivo, a menos que se especifique lo contrario en la sección 3 (Hoja informativa). Se considerará que una licitación que se presente con un precio ajustable no cumple con los requisitos y se rechazará. Sin embargo, si de acuerdo con la sección 3 (Hoja informativa) los precios presupuestados por el licitante están sujetos a ajustes durante el período de ejecución del contrato, aquellas licitaciones presentadas con una cotización de precio fijo no se rechazarán, pero se considerará que el ajuste de precios es xx xxxx. despues del primer año ● Si se especifica en la sección 3 (Hoja informativa) que se convocan licitaciones para contratos individuales (lotes) y no se indica lo contrario en la sección 3 (Hoja informativa), los precios presupuestados corresponderán al 100 % de los elementos especificados en cada lote y al 100 % de las cantidades especificadas de cada elemento de cada lote. Los licitantes que deseen ofrecer una reducción del precio (descuento) para la adjudicación de más de un lote deberán especificar la reducción del precio aplicable. |
16. Divisas de la licitación | Todos los precios se presupuestarán en la divisa o divisas que se indiquen en la sección 3: (Hoja informativa). En los casos en los que las licitaciones se presupuesten en diferentes monedas, se realizarán las siguientes acciones para poder comparar todas las licitaciones: ● La OIM convertirá la divisa presupuestada en la licitación a la divisa preferida por la OIM, de acuerdo con el Tipo de Cambio Operacional de las Naciones Unidas el día que cierre la licitación . ● En el caso de que la OIM seleccione una licitación para adjudicación que esté presupuestada en una divisa distinta a la preferida en la sección 3 (Hoja informativa), la OIM se reservará el derecho a adjudicar el contrato en la divisa de preferencia de la OIM, mediante el método de conversión especificado anteriormente. |
17. Impuestos y aranceles | La Organización Internacional para las Migraciones está exenta de todo impuesto directo, salvo las tasas por servicios públicos, y está exenta de restricciones aduaneras, derechos y cargas de naturaleza similar respecto de los artículos importados o exportados para su uso oficial. Todas las licitaciones se deberán presentar libres de cualquier impuesto directo o cualquier otro arancel, a menos que se especifique lo contrario a continuación: Todos los precios deberán: ☐ incluir el ITBMS y otros impuestos indirectos aplicables ☒ no incluir el ITBMS ni otros impuestos indirectos aplicables |
18. Período de validez de la licitación | Las licitaciones serán válidas durante el período de tiempo especificado en la sección 3 (Hoja informativa), empezando a partir de la fecha límite para la presentación de las licitaciones. Una licitación válida por un menor período de tiempo podrá ser rechazada por la OIM y considerada como no inadecuada. Durante el período de validez de la licitación, el licitante deberá mantener la licitación original sin aplicarle ninguna modificación, incluyendo la disponibilidad del personal clave, las tasas propuestas y el precio total. En circunstancias excepcionales, y antes de que expire el período de validez de la licitación, la OIM podrá solicitar a los licitantes que amplíen el período de validez de sus licitaciones. La solicitud y las respuestas deberán elaborarse por escrito y se considerarán indispensables para la licitación. Si el licitante acuerda ampliar la validez de su licitación, lo deberá hacer sin realizar ninguna modificación a la licitación original, aunque deberá ampliar la validez de la garantía de licitación, si fuera necesario, por el período de la ampliación y de acuerdo con el artículo 19 (garantía de licitación) a todos los respectos. El licitante tiene derecho a rechazar la ampliación de validez de su licitación sin ejecutar la garantía de licitación, si fuera necesario, en cuyo caso no se evaluará más la licitación. |
19. Garantía de licitación | Una garantía de licitación, si así lo estipula la sección 3 (Hoja informativa), deberá proporcionarse en el importe y forma indicados en la sección 3 (Hoja informativa). La garantía de licitación deberá ser válida por un mínimo de treinta (30) días después de la fecha final de validez de la licitación. La garantía de licitación deberá incluirse junto con la licitación. Si es necesaria una garantía de licitación para la ITB, pero no se encuentra en la licitación, se rechazará la oferta. Si se demuestra que el importe de la garantía de licitación (o su período de validez) es menor |
al requerido por la OIM, la OIM rechazará la licitación. En caso de que se permita una presentación electrónica en la sección 3 (Hoja informativa), los licitantes deberán incluir una copia de la garantía en su licitación y enviar la garantía original por correo postal o entregarla en mano, según las instrucciones de la sección 3 (Hoja informativa). Las garantías de licitaciones de licitantes que no sean aceptadas se devolverán tan pronto como sea posible en un plazo máximo de treinta (30) días después de la fecha de expiración de la validez de la licitación anulada por la OIM, en virtud del artículo 18 (Período de validez de la licitación). La OIM podrá ejecutar la garantía de licitación, así como rechazar la licitación, en el caso de que se dé alguna de las siguientes condiciones (o una combinación de estas): ● Si el licitante retira su oferta durante su período de validez especificado en la sección 3 (Hoja informativa). ● En caso de que el licitante adjudicatario no haga lo siguiente: o Firmar el contrato después de que la OIM emitiese la adjudicación. o Proporcionar la garantía de cumplimiento, los seguros y el resto de los documentos que la OIM pueda requerir como condición previa a la ejecución del contrato que se le pueda adjudicar al licitante. | |
20. Unión temporal de empresas, consorcio o asociación | Si el licitante es un grupo de entidades legales que formará (o formó) una unión temporal de empresas, consorcio o asociación para la licitación, cada una de las entidades legales confirmará en su licitación conjunta lo siguiente: ● Que designaron a una parte para actuar como entidad rectora, debidamente facultada con la autoridad para vincular jurídicamente a los miembros de la unión temporal de empresas, consorcio o asociación, mancomunada o solidariamente, que se demostrará mediante un acuerdo entre las entidades legales debidamente firmado ante notario que se presentará junto con la licitación. ● Que en caso de ser adjudicatarias del contrato, este se celebrará entre la OIM y la entidad rectora designada, quien actuará en nombre y por cuenta de todas las entidades miembros que componen la unión temporal de empresas. Después de la fecha límite para la presentación de la licitación, la entidad rectora designada para representar a la unión temporal de empresas, el consorcio o la asociación no podrá modificarse sin el consentimiento previo por escrito de la OIM. Si la licitación de una unión temporal de empresas, consorcio o asociación resulta ser la licitación adjudicataria, la OIM adjudicará el contrato a la unión temporal de empresas en el nombre de su entidad rectora designada. La entidad rectora firmará el contrato en nombre y por cuenta del resto de entidades miembros. La entidad rectora y las entidades miembros de la unión temporal de empresas, consorcio o asociación deberán cumplir las disposiciones del artículo 21 (Solo una licitación) aquí incluido con respecto a la presentación de una única licitación. La descripción de la organización de la unión temporal de empresas, consorcio o asociación debe definir de forma clara el rol que se espera que desempeñe cada una de las entidades de la unión temporal de empresas a la hora de cumplir los requisitos de la ITB, tanto en la |
licitación como en el acuerdo de la unión temporal de empresas, consorcio o asociación. Todas las entidades que conforman la unión temporal de empresas, el consorcio o la asociación estarán sujetas a la evaluación de elegibilidad y calificación por parte de la OIM. Una unión temporal de empresas, consorcio o asociación, a la hora de presentar su historial y experiencia, debe diferenciar claramente entre lo siguiente: ● Los contratos ejecutados por la unión temporal de empresas, el consorcio o la asociación. ● Los contratos ejecutados por las entidades individuales de la unión temporal de empresas, el consorcio o la asociación. Los contratos previos completados por expertos individuales que trabajan a título privado, pero que están asociados de manera permanente (o lo estuvieron de manera temporal) a cualquiera de las empresas que conforman la asociación no se podrán reivindicar como experiencia de la unión temporal, consorcio o asociación de empresas o de sus miembros; solo la pueden reivindicar los propios expertos individuales en la presentación de sus credenciales individuales. Se recomienda establecer una unión temporal, consorcio o asociación de empresas para requisitos de alto valor multisectoriales cuando el espectro de experiencia y recursos necesarios pueda no estar disponible dentro de una sola empresa. | |
21. Solo una licitación | El licitante (incluidos los miembros individuales de cualquier unión temporal de empresas) debe presentar una única licitación, ya sea en su propio nombre o como parte de una unión temporal de empresas. Las licitaciones que presenten dos (2) o más licitantes deberán rechazarse si incluyen alguno de los siguientes aspectos: ● Poseen al menos un socio mayoritario, director o accionista en común. ● Alguna de las empresas recibe o recibió algún subsidio directo o indirecto por parte del resto. ● Poseen al mismo representante legal a efectos de esta ITB. ● Poseen una relación conjunta, ya sea de forma directa o a través de terceros comunes, de tal modo que tienen acceso a información sobre la licitación de otro licitante (o influencia sobre esta) en relación con el proceso de esta ITB. ● Son subcontratistas de la licitación de la otra empresa, o si un subcontratista de una licitación también presenta otra licitación a su nombre como licitante rector, o si el personal clave propuesto para el equipo de un licitante participa en más de una de las licitaciones recibidas para este proceso de ITB. Esta condición relativa al personal no se aplica a los subcontratistas que se incluyan en más de una licitación. |
22. Licitaciones alternativas | A menos que se especifique lo contrario en la sección 3 (Hoja informativa), no se tendrán en cuenta las licitaciones alternativas. En caso de que se permita la presentación de licitaciones alternativas en la sección 3 (Hoja informativa), el licitante podrá presentar una licitación alternativa, pero solo en el caso de que también presente una licitación que cumpla los requisitos de la ITB. En el caso de que se cumplan las condiciones para su aceptación, o se establezcan claramente las explicaciones, la OIM se reserva el derecho a adjudicar un contrato con base en una licitación alternativa. |
Si se presentan licitaciones múltiples o alternativas, deberán marcarse claramente como «Licitación principal» y «Licitación alternativa». Si no se proporciona ninguna indicación con respecto a cuál de las licitaciones es la principal y cuál(es) es/son la(s) alternativa(s), se rechazarán todas las licitaciones. | |
23. Conferencia previa a las licitaciones | Si procede, se celebrará una conferencia previa a las licitaciones en la fecha, hora y ubicación, según las instrucciones, especificadas en la sección 3 (Hoja informativa). Si en la sección 3 (Hoja informativa) se especifica que la conferencia previa a las licitaciones es obligatoria, se declarará inelegible para presentar una licitación en virtud de esta ITB al licitante que no asista a dicha conferencia. Si en la sección 3 (Hoja informativa) se especifica que la conferencia previa a las licitaciones no es obligatoria, la no asistencia no provocará la descalificación de un licitante interesado. La OIM no proporcionará ninguna respuesta formal a preguntas de los licitantes, relacionadas con la ITB o el proceso de licitaciones durante la conferencia previa a las licitaciones. Todas las preguntas deberán enviarse según lo especificado en el artículo 41 (Aclaración de licitaciones). La conferencia previa a las licitaciones se celebrará únicamente con el objetivo de proporcionar información general. Sin perjuicio de lo estipulado en el artículo 26 (Responsabilidad de los licitantes), los licitantes no deben basarse en ningún dato, afirmación ni declaración que se realice durante la conferencia previa a las licitaciones, a menos que la OIM confirme dicho dato, afirmación o declaración por escrito. Las actas de la conferencia previa a las licitaciones se difundirán según lo estipulado en la sección 3 (Hoja informativa). Ninguna declaración verbal que se realice durante la conferencia modificará los términos y condiciones de la ITB, a menos que se incorpore específicamente en el acta de la conferencia del licitante o se publique como modificación de la ITB. |
24. Inspección del sitio | Si procede, se realizará una inspección del sitio en la fecha, hora y ubicación, y según las instrucciones, especificadas en la sección 3 (Hoja informativa). Si en la sección 3 (Hoja informativa) se especifica que la inspección del sitio es obligatoria, se declarará inelegible para presentar una licitación en virtud de esta ITB al licitante que no asista a dicha inspección. Si en la sección 3 (Hoja informativa) se especifica que la inspección del sitio no es obligatoria, la no asistencia no provocará la descalificación de un licitante interesado. Los licitantes que participen en una inspección del sitio serán responsables de realizar y obtener cualquier acuerdo de visado que pueda ser necesario para que los licitantes participen en una inspección del sitio. Antes de asistir a una inspección del sitio, los licitantes deben ejecutar un acuerdo de indemnización y renuncia por el que se exima a la OIM de cualquier responsabilidad que derive de lo siguiente: (i) Pérdidas o daños y perjuicios a una propiedad personal o inmobiliaria. (ii) Lesiones personales, enfermedad o fallecimiento de alguna persona. (iii) Pérdidas financieras o gastos derivados de la realización de la inspección del sitio. |
(iv) Transporte realizado por la OIM hasta el sitio (si se incluye) como resultado de algún accidente o acto malintencionado de terceros. La OIM no proporcionará ninguna respuesta formal a preguntas de los licitantes, relacionadas con la ITB o el proceso de licitación durante una inspección del sitio. Todas las preguntas deberán enviarse según lo especificado en el artículo 8 (Aclaración de documentos de licitación). La inspección del sitio se realizará únicamente con el objetivo de proporcionar información general. Sin perjuicio de lo estipulado en el artículo 26 (Responsabilidad de los licitantes), los licitantes no deben basarse en ningún dato, afirmación ni declaración que se realice durante la inspección del sitio, a menos que la OIM confirme dicho dato, afirmación o declaración por escrito. | |
25. Errores u omisiones | Los licitantes deberán notificar inmediatamente a la OIM por escrito en caso de cualquier ambigüedad, error, omisión, discrepancia, incoherencia o defecto que se encuentre en cualquier parte de la ITB, incluyendo toda la información sobre tal ambigüedad, error, omisión, discrepancia, incoherencia o defecto. Los licitantes no podrán beneficiarse de tales ambigüedades, errores, omisiones, discrepancias, incoherencias o defectos. |
26. Responsabilidad de los licitantes de informarse | Los licitantes serán responsables de informarse a la hora de preparar su licitación. A este respecto, los licitantes deberán asegurarse de lo siguiente: ● Examinar e informarse al completo de todos los aspectos relacionados con la ITB, incluido el Contrato y el resto de documentos incluidos o mencionados en esta ITB. ● Revisar la ITB para asegurarse de que disponen de una copia completa de todos los documentos. ● Obtener y examinar el resto de la información pertinente del proyecto y el alcance de los requisitos disponibles después de una consulta razonable. ● Verificar todas las declaraciones, afirmaciones y datos pertinentes, incluidos los que se incluyen o mencionan en esta ITB o se realizaran oralmente durante alguna de las reuniones de aclaración, inspecciones de sitios o conversaciones con la OIM, sus empleados o agentes. ● Asistir a la conferencia previa a las licitaciones, en caso de que sea obligatoria en virtud de esta ITB. ● Informarse y cerciorarse completamente de lo relativo a los requisitos de cualquiera de las autoridades y leyes pertinentes que se apliquen, o que se puedan aplicar en el futuro, a la provisión de los bienes, obras o servicios. ● Realizar su propia evaluación de la naturaleza y el alcance de los bienes, obras o servicios necesarios, según se incluyen en la sección 5 (Lista de requisitos), y tener en cuenta todos los requisitos de su licitación. Los licitantes aceptan que la OIM, sus directores, empleados y agentes no hagan ninguna declaración ni ofrezcan ninguna garantía (expresa o implícita) en relación con la exactitud, aceptación o completitud de esta ITB o de cualquier otra información proporcionada a los licitantes. |
27. Ninguna modificación material de circunstancias | El licitante debe informar a la OIM de cualquier modificación de circunstancias que se produzca durante el proceso de la ITB, incluyendo, entre otras, las siguientes: ● Una modificación que afecta a cualquier declaración, acreditación, licencia o autorización. ● Modificaciones organizativas importantes, como una reestructuración de la empresa, una adquisición, una compra o evento similar que afecte a las operaciones o financiación del licitante o de sus principales subcontratistas. ● Una modificación de cualquier información de la que pueda depender la OIM para evaluar licitaciones. |
28. Instrucciones para la presentación de licitaciones | El licitante debe presentar una licitación completa y debidamente firmada que contenga los documentos y formularios según los requisitos de la sección 3. (Hoja informativa). La nota de precios deberá incluirse junto con la licitación técnica. La licitación deberá entregarse de acuerdo con el método especificado en la sección 3 (Hoja informativa). La licitación deberá estar firmada por el licitante o la persona debidamente autorizada para comprometer al licitante. La autorización deberá comunicarse mediante un documento que demuestre que dicha autorización la emitió el representante legal de la entidad licitante o, si se solicita, mediante un poder notarial adjunto a la licitación. Los licitantes deben ser conscientes de que el acto de presentar una licitación implica que el licitante acepta íntegramente las Condiciones Generales de los Contratos de la OIM. |
29. Fecha límite para la presentación de licitaciones | La OIM debe recibir las licitaciones completas según la manera y antes de la fecha y hora especificadas en la sección 3 (Hoja informativa). Si tiene alguna duda con respecto al huso horario en el que debe presentarse la licitación, consulte xxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxx/. Será responsabilidad exclusiva de los licitantes asegurarse de que su licitación se reciba antes de la fecha y hora de cierre. La OIM no asumirá ninguna responsabilidad por las licitaciones que reciba con retraso por culpa de una empresa de mensajería o de cualquier problema técnico. Solo se reconocerán la fecha y hora reales en las que la OIM recibió la licitación. La OIM podrá, a su discreción, ampliar la fecha límite para la presentación de licitaciones modificando los documentos de licitación, de acuerdo con el artículo 9 (Modificación de los documentos de licitación). En este caso, todos los derechos y obligaciones de la OIM y de los licitantes sujetos a la fecha límite anterior estarán sujetos, a partir de entonces, a la nueva fecha límite ampliada. |
30. Retirada, sustitución y modificación de licitaciones | Un licitante puede retirar, sustituir o modificar su licitación después de presentarla en cualquier momento previo a la fecha límite de presentación enviando un aviso por escrito a la OIM debidamente firmado por un representante autorizado, que deberá incluir una copia de la autorización o un poder notarial. La correspondiente sustitución o modificación de la licitación debe enviarse junto con el correspondiente aviso por escrito. Todos los avisos deben enviarse de la misma manera, según se especifica para la presentación de licitaciones, marcándolos claramente como «RETIRADA», «SUSTITUCIÓN» o «MODIFICACIÓN». No obstante, después de la fecha límite para la presentación de licitaciones, las licitaciones seguirán siendo válidas y abiertas para su aceptación por parte de la OIM durante todo el período de validez de la licitación, que podrá ampliarse. |
Las licitaciones que se deseen retirar antes de la fecha límite para la presentación de licitaciones deberán estar disponibles para su recopilación por parte del licitante que las enviase en los 15 días posteriores a su retirada. De lo contrario, la OIM tendrá derecho a descartar dicha licitación sin abrir sin previo aviso al licitante. La OIM no se hará responsable de la devolución de la licitación al licitante por cuenta de la OIM. | |
31. Almacenamiento de las licitaciones | Las licitaciones que se reciban antes de la fecha límite de presentación y la hora de apertura se guardarán en un lugar seguro, sin abrir, hasta la fecha de apertura de licitaciones que se especifica en la sección 3 (Hoja informativa). La OIM no asumirá ninguna responsabilidad por la apertura anticipada de una licitación con la dirección o identificación incorrecta. |
32. Apertura de licitaciones | Un comité formado por la OIM y compuesto por al menos dos (2) miembros del personal abrirá las licitaciones. Los licitantes pueden asistir a la apertura de las licitaciones, si así lo estipula la sección 3 (Hoja informativa). Los nombres de los licitantes, las modificaciones, las retiradas, los precios de licitaciones, el estado de las etiquetas/sellos de los sobres, el número de carpetas/archivos y el resto de información relacionada que la OIM pueda considerar apropiada se anunciarán durante la apertura y serán registradas en el reporte de apertura de licitaciones, el cual estará disponible para ser visto solamente por los licitantes que han presentado una propuesta por un período de 30 días luego de la fecha de la apertura de sobres. La información que no haya sido incluida en el reporte de apertura de sobres no será compartida con los licitantes. No se rechazará ninguna licitación durante la apertura, a excepción de las ofertas que lleguen con retraso. |
33. Licitaciones que llegan con retraso | Xxxxxxxxx licitación que reciba la OIM después de la fecha límite para la presentación de licitaciones se destruirá, a menos que el licitante solicite su devolución y asuma la responsabilidad y los gastos por recuperar la posesión de los documentos de la licitación devueltos. En circunstancias excepcionales, se podrán aceptar licitaciones tardías si se determina que se enviaron con mucho tiempo de antelación a la fecha de cierre de licitaciones y el licitante no pudo prever el retraso de manera razonable o se debió a un motivo de fuerza mayor. |
34. Confidencialidad | La información relativa a la examinación, evaluación y comparación de las licitaciones, así como la recomendación acerca de la adjudicación del contrato, no se divulgará a los licitantes ni a ninguna otra persona que no participe de manera oficial en dicho proceso, incluso después de la publicación de la adjudicación del contrato. Cualquier intento por parte de un licitante o cualquier persona en nombre del licitante de influir sobre la OIM durante la examinación, evaluación o comparación de las licitaciones o sobre las decisiones de adjudicación de contratos podrá derivar, a decisión de la OIM, en el rechazo de su licitación y, por consiguiente, podrá estar sujeto a la aplicación de los procedimientos de sanciones de proveedores vigentes de la OIM. |
35. Evaluación de licitaciones | La OIM deberá evaluar las licitaciones utilizando únicamente las metodologías y criterios definidos en esta ITB. No se permitirá el uso de ningún otro criterio o metodología. La OIM deberá llevar a cabo la evaluación basándose únicamente en las licitaciones recibidas, de acuerdo con los criterios de evaluación de la sección 4. La evaluación de las licitaciones deberá seguir los siguientes pasos: |
a) Examinación preliminar b) Evaluación de elegibilidad y calificación c) Evaluación de propuestas técnicas d) Evaluación de precios de licitaciones que cumplan considerablemente los requisitos Después de completar la evaluación, pero antes de la adjudicación, la OIM deberá llevar a cabo una evaluación posterior a la calificación del licitante recomendado para la adjudicación (en caso de que no se hiciese una precalificación), según lo dispuesto en el artículo 40 (Poscalificación). | |
36. Examinación preliminar | La OIM deberá examinar las licitaciones para determinar si están completas en lo que respecta a los requisitos documentales mínimos, si los documentos se firmaron adecuadamente y si las licitaciones están, por lo general, en orden, entre otros indicadores que se pueden usar durante esta fase. La OIM se reserva el derecho a rechazar cualquier licitación durante esta fase. |
37. Evaluación de elegibilidad y calificación | La elegibilidad y calificación del licitante se evaluarán con respecto a los requisitos mínimos de elegibilidad y calificación especificados en la sección 4 (Criterios de evaluación) y en el artículo 4 (Licitantes elegibles). |
38. Evaluación de licitaciones técnicas | La evaluación técnica se llevará a cabo para establecer el cumplimiento considerable, según los criterios incluidos en la sección 4 (Criterios de evaluación). En los casos en los que la licitación varíe en uno o varios aspectos con respecto a las especificaciones técnicas mínimas o a los requisitos de entrega especificados en la sección 5 (Lista de requisitos), no se considerará que la licitación cumpla considerablemente los requisitos y no se continuará con su evaluación. |
39. Evaluación de precios | Los precios de las licitaciones que cumplan considerablemente los requisitos se compararán para identificar aquella licitación que mejor cumpla los requisitos al menor costo general para la OIM. |
