DIPARTIMENTO PER GLI AFFARI INTERNI E TERRITORIALI DIREZIONE CENTRALE DEI SERVIZI ELETTORALI
DIPARTIMENTO PER GLI AFFARI INTERNI E TERRITORIALI DIREZIONE CENTRALE DEI SERVIZI ELETTORALI
CAPITOLATO TECNICO
PER L’AFFIDAMENTO DEI SERVIZI DI MONITORAGGIO DEL CONTRATTO
N. 71 DI REPERTORIO STIPULATO IL 3 GIUGNO 2015 CONCERNENTE FORNITURA DEI SERVIZI DI SVILUPPO E MANUTENZIONE DEL SISTEMA INFORMATIVO ELETTORALE DEL MINISTERO DELL’INTERNO
CIG 64171141FF
Indice
1.1 TERMINOLOGIA E ACRONIMI 4
2 Oggetto dell’appalto 5
2.1 TIPOLOGIE DI SERVIZI RICHIESTI 5
2.1.1.1 Trasferimento di conoscenze e competenze 5
2.1.2 Direzione dei lavori 6
2.2 AMBITO DI APPLICAZIONE DEI SERVIZI 7
2.2.1 Sviluppo e Manutenzione Evolutiva di Software ad hoc 8
2.2.2 Manutenzione adeguativa 9
2.2.3 Manutenzione correttiva 9
2.2.4 Consulenza Specialistica Tecnico organizzativa 10
2.2.5 Avviamento e messa in Esercizio di SIEL (Sistema Informativo Elettorale) 12
2.2.5.1 Descri zione 12
2.2.5.2 Requisiti Base del Servi zio 13
2.2.5.3 Gestione degli Avviamenti 13
2.2.5.4 Trasferimento Applicazioni negli Ambienti Operati vi 14
2.2.5.5 Gestione dei Test di Performance di Sis tema 14
2.2.6 Formazione e trasferimento Know How 15
2.2.7 Supporto alla Governance 15
3 Modalità di erogazione dei servizi e organizzazione del lavoro 18
3.1 CONSULENZA 18
3.2 DIREZIONE DEI LAVORI 18
3.2.1 Attività previste 18
3.2.1.1 Rileva zione dei da ti 18
3.2.1.2 Analisi dei dati 20
3.2.1.3 Gestione delle non conformità 20
3.2.1.4 Gestione delle va rianti in corso d’opera 21
3.2.1.5 Assistenza al collaudo 21
3.2.2 Criteri di attivazione 21
3.2.3 Criteri di chiusura 21
3.2.4 Documentazione di riferimento 21
3.2.5 Documentazione da produrre 22
3.2.6 Livelli di servizio 22
3.3 CONDUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI MONITORAGGIO 23
3.3.1 Verifica della corretta esecuzione delle attività di monitoraggio 23
3.3.2 Attività previste 24
3.3.2.1 Pianificazione e rendicontazione delle atti vi tà 24
3.3.2.2 Gestione delle risorse 24
3.3.2.3 Distribuzione e approva zione dei documenti 25
3.3.2.4 Gestione della Base informati va di progetto 26
3.3.3 Documentazione da produrre 28
3.3.4 Livelli di servizio 28
4 Responsabilità del Committente 30
5 Responsabilità del Fornitore - Figure, livelli professionali e curricula vitae 30
6 Allegati 32
6.1 RENDICONTO SULL’INTERVENTO DI AFFIANCAMENTO 32
6.2 RENDICONTO SULL’ANDAMENTO DEL CONTRATTO MONITORATO 33
6.3 COMUNICAZIONI ESTEMPORANEE 34
6.4 RAPPORTO SULL’ANDAMENTO DEL CONTRATTO MONITORATO 35
6.5 STATO DI AVANZAMENTO DELLE ATTIVITÀ DI MONITORAGGIO 40
6.6 PIANO DELLE ATTIVITÀ DI MONITORAGGIO 42
6.7 RAPPORTO DI RILEVAZIONE DELLE PRESENZE 46
6.8 CONSULENTE SENIOR 47
6.9 CONSULENTE 49
Premessa
Il Sistema Informativo del Servizio elettorale – SIE - occupa una posizione di rilievo nell’ambito delle attività gestite in generale dal Ministero dell’Interno ed in particolare dal Dipartimento per gli Affari Interni e Territoriali, per l’importanza e la “delicatezza” delle tematiche trattate, per complessità in termini di efficacia ed efficienza del patrimonio applicativo, nonché per l’ampiezza e la diversa tipologia di varietà dell’utenza e dei servizi offerti.
Il SIE, nel corso degli anni, è stato costantemente impegnato a recepire e a rispondere alle spinte evolutive che da un lato sono la conseguenza di precise linee strategiche dell’Amministrazione e dall’altro derivano dalla necessità di adeguarsi alla continua e rapida evoluzione del settore ICT che impone anche alle pubbliche amministrazioni un elevato standard tecnologico per fornire ai cittadini servizi sempre più efficienti.
La Direzione Centrale dei Servizi Elettorali del Dipartimento per gli Affari Interni e Territoriali di questa Amministrazione in data 3 giugno 2015 ha stipulato con il RTI Accenture S.p.A. e Inmatica
S.p.A. - di seguito denominato Fornitore - il contratto n. 71 di Rep per l’affidamento dei servizi di sviluppo e manutenzione del sistema informativo del Servizio Elettorale e dei servizi di consulenza specialistica e formativa – di seguito denominato Contratto.
In base all’articolo 13, comma 2, del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39 ha la necessità di provvedere al monitoraggio del contratto al fine di massimizzare il grado di conseguimento delle finalità del contratto ed ottimizzare la progettazione, realizzazione, manutenzione, gestione e conduzione operativa del sistema informativo automatizzato del Servizio Elettorale. I criteri e modalità del monitoraggio sono stati precisati dall’Autorità con la circolare 28 dicembre 2001, n. CR/AIPA/38. Gli obiettivi del monitoraggio sono intesi a verificare la:
− congruità del progetto con le linee strategiche del piano quinquennale;
− validità dello studio di fattibilità di eventuali sviluppi evolutivi;
− corrispondenza dei prodotti/servizi progettuali con l'offerta tecnica;
− rispetto degli obblighi contrattuali e di quanto enunciato nel capitolato di gara e nell’offerta tecnica;
− verifica della opportunità di varianti;
− efficacia ed efficienza della soluzione realizzata in relazione alle aspettative implicite ed esplicite dell'Amministrazione committente.
Il presente documento contiene le specifiche tecniche richieste per lo svolgimento dei servizi di monitoraggio del contratto sopra indicato.
1.1 Terminologia e acronimi
Nell'ambito del presente documento vengono usati i seguenti termini ed acronimi:
Amministrazione : Ministero dell’Interno – Direzione Centrale dei Servizi Elettorali – Dipartimento Affari Interni e Territoriali.
Fornitore : RTI tra Accenture S.p.A. e Inmatica S.p.A..
Monitore : Società o raggruppamento di imprese con il quale l’amministrazione stipulerà il contratto per la Fornitura di servizi di monitoraggio.
Autorità : Agenzia per l’Italia Digitale.
Contratto : Contratto Rep. n. 71 per l’affidamento dei servizi di sviluppo e manutenzione del sistema informativo del Servizio Elettorale e consulenza specialistica e formativa.
Contratto di monitoraggio : Contratto di fornitura di servizi di monitoraggio, descritti
dalla circolare 28 dicembre 2001, n. CR/AIPA/38.
Base informativa di progetto (BIP) : Banca dati su cui vengono registrati le informazioni
rilevate durante le attività di monitoraggio ed i documenti contrattuali e di progetto.
Documenti di riferimento : Materiale documentale da fornire al Monitore in cui
sono riportate le informazioni utili al monitore per la fornitura del servizio
Data di inizio lavori Data del verbale di inizio dell’esecuzione del contratto, redatto ai sensi del D.P.R. n. 207 del 2010.
Documenti da produrre Materiale documentale che il monitore dovrà produrre
e consegnare all’Amministrazione nel corso della Fornitura.
2 Oggetto dell’appalto
I servizi richiesti riguardano l’azione di monitoraggio e verifica dei progetti informatici. Essi hanno lo scopo di sostenere il responsabile dei sistemi informativi automatizzati, e in generale l’Amministrazione, nella valutazione dell’impatto economico e organizzativo, nel controllo dell’avanzamento dei progetti e nell’accertamento dei livelli di servizio.
L’oggetto dell’appalto è di seguito specificato in modo più dettagliato in termini di:
− tipologie dei servizi richiesti al Monitore, per le quali si rimanda al successivo § 2.1;
− ambito di applicazione di dette tipologie di servizio, trattato nel § 2.2.
La tabella seguente rappresenta sinteticamente l’oggetto dell’appalto identificando, per la tipologia di servizio, il valore dimensionale caratteristico.
Dimensione | Quantità richiesta | Valore | Totale | ||
Tipologia di Servizio | Consulenza - Trasferimento di conoscenze e competenze | Impegno personale GG persona | 208 GG | € 560,00 | € 116.480,00 |
Direzione dei lavori | Canone mensile | 48 mesi | € 5.900,00 | € 283.200,00 | |
€ 399.680,00 | |||||
2.1 Tipologie di servizi richiesti
I servizi indicati nella tabella precedente sono descritti nei paragrafi successivi, specificando per ognuno di essi le attività che il Monitore dovrà svolgere. Nel § 3 vengono descritte le modalità di erogazione di ognuno di questi servizi illustrando nel dettaglio i criteri di attivazione da parte del Committente, i criteri di chiusura, il ciclo di vita delle attività, la rendicontazione del servizio, le modalità di verifica e i livelli di servizio richiesti.
2.1.1 Consulenza
Il servizio di consulenza è finalizzato alla realizzazione del trasferimento di conoscenze e competenze (knowledge transfer) dal Monitore al personale del Committente mediante affiancamento (training on the job).
L’attività è illustrata nel paragrafo seguente.
2.1.1.1 Trasferimento di conoscenze e competenze
La consulenza per l’affiancamento (training on the job) del personale del Committente ha lo scopo di facilitare il trasferimento di conoscenze e competenze (knowledge transfer). L’affiancamento rappresenta una forma di pratica «sul campo» dell’utilizzo di metodologie, tecniche e strumenti di
supporto alle attività di monitoraggio e direzione dei lavori che consenta l’acquisizione al personale del Committente di una reale, pragmatica ed operativa conoscenza di dette attività. Le attività previste sono le seguenti:
1) progettazione dell’intervento di trasferimento di conoscenze e competenze, che dettagli:
− la durata, il numero di discenti, i trainer, le modalità di interazione tra discenti e trainer, le attività da svolgere, l’eventuale raccordo con le attività correnti;
− le modalità di presentazione degli obiettivi del training on the job ai partecipanti;
− le modalità di individuazione all’interno del Committente, di un referente/responsabile delle attività di training on the job;
− per ogni attività da svolgere la durata, gli obiettivi da raggiungere o documenti da
realizzare, i trainer;
2) affiancamento che include:
− la fornitura di materiali di lavoro, ed eventuali supporti;
− periodiche riunioni collettive tra trainer e discenti per l’assegnazione delle attività da effettuare, la definizione degli obiettivi da raggiungere, la valutazione dei risultati prodotti;
− periodici incontri individuali tra singolo trainer e discente;
− consulenza via telefono o e-mail su specifici problemi che, in modo estemporaneo, il discente possa incontrare nell’esecuzione delle attività assegnategli;
3) valutazione dell’intervento di trasferimento di conoscenze e competenze che include:
− l’analisi dei documenti realizzati da parte dei discenti nell’ambito delle attività assegnategli;
− la redazione del documento di riscontro Rendiconto sull’intervento di affiancamento
2.1.2 Direzione dei lavori
La Direzione dei lavori ha lo scopo di supportare il Committente nella gestione di un contratto assicurando l’adeguata capacità di governo necessaria. Essa comprende le attività di:
1) gestione delle attività da parte del Fornitore e dell'Amministrazione e in particolare:
− verifica della disponibilità della documentazione necessaria e della pianificazione di dettaglio;
− consuntivazione delle attività, verifica dell'effettiva erogazione di servizi e della consegna di prodotti e della corrispondente documentazione riferita a pianificazione, progettazione, installazione, gestione, utilizzo;
− valutazione dello stato di avanzamento dei lavori e analisi degli scostamenti tra pianificato e consuntivato relativamente a obiettivi, tempi, costi e utilizzazione di risorse;
2) gestione delle eventuali varianti in corso d'opera che comprende:
− identificazione delle cause, endogene ed esogene al contratto, che rendano le varianti necessarie;
− valutazione tecnica ed economica delle varianti;
− revisione dei documenti contrattuali a seguito dell’accettazione delle varianti da parte dell’Amministrazione;
3) monitoraggio degli adempimenti e dei livelli di qualità contrattualmente previsti, effettuato mediante:
− verifica dell'accuratezza e della validità delle misure prodotte dal Fornitore, mediante esame dei processi di misura messi in atto e/o attraverso l’esecuzione, a campione, di parte delle misure già effettuate dal Fornitore stesso;
− verifica del rispetto dei valori di soglia dei livelli di servizio, operata accedendo al sistema di misura predisposto dal Fornitore. Rimangono esclusi i sistemi software di
supporto alle misure di esclusiva competenza del Fornitore;
− rappresentazione ed interpretazione delle misurazioni effettuate, per seguire l'evoluzione dei fenomeni;
4) gestione delle eventuali non conformità rispetto alle prestazioni previste nel contratto (costi, tempi, quantità e qualità di prodotti e servizi) attraverso:
− identificazione delle cause della non conformità, che può richiedere l'accesso ai processi produttivi messi in atto dal Fornitore e l'esame delle registrazioni di qualità che documentano la loro esecuzione;
− identificazione degli interventi, da parte dell'Amministrazione e/o del Fornitore, ritenuti opportuni per sanare la non conformità, controllo della loro attuazione e
verifica degli esiti;
5) assistenza al collaudo che consiste nel supportare il Direttore dell’esecuzione e le Commissioni di verifica di conformità dei servizi oggetto del contratto di monitoraggio nella scelta dei campioni da sottoporre a verifica, nella misurazione e nella verifica della conformità delle caratteristiche e dei risultati ai requisiti contrattuali.
