Contract
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HAN DE REGIR EN EL CONTRATO DE SERVICIO DE UNA PLATAFORMA DESTINADA A LA GESTIÓN POR MEDIOS ELECTRÓNICOS DE LA ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA
3. SOLVENCIA TÉCNICA DEL CONTRATISTA 4
4. INSTALACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA 4
4.2. Administración y mantenimiento de sistemas 4
5. REQUISITOS TÉCNICOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA 5
5.3. Registro de entradas y salidas 5
5.4. Catálogo de procedimientos 7
5.5. Gestor documental de expedientes 8
5.8. Archivo electrónico y conservación de los documentos a xxxxx xxxxx 00
5.10. Business Intelligence (BI) 11
6. REQUISITOS TÉCNICOS DE LA SEDE ELECTRÓNICA 11
0. ARQUITECTURA DE INTEROPERABILIDAD 13
8. REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO. 13
8.1. Entorno de aplicación. 13
8.2. Arquitectura de aplicación 14
8.10 Requerimientos Jurídicos 15
10. REQUISITOS DE LA OFERTA TÉCNICA QUE SE PRESENTE 16
11. PLAZO PARA LA PUESTA EN FUNCIONAMIENTO 16
XXXXX 0. CRITERIOS DE VALORACIÓN 17
1. JUSTIFICACIÓN.
La administración electrónica es una realidad evidente abocada a convertirse a corto plazo en el cauce principal de la actividad administrativa, y con este motivo se aprobó la Ley 11/2007, de 22 xx xxxxx, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos (LAECSP) que resuelve la legislación aplicable en toda actuación que lleve a cabo la Administración por medios electrónicos, telemáticos e informáticos.
La Disposición Final Tercera de la menciona Ley contempla la adaptación de las Administraciones Públicas para el ejercicio de derechos, destacando específicamente el papel de las Diputaciones Provinciales para garantizar su aplicación en el ámbito de los municipios que no dispongan de suficientes medios técnicos y organizativos.
Debido a ello, la EXCMA. DIPUTACIÓN PROVINCIAL XX XXXXXX, en colaboración con el resto de Administraciones Públicas de la Comunidad Autónoma ha emprendido diferentes iniciativas orientadas a que todos los Ayuntamientos de la provincia cuenten con los medios adecuados para una gestión óptima de sus relaciones con los ciudadanos.
Además de habilitar nuevos medios y formas de relación con el ciudadano, la Administración Electrónica implica también un gran desafío para adaptar toda la actividad de gestión administrativa a las enormes posibilidades que ofrece la tecnología a la hora de prestar mejores servicios de forma más eficaz y eficiente.
Por este motivo, la EXCMA. DIPUTACIÓN PROVINCIAL XX XXXXXX ha decidido dar un paso adelante y contratar una plataforma de tramitación que permita a los Ayuntamientos gestionar y tramitar internamente todos sus procedimientos administrativos de forma electrónica.
En un contexto económico como el actual, no podemos olvidar que las nuevas tecnologías son capaces de introducir importantes mejoras al incrementar la eficacia y la eficiencia en la actividad administrativa, convirtiéndose en fuente directa de ahorro y permitiendo reducir los tiempos y plazos de los procedimientos.
2. OBJETO DEL CONTRATO
Es objeto de este contrato consiste en la implantación y puesta en funcionamiento de una herramienta informática destinada a la gestión por medios electrónicos de los procesos administrativos, constituida por dos partes diferenciadas: Un primer modulo de backoffice de gestión que facilite la tramitación de los procedimientos administrativos por vía electrónica, integrando el registro de entradas y salidas, la gestión completa de los expedientes y la firma electrónica. Y un segundo módulo de sede electrónica que permita la puesta en marcha de nuevos servicios electrónicos dirigidos a ciudadanos y empresas.
Código CPA: 62 “Servicios de programación, consultoría y otros servicios relacionados con la informática”.
CPV: 72130000-5 Servicios de Consultoría en Planificación de Instalaciones Informáticas.
Las características técnicas y funcionales del sistema que se van a describir en este documento tienen el carácter de mínimas. Los distintos licitantes deberán especificar en sus propuestas, de forma detallada, las características concretas de los aplicativos y servicios ofertados.
El sistema deberá estar operativo con la totalidad de contenido jurídico y funcionalidades descritas en el momento de presentar la solicitud a la presente licitación, por lo que se podrá solicitar que se efectúe una demostración de la misma en cualquier momento.
Para que pueda evaluarse la oferta, será obligatorio entregar un acceso a la herramienta a través de internet donde pueda verificarse el cumplimiento de todos los requisitos exigidos.
3. SOLVENCIA TÉCNICA DEL CONTRATISTA
PRIMERO. La empresa deberá acreditar que está funcionando con éxito su plataforma de Administración electrónica en al menos 50 ayuntamientos, debiéndolo acreditarlo mediante un certificado emitido por cada una de las administraciones locales donde afirma tener implantada la plataforma
SEGUNDO. La empresa adjudicataria deberá estar en posesión de certificaciones en las normas UNE- ISO 9001:2008 de Gestión de la Calidad y UNE-ISO 27001:2008 de Seguridad de la Información, que se acreditarán mediante la presentación de los correspondientes certificados emitidos por una entidad de certificación autorizada por la ENAC
TERCERO. La plataforma contará con un completo catálogo de procedimientos, de al menos 250 procedimientos y 10.000 modelos xx xxxxxxxxxx normalizadas, perfectamente organizadas, estructuradas y completas.
CUARTO. Un seguro que cubra la responsabilidad civil en la que pudiera incurrir con una cobertura de 300.000 € o superior.
4. INSTALACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA
4.1. Instalación
El acceso a la aplicación será a través de Internet, en formato servicio, asumiendo la empresa adjudicataria la instalación y la dotación de toda la infraestructura de sistemas necesaria dentro de sus instalaciones.
La empresa adjudicataria deberá alojar la plataforma objeto de este concurso en unas instalaciones que cumplan con lo exigido en el Esquema Nacional de Seguridad (Real Decreto 3/2010, de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica) y todas sus normas técnicas de desarrollo.