40. Post-calificación | La OIM se reserva el derecho a realizar una evaluación posterior a la calificación con el objetivo de determinar, a su satisfacción, la validez de la información proporcionada por el licitante. Dicha evaluación deberá registrarse al completo y puede incluir, entre otros, todos los siguientes aspectos o una combinación de estos: a) Verificación de exactitud, corrección y autenticidad de la información proporcionada por el licitante. b) Validación del grado del cumplimiento de los requisitos de la ITB y de los criterios de evaluación en función de lo que halle el equipo de evaluación hasta ese momento. c) Consultas y verificación de referencias con entidades gubernamentales con competencias sobre el licitante, o con clientes anteriores o cualquier otra entidad que pudo realizar negocios con el licitante. d) Consultas y verificación de referencias con clientes previos acerca del desempeño en contratos vigentes o completados, incluidas inspecciones físicas de trabajos previos, según se considere necesario. |
e) Inspección física de las oficinas y divisiones del licitante, u otros lugares en los que se desarrolle el negocio, con o sin previo aviso. f) Otros medios que la OIM pueda considerar apropiados en cualquier fase del proceso de selección y antes de la adjudicación del contrato. | |
41. Aclaración de las licitaciones | La OIM puede solicitar una aclaración o más información por escrito de los licitantes en cualquier momento durante el proceso de evaluación. Las respuestas de los licitantes no deben contener ninguna modificación relativa al contenido o el precio de la licitación, excepto en los casos en los que se deba confirmar la corrección de errores aritméticos que la OIM detecte al evaluar las licitaciones, de acuerdo con el artículo 25 (Errores u omisiones) de las instrucciones para licitantes. La OIM podrá usar dicha información a la hora de interpretar y evaluar la licitación pertinente, pero no tiene la obligación de tenerla en cuenta. |
42. Adecuación de las licitaciones | La decisión de la OIM acerca de la adecuación de una licitación debe basarse en los contenidos de la licitación en sí. Una licitación considerablemente adecuada es aquella que se ajusta a todos los términos, condiciones y especificaciones de los documentos de licitación sin alteraciones, dudas u omisiones materiales. Se considera que una alteración, duda u omisión material es aquella que: a) Afecta de manera sustancial al alcance, calidad o desempeño de los bienes, obras o servicios especificados en el contrato. b) Limita de manera sustancial y contradictoria los documentos de licitación los derechos de la OIM o las obligaciones del licitante en virtud del contrato. c) Si se rectificase, afectaría de manera injusta a la posición competitiva del resto de licitantes que presentan licitaciones que se ajustan sustancialmente a lo solicitado. Si una licitación no se ajusta sustancialmente a lo solicitado, la OIM deberá rechazarla y, posteriormente, el licitante no podrá corregir la alteración, duda u omisión material para que pueda ajustarse a lo solicitado. |
43. Discrepancias, errores reparables y omisiones | Siempre y cuando una licitación se ajuste sustancialmente a lo solicitado, la OIM podrá ignorar cualquier discrepancia u omisión de la licitación que, en opinión de la OIM, no constituya una alteración material. Dichas alteraciones son cuestiones de forma y no de contenido, y se pueden corregir o ignorar sin perjuicio para el resto de los licitantes. Siempre y cuando una licitación se ajuste sustancialmente a lo solicitado, la OIM podrá solicitar al licitante que presente la información o documentación necesaria, dentro de un período de tiempo razonable, para rectificar discrepancias u omisiones no materiales en la licitación relativas a los requisitos documentales. Dicha omisión no podrá estar relacionada con ningún aspecto relativo al precio de la licitación. En caso de que el licitante no cumpla el requisito, se podrá rechazar su licitación. En relación con las licitaciones que superaron la examinación preliminar, la OIM comprobará y corregirá los errores aritméticos de la siguiente manera: a) Si existe una discrepancia entre el precio unitario y el total de la partida que se obtiene al multiplicar el precio unitario por la cantidad, el precio unitario deberá prevalecer y el total de la partida se deberá corregir, a no ser que en opinión de la OIM exista una obvia colocación errónea de la marca decimal en el precio unitario, en cuyo caso deberá prevalecer el total de la partida que aparece en la cotización |
y se deberá corregir el precio unitario. b) Si existe un error en el total que se corresponda con la adición o sustracción de los subtotales, deberán prevalecer los subtotales y se deberá corregir el total. c) Si existe una discrepancia entre las palabras y las cifras, deberá prevalecer el importe en palabras, a no ser que el importe expresado en palabras esté relacionado con un error aritmético, en cuyo caso deberá prevalecer el importe en cifras. Si el licitante que presentó la licitación con la evaluación más baja no acepta la corrección de los errores, se rechazará su licitación y se podrá ejecutar su garantía de licitación. | |
44. Derecho a aceptar y rechazar cualquier licitación | La OIM se reserva el derecho a aceptar o rechazar cualquier licitación, así como a anular el proceso de licitaciones y rechazar todas las licitaciones en cualquier momento previo a la adjudicación del contrato, sin que ello conlleve ninguna responsabilidad al licitante o licitantes afectado(s) ni ninguna obligación de informarle(s) sobre los motivos de la medida adoptada por la OIM. La OIM no tendrá la obligación de adjudicar el contrato a la oferta de menor precio. |
45. Muestras | En los casos en los que así lo estipule la sección 5 (Lista de requisitos), se deberán proporcionar muestras gratuitas que no se devolverán antes de la fecha límite para la presentación de licitaciones para que la OIM, o su representante, evalúen y prueben el artículo o el envase y el embalaje antes de la adjudicación. Las muestras estarán sujetas a una revisión técnica y a un análisis de laboratorio, según proceda. Las muestras que se le proporcionen a la OIM no se devolverán, a menos que se indique lo contrario. Las muestras deben estar marcadas con el número de la ITB. Si un licitante no presenta a tiempo las muestras o documentos solicitados por la OIM, ésta podrá declarar desestimada la oferta. |
46. Criterios de adjudicación | En el caso de que se adjudique un contrato, la OIM deberá adjudicárselo a un licitante elegible y calificado y cuya licitación sea la oferta más baja que cumple considerablemente los requisitos de la ITB. La OIM se reserva el derecho a realizar negociaciones con el licitante recomendado para adjudicación sobre el contenido de la licitación. |
47. Derecho a modificar los requisitos en el momento de la adjudicación | En el momento en el que se adjudique el contrato, la OIM se reserva el derecho a aumentar o disminuir la cantidad de bienes, obras o servicios especificados en un principio en la sección 5 (Lista de requisitos), siempre y cuando dicha cantidad no exceda los porcentajes que se especifican en la sección 3 (Hoja informativa), y sin cambiar los precios unitarios ni el resto de los términos y condiciones de la licitación y el documento de licitación. |
48. Notificación de la adjudicación | Antes de que expire el período de validez de la licitación, la OIM notificará al licitante adjudicatario por escrito por medio de correo electrónico, fax o correo postal que su licitación fue aceptada. Tenga en cuenta que el licitante, si no está registrado en el nivel apropiado en el UNGM, deberá completar el proceso de registro de proveedores en el UNGM antes de firmar y finalizar el contrato. |
49. Reunión de información a posteriori | En caso de que un licitante no resulte adjudicatario, podrá solicitar una reunión de información a posteriori con la OIM. El objetivo de dicha reunión es analizar los puntos fuertes y débiles de la presentación del licitante para ayudarle a mejorar sus futuras licitaciones para oportunidades de adquisición de la OIM. No se analizará el contenido del resto de las licitaciones ni se hará una comparativa con la presentación del licitante. |
50. Garantía de cumplimiento | El licitante adjudicatario, si así se especifica en la sección 3 (Hoja informativa), deberá proporcionar una garantía de cumplimiento en el importe y forma especificados en el plazo que se indique después de recibir el contrato por parte de la OIM. Los bancos que emitan garantías de cumplimiento deben estar aceptados por el controlador de la OIM, es decir, deben ser bancos certificados por el banco central del país para operar como banco comercial. La OIM deberá cancelar de inmediato las garantías de las licitaciones de los licitantes no adjudicatarios, en virtud del artículo 19 (Garantía de licitación). Si el licitante adjudicatario no presenta la garantía de cumplimiento anteriormente mencionada o no firma el contrato, esto constituirá motivo suficiente para anular la adjudicación e incautar la garantía de licitación. En tal caso, la OIM podrá adjudicar el contrato al siguiente licitante con la evaluación más baja cuya oferta se ajuste sustancialmente a lo solicitado y que, según la OIM, esté calificado para ejecutar el contrato correctamente. |
51. Garantía bancaria para pagos por anticipado | A excepción de cuando lo requieran los intereses de la OIM, constituye una práctica habitual de la OIM no efectuar pagos por anticipado (es decir, pagos sin recibir antes ningún resultado). Si, de acuerdo con la sección 3 (Hoja informativa), se permiten y se especifican en la hoja los pagos por adelantado, el licitante deberá presentar una garantía bancaria por el importe completo del pago por adelantado. Los bancos que emitan garantías bancarias deben estar aceptados por el controlador de la OIM, es decir, deben ser bancos certificados por el banco central del país para operar como banco comercial. |
52. Daños y perjuicios | Si se especifica en la sección 3 (Hoja informativa), la OIM cobrará indemnizaciones por los daños y perjuicios o riesgos causados a la OIM y derivados del retraso o incumplimiento del contratista de sus obligaciones en virtud del contrato. |
53. Impugnación de licitaciones |
SECCIÓN 3: HOJA INFORMATIVA
Los siguientes datos específicos complementarán, suplementarán o modificarán las disposiciones de la sección 2 (Instrucciones para los licitantes). En caso de que se produzca un conflicto, prevalecerán las disposiciones de esta sección sobre las de la sección 2 (Instrucciones para los licitantes).
Ref. artículo de la sección 2 | Instrucciones/requisitos específicos | |
1. | Alcance | El número de referencia de esta convocatoria de licitación (ITB) es ITB 1-2025 La OIM en representación de la ONU en Panamá, contratará un (1) proveedor de Servicios de Seguridad Privada No-Armada (Unarmed Private Security Services – UPSS) con la capacidad de entregar servicios de calidad, para las oficinas del Sistema de la ONU en Panamá tal y como se describe en la sección 5 de esta ITB. En función de los resultados de este ejercicio de licitación, la OIM pretende celebrar un acuerdo a largo plazo (LTA) no exclusivo con el proveedor proveedor de Servicios de Seguridad Privada No-Armada seleccionado para las oficinas de la ONU según el TDR. Sin embargo, el sistema de la ONU no tiene obligación alguna en cuanto al número total de agentes requeridos e igualmente mantiene el derecho de modificar el número requerido de agentes en cualquier momento durante la vigencia de este LTA. La organización de la ONU en Panamá promueve fuertemente la inclusión de agentes de seguridad femeninas, por lo que será ponderado en la evaluación. 1.1 La información en este TDR describe los objetivos y requisitos que tiene la ONU en la búsqueda de un proveedor de proveedor de Servicios de Seguridad Privada No-Armada que preste servicios generales de guardias de seguridad en las instalaciones de la ONU en la República de Panamá. Este TDR formará parte integral de cualquier contrato suscrito entre la organización de la ONU y el proveedor de Servicios de Seguridad Privada No-Armada (UPSS) adjudicado. 1.2 La ONU es una organización internacional cuya misión y trabajo fundamental de las Naciones Unidas están guiados por los propósitos y principios consagrados en su Carta constitutiva. Como se define en la Carta de la ONU, los propósitos de las Naciones Unidas son: • Mantener la paz y la seguridad internacionales, y con tal fin: tomar medidas colectivas eficaces para prevenir y eliminar amenazas a la paz, y para suprimir actos de agresión u otros quebrantamientos de la paz; y lograr por medios pacíficos, y de conformidad con los principios de la justicia y del derecho internacional, el ajuste o arreglo de controversias o situaciones internacionales susceptibles de conducir a quebrantamientos de la paz; • Fomentar entre las naciones relaciones de amistad basadas en el respeto al principio de la igualdad de derechos y al de la libre determinación de los pueblos, y tomar otras medidas adecuadas para fortalecer la paz universal; • Realizar la cooperación internacional en la solución de problemas internacionales de carácter económico, social, cultural o humanitario, y en el desarrollo y estímulo del respeto a los derechos humanos y a las libertades |
fundamentales de todos, sin hacer distinción por motivos de raza, sexo, idioma o religión; y • Servir de centro que armonice los esfuerzos de las naciones por alcanzar estos propósitos comunes. Las Organizaciones de las Naciones Unidas requieren los servicios de administración y guardias de seguridad para los lugares, días y horas que se muestran en este documento. La fuerza de guardias es un elemento clave del programa de seguridad de las organizaciones de las Naciones Unidas y un ejemplo de nuestro compromiso de proporcionar un ambiente de trabajo seguro para nuestros empleados, proveedores de Servicios de Seguridad Privada No-Armada UPSS y visitantes. La duración esperada del LTA es de un tres años , con posibilidad de extenderlo hasta por 2 años sujeto al desempeño satisfactorio del proveedor y la competitividad de precios. Las Agencias de la ONU con operaciones en Panamá que se podrán beneficiar de esta LTA según los términos y condiciones acordados serán: UNODC, UNICEF, UNOPS, FAO, OIM, WFP. Cada agencia de la Organización ONU nominará y autorizará un representante para actuar en su representación con respecto a asuntos administrativos y contractuales. La OIM se reserva el derecho a celebrar LTA con más de un proveedor, así como el derecho a dividir la adjudicación de contratos entre los titulares de LTA si responde al interés de la OIM. | ||
2. | Licitantes elegibles | El Licitador puede provenir de cualquier País que cumpla con los requisitos establecidos |
3. | Bienes, obras y servicios elegibles | Los servicios deben ofrecerse en Panamá. |
4. | Dirección: OIM, Ciudad del Saber, Xxxxx Xxxx Xxxxxxx, Xxxxxxxx 000 | |
Fecha límite para presentar solicitudes de aclaración/preguntas: Fecha: 10 febrero 2025 Hora 5:00 P.M. | ||
Medio de divulgación de la información complementario de la ITB y de las respuestas/aclaraciones a consultas: |
Comunicación directa a posibles licitadores por correo electrónico y publicación en la web xxxxx://xxxxxx.xxx.xxx/xx/xxxxxxxx | ||
5. | Idioma | Todas las licitaciones, información, documentos y correspondencia que se intercambien entre la OIM y los licitantes en relación con este proceso de licitación estarán escritos en español |
6. | El precio cotizado por el Licitante no estará sujeto a ajustes durante la ejecución del contrato. | |
7. | No se admitirán licitaciones parciales. Los licitantes deben cotizar precios para el requisito total solicitado en la Sección 5. Lista de requisitos. La evaluación se hará por el requerimiento total por correo electrónico | |
8. | Los precios se presupuestarán en dólares americanos USD | |
9. | Impuestos y aranceles | Todos los precios: No incluir el ITBMS y otros impuestos indirectos. |
10. | ||
11. | ||
12. | No se admitirán | |
13. | Conferencia previa a las licitaciones | Se llevará a cabo Hora: 1:30 P.M – 2:30 P.M. Fecha: 27 enero 2025 (durante la semana) Lugar: OIM, Ciudad del Saber, Xxxxx Xxxx Xxxxxxx, Xxxxxxxx 000 El punto focal para la organización es: Nombre: Ewelline Xxxxxx Teléfono: 000-0000 Ext. 321 Dirección de correo electrónico: xxxxxxx@xxx.xxx La conferencia previa a las licitaciones: ☐ es obligatoria ☒ no es obligatoria Las actas de la conferencia previa a las licitaciones se difundirán por medio de: |
Comunicación directa a posibles licitadores por correo electrónico y publicación en la web xxxxx://xxxxxx.xxx.xxx/xx/xxxxxxxx | ||
14. | Inspección de sitio | Se llevará a cabo una inspección grupal de sitio de la siguiente manera: Hora: 2:30 P.M – 3:30 P.M. Fecha: 27 enero 2025 (durante la semana) Ubicación: Agencias licitantes Los licitantes deben notificar al punto focal con 5 días de antelación si tienen pensado o no participar en la inspección del sitio y deben proporcionar la información de sus representantes que vayan a asistir. La inspección del sitio: ☒ es obligatoria ☐ no es obligatoria |
15. | Instrucciones para la presentación de licitaciones | Medios aceptables para la presentación de propuestas: ☐ Licitación electrónica ☒ Correo electrónico ☐ Correo postal/entrega en mano PRESENTACIÓN POR CORREO ELECTRÓNICO: Dirección para la presentación de licitaciones: XXXXXXXXXXXXXXXXX.XXX.XXX. NO ENVÍE LOS CORREOS CON SU LICITACIÓN A NINGUNA OTRA DIRECCIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO (TAMPOCO EN COPIA NI COPIA OCULTA). ▪ Formato de archivo: PDF ▪ Los nombres de archivos deben tener un máximo de 60 caracteres y no pueden contener ninguna letra ni carácter especial que no esté incluido en el alfabeto/teclado latino. ▪ Todos los archivos deben estar libres de virus y no pueden estar corruptos. ▪ Tamaño máx. de archivo por envío: 5MB ▪ Asunto obligatorio del correo electrónico: LICITACIÓN DE SEGURIDAD INTERAGENCIAL ITB NO. 1-2025 ▪ Si la licitación contiene archivos grandes, se recomienda que se envíen dichos archivos en correos por separado antes de la fecha límite de presentación. ▪ Al enviar varios correos, estos deben estar claramente identificados indicando en el campo de asunto «correo n.º X de Y», mientras que el último debe especificar «correo n.º Y de Y». ▪ Se recomienda que la licitación completa contenga la menor cantidad de archivos adjuntos posible. |
▪ El licitante debería recibir un correo electrónico como acuse de recibo. | ||
16. | Fecha límite para la presentación de licitaciones | Fecha: 17 febrero 2025 Hora: 5:00 P.M. |
17. | Apertura de licitaciones | ☒ No se celebrará una apertura de licitaciones pública |
18. | Fecha prevista para el inicio del contrato | marzo 2025 |
19. | Derecho a modificar los requisitos en el momento de la adjudicación | El porcentaje máximo por el que podrán aumentar las cantidades es un 10 % El porcentaje máximo por el que podrán disminuir las cantidades es un 10 % |
20. | Adjudicación del contrato a uno o varios licitantes | La OIM adjudicará un contrato a: Un solo licitador |
21. | Tipo de contrato que se va a adjudicar | Un Contrato de Largo Plazo LTA (Long term agreement) no se pacta una cantidad específica de servicios, sino que es a demanda. El contrato será hasta tres años con posibilidad de renovación. Consulte la sección 6 para ver un contrato modelo. |
22. | ||
23. | ||
24. | ||
25. | Daños y perjuicios | Se determinará según contrato firmado por ambas partes |
26. | Otra información relacionada con la ITB | La siguiente información describe las instalaciones de la organización de la ONU que requieren arreglos de operaciones de seguridad. La empresa elegida, en lo sucesivo denominada proveedor de Servicios de Seguridad Privada No-Armada para los fines de este TDR, deberá contratar, capacitar y administrar una fuerza de guardias constituida por personal de seguridad subordinado y supervisores civiles en las instalaciones de la ONU ubicadas en República de Panamá • El proveedor de UPSS proporcionará al personal de seguridad para los puestos y patrullas designado que se describen en este documento. Podrán ocurrir cambios imprevistos en los números y ubicaciones de los sitios pertenecientes a las organizaciones de la ONU, y los puestos xx xxxxxxx podrán cambiar en consecuencia. Las políticas, prácticas y procedimientos de seguridad relacionados con el personal, instalaciones y propiedades de la organización de las Naciones Unidas y otros activos figuran en las órdenes generales, de puestos, de supervisión y especiales que se deben proporcionar al proveedor de UPSS y actualizarse según lo necesite el |
proveedor de UPSS, en consonancia con este TDR y en conjunto con el oficial de contratos de la ONU. • Administración: La responsabilidad de la administración de seguridad de la organización de la ONU en Panamá está asignada al Representante del Oficial de Contratos (CoR). • Ubicación de las instalaciones de la organización de la ONU: | ||
Organismo de la ONU Dirección: | ||
UNOPS Oficina de País Xxxxxxxx 000, Xxxxxx xxx Xxxxx | ||
UNOPS Oficina Regional Edificio 176, Ciudad del Saber | ||
XXXXX XXXXX Xxxxxxxx 000, Xxxxxx Xxxxx | ||
UNICEF RO/XXX Xxxxxxxx 000, Xxxxxx xxx Xxxxx | ||
FAO Edificio 238, Ciudad del Saber | ||
XXX Xxxxxxxx 000, Xxxxxx xxx Xxxxx Xxxxxxxx 000, Xxxxxx xxx Xxxxx | ||
WFP Edificio 128, Ciudad del Saber | ||
Descripción física de las instalaciones e inquietudes sobre la seguridad: a. Seguridad del perímetro: Aunque el perímetro de los edificios es administrado por el personal de seguridad empleado por la Ciudad del Saber y la Policía Nacional de Panamá, la administración del edificio, los eventos en el área de las instalaciones requieren personal de seguridad para garantizar que la realización de las patrullas periódicas no encuentre impedimentos para entrar o salir de las instalaciones. b. Control de acceso: El control de acceso es proporcionado por un sistema automatizado que funciona mediante lectores de tarjetas de proximidad. Los visitantes deben recibir confirmación de sus identificaciones y razones para la visita antes de obtener acceso a la instalación. Los visitantes recibirán un pase de visitantes y serán escoltados mientras permanecen en las instalaciones de las agencias. |
c. Circuito cerrado de televisión (CCTV) y/o sistema de alarma: Un sistema de CCTV con capacidad de grabación está instalado y en funcionamiento en las instalaciones. |
SECCIÓN 4: CRITERIOS DE EVALUACIÓN
Criterios de examinación preliminar
Todos los criterios se evaluarán según el sistema de Cumple/No cumple y se comprobarán durante la examinación preliminar.
Las propuestas podrán ser subsanables por un tiempo de 48 horas a partir de la fecha de notificación.
Perfil y Experiencia de la empresa de servicios de seguridad: Mínimo cinco (5) años en la prestación exitosa y continua de servicios generales de guardias de seguridad a instalaciones comerciales y empresariales como organismos gubernamentales, ONG, instituciones internacionales. | • Certificado de Registro Público de constitución de la empresa y perfil corporativo • Aviso de Operaciones de la empresa. • Copia de Cédula de Representante Legal • Paz y salvo de CSS |
Referencias de servicios similares (en cuanto a tamaño de la organización y servicios a ubicaciones múltiples): Mínimo dos (2) referencias de clientes donde se evidencie el desempeño satisfactorio de dichos contratos. | Cartas de referencia de cumplimiento satisfactorio de los últimos 5 años |
Cumplimiento con los requisitos legales que establece el Ministerio de Seguridad (DIASP): Contar con las licencias vigentes relacionadas con la prestación de los servicios de seguridad privada conforme a las leyes, normas y regulaciones vigentes en Panamá. | • Resoluciones emitidas por DIASP para la prestación de servicios de seguridad. • Paz y salvo de la CSS |
Uniformes que usará el personal, incluyendo número y la frecuencia de la renovación: La empresa asignará para cada vigilante dos juegos de uniformes y un par de calzados que sean conforme a los estándares de la ONU: • Pantalones, camisas que sean apropiados para el clima del área de cobertura • Calzados de seguridad • Chaleco reflectivo marcado “SEGURIDAD” en la parte posterior. Los uniformes deberán ser provistos por la empresa por lo menos dos veces al año, sin costo para los vigilantes | Lista detallada e imágenes de guardias vestidos con sus uniformes |
Lista de Vehículos (automóviles, motocicletas) de la empresa: Disponer para acción inmediata, de los vehículos que crea necesarios para prestar el respectivo respaldo al personal en caso de ocurrir algún incidente. | Lista detallada e imágenes de los vehículos con los que dispone la empresa |
Lista de Equipos que serán provistos por la empresa para realización del contrato. Proporcionar la mayor cantidad de detalle posible (tipo, marca, modelo, etc.): La siguiente lista de equipos y suministros de seguridad del proveedor de UPSS se consideran requisitos mínimos. a. Equipo de comunicaciones – El proveedor de UPSS suministrará todo el equipo de comunicaciones requerido para la ejecución de este contrato. Este equipo incluye estaciones de base, unidades portátiles, teléfonos celulares y elementos relacionados que el gerente de seguridad, supervisor de seguridad y guardias asignados al Centro de Comunicaciones podrán requerir para la comunicación con el centro de operaciones del proveedor de UPSS. El mantenimiento y la reparación de todos estos equipos de comunicaciones serán responsabilidad del proveedor de UPSS. El proveedor de UPSS será responsable de obtener y mantener los permisos o autorizaciones necesarias para operar el equipo y conforme a lo exigido por la ley o regulación; b. Equipo misceláneo –El guardia de seguridad deberá contar con linternas, baterías, cuernos de aire, silbatos, batutas y otros elementos de seguridad diversos requeridos por la organización de las Naciones Unidas en virtud de este contrato; c. Dispositivos de monitoreo de guardias – El proveedor de UPSS suministrará y mantendrá dispositivos de monitoreo en cada puesto xx xxxxxxx para validar las rondas xx xxxxxxx, patrullas y otros controles de seguridad. El proveedor de UPSS será responsable de tener una cantidad suficiente de estos dispositivos para asegurar que cada puesto tenga un dispositivo en buen estado de funcionamiento. El proveedor de UPSS será responsable del mantenimiento y reparación de estos dispositivos; y/ o d. Línea directa de teléfono/alarma (a través del transmisor de radio de preferencia) con el centro de seguridad principal del proveedor de UPSS. El proveedor dispondrá de estos equipos de inventario existente o se compromete a adquirirlos en un máximo de 10 días posteriores a la firma del contrato. | Lista detallada y términos de renovación (si aplica) e imágenes/fotos de cada equipo clave. |
Criterios de elegibilidad y calificación
Todos los criterios de elegibilidad y calificación se evaluarán conforme al sistema de Cumple/No cumple.
Si la licitación se presenta como una unión temporal de empresas, consorcio o asociación, todos los miembros deben cumplir los criterios mínimos, a menos que se especifique lo contrario.
