Préambule
Convention de preuve Extranet et mail
Le Département met à disposition des clients du laboratoire départemental vétérinaire un service internet sécurisé et personnalisé (extranet) ainsi qu’un service d’envoi électronique des rapports d’analyses dématérialisés sous forme d’un fichier PDF sécurisé. L’accès au service est gratuit.
1- Description des services
2.1 Site Extranet
Le site extranet du laboratoire permet :
- de suivre en temps réel la demande d’analyse, depuis la réception de l’échantillon jusqu’à la validation des résultats et la facturation des prestations,
- de consulter et de télécharger le rapport d’analyse au format PDF. Les rapports d’analyse sont archivés sur le site extranet pendant 5 ans.
2.2 Courrier électronique
Le courrier électronique est transmis par le serveur de messagerie du Département via internet.
2- Modalités d’accès et de fonctionnement
2.1 Site Extranet
2-1-1 Droits d’accès
L’accès au service est soumis à identification. L’usager dispose d’un identifiant et d’un mot de passe personnalisable remis par le laboratoire. L’utilisation des droits d’accès est placé sous la responsabilité de l’usager.
2-1-2 Continuité du service
Le site extranet est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, à l’exception des périodes de maintenance, généralement annoncées sur la page d’accueil du site plusieurs jours à l’avance. Les rapports PDF sont généralement générés et publiés sur le site extranet du laboratoire tous les jours, en fin de nuit.
Le site extranet est consultable avec un navigateur web, depuis un poste fixe ou un dispositif mobile d’accès à internet.
Le Département ne peut être tenu pour responsable des difficultés d’accès au service imputables au fonctionnement d’internet ou aux prestataires choisis par l’usager (fournisseur d’accès…).
2.2 Courrier électronique
Le rapport d’analyse dématérialisé est transmis aux destinataires identifiés par le client.
Les adresses électroniques d’expédition définies dans la présente convention sont mises à jour, par tout moyen adapté, à la demande du client.
2-2-2 Périodicité
Les messages électroniques sont expédiés après validation des rapports d’analyse, généralement le matin.
3- Convention de preuve
3-1 Principe
Les signataires du présent contrat considèrent d’un commun accord que la version électronique du rapport d’analyse, disponible sur le site extranet du laboratoire au format PDF et/ou transmis par message électronique, fait foi entre eux.
3-2 Version électronique et version papier du rapport d’analyse
L’ouverture de l’accès au service extranet ou la mise en place du service d’expédition des rapports d’analyse par courrier électronique entraine la suppression de l’envoi des rapports au format papier.
En cas de correction d’un rapport d’analyse, le nouveau rapport est expédié par tout moyen adapté. Il porte la mention « Xxxxxx et remplace le n° XXX qu’il vous appartient de détruire ».
A tout moment, pendant 5 ans, tous les destinataires du rapport d’analyse peuvent demander au laboratoire une copie certifiée conforme de la version papier conservée dans ses locaux.
4- Garanties
4-1 Cadre de référence
Le Département garantit la conformité du dispositif informatique mis en place pour gérer la production, la diffusion et la mise à disposition des informations et des rapports d’analyse sur le site extranet du laboratoire avec les règles applicables en la matière, notamment la norme NF EN ISO/CEI 17025 destinée aux laboratoires d’essais accrédités.
Le fichier client du laboratoire fait l’objet d’une fiche de déclaration de traitement déposée auprès de la déléguée à la protection des données du Département de l’Hérault, coordonnées : xxx@xxxxxxx.xx.
4-2 Sécurité du système d’information
Le système d’information du Département répond aux exigences générales suivantes :
- l’accès aux applicatifs métier est soumis à identification par identifiant et mot de passe
- les accès à l’extranet sont tracés par un « reverse proxy »
- la sauvegarde quotidienne de la base de données du laboratoire permet de restaurer les données au plus près d’un éventuel incident.
- les données sont archivées à un rythme hebdomadaire sur un mois et à un rythme mensuel sur une année
5- Durée du contrat
Le présent contrat est conclu pour une durée de un an à compter de la date de sa signature. Il est tacitement reconductible par période d’un an.
6- Résiliation
6-1 Cas général
Le présent contrat peut être résilié à tout moment à la demande de l’une ou l’autre des parties transmise à l’autre partie par lettre recommandée avec accusé de réception. L’arrêt du service prend alors effet deux mois après la date de la réception de la lettre recommandée. Cette période est mise à profit par l’usager pour récupérer, le cas échéant, les documents électroniques archivés sur le site extranet.
6-2 Utilisation irrégulière du service
En cas de doute sur l’utilisation régulière du service et/ou, à fortiori, en cas de constat probant d’une tentative d’intrusion frauduleuse, d’un détournement des autorisations d’accès, d’une manipulation des données ou des fichiers mis à disposition sur le site extranet, ou de toute autre malversation, l’accès au service est immédiatement interrompu par le Département.
7- Accord | |||
Accord pour l’accès Extranet: | ❒ Oui | ❒ Non | (1) |
Accord pour envoi d’un rapport PDF : Envoi papier : | ❒ Oui ❒ Oui | ❒ Non ❒ Non | (1) |
🏞 Pensez à l'environnement, ne demandez l’envoi papier que si c'est indispensable.
Adresse(s) mail :
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(1) Si oui, complétez pour toutes les personnes souhaitant l’accès :
Nom et prénom | N° d’ordre (pour les vétérinaires) | Signature et mention « Xx et approuvé » |
Pour que les résultats puissent être partagés à l’ensemble des collaborateurs d’un établissement, veuillez préciser le
nom et le numéro d’ordre (pour les cliniques vétérinaires) de celle-ci :
Nom de l’établissement | N° d’ordre | Signature et mention « Lu et approuvé » |
Montpellier, le