4.2. Administración y mantenimiento de sistemas
La empresa adjudicataria deberá asumir la administración de sistemas, mantenimiento, configuración y resolución de todas las incidencias que puedan surgir durante la ejecución del contrato.
Soporte de incidencias
La empresa adjudicataria contará con un centro de soporte para incidencias, accesible las 24 horas del día por correo electrónico y que activará el sistema de gestión de incidencias para una completa trazabilidad. Adicionalmente, permitirá contactar por teléfono en el horario habitual de soporte de aplicación para abrir un caso.
El centro de operaciones de red de la empresa adjudicataria tendrá la obligación de informar de la evolución de la incidencia al usuario que la haya formulado, notificándole su resolución mediante correo electrónico o SMS según se haya acordado.
En la oferta técnica presentada, la empresa licitadora deberá dejar constancia de los niveles de servicio a los que se compromete, indicando el tiempo de respuesta para la resolución de incidencias según la criticidad del caso.
Actualizaciones
Durante todo el periodo de ejecución del contrato, la empresa adjudicataria se encargara de suministrar y realizar todas las actualizaciones de nuevas versiones y funcionalidades que vayan apareciendo. Estas actualizaciones deberán ser automatizadas y sin paradas de servicio, de tal manera que el usuario final no vea interrumpido en ningún momento el servicio.
La empresa adjudicataria también deberá asumir el mantenimiento de todo el repositorio de procedimientos y plantillas, garantizando la actualización legislativa de todos los contenidos.
Instalación de certificados
La empresa adjudicataria asesorará y facilitará los trámites de obtención de los certificados que necesite el sistema para funcionar (de sede y de órgano) y realizará la configuración de los mismos para dejar la plataforma lista para funcionar.
Sellado de tiempo
Todos los documentos firmados desde la plataforma, así como aquellos que sean emitidos de forma automatizada con sello de órgano, se generarán con un sello de tiempo emitido por una Autoridad de Certificación (AC) reconocida por el Ministerio, sin que ello conlleve un coste añadido.
5. REQUISITOS TÉCNICOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
5.1. Multientidad
La solución técnica deberá permitir gestionar no sólo los expedientes propios del Ayuntamiento, sino también aquellos propios de todos los organismos autónomos adscritos.
Un mismo usuario podrá pertenecer a varias organizaciones, ostentando en cada una de ellas un rol y una configuración de permisos diferenciada. El acceso a todas las organizaciones será único, con una misma cuenta de usuario, eligiendo posteriormente sobre qué organización se desea trabajar.
5.2. Carga de Contenidos y Migraciones.
Para todos los módulos de la plataforma tecnológica que sustituyan o amplíen aplicaciones que estén actualmente en explotación o en uso en los Ayuntamiento, se deberá realizar la carga de datos inicial necesaria así como la migración entre dichos sistemas. El adjudicatario propondrá las adaptaciones necesarias sobre la información a migrar para que se cumplan los requerimientos del modelo de datos del nuevo sistema, pudiendo aportar distintas alternativas para el destino de los datos migrados. Entre otros, se realizarán al menos las cargas y migraciones siguientes:
Migración de entradas y salidas del registro presencial y telemático actual.
Carga o migración de todos los documentos (firmados y no firmados) y expedientes del actual sistema se gestión.
5.3. Registro de entradas y salidas
La solución técnica que se implante debe permitir al Ayuntamiento gestionar en una misma herramienta las entradas y salidas telemáticas y manuales, sustituyendo a la aplicación actual de registro. Deberá tratarse de una aplicación “multioficina” que permita crear tantas oficinas auxiliares como sean necesarias.
Las anotaciones manuales y telemáticas deberán llevar una numeración diferenciada, permitiendo al encargado de registro poder seguir anotando las entradas manuales con la misma frecuencia que lleva actualmente. La aplicación proporcionará de forma automática un código de identificación, así como la fecha y la hora, si bien estas últimas serán editables para ajustarlas al momento real de entrada del documento.
Registro de entrada
En el caso de las entradas manuales, a cada anotación se le podrán asociar distintos terceros, adjuntar documentos digitalizados o referenciar documentos que estén exclusivamente en papel. En el caso de las entradas telemáticas, todos los campos quedarán rellenos de forma automática. El responsable del registro las recibirá en su buzón, donde podrá revisarlas y tan solo tendrá que determinar la persona o dependencia de destino.
Cada persona o dependencia de destino podrá consultar online las entradas de registro que le son derivadas y, en función de sus permisos, podrá bien abrir un nuevo expediente que incluya una copia de los documentos de la anotación, bien incorporar los documentos recibidos a un expediente abierto en la aplicación. En ambos casos, los datos y los documentos deberán pasar automáticamente al expediente.
Registro de salida
En el caso de las anotaciones de salida, el personal de registro podrá dar salida a un documento manualmente rellenando directamente la anotación, o esta se podrá generar de forma automática desde la carpeta del expediente, quedando preparada casi en su totalidad, a falta únicamente de que el personal de registro realice la salida efectiva del documento por el medio de envío que corresponda. En el caso de notificaciones telemáticas, la aplicación enviará automáticamente un aviso al interesado para que acceda a través de la sede electrónica a su buzón personal y, previa identificación con su DNI electrónico, pueda descargar el documento, guardándose la fecha de la notificación efectiva a efectos del cómputo de plazos.
Gestión de remesas
La plataforma debe simplificar los procesos manuales de envíos en papel certificados (notificaciones…), a través de un sistema de gestión de remesas que permita de forma automática generar e imprimir todas las tarjetas que deben de adjuntarse a cada envío y el informe global de la remesa que debe entregarse a Correos
Recibos y Minutas firmadas y selladas
Por cada anotación de entrada y salida registradas en el sistema (incluida las introducidas manualmente) se generará de forma automatizada los correspondientes recibos y minutas que quedarán almacenados como documentos de la misma. Todos estos documentos deberán estar firmados por el Sello de Órgano de la Entidad y sellados mediante un servicio de sellado de tiempo emitido por una Autoridad de Certificación (AC) reconocida por el Ministerio, sin que ello conlleve un coste añadido ni para el Ayuntamiento.
