Praktische aanpak. Iedere overste heeft de plicht tekortkomingen of problemen aan te pakken, door ze bespreekbaar te maken. Indien nodig, bij ernstige feiten of regelmatig terugkerende problemen, moet hij dit ook melden aan de hiërarchische lijn. De aanpak zelf is volledig afhankelijk van de aard en de belangrijkheid van de tekortkomingen of problemen. Indien deze gesprekken toch niet het gewenste resultaat opleveren of belangrijkere tekortkomingen worden vastgesteld, dringt een diepgaander gesprek met de medewerker zich op. Dit gesprek moet onverwijld gevoerd worden, kan moeilijk zijn en moet daarom grondig voorbereid worden. Elke chef wordt geacht de nodige objectieve informatie met concrete feiten/problemen te verzamelen. Overleg met alle betrokken lijnverantwoordelijken en met de personeelsdienst is noodzakelijk. Eventueel zal ook de medische dienst / vertrouwenspersoon om advies gevraagd worden. Dit alles dient te gebeuren met de gepaste discretie en respect naar de persoon toe. Hierbij zullen onder andere volgende punten aan bod komen: o mogelijke oorzaken van de problemen, mogelijke hulp die kan geboden worden; o concrete feiten in verband met de vastgestelde tekortkomingen; o vroeger gemaakte opmerkingen en/of afspraken; o mogelijke actiepunten tot verbetering, opvolging en begeleiding; o eventuele inschakeling van een vertrouwenspersoon. Het document “individuele afspraken met medewerkers” (zie bijlage 1) zal gebruikt worden als leidraad voor het gesprek. Hierop dienen de opmerkingen/problemen die zich stellen vermeld te worden. Het belangrijkste zijn de concrete afspraken tot verbetering waartoe chef en medewerker zich engageren, evenals de verdere opvolging. Van elk opvolgingsgesprek dient ook een kort verslag opgesteld te worden (bijlage 2). Het eerste jaar zal er om de 3 maanden een opvolgingsgesprek plaatsvinden. Deze data worden in het eerste gesprek voor een gans jaar vastgelegd. Het tweede jaar dient er om de 6 maanden een gesprek plaats te vinden eveneens vermelding van data voor het ganse tweede jaar. Indien nodig zal er nog een derde jaar volgen met een opvolgingsgesprek na 6 maanden en ten laatste na 12 maanden de afsluiting van het dossier (= maximum). Zowel van het document "Individuele afspraken met medewerkers" als van de verslagen van de opvolgingsgesprekken zal een kopie bezorgd worden aan de medewerker, de chef, het afdelingshoofd en aan de personeelsdienst (voor opname in het persoonlijke dossier van de betrokken medewerker).
