PATRIMONIO AUTÓNOMO FONDO COLOMBIA EN PAZ – PA-FCP
PATRIMONIO AUTÓNOMO FONDO COLOMBIA EN PAZ – PA-FCP
CONTRATACIÓN POR CONVOCATORIA XXXXXXX Xx. 000 xx 0000
XXXXX 0
ASPECTOS TÉCNICOS DE FORTALECIMIENTO Y CONTROL SOCIAL PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA OBRAS PDET.
MARZO DE 2019
BOGOTÁ D.C.
ASPECTOS TÉCNICOS DE FORTALECIMIENTO Y CONTROL SOCIAL PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA OBRAS PDET.
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Para efectos de la aplicación del presente anexo, a continuación se definen algunos términos que permiten entender con mayor claridad la definición de los procesos y procedimientos a implementar.
CO: Comité Operativo
CAC: Comité de Acompañamiento Comunitario
ICO: Índice de Capacidades Organizativas. Es una medición objetiva expresada en números en una escala prefijada de los niveles de desarrollo de una organización.
PDET: Programas de Desarrollo con Enfoque Territorial
PATR: Planes de Acción para la Transformación Regional
PNIS: Programa Nacional Integral de Sustitución de Cultivos Ilícitos PISDA: Planes Integrales de Sustitución y Desarrollo Alternativo ZEPE: Zonas estratégicas para la estabilización
DIAGNÓSTICO: Análisis que se realiza para identificar y determinar las necesidades que reflejan la situación actual de un territorio. Esta determinación se realiza sobre la base de datos y hechos recogidos y ordenados sistemáticamente.
FORTALECIMIENTO: Se refiere al proceso mediante el cual se desarrollan capacidades para mejorar o robustecer el desempeño de las organizaciónes comunitarias, en los territorios donde se desarrollan obras PDET, en sus procesos organizativos, de capacidad legal, administrativa, financiara, así como, participativos y de control social, a través de la ejecución de obras PDET o su seguimiento, mediante el acompañamiento y el uso de herramientas conceptuales, técnicas y metodológica.
DOCUMENTO: Es la prueba o testimonio material de un hecho o acto que una persona natural o jurídica, pública o privada, realizan como consecuencia del ejercicio de sus actividades y funciones, que podrá ser plasmado en una unidad de información en cualquier soporte, papel, cinta, disco magnético, película o fotografía, con el objeto de garantizar su preservación.
ENTIDAD TERRITORIAL: Entidades del orden departamental (gobernación), municipal (Alcaldías) y distrital. Se incluyen los territorios indígenas conforme al artículo 286 de la Constitución Política.
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD: Instrumento que permite evaluar las condiciones técnicas, ambientales, sociales, financieras y normativas, para validar la oportunidad de un proyecto en el marco de la implementación de la estrategia Obras PDET.
ESTUDIOS Y DISEÑOS: Corresponde a todo tipo de estudios, cálculos, planos y entregables previos de estructuración de un proyecto que responde de manera integral a las necesidades del mismo, que permitan una adecuada materialización y ejecución, acorde a su alcance, complejidad y magnitud.
INTERVENTORÍA: Consiste en el seguimiento, administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen.
MEJORAMIENTO VIAL: Acondicionamiento de las condiciones actuales de las vías, puede incluir mantenimiento, placa huella, obras de arte y sistema de contención en gaviones.
OBRAS DE ARTE: Obras relacionadas con el control y manejo de aguas en una vía para garantizar la durabilidad y estabilidad de ésta.
OBRAS DE INFRAESTRUCTURA: Proceso mediante el cual se construye la infraestructura física de un bien de uso público o de interés colectivo.
ORGANIZACIÓN COMUNITARIA: Son entendidas como entidades que buscan resolver problemas que afectan a la comunidad y desarrollar iniciativas de interés para sus miembros. Esto exige la participación y articulación de actores organizados entre los cuales deben existir lazos de confianza, reciprocidad y cooperación. Se pueden considerar como organizaciones comunitarias las juntas de acción comunal, asociaciones de productores, cooperativas, cabildos indígenas, consejos comunitarios, y demás mecanismos de asociación que se encuentren en el territorio.
PERFIL DEL PROYECTO: Es el proceso mediante el cual se establecen las condiciones iniciales de los proyectos identificados por las comunidades, de acuerdo al formato de ficha técnica para la implementación de la estrategia Obras PDET.
PROYECTOS VIALES: Corresponden a proyectos que propenden por el mejoramiento de las condiciones físicas de una vía, con el fin de ofrecer condiciones confortables de transitabilidad ya sea peatonal o vehicular.
ZONA RURAL: Se entiende como el espacio comprendido entre el límite de la cabecera municipal o perímetro urbano y el límite municipal.
FICHA TÉCNICA: Herramienta documental diseñada de manera estandarizada para ser diligenciada con la descripción clara y precisa de las características técnicas de un proyecto. Con el fin de generar información técnica de fácil interpretación y útil en el proceso de ejecución.
IDENTIFICACIÓN: Es la etapa en la cual se realiza la identificación de las iniciativas o ideas de proyectos que pueden solucionar una problemática expuesta por las comunidades, en el marco de los espacios de planeación participativa diseñados para tal fin.
SELECCIÓN: Es la acción que formaliza la definición del listado de iniciativas susceptibles de financiamiento con recursos de la estrategia de Obras PDET, previa aplicación de criterios y requisitos mínimos.
ADMISIÓN: Es la acción de decisión del Comité Operativo, sobre la continuidad de las iniciativas de proyectos previa verificación y revisión de su factibilidad técnica, financiera, ambiental y jurídica.
ESTRUCTURACIÓN: Es la etapa operativa, en la cual se ajustan y/o elaboran estudios, diseños, presupuestos, y demás soportes y/o entregables como producto de la estructuración de los proyectos a fin de implementar sobre esta base y en concordancia con el resultado de la etapa de verificación, la ejecución de obra.
EJECUCIÓN: Es la etapa en la cual se efectúan las actividades de obra y fortalecimiento, así como el seguimiento al cumplimiento de las mismas de acuerdo a la programación y acciones previamente definidas y aprobadas por la interventoría.
ENTREGA Y RECIBO Es la acción que formaliza la entrega de las obras ejecutadas y fortalecimiento comunitario desarrollados a satisfacción de las partes involucradas de manera directa con el proceso, mediante constancia escrita y debidamente firmada, una vez finalizadas las actividades de cada proyecto y propias del contrato.
TERMINACIÓN: Es el estado final del proyecto y se determinará una vez se efectúe el proceso de entrega de los proyectos ejecutados y el archivo de los documentos que dan cuenta del proceso implementado, de acuerdo a las normas de gestión documental establecidas.
CIERRE: Corresponde a la decisión que toma el comité operativo por mutuo acuerdo de sus miembros, al finalizar de manera satisfactoria, la ejecución de actividades contempladas en un proyecto, la terminación y evaluación de resultados del ejercicio desarrollado durante toda la ruta operativa.
EJECUTOR DEL PROYECTO: Hace referencia a las personas jurídicas o naturales y/o a las organizaciones sociales, comunitarias, como; Juntas de Acción Comunal, Cabildos Indígenas, Consejos Comunitarios, y entre otras formas de asociación que existan en los territorios Focalizados, con quienes el contratista, seleccionado para la implementación de la estrategia, suscribe un contrato, convenio, para la ejecución de actividades específicas de uno o varios proyectos.
CONTRATISTA: Hace referencia a las personas jurídicas o naturales seleccionadas y contratadas para la implementación de la estrategia y sus componentes de manera integral, en los territorios focalizados y descritos en el presente anexo.
COMITÉ DE ACOMPAÑAMIENTO COMUNITARIO: Instancia de participación comunitaria que tiene por objeto realizar el acompañamiento a la ejecución de los proyectos y el respectivo control social.
1. INTRODUCCIÓN
La Política Nacional para la construcción de los Programas de Desarrollo con Enfoque Territorial - PDET1, se constituye como una propuesta novedosa del Estado colombiano para fortalecer las instituciones democráticas, la reactivación económica y social en las zonas del país altamente afectadas por la pobreza, la presencia de economías ilegales, la debilidad institucional y la violencia generalizada; a través de intervenciones que propendan por la generación de ingresos y de capacidades en los gobiernos locales, con el fin de fortalecer las bases requeridas para que los territorios focalizados se integren a los procesos de desarrollo del país con equidad y oportunidad.
En ese sentido establece la articulación de las acciones contempladas en el Plan Nacional de Desarrollo con la Reforma Rural Integral del Acuerdo Final, mediante la implementación de iniciativas habilitantes que propendan por: (DNP, 2018) (i) la sustitución de cultivos ilícitos, donde se definen las estrategias para impulsar la inclusión social y productiva de los territorios afectados por la presencia de cultivos ilícitos vinculados al proceso de sustitución; (ii) la Acción Integral contra Minas Antipersonal para garantizar la reducción del riesgo por la presencia o sospecha de MAP, MUSE y AEI en el territorio nacional, y, (iii), la reintegración y reincorporación integral y efectiva de las personas desmovilizadas en el tránsito a la vida civil, como forma de garantizar que la paz sea un elemento unificador de la sociedad. Involucrando procesos de fortalecimiento de capacidades en todos los niveles de gobierno, aumentando la presencia efectiva del Estado en el territorio, generando bienes públicos y servicios sociales que cimienten la inclusión social y productiva de la población.
En consecuencia la Agencia de Renovación del Territorio - ART, implementa estrategias que promueven la acción coordinada, progresiva y secuencial de las diferentes instituciones nacionales y territoriales (departamentales y municipales) que intervienen el territorio, la secuencia de intervención implica, entre otras acciones; desarrollar procesos de generación de confianza de las comunidades con el Estado, mediante la construcción y/o fortalecimiento de espacios o mecanismos de participación social y política de las comunidades, las organizaciones sociales y la sociedad civil, que permitan la concertación de actividades y la reconstrucción de capital social. Y como herramienta de intervención, diseñó la Estrategia “Obras PDET”, como un mecanismo participativo y de articulación comunitario e institucional, cuyo propósito fundamental es acelerar la dinámica de Estabilización de los territorios, por medio del fortalecimiento comunitario, a través de la implementación de obras de baja escala y rápida ejecución, garantizando así, la presencia del Estado, la provisión de bienes y servicios públicos y la disminución de las dinámicas de pobreza y conflicto en los territorios focalizados.
Las acciones enmarcadas en la estrategia se desarrollan de manera prioritaria en aquellos territorios estratégicos para garantizar la articulación de los Programas de Desarrollo con Enfoque Territorial (PDET), que se materializan a través de los Planes de Acción para la Transformación Rural (PATR) y el Programa Nacional Integral de Sustitución de Cultivos Ilícitos (PNIS), que se concretan a través de los Planes Integrales
1 Instrumento de planificación y gestión para implementar de manera prioritaria los planes sectoriales y programas en el marco de la Reforma Rural Integral (RRI) y las medidas pertinentes que establece el Acuerdo Final, en articulación con los planes territoriales, en los municipios priorizados de conformidad con los criterios establecidos en el Acuerdo Final – Decreto 893 del 28 xx xxxx de 2017
de Sustitución y Desarrollo Alternativo (PISDA). Es decir, los 170 municipios priorizados para la implementación de los PDET, definidos como zonas estratégicas para la estabilización – ZEPE (municipios que además de ser afectados por la pobreza, la violencia, la debilidad institucional y las economías ilícitas, registran en promedio indicadores inferiores al promedio nacional en los aspectos económicos, de condiciones de vida, institucionales y ambientales, los gobiernos locales tienen una menor capacidad para gestionar su desarrollo, según Los resultados de la Medición de Desempeño Municipal (MDM) que muestran que tienen (i) menores dotaciones iniciales, (ii) un menor puntaje promedio en gestión que significa menor desempeño en la toma de acciones de la administración local para transformar los recursos en un mayor desarrollo y, (iii) un menor puntaje promedio en el componente de resultados; todas ellas definidas como variables que miden el bienestar de la población), y los 126 municipios donde el PNIS implementará procesos de sustitución voluntaria de cultivos de uso ilícito, de los cuales en 118 municipios que también coinciden con los 170 priorizados para la implementación de los PDET, se concentra el 95% de la coca registrada en el país, según el informe del Sistema Integrado de Monitoreo de Cultivos Ilícitos -SIMCI - de 2016.
Es así como la articulación de los procesos PDET y PNIS2, responden a la metodología propuesta de manera conjunta por la Dirección de Sustitución de Cultivos Ilícitos – DSCI y la Agencia de Renovación del Territorio – ART, donde se contempla la implementación de una ruta de planeación participativa que unifique el propósito de la participación de las comunidades en el proceso de transformación y renovación de los territorios afectados por el conflicto armado y los cultivos ilícitos. Garantizando así que la construcción de los PISDA se articule e incorpore al proceso de formulación de los PATR en las regiones donde se implementarán los PDET, y en los 8 municipios restantes donde no se contempla la formulación de los PATR pero si se implementaran acciones de sustitución voluntaria de cultivos de uso ilícito, se establece la aplicación directa de la metodología de planeación participativa definida para la estrategia Obras PDET, liderada por la ART, con apoyo y acompañamiento de la DSCI en cada territorio focalizado.
2. OBJETO DEL ANEXO
En el presente Anexo se detallan los procesos y procedimientos operativos necesarios para la implementación de la estrategia, Obras PDET, que contempla entre otras, el desarrollo de actividades de Fortalecimiento y control social, la estructuración y ejecución de proyectos de obra, las cuales serán efectuadas a través de contratistas seleccionados mediante convocatoria pública que adelante el PA-FCP.
En ese sentido y con el fin de precisar el alcance de los procesos y actividades derivados de la Estrategia, Obras PDET, a continuación se describen los objetivos, procesos y procedimientos a tener en cuenta para su desarrollo.
2 Circular Interna 0 1 7 del 22 de Noviembre de 2017, emitida por la Agencia de Renovación del Territorio y la Dirección para la Sustitución de Cultivos Ilícitos
3. OBJETIVO DE LA ESTRATEGIA
3.1. OBJETIVO GENERAL
Implementar actividades enfocadas al fortalecimiento comunitario, a través de la ejecución de obras de baja escala y rápida ejecución que contribuyan a la reconstrucción social y económica de las comunidades, a partir de la planeación participativa, el fortalecimiento organizativo y de control social, para la generación de confianza, la estabilización y el desarrollo de los territorios altamente afectados por la pobreza, la presencia de economías ilegales, la debilidad institucional y la violencia generalizada.
3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
3.2.1. Fortalecer a las comunidades, mediante la generación de capacidades organizativas de gestión y de control social.
3.2.2. Estructurar proyectos que permitan la solución efectiva a las necesidades priorizadas por las comunidades.
3.2.3. Ejecutar, en corto plazo, obras de baja escala que respondan oportunamente a las condiciones y necesidades de los territorios focalizados.
4. ALCANCE DE LA ESTRATEGIA
La estrategia de Obras PDET, contempla la implementación de acciones articuladas a los procesos metodológicos para la formulación de los Programas de Desarrollo con Enfoque Territorial –PDET y los Planes Integrales de Sustitución y Desarrollo Alternativo – PISDA, que generen mayor presencia estatal en los territorios, a través de la provisión de bienes y servicios públicos; así como la participación y el involucramiento de las organizaciones comunitarias y entidades territoriales en los procesos diseñados para tal fin, promoviendo el acceso de las comunidades y demás niveles de gobierno a la oferta institucional y el mejoramiento de sus capacidades a través de ejercicios de fortalecimiento comunitario, organizativo y control social.
Para ello, la estrategia debe implementarse de acuerdo a la ruta operativa que se detalla en el capítulo 14 del anexo técnico, y en todo caso, se resume en:
a) Etapa de Identificación, se desarrolla en el marco de los espacios participativos diseñados para la construcción colectiva y consensuada de iniciativas de proyectos por parte de las comunidades asentadas en los territorios priorizados para la implementación de la estrategia.
b) Etapa de Verificación, Permite revisar las condiciones reales del proyecto, analizando las determinantes de entorno, ambientales, técnicas, normativas, financieras, sociales y presupuestales con el fin de determinar la factibilidad o no de las iniciativas identificadas por las comunidades, como sustento para la toma de decisiones sobre su validación, admisión, financiamiento y continuidad de las etapas de estructuración y ejecución.
c) Etapa de Estructuración, Se analizan los beneficios técnicos y presupuestales, mediante la elaboración o ajuste de los documentos técnicos de soporte (Ficha técnica con sus anexos, y Estudios y Diseños) necesarios para la ejecución adecuada de los proyectos. Lo anterior como sustento para la toma de decisiones sobre la continuidad o no del proyecto a la etapa siguiente
d) Etapa de Ejecución, Comprende el desarrollo de las actividades tanto de obra como de fortalecimiento definidas para cada proyecto, así como el seguimiento al cumplimiento de las mismas incluyendo el manejo de la información de los documentos que den cuenta de las acciones implementadas.
Así las cosas y para garantizar un resultado exitoso, es necesario el desarrollo de todos los procedimientos de manera secuencial y programática, como se resume en el ciclo esquemático del proceso diseñado.
Grafico No.1.: Ciclo del proceso estrategia Obras PDET
Fuente: Subdirección de proyectos de Infraestructura Rural
5. FOCALIZACIÓN
La estrategia de Obras PDET, contempla para la vigencia 2019, el fortalecimiento de las comunidades asentadas en 115 municipios donde el Gobierno Nacional ha establecido el desarrollo de los Programas de Desarrollo con Enfoque Territorial – PDET y donde el PNIS implementará procesos de sustitución voluntaria de cultivos de uso ilícito, delimitados en 17 departamentos y 13 subregiones. Este fortalecimiento se realizará mediante la ejecución estimada de 1155 proyectos que resulten válidos, previa evaluación de su factibilidad técnica, financiera, ambiental y jurídica, así como del mejoramiento de capacidades de aproximadamente 1155 organizaciones comunitarias.
No obstante, los municipios donde el PNIS implementará procesos de sustitución voluntaria de cultivos de uso ilícito, que no estén priorizados para la implementación de los Programas de Desarrollo con Enfoque Territorial - PDET, podrán ser fortalecidos en el marco de la estrategia Obras PDET, una vez la ART se encuentre facultada para autorizar su intervención.
Para mayor claridad en la siguiente tabla, se detalla la focalización, el número estimado de proyectos a ejecutar y el número aproximado de organizaciones comunitarias a fortalecer.