Ventanilla única
La aplicación estará adaptada al modelo de ventanilla única, cumpliendo los requisitos del estándar SICRES v.3. Cuando la entrada provenga de otra Administración, permitirá dejar constancia del asiento registral original de cara al cómputo de plazos. Y si el Ayuntamiento recibe un documento dirigido a otra Administración desde la anotación de entrada, se podrá generar automáticamente la de salida sin tener que cumplimentarla de nuevo.
Auditoría
El módulo de registro deberá llevar integrada una opción propia de auditoría que permita llevar un control en todo momento de los cambios y modificaciones que sufra la anotación. Además, deberá permitir la búsqueda por múltiples criterios y la exportación de los resultados para poder trabajar sobre la información fuera del sistema.
Integración con sistemas de impresión de etiquetas
El módulo de registro deberá permitir la utilización de sistemas de impresión de pegatinas adhesivas que permitan, al menos, la impresión desde la misma anotación de registro de pegatinas en dos momentos:
• Para facilitar el trámite de estampar en los documentos que recibe o envía un sello, como sustitución al sello tradicional de caucho, que incluya el Nombre del Ayuntamiento, la Oficina de Registro, la Fecha de Registro y el Número de Registro
• Para facilitar el trámite de impresión de pegatinas con la dirección xxx xxxxxxx de forma que se faciliten los procesos de ensobrado y envío de documentación tanto en sobres y como en etiquetas de acuse de recibo
Digitalización Segura de Documentos
El módulo de registro deberá permitir mediante un escáner la digitalización de cualquier documento en papel, permitiendo en el proceso incorporar la firma electrónica para producir e incorporar copias electrónicas auténticas.
Esta funcionalidad deberá estar vinculada al sistema de impresión de etiquetas, de forma que la aplicación sea capaz de forma automática y desatendida toda una pila de documentos pendientes de escanear, y a partir de la información codificada de las etiquetas escanear todos los documentos, separarlos individualmente en ficheros diferentes, firmar y sellar electrónicamente cada uno de ellos y guardarlos accesibles desde la anotación de registro
Una vez almacenados los documentos en su correspondiente anotación, también deberán ser accesibles directamente a través del código de verificación y los códigos xx xxxxxx que faciliten al ayuntamiento la localización del documento electrónico a partir de una copia en papel del mismo.
El sistema deberá estar preparado para ser utilizado con múltiples modelos de escáner, y en todo caso deberá estar adaptado para funcionar con cualquier escáner que soporte XXXXX o SANE
Compulsa electrónica
Deberá estar integrada en el propio módulo de registro, permitiendo dar lugar a copias en soporte informático a partir del documento original, compulsadas electrónicamente con firma de funcionario público.
Integración con la base de datos de terceros
Los datos de los terceros que vayan surgiendo con la tramitación de expedientes y a través del registro de entradas y salidas se almacenarán en una ficha xx xxxxxxx, generándose así una base datos de terceros. En esta base de datos el identificador principal será el DNI/NIF/NIE/CIF, pero se podrá buscar por otros criterios, como por nombre y apellidos. De esta manera no se tendrán que volver a teclear los datos de un tercero si previamente ya se ha tramitado con él algún expediente.
La ficha xx xxxxxxx se creará automáticamente con todos los datos que introduzcamos sobre él y nos permitirá en un futuro trasladar los datos de dicho tercero a cualquier expediente, que quedará completado en todos los campos. Esta ficha xxx xxxxxxx incluirá la información sobre el medio de notificación por defecto: papel o telemático. Este medio de notificación podrá modificarse para cada expediente o registro de salida.
La empresa adjudicataria se encargará de migrar la base de datos de terceros del actual registro electrónico (SIGEM) que usan los Ayuntamientos al nuevo registro.
5.4. Catálogo de procedimientos
Repositorio de procedimientos
La plataforma contará con un completo catálogo de procedimientos, de al menos 250 procedimientos y 10.000 modelos xx xxxxxxxxxx normalizadas, perfectamente organizadas, estructuradas y completas, desde la iniciación hasta su resolución, pasando por todos los pasos intermedios e informes que llevan hasta ella. Este repositorio de procedimientos estará organizado por materias y submaterias, de manera que se facilite su administración.
La empresa adjudicataria se comprometerá, durante el periodo de ejecución del contrato, a mantener el repositorio de procedimientos permanentemente actualizado y adaptado a los cambios legislativos que se vayan sucediendo, a las novedades jurisprudenciales y a las nuevas interpretaciones legales emitidas por los órganos consultivos.
El catálogo de procedimientos debe permitir al Ayuntamiento tener la seguridad de estar utilizando en todo momento plantillas de procedimientos actualizadas.
Normalización de formatos
La implantación del sistema, además de llevar aparejada la normalización y racionalización del material utilizado por el Ayuntamiento en su actuación, deberá también permitir de forma sencilla el establecimiento y homogeneización de unos formatos, diseños y estructura de contenidos comunes para toda la organización, ya que supone un importante ahorro desde el punto de vista de la productividad administrativa, contribuyendo a la desaparición de un elevado número de formatos de material impreso y unificándolos en unos formatos normalizados y comunes para toda la organización.
Todas las plantillas incorporadas al sistema deberán estar clasificadas en función del tipo de declaración que contengan (resoluciones, notificaciones, publicaciones, actas, certificados, informes, etc.), manteniendo una estructura básica para cada tipo de documento. En el trabajo de definición de las estructuras se tomará como base la normalización documental propuesta por el Ministerio de Administraciones Públicas para la Administración General del Estado a través del programa PROA de ayuda para la elaboración de documentos administrativos, que en su caso se adaptará a las características y necesidades concretas del Ayuntamiento.
Editor de procedimientos
El módulo de catálogo de procedimientos deberá incorporar un “Editor de procedimientos” con el fin de que los usuarios puedan personalizar las plantillas y procedimientos administrativos que deseen, quitando documentos que no utilicen habitualmente, añadiendo sus propias plantillas o modificando las existentes para dejar el procedimiento acorde y adaptado al trabajo del Ayuntamiento.
A través del editor también se deberá poder duplicar procedimientos y diseñar otros procedimientos a partir de los mismos. Los usuarios podrán editar todas las plantillas de los procedimientos.
