ESTUDIOS PREVIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA UN CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN
CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
ESTUDIOS PREVIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA UN CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN
CONTRATACIÓN DIRECTA
(Art. 32 Ley 80 de 1993, artículo 2 numeral 4 Literal h) Ley 1150 de 2007,
Artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015)
1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL PRETENDE SATISFACER CON EL PROCESO DE CONTRATACIÓN.
La Dirección Nacional de Derecho de Autor es una Unidad Administrativa Especial (en adelante DNDA o la Dirección), adscrita al Ministerio del Interior, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente.
La DNDA tiene como misión, el fortalecimiento de la debida y adecuada protección de los titulares de derecho de autor y de los derechos conexos, contribuyendo al desarrollo de una cultura de respeto a los mismos, y por lo que, inculca la noción de derecho de autor como un nuevo concepto de riqueza que genera empleo, impulsa el desarrollo de la nación, protege la creación de las obras literarias y artísticas que contribuyen a engrandecer la cultura, el conocimiento, el arte, el entretenimiento y la calidad de vida, respondiendo a los retos impuestos por los avances tecnológicos.
Dentro del anterior marco funcional de la DNDA, la Oficina Asesora Jurídica, entre sus varias funciones tiene como objetivo dentro del proceso de asistencia legal el de atender los conceptos y peticiones realizadas tanto por las dependencias internas de la DNDA, como por la ciudadanía en general, para lo cual desarrolla actividades como las de elaborar proyectos xx xxx, seguimiento a procesos judiciales, proyección de conceptos, respuesta a peticiones y prestar asesorías personales y telefónicas.
Es importante señalar que, en el año 2016, se expidieron por parte de la Oficina Asesora Jurídica aproximadamente 1.400 documentos entre conceptos y peticiones varias, lo cual significa que, si miramos la diferencia con el año 2015, tenemos un aumento de aproximadamente 40%, sin embargo, se ha mantenido la misma planta de personal.
Adicionalmente esta dependencia es la encargada de efectuar la defensa judicial de la Entidad y realizar el seguimiento de las iniciativas legislativas relacionadas con derecho de autor y derechos conexos que cursan en el Congreso de la Republica, así mismo crear espacios de apoyo a los proyectos presentados.
Para afianzar el conocimiento del tema de derecho de autor, esta oficina ejecuta actividades de investigación, diseño de programas de promoción y difusión del derecho de autor y los derechos conexos. Igualmente, este proceso apoya las actividades de capacitación que es uno de los pilares fundamentales del
funcionamiento de la entidad y abarca la realización de conferencias, talleres, seminarios y planes de formación de formadores, con el fin de difundir, sensibilizar y capacitar a la comunidad en general en el tema del derecho de autor y los derechos conexos.
Es de anotar que mediante la aprobación de la Ley 1493 de 2011 le fue asignadas nuevas funciones a la DNDA frente a las sociedades de gestión colectiva y entes recaudadores.
Acorde con lo anterior y en virtud de las funciones que son propias de la DNDA, se hace necesario contratar los servicios de un profesional en derecho, para realizar labores en la Oficina Asesora Jurídica, en las actuaciones y trámites legales atrás mencionados. Debido al alto volumen en las actuaciones funcionales de la Entidad se evidencia que no cuenta con el suficiente personal profesional necesario y con el conocimiento en el área que le permita adelantar las labores objeto del presente estudio previo.
Así las cosas y para que la DNDA continúe cumpliendo de manera eficiente con su misión y la prestación de servicios a sus usuarios en concordancia con las funciones específicas que se encuentran bajo la responsabilidad de la oficina Asesora Jurídica de la DNDA, es necesario celebrar un contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, dejando claro las condiciones de cumplimiento del contrato y el detalle de los resultados esperados.
Finalmente es importante resaltar, que el apoyo es necesario, toda vez que la función pública es permanente por definición y que las tareas que la conforman deben ser cubiertas por personal de planta, de donde se colige que las actividades a contratar invocando esta causal son de carácter “ocasional”, toda vez que son de “apoyo” a la gestión permanente con el alcance que el artículo 32 de la Ley 80 de 1993 ha dado al contrato de prestación de servicios.
2. ANÁLISIS DEL SECTOR
Atendiendo lo ordenado en el artículo 2.2.1.1.1.6.1 del Decreto 1082 de 2015 y en aplicación al manual o guía expedido por Colombia Compra Eficiente para la elaboración de los estudios del sector en materia de contratación directa, se establece el siguiente análisis del sector desde los aspectos legales, organizacionales, comerciales, técnicos y análisis del riesgo, dejándose claro que: “No será necesario que la Entidad Estatal haga un estudio de la oferta y la demanda del sector de la prestación de servicios con particularidades sobre tipos, precios, calidades y cantidades de la oferta y la demanda”.
2.1. ASPECTOS LEGALES Y ORGANIZACIONALES (IDONEIDAD):
La Entidad Estatal requiere una persona natural con título profesional en derecho y con experiencia en temas jurídicos.
