Antagande av reglemente och godkännande av nytt avtal avseende gemensam överförmyndarnämnd för Härryda, Kungsbacka, Mölndal, Partille och Öckerö kommuner
Antagande av reglemente och godkännande av nytt avtal avseende gemensam överförmyndarnämnd för Härryda, Kungsbacka, Mölndal, Partille och Öckerö kommuner
9
2022VFN6
TJÄNSTESKRIVELSE
Sektorn för socialtjänst Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx
Välfärdsnämnden
Datum 2022-01-07
Diarienummer 2022VFN6 106
Antagande av reglemente och godkännande av nytt avtal avseende gemensam överförmyndarnämnd för Härryda, Kungsbacka, Mölndal, Partille och Öckerö kommuner
Förslag till beslut
Välfärdsnämndens förslag till beslut i kommunfullmäktige
Kommunfullmäktige godkänner att Öckerö kommun ingår i den gemensamma överförmyndarnämnd som upprättats mellan Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommuner.
Kommunfullmäktige godkänner Avtal avseende gemensam överförmyndarnämnd för Härryda, Kungsbacka, Mölndal, Partille och Öckerö kommuner.
Kommunfullmäktige antar Reglemente för Nämnden för överförmyndare i samverkan – Härryda, Kungsbacka, Mölndal, Partille och Öckerö.
Nytt avtal och reglemente träder i kraft den 1 januari 2023 och tidigare avtal och reglemente för nämnden upphör att gälla den 31 december 2022.
Välfärdsnämndens förslag till beslut i kommunstyrelsen
Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige beslutar enligt välfärdsnämndens förslag.
Sammanfattning av ärendet
Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommuner har sedan 2015 samverkat i en gemensam överförmyndarorganisation Överförmyndare i samverkan – Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille. Öckerö kommun har ingått i tjänstemannaorganisationen från och med den 1 februari 2019. Överförmyndare i samverkan föreslår att Öckerö kommun även ska ingå i den gemensamma nämnden från och med den 1 januari 2023. Därmed behöver Härrydas kommunfullmäktige godkänna ett nytt avtal och anta ett nytt reglemente för den gemensamma överförmyndarnämnden.
1(6)
Beslutsunderlag
• Tjänsteskrivelse 7 januari 2022
• Avtal avseende gemensam överförmyndarnämnd för Härryda, Kungsbacka, Mölndal, Partille och Öckerö kommuner
• Reglemente för Nämnden för överförmyndare i samverkan - Härryda, Kungsbacka, Mölndal, Partille och Öckerö
• Kostnadsfördelning
• Överförmyndare i samverkans beslut 7 december 2021 § 104, Nytt avtal avseende gemensam överförmyndarnämnd
• Öckerö kommuns kommunstyrelses beslut 6 december 2021 ÖF § 04, Förslag till nytt avtal om gemensam överförmyndarnämnd för Härryda, Kungsbacka, Mölndal, Partille och Öckerö kommun
• Öckerö kommuns kommunstyrelses beslut 6 december 2021 ÖF § 05, Reglemente för nämnden för överförmyndare i samverkan - Härryda, Kungsbacka, Mölndal, Partille och Öckerö
Ärendet
Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommuner kom under 2015 överens om att samverka i en gemensam överförmyndarorganisation Överförmyndare i samverkan – Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille. Verksamhetsövergången ägde rum den 1 oktober 2015.
Samverkanskommunerna inrättade en gemensam överförmyndarnämnd med start från den 1 januari 2019. Öckerö kommun har ingått i tjänstemannaorganisationen från och med den 1 februari 2019, men inte i den gemensamma nämnden.
Enhetschef för Överförmyndare i samverkan har, i samråd med samverkanskommunerna, arbetat fram ett förslag på nytt avtal och nytt reglemente för samtliga fem kommuner. Avtal och reglemente är i stort sett identiska med tidigare versioner, men en ny kostnadsfördelning och några mindre justeringar föreslås.
Juridik
Det är obligatoriskt för varje kommun att ha en överförmyndarnämnd, alternativt en överförmyndare. Nämnden kan vara gemensam med andra kommuner och det finns flera exempel på gemensamma överförmyndarnämnder i Sverige.
En gemensam nämnd utgör ingen egen juridisk person utan tillhör organisationen i den kommun som har tillsatt nämnden, värdkommunen. Därför måste vissa frågor avseende den gemensamma nämnden ligga på värdkommunen. Hit hör exempelvis val av ordförande och vice ordförande samt upprättande av budget.
För att möjliggöra en ny konstellation av gemensam nämnd behöver kommunfullmäktige i samtliga samverkanskommuner anta ett reglemente för den gemensamma nämnden.
Vid bedömning av nämndens sammansättning och verksamhetsformer är det viktigt att beakta att överförmyndarnämnden nästan uteslutande ägnar sig åt lagreglerad myndighetsutövning. Utrymmet för partipolitik är således mycket begränsad.
Nedan beskrivs förutsättningarna dels för nämndens reglemente, dels för avtalet. Fullmäktige behöver ta beslut i omvänd ordning, dvs. först godkänna avtalet och därefter anta reglementet.
Nämndens reglemente
I reglementet regleras nämndens sammansättning, verksamhet och arbetsformer. Reglementet måste antas av kommunfullmäktige i samtliga samverkanskommuner. Antagande av reglementet kan, för de olika fullmäktige, inte avse mer än de har befogenhet att besluta om, d.v.s. den egna kommunens verksamhetsområde.
Förändringarna i nytt föreslaget reglemente jämfört med tidigare reglemente framgår av det bilagda förslaget på reglemente. Reglementet är i princip identiskt med tidigare reglemente. Nedan kommenteras huvuddragen och särskilda frågor, även om de är samma som för nämndens föregående mandatperiod.
Ordförande och vice ordförande
Enligt kommunallagen är det värdkommunen, Mölndals stad, som ska välja ordförande och vice ordförande. Nämndens samtliga ordinarie ledamöter kan väljas. Däremot kan inte ersättarna väljas till vare sig ordförande eller vice ordförande. Ordförande och vice ordförande ska väljas för samma tid som de valts som ledamöter, dvs. för mandatperioden.
Rent teoretiskt skulle alla övriga kommuner först kunna utse sina ledamöter och därefter skulle kommunfullmäktige i Mölndal kunna välja vem som helst av ledamöterna som ordförande och vice ordförande. I praktiken bedöms en sådan ordning bli olämplig då det är svårt att synkronisera fullmäktiges sammanträden inför ny mandatperiod så att fullmäktige i Mölndal hamnar sist och dessutom med sådan tidsutdräkt att valberedningen hinner välja ”fritt” bland de ledamöter som valts av respektive fullmäktige.
Beredningen förespråkar därför en modell, där valberedningen i värdkommunen rekommenderas att nominera värdkommunens ledamot som ordförande. På så sätt behöver nämnden inte riskera att stå utan en ordförande när mandatperioden börjar. Dessutom är det av praktiska skäl bra att ordföranden kommer från värdkommunen i vars organisation nämnden ingår.
Valet av vice ordförande blir rent logistiskt något krångligare att genomföra. Beredningen föreslår att man även denna gång i möjligaste mån föregriper detta genom att på förhand peka ut en av de övriga samverkans- kommunernas ledamot och rekommendera att valberedningen i Mölndal nominerar denne. Beredningen anser att utgångspunkten ska vara att ledamoten från Kungsbacka ska väljas som vice ordförande eftersom Kungsbacka är största kommun med störst andel av budgetfördelningen.
Hur valberedningarna i Mölndal respektive Kungsbacka bör samverka för att få ihop vallogistiken beskrivs i en särskild lathund som upprättas till stöd för valberedningarna.
