Common use of DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Clause in Contracts

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL REGISTRO Y/O DOCUMENTO 1 CONSOLIDAR LOS SOPORTES PARA ELABORACIÓN DEL ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO Y/O CONVENIO: El supervisor y/o interventor del contrato deberán allegar respectivos soportes para realizar la terminación y liquidación del contrato; para tal fin el elaborará la Certificación sobre la ejecución y cumplimiento del objeto contractual; a su vez solicitará el Estado de Cuenta a la Dirección Financiera y certificar la forma como se amortizó el anticipo del contrato (si aplica). Una vez terminado el plazo contractual Supervisor o interventor del contrato o convenio Director financiero Certificación de ejecución y cumplimiento del objeto contractual. Certificación del estado de cuenta Certificación de amortización del anticipo si aplica. 2 REMISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN A LA OFICINA JURÍDICA: El supervisor o interventor entregará los documentos soportes a la Oficina Jurídica- Coordinación de contratos, Máximo Cinco días hábiles siguientes al recibido de la documentación Jefe de la Oficina Jurídica Coordinador Grupo de Contratos de la Oficina Jurídica. Revisión de la documentación soporte # ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL REGISTRO Y/O DOCUMENTO donde se asignará un profesional de dicho grupo para el cotejo del cumplimiento de los documentos, según lo establecido en el contrato principal y sus modificaciones (cuando a ello hubiere lugar), en cuanto a su ejecución y al cumplimiento de las obligaciones. Si la información necesaria para elaborar el acta de terminación y liquidación no se encuentra completa; el coordinador de contratos dentro de los cinco días hábiles siguientes al recibo de la documentación devolverá mediante memorando al supervisor o interventor la documentación para que ésta sea complementada en la Oficina Jurídica/Coordin ación contratos, en el caso de requerir ajustes de la documentación Profesional asignado del grupo de contratos 3 PROYECTAR EL ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO, BAJO LOS PRECEPTOS Y FUNDAMENTOS LEGALES. El profesional asignado del grupo de contratos de la oficina jurídica, elaborará el acta de terminación y liquidación del contrato Máximo tres días hábiles siguientes al recibo de la documentación soporte Profesional asignado del Grupo de Contratos de la Oficina Jurídica Acta de terminación y liquidación del contrato 4 JEFE DE LA OFICINA JURÍDICA APRUEBA EL ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO Y LA REMITE AL ORDENADOR DEL GASTO PARA SU FIRMA: Una vez sea revisada el acta de terminación y liquidación del contrato por el Jefe de la Oficina Jurídica al ordenador del gasto. Máximo a los dos días hábiles siguientes a la remisión del acta por el Jefe de la Oficina Jurídica al Ordenador del Gasto Jefe de la Oficina Jurídica y ordenador del gasto Aprobación del acta de terminación y liquidación del contrato. Acta de terminación y liquidación del contrato # ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL REGISTRO Y/O DOCUMENTO 5 NOTIFICAR AL CONTRATISTA PARA LA FIRMA DEL ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN: la Oficina Jurídica- Coordinación contratos comunicará al contratista que el acta de Terminación y liquidación del contrato se encuentra lista para su firma Cuando lo remita el ordenador del gasto Grupo de Contratos- Coordinador de Contratos profesional asignado del Grupo de Contratos de la Oficina Jurídica 6 FIRMA DEL ACTA POR PARTE DEL CONTRATISTA: una vez firmada el acta de terminación y liquidación por el contratista, se legaliza la misma remitiendo copia al Gerente Administrativo y financiero y al supervisor o interventor del contrato. Cuando firme el contratista Profesional del Grupo de Contratos- Coordinador de Contratos Gerente Administrativo y Financiero Supervisor e interventor Acta de terminación y liquidación del contrato 7 PUBLICAR EN EL SECOP EL ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO: El profesional responsable del Grupo de contratos de la Oficina Jurídica de la entidad publicará en el SECOP dentro de los tres días siguientes a la suscripción del acta de terminación y liquidación del contrato; dicha actuación. Dentro de los tres días siguientes a la firma del acta de liquidación y terminación del objeto contractual Profesional del Grupo de Contratos Revisión de publicación en el SECOP Publicación en el SECOP

