CONTRATO DE CONSULTORIA PARA LA INTERMEDIACION DE SEGUROS No. 013-2010 SUSCRITO ENTRE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR Y JARGU S.A. CORREDORES DE SEGUROS
CONTRATO DE CONSULTORIA PARA LA INTERMEDIACION DE SEGUROS No. 013-2010 SUSCRITO ENTRE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR Y JARGU S.A. CORREDORES DE SEGUROS
Entre los suscritos a saber XXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXXXX, mayor de edad, vecino de esta ciudad, identificado con la cédula de ciudadanía número
79.542.567 de Bogotá, en su calidad de representante legal de la Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derecho de Autor, debidamente facultado para celebrar contratos de acuerdo con el Artículo 11 de la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 Decreto Reglamentario 2474 de 2008 y en concordancia con el Artículo 5o. del Decreto 2041 de 1991, y quien para efectos de este contrato se denominará LA DIRECCION, por una parte, y XXX XXXXXX XXXXXXXXX XXXXXX, mayor de edad, vecina de esta ciudad, identificada con la cédula de ciudadanía número 31.270.753 de Cali, en su condición de representante legal de JARGU S.A. CORREDORES DE SEGUROS, con NIT 800.018.165-8, sociedad comercial constituida por escritura pública No. 4644 otorgada por la Notaría 31 de Bogotá, D.C., del 23 de octubre de 1987, según consta en el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia expedido el 24 xx xxxx de 2010, quien en adelante se llamará EL CONTRATISTA, hemos decido celebrar el presente Contrato de consultoría de un intermediario de seguros, el cual se regirá en lo general por la Ley 80 de 1993, sus Decretos Reglamentarios, las normas civiles y comerciales vigentes y concordantes que regulen los servicios objeto del presente contrato y en especial por las cláusulas que se indican a continuación previas las siguientes consideraciones: a) Que mediante Resoución No. 140 del 28 xx xxxx de 2010 se conformo la lista corta quedando constituida por las siguientes firmas: Correcol S.A., Jargu S.A. Corredores de Seguros y Proseguros S.A. b) Que como resultado de lo anterior, mediante Resolución No.146 del 01 xx xxxxx de 2010, LA DIRECCION ordenó la apertura del proceso de Concurso de Méritos con precalificación mediante la conformación de lista corta Xx. XXXX 000-00 con el objeto de contratar un intermediario de seguros que realice la intermediación en la adquisición de seguros para la entidad. c) Que una vez culminado el proceso de Concurso de méritos se adjudicó a la firma JARGU S.A. CORREDORES DE SEGUROS mediante acto de adjudicación No. 179 de fecha 02 de julio de 2010, publicando el acto administrativo en el Portal Unico de Contratación y en la Página Web de LA DIRECCION. Que en mérito de lo anteriormente expuesto LA DIRECCION y el CONTRATISTA acuerdan: CLAUSULA PRIMERA.- OBJETO DEL CONTRATO: EL CONTRATISTA se obliga para con la DIRECCION, a realizar la intermediación en la adquisición de seguros para el cubrimiento de los riesgos de los activos e intereses propiedad y/o a cargo de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, así como aquellos por los cuales sea o fuere legalmente responsable. PARAGRAFO. Acorde con los bienes y necesidades de la entidad, los xxxxx de seguros para los cuales se requiere de un intermediario son: a) Seguro de Automóviles, b) Seguro todo riesgo