Ersättarnas inträdesordning
Frånvarande ledamot ersätts i första hand med ersättare från den egna kommunen. Detta stämmer överens med utgångspunkten i kommunallagen (2017:725).
Det behövs dock en kompletterande inträdesordning för det fall den egna kommunens suppleant också har förhinder. Inträdesordningen behöver rent juridiskt bestämmas av fullmäktige och det föreslås att fullmäktige i Mölndal ska bestämma en kompletterande inträdesordning där utgångspunkten är en rekommendation i avtalet att ersättare, i andra hand, utses enligt rullande bokstavsordning, räknat efter samverkanskommunerna. Skulle en sådan ordning bli uppenbart missvisande kan fullmäktige i Mölndal bestämma en annan ordning. Även detta kommer vara upp till valberedningarna i samverkanskommunerna att samverka kring.
Delegation
Överförmyndarnämnden har rätt att delegera sin beslutanderätt i vissa frågor. Detta görs dock oftast enligt bestämmelserna i föräldrabalken och inte enligt kommunallagen. I de fall beslutanderätt delegeras med stöd av föräldrabalken finns vissa skillnader jämfört med övriga nämnders delegation, exempelvis att det är lagstadgat att delegaten inte behöver anmäla sina beslut i föräldrabalksärenden till nämnden. Det ställs också vissa preciserade kompetenskrav på delegaterna.
Avtalet
Enskildheterna i avtalet framgår av det bilagda förslaget. Nedan kommenteras huvuddragen och särskilda frågor.
Sammansättning, mandatperiod och inträdesordning
I reglementet framgår ramen för nämndens sammansättning, mandatperiod, val av ordförande och vice ordförande samt inträdesordning. Skälen för utformningen framgår ovan.
Administration
Överförmyndare i samverkan administrerar huvuddelen av den verksamhet som nämnden kommer ansvara för. Vissa saker måste dock ligga kvar på samverkanskommunerna. Detta specificeras i avtalet, § 9. Dit hör till
exempel utbetalning av arvode och ersättning till av respektive samverkanskommun vald ledamot och ersättare. Av kommunallagen följer att förtroendevalda i en gemensam nämnd har rätt till ersättning från den kommun som valt dem.
Överförmyndare i samverkan fortsätter att hantera administrationen av utbetalning av arvoden och ersättningar till ställföreträdarna. Detta framgår av § 10 i avtalet. Eftersom den juridiska skyldigheten att betala arvode åligger varje samverkanskommun och således inte nämnden, kommer inte arvodena att ingå i den gemensamma kostnadsfördelningen utan särredovisas enligt vad som framgår nedan under budget och kostnadsfördelning.
Budget och kostnadsfördelning
Budgeten ska, på samma sätt som det sker idag, upprättas av Mölndals stad i samråd med övriga kommuner. Skillnaden blir att Öckerö kommun inte kommer att betala en fast kostnad utan ingår i den kostnadsmodell som gjorts om och som övriga samverkanskommuner ska ingå i.
Den totala faktiska kostnaden för den gemensamma organisationen ska fördelas mellan samverkanskommunerna utifrån en fast avgift om 150 000 kronor och därefter fördelas i förhållande till kommunernas invånarantal per den 31 december året före budgetens fastställande.
Värdkommunen fakturerar övriga samverkanskommuner för deras respektive del halvårsvis i förskott.
Som framgått ovan får varje kommun stå för sina egna kostnader för arvode och ersättning till ställföreträdarna. Detta kommer därför att särredovisas och faktureras samverkanskommunerna i efterskott.
Arvode och ersättning till ledamöter och ersättare regleras helt och hållet av den kommun som valt dem.
Personuppgifter
Nämnden är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas i nämndens verksamhet. Nämnden utser och bekostar ett eget dataskyddsombud. Vid större personuppgiftsincidenter ska nämnden underrätta samtliga samverkanskommuner. Intentionen är att nämnden ska ”köpa in sig” på det dataskyddsombud som Mölndals stad planerar att införa centralt och internt.
Ekonomi
Syftet med att skapa en gemensam överförmyndarorganisation 2015 var att i första hand få till en effektivare, mindre sårbar och mer rättssäker verksamhet. Detsamma gällde när man gick samman i en gemensam nämnd 2019. Den nya organisationen ledde inte till större besparingar men inte heller till ökade kostnader. När Öckerö kommun tillkommer i nämnden har
en ny kostnadsfördelning gjorts, i syfte att få till en rättvis fördelning samt att inte nämnvärt påverka kostnaderna för någon av kommunerna.
Undertecknande av avtal
Avtalet ska skrivas under av samtliga samverkanskommuner som därefter får varsitt exemplar av avtalet. Samtliga avtalsexemplar i original kommer att distribueras till samverkanskommunerna i följande ordning: Härryda, Kungsbacka, Partille, Öckerö och Mölndal. Förutsatt att kommunfullmäktige godkänner avtalet ska samtliga exemplar undertecknas av kommunstyrelsens ordförande och kommundirektören/stadsdirektören samt skickas vidare till nästa kommun i angiven ordningsföljd. Mölndals stad får i uppdrag att distribuera varsitt exemplar av avtalet till samverkans- kommunerna när avtalen är underskrivna av samtliga samverkanskommuner.
Förvaltningens bedömning
Förvaltningens kontaktpersoner i samtliga samverkanskommuner är överens om innehållet i såväl reglemente som avtal. Förslaget är finansierat och upprättat i enlighet med kommunallagen och föräldrabalkens bestämmelser. Kommunfullmäktige föreslås godkänna avtalet och anta reglementet för en gemensam överförmyndarnämnd.
Beredning av ärendet i välfärdsnämnden och kommunstyrelsen
Välfärdsnämnden bereder detta ärende till kommunfullmäktige eftersom det ligger inom nämndens verksamhetsområde. Kommunstyrelsen har dock ett beredningsansvar för ärenden till kommunfullmäktige och ska ges tillfälle att yttra sig i ärenden som beretts av annan nämnd.
Xxxx Xxxxx Xxxx Xxxxxxxxxxx
Sektorschef Utvecklingschef
Avtal avseende gemensam överförmyndarnämnd för Härryda, Kungsbacka, Mölndal, Partille och Öckerö kommuner
Bakgrund
Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommuner har under år 2015 träffat avtal om att ingå en gemensam överförmyndarorganisation, Överförmyndare i Samverkan — Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille (ÖFS). Från och med år 2019 inrättades en gemensam nämnd för samma kommuner. Öckerö har genom avtal ingått i tjänstemannaorganisationen sedan februari 2019. Öckerö önskar nu ingå i den gemensamma nämnden varför ett nytt avtal upprättas.
ÖFS ingår i Mölndals stads organisation och har sitt säte och arbetsställe i Mölndal. Mölndals stad är arbetsgivare för de tjänstemän som arbetar hos ÖFS.
Nämndens nya namn ska vara Nämnden för överförmyndare i samverkan — Härryda, Kungsbacka, Mölndal, Partille och Öckerö.
Syftet med samverkan har varit, och är fortsatt, att gemensamt nyttja resurser för att få en organisation som långsiktigt klarar av såväl ökad ärendetillströmning som skärpta lagkrav på överförmyndarnämndens verksamhet. Strävan är att långsiktigt kunna upprätthålla nödvändig kontinuitet, kompetens, kvalitet (rättssäkerhet) och att uppnå kostnadseffektivitet.
