ANEXO II — Condiciones Generales aplicables a los convenios de contribución

XXXXX XX — Condiciones Generales aplicables a los convenios de contribución

Acción: El programa o proyecto de cooperación parcial o totalmente financiado por la UE, que se llevará a cabo por la organización tal como se describe en el anexo I. Cuando se haga referencia a la acción o parte de la acción financiada por la contribución de la UE, esta indicación abarcará: i) las actividades financiadas exclusivamente con la contribución de la UE y ii) las actividades cofinanciadas por la UE.

Contratista: Toda persona física o jurídica con la que se haya firmado un contrato. Días: Días naturales.

Sistema de Exclusión

y Detección Precoz El sistema establecido por el Reglamento (UE, Euratom) 2015/1929 de la Comisión, de 28 de octubre de 2015, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión (DO L 286/1 de 30.10.2015), que incluye la información sobre la detección precoz de los riesgos que suponen una amenaza para los intereses financieros de la UE, sobre los casos de exclusión de la financiación de la UE de las personas físicas y jurídicas y sobre los casos de imposición de sanciones pecuniarias.

Fecha de finalización La fecha en la que el convenio termina, es decir, el momento del pago del saldo por el Órgano de Contratación de conformidad con lo dispuesto en la cláusula 19, o cuando la organización reembolse los importes que se le hayan pagado en exceso con relación al importe definitivo adeudado en virtud de la cláusula 20. En caso de que alguna de las Partes se acoja al procedimiento de resolución de conflictos contemplado en la cláusula 14, la

«fecha de finalización» se aplazará hasta la finalización de dicho procedimiento.

Decisión

administrativa final: Decisión de una autoridad administrativa con un efecto definitivo y vinculante de conformidad con la legislación aplicable.

Beneficiario final: Persona física o jurídica que en última instancia se beneficia de la acción.

Fuerza mayor: Cualquier situación o acontecimiento imprevisible y excepcional ajeno a la voluntad de las Partes que impidiere a cualquiera de ellas cumplir alguna de sus obligaciones derivadas del convenio, que no se deba a error o negligencia por su parte (o por parte de los beneficiarios de subvenciones, socios, contratistas, agentes o empleados) y que no haya podido evitarse ni aun actuando con la debida diligencia. Los defectos de los equipos o del material o los retrasos en su puesta a disposición no podrán invocarse como causas de fuerza mayor, a menos que se deriven directamente de un caso claro de fuerza mayor. Los conflictos laborales, las huelgas o los problemas financieros de la organización no podrán invocarse como causa de fuerza mayor por la Parte infractora.

Subvención: Contribución financiera directa en forma de donación aportada por la organización o un socio para financiar las actividades de terceros.

Beneficiario de

la subvención: Persona física o jurídica a quien se haya concedido una subvención. Los beneficiarios de subvenciones pueden a su vez conceder subvenciones o contratos en cascada para la ejecución de sus actividades.

Falta profesional

grave: Cualquiera de las siguientes:

toda infracción de los reglamentos o normas aplicables, en particular los de la organización, o de las normas deontológicas de la profesión a la que pertenece la persona o entidad, incluida cualquier conducta que dé lugar a explotación o abusos sexuales o de otro tipo, o

toda conducta ilícita de una persona o de una entidad que tenga un impacto significativo en su credibilidad profesional, cuando dicha conducta suponga propósito doloso o negligencia grave.

Indicador: Factor cuantitativo o cualitativo o variable que proporcione un medio sencillo y fiable para medir la consecución de los resultados de la acción.

Sistema de

control interno: Proceso aplicable a todos los niveles de gestión y concebido para ofrecer garantías razonables con respecto a la consecución de los siguientes objetivos:

a) eficacia, eficiencia y economía de las operaciones;

b) fiabilidad de la información;

c) salvaguardia de los activos y protección de datos;

d) prevención, detección, corrección y seguimiento de fraudes e irregularidades;

e) gestión adecuada de los riesgos relativos a la legalidad y regularidad de las operaciones financieras, teniendo en cuenta el carácter plurianual de los programas, así como la naturaleza de los pagos de que se trate.

Organización

internacional: Organización internacional del sector público creada mediante un convenio internacional (incluidas las agencias especializadas creadas por dichas organizaciones), u organización asimilada a organizaciones internacionales de conformidad con el Reglamento Financiero de la UE.

Organización

del Estado miembro Entidad establecida en un Estado miembro de la Unión Europea en calidad de organismo de Derecho público o de organismo que se rige por el Derecho privado al que se haya confiado una misión de servicio público y se dotado de garantías financieras adecuadas por parte del Estado miembro;

Acción con

pluralidad de donantes: Acción con múltiples donantes cofinanciada por la contribución de la UE (destinada o no a un fin específico) y otros donantes(s).

Repercusión: Efectos probables o logrados a corto y medio plazo de las realizaciones de una acción.

Realización: Productos, bienes de capital y servicios resultantes de las actividades de la acción.

Socio: Entidad que ejecuta parte de la acción y es Parte en el convenio de contribución pertinente junto con la organización.

Contrato público: Contrato firmado entre el contratista y la organización o un socio en virtud del cual el contratista prestará unos determinados servicios, entregará unos determinados suministros o ejecutará unas determinadas obras.

Reglamentos

y normas: Reglamentos y normas, directrices en materia de organización, instrucciones y otras partes del marco regulador de la organización.

Resultado: Las realizaciones o repercusiones de una acción.

Buena gestión

financiera: Principio general por el que se rige la aplicación del presente convenio, a saber, el de economía, eficacia y eficiencia (incluidos todos los aspectos del control interno). El principio de economía exige que los recursos utilizados en el marco de la ejecución de la acción se pongan a disposición a su debido tiempo, en las cantidades y con las calidades apropiadas y al mejor precio. El principio de eficacia se refiere a la consecución de los objetivos específicos y a la obtención de los resultados previstos. El principio de eficiencia se refiere a la relación óptima entre los medios empleados y los resultados obtenidos.

Cláusula 2: Obligaciones generales

Ejecución de la acción

2.1 La organización será responsable de la ejecución de la acción descrita en el anexo I, independientemente de si las actividades son llevadas a cabo por la propia organización, un contratista o un beneficiario de subvenciones. Ambas Partes se esforzarán por intensificar sus mutuos contactos con vistas a mejorar el intercambio de información durante la ejecución de la acción. Con este propósito, la organización y el Órgano de Contratación participarán en reuniones de coordinación y demás actividades comunes organizadas conjuntamente, y la organización invitará a la Comisión Europea a formar parte de cualquier comité de donantes que pudiera constituirse con relación a la acción.

Responsabilidad

2.2 La organización garantizará el cumplimiento de las obligaciones que se derivan del presente convenio con el debido grado de seriedad profesional y diligencia, lo que significa que aplicará el mismo nivel de seriedad y cautela que aplica en la gestión de sus propios fondos. La organización deberá respetar los principios de buena gestión financiera, transparencia, no discriminación y visibilidad de la Unión Europea en la ejecución de la acción.

2.3 La organización asumirá ante el Órgano de Contratación la plena responsabilidad financiera de todos los fondos, incluidos los pagados indebidamente a los contratistas o beneficiarios de subvenciones, o los utilizados incorrectamente por ellos. La organización adoptará las medidas necesarias para prevenir, detectar y corregir las irregularidades y casos de fraude que puedan surgir durante el desarrollo de las actividades. Con este propósito, la organización llevará a cabo, de acuerdo con el principio de proporcionalidad y sus reglamentos y normas evaluados favorablemente, los oportunos controles previos y a posteriori, incluidos, en su caso, los controles sobre el terreno de muestras representativas o basadas en el riesgo de las transacciones, con el fin de garantizar que la acción financiada por la UE se lleve a cabo efectivamente y se ejecute correctamente. La organización informará a la Comisión Europea y al Órgano de Contratación de las irregularidades y los casos de fraude detectados en la gestión de la contribución de la UE y de las medidas adoptadas. En caso de que determinados fondos se hayan pagado indebidamente a los contratistas o beneficiarios de subvenciones, o hayan sido utilizados por ellos incorrectamente, la organización deberá adoptar todas las medidas aplicables de acuerdo con sus propios reglamentos y normas para recuperar dichos fondos, incluso, en su caso, mediante la interposición de un recurso judicial y la presentación de reclamaciones contra sus contratistas o beneficiarios de subvenciones al Órgano de Contratación o a la Comisión Europea. En los casos en que la organización haya agotado estas medidas y la no recuperación no sea el resultado de un error o negligencia por su parte, el Órgano de Contratación considerará costes elegibles los importes que no pudieron ser recuperados de los contratistas o beneficiarios de subvenciones.

Otras obligaciones

2.4 La organización se compromete a garantizar que las obligaciones establecidas en el presente convenio, de conformidad con las cláusulas 5 (Conflicto de intereses), 7 (Protección de datos), 8 (Comunicación y visibilidad), 16 (Contabilidad y archivo), 17 (Acceso y controles financieros) se apliquen, cuando proceda, a todos los contratistas y beneficiarios de subvenciones.