daños materiales (Incendio y/x xxxx, sustracción y corriente débil), c) Seguro de manejo global para Entidades Oficiales, d) Seguro de responsabilidad civil extracontractual, e) Seguro de daños corporales causados a personas en accidentes de tránsito (SOAT). CLAUSULA SEGUNDA. Alcance del Objeto. 1) Evaluar el plan de seguros que actualmente tiene LA DIRECCION examinando las condiciones de riesgo y asesorar a la entidad en la estructuración y elaboración de las condiciones y coberturas de las nuevas pólizas para amparar adecuadamente a las personas, bienes muebles e inmuebles de propiedad de la entidad e intereses patrimoniales y de los que legalmente sea o llegare a ser responsable dentro del término del contrato. 2) Mantener actualizado el programa de seguros a través de un informe de vigencia y vencimiento de pólizas, gestiones de renovación, trámites de reclamaciones por siniestros con revisión y control de documentos y estadísticas de siniestralidad. 3) Asesorar a la DNDA en el proceso de selección para la contratación de sus pólizas, para lo cual deberá, entre otros, redactar el proyecto xx xxxxxx y el pliego de condiciones, considerar los criterios técnicos aplicables más favorables a los intereses de la Entidad, adelantar el estudio y la respuesta a las observaciones e inquietudes que surjan en el proceso, así como el estudio de riesgos propio de la selección de compañías de seguros y la evaluación de las ofertas presentadas en desarrollo del proceso de selección. 4) Asesorar a la DNDA en la celebración de los contratos de seguros, sus renovaciones o prórrogas 5) Revisar las pólizas, anexos y demás documentos que expida la compañía aseguradora, verificando que las mismas correspondan a los seguros contratados. 6) Asesorar a LA DIRECCION sobre el alcance e interpretación de las condiciones técnicas generales y especiales aplicables a sus pólizas de seguros. 7) Asesorar, presentar y tramitar en forma oportuna las reclamaciones de siniestros ante la aseguradora, para obtener las indemnizaciones que correspondan en las mejores condiciones de modo, tiempo y cuantía. 8) Verificar que en el trámite de reclamaciones se presenten todos los documentos necesarios para la prueba de la ocurrencia del siniestro y su cuantía. 9) Ejercer control y seguimiento respecto de todos los procesos de reclamación y reconsideración que se formulen. 10) Evitar que se consoliden los términos de prescripción de las acciones derivadas de los contratos de seguros, recomendando la iniciación del proceso judicial en contra de la aseguradora cuando, habiéndose formulado el reclamo por la vía extrajudicial, ésta no se allane a pagar. 11) Nombrar ajustadores altamente calificados y reconocidos en el mercado de ser necesario, con el fin que realicen los análisis correspondiente y se promuevan las mejores condiciones de pago de las indemnizaciones. 12) Brindar asesoría jurídica en los aspectos relacionados con el objeto del contrato. 13) Prestar asesoría en el avalúo de los bienes e intereses patrimoniales de la entidad. 14) Prestar la asesoría en la identificación, evaluación y análisis de los riesgos, diseñando un programa para su administración. 15) Elaborar y presentar los programas sobre condiciones y coberturas y prevención de pérdidas de conformidad con lo previsto en la normatividad vigente. 16) Prestar todos los demás servicios que emanan de la actividad de intermediación de seguros, así como todos los servicios especiales o complementarios ofrecidos en su propuesta. 17) Elaborar y presentar los informes que
requiera LA DIRECCION. 18) Proveer el personal y equipos para un corretaje eficiente.