2.2 Ambito di applicazione dei servizi
Le dimensioni dei servizi di monitoraggio richiesti sono riportate nella tabella che segue.
Per la Direzione dei lavori la dimensione di riferimento è il costo del servizio da sottoporre a monitoraggio, per la consulenza è il numero di giorni-uomo da erogare nel corso del contratto.
Per i servizi di consulenza / trasferimento competenza e conoscenza si indica un impiego di figure professionali per una percentuale pari ai valori riportati nella tabella seguente in modo che, rapportandosi ad una singola giornata lavorativa, l’insieme delle risorse impegnate rappresenti il 100 % (cento percento) del gruppo di lavoro. Si precisa che la tariffa giornaliera sotto indicata è stata calcolata tenendo conto degli importi tariffari ritenuti congrui dall’Agenzia per l’Italia Digitale.
TIPOLOGIA DI SERVIZIO | AMBITO DI APPLICAZIONE DEL SERVIZIO | ||
Dimensione | Note | ||
Consulenza / Trasferimento di conoscenze e competenze | Impegno | Euro | |
Consulente senior Consulente | 60 % 40 % | 560,00 | Gli obiettivi specifici dei servizi di trasferimento di conoscenze e competenze descritti nel § 2.1.1, verranno definiti dal Committente durante il periodo di validità del contratto sulla base delle esigenze che emergeranno nel corso della Fornitura. |
Direzione dei lavori Servizi ICT | Canone mensile | 5.900,00 | L’impegno richiesto al Monitore per l’erogazione di questi servizi è quantificato nel canone mensile indicato a fianco. |
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2.2.1 Sviluppo e Manutenzione Evolutiva di Software ad hoc
L’analisi dei fabbisogni informatici di SIE prevede obiettivi di sviluppo riportati nella tabella sottostante, a titolo esemplificativo, in quanto l’Amministrazione si riserva la facoltà di integrare o modificare gli stessi in funzione delle esigenze che emergeranno nel corso della Fornitura.
Tabella obiettivi
Tabella Obiettivi | Descrizione |
Sviluppi a seguito di nuove normative | Interventi necessari ad adeguamenti a nuove norme |
Reingegnerizzazione di alcune applicazioni | Reingegnerizzazione di alcune applicazioni con soluzioni e tecnologie basate sull’architettura SOA |
Sviluppo di nuovi sotto-sistemi | Progetti con carattere di innovazione conseguenti alla prevedibile evoluzione delle tecnologie e dei sistemi informativi disponibili |
La Manutenzione Evolutiva (MEV) di software comprende gli interventi volti ad arricchire il prodotto di nuove funzionalità o comunque a modificare o integrare le funzionalità del prodotto,
ad evolverlo tecnologicamente, aumentandone le performance. La MEV implica la scrittura di funzioni aggiuntive d’integrazione a sistemi informativi o applicazioni esistenti ovvero di parti di funzioni (anche in sostituzione di altre già esistenti) di dimensione significativa e di cui è possibile preventivamente definirne i requisiti o quantomeno identificarne le esigenze. In pratica si tratta di implementazioni di uno specifico sistema informativo, sovente aggregabili fra loro, che comunque danno luogo a una nuova Release/Baseline del prodotto iniziale.
La MEV, così come lo sviluppo ad hoc, rilascia prodotti che modificano la consistenza del parco applicativo misurata, laddove possibile, in Punti Funzione (PF), chiamata anche Baseline del sistema, che di norma si incrementa, salvo casi di cancellazione in contemporanea di applicazioni/funzioni obsolete e eventualmente sostituite da quelle nuove sviluppate.
Il Fornitore è tenuto a fornire tutti gli elementi di misurazione necessari a mantenere aggiornata la Baseline.
L’attività di sviluppo del software viene suddivisa in Obiettivi, ognuno dei quali può essere assimilato ad un “progetto” la cui esecuzione è suddivisa in fasi secondo un ciclo di sviluppo dipendente dalle dimensioni, dalla criticità e dalla tipologia di applicazione.
2.2.2 Manutenzione adeguativa
La Manutenzione adeguativa comprende l’attività volta ad assicurare la costante aderenza delle procedure e dei programmi alla evoluzione dell’ambiente tecnologico del sistema informativo. In particolare si intendono:
− variazioni al numero utenti, per migliorie di performance, per aumento delle dimensioni delle basi dati, ecc …);
− adeguamenti necessari per innalzamento di versioni del software di base;
− adeguamenti intesi all’introduzione di nuovi prodotti o modalità di gestione del sistema;
− migrazioni di piattaforma;
− modifiche, anche massive, non a carattere funzionale, alle applicazioni (es.: cambiamento di titoli sulle maschere, ecc …).
La Manutenzione Adeguativa tipicamente non varia la consistenza della Baseline.
2.2.3 Manutenzione correttiva
Per Manutenzione Xxxxxxxxxx si intende la diagnosi e la rimozione delle cause e degli effetti, sia sulle interfacce utente che sulle basi dati, dei malfunzionamenti delle procedure e dei programmi in esercizio.
La Manutenzione Correttiva è normalmente innescata da una segnalazione di impedimento all’esecuzione dell’applicazione/funzione o dal riscontro di differenze fra l’effettivo funzionamento del software applicativo e quello atteso, come previsto dalla relativa documentazione o comunque determinato dai controlli che vengono svolti durante l’attività dell’utente.
I malfunzionamenti imputabili a difetti presenti nel codice sorgente, o nelle specifiche di formato o di base dati, non rilevati a suo tempo durante il ciclo di vita o in collaudo, sono risolti dal servizio di manutenzione correttiva con la correzione del codice sorgente.
La categoria dei malfunzionamenti è così definita:
− guasti bloccanti:
sono i malfunzionamenti per cui è impedito l'uso dell'applicazione o di una o più funzioni;
sono i malfunzionamenti per cui è impedito l'uso di una funzione dell'applicazione in alcune specifiche condizioni (es.: in base ad alcuni dati di input);
− guasti non bloccanti:
sono i malfunzionamenti per cui è impedito l'uso della funzione, ma lo stesso risultato è ottenibile con altra modalità operativa ed i malfunzionamenti di tipo marginale;
sono le anomalie rilevate sulla documentazione, sui prodotti di fase documentali.
La classificazione suddetta potrà subire nel corso della Fornitura modifiche volte a dettagliare ulteriormente le casistiche incluse in ogni tipologia di guasto. In corso di erogazione del servizio, SIE potrà richiedere la verifica e modifica della assegnazione di un dato guasto ad una data categoria ove necessario.
Per impedimento all'uso dell'applicazione o delle sue funzioni si intende una malfunzione vera e propria dell'applicazione o gli effetti che tale malfunzione ha causato alla base dati (es.: anomalie in un programma batch che corrompono la base dati).
I malfunzionamenti, le cui cause non sono imputabili a difetti presenti nel software applicativo, ma ad errori tecnici, operativi o d’integrazione con altri sistemi (es.: interruzione del collegamento TP, uso improprio delle funzioni, ecc …), comportano, da parte del servizio di manutenzione correttiva, il solo supporto all’attività diagnostica sulla causa del malfunzionamento, a fronte della segnalazione pervenuta, ma sono poi risolti da altre strutture di competenza.
La manutenzione correttiva, di norma, non comporta la modifica della Baseline; nei casi di eccezione, il Fornitore è tenuto a fornire tutti gli elementi di misurazione necessari a mantenere aggiornata la Baseline.
Sono parte integrante del servizio di Manutenzione Correttiva le seguenti attività:
− partecipazione, durante il periodo di collaudo, alle attività di presa in carico dei prodotti sviluppati e da rilasciare in esercizio, al fine di acquisire il Know how necessario al corretto svolgimento del servizio;
− contributi, con indicazioni delle specifiche, di competenza sistemistica e specialistica di prodotto necessaria alla corretta soluzione del malfunzionamento;
− rimozione della difettosità residua su tutto il software per l’anno successivo all’ultimo contrattuale operando attraverso il Fornitore che subentra nel servizio.
La tempestività di ripristino delle applicazioni a fronte di malfunzionamento è misurata rispetto a valori calcolati in funzione sia della classe di rischio dell’applicazione (ove definita da SIE) che della categoria di malfunzionamento.
2.2.4 Consulenza Specialistica Tecnico organizzativa
Il servizio richiesto prevede la messa a disposizione di competenze specifiche su architetture HW e SW, standard, tecnologie, al fine di supportare SIE nella definizione dei requisiti tecnici delle soluzioni necessarie alle esigenze di SIE.
Il servizio di Consulenza Specialistica comprende attività di studio ed analisi in ambito tecnico che di norma non modificano la Baseline del sistema.
La Consulenza Specialistica prevede:
− Know how applicativo e sistemistico per:
− supporto specialistico al servizio di Gestione applicativi e Gestione sistemi (compresi reti e basi dati) per le problematiche di alto livello;
− supporto tematico a redazione di studi, analisi di fattibilità, analisi di mercato su tematiche e/o pacchetti SW e/o configurazioni hardware su indicazione di SIE;
− attività di valutazione e comparazione tra diverse soluzioni e/o prodotti, anche con
l’eventuale personalizzazione dei prodotti stessi;
− esecuzione di sperimentazioni o realizzazione di prototipi di tipo “usa e getta” per esigenze estemporanee;
− analisi, individuazione di prodotti/tecnologie e adeguamento degli ambienti operativi
di pre-esercizio, integrazione e di esercizio;
− progettazione degli ambienti tecnologici sia in termini dimensionali che architetturali;
− definizione delle linee guida all’utilizzo dei prodotti e delle tecnologie;
− Redazione della documentazione:
− creazione o aggiornamento di documentazione non collegata a specifici interventi di sviluppo;
− redazione di presentazioni e divulgazione delle informazioni, attraverso la predisposizione di pubblicazioni, di brochure, di bozzetti grafici, template, ecc …;
− supporto sistemistico e supporto specialistico all’uso dei prodotti software;
− analisi e re-ingegnerizzazione dei processi al fine di ottimizzare i processi interni in termini di efficacia ed efficienza, grazie all’introduzione di nuove tecnologie, tramite l’individuazione dei processi oggetto di automazione.
Minimizzati i rischi connessi alle innovazioni introdotte, il Fornitore dovrà fornire un adeguato supporto a SIE per la gestione del cambiamento e a tal fine dovrà:
1. analizzare i rischi e gli impatti sia in termini organizzativi che tecnici derivanti dall’introduzione delle soluzioni proposte e individuare le opportune azioni da porre in essere al fine di colmare i gap rilevati, predisponendo il piano di change management;
2. progettare e realizzare l’insieme di interventi di comunicazione destinati a tutti i soggetti (interni ed esterni a SIE), volti a diffondere le nuove logiche operative.
L’elenco non si può considerare esaustivo ed immutabile, ma potrà subire delle revisioni nel periodo di validità contrattuale per comprendere attività affini e comunque orientate a supportare la manutenzione e la gestione del sistema informativo di SIE.
I processi dovranno essere ridisegnati in ottica BPM, descritti utilizzando lo standard BPEL, e, per ciascuno di essi, dovrà essere predisposto un documento che descriva la soluzione organizzativa definita. Il Fornitore dovrà proporre lo strumento BPM da utilizzare, soggetto alla approvazione dell’Amministrazione, senza onere aggiuntivo per l’Amministrazione.
Il servizio di consulenza specialistica è suddiviso in Obiettivi, ognuno dei quali può essere assimilato, dal punto di vista del Fornitore, ad un “progetto”.
Il supporto specialistico richiesto prevede la conoscenza dell’architettura e delle applicazioni sviluppate.
Nel corso della Fornitura è possibile anche richiedere supporto specialistico su specifiche tecnologie IT.
Si precisa, inoltre, che a fronte di tutte le attività che compongono il ciclo di vita del SW dalla definizione dei requisiti utente fino al passaggio in esercizio, il Fornitore è tenuto a garantire, mediante questo servizio, le seguenti attività:
− assistenza Post-Rilascio: assistenza necessaria a valle del passaggio in produzione per il tuning della applicazione (per raggiungimento dei livelli di performance previsti dai requisiti)
in affiancamento alle risorse dedicate alla gestione applicativa e sistemistica per un periodo di 8 - 10 settimane a valle del rilascio;
− attività per la Sicurezza Applicativa: attività inerenti la garanzia della Sicurezza Applicativa (sicurezza del codice) degli sviluppi e della manutenzione eseguita, ivi compresa la individuazione di rischi e contromisure nonché la pianificazione, disegno ed esecuzione di test specifici per la sicurezza;
− attività di supporto alla pianificazione dei rilasci: partecipazione a meeting con personale SIE o di fornitori terzi per la corretta pianificazione dei rilasci di nuove applicazioni sviluppate (o nuove versioni di applicazioni esistenti oggetto di manutenzione evolutiva);
− attività di pianificazione e packaging di “Release” del SW: attività volte alla individuazione e raggruppamento di interventi di sviluppo o manutenzione di qualsiasi tipo in Release”/versioni del SW oggetto degli interventi.
