LICITACIÓN PÚBLICA N. 02 CONTRATACIÓN DE SEGUROS ASOCIADOS A CRÉDITOS GARANTIZADOS CON HIPOTECA Y/O A CONTRATOS DE LEASING HABITACIONAL CHÍA. NOVIEMBRE DE 2021

En atención a las disposiciones legales vigentes y especialmente al Decreto 2555 de 2010, y lo reglamentado por la Circular Básica Jurídica, emitida por la Superintendencia Financiera de Colombia, invita a todas las Compañías de Seguros autorizadas para operar el ramo de Incendio y de Terremoto, a participar en el proceso de licitación que se adelantará con el fin de seleccionar a la Compañía de Seguros con la que BANCO FINANDINA contratará los seguros de Incendio y de Terremoto, en los casos en que el Banco actúe como tomador de los seguros asociados a créditos garantizados con hipoteca o a contratos de leasing habitacional por cuenta de sus deudores o locatarios.

CAPÍTULO II GENERALIDADES

2.1. OBJETO DE LA INVITACIÓN

BANCO FINANDINA conforme a las disposiciones legales vigentes, especialmente al Decreto 2555 de 2010 y lo reglamentado por la Circular Básica Jurídica, recibirá ofertas de Compañías Aseguradoras o Aseguradoras autorizadas por la Superintendencia Financiera de Colombia para operar el ramo de Incendio y Terremoto, donde BANCO FINANDINA será tomador y beneficiario de las mismas.

2.2. CRONOGRAMA

BANCO FINANDINA ha definido para la contratación de los seguros de Incendio y de Terremoto deudores, el siguiente cronograma, el cual contempla en términos generales los procesos que surtirá la presente licitación, y cuyo cumplimiento generará el desarrollo de la misma de manera efectiva.

ACTIVIDAD	PLAZO	LUGAR O CANAL DE COMUNICACIÓN
Publicación del inicio del proceso en la página web del Banco	08 de octubre de 2021	Página web del Banco
Envío cartas de invitación a las aseguradoras autorizadas para operar los xxxxx a licitar	08 de octubre de 2021	Correo electrónico a Presidentes de las aseguradoras
Dar aviso a la Superintendencia Financiera de Colombia del inicio del proceso	11 de octubre de 2021	Comunicación a través xx XXXX
Suministro xxx xxxxxx	14 de octubre de 2021	Publicación en la página web del Banco
Formulación de preguntas sobre el pliego	25 de octubre de 2021	Por correo electrónico a xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx
Respuestas a las preguntas sobre el pliego y publicación en la página web del Banco	02 de noviembre de 2021	Publicación en la página web del Banco
Publicación pliego modificado	02 de noviembre de 2021	Página web del Banco
Presentación de requisitos de admisibilidad y adicionales	10 de noviembre de 2021	Por correo electrónico a xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx
Evaluación requisitos de admisibilidad y adicionales	16 de noviembre de 2021
Comunicación escrita a las aseguradoras que no cumplen requisitos de admisibilidad.	16 de noviembre de 2021	Por correo electrónico desde la dirección xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx

Plazo para sanear inconformidades sobre los

requisitos de admisibilidad.

22 de noviembre de 2021

Por correo electrónico a la dirección xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx

Comunicación escrita a todas las aseguradoras sobre la definición de las que cumplen requisitos de admisibilidad.

24 de noviembre de 2021

Página web y correo electrónico desde la dirección xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx - cada compañía aseguradora.

Entrega a las aseguradoras calificadas de la información necesaria para que puedan preparar y

presentar ofertas.

30 de noviembre de 2021

Por correo electrónico desde la dirección xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx -, a las direcciones indicadas por cada aseguradora.

Presentación de posturas por parte de las Aseguradoras junto con la póliza de Seriedad de la Oferta

14 de diciembre de 2021

En físico y en memoria USB en las instalaciones de Banco Finandina.

Xx 00 Xxxxxxxxx Xxxxxxx xxx Xxxxx, Xxxxxx Fusca. Chía, Cundinamarca

Audiencia pública de apertura de sobres y

adjudicación de la licitación

14 de diciembre de 2021

Lugar: Xx 00 Xxxxxxxxx Xxxxxxx xxx Xxxxx, Xxxxxx Xxxxx. Xxxx, Xxxxxxxxxxxx y de forma virtual a través del siguiente enlace

xxxx.xxxxxx.xxx/xxx-xxxx-xxx

Posible declaratoria desierta de la licitación si no se presentan posturas

o éstas no se ajustan a los pliegos.

14 de diciembre de 2021

Publicación resultados y acta en la página web

17 de diciembre de 2021

Página web del Banco xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx

Envío comunicación a la Superintendencia Financiera de Colombia sobre el resultado del

proceso

17 de diciembre de 2021

Comunicación a través xx XXXX

2.3. DEFINICIONES

Dando cumplimiento a lo establecido en la Circular Básica Jurídica, para la interpretación del presente documento deben tenerse en cuenta las siguientes definiciones, con el fin de que cada participante tenga claras las condiciones, significados y peticiones derivadas de dichos términos:

Pliego: Documento por medio del cual se reflejan las condiciones, características, requisitos y demás aspectos necesarios para la participación en la licitación de los seguros de Incendio y Terremoto.

Adendas: Es el documento emitido por BANCO FINANDINA con el cual modifica el Pliego de Condiciones.

Banco: BANCO FINANDINA S.A. BIC

Asegurados: Clientes de BANCO FINANDINA bajo los créditos con garantía hipotecaria o contratos de Leasing Habitacional.

Oferentes: Serán las entidades aseguradoras que se presenten a la convocatoria.

Oferente adjudicatario: Será la entidad aseguradora que se presente a la convocatoria y que posterior a ser admitida, y haber cumplido con los términos de la presente convocatoria sea quien se adjudique el contrato.

Programa de seguros: Una vez sea adjudicada la licitación se entenderá como programa de seguros, el manejo de la adjudicación de la licitación, incluyendo el manejo operativo, tecnológico, comercial y demás aspectos que conlleven a la adecuada administración.

Requisitos de Admisibilidad: Son los requisitos que deben cumplir las Aseguradoras interesadasen participar en esta licitación, en virtud de lo señalado por el Decreto 2555 de 2010, las normas que lo modifican o reglamentan y lo establecido en este Pliego de Condiciones.

Requisitos de Admisibilidad Adicionales: Son las condiciones adicionales que deben cumplir las Aseguradoras interesadas en participar en esta licitación, en virtud de lo señalado por la Circular Básica Jurídica, emitida por la Superintendencia Financiera de Colombia.

Obligaciones Contractuales: Son las obligaciones que debe cumplir la aseguradora adjudicatariaen virtud de lo señalado en la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia. De no cumplirse alguna de estas obligaciones o de no acreditar su cumplimiento en las fechas definidas expresamente para el efecto en este Pliego de Condiciones, BANCO FINANDINA estará facultado para terminar de manera anticipada y unilateral el Contrato de Seguro e iniciar un nuevo proceso de licitación.

Crédito: Es el contrato de mutuo existente o que exista entre BANCO FINANDINA y el Deudor o Locatario.

Deudor o Locatario: Es (Son) la(s) persona(s) naturales obligada(s) al pago de la obligación adeudada a BANCO FINANDINA y por cuenta de quienes el Banco toma el Contrato de Seguro que incluye deudores y locatarios.

Clientes compra de cartera con cesión hipotecaria: es la segmentación en la cual el Banco hace una oferta especial de productos y servicios con condiciones diferenciadas

2.4. CONFIDENCIALIDAD

Toda la información que haya sido o sea suministrada por BANCO FINANDINA derivada del presente proceso licitatorio son de su propiedad, por consiguiente, las Compañías Aseguradoras se comprometen a hacer uso de ésta exclusivamente para la presentación de la postura, obligándoseaguardar absoluta reserva sobre dicha información.

Previo a la entrega por parte de BANCO FINANDINA, de la información necesaria para presentar las posturas, cada Compañía Aseguradora deberá suscribir y entregar el acuerdo de confidencialidad indicado en el anexo No. 1, del presente documento.

El acuerdo de confidencialidad deberá ser suscrito por el Representante Legal de la Compañía de Seguros interesada en presentar postura. El documento será firmado a través de cualquier mecanismo de firma electrónica, la cual tendrá plenos efectos de acuerdo con la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012 y demás normas que las modifiquen o sustituyan.

2.5. RESERVA DE INFORMACIÓN DE LOS DEUDORES

Teniendo en cuenta que, dentro del proceso de licitación y posterior programa de seguros, los oferentes pueden llegar a tener acceso a información de tipo confidencial, estos no podrán utilizar dicha información para fines diferentes a la presentación de la oferta y posterior manejo del programa de seguros.

Por lo tanto, la transferencia que se realiza a la Aseguradora es única, exclusiva y restrictivamente para estos fines. Las Aseguradoras participantes en el proceso de licitación y la Aseguradora adjudicataria son responsables del tratamiento de la información que reciben de BANCO FINANDINA, incluso la que pertenece a los deudores del Banco, incluyendo la información que se encuentra en las bases de datos y, por ende, solo podrán ser utilizadas para los fines aquí previstos, quedando total y expresamente prohibida cualquier otra utilización o tratamiento y encontrándose expresamente sujeta a los términos de la Política de Tratamiento de Datos Personales del Banco.

2.6. MANEJO DE INFORMACIÓN:

Las Compañías de Seguros se obligan a no divulgar, ni revelar, en forma alguna, estudios, planes, programas, Know How, negocios, costos, proveedores, clientes e infraestructura, a la cual tendrán acceso y que será revelada por BANCO FINANDINA, y en general cualquier información que pudiese obtener, ya sea con autorización o sin ella, en desarrollo del presente proceso de Licitación.

Para tal efecto, en consideración a lo establecido en la legislación vigente y a lo dispuesto por las normas que regulan la materia, toda información que circule, se conozca, se solicite, se transfiera en desarrollo del presente proceso licitatorio, deberá reunir los siguientes requisitos de confidencialidad, calidad y seguridad:

a) Duración de confidencialidad: La obligación a que se refiere el apartado anterior, surtirá efectos a partir de que BANCO FINANDINA haga entrega de la información necesaria para presentar las posturas y tendrá vigencia aún después de concluido el proceso licitatorio, por un período de (3) tres años contados a partir de la adjudicación y respecto de la Compañía Adjudicataria, los tres (3) años se contarán a partir de la fecha de terminación de dicha relación, con el fin de proteger la confidencialidad de todos los intereses anteriormente descritos.

b) Información confidencial: Tendrá el carácter de confidencial toda información que reposeen los archivos, sea esta comercial, profesional, técnica, administrativa y financiera, así como a la que

este proceso licitatorio, cualquiera que sea la forma en que se pueda llegar a conocer la información, y cualquiera que sea el formato en que se conserve ésta, en adelante la Información Confidencial.

c) Propiedad Industrial: Las compañías Aseguradoras se obligan a no divulgar ni revelar, en forma alguna, datos, especificaciones técnicas, secretos, métodos, sistemas y en general cualquier mecanismo relacionado con la tecnología e información a la cual tendrán acceso y que será revelada por una parte de BANCO FINANDINA. En caso de existir alguna duda en cuanto si alguna información es un secreto comercial esta deberá ser tratada como confidencial y, por ende, estará sujeta a los términos de esta oferta.

Los datos, información y resultados que sean revelados por BANCO FINANDINA o a los que tengan acceso las Compañías Aseguradoras participantes en el proceso licitatorio son y seránde propiedad de BANCO FINANDINA y constituyen un secreto industrial de este, razón por la cual las Compañías Aseguradoras no podrán divulgarlos ni darles un uso o tratamiento diferenteal aquí permitido, sin la autorización previa, expresa y por escrito de BANCO FINANDINA.

d) Exclusiones: No obstante, lo previsto anteriormente, esta condición no aplicará a ninguna información que las Compañías Aseguradoras puedan demostrar que:

1. Estaba en el dominio público al momento de su divulgación.

2. Después de su divulgación, fue publicada, o bien llega a formar parte del dominio público sin que esto represente falta alguna de las compañías Aseguradoras.