El licitante es una entidad legalmente registrada | Formulario D: Información del licitante |
El licitante pertenece a un grupo diverso de proveedores, incluidas las microempresas, las pequeñas y medianas empresas, las empresas dirigidas por mujeres o jóvenes y otras. | Formulario D: Información del licitante |
El proveedor no se encuentra suspendido ni está considerado como proveedor inelegible por la Organización de las Naciones Unidas, el Grupo del Banco Mundial o cualquier otra organización internacional, según lo dispuesto en el artículo 4 de la sección 2. | Formulario C: Presentación de la licitación |
No existen conflictos de intereses, según lo dispuesto en el artículo 4 de la sección 2. | Formulario C: Presentación de la licitación |
El licitante no declaró la bancarrota ni está involucrado en procedimientos de quiebra o concursales, y tampoco existe ninguna sentencia o proceso judicial pendiente contra el proveedor que pudiera alterar su funcionamiento en el futuro próximo | Formulario C: Presentación de la licitación |
Criterios de calificación | Documentos para establecer el cumplimiento |
Historial de contratos incumplidos: El incumplimiento de un contrato no ocurrió como resultado del incumplimiento del contratista durante los últimos 3 años. | Formulario F |
Historial de litigios: No hay un historial coherente de decisiones de adjudicación arbitral/judicial contra el Licitante durante los últimos 3 años. | Formulario F |
Experiencia previa: Mínimo de cinco (5) años de experiencia relevante en los servicios de seguridad y vigilancia privada a empresas / organizaciones. Mínimo de dos (2) contratos de valor individual anual de USD200,000.00 en servicio de seguridad y vigilancia privada a empresa /organizaciones, implementados en los últimos cinco (5) años. (Para Asociación en participación, Consorcio o Asociación, todas las Partes acumulativas deben cumplir el requisito). | Formulario F 2 cartas de referencia de cumplimiento satisfactorio de los últimos 5 años Incluir carta de referencia de todas las agencias de la ONU en la que hayan brindado servicios previamente o en la actualidad. |
Situación financiera: | |
Liquidez: el coeficiente de media de activos circulantes/pasivos circulantes durante los últimos 3 años debe ser igual o mayor que 1. | Copia de las declaraciones financieras auditadas de los últimos tres años. Formulario F: (Formulario de elegibilidad y calificación) |
Capacidad Financiera: Tener estabilidad financiera (presentación de los estados financieros de los años – 2021, 2022, 2023) | Estados financieros auditados del 2021-2022-2023. Facturación anual promedio mínimo de USD400,000 en estos 3 años. |
Criterios de evaluación técnica
Criterios | Documentos para establecer el cumplimiento |
Las ofertas técnicas se evaluarán según el criterio de Cumple/No Cumple con respecto al cumplimiento o el incumplimiento de las especificaciones técnicas requeridas en el Formulario G. | Formulario G: Licitación técnica |
Evaluación de precios
Criterios | Documentos para establecer el cumplimiento |
La comparación de precios debe basarse en el precio del servicio, incluidos el transporte, el seguro y el costo total de la operación (incluidas piezas de repuesto de equipos, insumos, servicio, formación, uniformes, etc., según proceda). | Formulario H: Nota de precios |
SECCIÓN 5: LISTA DE REQUISITOS
El proveedor de proveedor de Servicios de Seguridad Privada No-Armada UPSS suministrará los servicios de seguridad de conformidad con los estándares de la industria, incluyendo, pero no limitados a:
a. Proporcionar control de acceso a todas las instalaciones y propiedades que pertenecen o están arrendadas o controladas por la organización de la ONU mediante la inspección visual de los pases al edificio emitidos por la organización de la ONU y otros dispositivos de identificación aprobados
b. Realizar búsquedas e inspecciones de equipaje, carteras y maletas en forma manual o utilizando un detector manual
c. Proporcionar información y ayuda a todos los visitantes, invitados y empleados de la organización de la ONU
d. Responder a eventos tales como alertas de seguridad, posibles actos delictivos, manifestaciones civiles y altercados que ocurran en la propiedad de la organización de la ONU
e. Responder a situaciones potencialmente mortales tales como alertas médicas, alarmas de incendio, delitos sospechosos o reales y otras situaciones relacionadas que ocurran en la organización de la ONU.
Esto incluye:
•Asegurar que se activen todas las alarmas apropiadas y se alerte a los ocupantes del edificio en caso de una emergencia
•Ayudar a evacuar a todos los ocupantes de los edificios y otras propiedades
•Ayudar a coordinar las comunicaciones y notificaciones entre el personal del orden público, el personal de la organización de la ONU y otros elementos de respuesta a emergencia en caso de una emergencia
f. Proporcionar controles y/o patrullas para monitorear los sistemas de seguridad y protección del edificio. Mientras patrulla el complejo y el perímetro del complejo, el guardia debe verificar si hay violaciones a la seguridad (por ejemplo, en el perímetro, ventanas, puertas, etc.)
g. Realizar inspecciones de paquetes y otras inspecciones de seguridad relacionadas, según las instrucciones
h. Dirigir y controlar el tráfico vehicular y peatonal, según las instrucciones
i. Recibir, emitir y responder por llaves y cerraduras entregadas a las instalaciones, oficinas o garitas de la organización y a otras áreas controladas o restringidas que requieren llaves de acceso
j. Monitorear el CCTV, grabadoras, alarmas de intrusión, alarmas de incendio, red de seguridad radial, sistema de monitoreo de guardias y otro equipo de seguridad o protección que pertenece o está bajo el control de la organización de UNSMS (United Nations Security Management System)
k. Observar a los ocupantes del edificio e informar sobre casos de incumplimiento de los procedimientos de seguridad al oficial de contratos de la organización de UNSMS
l. Detectar y prevenir, según lo autorizado por la ley, a las personas que intentan entrar en forma ilícita a los edificios y propiedades de la organización de UNSMS utilizando la fuerza mínima necesaria
m. Notificar las condiciones inseguras o peligrosas que requieren una acción correctiva inmediata por parte del personal de mantenimiento del edificio, el propietario u otro personal
n. Solicitar la presencia de asistencia médica (es decir, llamar a los servicios médicos como servicios de ambulancia) para atender a las personas que se encuentran enfermas o lesionadas en la propiedad de la organización de la ONU
o. Preparar y mantener informes de incidentes para eventos identificados en las órdenes generales, de puestos, de supervisión y especiales. Los informes de incidentes serán presentados por el proveedor del proveedor de Servicios de Seguridad Privada No-Armada al oficial de contratos de la organización de la ONU en un plazo de 24 horas
p. Mantener un registro de servicios de 24 horas para todas las actividades, violaciones o eventos relacionados con la seguridad
q. Conducir investigaciones preliminares y de seguimiento de incidentes y/o quejas según instrucciones del oficial de contratos de la organización de la ONU
r. Asegurar que todos los informes y otros documentos, por ejemplo, informes y registros de incidentes, estén escritos en forma clara, legible y precisa
s. Llevar a cabo inspecciones de seguridad después de horas hábiles para fines de seguridad del edificio, incendio y protección
t. Proporcionar personal de relevo plenamente capacitado y calificado (intermediarios) al personal de seguridad en puestos fijos con el fin de velar por la comodidad, necesidades personales, estrés, comidas u otras situaciones que requieran ausentarse de los puestos
u. Asegurar que las órdenes generales, de puestos, de supervisión y especiales y otra documentación se conserven en buenas condiciones y se actualicen según sea necesario
v. Asegurar el cumplimiento de las leyes laborales locales para garantizar que ningún guardia individual trabaje más del tiempo máximo permitido en un periodo de veinticuatro horas y no más de los días máximos permitidos sin descanso.
w. Garantizar que los guardias dispongan de descansos y recesos para comidas de acuerdo con las regulaciones locales y según acuerdos con el oficial de contratos; el proveedor de proveedor de Servicios de Seguridad Privada No-Armada podrá utilizar un equipo ambulatorio para proporcionar recesos o podría crear una patrulla móvil en la instalación que, como parte de ese puesto, relevaría a otros puestos durante los recesos.
La rotación de los guardias de seguridad debe ser limitada en cualquier turno. Solo se permite rotar un máximo de 1 guardia de seguridad en cualquier turno. Todo el personal nuevo que será asignado a los sitios debe estar autorizado por las respectivas agencias de la organización de la ONU.
x. Trabajar con la policía del gobierno anfitrión y otras organizaciones internacionales para el fortalecimiento de estas funciones según las instrucciones de la organización de UNSM
y. Realizar una evaluación de riesgo de cada sitio incluido en este ITB para evaluar las aplicaciones de protección de seguridad que mantienen los licitantes.
z. Incorporar procedimientos operativos estándar reconocidos internacionalmente, incluidos:
• ISO 18788:2015: Sistema de gestión para operaciones de seguridad privada
• ISO 9001: Prácticas de gestión de calidad
• ISO 27001: Guía de seguridad de la información
• Certificación ISO 22301: Estándar de Continuidad de Negocios aa. Realizar otras funciones según se pueda especificar en este contrato
POSICIONES Y SERVICIOS DE PUESTOS XX XXXXXXX REQUERIDOS
Estimaciones de los servicios por agencia del Sistema de Naciones Unidas en Panamá:
Este listado representa una estimación inicial de los requerimientos de las Agencias de ONU Panamá al momento de esta licitación. Sin embargo, de surgir cambios en las necesidades específicas por cualquiera de las Agencias,
dichos cambios se evaluarán individualmente para asegurar que se brinde la cobertura requerida durante la vigencia del LTA.
5.1 Aval de ejecución (aplicable a contratos cuyo precio supere los 300,000 dólares de EE.UU.)
5.1.1 En caso de que alguna orden de compra supere los 300,000 dólares EE. UU., el Proveedor entregará a la OIM un aval de ejecución (el “Aval de ejecución”) por un importe equivalente al 10 (diez) por ciento del precio, y este deberá emitirlo un banco o una empresa de confianza, en un formato aceptable para la OIM.
5.1.2 El Aval de ejecución servirá para asegurar el buen desempeño del Proveedor y el firme cumplimiento de las condiciones del presente Contrato. En ningún caso se entenderá que la cuantía del Aval de ejecución constituye el límite de la responsabilidad del Proveedor con respecto a la OIM, en caso de que el Proveedor incumpla el presente Contrato. El aval de ejecución será efectivo hasta un periodo de 30 (treinta) días después de la finalización de las obligaciones del Proveedor de conformidad con la orden de compra correspondiente, a partir del cual será liberado por la OIM.
TÉRMINOS DE REFERENCIA Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
REF: SERVICIOS DE SEGURIDAD PARA ONU PANAMÁ bajo un Acuerdo a Largo Plazo (LTA)
1. ANTECEDENTES
La Organización Internacional para las Migraciones (en lo sucesivo OIM) en representación de la Organización de las Naciones Unidas (ONU) en Panamá está en la búsqueda de un proveedor de servicios de seguridad bajo un Acuerdo a Largo Plazo (LTA por sus siglas en inglés), por un período total de tres (3) años, renovable después de cada año, sujeto a un desempeño satisfactorio. El proveedor de servicio debe brindar toda la supervisión, administración y personal adicional con la experiencia, educación, entrenamiento y habilidad requerida, así como otros recursos para planificar y proveer la operación de servicios de seguridad a los edificios de la ONU según descritos en estos Términos de Referencia (TDR) y Especificaciones Técnicas. El proveedor de servicio debe cumplir con los estándares y deberá seguir todas las aplicaciones y directrices según identificadas en el TDR y el LTA.
Las Agencias de la ONU con operaciones en Panamá que se podrán beneficiar de esta LTA según los términos y condiciones acordados serán: UNODC, UNICEF, UNOPS, FAO, OIM, WFP. Cada agencia de la Organización ONU nominará y autorizará un representante para actuar en su representación con respecto a asuntos administrativos y contractuales. El monto estimado del LTA por año, considerando la facturación de todas las Agencias de la ONU que están participando de este proceso es de USD303,000.00 para un total acumulado de USD 909,000.00 para el período de tres años.
Cualquier acuerdo que resulte de esta invitación a licitar no conlleva ninguna garantía de volumen de negocio futuro de servicios de seguridad, y las Agencias de la ONU tampoco garantizan una cantidad mínima de servicios de seguridad.
OIM en representación de la ONU en Panamá, contratará un (1) proveedor de Servicios de Seguridad Privada No-Armada (Unarmed Private Security Services – UPSS) con la capacidad de entregar servicios de calidad, para las oficinas del Sistema de la ONU en Panamá.
Como resultado de este proceso de licitación para la provisión de servicios de seguridad, OIM firmará un Acuerdo a Largo Plazo (LTA) con el proveedor UPSS seleccionado para las oficinas de la ONU según el TDR. Sin embargo, el sistema de la ONU no tiene obligación alguna en cuanto al número total de agentes requeridos e igualmente mantiene el derecho de modificar el número requerido de agentes en cualquier momento durante la vigencia de este LTA. La organización de la ONU en Panamá promueve fuertemente la inclusión de agentes de seguridad femeninas, por lo que será ponderado en la evaluación.
1.1 La información en este TDR describe los objetivos y requisitos que tiene la ONU en la búsqueda de un proveedor de UPSS que preste servicios generales de guardias de seguridad
en las instalaciones de la ONU en la República de Panamá. Este TDR formará parte integral de cualquier contrato suscrito entre la organización de la ONU y el UPSS adjudicado.
1.2 La ONU es una organización internacional cuya misión y trabajo fundamental de las Naciones Unidas están guiados por los propósitos y principios consagrados en su Carta constitutiva. Como se define en la Carta de la ONU, los propósitos de las Naciones Unidas son:
• Mantener la paz y la seguridad internacionales, y con tal fin: tomar medidas colectivas eficaces para prevenir y eliminar amenazas a la paz, y para suprimir actos de agresión u otros quebrantamientos de la paz; y lograr por medios pacíficos, y de conformidad con los principios de la justicia y del derecho internacional, el ajuste o arreglo de controversias o situaciones internacionales susceptibles de conducir a quebrantamientos de la paz;
• Fomentar entre las naciones relaciones de amistad basadas en el respeto al principio de la igualdad de derechos y al de la libre determinación de los pueblos, y tomar otras medidas adecuadas para fortalecer la paz universal;
• Realizar la cooperación internacional en la solución de problemas internacionales de carácter económico, social, cultural o humanitario, y en el desarrollo y estímulo del respeto a los derechos humanos y a las libertades fundamentales de todos, sin hacer distinción por motivos de raza, sexo, idioma o religión; y
• Servir de centro que armonice los esfuerzos de las naciones por alcanzar estos propósitos comunes.
Las Organizaciones de las Naciones Unidas requieren los servicios de administración y guardias de seguridad para los lugares, días y horas que se muestran en este documento. La fuerza de guardias es un elemento clave del programa de seguridad de las organizaciones de las Naciones Unidas y un ejemplo de nuestro compromiso de proporcionar un ambiente de trabajo seguro para nuestros empleados, proveedores de UPSS y visitantes.
2. OPERACIONES E INSTALACIONES DE SEGURIDAD
2.1 La siguiente información describe las instalaciones de la organización de la ONU que requieren arreglos de operaciones de seguridad. La empresa elegida, en lo sucesivo denominada proveedor de UPSS para los fines de este TDR, deberá contratar, capacitar y administrar una fuerza de guardias constituida por personal de seguridad subordinado y supervisores civiles en las instalaciones de la ONU ubicadas en República de Panamá
2.2 El proveedor de UPSS proporcionará al personal de seguridad para los puestos y patrullas designado que se describen en este documento. Podrán ocurrir cambios imprevistos en los
números y ubicaciones de los sitios pertenecientes a las organizaciones de la ONU, y los puestos xx xxxxxxx podrán cambiar en consecuencia. Las políticas, prácticas y procedimientos de seguridad relacionados con el personal, instalaciones y propiedades de la organización de las Naciones Unidas y otros activos figuran en las órdenes generales, de puestos, de supervisión y especiales que se deben proporcionar al proveedor de UPSS y actualizarse según lo necesite el proveedor de UPSS, en consonancia con este TDR y en conjunto con el oficial de contratos de la ONU.
2.3 Administración: La responsabilidad de la administración de seguridad de la organización de la ONU en Panamá está asignada al Representante del Oficial de Contratos (CoR).
2.4 Ubicación de las instalaciones de la organización de la ONU:
Organismo de la ONU | Dirección: |
UNOPS Oficina de País | Xxxxxxxx 000, Xxxxxx xxx Xxxxx |
UNOPS Oficina Regional | Edificio 176, Ciudad del Saber |
XXXXX XXXXX | Xxxxxxxx 000, Xxxxxx Xxxxx |
UNICEF RO/XXX | Xxxxxxxx 000, Xxxxxx xxx Xxxxx |
FAO | Edificio 238, Ciudad del Saber |
XXX | Xxxxxxxx 000, Xxxxxx xxx Xxxxx Xxxxxxxx 000, Xxxxxx xxx Xxxxx |
WFP | Edificio 128, Ciudad del Saber |
2.5 Descripción física de las instalaciones e inquietudes sobre la seguridad:
a. | Seguridad del perímetro: Aunque el perímetro de los edificios es administrado por el personal de seguridad empleado por la Ci u d ad del S ab e r y l a X x x x x í a N a c i o n al d e Pan am á, la administración del edificio, los eventos en el área de las instalaciones descritos en el numeral 2.4 requieren personal de seguridad para garantizar que la realización de las patrullas periódicas no encuentre impedimentos para entrar o salir de las instalaciones. |
b. | Control de acceso: El control de acceso es proporcionado por un sistema automatizado que funciona mediante lectores de tarjetas de proximidad. Los visitantes deben recibir confirmación de sus identificaciones y razones para la visita antes de obtener acceso a la instalación. Los visitantes recibirán un pase de visitantes y serán escoltados mientras permanecen en las instalaciones de las agencias. |
c. | Circuito cerrado de televisión (CCTV) y/o sistema de alarma: Un sistema de CCTV con capacidad de grabación está instalado y en funcionamiento en las instalaciones. |
3. INICIO DEL CONTRATO
3.1 La ejecución del trabajo en este TDR iniciará luego de la firma del contrato por ambas partes y siguiendo los términos de la vigencia de este.
4. RESPONSABILIDADES DEL PROVEEDOR DE UPSS
4.1 El proveedor de UPSS proporcionará todo el personal, suministros, equipos y accesorios necesarios para prestar los servicios requeridos en este contrato. El proveedor de UPSS debe cumplir con todos los requisitos aplicables establecidos por el gobierno de Panamá. El proveedor de UPSS cumplirá y aplicará todas las órdenes, políticas y/o procedimientos emitidos por la organización del UNSMS (Sistema de Administración de Seguridad de las Naciones Unidas).
4.2 El proveedor de UPSS suministrará los servicios de seguridad de conformidad con los estándares de la industria, incluyendo, pero no limitados a:
a. Proporcionar control de acceso a todas las instalaciones y propiedades que pertenecen o están arrendadas o controladas por la organización de la ONU mediante la inspección visual de los pases al edificio emitidos por la organización de la ONU y otros dispositivos de identificación aprobados;
b. Realizar búsquedas e inspecciones de equipaje, carteras y maletas en forma manual o utilizando un detector manual;
c. Proporcionar información y ayuda a todos los visitantes, invitados y empleados de la organización de la ONU;
d. Responder a eventos tales como alertas de seguridad, posibles actos delictivos, manifestaciones civiles y altercados que ocurran en la propiedad de la organización de la ONU;
e. Responder a situaciones potencialmente mortalestales como alertas médicas, alarmas de incendio, delitos sospechosos o reales y otras situaciones relacionadas que ocurran en la organización de la ONU.
Esto incluye:
• Asegurar que se activen todas las alarmas apropiadas y se alerte a los ocupantes del edificio en caso de una emergencia;
• Ayudar a evacuar a todos los ocupantes de los edificios y otras propiedades;
• Ayudar a coordinar las comunicaciones y notificaciones entre el personal del orden público, el personal de la organización de la ONU y otros elementos de respuesta a emergencia en caso de una emergencia;
f. Proporcionar controles y/o patrullas para monitorear los sistemas de seguridad y protección del edificio. Mientras patrulla el complejo y el perímetro del complejo, el guardia debe verificar si hay violaciones a la seguridad (por ejemplo, en el perímetro, ventanas, puertas, etc.);
g. Realizar inspecciones de paquetes y otras inspecciones de seguridad relacionadas, según las instrucciones;
h. Dirigir y controlar el tráfico vehicular y peatonal, según las instrucciones;
i. Recibir, emitir y responder por llaves y cerraduras entregadas a las instalaciones, oficinas o garitas de la organización y a otras áreas controladas o restringidas que requieren llaves de acceso;
j. Monitorear el CCTV, grabadoras, alarmas de intrusión, alarmas de incendio, red de seguridad radial, sistema de monitoreo de guardias y otro equipo de seguridad o protección que pertenece o está bajo el control de la organización de UNSMS (United Nations Security Management System);
k. Observar a los ocupantes del edificio e informar sobre casos de incumplimiento de los procedimientos de seguridad al oficial de contratos de la organización de UNSMS;
l. Detectar y prevenir, según lo autorizado por la ley, a las personas que intentan entrar en forma ilícita a los edificios y propiedades de la organización de UNSMS utilizando la fuerza mínima necesaria;
m. Notificar las condiciones inseguras o peligrosas que requieren una acción correctiva inmediata por parte del personal de mantenimiento del edificio, el propietario u otro personal;
n. Solicitar la presencia de asistencia médica (es decir, llamar a los servicios médicos como servicios de ambulancia) para atender a las personas que se encuentran enfermas o lesionadas en la propiedad de la organización de la ONU;
o. Preparar y mantener informes de incidentes para eventos identificados en las órdenes generales, de puestos, de supervisión y especiales. Los informes de incidentes serán presentados por el proveedor de la UPSS al oficial de contratos de la organización de la ONU en un plazo de 24 horas;
p. Mantener un registro de servicios de 24 horas para todas las actividades, violaciones o eventos relacionados con la seguridad;
q. Conducir investigaciones preliminares y de seguimiento de incidentes y/o quejas según instrucciones del oficial de contratos de la organización de la ONU
r. Asegurar que todos los informes y otros documentos, por ejemplo, informes y registros de incidentes, estén escritos en forma clara, legible y precisa;
s. Llevar a cabo inspecciones de seguridad después de horas hábiles para fines de seguridad del edificio, incendio y protección;
t. Proporcionar personal de relevo plenamente capacitado y calificado (intermediarios) al personal de seguridad en puestos fijos con el fin de velar por la comodidad, necesidades personales, estrés, comidas u otras situaciones que requieran ausentarse de los puestos;
u. Asegurar que las órdenes generales, de puestos, de supervisión y especiales y otra documentación se conserven en buenas condiciones y se actualicen según sea necesario;
v. Asegurar el cumplimiento de las leyes laborales locales para garantizar que ningún guardia individual trabaje más del tiempo máximo permitido en un periodo de veinticuatro horas y no más de los días máximos permitidos sin descanso.
w. Garantizar que los guardias dispongan de descansos y recesos para comidas de acuerdo con las regulaciones locales y según acuerdos con el oficial de contratos; el proveedor de UPSS podrá utilizar un equipo ambulatorio para proporcionar recesos o podría crear una patrulla móvil en la instalación que, como parte de ese puesto, relevaría a otros puestos durante los recesos.
La rotación de los guardias de seguridad debe ser limitada en cualquier turno. Solo se permite rotar un máximo de 1 guardia de seguridad en cualquier turno. Todo el personal nuevo que será asignado a los sitios debe estar autorizado por las respectivas agencias de la organización de la ONU.
x. Trabajar con la policía del gobierno anfitrión y otras organizaciones internacionales para el fortalecimiento de estas funciones según las instrucciones de la organización de UNSMS; y/o
y. Realizar otras funciones según se pueda especificar en este contrato.
5. POSICIONES Y SERVICIOS DE PUESTOS XX XXXXXXX REQUERIDOS
Estimaciones de los servicios por agencia del Sistema de Naciones Unidas en Panamá:
REF | AGENCIA | UBICACION | PUESTOS REQUERIDOS | Número estimado de agentes | ||
9 hrs 5 días x semana (DIURNO) | 12 hrs 7 días x semana (DIURNO) | 12 hrs 7 días x semana (NOCTURNO) | ||||
1 | OIM | Ciudad del Saber, Xxxxx Xxxx Xxxxxxx, Xxxx 000 | 0 | 0 | ||
2 | OIM | Ciudad del Saber, Edif 223 | 1 | 1 | ||
3 | FAO | Ciudad del Saber, Edif 238 | 1 | 1 | 2 | |
4 | UNODC | Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx, Xxxxxx-Xxxxx, Xxxx 000 | 1 | 1 | 2 | |
5 | WFP | Ciudad del Saber, Edif 128 | 2 | 2 | 4 | |
6 | UNOPS | Ciudad del Saber, Edif 103 | 1 | 1 | 2 | |
7 | UNICEF | Ciudad del Saber, Edif 102 | 1 | 1 | 2 | |
Este listado representa una estimación inicial de los requerimientos de las Agencias de ONU Panamá al momento de esta licitación. Sin embargo, de surgir cambios en las necesidades específicas por cualquiera de las Agencias, dichos cambios se evaluarán individualmente para asegurar que se brinde la cobertura requerida durante la vigencia del LTA.