2.2.5 Avviamento e messa in Esercizio di SIEL (Sistema Informativo Elettorale)
2.2.5.1 Descrizione
Per il sistema SIEL l’avviamento e messa in esercizio, che può avvenire, vista la peculiarità, la specificità e la contemporaneità di svolgimento delle diverse tipologie di elezioni, anche in periodi successivi al rilascio in esercizio del software relativo, è un servizio importante da attivare evidentemente in prossimità di ogni specifico evento elettorale gestito dal Ministero dell’Interno durante la durata del contratto. Tale esigenza è dovuta alla natura peculiare del processo amministrativo degli eventi elettorali. Si indicano di seguito alcuni aspetti che caratterizzano la gestione informatica del procedimento elettorale, finalizzata alla diffusione dei risultati elettorali ufficiosi:
− il funzionamento in esercizio del SIEL avviene solo in corrispondenza di consultazioni elettorali: in media almeno due eventi l’anno;
− l’inizio delle attività necessarie per la gestione dell’evento elettorale decorre dal 45° (quarantacinquesimo) giorno antecedente la data dell’elezione;
− l’intervallo di tempo tra due eventi della stessa tipologia (es.: elezioni politiche oppure elezioni europee) può essere notevole, anche 5 (cinque) anni;
− interventi di manutenzione dovuti a variazioni normative e/o evoluzioni architetturali;
− l’utilizzo massimo del sistema si concentra in 48/72 ore, in corrispondenza con la fase elettorale. In un contesto operativo in cui si opera “in diretta” ossia con l’attenzione dell’opinione pubblica rivolta alla capacità del SIEL di diffondere rapidamente i risultati, i margini diventano scarsissimi, pertanto non possono presentarsi anomalie che condizionano la corretta erogazione del servizio, pena risoluzione contrattuale come da schema di contratto, laddove la causa sia esclusivamente imputabile alla componente applicativa sviluppata o mantenuta dal Fornitore.
Il servizio è finalizzato a supportare il personale di SIE nel corretto utilizzo del sistema. A tal fine dovranno essere previste le seguenti attività:
1. supporto avvio in esercizio: in casi di particolare complessità o rilevanza verrà richiesto il supporto per l’assistenza operativa on-site tramite la presenza di risorse del Fornitore, di elevatissima competenza tecnica e della materia, presso SIE in fasi
successive all’avvio in esercizio e per il tempo necessario al conseguimento da parte degli utenti di una sufficiente confidenza all’utilizzo dei sistemi;
2. supporto agli eventi elettorali: sarà richiesto supporto applicativo al personale dell’Amministrazione durante le attività di gestione pre-elettorali ed elettorali per gli eventi previsti nel periodo contrattuale. L’assistenza agli eventi elettorali prevede lo svolgimento di attività sia durante il normale orario di lavoro sia al di fuori di detto orario. Per tale motivo il gruppo di lavoro del Fornitore dovrà essere strutturato in modo da garantire una copertura totale nell’arco della intera giornata ovvero dell’evento elettorale, del personale dedicato alle varie attività; pertanto il Fornitore dovrà prevedere almeno, per personale della stessa tipologia, tre figure con skill, tecnico e della materia, equivalenti.
L’attività di assistenza dovrà essere garantita a partire dall’avvio delle soluzioni informatiche fino alla conclusione del contratto. L’attività verrà rendicontata in ore persona.
2.2.5.2 Requisiti Base del Servizio
Il servizio richiesto consiste nel fornire assistenza a SIE nella gestione di tutte le attività tecniche connesse:
1. alla messa in produzione di nuove funzionalità e/o nuove componenti architetturali (HW e SW) e/o test di performance complessivi dell’intero sistema;
2. all’approssimarsi di un evento elettorale.
Per raggiungere tale risultato, il Fornitore dovrà supportare il SIE con un insieme di attività riconducibili alle seguenti tipologie:
− gestione degli avviamenti;
− trasferimento applicazioni negli ambienti operativi;
− gestione dei test di performance di sistema.
Qui di seguito vengono descritte in dettaglio queste componenti del servizio.
2.2.5.3 Gestione degli Avviamenti
Il Fornitore dovrà erogare un servizio di supporto all’avviamento in esercizio delle applicazioni che permetta, in sintonia e parallelamente alle diverse fasi di sviluppo e collaudo delle applicazioni:
− una visibilità costantemente aggiornata sulla pianificazione degli avviamenti in ambiente di esercizio che tenga conto delle esigenze dei diversi attori coinvolti, nonché il controllo dell’avanzamento delle attività previste;
− la raccolta della documentazione dettagliata di rilascio delle applicazioni per una sua corretta gestione e distribuzione;
− la verifica delle risorse necessarie e disponibili, strumentali e umane, per un ottimale avviamento, e la definizione delle azioni preventive necessarie per la gestione di eventuali criticità;
− la presa in carico e la gestione delle procedure applicative, nel rispetto dei parametri di disponibilità nei diversi ambienti operativi e delle policy di sicurezza predefinite da SIE;
− la verifica della coerenza della configurazione delle applicazioni trasferite rispetto agli ambienti di utilizzo.
2.2.5.4 Trasferimento Applicazioni negli Ambienti Operativi
Il servizio richiesto soddisfa l’esigenza di semplificare le attività legate all’installazione delle procedure applicative negli ambienti operativi SIE.
In dettaglio, il servizio si esplica nelle seguenti funzioni:
− controllo puntuale dei tempi e delle modalità con cui vengono richiesti tutti i rilasci delle procedure;
− attivazione di tutti i gruppi coinvolti in ciascun rilascio e loro coordinamento per l’esecuzione delle attività richieste;
− supporto alla messa in esercizio delle applicazioni:
− individuazione ed estrazione della versione SW da installare dal repository utilizzato;
− compilazione e creazione componenti SW;
− aggiornamento file/tabelle di configurazione applicativa;
− deploy su ambiente di collaudo/esercizio;
− supporto alla verifica dei log di deploy;
− verifica disponibilità applicazione su ambiente di collaudo/esercizio;
− inizializzazione banche dati di collaudo/esercizio;
− configurazione repliche;
− configurazione delle basi dati (in particolare per l’applicazione SIEL: popolamento iniziale banca dati DDE, registrazione e configurazione canali di diffusione del DDE, registrazione e configurazione report di stampa);
− profilazione degli utenti;
− raccolta di segnalazioni di anomalie legate ai rilasci effettuati con conseguente analisi e risoluzione;
− gestione di criticità e urgenze di rilascio delle procedure con particolare attenzione all’ambiente di esercizio;
− verifica della corretta sequenza di rilascio nei diversi ambienti operativi;
− verifica dei rilasci nei diversi ambienti operativi SIE nel rispetto dei piano di utilizzo dell’ambiente stesso da parte di altri utenti (es.: sessioni di collaudo, sessioni di formazione).
2.2.5.5 Gestione dei Test di Performance di Sistema
Il test di performance di sistema consiste nell’esecuzione di scenari applicativi che simulino l’impatto del rilascio delle nuove applicazioni sul sistema nel suo complesso, insieme agli scenari delle applicazioni già in esercizio. Gli scenari relativi alle applicazioni in rilascio devono essere già predisposti dal Fornitore in fase di sviluppo e manutenzione evolutiva.
In dettaglio, il servizio si esplica nelle seguenti funzioni:
− la gestione del repository degli scenari relativi ad applicazioni in esercizio;
− esecuzione degli scenari applicativi nell’ambiente di collaudo;
− valutazione dei risultati e fornitura della reportistica alle competenti funzioni del SIE;
− gestione del repository della reportistica.
Per SIEL è previsto che, nel corso del Contratto, siano richiesti test di carico nei 60 (sessanta) giorni precedenti l’evento elettorale con una frequenza crescente e spostando progressivamente il focus
dalla individuazione di eventuali criticità, colli di bottiglia al tuning complessivo del sistema. In tali circostanze i casi d’uso oggetto di test di carico sono:
− Votanti;
− Scrutini;
− Preferenze;
− Stampe.
2.2.6 Formazione e trasferimento Know How
Il servizio comprende le attività di supporto e affiancamento agli utenti indicati dall’Amministrazione, sotto forma di addestramento, di erogazione di sessioni formative o training on the job. Nel dettaglio le principali attività previste si possono dividere in quelle per il personale di SIE e per gli utenti di SIE.
In particolare per il personale di SIE le principali attività sono:
− il supporto allo sviluppo che consiste nell’affiancamento formativo, nell’utilizzo dei linguaggi e dei sistemi infrastrutturali, al personale SIE durante e per la realizzazione/manutenzione di funzionalità in carico al personale SIE;
− l’illustrazione delle funzionalità del Sistema in fase di avviamento di nuove procedure o di modifiche alle procedure esistenti;
− l’affiancamento operativo al personale di SIE al fine di facilitare l’apprendimento delle modalità operative e il corretto utilizzo delle funzionalità;
− l’affiancamento al personale SIE in situazioni di particolare criticità ad esempio in concomitanza di scadenze amministrative o di rilasci di nuove funzionalità;
− l’organizzazione e la gestione della formazione attraverso l’individuazione dei percorsi formativi necessari per garantire la crescita professionale del personale in relazione alle esigenze dell’Amministrazione;
− l’erogazione di nuovi corsi o di nuove edizioni di corsi già disponibili. Mentre per gli utenti di SIE le principali attività sono:
− la predisposizione di materiale didattico da utilizzare sulla piattaforma e-learning del DAIT per gli utenti SIE;
− l’erogazione di nuovi corsi o di nuove edizioni di corsi multimediali, sulla piattaforma e-learning del DAIT, già disponibili;
− l’organizzazione di workshop su tematiche specifiche per gruppi di utenti omogenei.
2.2.7 Supporto alla Governance
L’organizzazione preposta alla gestione del contratto deve essere volta alla massima efficienza e flessibilità e deve assicurare all’Amministrazione il supporto alla “governance” degli aspetti organizzativi e operativi:
− supporto a una mappatura completa tra le figure responsabili del Fornitore e l’organizzazione delle aree tecnologiche dell’Amministrazione stessa;
− supporto alla verifica e al controllo delle prestazioni erogate dal Fornitore durante l’esecuzione del contratto, dal punto di vista delle attività svolte (pianificazione, risorse umane e tecnologiche impegnate, ecc...);
− supporto al controllo, costante e diretto, del patrimonio informativo, in termini di documentazione (tecnica, operativa, gestionale, ecc...) finalizzata a garantire il mantenimento, all’interno dell’Amministrazione, della conoscenza del sistema.
A tal fine il Fornitore è tenuto a fornire un servizio che agevoli il più possibile tale attività dell’Amministrazione, attraverso strumenti, software ed altri requisiti indicati nel punto successivo.
Il servizio di Supporto alla Governance include le seguenti attività:
− supporto alla prevenzione e gestione dei rischi;
− supporto alla verifica della ragionevolezza delle stime temporali dei piani di realizzazione in funzione degli obiettivi e delle tempistiche vincolanti per l’Amministrazione;
− supporto al controllo delle variazioni di dimensionamento in corso d’opera;
− supporto al controllo delle estensioni dei progetti in corso a copertura di requisiti non pianificati ed effort non previsti;
− supporto all’identificazione di eventuali azioni correttive a fronte di dimensionamenti o variazioni di dimensionamento non corrette;
− creazione di un flusso strutturato di informazioni;
− knowledge capture, condivisione dei problemi e loro risoluzione.
Tabella riassuntiva per la direzione dei lavori
Denominazione dei servizi del contratto n. 71 di Rep. | Dimensionamento Servizio | |
quantità | unità di misura | |
Sviluppo di software ad hoc | 8.000 | FP |
MEV | 2.000 | FP |
Manutenzione adeguativa | 495 | GG |
Manutenzione correttiva canone vecchio codice | 5.648 | FP |
Manutenzione correttiva canone nuovo codice | 9.333 | FP |
Consulenza specialistica tecnico organizzativa | 1.683 | GG |
Avviamento e messa in esercizio di SIEL in orario | 2.970 | GG |
Avviamento e messa in esercizio di SIEL fuori orario | 375 | GG |
Formazione e trasferimento Know now | 800 | GG |
Supporto alla Governance | 330 | GG |
3 Modalità di erogazione dei servizi e organizzazione del lavoro
I servizi richiesti dovranno attenersi ai criteri ed alle modalità di impostazione ed esecuzione di cui:
− all’art 13, comma 2 del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39;
− alla circolare dell’Autorità 28 dicembre 2001, n. AIPA/CR/38;
− alla circolare dell’Autorità 12 febbraio 1998, n. AIPA/CR16.
3.1 Consulenza
Questa tipologia di servizi comprende l’affiancamento del personale del Committente (transfer knowledge) per il trasferimento di conoscenze e competenze. Tale servizio non ha ambito di applicazione definito in quanto deve soddisfare l’esigenza del Committente che potrà presentarsi nel periodo di validità del contratto. L’erogazione del servizio in esame è attuato mediante specifici interventi attivati su richiesta del Committente su temi o ambiti che verranno comunicati al Monitore nel corso della Fornitura. Per ogni intervento, al Monitore viene riconosciuto un corrispettivo determinato dal numero di giornate effettivamente utilizzate e rendicontate nel documento “Rapporto di rilevazione delle presenze” presentato periodicamente dal Monitore e sottoposto ad approvazione da parte del Committente. Il costo complessivo degli interventi non può superare l’importo massimo previsto nel contratto.
3.2 Direzione dei lavori
Questo servizio è erogato in modo continuativo durante tutto il periodo di validità del contratto. Esso ha l’obiettivo sia di rendicontare il Committente sullo stato della Fornitura del contratto oggetto del monitoraggio sia di supportare il medesimo nelle attività di collaudo e nella definizione e valutazione di eventuali varianti in corso di opera a seguito di esigenze che possono presentarsi nel corso della Fornitura. Per questo servizio al Monitore è riconosciuto un canone mensile per l’intera durata del contratto di monitoraggio.