2.5 La organización comunicará sin dilación al Órgano de Contratación y a la Comisión Europea cualquier cambio sustancial de las normas o los procedimientos y sistemas aplicados para la ejecución de la acción. Esta obligación se refiere en particular a i) los cambios sustanciales que afecten a la evaluación por pilares de que haya sido objeto la organización, o ii) los cambios que puedan afectar a las condiciones de elegibilidad previstas en los instrumentos jurídicos aplicables de la UE. Las Partes se esforzarán por resolver de forma amistosa los problemas que se deriven de dichos cambios. El Órgano de Contratación se reserva el derecho a adoptar medidas adicionales en respuesta a tales cambios. En el caso de que las Partes no puedan alcanzar un acuerdo sobre tales medidas u otras soluciones, cualquiera de ellas podrá denunciar el convenio de conformidad con la cláusula 13.3.

2.6 La organización promoverá la salvaguardia de los derechos humanos y respetará la legislación medioambiental aplicable, incluidos los acuerdos multilaterales en materia de medio ambiente, así como las normas fundamentales del trabajo acordadas internacionalmente. La organización no apoyará las actividades que contribuyan al blanqueo de capitales, la financiación del terrorismo, la elusión fiscal, el fraude fiscal o la evasión fiscal.

2.7 Cuando la Comisión Europea no sea el Órgano de Contratación, no será Parte del presente convenio, con la consecuencia de solo podrán atribuírsele derechos y obligaciones cuando así se indique de manera explícita en el convenio. Esto se entiende sin perjuicio del papel de la Comisión Europea en la promoción de una interpretación coherente de los términos del presente convenio.

Cláusula 3: Obligaciones en materia de información y presentación de informes

Cuestiones generales

3.1 La organización facilitará al Órgano de Contratación toda la información necesaria sobre la ejecución de la acción. Con este propósito, la organización incluirá en el anexo I un plan de trabajo que abarque al menos el primer año del período de aplicación (o todo el período de aplicación, cuando este tenga una duración inferior a un año). La organización deberá transmitir al Órgano de Contratación el informe o informes de situación previstos, así como un informe final, de acuerdo con las disposiciones que figuran a continuación. Dichos informes constarán de una parte descriptiva y una parte financiera.

3.2 Cada informe, tanto el/los de situación como el final, deberá proporcionar una descripción completa de todos los aspectos relevantes de la ejecución de la acción durante el período cubierto. El informe describirá la aplicación de la acción con arreglo a las actividades previstas en el anexo I, así como el grado de consecución de sus resultados (repercusiones o realizaciones), medidos con los indicadores correspondientes. El informe se redactará de tal manera que permita una supervisión del objetivo u objetivos, así como de los medios previstos y utilizados. El nivel de detalle de estos informes deberá ajustarse al de los anexos I y III.

3.3 Cuando la acción global de la organización se extienda más allá del período de aplicación del presente convenio, el Órgano de Contratación podrá solicitar, además de los informes finales que deben presentarse con arreglo a la cláusula 3.8, los informes finales de la acción global, una vez disponibles.

3.4 Cualquier requisito alternativo o adicional de notificación se recogerá en las Condiciones Particulares.

3.5 El Órgano de Contratación podrá solicitar en todo momento información adicional, motivando su solicitud. A reserva de los reglamentos y normas de la organización, dicha información deberá proporcionarse dentro de los treinta (30) días siguientes a la recepción de la solicitud. La organización podrá presentar una solicitud debidamente motivada para ampliar este plazo de 30 días.

3.6 La organización informará sin dilación al Órgano de Contratación de toda circunstancia que pueda afectar negativamente a la ejecución y gestión de la acción, o retrasar o poner en peligro la realización de las actividades.

Contenido de los informes

3.7 El informe o los informes de situación se referirán directamente al presente convenio e incluirán como mínimo:

a) el resumen y el contexto de la acción;

b) los resultados efectivos: un cuadro actualizado basado en una matriz de marco lógico que incluya informes sobre los resultados alcanzados por la acción (repercusiones o realizaciones), medidos con los correspondientes indicadores, valores de referencia y objetivos acordados, y fuentes de datos pertinentes;

c) información sobre las actividades directamente relacionadas con la acción, tal como se describen en el anexo I y llevadas a cabo durante el período de notificación;

d) información sobre las dificultades encontradas y las medidas adoptadas para resolver los problemas y los posibles cambios introducidos;

e) información sobre la aplicación del plan de visibilidad y comunicación (anexo VI) y las eventuales medidas adicionales que se hayan adoptado para identificar a la UE como fuente de financiación;

f) un desglose de los costes totales, siguiendo la misma estructura que figura en el anexo III, realizados desde el inicio de la acción, así como de los compromisos jurídicos contraídos por la organización durante el período de notificación;

g) un resumen de todos los controles llevados a cabo y los informes finales de auditoría disponibles, de acuerdo con la política de la organización en materia de divulgación de tales controles e informes de auditoría. En caso de detectarse errores o deficiencias, deberá asimismo facilitarse un análisis de su naturaleza y alcance, así como información sobre las medidas correctoras adoptadas o previstas;

h) cuando proceda, una solicitud de pago;

i) el plan de trabajo y el presupuesto estimativo para el período de notificación siguiente.

3.8 El informe final abarcará todo el período de aplicación e incluirá:

a) toda la información solicitada en la cláusula 3.7, letras a) a h);

b) un resumen de los ingresos de la acción, los pagos percibidos y los costes elegibles contraídos;

c) si procede, una descripción sucinta de los fondos indebidamente pagados o incorrectamente utilizados que la organización haya podido, o no haya podido, recuperar por sí misma;

d) el enlace exacto a la página web que, de acuerdo con la cláusula 22.1, recoge la información sobre los contratistas o beneficiarios de subvenciones;

e) si procede, información detallada sobre las transferencias de los bienes de equipo, vehículos y restantes suministros importantes a que se refiere la cláusula 9;

f) cuando la acción sea una acción con pluralidad de donantes y la contribución de la UE no tenga un destino específico, una confirmación de la organización de que un importe

correspondiente al abonado por el Órgano de Contratación ha sido utilizado de conformidad con las obligaciones establecidas en el presente convenio, y de que los costes que no podían optar a la contribución de la UE han sido cubiertos por contribuciones de otros donantes;

g) cuando proceda, una solicitud de pago.

3.9 La organización presentará un informe para cada período de notificación especificado en las Condiciones Particulares a partir del inicio del período de aplicación, a menos que se indique otra cosa en las Condiciones Particulares1. La información, tanto descriptiva como financiera, cubrirá la totalidad de la acción, independientemente de si esta está totalmente o solo parcialmente financiada por fondos de la UE. Los informes de situación se presentarán dentro de los sesenta (60) días siguientes al término del período cubierto por el informe. El informe final se presentará, a más tardar, seis (6) meses después del final del período de aplicación.

Declaración de fiabilidad

3.10 Todo informe de situación o final irá acompañado de una declaración de fiabilidad de conformidad con la plantilla que figura en el anexo VII, a menos que la cláusula 1.5 de las Condiciones Particulares disponga que, además de los informes previstos en el presente convenio, deberá enviarse a la sede de la Comisión Europea una declaración de fiabilidad anual.

Dictamen de control o auditoría para organizaciones distintas de las organizaciones internacionales y organizaciones de los Estados miembros

3.11 En caso de que la organización no sea una organización internacional, ni una organización de un Estado miembro, la organización en cuestión deberá presentar un dictamen de control o auditoría de conformidad con las normas de auditoría internacionalmente aceptadas, en el que se determine si las cuentas ofrecen una imagen veraz y fiel, si los sistemas de control existentes funcionan correctamente y si las operaciones subyacentes se gestionan de acuerdo con las disposiciones del presente convenio. El dictamen determinará asimismo si el trabajo de auditoría pone en tela de juicio las afirmaciones formuladas en la citada declaración de fiabilidad.

3.12 Este dictamen de control o auditoría se facilitará como muy tarde un (1) mes después de la declaración de fiabilidad enviada con cada informe de situación o final, a menos que la cláusula 1.5 de las Condiciones Particulares afirme que la declaración de fiabilidad y el dictamen de control o auditoría se enviarán anualmente a la sede de la Comisión Europea separadamente de los informes previstos en el presente convenio.

Moneda para la notificación

3.13 Los informes se presentarán en la moneda del convenio, tal como se especifica en la cláusula 3 de las Condiciones Particulares.

3.14 La organización deberá convertir los compromisos jurídicos, los ingresos de la acción y los costes contraídos en monedas distintas de la moneda contable de la organización con arreglo a sus prácticas contables habituales.

Incumplimiento de las obligaciones de notificación

1 Por defecto, el período de notificación corresponderá a cada período de 12 meses a partir del inicio del período de aplicación.

3.15 Si la organización no pudiera presentar un informe de situación o el informe final en el plazo establecido en la cláusula 3.9, la organización informará al Órgano de Contratación por escrito de los motivos que se lo han impedido. La organización deberá facilitar asimismo un resumen del estado de avance de la acción y, en su caso, un plan de trabajo provisional para el período siguiente. Si la organización no cumpliera con esta obligación durante los dos (2) meses siguientes a la fecha límite mencionada en la cláusula 3.9, el Órgano de Contratación podrá resolver el convenio de conformidad con la cláusula 13, negarse a abonar los eventuales importes pendientes y recuperar todo importe indebidamente abonado.