2.2. ASPECTOS COMERCIALES, TECNICOS Y ANALISIS DEL RIESGO (EXPERIENCIA).
Dada la naturaleza de la labor a desarrollar, la cual consiste en expedir conceptos y otorgar respuestas con fundamento legal a los derechos de petición, tutelas y demás solicitudes que se reciban de los usuarios internos y ciudadanía en general, representar judicialmente a la entidad en los procesos judiciales de los que sea parte y desarrollar actividades relacionadas con la función de inspección, vigilancia y control que cumple la DNDA sobre las sociedades de gestión colectiva y entidades recaudadoras, participar en capacitaciones, se considera que debe contratarse una persona natural que tenga experiencia relacionada con la actividad jurídica.
Por tal motivo se considera apropiado contratar a una persona natural con Estudios de Educación Superior con título profesional en Derecho, con mínimo un (1) año de experiencia desarrollando actividades que impliquen asistencia jurídica.
2.3. ASPECTOS FINANCIEROS, ORGANIZACIONALES, TÉCNICOS Y DE ANÁLISIS DE RIESGO
La DNDA ha contratado durante las vigencias 2013, 2014, 2015 y 2016 los servicios de un profesional en derecho, con un costo de i) VEINTISEIS MILLONES SEISCIENTOS SESENTA Y SEIS MIL PESOS ($26.666.000), con un plazo de
ejecución xx xxxx (10) meses y veinte (20) días, por valor mensual de Dos Millones Quinientos Mil Pesos ($2.500.000) para la vigencia 2013, ii) VEINTISIETE MILLONES TREINTA Y TRES MIL PESOS (27.033.000), representados en dos contratos, el primero, por VEINTITRES MILLONES DE PESOS ($23.000.000), con un plazo de ejecución de once (11) meses y quince (15) días, por valor mensual de Dos Millones de Pesos ($2.000.000) y, el segundo, por CUATRO MILLONES TREINTA Y TRES MIL PESOS ($4.033.000), con un plazo de ejecución de un (1) mes y veinticinco (25) días, por valor mensual de Dos Millones Doscientos Mil Pesos ($2.200.000) para la vigencia 2014, iii) DIECINUEVE MILLONES NOVECIENTOS NOVENTA Y OCHO
MIL PESOS ($19.998.000), con un plazo de ejecución de nueve (9) meses, por valor mensual de Dos Millones Doscientos Veintidós Mil Pesos ($2.222.000) para la vigencia 2015 y iv) DIECINUEVE MILLONES DE PESOS (19.000.000),
representados en dos contratos, el primero, por TRECE MILLONES TRESCIENTOS MIL PESOS ($13.300.000), con un plazo de ejecución de siete (7), por valor mensual de Un millón novecientos mil pesos ($1.900.000) y, el segundo, por CINCO MILLONES SETECIENTOS MIL PESOS ($5.700.000), con un plazo de ejecución de tres (3) meses, por valor mensual de Un millón novecientos mil pesos ($1.900.000) para la vigencia 2016. Los contratos fueron realizados mediante la modalidad de contratación directa denominada prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión atendiendo la naturaleza del objeto a contratar, la idoneidad y experiencia del contratista, con base en la causal señalada en el artículo 2º numeral 4º literal h) de la ley 1150 de 2007.
El resultado de tales contratos ha sido satisfactorio, en la medida que se han alcanzado los objetivos propuestos. Sin embargo, debido al evidente y exponencial crecimiento de actos jurídicos en el marco de las facultades de inspección, vigilancia y control, de consultas jurídicas, y como se ha explicado anteriormente, se hace necesario que para el presente año se contrate nuevamente el objeto en mención.
2.4. TIPO DE REMUNERACION:
El tipo de remuneración recomendada para la prestación de servicios objeto del Proceso de Contratación es a través del rubro “Remuneración Servicios Técnicos” por mensualidades vencidas, previa certificación de cumplimiento a satisfacción expedida por el supervisor del contrato, una vez presentados y aprobados los informes periódicos en los términos previstos, y la acreditación de que el contratista se encuentra al día en el pago de los aportes relativos al Sistema Integral de Seguridad Social.
3. ESPECIFICACIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR
3.1. OBJETO A CONTRATAR.
Prestación de Servicios Profesionales como abogado en la Oficina Asesora Jurídica emitiendo conceptos y dando respuestas con fundamento legal a los derechos de petición, tutelas y demás solicitudes que se reciban de los usuarios internos y ciudadanía en general, representar judicialmente a la entidad en los procesos judiciales de los que sea parte, y desarrollar actividades relacionadas con la función de inspección, vigilancia y control que cumple la DNDA sobre las sociedades de gestión colectiva y entidades recaudadoras y participar en capacitaciones.