Tabla No 1. Delimitación operativa
GRUP O | SUB REGION | DEPARTAMEN TO | MUNICIPIO | No. MUNICI PIOS A ATEND ER | No. APROXIMA DO DE PROYECT OS A EJECUTAR | No. APROXIMADO DE ORGANIZACION ES X XXXXXXXXXX |
0 | XXXX XXXXX X XXXXX XXX XXXXX | XXXXX | CAJIBIO | 22 | 218 | 218 |
CALOTO | ||||||
CORINTO | ||||||
MERCADERES | ||||||
PATIA | ||||||
PIENDAMO | ||||||
SANTANDER DE QUILICHAO | ||||||
XXXXXXX | ||||||
XXXXXXX | ||||||
XXXXXX | ||||||
JAMBALÓ | ||||||
XXXXXXX | ||||||
XXXXXX | ||||||
XXXXX | ||||||
XXXXXXXX | ||||||
XXXXXX | XXXXX | |||||
CUMBITARA | ||||||
EL XXXXXXX | ||||||
XXXXXXX |
FLORIDA | ||||||
PRADERA | ||||||
XXXXXXX | ||||||
0 | XXXXXX | XXXXXX | FORTUL | 3 | 32 | 32 |
SARAVENA | ||||||
TAME | ||||||
3 | BAJO CAUCA Y NORDESTE ANTIOQUE ÑO | ANTIOQUIA | AMALFI | 6 | 62 | 62 |
CAUCASIA | ||||||
EL BAGRE | ||||||
XXXXX | ||||||
XXXXXXX | ||||||
XXXXXXXX | ||||||
4 | CATATUMB O | NORTE XX XXXXXXXXX | CONVENCION | 5 | 53 | 53 |
EL XXXXXX | ||||||
HACARÍ | ||||||
SAN XXXXXXX | ||||||
SARDINATA | ||||||
5 | CHOCÓ | CHOCO | ACANDI | 11 | 115 | 115 |
BOJAYA | ||||||
CONDOTO | ||||||
ISTMINA | ||||||
LITORAL DEL SAN XXXX | ||||||
MEDIO ATRATO | ||||||
MEDIO SAN XXXX | ||||||
NOVITA | ||||||
SIPI | ||||||
UNGUIA | ||||||
ANTIOQUIA | MURINDO | |||||
6 | CUENCA DEL CAGUÁN Y PIEDEMON TE CAQUETEÑ O | CAQUETA | ALBANIA | 11 | 114 | 114 |
CURILLO | ||||||
EL DONCELLO | ||||||
FLORENCIA | ||||||
MILAN | ||||||
MORELIA | ||||||
SOLITA | ||||||
VALPARAISO | ||||||
HUILA | ALGECIRAS | |||||
GUAINIA | INIRIDA | |||||
VICHADA | CUMARIBO | |||||
7 | XXXXXX DE XXXXX | XXXXX | XXXXXX | 15 | 154 | 154 |
COLOSO | ||||||
LOS PALMITOS | ||||||
MORROA | ||||||
OVEJAS | ||||||
SAN XXXXXXX DE PALMITO | ||||||
SAN XXXXXX | ||||||
TOLUVIEJO |
BOLIVAR | XXXXXXXX | |||||
CORDOBA | ||||||
EL XXXXXX XX XXXXXXX | ||||||
EL GUAMO | ||||||
MARIA LA BAJA | ||||||
SAN XXXXXXX | ||||||
SAN XXXX XX XXXXXXXXXX | ||||||
8 | PACIFICO MEDIO | XXXXX DEL CAUCA | BUENAVENTURA | 4 | 43 | 43 |
CAUCA | GUAPI | |||||
XXXXX XX XXXXX | ||||||
TIMBIQUI | ||||||
9 | PACIFICO Y FRONTERA NARIÑEÑS E | NARIÑO | EL CHARCO | 10 | 80 | 80 |
BARBACOAS | ||||||
XXXXX XXXXXXX | ||||||
XXXXXXX XXXXX | ||||||
XXXXXXXXX XXXXXXX | ||||||
LA XXXX | ||||||
XXXXX-XXXXX | ||||||
XXXXXXXX | ||||||
XXXXXXXX | ||||||
SANTA XXXXXXX | ||||||
10 | SIERRA NEVADA - PERIJA | XXXXX | XXXXXXX XXXXXXX | 11 | 113 | 113 |
BECERRIL | ||||||
LA JAGUA DE IBIRICO | ||||||
PUEBLO BELLO | ||||||
SAN XXXXX | ||||||
VALLEDUPAR | ||||||
LA GUAJIRA | SAN XXXX XXX XXXXX | |||||
XXXXXXX | ||||||
XXXXXXXXX | XXXXXXX | |||||
FUNDACION | ||||||
SANTA XXXXX | ||||||
11 | SUR XX XXXXXXX | BOLIVAR | ARENAL | 7 | 73 | 73 |
XXXXXXXXXX | ||||||
XXXXXXX | ||||||
SAN XXXXX | ||||||
SANTA XXXX DEL SUR | ||||||
SIMITI | ||||||
ANTIOQUIA | YONDÓ | |||||
00 | XXX XX XXXXXX | XXXXXX | XXXXX | 0 | 00 | 00 |
XXXXXXXXX | ||||||
XXXXXXXXX | ||||||
XXXXXXXXX | XXXXXXXX | 0 |
00 | XXXXX XXXXXXXX ÑO | CAREPA | 00 | 00 | ||
XXXXXXXXX | ||||||
XXXXXX | ||||||
XXXXXXX | ||||||
XXX XXXXX XX XXXXX | ||||||
TURBO | ||||||
TOTALES | 115 | 1155 | 1155 | |||
Fuente: Subdirección de Proyectos de Infraestructura Rural
El número de las Organizaciones comunitarias a fortalecer dependerá del número de iniciativas admitidas para estructuración y ejecución, en todo caso será mínimo una por proyecto.
6. PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO
El PA-FCP, cuenta con un presupuesto total, para los 13 grupos por valor de CIENTO CINCUENTA Y UN MIL SETECIENTOS VEINTITRES MILLONES TRESCIENTOS SESENTA MIL OCHOCIENTOS OCHENTA Y TRES PESOS M/CTE ($
151.723.360.883) incluido XXX y demás gravámenes e impuestos a que haya lugar conforme al siguiente cuadro y regiones:
Tabla No 2. Presupuesto
No. | Grupo | No. de Municipios | Presupuesto Total |
1 | XXXX XXXXX X XXXXX XXX XXXXX | 00 | $ 00.000.000.000 |
2 | ARAUCA | 3 | $ 4.138.501.159 |
3 | BAJO CAUCA Y NORDESTE ANTIOQUEÑO | 6 | $ 8.132.591.371 |
4 | CATATUMBO | 5 | $ 6.912.205.792 |
5 | CHOCÓ | 11 | $ 00.000.000.000 |
6 | XXXXXX XXX XXXXXX X XXXXXXXXXX XXXXXXXXX | 00 | $ 00.000.000.000 |
7 | XXXXXX XX XXXXX | 00 | $ 00.000.000.000 |
8 | PACÍFICO MEDIO | 4 | $ 5.672.083.913 |
9 | PACÍFICO Y FRONTERA NARIÑENSE | 10 | $ 00.000.000.000 |
10 | SIERRA NEVADA-PERIJÁ-ZONA BANANERA | 11 | $ 00.000.000.000 |
11 | XXX XX XXXXXXX | 0 | x 0.000.000.000 |
00 | XXX XXX XXXXXX | 3 | $ 3.261.224.649 |
13 | URABÁ ANTIOQUEÑO | 7 | $ 9.503.615.262 |
Totales | 115 | $ 151.723.360.883 |
Fuente: Subdirección de Proyectos de Infraestructura Rural – ART
7. RESULTADOS ESPERADOS
Además del beneficio para las comunidades y entidades territoriales focalizadas, evidenciado en la ejecución técnica de las obras de baja escala, también se favorecerán con el mejoramiento de sus capacidades en el marco del desarrollo del componente de fortalecimiento organizativo y control social, establecidos como ejes principales. Por ende, de manera concreta se espera:
a) Mejorar las capacidades organizativas y de control social de las comunidades involucradas de manera directa en el proceso de implementación de la Estrategia.
b) Lograr la cohesión social y territorial mediante la participación activa de las comunidades en la concepción y desarrollo de los proyectos.
c) Generar empleo rural temporal formal, mediante la contratación de mano de obra no calificada y calificada que exista en el territorio.
d) Mejorar la presencia del Estado en el territorio como agente activo en el establecimiento de la paz.
e) Generar sentido de pertenencia en la comunidad beneficiaria del proyecto a través de los mecanismos de participación comunitaria.
f) Restablecer la confianza a través de la articulación y compromiso entre la misma comunidad y el Estado.
8. ACTORES DEL PROCESO
En el siguiente cuadro se describe el tipo de actor que de manera directa o indirecta podrían aportar en el desarrollo de la estrategia. En todo caso los actores y roles son de carácter indicativo para facilitar el proceso de articulación, toda vez que estos pueden variar teniendo en cuenta las particularidades de cada territorio, las obligaciones contractuales pactadas y las condiciones establecidas para la ejecución de proyectos.
Tabla No 3. Mapa de actores y roles
ACTORES | ROL EN LA ESTRATEGIA |
ART Nivel Central | • Definir el modelo para la implementación de la estrategia y la ejecución de los proyectos. • Establecer los lineamientos para la implementación de los proyectos. • Participar en las sesiones del Comité Operativo |
ART Nivel Regional | • Impulsar la estrategia en las regiones y con las autoridades locales. • Coordinar el proceso de planeación participativa y la convocatoria para las actividades de identificación y priorización de las iniciativas comunitarias. • Participar en el Comité Operativo y en el Comité de Acompañamiento Comunitario. |
ACTORES | ROL EN LA ESTRATEGIA |
Autoridades Locales y/o entidades territoriales | • Apoyar las actividades de la estrategia en el marco de sus competencias y del Plan de Desarrollo correspondiente. • Asistir a los espacios participativos liderados por la ART, en el marco de la estrategia. • Apoyar la gestión de licencias y otros trámites requeridos para la pronta ejecución de los proyectos. • Gestionar las labores de operación, mantenimiento y funcionamiento de los proyectos entregados. |
Ciudadanos de las Regiones Focalizadas | • Participar en las reuniones comunitarias a las cuales sean convocados. |
Contratista | • Implementar las acciones necesarias para garantizar la ejecución adecuada de las etapas de Verificación, Estructuración y ejecución establecidas en la Ruta Operativa de la estrategia. Y está sujeto al cumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato que se suscriba y que se deriven de la estrategia, en los términos previstos en el anexo técnico. • Realizar los ajustes que se requieran por parte del comité operativo y el interventor del contrato. • Prestar apoyo técnico a las organizaciones comunitarias en la ejecución de los proyectos de nivel l y ll, cuando así se requiera. • Desarrollar los procesos de fortalecimiento administrativo, financiero, legal, técnico y organizacional y de control social de las organizaciones sociales de base y/o juntas de acción comunal que participen en la estrategia Obras PDET. • Realizar el seguimiento al equipo de fortalecimiento para desarrollar las actividades de fortalecimiento y control social. • Implementar con calidad los contenidos metodológicos del componente de fortalecimiento organizativo y de control social. |
Organizaciones Comunitarias | Cuando ejecuta proyectos Nivel de Complejidad I y II: • Cumplir con las actividades de obra y especificaciones contractuales. • Participar activamente en el proceso de generación de capacidades organizativas, que garantice el óptimo desempeño de estas en la ejecución de obras PDET. • Rendir cuentas a la comunidad sobre la ejecución de los proyectos Cuando son beneficiarios de los proyectos y/o sujetos a fortalecimiento • Participar en el comité de acompañamiento comunitario, de acuerdo a los lineamientos establecidos para su funcionamiento |
ACTORES | ROL EN LA ESTRATEGIA |
en el acápite de instancias de decisión y coordinación del presente anexo técnico. • Participar de la estrategia de fortalecimiento comunitario que brinde el Contratista y/o la ART, según sea el caso cuyo objetivo es el de fortalecer capacidades de tipo organizativo y de control social | |
Interventores | • Realiza el control y seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable y jurídico a la ejecución del contrato y los proyectos que de él se deriven. |
FCP-ART | • Realizar los pagos de conformidad a lo pactado en el contrato. • Iniciar acciones necesarias en caso de incumplimiento |
Fuente: Subdirección de proyectos de Infraestructura Rural
9. TIPOS DE PROYECTOS A IMPLEMENTAR
Se financiarán proyectos que respondan a las necesidades urgentes de la comunidad, en temas de infraestructura vial, comunitaria y educativa, de baja escala y rápida ejecución, incluyendo la estructuración (estudios y diseños), cuando se requiera.
9.1. Categoría de Infraestructura Vial
Los proyectos viales se constituyen como el conjunto de elementos que permiten el desplazamiento de las comunidades asentadas en los territorios focalizados y priorizados para la implementación de la estrategia, ya sea vehicular o peatonalmente, de forma confortable y segura. Su ejecución garantiza el fortalecimiento del sector productivo y el desarrollo económico de las regiones, toda vez que aseguran la interconexión de los puntos de producción y consumo, en ese sentido la estrategia pretende mejorar la calidad de las mismas con el fin de reducir los costos de transporte y generar mayores flujos de comercialización de los productos. Los tipos de proyectos viales a implementar son:
9.1.1. Subcategoría de Infraestructura para mejoramiento de calzadas: Mejoramiento de la infraestructura vial existente mediante la construcción de sistemas de placa huella.
9.1.2. Subcategoría de Mantenimiento periódico: Intervenciones de media complejidad en la infraestructura vial existente que comprende la realización de actividades de conservación y/o mantenimiento periódico, a intervalos variables, destinados primordialmente a recuperar los deterioros de la capa de rodadura ocasionados por el tránsito y/o por fenómenos climáticos, también podrá contemplar la construcción de algunas obras de drenaje superficial y de protección, faltantes en la vía. Los principales tipos de intervención son: construcción, mejoramiento y/o reconstrucción de obras de protección y drenajes (cunetas para la conducción de aguas lluvias, alcantarillas, box coulvert, xxxxxx
y bateas), obras para el control de erosión de taludes (disipadores de energía para conducción de aguas superficiales, muros de contención en gaviones).
9.1.3. Subcategoría de Infraestructura xx Xxxxxxx: Construcción y/o mejoramiento xx xxxxxxx peatonales.
9.1.4. Sub categoría de Infraestructura de Muelles: Implementación de obras portuarias, tipo muelles, que faciliten las actividades de movilidad por vías fluviales de las comunidades asentadas en los territorios focalizados y priorizados, de acuerdo con las normas y reglamentaciones establecidas por el Ministerio de Transporte y/o las entidades competentes. En todo caso se podrán ejecutar muelles flotantes y fijos.
9.2. Categoría de Infraestructura Comunitaria
Con la implementación de los proyectos sociales se pretende impulsar el desarrollo comunitario mediante la inversión de recursos para el mejoramiento de la infraestructura cultural, recreativa, deportiva, comunitaria (equipamientos colectivos para el encuentro comunitario; casetas comunales, etc.), que logren solucionar necesidades urgentes de tipo colectivo, las cuales deberán ser identificadas y priorizadas por las mismas comunidades asentadas en los territorios focalizados. Los proyectos se subdividen de la siguiente manera:
9.2.1. Subcategoría de Infraestructura Cultural: Construcción y/o mejoramiento de espacios culturales, espacios tradicionales y casetas comunales con la posibilidad de área de servicios.
9.2.2. Subcategoría de Infraestructura Recreativa y Deportiva: Construcción y/o mejoramiento de parques recreativos comunitarios, parques infantiles y placas deportivas con la posibilidad de baterías sanitarias.
9.3. Categoría de Infraestructura Educativa
La infraestructura educativa a desarrollar en el marco de la estrategia Obras PDET, hace referencia a la construcción y/o mejoramiento de los elementos físicos de los planteles educativos localizados en los territorios rurales de los municipios focalizados, con el fin de optimar las condiciones espaciales que permitan la prestación adecuada de los servicios educativos.
9.3.1. Subcategoría de Infraestructura Escolar
Construcción y/o mejoramiento de aulas educativas, baterías sanitarias, restaurantes escolares, patios de recreo, cerramientos perimetrales, espacios para albergue, placas deportivas, polideportivos que hagan parte de la infraestructura escolar.
Para mayor claridad en el tipo de proyectos que se pueden implementarse listan y se definen en el siguiente cuadro:
Tabla No. 4. Definición Tipo de proyectos
CATEGORIA | SUBCATEGORIA | PROYECTO | DEFINICIÓN |
Categoría de Infraestructura Vial | Subcategoría de Infraestructura para mejoramiento de calzadas | Sistemas de placa huella | Elemento estructural utilizado en vías terciarias, con el fin de mejorar la superficie de circulación vehicular en terrenos que presentan mal estado de transitabilidad en curvas/inclinaciones pronunciadas y requiere un mejoramiento a mediano plazo, con la aplicación de concreto en la superficie de la vía. ( Que se cumpla con lineamientos del sector) |
Sub categoría de Mantenimiento periódico | Limpieza mecánica de la banca | Trabajos con maquinaria para la limpieza, remoción de elementos pesados (troncos y piedras) y raspado del material sobrante con el fin de obtener la subrasante adecuada para el tránsito vehicular, peatonal y de animales. | |
Cunetas para la conducción de aguas lluvias | Estructura hidráulica y descubierta en concreto, estrecha y longitudinal para el transporte de aguas lluvias, situada en los bordes de tramos de las calzadas a intervenir. | ||
Alcantarillas | Estructuras en concreto usadas para evacuar las aguas lluvias de un lado al otro de una vía en puntos críticos de concentración de escorrentías o existencia xx xxxxxxx hídricas pequeñas, con el fin de garantizar un óptimo tránsito vehicular. | ||
Box coulvert | Estructura en concreto de gran tamaño (que puede ser prefabricada) y se usa para dar paso al agua, restituyendo la trayectoria del cauce intervenido por el paso de una vía. | ||
Xxxxxxxx | Estructura en concreto reforzado que permite el paso vehicular sobre pequeños cauces que no alcanza a ser cubierto por un box coulvert. Sus dimensiones son menores o igual a 10 metros lineales de luz (distancia entre apoyos). |
CATEGORIA | SUBCATEGORIA | PROYECTO | DEFINICIÓN |
Bateas | Estructura cóncava en concreto que abarca todo el ancho de una vía terciaria y es usada para facilitar el flujo de aguas lluvias que no pueden ser evacuadas por cunetas perimetrales en un tramo específico. | ||
Disipadores de energía para conducción de aguas superficiales | Se constituye como un canal, cuyo diseño geométrico garantiza la disminución de la velocidad del recorrido de las aguas superficiales de un talud, para evitar afectaciones severas sobre la calzada vehicular de un tramo vial. | ||
Gaviones | Cestón relleno de xxxxxx x xxxxxx para la estabilidad del suelo para mejorar el funcionamiento de una infraestructura vial. Su estructura se deberá construir principalmente a base xx xxxxx metálica con relleno en piedra, con el fin de mitigar los efectos de deslaves y del agua. | ||
Sub categoría de Infraestructura xx Xxxxxxx | Puentes peatonales | Estructura en madera, concreto reforzado o metálica que se construye o mejora en puntos críticos de una vía (desnivel pronunciado de terreno, paso sobre fuente hídrica, entre otros), para garantizar el tránsito peatonal de una comunidad específica. | |
Sub categoría de Infraestructura de Muelles | Aparcaderos | Zonas de estacionamiento de pequeñas embarcaciones mediante elementos estructurales que garantizan la operatividad básica de un sistema de transporte fluvial a escala comunitaria. | |
Muelles Flotantes | Estructura metálica flotante realizada sobre cuerpos de agua tipo xxxx, amarrada a la orilla y conectada con rampas y/o escaleras que permite el aparcamiento de pequeñas embarcaciones para realizar las tareas de carga y descarga de pasajeros o mercancías de la zona. | ||
Muelles Fijos | Estructura en concreto reforzado, elementos metálicos o madera realizada sobre cuerpos de agua tipo xxxx, afianzada en el lecho acuático por medio de bases que lo sostienen firmemente y que permite el aparcamiento de pequeñas embarcaciones para realizar las tareas de carga y descarga de pasajeros o mercancías de la zona. |
CATEGORIA | SUBCATEGORIA | PROYECTO | DEFINICIÓN |
Categoría de Infraestructura Educativa | Sub categoría de Infraestructura escolar | Aulas educativas | Unidad básica como recinto destinado a la educación. Las aulas educativas se ejecutarán de acuerdo a las áreas y especificaciones técnicas mínimas definidas por la entidad competente, con relación a la población a atender. |
Baterías sanitarias | Infraestructura física construida o mejorada para la instalación del conjunto de artefactos sanitarios (inodoro, lavamanos, ducha y orinal), de acuerdo a las normas sanitarias vigentes para instituciones educativas rurales. De acuerdo con las condiciones de la IE se podrá incluir la optimización del sistema de provisión de agua, la construcción de paneles solares y un sistema séptico prefabricado. | ||
Restaurantes escolares | Infraestructura mejorada o construida para la prestación del servicio complementario de alimentación de los niños, niñas y adolescentes, estudiantes de una Institución educativa, cuyas áreas y especificaciones de diseño y dotación deberán garantizar la funcionalidad del mismo y cumplir con las normas sectoriales vigentes. | ||
Espacios para albergue | Infraestructura mejorada o construida para la prestación del servicio de alojamiento y dormitorios de niños y niñas que no pueden trasladarse todos los días de sus viviendas hasta la escuela, por lo que deben pernoctar los días escolares. | ||
Patios de recreo y otras infraestructuras recreativas | Construcción en concreto, adoquín o material similar (puede ser cubierta) de una superficie que permita las actividades de recreo de la población infantil en una institución educativa. Así como aquellas infraestructuras de placas deportivas, polideportivos que hagan parte de la infraestructura escolar. | ||
Cerramientos perimetrales | Consiste en la implementación de un sistema constructivo en concreto, ladrillo, o malla eslabonada cuya función específica es cerrar o asegurar la infraestructura física y de equipamientos de una institución educativa. La definición de áreas, |
CATEGORIA | SUBCATEGORIA | PROYECTO | DEFINICIÓN |
dimensiones y distancias está sujeta a la necesidad específica identificada o proyectada. | |||
Sub categoría de Infraestructura Cultural | Espacios culturales | Construcción o mejoramiento de establecimientos para el desarrollo de actividades culturales comunitarias que incluyan espacios multiservicios | |
Espacio Tradicional (Maloca, Kilombo) | Construcción o mejoramiento de establecimientos para el desarrollo de actividades culturales, tradicionales y/o ancestrales de una comunidad indígena, afrodescendiente u otra, relacionando materiales, formas y diseño a la tradición constructiva de dicha comunidad. | ||
Casetas comunales | Consiste en la implementación de actividades de obra para la construcción o mejoramiento de establecimientos para el desarrollo de actividades de tipo comunitario y cultural, con acabados básicos que garanticen su funcionalidad y acompañados cuando sea necesario de áreas de servicio y baterías sanitarias. | ||
Sub categoría de Infraestructura Recreativa y Deportiva | Parques recreativos comunitarios | Consiste en la adecuación de espacios de accesibilidad universal y elementos para incentivar la recreación pasiva o activa de los habitantes de un territorio o zona específica. | |
Parques infantiles | Se refiere a la instalación de aparatos y elementos en un área delimitada y adecuada, para garantizar la práctica de juegos y movilidad activa de los niños, niñas y adolescentes. Estos deberán prever situaciones, accesibilidad y uso, elementos auxiliares, señalización, así como los equipos o elementos de juego (balancines, columpios, toboganes, etc.), necesarios. | ||
Parques Biosaludables | Se refiere a la adecuación de espacios verdes e instalación de un conjunto de elementos compuestos por diferentes equipos de gimnasia al aire libre que permiten mantener en forma el estado físico de las personas. |
Categoría de Infraestructura Comunitaria
CATEGORIA | SUBCATEGORIA | PROYECTO | DEFINICIÓN |
Se refiere a la implementación de una placa | |||
Placas deportivas | en concreto, con su demarcación y elementos fijos (arcos y tableros) que permita la práctica de baloncesto, voleibol y | ||
microfútbol. | |||
Se refiere a la construcción de un conjunto | |||
de elementos de forma escalonada, | |||
dispuestos de tal forma que los | |||
espectadores sentados cuenten con | |||
Graderías | visibilidad adecuada para que puedan apreciar la totalidad del área en que se | ||
desarrollen actividades de práctica | |||
deportiva. Estas pueden incluir cubierta | |||
cuando la necesidad y el presupuesto lo | |||
permitan. |
Fuente: Subdirección de Proyectos de Infraestructura Rural ART3
10. NIVEL DE COMPLEJIDAD DE LOS PROYECTOS
Los proyectos susceptibles de financiamiento con los recursos asignados para la implementación de la estrategia, se clasifican de la siguiente manera:
10.1. Proyectos de Nivel I de complejidad: 4 Se trata de proyectos de infraestructura de baja escala y rápida ejecución que para su implementación requieren de intervenciones sencillas y que por su naturaleza no exigen la elaboración de estudios técnicos o permisos de alta complejidad. En consecuencia, para la implementación de estos proyectos se podrán utilizar diseños tipo avalados por las entidades del sector, de los cuales disponga la ART.
