Entre

Contrat d’engagement entre Bordeaux Métropole et la commune de Bordeaux

Entre

Bordeaux Métropole représentée par son Président dûment habilité par délibération n° XXX du XXX, Monsieur Xxxxx Xxxxx ci-après dénommée "la Métropole",

d'une part,

Et

La commune de Bordeaux représentée par son Maire-adjoint, Monsieur Xxxxxxx Xxxxxxx dûment habilité par délibération n° XXX du XXX, ci-après dénommée "la commune",

d'autre part,

VU le schéma de mutualisation adopté le 29 mai 2015 ;

Considérant la volonté des structures contractantes de se doter de services communs afin de favoriser l'exercice de leurs missions, de rationaliser les moyens mis en œuvre pour leur accomplissement et d’être assurées de disposer d’une performance des services communs métropolitains au moins équivalente à celle de leurs services municipaux, il est proposé d’établir un

« contrat d’engagement » définissant un cadre général d’organisation des relations et de l’action, entre la commune et Bordeaux Métropole.

Considérant la nécessité de traduire juridiquement et financièrement les conditions de création des services communs, et conformément aux obligations légales en la matière, il est proposé une convention de service commun intégrant l’impact de la mutualisation et les conditions de transferts de moyens afférent à la Métropole faisant l’objet d’un document à part.

Considérant les liens étroits pouvant exister entre les objectifs fixés aux services communs et les moyens pour les réaliser, les conventions de service commun et les contrats d’engagement sont élaborés conjointement.

Considérant l’équilibre à trouver entre la précision des engagements, expression des exigences réciproques, et la nécessaire souplesse du fonctionnement dans la période de mise en place des services communs,

Il est, dans ce cadre, convenu et arrêté ce qui suit :

Sommaire

ARTICLE 1 : OBJET 4

ARTICLE 2 : ENGAGEMENT DES PARTIES 4

OBJECTIFS GENERAUX DU CONTRAT 4

ENGAGEMENTS QUALITE 4

ARTICLE 3 : XXXXXX XXXXXXXXX 0

ARTICLE 4 : MODALITES DE SAISINE 5

FORME 5

AUTORITES HIERARCHIQUE ET FONCTIONNELLE 6

REFERENTS ET INTERFACES 6

PROCEDURES 7

REGULATION ET ARBITRAGES 7

ARTICLE 5. MODALITES DE SUIVI DU CONTRAT 7

ARTICLE 6 : REVISION DU NIVEAU DE SERVICE ET PRESTATIONS COMPLEMENTAIRES 8

ARTICLE 7 : DUREE DU CONTRAT 8

ANNEXES 10

ARTICLE 1 : OBJET

Le présent contrat fixe le cadre général d’organisation des relations entre la Métropole et la commune de Bordeaux et de leurs actions, pour les missions et activités qu’elles ont décidé de mutualiser, étant rappelé que la commune reste l’interlocuteur privilégié des usagers.

Il s’applique également aux missions de propreté, mobilier urbain et espaces verts sur voirie qu’elles ont décidé de régulariser par transfert des personnels et moyens affectés.

Il constitue l’outil de gouvernance qui permet d’optimiser la collaboration entre les parties sur l’ensemble des champs mutualisés en établissant les procédures de travail et en déterminant une répartition des rôles que les deux parties prenantes s'engagent à respecter.

ARTICLE 2 : ENGAGEMENT DES PARTIES

Objectifs généraux du contrat

Le contrat d’engagement doit permettre aux parties d’atteindre les objectifs suivants :

• expliciter les liens entre autorités hiérarchiques et fonctionnelles qui régissent, d’une part la gestion des services communs au sein de Bordeaux Métropole et, d’autre part, les relations entre ces services communs et la commune et ses représentants ;

• accroître la réactivité des réponses à l’usager rendues par l’ensemble commune/Métropole ;

• rendre lisible le circuit des demandes et de leur traitement, pour chacun ;

• rechercher l’efficience, la performance, dans le cadre d’une obligation de résultat et de respect des moyens affectés ;

• donner un sens à la mutualisation et aux transferts de compétences, en définissant plus précisément les procédures de gestion de la relation à l’usager et en les rendant opposables au sein d’un document liant la commune et la Métropole.