6. CALIFICACIONES GENERALES DEL PERSONAL DEL PROVEEDOR DE UPSS
6.1 El proveedor de UPSS garantizará que ningún miembro del personal asignado a este contrato haya sido condenado por un delito grave, incluyendo por parte de un tribunal militar ni haya sido encontrado culpable por parte de una autoridad nacional o internacional de haber violado el derecho penal o humanitario en cualquier jurisdicción. Además, en principio, no debe ser objeto de ningún procedimiento judicial en curso, incluyendo militar, con respecto a dichos delitos o violaciones y debe cumplir con los estándares mínimos siguientes:
a. Aprobar una verificación de antecedentes penales;
b. Ser capaz de entender y llevar a cabo de manera eficaz las reglas, órdenes e instrucciones escritas;
c. Ser capaz de comunicarse eficazmente con los empleados e invitados de la organización de UNSMS;
d. Ser capaz de redactar párrafos cortos y precisos para informes escritos que se requieren en virtud de este contrato;
e. Poseer o ser elegible para obtener una licencia de conducir válida para vehículos a motor, según pueda ser requerido en la ejecución de este contrato;
f. Poseer la resistencia física y psicológica para caminar, permanecer de pie, sentado y agachado por tiempo prolongado;
g. Reconocer el hecho de que los guardias pueden tener que confrontar o enfrentar personas violentas o potencialmente violentas;
h. Tener por lo menos 21 años y estar en aparente buen estado de salud;
i. Ser capaz de relacionarse e interactuar de manera eficaz y apropiada con los miembros del público;
j. Tener buena reputación y carácter; y
k. Estar capacitado antes del despliegue, como mínimo hasta el nivel básico establecido en los requisitos de capacitación de este TDR.
7. RESPONSABILIDADES Y CALIFICACIONES ESPECÍFICAS DEL PERSONAL DEL PROVEEDOR DE UPSS
7.1. Representante del proveedor de UPSS (no ubicado en las instalaciones de la ONU)
7.1.1 Responsabilidades:
a. Rendir cuentas al oficial de contratos de la organización de la ONU;
b. Coordinar la administración del contrato de la parte del proveedor de UPSS y funge como la persona de contacto principal para el contrato;
c. Asistir a reuniones mensuales de desempeño y reuniones trimestrales de revisión de contratos con el oficial de contratos de la organización de la ONU para evaluar el desempeño general del proveedor de UPSS y abordar cualquier asunto de seguridad; y/o
d. Recomendar mejoras en la ejecución y prestación de los servicios de seguridad en las instalaciones de la organización de la ONU. Mantiene la accesibilidad para la organización de la ONU 24 horas al día, 7 días a la semana, 365 días al año para hacer frente a cualquier asunto, situación o problema que pueda surgir.
7.1.2 Calificaciones:
a. Requisito de educación mínima: el equivalente a un diploma de escuela secundaria de los Estados Unidos;
b. Mínimo de 10 años de experiencia policial, de seguridad o militar;
c. Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita y competente en el procesamiento de palabras, PowerPoint y hojas de cálculo;
d. Mínimo de 3 años de experiencia en posiciones de supervisión/gerencial; y
e. Mínimo de 5 años de experiencia en relaciones/enlaces con organizaciones internacionales y gubernamentales.
7.2 Supervisor de Seguridad en sitio
7.2.1 Responsabilidades:
a. Reporta al Representante del proveedor de UPSS y coordina con UNDSS de manera operativa día a día;
b. Confecciona horario de trabajo por hora y día para los guardias;
c. Realiza inspecciones de puestos xx xxxxxxx para asegurar que el personal cumple con los requerimientos del contrato;
d. Documenta, aconseja y toma las medidas disciplinarias apropiadas cuando sea requerido; y/o
x. Xxxx el liderazgo en coordinar con proveedores de seguridad de otros edificios (donde sea aplicable, ej. si las instalaciones de la agencia de la ONU están en un edificio compartido con otros inquilinos.
7.2.2 Calificaciones
a. Requisito de educación mínima: el equivalente al 9no grado de escuela secundaria de los Estados Unidos;
b. Mínimo de 3 años de experiencia mínima en supervisión;
c. Mínimo de 5 años de experiencia laboral como guardia de seguridad;
d. Buenas habilidades de liderazgo y de ejercer buen juicio; y
e. Conocimientos necesarios para la autodefensa, seguridad en el lugar de trabajo, evaluación de amenazas, respuesta a emergencias y alertas de bombas, protección de la información, emergencias, prevención y protección contra incendios y comunicaciones por radio /teléfono.
7.3 Guardias no armados
7.2.1 Responsabilidades:
a. Proporcionar control de acceso mediante inspección de los pases de acceso al edificio emitidos por la organización de la ONU u otra identificación aprobada;
b. Proporcionar información y ayuda al personal y a todos los visitantes;
c. Responder y alertar a los espectadores de eventos tales como alertas de seguridad, actos delictivos, manifestaciones civiles y actividades sospechosas;
d. Monitorear y conducir inspecciones después de horas hábiles de la seguridad interna y los sistemas de protección contra incendios y protección de la vida y los sistemas ambientales del edificio;
e. Realizar inspecciones de paquetes y otras inspecciones relacionadas con la seguridad;
f. Notificar al supervisor de seguridad / supervisor de turno los casos de incumplimiento con los procedimientos de seguridad y las condiciones inseguras o peligrosas;
g. Proporcionar cobertura adicional de guardias durante eventos especiales;
h. Realizar funciones de escolta de seguridad para las personas si el contrato así lo estipula; y/o
i. Realizar otras funciones que se puedan especificar en este contrato.
7.2.2 Calificaciones:
a. Mínimo de 2 años de experiencia en el mismo campo de trabajo con una organización de renombre internacional; y Capacitación mínima para tener/demostrar competencia/conocimientos en relaciones públicas, autodefensa y fuerza mínima, radio comunicación, control de acceso, técnicas de búsqueda, técnicas básicas de combatir incendios y seguridad ocupacional básica.
8. REQUISITOS AD HOC, DE EMERGENCIA Y DE OTROS SERVICIOS
8.1 Requisitos Ad Hoc: El proveedor de UPSS tendrá la capacidad de proporcionar cobertura adicional de guardias durante eventos especiales y situaciones de emergencia con el fin de proteger las instalaciones, empleados, propiedad e invitados de la organización de la ONU según lo solicitado por el oficial de contratos de la organización de la ONU.
8.2 Equipo de respuesta rápida/de emergencia: Se consideraría un activo si el proveedor de UPSS tiene la capacidad de proporcionar un equipo de respuesta rápida que responda a la activación del sistema xx xxxxxx/alarma conectada o llamar al servicio de emergencias 24 horas al día, 7 días a la semana. El papel del equipo de respuesta se limitará a la presencia de enlace, realizando observaciones preliminares, asegurando el sitio y comunicando las necesidades a la policía y/u otros servicios de emergencia cuando lleguen al sitio.
8.3 Las tarifas proporcionadas deben basarse en la estructura proporcionada en la lista de precios como un precio opcional calculado por hora de servicios xx xxxxxxx (diurno versus fines de semana y nocturno, si corresponde). El proveedor de UPSS debe cumplir con los requisitos estipulados por la Parte Contratante (por ejemplo, el personal reclutado internacionalmente).
8.4 Incorporar procedimientos operativos estándar reconocidos internacionalmente, incluidos:
• ISO 18788:2015: Sistema de gestión para operaciones de seguridad privada
• ISO 9001: Prácticas de gestión de calidad
• ISO 27001: Guía de seguridad de la información
• Certificación ISO 22301: Estándar de Continuidad de Negocios
9. EVALUACIÓN PREVIA AL EMPLEO
9.1 El proveedor de UPSS llevará a cabo una investigación sobre la reputación y el carácter de cada empleado que solicita un trabajo en virtud del presente contrato.
El proveedor de UPSS no asignará personal a este contrato hasta que se haya completado la investigación y se haya determinado que los resultados son favorables. En este contexto, favorable significa que el solicitante no tiene antecedentes penales, no hay indicios de que el solicitante haya consumido drogas ilícitas o alcohol durante el trabajo, las referencias personales y los antiguos empleadores recomiendan al solicitante para un puesto de confianza y responsabilidad y no existen otros factores obvios descalificadores en relación con la reputación y el carácter del solicitante. El proveedor de UPSS mantendrá los resultados de la investigación durante la vigencia del contrato. El oficial de contratos de la organización de la ONU tendrá el derecho de revisar todos los resultados y registros de la investigación para el personal asignado o propuesto para este contrato. La investigación incluirá, como mínimo, los siguientes elementos:
a. Una verificación de registros delictivos, según lo autorice la ley local, en los lugares donde el solicitante ha vivido, trabajado o asistido a la escuela durante los últimos siete años;
b. Una verificación del historial de empleos que se remonta hasta cinco años o hasta el día en que el solicitante cumplió 18 años; y
c. Una verificación de por lo menos tres referencias personales.
9.2 El proveedor de UPSS debe mantener como mínimo, los siguientes documentos en el registro personal de cada empleado asignado a trabajar en las instalaciones de la organización de la ONU:
a. Registro de desempeño individual;
b. Solicitud de trabajo y datos complementarios (copia de la cédula de identidad nacional u otra forma positiva de identificación); incluyendo documentos que confirmen su estatus migratorio y permiso para laborar en la República de Panamá.
c. Información sobre la investigación de antecedentes;
d. Registros de capacitaciones individuales;
e. Fotografía; y
f. Un juego de huellas digitales.
9.3 El proveedor de UPSS actualizará los documentos anteriores en forma anual o con mayor frecuencia a medida que se disponga de más información. La información y los documentos de apoyo se pondrán a disposición a solicitud del oficial de contratos de la organización de la ONU.
10.1 Todo el personal de la UPSS asignado a este contrato deberá mantener los más altos estándares de competencia, conducta, limpieza e integridad. Las asignaciones se llevarán a cabo de acuerdo con las órdenes xx xxxxxxx establecidas, a la mejor capacidad de cada guardia y de acuerdo con las políticas y prácticas de lugar de trabajo seguro.
10.2 El proveedor de UPSS retirará a cualquiera de sus empleados de los edificios o propiedades de la organización de la ONU una vez que se determine que tales empleados no son competentes para desempeñar funciones de seguridad. La organización de la ONU se reserva el derecho de ordenar la destitución de cualquier empleado de UPSS que se determine que no cumple con las calificaciones y estándares establecidos en el TDR o por cualquier otro motivo a discreción única, exclusiva y no negociable de la organización de la ONU. Una determinación de incompetencia se puede realizar sobre la base de incidentes que involucren violaciones de las órdenes generales, de puestos, de supervisión y especiales y de los tipos de conducta indebida o delincuencia inmediatamente identificables, sin limitar el derecho antedicho de la organización de la ONU de destituir a cualquier empleado de UPSS por cualquier motivo.
10.3 El proveedor de UPSS administrará la acción disciplinaria, hasta e incluyendo la destitución, para aquellos empleados que cometan los siguientes delitos, omisiones o negligencias en sus funciones. Todas las acciones disciplinarias serán notificadas al oficial de contratos de la organización de la ONU. Los siguientes elementos pueden ser considerados como demostración de desempeño incompetente, pero no están limitados a:
a. Xxxxxx con conocimiento o intencionalmente las órdenes generales, de puestos, de supervisión y especiales;
b. No demostrar cortesía y buenos modales hacia los empleados, visitantes, invitados de la organización de la ONU o hacia el público en general. (No mostrar una actitud respetuosa y servicial en todos los esfuerzos será causa para la destitución del puesto. Las quejas continuas serán motivo de rescisión del contrato);
c. Uso no autorizado de propiedades de la organización de la ONU, incluyendo teléfonos, equipos de comunicaciones, equipos de seguridad, radios, tarjetas de crédito o de acceso o vehículos. El proveedor de UPSS reembolsará a la organización de la ONU en concepto de cualquier pérdida, abuso o uso inapropiado de dichas propiedades;
d. Dejar documentos perturbadores en escritorios y abrir gavetas de escritorios o cabinas que no sea por motivos de seguridad de buena fe;
e. Falsificar, ocultar, eliminar, mutilar o destruir ilegalmente cualquier documento o registro oficial;
f. Ocultar hechos materiales por omisión voluntaria de documentos o registros oficiales;
11.1 Todo el personal de UPSS asignado como guardia de seguridad a los edificios y propiedades de la organización de la ONU deberá usar uniformes debidamente equipados cuando estén de servicio. El proveedor de UPSS se asegurará de que los guardias de seguridad posean una cantidad suficiente de uniformes para mostrar una apariencia profesional. El término "personal de seguridad" se refiere a todo el personal de seguridad de UPSS, incluidos los guardias uniformados y no uniformados y el personal de supervisión. Las infracciones a estas disposiciones se notificarán al proveedor de UPSS para que se adopten las medidas correctivas.
12.1 El proveedor de UPSS proporcionará la capacitación y orientación inicial a todo el personal de seguridad antes de su asignación a cualquier edificio o propiedad de la organización de la ONU.
12.2 El personal de UPSS deberá estar suficientemente capacitado, tanto antes de su colocación como en forma continua, para respetar las leyes nacionales pertinentes del país, el derecho internacional humanitario y la legislación de derechos humanos y establecer metas para facilitar la uniformidad y la estandarización de los requisitos de capacitación. La capacitación podría incluir temas generales y específicos de cada tarea y contexto, preparando al personal para el desempeño bajo un contrato específico y en un ambiente específico, incluyendo:
a. Reglas sobre el uso de la fuerza, incluidas las restricciones y autoridades de detención y limitaciones;
b. El derecho internacional humanitario y la ley de derechos humanos, así como las leyes aplicables del país anfitrión;
c. Tramitar las denuncias de la población civil, en especial transmitiéndolas a la autoridad apropiada;
d. Medidas contra el soborno, la corrupción y otros delitos;
e. Las normas de conducta de las Naciones Unidas para el servicio civil internacional y la política xx xxxx tolerancia en materia de explotación y abuso sexual; y
f. Cuestiones religiosas, de género y culturales y el respeto por todas las poblaciones y etnicidades.
12.3 El proveedor de UPSS proporcionará la capacitación inicial y periódica en servicio para el personal de seguridad a ser acordada entre el oficial de contratos de la organización de la ONU y el proveedor de UPSS. El contenido y la duración de dicha capacitación también se determinarán entre las partes. El proveedor de UPSS registrará y documentará toda la capacitación. Se permitirá que el oficial de contratos de la organización de la ONU revise todos los registros de capacitación relacionados con este contrato. El período de capacitación no puede ser inferior a dos días al año por empleado. El proveedor de UPSS deberá incluir la capacitación inicial y recurrente y la familiarización con respecto a los temas enumerados a continuación para todo el personal asignado a este contrato.
a. Políticas y procedimientos de control de acceso, por ejemplo, el sistema de pases al edificio, procedimientos de control de visitantes, procedimientos de escolta, entrada/salida de empleados, acceso después de horas de trabajo acceso a vehículos;
b. Controles de identidad – qué constituye una identidad válida, detección de tarjetas de identidad falsas, etc.;
c. Técnicas básicas de búsqueda – incluyendo aquellas para peatones, vehículos y paquetes;
d. Llevar a cabo patrullas perimetrales;
e. Acciones para tomar cuando se acerca a una o más personas sospechosas;
f. Acciones para tomar cuando hay un visitante beligerante;
g. Respuesta a emergencias y procedimientos de evacuación;
h. Procedimientos de comunicación de rutina y de emergencia;
i. Enlace con la policía y bomberos;
j. Resucitación cardiopulmonar (CPR);
k. Instrucciones básicas de primeros auxilios;
l. Asuntos de responsabilidad civil y penal;
m. Uso de la fuerza y limitaciones, incluyendo las autoridades de detención de ciudadanos;
n. Autoridades legales y limitaciones;
o. Comportamiento profesional y relaciones públicas;
p. Comunicación, por ejemplo, verbal, escrita y telefónica;
q. Protocolo de radio, procedimientos y disciplina;
r. Órdenes generales, de puestos y especiales y otras directivas;
s. Manejo de amenazas de bomba y procedimientos de evacuación de edificios;
t. Salvaguardar la información patentada;
u. Procedimientos para artículos encontrados;
v. Redacción básica de informes;
w. Técnicas de observación, para incluir vigilancia básica contra actos de hostilidad;
x. Supervisión de la fuerza de guardias;
y. Supervisión y aprobación de informes;
z. Investigaciones e informes de incidentes;
aa. Normas para los uniformes, vestuario personal y compostura; bb. Procedimientos posteriores a la inspección;
cc. Motivación del empleado;
dd. Fundamentos de los sistemas de alarma contra intrusos, CCTV, grabadoras y equipo de monitoreo electrónico de guardias;
ee. Operación y uso de extintores de incendio y otros equipos de supresión de incendio ubicados en las propiedades de la organización de la ONU.
ff. Seguimiento de los lineamientos del manejo de seguridad en el Capítulo IV, Sección K del documento adjunto: “SPM – Chapter IV – Section K - Unarmed Private Security Services”
gg. Seguimiento de los lineamientos del manejo de seguridad del capítulo XI del documento adjunto: “SMOM – UPSS Guidelines”.
13.1 El proveedor de UPSS llevará a cabo simulacros periódicos y críticas del desempeño de los guardias para asegurar un nivel aceptable de capacitación por parte del personal de seguridad con el fin de dar respuesta a diversas emergencias tales como intrusos, violencia callejera, amenazas de bomba, eventos médicos, desastres naturales y evacuaciones. Estos simulacros deben coordinarse con el oficial de contratos para asegurar una interrupción mínima de las operaciones de la organización de la ONU.
13.2 El proveedor de UPSS garantizará que todos los empleados mantengan el estado de preparación necesario para responder a estos simulacros y a emergencias reales.
13.3 El proveedor de UPSS llevará a cabo tales simulacros al menos cada trimestre o más frecuentemente si así lo estipula la organización de la ONU. El proveedor de UPSS llevará a cabo algunos de estos simulacros durante horas nocturnas.
13.4 El proveedor de UPSS proporcionará todos los materiales de capacitación, aulas, instructores y ayudas de capacitación necesarios para apoyar la capacitación inicial y periódica del personal de seguridad que trabaje bajo este contrato.
13.5 El proveedor de UPSS documentará la naturaleza, alcance y resultados de todos los simulacros y proporcionará dichos registros al oficial de contratos de la organización de la ONU una vez finalizados.
13.6 La organización de las Naciones Unidas podrá impartir capacitación específica para el personal de UPSS, según se considere apropiado. La capacitación específica posterior proporcionada por la organización de las Naciones Unidas no se facturará por separado.
14. GESTIÓN Y TRANSICIÓN DEL CONTRATO
14.1 El proveedor de UPSS designará a un representante del proveedor de UPSS como la persona de contacto focal para todos los asuntos relacionados con este contrato.
14.2 El reclutamiento, contratación y despliegue del personal del proveedor de UPSS se realizará de conformidad con las reglas, regulaciones y leyes aplicables y con el contrato.
14.3 El proveedor de UPSS proporcionará a la organización de las Naciones Unidas un plan de gestión del programa dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha de adjudicación del contrato. El plan deberá establecer, como mínimo, los nombres, asignaciones y funciones de todo el personal en el nivel de supervisor y niveles superiores; cronogramas provisionales para el reclutamiento y capacitación del personal; horarios y formato para los requisitos de informes mensuales y otros requisitos de preparación de informes; y los procedimientos de facturación y contabilidad. Este plan entrará en vigor cuando sea aprobado por la organización de la ONU a su entera discreción.
14.4 El proveedor de UPSS mantendrá un programa de incentivos continuo (política de recursos humanos, paquete de beneficios, etc.) para reclutar mejor a los candidatos, disuadir de abandonar el empleo y promover la estabilidad en la fuerza de trabajo.
14.5 Se entregará una copia de todas las órdenes generales, de puestos y especiales al proveedor de UPSS y se mantendrán copias de las órdenes de puestos en cada puesto. El proveedor de UPSS mantendrá y actualizará todas las órdenes según sea necesario.
15. PROGRAMA DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD
15.1 A través de un programa de aseguramiento de calidad, el proveedor de UPSS garantizará que todo el personal asignado a este contrato sea competente en los requisitos del contrato, órdenes generales, de puestos, de supervisión y especiales y otras directivas, según corresponda.
15.2 Cada empleado de UPSS deberá "registrarse" en el registro del puesto cuando se presenta al trabajo y "firmar" cuando salga al final del turno de trabajo
15.3 El proveedor de UPSS obtendrá y mantendrá todas las licencias y permisos que puedan ser requeridos por cualquier jurisdicción donde se requiera operar en virtud de este contrato, y cumplirá con todas las leyes, reglas y regulaciones aplicables.
15.4 Todo el personal de seguridad sustituto asignado a los edificios y propiedades de la organización de las Naciones Unidas deberá tener al menos las mismas calificaciones y capacitación que el personal regularmente asignado, como se especifica en este TDR. El proveedor de UPSS no asignará personal que no haya completado una investigación favorable de antecedentes.
15.5 El proveedor de UPSS proporcionará un dispositivo de vigilancia para cada ubicación de puesto identificado en este TDR. El tipo de dispositivo de monitoreo de guardias estará listado en la lista de propiedades suministradas por el proveedor de UPSS. Los guardias deberán utilizar el dispositivo para realizar visitas guiadas, patrullas y controles de seguridad de los edificios y propiedades de la organización de las Naciones Unidas. Los registros de estos dispositivos serán inspeccionados por el proveedor de UPSS, como mínimo, semanalmente. El proveedor de UPSS tomará medidas correctivas y, si es necesario, disciplinarias contra los guardias que no estén cumpliendo sus funciones. Las órdenes generales, de puestos y de supervisión del proveedor de UPSS especificarán la frecuencia de tales rondas xx xxxxxxx, patrullas y otros controles de seguridad.
15.6 El personal de supervisión de UPSS, incluido el supervisor de seguridad, inspeccionará cada puesto xx xxxxxxx identificado al menos dos veces cada ocho horas para confirmar que el puesto cuenta con personal adecuado y que los guardias cumplen con las órdenes generales, de puestos y especiales. El proveedor de UPSS documentará cada inspección para incluir la identidad del puesto, la identidad xxx xxxxxxx o guardias, la fecha y hora de la inspección y cualquier irregularidad. Las infracciones graves y los incidentes relacionados con la seguridad deberán ser notificados inmediatamente por el proveedor de UPSS al oficial de contratos de la organización de la ONU. Se permitirá que el oficial de contratos de la organización de la ONU revise estos registros de inspección para determinar si están completos y precisos cuando lo soliciten.
15.7 El proveedor de UPSS garantizará que todos los guardias asignados a este contrato sean relevados durante los recesos necesarios para descanso, comidas e higiene personal. Queda prohibido que el personal de vigilancia trabaje dos jornadas seguidas (doblar turnos)
15.8 Este contrato es un elemento clave del proceso de gestión de riesgos de seguridad de la organización de la ONU y exige que el proveedor de UPSS cumpla plenamente con los términos y condiciones del contrato.
El proveedor de UPSS solo puede facturar por horas trabajadas. Para un puesto sin dotación de personal, el proveedor de UPSS no solo tiene prohibido facturar por dichos servicios, sino que la ONU podrá determinar una deducción adicional como se establece en los indicadores claves de desempeño o en la matriz de deducción por desempeño deficiente (anexo 3). Cuando el proveedor de UPSS no preste los servicios requeridos por este contrato, la organización de la ONU determinará una deducción por desempeño inaceptable o falta de desempeño como se establece en el KPI o DPDM (anexo 3). En consecuencia, el proveedor de UPSS deducirá la suma apropiada de la siguiente presentación mensual de facturas.
15.9 El proveedor de UPSS utilizará los KPI adjuntos (anexo 3A) o la matriz de deducción por desempeño deficiente (anexo 3B) para ayudar a monitorear y documentar el desempeño.
16.1 El oficial de contratos de la Organización de las Naciones Unidas proporcionará orientación al proveedor de UPSS sobre asuntos exclusivos de las propiedades y operaciones de la Organización de las Naciones Unidas y que son necesarios para el desempeño de UPSS. La orientación será seguida por una revisión de las propiedades, incluyendo los edificios y los puestos que serán cubiertos por el contrato. Durante la orientación, el oficial de contratos de la ONU proporcionará al proveedor de UPSS la siguiente documentación y/o información para facilitar la implementación del contrato de guardias:
a. Instrucciones y directivas para el funcionamiento del equipo de seguridad, si lo hubiere, proporcionado por la organización de las Naciones Unidas de acuerdo con la lista de propiedades entregadas por la Organización de las Naciones Unidas, establecida en este documento;
b. Instrucciones relativas a la ubicación de los equipos y sistemas de control de seguridad instalados e instrucciones relativas a la operación y ubicación de válvulas xx xxxxx de servicios públicos, interruptores eléctricos, controles de seguridad, interruptores de luz, controles del generador y otros equipos, según sea necesario;
c. Las ubicaciones y horas de los puestos xx xxxxxxx, así como las funciones esperadas del personal de seguridad asignado en consonancia con el TDR;
d. Políticas y procedimientos para responder a alarmas de emergencia, amenazas de bomba, dispositivos incendiarios sospechosos y otras amenazas y peligros potenciales; y
e. Ubicaciones de cualquier sitio de ensamblaje utilizado por la organización de la ONU para su personal en caso de una situación o evacuación de emergencia. El oficial de contratos de la organización de la ONU definirá las funciones y responsabilidades de los guardias de seguridad en este esfuerzo, según corresponda.
17. REUNIÓN POSTERIOR A LA ORIENTACIÓN
17.1 Dentro de los cinco primeros días hábiles después de la orientación antedicha, las partes se reunirán para intercambiar información y documentos, coordinar la transferencia de los equipos, establecer el programa para asumir las funciones de seguridad y aclarar cualquier asunto pendiente. En este momento, el proveedor de UPSS proporcionará prueba de cobertura de seguro a la organización de la ONU.