En todo caso se podrán desarrollar como complejidad I los siguientes proyectos:
• Mejoramiento o construcción de cunetas para la conducción de aguas lluvias.
• Mejoramiento o construcción de alcantarillas.
3 Para estas definiciones se tuvieron en cuenta los manuales, guías o reglamentos técnicos sectoriales. En la implementación de los proyectos de la Estrategia Obras PDET, se podrán ajustar algunos elementos no estructurales para ajustar la implementación a las condiciones particulares de cada territorio.
4 En la fase de ejecución, al momento de la implantación del diseño tipo, el contratista debe verificar las condiciones del terreno teniendo en cuenta las guías o especificaciones técnicas establecidas para cada tipo de proyecto
• Reparaciones locativas (pintura, pañete, cambio de pisos y reparaciones que no afecten el sistema estructural) de aulas educativas, restaurantes escolares, espacios para albergue de estudiantes.
• Mejoramiento o construcción de patios de recreo.
• Mejoramiento o construcción de cerramientos perimetrales en terrenos planos
• Reparaciones locativas de espacios culturales, espacios tradicionales, casetas comunales.
• Mejoramiento e instalación de Parques recreativos comunitarios, Parques infantiles y parques bio saludables.
Este tipo de proyectos, el contratista deberá ejecutarlos a través de contratos o convenios suscritos con las Juntas de Acción Comunal, organización social o comunitaria, cabildo indígena, consejo comunitario o demás formas de asociación que la comunidad en el territorio usualmente adopta, para lo cual el contratista, además de pagar el costo de la misma a la respectiva organización social o comunitaria, deberá realizar acompañamiento en fortalecimiento de capacidades de contenido jurídico, administrativo, financiero y técnico en el marco del desarrollo del componente de fortalecimiento comunitario y control social, mediante la implementación de la metodología establecida por la ART para este componente.
El acompañamiento a realizar por el contratista deberá brindar a la organización social o comunitaria seleccionada, las herramientas básicas para lograr la ejecución de los proyectos con las especificaciones requeridas, de manera eficiente y en el plazo programado, para ello deberá facilitar espacios de trabajo conjuntos, mediante pedagogía de aprender haciendo y otras que faciliten el aprendizaje vivencial donde se revise y aclare las dudas presentadas en el proceso de ejecución, con el fin de encontrar soluciones oportunas a los inconvenientes que puedan impedir el cumplimiento del objeto establecido en el proyecto.
El cronograma a tener en cuenta para la implementación de las etapas a desarrollar por el contratista es el siguiente:
Tabla No. 5. Cronograma Nivel I
ACCIONES | MES 1 | MES 2 | MES 3 | MES 4 | MES 5 | MES 6 | MES 7 | MES 8 | |||||||||||||||||||||||||
SEMANAS | SEMANAS | SEMANAS | SEMANAS | SEMANAS | SEMANAS | SEMANAS | SEMANAS | ||||||||||||||||||||||||||
PRODUCTO | ACTIVIDAD | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 |
Verificar | |||||||||||||||||||||||||||||||||
mediante visita | |||||||||||||||||||||||||||||||||
en campo, la | |||||||||||||||||||||||||||||||||
factibilidad o no | |||||||||||||||||||||||||||||||||
factibilidad de las | |||||||||||||||||||||||||||||||||
iniciativas | |||||||||||||||||||||||||||||||||
priorizadas | |||||||||||||||||||||||||||||||||
Elaborar estudio | |||||||||||||||||||||||||||||||||
de factibilidad de | |||||||||||||||||||||||||||||||||
Proyectos Admitidos | acuerdo al resultado de visitas realizadas | ||||||||||||||||||||||||||||||||
Validación de | |||||||||||||||||||||||||||||||||
iniciativas | |||||||||||||||||||||||||||||||||
Factibles | |||||||||||||||||||||||||||||||||
Elaborar fichas | |||||||||||||||||||||||||||||||||
técnicas de | |||||||||||||||||||||||||||||||||
iniciativas válidas | |||||||||||||||||||||||||||||||||
Admisión de | |||||||||||||||||||||||||||||||||
proyectos por el | |||||||||||||||||||||||||||||||||
comité Operativo | |||||||||||||||||||||||||||||||||
Elaborar y/o | |||||||||||||||||||||||||||||||||
ajustar los | |||||||||||||||||||||||||||||||||
documentos | |||||||||||||||||||||||||||||||||
técnicos de | |||||||||||||||||||||||||||||||||
soporte | |||||||||||||||||||||||||||||||||
Proyectos Estructurados | necesarios ( Fichas técnicas, Estudios y | ||||||||||||||||||||||||||||||||
Diseños, etc.), de | |||||||||||||||||||||||||||||||||
los proyectos | |||||||||||||||||||||||||||||||||
admitidos | |||||||||||||||||||||||||||||||||
Solicitar y | |||||||||||||||||||||||||||||||||
efectuar visto | |||||||||||||||||||||||||||||||||
bueno de los documentos técnicos de soporte elaborados | |||||||||||||||||||||||||||||||||
Evaluación y | |||||||||||||||||||||||||||||||||
fortalecimiento | |||||||||||||||||||||||||||||||||
de capacidades | |||||||||||||||||||||||||||||||||
requeridas para | |||||||||||||||||||||||||||||||||
vinculación de la | |||||||||||||||||||||||||||||||||
Vinculación | organización comunitaria | ||||||||||||||||||||||||||||||||
del ejecutor | Vinculación formal ( | ||||||||||||||||||||||||||||||||
suscripción de | |||||||||||||||||||||||||||||||||
contratos, | |||||||||||||||||||||||||||||||||
convenios, etc) | |||||||||||||||||||||||||||||||||
de la | |||||||||||||||||||||||||||||||||
organización | |||||||||||||||||||||||||||||||||
Socializar y | |||||||||||||||||||||||||||||||||
suscribir acta de | |||||||||||||||||||||||||||||||||
inicio del | |||||||||||||||||||||||||||||||||
proyecto | |||||||||||||||||||||||||||||||||
Conformar el | |||||||||||||||||||||||||||||||||
Comité de | |||||||||||||||||||||||||||||||||
Acompañamiento | |||||||||||||||||||||||||||||||||
Comunitario | |||||||||||||||||||||||||||||||||
Desarrollar | |||||||||||||||||||||||||||||||||
acciones propias | |||||||||||||||||||||||||||||||||
Proyectos Ejecutados | del componente de fortalecimiento | ||||||||||||||||||||||||||||||||
comunitario | |||||||||||||||||||||||||||||||||
organizativo y de | |||||||||||||||||||||||||||||||||
control social | |||||||||||||||||||||||||||||||||
Ejecución de | |||||||||||||||||||||||||||||||||
actividades de | |||||||||||||||||||||||||||||||||
obra | |||||||||||||||||||||||||||||||||
Elaboración del | |||||||||||||||||||||||||||||||||
plan de | |||||||||||||||||||||||||||||||||
sostenibilidad del | |||||||||||||||||||||||||||||||||
proyecto |
Entregar a las comunidades beneficiadas, el proyecto terminado a satisfacción | |||||||||||||||||||||||||||||||||
Revisar y | |||||||||||||||||||||||||||||||||
entregar los | |||||||||||||||||||||||||||||||||
expedientes, | |||||||||||||||||||||||||||||||||
para cierre y | |||||||||||||||||||||||||||||||||
terminación de | |||||||||||||||||||||||||||||||||
los proyectos a | |||||||||||||||||||||||||||||||||
satisfacción de | |||||||||||||||||||||||||||||||||
Proyectos Terminados | las partes | ||||||||||||||||||||||||||||||||
Realizar Comité Operativo para | |||||||||||||||||||||||||||||||||
revisión de la | |||||||||||||||||||||||||||||||||
ruta operativa | |||||||||||||||||||||||||||||||||
ejecutada con el | |||||||||||||||||||||||||||||||||
fin de generar | |||||||||||||||||||||||||||||||||
recomendaciones | |||||||||||||||||||||||||||||||||
de mejora a la | |||||||||||||||||||||||||||||||||
estrategia |
Fuente: Subdirección de Proyectos de Infraestructura Rural
10.2. Proyectos Nivel II de Complejidad: Se trata de proyectos de infraestructura de baja escala y rápida ejecución, que para su implementación requieren la contratación y elaboración de estudios técnicos previos que soporten la estructuración del proyecto, tales como estudios de suelos, topografía, entre otros y en algunos casos permisos básicos para su construcción.
En todo caso, se podrán desarrollar como proyectos de complejidad II:
• Mejoramiento o construcción de placa huella
• Mejoramiento o construcción de Box coulvert hasta 3 mts x 3 mts
• Mejoramiento o construcción de Bateas
• Mejoramiento o construcción de disipadores de energía
• Construcción o mejoramiento xx xxxxx de contención en gaviones hasta 4 de altura x 5 longitud
• Mejoramiento o construcción de Baterías Sanitarias
• Construcción o mejoramiento de Espacios culturales (de establecimientos para el desarrollo de actividades culturales comunitarias que incluyan espacios multiservicios) hasta 100 mt2
• Construcción o mejoramiento de Espacios tradicionales (Maloca, Kilombo, entre otras) hasta 100 mt2
• Construcción o mejoramiento de Casetas comunales hasta 100 mt2
• Construcción o mejoramiento de Placas deportivas
• Construcción o mejoramiento de graderías para polideportivos
• Construcción o mejoramiento de aulas escolares
Este tipo de proyectos el Contratista podrá ejecutarlos de las siguientes formas:
1) A través de contratos o convenios suscritos con las Juntas de Acción Comunal, organización social o comunitaria, consejo comunitario o demás formas de asociación que la comunidad en el territorio usualmente adopta, siempre que cumpla con la experiencia mínima en ejecución, y en todo caso deberá ejecutar mínimo el 30% de los proyectos de nivel II de complejidad con Organizaciones comunitarias;
2) Adoptando esquemas de contratación de terceros. Para la ejecución de estos proyectos se debe vincular mano de obra calificada y no calificada de la región y de las organizaciones comunitarias.
El cronograma a tener en cuenta para la implementación de las etapas a desarrollar por el contratista es el siguiente:
Tabla No. 6. Cronograma Nivel II
ACCIONES | MES 1 | MES 2 | MES 3 | MES 4 | MES 5 | MES 6 | MES 7 | MES 8 | MES 9 | MES 10 | |||||||||||||||||||||||||||||||
SEMANAS | SEMANAS | SEMANAS | SEMANAS | SEMANAS | SEMANAS | SEMANAS | SEMANAS | SEMANAS | SEMANAS | ||||||||||||||||||||||||||||||||
PRODUCTO | ACTIVIDAD | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 |
Proyectos Admitidos | Verificar mediante visita en campo, la factibilidad o no factibilidad de las iniciativas priorizadas | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Elaborar estudio de factibilidad de acuerdo al resultado de visitas realizadas | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Validación de iniciativas Factibles | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Elaborar fichas técnicas de iniciativas válidas | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Admisión de proyectos por el comité Operativo | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Proyectos Estructurados | Elaborar y/o ajustar los documentos técnicos de soporte necesarios ( Fichas técnicas, Estudios y Diseños, etc.), de los proyectos admitidos | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Solicitar y efectuar visto bueno de los documentos técnicos de | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
ACCIONES | MES 1 | MES 2 | MES 3 | MES 4 | MES 5 | MES 6 | MES 7 | MES 8 | MES 9 | MES 10 | |||||||||||||||||||||||||||||||
SEMANAS | SEMANAS | SEMANAS | SEMANAS | SEMANAS | SEMANAS | SEMANAS | SEMANAS | SEMANAS | SEMANAS | ||||||||||||||||||||||||||||||||
PRODUCTO | ACTIVIDAD | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 |
soporte elaborados | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Vinculación del ejecutor | Evaluación y fortalecimiento de capacidades requeridas para vinculación de de la organización comunitaria | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Vinculación formal ( suscripción de contratos, convenios, etc) de la organización | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Proyectos Ejecutados | Socializar y suscribir acta de inicio del proyecto | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Conformar el Comité de Acompañamiento Comunitario | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Desarrollar acciones propias del componente de fortalecimiento comunitario organizativo y de control social | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Ejecución de actividades de obra | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Elaboración del plan de sostenibilidad de cada proyecto | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
ACCIONES | MES 1 | MES 2 | MES 3 | MES 4 | MES 5 | MES 6 | MES 7 | MES 8 | MES 9 | MES 10 | |||||||||||||||||||||||||||||||
SEMANAS | SEMANAS | SEMANAS | SEMANAS | SEMANAS | SEMANAS | SEMANAS | SEMANAS | SEMANAS | SEMANAS | ||||||||||||||||||||||||||||||||
PRODUCTO | ACTIVIDAD | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 |
Entregar a las comunidades beneficiadas, el proyecto terminado a satisfacción | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Proyectos Terminados | Estructurar, revisar y entregar los expedientes, para cierre y terminación del proceso a satisfacción de las partes | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Realizar Comité Operativo para revisión de la ruta operativa ejecutada con el fin de generar recomendaciones de mejora a la estrategia | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Fuente: Subdirección de Proyectos de Infraestructura Rural
10.3. Proyectos Nivel III de Complejidad: Se trata de proyectos de infraestructura de baja escala y rápida ejecución, que para su implementación requieren de la contratación y elaboración previa de estudios y diseños técnicos especializados, así como de licencias ambientales, urbanísticas, de construcción entre otras.
Se podrán desarrollar como proyectos de complejidad III:
• Construcción o mejoramiento xx xxxxxxxx hasta 25 mts de luz
• Construcción o mejoramiento xx xxxxx de contención en gaviones
• Construcción o mejoramiento xx xxxxxxx peatonales
• Construcción o mejoramiento de muelles flotantes
• Construcción o mejoramiento de muelles fijos
• Construcción o mejoramiento de aulas escolares
• Construcción o mejoramiento restaurantes escolares
• Construcción o mejoramiento de espacios para albergue de estudiantes
• Construcción o mejoramiento de espacios culturales (de establecimientos para el desarrollo de actividades culturales comunitarias que incluyan espacios multiservicios) mayores a 100 mt2
• Construcción o mejoramiento de Espacios tradicionales (Maloca, Kilombo, etc) mayores a 100 mt2
• Construcción o mejoramiento de Casetas comunales mayores a 100 mt2
• Construcción o mejoramiento de Placas deportivas
• Además de los anteriores, aquellos que por condiciones legales, organizativas y de capacidad técnica no puedan ser ejecutados por las organizaciones sociales o comunitarias
Este tipo de proyectos el Contratista se ejecutarán a través de esquemas de contratación de terceros, buscando siempre la vinculación de mano de obra calificada y no calificada de la región, o con participación de las Juntas de Acción Comunal, organización social o comunitaria, consejo comunitario o demás formas de asociación que la comunidad en el territorio usualmente adopta.