Cláusula 4: Responsabilidad frente a terceros

4.1 La Comisión Europea no podrá, en ningún caso y por ningún concepto, ser considerada responsable de los daños o perjuicios causados al personal o a los bienes de la organización durante la ejecución de la acción o como consecuencia de ella. La Comisión, por lo tanto, no admitirá ninguna reclamación de indemnización o de aumento de las remuneraciones por ese motivo.

4.2 La Comisión Europea no podrá, en ningún caso y por ningún concepto, ser considerada responsable frente a terceros, en particular por lo que se refiere a los daños y perjuicios de cualquier tipo que se causare a estos durante la ejecución de la acción o como consecuencia de ella.

4.3 La organización eximirá a la Comisión de toda responsabilidad asociada a cualquier reclamación o diligencia judicial derivada de una infracción de los reglamentos y normas de la organización cometida por ella misma, por sus empleados o por las personas que estén a su cargo, o de una violación de los derechos de terceros en el contexto de la ejecución de la acción.

Cláusula 5: Conflicto de intereses

5.1 La organización deberá abstenerse, de conformidad con sus reglamentos y normas, de emprender cualquier acción que pueda dar lugar a un conflicto de intereses.

5.2 Se entenderá que se produce un conflicto de intereses cuando el ejercicio imparcial y objetivo de las funciones de cualquier persona que ejecute el convenio se halle comprometido.

Cláusula 6: Confidencialidad

6.1 El Órgano de Contratación y la organización se comprometen a respetar la confidencialidad de cualquier documento, información u otro material relacionados directamente con la ejecución de una acción de naturaleza confidencial. El carácter confidencial de un documento no impedirá su comunicación a un tercero, respetando la confidencialidad, cuando las normas vinculantes para las Partes, o la Comisión Europea cuando esta no sea el Órgano de Contratación, así lo requieran. En ningún caso podrá esta divulgación poner en peligro los privilegios e inmunidades de las Partes o la seguridad y protección del personal de las Partes, los contratistas, los beneficiarios de subvenciones o los beneficiarios finales de la acción.

6.2 Cada una de las Partes deberá obtener el consentimiento escrito previo de la otra Parte antes de divulgar dicha información, salvo que:

a) la Parte comunicante acepte liberar a la otra Parte de las citadas obligaciones de confidencialidad; o

b) la información confidencial se haya hecho pública por otros medios, y no debido a la divulgación de la información por la Parte sujeta a la obligación de confidencialidad en incumplimiento de dicha obligación; o

c) la divulgación de la información confidencial sea obligatoria por ley o por reglamentos y normas establecidos de conformidad con el documento constitutivo básico de cualquiera de las Partes.

6.3 Las Partes seguirán estando sujetas a las normas sobre confidencialidad durante los cinco (5) años siguientes a la fecha de finalización del convenio, o durante un período más largo especificado por la Parte comunicante en el momento de la comunicación.

6.4 Cuando la Comisión Europea no sea el Órgano de Contratación tendrá, no obstante, acceso a todos los documentos comunicados a este y mantendrá el mismo nivel de confidencialidad.

Cláusula 7: Protección de datos

La organización garantizará una protección adecuada de los datos personales de conformidad con las normas y procedimientos aplicables. Los datos personales serán:

− tratados de manera lícita, xxxx y transparente en relación con el interesado;

− recogidos con fines determinados, explícitos y legítimos, y no serán tratados ulteriormente de manera incompatible con dichos fines;

− adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados;

− exactos y, si fuera necesario, actualizados;

− mantenidos de forma que se permita la identificación de los interesados durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento de los datos personales; y

− tratados de un modo que garantice una seguridad adecuada de los datos personales.

Cláusula 8: Comunicación y visibilidad

8.1 La organización ejecutará el Plan de Comunicación y Visibilidad que se detalla en el anexo VI.

8.2 A menos que la Comisión Europea solicite o acuerde otra cosa, la organización adoptará todas las medidas adecuadas para dar publicidad al hecho de que la acción ha recibido financiación de la Unión Europea. La información facilitada a la prensa y a los beneficiarios finales, así como todos los materiales publicitarios, anuncios oficiales, informes y publicaciones deberán precisar que la acción se ha llevado a cabo «con financiación de la Unión Europea», y mostrarán el logotipo de la UE (doce estrellas xxxxxxxxx sobre fondo azul) de manera adecuada. Todas las publicaciones de la organización relativas a la acción, en cualquier forma y por cualquier medio, incluido Internet, deberán incluir la siguiente cláusula de exención de responsabilidad: «Este documento se ha elaborado con la asistencia financiera de la Unión Europea. Las opiniones expresadas en el mismo no reflejan necesariamente la opinión oficial de la Unión Europea». Estas medidas se aplicarán de acuerdo con el Manual de Comunicación y Visibilidad de las acciones exteriores de la UE2, publicado por la Comisión, o con arreglo a cualquier otro tipo de directrices acordadas entre la Comisión y la organización.

8.3 Si, durante la ejecución de la acción, se adquieren bienes de equipo, vehículos o suministros importantes utilizando fondos de la UE, la organización deberá reconocer adecuadamente esta circunstancia en tales vehículos, bienes de equipo o suministros importantes, incluso mediante la exhibición del logotipo de la UE (doce estrellas xxxxxxxxx sobre fondo azul). Cuando esa exhibición pueda poner en peligro los privilegios e inmunidades de la organización, o la seguridad y protección de los beneficiarios finales o del personal de la organización, esta deberá proponer las oportunas soluciones alternativas. Tanto el

2 Comunicación y visibilidad en las acciones exteriores financiadas por la UE — Requisitos aplicables a los socios encargados de la ejecución (de los proyectos), disponible en:

xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxx/xxxxx/xxxxx/xxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxx-0000_xx.xxx

reconocimiento como el logotipo de la UE serán lo suficientemente grandes y prominentes como para resultar claramente visibles, de manera que no pueda generarse ninguna confusión en cuanto a que la acción forma parte de las actividades de la organización o a que los bienes de equipo, vehículos o suministros importantes son propiedad de la organización.

8.4 Si, en aplicación de la cláusula 9.5, los bienes de equipo, vehículos o suministros importantes adquiridos utilizando fondos de la UE no han sido transferidos a las autoridades locales, los beneficiarios de subvenciones o los beneficiarios finales locales en el momento de la presentación del informe final, los requisitos de visibilidad relativos a estos bienes de equipo, vehículos o suministros importantes (en particular, el relativo al logotipo de la UE) deberán seguir aplicándose entre la fecha de presentación del informe final y la fecha de finalización de la acción, si esta última fuere posterior. Cuando la organización conserve la propiedad de conformidad con la cláusula 9.6, los requisitos de visibilidad seguirán aplicándose mientras la organización siga utilizando los bienes de equipo, vehículos o suministros importantes.

8.5 A menos que se disponga otra cosa en las Condiciones Particulares, si la divulgación de la información pudiera amenazar la seguridad de la organización o perjudicar a sus intereses, la Comisión Europea y el Órgano de Contratación (en caso de que no sea la Comisión Europea) podrá publicar, en cualquier forma y por cualquier medio, incluidos sus sitios Internet, el nombre y la dirección de la organización, así como el objetivo y el importe de la contribución de la UE.

8.6 La organización deberá asegurarse de que los informes, publicaciones, comunicados de prensa y actualizaciones relacionados con la acción se comunican a los destinatarios contemplados en las Condiciones Particulares a medida que se vayan produciendo o publicando.

8.7 Las Partes se consultarán inmediatamente y harán todo lo posible para remediar las deficiencias detectadas en la aplicación de los requisitos establecidos en la presente cláusula. Esto se entenderá sin perjuicio de las medidas que el Órgano de Contratación pueda adoptar en caso de incumplimiento de una obligación.

Cláusula 9: Derecho a utilizar los resultados y transferir los bienes de equipo

Derecho de utilización

9.1 La propiedad de los resultados de la acción no corresponderá al Órgano de Contratación. Sin perjuicio de la cláusula 6, la organización deberá conceder –y actuará para garantizar que cualquier tercero interesado conceda– al Órgano de Contratación (y a la Comisión Europea, cuando esta no sea el Órgano de Contratación) el derecho a utilizar gratuitamente los resultados de la acción, incluidos los informes y otros documentos relativos a esta, que estén sujetos a derechos de propiedad industrial o intelectual.

9.2 Cuando los resultados mencionados en la cláusula 9.1 incluyan derechos preexistentes y la organización no pueda garantizar al Órgano de Contratación (y a la Comisión Europea, cuando esta no sea el Órgano de Contratación) el derecho a utilizar tales resultados, la organización informará de ello por escrito al Órgano de Contratación (y a la Comisión Europea, cuando esta no sea el Órgano de Contratación).

Transferencia

9.3 Los bienes de equipo, vehículos y suministros importantes adquiridos con la contribución de la UE en el marco de la acción se cederán a las autoridades locales, los beneficiarios de subvenciones o los beneficiarios finales locales a más tardar en el momento de presentar el informe final.