18. LISTA DE EQUIIPOS SUMINISTRADOS POR EL PROVEEDOR DE UPSS
18.1 La siguiente lista de equipos y suministros de seguridad del proveedor de UPSS se consideran requisitos mínimos.
a. Equipo de comunicaciones – El proveedor de UPSS suministrará todo el equipo de comunicaciones requerido para la ejecución de este contrato. Este equipo incluye estaciones de base, unidades portátiles, teléfonos celulares y elementos relacionados que el gerente de seguridad, supervisor de seguridad y guardias asignados al Centro de Comunicaciones podrán requerir para la comunicación con el centro de operaciones del proveedor de UPSS. El mantenimiento y la reparación de todos estos equipos de comunicaciones serán responsabilidad del proveedor de UPSS. El proveedor de UPSS será responsable de obtener y mantener los permisos o autorizaciones necesarias para operar el equipo y conforme a lo exigido por la ley o regulación;
b. Equipo misceláneo –El guardia de seguridad deberá contar con linternas, baterías, cuernos de aire, silbatos, batutas y otros elementos de seguridad diversos requeridos por la organización de las Naciones Unidas en virtud de este contrato;
c. Dispositivos de monitoreo de guardias – El proveedor de UPSS suministrará y mantendrá dispositivos de monitoreo en cada puesto xx xxxxxxx para validar las rondas xx xxxxxxx, patrullas y otros controles de seguridad. El proveedor de UPSS será responsable de tener una cantidad suficiente de estos dispositivos para asegurar que cada puesto tenga un dispositivo en buen estado de funcionamiento. El proveedor de UPSS será responsable del mantenimiento y reparación de estos dispositivos; y/ o
d. Línea directa de teléfono/alarma (a través del transmisor de radio de preferencia)
con el centro de seguridad principal del proveedor de UPSS.
19. LISTA DE PROPIEDADES SUMINISTRADAS POR LA ORGANIZACIÓN DE LA ONU (NO EXHAUSTIVA)
19.1 La organización de la ONU proporcionará los siguientes equipos o materiales:
1. Copias de políticas y prácticas de seguridad pertinentes; y
2. Para las posiciones xx xxxxxxx de seguridad ubicadas en la entrada principal de las instalaciones de la organización de la ONU:
▪ Monitor de circuito cerrado de televisión
▪ Sistemas de transmisión de alarmas técnicas y de intrusión
▪ Un sistema de intercomunicación
▪ Comunicación con recepcionistas por vía telefónica
▪ Área que contiene un teléfono que es para el uso exclusivo compartido del personal de seguridad;
▪ Detector de seguridad de metales
▪ Tarjetas de acceso de seguridad
20. AJUSTE DE PUESTOS/POSICIONES
20.1 La organización de las Naciones Unidas se reserva el derecho de solicitar ajustes al número de puestos/posiciones de conformidad con sus requisitos de seguridad. En dicho caso, cualquier modificación necesaria para el programa de guardias y cualquier ajuste que afecte la lista de precios requerirán una modificación del contrato
21.1 El proveedor UPS podrá enviar mensualmente facturas no antes del primer día de cada mes y no después xxx xxxxxx día de cada mes por los servicios provistos en el mes precedente. La ONU procederá al pago en un plazo de hasta 30 días de recepción de la factura correctamente emitida y con la aprobación del oficial de Contratos de la Organización UNSMS.
21.2 La ONU se reserva el derecho de ajustar los pagos pro-rata si el servicio no es provisto en concordancia con las condiciones del contrato o cualquiera de sus anexos (por ejemplo, el horario de los guardias). Más aún, le ONU no pagará cualquier tiempo duplicado del proveedor UPS en alguna tarea como resultado de cambios de su personal o ineficiencias.
REQUISITOS TÉCNICOS: SERVICIOS DE SEGURIDAD
CRITERIO | REQUERIMIENTOS MÍNIMOS | VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO | |
1 | Aptitudes, Capacidad y Experiencia del Licitante | ||
1.1 | Perfil y Experiencia de la empresa de servicios de seguridad | Mínimo cinco (5) años en la prestación exitosa y continua de servicios generales de guardias de seguridad a instalaciones comerciales y empresariales como organismos gubernamentales, ONG, instituciones internacionales | Certificado de Registro Público de constitución de la empresa y perfil corporativo Aviso de Operaciones de la empresa. |
Copia de Cédula de Representante Legal | |||
Paz y salvo de CSS | |||
1.2 | Referencias de servicios similares (en cuanto a tamaño de la organización y servicios a ubicaciones múltiples) | Mínimo dos (2) referencias de clientes donde se evidencie el desempeño satisfactorio de dichos contratos. | Cartas de referencia de cumplimiento satisfactorio de los últimos 5 años |
1.3 | Cumplimiento con los requisitos legales que establece el Ministerio de Seguridad (DIASP) | Contar con las licencias vigentes relacionadas con la prestación de los servicios de seguridad privada conforme a las leyes, normas y regulaciones vigentes. | Resoluciones emitidas por DIASP para la prestación de servicios de seguridad. |
1.4 | Capacidad Financiera | Tener estabilidad financiera (presentación de los estados financieros de los años – 2021, 2022, 2023) | Facturación anual promedio mínimo de USD400,000 en estos 3 años |
Índice de Liquidez: mayor o igual que 1.0 | |||
Índice de Endeudamiento: menor que 0.7 | |||
CRITERIO | REQUERIMIENTOS MÍNIMOS | VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO | |
2 | Alcance del Suministro, Capacidad de Respuesta y Servicios Relacionados | ||
2.1 | Plan de Movilización para este LTA, incluida la contratación de personal, desarrollo de procedimientos, adquisición de equipos (si aplica), calendarios de capacitación, entre otros | El plan de movilización debe ser integral y abarcar todos los aspectos para garantizar la puesta en marcha de servicios de alta calidad y ser considerado de bajo riesgo. Este plan debe indicar claramente el número de días calendario para ser completado y no puede exceder los 15 días posteriores a la firma del contrato. | Presentación técnica detallada como se indica en la Sección 6 (Formulario de Presentación Técnica) |
2.2 | Uniformes que usará el personal, incluyendo número y la frecuencia de la renovación | La empresa asignará para cada vigilante dos juegos de uniformes y un par de calzados que sean conforme a los estándares de la ONU: • Pantalones, camisas que sean apropiados para el clima del área de cobertura • calzados de seguridad • chaleco reflectivo marcado “SEGURIDAD” en la parte posterior. Los uniformes deberán ser provistos por la empresa por lo menos dos veces al año, sin costo para los vigilantes | Lista detallada e imágenes de guardias vestidos con sus uniformes |
2.3 | Lista de Vehículos (automóviles, motocicletas) de la empresa | Disponer para acción inmediata, de los vehículos que crea necesarios para prestar el respectivo respaldo al personal en caso de ocurrir algún incidente | Lista detallada e imágenes de los vehículos con los que dispone la empresa |
2.4 | Lista de Equipos que serán provistos por la empresa para realización del contrato. Proporcionar la mayor cantidad de detalle posible (tipo, marca, modelo, etc.) | La lista de equipos debe cumplir las expectativas descritas en la Sección 18 del Alcance del Trabajo y el tipo de equipos es de bajo riesgo. El proveedor dispondrá de estos equipos de inventario existente o se compromete a adquirirlos en un máximo de 10 días posteriores a la firma del contrato | Lista detallada y términos de renovación (si aplica) e imágenes/fotos de cada equipo clave. |
2.5 | Enfoque de los ejercicios de emergencia. Descripción de la capacidad de la empresa para responder a emergencias. | El plan de contingencia debe cumplir con las expectativas descritas en la sección 13 del Alcance del Trabajo y en el Anexo A al Alcance del Trabajo: Instrucciones y Órdenes Generales xx Xxxxxxx. | Plan operativo de emergencia para tres (3) casos enumerados a continuación: • incendio, alerta de bomba; • disturbios, intrusiones criminales e incidentes explosivos • evacuación del edificio. |
2.6 | Póliza de responsabilidad civil por $300,000 a favor de OIM | • Póliza o • Carta de compromiso | |
CRITERIO | REQUERIMIENTOS MÍNIMOS | VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO | |
3 | Estructura de Gestión y Personal Clave | ||
3.1 | Calificaciones del Personal – Representante de la Empresa | a. Requisito de educación mínima: el equivalente a un diploma de escuela secundaria de los Estados Unidos; b. Mínimo de 10 años de experiencia policial, de seguridad o militar; c. Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita y competente en el procesamiento de palabras, PowerPoint y hojas de cálculo; d. Mínimo de 3 años de experiencia en posiciones de supervisión/gerencial; y e. Mínimo de 5 años de experiencia en relaciones/enlaces con organizaciones internacionales y gubernamentales. | Hoja de vida (Curriculum Vitae) del Representante de la Empresa de Seguridad Diplomas y certificaciones |
3.2 | Calificaciones del Personal – Supervisor(es) de la empresa de seguridad | a. Nivel de educación: licenciatura o superior; b. Experiencia mínima de 3 años en supervisión; c. Mínimo de 5 años de experiencia laboral como guardia de seguridad; d. Conocimientos necesarios para la autodefensa, seguridad en el lugar de trabajo, evaluación de amenazas, respuesta a emergencias y alertas de bombas, protección de la información, emergencias, prevención y protección contra incendios y comunicaciones por radio /teléfono. | Hoja de vida (Curriculum Vitae) del Supervisor e de la Empresa de Seguridad Diplomas y certificaciones |
3.3 | Calificaciones del Personal - Guardias no Armados de Seguridad que se asignarán para la provisión del servicio | a.Mínimo de 2 años de experiencia en el mismo campo de trabajo con una organización de renombre nacional; b.Capacitación mínima para tener/demostrar competencia/conocimientos en relaciones interpersonales, autodefensa y fuerza mínima, radio comunicación, control de acceso, técnicas de búsqueda, técnicas básicas de combatir incendios y seguridad ocupacional básica. c. Cumplimiento de normativas legales y operativas establecida por el Ministerio de Seguridad Pública (DIASP) | Adjuntar tres hojas de vida (Curriculum Vitae con certificaciones y diplomas). Estas hojas de vidas serán consideradas como representativas del resto de los guardias de seguridad que la empresa empleará. Certificado de haber aprobado curso(s) de seguridad en centro de instrucción calificado Certificación emitida por DIASP para la muestra representativa del personal |
3.4 | Procedimiento de Investigación previa, cumplimiento con requisitos establecidos por Ley en temas de legislación laboral y mantenimiento de los registros del personal contratado. | Descripción de los procedimientos que emplea la empresa. Cumplimiento de legislación panameña en cuanto a estatus migratorio y permisos de trabajo de extranjeros. | Cumple o excede los puntos detallados en la Sección 9 del Alcance del Trabajo |
3.5 | Código de Conducta de la empresa con respecto al | La empresa cuenta con un código de conducta que abarca los aspectos | Código de conducta de la empresa |
estado de derecho, el respeto de los derechos humanos, la protección de los intereses del cliente y otras medidas disciplinarias | clave de manera detallada y es accesible | ||
3.6 | Enfoque de la empresa para las remuneraciones y demás beneficios del personal, incluidos seguridad social, etc. (no incluya salarios sino una relación estimada) | El enfoque debe cumplir con todos los requisitos legales establecidos en el Código de Trabajo incluyendo a los vigilantes "relevos" y reemplazos por vacaciones", en las fechas establecidas en los contratos de trabajo, igualmente deberá cumplir de manera obligatoria lo relativo a duración máxima de las jornadas laborables (diarias, semanales y mensuales), pago de horas extraordinarias, trabajo en horarios nocturnos y demás disposiciones sectoriales. | Documentos relacionados al cumplimiento del Código de Trabajo y certificación de la seguridad social |
3.7 | Enfoque de la empresa para garantizar la representación de las mujeres y minorías en el personal, incluidos los porcentajes de mujeres y minorías para la fuerza asignada a este proyecto | La empresa presenta un plan de representación con un porcentaje de al menos 10% de mujeres y minorías propuestos para ser parte de la fuerza laboral asignada a este proyecto | Plan de Representación de Mujeres y Minorías |
3.8 | Plan de capacitación que será ofrecido a cada miembro del personal según su función. Identificación de necesidades de capacitación del personal y la frecuencia de capacitación | Los planes de capacitación (inicial y permanente) cumplen con los puntos detallados en al Sección 12 del Alcance del Trabajo | Plan de Capacitación Inicial y Plan de Capacitación Permanente |
ANEXO A al Alcance de Trabajo: Instrucciones y Órdenes Generales de Guardias
ÓRDENES GENERALES
1. PROPÓSITO:
1.1. Órdenes generales: Las órdenes generales para la fuerza de guardias proporciona direcciones e instrucciones de aplicación general a todos los miembros de la fuerza de guardias en todos los puestos. Cada miembro de la fuerza de guardias es responsable de estar plenamente familiarizado y responder a las órdenes generales y órdenes de puestos específicas del sitio. Estas órdenes no se modificarán ni revisarán sin la autorización escrita del oficial de contratos.
1.2 La falta de cumplimiento con cualquier orden general dará lugar a la destitución permanente del contrato xxx xxxxxxx infractor.
2 MISIÓN:
2.1 La misión principal de la fuerza de guardias es proporcionar protección al personal de la organización de las Naciones Unidas y proteger las instalaciones y el equipo de la organización de la ONU contra daños o pérdidas debidos a un acto malintencionado. Los guardias actúan como una pantalla exterior de protección y señal de alerta temprana. La fuerza de guardias llevará a cabo acciones específicas como se describe en estas órdenes y en las órdenes de puestos específicas de cada sitio en caso de una emergencia.
3 MANERA DE DESEMPEÑO DE FUNCIONES Y UNIFORME:
3.1 El personal de la guardia será firme pero cortés, eficiente y discreto en todo momento mientras esté en el desempeño de sus funciones. Nunca participará en discusiones con ninguna persona y remitirá los desacuerdos y malentendidos a su supervisor y al oficial de contratos. El personal de la guardia debe leer, entender y cumplir con todas las órdenes generales y órdenes de puestos específicas del sitio.
3.2 El personal de la guardia mantendrá, en todo momento, una apariencia limpia y nítida y, mientras esté de servicio, estará vestido apropiadamente con el uniforme y el equipo xx xxxxxxx estipulados. Los uniformes deben estar limpios y ser funcionales, sin rasgaduras, roturas, remiendos, agujeros u otras discrepancias. El equipo asignado deberá estar presentable y en funcionamiento. Los guardias mantendrán su puesto de forma limpia y ordenada. Los guardias y el puesto permanecerán sujetos a inspección por parte del oficial de contratos en cualquier momento.
3.3 Los guardias no deben participar ni apoyar ninguna actividad que pudiera alterar el desempeño de sus funciones o que pudiera disminuir la eficiencia de la operación de la fuerza de guardias.
3.4 El personal de la guardia solo realizará aquellas funciones de seguridad identificadas por proveedor de UPSS y el oficial de contratos. Los guardias no realizarán ninguna otra función que no esté relacionada con la seguridad o que no esté autorizada durante las horas de servicio ni cometerán actos que distraigan al guardia de su propósito.
3.5 Cuando proceda, los guardias mantendrán de manera limpia, ordenada y legible, todos los diarios, libros de contabilidad, libros de registro, informes de incidentes o cualquier otro registro escrito de las funciones realizadas o de cualquier evento relacionado con la seguridad.
3.6 El personal de la guardia no ofrecerá ni divulgará ninguna información sobre las operaciones o el personal de la organización de la ONU, incluyendo las autoridades del gobierno de Guyana. Los guardias notificarán inmediatamente a su supervisor y al oficial de contratos después de cualquier intento por parte de individuos de solicitar información sobre el personal o las instalaciones de la organización de la ONU. Los informes se darán verbalmente y a través de informes oficiales de incidentes.
3.7 El guardia de relevo se encargará de las funciones xxx xxxxxxx que está siendo relevado, incluyendo los libros de registro del puesto y todos los demás equipos que se mantienen en el puesto. Los guardias no abandonarán su puesto hasta que hayan sido adecuadamente relevados.
3.8 Los guardias comunicarán y transmitirán cualquier instrucción especial a su guardia de relevo concerniente a eventos destacados o significativos que ocurrieron durante el turno previo.
3.9 Los guardias estarán atentos a su entorno e informarán inmediatamente a su supervisor y al representante de la oficina de contrataciones de la ONU acerca de cualquier actividad sospechosa, los cuales podrían ser vehículos o individuos que actúen de manera sospechosa.
3.10 El personal de la guardia controlará el acceso a las instalaciones y propiedades de la organización de la ONU, protegerá la vida, mantendrá el orden y resistirá los ataques delictivos contra el personal de la misión, los visitantes y los bienes. Además, como se describe en las órdenes de puestos específicas del sitio, los guardias pondrán resistencia a cualquier otra forma de ataques violentos, incluyendo ataques terroristas, contra los mismos, todo de acuerdo con las políticas de la organización de la ONU.
3.11 El personal de la guardia interceptará, identificará y preparará el registro adecuado de entradas para los visitantes y otras personas apropiadas a las instalaciones de la organización de la ONU. Adicionalmente, los guardias llevarán a cabo inspecciones de personas, bienes y vehículos; confiscarán artículos no autorizados; y emitirán los pases apropiados a las instalaciones de control de acceso de acuerdo con las políticas establecidas. Los artículos prohibidos (incluyendo artefactos explosivos, líquidos inflamables, armas de fuego y xxxxx xx xxxx) nunca están permitidos en una organización de la ONU sin la aprobación expresa del representante del oficial de contratos.
3.12 Los guardias se asegurarán que solo las personas autorizadas que presenten una forma de identificación válida y los visitantes legítimos ingresen al área a la que están asignados a proteger.
Los guardias no dudarán en confrontar a las personas que no tienen una identificación adecuada o que intentan evadir los procedimientos o políticas de control de acceso especificadas.
3.13 El personal de la guardia realizará inspecciones periódicas y no rutinarias de su área de responsabilidad y notificará inmediatamente cualquier incidente o circunstancia inusual o situación de emergencia a su supervisor y al oficial de contratos.
3.14 Los guardias no dejarán su puesto asignado hasta que un guardia de relevo los reemplace adecuadamente.
3.15 El personal de la guardia mantendrá un alto nivel de profesionalismo mientras esté de servicio. Los guardias serán educados y corteses en el desempeño de sus funciones. No usarán lenguaje abusivo, no llegarán tarde al trabajo ni serán desatentos. El personal de la guardia no actuará de ninguna manera que perjudique la reputación de su compañía o de la organización de la ONU.
3.16 El personal de la guardia en las instalaciones de la organización de la ONU debe ser capaz de demostrar un conocimiento práctico de los planes de acción de emergencia de la organización de la ONU (incendio, bomba, intrusos, etc.). La capacitación básica en respuesta de acciones ante emergencias será responsabilidad del proveedor de UPSS.
3.17 El personal de la guardia cumplirá con todas las órdenes o instrucciones que hayan recibido de sus supervisores y del oficial de contratos.
3.18 Los guardias no abusarán de su autoridad para propósitos de ganancia personal o monetaria.
3.19 El personal de la guardia no participará en apuestas ni en ninguna actividad ilícita mientras esté en funciones o en uniforme.
3.20 Los guardias fuera de servicio no merodearán ni estarán presentes en ningún puesto fuera de sus horas de turno regularmente programadas.
3.21 El personal de la guardia no proporcionará información acerca del personal ni de las instalaciones de la organización de la ONU a ninguna persona sin la aprobación específica del oficial de contratos.
4. CONDUCTA XXX XXXXXXX:
4.1. ÓRDENES GENERALES Y ÓRDENES DE PUESTOS ESPECÍFICAS DEL SITIO.
Los guardias seguirán las órdenes generales y las órdenes de puestos específicas del sitio para cada puesto xx xxxxxxx.
4.2. PRESENTARSE AL TRABAJO. El personal de la guardia será puntual al presentarse al trabajo al inicio de cada turno. Los guardias entrantes se presentarán a tiempo en sus puestos y estarán preparados para asumir las funciones en sus puestos asignados.
4.3. HONESTIDAD. Los guardias no removerán ningún artículo de una oficina, habitación, residencia o establecimiento, salvo según las instrucciones de su supervisor o del oficial de contratos.
4.4. USO CORRECTO DEL TIEMPO OFICIAL. Los guardias permanecerán alertas y vigilantes en todo momento. No tomarán siesta ni dormirán, no participarán en conversaciones personales en persona ni por teléfono, no leerán periódicos, no verán la televisión, no escucharán la radio ni asistirán a ninguna otra actividad personal durante las horas de trabajo mientras están en el puesto. La participación en cualquiera de estas actividades podrá ser causa de despido inmediato.
4.5. RESPONSABILIDAD POR EL UNIFORME Y EQUIPO ASIGNADOS. Los guardias son responsables de los uniformes y equipos asignados a ellos y de los bienes que están bajo su custodia. Los guardias usarán uniformes limpios, nítidos y completos mientras estén de servicio. Cualquier discrepancia estará sujeta a medidas correctivas por parte del oficial de contratos.
4.6. APOYO DE LAS RELACIONES DE LA ORGANIZACIÓN DE LA ONU Y EL GOBIERNO ANFITRIÓN. Los guardias no se involucrarán en actividades que puedan provocar críticas públicas o causar descrédito o interferencia con las relaciones de la organización de la ONU/gobierno anfitrión.
4.7.ACTIVIDAD PERSONAL EN EL PUESTO. Los guardias no participarán en ninguna actividad no oficial en el puesto (es decir, pedir, buscar clientela, ventas, promover ventas de un artículo comercial, prestar dinero para obtener intereses, etc.). Cualquier discrepancia estará sujeta a medidas correctivas por parte del oficial de contratos y será motivo de despido inmediato.
4.8. ACOSO SEXUAL. El personal de la guardia no participará en ninguna conversación o actividad que pueda ser interpretada como acoso sexual contra miembros del mismo sexo o del sexo opuesto.
4.9. CANCELACIÓN DE ÓRDENES. Cualquier cancelación de órdenes por parte de cualquier persona que no sea el oficial de contratos o sus representantes designados será notificada a un supervisor y al oficial de contratos.
4.10. REGISTROS DEL PUESTO XX XXXXXXX. Los guardias mantendrán el registro del puesto al asumir sus funciones, durante el tiempo asignado y al momento de ser relevados, según se estipula en las órdenes generales.
4.11. INFORMES DE INCIDENTES. Los guardias prepararán inmediatamente un informe de incidentes luego de observar un incidente de seguridad y enviarán el informe al oficial de contratos o a su designado. El informe de incidentes se entrega al supervisor durante la inspección del puesto. Notifique cualquier posible incidente de seguridad y cualquier cosa solicitada por el oficial de contratos.
4.12. INFORME AL OFICIAL DE CONTRATOS. Los guardias notificarán inmediatamente al oficial de contratos, a través del supervisor, acerca de cualquier intento de obtener información relacionada con la organización de la ONU o su personal.
4.13. DETECCIÓN DE VIGILANCIA. Los guardias estarán conscientes de los intentos de vigilancia dirigidos a las instalaciones y personal de la organización de la ONU. Se ingresará la información sobre la vigilancia en el libro de registros y se preparará un informe de incidentes. El supervisor y el oficial de contratos serán notificados inmediatamente.
5. BEBIDAS ALCOHÓLICAS, NARCÓTICOS Y MEDICAMENTOS PELIGROSOS:
5.1. Se prohíbe el consumo de bebidas embriagantes al personal xx xxxxxxx en servicio u ocho horas antes de asumir sus funciones. Cualquier guardia incapacitado o que haya consumido bebidas alcohólicas durante este período no será colocado en servicio. Los guardias no consumirán bebidas alcohólicas en horas de servicio, fuera de horas de servicio mientras estén en uniforme ni en los alrededores de las instalaciones de la organización de la ONU.
5.2. Se prohíbe que una persona en estado de ebriedad actúe como relevo. Los guardias no permitirán ser relevados y notificarán inmediatamente a su supervisor si un guardia tiene razones para creer que su relevo está en estado de ebriedad.
5.3. Queda estrictamente prohibido el uso de sustancias controladas, tales como narcóticos o medicamentos peligrosos (por ejemplo, marihuana, hachis, etc.), en cualquier momento por parte del personal de la guardia. Cualquier guardia que sea observado usando o que esté en posesión de cualquier sustancia controlada será destituido inmediatamente del contrato de la organización de la ONU.
5.4. El guardia que necesite tomar medicamentos por prescripción de su médico deberá notificarlo a su supervisor. Si se determina que dicho medicamento puede
afectar adversamente la capacidad xxx xxxxxxx para desempeñar sus funciones, se prohibirá que el guardia sea asignado a un puesto.
6. REGISTROS DEL PUESTO:
6.1.1. Cada puesto xx xxxxxxx tiene un registro del puesto, suministrado por el proveedor de UPSS. Los registros del puesto proporcionan instrucciones relacionadas con el servicio xx xxxxxxx que será proporcionado en el puesto xx xxxxxxx. Cada guardia asignado tiene la responsabilidad de mantener el registro xx xxxxxxx de la siguiente manera. Al asumir sus funciones, el guardia debe ingresar la hora, fecha y su nombre.