3.2. Clasificación del Objeto a Contratar en el Clasificador de Bienes y servicios:
De acuerdo con lo establecido en el Decreto 1082 de 2015 se especifica la descripción del objeto a contratar identificado en el Clasificador de Bienes y servicios:
Segmento | ||||
80000000 | 80120000 | 80121600 | 80121604 | Derecho de Patentes, marcas o derechos de autor |
3.3. ENTREGABLES:
El contratista deberá elaborar un informe que contenga la información consignada en el presente cuadro:
No. | ACTIVIDAD | RESPONSABLE | RESULTADOS DE LA ACTIVIDAD | ENTREGABLES |
1 | Resolución de consultas jurídicas misionales dentro de los términos legales. Atención telefónica y presencial de consultas jurídicas. | Contratista | Presentar informe mensual sobre la actividad. | Informe por escrito con indicación de carácter cuantitativo de la atención de consultas e informe por escrito con indicación cuantitativa de consultas telefónicas y presenciales. |
2 | Desarrollar en el territorio nacional actividades relacionadas con la función de inspección, vigilancia y control que cumple la DNDA sobre las sociedades de gestión colectiva y entes recaudadores. | Contratista | Presentar informe mensual sobre la actividad | Informe por escrito con indicación y descripción de la actividad ejecutada. |
3 | Proyectar conceptos jurídicos y respuestas con fundamento legal a los derechos de petición y demás solicitudes que se reciban de los usuarios internos y ciudadanía en general de competencia de la Oficina Asesora Jurídica de la DNDA. | Contratista | Presentar informe mensual sobre la actividad | Informe por escrito de los conceptos evacuados y para la firma del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica tanto en el ámbito externo como en el interno. |
4 | Ejecutar actividades relacionadas con la representación judicial de la DNDA en los procesos judiciales en los cuales sea parte. | Contratista | Presentar informe mensual sobre la actividad | Informe por escrito con indicación y descripción de la actividad ejecutada. |
5 | Apoyar a la Oficina de Capacitaciones en la realización en el territorio nacional de conferencias, talleres, seminarios con el fin de difundir, sensibilizar y capacitar a la comunidad en general en el tema del derecho | Contratista | Presentar informe mensual sobre la actividad | Informe por escrito con indicación de carácter cuantitativo de la realización de conferencias, talleres, seminarios |
de autor y los derechos conexos. | ||||
6 | Atender actividades relacionadas con las Asambleas Seccionales y Generales que realicen las sociedades de gestión colectiva y entidades recaudadoras en el territorio nacional. | Contratista | Presentar informe mensual sobre la actividad | Informe por escrito con indicación y descripción de la actividad ejecutada. |
3.4. PERFIL REQUERIDO.
El servicio debe contratarse con una persona natural que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que demuestre la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate.
Estudios:
Estudios de Educación Superior con título profesional en Derecho.
Tarjeta profesional
Experiencia:
Un (1) año de experiencia en el desarrollo de actividades de tipo jurídico.
3.5. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR
El contrato que se suscriba en desarrollo del presente proceso de contratación será un contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.
3.6. FORMA DE PAGO.
La forma de pago del contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión se realizará mensualmente, previa expedición del certificado a satisfacción del servicio por parte del supervisor del contrato, entrega del informe del periodo a cancelar por parte del contratista, anexo de los entregables correspondientes y certificado xx xxx y salvo con los sistemas de salud, pensión y parafiscales si es del caso.
Sin embargo, se aclara que el pago estará sujeto al PAC y/o situación de fondos por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
3.7. PLAZO Y LUGAR DE EJECUCIÓN.
El contrato se ejecutará en la única sede de la Dirección Nacional de Derecho de Autor en la ciudad de Bogotá y en los lugares dentro del territorio nacional designados por el supervisor en donde el contratista deba atender actividades relacionadas con las funciones de inspección vigilancia y control que ejerce la DNDA sobre las sociedades de gestión colectiva y entidades recaudadoras, en donde éstas realicen sus Asambleas Seccionales y Generales y en los lugares que el supervisor designe para realizar conferencias, talleres o seminarios sobre derecho de autor y derechos conexos, por un plazo de ocho (8) meses, contados a partir del cumplimiento de los requisitos necesarios para su ejecución, previo el perfeccionamiento del mismo.
NOTA. En el evento que la ejecución del contrato se termine anticipadamente y/o antes del plazo para su ejecución, se liquidará proporcionalmente el tiempo efectivamente ejecutado sobre el valor ofertado por el contratista y aprobado por el Comité de Contratos.
3.8. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA.
El CONTRATISTA deberá cumplir a cabalidad y en forma oportuna las siguientes obligaciones:
3.8.1. Generales:
a) Garantizar la disponibilidad de tiempo y dedicación necesaria para el cumplimiento de sus obligaciones como contratista.
b) Obrar con lealtad, responsabilidad y buena fe durante la ejecución del contrato.
c) Cumplir con el objeto del contrato, presentando los informes parciales y finales sobre el cumplimiento de éste al supervisor del contrato para que le sea expedida la certificación del cumplimiento correspondiente, documento indispensable para el pago.
d) Xxxxx en cuenta las observaciones y recomendaciones que formule el supervisor del contrato y el Director General con el fin de que el servicio se realice a entera satisfacción de la Entidad.
e) Emitir los conceptos relacionados con el objeto contractual a solicitud del supervisor del contrato.
f) Pagar los impuestos si a ello diere lugar.
g) Hacer todas las recomendaciones que considere necesarias en relación con el desarrollo y ejecución del contrato.
h) Obrar con lealtad y buena fe en el desarrollo del contrato, evitando dilaciones innecesarias.
i) No ofrecer ni dar sobornos ni ninguna otra forma de halago a ningún funcionario público, en relación con su propuesta, con el proceso de contratación, ni con la ejecución del contrato que pueda celebrarse como resultado de su propuesta.
j) No efectuar acuerdos, o realizar actos o conductas que tengan por objeto o como efecto la colusión en el presente proceso de contratación.