9.4 La prueba documental de dichas cesiones no se presentarán con los informes finales, pero se conservarán para su verificación durante el período y junto con los documentos contemplados en la cláusula 16.2.

9.5 No obstante lo dispuesto en la cláusula 9.3, los bienes de equipo, vehículos y suministros importantes adquiridos con la contribución de la UE en el marco de las acciones que prosigan tras la finalización del período de ejecución podrán ser cedidos al final de la acción global. La organización utilizará los bienes de equipo, vehículos y suministros importantes en favor de los beneficiarios finales. La organización informará al Órgano de Contratación sobre el uso final de los bienes de equipo, vehículos y suministros importantes en el informe final.

9.6 En caso de que no haya autoridades locales, beneficiarios de subvenciones o beneficiarios finales locales a los que puedan cederse los bienes de equipo, vehículos y suministros importantes, la organización podrá cederlos a otra acción financiada por la UE o, excepcionalmente, conservar la propiedad de los bienes de equipo, vehículos y suministros importantes al final de la acción o de la acción global. En tales casos, deberá presentar una petición escrita justificada con un inventario en que se enumeren los bienes en cuestión, junto con una propuesta relativa a su utilización, a su debido tiempo y a más tardar en el momento de la presentación del informe final. En ningún caso podrá el uso final poner en peligro la sostenibilidad de la acción.

Cláusula 10: Seguimiento y evaluación de la acción

10.1 Teniendo en cuenta el compromiso de las Partes con respecto al funcionamiento eficaz y eficiente del convenio, la organización invitará a representantes de la Comisión Europea y del Órgano de Contratación (en caso de que este no sea la Comisión Europea) a que participe, a sus propias expensas, en las principales misiones de seguimiento y ejercicios de evaluación relacionados con la ejecución de la acción. Esta participación en los ejercicios de evaluación deberá garantizarse mediante la petición de observaciones de la Comisión Europea y del Órgano de Contratación sobre el Pliego de Condiciones, antes de que el ejercicio se lleve a cabo, y sobre los diferentes entregables vinculados a un ejercicio de evaluación antes de su aprobación final (como mínimo, en el informe final). La organización enviará todos los informes de seguimiento y evaluación relativos a la acción a la Comisión Europea y al Órgano de Contratación una vez publicados, a reserva de los requisitos de confidencialidad aplicables.

10.2 La cláusula 10.1 se entenderá sin perjuicio de cualquier misión de seguimiento o ejercicio de evaluación que bien la Comisión Europea como donante, bien el Órgano de Contratación deseen llevar a cabo a sus propias expensas. Las misiones de seguimiento y evaluación de los representantes de la Comisión Europea y del Órgano de Contratación se planificarán y completarán en régimen de colaboración entre el personal de la organización y dichos representantes, teniendo en cuenta el compromiso de las Partes con respecto al funcionamiento eficaz y eficiente del convenio. La Comisión Europea (o el Órgano de Contratación) y la organización acordarán de antemano las cuestiones relativas al procedimiento. La Comisión Europea (o el Órgano de Contratación) pondrá a disposición de la organización el Pliego de Condiciones del ejercicio de evaluación antes de que este se lleve a cabo, así como los distintos entregables (como mínimo, el proyecto de informe final) a fin de recabar las oportunas observaciones antes de su emisión final. La Comisión Europea (o el Órgano de Contratación) deberá enviar el informe final de seguimiento y evaluación a la organización una vez publicado.

10.3 En consonancia con el espíritu de asociación, la organización y la Comisión Europea (y el Órgano de Contratación, cuando proceda) podrán asimismo realizar conjuntamente una supervisión/evaluación. Tales disposiciones serán discutidas y acordadas a su debido tiempo, y deberán planificarse y completarse en régimen de colaboración.

10.4 Siempre que sea posible, podrá invitarse a representantes del país socio de que se trate a participar, a sus propias expensas, en las misiones de control y ejercicios de evaluación principales, a menos que esta participación pueda ser perjudicial para los objetivos de la acción o poner en peligro la seguridad de los socios, los beneficiarios de subvenciones o los beneficiarios finales, o dañar sus intereses.

Cláusula 11: Modificación del convenio

11.1 Sin perjuicio de lo dispuesto en las cláusulas 11.3 a 11.7, cualquier modificación del presente convenio, incluidos sus anexos, se consignará por escrito en una cláusula adicional firmada por ambas Partes. El presente convenio solo podrá modificarse antes de la fecha de finalización.

11.2 La Parte requirente deberá solicitar por escrito cualquier modificación treinta (30) días antes de la fecha prevista para su entrada en vigor, y, a más tardar, treinta (30) días antes de la fecha de finalización, a menos que se den circunstancias especiales debidamente justificadas por la Parte requirente y aceptadas por la otra Parte. La otra Parte notificará su decisión sobre la propuesta de modificación a su debido tiempo y en todo caso a más tardar treinta (30) días después de la fecha en que se haya recibido la solicitud de modificación.

11.3 No obstante lo dispuesto en las cláusulas 11.1 y 11.2, cuando una modificación del anexo I o el anexo III no afecte a la finalidad básica de la acción, incluidos sus objetivos, estrategia y ámbitos prioritarios, y el impacto financiero se limite a una transferencia dentro de una misma línea presupuestaria, incluida la anulación o la introducción de una partida, o a una transferencia entre líneas presupuestarias que implique una variación (en su caso, en términos acumulativos) del 25 % o menos del importe contabilizado originariamente (o modificado mediante una cláusula adicional escrita) con relación a cada línea afectada, la organización podrá modificar unilateralmente el anexo I o el anexo III, e informará de ello al Órgano de Contratación por escrito, como muy tarde en el informe siguiente.

11.4 El método descrito en la cláusula 11.3 no deberá utilizarse para modificar ni la reserva para imprevistos, ni la tasa de remuneración, ni la metodología acordada o las cantidades fijas/tipos de opciones de costes simplificados.

11.5 La organización podrá, de acuerdo con el Órgano de Contratación, modificar las realizaciones, los indicadores y sus correspondientes objetivos, valores de referencia y fuentes de verificación descritos en el anexo I y en el marco lógico si el cambio no afecta a la finalidad principal de la acción, sin necesidad de una cláusula adicional formal al convenio.

11.6 La organización podrá, de acuerdo con la Comisión Europea, modificar el anexo VI sin la necesidad de una cláusula adicional al convenio.

11.7 Los cambios de dirección y de cuenta bancaria se notificarán por escrito al Órgano de Contratación. En su caso, los cambios de cuenta bancaria deberán especificarse en la solicitud de pago, utilizando la ficha de identificación financiera que figura en el anexo IV.

Cláusula 12: Suspensión

Suspensión del plazo de pago

12.1 La Comisión podrá suspender el plazo de pago de una solicitud de pago único mediante notificación a la organización de que:

a) no se adeuda el importe; o

b) los documentos justificativos pertinentes no se han facilitado y, por lo tanto, el Órgano de Contratación necesita pedir aclaraciones, modificaciones o información adicional en los informes descriptivo o financiero. El Órgano de Contratación podrá solicitar, en particular, tales aclaraciones o información adicional si tiene dudas sobre el cumplimiento por parte de la organización de sus obligaciones relacionadas con la ejecución de la acción; o

c) ha llegado a conocimiento del Órgano de Contratación información fiable que pone en cuestión la elegibilidad de los gastos comunicados; o

d) ha llegado a conocimiento del Órgano de Contratación información fiable que revela una deficiencia significativa en el funcionamiento del sistema de control interno de la organización o de que los gastos notificados por la organización están relacionados con una irregularidad grave que no ha sido corregida. En tal caso, el Órgano de Contratación podrá suspender los plazos de pago cuando ello sea preciso para prevenir un daño significativo a los intereses financieros de la UE.

12.2 En las situaciones enumeradas en la cláusula 12.1, el Órgano de Contratación notificará a la organización lo antes posible, y en cualquier caso en un plazo máximo de treinta (30) días a partir de la fecha de recepción de la solicitud de pago, de las razones de la suspensión, especificando, cuando proceda, la información adicional requerida. La suspensión surtirá efecto en la fecha en que el Órgano de Contratación envíe la notificación exponiendo los motivos de la suspensión. El plazo del pago volverá a correr a partir de la fecha en que haya recibido la información solicitada o los documentos revisados, o se hayan llevado a cabo los ulteriores controles necesarios. Si la información solicitada o los documentos no se proporcionan en el plazo fijado en la notificación o están incompletos, el pago podrá realizarse sobre la base de la información parcial disponible.

Suspensión del convenio por el Órgano de Contratación

12.3 El Órgano de Contratación podrá suspender la ejecución del convenio, total o parcialmente, en caso de que:

a) el Órgano de Contratación tenga pruebas de que la organización ha incurrido en irregularidades, fraude o incumplimiento de obligaciones importantes en el procedimiento de selección, en su evaluación por pilares o en la ejecución de la acción;

b) el Órgano de Contratación tenga pruebas de que se han producido irregularidades, fraude o incumplimiento de obligaciones capaces de poner en cuestión la fiabilidad o eficacia del sistema de control interno de la organización o la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes;

c) la Comisión tenga pruebas de que la organización o los subdelegados han cometido de forma sistémica o recurrente errores, irregularidades o fraudes, o han incumplido las obligaciones que les incumben en virtud de otros acuerdos financiados con fondos de la UE, siempre que dichos errores, irregularidades, fraudes o incumplimientos de obligaciones tengan una incidencia importante en el presente convenio.

