Common use of PROTOCOLO Clause in Contracts

PROTOCOLO. Deverá permitir o controle geral de todos os processos que estão tramitando ou arquivados com consulta por vários filtros de requerente, departamento, data de cadastro, assunto, entre outros; - Deverá permitir o cadastro e manutenção de tabelas para utilização do sistema tais como: assuntos processuais, departamentos, usuários, funções, entre outras; - Deverá permitir o lançamento automático de guia individualizada por processo, para assuntos que exijam pagamento, impedindo a movimentação do mesmo em caso de inadimplência; - Deverá permitir a emissão de documentos para controle de processo como etiquetas, capa, folha de informação, requerimentos; - Deverá permitir a parametrização de etiqueta pelo usuário, com margeamento de página, tamanho de página, tamanho de etiqueta, texto e campos pré-definidos do sistema que devem trazer a informação no formato mala-direta; - Deverá permitir o controle de movimentações de processo com envio e recepção pelos departamentos envolvidos, tal qual emissão de comprovante de movimentações; - Deverá permitir o apensamento e desapensamento de processos com controle de data e verificação de hierarquia de processos, tal qual demonstração de apensamento nas movimentações; - Deverá permitir o Arquivamento e Desarquivamento dos processos; - Deverá permitir a Anexação e desanexação de documentos ao processo, com consulta e visualização do documento anexo; - Deverá permitir ao consultar as movimentações do processo, efetuar o download do arquivo anexo diretamente da consulta de movimentações, agilizando o trabalho; - Deverá possuir ainda referente a anexação, forma de visualizar e imprimir todos os anexos do processo, de forma única e sequencial, além de página de rosto ou similar que identifique o processo impresso, seu requerente, data de abertura e Departamento de origem do processo; - Deverá possuir ainda, solução de certificado, assinatura ou chave digital para que permita a assinatura de documentos a serem anexos ao processo, de forma que não seja necessária a impressão do documento, afim de tornar o procedimento de protocolo e movimentação totalmente digital, essa chave deve ser gerada por usuário e deve ainda validar se o usuário está ou não ativo, para sua validade; - Deverá permitir comunicação entre departamentos via e-mail sobre as movimentações dos processos de uma unidade para a outra de forma automática; - Deverá permitir a geração de relatórios que demonstrem processos por departamento e data para verificação de período de movimentação, contendo dados de número, abertura, requerente, assunto; - Deverá permitir a realização de consultas de outras áreas da Prefeitura, devidamente cadastradas, para obter informações de protocolo tais como: número do processo, nome do requerente, andamento dos processos, apensos a um determinado processo; - Deverá disponibilizar informações ao munícipe, e possibilitar que o sistema envie de forma prática mensagem eletrônica ao contribuinte para informações quanto ao processo ou solicitação de documentos via e-mail; - Os e-mails remetidos ao usuário devem ser parametrizáveis por tipo de movimentação (cadastro, arquivamento, envio a outro departamento, recebimento); - Deverá dispor de gerador de relatórios com opção de gravação do relatório pré-formulado; - Deverá permitir cancelamento ou reprovação de processo por administrador em caso de cadastramento indevido e permitir a remessa e recebimento de processo com emissão de comprovante de entrega; - Deverá permitir que seja cobrado automaticamente guia referente a taxa processual, a taxa deve poder ser diferente para cada assunto de processo, ou seja, para cada assunto processual pode-se cobrar uma taxa diferente, o sistema deve ainda controlar o pagamento da guia, não permitindo sua movimentação em caso de inadimplência; - Deverá permitir isenção de guia de recolhimento em caso de processos com ação de promoção social ou outros assuntos, neste caso o sistema deve permitir buscar a guia por processo e isentar o processo da cobrança, além de motivo da isenção no momento a movimentação; - Deverá conter página, painel ou dashboard de consulta geral para acompanhamento de processos, por usuário, permitindo que o mesmo tenha em tela única facilitando seu trabalho, todos os processos que estão pendente de seu recebimento ou seu prosseguimento; - Deverá conter página, painel ou dashboard de consulta geral para acompanhamento de processos por parte dos gestores de departamento, permitindo que o gestor tenha em tela única todos os processos que estão pendentes em seu departamento e por usuário; - Deverá permitir que a partir da tela citada acima, o usuário consiga efetuar as movimentações solicitadas anteriormente como (envio, recebimento, anexação, apensamento) não necessitando sair da tela de consulta geral para movimentar o processo; - A página geral deverá permitir que o usuário possa identificar a quanto tempo o processo está parado sem movimentação; - Deverá conter no sistema cadastro de prazo processual, para que com o mesmo possa ser controlado se um processo foi atendido no prazo correto, o cadastro do prazo deve ser efetuado em quantidade de dias, e deve ser separado por assunto de processo; - Deverá conter cadastro de histórico pré-selecionável, para processos de mesma característica; - Deverá permitir a emissão de segunda via de requerimentos, capa de processo, folha de informação; - Deverá gerar relatório de processos pré-definidos com informações de tipo de processo, número, assunto, localização; - Deverá dispor de controle de usuários e senhas, com grupos de menus e limitações de acesso; - Deverá dispor de controle de níveis de permissão para visualização de processos por grau de usuário; - Deverá emitir Notificação do responsável ou Funcionário de departamento em todas as movimentações através de e- mail; - Deverá permitir escolha dos tipos de movimentos em que quer ser notificado (Remessa, Recepção, Arquivamento); - Deverá permitir controle de acesso por nível de hierarquia a processos individualizado, de forma a não permitir que determinado grupo, visualize informações de processo específico; - Deverá possibilitar registro de número de processo manual, restringindo duplicação, mesmo que a geração do número de processo esteja como automática; - Deverá emitir mensagens para que, de forma automatizada o gestor do sistema possa remeter a todos usuários em tela especifica mensagens referente atualizações no sistema, manutenções, entre outras; - Deverá permitir ao gerente de departamento o controle de acesso ao sistema por usuário e por data, afim de verificar data e hora de utilização do sistema; - Deverá possuir controle de andamento e prazos de tramitação por usuário e por departamento.