El cronograma a tener en cuenta para la implementación de las etapas a desarrollar por el contratista es el siguiente:
Tabla No. 7. Cronograma Nivel III
ACCIONES | MES 1 | MES 2 | MES 3 | MES 4 | MES 5 | MES 6 | MES 7 | MES 8 | MES 9 | MES 10 | MES 11 | MES 12 | MES 13 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
XXXXX AS | SEMAN AS | SEMAN AS | SEMAN AS | SEMAN AS | SEMAN AS | SEMAN AS | SEMAN AS | SEMAN AS | SEMAN AS | SEMAN AS | SEMAN AS | SEMAN AS | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
PRODU CTO | ACTIVIDA D | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 |
Proyecto s Admitido s | Verificar mediante visita en campo, la factibilidad o no factibilidad de las iniciativas priorizadas | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Elaborar estudio de factibilidad de acuerdo al resultado de visitas realizadas | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Validación de iniciativas Factibles | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Elaborar fichas técnicas de iniciativas válidas | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Admisión de proyectos por el comité Operativo | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Proyecto s Estructur ados | Elaborar y/o ajustar los documento s técnicos de soporte necesarios ( Fichas técnicas, Estudios y Diseños, etc.), de los proyectos admitidos | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Solicitar y efectuar visto bueno de los documento s técnicos de soporte elaborados | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Vinculaci ón del ejecutor | Evaluación y fortalecimi ento de capacidade s requeridas para vinculación de de la organizació n comunitari a | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Vinculación formal ( suscripción de contratos, convenios, |
etc) de la organizació n | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Proyecto s Ejecutad os | Socializar y suscribir acta de inicio del proyecto | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Conformar el Comité de Acompaña miento Comunitari o | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Desarrollar acciones propias del component e de fortalecimi ento comunitari o organizativ o y de control social | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Ejecución de actividades de obra | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Elaboració n del plan de sostenibilid ad de cada proyecto | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Entregar a las comunidad es beneficiada |
s, el proyecto terminado a satisfacció n | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Proyecto s Termina dos | Estructurar , revisar y entregar los expediente s, para cierre y terminació n del proceso a satisfacció n de las partes | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Realizar Comité Operativo para revisión de la ruta operativa ejecutada con el fin de generar recomenda ciones de mejora a la estrategia |
Fuente: Subdirección de Proyectos de Infraestructura Rural
Nota 1: El PA-FCP presenta un cronograma con los tiempos estimados para cada etapa operativa. Sin embargo, el cronograma definitivo, deberá contemplar la programación detallada de las actividades requeridas en cada etapa, de acuerdo a los plazos máximos definidos para la implementación de proyectos según su nivel de complejidad, en el numeral 10.4, además de planteamientos técnicos operativos descritos en el presente anexo, así como los documentos técnicos de soporte, elaborados y aprobados para el desarrollo de las actividades contratadas. En todo caso el resultado definitivo del cronograma no podrá superar el plazo de ejecución pactado en el contrato.
Nota 2: Ante circunstancias o riesgos previsibles que impidan el normal desarrollo de las actividades y el cumplimiento de los plazos, estas no generarán costos adicionales al Contratante PA-FCP.
Nota 3: La definición del nivel de complejidad de cada proyecto se realizará a partir de la información recolectada en la visita técnica de verificación de proyectos y será definido por el contratista, aprobado por la interventoría y presentado ante el Comité Operativo con fundamento en el análisis que resulte de la aplicación de la matriz para evaluación de criterios y complejidades de los proyectos.
10.4. Plazos para la Implementación de cada Proyecto según el Nivel de Complejidad
Los plazos máximos a tener en cuenta para la implementación de cada proyecto, según su nivel de complejidad, se definen a continuación:
Tabla No 8. Plazos para la implementación de cada proyecto
ETAPA | VERIFICACIÓN | ESTRUCTURACIÓN | EJECUCIÓN |
OMPLEJIDAD | PLAZOS PARA IMPEMENTACIÓN | ||
NIVEL I | Se implementará en un plazo comprendido entre una y tres semanas | Cuando se requiera ajustar la ficha técnica y sus documentos de soporte anexos, se implementará en un plazo no superior a una semana. | Se implementará en un plazo comprendido entre uno y tres meses, sin embargo este último no podrá superarse. |
NIVEL II | Se implementará en un plazo comprendido entre una y tres semanas | Se implementará en un plazo comprendido entre uno y tres meses. | Se implementará en un plazo comprendido entre tres y cinco meses, sin embargo este último no podrá superarse. |
IVEL III | Se implementará en un plazo comprendido entre una y tres semanas | Se implementará en un plazo comprendido entre dos y cuatro meses | Se implementará en un plazo comprendido entre cuatro y seis meses, sin embargo |
este último no podrá superarse |
Fuente: Subdirección de Proyectos de Infraestructura Rural
En el marco de un comité operativo y previa justificación debidamente soportada por el contratista y aprobado por el interventor, se podrán modificar los plazos anteriormente previstos.
11. FORTALECIMIENTO ORGANIZATIVO Y DE CONTROL SOCIAL
El fortalecimiento y control social contempla el desarrollo de capacidades para mejorar o robustecer el desempeño de las organizaciones comunitarias, en los núcleos veredales donde se desarrollan obras PDET, en sus procesos organizativos, de capacidad legal, administrativa, financiara, así como, participativos y de control social, a través de la ejecución de obras PDET o su seguimiento, mediante el acompañamiento y el uso de herramientas conceptuales, técnicas y metodológica.
11.1. Fortalecimiento Organizativo
El desarrollo de capacidades organizativas de las organizaciones comunitarias tiene el objetivo de mejorar o robustecer su desempeño de acuerdo con su propósito, contexto, recursos y viabilidad logrando ser más eficientes, viables, autónomas y legítimas, creando las condiciones para ser protagonistas de sus propios procesos de desarrollo.
Adicionalmente, se refiere a la capacidad de evolucionar organizacionalmente para adaptar sus estructuras y funciones de acuerdo con la naturaleza dinámica de su desarrollo.
11.1.1. Niveles de organización y desarrollo de las organizaciones
Para determinar las actividades que se desarrollarán en el marco del componente de Fortalecimiento Organizativo, el contratista deberá realizar un diagnóstico participativo aplicando la metodología Índice de Capacidades Organizacionales – ICO, a las organizaciones seleccionadas, con el fin de medir su grado de desarrollo e identificar las áreas prioritarias de mejoramiento, tomando en cuenta sus necesidades y contexto, así mismo buscando que, en el caso de ser ejecutores de obra tengan los elementos necesarios para ejecutar de manera óptima.
El “Índice de Capacidades Organizacionales (ICO)” es una medición objetiva expresada en números, en una escala prefijada, de los niveles de progreso de una organización, desde el punto de vista de: i) Capacidad legal y de relacionamiento, ii) Formalización de organizaciones, iii) Liderazgo y participación, vi) Capacidad administrativa y financiera y, v) Capacidad técnica.
A través del ICO se identifican las áreas de mayor fortaleza de las organizaciones y aquellas en las que se debe mejorar, con la implementación y desarrollo del plan de mejora la organización debe alcanzar el fortalecimiento organizativo requerido para el desarrollo de diferentes proyectos. El plan de mejora se desarrolla mediante visitas de acompañamiento a las organizaciones comunitarias, mediante pedagogías vivenciales y de aprender haciendo. Para esto se cuenta con módulos de contenido que brindar
herramientas técnicas y metodológicas para desarrollar de la mano con la organización comunitaria el plan de mejora.
11.1.2. Fortalecimiento a Organizaciones Comunitarias Ejecutoras
Teniendo en cuenta que las organizaciones comunitarias, podrán ejecutar los proyectos de nivel de complejidad I y en algunos casos los de nivel de complejidad II, y que uno de los objetivos específicos de la estrategia es el fortalecimiento de capacidades, se hace necesario la implementación de acciones que garanticen el acompañamiento y participación activa de las comunidades en el proceso.
En ese sentido se deberá iniciar por identificar y seleccionar las organizaciones que se vincularán en la etapa de ejecución técnica de los proyectos de infraestructura comunitaria, para lo cual el contratista alistará los insumos que garanticen una selección objetiva, basados en el análisis de las capacidades técnicas, administrativas y organizacionales de acuerdo con la metodología ICO. Con este primer insumo se elaborará el plan de mejora concertadamente con las organizaciones, para avanzar en el mejoramiento de la capacidad legal y lograr determinar aquellas elegibles, estas deben aportar a que la ejecución de la obra se realice de manera exitosa y se aprenda haciendo.
Una vez seleccionada la organización comunitaria para la ejecución de las actividades de obra, el contratista procederá a establecer de manera conjunta con la organización un Plan de Mejora para avanzar de manera rápida en el proceso contractual, las actividades de ejecución y la continuidad del proceso de fortalecimiento de las capacidades administrativas, financieras, técnicas y legales.
11.1.3. Fortalecimiento a Organizaciones Comunitarias no Ejecutoras
Cuando en el territorio se identifiquen organizaciones comunitarias que no cumplan los requisitos mínimos exigidos para ejecutar de manera directa las actividades de obra de los proyectos o estos se hayan definido por el Comité Operativo con un nivel de complejidad que no le permita a las organizaciones ejecutar directamente la obra, el contratista establecerá conjuntamente con la organización comunitaria del área de influencia del proyecto un plan de mejora de acuerdo al diagnóstico ICO, que garantice el fortalecimiento de sus capacidades legales, administrativas, financieras y técnicas, con el fin de generar mayores competencias para que puedan acceder a futuras ofertas y alianzas.
El fortalecimiento se efectuará de manera simultánea y en los tiempos establecidos para la ejecución de las actividades de obra de los proyecto, iniciando con la aplicación del diagnóstico ICO de entrada, previa culminación de la etapa de estructuración de los proyectos; toda vez que es el momento que da la pauta para determinar los niveles de complejidad definitivos, y finalizará con la terminación, aplicando nuevamente el diagnostico ICO de salida para evaluar el avance del fortalecimiento y el nivel de capacidades obtenidas durante todo el proceso.
En todo caso las organizaciones deberán vincularse en la ejecución de actividades de obra, con mano de obra calificada y no calificada, así como en los procesos de control social de los proyectos, siguiendo los lineamientos establecidos para el funcionamiento del Comité de Acompañamiento Comunitario.
11.2. Actividades para el Fortalecimiento de Capacidades Organizativas
Las actividades para el fortalecimiento de capacidades se deberán desarrollar en el marco de la implementación de los planes de mejora concertados con las organizaciones de acuerdo con los lineamientos y manuales establecidos por la ART. En todo caso, dichas actividades se deberán entender como un proceso de formación participativa a partir de la práctica, de acompañamiento en la gestión y de aprender haciendo, más que de un proceso de formación vertical. Así mismo, la obra a desarrollar debe ser el vehículo mediante el cual se desarrollan las actividades de fortalecimiento de las siguientes capacidades:
Tabla No 9. Capacidades organizativas
Capacidades Organizativas | |
Capacidad Legal y de Relacionamiento | Formalización de organizaciones Misión, visión y funciones Estatutos y reglamentos internos Actas y manejo de juntas directivas Diseño de plan de mejoras Liderazgo y participación, comunicación asertiva Articulación con entidades públicas y privadas y gestión de oferta institucional |
Capacidad Administrativa y Financiera | Bancarización Gestión contable Gestión administrativa Gestión de recursos humanos Procesos de contratación Gestión de compras |
Capacidad Técnica (gestión de proyectos, administración de obras) | Formulación de proyectos Gestión de proyectos Administración de obras Planeación estratégica |
Fuente: Subdirección de Coordinación y Fortalecimiento Institucional
11.3. Control Social
Es necesario procurar que las comunidades fortalecidas con la implementación de la estrategia, ejerzan su derecho y deber a participar de manera individual o a través de sus organizaciones, redes sociales e instituciones en el ejercicio de vigilancia de la gestión pública, y que sean informados de los avances sobre los proyectos.
Los objetivos primordiales del control social son:
• Fortalecer la cultura de lo público en el ciudadano;
• Contribuir a mejorar la gestión pública desde el punto de vista de su eficiencia, su eficacia y su transparencia;
• Prevenir los riesgos y los hechos de corrupción en la gestión pública, en particular los relacionados con el manejo de los recursos públicos;
• Fortalecer la participación ciudadana para que esta contribuya a que las autoridades hagan un manejo transparente y eficiente de los asuntos públicos;
• Apoyar y complementar la labor de los organismos de control en la realización de sus funciones legales y constitucionales;
• Propender por el cumplimiento de los principios constitucionales que rigen la función pública;
• Promover el liderazgo y la participación con miras a democratizar la gestión pública;
• Poner en evidencia las fallas en la gestión pública por parte de agentes estatales y no estatales, y formular propuestas para mejorarla;
• Contribuir a la garantía y al restablecimiento de los derechos sociales, económicos y culturales.5
Dado que la meta de la estrategia es construir confianza entre la comunidad y el Estado, el seguimiento que ejerza la comunidad sobre los proyectos será determinante para su cumplimiento, de allí la importancia del desarrollo efectivo del Comité de Acompañamiento Comunitario como mecanismo de control social.
11.3.1. Actividades del componente de Control Social
El control social se desarrollará a través del Comité de Acompañamiento Comunitario CAC y busca desarrollar capacidades para el seguimiento a la implementación de los proyectos desarrollados en el marco de la estrategia de Obras PDET. Las actividades se deberán desarrollar de acuerdo con los lineamientos y manuales establecidos por la ART. En todo caso, dichas actividades deben entenderse como un proceso de formación participativa a partir de la práctica, y de acompañamiento en la gestión.
En contextos de conflicto, en dónde se ha debilitado la confianza entre la ciudadanía y las instituciones del Estado es fundamental promover y garantizar el control social a la gestión pública como mecanismo para democratizar el poder logrando que sea público y transparente. El control social a la gestión pública enriquece la tarea de las entidades y fortalece la confianza de los ciudadanos en el Estado y la democracia estrechando las relaciones entre los actores de las regiones que son necesarias para avanzar en la estabilización de los territorios.
Por lo tanto, estas capacidades están dirigidas a que los ciudadanos tengan las herramientas, conocimientos y habilidades para ejercer su derecho a la participación por medio del Control Social a la Gestión Pública, así como desarrollar que las instituciones tengan las capacidades de creación de valor público. Se busca desarrollar las siguientes capacidades:
5 Ley 1757 de 2015 Artículo 64. Objetivos del Control Social. Son objetivos del control social de la gestión pública y sus resultados
Tabla No 10. Capacidades pata el control Social y Rendición de Cuentas
Capacidades para el Control Social y Rendición de Cuentas6 | |
Identificación | Es la necesidad puntual que será objeto de control social y rendición de cuentas y las personas, grupo de personas, organizaciones que pretenden hacer control a la gestión pública. |
Sensibilización | Es el espacio para promover la reflexión sobre civismo, democracia y del sentido de lo público. |
Fundamentación | Permite contextualizar las acciones de control social (Control Social a la contratación estatal, Mecanismos jurídicos para el Control Social, la Contabilidad Pública como instrumento para el control social y Control Fiscal Participativo) |
Focalización | Se orienta a desarrollar habilidades para el control ciudadano a objetos específicos. |
Fuente: Subdirección de Coordinación y Fortalecimiento Institucional
Las acciones de control social se desarrollarán de acuerdo con los tiempos y etapas definidas en la ruta operativa de la estrategia descrita en el presente documento, así como de acuerdo con los lineamientos y metodologías que establezca la ART.
En todo caso, se deberá implementar para cada proyecto un Comité de Acompañamiento Comunitario, que tendrá al menos de 3 momentos: a.) Conformación del CAC y socialización de su alcance, b.) seguimiento a la ejecución de actividades del proyecto, donde se trabajará el desarrollo de capacidades para el control social y c.) Cierre del proceso y rendición de cuentas.
12. SOSTENIBILIDAD DE PROYECTOS
Este proceso está encaminado a la conservación de la infraestructura construida para un mejor desempeño de operación del bien y reducción del nivel de riesgo de daños humanos y materiales. Para ello es necesario el involucramiento permanente de las comunidades en todo el proceso de implementación del proyecto, garantizando así su empoderamiento y compromiso positivo sobre el del proyecto.
Para ello, el contratista deberá elaborar el documento que consolide los componentes del plan de sostenibilidad, teniendo en cuenta los aportes y acuerdos concluidos con las comunidades y demás actores según corresponda.
Los planes de sostenibilidad deberán contener:
12.1. Diagnóstico
En el documento del plan de sostenibilidad elaborado por el contratista, debe identificarse los actores involucrados de manera directa, los medios de comunicación locales que pueden utilizarse para divulgación de la información importante sobre el uso adecuado de la infraestructura, las necesidades y los recursos con los que se cuenta. De la misma manera se realizará un inventario de los elementos que componen el proyecto,
6 DAFP - ESAP. Plan Nacional para la formación en Control social a la gestión pública. 2017
analizando las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas del plan de sostenibilidad
Lo anterior permitirá definir las acciones necesarias para la conservación del bien por un tiempo superior a 5 años de vida útil, las cuales se desarrollan mediante el plan de Mantenimiento Preventivo y el manual de uso.
12.2. Plan de Mantenimiento Preventivo
La elaboración del plan de mantenimiento debe ser liderada por el contratista con el empoderamiento de las comunidades en calidad de usuarios directos y la participación de la alcaldía municipal y/o demás entidades locales involucradas, teniendo en cuenta lo siguiente:
1. Conocer cada uno de los elementos de la infraestructura a través del inventario realizado
2. El manual de operación y mantenimiento entregado por el contratista al finalizar las actividades de obra, como insumo para la definición de las actividades preventivas y correctivas.
3. Establecer la frecuencia con que se realiza cada actividad.
4. Conocer el valor de los elementos utilizados para el mantenimiento de la obra.
5. Establecer las fuentes de los recursos para el mantenimiento ( cuando se requiera)
En todo caso el mantenimiento preventivo será realizado por los usuarios finales, de forma periódica y sistemática con el propósito de extender la vida útil de la infraestructura, necesarias para conservar las condiciones originales y garantizar el funcionamiento normal y adecuado de la infraestructura construida.
12.3. Manual de uso
Este debe indicar como mínimo:
• Encabezado del Manual. Se recomienda que tenga al menos nombre del proyecto ubicación exacta departamento y municipio.
• Los eventos y actividades permitidas en el bien. Se recomienda definirlas de acuerdo a la función para la cual fue construida la infraestructura
• Los eventos y actividades no permitidas en el bien
• Los eventos que requieren de pago para la utilización de servicio
• Los eventos exentos de pago para la utilización del servicio
• Los horarios de uso del bien o servicio.
• La forma adecuada de utilizar el bien
• Para el caso de infraestructura vial; el tipo de vehículos pueden transitar, el peso permitido, entre otros.
El plan de sostenibilidad, el contratista lo podrá elaborar en cualquier momento del proceso de ejecución del proyecto, y en todo caso realizará su respectiva entrega a la entidad u organización responsable de liderar su aplicación, en el evento de entrega y recibo del proyecto.
13. INSTANCIAS DE DECISIÓN, COORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO
La estrategia contempla la implementación de unas instancias de coordinación y seguimiento, para lo cual se tendrá en cuenta los procesos y procedimientos definidos en el presente anexo técnico.
13.1. Comité Operativo: Es la máxima instancia de decisión, coordinación y seguimiento del contrato, y de los proyectos que de él se deriven, aprobados en el marco de la estrategia. En ese sentido, se deberá conformar un Comité Operativo por cada contrato que se suscriba por el Fondo Colombia en Paz para la implementación de las iniciativas de proyectos priorizadas.
Son Funciones del Comité Operativo:
1) Revisar el estudio de factibilidad de las iniciativas de proyectos
2) Hacer recomendaciones de ajuste al plan operativo y cronograma propuesto por el contratista, para aprobación del interventor.
3) Como resultado de la etapa de verificación, el Comité Operativo, previa revisión de interventor autoriza el inicio de la etapa de estructuración del proyecto.
4) Revisar los documentos técnicos de soporte actualizados o elaborados por el contratista, en cumplimiento de la etapa de Estructuración de los proyectos.