Inledning och definitioner
Detta avtal reglerar samarbete mellan Härryda, Kungsbacka, Mölndal, Partille och Öckerö kommuner avseende gemensam tjänstemannaorganisation och gemensam nämnd för utförande av lagstadgad överförmyndarverksamhet. Organisationens namn är Överförmyndare i Samverkan — Härryda, Kungsbacka, Mölndal, Partille och Öckerö (ÖFS). På gemensamma brevpapper, blanketter etcetera ska namnen på samtliga samverkande kommuner anges.
Organisationens säte är i Mölndals stad, som nedan benämns Värdkommunen. Övriga kommuner benämns övriga samverkande kommuner. Samtliga kommuner (inklusive Mölndal) som ingår i samverkan benämns samverkanskommuner.
Detta avtal ersätter de avtal som tidigare funnits gällande gemensam överförmyndarorganisation, avtal om gemensam överförmyndarnämnd samt avtal om samverkan med Öckerö kommun.
Postadress: | Besöksadress: | Telefon: | Fax: |
Mölndals stad | Stadshuset, Xxxxxxxxxxxxxx 0 | 000-315 18 80 | 031-315 18 89 |
Nämnden för överförmyndare i samverkan — Härryda, Kungsbacka, Mölndal, Partille och Öckerö benämns i detta avtal Nämnden.
1 § Omfattning
För samarbetet ska det fortsatt finnas en gemensam tjänstemannaorganisation (ÖFS) som ska utföra följande:
• Samtliga de uppgifter som delegerats till den gemensamma organisationen enligt föräldrabalken
• Inom ramen för delegationen ansvara för överförmyndarnämndens tillsynsverksamhet över gode män, förvaltare och förmyndare enligt föräldrabalken
• Övriga uppgifter för överförmyndarnämnden som inte är beslutsfattande såsom hållande av personakter, registerhållning och diarieföring
• Initiera, presentera och föreslå beslut eller åtgärder till Nämnden i de ärenden som inte har delegerats
• Informera samverkanskommunerna om förändringar och tillhandahålla statistik, budgetuppföljningar etcetera
• Rekrytera ställföreträdare
• Erbjuda utbildning till ställföreträdare och framställa informationsmaterial och blanketter
• Fullgöra samtliga ställda lagkrav på överförmyndarverksamheten som finns nu och i framtiden
2 § Bemanning
ÖFS beräknas även fortsatt, med nuvarande förutsättningar, behöva en bemanning om
14 heltidstjänster. Tjänsterna fördelas i lämplig omfattning verksamhetschef, samordnare, handläggare och administratörer.
3 § Besökstider, telefontider m.m.
Besökstider ska i möjligaste mån erbjudas två timmar varje helgfri vardag på kontoret i Mölndal. ÖFS ska i lämplig omfattning ha telefontid. ÖFS ska ha en myndighetsbrevlåda för mottagande av e-post.
Postadress: | Besöksadress: | Telefon: | Fax: |
Mölndals stad | Stadshuset, Xxxxxxxxxxxxxx 0 | 000-315 18 80 | 031-315 18 89 |
4 § Gemensam överförmyndarnämnd
Nämnden ska nu heta Nämnden för överförmyndare i samverkan — Härryda, Kungsbacka, Mölndal, Partille och Öckerö. Kommunfullmäktige i varje samverkanskommun ska anta ett gemensamt reglemente för Nämnden där Nämndens verksamhetsområde, uppgifter, ansvar, sammansättning, arbetsformer och delegerade uppgifter från fullmäktige framgår närmare. Reglementet biläggs detta avtal.
Nämnden bör i hög utsträckning delegera de ärenden som lagligen kan delegeras, till tjänstemännen i den gemensamma organisationen.
Överförmyndarnämnden kan enligt föräldrabalken inte delegera beslutanderätt i följande ärenden:
• Framställning eller yttrande till kommunfullmäktige
• Beslut om att entlediga en god man eller förvaltare på grund av olämplighet
• Beslut om att häva avtal om sammanlevnad i oskiftat dödsbo
• Vitesförelägganden
• Avslagsbeslut
• Beslut i tveksamma fall
Beslut som fattats på delegation behöver, enligt föräldrabalken, inte anmälas till nämnd.
5 § Nämndens sammansättning och mandatperiod
Nämnden ska bestå av fem ledamöter och fem ersättare. Varje samverkanskommun ska välja en ledamot och en ersättare. Ledamot och ersättare ska väljas för fyra år räknat från och med den 1 januari året efter det att allmänna val till kommunfullmäktige hållits i hela landet.
Den nya nämndens första mandatperiod börjar den 1 januari 2023. För att få en bredare politisk representation från varje samverkanskommun ska utgångspunkten vara att ledamoten ska väljas från majoriteten och ersättaren från oppositionen. Detta gäller förutsatt att valet inte förrättas enligt lagen om proportionellt valsätt.
Postadress: | Besöksadress: | Telefon: | Fax: |
Mölndals stad | Stadshuset, Xxxxxxxxxxxxxx 0 | 000-315 18 80 | 031-315 18 89 |
6 § Ordförandeskap
Värdkommunen ska, enligt kommunallagen, välja ordförande och vice ordförande bland Nämndens samtliga ledamöter. Ordförande och vice ordförande ska väljas för samma tid som de valts till ledamöter.
Utgångspunkten vid fullmäktiges val ska vara att den ledamot som valts av fullmäktige i Värdkommunen ska väljas till ordförande och den ledamot som valts av fullmäktige i Kungsbacka ska väljas till vice ordförande. Val och nominering av ledamöter och ersättare samt av ordförande och vice ordföranden ska föregås av samråd mellan valberedningarna i respektive samverkanskommun. Samrådet ska initieras av valberedningen i Värdkommunen. Ledamöterna och ersättarna ska ha rätt till ersättning av den samverkanskommun som valt dem och i enlighet med de bestämmelser som gäller i respektive samverkanskommun.
7 § Inträdesordning för ersättare
I första hand ska ledamot ersättas av ersättare från samma kommun. Fullmäktige i Värdkommunen ska besluta om en kompletterande inträdesordning. Detta ska föregås av samråd mellan valberedningarna i samverkanskommunerna och bör, för det fall inga särskilda skäl talar mot det, bygga på principen att ledamot i andra hand ska ersättas av ersättare från annan kommun enligt nedanstående inträdesordning:
För ledamot från Xxxxxxx tjänstgör i andra hand ersättare från
1. Kungsbacka
2. Mölndal
3. Partille
4. Öckerö
För ledamot från Kungsbacka tjänstgör i andra hand ersättare från
1. Mölndal
2. Partille
3. Öckerö
Postadress: | Besöksadress: | Telefon: | Fax: |
Mölndals stad | Stadshuset, Xxxxxxxxxxxxxx 0 | 000-315 18 80 | 031-315 18 89 |
4. Härryda
För ledamot från Mölndal tjänstgör i andra hand ersättare från
1. Partille
2. Öckerö
3. Härryda
4. Kungsbacka
För ledamot från Partille tjänstgör i andra hand ersättare från
1. Öckerö
2. Härryda
3. Kungsbacka
4. Mölndal
För ledamot från Öckerö tjänstgör i andra hand ersättare från
1. Härryda
2. Kungsbacka
3. Mölndal
4. Partille
8 § Organisatorisk tillhörighet och ansvar
Nämnden ska tillsättas i Mölndals stad (Värdkommunen) och ingå i Värdkommunens organisation. Nämnden ska vara ansvarig för den verksamhet som bedrivs av samverkansorganisationen ÖFS.
Personal vid ÖFS ska vara anställda i Värdkommunen och ha sitt säte och arbetsställe i Mölndal. Värdkommunen ska ansvara för ÖFS organisatoriska tillhörighet i Värdkommunen.