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL REGISTRO Y/O DOCUMENTO 1 CONSOLIDAR LOS SOPORTES PARA ELABORACIÓN DEL ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO Y/O CONVENIO: El supervisor y/o interventor del contrato deberán allegar respectivos soportes para realizar la terminación Se realizará una publicación a través de prensa escrita y liquidación del contrato; para tal fin el elaborará la Certificación páginas oficiales de PDVSA sobre la ejecución disponibilidad de LOCALES COMERCIALES UBICADOS EN LA TORRE C-07 DE LA URBANIZACIÓN FUERTE TIUNA, PARROQUIA EL XXXXX, MUNICIPIO LIBERTADOR, DISTRITO Los locales comerciales arrendar son los siguientes: N° DESCRIPCIÓN LOCAL N° L02 Este local cuenta con un área total de 56,64 m². Áreas Útil Techada, Un (1) Baño, Un (1) Lavamanos, Una (1) Batea, Un (1) Cuarto Dos (2) Áreas Generales. Asimismo, cuenta con servicios de electricidad de 100 V y cumplimiento 220 V, conectores de voz y data, acceso individual, iluminación y desagüe. LOCAL N° L03 Este local cuenta con un área total de 49,31 m². Áreas Útil Techada, Área de acceso Un (1) batea Un (1) Área xx xxxxxx. Un (1) cuarto Dos (2) áreas generales Asimismo, cuenta con servicios de electricidad de 100 V y 220 V, conectores de voz y data, acceso individual, iluminación y desagüe. Los interesados deberán descargar a través del objeto contractual; Link que se describe en la publicación las Condiciones de Arrendamiento del Procedimiento. Conforme a lo expuesto, los interesados deberán presentar sus propuestas para la utilización del local seleccionado en la fecha indicada. Consignada las ofertas, el Grupo Evaluador designado efectuará su vez solicitará revisión, evaluación y calificación de cada una de las cuales se dejará constancia escrita de cada una. Evaluados los documentos recibidos, la Filial Servicios Inmobiliarios, S.A., otorgará el Estado de Cuenta contrato en su totalidad a la Dirección Financiera empresa seleccionada, siempre y certificar la forma como se amortizó el anticipo del contrato (si aplica). Una vez terminado el plazo contractual Supervisor o interventor del contrato o convenio Director financiero Certificación de ejecución y cumplimiento del objeto contractual. Certificación del estado de cuenta Certificación de amortización del anticipo si aplica. 2 REMISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN A LA OFICINA JURÍDICA: El supervisor o interventor entregará cuando sea conveniente a los documentos soportes a la Oficina Jurídica- Coordinación de contratos, Máximo Cinco días hábiles siguientes al recibido intereses de la documentación Jefe Filial, cumpla con las condiciones de la Oficina Jurídica Coordinador Grupo arrendamiento establecidas, y las normativas legales aplicables. Finalmente, una vez presentadas las respectivas garantías solicitadas se suscribirá un (1) contrato de Contratos arrendamiento por cada local comercial conforme a las asignaciones de la Oficina Jurídica. Revisión de la documentación soporte # ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL REGISTRO Y/O DOCUMENTO donde se asignará un profesional de dicho grupo para el cotejo del cumplimiento de los documentoscada ofertante, según lo establecido en el contrato principal y sus modificaciones (cuando a ello hubiere lugar), en cuanto a su ejecución y al cumplimiento de las obligaciones. Si la información necesaria para elaborar el acta de terminación y liquidación no se encuentra completa; el coordinador de contratos dentro de los cinco días hábiles siguientes al recibo de la documentación devolverá mediante memorando al supervisor o interventor la documentación para siempre que ésta sea complementada en la Oficina Jurídica/Coordin ación contratos, en el caso de requerir ajustes de la documentación Profesional asignado del grupo de contratos 3 PROYECTAR EL ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO, BAJO LOS PRECEPTOS Y FUNDAMENTOS LEGALES. El profesional asignado del grupo de contratos de la oficina jurídica, elaborará el acta de terminación y liquidación del contrato Máximo tres días hábiles siguientes al recibo de la documentación soporte Profesional asignado del Grupo de Contratos de la Oficina Jurídica Acta de terminación y liquidación del contrato 4 JEFE DE LA OFICINA JURÍDICA APRUEBA EL ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO Y LA REMITE AL ORDENADOR DEL GASTO PARA SU FIRMA: Una vez sea revisada el acta de terminación y liquidación del contrato por el Jefe de la Oficina Jurídica al ordenador del gasto. Máximo conveniente a los dos días hábiles siguientes a la remisión del acta por el Jefe intereses de la Oficina Jurídica al Ordenador del Gasto Jefe de la Oficina Jurídica y ordenador del gasto Aprobación del acta de terminación y liquidación del contrato. Acta de terminación y liquidación del contrato # ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL REGISTRO Y/O DOCUMENTO 5 NOTIFICAR AL CONTRATISTA PARA LA FIRMA DEL ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN: la Oficina Jurídica- Coordinación contratos comunicará al contratista que el acta de Terminación y liquidación del contrato se encuentra lista para su firma Cuando lo remita el ordenador del gasto Grupo de Contratos- Coordinador de Contratos profesional asignado del Grupo de Contratos de la Oficina Jurídica 6 FIRMA DEL ACTA POR PARTE DEL CONTRATISTA: una vez firmada el acta de terminación y liquidación por el contratistaPDVSA Servicios Inmobiliarios, se legaliza la misma remitiendo copia al Gerente Administrativo y financiero y al supervisor o interventor del contrato. Cuando firme el contratista Profesional del Grupo de Contratos- Coordinador de Contratos Gerente Administrativo y Financiero Supervisor e interventor Acta de terminación y liquidación del contrato 7 PUBLICAR EN EL SECOP EL ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO: El profesional responsable del Grupo de contratos de la Oficina Jurídica de la entidad publicará en el SECOP dentro de los tres días siguientes a la suscripción del acta de terminación y liquidación del contrato; dicha actuación. Dentro de los tres días siguientes a la firma del acta de liquidación y terminación del objeto contractual Profesional del Grupo de Contratos Revisión de publicación en el SECOP Publicación en el SECOPS.A.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL REGISTRO Y/O DOCUMENTO 1 CONSOLIDAR LOS SOPORTES PARA ELABORACIÓN # de creaciones de puestos aprobadas/ # de creaciones planificadas NOMBRE DEL ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO Y/O CONVENIO: El supervisor y/o interventor del contrato deberán allegar respectivos soportes para realizar la terminación y liquidación del contrato; para tal fin INDICADOR Mide el elaborará la Certificación sobre la ejecución y cumplimiento del objeto contractual; a su vez solicitará el Estado de Cuenta a la Dirección Financiera y certificar la forma como se amortizó el anticipo del contrato (si aplica). Una vez terminado el plazo contractual Supervisor o interventor del contrato o convenio Director financiero Certificación de ejecución y cumplimiento del objeto contractual. Certificación del estado de cuenta Certificación de amortización del anticipo si aplica. 2 REMISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN A LA OFICINA JURÍDICA: El supervisor o interventor entregará los documentos soportes a la Oficina Jurídica- Coordinación de contratos, Máximo Cinco días hábiles siguientes al recibido de la documentación Jefe de la Oficina Jurídica Coordinador Grupo de Contratos de la Oficina Jurídica. Revisión de la documentación soporte # ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL REGISTRO Y/O DOCUMENTO donde se asignará un profesional de dicho grupo para el cotejo del cumplimiento de los documentos, según lo establecido en el contrato principal y sus modificaciones (cuando a ello hubiere lugar), en cuanto a su ejecución y al cumplimiento de las obligacionesdirectrices generadas por el MDT para las creaciones de puestos DESCRIPCIÓN % UNIDAD DE MEDIDA %CPA= *100% FÓRMULA DE CÁLCULO 90% META 85% LÍMITE DE ESPECIFICACIÓN INFERIOR 95% LÍMITE DE ESPECIFICACIÓN SUPERIOR Analista de Fortalecimiento Institucional RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN Director de Fortalecimiento Institucional RESPONSABLE DE REVISIÓN Anual FRECUENCIA DE MEDICIÓN Anual FRECUENCIA DE REVISIÓN Resoluciones de creaciones de puestos aprobadas emitidas por el MDT FUENTE DE INFORMACIÓN / CAPTURA DE DATOS Página 16 de 24  La Máxima Autoridad o su Delegado de la Instituciones que se encuentran dentro del ámbito de la LOSEP, a través de la Unidad de Administración xx Xxxxxxx Humano, serán los responsables de aplicar lo que establece la Ley Orgánica del Servicio Público, su Reglamento General y el Oficio Circular No. Si MDT-DM-2015-0001, relacionado con las directrices para la información necesaria Creación de puestos para elaborar el acta año 2015.  