3. Fue recibida después de su divulgación de una tercera parte que tenía el derecho legítimo de divulgar tal información.

4. Fue independientemente desarrollada por la Compañía Aseguradora sin referencia a la información confidencial de BANCO FINANDINA.

5. Estaba en posesión de la Compañía Aseguradora al momento de su divulgación.

e) Deber de reserva: Las Compañías Aseguradoras se obligan a administrar, guardar, custodiar y conservar la información suministrada y a la que tenga acceso en desarrollo del presente proceso licitatorio bajo reserva, debiendo utilizar las medidas de seguridad, que utilizará para el manejo de su propia información confidencial, absteniéndose de revelar a cualquier título la Información Confidencial a personas distintas de sus empleados, contratistasy dependientes, y sólo para los fines aquí autorizados.

f) Manejo de documentación: En caso de no resultar adjudicataria de alguno de los grupos a licitar, la parte receptora deberá dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, devolver o destruir la información confidencial que se encontrare en poder suyo o de sus representantes y certificar por escrito a la parte reveladora la destrucción de dicha información confidencial. La certificación debe ser remitida, dentro del tiempo establecido, al correo xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx, con asunto: Destrucción información Licitación No. 01 Seguros Hipotecarios

Para el caso de la(s) aseguradora(s) adjudicataria(s), ésta(s) deberá(n) dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación del contrato celebrado o de haber recibido la instrucción de BANCO FINANDINA de hacerlo, devolver o destruir la información confidencial que se encontrare en poder suyo o de sus representantes y certificar por escrito a la parte reveladora la destrucción

en obligaciones de carácter legal.

Cuando cualquiera de las Compañías Aseguradoras participantes en el proceso de licitación tenga conocimiento de la pérdida, destrucción no autorizada, hurto o robo de la información que les ha sido suministrada, se compromete a avisar a BANCO FINANDINA por escrito el mismo día en el cual ocurra o conozca del siniestro. Igualmente, deberá presentar copia de la denuncia instaurada sobre el hecho o siniestro si fuera el caso, a fin de tomar las medidas necesarias tendientes a evitar el uso fraudulento de la información, sin perjuicio de las acciones de responsabilidad correspondientes.

A partir del momento en que el titular de los datos suministrados por el Banco decida realizar la contratación de otros productos o servicios ofrecidos por la Aseguradora, este pasa a ser cliente de la Aseguradora y en consecuencia a partir de ese momento, cumplirá con sus políticas y las leyes vigentes.

g) Efectividad, Confiabilidad y Eficiencia de la Información: La información que sea recopilada, poseída, manejada, intercambiada, distribuida o almacenada debe ser pertinente, oportuna, correcta, útil, veraz. Además, deberá haber sido obtenida de forma transparente y lícita, y debe ser creíble, fidedigna, y sin error.

h) Consecuencias: El incumplimiento de las obligaciones aquí previstas, dará lugar al pago de una indemnización a favor de BANCO FINANDINA y/o de sus clientes, según el caso, por los perjuicios directamente causados.

2.7. REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD

Las Aseguradoras oferentes deberán demostrar el cumplimiento cabal de los siguientes requisitos de admisibilidad:

2.7.1. Acreditar su existencia y representación legal mediante el certificado que expida la Superintendencia Financiera de Colombia con una antigüedad no superior a treinta (30) días calendario a la fecha de apertura de la licitación. En el mismo certificado se debe acreditar que se encuentran autorizadas para operar los xxxxx de seguros objeto de esta licitación.

2.7.2. La Aseguradora proponente debe contar con una calificación de fortaleza financiera igual o superior a “A” otorgada por una sociedad calificadora de riesgo vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia. Este requisito se debe acreditar bien con la certificación de la página oficial de la Sociedad Calificadora, o con la certificación que emita la respectiva Sociedad Calificadora de riesgo, suscrita por su Representante Legal, acreditando su calidad con el documento legalmente idóneo para probar la Representación Legal.

2.8 REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD ADICIONALES

Además de los Requisitos de Admisibilidad, las Aseguradoras que deseen participar en el presente

2.8.1 CAPACIDAD FINANCIERA Y PATRIMONIAL

Los oferentes deben certificar que cumplen con los siguientes parámetros mínimos en cuanto a su solvencia y respaldo financiero y patrimonial:

A continuación, se relacionan los indicadores financieros, que reflejan un panorama de la estabilidad y solidez financiera de las Compañías Asegurador, en términos de generación de valor, liquidez,

ASPECTOS A EVALUAR	PARÁMETRO
Cumple con margen de solvencia requerido por Superintendencia Financiera de Colombia	SI
Respaldo de las reservas técnicas	Mínima 100%
Nivel de endeudamiento (Expresado como la razón: (Pasivo - Reserva técnica de seguro) / (Activo - Reserva técnica reasegurador)	89% Máximo
Índice de Liquidez (Expresada como la razón: Activo Corriente / Pasivo Corriente)	Mínimo 1 vez

Esta información deberá ser acreditada por certificación firmada por Revisor Fiscal y Representante Legal.

Para la validación respectiva, se tendrá en cuenta la información publicada en la Superintendencia Financiera de Colombia a los cierres del 31 de diciembre de 2019 y 31 de diciembre de 2020, Balance, Formato 290 y el Margen de Solvencia y Patrimonio Técnico.

2.8.2. EXPERIENCIA Y ATENCIÓN

Los oferentes interesados deben informar y demostrar que tienen presencia física mediante oficinas de atención en las principales ciudades del País donde BANCO FINANDINA tiene oficinas, estas son Bogotá, Medellín, Cali, Barranquilla, Pereira y Bucaramanga. Así mismo deberán acreditar que cuentan con un Sistema de Atención al Consumidor Financiero (SAC) que permita de manera efectiva la recepción de reclamaciones por siniestros, la atención oportuna de los siniestros, especialmente los de tipo masivo en caso de catástrofe y los pagos de los siniestros.

De igual manera el oferente debe demostrar que cuenta con una Red a Nivel Nacional de peritos ajustadores para el seguro de Incendio y Terremoto, en caso de suscripción por fuera del valor automático, así como para la atención de siniestros.

Para la demostración de los requisitos anteriormente señalados bastará con la certificación firmada por el Representante Legal donde conste:

a. La existencia de un sistema SAC con las condiciones antes señaladas.

b. Entidad o entidades que prestan el servicio de peritaje indicando:

- Nombre de la entidad o entidades que prestan el servicio de peritaje.

- Dirección donde se encuentra o se encuentran ubicado o ubicados, si es más de una sede se debe especificar.

- Dirección de correo electrónico.

- Teléfonos de contacto.

Teniendo en cuenta que BANCO FINANDINA tiene métricas tiempos de respuesta exigentes frente a sus clientes que garanticen la buena experiencia del servicio, las Aseguradoras deberán adherir y garantizar el cumplimiento de las obligaciones previstas en el capítulo IV, en lo especial en los puntos

4.3 INFRAESTRUCTURA OPERATIVA y 4.9 COMITÉS Y ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO del presente pliego de condiciones.

Las compañías oferentes deben demostrar, que han tenido experiencia al menos durante un año de los últimos 5 (2016, 2017, 2018, 2019 y 2020) en el manejo de programas de seguros en líneas de crédito, mediante certificación suscrita por una entidad tomadora, en la que deberá constar como mínimo lo siguiente:

- Nombre de la entidad

- Fecha de vigencia del programa de seguros.

- Amparos ofrecidos.

- Valor Asegurado al último corte.

- Valor xx xxxxxx emitidas por la Compañía.

- Asegurados incluidos.

- Número de siniestros atendidos.

- Valor indemnizado de los de Siniestros atendidos.

- Calificación general del servicio de la Compañía (buena, regular o mala).

Las certificaciones deben ser entregadas, en papelería de la entidad emisora, con los datos de la persona que las firma y teléfono para su verificación.

No se aceptarán certificaciones donde la calificación de la entidad no sea favorable para el oferente.

2.8.3. REASEGUROS

Los oferentes deberán entregar a BANCO FINANDINA la lista de Reaseguradores con los cuales respaldará el programa de seguros que será adjudicado, así como el porcentaje de participación.

Para verificar la idoneidad de los reaseguradores, estos deben estar inscritos en el Registro de Reaseguradores y Corredores de Reaseguros del Exterior (REACOEX).

2.9. PARTICIPACIÓN DE INTERMEDIARIOS DE SEGUROS

BANCO FINANDINA BIC S.A ha optado por no utilizar los servicios de un intermediario de seguros, dando cumplimiento a lo establecido en el numeral 2.36.2.1.2 del Decreto 2555 de 2010

2.10. ENTREGA Y RECIBO DE COMUNICACIONES

Las comunicaciones, documentos, preguntas, y en resumen todos los documentos requeridos para el proceso de licitación, deberán ser entregados de acuerdo a lo estipulado en el cronograma y conforme

web : xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx/

CAPÍTULO III DE LA LICITACIÓN

3.1. OBJETO

En atención a las disposiciones legales vigentes, y especialmente del Decreto 2555 de 2010, reglamentado por la Circular Básica Jurídica emitida por la Superintendencia Financiera de Colombia, se establece mediante el presente documento, y en especial en los siguiente puntos, la manera, forma, medio y demás aspectos que deben tener en cuenta las aseguradoras oferentes para la presentación de los requisitos de admisibilidad, preguntas, respuestas, y final oferta que conlleve a la designación del programa de seguros en los xxxxx de Incendio y de Terremoto que ampare las obligaciones crediticias con garantías hipotecarias o contratos de leasing habitacional otorgados por BANCO FINANDINA.

3.2. PRESENTACIÓN DE POSTURAS

Cada oferente debe realizar sus posturas de manera individual o a través de coaseguro, para lo cual se señala que cuando las Compañías Aseguradoras presenten postura a través de coaseguro, deberán designar una compañía como Líder, indicando el porcentaje en que cada una de ellas participa y acompañando prueba satisfactoria de que la persona que firma está autorizada por las participantes para hacerlo en su nombre y que las representa en todos los aspectos relacionados con la licitación y posteriormente con el manejo y atención de las pólizas. En la cláusula de liderato que se inserte en las pólizas se dejará constancia que la otra compañía se someterá a las decisiones de la compañía líder, a las condiciones particulares y generales de la póliza y anexos que se suscriban.

La Compañía Coaseguradora debe presentar y cumplir con todos los requisitos de admisibilidad, requisitos de admisibilidad adicionales y el pliego de condiciones. Las posturas deberán estar firmadas por los Representantes Legales de los participantes y en el caso de propuestas presentadas en coaseguro, por los Representantes Legales de las Compañías que lo integran, a menos que uno de los integrantes esté debidamente facultado para hacerlo a nombre del otro, de lo cual deberá anexarse la prueba escrita correspondiente.

3.3. REQUISITOS LEGALES

El proponente no debe estar impedido por causa de las inhabilidades e incompatibilidades para contratar, especialmente por las establecidas en el artículo 40 de la Ley 45 de 1990. Con la firma de la propuesta el oferente declara bajo gravedad del juramento que no se halla incurso en ninguna causal de incompatibilidad o inhabilidad.

3.4. ENTREGA XXX XXXXXX DE CONDICIONES

El Pliego de condiciones podrá ser descargado de la página web del Banco

xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx/ de acuerdo con el cronograma de actividades.

3.5. ASEGURADORAS ACREDITADAS PARA CONTINUAR EN EL PROCESO

Realizado el proceso de verificación de los Requisitos de Admisibilidad y los Requisitos de Admisibilidad Adicionales, BANCO FINANDINA procederá a informar, la relación de Aseguradoras que cumplieron los requisitos exigidos. Así mismo, BANCO FINANDINA informará de manera escrita a las Aseguradoras que no cumplieron con los requisitos y su respectiva justificación, de acuerdo con el Cronograma de Actividades.