12.4 Antes de suspender el procedimiento, el Órgano de Contratación notificará oficialmente a la organización su intención de proceder a ello, invitándola a presentar sus observaciones en un plazo xx xxxx (10) días a partir de la recepción de la notificación. Si la organización no presentara observaciones, o si, tras el examen de las observaciones presentadas por la organización, el Órgano de Contratación decidiera continuar con la suspensión, podrá suspender la aplicación del presente convenio con siete (7) días de antelación. Si una parte de la aplicación del convenio quedara suspendida a petición de la organización, las Partes mantendrán conversaciones con vistas a acordar las medidas necesarias para continuar la parte de la aplicación que no ha sido suspendida. Los gastos o costes en que incurra la organización durante el período de suspensión y relacionados con la parte del acuerdo suspendido no serán ni reembolsados ni cubiertos por el Órgano de Contratación. Tras la suspensión de la aplicación del convenio, el Órgano de Contratación podrá resolver el convenio de conformidad con lo dispuesto en la cláusula 13.2, recuperar los importes indebidamente pagados o, de acuerdo con la organización, reanudar la ejecución del convenio. En este último caso, las Partes modificarán el convenio en caso necesario.

Suspensión por circunstancias excepcionales

12.5 La organización podrá decidir suspender la ejecución de la totalidad o parte de la acción en caso de que circunstancias excepcionales o imprevistas que escapen al control de la

organización hagan imposible o excesivamente difícil la ejecución, como por ejemplo en caso de fuerza mayor. La organización informará inmediatamente de ello al Órgano de Contratación y le proporcionará toda la información necesaria, incluidas las medidas adoptadas para reducir al mínimo los posibles daños, así como el efecto previsible y la fecha de reanudación.

12.6 El Órgano de Contratación podrá asimismo notificar a la organización la suspensión de la aplicación del convenio si así lo exigen circunstancias excepcionales, en particular:

a) cuando se haya adoptado una decisión de la UE en que se constate una violación de los derechos humanos; o

b) en los casos de crisis que impliquen un cambio en la política de la UE.

12.7 No podrá considerarse a ninguna de las Partes responsable del incumplimiento de sus obligaciones en virtud del convenio cuando este incumplimiento obedezca a un caso de fuerza mayor o a alguna de las circunstancias excepcionales contempladas en las cláusulas 12.5 y 12.6, siempre que hayan adoptado todas las medidas necesarias para minimizar el perjuicio.

12.8 En las situaciones descritas en las cláusulas 12.5 y 12.6, las Partes minimizarán el período de suspensión y reanudarán la ejecución una vez que las condiciones lo permitan. Durante el período de suspensión, la organización tendrá derecho al reembolso de los costes mínimos, incluidos los nuevos compromisos jurídicos, necesarios para la posible reanudación de la aplicación del convenio o de la ejecución de la acción. Las Partes acordarán dichos costes, incluido el reembolso de los compromisos jurídicos contraídos para la ejecución de la acción antes de que se haya recibido la notificación de la suspensión que la organización no pueda razonablemente suspender, reasignar o rescindir por motivos jurídicos. Ello se entenderá sin perjuicio de las modificaciones del convenio que puedan ser necesarias para adaptar la acción a las nuevas condiciones de ejecución, incluida, si es posible, la ampliación del período de aplicación o la terminación del convenio de conformidad con la cláusula 13.3. En caso de suspensión por motivos de fuerza mayor o si la acción implicara a varios donantes, el período de ejecución se prorrogará automáticamente por un plazo equivalente a la duración de la suspensión.

Cláusula 13: Resolución

13.1 Sin perjuicio de cualquier otra disposición de estas Condiciones Generales o de las sanciones previstas en el Reglamento Financiero de la UE, cuando proceda, y teniendo debidamente en cuenta el principio de proporcionalidad, el Órgano de Contratación podrá resolver el convenio en el caso de que la organización:

a) haya incumplido una obligación sustancial que le incumba en virtud de lo dispuesto en el convenio;

b) haya incurrido en declaraciones falsas o incompletas para obtener la contribución de la UE o haya presentado informes que no se correspondan con la realidad a fin de obtener o mantener la contribución de la UE de forma injustificada;

c) se haya declarado en situación de quiebra o liquidación de bienes, o se halle inmerso en un procedimiento similar;

d) haya cometido una falta profesional grave, debidamente constatada por cualquier medio justificado;

e) haya cometido un fraude o se haya visto involucrado en un caso de corrupción o en cualquier otra actividad ilegal que afecte a los intereses financieros de la UE sobre la base de las pruebas que obren en poder del Órgano de Contratación;

f) haya incumplido las obligaciones de información establecidas en la cláusula 3, apartado 15;

g) haya incurrido en alguno de los incumplimientos descritos en la cláusula 12, apartado 3, sobre la base de pruebas que obren en poder del Órgano de Contratación.

13.2 Antes de resolver el convenio de conformidad con la cláusula 13.1, el Órgano de Contratación notificará oficialmente a la organización su intención de proceder a ello e invitará a la organización a presentar observaciones (incluidas propuestas de medidas correctoras) en el plazo de treinta (30) días a partir de la recepción de la notificación. Durante este período y hasta que surta efecto la resolución, el Órgano de Contratación podrá suspender el plazo de pago de conformidad con la cláusula 12.2 como medida cautelar, informando inmediatamente de ello por escrito a la organización. Si la organización no presentara observaciones, o si, tras el examen de las observaciones presentadas por la organización, el Órgano de Contratación aún siguiera decidido a resolver el convenio, podrá hacerlo mediante un preaviso de siete (7) días. Durante este período, la organización podrá someter la cuestión al director responsable de la Comisión Europea. Cuando el Órgano de Contratación sea la Comisión Europea, la resolución surtirá efecto si así lo confirma el director. Cuando el Órgano de Contratación no sea la Comisión Europea, la remisión al director responsable de la Comisión Europea no suspenderá los efectos de la decisión del Órgano de Contratación. En caso de resolución, el Órgano de Contratación podrá exigir el reembolso total de todos los importes pagados que excedan del importe final determinado de conformidad con la cláusula 20, una vez que la organización pueda presentar sus observaciones. Ninguna de las Partes tendrá derecho a reclamar una indemnización a la otra Parte por la terminación del presente convenio.

13.3 En caso de que, en un momento concreto, alguna de las Partes considere que ya no es posible alcanzar el objetivo del convenio de manera efectiva y adecuada, procederá a consultar a la otra Parte. Si las Partes no llegaran a un acuerdo sobre una posible solución, cualquiera de ellas podrá resolver el convenio mediante un preaviso de sesenta (60) días. En tal caso, el importe final cubrirá:

a) el pago correspondiente únicamente a la parte de la acción llevada a cabo hasta la fecha de la resolución;

b) en las situaciones descritas en las cláusulas 12.5 y 12.6, los costes residuales inevitables en los que se haya incurrido durante el período de preaviso; y

c) en las situaciones descritas en las cláusulas 12.5 y 12.6, el reembolso de los compromisos jurídicos contraídos por la organización para la ejecución de la acción antes de la notificación escrita de la resolución y a los que la organización no pueda razonablemente poner fin por motivos jurídicos.

El Órgano de Contratación recuperará la parte restante de conformidad con la cláusula 15.

13.4 En caso de resolución del convenio, se presentará un informe final y una solicitud de pago del saldo con arreglo a lo dispuesto en las cláusulas 3 y 19. El Órgano de Contratación no reembolsará ni cubrirá ningún gasto o coste que no esté incluido o justificado en un informe aprobado por él.

Cláusula 14: Legislación aplicable y resolución de litigios

14.1 Las Partes harán todo lo posible por resolver amistosamente cualquier conflicto o denuncia relativos a la interpretación, aplicación o validez del convenio, incluidas su existencia o resolución.

14.2 Cuando la organización no sea una organización internacional y la Comisión Europea sea el Órgano de Contratación, el presente convenio se regirá por el Derecho de la UE, complementado, en su caso, por las disposiciones pertinentes del Derecho belga. De no llegarse a un arreglo amistoso de conformidad con la cláusula 14.1, el Tribunal General o, en caso de recurso, el Tribunal de Justicia de la Unión Europea tendrá jurisdicción exclusiva. Las acciones deberán presentarse de conformidad con el artículo 272 del Tratado de Funcionamiento de la UE (TFUE). Sin perjuicio de lo manifestado en la frase anterior,

cuando la organización no esté establecida o no esté constituida en la UE, cualquiera de las Partes podrá remitir a los tribunales de Bruselas los litigios que surjan entre ellas en relación con la interpretación, aplicación o validez del convenio, si estos no pueden resolverse de manera amistosa. Cuando alguna de las Partes haya interpuesto un recurso ante los tribunales de Bruselas, la otra Parte no podrá interponer ninguna acción como consecuencia de la interpretación, aplicación o validez del convenio ante un tribunal distinto del de Bruselas ante el que ya se haya iniciado el procedimiento.