El Ministerio del Trabajo, a partir de terminación la presente fecha, no aprobará contratos de servicios ocasionales que superarán el 20%, acorde a lo prescrito por el artículo 58 de la LOSEP. Las autorizaciones emitidas por este Ministerio, para contratar personal bajo la modalidad de contrato de servicios ocasionales y liquidación no que superen el 20% de la totalidad, tendrán validez hasta el 30 xx xxxxx del 2015.  Las Unidades de Administración xx Xxxxxxx Humano o quien hiciere sus veces de las Instituciones del Estado, determinarán si la necesidad de trabajo ocasional que motivó el contrato persiste y si las actividades objeto del mismo son permanentes; y, si es así deberán requerir al Ministerio del Trabajo la creación del puesto respectivo, en aplicación del inciso cuarto del artículo 143 del Reglamento General a la LOSEP.  Las UATH o quien hiciere sus veces de las instituciones que se encuentra completa; el coordinador encuentren dentro del ámbito de contratos dentro la LOSEP, solicitarán al Ministerio del Trabajo las creaciones de puestos derivadas de la directriz precedente, sobre la base del 80% del total de la asignación presupuestaria de los cinco días hábiles siguientes al recibo contratos de servicios ocasionales bajo el régimen de la documentación devolverá mediante memorando al supervisor o interventor Ley Orgánica del Servicio Público, incluido los beneficios xx Xxx y los aportes a la documentación para seguridad social. Esta información deberá ser remitida hasta el 20 xx xxxxx de 2015.  En aquellas Instituciones que ésta sea complementada en la Oficina Jurídica/Coordin ación contratoscuenten con Manual de Descripción, Valoración y Clasificación de puestos Institucional, las creaciones de los puestos de los procesos sustantivos se realizarán acorde a este instrumento; en el caso de requerir ajustes los procesos adjetivos las creaciones se realizarán exclusivamente hasta el grado 13 de la documentación Profesional asignado escala de remuneraciones mensuales unificadas emitidas por este Ministerio, con excepción de los puestos de Desarrolladores Tecnológicos en caso de requerir la Institución.  En caso de nuevas inclusiones de perfiles de puestos en el Manual Descripción, Valoración y Clasificación de Puestos Institucional, el Ministerio del grupo de contratos 3 PROYECTAR EL ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO, BAJO LOS PRECEPTOS Y FUNDAMENTOS LEGALES. El profesional asignado del grupo de contratos Trabajo aprobará exclusivamente hasta el grado 13 de la oficina jurídicaescala de remuneraciones mensuales unificadas emitidas por este Ministerio, elaborará para lo cual, las UATH, deberán realizar el acta análisis técnico de terminación las inclusiones respectivas sin duplicar los perfiles existentes.  En aquellas Instituciones que no cuentan con el Manual de Descripción, Valoración y liquidación del contrato Máximo tres días hábiles siguientes al recibo Clasificación de Puestos Institucional, las creaciones de puestos se realizarán de acuerdo a los perfiles provisionales vigentes aprobados por esta Cartera de Estado; en caso de no contar con estos perfiles, deberán remitirlos para su aprobación, conjuntamente con las creaciones de puestos. Estos puestos se crearán y aprobarán exclusivamente hasta el grado 13 de la documentación soporte Profesional asignado escala de remuneraciones mensuales unificadas emitidas por este Ministerio, con excepción de los puestos de Desarrolladores Tecnológicos en caso de requerir la Institución.  Emitida la Resolución de creación de puestos por parte del Grupo Ministerio del Trabajo, la Institución en 48 horas, deberá crear los puestos en el Sistema Presupuestario de Contratos Remuneraciones y Nómina-SPRYN. En el término de 5 días las Instituciones iniciarán el proceso de concurso de méritos y oposición de los puestos creados, de acuerdo a la Norma Técnica del Subsistema de Selección de Personal publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 383, de 26 de noviembre de 2014 y su reforma, y se otorgará el nombramiento provisional correspondiente, el primer día del siguiente mes.  