El procedimiento, una vez personalizado, quedará disponible para ser utilizado en todas las ocasiones que sea necesario, generando los documentos automáticamente según el sistema descrito anteriormente y partiendo de una plantilla elegida y adaptada por el Ayuntamiento.
Si el usuario ha personalizado una plantilla a partir de otra plantilla incluida en el catálogo, el sistema deberá guardar la relación “padre-hijo” con el fin de que pueda informarse al usuario cuando la plantilla personalizada pueda estar desactualizada si se ha actualizado la plantilla del catálogo que dio origen a la misma.
5.5. Gestor documental de expedientes
Gestor documental
La solución a implantar incorporará un módulo específico de gestión documental, diseñado específicamente para la tramitación de procedimientos por vía electrónica, que deberá caracterizarse por su flexibilidad.
La herramienta deberá permitir que todos los documentos generados estén siempre perfectamente organizados y localizados. Deberá ser fácil encontrar cualquier expediente en la aplicación mediante búsquedas sencillas por distintos criterios.
Cada expediente tendrá su carpeta, que contendrá toda la documentación que se haya generado a partir xx xxxxxxxxxx, o que bien se haya digitalizado y adjuntado. Asimismo, se registrará todo lo que haya sucedido a lo largo de la tramitación.
Edición de documentos a partir xx xxxxxxxxxx
La aplicación deberá permitir que los datos básicos de la entidad, junto con los datos propios de cada expediente, se puedan fusionar fácilmente con las plantillas normalizadas que forman parte de cada tipo de procedimiento, de forma que se genere el documento listo para firmar, aplicándole el formato que se haya preconfigurado.
Esto debe suponer un gran ahorro de tiempo y una mayor seguridad al minimizar las posibilidades de cometer errores tipográficos y ortográficos, comunes cuando se lleva a cabo la redacción por el método
tradicional. En todo caso, si se desea introducir modificaciones en los documentos generados antes de la firma, deberán poderse editar con cualquier procesador de textos que se tenga instalado en el ordenador.
Integración con el resto de módulos de la aplicación
El gestor de expedientes, como pieza central del sistema de tramitación, deberá estar completamente integrado con el resto de módulos de la aplicación. Por ejemplo:
• Desde el registro se debería poder abrir expedientes o incorporar la documentación a expedientes abiertos.
• En sentido inverso, desde el expediente deberían poderse enviar documentos a registro de salida para la práctica de notificaciones o el envío de documentación a terceros.
• Desde el expediente debería poderse publicar en el tablón de anuncios o el perfil de contratante, obteniendo al finalizar el plazo de publicación un certificado acreditativo.
• Desde la sede electrónica debe facilitarse la consulta del estado de los expedientes por parte de los ciudadanos, permitiendo solicitar documentación adicional al ciudadano.
• Etc.
Auditoría y explotación de la información
El módulo de gestión de expedientes deberá llevar integrada una opción propia de auditoría que permita en todo momento llevar un control de los cambios y modificaciones que sufra el expediente. Además, deberá permitir la búsqueda por múltiples criterios y la exportación de los resultados para poder trabajar sobre la información fuera del sistema.
5.6. Libros Oficiales.
La plataforma incorporará un módulo específico para la gestión de todos los Libros Oficiales del Ayuntamiento, pudiendo gestionarse por parte del Ayuntamiento tantos Libros Oficiales como sean necesarios, cada una de ellos con su propio código de identificación.
Todos los documentos oficiales incorporados a los libros (actas, decretos, contratos...) llevarán una numeración diferenciada, proporcionando de forma automática una fecha y un código de identificación (número y marca de libro) dependiente del libro oficial que se añadirá al documento.
5.7. Firma electrónica
El sistema debe incorporar un sistema de firma electrónica completa que incluya en el documento la ruta de certificación y lista de revocación con sello de tiempo, permitiendo la validación online contra la Autoridad de Certificación (AC) para comprobar que el certificado es válido.
Deberá tratarse de un sistema multiplataforma que puedan utilizar los tanto los usuarios de los sistemas operativos Windows y Mac OS, como los de las diferentes variantes de Linux y Unix.
Certificados admitidos
El sistema de firma deberá ser compatible con cualquier certificado digital X.509 instalado en una tarjeta criptográfica diseñada para firmar, incluyendo certificaciones privadas que el Ayuntamiento pueda implementar para sus empleados. En todo caso, se admitirá el certificado del DNI electrónico, así como los certificados emitidos por la Fábrica Nacional de la Moneda y Timbre (FNMT), la Agencia de Certificación de la Comunidad Valencia (ACCV), la Agencia Catalana de Certificación (CATCert), Camerfirma, etc.
Sellado de tiempo
Todos los documentos firmados desde la plataforma se generarán con un sello de tiempo emitido por una AC reconocida por el Ministerio, sin que ello conlleve un coste añadido para el Ayuntamiento.
Flujos de firmas
El sistema de firmas estará configurado de modo que cada documento se pueda enviar a una o varias personas, creando un flujo de firmas, bien en paralelo, bien en el orden preestablecido por el procedimiento. Cada uno de los firmantes debe disponer de su propio portafirmas para acceder a los documentos que tiene pendientes de firma, pudiendo firmar y devolver el documento firmado al usuario que lo ha enviado o rechazar la firma, con la posibilidad de hacer constar el motivo del rechazo.
En el caso de firma de documentos por varios usuarios, podrán definirse flujos de firma paralelos y en serie según proceda, manteniendo todas las firmas al mismo nivel.
Documento firmado: seguridad y accesibilidad
Todos los documentos firmados electrónicamente se generarán en formato PDF-A1/a (ISO 19005) mediante un conversor que venga integrado en la propia aplicación y permita ver los resultados inmediatamente. En todos los documentos generados el sistema garantizará la accesibilidad futura a los documentos y los dejará preparados para un archivado a largo plazo
El usuario debe poder configurar la imagen gráfica que quiere que se muestre en el campo extendido de firma.
Además, la transformación a PDF debe incluir, además de la firma electrónica, la incorporación al documento de un código xx xxxxxx Code 128 que garantice copias en papel autenticadas que permitan acceder al documento original para comprobar su validez.