14.3 En el caso de que la organización no sea una organización internacional y la Comisión Europea no sea el Órgano de Contratación, el acuerdo se regirá por la legislación del país del Órgano de Contratación y los órganos jurisdiccionales del país del Órgano de Contratación serán los únicos competentes, salvo que las Partes acuerden otra cosa. El litigio podrá someterse, de común acuerdo entre las Partes, a la Comisión Europea para su conciliación. Si no se encuentra una solución en el plazo de ciento veinte (120) días a partir de la incoación del procedimiento de conciliación, cualquiera de las Partes podrá notificar a la otra que considera que el procedimiento ha fracasado y llevar el litigio ante los tribunales del país del Órgano de Contratación.

14.4 Si la organización es una organización internacional:

a) Ninguna disposición del convenio podrá interpretarse como una renuncia a los privilegios e inmunidades concedidos a cualquiera de las Partes por sus estatutos, privilegios e inmunidades o por el Derecho internacional.

b) Si no es posible un arreglo amistoso con arreglo a la cláusula 14.1, cualquier litigio se resolverá mediante arbitraje definitivo y vinculante de conformidad con el Reglamento facultativo de arbitraje del Tribunal Permanente de Arbitraje para las organizaciones internacionales y los Estados en la fecha de entrada en vigor del presente convenio. La autoridad facultada para proceder a los nombramientos será el Secretario General del Tribunal Permanente de Arbitraje. Los procedimientos de arbitraje deberán celebrarse en La Haya y la lengua utilizada en el procedimiento arbitral será el inglés. La decisión del árbitro será vinculante para todas las Partes y no cabrá recurso alguno.

Cláusula 15: Recuperación

15.1 Cuando deba recuperarse un importe en el marco del convenio, la organización reembolsará el importe adeudado al Órgano de Contratación.

15.2 Antes de la recuperación, el Órgano de Contratación deberá notificar oficialmente a la organización su intención de recuperar cualquier importe indebidamente pagado, especificando el importe y los motivos de la recuperación, e invitando a la organización a presentar sus observaciones en el plazo de 30 días a partir de la recepción de la notificación. Si la organización no presentara observaciones, o si, tras el examen de las observaciones presentadas por la organización, el Órgano de Contratación decidiera aplicar el procedimiento de recuperación, podrá confirmar la recuperación notificándoselo oficialmente a la organización. En caso de desacuerdo entre la organización y el Órgano de Contratación sobre el importe que debe reembolsarse, la organización podrá someter el asunto al director responsable en el seno de la Comisión Europea en un plazo de treinta (30) días. Cuando el Órgano de Contratación sea la Comisión Europea, podrá emitirse una nota de adeudo que especifique las condiciones y la fecha de pago después del plazo para la remisión al director. Cuando el Órgano de Contratación no sea la Comisión Europea, la remisión al director responsable en el seno de la Comisión Europea no impedirá que el Órgano de Contratación emita la nota de adeudo.

15.3 Si la organización no efectuara el pago en la fecha especificada en la nota de adeudo, el Órgano de Contratación recuperará el importe adeudado:

a) deduciéndolo de cualquier importe adeudado por la UE a la organización;

b) emprendiendo acciones legales con arreglo a la cláusula 14;

c) en circunstancias excepcionales justificadas por la necesidad de salvaguardar los intereses financieros de la UE y cuando tenga razones fundadas para creer que se perdería el importe adeudado, el Órgano de Contratación podrá proceder a recuperarlo por compensación antes del plazo especificado en la nota de adeudo sin el consentimiento previo de la organización.

15.4 En el caso de que la organización no reembolsara el importe adeudado en el plazo establecido, dicho importe se incrementará con los intereses de demora calculados al tipo indicado en la cláusula 19, apartado 6, letra a). Se adeudarán intereses por el tiempo transcurrido desde el día siguiente a la expiración del plazo de pago hasta la fecha, inclusive, en que el Órgano de Contratación reciba realmente el pago íntegro del importe pendiente. Todos los pagos parciales e destinarán en primer lugar a cubrir los intereses.

15.5 Cuando la Comisión Europea no sea el Órgano de Contratación, podrá proceder, en su caso, proceder directamente a la recuperación.

15.6 En caso de error, la Comisión Europea podrá renunciar al cobro con arreglo a los principios de buena gestión financiera y de proporcionalidad, o cancelar el importe.

Cláusula 16: Contabilidad y archivo

Contabilidad

16.1 La organización deberá llevar registros y cuentas precisos y sistemáticos de la ejecución de la acción. Las normas y disposiciones contables de la organización se aplicarán en la medida en que garanticen una información exacta, completa, fiable y oportuna. Las transacciones financieras y los estados financieros estarán sujetos a los procedimientos de auditoría interna y externa establecidos en los reglamentos y normas de la organización.

Archivo

16.2 Durante un período de cinco (5) años a partir de la fecha de la resolución y, en cualquier caso, hasta que la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) haya ultimado la auditoría, verificación, recurso, litigio, reclamación o investigación en curso, notificados a la organización, esta conservará y mantendrá disponible, de conformidad con la cláusula 17, toda la información financiera pertinente (original o copias) relativa al convenio y a cualquier contrato público o convenio de subvención financiados por la contribución de la UE.

Cláusula 17: Acceso y controles financieros

17.1 La organización deberá permitir a la Comisión Europea, o a cualquier representante autorizado, realizar controles documentales y sobre el terreno de la utilización de la contribución de la UE sobre la base de documentos contables de apoyo y cualquier otro documento relativo a la financiación de la operación.

17.2 La organización está de acuerdo en que la OLAF pueda llevar a cabo investigaciones, incluidos controles y verificaciones in situ, de conformidad con las disposiciones establecidas por la legislación de la UE para la protección de sus intereses financieros contra el fraude, la corrupción y cualquier otra actividad ilegal.

17.3 La organización está de acuerdo en que la aplicación del presente convenio podrá ser objeto de revisión por parte del Tribunal de Cuentas en el marco de las auditorías del Tribunal de Cuentas de la Comisión Europea sobre la ejecución del gasto de la UE. En tal caso, la organización proporcionará al Tribunal de Cuentas acceso a la información necesaria para el ejercicio de sus funciones.

17.4 A tal fin, la organización se compromete a proporcionar a los funcionarios de la Comisión Europea, de la OLAF y del Tribunal de Cuentas Europeo, así como a sus agentes autorizados, previa solicitud, la información requerida y acceso a todos los documentos y datos informatizados relativos a la gestión técnica y financiera de las operaciones financiadas en virtud del convenio, y a permitirles acceder a los lugares y locales donde se lleven a cabo estas operaciones. La organización adoptará todas las medidas necesarias para facilitar dichos controles de conformidad con sus reglamentos y normas. Los documentos y los datos informatizados podrán incluir la información que la organización considere confidencial de conformidad con sus propios reglamentos y normas o con arreglo a un acuerdo contractual. Esta información, una vez facilitada a la Comisión Europea, la OLAF, el Tribunal de Cuentas Europeo o cualquier otro representante autorizado, será tratada de conformidad con las normas y la legislación de la UE en materia de confidencialidad, y con lo dispuesto en la cláusula 6. Los documentos deberán ser accesibles y archivarse de manera que puedan ser objeto de control, y la organización estará obligada a informar a la Comisión Europea, a la OLAF o al Tribunal de Cuentas Europeo del lugar exacto en el que se conserven. Cuando proceda, las Partes podrán acordar el envío de copias de dichos documentos para un examen documental.

17.5 Cuando proceda, los análisis documentales, las investigaciones, los controles sobre el terreno y las inspecciones a que se refiere la cláusula 17, apartados 1 a 4, se llevarán a cabo de conformidad con las cláusulas de verificación acordadas entre la organización y la Comisión Europea. Esto se entenderá sin perjuicio de cualquier acuerdo de cooperación entre la OLAF y los organismos de lucha contra el fraude de la organización.

17.6 La Comisión Europea informará a su debido tiempo a la organización de las misiones sobre el terreno ya previstas por los agentes autorizados designados por ella, a fin de garantizar que se acuerden de antemano las cuestiones procesales adecuadas.

17.7 El incumplimiento de las obligaciones establecidas en la cláusula 17 constituirá un incumplimiento de una obligación sustancial en virtud del presente convenio.

Cláusula 18: Subvencionabilidad de los costes

18.1 Los costes directos podrán optar a la financiación de la UE en la medida en que cumplan todos los criterios siguientes, a saber, cuando:

a) resulten necesarios para la ejecución de la acción, sean directamente imputables a esta como consecuencia directa de su aplicación, y sean proporcionales a la utilización real;

b) se hayan contraído con arreglo a las disposiciones del presente convenio;

c) se trate de costes realmente contraídos por la organización, esto es, representen los gastos reales auténtica y definitivamente contraídos por la organización, sin perjuicio de lo dispuesto en la cláusula 18.5;

d) xxxx xxxxxxxxxx, estén justificados, cumplan con el principio de buena gestión financiera y estén en consonancia con las prácticas habituales de la organización, independientemente de su fuente de financiación.

e) se hayan sufragado durante el período de aplicación, con excepción de los costes relacionados con el informe final, la evaluación final o la auditoría y otros costes relacionados con el cierre de la acción, que podrán contraerse una vez finalizado el período de ejecución;

f) sean identificables y estén respaldados por documentos justificativos, y, en particular, se hayan determinado y registrado de conformidad con las prácticas contables de la organización;

g) estén cubiertos por una de las subpartidas indicadas en el presupuesto estimativo recogido en el anexo III y por las actividades descritas en el anexo I; y

h) cumplan lo dispuesto en la legislación fiscal y social aplicable teniendo en cuenta los privilegios e inmunidades de la organización.