En aquellas Instituciones que se encuentran en proceso de fusión, absorción o extinción (por expedición xx Xxx, Decreto Ejecutivo u Ordenanza), hasta que concluyan estos procesos, no se crearán los puestos. Por lo que se exceptúan de la Oficina Jurídica Acta de terminación y liquidación del contrato 4 JEFE DE LA OFICINA JURÍDICA APRUEBA EL ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO Y LA REMITE AL ORDENADOR DEL GASTO PARA SU FIRMA: Una vez sea revisada el acta de terminación y liquidación del contrato por el Jefe aplicación de la Oficina Jurídica al ordenador del gastodirectriz señalada en el numeral 1. Máximo  Las presentes directrices no son aplicables a los dos días hábiles siguientes docentes del magisterio, a la remisión del acta por el Jefe los profesionales de la Oficina Jurídica al Ordenador del Gasto Jefe salud de la Oficina Jurídica red pública de salud, a los investigadores de los Institutos Públicos de Investigación y ordenador del gasto Aprobación del acta a los docentes de terminación los institutos y liquidación del contratoconservatorios superiores públicos. Acta  Las Unidades de terminación Administración xx Xxxxxxx Humano o quien hiciere sus veces, de los Gobiernos Autónomos Descentralizados, Universidades y liquidación del contrato # ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL REGISTRO Y/O DOCUMENTO 5 NOTIFICAR AL CONTRATISTA PARA LA FIRMA DEL ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN: la Oficina Jurídica- Coordinación contratos comunicará al contratista Escuelas Politécnicas estatales, implementarán estas directrices, a través de acto normativo interno.  Las Unidades de Administración xxx Xxxxxxx Humano o quien hiciere sus veces, deberán remitir las solicitudes de las creaciones de puestos en base de los formatos que el acta de Terminación y liquidación del contrato se encuentra lista para su firma Cuando lo remita el ordenador del gasto Grupo de Contratos- Coordinador de Contratos profesional asignado del Grupo de Contratos de la Oficina Jurídica 6 FIRMA DEL ACTA POR PARTE DEL CONTRATISTA: una vez firmada el acta de terminación y liquidación por el contratista, se legaliza la misma remitiendo copia al Gerente Administrativo y financiero y al supervisor o interventor del contrato. Cuando firme el contratista Profesional del Grupo de Contratos- Coordinador de Contratos Gerente Administrativo y Financiero Supervisor e interventor Acta de terminación y liquidación del contrato 7 PUBLICAR EN EL SECOP EL ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO: El profesional responsable del Grupo de contratos de la Oficina Jurídica de la entidad publicará encuentran disponibles en el SECOP dentro de los tres días siguientes a la suscripción del acta de terminación y liquidación del contrato; dicha actuación. Dentro de los tres días siguientes a la firma del acta de liquidación y terminación del objeto contractual Profesional del Grupo de Contratos Revisión de publicación en el SECOP Publicación en el SECOPportal xxx.xxxxxxx.xxx.xx.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL REGISTRO YPASOS Ciclo P.H.V.A Tareas Responsable Registro 1 Verificar en el Plan Anual de Adquisiciones Verifica que el bien o servicio a contratar se encuentre incluido en el Plan Anual de Adquisiciones (PAA). Proviene del procedimiento Elaboración y actualización del Plan Anual de Adquisiciones. Jefes de Division Jefes de Oficina PAA 2 Determinar las características y especificaciones técnicas uniformes de los bienes o servicios. Determinar las características y especificaciones técnicas uniformes de los bienes o servicios que requiere la entidad. Establecer la descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio; el objeto del contrato; las condiciones de celebración del contrato: cantidades, plazo de ejecución, lugar de ejecución y los demás aspectos que puedan incidir en el precio del bien o servicio, para efectos de obtener el valor del mismo. Jefes de Division Jefes de Oficina N/O DOCUMENTO 1 CONSOLIDAR LOS SOPORTES PARA ELABORACIÓN DEL ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO YA 3 Realizar la búsqueda del bien o servicio en la Tienda Virtual del Estado Colombiano Verificar si existe un Acuerdo Marco de Precios para la adquisición de los bienes y servicios de características técnicas uniformes que requiera la entidad. Para este efecto consulte en el link htpp://xxx.xxxxxxxx.xxx.xx/xxx los Acuerdos Marco de Precios vigentes con el fin