3.6. FORMULACIÓN DE PREGUNTAS SOBRE EL PLIEGO DE CONDICIONES

Una vez puesto el pliego de condiciones a disposición de las Aseguradoras, el(los) oferente(s) podrá(n) formular preguntas por escrito de acuerdo a lo establecido en el cronograma. La comunicación deberá venir en archivo editable digital.

3.7. RESPUESTAS DE INQUIETUDES Y AJUSTE AL PLIEGO DE CONDICIONES

Las respuestas a las inquietudes y los ajustes al pliego de condiciones, si hubo lugar a ello, serán publicados en la página web de BANCO FINANDINA conforme al cronograma establecido en el presente pliego de condiciones. Así mismo se señala que en atención al resultado de esta etapa, BANCO FINANDINA podrá realizar las aclaraciones o modificaciones al presente pliego de condiciones, que considere necesarias.

3.8. CONFIRMACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD

Una vez se atiendan todas las inquietudes xxx xxxxxx, dentro del plazo establecido en el cronograma, los oferentes deberán presentar a BANCO FINANDINA la siguiente documentación, la cual debe ser entregada de acuerdo al cronograma de actividades:

- Carta de presentación y aceptación de requisitos, de acuerdo con el modelo de comunicación Anexo No.2, suscrito por el Representantes Legal.

- Estados Financieros enviados a la Superintendencia Financiera con corte a 31 de diciembre de 2019 y diciembre 2020, firmados por el Representante Legal, el contador y el revisor fiscal de la Compañía Aseguradora, junto con las notas a los estados financieros, de ser aplicables.

- Constancia del envío a la Superintendencia Financiera de Colombia de los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2019 y diciembre 2020.

- Documento de cálculo de los indicadores financieros de capacidad financiera y patrimonial y la correspondiente certificación de cumplimiento suscrita por el Representante Legal y Revisor Fiscal.

- Copia autorizada del acta del órgano social competente que de acuerdo con los estatutos sociales del oferente faculte a quien suscribe la carta de presentación para suscribirla, cuando a ello hubiere lugar.

- Certificado de existencia y representación legal expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia, con una antelación no superior a treinta (30) días calendario en relación conla fecha de presentación de la propuesta.

- Certificación emitida por Calificadora de riesgos autorizada por la Superintendencia Financiera, donde conste la calificación de Fortaleza Financiera mínimo “A”. Nota: La Calificadora de riesgos

debe estar autorizada por la SFC.

- Lista de reaseguradores con los cuales respaldará el programa de seguros. Los reaseguradores deberán contar con la aprobación de la Superintendencia Financiera de Colombia para operar en el país y deberán estar inscritos en registro REACOEX.

- Certificación de experiencia durante al menos un año de los últimos cinco (2016, 2017, 2018, 2019 y 2020) en el manejo de programas de Seguros de Incendio y Terremoto en las líneas de crédito hipotecario o leasing habitacional, expedida por el cliente.

3.9. ENTREGA DE LA INFORMACIÓN NECESARIA PARA PRESENTAR POSTURAS

BANCO FINANDINA efectuará la entrega de la información a cada uno de los oferentes habilitados, únicamente el día establecido como fecha máxima en el cronograma, para lo cual los oferentes deberán entregar en la fecha de Presentación de requisitos de admisibilidad y adicionales a BANCO FINANDINA la carta digital de autorización firmada por el Representante Legal de la Aseguradora, en donde se indique: nombre, número de cédula, cargo y correo electrónico del funcionario que está facultado para el proceso, así como el acuerdo de confidencialidad “Anexo No. 1” debidamente suscrito por el Representante Legal. Dentro de la información de los riesgos a asegurar BANCO FINANDINA entregará la información necesaria para la presentación de las posturas.

3.10. PRESENTACIÓN DE LA POSTURA

La Aseguradora deberá entregar una carta de presentación junto con la postura de conformidad con el Anexo No. 3, donde indique la aceptación de la totalidad de las condiciones solicitadas en el Pliego de Condiciones definitivo, el cual se encontrará publicado en la página web de BANCO FINANDINA, dicha comunicación deberá estar acompañada del original de la garantía de seriedad de la oferta con su respectivo comprobante de pago de la prima.

La postura deberá remitirse al correo electrónico xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx en la fecha y hora establecidas en el cronograma.

Los documentos deberán estar firmados por el Representante Legal de la Aseguradora.

3.11. RETIRO O MODIFICACIÓN DE LA POSTURA

Después de recibida(s) la(s) postura(s), no se permite su retiro parcial o total, los errores u omisiones por parte del (de los) oferente(s) en la elaboración de su oferta no lo relevan de ninguna de las obligaciones contraídas en ella ni le confiere derechos para retirarla o revisarla. Si un oferente, dentro del periodo de validez de la oferta, llegare a retirarla o manifestar que no sostiene los términos o condiciones de la misma, BANCO FINANDINA hará efectiva la garantía de seriedad de la oferta y el oferente no hará parte del proceso de adjudicación.

3.12. VALIDEZ DE LA POSTURA

BANCO FINANDINA validará que todos los requisitos de la postura se cumplan, incluidos los dispuestos en el Decreto 2555 de 2010 y demás normas concordantes.

No se podrán presentar dos o más posturas, ni ofertas parciales, condicionadas, ni por fuera de los términos, fechas y horarios establecidos para tal fin, ni sin la firma de sus representantes legales.

Las posturas que no cumplan con los requisitos exigidos en este pliego no serán válidas y por tal motivo no serán tenidas en cuenta para la adjudicación del programa de seguros.

Las ofertas deberán tener validez de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha y hora de la entrega de las ofertas, conforme al cronograma del presente pliego.

3.13. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA

Para garantizar la seriedad de la postura, cada oferente deberá constituir a favor de BANCO FINANDINA una garantía irrevocable de seriedad de la oferta, otorgada por una Compañía de Seguros legalmente establecida en Colombia, diferente a la oferente, y cuya calificación otorgada por una sociedad calificadora de riesgos autorizada por la Superintendencia Financiera de Colombia sea igual o superior a “A”.

El original de la garantía y el comprobante de pago deberán ser entregados por la compañía oferente junto con la postura. Como asegurado o beneficiario de este seguro debe aparecer BANCO FINANDINA BIC S.A, NIT 860.051.894-6.

La garantía será por un valor CIEN MILLONES DE PESOS ($100.000.000.) y con una vigencia de noventa (90) días calendario contados a partir de la fecha de cierre de la presente licitación, en la que se garantice la postura presentada.

Efectividad de la Garantía de Seriedad de la Oferta: BANCO FINANDINA hará efectiva la garantía de seriedad de la postura en los siguientes casos:

- Antes de la adjudicación: Se hará efectiva la garantía de seriedad de la postura si después del cierre y antes de la audiencia de adjudicación de la licitación es retirada la postura retractándose el oferente.

- Después de la audiencia de adjudicación: Si el adjudicatario no entrega dentro de los diez

(10) días hábiles siguientes a la adjudicación el original de las pólizas debidamente suscritas por el representante Legal de la Compañía Aseguradora, junto con los anexos de la póliza, en los que constan las coberturas, amparos y exclusiones y el original de la garantía de cumplimiento exigida en el presente pliego.

3.14. NO CESIÓN

La Aseguradora Oferente no podrá ceder bajo ninguna circunstancia ni modalidad, su posición en el presente proceso de licitación.

3.15. ADJUDICACIÓN

BANCO FINANDINA efectuará la adjudicación de la licitación pública, en audiencia pública que se realizará de acuerdo a lo establecido en el cronograma.

Para esta Audiencia los participantes deberán entregar su propuesta a través del medio seguro dispuesto por el BANCO FINANDINA. Las posturas entregadas con posterioridad se tendrán como extemporáneas. Acto seguido se procederá a la apertura y se dará lectura a cada una de las posturas presentadas. Se efectuará la adjudicación a la aseguradora que presente la oferta con el menor precio de la prima de seguros para el deudor, ésta deberá presentarse como tarifa mensual y con cuatro decimales. Para tal efecto, los proponentes deberán presentar la tarifa expresada en porcentaje.

Las tarifas se presentarán así:

Tarifa mensual sin IVA: x,xxxx% Tarifa mensual con IVA: x,xxxx%

En caso de empate entre dos o más ofertas, BANCO FINANDINA adjudicará el Contrato de Seguro a la Aseguradora Oferente que primero haya presentado la postulación.

3.16. CIERRE DEL PROCESO DE LICITACIÓN

BANCO FINANDINA, dando cumplimiento a lo establecido en el Decreto 2555 de 2010 y la Circular Básica Jurídica, actuando como tomador de seguros por cuenta de sus deudores, una vez hecha la adjudicación de la licitación, publicará los resultados, acta de adjudicación y enviará comunicación en el mismo sentido a la Superintendencia Financiera de Colombia según cronograma de actividades.

CAPÍTULO IV

DE LA POSTURA Y LA CONTRATACIÓN

4.1. OBJETO

Contratar el Seguro en los xxxxx de Incendio y de Terremoto que ampare las garantías de créditos con hipoteca y los locatarios con quienes BANCO FINANDINA ha celebrado o celebre un contrato de leasing habitacional.

4.2. CONDICIONES GENERALES DE LOS SEGUROS Y DEL CONTRATO DE SEGUROS

Los amparos básicos, adicionales y las asistencias cubren todos los bienes inmuebles (edificios) dados en garantía como respaldo de la cartera de crédito del BANCO FINANDINA incluyendo los entregados en leasing habitacional o bajo cualquier otro título por el BANCO FINANDINA, incluida la cartera de terceros administrada por BANCO FINANDINA, adquiriendo éste, en el caso de leasing la calidad de tomador, Asegurado y Beneficiario y, en los demás casos de tomador y primer beneficiario a título oneroso, quién tiene la facultad para ceder y endosar sus derechos.

En casos de titularización de cartera se dejará como beneficiario a la entidad con la cual se lleve a cabo en proceso de titularización. Queda expreso que las pólizas podrán cambiar de beneficiario, cuando el tomador así lo considere. En los casos de venta de cartera hipotecaria para ser titularizada, BANCO FINANDINA informará oportunamente a la Aseguradora de esta circunstancia, para que proceda a efectuar las modificaciones necesarias para el reconocimiento del comprador de la cartera como beneficiario a título oneroso en las pólizas correspondientes.

Amparos Básicos:

Todo riesgo incendio incluyendo, pero no limitado a:

- Incendio y caída directa xx xxxx: Daños y pérdidas materiales causados por la acción directa del fuego, así como los producidos por las consecuencias inevitables de incendio, como aquellos producidos por una explosión o caída de un rayo, aun cuando no se produzca incendio

- Explosión: Daños como consecuencia directa por explosión dentro o fuera del predio asegurado

- Extensión de cobertura: (Tifón - huracán – tornado – ciclón – granizo – tormenta – tempestad

– vientos fuertes –caída de aeronaves – impacto de vehículos terrestres y humo)

- Daños por agua: Cubre los daños materiales por agua no proveniente del exterior del predio.

- Daños por anegación, avalancha y deslizamiento: Ampara daños por agua proveniente del exterior del predio, avalancha y deslizamiento.

- Asonada, motín, conmoción civil o popular y huelga, conflictos de trabajo y suspensión de hecho de labores (AMCCoPyH)

- Rotura accidental xx xxxxxxx: Cubre los daños materiales que sufran los vidrios que hacen parte del predio.

- Terremoto, Temblor o erupción volcánica y maremoto o tsunami

- Cobertura de Actos malintencionados de Terceros (XXXX): Incluida la explosión.

por individuos pertenecientes a movimientos subversivos, siempre y cuando el asegurado sea un sujeto pasivo.