PROTOCOLO. Deverá permitir o controle -Controle geral de todos os processos que estão tramitando ou arquivados com consulta por vários filtros de requerente, departamento, data de cadastro, assunto, entre outros; - Deverá permitir o cadastro . -Cadastro e manutenção de tabelas para utilização do sistema tais como: assuntos processuais, departamentos, usuários, funções, entre outras; - Deverá permitir o lançamento . -Lançamento automático de guia individualizada por processo, para assuntos que exijam pagamento, impedindo a movimentação do mesmo em caso de inadimplência; - Deverá permitir a emissão . -Emissão de documentos para controle de processo como etiquetas, capa, folha de informação, requerimentos; - Deverá permitir a parametrização . -Parametrização de etiqueta pelo usuário, com margeamento margem de página, tamanho de página, tamanho de etiqueta, texto e campos pré-definidos do sistema que devem trazer a informação no formato mala-direta; - Deverá permitir o controle . -Controle de movimentações de processo com envio e recepção pelos departamentos envolvidos, tal qual emissão de comprovante de movimentações; - Deverá permitir o apensamento . -Apensamento e desapensamento de processos com controle de data e verificação de hierarquia de processos, tal qual demonstração de apensamento nas movimentações; - Deverá permitir o Arquivamento e Desarquivamento dos processos; - Deverá permitir a Anexação . -Anexação e desanexação de documentos ao processo, com consulta e visualização do documento anexo; - Deverá permitir . -Permitir ao consultar as movimentações do processo, efetuar o download do arquivo anexo diretamente da consulta de movimentações, agilizando o trabalho; - Deverá possuir . -Possuir ainda referente a anexação, forma de visualizar e imprimir todos os anexos do processo, de forma única e sequencial, além de página de rosto ou similar que identifique o processo impresso, seu requerente, data de abertura e Departamento de origem do processo; - Deverá possuir . -Possuir ainda, solução de certificado, assinatura ou chave digital para que permita a assinatura de documentos a serem anexos ao processo, de forma que não seja necessária a impressão do documento, afim de tornar o procedimento de protocolo e movimentação totalmente digital, essa chave deve ser gerada por usuário e deve ainda validar se o usuário está ou não ativo, para sua validade; - Deverá permitir comunicação . -Comunicação entre departamentos via e-mail sobre as movimentações dos processos de uma unidade para a outra de forma automática; - Deverá permitir a geração . -Geração de relatórios que demonstrem processos por departamento e data para verificação de período de movimentação, contendo dados de número, abertura, requerente, assunto; - Deverá permitir a realização de consultas . -Consultas de outras áreas da Prefeituraáreas, devidamente cadastradas, para obter informações de protocolo tais como: número do processo, nome do requerente, andamento dos processos, apensos a um determinado processo; - Deverá disponibilizar informações . -Informações ao munícipe, e possibilitar que o sistema envie de forma prática mensagem eletrônica ao contribuinte responsável para informações quanto ao processo ou solicitação de documentos via e-mail; - Os . -Os e-mails remetidos ao usuário devem ser parametrizáveis por tipo de movimentação (cadastro, arquivamento, envio a outro departamento, recebimento); - Deverá dispor de gerador . -Gerador de relatórios com opção de gravação do relatório pré-formulado; - Deverá permitir cancelamento . -Cancelamento ou reprovação de processo por administrador em caso de cadastramento indevido e permitir a remessa indevido. -Remessa e recebimento de processo com emissão de comprovante de entrega; - Deverá permitir . -Permitir que seja cobrado automaticamente guia referente a taxa processual, a taxa deve poder ser diferente para cada assunto de processo, ou seja, para cada assunto processual pode-se cobrar uma taxa diferente, o sistema deve ainda controlar o pagamento da guia, não permitindo sua movimentação em caso de inadimplência; - Deverá permitir isenção Isenção de guia de recolhimento em caso de processos com ação de promoção social ou outros assuntos, neste caso o sistema deve permitir buscar a