k) Xxxxxx a través de la suscripción del contrato, las consecuencias previstas en la solicitud de oferta del proceso de contratación, siempre que se verifique el incumplimiento de los compromisos anticorrupción.
l) Mantener indemne a la entidad frente a reclamaciones judiciales y extrajudiciales por los daños y perjuicios que se deriven de los actos, omisiones o hechos ocasionados por las personas que sean sub-contratistas o dependan del adjudicatario.
m) Xxxxxxxxxx las demás obligaciones a su cargo que se deriven de la naturaleza del contrato y de las exigencias legales.
n) Acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes relativos al Sistema de Seguridad Social Integral para la realización de cada pago derivado del contrato estatal.
o) Afiliarse a la ARL y efectuar los pagos correspondientes.
p) Comunicar a la DNDA el número de una cuenta corriente o de ahorros en una entidad financiera y/o en caso de no tenerla, efectuar la constitución y apertura de una cuenta de ahorros, para la realización de los pagos mensuales de servicios por consignación.
q) Las demás contenidas en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, y normas concordantes vigentes que sean aplicables, y aquellas obligaciones que se desprendan de la naturaleza contractual.
3.8.2. Obligaciones Específicas:
a) Atender y diligenciar en el territorio nacional de actividades relacionadas con la función de inspección, vigilancia y control que cumple la DNDA sobre las sociedades de gestión colectiva y entidades recaudadoras.
b) Atender actividades relacionadas con las Asambleas Seccionales y Generales que realicen las sociedades de gestión colectiva y entidades recaudadoras.
c) Atender y diligenciar actividades relacionadas con la representación judicial de la DNDA en los procesos judiciales en los cuales sea parte.
d) Xxxxxxx los derechos de petición y consultas escritas internas y externas asignadas por el supervisor del contrato, para lo cual debe consultar la base de datos, leyes, jurisprudencia y doctrina, proyectar por escrito la respuesta y pasar ha visto bueno del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, radicar, enviar respuesta y hacer seguimiento.
e) Absolver consultas a los usuarios relacionados con el tema de Derecho de Autor.
f) Apoyar a la Oficina de Capacitaciones en la realización en el territorio nacional de conferencias, talleres, seminarios con el fin de difundir, sensibilizar y capacitar a la comunidad en general en el tema del derecho de autor y los derechos conexos.
g) Atender con prontitud y diligenciar las actividades solicitadas en cumplimiento de las obligaciones establecidas en el contrato.
h) Las demás que se requieran y que se relacionen con el objeto del contrato.
3.9. OBLIGACIONES DE LA DIRECCIÓN
En desarrollo del objeto de este contrato, LA DIRECCIÓN contrae las siguientes obligaciones:
a) Suministrar información necesaria, completa y oportuna para desarrollar el objeto del contrato.
b) Xxxxxxx en forma clara y expresa las pautas que debe seguir EL CONTRATISTA en sus actuaciones y los objetivos que debe perseguir.
c) Dar respuesta oportuna a las solicitudes del CONTRATISTA, definir las situaciones necesarias para la ejecución y adelantar los trámites a que haya lugar por su parte para garantizar la debida ejecución.
d) Tramitar los pagos de oficio en los términos acordados en este contrato, con base en certificaciones de prestación efectiva del servicio.
e) Prestar la debida, adecuada y oportuna ayuda al CONTRATISTA en los temas que este requiera para la ejecución del objeto del contrato.
3.10. COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR.
La DNDA brindará al contratista el apoyo necesario para el desarrollo del contrato, para lo cual entregará toda la información necesaria y facilitará el ambiente para la
realización de gestión y las reuniones de trabajo y ejecución de labores entre el contratista, el supervisor del contrato y demás funcionarios que sea necesario para cumplir con el objeto contractual.
3.11. SUPERVISIÓN Y CONTROL DE EJECUCION DEL CONTRATO:
La supervisión del contrato resultante del presente proceso designado por el Director General será el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica o quien haga sus veces.
4. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y SU JUSTIFICACIÓN INCLUYENDO LOS FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA CONTRATACIÓN
4.1. RÉGIMEN JURIDICO.
a) LEY 80 DE 1993
b) XXX 0000 XX 0000
x) XXX 0000 XX 0000
x) XXXXXXX LEY 019 DE 2012
e) DECRETO 1082 DE 2015.
f) Demás normas que complementen, modifiquen o reglamenten las anteriores disposiciones y por las normas civiles y comerciales que regulen el objeto del contrato.
4.2. MODALIDAD DE SELECCIÓN
La modalidad de selección corresponde a la de Contratación Directa de que trata el literal h) numeral 4º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015 referidos a la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.
El artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015 establece que “las Entidades Estatales pueden contratar bajo la modalidad de contratación directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la Entidad Estatal verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate. En este caso, no es necesario que la Entidad Estatal haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita”. (Negrilla fuera del original)
Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la Entidad Estatal, así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales.
5. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y LA JUSTIFICACIÓN DEL MISMO
5.1. VALOR DEL CONTRATO
El valor estimado del presente contrato es de QUINCE MILLONES DOSCIENTOS MIL PESOS ($15.200.000,oo) incluido impuestos, tributos, contribuciones, aportes parafiscales o cualquier otro descuento que hubiere de realizarse por ley, amparado con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 3017 del 14 de febrero de 2017.