3.2.1 Attività previste
3.2.1.1 Rilevazione dei dati
Per ognuno degli obiettivi contrattuali da monitorare, il Monitore deve acquisire, controllare,
normalizzare e verificare tutti i dati ad esso inerenti con riferimento, sia agli aspetti organizzativi, che a quelli tecnologici e gestionali. L’attività di raccolta dati deve prevedere:
− la pianificazione e registrazione delle visite effettuate presso il Committente ed il Fornitore mediante agende ed appositi verbali di riunione da produrre in formato cartaceo ed elettronico, unitamente alla documentazione eventualmente fornita nel corso delle riunioni;
− l’acquisizione, controllo, normalizzazione dei dati, sia quelli resi disponibili dal Fornitore, che quelli autonomamente rilevati dal Monitore mediante le metodologie, tecniche, strumenti, previsti dalla metodologia proposta in offerta per il monitoraggio;
− la verifica periodica della coerenza ed attendibilità dei dati forniti dal Fornitore, da effettuarsi, sia mediante l’esame dei processi di misura messi in atto, che attraverso l’esecuzione con il supporto del Fornitore, di parte delle misure già effettuate su un campione significativo;
− la memorizzazione nella BIP delle informazioni e dei dati rilevati, compresa la documentazione di riferimento (§ 3.2.4) se consegnata dal Committente in formato elettronico.
Per le attività ispettive (verifiche ispettive di II parte) nei confronti del Fornitore, il Monitore dovrà rifarsi ai principi ai criteri ed alle modalità previsti dalla normativa UNI EN 30011 (ISO 10011). L’esecuzione di una verifica ispettiva dovrà essere comunicata agli interessati, unitamente agli argomenti della verifica, con un preavviso di almeno 10 (dieci) giorni solari.
I dati che il Monitore dovrà rilevare, registrare ed elaborare sono sinteticamente elencati di seguito e distinti per ogni funzione di direzione dei lavori:
a. gestione delle attività:
− vincoli contrattuali di tempo, costi e risorse;
− pianificazione di dettaglio del contratto da monitorare;
− consuntivazione delle attività e data di riferimento;
− date di consegna dei semilavorati, dei prodotti e della relativa documentazione;
− date di inizio della erogazione dei servizi;
− stato di avanzamento dei lavori e periodo di riferimento;
− costi sostenuti e periodo di riferimento;
− risorse impiegate e periodo di riferimento;
b. monitoraggio degli adempimenti e dei livelli di qualità:
− valori di soglia dei servizi e requisiti di qualità dei prodotti definiti contrattualmente;
− livelli di servizio e misure di qualità prodotte dal Fornitore;
− livelli di servizio e misure di qualità rilevate a campione dal Monitore;
− valutazione della soddisfazione degli utenti sui servizi e prodotti forniti;
c. gestione delle non conformità:
− descrizione della non conformità;
− descrizione della causa;
− descrizione dell’intervento correttivo;
− fase di lavorazione (aperta, in lavorazione, chiusa);
− data di identificazione della non conformità;
− data di prevista chiusura;
− data di effettiva chiusura;
− descrizione dei risultati raggiunti;
d. gestione delle varianti in corso d’opera:
− descrizione della variante proposta;
− descrizione delle cause;
− valutazione tecnica;
− valutazione economica;
− varianti ai documenti contrattuali.
3.2.1.2 Analisi dei dati
I dati rilevati devono essere sintetizzati in tabelle ed indicatori ed analizzati nel contesto contrattuale evidenziando le tendenze nel tempo tramite l’utilizzo di tecniche statistiche (fogli di raccolta dati, istogrammi, distribuzioni di frequenze, analisi dei quartili, analisi di stratificazione, analisi di correlazione, carte di controllo), la produzione di diagrammi e grafici (diagrammi causa- effetto, diagrammi di Pareto, diagramma delle affinità, diagramma delle relazioni, diagrammi ad albero, matrici di correlazione, diagrammi di flusso). L’analisi dei dati deve prevedere:
− aggregazione della moltitudine di dati elementari in indicatori sintetici;
− rappresentazione di dati ed indicatori (tabelle, grafici, diagrammi);
− analisi delle serie storiche;
− valutazione del rispetto dei valori soglia e analisi degli scostamenti;
− commento ed interpretazione di dati ed indicatori;
− la memorizzazione dei risultati dell’analisi (tabelle, grafici, diagrammi, commenti) all’interno della BIP.
3.2.1.3 Gestione delle non conformità
A seguito dell’analisi dei dati raccolti, il Monitore, nel corso dell’intero progetto, dovrà individuare gli eventuali elementi di criticità della Fornitura (rilievi) riguardo ai tempi, costi e qualità e suggerire le soluzioni opportune per correggere e/o prevenire situazioni che possano impedire il rispetto dei requisiti contrattuali.
Il Monitore dovrà informare con tempestività ed immediatezza il Committente e/o il Fornitore sui problemi rilevati indicando le soluzioni proposte, concordando con la parte interessata i tempi necessari per l’adozione degli interventi correttivi. Esso dovrà inoltre monitorare l’avanzamento di tali interventi e la loro efficacia dandone comunicazione al Committente.
Il Monitore avrà il compito di mantenere aggiornata la BIP registrando le seguenti informazioni:
− descrizione analitica del rilievo;
− descrizione analitica della soluzione proposta;
− data di comunicazione del rilievo;
− data prevista di soluzione;
− data effettiva di soluzione;
− descrizione dei risultati raggiunti.
3.2.1.4 Gestione delle varianti in corso d’opera
Il Monitore, in presenza di cause endogene od esogene al contratto, che ritiene possano incidere negativamente sui requisiti previsti della Fornitura, deve proporre delle varianti al contratto e valutarne la fattibilità tecnica ed il relativo impegno economico.
A seguito dell’approvazione del Committente, il Monitore dovrà effettuare la revisione dei documenti contrattuali per le parti interessate fino ad approvazione definitiva del Committente.
3.2.1.5 Assistenza al collaudo
Il Monitore dovrà supportare la commissione di collaudo nella verifica della conformità dei prodotti consegnati dal Fornitore ai requisiti contrattuali. Per ogni bene/servizio da collaudare il Monitore avrà il compito di specificare nel dettaglio i requisiti funzionali e di qualità, e per questi ultimi, i valori di soglia previsti dagli atti contrattuali e le metriche da adottare. Il Monitore dovrà valutare il piano di test proposto dal Fornitore ed eventualmente suggerire integrazioni. Il Monitore dovrà infine collaborare con la commissione di collaudo per definire la schedulazione dei collaudi, per eseguire le misure degli indicatori di qualità proposti e per verificare le funzionalità mediante i casi di test.
I risultati di ogni collaudo dovranno essere illustrati su richiesta al referente del Committente.
3.2.2 Criteri di attivazione
Il servizio è attivato a seguito dell’approvazione, da parte del Committente, del primo piano delle attività di monitoraggio presentato dal Monitore sul quale deve essere indicato il nome del referente del Monitore per il servizio. Il Committente deve comunicare, contestualmente all’approvazione del piano, il nome del referente per il servizio.
3.2.3 Criteri di chiusura
Il servizio è completato a seguito del completamento di tutte le attività relative al servizio indicate nell’ultimo piano delle attività di monitoraggio approvato e dell’inserimento nella B.I.P. di tutti i documenti da produrre per il servizio.
3.2.4 Documentazione di riferimento
Il Committente dovrà predisporre in anticipo e presentare nella fase iniziale del rapporto contrattuale la documentazione di seguito indicata:
− contratto da monitorare e allegati;
− capitolato Tecnico del contratto da monitorare;
− offerta del Fornitore;
− piano di progetto di massima e di dettaglio delle attività relative al contratto da monitorare;
− manuale della qualità del Fornitore;
− piano della qualità del contratto da monitorare;
Nel corso del rapporto contrattuale il Committente dovrà consegnare periodicamente la seguente documentazione:
− rendicontazioni prodotte dal Fornitore riguardo l'andamento dei servizi erogati;
− registrazioni della qualità effettuate dal Fornitore;
− documentazione di progettazione del software e documentazione di specifica associata;
− piani di test realizzati dal Fornitore per il collaudo dei prodotti da parte del Committente.
3.2.5 Documentazione da produrre
Il Monitore dovrà consegnare al Committente nei tempi indicati nel Piano delle attività di monitoraggio i seguenti documenti:
− Rendiconto sull’andamento del contratto monitorato: questo documento ha lo scopo di informare con tempestività il Committente sullo stato della Fornitura. La struttura ed i contenuti del documento sono descritti nell’allegato 6.2. Questo rendiconto dovrà essere prodotto con cadenza trimestrale.
− Comunicazioni estemporanee: sono comunicazioni rivolte al Committente e/o al Fornitore a seguito di eventi non pianificabili. I contenuti del documento sono descritti nell’allegato 6.3.
− Rapporto sull’andamento del contratto monitorato: ha l’obiettivo di consuntivare lo stato del contratto ad una certa data, di dare conto dell’azione di governo svolta, sulla base di indicatori pertinenti di efficienza ed efficacia e di fornire informazioni di sintesi sulle criticità riscontrate. La struttura ed i contenuti del documento sono descritti nell’allegato 6.4. Questo rendiconto dovrà essere prodotto con cadenza semestrale.
3.2.6 Livelli di servizio
Le prestazione del Monitore in riferimento al servizio saranno valutati mediante i seguenti indicatori:
− tempestività nella presentazione del Rendiconto periodico sull’andamento del contratto monitorato. Il valore dell’indicatore si determina calcolando il numero di giorni trascorsi tra l’ultimo giorno del trimestre di riferimento a cui si riferisce il documento e la data di effettiva consegna del documento;
− tempestività nella modifica del Rendiconto periodico sull’andamento del contratto monitorato. Il valore dell’indicatore si determina calcolando il tempo trascorso tra la data di consegna della richiesta di modifica e la data di effettiva consegna del documento che risulterà approvato dal Committente;
− tempestività nella presentazione del Rapporto sull’andamento del contratto monitorato. Il valore dell’indicatore si determina calcolando il tempo trascorso tra l’ultimo giorno del semestre di riferimento del documento e la data di effettiva consegna del documento;
− tempestività nella modifica del Rapporto sull’andamento del contratto monitorato. Il valore dell’indicatore si determina calcolando il tempo trascorso tra la data di consegna della richiesta di modifica del Committente e la data di effettiva consegna del documento che risulterà approvato dal Committente;
− rispetto degli standard documentali previsti per il Rendiconto sull’andamento del contratto monitorato e per il Rapporto sull’andamento del contratto monitorato. Questo indicatore misura l’aderenza di un documento al relativo standard documentale definito nello specifico allegato del presente Capitolato Tecnico. Il valore dell’indicatore, che può assumere i valori
“conforme“ o “non conforme”, è assegnato dal Committente a seguito della verifica del documento;
− grado di copertura del servizio. Il valore dell’indicatore si determina calcolando il rapporto percentuale tra il numero degli obiettivi sottoposti a monitoraggio ed il numero di obiettivi da sottoporre a monitoraggio nel periodo di riferimento. Per obiettivo si intende un servizio o un prodotto (applicazione software, documento, altro) previsti nel contratto da sottoporre a monitoraggio. Il numero di obiettivi sottoposti a monitoraggio si rileva dai documenti “stato di avanzamento delle attività di monitoraggio” e “rendicontazione sull’andamento del contratto monitorato”, mentre il numero di obiettivi da sottoporre a monitoraggio si rileva dal documento “piano delle attività di monitoraggio” valido nel periodo di riferimento;
− registrazione delle non conformità. L’indicatore è calcolato come rapporto percentuale tra il numero delle non conformità registrate nella B.I.P. ed il numero delle non conformità rilevate. Il numero delle non conformità registrate si rileva dall’analisi del contenuto della B.I.P., mentre per numero di conformità rilevate ci si riferisce ai documenti “rendicontazione sull’andamento del contratto monitorato”.
3.3 Conduzione delle attività di monitoraggio
3.3.1 Verifica della corretta esecuzione delle attività di monitoraggio
Per quanto concerne l’attività di consulenza / trasferimento di conoscenza e competenze relativo al contratto di monitoraggio in esame, ai sensi dell’art. 325, del citato Decreto del Presidente della Repubblica n. 207 del 2010, l’attività di verifica della corretta esecuzione contrattuale avverrà tramite attestazione di regolare esecuzione rilasciata dal Direttore dell’esecuzione del contratto con cadenza trimestrale. Sarà oggetto di attestazione il corretto espletamento delle attività pianificate e concordate con l’Amministrazione.
Per quanto concerne invece il servizio di direzione lavori, ai sensi dell’art. 317 del menzionato Decreto del Presidente della Repubblica n. 207 del 2010, lo stesso sarà soggetto a verifiche di conformità in corso di esecuzione, ferma restando la necessità della verifica di conformità finale dell’intera attività contrattuale.
Il responsabile del procedimento ai sensi dell’articolo 314 comma 2, attribuirà l’incarico della verifica di conformità ad una apposita Commissione. Tale organo Commissione opera con autonoma responsabilità e secondo le prescrizioni della normativa di riferimento e con cadenza trimestrale avrà il compito di verificare che quanto realizzato dal Fornitore sia conforme alle prescrizioni contrattuali.
In merito al procedimento di rilascio dell’attestazione di regolare esecuzione e del certificato di verifica di conformità, si rinvia a quanto previsto dal suddetto D.P.R. n. 207 del 2010.
3.3.2 Attività previste
3.3.2.1 Pianificazione e rendicontazione delle attività
Il Monitore dovrà individuare e pianificare tutte le attività necessarie per l’erogazione dei servizi previsti predisponendo il documento Piano delle attività di monitoraggio. Il suddetto Piano dovrà altresì indicare i termini di presentazione del Rendiconto sull’intervento di affiancamento.
Il documento dovrà essere aggiornato in corso d’opera dal Monitore nei seguenti casi:
− richiesta da parte del Committente di nuovi interventi di consulenza;
− esigenze di nuove attività per la direzione dei lavori;
− variazione della schedulazione temporale delle attività.
Il documento aggiornato sarà sottoposto ad approvazione dal Committente.