guia por processo e isentar o processo da cobrança, além de motivo da isenção no momento a movimentação; - Deverá conter . -Conter página, painel ou dashboard de consulta geral para acompanhamento de processos, por usuário, permitindo que o mesmo tenha em tela única facilitando seu trabalho, todos os processos que estão pendente pendentes de seu recebimento ou seu prosseguimento; - Deverá conter -Conter página, painel ou dashboard de consulta geral para acompanhamento de processos por parte dos gestores de departamento, permitindo que o gestor tenha em tela única todos os processos que estão pendentes em seu departamento e por usuário; - Deverá permitir . -Permitir que a partir da tela citada acima, o usuário consiga efetuar as movimentações solicitadas anteriormente como (envio, recebimento, anexação, apensamento) não necessitando sair da tela de consulta geral para movimentar o processo; - . A página geral deverá deve permitir ainda que o usuário possa identificar a quanto tempo o processo está parado sem movimentação; - Deverá conter . -Conter no sistema cadastro de prazo processual, para que com o mesmo possa ser controlado se um processo foi atendido no prazo correto, o cadastro do prazo deve ser efetuado em quantidade de dias, e deve ser separado por assunto de processo; - Deverá conter cadastro . -Cadastro de histórico pré-selecionável, para processos de mesma característica; - Deverá permitir a emissão . -Emissão de segunda via de requerimentos, capa de processo, folha de informação; - Deverá gerar relatório . -Relatório de processos pré-definidos com informações de tipo de processo, número, assunto, localização; - Deverá dispor de controle . -Controle de usuários e senhas, com grupos de menus e limitações de acesso; - Deverá dispor . -Permitir tornar processo confidencial onde apenas usuários selecionados poderão ter acesso ao processo, sendo que o processo deverá ser encarado como confidencial, quando vinculado a pessoas especificas que terão acesso ao seu conteúdo e demais usuários não permitidos, deverão conseguir consultar o processo, para saber a existência do mesmo, porém sem conseguir acessar seu conteúdo. -Possuir opção de controle despacho processual, informação que deve constar das movimentações do processo com possibilidade de níveis anexar ou não documento ao despacho. -Possibilitar efetuar o despacho a qualquer momento, não dependendo de permissão outra movimentação como envio a departamento posterior. -Possuir tipos de processo, com numeração específica para visualização de cada tipo, permitindo a administração separar processos por grau exemplo processos administrativos e de usuário; - Deverá emitir Notificação pagamento. -Permitir que possa consultar processos por parte do histórico de cadastro do mesmo. -Notificação do responsável ou Funcionário de departamento em todas as movimentações através de e- e-mail; - Deverá permitir escolha . -Escolha dos tipos de movimentos em que quer ser notificado (Remessaremessa, Recepçãorecepção, Arquivamentoarquivamento); - Deverá permitir controle . -Possibilidade de acesso por nível de hierarquia a processos individualizado, de forma a não permitir que determinado grupo, visualize informações de processo específico; - Deverá possibilitar registro de número de processo manual, restringindo duplicação, mesmo que a geração do número de processo esteja como automática; . - Deverá emitir Emitir mensagens para que, que de forma automatizada o gestor do sistema possa remeter a todos usuários em tela especifica específica mensagens referente atualizações no sistema, manutenções, entre outras; - Deverá permitir . -Permitir ao gerente de departamento o controle de acesso ao sistema por usuário e por data, afim de verificar data e hora de utilização do sistema; - Deverá possuir . -Possuir controle de andamento e prazos de tramitação por usuário e por departamento. -Permitir que processos sejam amarrados entre si, porém diferente do apensamento, a amarração não deve impedir que os processos sejam movimentados em separado, mas sim permitir visualizar processos que tenham relação entre si. -Ao consultar qualquer processo que esteja amarrado a outro processo, a tela de consulta deverá trazer a cadeia de processos relacionados e seu grau de relação.

