Verloop van de vergadering Voorbeeldclausules

Verloop van de vergadering. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter.

Verloop van de vergadering. Het bestuur vergadert onder voorzitterschap van de voorzitter casu quo een vice-voorzitter, zo dikwijls de voorzitter of twee van de bestuurders de overige bestuurders daartoe schriftelijk, per fax of per e-mail oproepen, ter plaatse en op het tijdstip in de oproeping vermeld, alles tenzij het bestuur anders bepaalt.

Verloop van de vergadering. 1. Het bestuur vergadert onder voorzitterschap van de voorzitter casu quo een vice-voorzitter, zo dikwijls de voorzitter of twee van de bestuurders de overige bestuurders daartoe schriftelijk of per e-mail oproepen, ter plaatse en op het tijdstip in de oproeping vermeld, alles tenzij het bestuur anders bepaalt. 2. Terzake van die vergadering en de besluitvorming daarin gelden de volgende bepalingen: a. de orde van de vergadering wordt door de voorzitter bepaald; b. alle besluiten worden genomen met volstrekte meerderheid van stemmen; c. blanco stemmen of ongeldige stemmen worden als niet uitgebracht beschouwd; d. stemmingen geschieden mondeling, tenzij de voorzitter anders bepaalt; e. een bestuurder kan zich bij een vergadering slechts doen vertegenwoordigen door een medebestuurder, mits krachtens een schriftelijke of per e-mail verleende volmacht, tenzij de voorzitter een mondelinge of telefonische volmacht toelaat; f. over onderwerpen, die niet in de oproeping zijn vermeld en waarvan de behandeling niet alsnog binnen een redelijke termijn is aangekondigd, kan niet worden besloten, tenzij het besluit wordt genomen met algemene stemmen in een bestuursvergadering, waarin alle bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd zijn; g. van het in elke vergadering verhandelde wordt een besluiten - actielijst gehouden, welke worden vastgesteld tijdens de volgende vergadering; h. besluitvorming van het bestuur kan ook buiten een vergadering geschieden, mits alle bestuurders schriftelijk of per e-mail hun stem voor het betrokken voorstel uitbrengen. Combinatie van een gedeeltelijk in - en een gedeeltelijk buiten een vergadering genomen besluit is mogelijk.

Verloop van de vergadering. 0.Xx algemene vergadering kiest haar voorzitter uit de me- de-eigenaars voor de desbetreffende vergadering. 0.Xx syndicus kan geen voorzitter van de algemene vergade- ring zijn.

Verloop van de vergadering. 1. De beraadslaging en stemming geschiedt onder leiding van de voorzitter en in overeenstemming met de gebruikelijke regels van een behoorlijke vergaderingstechniek. De leden van de raad van bestuur geven antwoord op de vragen die hen door de houders van aandelen, converteerbare obligaties of inschrijvingsrechten op naam, of van certificaten op naam die met medewerking van de vennootschap zijn uitgegeven, vooraf of tijdens de vergadering, mondeling of schriftelijk, worden gesteld met betrekking tot de agendapunten. De leden van de raad van bestuur kunnen, in het belang van de vennootschap, weigeren op vragen te antwoorden wanneer de mededeling van bepaalde gegevens of feiten de vennootschap schade kan berokkenen of in strijd is met de door hen of door de vennootschap aangegane vertrouwelijkheidsverbintenissen. De commissarissen geven antwoord op de vragen die hun door de houders van aandelen, converteerbare obligaties of inschrijvingsrechten op naam, of van certificaten op naam die met medewerking van de vennootschap zijn uitgegeven, vooraf of tijdens de vergadering, mondeling of schriftelijk, worden gesteld met betrekking tot de agendapunten waarover zij verslag uitbrengen. De commissarissen kunnen, in het belang van de vennootschap, weigeren op vragen te antwoorden wanneer de mededeling van bepaalde gegevens of feiten de vennootschap schade kan berokkenen of in strijd is met hun beroepsgeheim of met door de vennootschap aangegane vertrouwelijkheidsverbintenissen. Zij hebben het recht ter algemene vergadering het woord te voeren in verband met de vervulling van hun taak. Wanneer verschillende vragen over hetzelfde onderwerp handelen, mogen de leden van de raad van bestuur en de commissarissen daarop één antwoord geven. Zodra de oproeping gepubliceerd is, kunnen de aandeelhouders bovenvermelde vragen schriftelijk stellen, overeenkomstig de toepasselijke wettelijke bepalingen en modaliteiten. 2. De raad van bestuur heeft het recht, tijdens de zitting van een jaarvergadering, de beslissing met betrekking tot de goedkeuring van de jaarrekening vijf weken uit te stellen. Deze verdaging doet geen afbreuk aan de andere genomen besluiten, behoudens andersluidende beslissing van de algemene vergadering hieromtrent. De volgende vergadering heeft het recht de jaarrekening definitief vast te stellen. De raad van bestuur heeft tevens het recht elke andere algemene vergadering of elk ander agendapunt van de jaarvergadering tijdens de zitting met vijf weken uit te stell...