Postadress: | Besöksadress: | Telefon: | Fax: |
Mölndals stad | Stadshuset, Xxxxxxxxxxxxxx 0 | 000-315 18 80 | 031-315 18 89 |
9 § Administration
ÖFS ska ha ansvaret för beredning av ärenden och verkställighet av Nämndens beslut samt att planera och administrera den verksamhet Nämnden ansvarar för. ÖFS ska vid behov anlita intern eller extern experthjälp.
ÖFS ska även ansvara för all övrig nämndadministration inklusive resor, konferenser och utbildningar för Nämndens ledamöter och ersättare.
Samverkanskommunerna ska dock fortsatt utföra följande uppgifter:
• På lämpligt sätt, till allmänheten, sprida och hålla tillgängligt informationsmaterial och blanketter avseende överförmyndarverksamheten som tillhandahålls av ÖFS.
• Ta emot och vidarebefordra handlingar som inkommit till Nämnden till ÖFS.
• Tillhandahålla och vid behov boka lokal för besök eller sammanträden.
• Tillkännage Nämndens protokoll på respektive kommuns digitala anslagstavla.
• Administrera ersättning (arvode och personliga utlägg) till av respektive Samverkanskommun vald ledamot och ersättare.
• Samverka med ÖFS i frågor som kan påverka Nämndens verksamhet och ekonomi, såsom avtal med andra kommuner i anledning av placering av huvudmän inom Nämndens verksamhetsområde.
• I övrigt hålla ÖFS informerade om förhållande rörande den egna kommunen som har betydelse för Nämndens verksamhetsområde.
10 § Utbetalning av arvoden till ställföreträdare samt återsökning av sådant arvode
ÖFS ska ansvara för utbetalning av arvode och övrig kostnadsersättning till ställföreträdarna för samverkanskommunernas räkning.
ÖFS ska även, för samverkanskommunernas räkning, hantera ersättningsanspråk (återsökning m.m.) avseende utbetalat arvode och kostnadsersättning gentemot statlig myndighet, annan kommun eller annan aktör gentemot vilket sådant anspråk kan ställas. Återsökning ska endast göras i den mån det finns laglig grund för det.
Postadress: | Besöksadress: | Telefon: | Fax: |
Mölndals stad | Stadshuset, Xxxxxxxxxxxxxx 0 | 000-315 18 80 | 031-315 18 89 |
Samverkanskommunerna ska, avseende huvudmän från den egna kommunen, ersätta ÖFS utlägg för utbetalt arvode och kostnadsersättning med avräkning för eventuell utbetald ersättning enligt andra stycket.
11 § Arkivhantering, akter och register
Värdkommunen ska ansvara för att Nämndens hantering av dess allmänna handlingar sker i enlighet med bestämmelser i de regelverk och förskrifter som gäller för Nämndens verksamhet. Arkivmyndigheten i Värdkommunen ska svara för tillsyn över Nämndens arkiv.
Nämnden ska upprätta en beskrivning av Nämndens allmänna handlingar i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen. Värdkommunen ska ansvara för slutarkivering av Nämndens allmänna handlingar. För det fall Nämnden skulle upplösas ska avslutade ärenden alltjämt slutarkiveras hos Värdkommunen medan pågående ärenden flyttas till den nämnd som övertar arkivansvaret för respektive samverkanskommun.
Akter ska förvaras av Värdkommunen i för ändamålet lämpliga aktskåp alternativt digitalt. Värdkommunen ska bevara handlingarna i enlighet med Nämndens dokumenthanteringsplan varefter personakt överlämnas enligt dokumenthanteringsplan till kommunarkiv i respektive samverkanskommun.
Datasystem och register som förs av ÖFS ska ständigt ajourhållas.
Värdkommunen svarar för att akterna och registren, både fysiska och digitala, hålls ordnade och strukturerade på så sätt att de utan omfattande åtgärder kan återbördas till respektive samverkanskommun vid till exempel samverkansavtalets upphörande, beslut av Nämnden eller arkivmyndighet.
Värdkommunen råder över dokumenthanteringsplanens utformning. ÖFS ska verka för digital ärendehantering med möjlighet till export av information till e-arkiv.
Samverkanskommunerna åtar sig att medverka till digital ärendehantering genom att tillåta budget för detta.
12 § Äganderätt
Värdkommunen ska äga den fasta och lösa egendom som behövs för Nämndens verksamhet.
Postadress: | Besöksadress: | Telefon: | Fax: |
Mölndals stad | Stadshuset, Xxxxxxxxxxxxxx 0 | 000-315 18 80 | 031-315 18 89 |
13 § Försäkring
Värdkommunen ska teckna och vidmakthålla erforderliga försäkringar för Nämndens verksamhet.
14 § Budget
Nämndens budget ska, enligt kommunallagen, upprättas och fastställas av Värdkommunen efter samråd med övriga samverkanskommuner. Senast den 31 mars ska ett samrådsunderlag till budget för ÖFS verksamhet nästföljande år beredas och skickas till övriga samverkande kommuner för tillfälle att yttra sig häröver. Om värdkommunen ser att större förändringar kan komma att behöva ske i budget jämfört med tidigare år ska värdkommunen informera om detta så tidigt som möjligt. Budgeten ska omfatta samtliga kostnader som ligger till grund för kostnadsfördelningen mellan Samverkanskommunerna. Övriga Samverkanskommuner ska i sina respektive budgetar ta upp en post för Nämnden och dess verksamhet samt för arvode och ersättning till ställföreträdarna enligt 10 §. Värdkommunen ska därefter, senast
den 30 juni varje år, fastställa ÖFS budget och därvid ange varje samverkanskommuns del av kostnaderna enligt § 15.
15 § Kostnadsfördelning
Kostnaderna (totala faktiska kostnaderna) för den gemensamma organisationen ska fördelas mellan samverkanskommunerna utifrån en fast avgift om 150 000 kronor och därefter fördelat i förhållande till kommunernas invånarantal per den 31 december året före budgetens fastställande.
Anser någon kommun att fördelningen är oskälig äger kommunen uppta förhandlingar med övriga kommuner (se § 25). Träffas överenskommelse om annan fördelning av ÖFS kostnader anses avtalet inte uppsagt utan löper vidare med överenskommen fördelning. Kan överenskommelse inte träffas gäller vad som stadgas i §§ 23 och 25.
16 § Underlag och principer för kostnadsfördelning
Värdkommunen upplåter erforderliga lokaler och utrustning samt svarar för erforderliga investeringar avseende lös egendom.
I underlag för budget ska kostnaderna tas upp utifrån i vart fall följande poster:
• Gemensamma nämndkostnader
Postadress: | Besöksadress: | Telefon: | Fax: |
Mölndals stad | Stadshuset, Xxxxxxxxxxxxxx 0 | 000-315 18 80 | 031-315 18 89 |
• Lön och personalomkostnader inklusive företagshälsovård
• Administration
• IT/telefoni
• Lokaler/hyra
• Övriga till verksamheten hörande kostnader såsom exempelvis kompetensutveckling, fackliga kostnader, kostnader för biträde avseende upprättande av budget, redovisning, revision och annan nödvändig intern eller extern experthjälp.
Underlaget för kostnadsfördelningen ska i lämplig utsträckning omfatta poster för indirekta kostnader för verksamheten. I den mån sådana kostnader inte särskiljs kan en procentsats avseende overheadkostnader fastställas i samrådsbudgeten. Overheadkostnader fördelas i så fall mellan samtliga samverkanskommuner enligt principerna för kostnadsfördelning enligt samverkansavtalet.
