Processo di formazione dei fascicoli. In presenza di un documento da inserire in un fascicolo si stabilisce, consultando le funzioni del protocollo informatico, o il repertorio dei fascicoli, se esso si colloca nell’ambito di un affare o procedimento in corso, oppure se dà avvio ad un nuovo procedimento. Se il documento deve essere inserito in un fascicolo già aperto, dopo la classificazione e protocollazione viene rimesso al Responsabile del procedimento che ha cura di inserirlo fisicamente nel fascicolo, se invece dà avvio a un nuovo affare, si apre un nuovo fascicolo (con le procedure sopra descritte). Nel caso di documenti informatici: il sistema provvede automaticamente, dopo l’assegnazione del numero di fascicolo, a inserire il documento nel rispettivo fascicolo informatico. Qualora si riceva un documento analogico da inserire in un fascicolo informatico, sarà cura del Responsabile del Servizio Archivistico produrre la copia digitale conforme del documento stesso, in conformità con le norme vigenti sulla riproduzione sostitutiva. L'originale cartaceo sarà conservato dall'ufficio protocollo archivio. I documenti prodotti dall’Ente sono fascicolati da chi li scrive.
Processo di formazione dei fascicoli. In presenza di un documento da inserire in un fascicolo, l'ufficio abilitato all'operazione di fascicolazione:
1. stabilisce, con l'ausilio delle funzioni di ricerca del sistema di protocollo informatico, se esso si colloca nell'ambito di un affare o procedimento in corso, oppure se dà avvio ad una nuova pratica;
2. se si colloca nell'ambito di un affare o procedimento in corso: O seleziona il relativo fascicolo; O collega la registrazione di protocollo del documento al fascicolo selezionato; O invia il documento all'ufficio utente cui è assegnata la pratica il quale, se si tratta di un documento su supporto cartaceo, assicura l'inserimento fisico dello stesso nel relativo carteggio;
3. se dà avvio ad una nuova pratica: O esegue l'operazione di apertura del fascicolo di cui al precedente articolo 36; O assegna la pratica ad un ufficio utente su indicazione del Responsabile del procedimento; O collega la registrazione di protocollo del documento al fascicolo aperto; O invia il documento ed il fascicolo all'ufficio utente cui è assegnata la pratica.
Processo di formazione dei fascicoli. 1. Al momento della ricezione di un documento analogico o digitale , il Responsabile del relativo procedimento o altro soggetto da questi espressamente individuato, stabilisce, con l’ausilio delle funzioni di ricerca del sistema di protocollo informatico, se esso si colloca nell’ambito di un affare o procedimento in corso, oppure se ne avvia uno nuovo.
2. In presenza di un documento che si colloca nell’ambito di un affare o procedimento in corso: • seleziona il relativo fascicolo; • collega la registrazione di protocollo del documento al fascicolo selezionato; • invia il documento all’ufficio utente cui è assegnato il fascicolo il quale, se si tratta di un documento su supporto cartaceo, assicura l’inserimento fisico dello stesso nel relativo fascicolo;
3. In presenza di un documento che dà avvio ad un nuovo fascicolo si procede all’apertura dello stesso, registrando nel sistema informatico le seguenti informazioni: • codice di classificazione nell’ambito dei quali il fascicolo si colloca; • numero del fascicolo, progressivo in sequenza annuale, all'interno del medesimo codice di classificazione, generato automaticamente dal sistema informatico; • oggetto del fascicolo; • anno di apertura; • ufficio utente cui è assegnata la relativa pratica; • presenza e numero di eventuali sottofascicoli.
Processo di formazione dei fascicoli. In presenza di un documento da inserire in un fascicolo, l’ufficio abilitato all’operazione di fascicolazione:
1. stabilisce, con l’ausilio delle funzioni di ricerca del sistema di protocollo informatico, se esso si colloca nell’ambito di un affare o procedimento in corso, oppure se dà avvio ad una nuova pratica;
2. se si colloca nell’ambito di un affare o procedimento in corso: • seleziona il relativo fascicolo; • collega la registrazione di protocollo del documento al fascicolo selezionato; • invia il documento all’ufficio utente cui è assegnata la pratica;
3. se dà avvio ad una nuova pratica: • esegue l’operazione di apertura del fascicolo di cui al precedente paragrafo 10.1; • assegna la pratica ad un ufficio utente su indicazione del Responsabile del procedimento; • collega la registrazione di protocollo del documento al fascicolo aperto; • invia il documento ed il fascicolo all’ufficio utente cui è assegnata la pratica.
Processo di formazione dei fascicoli. 1. In presenza di un documento da inserire in un fascicolo il funzionario gestore della pratica (o, su indicazione di quest’ultimo o del Direttore della Direzione/Dipartimento/U.O., l’operatore di protocollo) stabilisce se il documento stesso si colloca nell’ambito di un affare o procedimento in corso oppure se dà avvio ad un nuovo fascicolo.
2. Se il documento si colloca nell’ambito di un affare o procedimento in corso, occorre: - selezionare il relativo fascicolo; - collegare la registrazione di protocollo del documento al fascicolo selezionato; - assicurare l’inserimento fisico dello stesso nel relativo carteggio (se si tratta di un documento su supporto cartaceo).
3. Se il documento dà avvio ad un nuovo fascicolo, occorre: - eseguire l’operazione di apertura del fascicolo di cui al precedente articolo; - collegare la registrazione di protocollo del documento al fascicolo aperto; - assicurare l’inserimento fisico dello stesso nel relativo carteggio (se si tratta di un documento su supporto cartaceo).