Ce contrat recense les besoins de la commune et ses attentes spécifiques dont les parties conviennent et que la Métropole s'engage à prendre en compte, ainsi que les principes de pilotage, dans le cadre d’une démarche d’amélioration continue.

Dans la mesure où la qualité du service rendu par la Métropole dépend étroitement de la bonne collaboration de la commune, celle-ci devra

réciproquement répondre aux attentes formulées par la Métropole.

Engagements qualité

Des engagements qualité sont pris, par domaine et prestations, qui reposent sur un niveau de service arrêté d’un commun accord par les parties.

La commune s’engage dans ce cadre à justifier préalablement de son niveau de service constaté en 2013/2014 et, le cas échéant, à communiquer à la Métropole les référentiels qualité qu’elle applique.

Ces éléments figurent de manière synthétique sur chaque fiche thématique annexée au présent contrat, laquelle peut renvoyer à des documents plus complets transmis par la commune à la Métropole à l’occasion de la conclusion du présent contrat (rapports d’activité, tableaux de bord…).

Il appartient à la commune de justifier des moyens qu’elle consacrait à l’activité, et du résultat atteint. A défaut, les parties conviennent de mettre en place un suivi d’activités la première année du contrat afin de constituer un « niveau de référence ».

Ainsi, et pour chaque prestation, un responsable pourra être identifié, les engagements qualité écrits, et les dossiers ou projets prioritaires précisés (annexes).

ARTICLE 3 : CHAMPS CONCERNES

Les services communs ne pourront être saisis que pour les fonctions que la commune a décidé de mutualiser. En l’occurrence sont concernés les domaines suivants :

Fonctions supports

Finances

Commande Publique

Affaires juridiques

Ressources Humaines

Bâtiments

Stratégie immobilière/logistique et magasins/parc matériel

Numérique et systèmes d’information

Fonctions transversales

Fonctions opérationnelles

Domaine public-Voirie

Espaces verts

Propreté

Cadre de vie, urbanisme et autorisations d’occupation des sols et foncier

Animation économique et emploi

Transports, Stationnement et Mobilité

Logement, Habitat et politique de la ville

Une déclinaison est établie, domaine par domaine, des activités mutualisées, des interlocuteurs identifiés, des priorités et engagements de service réciproques, des indicateurs et valeurs cibles.

Cette déclinaison figure en annexe, par thématique.

ARTICLE 4 : MODALITES DE SAISINE

Il est nécessaire de préciser les dispositions générales relatives aux modalités de saisine par le Maire (et sous son autorité, ses adjoints ou ses services), des différents services communs placés sous l’autorité hiérarchique du Président de Bordeaux Métropole, du Directeur Général des Services (DGS) de la Métropole et le cas échéant l’adjoint au directeur général des territoires en charge du pôle territorial concerné, étant rappelé que les utilisateurs de ces services peuvent être externes (usagers des services publics) ou internes (agents communaux).

Forme

Les demandes peuvent prendre, selon leur nature, toutes formes : courrier, note, courriel, mais aussi appel téléphonique ou demande orale directe.

Le lien dit de « proximité » qualifie plus particulièrement les relations entretenues par la commune avec ses habitants.

La commune reste l’interlocuteur privilégié des habitants, même si cela n’interdit pas à ces derniers de saisir directement les services métropolitains.

La commune et la Métropole ont pour objectif de développer un outil partagé permettant de centraliser les demandes et facilitant ainsi la saisine des services métropolitains et un retour d’information vers les communes, qui pourront ainsi adresser la réponse à l’usager sur leurs territoires.

Autorités hiérarchique et fonctionnelle

L’autorité hiérarchique

L’autorité hiérarchique, exercée au travers de ses responsables par la collectivité employeuse de l’agent, permet et garantit la prise de décision et la mise en œuvre des missions confiées. Le lien hiérarchique se traduit, au sein de l’organisation de travail, par l’existence d’une fonction d’encadrement clairement et personnellement identifiée, dont l’agent dépend. L’encadrant fixe les objectifs, attribue les moyens, priorise les tâches et en contrôle l’exécution. Il lui appartient d’évaluer et de noter l’agent.