Arvoden och kostnadsersättningar åt ställföreträdare (gode män, förvaltare och förmyndare) omfattas inte av samarbetet. Inte heller omfattas kostnader för arvoden och kostnadsersättningar till överförmyndarnämnden. För dessa kostnader ansvarar respektive kommun, men administration av arvode och kostnadsersättning till ställföreträdarna sköts av Värdkommunen.
ÖFS ska i rimlig omfattning förse samverkanskommunerna med underlag för budget avseende arvode till ställföreträdarna.
§ 17 Ekonomisk redovisning och hantering av överskott/underskott
Värdkommunen ska årligen redovisa föregående års räkenskaper för ÖFS. Redovisning ska ske före den 15 februari.
Eventuellt överskott eller underskott ska fördelas mellan samverkanskommunerna enligt vad som anges i detta avtal avseende kostnadsfördelning enligt § 15. Överskott ska utbetalas till övriga samverkande kommuner. Värdkommunen kan dock bestämma att överskottet istället ska överföras till kommande år. Underskott ska faktureras övriga samverkande kommuner.
Om överskott/underskott uppstår och samverkanskommun anser att överskott/underskott är orimligt stora, gäller vad som stadgas avseende utvärdering/omförhandling i § 25.
Postadress: | Besöksadress: | Telefon: | Fax: |
Mölndals stad | Stadshuset, Xxxxxxxxxxxxxx 0 | 000-315 18 80 | 031-315 18 89 |
§ 18 Fakturering
ÖFS ska fakturera samverkanskommunerna deras andel av de gemensamma kostnaderna. Detta ska ske halvårsvis i förskott.
ÖFS ska därutöver fakturera samverkanskommunerna deras respektive kostnad för utbetalt arvode och kostnadsersättning till ställföreträdarna. Fakturering ska ske i efterskott och som mest omfatta ett kvartal. ÖFS ska vid faktureringen även redovisa och avräkna/kreditera eventuell utbetald ersättning enligt 10 § andra stycket.
Samverkanskommunerna ska, avseende all fakturering, erlägga betalning inom trettio dagar från fakturadatum.
§ 19 Insyn i nämndens verksamhet
Kommunfullmäktige i respektive samverkanskommun har rätt att begära upplysningar från Nämnden. Ordföranden, vice ordföranden samt verksamhetschefen för ÖFS är skyldiga att lämna upplysningar vid fullmäktiges sammanträden om det inte finns något hinder mot det på grund av sekretess.
Ledamöter i Kommunfullmäktige i samverkanskommunerna får ställa interpellationer och frågor om Nämndens handläggning. Interpellationer ska riktas till Nämndens ordförande.
Nämnden ska också ha möjlighet att, när det är befogat, bjuda in förtroendevald från annat parti i samverkansverkankommunerna än de som finns representerade genom dess respektive ledamot och ersättare.
§ 20 Personuppgifter
Nämnden är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas i nämndens verksamhet. Nämnden utser och bekostar sitt eget dataskyddsombud. Vid större personuppgiftsincidenter ska nämnden underrätta samtliga samverkanskommuner.
§ 21 Revision och frågor om ansvarsfrihet
Nämndens verksamhet ska granskas av revisorerna i var och en av Samverkanskommunerna. Fråga om ansvarsfrihet för Nämnden ska prövas av Kommunfullmäktige i var och en av samverkanskommunerna avseende de ledamöter och ersättare som valts av respektive Kommunfullmäktige.
Postadress: | Besöksadress: | Telefon: | Fax: |
Mölndals stad | Stadshuset, Xxxxxxxxxxxxxx 0 | 000-315 18 80 | 031-315 18 89 |
§ 22 Förändring av verksamhetens omfattning
Förändring av verksamheten enligt detta avtal ska ske efter samråd och godkännande av samtliga samverkanskommuner.
§ 23 Avtalstid och uppsägning
Avtalet gäller från och med den 1 januari 2023. Dessförinnan ska samverkanskommunerna, under ledning av ÖFS, förbereda för att Nämnden ska kunna tillträda och verka enligt nytt avtal och reglemente. Det åligger samverkanskommunerna att informera respektive valberedning om deras skyldighet att samråda kring nomineringen av ledamöter och ersättare samt val av ordförande och vice ordförande.
Avtalstiden är en mandatperiod (4 år) och ska sägas upp för att upphöra att gälla. Om avtalet inte sägs upp senast 18 månader före avtalstidens utgång förlängs avtalet med 4 år för varje gång med 18 månaders uppsägning. Uppsägningstiden om 18 månader ska ses mot bakgrund av att såväl värdkommunen som övriga samverkande kommuner ska få rimlig tid för anpassning av sina personalresurser.
Uppsägning av avtalet gäller endast för den samverkanskommun som säger upp avtalet. För övriga fortsätter avtalet att gälla såvida omständigheterna inte är sådana att samarbetet uppenbarligen inte kan fortsätta. Det åligger i så fall samverkanskommunerna att med god framförhållning besluta upphäva det gemensamma reglementet för Nämnden till nästkommande mandatperiod. Det åligger även de kvarvarande samverkanskommunerna att komma överens om ett nytt gemensamt reglemente och ett reviderat samverkansavtal.
§ 24 Tillägg/ändringar
Tillägg och ändringar av detta avtal ska ske skriftligen för att vara gällande. Beslut om tillägg/ändringar ska fattas enhälligt om inget annat anges.
§ 25 Utvärdering/omförhandling
ÖFS verksamhet och ekonomi utvärderas kontinuerligt i samråd med samverkanskommunerna.
Omförhandling av avtalet kan påkallas av respektive samverkanskommun efter skriftlig underrättelse till ÖFS. ÖFS ska då kalla till gemensamma överläggningar mellan samverkanskommunerna.
Postadress: | Besöksadress: | Telefon: | Fax: |
Mölndals stad | Stadshuset, Xxxxxxxxxxxxxx 0 | 000-315 18 80 | 031-315 18 89 |
Om samverkanskommun efter omförhandling inte kan enas om ändringar/tillägg gäller avtalet på oförändrade villkor intill dess att avtalet upphör för samverkanskommunerna enligt vad som stadgas i bestämmelsen om uppsägning (§ 23).
§ 26 Överlåtelse av avtal
Detta avtal får inte överlåtas på annan utan skriftligt medgivande från samtliga samverkans- kommuner.
§ 27 Tvist
Tvist ska i första hand lösas genom förhandlingar. Om detta visar sig ogörligt ska tvist prövas enligt svensk lag av svensk allmän domstol.
§ 28 Force Majeure
Värdkommunen och övriga samverkande kommuner är befriade från att fullgöra sina skyldigheter enligt detta avtal endast om utförandet hindras eller oskäligt betungas på grund av händelser utanför partens kontroll samt att dessa händelser inte kunnat förutses. Sådan befrielsegrund kan utgöras av exempelvis naturkatastrof, krigsutbrott eller strejker bortom partens kontroll.
Befrielsegrund får inte åberopas med mindre än att part kan visa att alla skäliga åtgärder för att undanröja eller begränsa hindrets verkan vidtagits och att part efter att hindret eventuellt undanröjts försökt fullgöra sitt åtagande.
§ 29 Samarbetets upphörande
I det fall ÖFS upphör eller en samverkanskommun sagt upp detta avtal enligt § 23 ska eventuella överskott/underskott enligt § 17, övriga eventuella tillgångar/skulder samt avvecklingskostnader fördelas på samma sätt som kostnaderna för organisationens verksamhet enligt § 15.
ÖFS ska överlämna personakter och register till respektive kommun vid samarbetets upphörande.
