調達の背景及び目的. 東京都公立大学法人（以下「当法人」という。）は、東京都が設置した唯一の公立大学法人として、当法人の規程に定められているほか、東京都条例等の定めに基づき、厳格な文書管理が求められている。 現行運用では、文書の収受、供覧、起案、決裁、施行、保管、廃棄、移管（以下「文書事務」という。）の業務を全て紙媒体で処理し、押印による決裁を行っており、煩雑な作業が必要となる上、文書の管理が所管部署のみによるものとなっている。特に決裁処理では、紙媒体を回付するため時間を要し、多様な働き方として、在宅勤務が導入される中、遠隔地における事務処理ができないことが課題となっている。 一方で、文書事務は、個人情報及び秘密事項を含む事案も多く、内部秘の情報を取り扱う業務も含まれる上、情報公開等の開示請求に耐えうる公文書の真正性を担保し、適切に管理することで、説明責任を果たす使命がある。 文書管理システムの導入により、当法人で行っている文書事務について、電磁的記録を活用して処理し、業務効率化による教職員の負担軽減及びより適切な文書管理の遂行に資することを目的とする。
調達の背景及び目的