Deducible: Para terremoto, temblor, erupción volcánica y maremoto, dos por ciento (2%) del valor asegurable del bien afectado, mínimo (3) SMMLV. Para los demás eventos no aplicará deducible.

Reconocimiento de Gastos Adicionales:

- Remoción de escombros (máx. 10% vr. Asegurado predio afectado).

- Extinción de siniestro (máx. 10% vr. Asegurado predio afectado).

- Preservación de bienes (máx. 10% vr. Asegurado predio afectado).

- Honorarios profesionales (máx. 10% vr. Asegurado predio afectado).

Asistencias: La Compañía Aseguradora oferente deberá presentar asistencias adicionales, dentro de las cuales podrán encontrarse las siguientes u otras:

- Plomería: Servicio de técnico especializado para efectuar labores de reparación de daños súbitos e imprevistos. (Mínimo 30 SMLD por evento).

- Des inundación de alfombras: Servicio de técnico especializado que realice las labores de des inundación por daños sufridos en las alfombras de pared a pared a causa de un daño de plomería amparado. (Mínimo 30 SMLD por evento).

- Electricidad: Reparación por daños súbitos de las instalaciones eléctricas del inmueble asegurado (Mínimo 30 SMLD por evento).

- Cerrajería: Envío de técnico especializado para el acceso a la puerta del inmueble asegurado. (Mínimo 30 SMLD por evento).

- Vidrios: Sustitución xx xxxxxxx del predio que dé al exterior. (Mínimo 30 SMLD por evento).

Condiciones adicionales:

El valor automático para suscripción del certificado de seguros será de SETECIENTOS MILLONES DE PESOS MCTE ($700.000.000.oo).

La Compañía Aseguradora renuncia expresamente a la aplicación de infraseguro. El asegurado deberá diligenciar el formato de solicitud de seguro correspondiente

Valor asegurado: El valor asegurado de los inmuebles (edificios) será el valorcomercial y la parte destructible, durante la vigencia del crédito. Estos valores son actualizados anualmente de conformidad con lo indicado en el Capítulo II de la Circular 100 de 1995 y demás instrucciones impartidas por la Superintendencia Financiera para valoración de garantías hipotecarias de créditos de vivienda.

El uso de los bienes a asegurar de manera automática, podrán ser residenciales o comerciales.

Se considerarán inmuebles residenciales aquellos que por su subdivisión presenten un uso comercial inferior al 50% de la parte construida.

en alguna de las siguientes actividades:

- Riesgos Petroleros, Petroquímicos, Empresas que Extraen, Transforman, Producen, Almacenan, Transportan Hidrocarburos; Xxxx Xxxxxxxx o Gaseosos, en forma de Crudo o Refinado, Incluyendo Oleoductos, Gasoductos Y Poliductos.

- Sedes Políticas.

- Estaciones de Policía o Instalaciones Militares.

- Riesgos Mineros Incluyendo Cavernas, Túneles, Galerías, Socavones; Incluyendo Equipo Subterráneo de Ventilación, Explotación o Transporte.

- Bosques, Cosechas, Cultivos.

- Obras Civiles Terminadas, tales como pero no limitadas a Caminos, Carreteras, Pistas de Aterrizaje, Túneles, Presas, Diques, Ataguías.

- Depósito/Fábrica de Colchones y Espumados.

- Depósito/Fábrica de Pirotecnia.

- Depósito/Fábrica de Solventes (Pegantes, Cauchos, Pinturas, Artes Gráficas).

- Aserraderos y carpinterías.

- Almacenes Generales de Depósito.

- Depósito/Fábrica de Ceras, Betunes, Similares.

- Invernaderos.

- Discotecas, Clubes Nocturnos, Bares, Restaurantes.

- Moteles.

No obstante, lo anterior, las compañías oferentes podrán realizar inspecciones sobre estos predios y no ofrecer cobertura o presentarla bajo condiciones particulares, de acuerdo con sus políticas de suscripción y condiciones de reaseguradores

Los documentos para reclamación y trámite de indemnizaciones en el ramo de Incendio y Terremoto, además de la carta de aviso de siniestro, serán los requeridos por la Compañía Aseguradora, según la cobertura afectada.

4.2.1. TRÁMITE DE PÓLIZAS ENDOSADAS

Si durante la vigencia del programa de seguros se encuentran clientes que carezcan de seguro por vencimiento de la vigencia del endoso presentado o por revocatoria del mismo, se incorporarán a la póliza colectiva sin restricciones o condiciones de ingreso, hasta la terminación del crédito o contrato, o cuando el cliente presente nuevamente la póliza endosada.

4.3. INFRAESTRUCTURA OPERATIVA

Los oferentes deberán presentar a disposición de BANCO FINANDINA un funcionario para la atención del programa.

La persona que la Aseguradora delegue para la atención de la cuenta debe dar soporte en los horarios que habitualmente maneja el Banco, ello sin perjuicio que, por temas coyunturales, de negocio o de

Esta persona acompañará los procesos asociados al programa de seguros (capacitaciones, conciliaciones, información de sinestros, emisiones, revocaciones, entre otros).

Teniendo en cuenta la Red de BANCO FINANDINA, cada oferente debe estar dispuesto a prestar su apoyo presencial y deberá capacitar periódicamente a los funcionarios del BANCO FINANDINA en la Red de oficinas y demás áreas que lo requieran.

La aseguradora debe estar en disposición de:

- Asesorar a funcionarios de BANCO FINANDINA nivel nacional, sobre el manejo operativo delas pólizas, en días hábiles y el horario laboral de BANCO FINANDINA.

- Atender los requerimientos de los empleados para ofrecer respuestas oportunas ysoluciones a inconvenientes que se presenten.

- Apoyar a las sucursales de la red bancaria en los trámites de suscripción cuando sean necesarias y gestionar dentro de la aseguradora su atención.

- Apoyar a las oficinas bancarias en la correcta suscripción de los seguros en especial sobre los valores a asegurar.

- Ofrecer permanente apoyo a los Gerentes de sucursales

- Capacitar periódicamente a los asesores de venta de créditos con hipoteca o leasing habitacional.

La persona requerida no es exclusiva para el Banco, por lo tanto, estará ubicada en la Aseguradora.

Teniendo en cuenta que los oferentes ya disponen de áreas especializadas, estas deberán dedicar parte de su tiempo en la atención del programa de seguros, dentro de ellas tenemos:

- Áreas de suscripción, a fin de atender las valoraciones de los predios, esto sin detrimento a lo mencionado en el punto 2.8.2 EXPERIENCIA Y ATENCIÓN y el punto 4.9 COMITÉS Y ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO.

- Área de Siniestros que atienda adecuadamente los trámites en los términos del contrato y con los acuerdos de servicio indicados en el punto 4.9 COMITÉS Y ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO, está área deberá tener por lo menos dos interlocutores que atiendan las consultas de los promotores y las líneas de atención del Call Center.

- Área de Atención de Quejas y Reclamos que responda tanto a las peticiones o quejas de clientes como a las solicitadas por entes de control. Esta atención quedará enmarcada dentro de los Acuerdos de servicio y operación mencionados en el presente documento.

Para lo anterior se realizará un seguimiento sobre la gestión realizada en el proceso de colocación, mantenimiento y cancelación del producto adquirido.

El oferente debe poner a disposición de los clientes de BANCO FINANDINA todas sus líneas de comunicación como Call Center, buzones y demás canales que tenga disponibles para la atención y solución de inquietudes o procesos derivados del contrato de Seguros. Igualmente, el oferente se compromete a prestar asesoría a los funcionarios del Banco para despejar dudas acerca del producto y procesos derivados del seguro contratado.

La Compañía de Seguros adjudicataria deberá entregar a BANCO FINANDINA dentro de los cinco

(5) días hábiles siguientes a la adjudicación, el original de la póliza, debidamente suscrita por el Representante Legal de la Compañía Aseguradora, junto con los anexos, en los que constan las coberturas, amparos y exclusiones y el original de la garantía de cumplimiento exigida en el numeral

4.16 del presente pliego.

De conformidad con lo previsto en Decreto 2555 de 2010 y la Circular Básica Jurídica, la Compañía de Seguros adjudicataria entregará a BANCO FINANDINA la información necesaria para que se pueda informar dentro de los plazos previstos en la normatividad, a los deudores y locatarios acerca del seguro contratado.

4.5. COBRO Y PAGO MENSUAL XX XXXXXX

La Aseguradora adjudicataria debe recaudar las primas a través de BANCO FINANDINA, el cobro mensual de las primas de seguros se realizará en el aplicativo que tiene BANCO FINANDINA para tal fin, y se recaudará en conjunto con la cuota del crédito o canon correspondiente.

BANCO FINANDINA cancelará las primas a los treinta (30) días calendario siguientes a la presentación de la factura por parte de la aseguradora.

Para el manejo del programa de seguros, el oferente adjudicatario deberá contar con una cuenta de ahorros en BANCO FINANDINA, la cual será destinada para el pago de las correspondientes primas de seguros.

En el proceso de pagos xx xxxxxx, BANCO FINANDINA descontará de la cuenta del oferente adjudicatario los valores correspondientes al costo de recaudo establecido en el punto 4.13 TARIFA DE SERVICIO DE RECAUDO DE LAS PRIMAS DE SEGURO.

Este proceso de cobro se realizará incluso cuando el cliente presente xxxx hasta de seis (6) meses, hasta que sea judicializado o hasta que se castigue el crédito, lo que ocurra primero, para xxxxxxx titularizada el cobro de las primas y pago al oferente adjudicatario será independiente al estado xx xxxx de la cartera.

4.6. MANEJO DE DEVOLUCIONES XX XXXXXX

El oferente adjudicatario, realizará la devolución de las primas cobradas a los clientes de BANCO FINANDINA en aquellos casos donde por errores operativos o tecnológicos se haya realizado un cobro que no corresponda, como en casos de endosos no registrados, cobros posteriores al siniestro por fallecimiento, errores en liquidación, etc.

Los reintegros xx xxxxxx serán a cargo del oferente adjudicatario y los podrá realizar directamente a las cuentas del cliente o a BANCO FINANDINA a fin que este las consigne al crédito en un tiempo no mayor a quince (15), días hábiles luego del conocimiento del caso.

La Aseguradora que sea adjudicataria concederá pagos agregados hasta por DOSCIENTOS CINCUENTA MILLONES DE PESOS ($250.000.000), por cada año contado desde la fecha de adjudicación o prórroga, con el fin de amparar los siniestros, para aquellos casos en que, por algún motivo, no se reporte el ingreso o cancelación de un asegurado o se reporte equívocamente, y en general si se cometen errores u omisiones en la información. En ese orden la Compañía Aseguradora pagará los siniestros, en caso de presentarse. Igualmente, en caso de siniestro y de no encontrarse la documentación, la aseguradora pagará el siniestro, previa constancia del pago de las primas causadas por el seguro.

4.8. INFORMES

Con el fin de realizar una adecuada administración del programa de seguros, el oferente adjudicatario deberá entregar toda la información relevante al manejo de las pólizas contratadas, esta información debe contener como mínimo:

- Informe de suscripciones: Mensualmente debe entregar un comparativo de los ingresos de clientes nuevos a la póliza colectiva. Dentro de dicho informe debe entregarse los predios que fueron valorados durante dicho periodo.

- Informe de postventa: Mensualmente el oferente adjudicatario se compromete a entregar un informe acerca de la entrega física o electrónica del clausulado y carátula del certificado individual a los clientes nuevos, de igual manera deberá informar los motivos por los cuales existan pendientes.

- Informe de Siniestros: Mensualmente el oferente adjudicatario deberá presentar un informe de los siniestros y asistencias presentados durante el mes, separados por amparo y anexo, la respuesta generada ante cada caso (pagado, reservado u objetado) estableciendo claramente los motivos de los no pagados.