Cualquier documento firmado deberá poder leerse y validarse usando un simple lector de PDF, sin necesidad de obligar al ciudadano a emplear sistemas adicionales que sepan interpretar firmas electrónicas.
5.8. Archivo electrónico y conservación de los documentos a largo plazo
Una vez terminado el expediente, la propia herramienta deberá dar la opción de proceder a su archivado electrónico, respetando las directrices fijadas en los acuerdos de la Mesa Trabajo de Archivos de Administración Local y los Esquemas Nacionales de Seguridad e Interoperabilidad.
El expediente, una vez archivado respetando las normas archivísticas básicas, aparecerá foliado e incorporará un índice y portada adecuados.
Formato PDF-A1/a (ISO 19005)
En el entorno tecnológico actual las aplicaciones empleadas para crear documentos (procesadores de texto, etc.) y los sistemas operativos cambian con excesiva frecuencia, lo que tiene implicaciones importantísimas en la conservación de los documentos electrónicos a largo plazo. Por ello, el acceso a los documentos generados por el sistema no debe depender de la aplicación informática que se haya utilizado para crear el documento.
Para garantizar la preservación de los documentos electrónicos se utilizará el formato ISO 19005-1: PDF/A, que define un estándar para garantizar la interoperabilidad de los sistemas de almacenamiento. Este formato ha sido desarrollado con la participación de multitud de gobiernos, organismos y compañías de todo el mundo, por lo que cuenta con el respaldo de la comunidad internacional y es utilizado en España, entre otros muchos organismos, por el nuevo Boletín Oficial del Estado para garantizar la conservación de sus publicaciones a largo plazo.
Los documentos electrónicos generados por el sistema deben superar los test de validación de PDF-A1/a, que son los más exigentes que pueden encontrarse en estos momentos. Esto significa que deben cumplir los siguientes requisitos básicos:
• Independientes del dispositivo, de manera que cualquier usuario pueda acceder al documento en el momento presente o en el futuro, con independencia de la evolución de las aplicaciones.
• Autocontenidos: toda la información necesaria para representar el contenido del documento debe encontrarse en el propio documento, de forma que no sea preciso acceder a contenidos externos (fuentes, etc.) que quizá no estén disponibles en el futuro.
• Autodocumentados: toda la información necesaria para localizar el documento, catalogarlo, etc., debe contenerse en el propio documento, y no almacenada en recursos externos.
• Libres de restricciones, de manera que el contenido esté accesible sin protecciones de ningún tipo. La existencia de protecciones, como contraseñas, compromete el acceso futuro a la información.
Sistema de (re)firmado y sellado de tiempo
La solución se complementará con un sistema de (re) firmado y sellado de tiempo que garantice la custodia y preservación de los documentos firmados, garantizando su integridad a medida que evolucionan los sistemas criptográficos en el tiempo.
5.9. Dispositivos móviles
La plataforma debe permitir la utilización de dispositivos móviles para la actividad administrativa del Ayuntamiento en dos aspectos:
La firma electrónica de documentos, que permite a los cargos públicos realizar desplazamientos sin afectar a una tramitación ágil y fluida de los procedimientos.
El envío de imágenes a los expedientes, que permite a los técnicos y a la policía local la toma de fotografías en la vía pública.
5.10. Business Intelligence (BI)
La plataforma debe estar integrada con al menos una solución de Business Intelligence (BI) xxx xxxxxxx, de forma que el Ayuntamiento pueda disponer de un cuadro de mando que le permita monitorizar la actividad administrativa de la entidad, permitiendo controlar fácilmente los indicadores más importantes, como la distribución de cargas de trabajo, los tiempos de tramitación o el servicio prestado al ciudadano a través de información muy visual presentada en gráficos y tablas.
La solución de cuadro de mando seleccionada deberá facilitar a través de dispositivos móviles el control y monitorización de los indicadores de actividad más relevantes.
6. REQUISITOS TÉCNICOS DE LA SEDE ELECTRÓNICA
Uno de los objetivos principales de este proyecto es habilitar los medios técnicos necesarios para que puedan ofrecerse a los ciudadanos las ventajas y posibilidades de las tecnologías de la información, reduciendo el tiempo y desplazamientos que es necesario destinar a la realización de muchos trámites de la vida diaria, que comienzan a menudo por la personación para obtener una primera información y conllevan diversas comparecencias en posteriores fases de la tramitación.
La solución contratada debe facilitar, sobre todo, el acceso a los servicios públicos a aquellas personas que antes tenían grandes dificultades para llegar a las oficinas públicas por motivos de localización geográfica, de condiciones físicas de movilidad u otros condicionantes que ahora se pueden superar mediante el empleo de las nuevas tecnologías.
La interfaz de la sede electrónica deberá haber sido diseñada de tal manera que pueda mostrarse no sólo en los distintos idiomas cooficiales, sino también en los principales idiomas propios de la Unión Europea.
La sede electrónica contará con un espacio público, sin identificación, y con otro privado que exigirá la identificación previa del usuario mediante un certificado digital reconocido. Cada uno de los espacios contará con diferentes módulos, descritos a continuación, pudiendo el Ayuntamiento seleccionar y configurar cuáles decide activar.
La sede electrónica cumplirá con lo dispuesto en el Real Decreto 1494/2007, de 12 de noviembre, obliga a las administraciones públicas a cumplir en sus páginas de internet con los niveles de accesibilidad básico (A) y medio (AA) definidos en Norma UNE 139803:2004.
6.1. Zona pública
La sede electrónica contará con determinadas secciones públicas donde no se requiera la identificación del usuario para la consulta de la información publicada, entre ellas:
Tablón de anuncios
Para la publicación de actos y comunicaciones, permitiendo la sustitución de los medios empleados tradicionalmente.
Perfil de contratante
La solución aportada se deberá integran con al actual perfil de contratante de la Diputación, disponible en la siguiente dirección: xxxxx://xxxxxxxxxxx.xxxxxx.xx
Verificación de documentos
Espacio que permita que cualquier interesado pueda contrastar la autenticidad de todos los documentos públicos administrativos emitidos por el Ayuntamiento por medios electrónicos y firmados electrónicamente.