6.1.2 Al asumir las funciones en un puesto, el guardia de relevo inspeccionará el puesto para asegurarse de que todos los equipos y suministros xx xxxxxxx están presentes y que todo el equipo xx xxxxxxx/seguridad está en buenas condiciones de trabajo. Dichos equipos pueden incluir teléfonos, radios, linternas, espejos de inspección de vehículos, arco detector de metales (WTMD), monitores de circuito cerrado de televisión y barreras vehiculares contra impactos. Cualquier equipo de seguridad averiado o dañado se anotará en el registro del puesto y será notificado inmediatamente a un supervisor.
6.1.3 Durante el tiempo asignado al puesto, el guardia debe tomar nota del tiempo e ingresar en el registro cualquier evento que se considera que atañe a la seguridad. Por ejemplo: un intento de entrar en las instalaciones o destruir la propiedad de la organización de la ONU o dirigir ataques ejerciendo fuerza sobre el puesto xx xxxxxxx o el personal xx xxxxxxx.
6.1.4 Cuando ocurre un evento de seguridad, los guardias deben:
a. Notificar al supervisor y a otras personas según las instrucciones en las órdenes de puestos;
b. Adoptar las contramedidas de emergencia o reactivas apropiadas;
c. Realizar el ingreso apropiado de información en el registro del puesto;
d. Preparar un informe de incidentes;
e. Informar oralmente al supervisor al momento de la siguiente inspección del puesto y proporcionarle el informe de incidentes; y
f. Notificar al representante del oficial de contratos
6.1.5 Durante el tiempo asignado al puesto, cuando el supervisor proporciona instrucciones específicas para el guardia, dichas instrucciones se deben ingresar en el registro indicando la hora en que se recibieron las órdenes.
6.1.6 Si en cualquier momento, un guardia es relevado del puesto por cualquier razón, el guardia asignado como relevo debe ingresar la hora, su nombre y las razonas para el relevo.
6.1.7 Al final de los turnos de servicio asignados, los guardias deben colocar sus iniciales en el registro, presumiendo que se ha ingresado apropiadamente la información durante su periodo de asignación.
6.1.8 Los guardias no falsificarán ni ocultarán, eliminarán, mutilarán ni destruirán ilegalmente ningún documento oficial, tales como registros de puestos o informes de incidentes. Cualquier discrepancia estará sujeta a medidas correctivas por parte del oficial de contratos.
6.1.9 Firmar el registro confirmando que se llevó a cabo la inspección, anotando cualquier deficiencia y las acciones correctivas a tomar.
7. INFORME OFICIAL DE INCIDENTES:
7.1 Se preparará un informe de incidentes en todos los casos donde surja un incidente que no se considera de xxxxxx. El informe estará a disposición del oficial de contratos en un plazo de 24 horas o en la mañana del día hábil siguiente después del incidente, cualquiera que ocurra primero. Se preparará un informe de incidentes como un informe complementario a las entradas de datos requeridas en el registro del puesto. En ningún caso se utilizarán en lugar de una entrada de datos en el registro del puesto.
7.2 Es importante que se registre toda la información disponible. Frecuentemente, esta es la única fuente de información sobre la cual se puede basar una investigación más completa. La precisión es primordial en todos los casos. Cuando sea posible, el personal xx xxxxxxx deberá obtener y anotar el nombre completo, la fecha completa de nacimiento y la información de contacto de cualquier miembro del personal (excepto el personal de la organización de la ONU, la compañía xx xxxxxxx o la policía) mencionado en un informe de incidentes.
7.3 Cuando parece que se requiere acción inmediata sobre cualquier incidente que surja, el supervisor de guardias, el guardia en servicio y el oficial de contratos serán notificados inmediatamente.
8. IDENTIFICACIÓN DE PERSONAS:
8.1 Todo el personal de la organización de la ONU está obligado a mostrar una identificación o autorización apropiada antes de obtener permiso para ingresar a las instalaciones o alrededores del perímetro de la organización de la ONU.
8.2 Todos los visitantes deben tener acceso aprobado al complejo de la organización de la ONU y contar con credenciales de visitantes – estas pueden ser aprobadas por el oficial de contratos o el personal de la organización de la ONU. Se requiere que los visitantes tengan la identificación apropiada para recibir una credencial de identificación de visitante de la organización de la ONU.
8.3 El proceso seguirá los procedimientos específicos establecidos por la organización para las instalaciones.
9. COMUNICACIÓN TELEFÓNICA Y POR RADIO:
9.1 Cualquier guardia que esté de turno y atiende llamadas telefónicas o consultas oficiales será cortés y educado y ayudará a la persona que llama, si es posible. Todas las llamadas y consultas oficiales de información serán referidas a la persona apropiada o al oficial de contratos.
9.2 La solicitud de los organismos gubernamentales del orden público referente al personal será remitida al oficial de contratos. El personal de UPSS no debe divulgar información sobre el personal de la ONU.
9.3 Si personas que no son empleados de la organización de la ONU solicitan números de teléfono, el guardia tomará el nombre y número de teléfono de la persona que llama e informará a la persona que llama que el empleado le devolverá la llamada (es decir, al número de teléfono de la oficina o residencia de la persona que llama). Si se solicita más información, la persona que llama será remitida al oficial de contratos.
9.4 Los teléfonos situados en puestos xx xxxxxxx y radios emitidos a los guardias o puestos xx xxxxxxx se utilizarán únicamente para asuntos oficiales.
10. EXTRACCIÓN DE BIENES DE LA ORGANIZACIÓN DE LA ONU:
10.1 Los guardias estarán atentos a todos los empleados o visitantes que salen de la organización de la ONU con el fin de evitar la extracción no autorizada de cualquier bien de la organización de la ONU. Los guardias investigarán la extracción de bienes de las instalaciones de la ONU en estricto cumplimiento con los procedimientos establecidos para esa instalación.
11. SALVAGUARDAR LA INFORMACIÓN, REGISTROS Y DOCUMENTOS OFICIALES:
11.1 Los guardias no deben revelar información, registros ni documentos oficiales a personal no autorizado. Los guardias no discutirán la naturaleza de sus funciones ni reiterarán a otros lo que pudieron haber visto u oído mientras estaban de servicio, excepto cuando sea necesario para llevar a cabo sus funciones. Los guardias proporcionarán la información y documentos correctos y válidos adquiridos en relación con sus funciones únicamente a sus supervisores inmediatos o al oficial de contratos o su designado. Si el personal no autorizado cuestiona a los guardias en relación con sus funciones, el guardia elevará inmediatamente el asunto a la atención del oficial de contratos o su designado a través del supervisor de guardias.
12. EL USO DE LA FUERZA:
12.1 El uso de la fuerza se define como cualquier manera de aplicación física de la violencia en o contra una persona.
12.2 Solo se autoriza el uso mínimo de fuerza necesario para el restablecimiento del orden.
12.3 Refiérase a la política sobre el uso de la fuerza en las Naciones Unidas, anexo D.
13. DETENCIÓN DE INDIVIDUOS
13.1 Los guardias no detendrán ni retendrán a ninguna persona excepto cuando detienen a personas para defenderse a sí mismos o a otros contra una amenaza inminente de violencia, o después de un ataque o delito cometido por tales personas contra el personal de la ONU, invitados o propiedad bajo su protección, hasta que dichas personas detenidas sean entregadas a la autoridad competente lo antes posible. Dicha detención debe ser compatible con la legislación nacional o internacional aplicable y ser notificada a la organización de la ONU sin demora.
13.2 Los guardias deberán tratar a todas las personas detenidas humanamente y de manera cónsona con su situación y protecciones con arreglo a la legislación aplicable sobre derechos humanos o al derecho internacional humanitario, incluyendo, en particular, las prohibiciones sobre la tortura u otros tratos o castigos crueles, inhumanos o degradantes.
14. PREVENCIÓN Y NOTIFICACIÓN DE INCENDIOS:
14.1. Los guardias deben revisar con frecuencia las órdenes generales y órdenes de puestos específicas del sitio en caso de una emergencia. Con el fin de minimizar la emergencia, es importante que solo se sigan los procedimientos correctos y estipulados. Las instrucciones más específicas acerca de las emergencias para cada puesto xx xxxxxxx están en las órdenes de puestos.
14.1.1. General. Los objetivos de la prevención y notificación de incendios son, en orden de importancia:
a. Notificar inmediatamente y solicitar ayuda. Informar al supervisor de guardias o activar la alarma de incendio antes de intentar extinguir el fuego;
b. Informar a las personas en las inmediaciones del incendio y ordenarles evacuar el área inmediatamente;
c. Prevenir la pérdida de vidas y bienes en caso de que el incendio se propague;
d. Confinar el incendio a su lugar de origen; y/o
e. Inhabilitar todos los ascensores, regresar a la planta baja y desactivar todos los interruptores de “parada de emergencia” dentro de los ascensores.
14.1.2. Medidas preventivas:
a. Las medidas apropiadas de prevención de incendios, junto con el sentido común, evitarán que la mayoría de los incendios inicie. Es indispensable que los guardias estén constantemente pendientes de los riesgos de incendio, especialmente en botes de desechos y equipos eléctricos. Los enchufes eléctricos sobrecargados se encuentran entre las principales causas de incendio.
Siempre que se descubra un riesgo de incendio, se informará inmediatamente al supervisor de guardias y al oficial de contratos o su designado. Se deberán ingresar los datos apropiados al registro de puestos y se preparará un informe de incidentes.
b. Los guardias deben saber dónde están ubicados los distintos tipos de extintores de incendio, en particular los más cercanos al puesto asignado xxx xxxxxxx, y cuál es apropiado para el tipo de incendio que se está combatiendo.
14.1.3 Saber a quién contactar. En caso de incendio, deben estar disponibles los siguientes contactos:
a. Departamento de Bomberos (dentro de las Naciones Unidas y/o local)
b. El supervisor de guardias y el oficial de contratos a través del supervisor.
14.1.4 Activar la alarma. Si se descubre un incendio, lo primero que debe hacer el guardia es activar la alarma de incendio. Cualquier persona disponible puede recibir instrucciones para activar la alarma mientras los guardias llevan a cabo las instrucciones establecidas en los párrafos precedentes.
14.2 TODOS LOS GUARDIAS LEERÁN Y DEBERÁN TENER PLENO CONOCIMIENTO DEL PLAN DE INCENDIOS DE LA ORGANIZACIÓN DE LA ONU.
15. BOMBAS, DISPOSITIVOS INCENDIARIOS Y ARMAS DE FUEGO:
15.1 Si se descubre una bomba o dispositivo incendiario, o lo que puede tener la apariencia de una bomba o dispositivo incendiario, el o los guardias deben despejar inmediatamente la zona (es decir, acordonar la zona) y notificar al supervisor de guardias y al oficial de contratos a través del supervisor. Utilice un teléfono de línea fija o un mensajero para notificar al supervisor – no utilice la radio ni un teléfono celular.
15.2 En ninguna circunstancia los guardias deben tocar o de alguna manera perturbar objetos o paquetes sospechosos. NO TOQUE ni mueva ningún objeto que se sospeche pueda ser una bomba o dispositivo incendiario. Los guardias deben estar atentos (a una distancia segura
del objeto) para evitar que los mismos sean tocados o perturbados por otras personas. Los empleados que trabajan en el área donde se ubica un artículo o paquete sospechoso deben ser evacuados hasta que se elimine la causa del peligro. La regla general para seguir es despejar el área inmediata y llamar a las autoridades apropiadas.
15.3 Para obtener ayuda con respecto a la eliminación de explosivos, puede llamar al oficial de contratos o su designado.
15.4 Si un guardia recibe una amenaza de bomba, el guardia tratará de determinar dónde está ubicada la bomba, cuándo la bomba está configurada para detonar, qué aspecto tiene, quién colocó la bomba y por qué la bomba fue colocada. La información más importante es cuándo la bomba está configurada para detonar y dónde está ubicada la bomba. Los guardias deben usar el formulario de notificación de amenazas de bomba como guía. Otra información como la descripción de la voz y el ruido de fondo es importante para que el guardia pueda tomar una determinación. Esta información se anotará en el registro del puesto y se preparará un informe de incidentes. Después de que el guardia obtiene tanta información como sea posible con respecto a la amenaza, el guardia debe contactar inmediatamente al supervisor de guardias y al oficial de contratos o su designado a través del supervisor.
15.5 Si una bomba explota en o cerca del puesto xx xxxxxxx, asegúrese que no haya personas en el área.
RECUERDE, DURANTE LA CONFUSIÓN DE UNA EXPLOSIÓN DE BOMBA, LOS GUARDIAS DEBEN SEGUIR PROPORCIONANDO SEGURIDAD A LAS INSTALACIONES DE LA ORGANIZACIÓN Y A LOS EMPLEADOS U OTRAS PERSONAS EN EL ÁREA.
15.6 Los guardias no permitirán la entrada a las instalaciones oficiales de la organización de la ONU de ninguna persona que tenga en su posesión un arma de fuego en forma visible u oculta, un cuchillo, explosivos o cualquier otro tipo de arma, excepto el personal autorizado de la organización de la ONU. Los guardias estarán especialmente vigilantes de cualquier intento de entrada xx xxxxx de fuego o explosivos en forma encubierta. En el caso de que se detecten tales dispositivos, el guardia lo informará inmediatamente al supervisor de turno y al oficial de contratos a través del supervisor.
16.1 Refiera cualquier pregunta concerniente a las órdenes generales o a las órdenes de puestos específicas del sitio al supervisor de turno. Se puede obtener más información a través del oficial de contratos.
ANEXO B al Alcance de Trabajo de la Administración del Contrato y Mediciones de Desempeño
1. Las siguientes cláusulas aplican a los servicios y equipos que deben ser proporcionados por el proveedor de UPSS.
1. Xxxxxxx aceptables de desempeño. Este contrato es un elemento clave del Programa de Gestión de Riesgos de Seguridad de las Naciones Unidas. La seguridad del personal y las propiedades de la ONU exige que el proveedor de UPSS cumpla a cabalidad con los términos y condiciones del contrato. La ONU supervisa el desempeño del proveedor de UPSS para este propósito.
2. Incumplimiento en la prestación de servicios. Al igual que con cualquier contrato de tiempo y materiales, el proveedor de UPSS solo puede facturar por horas trabajadas. Para un puesto automatizado, el proveedor de UPSS no solo tiene prohibido facturar por tales servicios, sino que la ONU podrá determinar una deducción adicional, como se indica en la primera categoría de la matriz que se muestra a continuación, debido a la grave violación de seguridad creada por el puesto automatizado.
3. Cuando el proveedor de UPSS no presta los servicios requeridos por este contrato, la ONU se reserva el derecho de determinar una deducción para cada caso de desempeño inaceptable o incumplimiento según se describe en el anexo C de este alcance de trabajo. La ONU deducirá los montos del siguiente pago de facturación mensual.
4. Deducción por desempeño inaceptable. Las deducciones descritas en la siguiente matriz corresponden a servicios no ejecutados de conformidad con los estándares de calidad aceptables, que resultan en:
o la degradación del valor de esos servicios y
o la pérdida anticipada de tiempo administrativo y costos en el manejo de las deficiencias del desempeño.
5. Este contrato también puede contener partidas para vehículos y equipo de comunicaciones. Estas partidas se pagan a una tasa mensual fija. La matriz refleja las deducciones por servicios inaceptables bajo estas partidas. Estas deducciones reflejan una deducción prorrateada de la tasa mensual.
6. Cálculo de la tasa de deducción de la ONU. El valor de la deducción está basado en el costo estimado para que la ONU proporcione ese servicio en ausencia de un empleado contratado o el tiempo administrativo adicional para la ONU. Las tasas de deducción se cotizan en dólares estadounidenses, sin embargo, pueden pagarse en moneda local basándose en las tasas de conversión de divisas publicadas por la ONU para el mes de la infracción.
7. La ONU se reserva el derecho unilateral de modificar el contrato con el propósito de cambiar esta tarifa mediante un aviso previo de 30 días. Los cambios se producirán solo para reflejar los cambios en el costo en que se basa la tasa horaria.
8. Los lineamientos de calidad y deducción aceptables no implican que el proveedor de UPSS pueda desempeñarse intencionalmente de una manera deficiente. Un desempeño deficiente puede causar que la ONU incurra en gastos adicionales con respecto a los servicios o que la ONU retenga el pago por servicios que no se han rendido de manera adecuada o satisfactoria. Cuando el oficial de contratos observe un desempeño deficiente, según se indica en los puntos siguientes, deberá notificarlo inmediatamente al proveedor de UPSS y la ONU aplicará el valor de la deducción por esa deficiencia.
Herramienta 1 Indicadores claves de desempeño para el desempeño del proveedor de UPSS
Indicadores claves de desempeño | ||
KPI 1 | Dotación de personal: Todos los puestos especificados en el contrato estarán dotados de personal en todo momento. | |
Método de medición | El proveedor de UPSS notifica inmediatamente sobre cualquier posición no dotada de personal, la cual será captada en los informes mensuales. Facilitación de revisiones aleatorias. | |
Frecuencia de la medición y notificación | El desempeño se notifica mensualmente. Los KPI se clasifican mensualmente. | |
Fuente de datos | Informes diarios de dotación de personal y hojas de horario, informes mensuales, informes de incidentes e inspecciones aleatorias por la organización. | |
Cálculo | No. de posiciones dotadas de personal durante el periodo / No. de posiciones x 100 | |
Definición de los elementos de KPI | Todos los puestos dotados de personal estarán plenamente equipados según se establece en el contrato. El proveedor de UPSS proporciona inmediatamente el personal de relevo para todos los puestos | |
Excepciones a KPI (datos no incluidos en la medición de KPI) | Consideraciones que no están bajo el control del proveedor de UPSS— según el caso. | |
Desempeño objetivo - Verde | 100% de cumplimiento auto-notificado Y cero desviaciones de los requisitos contractuales encontradas en cualquier inspección durante el mes. | |
Ámbar | 95-99% de cumplimiento auto-notificado O 1-3 desviaciones de los requisitos contractuales encontradas en cualquier inspección durante el mes. | |
Rojo | <95% de cumplimiento auto-notificado O más de 3 desviaciones de los requisitos contractuales encontradas en cualquier inspección durante el mes. | |
KPI 2 | Dotación de personal: Todo el personal es inspeccionado, capacitado, equipado, tiene permisos de trabajo y licencias de acuerdo con los requisitos del contrato. | |
Método de medición | El personal cumple plenamente con los requisitos del contrato. | |
Frecuencia de la medición y notificación | El desempeño se revisa trimestralmente. Los KPI se califica trimestralmente. | |
Fuente de datos | Registros de personal y capacitación. Los registros de capacitación deben estar disponibles para inspección 2 horas después de la solicitud. | |
Xxxxxxx | Xxxxxxxx del personal que cumplen / total de miembros del personal x 100 | |
Definición de los elementos de KPI | El personal cumple con los requisitos del contrato, incluyendo aquellos específicos a la función. | |
Excepciones a KPI (datos no incluidos en la medición de KPI) | Consideraciones que no están bajo el control del proveedor de UPSS— según el caso. | |
Desempeño objetivo - Verde | 100% de cumplimiento auto-notificado Y cero desviaciones de los requisitos contractuales encontradas en cualquier inspección durante el mes. | |
Ámbar | 95-99% de cumplimiento auto-notificado O 1-3 desviaciones de los requisitos contractuales encontradas en cualquier inspección durante el mes. | |
Rojo | <95% de cumplimiento auto-notificado O más de 3 desviaciones de los requisitos contractuales encontradas en cualquier inspección durante el mes. | |
Información adicional | Los registros de personal y capacitación están a disposición del oficial de contratos a solicitud. | |
KPI 3 | Dotación de personal: Las solicitudes para personal de emergencia y personal adicional son abordadas inmediatamente por la administración del proveedor de UPSS y ajustadas dentro de los requisitos del contrato. | |
Frecuencia de la medición y notificación | Las discrepancias se notifican al oficial de contratos. Los KPI se clasifican mensualmente. | |
Fuente de datos | Se notifican las discrepancias. | |
Cálculo | Número de discrepancias notificadas por el oficial de contratos. | |
Se notifican las discrepancias individuales. | ||
Excepciones a KPI (datos no incluidos en la medición de KPI) | Consideraciones que no están bajo el control del proveedor de UPSS—según el caso. | |
Desempeño objetivo - Verde | No hay discrepancias. | |
Ámbar | Se notifica 1 discrepancia. | |
Rojo | Se notifican 2 o más discrepancias. | |
KPI 4 | Cumplimiento: El desempeño del proveedor de UPSS no se desvía de los requisitos y procedimientos establecidos del contrato sin la autorización apropiada del oficial de contratos. | |
Método de medición | Se notifican las desviaciones no autorizadas de los requisitos y procedimientos del contrato. | |
Frecuencia de la medición y notificación | Las desviaciones se notifican al oficial de contratos. Los KPI se clasifican mensualmente. | |
Se notifican las desviaciones. | ||
Cálculo | Número de desviaciones notificadas por el oficial de contratos. | |
Se notifican las desviaciones individuales. | ||
Excepciones a KPI (datos no incluidos en la medición de KPI) | Consideraciones que no están bajo el control del proveedor de UPSS—según el caso. | |
Desempeño objetivo - Verde | No hay desviaciones. | |
Ámbar | Se notifica 1 discrepancia. | |
Rojo | Se notifican 2 o más discrepancias. | |
Información adicional | La autorización adecuada incluye un memo escrito, modificación, cambio en los procedimientos operativos estándares locales, etc., a menos que sea una situación de emergencia. | |
KPI 5 | Cumplimiento: La apariencia de los guardias, su uniforme y equipo son profesionales; se mantiene buena actitud/conducta de los guardias. | |
Método de medición | Errores en el cumplimiento con la apariencia profesional y normas de conducta. | |
Frecuencia de la medición y notificación | Discrepancias corregidas y documentadas inmediatamente y el oficial de contratos es informado de cualquier cosa más allá de una corrección sobre el terreno. Los KPI se clasifican mensualmente. | |
Documentación sobre la disciplina o consejería del desempeño. Se notifica al oficial de contratos. | ||
Cálculo | Número de discrepancias notificadas por el oficial de contratos. | |
Excepciones a KPI (datos no incluidos en la medición de KPI) | Consideraciones que no están bajo el control del proveedor de UPSS—según el caso. | |
Desempeño objetivo - Verde | No hay incidentes. | |
Ámbar | 1 incidente notificado. | |
Rojo | 2 o más incidentes notificados. | |
KPI 6 | Cumplimiento: Denuncias investigadas y tratadas en forma oportuna. | |
Método de medición | Todas las denuncias recibidas por el UPSS se presentan y notifican inicialmente a la organización en las primeras 24 horas. | |
Frecuencia de la medición y notificación | La organización recibe un informe completo sobre la investigación de las denuncias en un plazo de 5 días hábiles. Los KPI se clasifican mensualmente. | |
Cálculo | Número de denuncias no investigadas y tratadas en forma oportuna. | |
Los informes incluyen cualquier hallazgo, acciones disciplinarias resultantes y medidas preventivas, dentro de los plazos especificados. | ||
Desempeño objetivo - Verde | 100% - Todas las denuncias se abordan en forma apropiada. | |
Ámbar | 1 denuncia no presentada al oficial de contratos o no investigada apropiadamente dentro de los plazos especificados. | |
Rojo | 2 o más denuncias no presentadas al oficial de contratos o no investigadas apropiadamente dentro de los plazos especificados. |
KPI 7 | Operaciones: Control de entrada | |
Método de medición | No se admite personal no autorizado a las propiedades/instalaciones de la organización. | |
Frecuencia de la medición y notificación | Según los plazos de los informes de incidentes graves. Los incidentes se deben notificar inicialmente dentro de 30 días después que se descubre el incidente, mediante la entrega de informe escrito en un plazo de 24 horas. Los KPI se clasifican mensualmente. | |
Cálculo | Número de incidentes notificados. | |
Excepciones a KPI (datos no incluidos en la medición de KPI) | Consideraciones que no están bajo el control del proveedor de UPSS—según el caso. | |
Desempeño objetivo - Verde | No hay incidentes. | |
Ámbar | N/X | |
Xxxx | 1 o más incidentes. | |
KPI 8 | Operaciones: Se responde inmediatamente a todas las alarmas de emergencia de acuerdo con los procedimientos establecidos y requisitos del contrato. | |
Método de medición | Se notifican las discrepancias relacionadas con las alarmas de emergencia. | |
Frecuencia de la medición y notificación | Se notifican las discrepancias al oficial de contratos. Los KPI se clasifican mensualmente. | |
Fuente de datos | Discrepancias notificadas. | |
Cálculo | Número de discrepancias notificadas por el oficial de contratos. | |
Excepciones a KPI (datos no incluidos en la medición de KPI) | Consideraciones que no están bajo el control del proveedor de UPSS—según el caso. | |
Desempeño objetivo - Verde | No hay discrepancias. | |
Ámbar | N/X | |
Xxxx | 1 o más discrepancias notificadas. | |
KPI 9 | Operaciones: Los informes de incidentes graves deben entregarse a la organización de manera oportuna. | |
Xxxxxx xx xxxxxxxx | Entrega por medio de informes escritos en un plazo de 24 horas. | |
Frecuencia de la medición y notificación | Al ocurrir un incidente grave, se debe informar a la organización lo más pronto posible, pero no más de 30 minutos después de la ocurrencia. Los incidentes graves incluyen aquellos que resultan en muerte, lesiones graves, robo/pérdida de equipo o incidentes que tienen el potencial de afectar la reputación o la capacidad de operación de la organización. El resultado de cualquier investigación relacionado con un informe de incidente grave se debe entregar a la organización de la ONU en un plazo de 5 días hábiles. Los KPI se clasifican mensualmente. | |
Cálculo | Producción de informes. | |
Los informes deben incluir una descripción completa del incidente. Los informes de la investigación deben incluir factores causales y cualquier acción correctiva. | ||
Excepciones a KPI (datos no incluidos en la medición de KPI) | Consideraciones que no están bajo el control del proveedor de UPSS—según el caso. | |
Desempeño objetivo - Verde | Se cumplen todos los plazos. | |
Ámbar | N/X | |
Xxxx | No se cumplen los plazos. | |
KPI | Capacitación: Todo el personal debe alcanzar los requisitos de capacitación según las estipulaciones del contrato. | |
10 | ||
Método de medición | Despliegue inicial previo al contrato y verificaciones mensuales continuas para garantizar que las calificaciones pertinentes a la función están actualizadas. | |
Frecuencia de la medición y notificación | El desempeño se notifica trimestralmente. Los KPI se clasifican trimestralmente. | |
Cálculo | Miembros del personal que satisfacen los requisitos de capacitación/todos los miembros del personal x 100 | |
Definición de los elementos de KPI | Todos los miembros del personal han aprobado las pruebas obligatorias, según se definen en el contrato, dentro de los plazos especificados. | |
Excepciones a KPI (datos no incluidos en la medición de KPI) | Consideraciones que no están bajo el control del proveedor de UPSS—según el caso. | |
Desempeño objetivo - Verde | 100% | |
Ámbar | 95-99% | |
Rojo | <95% | |
Información adicional | El fracaso llevará a re-capacitación o posterior destitución del contrato. | |
KPI | Capacitación: Habilidades de comunicación xxx xxxxxxx | |
11 | ||
Método de medición | Los guardias son capaces de comunicarse con el personal de la organización en situaciones de rutina y emergencia, según corresponde a sus puestos y funciones asignadas. Los guardias cumplen los requisitos de lenguaje estipulados en el contrato. | |
Frecuencia de la medición y notificación | Las discrepancias se notifican al oficial de contratos. Los KPI se clasifican mensualmente. | |
Fuente de datos | Discrepancias notificadas | |
Cálculo | Número de discrepancias notificadas por el oficial de contratos. Guardias que cumplen los estándares contractuales de las pruebas de lenguaje/total de guardias x 100 | |
Definición de los elementos de KPI | Se notifican las discrepancias individuales y los guardias que no cumplen. | |
Excepciones a KPI (datos no incluidos en la medición de KPI) | Consideraciones que no están bajo el control del proveedor de UPSS—según el caso. Denuncias sujetas al sentido común y evaluadas por el oficial de contratos. | |
Desempeño objetivo - Verde | No hay incidentes y 100% de cumplimiento con los estándares de lenguaje del contrato | |
Ámbar | 1 incidente notificado y 95-99% de cumplimiento con los estándares de lenguaje del contrato | |
Rojo | 2 o más incidentes notificados y < 95% de cumplimiento con los estándares de lenguaje del contrato | |
KPI 12 | Equipo: Equipo indispensable debe contabilizarse periódicamente. | |
Método de medición | El equipo regresa mensualmente y se realiza una inspección/auditoría aleatoria de los activos de propiedad de la organización y los activos de UPSS asignados al contrato. | |
Frecuencia de la medición y notificación | Verificaciones mensuales del equipo junto con revisiones de confirmación de radios, dispositivos de rastreo, equipo de protección personal (EPP), todos los demás equipos operativos con números de serie y equipos registrados por el gobierno o de carácter sensible. Los KPI se clasifican mensualmente. | |
Cálculo | Los artículos son funcionales y contabilizados / lista completa de artículos x 100 | |
Definición de los elementos de KPI | El robo, pérdida o daño de activos indispensables de la misión, definidos como: vehículos, equipo de comunicación, sistemas de rastreo y GPS, armadura personal y cascos, sistemas xx xxxxx y municiones y elementos atractivos y de alto valor deben registrarse e investigarse en su totalidad. | |
Excepciones a KPI (datos no incluidos en la medición de KPI) | Consideraciones que no están bajo el control del proveedor de UPSS—según el caso. | |
Desempeño objetivo - Verde | Todo el equipo se contabiliza el 100% del tiempo. | |
Ámbar | 1 - 5% del equipo no se contabiliza el 95-99% del tiempo. | |
Rojo | > 5% del equipo no se contabiliza < 95% del tiempo. |
KPI 13 | Remuneración del trabajo: Remuneración adecuada al personal de seguridad. | |
Método de medición | Revisión mensual de la planilla y revisión aleatoria de seguridad/ | |
talonarios de remuneración. | ||
Frecuencia de la medición y notificación | Se notifican las revisiones mensuales sobre los KPI clasificados mensualmente. | |
La documentación de la planilla se entrega mediante firma y talonarios de pago. | ||
Cálculo | Salario básico de los agentes de seguridad asignados a agencias de la ONU / salario legal mínimo x 100 | |
Definición de los elementos de KPI | El pago de salarios básicos por debajo xxx xxxxxxx legal mínimo se debe registrar e investigar en su totalidad. Estos casos son motivo para la rescisión del contrato. | |
Excepciones a los KPI (datos no incluidos en la medición de KPI) | Ninguna | |
Desempeño objetivo - Verde | Todo el personal de seguridad asignado a las agencias de la ONU debe recibir salarios básicos por arriba xxx xxxxxxx mínimo legal el 100% del tiempo. | |
Ámbar | N/X | |
Xxxx | 1 caso notificado | |
Método de cálculo de créditos de desempeño aplicables en la factura mensual | ||
KPIs 1 - 13 serán revisados conjuntamente por el oficial de contratos y el proveedor de UPSS al final del mes. Para cada KPI determinado como ROJO: 1% de deducción de la factura mensual como crédito de desempeño. Para cada KPI determinado como Ámbar: 0.5% de reducción de la factura mensual como crédito de desempeño. Deducción máxima: 12% (De superarse la deducción máxima se considerará que el proveedor no ha logrado cumplir con las condiciones establecidas). | ||
ANEXO C Alcance del trabajo:
Política de las Naciones Unidas sobre el uso de la fuerza
Aunque este contrato trata con compañías de seguridad privadas que no están armadas (es decir, los guardias no portan armas de fuego), el uso de la fuerza sigue siendo aplicable ya que los guardias en servicio aún pueden necesitar usar la fuerza.