Verloop van de vergadering. 29.1 De beraadslaging en stemming geschiedt onder leiding van de voorzitter en in overeenstemming met de gebruikelijke regels van een behoorlijke vergaderingstechniek. De leden van de raad van toezicht en de commissaris, geven antwoord op de vragen die hun door de aandeelhouders worden gesteld met betrekking tot hun jaarverslag of tot de agendapunten. 29.2 De raad van toezicht heeft het recht, tijdens de zitting, de beslissing met betrekking tot de goedkeuring van de jaarrekening drie weken uit te stellen. Deze verdaging doet geen afbreuk aan de andere genomen besluiten, behoudens andersluidende beslissing van de algemene vergadering hieromtrent. De volgende vergadering heeft het recht de jaarrekening definitief vast te stellen. De raad van toezicht heeft tevens het recht elk gewone, bijzondere of buitengewone algemene vergadering tijdens de zitting één enkele maal drie weken te verdagen, tenzij de vergadering bijeengeroepen is op verzoek van één of meerdere aandeelhouders die ten minste een vijfde van het kapitaal vertegenwoordigen of door een commissaris. Een dergelijke verdaging doet alle genomen besluiten vervallen. 29.3 De algemene vergadering kan alleen rechtsgeldig beraadslagen of besluiten over punten die in de aangekondigde agenda zijn opgenomen of daarin expliciet zijn vervat. Over punten die niet op de agenda zijn opgenomen kan slechts beraadslaagd worden in een vergadering waarin alle aandelen aanwezig zijn en mits daartoe met eenparigheid van stemmen besloten wordt. De vereiste instemming staat vast indien geen verzet is aangetekend in de notulen van de vergadering. De agenda moet, naast de te behandelen onderwerpen, de voorstellen tot besluit vervatten. 29.4 Overeenkomstig hetgeen bepaald is in artikel 7:130 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen kunnen één of meer aandeelhouders die samen ten minste drie percent (3%) van het kapitaal van de vennootschap bezitten, te behandelen onderwerpen op de agenda van de algemene vergadering laten plaatsen en voorstellen van besluit indienen met betrekking tot de te behandelen onderwerpen die op de agenda zijn of zullen worden opgenomen.

Verloop van de vergadering. De voorzitter van de klachtencommissie opent de vergadering met een objectieve toelichting over de klacht en zijn verloop. Vervolgens hoort de commissie eerst de bevoegde directeur die toelichting verschaft bij het dossier en de mogelijkheid krijgt om zijn/haar standpunt toe te lichten en te verduidelijken. Nadien krijgt de indiener van de klacht de gelegenheid om zijn klacht te verduidelijken en eventueel aan te geven op welke gronden hij niet akkoord gaat met het resultaat van de gevoerde klachtenprocedure. Indien de klachtencommissie het nodig acht kan de bevoegde directeur nadien opnieuw gehoord worden voor verdere verduidelijking. Na partijen gehoord te hebben, overleggen beide leden van de klachtencommissie over: ▪ De ontvankelijkheid van de klacht Een klacht is enkel ontvankelijk voor de klachtencommissie als het gaat over een klacht waarvoor de normale interne klachtenprocedure is beëindigd. Voor zover het gaat om een nieuwe klacht of over nieuwe elementen m.b.t. een vroegere klacht dient deze terug verwezen te worden naar de normale interne klachtenprocedure. ▪ De gegrondheid van de klacht De commissieleden overleggen hierover zonder aanwezigheid van derden. Nadat de commissieleden tot een besluit zijn gekomen, formuleren zij dit t.o.v. de neutrale verslaggever die hiervan nota neemt en schriftelijk vastlegt in twee exemplaren. De neutrale verslaggever leest het besluit voor zodat de commissieleden eventuele wijzigingen of aanvullingen kunnen toevoegen. Deze documenten worden vervolgens ondertekend door beide leden van de commissie. Een exemplaar wordt uiterlijk 10 kalenderdagen na de behandeling door de interne klachtencommissie aangetekend bezorgd aan de indiener van de klacht. Het andere exemplaar is bestemd voor het dossier. De bevoegde directie ontvangt een kopie van het besluit.