Catálogo de procedimientos
La sede electrónica se configurará con un catálogo de procedimientos administrativos accesibles electrónicamente que, además de estar ordenados por las materias tradicionales (urbanismo, contratación pública, etc.), también estarán agrupados por “hechos vitales” para facilitar a ciudadanos y empresas la localización y acceso a los mismos.
Cada trámite incluido en el catálogo incorporará:
• Una ficha informativa de cada trámite, que el Ayuntamiento podrá personalizar, que facilite a la ciudadanía una primera información y evite un desplazamiento inicial. De esta forma, cualquier vecino del municipio podrá conocer para qué sirve el trámite, cómo debe presentar la solicitud, qué tributos se aplican, cómo se resuelve el procedimiento y qué posibilidades existen de recurrir si no está conforme.
• Una instancia de presentación normalizada para que el ciudadano pueda descargarla y rellenarla para entregarla en ventanilla.
Toda esta información será aportada por la empresa adjudicataria, pudiendo el Ayuntamiento configurar fácilmente que trámites desea ofrecer al ciudadano y qué opciones habilitar (ficha, descarga de instancia o tramitación electrónica).
De la misma forma que se ha descrito en el catálogo de procedimientos, la empresa adjudicataria se comprometerá durante la fase de mantenimiento a mantener las fichas informativas de los trámites y las instancias de presentación permanentemente actualizadas y adaptadas a los cambios legislativos que se vayan sucediendo, a las novedades jurisprudenciales y a las nuevas interpretaciones legales emitidas por los órganos consultivos.
6.2. Zona privada
Identificación electrónica
El acceso a la parte privada de la sede electrónica se realizará mediante validación de identidad a través del DNI electrónico o cualquier otro certificado digital X509 reconocido (FNMT, ACCV, IDCAT...), tanto en soporte de tarjeta criptográfica como de certificado instalado en el navegador.
De esta forma, el Ayuntamiento no está obligado a habilitar protocolos para la anulación de datos en caso de pérdida, a gestionar la transmisión de dicha información a los usuarios, a habilitar servicios de soporte, etc. El efecto práctico es que “delegará” toda esta problemática a las diferentes Autoridades de Certificación, creadas justamente para ello, y serán éstas las que presten los costosos y complejos servicios de despliegue, mantenimiento y soporte de las identidades digitales, con total seguridad y sin ningún coste por parte del Ayuntamiento.
Registro electrónico
Cualquier procedimiento incluido en el catálogo podrá iniciarse a través de internet, con el único requisito de estar correctamente identificado. El ciudadano podrá rellenar la instancia de solicitud desde la sede electrónica y adjuntar la documentación requerida.
El ciudadano podrá dirigir por este medio todo tipo de solicitud, escrito y comunicación al Ayuntamiento, obteniendo un acuse de recibo que le permita acreditar legalmente el contenido presentado, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada que le ha sido asignado.
Consulta de expedientes
El ciudadano podrá consultar el estado de todos los expedientes que esté tramitando o haya tramitado con el Ayuntamiento.
Notificaciones electrónicas
La solución deberá permitir a los ciudadanos acceder a su buzón personal dentro de la sede electrónica del Ayuntamiento para recibir notificaciones electrónicas con plena validez legal, dejando constancia de la transmisión y recepción, de las fechas en que se produjeron, del contenido íntegro de las comunicaciones y de la identificación del remitente y al destinatario de las mismas.
7. ARQUITECTURA DE INTEROPERABILIDAD
La solución contratada debe garantizar las condiciones necesarias para alcanzar un adecuado nivel de interoperabilidad, no sólo con aquellos sistemas que pueden ser considerados internos, sino también con aquellos otros servicios facilitados por parte de otras Administraciones Públicas cuya aplicación redunda en beneficio de la eficacia y la eficiencia.
La solución debe proporcionar los mecanismos necesarios para permitir a sistemas externos crear y utilizar los procesos que componen la capa de negocio ofrecida por la plataforma. Para ello, la plataforma debe contar con una API de servicios que permita Ayuntamiento y a sus proveedores tecnológicos poder integrar los recursos proporcionados por la plataforma con cualquier otra solución xx xxxxxxx.
Los servicios proporcionados deberán estar implementados en forma de servicios web, utilizando el modelo de arquitectura basado en REST, y sobre estos servicios se podrá construir una capa de servicios web que cumpla con los estándares WS-I. Además, a través de estos servicios se permitirá la integración con los distintos buses empresariales disponibles.
Para facilitar la integración de terceros, debe existir una documentación actualizada con toda la información acerca de la especificación de la API, una descripción de los diferentes recursos que ofrece la arquitectura de interoperabilidad de la plataforma y códigos de ejemplo de uso de algunos de los espacios de recursos ofertados dentro de la plataforma.
8. REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO.
8.1. Entorno de aplicación.
Directrices de accesibilidad y usabilidad: se respetarán los protocolos internacionales de accesibilidad y usabilidad, siguiendo los estándares W3C y las Web Content Accessibility Guidelines 1.0, para facilitar el acceso a la información a colectivos discapacitados. Se deberá certificar un grado mínimo de accesibilidad
<AA> al menos en la parte pública de la solución ofertada, intentando por todos los medios alcanzar el grado <AAA>.
8.2. Arquitectura de aplicación.
Uso de estándares: se deben utilizar tecnologías basadas en estándares aceptados de manera generalizada.
Portabilidad: para cualquier software complementario al servicio ofrecido que sea necesario, se debe garantizar que se permite ejecutar al menos en sistemas operativos windows y linux, y cualquier hardware de arquitectura Intel, además de su portabilidad entre entornos. Esta portabilidad debe garantizarse del mismo modo entre diferentes gestores de base de datos, al menos, Oracle, SQLServer y MySQL.
Escalabilidad: los componentes deben estar diseñados y desarrollados para soportar el aumento en la carga de procesos o usuarios, necesitando únicamente adecuar la arquitectura hardware del entorno en el que se ejecuta.