5.2. JUSTIFICACIÓN DEL VALOR ESTIMADO.
Para determinar el valor estimado del contrato de conformidad con las actividades encaminadas al cumplimiento del mismo, se ha tomado como base y referencia el objeto contractual a desarrollarse, el plazo de ejecución, la experiencia y estudios con los que debe contar la persona natural que se requiere para cubrir la necesidad contractual, tal y como lo es, para el presente caso, el ser profesional con título de abogado y mínimo un (1) año de experiencia en el desarrollo de actividades de tipo jurídico.
Acorde con lo anterior, el valor estimado es de UN MILLÓN NOVECIENTOS MIL PESOS ($1.900.000) mensuales, incluido impuestos, tributos, contribuciones, aportes parafiscales o cualquier otro descuento que hubiere de realizarse por ley.
Para adelantar dicho contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, se requiere una persona natural similar a los que desempeñan el cargo 2044-05 en la DNDA.
Por lo expuesto, la entidad considera que el valor a reconocer al contratista por el servicio requerido es el siguiente:
Valor del servicio por mes… $1.900.000
Plazo de ejecución del contrato… 08 meses y/o fracción resultante
Valor estimado del contrato… $ 15.200.000
El término del contrato es de ocho (08) meses y/o fracción resultante, para lo cual la Subdirectora Administrativa expidió el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 3017 de fecha 00 xx xxxxxxx xx 0000 xxx xx xxxxx A 102-14 Remuneración servicios técnicos.
VIÁTICOS. EL CONTRATISTA tendrá derecho al pago de viáticos y gastos de viaje, definidos en el Decreto vigente por el cual se fijan las escalas de viáticos. Cuando EL CONTRATISTA para el cumplimiento del desarrollo del objeto del contrato deba desplazarse a las diferentes ciudades y municipios a nivel nacional para realizar labores relacionadas con el objeto y el alcance del mismo, como es el caso relacionado con la atención de conferencias o charlas especializadas en materia de derecho de autor que le indique el supervisor del contrato. De otra parte, para liquidar
los viáticos se tendrá en cuenta la equivalencia destinada para el cargo de Profesional Universitario 2044-05 en la DNDA y se suministrarán los pasajes aéreos en tarifa económica. Tanto los pasajes aéreos como los viáticos serán con cargo al presupuesto de funcionamiento 2017.
6. PROCEDIMIENTO PARA PRESENTAR LA OFERTA
6.1. CORRESPONDENCIA
El interesado deberán hacerlo a través de SECOP II en el siguiente Link:
xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/XXX/Xxxxx/Xxxxx/Xxxxx?XxxxXxxxxXXX
6.2. PREPARACIÓN Y PRESENTACION DE LA OFERTA
La oferta deberá ser presentada a través del SECOP ll en el siguiente LINK:
xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/XXX/Xxxxx/Xxxxx/Xxxxx?XxxxXxxxxXXX
El interesado debe estar registrado en el SECOP II para poder participar en el proceso de selección.
La oferta debe venir suscrita por el interesado según corresponda. El idioma del proceso de selección es el castellano, y por tanto, se solicita que todos los documentos y certificaciones a los que se refiere la invitación a ofertar emitidos en idioma diferente al xxxxxxxxxx, xxxx presentados en su idioma original y en traducción simple al castellano.
No se aceptarán ofertas enviadas en físico por correo o fax, tampoco serán tenidas en cuenta las que lleguen después de la hora prevista para el cierre del proceso de selección.
Todos los documentos de la oferta en los cuales se requiere la firma de la persona que los expide, deben venir debidamente firmados.
6.3. PRESENTACIÓN DE LA OFERTA Y CIERRE DEL PROCESO:
El plazo para la presentación de la oferta empezará a correr a partir de la publicación del presente estudio previo en el SECOP II y terminará en la fecha y hora establecidas para el cierre, la cual se señala en el Cronograma del proceso contenido en la plataforma del SECOP II.
7. CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MAS FAVORABLE
Por tratarse de una contratación directa (contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión), de conformidad con la normativa vigente, no se aplicará la definición de los factores de escogencia y la favorabilidad del ofrecimiento, ni ponderación de las ofertas, siendo en este caso, la verificación y
comprobación, del cumplimiento de los requisitos jurídicos, financieros, técnicos y económicos, la base para la aprobación de la oferta presentada.
La verificación del cumplimiento de la capacidad jurídica, financiera, técnica y de experiencia del proponente para la ejecución del objeto contractual, no dará derecho a la asignación de puntaje, solo conducirá a determinar si la propuesta es hábil para ser evaluada.
En consecuencia, la persona natural debe anexar los documentos que acrediten experiencia e idoneidad de conformidad con lo solicitado en los siguientes requisitos.
7.1. EVALUACIÓN
La entidad procederá a verificar los requisitos habilitantes, condiciones técnicas y el factor económico el cual no debe superar el presupuesto oficial disponible para esta contratación.