PROTOCOLO. Deverá Integrações do sistema de protocolo: ⮚ Trabalhar integrado com o sistema de tributos para geração de guia para recolhimento, utilizando as taxas já cadastradas no sistema tributário. ⮚ Permite a parametrização das taxas tributarias no sistema de protocolo, podendo o usuário definir o vencimento das guias de duas maneiras: ✓ Permite alteração do vencimento da guia emitida, para os tributos indicados; ✓ Ou permite a parametrização de vencimento automático, permitindo utilizar dias úteis ou corridos de acordo com o calendário cadastrado no sistema tributário, cancelando automaticamente as guias, após termino dos dias definidos. ⮚ Permitir escolha de guia eventual tipo Febraban ou ficha de compensação, de acordo com o convênio firmado no órgão. ⮚ No caso de utilização de ficha de compensação, fazer todas as validações necessárias para boletos com registro, conforme nova regra bancária. Na emissão da guia eventual, quando for boleto com registro, validar todos os dados obrigatórios do requerente, e caso não esteja completo, abrir automaticamente a tela de cadastro para que seja completada com os dados obrigatórios. Na abertura de um processo, este deve aproveitar os dados informados na guia como: requerente, assunto e detalhamento do assunto, bastando digitar o número da guia para carregar estas informações. Permitir a impressão automática do termo de abertura, podendo o usuário, definir a quantidade de copias a ser impressa. Permitir o arquivamento de vários processos de uma única vez para determinado local de arquivamento. Emissão de etiqueta de identificação para ser colocada na capa ou pasta do documento, trazendo como informações o número do processo, a data de abertura, dados do requerente e assunto do processo, permitindo parametrizar vários tipos de etiquetas. Permitir a criação de mais de um volume de processo, sendo necessário informar apenas o código do processo original. Permitir o entranhamento/desentranhamento de um documento (guia) no processo, quando utilizar integração com o sistema de tributos. Permitir identificar na abertura de um processo, o tipo de protocolo, diferenciando se é um processo interno ou externo (de um requerente). (Parametrizável) Ao fazer a abertura do processo, permitir anexar e scanear documentos, permitindo sua consulta a qualquer momento. Permitir a movimentação dos processos on-line, não se faz obrigatória a emissão de guias de entrega e recebimento dos processos, podendo as mesmas ser emitidas, uma vez que são recebidos através do sistema. (Parametrizável). Emitir guia de entrega e recebimento dos processos tramitados on-line entre os departamentos do órgão, apresentando todos os dados cadastrais do processo e o local para onde está sendo enviado. Permitir a exclusão de um envio de processo que ainda não foi recebido. Permitir pré-cadastramento de requerentes, obrigando nos casos onde se utilizar boletos com registro, o preenchimento dos campos cpf/cnpj, logradouro, CEP, cidade, estado. Permitir o pré-cadastramento de locais de tramitação, assuntos, roteiro do processo, logradouro e tipo de documento. Emitir relatórios de todos os itens de cadastro. Permitir o cadastro de grupo de assunto, possibilitando assim a amarração dos assuntos ao grupo e o controle geral dos processos por grupo de assunto. (Parametrizável) Permitir que o processo tenha um histórico de endereço e tenha mais de um requerente, sendo apenas um deles definido como responsável (mantém todo o histórico). Permitir que o requerente tenha mais de um endereço, mantendo um histórico e permitindo que seja selecionado qualquer um deles para ser o endereço do protocolo. Permitir o cadastro de roteiro de processo, deixando que ao efetuar a movimentação do processo o roteiro definido para cada assunto seja sugerido automaticamente pelo sistema, fazendo com que o usuário siga corretamente o tramite desejado, enviando apenas o processo para o próximo local ou retornar ao local anterior para possíveis reparos. (Parametrizável) Permitir a consulta de documentos relacionados ao processo através do código do processo ou do documento, trazendo como resultado os dados do documento e o requerente. Permitir consulta de processo através de qualquer informação amarrada ao mesmo, trazendo no resultado da pesquisa os processos, os dados dos documentos de cada processo, todas as movimentações deste, permitindo a impressão destas, a estrutura dos processos apensos a ele e todos os endereços deste processo. Permitir a consulta dos processos em um terminal disponível para os requerentes, através do código de barras do processo. Apresentando todos os dados cadastrais do processo e toda movimentação deste. Permitir consulta e emissão de relatório de processos apensados/juntados, trazendo toda a estrutura dos processos apensados/juntados e na consulta exibir os dados dos documentos e requerentes de cada processo. Emitir comprovante de abertura do processo com código de barras para ser entregue ao requerente. Relatório dos processos que estão em um ou mais locais selecionados a mais de determinados dias, permitindo filtrar por processo, requerente e assunto, apresentando como resultado os dados do processo, a data de abertura, a data do último movimento e o total de processos em cada local. Relatório de processo que tramitaram para um ou mais locais selecionados em um determinado período, permitindo filtrar por processo, requerente e assunto, apresentando como resultado os dados do processo, a data de abertura, todas as movimentações do processo no local e no período informado. Relatório de controle das guias eventuais emitidas, exibindo todas as parcelas do documento demonstrando as datas de vencimento, podendo controlar se as mesmas estão em aberto, pagas ou canceladas. Permitir que um ou mais processos sejam apensados/juntados a outros, fazendo com que somente o principal seja movimentado e já carregue os demais, evitando que se esqueça de movimentar um dos processos. A qualquer momento deve permitir que seja "retirado" um processo apensado/juntado, ou que se inclua novos processos. Relatório para enviar comunicado ao requerente trazendo os dados de endereço do cadastro de requerente, porém permitindo alterar, possuindo dados de capa (para correio) e dados do remetente. (Parametrizável). Relação de processos por tipo de movimento (abertura, tramitação, arquivamento/reabertura), trazendo como resultado os dados cadastrais do processo e as movimentações deste no período informado. Relação de processos por assunto, permitindo a impressão na forma sintética (apenas a quantidade por assunto) ou analítica (todos os processos). Relação de todos os processos que estão tramitando ou arquivados com consulta por vários filtros de relacionados a um determinado requerente, departamentopermitindo selecionar uma faixa de requerentes e um período, data de cadastro, assunto, entre outros; - Deverá permitir o cadastro e trazendo todos os processos relacionados ao requerente escolhido. Permitir a manutenção de tabelas para utilização do sistema tais como: assuntos processuais, departamentos, usuários, funções, entre