Crecimiento funcional modular: la solución propuesta debe tener una arquitectura y diseño que permita la incorporación de funcionalidades a partir de la incorporación de nuevos módulos sin que éstos afecten al resto del sistema. Por tanto, la integración entre componentes deberá realizarse sin la utilización de interfaces o protocolos nativos y se deberá garantizar el desacoplamiento de capas, permitiendo que la sustitución de componentes por otros nuevos no cause ningún impacto en el resto de componentes. Por tanto, cualquier componente existente como cualquier nuevo componente desarrollado en el ámbito de este proyecto, deberá estar sujeto a este principio de modularidad de componentes y servicios software. Para ello, se deberá aportar documentación sobre su arquitectura, integración o cualquier otro aspecto que garantice este principio.
Seguridad: la solución propuesta debe garantizar que las funciones básicas de confidencialidad, integridad y disponibilidad se cumplan en un entorno A-A-A (autenticación, autorización y auditoría). El sistema deberá contar con herramientas y procedimientos de salvaguarda, recuperación, exportación e importación de datos. Estas herramientas y procedimientos deben enumerarse en la memoria de la oferta.
Interoperabilidad: El sistema dará garantía de interoperabilidad técnica, semántica y organizativa entre sus distintos componentes, así como con componentes externos.
8.3. Acceso a aplicación.
En los casos que así se decida por Diputación, el sistema debe proporcionar y garantizar la identificación del usuario, ya sea funcionario o ciudadano. Esta identificación se realizará mediante usuario y contraseña o mediante certificados digitales.
El sistema debe garantizar la navegación segura en todos los componentes de la solución. 8.4. Navegadores.
El sistema debe garantizar la compatibilidad con los estándares o recomendaciones publicadas por el World Wide Web Consortium (W3C), que implícitamente y a día xx xxx garantizan el correcto funcionamiento en navegadores Internet Explorer, Firefox, Chrome y otros.
8.5. Rendimiento.
El sistema debe garantizar un rendimiento razonable de las aplicaciones y, como tal, hacer un uso razonable de los recursos necesarios; para ello,...
se garantizará la ejecución de transacciones instantáneas simples en tiempos siempre inferiores a 2 segundos, la ejecución de transacciones instantáneas de complejidad media, como la firma de un documento, en tiempos siempre inferiores a 5 segundos; estos tiempos se medirán excluyendo los tiempos de ejecución acumulados debidos a causas ajenas al sistema, como p.e. disponibilidad de servicios de terceros o velocidad de líneas de comunicaciones;
la oferta deberá aportar detalle de infraestructura hardware para el adecuado rendimiento de los sistemas ofertados (ver apartado de requisitos de infraestructura);
8.6. Seguridad. El sistema debe:
registrar un log de auditorías para consulta e informe de los accesos y las acciones de los diferentes usuarios, dando constancia de su login, IP, host, etc;
garantizar la privacidad y seguridad de las comunicaciones dentro de los componentes
/herramientas/soluciones ofertadas. 8.7. Infraestructura.
La oferta deberá aportar detalle de infraestructura hardware (incluyendo comunicaciones) adecuada para el óptimo y razonable rendimiento de los sistemas ofertados. Deberá aportar para la instalación de cada solución ofertada, el dimensionando de estos requerimientos con rangos de estimaciones de carga o volumen. Estos requisitos de infraestructura se entenderán como compromiso vinculante para la correcta ejecución del proyecto, y la infraestructura aportada por el adjudicatario para dar el servicio contratado, los cumplirá.
8.8. Disponibilidad.
Las soluciones ofertadas deben de maximizar la disponibilidad de los sistemas, garantizando para ello:
una política y procedimientos de actualización claros que garanticen esta máxima disponibilidad;
una clara y adecuada política de transacciones que prevenga, y por tanto contemple y evite, bloqueos de ejecución;
La memoria de la oferta incluirá:
una catalogación completa de las situaciones en las que se prevean indisponibilidades del sistema;
la política de entornos y procedimientos de actualización, indicando clara y motivada casuística en la que estas actualizaciones serán “en frio” (con indisponibilidad de los sistemas) o en caliente (con los sistemas disponibles);
8.9. Datos.
La oferta incluirá documentación detallada del modelo de datos de la solución ofertada, incluyendo tablas, campos, claves, claves ajenas y todo tipo de restricciones definidas (integridad, consistencia y otras).
La solución implantada garantizará la completa integridad y consistencia de los datos según el modelo de datos. Para ello se garantizará el correcto control transaccional que contemplará toda la casuística existente que evite romper la integridad y consistencia de los datos.
8.10 Requerimientos Jurídicos
La solución presentada debe estar en correspondencia con las normativas estipuladas en la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, y su normativa de desarrollo, (RD 3/2100, RD 4/2010, incluidas las normas técnicas que los desarrollan). Las funcionalidades que cumplan con el resto de requisitos de este pliego deberán estar totalmente alineadas con la citada normativa.
Quedará incluido en el ámbito del proyecto cualquier adaptación, sea desarrollo o cualquier otro tipo de trabajo, a la normativa que pudiera surgir durante el desarrollo del proyecto.
Los licitadores deberán demostrar capacidad de soporte de ámbito legal para el asesoramiento Diputación Provincial xx Xxxxxx.
Cualquier acción propuesta o derivada del alcance del proyecto tiene que acompañarse de las acciones necesarias para que sus implicaciones cumplan íntegramente con la LOPD.
9. SERVICIO DE SOPORTE.
El personal de Diputación no asumirá el servicio de soporte de primer nivel que requieran los usuarios del Ayuntamiento cuando empiecen a utilizar la herramienta.
La empresa adjudicataria debe comprometerse a ofrecer, desde el mismo arranque de los servicios de implantación, la habilitación del servicio de soporte de primer nivel al que podrá recurrir cualquier usuario del Ayuntamiento en el momento que lo necesite para resolver dudas, incidencias, problemas de configuración, etc.
Las características mínimas de este servicio de soporte serán:
• Soporte telefónico directo, disponible durante el horario laboral (de 8 a 15 horas).
• Complementado con un Intelligent Routing (24 horas) que recoja las llamadas fuera de horario, de forma que sean devueltas de forma proactiva en el horario establecido.