19) Mantener vigentes todas las garantías que amparan el contrato en los términos del mismo. PARAGRAFO PRIMERO: EL CONTRATISTA es también el intermediario de LA DIRECCION ante la compañía de seguros que resulte favorecida con la adjudicación del proceso por medio de la cual se adjudique en el año 2010 el programa de seguros de la Dirección Nacional de Derecho de Autor. PARAGRAFO SEGUNDO: El servicio de intermediación se prestará de conformidad con los documentos contentivos del Concurso de Méritos No. DNDA-011-2010 y de la oferta presentada por el CONTRATISTA del 11 xx xxxxx de 2010 radicada con el No. 1-2010- 25145, los cuales forman parte integral del presente contrato. CLAUSULA TERCERA.- VALOR DEL CONTRATO: LA DIRECCION no reconocerá de ninguna manera honorarios, comisiones, gastos o erogaciones AL CONTRATISTA por concepto de los servicios prestados. En consecuencia, el valor que genere el contrato que se suscribe, será cancelado directamente por la compañía de seguros con las que se contrate o prorrogue el programa de seguros de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, de conformidad con la comisión que se pacte entre el corredor de seguros y ésta. CLÁUSULA CUARTA. VIGENCIA DEL CONTRATO. La vigencia del presente contrato se contará a partir de la fecha de su perfeccionamiento y se prolongará hasta la fecha de vencimiento de los seguros expedidos o renovados con su intervención dentro de un mismo proceso de contratación y cuatro (4) meses más siguientes a la finalización del plazo de ejecución para su liquidación, sin perjuicio de que LA DIRECCION, previo cumplimiento de las formalidades legales, proceda a la terminación de la relación. CLAUSULA QUINTA – PLAZO DE EJECUCION. El término de ejecución del contrato se contará a partir de la fecha de suscripción entre las partes previo cumplimiento de los requisitos de ejecución y se prolongará hasta la fecha de vencimiento de los seguros expedidos o renovados con su intervención del intermediario de seguros dentro de un mismo proceso de selección que se haya adelantado por la Dirección Nacional de Derecho de Autor. CLAUSULA SEXTA – OBLIGACIONES DE LA DIRECCION. LA DIRECCION asume frente AL CONTRATISTA las siguientes obligaciones: 1) Verificar, revisar y aprobar a través del coordinador designado, el cumplimiento de los requisitos y documentos de orden técnico como requisito previo e indispensable para suscribir el contrato. 2) Suministrar en forma oportuna la información solicitada por EL CONTRATISTA de conformidad con los términos del presente contrato. 3) Programar y realizar las reuniones que fueren necesarias para la ejecución y el seguimiento del Contrato. 4) Designar un supervisor encargado de facilitar las actividades a desarrollar para el cumplimiento del objeto del contrato. 5) Resolver las peticiones que le sean presentadas por EL CONTRATISTA en los términos consagrados en la Ley. 6) Cumplir y hacer cumplir las condiciones pactadas en el contrato y en los documentos que de él forman parte. 7) Las demás que se deriven de la naturaleza del contrato y que surjan del desarrollo de la misma. CLAUSULA SEPTIMA – OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA. Además de las que son propias del contrato de corretaje y de las que se deriven de la propuesta. EL