Pour les agents transférés par la commune dans les services communs au titre de la mutualisation, l’autorité hiérarchique est exercée par le Président de Bordeaux Métropole ou par ceux à qui il a confié cette autorité, dans le cadre de l’organisation de la Métropole.

L’autorité fonctionnelle

L’autorité fonctionnelle caractérise le lien entre les responsables de la commune et les services communs pilotés par la Métropole. La mission étant exercée pour le compte de la commune, le service commun qui la remplit est placé sous l’autorité fonctionnelle du Maire et de ses représentants (élus et services). A ce titre, le service commun conseille, prépare et exécute les décisions du Maire.

Cette relation, sans confusion avec l’exercice de l’autorité hiérarchique, garantit la bonne articulation

Référents et interfaces

(expression du besoin, commande, échange d’information, suivi de la réalisation, évaluation du résultat…) entre le donneur d’ordre communal et le service qui agit pour son compte.

Pour ce faire, le Maire ou ses représentants s’adressent directement aux cadres dirigeants des services communs concernés, essentiellement en Pôle territorial mais également, selon la nature des activités mutualisées, en direction centrale.

Par ailleurs, un lien fonctionnel, de nature différente, existe en interne aux services métropolitains. Il contribue à la valeur ajoutée apportée par la mutualisation car il repose sur le principe que les directions centrales exercent en premier lieu vers les pôles territoriaux une fonction d’appui, d’expertise et de ressources, que ces dernières ont vocation à mobiliser dans le cadre de leurs missions propres.

Ce lien fonctionnel s’inscrit par ailleurs dans un rôle d’animation des compétences métiers liées aux activités et missions communes. Il favorise l’analyse des pratiques professionnelles, le partage des connaissances, l’utilisation et la maîtrise des outils communs.

L’outil privilégié pour l’animation fonctionnelle est le réseau métier. Les réseaux métiers constituent des instances de dialogue fonctionnelles et non hiérarchiques. Ils facilitent les coopérations dans une organisation déconcentrée, en recherchant l’amélioration continue du service rendu.

L’adjoint au directeur général en charge du pôle territorial et le Directeur général des services de la commune sont garants de la bonne mise en œuvre du contrat d’engagement. Afin de faciliter le pilotage du-dit contrat et les actions correctives qui s’avèreraient nécessaires, un responsable du suivi du contrat est désigné par chacune des parties. Pour la Métropole, il est positionné en pôle territorial. La fonction de responsable qualité est assurée au niveau de la direction générale des territoires.

Afin de faciliter la mise en œuvre des prestations au quotidien, des responsables thématiques sont identifiés côté Métropole. Leurs interlocuteurs côté commune sont précisés en annexes. Le rôle des responsables thématiques est de s’assurer de la qualification de la demande, de la mise en œuvre et de la circulation de l’information sur les actions réalisées.

Procédures

Les annexes thématiques (annexes) précisent les procédures applicables par domaine et par activité.

Régulation et arbitrage

En étant guidé par les principes de rapidité, de simplicité et d’efficacité, les processus de saisine doivent être clairs et les interlocuteurs identifiés sur la base de leur fonction.

Les saisines du service commun peuvent, selon les activités, être de trois natures :

Ordinaire

Il s’agit de la saisine de droit commun, qui s’inscrit dans un fonctionnement normal du service et à laquelle l’organisation de travail planifiée des services communs doit répondre.

En urgence

Il s’agit de la saisine qui, s’inscrivant dans une activité dont la mise en œuvre est confiée par la commune aux services communs, a pour origine un évènement ponctuel et non prévisible auquel il faut faire face avec une très grande réactivité. Elle impose aux responsables concernés des services communs une priorité et un délai d’intervention spécifiques.

Exceptionnelle

Il s’agit d’une saisine qui ne s’inscrit pas dans le cadre d’action prévu par le contrat d’engagement. Elle est exceptionnelle tant par le fait qu’elle est hors du champ contractuel que par son caractère ponctuel. Les modalités de la réponse et de sa prise en charge sont évaluées et déterminées par les responsables concernés de la commune et des services communs.