• Soporte de atención por correo electrónico, a través de un sistema de tickets.
El servicio de soporte, además, debe complementarse con otro tipo de herramientas colaborativas que habiliten el acceso a la documentación y a los manuales de usuario, y que ayuden a gestionar los procesos de comunicación interna durante el arranque del proyecto.
10. REQUISITOS DE LA OFERTA TÉCNICA QUE SE PRESENTE
Para que pueda evaluarse la oferta presentada por el licitador, junto a la memoria descriptiva deberán aportarse, como mínimo, los siguientes entregables para que pueda procederse a su ponderación:
• Un acceso a la herramienta a través de internet donde se pueda verificar el cumplimiento de todos los requisitos técnicos exigidos en el pliego.
• Un acceso al API de servicios de la plataforma, y una copia de la documentación actualizada donde se describen los diferentes recursos que ofrece la arquitectura de interoperabilidad de la plataforma, así como códigos de ejemplo de uso de algunos de los espacios de recursos ofertados dentro de la plataforma.
11. PLAZO PARA LA PUESTA EN FUNCIONAMIENTO
Los servicios objeto de este pliego deberán estar a disposición de todos los ayuntamientos que lo soliciten en un tiempo máximo de 4 meses desde la firma del contrato.
En la propuesta técnica que se presente se deberán desarrollar los siguientes hitos.
Hito 1: Presentación del servicio a los Ayuntamientos.
Hito 2: Recogida de la información necesaria para la implantación del servicio en los Ayuntamientos.
Hito 3: Formación a usuarios e implantación de servicios.
Hito 4: Entrega de documentación a Diputación xx Xxxxxx.
Adicionalmente se creará un comité de seguimiento compuesto por personal de Diputación y de la empresa adjudicataria que se reunirá semanalmente y se encargara de resolver todas las incidencias que puedan surgir durante la fase de implantación.
11. DURACIÓN DEL CONTRATO
La duración del contrato será de 12 MESES a contar desde los cuatro meses para la puesta en funcionamiento del servicio. El contrato finalizará para todos los ayuntamientos transcurridos 16 meses desde la firma del contrato (4 meses de puesta en funcionamiento y 12 meses de prestación del servicio).
12. PRECIO
El precio de este contrato variará en función del número de adhesiones que se produzcan al mismo, aplicándose los siguientes precios en función de la población del municipio que se adhiera
SEGMENTO DE POBLACIÓN | Nº de Aytos | Cuota de suscripción | Importe Máximo (IVA no incluido) |
De 0 a 1.000 habitantes | 342 |
| 30.000 € |
De 1.000 a 1.500 habitantes | 12 | 2.300 € x nº aytos (IVA no incluido) | 27.600 € |
De 1.500 a 2.000 habitantes | 4 | 2.600 € x nº aytos (IVA no incluido) | 10.400 € |
De 2.000 a 3.000 habitantes | 6 | 3.400 € x nº aytos (IVA no incluido) | 20.400 € |
De 3.000 a 5.000 habitantes | 2 | 4.000 € x nº aytos (IVA no incluido) | 8.000 € |
De 5.000 a 7.500 habitantes | 1 | 4.600 € x nº aytos (IVA no incluido) | 4.600 € |
De 7.500 a 10.000 habitantes | 1 | 5.800 x nº aytos (IVA no incluido) | 5.800 € |
TOTAL: 106.800 € | |||
* El presupuesto total para la prestación del servicio en los Ayuntamientos incluidos en este segmento de población (De 0 a 1.000 habitantes) tiene como límite un importe de 30.000 € (IVA no incluido), con independencia del número de municipios que se adhieran.
a) El presupuesto base de licitación tiene como límite un importe de 106.800 €, (IVA no incluido), y sobre la cantidad anterior, se aplicará un 21% en concepto de IVA, que asciende a 22.428 €
Se entenderá que las ofertas de los licitadores comprenden tanto el precio del contrato como el Impuesto sobre el Valor Añadido y demás tributos que sean de aplicación según las disposiciones vigentes. La cantidad correspondiente al IVA figurará como partida independiente.
c) La forma de pago será mensual, durante el periodo de ejecución del proyecto.
13. INFORMACIÓN ADICIONAL
Para aclaraciones:
Diputación Provincial xx Xxxxxx.
Sección de Modernización Administrativa y Nuevas Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Teléfono: 000 00 00 00 (Ext. 482) // 947 25 62 88
E-mail: xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx
Firmado por: XXXXXX XXXX XXXXXX - DNI 00000000X
Motivo: Firma Pliegos PPT Localización: Burgos
Fecha y hora: 17.12.2012 13:05:28
Fdo.: Xxxxxx Xxxx Xxxxxx.
Jefe de Sección de Modernización Administrativa y Nuevas Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
ANEXO 1. CRITERIOS DE VALORACIÓN
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Para la valoración de las proposiciones y la determinación de la oferta económicamente más ventajosa se atenderá a varios criterios de adjudicación que se puntuarán con arreglo a la siguiente ponderación:
Propuesta Económica. Donde: TIPO es el tipo de licitación. OFMIN es la oferta más baja. OFVAL es la oferta que se valora para ser puntuada. N es el total de puntos máximo que se puede obtener por el criterio precio, y que son los que siempre corresponderán a la oferta más baja. | Hasta 70 puntos |
Propuesta funcional, técnica y metodológica. Se valorará tomando en consideración todos los requerimientos específicos, funcionales, técnicos, jurídicos y de documentación xxx xxxxxx de prescripciones técnicas. Se otorgará la puntuación de la siguiente manera: entre 15 puntos y 10 puntos a las mejores ofertas; entre 10 puntos y 1 punto a las ofertas de nivel intermedio; 0 puntos a las demás ofertas; | Hasta 15 puntos |
Número de procedimientos Se valorará. por encima de los 250 procedimientos mínimos exigidos para poder participar en la licitación, otorgando 1 punto por cada 20 procedimientos más, ya incorporados a la herramienta y listos para tramitar Para que sea puntuable, deberá adjuntarse un listado con el nombre de los procedimientos incluidos y un acceso a la plataforma que permita verificar la disponibilidad real de dichos procedimientos | Hasta 15 puntos |