Postadress: | Besöksadress: | Telefon: | Fax: |
Mölndals stad | Stadshuset, Xxxxxxxxxxxxxx 0 | 000-315 18 80 | 031-315 18 89 |
§ 30 Avtalets giltighet
Detta avtal är giltigt under förutsättning att det godkänns av kommunfullmäktige i samtliga samverkanskommuner senast den 31 maj 2022 och att kommunfullmäktige i samtliga samverkanskommuner inom samma tid antar ett reglemente för Nämnden.
Skulle en av samverkanskommunerna inte godkänna avtalet eller reglementet ska avtalet ändå gälla för övriga kommuner såvida omständigheterna inte är sådana att samarbetet uppenbarligen inte kan fortsätta. Det åligger i så fall Värdkommunen att snarast möjligt arbeta fram förslag på nytt avtal och reglemente som Kommunfullmäktige i de kvarvarande samverkanskommunerna kan anta. För det fall kommunfullmäktiges beslut att godkänna avtalet eller att anta gemensamt reglemente inte skulle vinna laga kraft innan avtalet börjar gälla äger berörd samverkanskommun rätt att bedöma om beslutet alltjämt ska verkställas.
Skulle beslutet därefter upphävas av domstol åligger det alla samverkanskommuner att underlätta för den berörda kommunen att kunna rätta beslutet, exempelvis genom att arbeta fram nytt avtal eller reglemente.
§ 31 Originalavtal
Detta avtal har upprättats i fem original varav parterna tagit var sitt.
Härryda den För Härryda kommun
Xxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxx
Kommunstyrelsens ordförande Kommundirektör
Kungsbacka den För Kungsbacka kommun
Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx
Kommunstyrelsens ordförande Kommundirektör
Postadress: | Besöksadress: | Telefon: | Fax: |
Mölndals stad | Stadshuset, Xxxxxxxxxxxxxx 0 | 000-315 18 80 | 031-315 18 89 |
Mölndal den För Mölndals stad
Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxx Xxxx
Kommunstyrelsens ordförande Stadsdirektör
Partille den För Partille kommun
Xxxxxx Xxxxx Xxx Xxxxxxxxx
Kommunstyrelsens ordförande Kommundirektör
Öckerö den
För Öckerö kommun
Xxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx
Kommunstyrelsens ordförande Kommundirektör
Postadress: | Besöksadress: | Telefon: | Fax: |
Mölndals stad 431 82 MÖLNDAL | Stadshuset, Xxxxxxxxxxxxxx 0 000-315 18 80 xxx.xxxxxxx.xx Page 35 of 171 | 031-315 18 89 | |
Dokumenttyp Reglemente | Beslutad av Kommunfullmäktige i samtliga samverkanskommuner | Fastställd Se ingress |
Dokumentansvarig Nämndsekreterare | Gäller för Nämnden för överförmyndare i samverkan – Härryda, Kungsbacka, Mölndal, och Partille och Öckerö | Reviderad |
REGLEMENTE FÖR NÄMNDEN FÖR ÖVERFÖRMYNDARE I SAMVERKAN - HÄRRYDA, KUNGSBACKA, MÖLNDAL, OCH PARTILLE OCH ÖCKERÖ
Antaget av kommunfullmäktige i Härryda kommun XXXXXX § XX Antaget av kommunfullmäktige i Kungsbacka kommun XXXXXX § XX Antaget av kommunfullmäktige i Mölndals stad XXXXXX § XX Antaget av kommunfullmäktige i Partille kommun XXXXXX § XX Antaget av kommunfullmäktige i Öckerö kommun XXXXXX § XX
Härryda, Kungsbacka, Mölndal, och Partille och Öckerö kommuner har i avtal kommit överens om att inrätta en gemensam nämnd inom överförmyndarverksamheten. Detta görs i enlighet med främst 19 kap föräldrabalken (1949:381) och 9 kap 19 – 35 § kommunallagen (2017:725). Nämnden ska heta Nämnden för överförmyndare i samverkan - Härryda, Kungsbacka, Mölndal, och Partille och Öckerö.
Mölndals stad är värdkommun och den gemensamma nämnden ingår i värdkommunens organisation. Nämndens och överförmyndarorganisationens närmare uppgifter har preciserats i en särskild överenskommelse; Avtal jämte Tilläggsavtal avseende gemensam överförmyndarnämnd för Härryda, Kungsbacka, Mölndal, och Partille och Öckerö kommuner.
Utöver det som föreskrivs i kommunallagen, föräldrabalken, andra lagar, gäller bestämmelserna i detta reglemente för den gemensamma nämnden.
Reglementet träder i kraft den 1 januari 201923.
VERKSAMHETSOMRÅDE
§ 1 Huvudarbetsuppgifter
Nämnden ansvarar för och verkställer överförmyndarverksamheten i Härryda, Kungsbacka, Mölndal, och Partille och Öckerö kommuner.
Nämnden är en rättsvårdande myndighet i första instans. Nämndens huvudsakliga uppgift är att utöva tillsyn över förmyndares, gode mäns och förvaltares verksamhet.
§ 2 Uppgifter med hänvisning till författning
Överförmyndarnämnden fullgör de samverkande kommunernas uppgifter enligt nedan angivna lagar jämte föreskrifter rörande verksamhetsområdet i andra författningar.
1. Föräldrabalken (1949:381), i de delar som avser överförmyndarverksamheten
2. Förmynderskapsförordningen (1995:379)
3. Lagen (2005:429) om god man för ensamkommande barn
§ 3 Allmänna uppgifter
Nämnden ska arbeta för långsiktigt hållbar utveckling ur ekonomiskt, socialt och ekologiskt perspektiv.
Nämnden ska, inom ramen för sitt uppdrag, uppdatera och förenkla sitt regelbestånd. Nämnden ska informera om sin verksamhet i alla de samverkande kommunerna.
Nämnden ska utveckla brukarinflytandet och dialogen med kommuninvånarna i alla samverkande kommuner.
Nämnden ska samverka med övriga kommunala nämnder i samverkanskommunerna, andra myndigheter och med enskilda organisationer som berörs av nämndens verksamhetsområde.
Nämnden ska följa utvecklingen inom sitt verksamhetsområde och ska hos berörd kommun- fullmäktige, kommunstyrelse eller annan nämnd lägga fram de förslag som behövs.
Nämnden ska lämna yttranden som berör dess verksamhet.
MANDATPERIOD OCH SAMMANSÄTTNING
§ 4 Mandatperiod
Mandatperioden för ledamöter och ersättare i nämnden är fyra år räknat från och med den 1 januari året efter det att allmänna val till kommunfullmäktige hållits i hela landet.
§ 5 Nämndens sammansättning
Nämnden består av fem fyra ledamöter och fem yra ersättare. Varje kommun väljer en ledamot och en ersättare.
Ledamot eller ersättare får inte ha uppdrag som god man eller förvaltare inom nämndens verksamhetsområde.
§ 6 Utskott
Nämnden ska inte ha något utskott.
ORDFÖRANDESKAP
§ 7 Ordförande
Värdkommunen väljer ordförande och vice ordförande bland nämndens ledamöter.
§ 8 Ordförandens uppgifter
Det är ordförandens uppgift att svara för ledning, samordning och övervakning av nämndens samlade verksamhet. Detta innebär bland annat att:
1. fullgöra de uppgifter som föreskrivs i lag eller i nämndens reglementen,
2. leda nämndens verksamhet,
3. följa samverkansorganisationens arbete
4. överlägga med chefen för samverkansorganisationen,
5. överlägga med företrädare för myndigheter och andra kommunala och regionala organ,
6. representera nämnden genom kontakter med massmedia och med allmänheten i ärenden som berör nämndens arbetsområde,
7. i övrigt vara tillgänglig för uppdrag inom ramen för nämndens arbetsområde i den omfattning nämnden beslutar.