En cas de divergence de vue sur les éléments de programmation des opérations, tâches ou travaux confiés aux agents mutualisés, un arbitrage sera réalisé suivant la procédure suivante :

• Les autorités hiérarchiques (directeur général des services de la commune, directeurs généraux adjoints, adjoints au directeur général des territoires en charge des pôles territoriaux) sont chargées de trouver un compromis entre les besoins et les moyens des deux collectivités.

• Si nécessaire, les directeurs généraux seront amenés à trouver une solution.

• En dernier recours, le Maire et le Président sont sollicités.

En cas de divergence sur le fond, les instructions du Maire sont appliquées en dernière instance.

En cas de demande exceptionnelle non prévue au contrat, la commune prend contact avec l’adjoint au directeur général des territoires en charge du pôle territorial. Ce dernier pourra proposer à la commune d’adapter l’organisation usuelle des moyens pour disposer des moyens adaptés à cette demande.

Un état récapitulatif annuel sera dressé afin d'inventorier les demandes exceptionnelles et les litiges et de capitaliser les solutions arbitrées. Il sera présenté en Conférence territoriale.

ARTICLE 5 : MODALITES DE SUIVI DU CONTRAT

Une mesure de l’atteinte des objectifs prévus est nécessaire, sur la base d’un suivi et d’une évaluation prévoyant de possibles ajustements chaque année, en fonction de l’évolution de la répartition des services entre Métropole et commune, de l’écart constaté entre les objectifs et les résultats, et enfin de l’évolution des besoins.

La mise en œuvre opérationnelle du contrat est pilotée par le Directeur général des services de la commune et l’adjoint au directeur général des territoires en charge du pôle territorial. Une réunion de lancement est organisée avec les parties prenantes pour partager les objectifs du contrat, les procédures de travail et s'accorder sur un plan d'actions visant à améliorer la collaboration entre les deux parties, ainsi que, le cas échéant, sur la détermination d’un plan de continuité.

Des rencontres mensuelles des responsables de suivi du contrat sont organisées la première année, elles sont a minima trimestrielles par la suite. Un tableau de bord permet de faire le point sur les interventions réalisées dans la commune (nature, délais…).

Au moins deux réunions annuelles, avec les Maires, sont organisées pour traiter, par thématique, les dossiers en cours, vérifier le respect des engagements mentionnés dans le contrat et mettre en place des actions correctives, si nécessaire. La Métropole fournit les données opérationnelles et financières liées au pilotage du contrat, et les données nécessaires pour assurer l’efficacité du suivi et permettre, postérieurement, une évaluation plus générale de l’organisation mise en place.

Une évaluation à la date anniversaire du contrat est programmée pour vérifier le respect des engagements pris par les cocontractants. Cette évaluation permet, sur la base des indicateurs contenus dans le contrat et des observations formulées par les parties, de mesurer le degré de prise en compte des besoins exprimés. Elle conduit, le cas échéant, à l'actualisation des objectifs, des engagements et du plan d'actions sur lesquels se sont accordées les deux parties.

L’évaluation annuelle est communiquée chaque année par la Métropole à la commune de Bordeaux, au plus tard le 31 mars de l’année suivante, sous forme d’un rapport reprenant des données tant quantitatives que qualitatives, qui est présenté aux instances délibératives communales pour information.

ARTICLE 6 : REVISION DU NIVEAU DE SERVICE ET PRESTATIONS COMPLEMENTAIRES

Le Maire garde la souveraineté du niveau de service qu’il souhaite fixer sur sa commune pour ces services mutualisés. Les moyens des services communs seront alors ajustés en conséquence.

Une révision des niveaux de service assurés par la Métropole pour le compte de la commune peut être envisagée par les parties. Elle fait l’objet d’une négociation qui prend notamment en compte l’évolution des patrimoines gérés, le niveau de prestation souhaité par la commune, l’évaluation de l’impact sur les moyens affectés et la capacité de la Métropole à prendre en compte ces évolutions. Cette révision peut déboucher sur une révision de l’attribution de compensation de la commune.

Les adaptations limitées des niveaux de service sont arrêtées entre les parties dans le cadre de la démarche d’amélioration continue et de dialogue de gestion, dans un objectif partagé d’efficience du service.

En cas de mise à disposition descendante de personnels métropolitains ou ascendante de personnels communaux, et de prestations complémentaires de services rendus par les services communs métropolitains, une compensation financière pourra être prévue.