CONTRATISTA se obliga para con LA DIRECCION: 1) Cumplir con el objeto del contrato de acuerdo con los términos y requisitos establecidos en el pliego de condiciones del Proceso de Concurso de Méritos No. DNDA 011-2010 y la oferta presentada por el CONTRATISTA de fecha 11 xx xxxxx de 2010 radicada con el No. 1- 2010-25145. 2) Garantizar que el personal que contrate para cumplir con el objeto de intermediación de seguros, se encuentre debidamente capacitado acorde con el pliego de condiciones y la propuesta. 3) Ejecutar el objeto del contrato con los recursos materiales y humanos mínimos señalados en el pliego de condiciones y en su ofrecimiento. La no presentación de los recursos en la oportunidad requerida, se constituye en incumplimiento grave de las obligaciones del contrato. 4) Cumplir dentro del término pactado en el presente contrato con los requisitos tendientes a su legalización. 5) Asumir el pago de las obligaciones laborales surgidas con los profesionales contratados para cumplir el objeto del contrato. 6) Cumplir con sus obligaciones frente al sistema de seguridad social integral, parafiscales (Cajas de Compensación Familiar, SENA e ICBF). 7) En general las demás obligaciones que integran el objeto del contrato y que se encuentran en el pliego de condiciones del proceso de Concurso de Méritos con precalificación mediante la conformación de lista corta Xx. XXXX 000-00 y las señaladas en la oferta presentada por EL CONTRATISTA, así como las que se deriven de la suscripción del presente contrato. CLAUSULA OCTAVA – EXCLUSION DE RELACION LABORAL: El personal que sea empleado por EL CONTRATISTA directa o indirectamente, será de su exclusiva cuenta y riesgo y se entenderá directamente con él para efectos de pagos de salarios, prestaciones sociales, indemnización y demás a que haya lugar, puesto que LA DIRECCION no adquiere ninguna relación de carácter civil o laboral con el personal que éste llegare a utilizar. CLAUSULA NOVENA – GARANTIA UNICA: El CONTRATISTA se obliga a
constituir a favor de LA DIRECCION, una garantía única, expedida por un banco o compañía de seguros legalmente establecida en Colombia, cuya póliza matriz se encuentre aprobada por la Superintendencia Financiera, que ampara los siguientes riesgos: 1) De cumplimiento de las obligaciones surgidas del presente contrato, en cuantía y/o valor asegurado de $3’000.000, con una vigencia igual a la del contrato y seis (6) meses más, contados a partir de la fecha de expedición de la garantía. 2) De calidad del servicio en cuantía y/o valor asegurado de $3’000.000, con una vigencia igual a la del contrato y seis (6) meses más. 3) Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones, en cuantía y/o valor asegurado de $1’500.000, con una vigencia igual a la del contrato y tres (3) años más contados a partir de la fecha de expedición de la garantía. 4) Amparo autónomo de responsabilidad civil extracontractual contenido en póliza anexa, en cuantía y/o valor asegurado de 200 SMLMV con una vigencia igual a la del contrato contado a partir de la fecha de expedición de la garantía y seis (6) meses más. PARAGRAFO PRIMERO. AJUSTE DE LA GARANTIA POR PRIMAS
EFECTIVAMENTE EMITIDAS: Una vez se contraten los seguros con la intervención del intermediario de seguros, el CONTRATISTA ajustará la garantía única para que éstas permanezcan en un cuantía equivalente al 20% del valor de las primas
emitidas. En el evento que el costo de los seguros de LA DIRECCION sea inferior a
$15’000.000,oo no se modificarán las garantías inicialmente expedidas. PARAGRAFO SEGUNDO. REPOSICION DE LAS GARANTIAS. EL CONTRATISTA deberá
reponer las garantías antes mencionadas, cuando en razón de las sanciones impuestas, o de otros hechos se disminuyere o agotare o cuando el valor de las mismas se vea afectado por razón de siniestros, durante el término de ejecución del contrato, según sea el caso. PARAGRAFO TERCERO: Únicamente para los efectos legales y contractuales a que haya lugar, cláusula penal y multas, se estima el valor del presente contrato en la suma de TRES MILLONES DE PESOS MCTE. ($3’000.000,oo) NOTA: ESTE VALOR PUEDE INCREMENTARSE DEPENDIENDO DEL RESULTADO DEL PROCESO DE SELECCIÓN DEL PROGRAMA DE SEGUROS Y LAS PRIMAS QUE EFECTIVAMENTE SE CAUSEN. CLAUSULA DECIMA.