5) Generar recomendaciones al Plan de Fortalecimiento organizativo, comunitario y control social y realizar seguimiento a su ejecución a través del interventor del contrato.
6) Revisar previa aprobación por parte del Interventor de la propuesta sustentada por el Contratista relacionado con el organismo comunitario ejecutor, atendiendo los resultados del análisis de los niveles de complejidad de los proyectos validados para ejecución y al anexo de fortalecimiento comunitario y control social organizativo. El comité Operativo podrá hacer recomendaciones al contratista e interventor de las decisiones que se tomen al respecto.
7) Hacer sugerencias y recomendaciones de tipo operativo para el inicio de ejecución de los proyectos, previo cumplimiento de requisitos y aprobado los documentos técnicos de soporte, elaborados por el contratista en la etapa de estructuración.
8) Identificar alertas cuando sea necesario y proponer soluciones a los inconvenientes que se presenten en el desarrollo de los proyectos.
9) Proponer ajustes al plan operativo, cronograma y al plan de inversiones, cuando se requiera y en concordancia con las decisiones estratégicas de la ART.
10) Hacer seguimiento al desarrollo de todas las etapas establecidas para la implementación de la estrategia.
11) Suspender cuando sea necesario la implementación de los proyectos, previa sustentación de las causa (caso fortuito o causa mayor) por parte del contratista y aprobación del Interventor.
El Comité Operativo estará integrado por:
• El subdirector de Proyectos de Infraestructura Rural de la ART o quien este designe.
• El Coordinador regional o la persona que designe para ese efecto la ART
• El interventor
• El supervisor del interventor
• El representante legal del Contratista o quien este designe. (podrá tener voz pero no voto, sobre las decisiones que se tome en el comité).
A este comité podrán ser invitados las personas naturales o jurídicas que sus miembros requieran, los invitados podrán intervenir en sus sesiones con voz pero sin voto. Asimismo, podrá contar con el apoyo de todas las dependencias competentes al interior de la ART y el Contratista en el momento en que se requiera.
En todo caso, las designaciones deberán indicar con precisión el comité para el cual se designa o si será permanente. Se entenderá para todos los efectos que la delegación o designación conlleva la voz y el voto.
Cuando el contrato implique ejecución de proyectos que involucren varias subregiones de la ART, el voto dentro del comité lo emitirá el Coordinador regional o la persona designada para la región donde se ubique o ejecute el proyecto. Lo cual debe quedar descrito de manera clara y precisa en el acta de la sesión correspondiente.
Sesiones del Comité Operativo:
Este comité deberá instalarse y llevar a cabo sus sesiones una vez se dé inicio a los contratos para la implementación de la estrategia.
Se reunirá previa citación en cualquier tiempo y en todo caso como mínimo una vez cada mes, mediante convocatoria. Sus sesiones serán presenciales y si el caso lo amerita, de manera excepcional será virtual y dado el caso solo se podrán revisar los temas objeto de la convocatoria.
El quorum para deliberar y decidir en el marco del citado comité es la mitad más uno de sus miembros, sus decisiones constarán en actas suscritas por quienes participen en la reunión.
La secretaría técnica del comité será ejercida por la ART, a través de un funcionario o contratista designado por la ART, y tendrá, entre otras, las siguientes funciones:
a) Convocar a las sesiones, por cualquier medio expedito y con la suficiente antelación, a la totalidad y por solicitud de los miembros del Comité Operativo.
b) Proyectar las actas para aprobación y firma de los miembros del comité, al finalizar cada sesión.
c) Llevar y custodiar el archivo que contenga la totalidad de la documentación que sea emitida por el comité.
Suministrar información relacionadas con las sesiones del comité.
13.2. Comité de Acompañamiento Comunitario - CAC: Es la instancia que tiene por objeto realizar el seguimiento a la implementación de las actividades de control social y al fortalecimiento comunitario y organizativo, en el marco de la ejecución de los proyectos. Este Comité, no tiene carácter decisorio sobre los proyectos, solo ejercerá labores de socialización de los avances en la implementación de los mismos y formulación de alertas que puedan afectar la ejecución de las obras.
Serán funciones del Comité de Acompañamiento Comunitario:
a) Socializar a la comunidad beneficiada, el estado de ejecución de los proyectos, sus modificaciones, contratiempos, resultados, conclusiones, etc.
b) Identificar elementos clave para el desarrollo de aspectos de fortalecimiento comunitario.
c) Sugerir ajustes, modificaciones y complementos a las acciones que se desarrollen en beneficio del fortalecimiento comunitario, con el fin de alcanzar el objetivo propuesto.
d) Realizar el control social de los proyectos admitidos para ejecución
e) Los representantes de la ART y el contratista en el comité de acompañamiento comunitario, informarán a los miembros del comité operativo sobre los avances y sugerencias que puedan surgir en las sesiones del CAC, y que deban discutirse en el CO.
El Comité de Acompañamiento Comunitario estará integrado por:
1) Delegados de las comunidades beneficiarias del proyecto. Sus representantes serán definidos en consenso con las mismas y serán mínimo (1) y máximo (5) delegados por comunidad. En todo caso, solo tendrán un voto como miembros del comité y cuando una o varias de las comunidades sean organizaciones ejecutoras de los proyectos.
2) Un representante del Contratista
3) Un representante del Interventor
4) El Coordinador regional o la persona que designe la ART
El Comité de Acompañamiento Comunitario ejercerá sus funciones respecto de cada uno de los proyectos en el momento que se dé inicio al proceso de ejecución de los mismos. Los delegados de la comunidad beneficiaria que participen en este comité deben informar a los demás miembros de la comunidad acerca de los temas tratados en las reuniones, para lo cual ellos dispondrán de los mecanismos y tiempo necesarios para cumplir con ese encargo.
La elección de los representantes de la comunidad ante el comité se podrá realizar en la reunión de socialización e inicio del proyecto o a más tardar durante los 5 días posteriores, evento en el cual se dará por instalado el CAC.
Sesiones del Comité de Acompañamiento Comunitario:
El Comité de Acompañamiento Comunitario, se reunirá previa convocatoria de la secretaría técnica o a solicitud de cualquiera de sus integrantes. En todo caso como mínimo se reunirán tres veces durante la ejecución de cada proyecto.
El quorum para deliberar y decidir en el marco del citado comité es la mitad más uno de sus miembros, sus decisiones constarán en actas suscritas por quienes participen en la reunión.
A este comité podrán ser invitados las personas naturales o jurídicas que sus miembros requieran, los invitados podrán intervenir en sus sesiones con voz pero sin voto, siempre que la invitación verse sobre asuntos de interés de los proyectos.
La secretaría técnica del comité será ejercida por un delegado del Contratista y tendrá, entre otras, las siguientes funciones:
a) Citar a las sesiones, por cualquier medio expedito y con la suficiente antelación, a la totalidad de los miembros del Comité de Acompañamiento Comunitario.
b) Proyectar, para aprobación de los miembros del comité, las actas de las sesiones llevadas a cabo y obtener la suscripción de las mismas.
c) Llevar y custodiar el archivo que contenga la totalidad de la documentación que sea emitida por el comité.
d) Suministrar información relacionadas con las sesiones del comité.
Se precisa que todos los proyectos han surtido un proceso previo de priorización adelantado por la ART, conforme se describe a continuación y las etapas subsiguientes serán ejecutadas por el contratista.
14. RUTA OPERATIVA Y METODOLÓGICA
Para efectos de la estrategia Obras PDET, se precisa que los proyectos han sido previamente identificados, y priorizados por las comunidades con el liderazgo de la ART, a partir del ejercicio de planeación participativa, por tanto el alcance del contratista para la intervención de la estrategia, inicia desde la etapa de Verificación de proyectos, donde deberá efectuar actividades de verificación que permitan evaluar la factibilidad de las iniciativas, para posterior estructuración, de acuerdo con el Nivel de Complejidad, la naturaleza del mismo y a la necesidad de elaboración de diseños previos de planeación del proyecto (Ej. solicitud y trámite de licencias ambientales, de construcción, de urbanismo y demás necesarias para la ejecución del proyecto, estudios y diseños, análisis del sector, análisis xx xxxxxxx, análisis comparativo de costos del proyecto, de acuerdo a lo establecido en el Estudio de Factibilidad), hasta el cierre de los proyectos.
No obstante, la ART, podrá entregar proyectos con un nivel avanzado de estructuración, por lo cual estos no requerirán desarrollar la etapa de verificación.
Para la implementación de cada una de las etapas establecidas en el presente numeral, se han definido los instrumentos, metodologías y formatos, que facilitarán el debido soporte de la ejecución de los procesos y procedimientos contemplados en la estrategia.
Forman parte del presente Anexo entre otros que puedan surgir durante el proceso, los siguientes documentos:
• Formato FM-EI-01. Ficha técnica de proyectos
• Formato INS-EP-01. Instructiva ficha técnica de proyectos
• Formato FM-EI-02. Estudio de factibilidad de las iniciativas de proyectos
• Formato FM-EI-09. Revisión de requisitos mínimos para la validación y admisión de proyectos
• Formato GE-EI-02. Especificación de productos entregables del proceso de estructuración
• Formato FM-EI-03. Documento para la revisión de entregables
• Formato FM-EI-04. Acta de entrega y recibo de actividades, bienes y/o servicios
• Formato FM-EI-08. Criterios para la definición de niveles de complejidad de los proyectos
• Formato FM-03 Acta reunión - ART (Comités Operativos, CAC, Socialización del proyecto, etc)
• Formato PP-01 Planilla registro de Asistencia - ART
• Formato FM- EI-07 Acta de Inicio, suspensión o reinicio de obra
• Formato acta de visita al proyecto
• Lineamientos Metodológicos Componente de Fortalecimiento Organizativo y Control Social y sus anexos.
14.1. Etapa de Identificación
La etapa de Identificación de las iniciativas de proyectos, se desarrolló mediante los mecanismos y espacios de planeación participativa diseñados por la ART, los cuales permitieron brindar oportunidades de diálogo entre el Gobierno y las comunidades locales, determinando la línea de base necesaria para la implementación de los Programas de Desarrollo con Enfoque Territorial - PDET, y la estrategia Obras PDET, diseñada para en el menor tiempo posible, dar solución a las necesidades expuestas por las comunidades en materia de infraestructura de baja escala y rápida ejecución.
Sin embargo, para garantizar el inicio de la implementación de la ruta operativa de la estrategia Obras PDET, la ART, define con base a las priorizaciones de las comunidades, las iniciativas susceptibles de financiamiento, teniendo en cuenta el alcance técnico, los niveles de complejidad y los tipos de proyectos definidos en el presente anexo, así como la disponibilidad presupuestal para su implementación.
Dichas iniciativas se consolidan en un listado unificado, que se entregará al contratista a través de la interventoría, para que inicie las actividades de la siguiente etapa.
14.2. Etapa de Verificación
Previa entrega al contratista del listado de iniciativas identificadas, se efectúa la etapa de verificación de proyectos, para lo cual es importante el desarrollo metodológico de los siguientes pasos:
1. El Interventor remitirá por el medio más expedito el listado de iniciativas al contratista Obras PDET. Este último deberá dentro de los tres días siguientes, remitir al interventor y a los miembros del comité operativo para su revisión, el plan operativo y cronograma. El interventor y los miembros del comité operativo tendrán 3 días para su revisión y solicitud de ajustes de ser necesario. En todo caso a más tardar al octavo día después de la entrega del listado de iniciativas deberá realizarse el comité operativo con el objeto de aprobar el plan operativo, cronograma y plan de inversiones.
2. El contratista deberá presentar ante el Comité Operativo, el plan operativo, el cronograma y la propuesta de costos para la realización de las actividades de verificación y factibilidad de las iniciativas, con el fin de garantizar la debida planeación de los demás procesos definidos para la implementación de las actividades en cada etapa, de manera secuencial y oportuna. Una vez subsanadas las recomendaciones de ajuste, el comité operativo emitirá concepto de aprobación para inicio de su implementación por parte del Contratista.
3. Seguidamente, el contratista realizará la evaluación de la factibilidad de las iniciativas priorizadas por núcleo de vereda, hasta el 5 orden de importancia (ranking), efectuando la verificación en campo del cumplimiento de requisitos mínimos. Resultado de la verificación se elaborará para cada iniciativa, el estudio de factibilidad realizado en el formato FM-EI-02, como sustento técnico para la toma de decisiones sobre la validación o no validación y admisión o no admisión de las iniciativas.
El estudio debe; profundizar en la valoración de los beneficios y costos de los proyectos seleccionados, analizar cada uno de los factores determinantes de manera detallada, principalmente, la seguridad y accesibilidad al lugar donde se proyecta la ejecución, los precios xx xxxxxxx, los aspectos técnicos, legales, ambientales, las capacidades administrativas y organizativas de las comunidades asentadas en el área de influencia. Así como conceptuar, observar, sugerir y recomendar soluciones.
Factores a evaluar en el estudio de factibilidad:
a) Seguridad: Se evaluarán las condiciones de orden público de la zona donde se proyecta ejecutar la obra, teniendo en cuenta la percepción de la población asentada en el área de estudio.
b) Accesibilidad: Consiste en la evaluación del tipo de acceso existente al lugar donde se proyecta construir la obra, para ello se definirá y delimitará el tipo, número y tiempo de recorrido de las vías de acceso existentes, así como el transporte requerido para llegar a la zona.
c) Ambientales: Determinan el tipo de impacto ecológico que puede generar el proyecto en el área, y facilita además la identificación de elementos naturales o de carácter público que pueden afectar el desarrollo mismo de la obra.
d) Financieros: Permiten definir el costo real del proyecto, para ello se requiere identificar costos de materiales, de transporte y mano de obra.
e) Técnicos: Brinda herramientas fundamentales para decidir sobre la pertinencia o no de la implementación de alternativas de solución, se requiere entonces evaluar la existencia y calidad de los elementos físicos que constituyen la infraestructura a intervenir, con el fin de determinar si se requiere el mejoramiento o construcción nueva de la infraestructura. Por lo anterior este es uno de los aspectos más importantes del estudio de factibilidad de la obra.
f) Normativos: Permite determinar la pertinencia de la ejecución de las obras, de acuerdo con las disposiciones y reglamentaciones aplicables en la zona. Razón por la
cual es importante la revisión de las normas establecidas por las entidades territoriales y nacionales en materia ambiental, técnica y de ordenamiento territorial, principalmente.
g) Capacidades administrativas y organizativas de las comunidades: Este aspecto permite determinar el tipo de organizaciones comunitarias existentes en la zona, las cuales podrían vincularse en el proceso de ejecución de las obras, de acuerdo con sus capacidades técnicas y organizativas y al alcance o complejidad de las obras a desarrollar.
En aquellos casos donde después de evaluados los factores determinantes, resultarán iniciativas no factibles y la bolsa de recursos asignada para el núcleo, permitiera la financiación de otra u otras iniciativas priorizadas en los espacios participativos, el contratista deberá evaluar su factibilidad con el ranking consecutivo en el listado entregado hasta culminar el presupuesto establecido, procurando beneficiar con el mayor número de proyectos posibles a las comunidades que integren el núcleo evaluado.
4. Una vez elaborado el estudio de factibilidad con el respectivo concepto técnico, el contratista presentará ante el interventor los resultados obtenidos por núcleo de vereda, para su revisión, validación o no validación de las iniciativas, de lo cual deberá quedar constancia en acta, elaborada en el formato: FM-03 Acta Reunión –ART.
5. Seguidamente y con el visto bueno por parte del interventor, el contratista procederá a elaborar el perfil del proyecto de aquellas iniciativas que resulten factibles y hayan sido consideradas válidas. Para ello, es necesario diligenciar el formato FM-EI-01 Ficha técnica del proyecto, adjuntar todos los documentos soportes descritos en la ficha según corresponda, así como los requisitos mínimos para la admisión de iniciativas, relacionados en el estudio de factibilidad, documento de entregables, la ficha técnica, que entre otros se mencionan los siguientes:
Tabla No 11. Requisitos mínimos
No. | REQUISITOS MINIMOS |
1 | Generales |
1.2 | Documento donde se exprese el compromiso de operación, mantenimiento y/o sostenibilidad del proyecto por parte de la entidad competente. |
1.3 | Certificado de que el proyecto es acorde a las metas y reglamentaciones establecidas en el Plan de Ordenamiento Territorial correspondiente. |
1.4 | Certificado de que el proyecto NO se ejecutará en zona de riesgo natural o antrópico. |
1.5 | Certificado de que la ejecución del proyecto no contraría las normativas ambientales. |
1.6 | Constancia de precios descritos en el presupuesto del proyecto, son los utilizados en la zona o presentar cotizaciones que soporten los precios cotizados. |
1.7 | Certificado y localización de canteras para extracción de materiales de construcción. |
1.8 | Certificado y localización de escombreras autorizadas para la disposición final de residuos de construcción. |
2 | Iniciativas de Infraestructura Comunitaria y Educativa |
2.1 | Copia de escritura Pública del predio donde se plantea ejecutar el proyecto (según aplique) |
2.2 | Certificado de libertad y tradición vigente del predio donde se plantea ejecutar el proyecto (según aplique) |
2.3 | Certificado de sana posesión del pedio donde se plantea ejecutar el proyecto, emitido por el Alcalde Municipal (según aplique) |
2.4 | Documento que soporte la donación del predio para uso exclusivo del proyecto a desarrollar (cuando aplique) |
Iniciativas de Infraestructura Educativa | |
3 | Certificado de registro y funcionamiento del establecimiento educativo, emitido por la entidad competente (incluye número de registro de la Institución Educativa de la Secretaría de Educación y número de estudiantes matriculados en el SIMAT) |
3.1 | Certificado de disponibilidad del personal idóneo (indicando el número de docentes) para la prestación del servicio del establecimiento educativo emitido por la entidad competente. |
3.2 | Documento emitido por la entidad competente, donde conste la aprobación de las intervenciones a realizar. |
4 | Iniciativas de Infraestructura vial |
4.1 | Certificado de que la vía a intervenir es de uso público y se encuentra registrada en el inventario de la entidad territorial. |
Fuente: Subdirección de Proyectos de Infraestructura Rural
6. Teniendo como sustento el estudio de factibilidad y las fichas técnicas de los perfiles de proyectos, previa validación del interventor, el contratista presentará ante el Comité Operativo, tanto las iniciativas que resultaron válidas como las que no, con el fin de que los miembros de dicho comité puedan tomar la decisión sobre su admisión o no admisión. Así como aprobar el presupuesto requerido tanto para la estructuración de los proyectos cuando así se requiera, como para su ejecución, y definir el nivel de complejidad de cada perfil de proyecto, para lo cual se deberá tener en cuenta lo descrito en el punto 10. Nivel de Complejidad de los proyectos del presente anexo y en todo caso el comité deberá tener en cuenta la matriz para la definición de niveles de complejidad de proyectos, formato: FM- EI-08 Criterios Definición Niveles de complejidad.
La admisión de las iniciativas deberá realizarse por cada núcleo de vereda, previa revisión de las conclusiones del estudio de factibilidad, el perfil de proyecto, la verificación de requisitos mínimos, los montos presupuestales pre-establecidos, y el análisis de los beneficios que puedan generar las propuestas en los territorios focalizados. Con el fin de obtener las bases técnicas y conceptuales que permitan la toma de decisiones coherentes frente al tipo, alcance presupuestal y cantidad de proyectos a admitir para cada núcleo.
Las decisiones deberán constar en un acta escrita firmada por los participantes y elaborada en el formato: FM-03 Acta Reunión –ART, donde se liste tanto las iniciativas admitidas como las que no, indicando el costo aproximado de cada una de ellas, y las razones que sustenten las decisiones tomadas.