La révision du niveau de prestation et les prestations complémentaires se concrétisent par un avenant portant sur les annexes.

ARTICLE 7 : DUREE DU CONTRAT

Le présent contrat est conclu pour la durée du mandat municipal, avec renouvellement tacite dans xxx xxx mois qui suivent l’élection municipale.

Fait à Bordeaux, le …………………….., en exemplaires.

Pour la Métropole, Pour la commune,

Signature / Cachet Signature / Cachet

Le Président, Le Maire,

Nom, prénom(s) Nom, prénom(s)

ANNEXES

- Finances

- Commande Publique

- Affaires juridiques

- Ressources Humaines

- Bâtiments

- Stratégie immobilière/logistique et magasins/parc matériel

- Numérique et systèmes d’information

- Fonctions transversales

- Domaine public-Voirie

- Espaces verts

- Propreté

- Cadre de vie, urbanisme et autorisations d’occupation des sols et foncier

- Animation économique et emploi

- Transports, Stationnement et Mobilité

- Logement, Habitat et politique de la ville

ANNEXE POUR LE DOMAINE AFFAIRES JURIDIQUES– CONTRAT D’ENGAGEMENT

COMMUNE DE BORDEAUX

DOMAINE : AFFAIRES JURIDIQUES

SOUS-DOMAINES :

A- CONTENTIEUX B- ASSURANCES

C- DOCUMENTATION ET CONSEIL D- ACTES

I/ Moyens consacrés par la commune au domaine Affaires juridiques

Les moyens consacrés par la commune au domaine Affaires juridiques sont détaillés dans la convention de création des services communs liée au contrat d’engagement. Les objectifs poursuivis par la Métropole et la commune dans le cadre de ce contrat seront définis au regard des moyens inscrits dans les conventions.

II/ Missions et activités mutualisées dans le domaine Affaires juridiques

Activités mutualisées par la commune

A- Contentieux

Association à la gestion et au traitement du pré contentieux

Gestion et traitement contentieux devant toutes les juridictions et autorités administratives indépendantes

B- Assurances

Pilotage et achat des marchés d’assurance

Gestion administrative et financière des contrats

Gestion des sinistres

C- Documentation et conseil

Conseil (saisine ponctuelle, consultation)

Assistance juridique sous forme d’AMO par intégration de l’éventuelle équipe projet

Contrôle de légalité interne en amont des délibérations du conseil municipal (sur sollicitation des services)

Accompagnement à la rédaction et mise à disposition d’actes types (hors actes de cessions, gestions acquisition immobilière et hors commande publique, urbanisme et ressources humaines)

Documentation (politique d’achat des ressources documentaires, mise à disposition physique de la documentation en privilégiant le format dématérialisé, accueil et renseignement des agents, constitution de la veille juridique, sélection et organisation, mise à jour du fond documentaire juridique, dépouillement des publications professionnelles, dépouillement quotidien du Journal Officiel, élaboration de dossiers thématiques, recherche sur demande des services, diffusion de la

veille).

Correspondant Informatique et Liberté (CIL)

Animation du réseau des correspondants juridiques

Correspondant Commission d’accès aux documents administratifs (CADA)

D- Actes

Tenue du registre des arrêtés (hors Ressources Humaines et Urbanisme) et réalisation des formalités

assurant l’effectivité des effets de droit

III/ Modalités de mise en œuvre

III-a/ Les responsables en charge des activités du domaine Affaires juridiques du service commun s’engagent à mettre en œuvre une organisation en conformité avec les obligations et les délais réglementaires en vigueur, les schémas directeurs adoptés par la commune, et le cas échéant les certifications obtenues par la commune :

− du code des assurances en matière d’assurance obligatoire telle que RC décennale si la commune est maître d’œuvre et RC automobile

− des règles de déontologie applicable à la profession d’avocat tel que repris notamment par le règlement du Conseil National des Barreaux

− du code des marchés publics et pus largement de la commande publique

− des droits gérés par le Centre français d’exploitation du droit de copie

III-b/ Les modes de fonctionnement

Les modes de fonctionnement ont pour objectif de décrire les interfaces entre les services de la commune et le service commun de la Métropole concernant le domaine Affaires juridiques.