SUPERVISION: La ejecución del presente contrato y el incumplimiento de las obligaciones que asume EL CONTRATISTA, serán verificadas por LA DIRECCION a través del Coordinador del Grupo de Compras, o por el funcionario que éste designe, quien tendrá las responsabilidades civiles y penales previstas en los artículos 51 y 53 de la Ley 80 de 1983. El funcionario que ejerza el control de ejecución estará autorizado para impartir instrucciones y ordenes al CONTRATISTA sobre asuntos de su responsabilidad y éste estará obligado a acatarlas. Todas las comunicaciones u órdenes al CONTRATISTA serán expedidas o ratificadas por escrito y formarán parte de los documentos del contrato. Serán funciones de quien ejerce el control de ejecución, las tendientes a asegurar para LA DIRECCION, que EL CONTRATISTA cumpla con las obligaciones pactadas en la respectiva orden y en los términos de referencia, para la ejecución de su objeto y en especial las siguientes: 1. Tener especial cuidado y diligencia en constatar el cumplimiento de todos los requerimientos de los presentes términos de referencia y de los ofrecimientos consignados en la oferta para cada una de ellos. 2. Dar el visto bueno (VoBo) a los informes que sobre la ejecución del contrato debe hacer entrega el consultor. 3. Informar oportunamente a la Subdirección Administrativa de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, el incumplimiento de cualquier obligación contractual. 4. Proyectar y suscribir el acta de liquidación final del contrato. 5. Observar los deberes y las funciones establecidas en las disposiciones vigentes que regulan la materia. CLAUSULA DECIMA PRIMERA. CADUCIDAD: LA DIRECCION podrá declarar la caducidad del contrato por incumplimiento de cualquiera de las obligaciones a cargo del CONTRATISTA, de conformidad con lo previsto en el artículo 18 de la Ley 80 de 1993. Igualmente procederá la caducidad en los eventos previstos en el artículo 25 de la Ley 40 de 1993 y demás normas concordantes. PARAGRAFO: Declarada la caducidad administrativa, LA DIRECCION dará por terminado el contrato y ordenará su liquidación en el estado en que se encuentre. La declaratoria de caducidad no impedirá que LA DIRECCION continúe inmediatamente la ejecución del objeto contratado a través de otro contratista. La declaratoria de caducidad será constitutiva del siniestro de incumplimiento a que se refiere el artículo 1072 del Código de Comercio y no habrá lugar a indemnización
alguna para EL CONTRATISTA, quien se hará acreedor a las sanciones e inhabilidades previstas en la ley. CLAUSULA DECIMA SEGUNDA– MODIFICACION, TERMINACION E INTERPRETACION UNILATERALES: El presente contrato
podrá ser terminado, modificado e interpretado unilateralmente por la DIRECCION con sujeción a lo previsto en la Ley 80 de 1993. CLAUSULA DECIMA TERCERA. MULTAS: En caso de incumplimiento parcial x xxxx por parte del Contratista, LA DIRECCION, podrá directamente, mediante acto administrativo motivado, imponer multas sucesivas en cuantía proporcional al valor de los perjuicios causados, sin exceder del cien por ciento (100%) del valor de la Garantía Unica de Cumplimiento, y sin perjuicio de poder declarar la caducidad del contrato. CLAUSULA DECIMA CUARTA. PENAL PECUNIARIA: En caso de incumplimiento total del contrato por el contratista, LA DIRECCION podrá imponer directamente mediante acto administrativo motivado, una sanción pecuniaria equivalente al veinte por ciento (20%) del valor que se establece en el parágrafo tercero de la Cláusula Novena. CLAUSULA DECIMA QUINTA. APLICACION DE LAS MULTAS Y DE LA PENAL
PECUNIARIA: El valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria se tomarán directamente del saldo a favor del Contratista, si lo hubiere, o de la garantía constituida; o si esto no fuere posible, se cobrará ejecutivamente. CLAUSULA DECIMA SEXTA. SOLUCION DE CONTROVERSIAS CONTRACTUALES: LA DIRECCION y EL