Nämndens ordförande representerar nämnden vid uppvaktningar hos myndigheter, konferenser och sammanträden om inte nämnden bestämmer annat.
§ 9 Ersättare för ordföranden
Vice ordföranden stödjer ordföranden vid verkställandet av dennes uppgifter och går, vid förfall för ordföranden, in i dennes ställe.
Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan delta i ett helt sammanträde fullgör för tillfället den till åldern äldste ledamoten ordförandens uppgifter. Nämnden har rätt att välja annan ledamot till ordförande för mötet.
ARBETSFORMER
§ 10 Sammanträden
Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Nämnden sammanträder i värdkommunen om inte nämnden i särskilt fall beslutar något annat.
§ 11 Kallelse
Ordförande ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla tid och plats för sammanträdet. Xxxxxxxxx ska på lämpligt sätt sändas till varje ledamot och ersättare samt annan som får närvara på sammanträdet senast fem dagar före sammanträdesdagen.
Kallelsen bör åtföljas av en föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen.
I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt.
När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den till åldern äldste ledamoten gör det.
§ 12 Anmälan av förhinder
En ledamot eller ersättare som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller del av sammanträde ska snarast anmäla detta till nämndens sekretariat.
§ 13 Ledamöternas och ersättarnas tjänstgöring
Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till eller att vidare delta i ett sammanträde ska i första hand ersättaren från den kommun som valt ledamoten tjänstgöra i dennes ställe. Kompletterande inträdesordning ska beslutas av kommunfullmäktige i Värdkommunen.
En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt i ledamotens ställe.
En ledamot eller ersättare som avbryter sin tjänstgöring på grund av jäv får åter tjänstgöra sedan ärendet har handlagts.
En ledamot som avbryter tjänstgöringen på grund av annat hinder än jäv får endast tjänstgöra åter om ersättare från annan kommun har trätt in.
Ersättarna har rätt att närvara på sammanträde även när de inte tjänstgör.
§ 14 Yttranderätt för ersättare
Ersättare som inte tjänstgör har rätt att yttra sig och delta i överläggningarna men får inte lägga yrkanden eller förslag och inte heller delta i beslut. Ersättare har rätt att få sin mening antecknad i protokollet.
§ 15 Slutna sammanträden
Nämndens sammanträden ska hållas inom stängda dörrar.
§ 16 Ordningen vid sammanträden
Ordföranden ansvarar för ordningen under sammanträdet.
Nämnden får, om den finns skäl för det, besluta att ljud- eller bildupptagning inte får förekomma vid nämndens sammanträden.
Sammanträdena sker som huvudregel på plats. Nämnden får, om det finns skäl till det, besluta om att sammanträdena helt eller delvis kan ske på distans förutsatt att informationssäkerhet och kraven i kommunallagen upprätthålls. Nämnden får inte sammanträda med ledamöter närvarande på distans.
§ 17 Närvarorätt
Vid nämndens sammanträden får, utöver de som ska kallas till sammanträdet, i den mån nämnden inte beslutar annat,
1. nämndens sekreterare närvara,
2. chefen för samverkansorganisationen närvara och delta i överläggningarna,
3. föredragande tjänsteman närvara och delta i överläggningarna.
Nämnden får kalla annan förtroendevald i någon samverkanskommun att närvara vid behandlingen av vissa frågor. Denne har i sådana fall rätt att yttra sig och delta i överläggningarna.
Personalföreträdare har inte rätt att närvara vid nämndens sammanträden.
§ 18 Sekreterare
Chefen för samverkansorganisationen bestämmer om sekreterarskap för nämndens sammanträden.
§ 19 Justering och tillkännagivande av protokoll
Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot.
Nämndens kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt innan nämnden justerar den.
Nämndens protokoll ska tillkännages på varje samverkanskommuns digitala anslagstavla.
§20 Reservation
En ledamot som har reserverat sig mot ett beslut och vill motivera sin reservation ska göra detta skriftligt. Motiveringen ska lämnas före den tidpunkt som fastställts för justering av protokollet.
§ 21 Delgivning
Delgivning med nämnden sker med ordföranden eller anställd som nämnden bestämmer.
§ 22 Undertecknande av handlingar
Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutats av nämnden ska undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av anställd som nämnden bestämmer.
§ 23 Delegation av beslutanderätt
Nämnden kan enligt föräldrabalkens och kommunallagens bestämmelser delegera sin beslutanderätt. Omfattningen och formerna för sådan delegering bestämmer nämnden i särskild delegationsordning.
DELEGATION FRÅN FULLMÄKTIGE OCH ANDRA SÄRSKILDA UPPGIFTER
§ 24 Övrig delegering från kommunfullmäktige
Kommunfullmäktige i respektive samverkanskommun delegerar, i de delar som berör den egna kommunen, till nämnden att inom sitt verksamhetsområde och utan kommunfullmäktiges särskilda godkännande, under förutsättning att ärendet inte är av principiell betydelse eller annars av större vikt:
1. själv eller genom ombud föra samverkanskommuns talan i alla mål och ärenden som faller inom nämndens verksamhetsområde, med rätt att å samverkanskommunernas vägnar träffa överenskommelse om betalning, ingå förlikning och sluta annat ekonomiskt avtal.
2. lämna yttranden i offentliga utredningar, promemorior, lagförslag och motsvarande i de fall frågan endast berör nämndens verksamhetsområde och inte bedöms vara av strategisk betydelse för samverkanskommun av dess kommunstyrelse
§ 25 Diarium och arkiv
Nämnden ansvarar för eget diarium. Nämnden ansvarar för det egna arkivet enligt vad som anges i värdkommunens arkivreglemente.
§ 26 Personuppgiftsansvar
Nämnden är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas i nämndens verksamhet. Nämnden utser sitt eget dataskyddsombud.
§ 27 Internkontroll och rapportering till kommunfullmäktige
Nämnden ansvarar för att den interna kontrollen är ändamålsenlig och tillräcklig och i enlighet med vad som anges i värdkommunens reglemente för intern kontroll. Nämnden ska rapportera till fullmäktige i samtliga samverkanskommuner.
När nämnden antar verksamhetsplan och behandlar sin verksamhetsberättelse ska detta utan dröjsmål skickas till kommunstyrelsen i samtliga samverkanskommuner för kännedom. Nämnden ska även i övrigt, på lämpligt sätt, hålla respektive kommunstyrelse kontinuerligt informerad om sin verksamhet.
§ 28 Personal
Värdkommunen ansvarar för anställande av personal.
Kommenterad [A1]: Genom att inte skriva ut lagnamn undviker vi att vi reglementet behöver uppdateras vid ändring av lag.
Nämnden ansvarar för arbetsmiljön enligt arbetsmiljölagen (1977:1160) för all personal i verksamheten.
Nämnden ska, för den personal som omfattas av nämndens ansvar enligt ovan, även besluta i alla sådana personalärenden som inte ska avgöras av värdkommunens personalorgan.
§ 29 Extraordinär händelse
Vid extraordinär händelse som avses i lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap kan samverkanskommunernas respektive krisledningsnämnd ta över hela eller delar av nämndens verksamhetsområde som berör samverkanskommunen och i den utsträckning som är nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsens art och omfattning. När förhållandena tillåter det ska krisledningsnämnden besluta att uppgifterna går tillbaka till nämnden.
