Spedizione dei documenti informatici. 1. Lo scambio dei documenti soggetti alla registrazione di protocollo è effettuato mediante messaggi conformi ai sistemi di posta elettronica compatibili con il protocollo SMTP/MIME definito nelle specifiche pubbliche RFC 821-822, RFC 2045-2049 e successive modificazioni ed integrazioni.
2. Il documento informatico è prodotto nell'ambito dell'ufficio di competenza, convertito in formato standard XML o PDF e sottoscritto con firma digitale da tutti coloro che hanno la responsabilità del provvedimento finale. Le modalità di composizione e scambio dei messaggi, il formato della codifica, le misure di sicurezza, sono conformi alle disposizioni di legge.
3. I documenti informatici sono trasmessi a soggetti pubblici o privati all'indirizzo di posta elettronica certificata dichiarato dai destinatari. La trasmissione ad un indirizzo di posta elettronica convenzionale è possibile solo se il destinatario lo abbia autorizzato in forma scritta dichiarandone l’indirizzo.
4. L'operazione di spedizione di un documento informatico, che si avvale di un servizio di posta elettronica certificata, è eseguita dopo che sono state completate le operazioni di verifica della validità amministrativa della firma, di registrazione di protocollo, segnatura di protocollo, classificazione e fascicolazione.
5. Gli uffici che effettuano la spedizione dei documenti informatici curano anche l'archiviazione delle ricevute e dei messaggi elettronici di ritorno.
Spedizione dei documenti informatici. Tutti i dipendenti dell’amministrazione sono abilitati alla protocollazione in uscita incluso mezzo pec. La spedizione dei documenti informatici avviene all’interno del sistema informatico di gestione dei documenti, con le procedure indicate nel manuale operativo dello stesso, dopo essere stati classificati e protocollati e comunque secondo i seguenti criteri generali:
1. i documenti informatici sono trasmessi all’indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari o pubblicato sull’Indice PA (IPA). I documenti informatici, compresi di eventuali allegati, anch’essi informatici, sono inviati, di norma, per mezzo della posta elettronica certificata se la dimensione del documento non supera la dimensione massima prevista dal sistema di posta utilizzato dall’AOO. In caso contrario, il documento informatico viene riversato, su supporto digitale rimovibile non modificabile e trasmesso con altri mezzi di trasposto al destinatario.
2. per la spedizione l’amministrazione si avvale di una casella di posta elettronica certificata, dei servizi di autenticazione (firma digitale) ed eventuale marcatura temporale offerti da un certificatore abilitato (art. 27, comma 3, DPR 445/00);
3. gli uffici abilitati provvedono a:
a. effettuare l’invio telematico dei documenti (pec integrata nel sw di protocollo);
b. verificare l’avvenuto recapito dei documenti spediti per via telematica attraverso il controllo delle ricevute; Le ricevute elettroniche (accettazione e consegna) vengono collegate in automatico alle registrazioni di protocollo all’interno della sezione degli Allegati. Per la riservatezza delle informazioni contenute nei documenti elettronici, chi spedisce si attiene a quanto prescritto dall’articolo 49 del D.lgs. 82/05 e s.m.i. La spedizione di documenti informatici al di fuori dei canali istituzionali descritti è considerata una mera trasmissione di informazioni senza che a queste l’Ente riconosca un carattere giuridico-amministrativo che la impegni verso terzi. Nel caso di invio di una pratica da protocollare contenente più allegati che complessivamente superino il peso massimo consentito per la spedizione da parte del sistema informatico, è possibile procedere come segue: • caricare gli allegati e registrare in uscita, con un numero unico di protocollo, l’intera pratica; • procedere all’invio selezionando un allegato o più allegati, che nel complesso raggiungano un peso in Kb che consenta il buon esito della spedizione; procedere successivamente con nuovo/nuovi invii s...
Spedizione dei documenti informatici. 1. Lo scambio dei documenti soggetti alla registrazione di protocollo è effettuato mediante messaggi conformi ai sistemi di posta elettronica compatibili con il protocollo SMTP/MIME definito nelle specifiche pubbliche RFC 821-822, RFC 2045-2049 e successive modificazioni ed integrazioni [cfr. art. 15, comma 1, del DPCM 31 ottobre 2000]
2. Le modalità di composizione e scambio dei messaggi, il formato della codifica, le misure di sicurezza, sono conformi alle disposizioni di cui alla Circolare AIPA 7 maggio 2001, n° 28.
3. I documenti informatici sono trasmessi all’indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari, ovvero abilitato alla ricezione della posta per via telematica [cfr. art. 14, del testo unico].