18.2 Los siguientes costes no podrán considerarse costes directos elegibles, pero podrán cargarse como parte de la remuneración: todos los costes elegibles que, siendo necesarios y derivándose de la ejecución de la acción, sirvan de apoyo a la misma y no se consideren parte de las actividades que la Unión Europea financia según lo descrito en el anexo I, incluidos los costes de gestión empresarial u otros costes asociados al funcionamiento normal de la organización, tales como personal horizontal y de apoyo, costes de oficinas o equipos (excepto en los casos debidamente justificados y descritos en el anexo I, como en el caso de una oficina de proyecto).

18.3 La remuneración deberá declararse sobre la base de un importe a tanto alzado que no exceda del 7 % del importe total de los costes directos elegibles reembolsables por el Órgano de Contratación. Esta remuneración no tendrá que estar respaldada por documentos contables. En el caso de las acciones con múltiples donantes y comparables, la remuneración no podrá ser superior a la percibida por la organización por contribuciones comparables.

18.4 Los siguientes costes no podrán optar a la financiación de la UE:

a) primas, provisiones, reservas o costes no relacionados con la remuneración. Las cotizaciones de los empleadores a los fondos de pensiones u otros fondos de seguros gestionados por la organización solo podrán ser elegibles en la medida en que no superen los pagos efectivos de dichos regímenes y cuando el importe de la provisión no supere la contribución que podría haberse realizado a un fondo externo;

b) el coste total del equipo y los activos, a menos que el activo o el estos se hayan adquirido específicamente para la acción y la propiedad vaya a transferirse de conformidad con la cláusula 9;

c) los derechos, impuestos y gravámenes, incluido el IVA, recuperables/deducibles por la organización;

d) el rendimiento del capital;

e) las deudas y las cargas de las deudas;

f) las provisiones para pérdidas, deudas o posibles pasivos futuros;

g) los bancarios facturados sobre las transferencias efectuadas por el Órgano de Contratación y en favor de este;

h) los costes contraídos durante el período de suspensión de la ejecución del acuerdo, con excepción de los costes mínimos acordados de conformidad con la cláusula 12.8;

i) los costes declarados por la organización en otro convenio financiado por el presupuesto de la UE (incluso a través del Fondo Europeo de Desarrollo);

j) las contribuciones en especie; el coste del personal asignado a la acción y realmente contraído por la organización no constituye una contribución en especie y podrá declararse como coste directo elegible en la medida en que cumpla las condiciones establecidas en la cláusula 18.1; y

k) los costes de adquisición de terrenos o edificios, a menos que se especifique otra cosa en las Condiciones Particulares.

Opciones de costes simplificados

18.5 Los costes directos elegibles también podrán declararse utilizando cualquiera de las siguientes opciones: costes unitarios, cantidades a tanto alzado, tipos fijos o una combinación de estas opciones.

18.6 Los métodos utilizados por la organización para determinar los costes unitarios, las cantidades a tanto alzado o los tipos fijos serán conformes a los principios establecidos en las cláusulas 18.1, 18.2 y 18.4, se describirán y justificarán en el anexo III, evitarán la doble financiación de los costes y se ajustarán al principio de buena gestión financiera. Estos métodos se basarán en los datos contables históricos o efectivos de la organización, en sus prácticas contables habituales, en la opinión de los expertos, en datos estadísticos o en cualquier otra información objetiva, cuando se disponga de ellos y ello resulte adecuado.

18.7 Los costes declarados en el marco de las opciones de costes simplificados no necesitarán respaldarse con documentos contables o justificantes, a menos que estos sean necesarios para demostrar que los gastos se han declarado con arreglo al método indicado o con arreglo a las prácticas de contabilidad de costes, y que se han cumplido las condiciones cualitativas y cuantitativas establecidas en los anexos I y III.

18.8 Las opciones de costes simplificados no relacionados con la consecución de resultados concretos solo serán elegibles si han sido evaluadas ex ante por la Comisión Europea.

18.9 Cuando la comprobación muestre que los métodos utilizados por la organización para determinar los costes unitarios, las cantidades a tanto alzado o los tipos fijos no se ajustan a las condiciones establecidas en el presente convenio, el Órgano de Contratación tendrá derecho a recuperarlos proporcionalmente hasta alcanzar el importe de la financiación mediante costes unitarios, cantidades a tanto alzado o tipos fijos.

Cláusula 19: Pagos

19.1 Las modalidades de pago serán las siguientes:

a) el Órgano de Contratación abonará un primer tramo de prefinanciación, según lo establecido en la cláusula 4.1 de las Condiciones Particulares, en el plazo de treinta (30) días a partir de la recepción del presente convenio firmado por ambas Partes;

b) la organización podrá presentar una solicitud de nuevo pago de prefinanciación para el período de notificación siguiente de conformidad con la cláusula 4 de las Condiciones Particulares; se aplicarán las disposiciones siguientes:

i) por período de notificación se entenderá un período de doce (12) meses, salvo disposición en contrario de las Condiciones Particulares; si el período restante hasta el final de la acción es de un máximo de dieciocho (18) meses, el período de notificación lo cubrirá íntegramente;

ii) si, al final del período de notificación, menos del 70 % del último pago (y el 100 % de los pagos anteriores, en su caso) ha sido pagado por la organización a su personal o está sujeto a un compromiso jurídico de otro tipo con un tercero, el pago de prefinanciación se reducirá en la cantidad correspondiente a la diferencia entre el 70 % del pago de prefinanciación (y el 100 % de los pagos anteriores, en su caso) y

la parte de los pagos de prefinanciación anteriores que haya pagado la organización a su personal, o ha sido objeto de un compromiso jurídico con un tercero;

iii) la organización podrá solicitar un nuevo pago de prefinanciación antes del final del período de notificación, una vez que más del 70 % del pago inmediatamente anterior (y del 100 % de los pagos anteriores, en su caso) haya sido abonado por la organización a su personal o haya sido objeto de un compromiso jurídico de otro tipo con un tercero. En este caso, el siguiente período de notificación empezará a partir de la fecha en que finalice el período al que se refiera esta solicitud de pago;

c) al final del período de aplicación, la organización presentará una solicitud de pago del saldo, junto con el informe final, cuando proceda; el importe del saldo se determinará de conformidad con la cláusula 20 y previa aprobación de la solicitud de pago del saldo y del informe final; y

d) el Órgano de Contratación pagará los tramos subsiguientes de la prefinanciación y el pago del saldo en el plazo de noventa (90) días a partir de la recepción de una solicitud de pago acompañada de un informe provisional o final, a menos que el plazo de pago haya sido suspendido de acuerdo con las cláusulas 12 o 13.

19.2 Las solicitudes de pago deberán ir acompañadas de informes descriptivos y de informes financieros presentados de conformidad con la cláusula 3. Las solicitudes de pago de prefinanciación y la solicitud de pago del saldo se redactarán en la moneda del convenio según se especifica en las Condiciones Particulares. Salvo en el caso del primer tramo de prefinanciación, los pagos se efectuarán previa aprobación de la solicitud de pago acompañada de un informe de situación o de un informe final. El importe final se fijará de conformidad con la cláusula 20. Si el saldo es negativo, el pago del saldo adoptará la forma de recuperación.

19.3 La aprobación de las solicitudes de pago y de los informes de acompañamiento no implicará el reconocimiento de su regularidad ni del carácter auténtico, completo y correcto de las declaraciones o de la información que contengan.

19.4 El Órgano de Contratación efectuará los pagos en la moneda del convenio, según lo especificado en las Condiciones Especiales, a la cuenta bancaria mencionada en la ficha de identificación financiera que figura en el anexo IV.

19.5 Las modalidades de pago de la financiación basada en los resultados de conformidad con la cláusula 21 se definen en la cláusula 4 de las Condiciones Particulares y en el anexo I.

Intereses de demora

19.6 En caso de retraso en el pago de los importes indicados en la cláusula 4 de las Condiciones Particulares, se aplicarán las condiciones siguientes:

a) al vencimiento del plazo de pago previsto en la cláusula 19.1, si una organización no es una organización de un Estado miembro, recibirá intereses de demora basados en el tipo aplicado por el Banco Central Europeo a sus operaciones principales de refinanciación en euros (tipo de referencia), incrementado en tres puntos y medio porcentuales; el tipo de referencia será el tipo vigente el primer día del mes en el que expire el plazo de pago, tal como se publica en la serie C del Diario Oficial de la UE.

b) la suspensión del plazo de pago por parte del Órgano de Contratación de conformidad con la cláusula 12 o 13 no se considerará demora;

c) los intereses de demora se calcularán sobre el período que va del día siguiente al del vencimiento del plazo de pago hasta la fecha efectiva de pago, incluida la fecha establecida en la cláusula 19.1; todos los pagos parciales cubrirán primero los intereses;

d) no obstante lo dispuesto en la letra c), cuando el importe de los intereses calculado con arreglo a la presente disposición sea igual o inferior a 200 EUR, el Órgano de

Contratación solo pagará dichos intereses a la organización previa solicitud de la organización presentada en el plazo de dos meses a partir de la recepción del pago atrasado;

e) no obstante lo dispuesto en la letra c), cuando el Órgano de Contratación no sea la Comisión Europea, y la Comisión Europea no efectúe los pagos, la organización tendrá derecho a percibir intereses de demora, previa solicitud presentada en el plazo de dos meses a partir de la recepción del pago atrasado.

