Registro de entradas y salidas. La solución técnica que se implante debe permitir al Ayuntamiento gestionar en una misma herramienta las entradas y salidas telemáticas y manuales, sustituyendo a la aplicación actual de registro. Deberá tratarse de una aplicación “multioficina” que permita crear tantas oficinas auxiliares como sean necesarias. Las anotaciones manuales y telemáticas deberán llevar una numeración diferenciada, permitiendo al encargado de registro poder seguir anotando las entradas manuales con la misma frecuencia que lleva actualmente. La aplicación proporcionará de forma automática un código de identificación, así como la fecha y la hora, si bien estas últimas serán editables para ajustarlas al momento real de entrada del documento. En el caso de las entradas manuales, a cada anotación se le podrán asociar distintos terceros, adjuntar documentos digitalizados o referenciar documentos que estén exclusivamente en papel. En el caso de las entradas telemáticas, todos los campos quedarán rellenos de forma automática. El responsable del registro las recibirá en su buzón, donde podrá revisarlas y tan solo tendrá que determinar la persona o dependencia de destino. Cada persona o dependencia de destino podrá consultar online las entradas de registro que le son derivadas y, en función de sus permisos, podrá bien abrir un nuevo expediente que incluya una copia de los documentos de la anotación, bien incorporar los documentos recibidos a un expediente abierto en la aplicación. En ambos casos, los datos y los documentos deberán pasar automáticamente al expediente. En el caso de las anotaciones de salida, el personal de registro podrá dar salida a un documento manualmente rellenando directamente la anotación, o esta se podrá generar de forma automática desde la carpeta del expediente, quedando preparada casi en su totalidad, a falta únicamente de que el personal de registro realice la salida efectiva del documento por el medio de envío que corresponda. En el caso de notificaciones telemáticas, la aplicación enviará automáticamente un aviso al interesado para que acceda a través de la sede electrónica a su buzón personal y, previa identificación con su DNI electrónico, pueda descargar el documento, guardándose la fecha de la notificación efectiva a efectos del cómputo de plazos.