7. Con la admisión de los perfiles de proyecto por núcleo, el interventor, autorizará el inicio de la etapa de estructuración por escrito.
A continuación se presenta los mínimos requeridos para el desarrollo del procedimiento en la etapa de Verificación:
Gráfico No. 4. Flujo grama metodológico para la etapa de verificación.
Verificación y Factibilidad de las Iniciativas
Se realizara visita de verificación de las iniciativas priorizadas por la comunidad, de lo cual resultará un estudio de factibilidad por iniciativa.
Validación de la Iniciativa
El contratista presentará al Interventor, el resultado del estudio de factibilidad para validación de las iniciativas factibles, previo sustento técnico del resultado del estudio
Perfil del Proyecto
Con la información contenida en el estudio de factibilidad, laverificación de requisitos mínimos y la validación por parte del Interventor. El contratista, elaborará el perfil de proyecto, mediente el diligenciamiento de la ficha técnica, de aquellas iniciativas que resultaron factibles en el paso anterior.
Comunicación Oficial
Acta de Comité
Operativo admisión de iniciativas y autorización de la estructuración de las iniciativas admitidas
Admisión de la iniciativa de proyecto Previa revisión del alcance , el estudio de factibilidad y la ficha técnica, el comité operativo evalua la pertinencia de las iniciativas y concertan la decicsión de admisión o no admisión de los perfiles de proyecto, los costos y presupuesto del proceso de estructuración por núcleo de vereda y establece los niveles de complejidad para cada iniciativa
Contratista
Perfil de proyecto en
formato Ficha tecnica
Acta de Validación
Estudio de factibilidad
Comité Operativo
Interventor
Entrega del listado de iniciativas al Contratista
SALIDA / PRODUCTOS
PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
ENTRADAS
Interventor
Autorización de la Estructuración
El interventor autorizará el inicio de la etapa de estructuración, de aquellas iniciativas admitidas por el Comité Operativo.
Comité Operativo
Estudio de Factibilidad
Contratista e
Interventor
Contratista
Acta de Comité
Operativo
Aprobación de la Operación
El contratista presenta para aprobación del Interventor, en el Comité Operativo, el Plan Operativo, y cronograma, asi como los costos de la verificación y factibilidad de las iniciativas a verificar
Fuente: Subdirección de Proyectos de Infraestructura Rural – ART
14.3. Etapa de Estructuración
Las iniciativas de proyectos admitidas por el Comité Operativo, serán estructuradas por el contratista, según sea su naturaleza y complejidad. Para ello podrá utilizar diseños tipo avalados por las entidades del sector correspondiente, de los cuales disponga la ART, con el fin de optimizar costos en el proceso de estructuración. Y cuando se requiera,
actualizará la ficha del proyecto junto con los documentos técnicos de soporte iniciales, elaborará o ajustará los estudios y diseños necesarios para la ejecución adecuada de las actividades de obra, de acuerdo con las condiciones reales de entorno, usos y costumbres de las comunidades a fortalecer. Los documentos técnicos de soporte precisarán, entre otros elementos, los descritos en el documento: GE-EI-02 Especificación de productos entregables del proceso de estructuración y como mínimo se deberá presentar; estudios, planos de diseño, presupuesto detallado con análisis de precios unitarios, certificados, permisos, etc. a que haya lugar.
1. Una vez se cuente con todos los documentos técnicos de soporte actualizados y elaborados los estudios y diseños necesarios de acuerdo con lo establecido en el documento GE-EI-02, el contratista previo visto bueno del interventor, deberá presentar los proyectos nuevamente ante el Comité Operativo sustentando su alcance técnico y financiero. En esta instancia el proyecto deberá contar con todos los documentos de requisitos mínimos, documentación técnica, y demás elementos requeridos por la ART para la formulación de proyectos y para su revisión, tanto el interventor como los demás miembros del comité operativo tendrán como referencia y guía los precios xxx xxxxxxx disponibles en las siguientes fuentes:
• Los listados de precios de referencia de las Alcaldías o Gobernaciones de la jurisdicción,
• Los listados de precios de referencia que tengan disponibles otras entidades nacionales como el INVIAS, para la realización de intervenciones similares.
• Los listados de precios de referencia de intervenciones similares realizadas por la ART en la región. Los listados de precios de referencia de la Cámara Colombiana de la Infraestructura si los hubiere, CONSTRUDATA, etc.
En la etapa de estructuración el Contratista debe incluir en el presupuesto de cada proyecto de los niveles de complejidad II y III, el equipo mínimo requerido para su ejecución, conforme a las directrices que entregue la ART.
El Comité Operativo revisará que el proyecto estructurado, no genere incrementos presupuestales o cambios en el objeto y alcance, con respecto al perfil de proyecto anteriormente admitido y realizará de ser necesario observaciones sobre los productos estructurados. La interventoría emitirá los conceptos técnicos y realizará observaciones, así como solicitará subsanaciones del producto cuando se requiera. Insumo que será llevado ante el Comité operativo para la toma de decisiones en su competencia.
En el caso de variaciones importantes frente a la estimación preliminar efectuada en la ficha técnica del proyecto con la cual se admitió el perfil de proyecto, el contratista debe sustentar dichos cambios en consideración a las condiciones específicas de la zona donde se localiza el proyecto, logísticas de transporte, de accesibilidad de la zona a intervenir, actividades imprescindibles para el funcionamiento de la obra, oferta de proveedores etc, así como proponer
soluciones que no afecten el valor total del proyecto admitido. En todo caso el Comité Operativo no podrá aprobar incrementos al presupuesto inicialmente designado para cada municipio.
2. En la misma sesión y con el visto bueno de los proyectos estructurados, el Comité Operativo ajustará o ratificará el nivel de complejidad de los mismos y evaluará el mecanismo de contratación a utilizar para la ejecución de las obras, de la misma manera autorizará la contratación de personal requerido y las decisiones tomadas, deberán consignarse en el acta de la respectiva sesión.
A continuación, se presenta los mínimos requeridos para el desarrollo del procedimiento en la etapa de estructuración:
Gráfico No. 5. Flujo grama metodológico para la etapa de estructuración.
Elaboración Estudios y diseños
De acuerdo a la necesidad de cada proyecto, se elaboran y/o ajustan los estudios y diseños, teniendo en cuenta el entorno y las necesidades de la comunidad.
Actualización Complejidad de Proyectos
Con el visto bueno de los proyecctos estructurados, el comité operativo ajustará o ratificará la complejidad de los proyectos.
Acta de C.O de revisión de Proyectos Estructurados, niveles de complejidad redefinidos y evaluación de mecanismos de contratación a utilizar.
Comité Operativo
Interventor
Proyecto estructurado, con documentos técnicos de soporte elaborados
Comunicación oficial de autorización etapa de estructuración
Contratista
SALIDA / PRODUCTOS
PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
ENTRADAS
Visto bueno al proyecto Estructurado
El Comité Operativo, soportado en la sustentación del contratista y previa autorización del interventor, revisará que los proyectos estructurados no presenten incrementos presupuestales o cambios sustanciales en el objeto.
Ficha técnica del
proyecto actualizada
Actualización del proyecto
se actualiza la ficha tecnica del proyecto, los documentos preliminares y técnicos generados, de acuerdo al analisis y concepto, resultantes del estudio de factibilidad.
Fuente: Subdirección de Proyectos de Infraestructura Rural - ART
14.4. Etapa de Ejecución
En esta etapa se desarrollarán todas las actividades necesarias para garantizar la ejecución oportuna y con calidad de las obras, el fortalecimiento organizativo de las comunidades y de control social de los proyectos admitidos por el Comité Operativo, en las cuales se deberá involucrar de manera directa o con mano de obra calificada y no calificada, según sea el caso a las comunidades asentadas en los territorios donde se implementará la estrategia.
La vinculación de las comunidades deberá realizarse en respuesta al alcance y nivel de complejidad definido para cada proyecto, así como al nivel de las capacidades que demuestren las organizaciones comunitarias locales existentes, antes y/o después de implementar el componente de fortalecimiento organizativo. Capacidades que se deben medir objetivamente mediante la herramienta ICO.
Para el desarrollo de esta etapa se deberá implementar las siguientes acciones:
1. Esta etapa inicia con el análisis de capacidades de las organizaciones comunitarias existentes, mediante un diagnóstico participativo aplicando las metodologías de Índice de Capacidades Organizativas – ICO, tomando como línea de base la revisión inicial descrita en el estudio de factibilidad, elaborado en la etapa de admisión del proceso.
Esto permite identificar el grado de desarrollo de las organizaciones seleccionadas, las áreas prioritarias de mejoramiento y determinar las actividades de fortalecimiento organizativo, necesarias para su vinculación en la ejecución de actividades de obra; como mecanismo practico de generación de capacidades técnicas.
2. Una vez seleccionadas las Organizaciones Comunitarias, las personas naturales o jurídicas idóneas para la ejecución de las actividades de obra, según sea el caso, el Contratista iniciará el proceso de contratación requerido, respetando los lineamientos, presupuestos y actividades previamente pactadas y los contratos o convenios a suscribir deberán ceñirse a los cronogramas establecidos para la ejecución de los mismos e implican el cubrimiento pleno de las obligaciones laborales y de seguridad social a favor de quienes desempeñen la labor, atendiendo a la naturaleza del contrato que suscriban.
Para ello, deberá tener en cuenta, entre otros aspectos, la definición de niveles de complejidad de los proyectos, los procesos con enfoque de género y enfoque diferencial, a efectos de que el ejecutor del proyecto, vincule a mujeres, población afrodescendiente, indígena, etc. Esta contratación debe involucrar la contraprestación de honorarios o salarios para el desarrollo de trabajo mancomunado y solidario, y la vinculación del personal mínimo definido en la etapa de estructuración.
Nota: En caso de que la organización comunitaria no acepte o desista en su interés para suscribir el contrato o convenio para la ejecución de los proyectos, el contratista deberá seleccionar una nueva organización comunitaria, para el
caso de los proyectos con niveles de complejidad 1 y 2, lo cual no podrá superar 5 días hábiles.
En todo caso, el contratista al momento de realizar la selección y evaluación de los ejecutores de proyectos, deberá tener en cuenta:
a.) Para el caso de la selección de Organizaciones Comunitarias para la ejecución de los proyectos de nivel de complejidad I y ll. El contratista deberá verificar que cuenten con la naturaleza jurídica exigida (organizaciones comunitarias), y en caso de que no se encuentren legalmente constituidas, se deberá fortalecer dicha capacidad, de acuerdo a los resultados de la evaluación del ICO de entrada.
b.) Cuando se trate de la selección de terceros; personas jurídicas o naturales para la ejecución de los proyectos de nivel de complejidad II y III, estos deberán acreditar los siguientes requisitos:
• Mínimo tres contratos cuyo objeto sea la ejecución de proyectos de infraestructura
• Los contratos o convenios con los cuales acredite la experiencia deben ser ejecutados por un valor total igual o superior al 60% del total del presupuesto de los proyectos a ejecutar.
3. El contratista deberá informar al Comité Operativo, sobre el inicio de los procesos de contratación requeridos, así como de los ejecutores seleccionados y vinculados para la ejecución de los proyectos, previo visto bueno del interventor. El comité constata que dichos procesos de alistamiento se hayan desarrollado y autoriza la socialización e inicio del proyecto.
4. Seguidamente en el marco de una reunión comunitaria, el contratista con el acompañamiento del ejecutor vinculado, el interventor y el equipo de la ART, socializarán el alcance del proyecto en el formato FM-03 y promoverán la firma de listados de asistencia, en formato PP-01. Planilla de registro de asistencia – ART.
5. En la misma reunión o inmediatamente después, el contratista, bajo la supervisión del interventor y con el apoyo de la ART, liderarán metodológicamente a la comunidad para seleccionar sus representantes en el Comité de Acompañamiento Comunitario, explicarán el alcance, los objetivos, las funciones de sus miembros y definirán fecha para la primera sesión del comité. Lo anterior deberá soportarse mediante acta suscrita en el formato diseñado para tal fin.
En este momento el contratista deberá elaborar el plan de calidad, plan de seguridad y salud en el trabajo para cada una de las obras a ejecutar.
6. Seguidamente, el contratista, el ejecutor del proyecto y el interventor suscribirán la respectiva acta de inicio de las actividades de obra, previamente aprobadas. Para ello se deberá elaborar el acta en formato FM-EI-07.
7. Una vez surtidas las acciones anteriores, se entenderá por iniciado el proceso de ejecución y el contratista empezará con la ejecución del proyecto con todas sus actividades y el componente fortalecimiento de manera oportuna y adecuada.
8. En este momento, el contratista podrá iniciar el proceso de elaboración del plan de sostenibilidad como parte de las actividades a desarrollar en el proyecto y de acuerdo a lo descrito en el numeral 19 del presente anexo. Una vez terminado el documento del plan, lo deberá enviar para revisión y aprobación por parte del interventor.
9. Las actividades de obra se deberán ejecutar en respuesta a los elementos planteados en los documentos técnicos de soporte (estudios y diseños, presupuestos, especificaciones técnicas, cronogramas, soportes, entre otros), estructurados en la etapa anterior.
10. Las actividades de fortalecimiento de capacidades, administrativas, financieras, técnicas y legales, se aplicarán tanto a las organizaciones ejecutoras, como a aquellas que no se hayan logrado contratar por su bajo índice de capacidades para la ejecución de actividades de obra, y como mínimo se fortalecerá una organización por proyecto.
Dichas actividades se deberán desarrollar en el marco de la implementación de los planes de mejora concertados con las organizaciones y de acuerdo con lo establecido por la ART, y de acuerdo con los Lineamientos Metodológicos del Componente de Fortalecimiento Organizativo y de Control Social y sus respectivos anexos.
11.El Interventor, se encargará de realizar el seguimiento a la ejecución de las obras y a las actividades de fortalecimiento en los casos en que aplique con el fin de realizar los registros, recomendaciones y controles pertinentes en su ejercicio de interventoría durante la ejecución de las actividades contratadas, siguiendo las programaciones, presupuestos y actividades precisadas para ello.
12. En esta etapa, los miembros del Comité de Acompañamiento Comunitario CAC podrán iniciar con el control social a las actividades de obra y fortalecimiento. Se debe desarrollar el respectivo seguimiento, una vez las actividades de obra alcancen un 50% de avance en su ejecución o cuando se presente una situación extraordinaria que así lo amerite. Los CAC de seguimiento tiene como propósito, informar a los actores involucrados sobre los avances del proyecto, los cambios si se han presentado, o situaciones adversas al mismo, adicionalmente, el contratista brindará a los asistentes al CAC elementos técnicos y metodológicos para fortalecer capacidades que les permita realizar control social.
13. En el proceso constructivo y desarrollo de las actividades contempladas en el proyecto, podrán presentarse cambios a las condiciones inicialmente planteadas, para lo cual, el Comité Operativo aprobará o no aprobará continuar con la ejecución en las condiciones presentadas, previa comunicación del sustento y conceptos técnico, jurídico y financiero de la Interventoría al respecto, donde en cumplimiento de sus funciones revisará los cambios propuestos, evaluará su alcance y recomendará alguna decisión frente a las modificaciones planteadas. Para el caso, el Interventor deberá comunicar de manera oficial al contratista su concepto frente a los ajustes presentados.
En todo caso el Contratista será quien presente y sustente técnicamente los ajustes requeridos para la terminación exitosa del proyecto ante el Comité Operativo, para lo cual ha de tener en cuenta que los ajustes propuestos no podrán afectar negativamente las condiciones del proyecto previamente aprobadas, es decir no se podrá aprobar incrementos presupuestales, adicionales de obra o cambios técnicos sustanciales en el proyecto, a excepción de aquellos casos donde se requiera una adición para garantizar la funcionalidad mínima del proyecto, sin embargo su aprobación estará sujeta a la disponibilidad presupuestal para la implementación de la estrategia.
De la ejecución y seguimiento de las actividades de obra, se deberá elaborar entre otros documentos de soporte; bitácoras de obra, cuadro de menores y mayores cantidades, actas de recibo parcial de obra, recibo final, suspensión y prorroga.
14. Con la terminación de todas las actividades, el Interventor, verificará el cumplimiento por parte del contratista y aprobará o no aprobará la entrega respectiva del proyecto y demás actividades desarrolladas a las comunidades directamente fortalecidas con su implementación e informará al Comité Operativo para el alistamiento por parte del contratista de la estrategia Obras PDET del evento de entrega y recibo del proyecto.
15. De la misma manera los miembros del Comité Operativo, podrán revisar el cumplimiento de las actividades requeridas, de manera previa a la entrega del proyecto a la comunidad.
16. El Comité de Acompañamiento Comunitario revisará el cumplimiento de las actividades de fortalecimiento y control social implementadas.
El contratista y el ejecutor vinculado, bajo la verificación del interventor, realizarán la respectiva entrega formal de las actividades ejecutadas, la ART formalizará el visto bueno al proyecto, el CAC u otro representante comunitario (diferente a los miembros de la organización comunitaria ejecutora) y la alcaldía municipal (cuando aplique), formalizarán el recibo a satisfacción del proyecto terminado. En este evento, el ejecutor realizará la rendición de cuentas al resto de la comunidad, informando el proceso de ejecución de las actividades, los recursos utilizados, las dificultades, soluciones, logros obtenidos, el plan de
sostenibilidad del proyecto elaborado, así como los resultados del plan de fortalecimiento aplicado a la organización seleccionada para ello. Estas acciones deberán formalizarse mediante acta debidamente firmada según formato FM-EI- 04 Acta de entrega y recibo de actividades, bienes y/o servicios.
En todo caso, el evento de entrega lo presidirá la ART y podrán asistir las entidades del Gobierno Municipal y Nacional, que se estime conveniente.
17. Seguidamente se efectúa la evaluación de resultados de la implementación de la ruta operativa planteada para el desarrollo de los componentes, técnico, de fortalecimiento y la gestión documental mediante la estructuración de expedientes documentales para garantizar la verificación de las actividades ejecutadas. En consecuencia, el contratista entregará al interventor para revisión y aprobación, los expedientes físicos y digitales, estructurados de manera secuencial y oportuna con los documentos mínimos requeridos que den cuenta del proceso ejecutado, de acuerdo al listado descrito en el numeral 19 del presente documento denominado; Manejo de la Información.
a) El interventor revisará el cumplimiento de las directrices de gestión documental y archivo dadas por la ART, especialmente las descritas en el presente documento. Aprobará su estructuración o emitirá las recomendaciones de ajuste necesarias para el cierre y terminación a satisfacción de las actividades desarrolladas.
b) Con el visto bueno del interventor, el contratista presentará el expediente estructurado y sustentará el informe final de los procesos de obra y fortalecimiento ejecutados, al Comité Operativo, cuyos miembros revisaran la ruta operativa ejecutada con el fin de generar recomendaciones de mejora a la estrategia, teniendo en cuenta las soluciones planteadas por las comunidades, la aplicación metodológica de los lineamientos, directrices, parámetros y formatos establecidos para la implementación de la estrategia. La revisión deberá soportarse mediante acta, donde se describan las conclusiones, observaciones, recomendaciones u oportunidades de mejora.
c) Con las recomendaciones de mejora, la aprobación de los expedientes y el informe final, el Comité Operativo procederá a efectuar el cierre y terminación del proceso a satisfacción de las partes.
A continuación, se presenta los mínimos requeridos para el desarrollo del procedimiento en la etapa de ejecución.
Gráfico No 6. Flujo grama metodológico para la etapa de ejecución.