− Identification des référents (commune, service commun) :

PRE CONTENTIEUX, CONTENTIEUX ET CONSEIL

Rôles et responsabilités pour le sous-domaine
Responsable thématique pour le service commun	Directeur adjoint de la direction des affaires juridiques
Responsable thématique pour la commune	Les DAF en lien avec le responsable du suivi du contrat

Types de saisines pour le Pré contentieux, le contentieux et le conseil
Saisine ordinaire	Service commun : Directeur adjoint de la Direction des affaires juridiques Commune : chargé de dossier des directions concernées
Saisine en urgence	Service commun : Directeur adjoint de la direction des affaires juridiques Commune : Chef de service ou Directeur concernées
Saisine exceptionnelle	Service commun : Directeur DAJ Commune : Directeur concernées sous−couvert du directeur général concerné

ASSURANCES

Types de saisines pour le sous-domaine Assurances
Saisine ordinaire	Service commun : Responsable du service du pilotage et de la protection du patrimoine Commune : chargé de dossier des directions concernées
Saisine en urgence	Service commun : Responsable du service du pilotage et de la protection du patrimoine Commune : Chef de service ou Directeur concernées
Saisine exceptionnelle	Service commun : Directeur DAJ Commune : Directeur concernées sous−couvert du directeur général concerné

DOCUMENTATION

Rôles et responsabilités pour le sous-domaine Documentation
Responsable thématique pour le service commun	Responsable service moyens et droits des usagers de la DAJ
Responsable thématique pour la commune	Responsable du suivi du contrat d’engagement de la Ville de Bordeaux associant les 4 directeurs administratif et financier de la ville de Bordeaux

−

Types de saisines
Saisine ordinaire	Service commun : Responsable service moyens et droits des usagers de la DAJ Commune : chargés de dossier
Saisine en urgence	Service commun : Responsable service moyens et droits des usagers de la DAJ Commune : chargés de dossier
Saisine exceptionnelle	Service commun : le directeur de la DAJ Commune : Chefs de service

Interfaces commune/service commun :

Bordeaux Métropole et la commune s’engagent à définir, à la mise en place des services communs, les interfaces décrivant les principaux points de contacts (points d’entrée et points de sortie) ainsi que les grandes étapes d’interaction entre la commune et le service commun métropolitain.

IV/ Les engagements de service

IV-a/ Les principales orientations et priorités de la commune dans le domaine Affaires juridiques

− Défendre au mieux les intérêts de la collectivité ou de l’établissement

− Mettre en place des actions correctives dans le cadre d’un processus d’amélioration continue

− Rationaliser la politique (évaluation des besoins) et la gestion des achats et des prestations juridiques, des assurances et de la documentation

− Assurer l'accès égal à la veille documentaire (notamment via une plate−forme dématérialisée)

− Assurer un conseil juridique personnalisé en fonction des besoins de la commune

− Assurer une veille juridique généraliste et par métier et aller vers des préconisations ad hoc (catalogue, mise à disposition, diffusion)

IV-b/ Les indicateurs et valeurs cibles

Des éléments de volumétrie seront à identifier pour disposer d’une référence de volume d’activités transférées. Si le volume de dossiers traités par an augmente en année N, cette variation sera à prendre compte dans l’analyse de l’atteinte des niveaux d’engagement.

Sous-domaines de mutualisation	Engagements de service du domaine Affaires juridiques	Indicateurs (DéfinitionƒMode de calcul de l’indicateur)	Périodicité de suivi	Source de suivi (ex : SI…)*	Niveau de service constaté (et volumétrie correspondante)	Conditions de réalisation de l’engagement
Documentation et conseil	Engagement 1: Assurer une réponse réactive et adaptée aux besoins de l'interlocuteur dans les délais convenus	Produire une analyse juridique dans les délais convenus	Annuelle		Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016.
Contentieux	Engagement 2 : Instruction des contentieux dans les délais de la procédure juridictionnelle et mise en place d'un reporting	Respect des délais d'instruction dans le cas de la procédure : ouiƒnon	Annuelle	Tableau de bord Excel Fiches contentieux	Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016.
Assurances	Engagement 3: Assurer l'audit, le conseil et l'analyse du besoin; veiller à la bonne exécution des contrats	Taux de couverture de risque = Σ montant des sinistres assurables non assurés + Σ montant des franchises supportées sur les sinistres déclarées ƒ montant des sommes payées par l’assureur Taux de rendement = montant des sinsitres payés et provisionnés par l’assurerur ƒ le montant de la prime	Annuelle	CA N−1 et rejets de l'assureur Systèmes d’information de l’assureur	Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016.	Dialogue avec la commune
	Engagement 4: Déclarer le sinistre dans les délais et le gérer (via le recueil des informations nécessaires; échange avec les ASDP dans les communes)	Déclaration dans les délais = nombre de déclarations dans les délais ƒ nombre total de sinistres	Annuelle		Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016.