Il Monitore dovrà procedere, con frequenza trimestrale, alla revisione congiunta con il Committente del Piano delle attività di monitoraggio e dovrà aggiornare il documento sulla base dei risultati della revisione. Il documento aggiornato sarà sottoposto ad approvazione dal Committente.
Il Monitore dovrà controllare lo stato di avanzamento di tutte le attività, verificare i livelli erogati ed eventualmente intervenire con specifiche azioni correttive e/o richieste di revisione del Piano delle attività di monitoraggio.
Il Monitore dovrà informare il Committente sull’avanzamento delle attività previste dal Piano delle attività di monitoraggio predisponendo e consegnando il documento Stato di avanzamento delle attività di monitoraggio. Il documento sarà sottoposto ad approvazione dal Committente.
3.3.2.2 Gestione delle risorse
Il Monitore deve utilizzare le risorse indicate nell’elenco che costituirà il gruppo di lavoro iniziale. Esse dovranno corrispondere alle risorse presentate in sede di offerta e oggetto di valutazione o, previa autorizzazione del Committente, alle eventuali nuove risorse.
Il monitore deve indicare sul Piano delle attività di monitoraggio la lista nominativa delle risorse impegnate per ogni attività ed il relativo grado di responsabilità nell’ambito dell’attività. Per ogni sostituzione di risorse o nuovo inserimento, il Monitore deve modificare il Piano delle attività di monitoraggio e sottoporlo all’approvazione del Committente. Per il servizio di consulenza il Monitore deve rendicontare, per ogni specifico intervento, il numero giorni effettivamente lavorati dal personale del Monitore distinti per figure professionali. A questo scopo deve predisporre e consegnare al Committente il Rapporto di rilevazione delle presenze con frequenza mensile. Questo documento è sottoposto all’approvazione del Committente. I documenti approvati devono essere allegati sia allo Stato di avanzamento dei lavori relativo allo stesso periodo di riferimento che alle fatture per il pagamento dei corrispettivi.
Per i servizi di direzione dei lavori il Monitore deve rendicontare sullo Stato di avanzamento delle attività di monitoraggio il numero di persone effettivamente impegnate per ogni specifico servizio, distinto per figure professionali.
Competenze
Le competenze che, a diverso titolo ed in diversa misura, il gruppo di lavoro impegnato in attività
di governo dei contratti informatici deve possedere sono riferibili ai seguenti temi:
− contrattualistica informatica,
− competenza sugli aspetti normativi ed operativi relativi al contratto di servizio e all'appalto pubblico di servizi;
− esperienza nella stesura di contratti per la fornitura di servizi ICT fondati sull'uso dei livelli di servizio;
− esperienza nella partecipazione a commissioni di aggiudicazione per l'appalto di servizi ICT;
− analisi organizzativa,
− competenza sulle metodologie orientate ai processi per la modellizzazione, rappresentazione, ingegnerizzazione di processi produttivi afferenti ai compiti istituzionali delle Amministrazioni ed al disegno dei relativi sistemi informativi automatizzati di supporto;
− esperienza di progettazione ed assessment dei processi amministrativi;
− gestione dei progetti,
− competenza nella scomposizione funzionale e segmentazione di progetti e nella definizione degli obiettivi contrattuali;
− esperienza di pianificazione e controllo di tempi, costi, risorse utilizzate e risultati ottenuti;
− capacità di sintesi e produzione della documentazione di supporto alla gestione delle attività ed alla valutazione dello stato avanzamento lavori;
− assicurazione della qualità,
− conoscenza delle norme EN ISO 9001 e del sistema qualità italiano ed europeo;
− esperienza di verifiche ispettive sui processi produttivi afferenti ai servizi ICT, di collaudi di beni e servizi ICT, di sistemi informativi automatizzati;
− esperienza di assessment di progetti ICT, check-up e benchmark dei sistemi informativi;
− ingegneria del software,
− conoscenza dei cicli di vita del software e degli attributi di qualità del software; esperienza nell’uso delle metodologie e degli strumenti CASE per l'analisi, la codifica ed il test;
− competenza nella stima e dimensionamento di progetti di sviluppo e manutenzione di applicazioni software;
− tecnologie informatiche e delle telecomunicazioni,
− conoscenza dei principali Fornitori, prodotti, architetture, tecnologie, metodologie, tendenze, afferenti ai settori dell'informatica e delle telecomunicazioni.
Descrizione delle figure professionali
Il gruppo di lavoro impiegato nella progettazione e realizzazione dei servizi previsti dovrà essere composto dalle seguenti figure professionali:
− Consulente senior;
− Consulente.
3.3.2.3 Distribuzione e approvazione dei documenti
Il Monitore ha il compito di predisporre e consegnare al Committente entro i tempi indicati nel contratto e nel piano delle attività di monitoraggio i documenti di pianificazione e avanzamento delle attività di monitoraggio (piano delle attività di monitoraggio e stato di avanzamento delle attività di monitoraggio) e di rendicontazione dei risultati del monitoraggio.
Tutti i documenti e gli eventuali allegati, comprese le eventuali versioni successive derivanti da richieste di modifica da parte del Committente, dovranno essere recapitati al Direttore dell’esecuzione del contratto in copie in formato elettronico. Essi devono essere elaborabili nei formati elettronici supportati dalle più comuni piattaforme di produttività individuale su personal computer.
Le eventuali conversioni dai formati resi disponibili dal Monitore all'ambiente in uso presso il Committente saranno a cura del Monitore stesso.
I documenti consegnati devono essere registrati nella B.I.P. a cura del Monitore.
I documenti per i quali è prevista l’approvazione da parte del Committente seguono il seguente iter procedurale:
1. consegna del documento al Committente con le modalità sopra indicate;
2. valutazione del documento da parte del Committente a seguito della quale il medesimo produce una relazione nella quale formalizza l’approvazione del documento oppure segnala i motivi per cui il documento non è approvato, distinguendo tra non conformità allo standard di riferimento del documento e/o non adeguatezza dei contenuti. La relazione è consegnata al Monitore che emette una ricevuta al Committente;
3. se il documento non è approvato, il Monitore è tenuto ad effettuare le modifiche in coerenza con quanto indicato nella relazione ed a ripetere l’esecuzione dei punti 1 e 2 fino ad approvazione del documento. Si precisa che il Monitore ha un tempo massimo di cinque giorni per consegnare il documento che risulterà approvato, che inizierà dalla data di consegna della prima relazione di valutazione del documento.
I documenti da sottoporre all’approvazione del Committente sono i seguenti:
− Piano delle attività di monitoraggio;
− Stato di avanzamento monitoraggio;
− Rendiconto sull’intervento di affiancamento;
− Rendiconto sull’andamento del contratto monitorato;
− Rapporto sull’andamento del contratto monitorato;
3.3.2.4 Gestione della Base informativa di progetto
La Base Informativa del Progetto (BIP) è l’insieme di tutte le informazioni attinenti al progetto messe a disposizione del Committente, dal Fornitore o prodotte dal Monitore unitamente al sistema informatico predisposto per gestirle.
Il Monitore dovrà curare la predisposizione e la gestione di un ambiente tecnologico adeguato a svolgere le attività di monitoraggio che consenta alla Amministrazione di disporre in formato elettronico delle informazioni raccolte e delle valutazioni prodotte e che consenta una osservabilità diretta agli attori del contratto di tutta la documentazione prodotta ed utilizzata dal monitoraggio.
La soluzione scelta per la BIP deve soddisfare i requisiti necessari per assicurare la corretta utilizzazione e la massima fruibilità delle informazioni che dovrà contenere, minimizzando, per quanto possibile, lo sforzo di gestione del sistema stesso ed il suo costo complessivo. In particolare i requisiti che dovranno essere soddisfatti dalla BIP sono:
− accessibilità tramite browser internet. La documentazione contenuta nella BIP dovrà essere resa disponibile all’utente attraverso l’uso di un comune browser. Ciò al fine di facilitare la visione e la “navigazione” tra i vari documenti che dovranno essere organizzati in maniera gerarchica e coerente;
− semplicità operativa di utilizzo. La BIP deve essere dotata di interfacce user friendly realizzata per il tramite di software scelto tra quello maggiormente diffuso sul mercato al fine di aumentare il più possibile la probabilità che gli utenti della BIP già lo conoscano ed, in ogni caso, minimizzare gli sforzi per l’addestramento del personale autorizzato ad accedere alla base informativa;
− sicurezza dei dati. La BIP deve disporre di meccanismi di protezione dei dati in grado di gestire i profili di accesso delle utenze autorizzate;
− posta elettronica. La BIP deve essere in grado di gestire una centrale di posta elettronica tra tutte le utenze autorizzate che faciliti la comunicazione e l’interazione tra i vari soggetti interessati all’attività di monitoraggio;
− procedure di gestione. Devono essere previste procedure di back-up per il salvataggio della BIP con cadenza almeno settimanale e sistemi per la protezione dagli attacchi dei virus informatici.
La BIP sarà installata su una postazione di lavoro messa a disposizione dell’Amministrazione ed adeguatamente configurata.
Per tutta la durata del contratto di monitoraggio il Monitore dovrà garantire che la BIP possa essere acceduta, in modo indipendente (interrogazione, lettura, estrazione di dati), da parte del Committente. Il Monitore dovrà garantire, durante l’intero periodo contrattuale, l’assistenza operativa al personale del Committente per l’utilizzo degli strumenti informatici di accesso alla BIP.
La BIP dovrà almeno contenere:
− gli atti contrattuali oggetto di monitoraggio, se disponibili in formato elettronico;
− la metodologia di monitoraggio;
− il piano delle attività di monitoraggio nelle diverse versioni disponibili;
− i verbali delle sedute di accordo, ispezione e revisione;
− le rendicontazioni ed i rapporti prodotti dal Monitore;
− ogni documento di riscontro previsto per il monitoraggio ed ogni ulteriore documentazione analizzata dal Monitore, quando disponibile in formato elettronico;
− ogni altro documento prodotto dall’attività di monitoraggio;
− un riepilogo delle non conformità evidenziate dal Monitore che identifichi il loro stato (aperte, chiuse).
L’attività di backup è a cura dell’Amministrazione.
La BIP, unitamente ai prodotti e le procedure connesse, sarà oggetto di passaggio di consegne tra il Monitore e il Committente al termine del contratto. In particolare il Monitore prima della conclusione del contratto, dovrà rendere disponibile al Committente, anche su un supporto ottico Cd-Rom, il complesso della documentazione acquisita e prodotta nonché gli strumenti software di ricerca e consultazione.
3.3.3 Documentazione da produrre
I documenti che il Monitore deve predisporre e consegnare al Committente hanno lo scopo di informare sulla pianificazione delle attività di monitoraggio ancora da eseguire e di rendicontare sulle attività completate o in corso e sulle risorse professionali utilizzate. I documenti richiesti sono i seguenti:
− Stato di avanzamento delle attività di monitoraggio. I contenuti e la struttura del documento sono indicati nel § 6.5. Questo documento dovrà essere prodotto con cadenza trimestrale.
– Piano delle attività di monitoraggio. I contenuti e la struttura del documento sono indicati nel § 6.6.
Il Piano dovrà essere sottoposta all’approvazione dell’Amministrazione entro 15 (quindici) giorni lavorativi dalla data di decorrenza del contratto.
– Rapporto di rilevazione delle presenze. I contenuti e la struttura del documento sono indicati nel § 6.7.
– Rendiconto sull’intervento di affiancamento. I contenuti e la struttura del documento sono indicati nel § 6.1. Questo documento dovrà essere prodotto nei tempi indicati nell’ultima versione del Piano delle attività di monitoraggio approvato.
Lo stesso dovrà essere prodotto con cadenza mensile.
3.3.4 Livelli di servizio
I livelli di servizio relativi alla conduzione delle attività hanno lo scopo di misurare l’efficacia ed efficienza delle attività trasversali ai servizi di monitoraggio. In particolare misurano la tempestività nella presentazione della documentazione, il rispetto degli standard documentali, la gestione della B.I.P. e la gestione del personale.
Tempestività nella presentazione della documentazione
– tempestività nella presentazione del Piano delle attività di monitoraggio nella sua prima emissione. Il valore dell’indicatore è espresso in giorni e si determina calcolando il numero di giorni trascorsi tra la data di decorrenza del contratto e la data di effettiva consegna del documento;
– tempestività nella presentazione degli aggiornamenti trimestrali nonché nella presentazione delle revisioni e/o modifiche del Piano delle attività di monitoraggio. Questo indicatore è espresso in giorni e si determina calcolando il numero di giorni trascorsi dal trimestre di riferimento o il numero di giorni trascorsi tra la data di consegna della richiesta di revisione o modifica del documento da parte del Committente e la data di effettiva consegna del documento aggiornato. La richiesta di revisione deriva da nuove esigenze emerse nel corso delle attività;
– tempestività nella presentazione del Rapporto di rilevazione delle presenze. Questo indicatore misura il tempo di consegna del documento da parte del Monitore. Il valore dell’indicatore si determina calcolando il numero di giorni trascorsi dall’ultimo giorno del mese di riferimento e la data di effettiva consegna del documento;
– tempestività nella presentazione dello Stato di avanzamento delle attività. Questo indicatore misura il ritardo nella consegna del documento da parte del Monitore. Il valore
dell’indicatore è espresso in giorni di ritardo e si determina calcolando il numero di giorni trascorsi dall’ultimo giorno del trimestre di riferimento e la data di effettiva consegna del documento;
– tempestività nella presentazione delle modifiche allo Stato di avanzamento delle attività. Questo indicatore misura il tempo di consegna del documento modificato su richiesta del Committente a seguito dell’analisi del documento finalizzata alla sua approvazione. Il valore dell’indicatore si determina calcolando il numero di giorni trascorsi tra la data di consegna della richiesta di modifica del documento da parte del Committente e la data di effettiva consegna del documento che risulterà approvato dal Committente;
– tempestività nella presentazione del Rendiconto sull’intervento di affiancamento. Il valore dell’indicatore è espresso in giorni e si determina calcolando il numero di giorni trascorsi tra la data indicata nell’ultima versione del Piano delle attività di monitoraggio approvato e la data di effettiva consegna del documento;
– tempestività nella modifica del Rendiconto sull’intervento di affiancamento. Il valore dell’indicatore si determina calcolando il tempo trascorso tra la data di consegna della richiesta di modifica del Committente e la data di effettiva consegna del documento che risulterà approvato dal Committente.