Cláusula 20: Importe final de la contribución de la UE

20.1 El Órgano de Contratación determinará el importe final de la contribución de la UE al aprobar el informe final de la organización. Seguidamente, el Órgano de Contratación determinará el saldo:

a) que deberá pagarse a la organización con arreglo a la cláusula 19 cuando el importe final de la contribución de la UE sea superior al importe total ya abonado a la organización; o

b) que deberá recuperarse de la organización con arreglo a la cláusula 15 cuando el importe final de la contribución de la UE sea inferior al importe total ya abonado a la organización.

20.2 El importe final será el menor de los importes siguientes:

a) la contribución máxima de la UE contemplada en la cláusula 3, apartado 1, de las Condiciones Particulares, en términos de valor absoluto;

b) el importe obtenido tras la reducción de la contribución de la UE de conformidad con la cláusula 20, apartado 3.

20.3 En el caso de que la acción i) no sea ejecutada, ii) no sea ejecutada de conformidad con el convenio o iii) sea ejecutada de manera parcial o tardía, el Órgano de Contratación, tras dar a la organización la oportunidad de presentar sus observaciones, podrá reducir la contribución de la UE proporcionalmente a la gravedad de las situaciones antes mencionadas; en caso de desacuerdo entre la organización y el Órgano de Contratación sobre esta reducción, la organización podrá someter el asunto al director responsable en el seno de la Comisión Europea.

Cláusula 21: Financiación basada en los resultados

21.1 El pago de la contribución de la UE podrá vincularse total o parcialmente a la consecución de resultados evaluados por referencia a hitos predefinidos o a través de indicadores de rendimiento. Este tipo de financiación basada en los resultados no estará sujeta a la cláusula 18. Los resultados pertinentes y los medios para medir su logro estarán claramente descritos en el anexo I.

21.2 El importe que deberá pagarse por resultado alcanzado se especificará en el anexo III. El método para determinar el importe que deberá abonarse por resultado deberá describirse con claridad en el anexo I y tendrá en cuenta el principio de buena gestión financiera.

21.3 La organización no estará obligada a comunicar los costes asociados a la consecución de los resultados. No obstante, la organización deberá presentar los documentos justificativos necesarios, incluidos, en su caso, los documentos contables pertinentes, a fin de demostrar que se han alcanzado los resultados que dan lugar al pago, tal como se definen en los anexos I y III.

21.4 No se aplicarán a la parte de la acción respaldada mediante financiación basada en los resultados ni la cláusula 3.7, letra f), ni la cláusula 3.8, letras b) y f).

Cláusula 22: Publicación a posteriori de la información sobre los contratistas y los beneficiarios de subvenciones

22.1 La organización publicará cada año en su sitio web la siguiente información sobre los contratos públicos de un valor superior a 15 000 EUR y todas las subvenciones financiadas por la contribución de la UE: título del contrato/convenio/proyecto, naturaleza y objeto del contrato/convenio/proyecto, nombre y localidad del contratista o beneficiario de la subvención e importe del contrato/convenio/proyecto. Por «localidad» se entenderá la dirección de las personas jurídicas y la región al nivel NUTS 23 o equivalente, en el caso de las personas físicas. Esta información no se publicará en el caso de las ayudas a la educación abonadas a las personas físicas ni de cualquier otra ayuda directa abonada a las personas físicas más necesitadas. Esta información se publicará con la observancia debida de los requisitos de seguridad en materia de confidencialidad y, en particular, de la protección de los datos personales. No se procederá a la publicación si tal divulgación pudiera poner en peligro los derechos y libertades garantizados por la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea o perjudicar los intereses comerciales de los contratistas o beneficiarios de la subvención.

22.2 La organización facilitará a la Comisión Europea la dirección del sitio web en el que se encuentra esta información y autorizará la publicación de dicha dirección en el sitio web de la Comisión Europea.

22.3 Cuando la acción consista en una acción con múltiples donantes y la contribución de la Unión Europea no haya sido destinada a un fin específico, la publicación de información relativa a los contratistas y beneficiarios de subvenciones se ajustará a las normas de la organización.

Cláusula 23: Adjudicación de contratos y Sistema de Exclusión y Detección Precoz

Adjudicación de contratos

23.1 Salvo que las Condiciones Particulares dispongan otra cosa, el origen de los suministros y la nacionalidad de las organizaciones, empresas y expertos seleccionados para llevar a cabo las actividades en el marco de la acción se determinarán de conformidad con las normas aplicables de la organización. En cualquier caso, también serán elegibles los suministros, las organizaciones, las empresas y los expertos que sean elegibles con arreglo a las disposiciones reglamentarias pertinentes de la Unión Europea. Sin perjuicio de lo anterior ni de los reglamentos y normas de la organización, esta promoverá el empleo de contratistas locales en la ejecución de la acción.

23.2 La organización adoptará medidas razonables, de conformidad con sus propios reglamentos y normas, para garantizar que se excluya de la participación en un procedimiento de contratación o subvención y de la adjudicación de contratos públicos o de contratos de subvención financiados por la contribución de la UE a determinados candidatos o licitadores potenciales y solicitantes, cuando la organización sea consciente de que estas entidades:

a) o las personas con poderes de representación, decisión o control sobre ellas, han sido objeto de una sentencia firme o decisión administrativa definitiva por motivos de fraude, corrupción, participación en una organización delictiva, blanqueo de capitales, actividades terroristas, trabajo infantil o trata de seres humanos;

b) o las personas con poderes de representación, decisión o control sobre ellas, han sido objeto de una sentencia firme o de una decisión administrativa definitiva por haber cometido una irregularidad perjudicial para los intereses financieros de la UE;

3 Nomenclatura Común de Unidades Territoriales Estadísticas, que puede consultarse en: Xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx/xxxxx .

c) han incurrido en falsas declaraciones al facilitar la información exigida para poder participar en el procedimiento o no han facilitado dicha información;

d) han sido objeto de una sentencia firme o de una decisión administrativa definitiva que establezca que han creado una entidad bajo una jurisdicción diferente con la intención de eludir obligaciones fiscales, sociales o de otro tipo de aplicación obligatoria en la jurisdicción de su sede central, administración central o centro de actividad principal;

e) han sido creadas con la intención descrita en la letra d) según lo establecido mediante sentencia firme o decisión administrativa definitiva.

Sistema de Exclusión y Detección Precoz

23.3 La organización informará a la Comisión Europea en el caso de que, en lo que respecta a la ejecución de la acción, haya detectado una situación de exclusión de conformidad con la cláusula 23, apartado 2, o de sus reglamentos y normas evaluados favorablemente, según proceda, o si ha habido fraude o irregularidad con arreglo a la cláusula 2, apartado 3. Esta información podrá ser utilizada por la Comisión Europea a efectos del Sistema de Exclusión y Detección Precoz. La organización informará a la Comisión Europea cuando tenga conocimiento de que la información transmitida debe ser rectificada, actualizada o suprimida. La organización garantizará que se informe a la entidad afectada de que sus datos han sido transmitidos a la Comisión Europea y que pueden incluirse en el Sistema de Exclusión y Detección Precoz y publicarse en el sitio web de la Comisión Europea. Estos requisitos expirarán al final del período de ejecución.

23.4 Sin perjuicio de las competencias de la Comisión Europea para excluir a una entidad de futuros contratos y subvenciones financiados por la UE o para imponer sanciones financieras de conformidad con el Reglamento Financiero de la UE, la organización podrá imponer sanciones financieras a terceros de conformidad con sus propios reglamentos y normas, garantizando a terceros, en su caso, el derecho de defensa.

23.5 La organización podrá tener en cuenta, según corresponda y bajo su propia responsabilidad, la información contenida en el Sistema de Exclusión y Detección Precoz al aplicar la contribución de la UE. El acceso a la información podrá concederse a través de personas autorizadas o mediante consulta con la Comisión Europea, según lo dispuesto en la cláusula 5, apartado 6, de las Condiciones Particulares4.

4 Se permitirá a la organización disponer de acceso directo al Sistema de Exclusión y Detección Precoz a través de una persona autorizada cuando la organización certifique al servicio responsable del Órgano de Contratación que dicha organización aplica las medidas adecuadas de protección de datos previstas en el Reglamento (CE) n.º 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, o su sucesor, según proceda.

Document Metadata

Table of Contents

ANEXO II — Condiciones Generales aplicables a los convenios de contribución

Document Metadata