Kostnadsfördelning ÖFS
På uppdrag av kommundirektörerna i samverksamskommunerna har enhetschef för Överförmyndare i samverkan gjort en översyn gällande kostnadsfördelningen avseenende ÖFS:s kostnader inför att ytterligare en kommun, Öckerö, ska ingå i samverkan.
Tidigare fördelades kostnaderna helt efter befolkningsmängd och i hela procenttal. Då Öckerö är en betydligt mindre kommun än övriga samverkanskommuner kan denna fördelning bli skev, eftersom de stordriftsfördelar som ryms inom samverkan inte kan motsvaras av den lilla procentdel som innefattas i Öckerös befolkningsdel.
Baserat på detta och baserat på att kostnaderna för samtliga kommuner inte ska skilja sig i någon större utsträckning i förhållande till innan Öckerö ingår i samverkan har ett nytt förslag på kostnadsfördelning tagits fram.
Förslaget är att samtliga samverkanskommuner står för en fast avgift om 150 000 kronor var. Det som kvarstår av budgeten efter dessa 750 000 kronor fördelas precis som innan enligt befolkningsmodell, men med en decimal på procenttalen för att få ännu mer rättvisa. Denna nya kostnadsfördelningsmodell leder till en mer rättvis fördelning i förhållande till att det finns flera stordriftsfördelar med att ingå i en gemensam organisation samt att det finns fasta kostnader som skulle uppstå för varje kommun enskilt om vi inte samverkade och att det därför kan anses mer rättvist med en fast avgift för att jämna ut skillnaderna som uppstår i att det är olika storlek på kommunerna.
Denna fördelning gör att de flesta kommuner får en något minskad kostnad jämfört med budget 2021 och 2022. Om man utgår ifrån att budgeten 2023 kommer likna den 2021 (eftersom vi 2022 hade ökade kostnader på grund av upphandling av nytt verksamhetssystem), kommer samtliga kommuners kostnad att minska utom Härrydas som kommer öka något. Till detta kan tilläggas att Härrydas procentandel av invånarna har fluktuerat och ibland gått upp en procentandel och ibland ner en procentandel, varför Härrydas kostnad för 2021 slog över till det lägre procenttalet. Öckerö har tidigare inte ingått i kostnadsfördelningen utan har haft en fast avgift som räknats upp med ca 2 % per år. 2021 betalade de 627 000 kronor och 2022 betalade de 641 000 kronor. I denna nya modell ska de om man utgår från 2021 års budget betala 638 923 kronor.
Det bör också lyftas att det från start funnits en kännedom hos alla kommuner om att det inte går att skapa en totalt rättvis modell, utan det viktigaste är att det blir en bra och stabil verksamhet och att ett år kanske en komun hamnar något högre i kostnader och året efter
Postadress: | Besöksadress: | Telefon: | Fax: |
Mölndals stad | Stadshuset, Xxxxxxxxxxxxxx 0 | 000-315 18 80 | 031-315 18 89 |
kanske det blir tvärtom. Det finns önskemål om en fortsatt förståelse och öppenhet kring detta.
Det bör förtydligas att summorna i modellen baseras på befolkningsmängd sista december 2020 och budget 2021 respektive 2022. Summorna kan komma att förändras dels beroende på budget och dels beroende på befolkningsmängd, men syftet har varit att skapa en rättvis modell trots olika storlek på kommunerna.
Exempel: | |||
Befolkning | invånare per sista dec 2020* | ||
Härryda | 38 246 | 0,1557735 | 15,6 |
Kungsbacka | 84 930 | 0,3459146 | 34,6 |
Mölndal | 69 901 | 0,2847024 | 28,5 |
Partille | 39 512 | 0,1609299 | 16,1 |
Öckerö | 12 934 | 0,0526793 5,2 | |
245 523 | 100,00 | ||
*invånartalet ändras från år till år och kan påverka fördelningen
Budget | 2021 | 2022 |
Härryda | 1 524 058 | 1 681 472 |
Kungsbacka | 3 524 383 | 3 888 404 |
Mölndal | 2 857 608 | 3 152 760 |
Partille | 1 619 311 | 1 786 564 |
Öckerö 627 000 641 000
Summa budget 10 152 360 11 152 222
Kostnad per kommun om budgeten liknar den 2021:
Fast avgift | resterande* | totalt | |
Härryda | 150 000 | 1 466 768,10 | 1 616 768,10 |
Kungsbacka | 150 000 | 3253216,5 | 3 403 216,50 |
Mölndal | 150 000 | 2679672,6 | 2 829 672,60 |
Partille | 150 000 | 1513779,9 | 1 663 779,90 |
Öckerö | 150 000 | 488922,72 | 638 922,72 |
750 000 | 9 402 360 | 10 152 360 |
* budgeten minus 750 000, belopp (baserat på folkmängd)
Postadress: | Besöksadress: | Telefon: | Fax: |
Mölndals stad | Stadshuset, Xxxxxxxxxxxxxx 0 | 000-315 18 80 | 031-315 18 89 |
Nämnden för överförmyndare i samverkan
§ 104 Dnr 00069/20211.1.3.
Nytt avtal avseende gemensam överförmyndarnämnd
Beslut
Nämnden för överförmyndare i samverkan tillstyrker Avtal avseende gemensam överförmyndarnämnd för Härryda, Kungsbacka, Mölndal, Partille och Öckerö kommuner enligt bilaga 1.
Nämnden för överförmyndare i samverkan tillstyrker att Reglemente för Nämnden för överförmyndare i samverkan – Härryda, Kungsbacka, Mölndal, Partille och Öckerö antas, enligt bilaga 2.
Ärendet
Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommuner kom under 2015 överens om att samverka i en gemensam överförmyndarorganisation Överförmyndare i Samverkan – Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille (ÖFS). Verksamhetsövergången ägde rum den 1 oktober 2015.
Samverkanskommunerna inrättade en gemensam överförmyndarnämnd som trädde i kraft 1 januari 2019. Öckerö kommun har ingått i tjänstemannaorganisationen från och med 1 februari 2019, men har inte ingått i den gemensamma nämnden.
Det har framkommit ett önskemål från Öckerö kommun om att ingå i den gemensamma nämnden och övriga kommuner har ställt sig positiva till detta. Ett förslag på nytt avtal samt nytt reglemente har nu arbetats fram, där samtliga fem kommuner är inkluderade i nämnden. Avtal och reglemente är i stort sett identiskt med tidigare avtal, men med några mindre justeringar i formuleringar samt en ny kostnadsfördelning, se bilaga 3.
Ärendets behandling
Förslag till nytt avtal Förslag till nytt reglemente
Förklaring till ny kostnadsfördelning Tjänsteskrivelse, den 11 november 2021 Förslag till beslut
Nämnden för överförmyndare i samverkan tillstyrker Avtal avseende gemensam
överförmyndarnämnd för Härryda, Kungsbacka, Mölndal, Partille och Öckerö kommuner enligt bilaga 1.
Nämnden för överförmyndare i samverkan
Nämnden för överförmyndare i samverkan tillstyrker att Reglemente för Nämnden för överförmyndare i samverkan – Härryda, Kungsbacka, Mölndal, Partille och Öckerö antas, enligt bilaga 2.
Beslutsgång
Ordförande frågar om förslag till beslut kan antas och finner att så sker.
Expedieras till
Kommunstyrelsen/Kommunfullmäktige i Härryda kommun Kommunstyrelsen/Kommunfullmäktige i Kungsbacka kommun Kommunstyrelsen/Kommunfullmäktige i Mölndals stad Kommunstyrelsen/Kommunfullmäktige i Partille kommun Kommunstyrelsen/Kommunfullmäktige i Öckerö kommun
Page 46 of 171
Page 47 of 171