Rispetto degli standard documentali
– rispetto degli standard documentali previsti per il Piano delle attività di monitoraggio, per il Rapporto di rilevazione delle presenze, per lo Stato di avanzamento delle attività di monitoraggio e per il Rendiconto sull’intervento di affiancamento. Questo indicatore misura l’aderenza di un documento al relativo standard documentale definito nello specifico allegato del presente Capitolato Tecnico. Il valore dell’indicatore è calcolato come percentuale dei documenti ritenuti non conformi dal Committente rispetto ai documenti presentati nel periodo di riferimento.
Gestione della B.I.P.
– tempestività nell’attivazione della B.I.P.. La B.I.P. si intende attivata quando tutte le funzioni di gestione della medesima sono rese disponibili agli utenti con le modalità ed vincoli di sicurezza previsti. Il valore dell’indicatore si determina calcolando il numero di giorni trascorsi tra la data di decorrenza del contratto e la data di effettiva consegna. La stessa dovrà essere resa operativa e consultabile entro 30 (trenta) giorni lavorativi dalla data di decorrenza del contratto di monitoraggio.
– tempestività nella registrazione dei documenti di riscontro nella B.I.P.. I documenti oggetto di misura sono i seguenti:
− Piano delle attività di monitoraggio;
− Stato di avanzamento monitoraggio;
− Rendiconto sull’intervento di affiancamento;
− Rendiconto sull’andamento del contratto monitorato;
− Rapporto sull’andamento del contratto monitorato;
− Rapporto di rilevazione delle presenze.
Questo indicatore misura la percentuale dei documenti effettivamente registrati nella B.I.P. nel periodo di riferimento rispetto al numero di documenti che devono essere registrati. Questi ultimi sono i documenti approvati dal committente per i quali è scaduto il tempo a disposizione per effettuare questa operazione, definito nel contratto.
4 Responsabilità del Committente
Il Committente rimane responsabile in ogni caso delle attività di seguito elencate.
Relativamente al contratto di monitoraggio dovrà verificare le attività di monitoraggio attraverso il suo Direttore dell’esecuzione. In particolare controllerà:
– la conformità, formale e sostanziale, rispetto ai requisiti espressi in questo capitolato, dei documenti trasmessi dal Monitore;
– la conformità del profilo professionale del Monitore e del loro impegno, all’Offerta Tecnica ed ai requisiti espressi in questo capitolato;
– il rispetto dei piani di progetto approvati sia in relazione ai tempi che alla modalità di svolgimento delle attività;
– il rispetto dei valori di soglia per i livelli di servizio indicati nel presente documento. Relativamente al contratto da monitorare è responsabile delle seguenti attività:
– approvazione dei documenti redatti dal Fornitore e dal Monitore in materia di pianificazione, consuntivazione, avvenuta consegna e collaudo dei servizi ict;
– liquidazione e pagamento delle fatture e applicazione di eventuali penali al Fornitore;
– approvazione di eventuali varianti in corso d'opera;
– raggiungimento degli obiettivi contrattualmente previsti e azioni conseguenti in caso di mancata attuazione.
5 Responsabilità del Fornitore - Figure, livelli professionali e curricula vitae
Il Fornitore dovrà organizzare team di lavoro composti da figure professionali adeguate al raggiungimento degli obiettivi del presente Capitolato nel rispetto dei livelli di servizio richiesti.
Entro 15 (quindici) giorni lavorativi antecedenti la stipula del Contratto il Fornitore dovrà consegnare all’Amministrazione i Curricula Vitae (CV) del soggetto indicato come Referente Unico della attività contrattuali e di tutte le risorse proposte. Le risorse in questa sede comunicate costituiranno il gruppo di lavoro iniziale. I Curricula dovranno essere nominativi e stilati secondo lo standard europeo con dichiarazione di autorizzazione al trattamento dei dati personali. Ad ogni Curriculum dovranno essere allegate, laddove presenti e/o dichiarate in sede di procedura concorsuale, le certificazioni professionali di ciascuna risorsa offerta, nonché allegata una descrizione sintetica, autocertificata, delle attività professionali svolte negli ultimi 24 (ventiquattro) mesi, contenente l’indicazione del datore di lavoro, l’azienda presso cui si è svolto il servizio, la durata della prestazione, la qualifica professionale ricoperta nonché specifica indicazione dell’anzianità di servizio e dell’anzianità nel ruolo ricoperto.
Nel caso si verifichi uno scostamento nominativo rispetto alle risorse presentate in sede di offerta dal Fornitore, oggetto di valutazione in fase di gara, l’Amministrazione procederà all’esame dei Curricula Vitae delle nuove risorse proposte, che dovranno possedere requisiti uguali o migliorativi
- in termini di: titolo di studio, certificazioni, anzianità di servizio e anzianità nel ruolo, esperienze lavorative - rispetto a quelli posseduti dalle risorse inizialmente proposte. Nel caso di non approvazione delle nuove risorse, l’Amministrazione invierà apposita motivata comunicazione al Fornitore, il quale dovrà provvedere alla sostituzione delle stesse entro 48 (quarantotto) ore dalla ricezione della comunicazione. Se il Fornitore non sarà in grado di presentare risorse professionali aventi gli stessi requisiti di quelle offerte in sede di gara e oggetto di valutazione dall’Amministrazione, non si darà luogo alla stipula del Contratto.
Si precisa che, con riferimento al gruppo di lavoro iniziale, saranno consentite sostituzioni che non potranno però superare la soglia annuale massima del 20 % (venti percento). A tali fini si precisa che il primo anno comincerà a decorrere dalla data di inizio di attività prevista nel verbale di avvio dell’esecuzione del contratto di cui all’articolo 304 del DPR n. 207 del 2010 che il Direttore dell’esecuzione redigerà col Fornitore. Essendo opportuna la presenza continuativa dello stesso personale per tutta la durata della Fornitura, le eventuali sostituzioni di personale durante l’esecuzione della medesima dovranno essere concordate preventivamente con l’Amministrazione, dietro presentazione ed approvazione dei curricula, nel rispetto dei requisiti indicati per ciascuna figura professionale che dovranno essere uguali o migliorativi di quelli offerti in fase di gara. In mancanza di tali requisiti l’Amministrazione non accetterà la sostituzione della risorsa proposta. La sostituzione richiederà un adeguato periodo di affiancamento per la risorsa entrante, il cui costo sarà interamente a carico del Fornitore. Si precisa inoltre che la figura professionale del Referente Unico delle attività contrattuali è ritenuta ad alta criticità per cui la sostituzione di detta figure dovrà essere limitata a non più di 2 (due) durante l’intero periodo di esecuzione del contratto. Per ogni sostituzione del Referente Unico della attività contrattuali successiva alla seconda verrà applicata la penale di cui all’Allegato Xxxxxxx di servizio e penali e in caso di superamento della soglia massima di quattro sostituzioni, l’Amministrazione – ferma restando l’applicazione delle penali – si riserva il diritto di risolvere il contratto, previa dichiarazione da comunicarsi al Fornitore tramite PEC.
Analogamente, anche in caso di mancato rispetto del limite massimo di sostituzioni possibili per il gruppo di lavoro - secondo i criteri di valutazione dei curricula sopra indicati per il gruppo di lavoro stesso - fatte salve le cause di forza maggiore e ferma restando l’applicazione delle penali previste nell’Allegato Xxxxxxx di servizio e penali, l’Amministrazione si riserva il diritto di risolvere il contratto ai sensi dell’articolo 1456 del codice civile, previa dichiarazione da comunicarsi al Fornitore tramite PEC.
L’Amministrazione si riserva in ogni caso di verificare in qualsiasi momento la rispondenza dei curricula vitae delle risorse impiegate rispetto a quelli richiesti/offerti e, ove per motivate ragioni, tali risorse dovessero risultare non di gradimento dell’Amministrazione, la stessa si riserva di chiederne la sostituzione. In tale ipotesi il Fornitore dovrà procedere alla sostituzione della risorsa ritenuta inadeguata entro 10 (dieci) giorni lavorativi. Eventuali figure aggiuntive proposte dal Fornitore rispetto al gruppo di lavoro indicato in sede di offerta, dovranno essere valutate e approvate dall’Amministrazione ma non saranno considerate facenti parte del gruppo di lavoro.
6 Allegati
6.1 Rendiconto sull’intervento di affiancamento
Il documento ha lo scopo di rendicontare le attività di affiancamento al personale dell’Amministrazione svolte dal Monitore nel periodo di riferimento su tematiche inerenti le attività di monitoraggio sui contratti di fornitura di prodotti/servizi ICT.
In particolare il documento dovrà presentare le seguenti informazioni:
a. Obiettivi dell’intervento
La sezione deve descrivere gli obiettivi delle attività di affiancamento delle risorse dell’Amministrazione distinguendo per le diverse figure professionali previste per il monitoraggio e sintetizzare le attività erogate e quelle ancora da effettuare:
– obiettivi di affiancamento per figura professionale, numero previsto di risorse interessate;
– descrizione dei percorsi di addestramento (competenze da trasferire, durate, descrizione delle attività);
– sintesi degli interventi di affiancamento svolti e piano di svolgimento degli interventi futuri.
b. Descrizione degli interventi svolti nel periodo
La sezione deve elencare gli interventi svolti nel periodo di ogni unità didattica indicando per ognuno le seguenti informazioni:
– docente/addestratore (monitore), elenco dei partecipanti;
– descrizione delle attività svolte e dei prodotti/elaborati realizzati;
– valutazione dei risultati.
c. Conclusioni
La sezione deve sintetizzare i risultati complessivi raggiunti e precisare i problemi riscontrati nell’attività di affiancamento suggerendo interventi migliorativi sia di competenza del Monitore che dell’Amministrazione:
– sintesi del grado di soddisfazione degli utenti per gli aspetti organizzativi, logistici e per l’efficacia delle attività svolte nell’ottica del monitoraggio;
– criticità ricorrenti rilevate e suggerimenti per il miglioramento del servizio;
– sintesi dei risultati delle azioni di miglioramento adottate nel periodo di riferimento.
al documento devono essere allegati i questionari, in forma anonima, per la misura del grado di soddisfazione degli utenti.
6.2 Rendiconto sull’andamento del contratto monitorato
Il documento che il Monitore dovrà produrre periodicamente per fornire un quadro aggiornato sullo stato della Fornitura dovrà contenere le seguenti sezioni:
a. Stato di avanzamento delle attività
La sezione deve contenere le informazioni che consentano di valutare eventuali ritardi nella predisposizione della Fornitura rispetto a quanto pianificato ed evidenziare le cause che lo hanno provocato. I contenuti del documento sono i seguenti:
– stato di avanzamento dei lavori previsto ed effettivo alla data di rilevazione;
– situazione dei collaudi;
– valutazione del rischio di non rispetto dei vincoli temporali contrattuali;
– tracciamento dei rilievi legati a eventuali ritardi della Fornitura, soluzioni proposte e loro stato (aperti, in corso, chiusi);
– previsione a finire;
– eventuali proposte di applicazione di penali.
b. Qualità e livelli di servizio
La sezione deve consentire di valutare la qualità dei prodotti consegnati e i servizi erogati dal Fornitore attraverso la presentazione delle caratteristiche di qualità e dei livelli di servizio misurati. I contenuti del documento sono i seguenti:
– livelli di servizio misurati e relativi valori soglia contrattualmente previsti;
– indicatori di qualità e valori di soglia contrattualmente previsti;
– valutazione del sistema di misura degli indicatori di qualità e dei livelli di servizio adottato dal Fornitore;
– valutazione del rischio di non rispetto dei vincoli di qualità contrattuali;
– tracciamento dei rilievi relativi alla qualità dei prodotti ed ai livelli di servizio, interventi correttivi proposti e loro stato;
– eventuali proposte di applicazione di penali.
c. Visite ispettive
La sezione deve riportare le informazioni sull’attività ispettiva diretta condotta dal Monitore. I contenuti del documento sono i seguenti:
– piano delle visite ispettive;
– rendicontazione delle visite ispettive effettuate dal Monitore e da Enti di certificazione;
– tracciamento dei rilievi relativi al processo produttivo, interventi correttivi proposti e loro stato.
d. Pagamenti e penali
La sezione, sulla base della situazione della Fornitura, proporrà il pagamento delle fatture e/o l’applicazione delle penali previste contrattualmente.
I contenuti del documento sono i seguenti:
– elenco delle fatture da pagare indicando per ognuna i riferimenti a collaudi effettuati ed al loro esito, alle scadenze contrattuali e agli importi, ed eventualmente ai livelli di servizio erogati nel periodo;
– elenco delle penali proposte indicando per ognuna l’importo il motivo ed il riferimento al contratto.
6.3 Comunicazioni estemporanee
Questi documenti hanno lo scopo di comunicare formalmente eventi estemporanei rilevanti ai fini della corretta esecuzione della Fornitura. Esse riguardano:
– apertura /chiusura dei rilievi;
– verbalizzazioni di decisioni prese nelle riunioni con il Committente e il Fornitore;
– suggerimenti su varianti in corso d’opera;
– convocazioni di riunioni.