4. Per la spedizione dei documenti informatici, l’Amministrazione si avvale di un servizio di “posta elettronica istituzionale” offerto da un soggetto in grado di assicurare la riservatezza e la sicurezza del canale di comunicazione; di dare certezza sulla data di spedizione e di consegna dei documenti, facendo ricorso al “time stamping” e prevedendo il rilascio di “ricevute di ritorno elettroniche”.
5. L’operazione di spedizione di un documento informatico è eseguita dopo che sono state completate le operazioni di verifica della validità amministrativa della firma, registrazione di protocollo, segnatura di protocollo, classificazione e fascicolazione.
6. Gli uffici che effettuano la spedizione dei documenti informatici curano anche l’archiviazione delle ricevute elettroniche di ritorno.
Spedizione dei documenti informatici. La spedizione dei documenti informatici avviene all’interno del sistema informatico di gestione dei documenti, con le procedure riportate dal Manuale operativo dello stesso ed una volta effettuate le operazioni di classificazione, fascicolazione e protocollazione, e comunque secondo i seguenti criteri generali: I documenti informatici sono trasmessi agli indirizzi elettronici dichiarati dai destinatari ovvero reperibili in indici ed elenchi ufficiali di pubblica consultazione (IndicePA per le pubbliche amministrazioni, INIPEC per imprese e professionisti, Ordini e Collegi professionali) abilitati alla ricezione della posta per via telematica; − per la spedizione, l’Azienda Zero si avvale delle caselle istituzionali di posta elettronica ordinaria, della casella istituzionale di posta elettronica certificata, nonché dei servizi di autenticazione e marcatura temporale offerti da un certificatore abilitato; − gli uffici utenti abilitati alla protocollazione provvedono ad effettuare l’invio tramite PEC mediante l’apposita funzione del sistema di gestione documentale, verificando l’avvenuto recapito dei documenti spediti per via telematica; le ricevute elettroniche sono archiviate in automatico dall’applicativo mediante associazione alle registrazioni di protocollo. Per la riservatezza delle informazioni contenute nei documenti elettronici, gli addetti alla spedizione si attengono a quanto prescritto dall’art. 49 del CAD. La spedizione di documenti informatici al di fuori dei canali istituzionali descritti è considerata una mera trasmissione di informazioni, senza che a queste l’Azienda Zero riconosca un carattere giuridico- amministrativo che la impegni verso terzi.
Spedizione dei documenti informatici. 1. La spedizione di documenti informatici soggetti alla registrazione di protocollo è effettuata mediante messaggi di posta elettronica certificata oppure mediante cooperazione applicativa ai sensi del DPR 11 febbraio 2005, n. 68, articoli 16 e 17 delle Regole tecniche e Circolare n. 60 del 23 gennaio 2013.
2. I documenti informatici sono trasmessi all’indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari, ovvero abilitato alla ricezione della posta per via telematica.
Spedizione dei documenti informatici. La spedizione dei documenti informatici avviene all’interno del sistema informatico di gestione dei documenti con le procedure adottate dal manuale operativo dello stesso (Allegato n. 22 ), dopo essere stati classificati, fascicolati e protocollati e comunque secondo i seguenti criteri generali:
1. i documenti informatici sono trasmessi all’indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari abilitato alla ricezione della posta per via telematica;
2. per la spedizione l’amministrazione si avvale di una casella di posta elettronica certificata/istituzionale, dei servizi di autenticazione e marcatura temporale offerti da un Certificatore abilitato (art. 27, comma 3, DPR 445/00);
3. le postazioni decentrate di protocollo provvedono a effettuare l’invio telematico utilizzando i servizi di autenticazione e marcatura temporale, a verificare l’avvenuto recapito dei documenti spediti per via telematica e ad archiviare le ricevute elettroniche collegandole alle registrazioni di protocollo. Per la riservatezza delle informazioni contenute nei documenti elettronici gli addetti alla spedizione si attengono a quanto prescritto dall’articolo 17, comma 1 DPR 445/00. Per quanto riguarda l’uso della posta elettronica si rimanda all’articolo 5.13. La spedizione di documenti informatici al di fuori dei canali istituzionali descritti è considerata una mera trasmissione di informazioni senza che a queste l’amministrazione riconosca un carattere giuridico-amministrativo che la impegni verso terzi.