de establecer si existe un Acuerdo con el cual la entidad pueda satisfacer la necesidad identificada de adquirir los bienes o servicios de características técnicas uniformes que requiere. Los Acuerdos Marco de Precios son de uso obligatorio para las entidades de la rama ejecutiva del poder público en el Orden Nacional, que están sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Jefes de Division/ Jefes de Oficina N/O CONVENIOA PASOS Ciclo P.H.V.A Tareas Responsable Registro el responsable del área. Revisar estudios previos y solicitud de contratación 9 Revisión documentos previos Sí, Los documentos se encuentran acordes, cuenta con la documentación completa como certificado de disponibilidad presupuestal, y cumplen con los requerimientos, continuarán en el proceso. Profesional / Profesional Especializado N/A Si: El supervisor Continuar con actividad 10 No: Devolver para ajustes a la Dependencia Solicitante 10 Entrar a la Tienda Virtual de Estado Colombiano. Selecciona el Acuerdo Marco de Precios al cual se va a adherir la Entidad. Diligencia el formulario con base en la información de los Estudios Previos que elaboró el área de origen. Profesionales / Profesionales Especializados N/A Solicita a los proveedores la cotización, 11 Solicitar cotización a los Proveedores del Acuerdo Marco de Precios para tal efecto diligencia el documento respectivo en la Tienda Virtual del Estado Colombiano, adjuntando cuando fuere el caso, el apéndice o anexo con la descripción y especificaciones de los bienes o servicios, cuando se requiera. Profesionales / Profesionales Especializados Tienda Virtual de Estado Colombiano 12 Recibir las consultas de los proveedores y Enviar la respuesta a los proveedores en relación con las consultas efectuadas En el evento en que estas se presenten las remite al Responsable del Área de Origen para que emita la respuesta correspondiente. Analiza y responde las consultas y las remite al Profesional Universitario y/o interventor Profesional Especializado de la Gestión Contractual para continuar con el trámite respectivo. Con base en la información remitida por Profesionales / Profesionales Especializados Tienda Virtual de Estado Colombiano el área de origen envía la respuesta a todos los proveedores, sin importar el remitente original. PASOS Ciclo P.H.V.A Tareas Responsable Registro 20 Entregar la Orden de Compra impresa junto con la carpeta del contrato deberán allegar respectivos soportes para realizar la terminación y liquidación del contrato; para tal fin el elaborará la Certificación sobre la ejecución y cumplimiento del objeto contractual; a su vez solicitará el Estado proceso de Cuenta a la Dirección Financiera y certificar la forma como se amortizó el anticipo del contrato (si aplica)contratación. Una vez terminado el plazo contractual Supervisor o interventor del contrato o convenio Director financiero Certificación de ejecución y cumplimiento del objeto contractual. Certificación del estado de cuenta Certificación de amortización del anticipo si aplica. 2 REMISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN A LA OFICINA JURÍDICA: El supervisor o interventor entregará Entrega los documentos soportes a del proceso de contratación debidamente organizados en orden cronológico y foliados, al encargado de adelantar las actividades del procedimiento “Perfeccionamiento y Legalización de Contratos”, para que solicite el registro presupuestal, CRP. Para tal efecto, se dejará constancia de la Oficina Jurídica- Coordinación fecha de entrega de la carpeta para trámites de perfeccionamiento y legalización, utilizando para ello el documento “Entrega de carpeta para perfeccionamiento y legalización de contratos, Máximo Cinco días hábiles siguientes al recibido de la documentación Jefe de la Oficina Jurídica Coordinador Grupo de Contratos de la Oficina Jurídica. Revisión de la documentación soporte # ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL REGISTRO Y” Finaliza el procedimiento Profesionales / Profesionales Especializados N/O DOCUMENTO donde se asignará un profesional de dicho grupo para el cotejo del cumplimiento de los documentos, según lo establecido en el contrato principal y sus modificaciones (cuando a ello hubiere lugar), en cuanto a su ejecución y al cumplimiento de las obligaciones. Si la información necesaria para elaborar el acta de terminación y liquidación no se encuentra completa; el coordinador