I contenuti minimi dei documenti sono indicati di seguito.
a. Apertura/chiusura dei rilievi
– identificativo;
– data di apertura;
– data di prevista chiusura;
– data di chiusura;
– classificazione relativa alla gravità;
– descrizione analitica del rilievo;
– soluzione proposta;
– soluzione adottata.
b. Verbalizzazioni di decisioni
– data riunione;
– elenco partecipanti e ruoli;
– ordine del giorno;
– descrizione dell’argomento e della decisione;
– riferimenti a verbali precedenti;
– schedulazione di riunioni successive sull’argomento.
c. Suggerimenti su varianti in corso d’opera
– descrizione degli obiettivi contrattuali oggetto della variante proposta;
– descrizione delle cause che hanno prodotto l’esigenza della variante;
– obiettivi della variante;
– descrizione della variante;
– analisi dei costi;
– valutazione del rischio di insuccesso;
– risorse del Committente coinvolte.
d. Convocazioni di riunioni
– oggetto della riunione;
– data, ora e luogo di convocazione;
– partecipanti e ruoli;
– descrizione degli allegati;
– referente per informazioni.
6.4 Rapporto sull’andamento del contratto monitorato
Il rapporto sull'andamento del contratto deve:
– conformarsi quanto più possibile alla struttura di seguito delineata; in relazione a ciò è possibile che una o più sezioni siano vuote, perché non applicabili, eventualmente soltanto per lo specifico periodo di riferimento;
– focalizzare i fatti e i dati più significativi ai fini del governo del contratto e presentare un riepilogo sullo stato di attuazione del contratto riguardo a:
− prescrizioni contrattuali;
− esigenze espresse dal Committente attraverso la documentazione di pianificazione e programmazione o formalizzate sotto la responsabilità della direzione dei lavori;
− dati e informazioni di confronto derivanti da valutazioni di sistemi informativi, benchmarking di servizi ict, assessment di progetti, effettuati su organizzazioni, entità e oggetti comparabili;
− dare informazioni sulle tendenze del contratto, dal suo inizio al termine del periodo temporale al quale il rapporto si riferisce, ottenute attraverso:
− serie storiche di indicatori presentate attraverso grafici e tabelle;
− risultati ottenuti mediante l’azione di governo del contratto;
Di seguito si presenta la struttura del documento che dovrebbe avere una dimensione compresa tra 15 (quindici) e 35 (trentacinque) pagine.
1. Dati identificativi (1 pagina):
− codice del parere;
− denominazione del contratto;
− denominazione del Committente;
− denominazione del Fornitore;
− denominazione del Monitore;
− numero progressivo del rapporto;
− numero progressivo della versione (eventuale);
− periodo di riferimento esaminato (dal … al …);
− autore (nome e cognome, recapiti telefonico e di posta elettronica);
− data di emissione;
− lista di distribuzione (organizzazione e nominativo).
2. Indice (1 - 2 pagine)
Non è necessario un indice dei grafici e delle tabelle.
3. Introduzione (1 - 5 pagine)
1.1. Informazioni generali sul contratto:
− codice del parere;
− denominazione del contratto;
− eventuali altri contratti collegati (quinto d'obbligo, atti aggiuntivi);
− breve descrizione del contratto (massimo 20 righe);
− importo complessivo (previsto originariamente ed eventuali variazioni successive, espressi in euro, anche per contratti stipulati in lire);
− data di stipula (del contratto originario e degli eventuali atti aggiuntivi);
− durata (prevista originariamente ed eventuali variazioni successive);
− denominazione del Committente;
− referente del Committente (nome e cognome, recapiti telefonico e di posta elettronica);
− denominazione del Fornitore;
− referente del Fornitore (nome e cognome, recapiti telefonico e di posta elettronica).
1.2. Informazioni generali relative al contratto di monitoraggio:
− codice del parere;
− importo complessivo (previsto originariamente ed eventuali variazioni successive, espressi in euro, anche per contratti stipulati in lire);
− data di stipula (del contratto originario e degli eventuali atti aggiuntivi);
− durata (prevista originariamente ed eventuali variazioni successive);
− denominazione del Monitore;
− direttore dei lavori (nome e cognome, recapiti telefonico e di posta elettronica);
− composizione del gruppo di lavoro (xxxxxxx e nomi).
1.3. Principali riferimenti
Non devono essere citati riferimenti a leggi, circolari, norme e standard, se non assolutamente necessari:
− documenti contrattuali;
− documenti di pianificazione dell’attività di monitoraggio;
− altri documenti utilizzati per l’attività di monitoraggio.
1.4. Definizioni e significato degli acronimi
L'uso degli acronimi deve essere il più possibile limitato.
4. Sintesi per l'alta direzione (1 - 3 pagine)
Occorre fornire il quadro complessivo dello stato di attuazione del contratto, mettendo in evidenza le criticità riscontrate. L’uso di grafici e tabelle è consigliato.
5. Scomposizione del contratto in obiettivi di servizio (1 - 4 pagine)
Occorre scomporre il contratto in obiettivi di servizio relativi a specifiche tipologie di attività. Le principali tipologie di attività ricorrenti nei contratti ict sono descritte nel manuale dei livelli di servizio, consultabile sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale.
È preferibile che la scomposizione arrivi al massimo a due livelli. Degli obiettivi di primo livello occorre dare una breve descrizione (massimo 5 righe); per quelli di secondo livello la denominazione e la collocazione all'interno dell'obiettivo di primo livello dovrebbero già consentire un'identificazione sufficientemente chiara.
Per ciascun obiettivo devono essere fornite le informazioni seguenti:
− codifica e denominazione dell’obiettivo;
− breve descrizione dell’obiettivo di primo livello o, per quelli di secondo livello, riferimento all’obiettivo di primo livello del quale sono articolazione;
− dimensione economica dell’obiettivo;
− incidenza dell’obiettivo nel contratto, valutata preferibilmente in base al suo contributo per il raggiungimento degli obiettivi della Fornitura;
− risultati attesi per l’obiettivo (prodotti, servizi, documentazione) e corrispondenti parametri di verifica (soddisfazione degli utenti, quantità e qualità dei prodotti, quantità e livelli dei servizi).
6. Esecuzione del contratto (10 - 20 pagine)
4.1. Stato di avanzamento dei lavori (4 - 8 pagine)
Deve essere descritto per ciascuno degli obiettivi contrattuali di primo e secondo livello. Lo stato di avanzamento complessivo è ottenuto come media ponderata di quelli riferiti ai singoli obiettivi, usando come pesi le rispettive incidenze sul contratto.
Le fasi del ciclo di vita in cui si trova l'obiettivo contrattuale devono essere espresse in modo il più possibile omogeneo e costante nel tempo, con riferimento, ad esempio per lo sviluppo software, ad analisi, disegno, implementazione, test, collaudo, avviamento all'esercizio).
La metrica adottata per la valutazione dello stato di avanzamento dei lavori relativamente a ciascun obiettivo deve essere specificata in relazione alla tipologia di servizio alla quale l’obiettivo si riferisce; ad esempio: punti funzione per lo sviluppo di software, giornate di formazione e/o giornate di aula per la formazione, numero di installazioni per l’avviamento all’esercizio.
Si devono usare preferibilmente grafici e tabelle per esprimere le fasi del ciclo di vita dei prodotti e dei servizi, gli andamenti nel tempo e gli scostamenti tra pianificato e consuntivato. Per ciascun obiettivo devono essere fornite le informazioni seguenti:
− valutazione di sintesi sul raggiungimento dell’obiettivo;
− efficacia della pianificazione (indicatori di variabilità degli obiettivi pianificati, numero di pianificazioni successive dall'inizio del contratto);
− stato dell'obiettivo (da avviare, attivo, concluso, sospeso, annullato);
− fase del ciclo di vita dell'obiettivo;
− pianificazione dell’obiettivo (data di inizio e di fine, dimensione ed impegno previsti);
− consuntivazione dell’obiettivo contrattuale (data di inizio e di fine, dimensione
ed impegno effettivi);
− pianificazione del collaudo (data di inizio e di fine previste);
− consuntivazione del collaudo (data di inizio e di fine effettive, esito);
− analisi degli scostamenti (valori assoluti e percentuali, andamento nel tempo);
− motivazioni degli scostamenti ed azioni correttive messe in atto.
4.2. Corrispettivi (1 - 2 pagine)
L’uso di grafici e tabelle è consigliato per descrivere:
− pagamento di corrispettivi (entità, causale del pagamento ed obiettivi di riferimento, data di pagamento, ammontare complessivo dei pagamenti effettuati fino a quel momento, stima dei successivi pagamenti riguardo ad ammontari e tempi);
− applicazione di penali (entità, causale della penale ed obiettivi di riferimento,
data di applicazione, ammontare complessivo delle penali applicate fino a quel momento).
4.3. Monitoraggio dei livelli di servizio (3 - 5 pagine)
Le misure dei livelli di servizio devono essere rapportate agli obiettivi di servizio nei quali il contratto è stato scomposto. Si deve anche esprimere, per quanto possibile, una valutazione complessiva sul rispetto dei livelli di servizio del contratto.
L'uso di grafici e tabelle è consigliato per descrivere gli scostamenti tra livelli rilevati e contrattualmente previsti e il loro andamento nel tempo. In particolare devono essere fornite le informazioni seguenti:
− valutazione di sintesi sul raggiungimento dei livelli di servizio previsti;
− verifica dell'accuratezza e della validità delle misure prodotte dal Fornitore (rappresentatività del campione di misure analizzate, attendibilità degli esiti della verifica);
− misura dei livelli di servizio e confronto con i valori soglia previsti;
− analisi degli scostamenti (valori assoluti e percentuali, andamento nel tempo);
− motivazioni degli scostamenti ed azioni correttive messe in atto.
4.4. Rispetto di ulteriori eventuali vincoli contrattuali (1 - 3 pagine):
Ulteriori vincoli possono essere posti relativamente a: quantità, qualità e turnover delle risorse impegnate dal Fornitore; quantità, qualità, tempestività di consegna e aggiornamento della documentazione relativa a progettazione, governo del contratto, installazione, gestione e utilizzo di prodotti e servizi; risultati della valutazione della soddisfazione degli utenti finali interni al Committente riguardo ai beni e servizi oggetto della Fornitura. In questo caso devono essere illustrate:
− analisi degli scostamenti (valori assoluti e percentuali, andamenti nel tempo);
− motivazioni degli scostamenti ed azioni correttive messe in atto.
4.5. Aspetti della eventuale non conformità (1 - 2 pagine):
− breve descrizione delle non conformità rilevate e delle eventuali azioni correttive identificate e/o messe in atto (massimo 5 righe per ciascuna di esse);
− stato delle non conformità (aperte, concluse);
− pianificazione delle azioni correttive (destinatario dell'azione, data di inizio e di fine previste);
− consuntivazione delle azioni correttive (data di inizio e di fine effettive, esiti);
− prospetti statistici relativi all’andamento nel tempo del numero di non conformità rilevate e sulla tempestività di risoluzione.
6.5 Stato di avanzamento delle attività di monitoraggio
Il documento ha lo scopo di rendicontare le attività svolte dal Monitore durante il periodo di riferimento e di rappresentare lo stato di avanzamento delle attività rispetto al piano delle attività di monitoraggio.
In particolare il documento dovrà presentare le seguenti informazioni:
1. Riferimenti (in questo paragrafo devono essere indicati la versione del piano delle attività di monitoraggio a cui si riferisce il documento ed il periodo di osservazione.)
2. Metodi di valutazione dello stato di avanzamento
2.1 Servizi di Consulenza – trasferimento di conoscenze e competenze
2.2 Servizi di Direzione dei Lavori
3. Stato di avanzamento delle attività
3.1 Servizio di Consulenza (descrizione degli interventi autorizzati, in corso e completati nel periodo)
3.1.1 Stato di avanzamento degli interventi (avanzamento, risorse consumate, prodotti intermedi e finali approvati, variazione avanzamento e risorse consumate rispetto a quanto pianificato, criticità rilevate)
3.1.2 Piano di recupero (Da compilare in caso di ritardo: azioni correttive, tempificazione delle attività residue e stima a finire)
3.1.3 Rilevazione dei livelli di servizio (misura dei livelli di servizio indicati nel piano delle attività di monitoraggio)
3.1.4 Situazione delle risorse (nr. giorni contrattualmente previsti, nr. giorni impegnati per gli interventi autorizzati, nr. giorni disponibili per interventi futuri)
3.2 Servizio di Direzione Lavori (descrizione delle attività completate ed in corso)
3.2.1 Stato di avanzamento delle attività (avanzamento delle attività, risorse impegnate per figura professionale, prodotti intermedi e finali approvati, variazione avanzamento rispetto a quanto pianificato, criticità rilevate)
3.2.2 Piano di recupero (Da compilare in caso di ritardo: azioni correttive, tempificazione delle attività residue e stima a finire)
3.2.3 Rilevazione dei livelli di servizio (misura dei livelli di servizio indicati nel piano delle attività di monitoraggio)
3.3 Base Informativa di progetto (BIP)
3.3.1 Stato di avanzamento gestione BIP (Funzionalità disponibili/funzionalità previste, Documenti acquisiti o consegnati / documenti registrati, backup effettuati / backup previsti)
3.3.2 Rilevazione dei livelli di servizio (misura dei livelli di servizio indicati nel piano delle attività di monitoraggio)
4. Allegato – Rapporto di rilevazione delle presenze (relativo al periodo di riferimento del documento cfr. par. 6.7)
6.6 Piano delle attività di monitoraggio
Il documento ha lo scopo di descrivere le modalità di svolgimento delle attività di monitoraggio nel corso della Fornitura esplicitando le informazioni relative all’organizzazione del gruppo di monitoraggio, alle risorse impegnate ed al relativo curriculum professionale, ai tempi di esecuzione ed ai livelli di servizio che si intendono erogare. Il documento dovrà essere conforme alla struttura di seguito indicata:
1. Dati identificativi (1 pagina):
− codice del parere;
− denominazione del contratto;
− denominazione del Committente;
− denominazione del Fornitore;
− denominazione del Monitore;
− numero progressivo della versione;
− autore (nome e cognome, recapiti telefonico e di posta elettronica);
− data di emissione;
− data di approvazione del Committente;
− lista di distribuzione (organizzazione e nominativo).