Selección y Contratación Ejecutor
El contratista, de acuerdo a los resultados del ICO, seleccionará y contratará a las organizaciones comunitarias, personas naturales o juridicas segun sea el caso para la ejecución de las obras, e informará al Comité Operativo, previa autorización del interventor sobre los ejecutores vinculados
Contratista
Acta de Comité Operativo revisión de Proyectos Estructurados
Diagnostico ICO
El contratista, mediante el equipo de trabajo designado, realizará el Análisis de Capacidades Organizativas de las
SALIDA / PRODUCTO
PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
ENTRADA
Contratista y
Actas de CAC Y soportes
de Fortalecimiento
Desarrollo de las actividades de control social por parte del CAC y fortalecimiento a las organizaciones comunitarias seleccionadas
Contratista e Interventor
Informes y demás soportes de la ejecución y seguimiento del proceso
Ejecución y Seguimiento
El contratista inicia tanto las actividades de obra como de fortalecimiento y el interventor procede a efectuar el seguimiento y deberá realizar las observaciones pertinente de acuerdo a sus funciones
Contratista, Ejecutor e Interventor
Acta de inicio de obra
Inicio de Obra
El contratista, el ejecutor del proyecto y el interventor, suscribirán la respectiva acta de inicio de obra
Acta de conformación
del CAC
Conformación del Comité de Acompañamiento Comunitario
Se procederá a liderar el proceso de selección de los representantes comunotarios al CAC, socializarán su alcance objetivos, funciones y definirán
Contratista
Acta de socialización
del proyecto
Socialización del Proyecto
El contratista, con el acompañamiento del ejecutor vinculado, el interventor y representantes de la ART, socializarán el alcance del proyecto a la comunidad
Comité Operativo
Acta C.O donde se
autoriza inicio
Autorización de Inicio
Previa constatación de la vinculación del ejecutor, el Comité Operativo autoriza la socialización e inicio de ejecución de las actividades de obra.
Listado de Ejecutores
cinculados
Contratista
Indices ICO elaborados
ENTRADA | RESPONSABLE | PROCEDIMIENTO | SALIDA / PRODUCTO | ||
Comité Operativo | Evaluación de inconvenientes que pueden generar cámbios en el proyecto y emisión de recomendaciones al superv isor técnico para la toma de decisiones que no afecten negativamente el proyecto | Acta de Comité Operativo con las recomendaciones | |||
Reporte de posibles cámbios generados en el proyecto | |||||
Contratista | Implementa las recomendaciones y decisiones tomadas por el interventor, en el menor tiempo posible para beneficio del proyecto | Informe del proceso ejecutado | |||
Interventor | Realizan seguimiento a la ejecución de actividades de obra de manera oportuna | Actas de seguimiento | |||
Contratista | Terminación de las obras El contratista informará de manera oportuna tanto al interventor sobre la terminación de las actividades de fortalecimiento y obra terminadas. | comunicado físico o virtual | |||
Interventor | Verificación de la calidad de las actividades contratadas y ejecutadas, emisión de recomendación de ajuste, medidas correctivas. Y se procederá a preparar la entrega formal | Acta de verificación del cumplimiento de actividades pactadas | |||
Comité de Acompañamiento Comunitario | Verificación del cumplimiento de compromisos para el desarrollo del control social y fortalecimiento | Acta de comité de acompañamiento comunitario | |||
Contratista | Entrega del proyecto a la Comunidad El contratista con la auniencia del interventor y de la ART, procede a realizar la entrega Formal del Proyecto a la comunidad | Acta de entrega y recibo del proyecto | |||
Fuente: Subdirección de Proyectos de Infraestructura Rural – ART
15. SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DE LA ESTRATEGIA OBRAS PDET
El seguimiento de la ejecución de la estrategia, garantiza el cumplimiento oportuno de las acciones planteadas y programadas para implementación de la estrategia. En ese sentido, deberá realizarse de forma permanente, durante la implementación de cada una de las etapas definidas en la ruta operativa, lo cual permitirá el análisis autocrítico y la mejora de los procesos organizativos y participativos, para así obtener resultados óptimos y experiencias exitosas.
Así las cosas, los actores involucrados en el proceso de implementación de la estrategia, desarrollarán capacidades que permitan generar oportunidades de mejora, anticipar problemas e incentivar competencias en los grupos de trabajo dispuestos para la
implementación. De la misma manera, propiciarán los medios y recursos necesarios para desarrollar un trabajo integrado y coordinado con las demás estrategias definidas por las distintas entidades que puedan aportar al proceso.
15.1. Seguimiento del Contratista
En todo caso el Contratista, garantizará que la implementación de la estrategia se ejecute conforme los lineamientos establecidos por el FCP -ART, para lo cual podrá contar con personal para este efecto.
El contratista garantizará que las obras ejecutadas, se desarrollen en términos de calidad y oportunidad, independientemente del ejecutor que seleccione o contrate para tal fin. Como soporte de la labor, deberá presentar a los Comités Operativos y de Acompañamiento Comunitario, informes de la ejecución realizada en cada sesión.
15.2. Seguimiento y Control Comunitario
El seguimiento que ejerza la comunidad sobre los proyectos será determinante para el logro de la meta de la estrategia, el cual se ejercerá a través del Comité de Acompañamiento Comunitario y de control social.
16. PLAN OPERATIVO
El Contratista por su parte deberá elaborar el plan operativo y cronograma con el cual se implementarán las actividades que se deriven del contrato, el cual estará sujeto a recomendaciones de ajuste por parte de los miembros del Comité Operativo y aprobación por parte del Interventor conforme a lo establecido en la etapa de Verificación del presente anexo.
El contenido mínimo deberá soportarse en los productos que se detallan en el siguiente cuadro y que para efectos contractuales se entenderán como entregables.
Tabla No 12: Formato Plan Operativo
No. | ETAPA/ | PRODUCTOS | N° ENTREGA | % AVA NCE | MESES | ||||||||||||
ACTIVIDAD | ENTREGABLES | BLES | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | ||
1 | PLANEACION | ||||||||||||||||
1.1 | ALISTAMIENTO | ||||||||||||||||
1.1. 2 | Elaboración Plan Operativo de Actividades y Cronograma | POA y Cronograma | |||||||||||||||
1.2 | GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO Y MATERIALES Y COMUNICACIONES | ||||||||||||||||
No. | ETAPA/ | PRODUCTOS | N° ENTREGA | % AVA | MESES | ||||||||||||
ACTIVIDAD | ENTREGABLES | BLES | NCE | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | |
1.2. 1. | Contratación y vinculación de personal al SSS | Contratos o convenios firmados con afiliaciones | |||||||||||||||
1.2. 2. | Taller de inducción y capacitación | Taller de capacitación realizado | |||||||||||||||
1.2. 3. | Diseño, elaboración y aprobación del plan de comunicaciones (vallas, placas conmemorativas, pautas radiales, chalecos, piezas y artes etc), de acuerdo al manual corporativo de la ART | Plan de comunicaciones diseñado | |||||||||||||||
2 | IMPLEMENTACIÓN | ||||||||||||||||
2.1. | COMPONENTE TÉCNICO | ||||||||||||||||
2.1. 1 | Visitas de verificación para evaluación de factibilidad de iniciativas priorizadas | Estudio de factibilidad y actas de visitas en formatos establecidos por cada proyecto | |||||||||||||||
2.1. 2 | Validación de iniciativas | Actas de reunión de validación de iniciativas | |||||||||||||||
2.1. 3 | Elaboración de Perfiles de proyectos válidos | Fichas técnicas de proyectos elaboradas | |||||||||||||||
2.1. 4 | Admisión de perfiles de proyectos válidos | Listado de proyectos | |||||||||||||||
No. | ETAPA/ | PRODUCTOS | N° ENTREGA | % AVA | MESES | ||||||||||||
ACTIVIDAD | ENTREGABLES | BLES | NCE | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | |
admitidos por el Comité Operativo | |||||||||||||||||
2.1. 4 | Contratación de estudios y diseños (cuando se requiera) | Contratos o convenios suscritos ( cuando se requiera) | |||||||||||||||
2.1. 5 | Elaboración y/o ajuste de documentos técnicos de soporte (fichas técnicas, estudios y diseños, etc.) | Proyectos estructurados | |||||||||||||||
2.1. 6 | Aprobación de proyectos estructurados | Listado de proyectos aprobados en Comité Operativo | |||||||||||||||
2.1. 7 | Contratación de Obra y/o Vinculación de Organizaciones comunitarias ejecutoras | Contratos o convenios para la ejecución de obra firmados Listado de proyectos con contratos o convenios para la ejecución de de obra firmados Listado de Organizaciones vinculadas | |||||||||||||||
2.1. 8 | Socialización de Proyectos | Actas socialización e inicio de proyectos | |||||||||||||||
No. | ETAPA/ | PRODUCTOS | N° ENTREGA | % AVA | MESES | ||||||||||||
ACTIVIDAD | ENTREGABLES | BLES | NCE | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | |
2.1. 9 | Conformación de Comités de Acompañamiento Comunitario | Actas de conformación de CAC | |||||||||||||||
2.1. 10 | Elaborar el plan de calidad, plan de seguridad y salud en el trabajo para cada una de las obras a ejecutar | plan de calidad, plan de seguridad y salud en el trabajo | |||||||||||||||
2.1. 11 | Inicio de Obras | Actas de inicio de Obras | |||||||||||||||
2.1. 12 | Ejecución de actividades de Obra | Informes de Avance que incluya los documentos que den soporte a las actividades realizadas, tales como; actas de recibo parcial, recibo final, suspensión, prorroga, reinicio, bitácora de obra, cuadro de mayores y menores cantidades de obra, según corresponda | |||||||||||||||
2.1. 13 | Visitas técnicas para verificación de cumplimiento de actividades | Informes y actas de las visitas de verificación realizadas | |||||||||||||||
2.1. 14 | Elaboración del plan de | Plan de sostenibilidad del proyecto | |||||||||||||||
No. | ETAPA/ | PRODUCTOS | N° ENTREGA | % AVA | MESES | ||||||||||||
ACTIVIDAD | ENTREGABLES | BLES | NCE | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | |
sostenibilidad del proyecto | debidamente elaborado | ||||||||||||||||
2.1. 15 | Entrega de Proyectos | Actas de Entrega y Recibo de actividades bienes y/o servicios | |||||||||||||||
2.2 | COMPONENTE FORTALECIMIENTO ORGANIZATIVO, GESTIÓN Y DE CONTROL SOCIAL | ||||||||||||||||
.2.1 . | Evaluación del Índice de Capacidades Organizativas - ICO de entrada de las Organizaciones comunitarias | Documentos de diagnósticos ICO realizados y listado consolidado de Organizaciones con ICO | |||||||||||||||
2.2. 2. | Elaboración Plan de Mejoramiento con organizaciones | Planes de Mejoramiento aprobados por las organizaciones | |||||||||||||||
2.2. 3. | Desarrollo de capacitaciones, módulos y talleres de acuerdo al plan de mejora concertado con las organizaciones comunitarias a fortalecer | Actas de capacitaciones, eventos y talleres realizados para fortalecimiento de las organizaciones | |||||||||||||||
2.2. 5 | Seguimiento al fortalecimiento aplicado a | Informes y sondeos de seguimiento realizados | |||||||||||||||
No. | ETAPA/ | PRODUCTOS | N° ENTREGA | % AVA | MESES | ||||||||||||
ACTIVIDAD | ENTREGABLES | BLES | NCE | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | |
organizaciones comunitarias | matriz de seguimiento o reporte Informes de avance | ||||||||||||||||
2.2. 6. | Evaluación de resultados de las actividades de fortalecimiento aplicado a organizaciones comunitarias- Diagnóstico ICO de Salida | Informes de las evaluaciones realizadas y listado consolidado de las Organizaciones fortalecidas | |||||||||||||||
3 | SEGUIMIENTO Y CONTROL | ||||||||||||||||
3.1 | COMITES OPERATIVOS | ||||||||||||||||
3.1. 1 | Comités Operativos | Actas de comités operativos debidamente firmadas | |||||||||||||||
3.2 | COMITES DE ACOMPAÑAMIENTO COMUNITARIO | ||||||||||||||||
3.2. 1 | Comités de Acompañamiento Comunitario | Actas de comités de acompañamiento comunitario debidamente firmadas | |||||||||||||||
3.3 | SEGUIMIENTO E INTERVENTORIA | ||||||||||||||||
3.3. 1 | Reuniones para toma de decisiones | Actas de reuniones | |||||||||||||||
1 | INFORMES MENSUALES DE EJECUCIÓN | ||||||||||||||||
No. | ETAPA/ | PRODUCTOS | N° ENTREGA | % AVA | MESES | ||||||||||||
ACTIVIDAD | ENTREGABLES | BLES | NCE | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | |
TÉCNICA,ADMINISTRATIVA, CONTABLEY FINANCIERA | |||||||||||||||||
3.3. 1 | Descripción y reporte de la ejecución técnica, administrativa, contable y financiera realizada | Informes mensuales de avance técnico ( incluye fortalecimiento), administrativo, contable y financiero | |||||||||||||||
3.5 | MANEJO DE INFORMACIÓN | ||||||||||||||||
3.5. 1 | Generación de expedientes físicos y digitales de cada proyecto | Expedientes de proyectos Listado de proyectos con expedientes elaborados | |||||||||||||||
4 | CIERRE | ||||||||||||||||
4.1 | Descripción y reporte de la implementación efectuada de acuerdo a la tuta operativa | Informe final de avance técnico (incluye fortalecimiento), administrativo, contable y financiero | |||||||||||||||
4.3 | Cierre y terminación de Proyectos | Acta de Comité Operativo con el acuerdo de cierre y terminación del proceso | |||||||||||||||
TOTAL | |||||||||||||||||
Fuente: Subdirección de Proyectos de Infraestructura Rural
Nota. El plan operativo, deberán especificar como mínimo el mes y el número de semanas para la totalidad del plazo contractual.
17. EQUIPO DE TRABAJO
El equipo de trabajo administrativo mínimo requerido debe cumplir con el siguiente perfil mínimo:
Tabla No. 13: Equipo de Trabajo mínimo
Posición | N° de profesionales | Perfil Requerido | Experiencia mínima requerida | Actividades a Desarrollar |
Gerente General de la Estrategia | 1 | Estudios: Título profesional en ciencias sociales y humanas; economía, administración, contaduría y afines; ingeniería civil, arquitectura, urbanismo y afines. Con Especialización en Gerencia Social, Formulación y Gestión de Proyectos Sociales; Gerencia de Proyectos de construcción, Gerencia de Construcciones; Ingeniería y Gerencia de la Construcción; Gerencia de Obras o Afines. | Mínimo cinco (5) años de experiencia en Dirección, Administración y / o Coordinación de la ejecución de contratos de obra civil, o proyectos sociales suscritos con entidades públicas o privadas, o con entidades que actúen como operadores de los programas, proyectos y estrategias a cargo de las entidades públicas o privadas. A falta de acreditación la Especialización requerida, se convalidará con la acreditación de tres (3) años de experiencia adicionales a los requeridos. Acreditar mínimo 36 meses de experiencia profesional en el Departamento del grupo al que se presenta. | • Coordinar e implementar las acciones necesarias para el cabal cumplimiento del objeto contractual. Articular con las Coordinaciones Regionales de la ART, de los grupos o grupo de la jurisdicción de ejecución del contrato, las acciones necesarias para efectuar de manera ordenada con estas instancias la ejecución del contrato. • Coordinar en conjunto y con el apoyo del profesional de seguimiento técnico, la producción de las actas e informes de ejecución y avance del contrato a que haya lugar, en la forma indicada por el interventor o los manuales que hacen parte integral del presente contrato. • Coordinar que las garantías constituidas a favor de FCP-ART, se encuentren vigentes en los términos establecidos en el contrato. • Apoyar la verificación del cumplimiento a las actividades establecidas para la implementación de los proyectos entregados al Grupo designado. • Apoyar desde el punto de vista técnico, administrativo y financiero, en la implementación de la estrategia de proyectos de infraestructura comunitaria. • Coordinar las actividades del equipo administrativo y hacer seguimiento al correcto cumplimiento de las actividades correspondientes a cada integrante. • Coordinar la contratación del equipo territorial mínimo necesario para la ejecución de los proyectos. • Entregar informes periódicos técnicos y financieros de las actividades realizadas en cumplimiento de las obligaciones pactadas con FCP-ART. • Coordinar las actividades necesarias para dar cumplimiento al proceso de gestión documental y |
Posición | N° de profesionales | Perfil Requerido | Experiencia mínima requerida | Actividades a Desarrollar |
archivo, de acuerdo a lo descrito en el numeral 3 del presente anexo. • Coordinar las acciones necesarias para el cumplimiento de los compromisos descritos en Plan Operativo establecido. • Participar en los comités que se requieran conforme a lo previsto en el contrato y los anexos técnico y de Fortalecimiento comunitario y de Control Social. • Coordinar con el apoyo del profesional de seguimiento social, con la ART y las Coordinaciones Regionales de la ART, las actividades de fortalecimiento comunitario, organizativo y de control social de los proyectos. • Apoyar y efectuar seguimiento a la ejecución de los proyectos, articulado a los indicadores establecidos en cumplimiento de la misión institucional. • Responder las inquietudes que soliciten la comunidad, las entidades territoriales y el FCP- ART. • Las demás que determine el FCP-ART. | ||||
Profesional de seguimiento Financiero | 1 | Estudios: Título profesional en economía, administración, contaduría, ingeniería industrial y afines. | Mínimo tres (3) años de experiencia. Acreditar mínimo 12 meses de experiencia profesional en el Departamento del grupo al que se presenta | • Realizar seguimiento financiero en cuanto a la planeación, estructuración y ejecución que requiera la implementación del contrato. • Elaborar los informes financieros que sean requeridos por FCP-ART, y entregarlos de forma oportuna y con calidad, de acuerdo a lo establecido en el contrato. • Apoyar las actividades que requieran el acompañamiento financiero del contrato. • Responder las inquietudes técnicas que soliciten la comunidad, las entidades territoriales y el FCP- ART. • Las demás que determine FCP-ART. |
Coordinador de Seguimiento Técnico | 1 | Estudios: Título profesional en Ingeniería Civil o Arquitecto y afines. | Mínimo tres (3) años de experiencia en Dirección de obras civiles o interventoría, o, 5 años de experiencia como residente de obra a proyectos de obras civiles o infraestructura o residente de interventoría. Acreditar mínimo 12 meses de experiencia profesional en el Departamento del grupo al que se presenta. | • Coordinar el seguimiento técnico de la ejecución del contrato. • Velar por el cumplimiento de los lineamientos del anexo técnico del Programa. • Coordinar la estructuración de los proyectos que entregue la ART con base en el anexo técnico del programa y de las normas legales aplicables a los proyectos. • Proyectar los informes de tipo técnico que se requieran del contratista que sean requeridos por el FCP-ART, y entregarlos de forma oportuna y con calidad. • Coordinar la presentación de los estudios técnicos de estructuración de cada proyecto ante el Comité Operativo y las demás instancias que solicite la ART. • Coordinar el desarrollo de las actividades y trámites que se requieran con las entidades territoriales para la correcta estructuración, aprobación (cuando se requiera) y ejecución de los proyectos. • Coordinar con las interventorías asignadas las actividades que se requieran para la correcta ejecución de los proyectos. • Coordinar el recibo a satisfacción y cierre de los proyectos de acuerdo a las directrices de la ART. • Garantizar la adecuada custodia de la información del proceso de estructuración, ejecución y entrega de los proyectos. • Suministrar la información que requiera el Gerente General para la rendición de informes al Comité Operativo y al FCP-ART. • Responder las inquietudes que soliciten la comunidad, las entidades territoriales y el FCP- ART. Las demás que determine el FCP-ART. |
Posición | N° de profesionales | Perfil Requerido | Experiencia mínima requerida | Actividades a Desarrollar |
Coordinador de Seguimiento para desarrollo del componente de Fortalecimiento Organizativo y de Control Social | 1 | Estudios: Título profesional en antropología, sociología, trabajo social, Psicología, derecho, Ciencias políticas, economía, administración de Empresas. | Mínimo tres (3) años de experiencia en Dirección de Proyectos Sociales o comunitarios o ejecución de proyectos con comunidades, población vulnerable, o en gestión social, o proyectos Sociales de fortalecimiento comunitario, o de desarrollo institucional o afines. Acreditar mínimo 12 meses de experiencia profesional en el Departamento del grupo al que se presenta | • Coordinar acciones de apoyo y acompañamiento a las actividades de fortalecimiento a organizaciones y miembros de la comunidad en participación, liderazgo, formalización de juntas directivas y procesos contractuales, audiencias públicas. • Coordinar el seguimiento de la implementación de la Estrategia de Fortalecimiento organizativo, comunitaria y de control social del contrato. • Efectuar apoyo y seguimiento a la ejecución de los proyectos que se implementen en desarrollo de la Estrategia de Fortalecimiento organizativo, comunitario y de control social del contrato. • Dar cumplimiento a los lineamientos del anexo de fortalecimiento social, organizativo y comunitario del Programa. • Coordinar la estructuración de los proyectos que entregue la ART con base en el anexo de fortalecimiento social, organizativo y comunitario del Programa. • Proyectar los informes que sean requeridos por el FCP-ART, y entregarlos de forma oportuna y con calidad. • Coordinar el desarrollo de las actividades y trámites que se requieran con las entidades territoriales para la correcta estructuración, aprobación (cuando se requiera) y ejecución de la estrategia de fortalecimiento organizativo, comunitario y de control social del contrato. • Responder las inquietudes que soliciten la comunidad, las entidades territoriales y el FCP- ART. • Las demás que determine el FCP-ART. |
Posición | N° de profesionales | Perfil Requerido | Experiencia mínima requerida | Actividades a Desarrollar |
Abogado | 1 | Estudios: Título profesional en derecho con posgrado en la modalidad de especialización en derecho público o, derecho administrativo o, comercial o, mercantil, derecho privado, derecho económico o, empresarial. | Mínimo tres (3) años de experiencia en contratación o asesoría jurídica. | • Apoyar jurídicamente al contratista durante la ejecución del contrato. • Efectuar actividades de prevención, respecto de posibles inconvenientes de tipo jurídico que se puedan presentar durante la ejecución del contrato. • Apoyar al contratista, respecto de exigencias de licencias, estudios y demás, acordes con la naturaleza de cada uno de los proyectos en particular, así como en el trámite de las mismas cuando a ello hubiere lugar. • Ofrecer conceptos y soluciones a las inquietudes jurídicas que se generen, relacionadas con la ejecución del contrato. • Apoyar al contratista en la producción y revisión de contratos y subcontratos y demás negocios jurídicos necesarias para la correcta ejecución del contrato. • Apoyar el componente de fortalecimiento comunitario, organizativo y de control social, en aquellos aspectos que requieran apoyo jurídico. • Tramitar procesos de cesión, terminación anticipada y liquidación de contratos, en los casos a que ello hubiere lugar. • Responder las inquietudes que soliciten la comunidad, las entidades territoriales y el FCP- ART. • Las demás que determine el FCP-ART. |
Apoyo Transversal | 1 | Estudios: Titulo técnico o tecnólogo en economía, administración, contaduría y afines; o con estudios | Mínimo dos (2) años de experiencia como auxiliar en temas administrativos y/o financieros y (12) meses de experiencia relacionada con procesos de organización de archivos de gestión. | • Apoyar al contratista en el cumplimiento de las tareas administrativas, técnicas, financieras y de fortalecimiento social y comunitario. • Apoyar al contratista en los procesos de pago de honorarios del equipo mínimo y territorial que se requiera, liquidación y pago de aportes a seguridad social y parafiscal, etc. |
Posición | N° de profesionales | Perfil Requerido | Experiencia mínima requerida | Actividades a Desarrollar |
universitarios superiores a 2 años en economía, administración, contaduría y afines. | Acreditar mínimo 12 meses de experiencia laboral en el Departamento del grupo al que se presenta | • Apoyar y realizar actividades relacionadas con el proceso de gestión documental según los lineamientos del FCP-ART y lo establecido por la Ley de Archivo. • Apoyar todos los procedimientos de tipo administrativo necesarios para la correcta ejecución del contrato. • Responder las inquietudes que soliciten la comunidad, las entidades territoriales y el FCP- ART. • Las demás que determine FCP-ART. |
Fuente: Subdirección de Proyectos de Infraestructura Rural
Nota1: en caso que alguno de los profesionales propuestos no cumpla con el requisito de posgrado, se podrá aplicar la siguiente equivalencia: se podrá acreditar dos (2) años de experiencia adicional a la mínima exigida por el título de postgrado. Para el efecto la experiencia se verificará de conformidad con los requisitos exigidos para cada perfil.