de contratos dentro de los cinco días hábiles siguientes al recibo de la documentación devolverá mediante memorando al supervisor o interventor la documentación para que ésta sea complementada en la Oficina Jurídica/Coordin ación contratos, en el caso de requerir ajustes de la documentación Profesional asignado del grupo de contratos 3 PROYECTAR EL ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO, BAJO LOS PRECEPTOS Y FUNDAMENTOS LEGALES. El profesional asignado del grupo de contratos de la oficina jurídica, elaborará el acta de terminación y liquidación del contrato Máximo tres días hábiles siguientes al recibo de la documentación soporte Profesional asignado del Grupo de Contratos de la Oficina Jurídica Acta de terminación y liquidación del contrato 4 JEFE DE LA OFICINA JURÍDICA APRUEBA EL ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO Y LA REMITE AL ORDENADOR DEL GASTO PARA SU FIRMA: Una vez sea revisada el acta de terminación y liquidación del contrato por el Jefe de la Oficina Jurídica al ordenador del gasto. Máximo a los dos días hábiles siguientes a la remisión del acta por el Jefe de la Oficina Jurídica al Ordenador del Gasto Jefe de la Oficina Jurídica y ordenador del gasto Aprobación del acta de terminación y liquidación del contrato. Acta de terminación y liquidación del contrato # ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL REGISTRO Y/O DOCUMENTO 5 NOTIFICAR AL CONTRATISTA PARA LA FIRMA DEL ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN: la Oficina Jurídica- Coordinación contratos comunicará al contratista que el acta de Terminación y liquidación del contrato se encuentra lista para su firma Cuando lo remita el ordenador del gasto Grupo de Contratos- Coordinador de Contratos profesional asignado del Grupo de Contratos de la Oficina Jurídica 6 FIRMA DEL ACTA POR PARTE DEL CONTRATISTA: una vez firmada el acta de terminación y liquidación por el contratista, se legaliza la misma remitiendo copia al Gerente Administrativo y financiero y al supervisor o interventor del contrato. Cuando firme el contratista Profesional del Grupo de Contratos- Coordinador de Contratos Gerente Administrativo y Financiero Supervisor e interventor Acta de terminación y liquidación del contrato 7 PUBLICAR EN EL SECOP EL ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO: El profesional responsable del Grupo de contratos de la Oficina Jurídica de la entidad publicará en el SECOP dentro de los tres días siguientes a la suscripción del acta de terminación y liquidación del contrato; dicha actuación. Dentro de los tres días siguientes a la firma del acta de liquidación y terminación del objeto contractual Profesional del Grupo de Contratos Revisión de publicación en el SECOP Publicación en el SECOPA

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. ACTIVIDAD TIEMPO No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL REGISTRO Y1. Elabora “Solicitud de Pedido” y traslada a Sección de Compras de la Unidad Ejecutora, adjuntando la “Requisición Despacho xx Xxxxxxx” que fue sellada y firmada por el Encargado/O DOCUMENTO 1 CONSOLIDAR LOS SOPORTES PARA ELABORACIÓN DEL ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO Y/O CONVENIOAuxiliar xx Xxxxxxx, como comprobante de la verificación de existencias en almacén. Nota: En el caso de medicamentos, material médico quirúrgico y fórmulas sucedáneas también debe adjuntar a la “Solicitud de Pedido” el “Dictamen Técnico Comité de Farmacoterapia”, según formato establecido. Unidad solicitante 2. Revisa solicitud y establece cumplimiento de requisitos. ¿Cumple requisitos? No: devuelve a la Unidad solicitante para que complete la misma, o elabore una nueva solicitud de ser necesario. Nota: El supervisor yEncargado/o interventor del contrato deberán allegar respectivos soportes para realizar Asistente/Analista de Compras debe publicar en el Sistema Guatecompras la terminación programación cuatrimestral de las adquisiciones de medicamentos, dispositivos médicos, gases médicos, fórmulas infantiles, material de diagnóstico por imágenes y liquidación del contrato; para tal fin el elaborará la Certificación sobre la ejecución y cumplimiento del objeto contractual; a su vez solicitará el Estado de Cuenta a la Dirección Financiera y certificar la forma como se amortizó el anticipo del contrato (si aplica). Una vez terminado el plazo contractual Supervisor o interventor del contrato o convenio Director financiero Certificación de ejecución y cumplimiento del objeto contractual. Certificación del estado de cuenta Certificación de amortización del anticipo si aplica. 