outras; - Deverá permitir o lançamento automático todos os dados pertinentes aos processos e aos documentos. Permitir a exclusão de guia individualizada por processo, para assuntos que exijam pagamento, impedindo a movimentação do mesmo em caso de inadimplência; - Deverá permitir a emissão de documentos para controle de processo como etiquetas, capa, folha de informação, requerimentos; - Deverá permitir a parametrização de etiqueta pelo usuário, com margeamento de página, tamanho de página, tamanho de etiqueta, texto e campos pré-definidos do sistema que devem trazer a informação no formato mala-direta; - Deverá permitir o controle de movimentações de processo com envio e recepção pelos departamentos envolvidos, tal qual emissão de comprovante de movimentações; - Deverá permitir o apensamento e desapensamento de processos com controle de data e verificação de hierarquia de processos, tal qual demonstração de apensamento nas movimentações; - Deverá permitir o Arquivamento e Desarquivamento dos processos; - Deverá permitir a Anexação e desanexação de documentos ao processo, com consulta e visualização do documento anexo; - Deverá permitir ao consultar as movimentações tramitações do processo, efetuar o download do arquivo anexo diretamente da consulta em ordem decrescente de movimentaçõesdata, agilizando o trabalho; - Deverá possuir ainda referente bloquear a anexaçãoexclusão de um movimento, forma de visualizar e imprimir todos os anexos do processo, de forma única e sequencial, além de página de rosto ou similar que identifique quando o processo impressoinformado estiver apenso/juntado a outro, seu requerente, data sendo necessário o desapensamento deste antes da exclusão. Permitir o controle das permissões de abertura cada usuário por tipo de movimento (parametrizável). Permitir o controle dos locais de envio e Departamento de origem do processo; - Deverá possuir ainda, solução de certificado, assinatura ou chave digital para que permita a assinatura de documentos a serem anexos ao processo, de forma que não seja necessária a impressão do documento, afim de tornar o procedimento de protocolo e movimentação totalmente digital, essa chave deve ser gerada por usuário e deve ainda validar se o usuário está ou não ativo, para sua validade; - Deverá permitir comunicação entre departamentos via e-mail sobre as movimentações dos processos de uma unidade para a outra de forma automática; - Deverá permitir a geração de relatórios que demonstrem processos por departamento e data para verificação de período de movimentação, contendo dados de número, abertura, requerente, assunto; - Deverá permitir a realização de consultas de outras áreas da Prefeitura, devidamente cadastradas, para obter informações de protocolo tais como: número do processo, nome do requerente, andamento recebimento dos processos, apensos a um determinado processo; - Deverá disponibilizar informações ao munícipe, e possibilitar que o sistema envie bem como os locais de forma prática mensagem eletrônica ao contribuinte para informações quanto ao processo ou solicitação de documentos via e-mail; - Os e-mails remetidos ao usuário devem ser parametrizáveis por tipo de movimentação (cadastro, arquivamento, envio a outro departamento, recebimento); - Deverá dispor de gerador de relatórios com opção de gravação do relatório pré-formulado; - Deverá permitir cancelamento ou reprovação de processo por administrador em caso de cadastramento indevido e permitir a remessa e recebimento de processo com emissão de comprovante de entrega; - Deverá permitir que seja cobrado automaticamente guia referente a taxa processual, a taxa deve poder ser diferente para cada assunto de processo, ou seja, para cada assunto processual pode-se cobrar uma taxa diferente, o sistema deve ainda controlar o pagamento da guia, não permitindo sua movimentação em caso de inadimplência; - Deverá permitir isenção de guia de recolhimento em caso de processos com ação de promoção social ou outros assuntos, neste caso o sistema deve permitir buscar a guia por processo e isentar o processo da cobrança, além de motivo da isenção no momento a movimentação; - Deverá conter página, painel ou dashboard de consulta geral para acompanhamento de processos, arquivamento por usuário, permitindo que o mesmo tenha em tela única facilitando seu trabalho, todos podendo este receber apenas os processos que estão pendente de destinados a seu recebimento ou seu prosseguimento; - Deverá conter página, painel ou dashboard de consulta geral para acompanhamento de processos por parte setor. (Parametrizável) Controle das atividades dos gestores de departamentousuários, permitindo que o gestor tenha em tela única todos os processos que estão pendentes em seu departamento e por usuário; - Deverá permitir que a partir da tela citada acima, o usuário consiga efetuar as movimentações solicitadas anteriormente como (envio, recebimento, anexação, apensamento) não necessitando sair da tela de consulta geral para movimentar o processo; - A página geral deverá permitir que o usuário possa identificar a quanto tempo o processo está parado sem movimentação; - Deverá conter no sistema cadastro de prazo processual, para que com o mesmo possa ser controlado se um processo foi atendido no prazo correto, o cadastro do prazo deve ser efetuado em quantidade de dias, e deve ser separado por assunto de processo; - Deverá conter cadastro de histórico pré-selecionável, para processos de mesma característica; - Deverá permitir a emissão de segunda via de requerimentos, capa de processo, folha de informação; - Deverá gerar relatório de processos pré-definidos com informações de tipo de processo, número, assunto, localização; - Deverá dispor de controle de usuários e senhas, com grupos de menus e limitações de acesso; - Deverá dispor de controle de níveis de permissão para visualização de processos por grau de usuário; - Deverá emitir Notificação do responsável ou Funcionário de departamento em todas as movimentações através de e- mail; - Deverá permitir escolha dos tipos de movimentos em que quer ser notificado (Remessa, Recepção, Arquivamento); - Deverá permitir controle de acesso por nível de hierarquia a processos individualizado, de forma a não permitir que determinado grupo, visualize informações de processo específico; - Deverá possibilitar registro de número de processo manual, restringindo duplicação, mesmo que a geração do número de processo esteja como automática; - Deverá emitir mensagens para que, de forma automatizada o gestor do sistema possa remeter a todos usuários em tela especifica mensagens referente atualizações no sistema, manutenções, entre outras; - Deverá permitir ao gerente de departamento o controle de acesso ao sistema das tarefas realizadas por cada usuário e por dataem determinado período, afim de verificar apresentando a data e hora de utilização a tarefa executada por cada usuário, trazendo as informações atualizadas dentro do sistema; - Deverá possuir controle de andamento e prazos de tramitação por usuário e por departamentoperíodo informado.