El informe deberá contener el comparativo mes a mes de los siniestros en trámite y finalizados, así como un resumen de las principales causas por las cuales se encuentran siniestros en trámite y las acciones emprendidas para su culminación.

A fin de asegurar los tiempos de servicio, el informe debe contener el promedio de días de atención de los mismos.

- Informe de PQR: Mensualmente la aseguradora adjudicataria entregará un informe de las peticiones realizadas por los clientes internos, así como su estado, comparando mes por mes la evolución de las mismas. El informe debe contener las causales más comunes de peticiones y quejas, así como hacer énfasis en los aspectos de servicio a mejorar para mitigar la presentación de las mismas incluyendo los planes de acción que permitan mitigar la ocurrencia e impacto sobre los clientes.

Adicionalmente a los informes mencionados, BANCO FINANDINA podrá pedir mayor información

4.9. COMITÉS Y ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO

Para el seguimiento de los informes descritos en el punto anterior, mensualmente se realizará una reunión entre miembros de BANCO FINANDINA y la compañía adjudicataria, con el fin de revisarlos y tomar acciones o medidas que permitan mejorar la atención a los clientes internos y externos.

Para ello y de acuerdo con el volumen a tratar de temas el comité se podrá dividir en los siguientes:

- Comité de Riesgos Asegurados.

- Comité de siniestros.

- Comité operativo y de PQR

Sobre los acuerdos de servicio, BANCO FINANDINA ha definido que los mismos deben guardar relación con los que se manejan al interior de la institución, por ello ha definido los siguientes Acuerdos de Niveles de Servicios - ANS.

Suscripción: Máximo dos (2) días hábiles para respuesta de asegurabilidad, para los casos fuera del valor asegurado automático. El oferente deberá disponer de una Red de peritos ajustadores a nivel nacional conforme al numeral 2.8.2 EXPERIENCIA Y ATENCIÓN.

Recaudo de la prima: La aseguradora adjudicataria debe recaudar las primas a través del BANCO FINANDINA, este recaudo se efectuará conjuntamente con el pago de las cuotas periódicas que efectúe(n) el(los) deudor(es) para amortizar su(s) crédito(s) o el canon de arrendamiento definido en el contrato de leasing.

Pago de siniestros: El oferente deberá indicar los documentos básicos o las pruebas requeridas para el pago de cada tipo de indemnización según el amparo afectado, al igual que el plazo máximo en que se compromete a efectuar el pago de la misma, el cual no podrá ser mayor a un mes, contado a partir de la fecha del recibo de la documentación que sustente la ocurrencia y la cuantía del siniestro. La reclamación se dará por aceptada si BANCO FINANDINA no recibe objeción seria y fundada en el lapso del tiempo antes señalado, en caso de no recibir formalmente el pago se procederá a descontar de las primas que tenga a favor de la aseguradora.

El plan de atención de siniestros en eventos catastróficos debe ser aprobado por BANCO FINANDINA

y/o la Titularizadora Colombiana S.A., según sea el caso.

La compañía aseguradora debe aportar el protocolo de atención según sea la catástrofe.

Todas las respuestas de los siniestros deberán ser entregadas a BANCO FINANDINA como tomador de los seguros e informarse a los reclamantes.

Para la atención de siniestros masivos, cada oferente adjudicatario deberá contar con un plan de atención conforme a las normas actuales, el cual deberá ser adecuado a las necesidades de BANCO FINANDINA y de sus clientes.

BANCO FINANDINA, sobre el valor de la indemnización un interés a la tasa máxima legalmente permitida sobre el valor desde el momento del incumplimiento de los términos establecidos para la respuesta y hasta la fecha efectiva de pago.

Aviso de siniestro: El plazo para presentar el aviso de la reclamación es de sesenta (60) días contados a partir de la fecha en que el BANCO FINANDINA haya tenido conocimiento del mismo

Peticiones, Quejas y Reclamos: Para la atención de los clientes de BANCO FINANDINA, la Aseguradora atenderá las solicitudes en un plazo no mayor a (7) días hábiles.

Para las consultas efectuadas por medio del call center la atención será inmediata, salvo que dependa de procesos operativos o comerciales que deban ser atendidos centralizadamente.

BANCO FINANDINA en el desarrollo conjunto del programa con el oferente adjudicatario, podrá revisar periódicamente el estado de los acuerdos de servicio, indicando mejoras a los procesos y procedimiento y estableciendo para ello nuevos niveles de servicio o ajustes a los indicados

4.10. OTRAS OBLIGACIONES CONTRACTUALES DE LA ASEGURADORA ADJUDICATARIA

BANCO FINANDINA, como entidad financiera responsable y comprometida con el servicio a sus clientes, he definido que los oferentes deben conservar dicha filosofía en el trato y servicio que ofrecen a los clientes internos y externos de BANCO FINANDINA, por lo anterior establece unas obligaciones, que si bien es cierto no constituyen requisito de admisibilidad, si es necesaria su prestación.

Dentro de dichas obligaciones se encuentran los Acuerdos de Servicio del punto 4.9 del presente pliego, así como la estructura operativa mencionada en el punto 4.3, esto aunado a los resultados de los comités donde se definirán las estrategias para mejora continua de procesos de atención a clientes internos y externos.

Para la administración del seguro de incendio y terremoto y teniendo en cuenta que BANCO FINANDINA es quien realiza el cobro de las primas de seguros junto con las cuotas o cánones, la Compañía de Seguros Oferente Adjudicataria se compromete a recibir la información de BANCO FINANDINA para el manejo y administración de los procesos de seguros, recibiendo por parte del este último la información en los medios electrónicos que posee para el cobro de los mismos.

Esta información será generada mensualmente en medios magnéticos bajo la estructura que BANCO FINANDINA tiene preestablecida y que será entregada a los oferentes que cumplan con los requisitos de admisibilidad, tanto de cobro como de pólizas vigentes al corte de cada mes.

Las entregas de los archivos periódicos se realizarán por un medio Seguro, el cual es utilizado normalmente por las instituciones para la entrega de la información, para ello el oferente podrá realizar la integración tecnológica a través de Web Service u otras herramientas tecnológicas bajo los parámetros que BANCO FINANDINA le informe.

Las vigencias de los contratos de seguros, así como los certificados individuales, estarán determinadas por la póliza colectiva

4.11.1. VIGENCIA PÓLIZA COLECTIVA

La vigencia será de un año la cual comenzará a partir del primero (01) de febrero del año dos mil veintidós (2022) desde las 00:00 horas y finalizará el treinta y uno (31) de enero de dos mil veintitrés (2023) a las 24:00 horas; esta vigencia será prorrogada automáticamente por un (1) año adicional, es decir, desde el primero (01) de febrero de dos mil veintitrés (2023) a las 00:00 horas hasta el treinta y uno (31) de enero de dos mil veinticuatro (2024) a las 24:00 horas.

La prórroga automática aquí mencionada se efectuará bajo las mismas condiciones económicas y no tendrá ningún incremento. Conforme a lo indicado en el Decreto 2555 de 2010, el Oferente Adjudicatario NO podrá revocar unilateralmente el contrato que se derive del presente proceso.

4.11.2. VIGENCIA CERTIFICADOS INDIVIDUALES

Mientras exista crédito a cargo del deudor, todos los amparos estarán vigentes, salvo decisión en contrario informada por escrito por parte de BANCO FINANDINA.

4.12. CLÁUSULA DE REVOCATORIA UNILATERAL

De acuerdo con lo establecido en el Decreto 2555 de 2010 y la Circular Básica Jurídica expedida porla Superintendencia Financiera de Colombia, la Aseguradora adjudicataria no podrá revocar de manera unilateral ninguna de las pólizas ni los amparos correspondientes y deberá incluir en éstas lacláusula de no revocatoria unilateral.

4.13. TARIFA DE SERVICIO DE RECAUDO DE LAS PRIMAS DE SEGURO

La Compañía Aseguradora podrá realizar el recaudo de las primas de seguros a través de cualquier medio o entidad, conforme al Decreto 2555 de 2010.

En caso de optar por realizar el recaudo de las primas de seguros a la par de la cuota de los créditos hipotecarios y cánones de leasing habitacional, y que para ello BANCO FINANDINA dispone de toda su infraestructura operativa y tecnología, le realizará un cobro mensual a la Compañía de Seguros adjudicataria por tal labor, el cual corresponde a DIECIOCHO MIL PESOS M/CTE ($18.000.oo) + IVA por cada recaudo.

4.14. NO CESIÓN DEL CONTRATO DE SEGUROS

Bajo ninguna circunstancia ni modalidad, la Aseguradora adjudicataria puede ceder los derechos

4.15. TERMINACIÓN ANTICIPADA Y UNILATERAL DEL CONTRATO

De acuerdo con establecido en la Circular Básica Jurídica expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia, BANCO FINANDINA establece las siguientes causales de terminación anticipada:

- Cuando el oferente adjudicatario incumpla con alguno de los requisitos de admisibilidad o cualquier condición contractual del presente documento, lo cual no generará indemnización alguna al oferente.

- Cuando la Aseguradora incurra en alguna causal de liquidación, disolución o su patrimoniose comprometa de tal manera que corran riesgo de impago los siniestros de los deudores y locatarios.

- Cuando de manera constante y reiterada incumpla los acuerdos de servicio, ya sea en tiempo o en la calidad del servicio.

- Cuando a causa de los trámites internos del oferente adjudicatario, los procesos de comercialización de BANCO FINANDINA en créditos con hipoteca o leasing habitacional se vean perjudicados y por este motivo se compruebe la pérdida de clientes.

4.16. GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO

La Aseguradora Adjudicataria se obliga a constituir a su xxxxx y a favor de BANCO FINANDINA una garantía irrevocable de cumplimiento, otorgada por una Compañía de Seguros o Entidad Bancaria legalmente establecida en Colombia, diferente a la oferente, y cuya calificación otorgada por una sociedad calificadora de riesgos autorizada por la Superintendencia Financiera de Colombia sea igual o superior a “A”.

La garantía de cumplimiento deberá amparar la totalidad de los perjuicios derivados del incumplimiento total o parcial de cualquiera de las obligaciones a su cargo, derivadas del Contrato de Seguro.

Para el efecto, la Aseguradora adjudicataria deberá ser la tomadora y BANCO FINANDINA el asegurado y beneficiario de la póliza correspondiente. La póliza deberá tener una vigencia igual al término de duración de la adjudicación (1) año y un (1) año más; en caso de que el Contrato de Seguro se prorrogue, la póliza de cumplimiento se deberá prorrogar en las mismas condiciones de manera que cubra la vigencia de los Contratos de Seguro incluida la prórroga y un (1) año más.

El valor asegurado en la póliza para el amparo de cumplimiento del contrato será equivalente a DOSCIENTOS CINCUENTA MILLONES DE PESOS ($250.000.000.)

La Aseguradora Adjudicataria asume la obligación de entregar a BANCO FINANDINA la póliza de cumplimiento requerida, a más tardar en cinco (5) días hábiles siguientes a la adjudicación del Contrato de Seguro. La no entrega de la póliza dará lugar a la ejecución de la garantía de seriedadde la oferta.