2 REMISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN A LA OFICINA JURÍDICA: El supervisor o interventor entregará los documentos soportes a la Oficina Jurídica- Coordinación de contratos, Máximo Cinco días hábiles siguientes al recibido formulas sucedáneas de la documentación Jefe de la Oficina Jurídica Coordinador Grupo de Contratos de la Oficina Jurídica. Revisión de la documentación soporte # ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL REGISTRO Y/O DOCUMENTO donde se asignará un profesional de dicho grupo para el cotejo del cumplimiento de los documentosleche materno, cuando aplique según lo establecido en el las bases del evento de contrato principal abierto. Sí: verifica que los bienes y sus modificaciones (cuando a ello hubiere lugar), en cuanto a su ejecución y al cumplimiento de las obligaciones. Si la información necesaria para elaborar el acta de terminación y liquidación no suministros requeridos se encuentra completa; el coordinador de contratos dentro de los cinco días hábiles siguientes al recibo de la documentación devolverá mediante memorando al supervisor o interventor la documentación para que ésta sea complementada en la Oficina Jurídica/Coordin ación contratos, encuentren incluidos en el caso Plan Anual de requerir ajustes Adquisiciones y Contrataciones (PAAC) y continúa en paso número 4; de la documentación Profesional asignado del grupo de contratos 3 PROYECTAR EL ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO, BAJO LOS PRECEPTOS Y FUNDAMENTOS LEGALES. El profesional asignado del grupo de contratos de la oficina jurídica, elaborará el acta de terminación y liquidación del contrato Máximo tres días hábiles siguientes no estar incluidos informa al recibo de la documentación soporte Profesional asignado del Grupo de Contratos de la Oficina Jurídica Acta de terminación y liquidación del contrato 4 JEFE DE LA OFICINA JURÍDICA APRUEBA EL ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO Y LA REMITE AL ORDENADOR DEL GASTO PARA SU FIRMA: Una vez sea revisada el acta de terminación y liquidación del contrato por el Jefe de la Oficina Jurídica al ordenador Unidad solicitante, continúa en paso número 3. Encargado/Asistente/Analista de Compras 3. Elabora justificación de la compra, actualización del gastoPAAC y gestiona la autorización del Jefe del Departamento Administrativo en Sede Central y Gerente Administrativo Financiero en las Unidades Ejecutoras. Máximo a los dos días hábiles siguientes a Entrega la remisión del acta por el justificación en la Sección de Compras de la Jefe de la Oficina Jurídica al Ordenador del Gasto Jefe de la Oficina Jurídica y ordenador del gasto Aprobación del acta de terminación y liquidación del contrato. Acta de terminación y liquidación del contrato # ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL REGISTRO Y/O DOCUMENTO 5 NOTIFICAR AL CONTRATISTA PARA LA FIRMA DEL ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN: la Oficina Jurídica- Coordinación contratos comunicará al contratista que el acta de Terminación y liquidación del contrato se encuentra lista para su firma Cuando lo remita el ordenador del gasto Grupo de Contratos- Coordinador de Contratos profesional asignado del Grupo de Contratos de la Oficina Jurídica 6 FIRMA DEL ACTA POR PARTE DEL CONTRATISTA: una vez firmada el acta de terminación y liquidación por el contratista, se legaliza la misma remitiendo copia al Gerente Administrativo y financiero y al supervisor o interventor del contrato. Cuando firme el contratista Profesional del Grupo de Contratos- Coordinador de Contratos Gerente Administrativo y Financiero Supervisor e interventor Acta de terminación y liquidación del contrato 7 PUBLICAR EN EL SECOP EL ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO: El profesional responsable del Grupo de contratos de la Oficina Jurídica de la entidad publicará en el SECOP dentro de los tres días siguientes a la suscripción del acta de terminación y liquidación del contrato; dicha actuación. Dentro de los tres días siguientes a la firma del acta de liquidación y terminación del objeto contractual Profesional del Grupo de Contratos Revisión de publicación en el SECOP Publicación en el SECOPUnidad solicitante