Spedizione dei documenti informatici. I documenti informatici sono trasmessi all'indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari, ovvero abilitato alla ricezione della posta per via telematica. Per la spedizione dei documenti informatici l'Amministrazione si avvale dei servizi di autenticazione e marcatura temporale offerti da un certificatore iscritto nell'elenco pubblico dal Dipartimento per l'Innovazione e le.Tecnologie della Presidenza del Consiglio dei Ministri ai sensi del DPR 7 Aprile 2003, n.137. Gli uffici trasmettono i documenti informatici in partenza, all'indirizzo elettronico dell'ufficio di spedizione, dopo aver eseguito le operazioni di registrazione di protocollo, segnatura di protocollo, classificazione e fascicolazione. L'ufficio di spedizione provvede : O ad effettuare l'invio telematico utilizzando i servizi di autenticazione e marcatura temporale offerti dal certificatore scelto dall'Amministrazione; O a verificare l'avvenuto recapito dei documenti spediti per via telematica; O ad archiviare le ricevute elettroniche collegandole alle registrazioni di protocollo dei rispettivi documenti spediti. Gli addetti alle operazioni di trasmissione per via telematica di atti, dati e documenti formati con strumenti informatici non possono prendere cognizione della corrispondenza telematica, duplicare con qualsiasi mezzo o cedere a terzi a qualsiasi titolo informazioni anche in forma sintetica o per estratto sull'esistenza o sul contenuto della corrispondenza, comunicazioni o messaggi trasmessi per via telematica, salvo che si tratti di informazioni che per loro natura o per espressa indicazione del mittente sono destinate ad essere rese pubbliche.
Spedizione dei documenti informatici. La spedizione dei documenti informatici, dopo le operazioni di classificazione e protocollazione, avviene secondo i seguenti criteri generali:
1) i documenti informatici sono trasmessi all’indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari abilitato alla ricezione della posta per via telematica;
2) per la spedizione, l’amministrazione si avvale di una casella di posta elettronica certificata/istituzionale, dei servizi di autenticazione e marcatura temporale offerti da un certificatore abilitato;
3) l’ufficio protocollo ovvero le postazioni decentrate di protocollo provvedono a: - effettuare l’invio telematico utilizzando i servizi di autenticazione e marcatura temporale; - verificare l’avvenuto recapito dei documenti spediti per via telematica; - verificare che la ricevuta elettronica sia archiviata automaticamente dal sistema. La spedizione di documenti informatici al di fuori dei canali istituzionali descritti è considerata una mera trasmissione di informazioni senza che a queste l’amministrazione riconosca un carattere giuridico-amministrativo che la impegni verso terzi.
Spedizione dei documenti informatici. 1. I documenti informatici da spedire vengono trasmessi agli uffici abilitati alle operazioni di spedizione. Dopo le operazioni di registrazione, segnatura di protocollo, classificazione e fascicolazione vengono trasmessi, all’indirizzo indicato nel documento stesso, tramite le caselle di posta elettronica certificata integrate all’applicativo di protocollo.
2. Le ricevute di accettazione e consegna vengono associate alle rispettive registrazioni di protocollo.
3. Per la spedizione dei documenti informatici, l’Azienda si avvale del servizio di “posta elettronica certificata” della ditta InfoCert S.p.A.
4. Nel caso un documento protocollato venga inviato ad un indirizzo pec inesistente, non è più possibile ritrasmetterlo attraverso l’applicativo di protocollo.
5. Il documento deve essere inviato all’indirizzo pec corretto accedendo direttamente alla casella pec tramite Legalmail.
6. Il messaggio pec inviato e le relative ricevute sono salvate in formato eml e associate alla relativa registrazione di protocollo.
Spedizione dei documenti informatici. I documenti informatici sono trasmessi all’indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari, ovvero abilitato alla ricezione della posta per via telematica. Per la spedizione dei documenti informatici l’Amministrazione si avvale del servizio di autenticazione offerto da un certificatore iscritto nell’elenco pubblico tenuto dall’Agenzia per l’Italia Digitale, ai sensi dell’articolo 27, comma 3, del Testo Unico. L'ufficio mittente esegue le operazioni di registrazione di protocollo, segnatura, classificazione e fascicolazione, allega alla registrazione di protocollo i relativi file, eventualmente firmati digitalmente. L'U.O. Protocollo, gestione documentale e archivio debitamente richiesta, e successivamente solo per la propria corrispondenza anche le altre U.O. abilitate, trasmette i documenti informatici in partenza all'indirizzo elettronico del destinatario, mediante la funzione “e-mail” prevista nel programma di protocollo informatico ed archivia, con le modalità previste, le ricevute elettroniche generate dal sistema. Gli addetti alle operazioni di trasmissione per via telematica di atti, dati e documenti formati con strumenti informatici non possono prendere cognizione della corrispondenza telematica, duplicare con qualsiasi mezzo o cedere a terzi a qualsiasi titolo informazioni anche in forma sintetica o per estratto sull’esistenza o sul contenuto della corrispondenza, comunicazioni o messaggi trasmessi per via telematica, salvo che si tratti di informazioni che per loro natura o per espressa indicazione del mittente sono destinate ad essere rese pubbliche (cfr. articoli 17, comma 1, del Testo Unico).