2. Indice (1 - 2 pagine)
3. Introduzione (6 - 11 pagine: descrizione degli scopi del progetto, attori coinvolti e responsabilità, descrizione dei macro obiettivi, scopo del documento)
3.1 Definizioni e acronimi (1 pagina: lista e significati delle locuzioni e acronimi presenti nel documento)
3.2 Riferimenti contrattuali (1 pagina: riferimenti relativi al contratto da sottoporre a monitoraggio, riferimenti relativi al contratto di monitoraggio)
3.3 Organizzazione del documento (1 pagina: descrizione della struttura del documento in capitoli e paragrafi ed una sintetica presentazione dei contenuti)
3.4 Panoramica dei servizi (1 - 2 pagine: descrizione sintetica delle componenti del servizio, descrizione degli obiettivi, durata e tappe fondamentali del servizio, impegno delle risorse)
3.5 Evoluzione del piano di progetto (1 - 2 pagine: momenti predefiniti di revisione del piano, eventi che richiedono revisioni estemporanee, modalità di approvazione e distribuzione del documento)
3.6 Eventuali cause di revisione del piano (1 - 4 pagine: da compilare nelle emissione successive alla prima. Descrizione delle cause che richiedono la modifica del piano e
indicazione sintetica delle tipologia di modifica quali per esempio allocazione del personale, ritardi, variazioni di attività, etc.)
4. Organizzazione dei servizi (4 - 8 pagine)
4.1 Struttura e responsabilità del gruppo di monitoraggio (2 - 4 pagine: descrizione della composizione gruppi di lavoro, delle competenze, dei compiti e delle responsabilità)
4.2 Sistema di comunicazione (1 - 2 pagine: tipologia di documenti, procedure di invio e approvazione/modifica, mittenti e destinatari, strumenti per la comunicazione)
4.3 Risorse strumentali (1 - 2 pagine: strumenti hardware e software a supporto delle misure relative alle caratteristiche di qualità dei prodotti e dei livelli di servizio)
5. Descrizione dei servizi di monitoraggio (15 - 30 pagine)
5.1 Descrizione del servizio di Consulenza (5 - 10 pagine: obiettivi del servizio espressi secondo il punto di vista dell’utente, descrizione dei processi che costituiscono il servizio, definizione di intervento e modalità di attivazione del medesimo da parte dell’utente)
5.1.1 Livelli di servizio (indicatori, metriche, valori di soglia, strumenti di misura)
5.1.2 Prodotti del servizio (descrizione del contenuto e della struttura dei documenti di rendicontazione, destinatari, frequenza di emissione, approvazione)
5.1.3 Interventi previsti dal contratto (numero massimo e tipologie di interventi previsti, risorse allocate e professionalità)
5.1.4 Interventi autorizzati (per ogni intervento: referente del Committente, referente del Monitore, risorse allocate e relativo impegno, eventuali risorse del Committente, durata, costo stimato. Inoltre deve essere inserito un prospetto di sintesi con: Xxxxx complessivo consuntivato degli interventi autorizzati, determinato sulla base dei Rapporti di rilevazione delle presenze approvati dal Committente; costo complessivo pianificato e non ancora consuntivato degli interventi autorizzati; importo residuo utilizzabile per interventi futuri.)
5.2 Descrizione del servizio di Direzione Lavori (5 - 10 pagine: obiettivi del servizio espressi secondo il punto di vista dell’utente, descrizione dei processi che costituiscono il servizio)
5.2.1 Livelli di servizio (indicatori, metriche, valori di soglia, strumenti di misura)
5.2.2 Prodotti del servizio (descrizione del contenuto e della struttura dei documenti di rendicontazione, destinatari, frequenza di emissione, approvazione)
5.2.3 Obiettivi da sottoporre alla Direzione lavori (descrizione degli obiettivi, attività previste, responsabile, risorse allocate e professionalità)
5.3 Descrizione del servizio di formazione (5 - 10 pagine: obiettivi del servizio espressi secondo il punto di vista dell’utente, descrizione dei processi che costituiscono il servizio, definizione di intervento e modalità di attivazione del medesimo da parte dell’utente)
5.3.1 Livelli di servizio (indicatori, metriche, valori di soglia, strumenti di misura)
5.3.2 Prodotti del servizio (descrizione del contenuto e della struttura dei documenti di rendicontazione, destinatari, frequenza di emissione, approvazione)
5.3.3 Interventi previsti dal contratto (Numero massimo e tipologie di interventi previsti, risorse allocate e professionalità)
5.3.4 Interventi autorizzati (referente del Committente, referente del Monitore, risorse allocate e relativo impegno, eventuali risorse del Committente, durata, costo stimato. Inoltre deve essere inserito un prospetto di sintesi con: Costo complessivo consuntivato degli interventi autorizzati, determinato sulla base dei Rendiconti sull’intervento formativo approvati dal Committente; costo complessivo pianificato e non ancora consuntivato degli interventi autorizzati; importo residuo utilizzabile per interventi futuri.)
6. Rendicontazione della conduzione attività di monitoraggio (2 - 5 pagine: descrizione della struttura e dei contenuti dei documenti di rendicontazione, frequenza di emissione, destinatari, approvazioni)
7. Base Informativa di progetto (BIP) (5 - 10 pagine: descrizione degli obiettivi, gestori e procedure di aggiornamento, utenti e livelli di abilitazione, modalità di accesso ai dati, strumenti hardware e software di base)
7.1 Struttura e contenuto informativo (diagramma della struttura delle informazioni mediante schemi del tipo E/R, descrizione delle informazioni previste)
7.2 Funzioni per la gestione delle informazioni (elenco delle funzionalità messe a disposizione distinguendo tra funzioni di gestione e funzioni di interrogazione / visualizzazione / elaborazione disponibili per gli utenti)
7.3 Funzioni per la sicurezza dell’accesso (descrizione delle funzioni a garanzia e dell’integrità delle informazioni e degli accessi non autorizzati. Descrizione delle procedure di salvataggio delle base informativa e frequenze)
7.4 Classificazione dei documenti (descrizione della naming convection per i documenti da registrare e per le eventuali versioni successive dei medesimi)
7.5 Livelli di servizio (descrizione degli indicatori per la misura del servizio di gestione della base informativa, metriche associate, valori di soglia)
8. Schedulazione delle attività di monitoraggio (4 - 8 pagine: descrizione della struttura delle attività mediante diagrammi di tipo WBS, descrizione delle medesime, milestone, durata, interdipendenze tra le attività, vincoli contrattuali, risorse allocate)
8.1 Diagramma di Pert (diagramma delle attività in cui sono indicate le date di inizio e fine di ogni attività, i legami logici, il percorso critico)
8.2 Diagramma di Gannt (diagramma delle attività in cui è evidenziato per ognuna il periodo di svolgimento e lo stato di avanzamento e la data di rilevazione)
9. Allegato – Curricula delle risorse professionali a disposizione del servizio di monitoraggio (il curriculum deve contenere almeno le seguenti informazioni:
− Dati anagrafici;
− Titolo di studio;
− Formazione post-laurea;
− Descrizione delle esperienze ICT relativamente a:
− Business plan e studi di fattibilità;
− Project management;
− Quality management;
− Ingegneria del software;
− Tecniche di rilevazioni di Customer satisfaction;
− Formazione del personale.
6.7 Rapporto di rilevazione delle presenze
Il documento ha lo scopo di rendicontare le presenze del personale del monitore assegnato al servizio di consulenza ed in particolare agli specifici interventi autorizzati dall’Amministrazione nel corso di validità del contratto. Le presenze riguardano il periodo a cui fa riferimento il documento stesso.
La struttura ed i contenuti informativi del rapporto sono i seguenti:
a. Intervento “A”
− descrizione dell’intervento, obiettivi da perseguire, prodotti/ servizi da realizzare;
− durata stimata dell’intervento, dimensione stimata dell’intervento in gg-persona;
− data di autorizzazione del Committente, data di inizio delle attività;
− data stimata di completamento;
− elenco nominativo giornaliero del personale effettivamente presente durante il periodo di riferimento e relativo profilo professionale;
− sostituzioni di personale nel corso dell’intervento e riferimenti alle autorizzazioni per le stesse da parte dell’Amministrazione;
b. Intervento “N”
− descrizione dell’intervento, obiettivi da perseguire, prodotti/ servizi da realizzare;
− durata stimata dell’intervento, dimensione stimata dell’intervento in gg-persona;
− data di autorizzazione del Committente, data di inizio delle attività;
− data stimata di completamento;
− elenco nominativo giornaliero del personale effettivamente presente durante il periodo di riferimento e relativo profilo professionale;
− sostituzioni di personale nel corso dell’intervento e riferimenti alle autorizzazioni per le
stesse da parte dell’Amministrazione;
c. Sintesi delle risorse impegnate
In questa sezione devono essere indicate, mediante l’utilizzo di tabelle, le presenze del personale (giorni-persona) che ha svolto il servizio di consulenza nel periodo di riferimento. Questi dati devono essere indicati per tipologia di risorsa professionale (consulente senior, consulente, consulente junior) e per singolo intervento.
Figure professionali per il monitoraggio – Requisiti minimi dei profili professionali
6.8 Consulente senior Conoscenze
− realizzazione di business plan, studi di fattibilità, analisi costi benefici, analisi del rischio, piani di progetto;
− contrattualistica relativa alle tecnologie informatiche e delle telecomunicazioni;
− normativa di riferimento, letteratura, inerente la direzione dei lavori, il monitoraggio e le verifiche;
− economia e organizzazione aziendale, tecniche e metodiche di gestione, pianificazione e
controllo di gestione;
− tecniche e metodiche di quality management, norme (ISO 9000), modalità di certificazione, sistemi qualità, pratica di verifiche ispettive (ISO 10011 e UNI EN 30011), realizzazione di piani di qualità;
− tecniche e metodiche di metodologie orientate ai processi per la modellizzazione,
rappresentazione, ingegnerizzazione dei processi produttivi (CMM, BPR), benchmarking dei sistemi informativi, assesment di progetto e di processo;
− software engineering, cicli di vita del software (ISO 13407 e ISO 15271), attributi di qualità del software (ISO 9126), stima e misura della quantità del software (COCOMO, Function
Point);
− pratica operativa come direttore dei lavori su contratti informatici di grande rilievo per lo sviluppo e la gestione di sistemi informativi;
− contesto strategico del Committente;
− mercato e trend evolutivi dell’informatica e delle telecomunicazioni;
− punti di forza e di debolezza del Fornitore;
Capacità
− capacità di far fronte alle sfide competitive, prendere decisioni e assumere rischi per individuare soluzioni che producano valore o risparmio per il Committente ed innalzamento della qualità e quantità, efficacia ed efficienza dei servizi;
− capacità di condividere e interpretare le strategie e gli obiettivi del Committente e di
individuare le soluzione organizzative e gli strumenti tecnologici di supporto;
− capacità di svolgere un’efficace azione di governo sui contratti e di controllare la soddisfazione del Committente;
− capacità organizzative, di mediazione ed interrelazione, leadership e capacità di gestire di
gruppi e valutare le persone;
− capacità di pianificare e svolgere interventi di formazione per la crescita professionale delle risorse;
Certificazioni
− IFPUG 4.3
Anzianità
− se in possesso di laurea più di 10 (dieci) anni di esperienza nel settore informatico, altrimenti più di 14 (quattordici) anni. In entrambi i casi almeno 4 (quattro) degli anni di esperienza complessiva nel coordinamento di progetti informatici di grande rilievo.
6.9 Consulente
Conoscenze
− realizzazione di analisi costi benefici, analisi del rischio, piani di progetto;
− contrattualistica relativa alle tecnologie informatiche e delle telecomunicazioni;
− normativa di riferimento, letteratura, inerente la direzione dei lavori, il monitoraggio e le verifiche
− tecniche e metodiche di gestione, pianificazione e controllo di gestione;
− tecniche e metodiche di quality management, norme (ISO 9000), modalità di certificazione, sistemi qualità, pratica di verifiche ispettive (ISO 10011 e UNI EN 30011), realizzazione di piani di qualità;
− tecniche e metodiche di metodologie orientate ai processi per la modellizzazione,
rappresentazione, ingegnerizzazione dei processi produttivi (CMM, BPR), benchmarking dei sistemi informativi, assesment di progetto e di processo;
− software engineering, cicli di vita del software (ISO 13407 e ISO 15271) metodologie di
analisi funzionale e dati, attributi di qualità del software (ISO 9126), stima e misura della quantità del software (COCOMO, Function Point);
− pratica operativa all’interno di gruppi di monitoraggio di progetti di sviluppo e gestione di sistemi informativi gestionali;
− architetture, tecnologie, strumenti, tipologie di servizi afferenti all'informatica;
− metodi di rilevazione della soddisfazione degli utenti del servizio;
Capacità
− capacità di garantire autonomia e competenza tecnica, prendere decisioni ed assumere iniziative nel rispetto dei vincoli dati, prevedere e valutare le implicazione delle attività effettuate;
− capacità di presentare le risultanze ed i contenuti delle attività effettuate, scrivere ed
esporre in modo fluido, articolato, con chiarezza, incisività e sintesi;
− negoziare e gestire impegni;
− capacità di garantire tempestività di risposta, collaborare costruttivamente nei processi di lavoro, mettere in comune e scambiare informazioni ed esperienze, offrire ascolto e supporto continuo, garantire accuratezza e qualità, garantire flessibilità e capacità di adattamento a contesti diversi.
Anzianità
− se in possesso di laurea più di 6 (sei) anni di esperienza complessiva nel settore informatico, altrimenti più di 10 (dieci) anni. In entrambi i casi almeno 2 (due) degli anni di esperienza complessiva in progetti informatici di grande rilievo.