PROTOCOLO. Deverá permitir Possuir catálogo dos assuntos, possibilitando, no mínimo, a categorização por grupos e órgão responsável. Permitindo ainda o controle geral cadastro de todos roteiro previsto para tramitação com definição de tempo de permanência por local; Permitir a abertura de processos registrando os dados do requerente, assunto, possíveis documentos e local de atendimento. Permitir ainda que tal registro seja efetuado em forma de passos, que proporcione maior praticidade no atendimento ao cidadão; Possibilitar que numeração dos processos seja única ou por exercício; Emitir comprovante de protocolização para o interessado no momento da inclusão do processo com, no mínimo, as seguintes informações: Número do Processo; Data de Abertura; Requerente; Assunto; Órgão responsável pelo Assunto; Código para acesso à consulta via internet. Emitir etiquetas de protocolo contendo, no mínimo: Número do Processo; Data de Abertura; Requerente; Assunto. Permitir o acompanhamento da tramitação do processo e a situação que se encontra, mantendo histórico dos trâmites e providências/despachos adotados; Possuir rotina de confirmação de recebimento dos processos em trânsito. Permitir o recebimento somente por usuários com acesso ao órgão; Emitir relatório de processos pendentes de confirmação de recebimento; Possibilitar a representação em modo gráfico dos processos por assunto para acompanhamento dos níveis de solicitação; Possibilitar o apensamento/anexação de processos gerando documento comprobatório com, no mínimo, as informações: Órgão onde foi realizado o apensamento; Data/Hora do apensamento; Processos apensados; Processo principal; Usuário que apensou; Órgão de lotação do usuário; Local para assinatura. Possibilitar o cadastramento de locais de arquivamento com informações que facilite a localização física dos processos. Permitir informar, no mínimo: Órgão; Descrição do local; Responsável; Tempo de arquivamento; Permitir consultar os processos que estão tramitando ou arquivados excederam a temporalidade prevista para o local; Emitir relatório informando os desvios entre estimativas de prazo de conclusão e tempo de permanência; Possibilitar a exportação dos dados de processos para planilha, permitindo selecionar as colunas desejadas para a composição da planilha; Possuir rotina para registrar o empréstimo e a devolução do processo e manter o histórico das operações; Na protocolização, verificar se o requerente possui processos abertos com consulta por vários filtros de requerente, departamento, data de cadastro, o mesmo assunto, entre outros; - Deverá permitir exibindo para o cadastro e manutenção de tabelas para utilização do sistema tais como: assuntos processuaisatendente, departamentos, usuários, funções, entre outras; - Deverá permitir o lançamento automático de guia individualizada por processo, para assuntos que exijam pagamento, impedindo a movimentação do mesmo em caso de inadimplênciaafirmativo, a lista dos processos existentes; - Deverá permitir a emissão de Permitir ao atendente consultar informações complementares sobre o assunto abordado com o cidadão durante o atendimento, bem como os documentos necessários para controle de processo como etiquetas, capa, folha de informação, requerimentos; - Deverá permitir a parametrização de etiqueta pelo usuário, com margeamento de página, tamanho de página, tamanho de etiqueta, texto e campos pré-definidos do sistema que devem trazer a informação no formato mala-direta; - Deverá permitir o controle de movimentações de processo com envio e recepção pelos departamentos envolvidos, tal qual emissão de comprovante de movimentações; - Deverá permitir o apensamento e desapensamento de processos com controle de data e verificação de hierarquia de processos, tal qual demonstração de apensamento nas movimentações; - Deverá permitir o Arquivamento e Desarquivamento dos processos; - Deverá permitir a Anexação e desanexação de documentos ao processo, com consulta e visualização do documento anexo; - Deverá permitir ao consultar as movimentações do processo, efetuar o download do arquivo anexo diretamente da consulta de movimentações, agilizando o trabalho; - Deverá possuir ainda referente a anexação, forma de visualizar e imprimir todos os anexos do processo, de forma única e sequencial, além de página de rosto ou similar que identifique o processo impresso, seu requerente, data de abertura e Departamento de origem andamento do processo; - Deverá possuir aindaPossibilitar configurar a obrigatoriedade da providência ao tramitar o processo. Permitir, solução contudo, configurar a quantidade mínima de certificadocaracteres exigidos; Possuir rotina de configuração para definir se os processos com apensos/anexos podem ser tramitados ao arquivo morto ou devem ser desanexados antes da operação; Permitir registrar a providência adotada, assinatura ou chave digital despacho, situação atual, custo de execução e usuário responsável pela providência a cada trâmite gerado. Possibilitar ainda que o texto da providência seja formatado; Possibilitar a abertura de novos