FACTORES | EVALUACION |
JURIDICOS | CUMPLE / NO CUMPLE |
FINANCIEROS | CUMPLE / NO CUMPLE |
TÉCNICOS Y DE EXPERIENCIA | CUMPLE / NO CUMPLE |
ECONOMICOS | CUMPLE/ NO CUMPLE |
Requisitos jurídicos (Cumple/ no cumple)
Se verificará la presentación y validez de los documentos solicitados.
Requisitos financieros (Cumple/ no cumple)
Se verificará la presentación y validez de los documentos solicitados.
Requisitos Técnicos y de Experiencia (Cumple / no cumple)
Se verificará que la propuesta técnica se ajuste a las necesidades de la entidad consignadas en los estudios previos.
Requisitos Económicos (Cumple / no cumple)
La oferta presentada debe cumplir con los requisitos jurídicos, financieros, técnicos y de experiencia, las especificaciones técnicas y que el precio no supere el presupuesto oficial estimado para la presente contratación, el cual se ha fijado en la suma de QUINCE MILLONES DOSCIENTOS MIL PESOS ($15.200.000,oo) incluido
impuestos, tributos, contribuciones, aportes parafiscales o cualquier otro descuento que hubiere de realizarse por ley, amparado con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 3017 de fecha 14 de febrero de 2017.
7.2. DOCUMENTOS PARA EVALUAR LA OFERTA
No. | DETALLE DEL DOCUMENTO |
1 | Oferta Económica. La oferta económica en SECOP II será la que señale la DNDA en la lista de precios y debe corresponder al valor unitario estimado por la Entidad. |
2 | Anexo No. 1 Especificaciones Técnicas. Debe adjuntar a la propuesta el anexo No. 1 debidamente firmado por la persona natural que oferta el servicio, con lo cual se entiende que acepta la ejecución y condiciones del objeto a contratar. |
3 | Certificación sobre habilidad para contratar con el Estado (Anexo 2). Certificación sobre habilidad para contratar con el Estado, de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 8 de la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios vigentes, y el Artículo 18 de la Ley 1150 de 2007 literal j), y las demás disposiciones constitucionales y legales vigentes aplicables. |
4 | Certificación sobre pagos de seguridad social y aportes parafiscales al perfeccionamiento y en la ejecución del contrato (Art 50 Ley 789 de 2002 e inciso segundo y parágrafo 1º del Artículo 41 de la Ley 80 de 1993 y Articulo 23 de la Ley 1150 de 2007). El pago a salud y pensión debe acreditarlo para la realización de cada pago derivado del contrato. (Anexo 3) |
5 | Certificado Calculo de Retención (Ver anexo No. 4) Al perfeccionamiento y en la ejecución del contrato (Art 50 Ley 789 de 2002 e inciso segundo y parágrafo 1º del Artículo 41 de la Ley 80 de 1993 y Articulo 23 de la Ley 1150 de 2007). El pago a salud y pensión debe acreditarlo para la realización de cada pago derivado del contrato. |
6 | Registro Único Tributario expedido por la DIAN debidamente actualizado. |
7 | Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación. |
8 | Certificación expedida por la Contraloría General de la República. Donde conste que el oferente no está reportado en el boletín de responsables fiscales |
9 | Certificado de antecedentes de policía o judiciales |
10 | HOJA DE VIDA UNICA DEL SIGEP. Una vez actualizada la información de la hoja de vida directamente en la plataforma del SIGEP, debe imprimirla y firmarla para adjuntarla a su oferta a través de la plataforma del SECOP II. |
11 | Declaración de procesos alimentarios (Ley 311 de 1996). (Anexo No. 5) |
12 | Formato de bienes y rentas. (Anexo No. 6.1 y 6.2) |
13 | Fotocopia de la cédula de ciudadanía. |
14 | Fotocopia de la Tarjeta Profesional |
15 | CERTIFICACIONES DE ESTUDIOS EDUCACIÓN SUPERIOR EN DERECHO Anexar el Diploma o acta de grado que lo acredite como Abogado titulado, expedido por una Institución de Educación Superior en Colombia, debidamente aprobada por el Ministerio de Educación Nacional |
16 | Experiencia del oferente: Acreditar mínimo un (1) año. Anexar una certificación y/o certificaciones de experiencia desarrollando actividades de tipo jurídico donde conste que ha prestado el servicio mínimo un (1) año. |
La certificación debe contener mínimo la siguiente información: - Razón social o nombre de la empresa contratante. - Objeto del contrato - Tiempo de labores y/o asesoría (Fecha de inicio y terminación) - Calificación dada por la empresa contratante en término de Excelente, Bueno, Regular. - Debe estar suscrita por el supervisor del respectivo contrato o el representante legal del Contratante, o quien haga sus veces. NOTA. En concordancia con la normatividad vigente, la experiencia profesional se tiene en cuenta a partir de la fecha de terminación de materias si anexa a los documentos habilitantes la certificación expedida por la institución de Educación Superior, donde conste año y fecha de terminación y/o a partir de la fecha de grado acorde con la fecha del acta o diploma. | |