Introducción
1. Las Naciones Unidas reconocen y respetan el valor y la integridad de todas y cada una de las vidas humanas. La decisión de utilizar la fuerza cuando se autoriza para ejercer las responsabilidades oficiales es una de las decisiones más importantes que debe tomar un agente de seguridad de las Naciones Unidas. Es una decisión que debe tomarse rápidamente y en circunstancias difíciles, a menudo impredecibles y únicas. Un criterio sólido y una facultad discrecional apropiada serán siempre el fundamento de la toma de decisiones en el amplio rango de las posibles situaciones del uso de la fuerza. El agente de seguridad tendrá necesariamente que seleccionar qué tipo de acción, desde advertencias o instrucciones verbales hasta el uso de la fuerza, incluida la fuerza letal, es apropiado en función de la naturaleza de la amenaza que debe resistirse y de las circunstancias específicas del incidente.
2. Aunque en la capacitación se proporciona una guía detallada de las políticas y debe servir de base para la decisión de cualquier agente de seguridad sobre el tipo de fuerza que debe utilizar, si hubiere, esto no sustituye el buen juicio que debe ejercerse en todo momento1. El agente de seguridad de la ONU siempre debe tener en cuenta que cuando el uso de la fuerza es inevitable, él/ella actuará con moderación, respetando y preservando la vida humana y causando mínimo daño a las personas y a la propiedad.
3. El propósito de esta política es proporcionar a los agentes de seguridad de las Naciones Unidas los lineamientos y restricciones para el uso de la fuerza (tanto fuerza no letal como fuerza letal). Esta política está basada en los más altos estándares de las directrices internacionales y la ley de derechos humanos.
Aplicabilidad
4. Esta política aplica a los agentes de seguridad de las Naciones Unidas en el servicio de seguridad, servicio general, servicio de campo y niveles profesionales, así como a otros miembros del personal de seguridad contratados que son responsables de la protección del personal visitantes y activos de las Naciones Unidas.
Definiciones
5. Fuerza letal significa cualquier fuerza que crea un riesgo significativo de causar muerte o lesiones corporales graves.
6. Fuerza no letal significa cualquier uso de fuerza distinta a la que se considera fuerza letal. Esto incluye cualquier esfuerzo físico utilizado para controlar o restringir a otro o para superar la resistencia del otro.
7. Lesión corporal grave significa una lesión física que crea un riesgo significativo de muerte o que causa una desfiguración severa y prolongada (es decir a largo plazo), deterioro prolongado de la salud o pérdida o deterioro prolongado de la función de cualquier órgano del cuerpo.
8. Lesión corporal significa cualquier lesión física distinta a la que se considera lesión corporal grave.
Criterios esenciales para el uso de la fuerza
9. Se deben aplicar los siguientes criterios;
i. la fuerza es razonable, proporcional a la amenaza presentada y la mínima necesaria para resistir a la amenaza; y
ii. la fuerza es necesaria, bajo todas las circunstancias conocidas al momento, para resistir a la amenaza; y
iii. no hay otra alternativa razonable disponible.
Criterios para el uso de fuerza no letal
10. Sobre la base de los tres criterios esenciales mencionados anteriormente, un agente de seguridad de las Naciones Unidas podrá utilizar fuerza no letal:
i. Para defenderse a sí mismo, a otros miembros del personal de las Naciones Unidas y/o a otros contra una amenaza inminente de lesión corporal.
ii. Para mantener el orden y la seguridad dentro de los locales de las Naciones Unidas y/o restringir el acceso a ellos; y prevenir el daño a los locales o propiedades de la ONU
iii. Para detener3 y/o prevenir la fuga de una persona que constituye una amenaza al orden y la seguridad y/o quien ha cometido un delito grave.
Criterios para el uso de fuerza no letal
11. Sobre la base de los tres criterios esenciales mencionados en el punto 9 anterior, un agente de seguridad de las Naciones Unidas solo podrá usar fuerza letal:
i. Para defenderse a sí mismo, a otros miembros del personal de las Naciones Unidas y/o a otros contra una amenaza inminente de muerte o lesión corporal grave y no existe otra alternativa razonable disponible.
Decisión para usar la fuerza
12. Como primer paso en el uso de la fuerza, los agentes de seguridad darán al sujeto instrucciones audibles a cumplir. Sin embargo, si dar dichas instrucciones supone un riesgo para el agente de seguridad o para otras personas, no necesitarán darse. Cuando se toma la decisión para usar la fuerza, el agente de seguridad debe actuar decididamente y sin vacilación, utilizando la fuerza proporcional a la amenaza y la mínima requerida para resistir la amenaza. Un agente de seguridad de las Naciones Unidas no está obligado a ponerse a sí mismo o a otros en peligro no razonable antes de actuar.
Aplicación posterior de la fuerza
13. Una vez que se haya aplicado la fuerza y anulado la amenaza, el agente de seguridad debe:
i. Cuando sea factible, coordinar la ayuda médica apropiada para la persona que ha sido objeto del uso de la fuerza.
ii. Seguir todos los procedimientos pertinentes, incluyendo la notificación del incidente al supervisor y la cooperación con las investigaciones de las Naciones Unidas.
14. Un agente de seguridad involucrado en la aplicación de fuerza no letal o letal podrá recibir consejería médica y de estrés, según corresponda.
6.1 Contrato modelo con Condiciones Generales de los Contratos
Núm. Ref. OIM: | |
Código de proyecto OIM: |
Contrato de prestación de servicios de seguridad entre
La Organización Internacional para las Migraciones y
[Nombre de la Otra Parte] relativo a
la prestación de servicios de seguridad en
[insertar el nombre del lugar de servicio]
El presente Contrato de Servicios de Seguridad se establece entre la Organización Internacional para las Migraciones, una organización conexa de las Naciones Unidas, Oficina en [insertar el nombre de la oficina, por ejemplo, Misión en XXX], [dirección de la oficina de la OIM], representada por [nombres, apellidos, y cargo del Director, Jefe de Misión, etc.], en adelante “OIM,” y [nombre de la Otra Parte], [dirección], representada por [nombres y apellidos, cargo del representante de la Otra Parte], en adelante el “Proveedor de servicios”. La OIM y el Proveedor de servicios también se denominarán individualmente como una “Parte” y conjuntamente como las “Partes”.
1. Introducción y documentos constitutivos del Contrato
1.1 El Proveedor de servicios se compromete a prestar a la OIM Servicios de seguridad en [insertar lugar de servicio] con arreglo a los términos y condiciones establecidos en el presente Contrato y sus anexos, si los hubiere.
1.2 Los documentos que se enumeran a continuación forman parte del presente Contrato:
(a) Annex A | Términos de referencia y plazos de ejecución |
(b) Annex B | Lista de Precios |
(c) Annex C | Principios de Protección de Datos de la OIM |
En caso de conflicto entre las estipulaciones de cualquiera de los Anexos y los términos contenidos en el texto principal de este Contrato, los términos contenidos en el texto principal prevalecerán.
2.1 Para la prestación de los Servicios de seguridad (los “Servicios”), el Proveedor de servicios deberá:
[Añádanse o suprímanse Servicios aplicables tal y como se indica infra. Cuando proceda, señálese, entre otras cosas, la ubicación y la frecuencia en que deban prestarse los servicios. Enumérense todas las prestaciones que deban realizarse y su plazo de ejecución, si procede. Podría ser necesario adjuntar una descripción más detallada de los servicios a modo de anexo. En tal caso, asegúrese de incluir una referencia al Anexo en la Cláusula 1.2 y asigne el título correspondiente.]
(a) Facilitar guardias de seguridad armados/desarmados [borre la opción no aplicable] para las oficinas/depósitos/alojamientos de la OIM [adapte según proceda] (“las Instalaciones de la OIM”), conforme a lo estipulado en la Cláusula 2.2, quienes desempeñarán las siguientes tareas: [Añádanse o suprímanse del (i) al (iv) según proceda y asegúrese de que la numeración corresponda]
(i) Controlar el acceso a las Instalaciones de la OIM, llevar a cabo controles de seguridad de los bolsos y paquetes de los visitantes y el personal dentro y fuera de las Instalaciones de la OIM, emitir pases, dirigir a los visitantes a las zonas adecuadas y completar el registro de entrada de visitantes. Sin embargo, se entiende que los guardias y supervisores no podrán inspeccionar las valijas diplomáticas de la OIM ni el correo entregado en las instalaciones de la OIM.
(ii) Garantizar que todos los visitantes y miembros del personal abandonan el edificio una vez concluido el horario de oficina;
(iii) Llevar a cabo controles de seguridad regulares en todas las puertas, ventanas, accesos, sistemas de videovigilancia y otros mecanismos de seguridad pertinentes, especialmente cuando no esté presente ningún miembro del personal de la OIM.
(iv) Registrar y notificar todos los incidentes relativos a la seguridad. Los guardias mantendrán libros de registros exhaustivos para registrar lo siguiente:
(v) la cadena de custodia de las llaves y otros equipos facilitados por la OIM, los nombres de los guardias, las fechas y horas en que reciben y entregan las llaves y los equipos de radio;
1. la entrada y salida del personal y los visitantes (incluidos los guardias y supervisores, al incorporarse al servicio y al finalizar los turnos), incluidos los nombres, las fechas y las horas;
2. los bienes y materiales de las oficinas y suboficinas de la OIM, incluidos los nombres del personal de reparto, las fechas y horas de entrega, las características de los artículos entregados;
3. la entrada y salida de vehículos (incluidos aquéllos de los guardias y supervisores), incluidas las identidades de los conductores y pasajeros, así como la marca y número de matrícula de los vehículos; y
4. los incidentes de seguridad, incluidos informes exhaustivos de cada incidente, así como los nombres de las personas involucradas.
(vi) Los incidentes relativos a la seguridad se notificarán inmediatamente al punto focal de seguridad de la OIM competente; la OIM comunicará el nombre de dicho punto focal al Proveedor de servicios. En caso de emergencia (a saber, incendio, robo, sabotaje, ataque, alerta de bomba, inundación, etc.), los guardias de seguridad se ocuparán en primer lugar de la emergencia; asimismo, velarán por conservar las pruebas del delito, y notificarán de inmediato el incidente al Oficial de seguridad sobre el terreno de la OIM, a los Bomberos, y la Policía local;
(vii) Siempre coordinarán su labor con el punto focal de seguridad de la OIM, del que recibirán instrucciones relativas al trabajo que aplicarán en el desempeño de sus funciones, e informarán a dicho punto focal sobre los problemas que puedan surgir, cuya resolución recaiga fuera de su capacidad y autoridad;
(viii) Se familiarizarán de inmediato con el personal de la OIM que trabaje en las Instalaciones y el resto de las personas se considerarán interlocutores y visitantes;
(ix) Actuarán con profesionalidad y de manera formal y respetuosa con el personal, los colaboradores y visitantes;
(x) Portarán consigo los pases de identificación correspondientes;
(xi) Supervisarán con regularidad los movimientos dentro del edificio y en los alrededores, mantendrán la seguridad general, vigilarán las propiedades y bienes dentro de las oficinas de la OIM, y estarán preparados para responder a emergencias en todo momento;
(xii) Los guardias y supervisores se presentarán en los puestos que les sean asignados al menos 30 (treinta) minutos antes del comienzo de su turno para que el supervisor del turno competente les informe sobre las cuestiones pertinentes relativas a la seguridad. Permanecerán en su puesto designado en todo momento hasta que llegue su reemplazo en el siguiente turno. En caso de que un guardia deba abandonar su puesto por un motivo justificado, durante un máximo de 10 minutos, no lo hará hasta que otro guardia haya asumido temporalmente sus funciones. Cuando un guardia o supervisor se ausente de su puesto sin un motivo justificado y sin reemplazo, sea hallado durmiendo en su puesto, incumpla sus funciones o las cumpla con un nivel de vigilancia insuficiente, se presente en su puesto bajo la influencia del alcohol o de estupefacientes, se notificará al Proveedor de servicios a fin de que facilite un reemplazo inmediato.
(b) Impartir capacitaciones adecuadas y periódicas (incluidas las capacitaciones para actualizar conocimientos) a los guardias de seguridad que se asignarán a la OIM, con miras a que desempeñen sus funciones con eficacia y manejen los equipos con pericia. Dicha capacitación comprenderá, entre otros, tareas y funciones específicas, los requisitos de seguridad de la OIM, el contexto de seguridad en la zona, los procedimientos operativos estándar, en particular para incidentes de seguridad que afecten a bienes o al personal de la OIM, y los Principios de Protección de Datos de la OIM. Los guardias contarán con las licencias correspondientes para prestar servicios de seguridad, de conformidad con la legislación local, incluido, entre otros, el permiso para portar armas de fuego. El Proveedor de servicios efectuará controles exhaustivos de los antecedentes de los guardias y supervisores antes de asignarlos a la OIM, con miras a garantizar que no tengan registros de actividades delictivas;
(c) Facilitar un plan de asistencia de salud a los guardias de seguridad;
(d) Preparar y presentar una lista de los guardias de seguridad que se asignarán a la OIM, en la que figurará la edad de los guardias y un certificado de la última formación cursada antes de que se les asignaran los puestos;
(e) Mantendrá una lista de reserva de personal con las mismas competencias con miras a facilitar el reemplazo de los guardias de seguridad que estén enfermos o en licencia por vacaciones, sean retirados de la lista de guardias asignados por el Proveedor de servicios o cesados del servicio. La OIM podrá solicitar por escrito, en todo momento, la retirada o el remplazo del personal del Proveedor de servicios asignado para desempeñar labores o servicios en virtud del presente Contrato. El Proveedor de servicios retirará o reemplazará dichos miembros del personal, a sus expensas, de forma inmediata y sin reclamación alguna. La solicitud de la OIM para retirar o remplazar miembros del personal del Proveedor de servicios no se considerará una rescisión del presente Contrato;
(f) Asignar a la OIM guardias de seguridad que puedan comunicarse con eficacia en español y en el (o los) idioma(s) local(es) que se requiera(n);
(g) Entregará a cada guardia de seguridad el siguiente equipo:
• 2 (dos) uniformes por año (incluido el reemplazo inmediato de uniformes dañados)
• 1 (una) radio portátil
• 1 (un) teléfono móvil
• 1 (una) porra
(h) Mantener una estructura organizativa adecuada y una labor de supervisión exhaustiva;
(i) Respetar un procedimiento establecido para las medidas disciplinarias;
(j) Prestar servicios de seguridad 24/7 en las Instalaciones de la OIM, incluidos sus bienes, y responder con el debido seguro de responsabilidad civil; y
(k) Garantizar la seguridad de las Instalaciones y el personal de la OIM, así como de los bienes dentro de las Instalaciones de la OIM.
2.2 El Proveedor de servicios se compromete a facilitar el siguiente personal para la prestación de los Servicios:
Xxxxx | Xxxxxxxx | Turno |
OIM | 2 | 110: 7:00 am – 7:00 pm 223: 8:00 am – 5:00 pm |
FAO | 2 | 24 hrs |
UNODC | 2 | 24 hrs |
WFP | 4 | 24 hrs (2 por turno) |
UNOPS | 2 | 24 hrs |
UNICEF | 2 | 24 hrs |
2.3 El Proveedor de servicios empezará a prestar los Servicios a partir del 3 xx xxxxx de 2024 que deberá haber concluido de forma satisfactoria a más tardar el 3 xx xxxxx de 2028.
2.4 El Proveedor de servicios se compromete a prestar los Servicios requeridos en virtud del presente Contrato de conformidad rigurosa con las especificaciones contenidas en la presente cláusula y en cualquier anexo adjunto.
2.5 Nada en este Contrato podrá ser interpretado como constitutivo de una relación exclusiva entre las Partes. La OIM no garantiza ni está obligada a solicitar una cantidad mínima de Servicios durante la vigencia del presente Contrato.
2.6 Si alguna entidad de las Naciones Unidas (“ONU") desea hacer uso de servicios que sean del mismo tipo que los Servicios prestados, a través de sus propios formatos de contratación, el Proveedor de servicios le brindará dichos servicios a precios y condiciones no menos favorables
que los proporcionados para los Servicios en este Contrato. Para este propósito, la OIM tendrá derecho a divulgar información relacionada con este Contrato a cualquier otra entidad de la ONU.
3.1 El precio global [inserte si será mensual/anual] por los Servicios prestados con arreglo al presente Contrato ascenderá a USD [inserte cifra en números] ([inserte cifra en palabras]), que será el precio total que deberá abonar la OIM.
3.2 El Proveedor de servicios presentará su factura [inserte la periodicidad mensual/bimensual/…] a la OIM una vez finalizada la prestación de todos los Servicios durante el periodo respectivo. Dicha factura deberá incluir: [servicios prestados en el periodo correspondiente, tarifa diaria por guardia/supervisor, número de horas facturadas, gastos de viaje y gastos corrientes reembolsables, (añádanse o suprímanse elementos, según convenga)].
3.3 Los pagos serán exigibles 30 días después de la recepción y aprobación de la factura por la OIM. El pago se realizará en dólares americanos (USD) mediante [transferencia bancaria] a la siguiente cuenta:
Nombre del Banco: |
Sucursal: |
Nombre de la cuenta: |
Número de la cuenta: |
Código SWIFT: |
Número IBAN: |
Cualquier cambio en los términos y condiciones aquí detallados deberá documentarse por escrito en una enmienda al presente Contrato.
3.4 El Proveedor de servicios se hará cargo del pago de todos los impuestos, derechos, tasas y demás gravámenes que le correspondan con relación al presente Contrato.
3.5 Sin perjuicio de ningún otro derecho de que goce, la OIM podrá aplazar el pago de todo o parte del precio por los Servicios prestados hasta que el Proveedor de servicios haya ejecutado completamente los servicios ligados al pago de dicho precio de forma satisfactoria para la OIM.
4.1 El Proveedor de servicios no deberá ceder o subcontratar parcial o íntegramente las actividades previstas en el marco del presente Contrato, a menos que haya obtenido la aprobación previa por escrito de la OIM. Cualquier subcontratación que emprenda el Transportista sin la aprobación escrita de la OIM podrá ser motivo de rescisión o de suspensión del presente Contrato.
4.2 Sin perjuicio de la antedicha aprobación por escrito, el Proveedor de Servicios no estará eximido de ninguna responsabilidad u obligación en el marco del presente Contrato, ni establecerá relación contractual alguna entre cualquier subcontratista y la OIM. El Proveedor de servicios incluirá en el acuerdo con el subcontratista todas las disposiciones de este Contrato que sean aplicables al subcontratista, incluyendo las Garantías y Disposiciones Especiales. El Proveedor de Servicios seguirá estando vinculado y siendo responsable en virtud del presente Contrato y será directamente responsable ante la OIM por cualquier falta en el desempeño bajo cualquier subcontrato. Por ende, el subcontratista no tendrá fundamento alguno de demanda en contra de la OIM por cualquier incumplimiento del subcontrato.