CAPÍTULO V ANEXOS

Anexo No. 1 Acuerdo de Confidencialidad

Anexo No. 2 Carta de Presentación de Requisitos de Admisibilidad Anexo No. 3 Carta de Presentación de Posturas

Anexo No. 4 Justificación de los Requisitos Adicionales

Anexo No. 5 Justificación Tarifa de Recaudo

ANEXO No. 1

ACUERDO DE NO DIVULGACIÓN – NON– DISCLOSURE AGREEMENT (NDA)

Entre los suscritos a saber, por una parte, la sociedad XXX sociedad legalmente constituida de conformidad con las leyes de la República de Colombia a través de la Escritura Pública No. XX del XX de XX de XX de Notaría XX

(XX) del Círculo de XXX D.C., bajo la razón social XXX, inscrita en la Cámara de Comercio de XX el X de XXX de XXX, con el No XXX del Libro XX, identificada con NIT xxx , representada en este acto por xxx, mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía No.xx de xxx, actuando en su calidad de xxxx y por la otra, EL BANCO FINANDINA BIC S.A., representado en este acto por XXXXXXX XXXXXXX XXXX, identificada como aparece al pie de su firma, quién actúa en su calidad de Primer Suplente del Gerente del (BANCO), establecimiento de crédito legalmente constituido bajo las leyes de la república de Colombia, con domicilio principal en el municipio de Chía, Cundinamarca e identificado con el NIT. 860.051.894 -6, todo lo cual consta en el certificado de existencia y representación legal expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia; y quienes conjuntamente serán denominados como las PARTES o individualmente la PARTE, han convenido celebrar el presente acuerdo de confidencialidad y no divulgación que se regulará por las siguientes cláusulas, previas las siguientes:

CONSIDERACIONES

1. Que la PARTE RECEPTORA será cualquiera de las PARTES que distribuya, estudie, organice, reciba y, de cualquier manera, tenga acceso a la Información Confidencial en adelante “Información Confidencial” expuesta o entregada por la PARTE REVELADORA.

2. Que la PARTE REVELADORA será la PARTE que revelará Información Confidencial a la PARTE RECEPTORA a través de sus funcionarios, empleados y/o contratistas.

3. Que las PARTES en desarrollo de su actividad económica y con ocasión a ella, ven necesario la suscripción de un acuerdo de confidencialidad y no divulgación, en adelante el "Acuerdo”.

4. Que el presente Acuerdo, tiene como finalidad establecer el uso y la protección que se deberá ejercer sobre la Información Confidencial que se ha entregado o entregará la PARTE REVELADORA a la PARTE para que ambas PARTES estudien la Información Confidencial y con base en la misma definan la estrategia de negocio entre ellas.

5. Que la PARTE RECEPTORA entiende que la Información Confidencial a la cual tiene o tendrá acceso está sujeta a las disposiciones establecidas en el presente Acuerdo.

6. De conformidad con lo anterior y con el propósito de proteger la Información Confidencial de la PARTE REVELADORA, las PARTES se someten a las siguientes:

CLÁUSULAS

CLÁUSULA PRIMERA. - OBJETO. El objeto del presente Acuerdo es la regulación del uso y protección que se le debe conferir a la Información Confidencial que la PARTE REVELADORA suministrará a la PARTE RECEPTORA en virtud de la relación comercial que existe o eventualmente llegue a existir entre las PARTES.

SEGUNDA.- INFORMACIÓN CONFIDENCIAL.- Para los efectos del presente Acuerdo de Confidencialidad, se considera información confidencial toda aquella a la cual tenga acceso LA PARTE RECEPTORA, sus representantes, delegados, mandatarios, empleados o terceros autorizados por LA PARTE REVELADORA, que no esté a disposición del público, y que le haya sido suministrada con ocasión al presente acuerdo, incluida aquella información sujeta a reserva o que sea materia de un secreto industrial o comercial, bien sea suministrada verbalmente, por escrito, en medios magnéticos u otros idóneos para su transmisión o transferencia, en especial aquella relacionada con la información del negocio, los clientes, proveedores, empleados, aliados comerciales Know How, y terceros asociados a LA PARTE REVELADORA, inclusive, aquella sujeta a reserva bancaria, avalistas, fiadores o garantes sea cual fuere su condición.

CLÁUSULA TERCERA. INFORMACIÓN NO SUJETA A CONFIDENCIALIDAD. Se exceptúa de lo anterior, la

información:

1. De dominio público por hechos distintos a cualquier acto u omisión de la PARTE RECEPTORA y/o sus empresas afiliadas y/o de cualquier otra persona a la que en virtud de este Acuerdo haya tenido acceso a la Información Confidencial;

2. Aquella ya sea de conocimiento de la PARTE RECEPTORA y/o sus empresas afiliadas con anterioridad a la firma de este Acuerdo;

3. La desarrollada independientemente o adquirida por la PARTE RECEPTORA, a través de personas que no han tenido directa ni indirectamente acceso o conocimiento de tal Información Confidencial;

4. La revelada con aprobación previa y escrita de la PARTE REVELADORA;

5. Aquella que la revelación y/o divulgación de la información se realice en desarrollo o por mandato de una ley, decreto, sentencia u orden de autoridad competente en ejercicio de sus funciones legales

Parágrafo 1: Sin perjuicio de lo anterior, la PARTE RECEPTORA reconoce que la firma de este Acuerdo y la entrega efectiva de la Información Confidencial, no constituirán promesa de suscribir contrato alguno entre las PARTES.

Parágrafo 2: La PARTE REVELADORA determinará a su absoluta discreción qué información será suministrada a la PARTE RECEPTORA. Es entendido y aceptado por la PARTE RECEPTORA que el hecho de firmar el presente Acuerdo no le da derecho a obtener información diferente a la que la PARTE REVELADORA considere necesaria y a la que sea necesaria, suficiente y pertinente para el estudio de la relación comercial que eventualmente exista entre las partes. La entrega de cualquier información no otorga de manera explícita o implícita derechos de propiedad sobre la misma.

CLÁUSULA CUARTA. FINALIDADES DE LA REVELACIÓN: La revelación de la información se realiza con el objetivo de entregar información confidencial por parte del Banco a la Compañía Aseguradora a fin de desarrollar la LICITACIÓN PÚBLICA N. 02 CONTRATACIÓN DE SEGUROS ASOCIADOS A CRÉDITOS GARANTIZADOS CON HIPOTECA Y/O A CONTRATOS DE LEASING HABITACIONAL

Parágrafo 1: LA PARTE REVELADORA podrá impartir instrucciones particulares a LA PARTE RECEPTORA sobre la utilización de la información confidencial o sujeta a reserva que se suministre a ésta para la presentación de ofertas si a ello hubiere lugar.

CLÁUSULA QUINTA. OBLIGACIONES DE LA PARTE RECEPTORA:

5.1 OBLIGACIONES GENERALES:

1. Revelar la información recibida únicamente a los empleados que deban conocerla para dar cumplimiento a las finalidades de este acuerdo, a las autoridades competentes con previo aviso a la contraparte, y las personas exclusivamente autorizadas por la PARTE REVELADORA.

2. No revelar, divulgar, publicar, exhibir, mostrar, comunicar, utilizar, dar a conocer y/o emplear la Información Confidencial que reciba de la PARTE REVELADORA, o de un tercero formalmente autorizado por ésta, total o parcialmente, con persona natural o jurídica no autorizada, en su favor o en el de terceros y, en consecuencia, a mantenerla de manera confidencial y privada y a proteger dicha información para evitar su divulgación, ejerciendo sobre ésta, el mismo grado de diligencia que utiliza o utilizaría para proteger la Información Confidencial de su propiedad. Del mismo modo, se obliga a no divulgar el contenido de este Acuerdo.

3. Hacer uso de la Información Confidencial de la PARTE REVELADORA sólo para el desarrollo de la relación comercial que entre las PARTES que existe o que eventualmente llegue a existir;

4. No publicar la Información Confidencial de cualquier invento, diseño, desarrollo, mejora o cualquier otra

salvaguardar su protección;

5. Solicitar y obtener autorización con antelación a la publicación y divulgación de cualquier información, promoción, documento escrito o pieza verbal, que tenga alguna relación con el vínculo comercial que entre las PARTES exista o que eventualmente llegue a existir, y con antelación a la participación en eventos en los cuales exista la posibilidad de revelar la existencia de las relaciones que existan o lleguen a existir entre las PARTES;

6. Notificar a la PARTE REVELADORA acerca de la eventual divulgación o el uso indebido de la Información Confidencial por la PARTE RECEPTORA, sus empleados o contratistas, y cooperar para solucionar tal situación;

7. Cumplir la legislación vigente en materia de protección de datos personales y mantener indemne a la PARTE REVELADORA por cualquier uso inadecuado que pueda hacer de dicha información.

8. La PARTE RECEPTORA se obliga a aplicar las medidas de seguridad más estrictas para evitar divulgación, fuga o uso no autorizado de Información Confidencial para lo cual se conviene que toda la Información Confidencial sea guardada por la PARTE RECEPTORA en un lugar con acceso limitado únicamente a los empleados o contratistas que, necesariamente, requieran conocer la Información Confidencial.

5.2 OBLIGACIONES SOBRE SEGURIDAD Y CIBERSEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN. LA PARTE RECEPTORA se compromete:

1. A dar cumplimiento a los Niveles de Servicio acordados entre las partes para garantizar que la información revelada no está en riesgo de exposición. LA PARTE RECEPTORA a brindar el soporte técnico requerido por LA PARTE REVELADORA en los tiempos y condiciones definidas en el ANS.

2. A que el software empleado para el almacenamiento de la información, cuente con medidas de seguridad que permitan únicamente el acceso de usuarios autorizados al sistema. Así mismo, el software empleado debe cumplir con los requisitos de derechos de autor, establecidos por la Ley 603 de 2000. En el caso en que LA PARTE REVELADORA suministre software a LA PARTE RECEPTORA, dicho software deberá ser utilizado únicamente para el cumplimiento de este acuerdo, y sus condiciones de uso serán las definidas por el fabricante del software, o aquellas que LA PARTE REVELADORA especifique.

3. Cumplir con la reglamentación de seguridad que LA PARTE REVELADORA tenga para la protección de su información, recursos y activos de información.

4. Si la entrega de información se realiza en las instalaciones de LA PARTE RECEPTORA, éste se compromete a implementar las medidas lógicas, administrativas, operativas y físicas de seguridad, que minimicen el riesgo de acceso físico o lógico no autorizado a la información de LA PARTE REVELADORA.

5. Dar cumplimiento a la normatividad vigente para el sector financiero en el alcance del objeto del presente acuerdo, así como a las políticas de seguridad y operación definidas por LA PARTE REVELADORA respecto al tratamiento de la información.

6. Permitir y colaborar en la realización de auditorías por parte de los entes de control (auditoría, seguridad, riesgos) de LA PARTE REVELADORA o los terceros que este delegue para verificar el cumplimiento del acuerdo, las políticas de seguridad y la normatividad vigente aplicable conforme al objeto del presente acuerdo.

7. Dando cumplimiento a lo previsto en la CIRCULAR EXTERNA 007 de la SUPERINTENDENCIA FINANCIERA de COLOMBIA, LA PARTE RECEPTORA deberá reportar al CONTRATANTE la ocurrencia de incidentes cibernéticos que puedan afectar la confidencialidad o integridad de la información del LA PARTE REVELADORA.

8. Dar alerta a la parte REVELADORA sobre la ocurrencia de incidentes de seguridad cibernéticos que puedan poner en riesgo la confidencialidad e integridad de la información.

9. Configurar sistemas de protección anti espías, hackers, malware y etc. en los equipos donde se aloje la información recibida.

CLÁUSULA SÉXTA. RESTRICCIONES: La entrega de Información Confidencial no concede, ni expresa ni implícitamente, autorización, permiso o licencia de uso sobre marcas, patentes, derechos de autor o de cualquier otro derecho de propiedad intelectual del que sea titular la PARTE REVELADORA o que pueda ser derivado de su propiedad intelectual y/o Información Confidencial. Para efectos del presente Acuerdo se

REVELADORA. El uso indebido o la revelación de la Información Confidencial serán considerados un incumplimiento del presente Acuerdo y la PARTE RECEPTORA deberá indemnizar a la PARTE REVELADORA por cualquier perjuicio causado, siempre que se encuentre debidamente probado que la divulgación generó el alegado perjuicio. El resarcimiento económico no exime a la PARTE incumplida de adoptar todas las medidas tendientes a suspender los actos constitutivos de la revelación o mitigar sus efectos.