volumes para o Processo. Permitir informar, no mínimo, o solicitante e o usuário responsável pela abertura, imprimindo o termo de encerramento e abertura de volume; Permitir que permita os volumes gerados possam ser emprestados entre os órgãos da administração; Possuir rotina para incorporação de processos. Permitir configurar se os processos incorporados devem tramitar junto ao principal; Possibilitar a assinatura conclusão dos processos em qualquer órgão, havendo a possibilidade de tramitá-los para o arquivo morto sem a necessidade de reativação; Possibilitar o cancelamento de trâmites de processos que foram remetidos, porém ainda não foi confirmado o recebimento; Possibilitar que somente usuários autorizados tenham acesso aos dados do processo sigiloso; Possibilitar cadastrar no catálogo de assuntos qual a relação de documentos a serem anexos ao exigidos para o andamento do processo, de forma que não seja necessária a impressão do documento, afim de tornar o procedimento de protocolo e movimentação totalmente digital, essa chave deve ser gerada por usuário e deve ainda validar se o usuário está ou não ativo, para sua validade; - Deverá permitir comunicação entre departamentos via e-mail sobre as movimentações dos processos de uma unidade para a outra de forma automática; - Deverá permitir Possibilitar a geração de relatórios que demonstrem uma ordem de serviço a partir de um processo em aberto, podendo bloquear a tramitação do processo até a conclusão da ordem de serviço gerada; Possibilitar registrar avisos de pendências dos processos aos requerentes com opções de envio por departamento e data para verificação de período de movimentação, contendo dados de número, abertura, requerente, assunto; - Deverá permitir a realização de consultas de outras áreas da Prefeitura, devidamente cadastradas, para obter informações de protocolo tais como: número do processo, nome do requerente, andamento dos processos, apensos a um determinado processo; - Deverá disponibilizar informações ao munícipe, e possibilitar que o sistema envie de forma prática mensagem eletrônica ao contribuinte para informações quanto ao processo carta e/ou solicitação de documentos via e-mail; - Os e-mails remetidos ao usuário devem ser parametrizáveis por tipo Possibilitar visualizar todo histórico dos avisos de movimentação (cadastro, arquivamento, envio a outro departamento, recebimento)pendências registrados para o processo; - Deverá dispor Possibilitar o acompanhamento das fases de gerador execução da ordem de relatórios com opção de gravação serviço geradas para o processo; Possibilitar consulta detalhada dos dados do relatório pré-formulado; - Deverá permitir cancelamento ou reprovação de processo por administrador em caso de cadastramento indevido e permitir a remessa e recebimento de processo com emissão de comprovante de entrega; - Deverá permitir que seja cobrado automaticamente guia referente a taxa processual, a taxa deve poder ser diferente para cada assunto de processo, ou sejapossibilitando a impressão dos dados conforme a necessidade do usuário; Permitir registrar a localização física de boletos de pagamento dos processos de compra; Possibilitar anexar arquivos digitais em diversos formatos ao processo; Possibilitar que os processos possam ser requisitados, impedindo a tramitação para cada assunto processual pode-se cobrar uma taxa diferente, outro órgão que não seja o sistema deve ainda controlar que o pagamento da guia, não permitindo sua movimentação em caso de inadimplênciarequisitou; - Deverá permitir isenção de guia de recolhimento em caso de processos com ação de promoção social ou outros assuntos, neste caso o sistema deve permitir buscar a guia por processo e isentar Possibilitar que o processo da cobrança, além encerrado ou que se encontra em órgão de motivo da isenção no momento arquivo morto possam ser informados os dados do local físico do arquivamento; Possibilitar a movimentação; - Deverá conter página, painel ou dashboard de consulta geral para acompanhamento solicitação do desarquivamento de processos, onde o arquivista poderá atender ou rejeitar a solicitação; Possuir uma funcionalidade que permita ao usuário verificar o status das suas solicitações de desarquivamento pelo sistema; Permitir registrar documentos para juntar aos processos onde, no mínimo, devem ser informados os dados do responsável pela entrega e o motivo. Emitir comprovante de protocolização ao término do registro; Possibilitar o encaminhamento dos documentos a serem juntados fisicamente aos processos; Possibilitar a confirmação do recebimento dos documentos aos processos; Permitir a retirada de documentos juntados aos processos onde, no mínimo, deve ser registrado o motivo e o usuário que retirou; Possibilitar a emissão, no sistema de tributos através de integração, de taxas referentes aos documentos recebidos; Permitir pesquisar todo histórico de documentos juntados aos processos; Possibilitar a movimentação de local de arquivamento dos processos sem necessidade de tramitar os processos novamente; Possuir rotina para realizar trâmites