Classificazione dei documenti Clausole campione
Classificazione dei documenti. La classificazione è l’operazione finalizzata alla organizzazione dei documenti, secondo un ordinamento logico, in relazione alle funzioni e alle competenze della AOO. Essa è generalmente strutturata a livelli che si articolano gerarchicamente tra loro. Le voci di primo e secondo livello del titolario (titoli e classi) individuano le funzioni primarie e di organizzazione dell’Ente. L'elenco dei titoli e delle classi associate è disponibile nell'allegato 3. I successivi livelli di classificazione (macro-fascicoli, fascicoli, sotto-fascicoli…) corrispondono a specifiche competenze che rientrano concettualmente nelle macrofunzioni descritte dai primi livelli. Le operazioni di classificazione vengono generalmente svolte in momenti diversi e da personale differente. I primi due livelli di classificazione (titolo-classe) vengono attribuiti nella fase di protocollazione; l’individuazione dei successivi livelli (macro-fascicolo, fascicolo, sotto-fascicolo digitale...) è invece generalmente demandata al Responsabile del procedimento o suo incaricato. Tutti i documenti ricevuti e prodotti dall’Ente, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono classificati in base al sopra citato titolario.
Classificazione dei documenti. (descrizione della naming convection per i documenti da registrare e per le eventuali versioni successive dei medesimi)
Classificazione dei documenti. La classificazione è l’operazione finalizzata alla organizzazione dei documenti, secondo un ordinamento logico, in relazione alle funzioni e alle competenze della AOO. Essa è eseguita a partire dal titolario di classificazione facente parte del piano di conservazione dell’archivio. Tutti i documenti ricevuti e prodotti dagli UOR dell’AOO, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono classificati in base al sopra citato titolario.
Classificazione dei documenti. La classificazione è l’operazione finalizzata all’organizzazione dei documenti, secondo un ordinamento logico, in relazione alle funzioni e alle competenze dell’Amministrazione.
Classificazione dei documenti. La classificazione è l’operazione finalizzata alla organizzazione dei documenti secondo lo schema logico del Titolario. Tutti i documenti ricevuti e prodotti dall’amministrazione, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati o forniti, sono classificati in base al Titolario. Le operazioni di classificazione possono essere svolte in momenti diversi: l’addetto alla registrazione di protocollo può inserire nel documento la provenienza, l'oggetto ed eventualmente il capofila ed attribuire il numero di protocollo. La pratica può essere completata in un secondo tempo inserendo la voce di classificazione più alta (titolo) e le voci di dettaglio (rubrica, sezione). La classificazione è modificabile e in caso di errore non sarà necessario ricorrere all’annullamento dell’intera registrazione, fermo restando che resterà traccia delle modifiche effettuate.
Classificazione dei documenti. Tutti i documenti ricevuti e prodotti dagli uffici utente dell’area organizzativa omogenea, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono classificati in base al titolario riportato nell’allegato n. 7. Gli uffici utente abilitati all’operazione di classificazione dei documenti sono quelli che hanno l’abilitazione alla registrazione della corrispondenza sia essa in entrata, in uscita o interna.
Classificazione dei documenti. Tutti i documenti ricevuti e prodotti dagli Uffici dell’Amministrazione, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono classificati in base al sopra citato titolario. In Comune di Oderzo le operazioni di classificazione vengono svolte, come descritto in altro capitolo, dall'addetto alla registrazione di protocollo, mentre l'eventuale modifica è demandata all’incaricato della trattazione della pratica.
Classificazione dei documenti. Tutti i documenti ricevuti o prodotti indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono classificati in base al titolario (Allegato n. 9), anche se non sono protocollati. (Allegato n. 22). Il titolario è uno strumento suscettibile di aggiornamento: esso deve infatti descrivere le funzioni e le competenze dell’ente, soggette a modifiche in forza delle leggi e dei regolamenti statali e/o regionali. L’aggiornamento e/o la revisione anche parziale del titolario compete alla Giunta Comunale, su proposta del Responsabile del Servizio Amministrativo- Contabile. Dopo ogni modifica del titolario, il Responsabile del Servizio Amministrativo- Contabile provvede ad informare tutti i soggetti abilitati all’operazione di classificazione dei documenti e a dare loro le istruzioni per il corretto utilizzo delle nuove classifiche. Il titolario non è retroattivo: viene garantita la storicizzazione delle variazioni di titolario e la possibilità di ricostruire le diverse voci nel tempo mantenendo stabili i legami dei fascicoli e dei documenti con la struttura del titolario vigente al momento della produzione degli stessi. Per ogni modifica di una voce viene riportata la data di introduzione e la data di variazione. Le variazioni vengono introdotte a partire dal 1° gennaio dell’anno successivo a quello di approvazione del nuovo titolario e valgono almeno per l’intero anno. La classificazione dei documenti in arrivo, è effettuata dall'Ufficio protocollo. La classificazione dei documenti in partenza è effettuata dagli Uffici produttori. Sono classificati anche gli atti preparatori interni, o altri documenti che non vengono protocollati o siano soggetti a registrazione particolare.
Classificazione dei documenti. Il Portale dovrà consentire di classificare i documenti in Riservati e Pubblici e di definire a quale area essi appartengono. Quindi sia in fase di definizione iniziale che in fase di manutenzione del portale gli utenti, all’atto dell’inserimento di un documento in una determinata area, dovranno poter definire se il contenuto di tale documento è Pubblico o Riservato.
Classificazione dei documenti. Tutti i documenti che entrano a far parte dell’archivio dell’AOO - indipendentemente dalla tipologia (ricevuti, spediti, interni), dal supporto utilizzato e dal fatto che siano o meno soggetti a registrazione di protocollo – devono essere classificati in base al titolario vigente.