CLÁUSULA SÉPTIMA. PROPIEDAD Y DEVOLUCIÓN DE LA INFORMACIÓN: La Información Confidencial

continuará siendo de propiedad de la PARTE REVELADORA, la cual podrá exigir su devolución en cualquier momento, previo aviso por escrito a la PARTE RECEPTORA, con individualización concreta de la información requerida, para que proceda con la devolución dentro de los treinta (30) días calendario posteriores de la recepción de dicho aviso. La PARTE RECEPTORA devolverá todos los originales, copias y reproducciones de la Información Confidencial que tuviere en su poder. Será requerida asimismo la destrucción de todas las copias y reproducciones que estuvieren en poder de las personas a las que se les hubiese revelado dicha Información Confidencial. Dentro del mismo plazo, la PARTE RECEPTORA deberá enviar a la PARTE REVELADORA una nota confirmando la destrucción de las copias y reproducciones antes referidas. Lo anterior no se aplicará tratándose de Información Confidencial que deba ser retenida bajo la ley aplicable, incluyendo las regulaciones xxx xxxxxxx de valores o por orden gubernamental, decreto, o regulación vigente.

CLÁUSULA OCTAVA. DURACIÓN:

1. La obligación de confidencialidad derivada de este Acuerdo se extenderá por un término de tres (3) años contados a partir de la fecha de su firma en caso que las PARTES no llegaren a celebrar un Contrato o Convenio de carácter comercial relacionado con la cláusula cuarta del presente Acuerdo.

2. En caso que las PARTES celebren un Contrato o Convenio de carácter comercial, la obligación de confidencialidad tendrá una duración equivalente a la de la relación comercial establecida entre las PARTES y tres años (3) más contados a partir de la terminación de la relación comercial.

CLÁUSULA NOVENA. CLÁUSULA PENAL. En caso que durante el periodo de vigencia del presente Acuerdo, LA PARTE RECEPTORA incumpliera cualquiera de las obligaciones a su cargo establecidas en este acuerdo, deberá pagar a LA PARTE REVELADORA la suma de Quinientos Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes (500 SMMLV) a título xx xxxx como tasación anticipada de perjuicios, sin necesidad de ser constituido en xxxx conforme lo previsto por el Artículo 867 del Código de Comercio ,y sin que por esto se renuncie a la reclamación de perjuicios.

CLÁUSULA DÉCIMA. SOLUCIÓN DE CONFLICTOS Y COMPROMISORIA: Las PARTES acuerdan que toda

discrepancia o controversia surgida entre Las Partes, en relación con el presente acuerdo, su ejecución, terminación o después de terminado, pero en razón de él, se someterán a las siguientes alternativas para la solución del conflicto:

1. Arreglo directo: LAS PARTES buscarán de buena fe un arreglo directo antes de acudir al trámite arbitral aquí previsto. En consecuencia, si surgiere alguna diferencia, cualquiera de las Partes notificará a la otra la existencia de dicha diferencia y una etapa de arreglo directo surgirá desde el día siguiente a la respectiva notificación. Esta etapa de arreglo directo culminará a los treinta (30) días siguientes a la fecha de su iniciación.

2. Conciliación: En el evento de no llegarse a un acuerdo entre Las Partes, se procederá a adelantar una conciliación en el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá. De no existir animo conciliatorio adelantarán un arbitramento. Los gastos correspondientes al agotamiento de la etapa conciliatoria serán asumidos por las Partes en igual proporción.

3. Arbitraje: El Tribunal se someterá a las disposiciones contenidas en el Decreto 2279 de 1989, la Ley 23 de 1991, el Decreto 2651 de 1991 y a las demás disposiciones legales que lo modifiquen, adicionen, complementen o sustituyan de acuerdo a las siguientes reglas:

a) Un (1) arbitro para cuantías inferiores a mil (1000 SMMLV) salarios mínimos mensuales legales vigentes,

entre los árbitros inscritos en las listas que lleva dicha Cámara.

c) La organización interna del Tribunal se sujetará a las reglas previstas para el efecto por el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá;

d) El Tribunal decidirá en Derecho;

e) El Tribunal funcionará en la ciudad de Bogotá en el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de esa ciudad;

f) Se pagará por partes iguales

g) El arbitraje se realizará en español.

h) El Tribunal decidirá dentro de los seis (6) meses siguientes a la fecha de instalación.

CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA. ENTREGA BASES DE DATOS. En caso de ser aplicable, LA PARTE

REVELADORA en calidad de “responsable de la información” entregará Bases de Datos a la PARTE RECEPTORA, quien actuará como “Encargado de la información”, para que en nombre de la PARTE REVELADORA realice el Tratamiento de Datos Personales acorde con sus instrucciones y a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2015.

El Encargado del manejo de dichas bases de datos, reconoce expresamente que los datos entregados por la PARTE REVELADORA son de propiedad de esta y de los titulares de la información, por lo tanto es la única legítimamente facultada para decidir sobre el tratamiento que deberá aplicarse sobre la información entregada, los cuales sin ser taxativos podrán corresponder a: 1) su uso para la presentación de la oferta comercial, comprometiéndose LA PARTE RECEPTORA a eliminarla o devolverla una vez se cumpla la finalidad del acuerdo y/o contrato en caso de celebrarse. 2) el cumplimiento de las instrucciones otorgadas por la PARTE REVELADORA, 3) el cumplimiento de deberes legales definidos en la Ley, asignados por las Autoridades competentes o bien establecidos en la Política de Tratamiento de datos Personales del Banco establecida en el siguiente link: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxx-xx-xxxxxxx/xxxxxxxxxx-xx-xxxxx.

Con fundamento en lo anterior la PARTE RECEPTORA se obliga a:

1. Guardar secreto y absoluta confidencialidad, extendiendo la obligación de confidencialidad al personal a su cargo

2. Cada uno de sus empleados a quienes se le otorgará acceso a la información confidencial del Banco, deberán contar en su contrato laboral o de prestación de servicios o bien en documento separado el respectivo compromiso de confidencialidad.

3. Informar por escrito a la PARTE REVELADORA qué personas deberán conocer dicha información.

4. Cumplir con las reglas de ciberseguridad de la información establecidas por la PARTE REVELADORA en este documento.

5. Adoptar medidas de índole técnica y organizativa que garanticen la seguridad de los datos personales y evitar su alteración, pérdida, sustracción, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que estén expuestos, ya provengan de la acción humana o del medio físico o natural.

6. En caso que se lleve a cabo una transferencia internacional de datos personales, el Encargado deberá demostrar que el país de destino cuenta con un adecuado nivel de Protección de Datos Personales y que, a su vez, se encuentra aprobado por el regulador colombiano para efectuar esta actividad en materia de Datos Personales.

7. Comunicar a PARTE REVELADORA, en un término máximo de 3 días, cualquier reclamación, queja o requerimiento proveniente de cualquier autoridad o de los mismos titulares en materia de protección de datos personales y otorgar respuesta conforme a lo establecido en la Ley 1581 del 2012. No obstante, lo anterior, en todos los eventos que se solicite la eliminación de información o modificación de datos personales del solicitante, el encargado se compromete en el mismo plazo a enviar la reclamación a la PARTE REVELADORA, quien deberá indicarle como proceder en el caso en particular.

8. Entregar y acreditar a la PARTE REVELADORA el cumplimiento de la normatividad vigente, informar las políticas de seguridad, políticas de tratamiento, canales de atención y procedimientos establecidos para dar

CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA. EFECTOS DE LA REVELACIÓN NO AUTORIZADA POR PARTE DE LA

PARTE RECEPTORA. La PARTE REVELADORA en caso de incurrir en una revelación de información no autorizada y riesgosa para las operaciones del Banco, lo habilitara como PARTE REVELADORA a: 1) terminar la relación contractual o comercial con la PARTE RECEPTORA, 2) hacer efectiva la cláusula penal, 3) ejercer sus derechos ante la autoridad competente para solicitar la indemnización de todos los daños y perjuicios causados.

CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA. DISPOSICIONES VARIAS:

13.1 Copias: Este Acuerdo consta de dos ejemplares originales que juntas constituyen un mismo original.

13.2 Disposiciones Inválidas: Si alguna de las disposiciones de este Acuerdo llegare a ser declarada ilegal, inválida, ineficaz o sin vigor bajo las leyes presentes o futuras, dicha disposición deberá excluirse, y este Acuerdo deberá, al alcance posible y sin destruir su propósito, ser realizado y ejecutado como si dicha disposición ilegal, inválida o sin vigor, no hubiera hecho parte del mismo. Las restantes disposiciones aquí contenidas deberán conservar el mismo valor y efecto y no deben ser afectadas por la disposición declarada ilegal, inválida o sin vigor. Adicionalmente las partes acuerdan cooperar entre ellas para remplazar cualquier disposición nula, ineficaz o ilegal por una que, siendo válida y exigible, cumpla la misma función y surta los mismos efectos de la disposición declarada ilegal, nula, ineficaz o sin vigor.

13.3 Modificaciones: El presente Acuerdo sólo podrá ser modificado previo acuerdo escrito y expreso entre las PARTES.

13.4 Acuerdo completo y exigibilidad: Este Acuerdo constituye el único vigente entre las PARTES y por lo tanto reemplaza y sustituye cualquier otro acuerdo de confidencialidad entre las mismas

13.5 Normatividad aplicable: La normatividad aplicable a este Acuerdo será la de Colombia.

13.6 Domicilio: Las PARTES manifiestan que para todos los efectos legales el domicilio contractual será el municipio de Chía Cundinamarca y que cada una de ellas recibirá notificaciones en la siguiente dirección:

BANCO FINANDINA S.A. BIC:

Contacto: Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx

Cargo: Gerente de Transformación Digital, Mercadeo y Productos Email: xxxxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx

Teléfono: 0000000

Dirección: Xxxxxxxxx 00 Xxxxxxxxx Xxxxxxx xxx Xxxxx, Xxxx (Xxxxxxxxxxxx).

XXXXX

Contacto: XXX Cargo: XXXX Email: XXXX Dirección: XXX Teléfono: XXX

CLAÚSULA DÉCIMA CUARTA. DECLARACIONES: Cada una de las PARTES declara, bajo la gravedad de juramento:

1. Que el origen de sus recursos que eventualmente llegaren a estar involucrados en el desarrollo de este acuerdo no ha provenido ni proviene directa o indirectamente de alguna actividad ilícita de las contempladas en las leyes nacionales e internacionales, así como que tampoco proviene de alguna actividad ilícita de las contempladas en estatuto penal de nación extranjera, en especial de actividades relacionadas con narcotráfico

2. Que la persona jurídica que representan, ni los socios que la conforman, ni los directores, se encuentran vinculados por la Oficina para el Control de Activos Extranjeros del Departamento xxx Xxxxxx de los Estados Unidos de América (OFAC, por su sigla en inglés) en su lista de los Traficantes de Narcóticos Especialmente Designados del Departamento xxx Xxxxxx (SDNT, por su sigla en inglés), o en cualquier otra lista similar a ésta, publicada por cualquier gobierno o Estado.

Por cualquier tribunal nacional o extranjero en procesos relacionados con actividades tales como transporte, tráfico, procesamiento o comercialización de sustancias ilícitas, el lavado de activos o similares y/o conexos, terrorismo y/o similares.

3. El presente Acuerdo terminará de inmediato por la inclusión de cualquiera de las PARTES o sus administradores, en listas para el control xx xxxxxx de activos y/o prevención del terrorismo, administradas por cualquier autoridad nacional o extranjera; o en cualquier tipo de investigación y/o proceso judicial relacionado con las actividades referidas en la presente cláusula.

CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA. ACEPTACIÓN DE FIRMA ELECTRÓNICA: Las Partes reconocen y aceptan que, por políticas del BANCO, el presente documento, así como los que se intercambien sucesivamente entre ellas, serán firmados a través de cualquier mecanismo de firma electrónica, la cual tendrá plenos efectos de acuerdo con lo previsto en la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012 y demás normas que las modifiquen o sustituyan. Las PARTES afirman haber leído todo el Acuerdo y conocer todas las obligaciones y derechos que se derivan del mismo y, en consecuencia, se suscribe a los 19 días del mes xx xxxxx de 2021.