17 | Afiliación a ARL (Anexo 7). Certificación donde manifiesta su intención de afiliarse al Sistema General de Riesgos Laborales, conforme lo establece el Decreto 1072 de 2015 Artículo 2.2.4.2.2.4, para lo cual lo hará a libre escogencia de su administradora de Riesgos Laborales debiendo afiliarse a una sola. Adicionalmente, debe manifestar que se compromete durante el período de duración de la Orden Contractual a pagar directamente a la ARL y por anticipado, el valor correspondiente a la primera cuota de afiliación a la firma de la misma, y las siguientes, dentro de los cuatro primeros días hábiles de cada mes. Igualmente que se compromete a cumplir con las normas del Sistema General de Riesgos Profesionales y en especial con las normas y reglamentos del programa de Salud Ocupacional de la Dirección Nacional de Derecho de Autor. |
18 | Examen médico Ocupacional de Ingreso. En cumplimiento del artículo 2.2.4.2.2.18 del Decreto 1072 de 2015, el contratista deberá allegar el examen médico ocupacional, el cual puede realizarse en una Institución Prestadora de Servicios de Salud Ocupacional o con una Entidad Promotora de Salud, debidamente autorizadas y con licencia vigente en Salud Ocupacional. El costo será asumido por el Contratista. NOTA. Este examen tendrá vigencia máxima de tres (3) años y será válido para todos los contratos que suscriba el contratista, siempre y cuando se haya valorado el factor de riesgo más alto al cual estará expuesto en todos los contratos. En el caso de perder su condición de contratista por un periodo superior a seis (6) meses continuos, deberá realizarse nuevamente el examen. |
19 | Información SIIF. (Este documento no es requisito habilitante) (Anexo No. 8) El futuro contratista deberá anexar DILIGENCIADO el Formato de Información de Proveedores o Contratistas Sistema de Información Integral Financiera SIIF, necesaria para la conformación de la base de datos y para el pago oportuno de las cuentas, por lo que el formato debe ser diligenciado en su totalidad de forma clara y precisa, en letra imprenta, a máquina o en computador. Debe anexar la certificación de la Entidad Bancaria, en donde los datos del cuentahabiente deben coincidir con los datos del proponente. (Fecha de expedición no mayor a 90 días contados a partir de la fecha de cierre del proceso de selección). |
NOTA IMPORTANTE. SIGEP. Ingresar información H.V. directamente por el contratista.
A través de su correo electrónico recibirá un nombre de usuario y una clave de acceso para ingresar al SIGEP por el módulo Servidores Públicos, por el cual debe proceder a ingresar la información completa de la hoja de vida, bienes y rentas, adjuntando los archivos que soportan la información en formato pdf, incluyendo en el link DOCUMENTOS ADICIONALES los antecedentes disciplinarios, antecedentes fiscales, diploma xx xxxxxxxxx, profesional y de postgrado, cédula de ciudadanía, bienes y rentas, certificaciones laborales que acreditan la experiencia solicitada en el presente proceso entre otros.
Cualquier inquietud o duda para su diligenciamiento, favor comunicarse al teléfono 0000000 ó 0000000 Ext. 176 ó 204 Mesa de Ayuda del Sigep – Departamento Administrativo de la Función Pública.
7.3. ANÁLISIS CRITERIOS HABILITANTES Y EVALUACIÓN ECONÓMICA.
Se realizará a través del comité de contratos conformado por el Subdirector Administrativo, un Delegado del nominador, la Coordinadora del Grupo de Compras, el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y un profesional de la Entidad que conozca las especificaciones técnicas del servicio a contratar.
8. SOPORTES PARA LA ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES SIN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO. (Ver matriz anexa)
En desarrollo de lo señalado en el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, el articulo 1 y numeral 9 del artículo 12 del Decreto–Ley 4170 de 2011, el Documento CONPES
3714, el Decreto 1082 de 2015, y artículo 25, numerales 7 y 12 de la Ley 80 de 1993, y con el fin de valorar el alcance del objeto contractual requerido por la entidad, como sustento y justificación de los factores de selección adoptados para el presente proceso de contratación se procede a realizar el análisis de riesgos de la contratación, su tipificación, estimación y asignación.
Se precisa que salvo las situaciones específicamente mencionados en el presente numeral y como principio general, EL CONTRATISTA como experto de negocio y como especialista, asumirá los efectos económicos de todas aquellos sucesos previsibles y de normal ocurrencia para las actividades que son objeto de la presente contratación. Por lo tanto, deberá asumir los riesgos asociados a su tipo de actividad ordinaria que sean previsibles, así mismo, asumirá aquellos riesgos propios de su actividad empresarial y de persona natural o jurídica que tiene que cumplir con determinadas cargas y deberes frente al Estado y la sociedad. En consecuencia, solo procederán reclamaciones por hechos o circunstancias imprevisibles no asignadas al contratista en la presente distribución de riesgos de la contratación. La Dirección Nacional de Derecho de Autor no estará obligada a efectuar reconocimiento económico alguno ni a ofrecer garantía que permita eliminar, prevenir o mitigar los efectos de los riesgos asumidos por el contratista.
Sólo en el evento que se demuestre por parte del contratista pérdida por la ocurrencia de situaciones imprevistas que no sean imputables a él, y se acepte tal situación por la entidad, se procederá al restablecimiento del equilibrio de la ecuación económica del contrato.