El Contratista debe garantizar la vinculación del personal técnico y de fortalecimiento necesario para cumplir con las actividades a desarrollar en las etapas de Verificación, Estructuración y Ejecución de los proyectos. En consecuencia los profesionales deberán contratarse de manera paulatina y en respuesta a la necesidad que se presente al momento de implementación de cada etapa.
El personal a vincular para la implementación de actividades referentes al componente de infraestructura, deberá certificar un perfil profesional en Ingeniería Civil o Arquitectura con experiencia necesaria para desarrollar las actividades encomendadas y en cumplimiento del objeto contractual.
Nota2: En el presente anexo se define el personal con carácter gerencial mínimo requerido, en ese sentido, el contratista podrá vincular otros técnicos y profesionales al proyecto, bajo su responsabilidad, para lo cual se recomienda hacer un ejercicio presupuestal atendiendo el valor del contrato a suscribir.
18. PRESENTACIÓN DE INFORMES
18.1. Informes de ejecución técnica, administrativa, contable y financiera
El Contratista, presentará al interventor, informes de ejecución técnica (incluye el fortalecimiento), administrativa, contable y financiera, de forma mensual, de manera impresa y en medio magnético, durante los diez (10) primeros días de cada mes. En caso de requerir observaciones al informe presentado, estas deben subsanarse entre los 3 días calendario siguiente al requerimiento formulado por el interventor para reporte al área financiera. Al ejecutarse al 100% las actividades contractuales, el Contratista, deberá presentar, un informe final en el que se consolide la información del proceso desarrollado.
Contenido de los informes:
1.) Descripción de las actividades, de acuerdo a lo descrito en el plan operativo y cronograma aprobados, donde se evidencie el porcentaje de ejecución, con los respectivos soportes y registro fotográfico y/o fílmico (que permita establecer el antes, durante y después de los proyectos). El reporte deberá realizarse teniendo en cuenta, además, los siguientes entregables mínimos en cada etapa de la ruta operativa.
2. ETAPA DE VERIFICACIÓN DEL PROYECTO | |||||
Actividad | Entregable | Fechas realización del entregable | Expediente donde reposa el documento | ||
No. Carpeta | No. Folios que contiene | No. de folio en el que queda | |||
Visita de verificación para evaluación de factibilidad | Estudio de factibilidad y anexos | ||||
Validación de iniciativa | Acta de validación | ||||
Elaboración del perfil del proyecto validado | Ficha Técnica y certificaciones | ||||
3. ETAPA DE ESTRUCTURACIÓN DEL PROYECTO | |||||
Actividad | Entregable | Fechas realización del entregable | Expediente donde reposa el documento | ||
No. Carpeta | No. Folios que contiene | No. de folio en el que queda | |||
Ajuste del perfil del proyecto | Ficha Técnica ajustada y certificaciones | ||||
Revisión del cumplimiento de los requisitos mínimos | Certificaciones y licencias (cuando aplique) | ||||
Asignación de monto presupuestal | Presupuesto, APUs, memorias de cantidades de obra, cronograma y especificaciones técnicas | ||||
Diseño del proyecto | Esquemas básicos de diseño o Estudios y Diseños (cuando aplique) | ||||
4. ETAPA DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO
4.1 Inicio del proyecto | |||||
Actividad | Entregable | Fechas realización del entregable | Expediente donde reposa el documento | ||
No. Carpeta | No. Folios que contiene | No. de folio en el que queda | |||
Socialización del proyecto | Acta de Socialización del proyecto | ||||
4.2 Fortalecimiento | |||||
Actividad | Entregable | Fechas realización del entregable | Expediente donde reposa el documento | ||
No. Carpeta | No. Folios que contiene | No. de folio en el que queda | |||
Evaluación del Índice de Capacidades Organizativas-ICO de entrada y Elaboración del Plan de Mejora concertado con la Organización Comunitaria a fortalecer | Índice de capacidades Organizacionales - ICO de entrada y Plan de Mejora | ||||
Conformación de Comité de Acompañamiento Comunitario | Acta de conformación del CAC | ||||
Implementación del Plan de Mejora a través de capacitaciones y talleres | Actas de capacitaciones de la implementación del Plan de Mejora, realizadas con organizaciones fortalecidas | ||||
Reuniones de CAC de seguimiento a la ejecución del proyecto | Actas de CAC de seguimiento (incluye sondeos y análisis de sondeos) | ||||
Evaluación de resultados del fortalecimiento realizado - realización del ICO de salida | Soporte ICO de salida | ||||
Revisión por parte del CAC del cumplimiento de las actividades de fortalecimiento y control social en un CAC de cierre del proyecto | Acta CAC de cierre (incluye sondeos y análisis de sondeos) | ||||
4.3 Actividades de obra | |||||
Actividad | Entregable | Fechas realización del entregable | Expediente donde reposa el documento | ||
No. Carpeta | No. Folios que contiene | No. de folio en el que queda | |||
Contratación del ejecutor del proyecto | Contrato o convenio firmado para la ejecución | ||||
Inicio de obra | Acta de Inicio de obra | ||||
Ejecución de actividades de obra | Informes de avance, actas de recibo parcial, suspensión, reinicio, bitácora de obra, cuadro de mayores y menores cantidades de obra, entre otras | ||||
Visitas técnicas de verificación de actividades ejecutadas | Actas y/o informes de visita a la obra | ||||
Entrega de actividades, bienes y/o servicios con el Plan de Sostenibilidad del proyecto | FM-EI-04 Acta de entrega y recibo de actividades, bienes y/o servicios. Documento Plan de Sostenibilidad del proyecto | ||||
Generación de expedientes físicos y digitales del proyecto | Expediente físico y digital del proyecto |
2.) Datos completos de los Proyectos, de acuerdo con las fichas técnicas actualizadas
3.) Descripción general de los Proyectos: condiciones iniciales, ajustes, acuerdos y condiciones finales de ejecución.
4.) Antecedentes y descripción del proceso de ejecución relacionando metas ejecutadas y no ejecutadas, tiempos e indicadores.
5.) Descripción de las actividades y productos desarrollados sobre el componente de Fortalecimiento comunitario y de control social, de acuerdo a lo descrito en el presente documento, anexos y formatos.
6.) Descripción de la ejecución administrativa y contable de acuerdo a las obligaciones contractuales.
7.) Ejecución financiera frente, con los respectivos soportes del proceso contractual.
Y como mínimo debe contener lo siguiente:
a) Reporte de los movimientos mensuales en el que se evidencie los ingresos, los compromisos a la fecha, el saldo disponible por comprometer, el total ejecutado, el saldo en caja, el resumen de los recursos comprometidos vs los ejecutados, de acuerdo con la estructura de presupuesto acordada. El reporte deberá realizarse en el siguiente formato.
INFORMACIÓN GENERAL | |||
No. DE CONTRATO: | |||
CONTRATISTA: | |||
NIT: | |||
VALOR DEL CONTRATO: | |||
VALOR GIRADO | |||
PAGOS | FECHA DEL DESEMBOLSO | VALOR DESEMBOLSO | % |
PAGOS1 | DD/MES/AÑO | $ 0,00 | 0% |
PAGOS2 | DD/MES/AÑO | $ 0,00 | 0% |
PAGOS3 | DD/MES/AÑO | $ 0,00 | 0% |
ETC | |||
TOTAL DESEMBOLSOS | $ 0,00 | 0% |
RESUMEN EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
No. | CATEGORIAS DE INVERSIÓN | TOTAL PRESUPUESTO | COMPR OMETID O | EJECUTADO | SALDO POR EJECUTAR | ||||
($) | % | ($) | % | ($) | % | ($) | % | ||
1 | |||||||||
1,1 | |||||||||
1.1.1 | |||||||||
1.1.2. | |||||||||
TOTAL | |||||||||
DETALLE DE LOS RECURSOS COMPROMETIDOS Y PAGOS EFECTUADOS POR CADA PROYECTO
ID PROYECTO | Contratista | NIT | Valor proyecto( $) | Valor compromiso( $) | Saldo ( $) | Valor pagado ( $) | Acumulado | Saldo por pagar | ||||||
MESES | ( $) | ( $) | ||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | ||||||||
TOTALES | ||||||||||||||
b) Los informes financieros deberán estar acompañados de los siguientes soportes que demuestran la ejecución reportada en las anteriores tablas:
• Contratos de suministro, ordenes de servicio, convenios o contratos de obra y/o su equivalente
• Certificación del personal contratado y/o vinculado para la ejecución del contrato, especificando: valor, plazo, tiempo de dedicación, naturaleza del contrato, fuente del recurso. Adicionalmente en la certificación deberá constar que dicho personal se encuentra al día en el pago de sus aportes al sistema de seguridad social.
• Soportes de los pagos realizados (facturas, cuentas de cobro, comprobantes de egreso, transferencia electrónica y/o su equivalente).
• Extracto del movimiento mensual de cuenta bancaria
• Transacciones y/o transferencias realizadas en el mes.
• Certificación de pago de aportes parafiscales y seguridad social
• Certificación de gastos administrativos y costos bancarios, avalada por el revisor fiscal, con los soportes respectivos.
8.) Conclusiones y recomendaciones
9.) Anexos: Estudios y Diseños completos cuando aplique, Planos RECORD de las obras terminadas, y los productos de fortalecimiento establecidos para tal fin.
19. MANEJO DE LA INFORMACIÓN
Para facilitar el seguimiento a la implementación de la estrategia, el Contratista designado para la implementación de los proyectos, estructurará expedientes físicos y digitales, los cuales contendrán la información y documentos que den cuenta del proceso de implementación aplicado para cada proyecto, de acuerdo con los procedimientos definidos por la ART.
Para ello deberá disponer de medios informáticos que permitan el seguimiento y la salvaguarda de la información, con el objeto de registrar el desarrollo de las actividades del plan operativo y del contrato.
En todo caso los expedientes deberán ser estructurados durante la implementación de cada etapa del proceso. Al finalizar y con el visto bueno del interventor se entregarán en medio físico y digital al AP-FCP- ART para su custodia y debido archivo de acuerdo al contenido mínimo descrito en la siguiente tabla:
Tabla No 14. Contenido mínimo de los expedientes estructurados.
ETAPA | PROCEDIMIENTO DE OPERACIÓN Y INTERVENTOR | DOCUMENTO SOPORTE | RESPONSABLE |
1 | PRIORIZACIÓN | ||
Taller Participativo donde se priorizó el proyecto con la comunidad | Acta del taller o reunión de identificación y priorización del proyecto | Equipos Regionales de ART | |
2 | VERIFICACIÓN | ||
Factibilidad | |||
Verificación de los determinantes de seguridad, accesibilidad, ambientales, técnicos, normativos, financieros y de tipo organizativo | Estudio de factibilidad debidamente firmado | Contratista | |
Perfil del Proyecto | |||
Descripción detallada de los proyectos que resultaron factibles en el proceso anterior | Ficha técnica del proyecto con los documentos soportes requeridos | Contratista | |
Admisión de la iniciativa de proyecto | |||
Revisión del proyecto y emisión de admisión o no admisión de su continuidad, teniendo en cuenta los resultados del estudio de factibilidad y la ficha técnica | Acta de Comité Operativo donde se admite la continuidad de la iniciativa en el proceso y se definen los niveles de complejidad de los proyectos. | Secretaria Técnica del Comité Operativo | |
3 | ESTRUCTURACIÓN | ||
Actualización del proyecto | Ficha técnica del proyecto admitido, debidamente firmada, con los documentos soportes | Contratista | |
Elaboración de Estudios y Diseños | Documentos técnicos necesarios para la ejecución del proyecto ( Estudios y Diseños, planos, cálculos, especificaciones técnicas, etc) | Contratista | |
Autorización de inicio de ejecución del proyecto estructurado | Acta de Comité operativo donde se autoriza inicio de ejecución del proyecto estructurado. | Secretaria Técnica del Comité Operativo | |
4 | EJECUCIÓN | ||
Vinculación del ejecutor del proyecto | Contrato o convenio suscrito para la ejecución del proyecto | Contratista | |
Socialización del proyecto | Acta socialización del proyecto, debidamente firmada | Contratista | |
Conformación del Comité de Acompañamiento Comunitario | Acta de reunión donde conste la conformación del Comité de Acompañamiento Comunitario | Contratista | |
Inicio de Obra | Acta de inicio de obra debidamente firmada | Contratista | |
Fortalecimiento comunitario y de Control social | Actas de reuniones del Comité de Acompañamiento Comunitario | Contratista | |
Diagnostico ICO- Organizaciones Comunitarios | Contratista | ||
Plan de mejora fortalecimiento organizacional comunitario | Contratista | ||
Actas de talleres de capacitación, reuniones y/o eventos de generación de capacidades a organizaciones comunitarias | Contratista | ||
Evaluación o ICO de salida – Organizaciones Comunitarias | Contratista | ||
Acta de CAC de cierre | Contratista | ||
Ejecución del proyecto | Soportes de la ejecución de las actividades de obra | Contratista | |
Plan de sostenibilidad del proyecto, plan de calidad, plan de seguridad y salud en el trabajo | Contratista | ||
Actas de Comité operativo de seguimiento a la ejecución | Secretaria Técnica del Comité Operativo | ||
Otras acciones realizadas | Comunicaciones a través de las cuales se realizan consultas, observaciones y requerimientos | Contratista | |
entre otros aspectos de seguimiento al proyecto | |||
Garantías | Contratos o convenios, Pólizas, licencias, permisos y demás a los que haya lugar | Contratista | |
Verificación del bien o producto a entregar | Actas de recibo parcial, actas de recibo final, cuadro de menores y mayores cantidades de obra, bitácoras de obra, actas de suspensión, prorroga, reinicio, planos record (estudios y diseños definitivos), etc. Actas de verificación de las actividades de obra ejecutadas | Contratista | |
Acta de comité de acompañamiento comunitario donde conste la verificación del cumplimiento del desarrollo del control social | Contratista | ||
Entrega Formal del Proyecto | Acta de entrega y recibo de las actividades bienes o servicios ejecutados | Contratista | |
Estructuración de expedientes | Expediente físico y digital por proyecto, con los documentos que den cuenta del proceso implementado, conforme al listado descrito en el presente cuadro | Contratista | |
Terminación y cierre del proceso a satisfacción | Acta de comité operativo donde conste la evaluación realizada al cumplimiento y calidad de los productos finales del proceso de ejecución, así como el acuerdo de cierre y terminación a satisfacción el proceso del proyecto. | Secretaria Técnica del Comité Operativo |
Fuente: Subdirección de Proyectos de Infraestructura Rural
Cada documento de soporte deberá incorporarse en el expediente, de manera cronológica y sin que se genere duplicidad documental, para ello es pertinente incorporar los documentos de manera oportuna, una vez se haya formalizado cada actividad y etapa del proceso.
ORIGINAL FIRMADO