XXXXXXX XXXXXXX XXXX XXXXXXXXX

C.C. 43.045.830

PRIMER SUPLENTE DEL GERENTE

BANCO FINANDINA BIC S.A.

*Aprobado por:

Xxxxxxx Xxxxx Xxxxx

Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx

XXX

C.C. XXXX XXX XXXXX

ANEXO No. 2

CARTA DE PRESENTACIÓN DE REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD

Ciudad, de de 2021

Señores:

BANCO FINANDINA BIC

Ciudad

Referencia: Presentación de Requisitos de Admisibilidad - Licitación Seguros de Incendio y de Terremoto Asociados a Créditos Cartera Hipotecaria y Contratos de Leasing Habitacional.

Estimados señores:

El suscrito , mayor de edad, identificado con , en mi calidad de Representante Legal de , compañía de seguros identificada con NIT.

, legalmente constituida en Colombia y autorizada por la Superintendencia Financiera de Colombia para operar el ramo de , estando debidamente facultado, en respuesta a la carta de invitación presentada por BANCO FINANDINA BIC, manifiesto a ustedes el interés de la Aseguradora que representó en participar en el proceso de licitación de la referencia.

Atendiendo la Carta de Invitación y con el fin de ser calificadas como Aseguradora Oferente, manifiesto que la Aseguradora cumple con los Requisitos de Admisibilidad y los Requisitos de Admisibilidad Adicionales exigidos por BANCO FINANDINA BIC y consignados en el Pliego de Condiciones.

Para acreditar dicho cumplimiento, adjunto los siguientes documentos:

1. Certificado de Existencia y Representación legal expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia, con una antigüedad no superior a 30 días, donde se acredite la autorización para funcionar en el país, la calidad del suscrito y la autorización para operar el(los) ramo(s) objeto de la licitación.

2. Certificación (con vigencia no mayor a 30 días a la fecha de presentación) emitida por una sociedad calificadora de riesgos autorizada por la Superintendencia Financiera de Colombia. Dicha calificación deberá ser igual o superior a “A”.

3. Anexo No. 1 – Acuerdo de Confidencialidad suscrito por el Representante Legal de la Aseguradora.

4. Estados Financieros enviados a la Superintendencia Financiera con corte a 31 de diciembre de los años 2019 y 2020, firmados por el Representante Legal, el contador y el revisor fiscal de la Compañía Aseguradora, junto con las notas a los estados financieros, de ser aplicables.

5. Constancia del envío a la Superintendencia Financiera de Colombia de los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2019 y 2020

6. Documento de cálculo de los indicadores financieros de capacidad financiera y patrimonial y la correspondiente certificación de cumplimiento suscrita por el Representante Legal.

7. Copia autorizada del acta del órgano social competente que de acuerdo con los estatutos sociales del oferente faculte a quien suscribe la carta de presentación para suscribirla, cuando a ello hubiere lugar.

8. Lista de reaseguradores con los cuales respaldará el programa de seguros, junto con la certificación de calificación.

9. Certificación de experiencia durante al menos un año de los últimos 5 (2016, 2017,2018, 2019 o 2020) en el manejo de programas de seguros deudores en líneas de crédito, mediante certificación escrita firmada por un cliente.

10. Certificación suscrita por el Representante Legal de la Aseguradora en la que garantiza que los Reaseguradores que respaldan la oferta cumplen con los requisitos exigidos en la Carta de Invitación y en el Pliego de Condiciones.

11. Relación de oficinas y/o puntos de atención de la Aseguradora, suscrita por el Representante Legal.

12. Certificación suscrita por el Representante Legal en la que acredita que la Aseguradora cuenta con un Sistema de Atención al Consumidor Financiero (SAC) que permita de manera efectiva la recepción de reclamaciones por siniestros, la atención oportuna de los siniestros y especialmente los de tipo masivo en caso de catástrofe, y los pagos de los siniestros.

13. Certificación suscrita por el Representante Legal en la que acredita que la Aseguradora cuenta con un Plan de Contingencia y Continuidad del Negocio adecuado para administrar la operación, que incluya elementos como: prevención y atención de emergencias, administración de crisis, planes de contingencia para responder a las fallas e interrupciones específicas de un sistema o proceso y, capacidad de retorno a la operación normal.

14. Compromiso suscrito por el Representante Legal conforme al cual, en caso de presentar Posturas, las tasas cotizadas y que se mantendrán vigentes durante la ejecución del contrato, cumplirán con los principios de equidad y suficiencia y que serán el producto de la utilización de información estadística que cumpla con las exigencias de homogeneidad y representatividad, de conformidad con lo establecido en la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia.

Manifiesto que ni la Aseguradora ni el suscrito está: (i) vinculada por parte de las autoridades competentes a cualquier tipo de investigación por delitos de narcotráfico, terrorismo, secuestro, lavado de activos y/o conexos, (ii) incluida en listas para el control xx xxxxxx de activos administradas por cualquier autoridad nacional o extranjera, tales como la Oficina de Control de Activos en el Exterior (OFAC) del Departamento xxx Xxxxxx de los Estados Unidos de América o (iii)condenada por parte de las autoridades competentes en cualquier tipo de proceso judicial relacionado con la comisión de cualquier hecho punible.

Para efectos del proceso de la referencia, manifiesto que la Aseguradora recibirá notificaciones y comunicaciones en el correo electrónico

[FIRMA REPRESENTANTE LEGAL] [NOMBRE REPRESENTANTE LEGAL][DOCUMENTO DE IDENTIDAD]

CARTA DE PRESENTACIÓN DE POSTURA

Bogotá D.C., de de 2021

Señores:

BANCO FINANDINA BIC

Ciudad

Referencia: Presentación de Postura - Licitación Seguros de Incendio y Terremoto Asociados a Créditos Cartera Hipotecaria y Contratos de Leasing Habitacional.

Estimados señores:

El suscrito , mayor de edad, identificado con , en mi calidad de Representante Legal de , compañía de seguros identificada con el NIT. , legalmente constituida en Colombia y autorizada por la Superintendencia Financiera de Colombia para operar el ramo de , estando debidamente facultado, en respuesta a la Carta de Invitación presentada por BANCO FINANDINA BIC, presento la Postura que esta Compañía formula a BANCO FINANDINA BIC para que se le adjudique el Contrato de Seguros de Incendio y Terremoto, en los casos en que el Banco actúe como tomador de los seguros asociados a créditos garantizados con hipoteca o a contratos de leasing habitacional por cuenta de sus deudores o locatarios.

Para el efecto adjunto Postura, firmada por el Representante Legal de la Aseguradora.

Así mismo, manifiesto que la Postura que formulo en nombre de la Aseguradora que represento responde al conocimiento suficiente de la información suministrada por BANCO FINANDINA y de los riesgos que asume la Aseguradora, que acepto los términos, bases y demás condiciones de la licitación y que, en caso de Adjudicación del Contrato de Seguros, la Aseguradora acepta y cumplirácon todos los términos y condiciones establecidos en el Pliego de Condiciones y sus Anexos.

La presente oferta es firme e irrevocable y tiene una validez de noventa (90) días a partir del

de de 2021.

Adjunto el original de la Garantía de Seriedad de la Oferta en las condiciones requeridas en el Pliego de Invitación.

[FIRMA REPRESENTANTE LEGAL] [NOMBRE REPRESENTANTE LEGAL]

JUSTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS ADICIONALES

I. CAPACIDAD FINANCIERA Y PATRIMONIAL

Para evaluar a las aseguradoras interesadas en participar en el proceso licitatorio, BANCO FINANDINA BIC estableció los siguientes indicadores:

1.1. Margen de Solvencia: Se considera solvente a una Compañía Aseguradora que cuente con la capacidad financiera para responder a variaciones adversas en lo que corresponde a la totalidad de las obligaciones y responsabilidades que ha asumido con los asegurados.

1.2. Respaldo de las Reservas Técnicas: Las reservas constituyen la principal garantía financiera en cuanto son las que respaldan el cumplimiento de las obligaciones dinerarias previsibles del asegurador para con los asegurados

1.3. Nivel de endeudamiento: El nivel de endeudamiento adecuado le permite a la Compañía Aseguradora resistir un cambio en las condiciones económicas y demostrar la capacidad de responder ante sus acreedores, disminuyendo el riesgo.

1.4. Índice de Liquidez: El índice que Liquidez muestra la capacidad de una Compañía Aseguradora para cumplir con las obligaciones que se aproximan a su vencimiento en el corto plazo, garantizando el cumplimiento de las obligaciones contraídas con los clientes.

II. EXPERIENCIA Y ATENCIÓN

Nuestra filosofía es ser un Banco ágil, cercano, transparente y sostenible, generando beneficio e interés colectivo. Se busca garantizar la prestación de servicios financieros soportados en la experiencia, buen servicio y disponibilidad. Por estas razones buscamos aliados que cuenten con la experiencia y capacidad que permita garantizar dichas premisas.

III. REASEGUROS

Es necesario garantizar que los seguros asociados a créditos con garantías hipotecarias y leasing habitacional, se encuentran debidamente respaldados, por reaseguradores legalmente constituidos y reconocidas en el mercado.

CÁLCULO DE LA TARIFA

Tarifa por recaudo de Seguros deudores BANCO FINANDINA BIC Año 2021

Concepto	Tarifa 2021	Justificación del Cobro
		Corresponde al costo en el cual incurre el Banco por
		tener a disposición de los clientes los diferentes
Costo transaccional en los canales por el recaudo del pago	$7,007	canales para el recaudo mensual de las primas de seguros, los cuales corresponden a las sucursales bancarias y canales digitales como la Net, la Banca Móvil, pagos por PSE, corresponsables Bancarios y
		domiciliaciones con cargo a cuentas propias y de
		otros Bancos
Envío de extractos para el cobro mensual de los seguros	$628	Hace referencia al valor en que se incurre desde la liquidación del seguro hasta su inclusión en el extracto, junto con el recaudo a través del mismo.
		Corresponde a la información que se envía para
		mantener las pólizas actualizadas y vigentes de
		acuerdo a lo reportado por los clientes, incluye
Envío de pólizas, novedades y otras comunicaciones	$576	novedades como la renovación anual, cambios en el valor asegurado dentro de otros aspectos que se puedan presentar. De igual forma, incluye conceptos sobre las pólizas colectivas como cartas
		de bienvenida de cada operación de crédito o
		leasing, presentación de las condiciones generales
		de las pólizas adjudicadas, entre otras.
		Incluyen las tareas que se ejecutan en los procesos
		de vinculación del seguro por cada asegurado y a
Costo vinculación de		cada operación de crédito, incluyendo las
seguros en proceso de		validaciones de las condiciones particulares; la
alta y formalización,	$5,445	generación y control de facturación, conciliación de
actualizaciones y		pagos, generación de cuentas por pagar a la
administración.		aseguradora por pago xx xxxxxx, entre otras
		labores asociadas a la administración de las pólizas
		y las primas de seguros.
		Se refiere a la adaptación técnica y mantenimiento
		mensual que se debe realizar en los aplicativos, en
Utilización de recursos en		las herramientas y en los procesos de acuerdo a las
host, aplicativos y uso	$4,344	nuevas condiciones de la póliza adjudicada, así
maquinas		como los esfuerzos para la adecuación de los
		enlaces e integraciones con las nuevas
		aseguradoras adjudicatarias.
Total tarifa	$18,000

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LICITACIÓN PÚBLICA N. 02 CONTRATACIÓN DE SEGUROS ASOCIADOS A CRÉDITOS GARANTIZADOS CON HIPOTECA Y/O A CONTRATOS DE LEASING HABITACIONAL CHÍA. NOVIEMBRE DE 2021

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