4. La denominazione di ciascun fascicolo deve rispettare la descrizione standardizzata degli oggetti dei fascicoli (cfr. art.43, comma 4) e deve essere riportata sulla camicia del fascicolo cartaceo all’interno del quale i documenti devono essere ordinati in ordine cronologico.
5. Indicativamente, è la Direzione/Dipartimento/U.O. assegnataria “per competenza” di un documento a formare il relativo fascicolo. Le Direzioni/Dipartimenti/UU.OO. che ricevono il medesimo documento “per conoscenza” di norma utilizzano il fascicolo (e la relativa classifica) creato dall’assegnatario (in tal caso il fascicolo sarà “trasversale” cioè utilizzato da più Articolazioni/UU.OO.); se invece il documento ricevuto per conoscenza attiene ad un diverso procedimento o comunque ha valenza diversa, può essere inserito in un diverso fascicolo (già aperto o da aprire) su altra voce di classifica (previa doppia classificazione del documento). In sostanza la Direzione/Dipartimento/Unità Operativa che riceve un documento “per conoscenza” non è tenuta a classificarlo e a fascicolarlo; ciò accade quando il documento ha una valenza meramente interna all’ufficio, cioè è strumentale al lavoro dell’operatore.
6. La Direzione/Dipartimento/U.O. assegnataria “per competenza” inoltra il fascicolo alle Articolazioni/UU.OO. coinvolte nel procedimento amministrativo. L’inoltro del fascicolo non fa venire meno la necessità di inoltrare anche i successivi singoli documenti che attengono a quel fascico...
Processo di formazione dei fascicoli. In presenza di un documento da inserire in un fascicolo, l’ufficio utente:
1. stabilisce, con l’ausilio delle funzioni di ricerca del sistema di protocollo informatico, se esso si colloca nell’ambito di un affare o procedimento in corso, oppure se dà avvio ad una nuova pratica;
2. se si colloca nell’ambito di un affare o procedimento in corso: ❖ seleziona il relativo fascicolo; ❖ collega la registrazione di protocollo del documento al fascicolo selezionato; ❖ □assicura l’inserimento fisico dello stesso nel relativo carteggio;
3. se dà avvio ad una nuova pratica: ❖ □esegue l’operazione di apertura del fascicolo di cui al precedente articolo 36; ❖ □collega la registrazione di protocollo del documento al fascicolo aperto; ❖ □assicura l’inserimento fisico dello stesso nel relativo carteggio.
Processo di formazione dei fascicoli. Quando un nuovo documento viene recapitato all’AOO, l’UOR abilitato all’operazione di fascicolazione stabilisce, con l’ausilio delle funzioni di ricerca del sistema di protocollo informatizzato, se il documento stesso debba essere ricollegato ad un affare o procedimento in corso e pertanto debba essere inserito in un fascicolo già esistente oppure se il documento si riferisce a un nuovo affare, o procedimento, per cui è necessario aprire un nuovo fascicolo. A seconda delle ipotesi, si procede come segue: • se il documento si ricollega ad un affare o procedimento in corso, l’addetto: • seleziona il relativo fascicolo; • collega la registrazione di protocollo del documento al fascicolo selezionato; • invia il documento all’UU cui è assegnata la pratica; • se il documento dà avvio ad un nuovo fascicolo, il soggetto preposto: • esegue l’operazione di apertura del fascicolo; • collega la registrazione di protocollo del documento al nuovo fascicolo aperto; • assegna il documento ad un istruttore;su indicazione del RPA; • invia il documento con il relativo fascicolo, al dipendente, che dovrà istruire la pratica per competenza.
Processo di formazione dei fascicoli. In presenza di un documento da inserire in un fascicolo, il Responsabile dell'Area/Servizio stabilisce se esso si colloca nell'ambito di un affare o procedimento in corso, oppure se dà avvio ad un nuovo procedimento; se il documento deve essere inserito in un fascicolo già aperto, dopo la classificazione e protocollazione viene rimesso al responsabile del procedimento che ha cura di inserirlo fisicamente nel fascicolo. Se invece dà avvio a un nuovo affare, apre un nuovo fascicolo (con le procedure sopra descritte).
Processo di formazione dei fascicoli. 1. In presenza di un documento da inserire in un fascicolo, l’ufficio abilitato all’operazione di fascicolazione:
a) stabilisce, con l’ausilio delle funzioni di ricerca del sistema di protocollo informatico, se esso si colloca nell’ambito di un affare o procedimento in corso, oppure se dà avvio ad una nuova pratica;
b) se si colloca nell’ambito di un affare o procedimento in corso: ▪ seleziona il relativo fascicolo; ▪ collega la registrazione di protocollo del documento al fascicolo selezionato.
Processo di formazione dei fascicoli. 1. In presenza di un documento da inserire in un fascicolo, l’ufficio abilitato all’operazione di fascicolazione:
a) stabilisce, con l’ausilio delle funzioni di ricerca del sistema di protocollo informatico, se esso si colloca nell’ambito di un affare o procedimento in corso, oppure se dà avvio ad una nuova pratica;
b) se si colloca nell’ambito di un affare o procedimento in corso: - seleziona il relativo fascicolo; - collega la registrazione di protocollo del documento al fascicolo selezionato.
2. Gli uffici utente devono far pervenire la posta in partenza all’ufficio centrale di spedizione entro e non oltre le ore 9.30 di ogni giorno lavorativo.
3. Eventuali situazioni di urgenza saranno valutate dal Responsabile del Servizio che potrà autorizzare, in via eccezionale, procedure diverse da quella standard descritta.