*Sources : la commune justifie ici de la valeur du niveau de service atteint en année N (suivi d’activité automatisé, manuel, enquête de satisfaction, certification…). Cf article 2 du contrat d’engagement.

ANNEXE POUR LE DOMAINE ANIMATION ECONOMIQUE ET EMPLOI – CONTRAT D’ENGAGEMENT

COMMUNE DE BORDEAUX

DOMAINE : ANIMATION ECONOMIQUE ET EMPLOI

I/ Moyens consacrés par la commune au domaine Animation économique et emploi

Les moyens consacrés par la commune au domaine Animation économique et emploi sont détaillés dans la convention de création des services communs liée au contrat d’engagement. Les objectifs poursuivis par la Métropole et la commune dans le cadre de ce contrat seront définis au regard des moyens inscrits dans les conventions.

II/ Missions et activités mutualisées dans le domaine Animation économique et emploi

Activités mutualisées par la commune

A- Action communale en faveur du développement économique

Dispositifs d’aide à l’entrepreneuriat et à la croissance & transformation numérique

− Pilotage des dispositifs d’aide à la création et au développement d’entreprise : pépinières, espaces de travail collaboratif, hôtel d’entreprise.

− Soutien financier et pilotage « des résidences de l’innovation » (CapSciences)

− Soutien financier et pilotage de la Grand Jonction : création et conception du programme et du contenu, ingénierie évènementielle, animation de la communauté.

− Mise en œuvre du Conseil des entrepreneurs et rencontres grand public associées

− Co Pilotage avec l’association Bordeaux Entrepreneur des « Rencontres Des Entrepreneurs et du Quai des Entrepreneurs »

− Accueil et accompagnement de porteurs de projets

Animation des écosystèmes :

− Animation de communautés économiques (écosystème) à travers des actions de proximités, soutien à l’initiative et ingénierie de projets, d’évènements et rayonnement (Silver économie, Numérique, Economie circulaire, économie sociale et solidaire, commerce et artisanat) (lien Direction Service UsagerƒDirection Général Informatique du Numérique et des Systèmes d’InformationƒDirection Générale ville…)

− Soutien à des associations d’entreprises (Entreprendre en Aquitaine, Club des Entreprises de Bordeaux, CJD, 60000 rebonds…) et des tiers lieux (Node, Eco système Darwin)

− Mise en œuvre et suivi d’une programmation évènementielle des acteurs de l’écosystème ; animation on line des acteurs économiques et des communautés (présence on line @BxEco) en lien avec la Direction DPA

Accès aux marchés publics :

− Rapprocher les acteurs économiques et les services de la collectivité à travers la commande publique, les expérimentations et les appels à projet.

− Développer l’accès aux marchés publics (communication, allotissement des marchés, ajout de clauses,

…)

Attractivité :

− Présentation de l’attractivité du territoire, du rayonnement économique et promotion de la marque

« Bordeaux » dans les évènements du territoire, les missions économiques et la réception de

délégations économiques.

− Organisation de missions économiques dans les déplacements à l’étranger de la ville.

− Organisation de rencontres économiques et d’intermédiation d’acteurs en lien avec le tourisme d’affaires, et à partir des grands évènements du territoire

− Déclinaisonƒpoursuite des actions spécifiques ville

− Soutien à Bordeaux Gironde Investissement (BGI) pour ses missions de prospection et d’accueil des entreprises sur le territoire de la ville

B- Action communale en faveur de l’emploi / insertion

− Soutien et pilotage des outils au service de la politique de l’emploi de la ville (Maison de l’emploi, SPEL,…)

− Soutien d’associations favorisant le retour à l’emploi

− Animation et coordination des acteurs de l’emploi (convention avec Pôle emploi,..), soutien à l’initiative, ingénierie de projets.