5. Retrasos, incumplimiento y fuerza mayor
5.1 El tiempo es fundamental para la ejecución de este Contrato. Si el Proveedor de servicios no proporciona los Servicios dentro de los plazos acordados en el Contrato, la OIM, sin perjuicio de otros recursos en virtud de este Contrato, tendrá derecho a deducir una indemnización por daños y perjuicios por demora. El monto de dicha indemnización por daños y perjuicios será del 0,1% del valor de la Tarifa por los servicios total por día o parte del mismo hasta un máximo del 10% de la Tarifa por los servicios. La OIM tendrá derecho a deducir dicho monto de las facturas pendientes del Proveedor de servicios, si las hubiera. Dicha indemnización por daños y perjuicios solo se aplicarán cuando el retraso sea causado únicamente por el incumplimiento del Proveedor de servicios. La aceptación de los Servicios entregados con retraso no se considerará una renuncia a los derechos de la OIM de responsabilizar al Proveedor de Servicios por cualquiera pérdida y/o daño resultante de los mismos, ni actuará como una modificación de la obligación del Proveedor de Servicios de prestar más Servicios de acuerdo con el Contrato.
5.2 Si por algún motivo, el Proveedor de servicios incumple o no puede cumplir las obligaciones contraídas en virtud del presente Contrato y/o de acuerdo con sus Anexos, deberá notificárselo por escrito a la OIM lo antes posible aportando toda la información pertinente. En caso de retraso o incumplimiento, la OIM se reserva el derecho de emprender las acciones que, a su juicio, considere oportunas o necesarias habida cuenta de las circunstancias, incluida la imposición de sanciones por los retrasos o la rescisión del Contrato.
5.3 Ninguna de las Partes será responsable de cualquier retraso en el desempeño o incumplimiento de cualquiera de sus obligaciones en el marco del presente Contrato si dicho retraso o incumplimiento se debiere a motivos de fuerza mayor, a saber: un evento natural imprevisible e invencible, un acto xx xxxxxx (bien sea declarada o no), invasión, revolución, insurrección,
terrorismo, bloqueo o embargo, huelga, restricciones gubernamentales o estatales, desastre natural, epidemia, crisis de salud pública, u otras circunstancias que no sean causadas por, o, que no pudiesen ser controladas por la Parte afectada.
5.4 Tan pronto como sea posible luego de la ocurrencia del evento de fuerza mayor que impacte la capacidad de la Parte afectada para cumplir sus obligaciones bajo el presente Contrato, la Parte afectada deberá notificar y proporcionar los detalles inmediatamente y por escrito a la otra Parte, de la existencia de dicho evento de fuerza mayor y de la probabilidad de que se produzca un retraso. Al recibir dicha notificación, la otra Parte deberá tomar medidas según lo que razonablemente considere apropiado o necesario bajo las circunstancias, incluyendo otorgar a la Parte afectada una extensión de tiempo razonable para que ésta cumpla con sus obligaciones. Durante dicho periodo de fuerza mayor, la Parte afectada deberá tomar acciones razonables para minimizar los daños y reanudar el desempeño.
5.5 La OIM tendrá el derecho, sin que le sea imputable responsabilidad alguna, de suspender o rescindir el presente Contrato si el Proveedor de servicios no está en capacidad de cumplir con sus obligaciones bajo el Contrato por causa de fuerza mayor. En caso de suspensión o rescisión aplicarán los términos de la cláusula 18 (Rescisión).
El Proveedor de servicios, así como sus subcontratistas y su personal, si los hubiera, prestarán todos los Servicios con arreglo al presente Contrato como contratista independiente y no en calidad de empleado o agente de la OIM.
El Proveedor de servicios se compromete a llevar registros contables y a conservar comprobantes, datos estadísticos o cualquier otro documento pertinente para los Servicios, con arreglo a los principios de contabilidad generalmente aceptados, a fin de justificar adecuadamente todos los gastos directos e indirectos de cualquier índole, derivados de las transacciones relacionadas con los Servicios prestados, según lo dispuesto en el presente Contrato. El Proveedor de servicios pondrá a disposición de la OIM o del representante designado por ésta dichos registros y documentos en un tiempo prudencial durante un plazo de siete (7) años a partir de la fecha del último pago, con fines de inspección, auditoría o reproducción. Los empleados del Proveedor de servicios tendrán que estar a disposición para ser entrevistados previa petición.
8.1 Toda información que llegue a estar en posesión o en conocimiento del Proveedor de servicios en relación con el presente Contrato será considerada de carácter estrictamente confidencial. El Proveedor de servicios no comunicará dicha información a ningún tercero sin la autorización
previa por escrito de la OIM. El Proveedor de servicios deberá cumplir con los Principios de Protección de Datos de la OIM en caso de que reúna, reciba, utilice, transfiera, almacene o de otra forma procese cualquier dato personal en el cumplimiento del presente Contrato. Esta obligación perdurará tras la expiración o rescisión del presente Contrato.
8.2 Sin perjuicio del párrafo precedente, la OIM podrá revelar los términos de este Contrato e información relacionada con el presente Contrato, como el nombre y dirección del Proveedor de Servicios, el título del contrato/proyecto, la naturaleza y el propósito del contrato/proyecto, y el monto del contrato/proyecto, en toda la medida que sea requerida por los donantes de la OIM o por auditores en relación con cualquier obligación que tenga la OIM bajo el contexto de cualquier iniciativa en favor de la transparencia y la responsabilidad para con los fondos recibidos por la OIM, siempre que dicha revelación se haga de conformidad con las políticas, instrucciones y regulaciones de la OIM.
Todos los derechos de propiedad intelectual y otros derechos que incluyan, pero no se limiten únicamente a patentes, derechos de autor, marcas registradas y propiedad de los datos, dimanantes de la prestación de Servicios, serán de la OIM, con inclusión, y sin restricción alguna, de los derechos a utilizar, reproducir, adaptar, publicar y distribuir cualquier rubro o parte de este.
Toda notificación que sea transmitida en cumplimiento del presente Contrato se hará por escrito y será entregada o enviada por correo prepagado o por fax a la otra Parte a las direcciones siguientes:
Organización Internacional para las Migraciones (OIM)
A la atención de: [Nombres y apellidos de la persona de contacto de la OIM]
[Dirección de la OIM]
Correo electrónico: [Correo electrónico de la OIM]
[nombre completo del Proveedor de servicios]
A la atención de: [Nombres y apellidos de la persona de contacto del Proveedor de servicios]
[Dirección del Proveedor de servicios]
Correo electrónico: [Dirección del Proveedor de servicios]
11.1 Todo conflicto, controversia o reclamación derivada del presente Contrato o relacionada con éste, así como el incumplimiento, rescisión o nulidad de este se resolverá de forma amistosa mediante negociación entre las Partes.
11.2 En el supuesto de que el conflicto, controversia o reclamación no se resuelva mediante negociación en los 3 (tres) meses siguientes a la recepción de la notificación enviada por una de las Partes a fin de señalar la existencia del conflicto, controversia o reclamación, cualquiera de las Partes podrá solicitar se someta a mediación de conformidad con el Reglamento de Mediación de la CNUDMI en vigor en el momento del conflicto.
11.3 En el supuesto de que la mediación fracasara, cualquiera de las Partes podrá someter el conflicto, controversia o reclamación a arbitraje de conformidad con el Reglamento de Arbitraje de la CNUDMI en vigor al momento del conflicto, a más tardar 3 (tres) meses después de la fecha de conclusión de la mediación según el Artículo 9 del Reglamento sobre Mediación de la CNUDMI. Habrá únicamente un árbitro y el idioma del proceso de arbitraje será el inglés. La autoridad facultada para proceder al nombramiento será el Secretario General de la Corte Permanente de Arbitraje. El tribunal de arbitraje no tendrá autoridad para conceder indemnizaciones punitivas. El laudo arbitral será definitivo y obligatorio. La sede del arbitraje será Ginebra, Suiza.
11.4 Todos los aspectos de la resolución del conflicto conforme a los apartados 1 a 3 serán tratados como confidenciales por las Partes y todos los demás implicados.
13.5 El presente Contrato, así como el acuerdo de arbitraje anterior, se regirán por los términos del presente Contrato, complementados por los principios generales del derecho aceptados internacionalmente (incluyendo los Principios UNIDROIT sobre los Contratos Comerciales Internacionales) para los asuntos que no estén cubiertos por el Contrato, con exclusión de cualquier sistema jurídico nacional individual que someta el Contrato a las leyes de una jurisdicción específica.
11.6 Esta Cláusula permanecerá vigente tras el vencimiento o la rescisión del presente Contrato.
12. Utilización del Nombre, Abreviatura y Emblema de la OIM
El Proveedor de servicios no tendrá derecho a utilizar el nombre, la abreviatura o el emblema de la OIM sin la autorización previa por escrito de la OIM. El Proveedor de servicios reconoce que el uso del nombre, la abreviatura y el emblema de la OIM está estrictamente reservado para los fines oficiales de la OIM y está protegido contra el uso no autorizado por el Artículo 6ter del Convenio de París para la Protección de la Propiedad Industrial, revisado en Estocolmo en 1967 (828 UNTS 305 (1972)).
Nada de lo dispuesto en el presente Contrato, o que esté relacionado con él, se podrá considerar una renuncia explícita o implícita de cualquiera de los privilegios e inmunidades de la OIM.
14. Garantía e indemnizaciones
14.1 En todo momento, el Proveedor de servicios actuará en defensa de la OIM, sus funcionarios, empleados y agentes, eximiéndoles y exonerándoles de toda responsabilidad con relación a cualesquiera pérdidas, costos, daños y gastos (incluidos gastos jurídicos y costas judiciales), reclamaciones, pleitos, procesos judiciales, peticiones y responsabilidades de toda índole o naturaleza, en la medida en que resulten o se deriven de los actos u omisiones del Proveedor de servicios o de sus empleados, directivos, agentes o subcontratistas, en la ejecución del presente Contrato. La OIM informará con prontitud al Proveedor acerca de cualquier reclamación, pérdida o petición tramitada por escrito de las que el Proveedor de servicios sea responsable en virtud de esta cláusula. Esta exención de responsabilidad continuará vigente tras el vencimiento o la rescisión de este Contrato.
14.2 El Proveedor de servicios asume la plena responsabilidad y conviene y se compromete a exonerar a la OIM por las pérdidas, daños, destrozos y perjuicios que puedan causarse en las Instalaciones de la OIM objeto de los servicios de seguridad, debidos al robo, hurto, atraco o cualquier otro acto ilícito, o a actos u omisiones de los guardias, supervisores y otros miembros del personal, oficiales o agentes del Proveedor de servicios asignados a la OIM. No obstante, el Proveedor de servicios no responderá ante la OIM por las pérdidas o daños debidos a causas de fuerza mayor, como por ejemplo en el caso de disturbios, acciones militares, catástrofes naturales u otras circunstancias ajenas a la voluntad del Proveedor de servicios, ni en ninguno de los siguientes casos:
(a) Las pérdidas ocurridas en el interior de un depósito, oficina o edificio cerrado al que los guardias y supervisores de seguridad no tenían acceso, cuando no existan signos de allanamiento;
(b) Las pérdidas o los daños debidos a robos cometidos por grupos armados, actos de violencia callejera, alteraciones del orden público en masa, actos de disidencia, guerra, insurrección, revolución, rebelión, revuelta violenta, manifestaciones/concentraciones, o catástrofes y tifones, siempre que: i) las pérdidas o daños no sean atribuibles a los actos o negligencias de los empleados, oficiales o agentes del Proveedor de servicios; ii) los actos o negligencias de los empleados, oficiales o agentes del Proveedor de servicios no hayan contribuido o agravado la pérdidas o daños; y iii) el Proveedor de servicios no hubiera podido prevenir, dentro de lo razonable, las pérdidas o daños;
(c) Las pérdidas correspondientes a artículos de bolsillo, tales como, entre otros, joyas o efectivo, excepto cuando existan pruebas de que son atribuibles a los actos o negligencias de los empleados, oficiales o agentes del Proveedor de servicios, o tales actos o negligencias hayan contribuido a las pérdidas.
15. Exención de obligaciones
El hecho de que ninguna de las Partes insista en una o más instancias sobre el estricto cumplimiento de cualquiera de las disposiciones del presente Contrato no constituirá una exoneración o renuncia del derecho a aplicar las disposiciones del presente Contrato en futuras instancias. Por ende, este derecho continuará y seguirá estando en vigor y siendo plenamente efectivo.
16. Rescisión
16.1 La OIM podrá en cualquier momento suspender o rescindir este Contrato, en su totalidad o en parte, con efecto inmediato, mediante notificación por escrito al Proveedor de servicios, en cualquier caso en que el mandato de la OIM que sea aplicable a la ejecución del Contrato, o el financiamiento de la OIM aplicable al Contrato, sean reducidos o terminados. Además, la OIM puede suspender o rescindir el Contrato con treinta (30) días de notificación por escrito sin tener que proporcionar ninguna justificación.
16.2 En caso de rescisión de este Contrato, la OIM únicamente pagará por los Servicios ejecutados de conformidad con lo dispuesto en el Contrato, salvo que se convenga otra cosa. Cualquier otra cantidad que haya sido pagada con antelación será devuelta a la OIM en un plazo de siete (7) días a partir de la fecha de rescisión.
16.3 En caso de rescisión del Contrato, al recibir la notificación de rescisión, el Proveedor de servicios tomará medidas inmediatas para poner fin al cumplimiento de cualquier obligación en virtud del Contrato de manera rápida y ordenada y, al hacerlo, reducirá gastos al mínimo, no realizará más subcontratos u órdenes para materiales, servicios o instalaciones, y rescindirá todos los subcontratos u órdenes en la medida en que se relacionen con la parte del Contrato. Tras la rescisión, el Proveedor de servicios renunciará a cualquier reclamación por daños y perjuicios, incluida la pérdida de beneficios anticipados a cuenta de estos.
16.4 En caso de suspensión del presente Contrato, la OIM especificará por escrito el alcance de las actividades y/o entregas que se suspenderán. Todos los demás derechos y obligaciones del presente Contrato seguirán siendo aplicables durante el período de suspensión. La OIM notificará al Proveedor de servicios por escrito cuando se levante la suspensión y podrá modificar la fecha de terminación. El Proveedor de servicios no tendrá derecho a reclamar o recibir ningún cargo por servicios o costos incurridos durante el período de suspensión de este Contrato.
17. Divisibilidad
Si cualquier parte del presente Contrato fuese inválida o inaplicable, dicha parte será extraída del mismo, siendo el resto del Contrato plenamente válido.
18. Integridad del contrato
El presente Contrato y sus Anexos incorporan el acuerdo completo entre las Partes y reemplazan cualquier contrato o arreglo anterior que hubiere con relación al objeto de este Contrato.
19. Cláusulas finales
19.1 El presente Contrato entrará en vigor a partir de la firma por ambas Partes. El mismo permanecerá en vigor hasta que estas hayan cumplido con todas las obligaciones contraídas en virtud del mismo, a menos que sea rescindido conforme a lo dispuesto en la Cláusula 18 (Rescisión).
19.2 Cualquier cambio en los términos y condiciones aquí detallados deberá documentarse por escrito en una enmienda al presente Contrato.
20. Disposiciones especiales (Opcionales):
A tenor de los requisitos establecidos por el Donante que financia el Proyecto, el Proveedor de servicios deberá acordar y aceptar las siguientes disposiciones:
Firmado por duplicado en español, en la fecha y lugar indicados abajo.
Por y en nombre de Organización Internacional para las Migraciones (OIM) | Por y en nombre de [nombre del Proveedor de servicios] | |
Firma | Firma | |
Nombre: | Nombre: | |
Cargo: | Cargo: | |
Fecha: | Fecha: | |
Lugar: | Lugar: |
Anexo X
[Título]
[Adjuntar el(los) anexo(s) e identifíquelos como corresponda]
Guidance in Checklist Form on completing the template for
C.8. Security Service Agreement
☐ | The Security Service Agreement follows the latest IOM C.8 Security Service Agreement template and is without any deviations. For Amendments: The changes do not introduce any deviations to template. |
☐ | No services have taken place prior to signing the Agreement. For Amendments: The changes made under the Amendment shall apply only from the date of signing of the Amendment or later and the original Agreement (as amended previously, if at all) has not yet expired. |
☐ | All activities comply with IOM's Constitution, policies, regulations, rules, manuals, Guidance Notes and instructions from relevant thematic areas. |
☐ | The specific tasks of the security guards have been adapted and detailed in Article 2.1.a |
☐ | The equipment which each guard shall be provided with has been detailed in Article 2.1.g. |
☐ | The amount of guards, their gender, their shifts, and duty locations have been detailed in Article 2.2 |
☐ | The other party has been selected in compliance with IOM procurement rules. |
☐ | The authority of the person(s) signing on behalf of the other party to do so has been verified. |
☐ | The name and dates/duration for the Services are exactly the same on: o The Agreement; and o All Annexes, including the Budget/Price List, if any and as applicable. |
LTA or Framework Agreement. Check: A. ☐ The Services are for specific deliverables. The clause stating that there is no exclusive relationship between the Parties and that there is no minimum guaranteed quantity of Services to be requested has been deleted accordingly; OR B. ☐ This is a Framework Agreement, i.e., an Agreement over a period of time where Services are provided upon request (i.e., Long Term Agreement). | |
UN Piggybacking. Check: A. ☐ This Agreement is not open to other UN entities and relevant clause on allowing to share this Agreement with other UN entities for their consideration has been deleted; OR B. ☐ IOM may authorize other UN entities to claim similar conditions in their own contractual arrangements with the Service Provider. | |
☐ | The Contract Price: o Is written correctly both in numbers and in words; o Specifies the currency used; and, o Corresponds to the budget/price list attached to the Agreement, if any. |
The total Contract Price is: A. ☐ Below USD 200,000; OR B. ☐ Equal to or greater than USD 200,000 and MSCU approval was obtained. | |
Mode of Payment. The Contract Price is to be paid either: A. ☐ By bank transfer to the specific bank account of the Service Provider as indicated in Agreement. The bank account is not in the name of a third party or an individual, OR |
B. ☐ By cheque and the justification why bank transfers are not possible or practical is documented in a Note for File; C. ☐ By cash which has been approved in writing and in advance by TSY. | |
Advance payment. Check: A. ☐ There is no advance payment; B. ☐ The advance payment is not higher than USD 25,000; C. ☐ The advance payment is higher than USD 25,000, but a bank guarantee in the amount of the advance has been provided by the Service Provider. The bank guarantee follows the form Annex 34 in IN 168 Rev 3; D. ☐ The advance payment is higher than USD 25,000, but approval has been granted by RD for this specific Agreement; OR E. ☐ This Agreement is made in the context of an L1, L2 or L3 emergency project. The advance payment thresholds have been adhered to and the required authorizations have been obtained, following Article 15.5 of IN 168, Rev 3. | |
Retention amount. Check: A. ☐ Minimum of 10% of the total Contract Price is retained until completion and acceptance of all deliverables and/or services; OR B. ☐ This is a Long Term Agreement with regular (monthly/bimonthly/….) instalments for Services which have been completed to the satisfaction of IOM. | |
Payment Currency. Check: A. ☐ The currency used in defining the Contract Price is the same currency as the one in which payment shall be made; OR B. ☐ The currency used in the provision(s) defining the Service Fee is different from the currency to be paid to the other party, but the UN exchange rate at the date of payment is agreed. | |
Language. The Agreement is concluded in one of the following languages: A. ☐ IOM official language (English, French or Spanish); OR B. ☐ Bilingually (both language versions have identical content with at least one language being an official IOM language) and the language clause (i.e., IOM official language prevails in case of discrepancy) has been included. | |
☐ | The Agreement/Amendment is not backdated. The signature date shall always be the actual date of signature. |
☐ | There are no additional clauses which have not been approved by LEG specifically for the Agreement/Amendment. |
☐ | All Annexes referred to in the Agreement/Amendment, if any, are attached to the Agreement/Amendment and do not create additional obligations other than those contained in the Agreement itself. |
☐ | All Annexes are provided in an IOM official language (English, French or Spanish), in the same language as the Agreement/Amendment. In case any of the Annexes is in another language, a translation in one of the official languages is attached, contains a statement that the IOM official language prevails in case of discrepancy over the non-official language version and is signed by the Service Provider. |
Donor Flow Down Requirements. Check: A. ☐ There are no specific Donor requirements for this Agreement, the “Special Provisions” clause (Article 22) has been deleted and subsequent enumeration has been corrected; OR |
B. ☐ The Agreement is EU funded through PAGODA, Contribution or ECHO Agreement. The duration of this Agreement/Amendment is within the authorized contracting period specified by the EU funding agreement and the Annex for EU funded service agreements has been filled in, referenced in the Annex list and attached to the Agreement; OR
C. ☐ The Agreement is funded by a non-EU donor whose flow down conditions have been added to the “Special Provisions” clause (Article 22) and these are not in violation of other terms of this Agreement
SECCIÓN 7: FORMULARIOS DE LICITACIÓN
Formulario A: Confirmación de la licitación Formulario B: Lista de comprobación Formulario C: Presentación de la licitación Formulario D: Información del licitante
Formulario E: Información de la unión temporal de empresas/consorcio/asociación Formulario F: Elegibilidad y calificación
Formulario G: Licitación técnica Formulario H: Lista de precios
FORMULARIO A: CONFIRMACIÓN DE LA LICITACIÓN
Acuse el recibo de esta ITB cumplimentando este formulario y devolviéndolo por correo electrónico, antes de la fecha especificada, a la dirección que aparece en la carta de invitación.
Para: Haga clic o pulse aquí para introducir el texto. Correo electrónico: Haga clic o pulse aquí para
introducir el texto.
De: Haga clic o pulse aquí para introducir el texto.
Asunto: Referencia de la ITB Haga clic o pulse aquí para introducir el texto.
☐ | SÍ, queremos presentar una licitación. |
☐ | NO. No podemos presentar una oferta competitiva para los bienes/obras/servicios solicitados en estos momentos |
Si seleccionó «NO», explique a continuación los motivos:
Marque la casilla correspondiente | Descripción |
☐ | Los bienes/servicios solicitados no se encuentran en nuestra gama de suministros |
☐ | No podemos presentar una oferta competitiva para los productos solicitados en estos momentos |
☐ | Los productos solicitados no están disponibles en estos momentos |
☐ | No podemos cumplir las especificaciones solicitadas |
☐ | No podemos ofrecer el tipo de embalaje solicitado |
☐ | Solo podemos ofrecer precios FCA |
☐ | La información facilitada para la licitación es insuficiente |
☐ | Su ITB es demasiado complicada |
☐ | El tiempo que se otorga para preparar una licitación es insuficiente |
☐ | No podemos cumplir los requisitos de entrega |
☐ | No podemos atenernos a los términos y condiciones; p. ej., los términos de pago, la solicitud de garantía de cumplimiento, etc. Proporcione más información a continuación. |
☐ | Los criterios/requisitos de sostenibilidad son demasiado estrictos (si procede) |
☐ | No exportamos |
☐ | No vendemos a las Naciones Unidas |
☐ | Su volumen es demasiado pequeño y no cumple la cantidad de nuestra orden |
☐ | Nuestra capacidad de producción está actualmente al máximo |
☐ | Cerramos durante las fiestas navideñas |
☐ | Tuvimos que priorizar las solicitudes de otros clientes |
☐ | No vendemos directamente a través de distribuidores |
☐ | No disponemos de un servicio posventa |
☐ | La persona encargada de las licitaciones está fuera de la oficina |
☐ | Otra opción (explique los motivos a continuación): |
Más información: Haga clic o pulse aquí para introducir el texto. | |
☐ | Nos gustaría recibir futuras ITB para este tipo de bienes |
☐ | No queremos recibir ITB para este tipo de bienes |
Las preguntas para el licitante relacionadas con las razones por las que NO PRESENTAN una licitación deben dirigirse a Haga clic o pulse aquí para introducir el texto. en el teléfono Haga clic o pulse aquí para introducir el texto. y a través del correo electrónico Haga clic o pulse aquí para introducir el texto..
FORMULARIO B: LISTA DE COMPROBACIÓN
Este formulario sirve como lista de comprobación para preparar su licitación. Complete los formularios de licitación retornables de acuerdo con las instrucciones y devuélvalos como parte de la entrega de su licitación: No se permitirá modificar el formato de los formularios ni sustituirlos.
Antes de presentar su licitación, asegúrese de que cumple con las instrucciones de la sección 2 (Instrucciones para los licitantes) y de la sección 3 (Hoja informativa).
¿Cumplimentó debidamente todos los formularios de licitación retornables? | |
▪ Formulario C: Presentación de la licitación | ☐ |
▪ Formulario D: Información del licitante | ☐ |
▪ Formulario E: Información de la unión temporal de empresas/consorcio/asociación | ☐ |
▪ Formulario F: Elegibilidad y calificación | ☐ |
▪ Formulario G: Licitación técnica/especificación de cantidades | ☐ |
▪ Formulario I: Garantía de licitación | ☐ |
▪ [Añada otros formularios según sea necesario] | ☐ |
¿Aportó los documentos necesarios para establecer el cumplimiento de los criterios de evaluación estipulados en la sección 4? | ☐ |
¿Aportó los documentos necesarios adjuntos al formulario D (Información del licitante)? | ☐ |
Nota de precios:
▪ Formulario H: Nota de precios | ☐ |