dos processos digitalmente, sem necessidade de envio do processo físico, permitir enviar para os órgãos com acesso exclusivo a esse tipo de tramitação, enviar e-mail ao responsável pelo recebimento. Enquanto esses processos estiverem nesse tipo de tramitação não será permitida a tramitação por usuáriovias normais. Permitir ainda, permitindo configurar tempo máximo de permanência do processo nesse tipo de tramitação. Possibilitar que os processos possam voltar a serem tramitados pela forma tradicional; Permitir o controle de numeração de processos por empresas, sem repetição da numeração dos processos; Permitir incluir os locais de arquivamento e estabelecer nomenclaturas próprias de cada local; Emitir relatório de processos que foram reativados por período de reativação; Emitir relatório de controle dos processos por órgão onde deve constar, no mínimo, o total de processos, a quantidade atrasada e quantidade em dia, com percentuais; Emitir relatório de processos abertos por período contendo, no mínimo: Número, Ano do Processo; Data de abertura; Requerente; Assunto; Complemento do assunto; Órgão atual. Emitir relatório estatístico das tramitações realizadas por órgão e período, podendo emitir das ações de recebimento, envio ou distribuição; Permitir integração com o sistema de gestão tributária através da geração de guias para pagamento de taxas pertinentes ao assunto solicitado no momento da abertura do processo; Permitir que o mesmo tenha em tela única facilitando seu trabalhoandamento do processo seja liberado somente após o pagamento ou liberação manual do processo; Permitir, para abertura do processo, a importação dos dados do contribuinte através dos cadastros do sistema de gestão tributária, tais como mobiliário, imobiliário e outros; Permitir a pesquisa e reimpressão da guia de pagamento das taxas de um processo; Emitir relatório das guias de pagamento geradas pelo sistema de protocolo por período; Permitir que os usuários de órgãos, que não seja o protocolo, autuem processos administrativos internos, nessa modalidade o requerente sempre será a empresa tendo como solicitante o órgão interessado; Permitir que seja gerado o número de processo de forma rápida, preenchendo apenas o requerente sem a necessidade de preencher assunto e demais informações visando a rapidez no atendimento. O sistema deverá possuir uma funcionalidade que permita revisar todos os processos pendentes que estão pendente precisam ser alterados; Permitir que usuários com permissão possam isentar o requerente do pagamento de seu taxas pertinentes ao assunto; Possibilitar a adição de arquivos digitais quando for realizado o recebimento ou seu prosseguimento; - Deverá conter página, painel ou dashboard de consulta geral para acompanhamento de processos por parte dos gestores de departamento, permitindo que o gestor tenha em tela única todos os processos que estão pendentes em seu departamento e por usuário; - Deverá permitir que a partir da tela citada acima, o usuário consiga efetuar as movimentações solicitadas anteriormente como (envio, recebimento, anexação, apensamento) não necessitando sair da tela de consulta geral para movimentar o processo; - A página geral deverá permitir que o usuário possa identificar a quanto tempo o processo está parado sem movimentação; - Deverá conter no sistema cadastro de prazo processual, para que com o mesmo possa ser controlado se um processo foi atendido no prazo correto, o cadastro do prazo deve ser efetuado em quantidade de dias, e deve ser separado por assunto de processo; - Deverá conter cadastro de histórico pré-selecionável, para processos de mesma característica; - Deverá permitir a emissão de segunda via de requerimentos, capa de processo, folha de informação; - Deverá gerar relatório de processos pré-definidos com informações de tipo de processo, número, assunto, localização; - Deverá dispor de controle de usuários e senhas, com grupos de menus e limitações de acesso; - Deverá dispor de controle de níveis de permissão para visualização de processos por grau de usuário; - Deverá emitir Notificação do responsável ou Funcionário de departamento em todas as movimentações através de e- mail; - Deverá permitir escolha dos tipos de movimentos em que quer ser notificado (Remessa, Recepção, Arquivamento); - Deverá permitir controle de acesso por nível de hierarquia a processos individualizado, de forma a não permitir que determinado grupo, visualize informações de processo específico; - Deverá possibilitar registro de número de processo manual, restringindo duplicação, mesmo que a geração do número de processo esteja como automática; - Deverá emitir mensagens para que, de forma automatizada o gestor do sistema possa remeter a todos usuários em tela especifica mensagens referente atualizações no sistema, manutenções, entre outras; - Deverá permitir ao gerente de departamento o controle de acesso ao sistema por usuário e por data, afim de verificar data e hora de utilização do sistema; - Deverá possuir controle de andamento e prazos de tramitação por usuário e por departamentodocumento.