En atención a la anterior normatividad, en el presente estudio previo se tuvieron en cuenta las indicaciones establecidas en el Manual para la identificación y cobertura del Riesgo en los procesos de contratación emitido por Colombia Compra Eficiente y se siguieron los siguientes pasos para establecer los riesgos:
1. Se estableció el contexto en el cual se adelanta el proceso, es decir, se identificaron los riesgos comunes a los procesos de contratación en la DNDA.
2. Se identificaron y clasificaron los riesgos del proceso de logística, operación y producción de eventos:
Clase: General y específico
Fuente: Interno y Externo
Etapa: Planeación, Selección, Contratación y Ejecución
Tipo: Riesgos Económicos, Riesgos Sociales o Políticos, Riesgos Operacionales, Riesgos Financieros, Riesgos Regulatorios, Riesgos de la Naturaleza, Técnicos, entre otros.
3. Se evaluaron y calificaron los riesgos identificados estableciendo el impacto de los mismos frente al logro de los objetivos del proceso de contratación y su probabilidad de ocurrencia.
Esta evaluación permitió asignar a cada riesgo una calificación en términos de impacto y de probabilidad, lo cual permitió establecer la valoración de los riesgos identificados y las acciones que se deben efectuar.
4. Asignar y tratar los riesgos: Se estableció un orden de prioridades de acuerdo al objeto contractual y su alcance con el fin de evitar el riesgo, transferirlo, aceptarlo, reducir la probabilidad y las consecuencias.
5. Monitorear y revisar la gestión de los riesgos: Se realizó un análisis de cada uno de los riesgos incluidos en la matriz anexa proponiendo un plan de tratamiento los cuales serán revisados constantemente durante la ejecución del contrato y de ser necesario se deben hacer ajustes al plan de tratamiento de acuerdo con las circunstancias que se presenten durante la ejecución del contrato.
Este monitoreo deberá garantizar que los controles son eficaces y eficientes, obtener información adicional para mejorar la valoración del riesgo, analizar y aprender a partir de los eventos, cambios, éxitos y fracasos, detectar cambios en el contexto externo e interno que exijan revisión de los tratamientos del riesgo e identificar nuevos riesgos que puedan surgir.
No obstante lo anterior, los oferentes interesados en el proceso podrán manifestar a la entidad, teniendo en cuenta el conocimiento que tienen como expertos en su actividad ordinaria, la existencia de posibles riesgos asociados a la ejecución del contrato que puedan afectar el equilibrio económico del mismo, de conformidad con lo expresado por el artículo 863 del Código de Comercio, según el cual, las partes deberán proceder de buena fe exenta de culpa en el período precontractual, so pena de indemnizar los perjuicios que se causen.
En consecuencia, la Entidad no aceptará reclamaciones relacionadas con circunstancias previsibles por el contratista que afecten dicho equilibrio económico y que no hayan sido manifestadas por el mismo.
NOTA: Debe entenderse que los mecanismos contenidos en el contrato, permiten mantener las condiciones económicas y financieras existentes al momento de la presentación de la propuesta por parte del contratista y consecuentemente, están diseñados para restablecer y mantener la ecuación del equilibrio contractual, en los términos señalados en la Ley 80 de 1993.
9. REQUERIMIENTO DE GARANTIAS:
De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.2.1.4.5 del Decreto 1082 de 2015, en la contratación directa la Entidad es libre de exigir o no garantías. En la presente contratación conforme al objeto del contrato y las actividades desarrolladas por el futuro contratista amerita la exigencia de una garantía toda vez que existen riesgos que pueden afectar el funcionamiento de la entidad, específicamente en las funciones de la Oficina Asesora Jurídica.
En consecuencia, el contratista deberá constituir una Garantía Única a favor de la DNDA que ampare los siguientes riesgos:
CUMPLIMIENTO del objeto del contrato, en cuantía equivalente al 10 % del valor del contrato, con vigencia igual al término de ejecución del mismo y cuatro meses más.
10. INDICACIÓN SI LA CONTRATACIÓN ESTÁ COBIJADA POR UN ACUERDO INTERNACIONAL O UN TRATADO DE LIBRE COMERCIO VIGENTE PARA EL ESTADO COLOMBIANO.
En cumplimiento a lo estipulado en el artículo 2.2.1.2.4.1.1 del Decreto 1082 de 2015 la DNDA, establece si el servicio objeto del presente proceso de selección se encuentra cobijado por los acuerdos y tratados internacionales que vinculen al estado colombiano, para lo cual se verificó:
a) Si la cuantía del proceso se somete al capítulo de compras públicas
b) Si la Entidad se encuentra cobijada bajo el capítulo de compras públicas
c) Si los bienes y servicios a contratar no se encuentran excluidos del capítulo de compras.
De acuerdo a la verificación realizada sobre los TRATADOS DE LIBRE COMERCIO, ACUERDOS INTERNACIONALES VIGENTES PARA EL ESTADO COLOMBIANO, el
presente proceso no se somete al capítulo de compras públicas.
El presente documento se firma por el responsable en la ciudad de Bogotá D.C., a los catorce (14) días del mes de febrero de 2017.
DOCUMENTO ORIGINAL FIRMADO POR EL SUSCRITO
XXXXXX XXXXXX XXXXXXX
Jefe Oficina Asesora Jurídica
Anexo:
Matriz de Riesgos
Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 3017 del 14 de febrero de 2017 Cargas laborales