CONTRATISTA harán todo lo posible para resolver en forma ágil, rápida y directa las diferencias y discrepancias surgidas de la actividad contractual. En caso de que las diferencias que se originen por razón de la celebración, ejecución, desarrollo, terminación y/o liquidación de este convenio no puedan resolverse directamente en forma amigable. LA DIRECCION y EL CONTRATISTA podrán someterse a decisión de árbitros. El arbitramento será en derecho, la designación, número de árbitros, requerimiento, constitución y funcionamiento del tribunal de arbitramento, se regirá por las normas legales vigentes que regulen la materia. Igualmente se podrá acudir a otros mecanismos alternos de solución de controversias contractuales previstos en la Ley 80 de 1993, tales como la conciliación, la amigable composición y la transacción. CLAUSULA DECIMA SEPTIMA. INHABILIDADES E
INCOMPATIBILIDADES: El contratista declara bajo la gravedad del juramento que se entiende prestado con la firma del presente contrato, que no se halla incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad señaladas en las normas vigentes. PARAGRAFO: INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES
SOBREVINIENTES: Si llegare a sobrevivir inhabilidad e incompatibilidad en EL CONTRATISTA, éste cederá el contrato previa autorización escrita de la DIRECCION o, si ello no fuere posible, renunciará a su ejecución. CLAUSULA DECIMA OCTAVA. CESION Y SUBCONTRATACION. El contratista no podrá ceder ni subcontratar la ejecución del presente contrato a ninguna persona natural o jurídica nacional o internacional sin autorización previa expresa y escrita de LA DIRECCION. CLAUSULA DECIMA NOVENA. PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCION: El
presente contrato se entiende perfeccionado con la firma de las partes, para su ejecución
se requerirá de la aprobación de la Garantía Unica. CLAUSULA VIGESIMA. LIQUIDACION: Una vez cumplidas las obligaciones surgidas del contrato y en los casos del artículo 60 de la Ley 80 de 1993, es decir, dentro de los cuatro (4) meses calendario siguientes a la fecha de recibo final, o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga, se procederá a su liquidación por parte de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, mediante acta. En el acta se hará constar el cumplimiento de las obligaciones a cargo de cada una de las partes de acuerdo con lo estipulado en el contrato. El acta final de liquidación llevará la firma de las partes. Si el CONTRATISTA no se presenta a la liquidación o las partes no llegan a un acuerdo sobre el contenido de la misma, será practicada directa y unilateralmente por la Dirección Nacional de Derecho de Autor y se adoptará mediante acto administrativo motivado susceptible del recibo de reposición. CLAUSULA VIGESIMA PRIMERA. DOCUMENTOS: Los documentos que a continuación se relacionan para todos los efectos, hacen parte integral del presente contrato y en consecuencia producen sus mismos efectos y obligaciones jurídicas y contractuales: a) La propuesta del CONTRATISTA del 11 xx xxxxx de 2010. b) La garantía Unica de conformidad con la Cláusula Octava. c) Todos los documentos que hacen parte del proceso de Concurso de Méritos No. DNDA 011-10. d) Las órdenes escritas al CONTRATISTA para la ejecución del objeto contractual. e) Actas, anexos y demás documentos que suscriban las partes. CLAUSULA VIGESIMA SEGUNDA. INDEMNIDAD. La Dirección Nacional de Derecho de Autor no será en ningún caso responsable de actos, incumplimientos de contratos, omisiones o hechos ocasionados por las personas que sean sub-contratadas o dependan del adjudicatario. EL CONTRATISTA garantiza mantener indemne a EL CONTRATANTE frente a las reclamaciones judiciales y extrajudiciales por daños y perjuicios que se deriven de los actos, omisiones o hechos suyos. Lo anterior en concordancia con el artículo 6) del Decreto 4828 de 2008. CLAUSULA VIGESIMA TERCERA. REGIMEN LEGAL:
Este contrato se regirá en general por las normas civiles y comerciales vigentes, salvo en los aspectos particularmente regulados por la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios. CLAUSULA VIGESIMA CUARTA. DOMICILIO: Para todos los efectos, el domicilio contractual será la ciudad de Bogotá, D.C. En constancia se firma el presente contrato en la ciudad de Bogotá D.C., el 28 de julio de 2010.
LA DIRECCION EL CONTRATISTA
XXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXXXX XXX XXXXXX XXXXXXXXX XXXXXX
C.C.# 79.542.567 de Bogotá C.C.# 31.270.753 de Cali