− Soutien et pilotage des outils au service de la politique d’insertion de la ville (Plan local pour l’insertion et l’emploi (PLIE), Missions locales…) en coordination avec la Direction des solidarités urbaines et ’ensemble des acteurs

− Suivi des contrats aidés et des dispositifs de politique publique sur le territoire de la ville

− Soutien (logistiqueƒingénierieƒcontenu) à des initiatives et évènements de mise en relation entre demandeurs d’emploi et entreprises sur les thèmes apprentissage, handicap, commerce, senior, jeune.

− Soutien (intermédiation) aux initiatives visant à développer l’emploi local dans le cadre des grands

projets

C- Action communale en faveur du commerce et de l’artisanat

− Favoriser l’attractivité commerciale : recherche d’enseignes, renforcement de la dynamique commerciale de proximité (convention avec Chambre de commerce et d’industrie)

− Accompagnement des porteurs de projets (conseils, recherche de financement…)

− Contribution à la définition des outils juridiques de préservation de la diversité commerciale : linéaires commerciaux

− Gestion du droit de préemption (baux commerciaux)

− Accompagner la programmation commerciale des nouveaux quartiers du Projet urbain

− Instruction des dossiers de demande d’autorisation commerciale Commission départementales d’aménagement commercial (CDAC) avis du maire

− Soutien et animation des associations et des fédérations de commerçants et d’artisans

− Animer le réseau des professions libérales

D- Ingénierie de projets

− Définition et mise en place d’un plan d’actions municipal annuel

− Définition et mise en place d’un plan d’animations annuel pour la commune

− Emergence de projets : Expression des besoins, établissement du cahier des charges, mise en œuvre, évaluation

III/ Modalités de mise en œuvre

III-a/ Les responsables en charge des activités du domaine Animation économique et emploi du service commun s’engagent à mettre en œuvre une organisation en conformité avec les obligations réglementaires en vigueur, les schémas directeurs adoptés par la commune, et le cas échéant les certifications obtenues par la commune :

− Pas de certification identifiée à ce jour.

III-b/ Les modes de fonctionnement :

Les modes de fonctionnement ont pour objectif de décrire les interfaces entre les services de la commune et le service commun de la Métropole concernant le domaine Animation économique et emploi.

− Identification des référents (commune, service commun) :

Rôles et responsabilités pour le domaine Animation économique et emploi
Responsable thématique pour le service commun	Coordination par le Directeur du Développement économique avec les responsables thématiques, dont directeur de la mission attractivité
Responsable thématique pour la commune	Les DAF en lien avec le responsable du suivi du contrat

Type de saisine Animation économique et emploi
Saisine ordinaire	Service commun : Directeur du développement économique Commune : Directeur administratif et financier de la direction générale des solidarités et de la citoyenneté et le Directeur des solidarités urbaines
Saisine en urgence	Service commun : Directeur du développement économique Commune : Directeur administratif et financier de la direction générale des solidarités et de la citoyenneté et le Directeur des solidarités urbaines
Saisine exceptionnelle	Service commun : Directeur général adjoint développement Commune : Directrice générale solidarités et citoyenneté

− Interfaces commune/service commun :

Bordeaux Métropole et la commune s’engagent à définir, à la mise en place des services communs, les interfaces décrivant les principaux points de contacts (points d’entrée et points de sortie) ainsi que les grandes étapes d’interaction entre la commune et le service commun métropolitain.

IV/ Les engagements de service

IV-a/ Les engagements de service généraux et les priorités :

Les principales priorités / dossiers prioritaires du domaine Animation économique et emploi :

− Maintenir les dispositifs de la ville en matière d’entreprenariat

− Participer à l’incubateur territorial de Bordeaux (Dispositifs transversal Direction générale solidarités et citoyennetéƒDéveloppement économique)

− Garantir un service accessible et visible pour les porteurs de projets

− Connaître et garder un lien de proximité auprès des acteurs économiques de la commune

− Maintenir les capacités événementielles du réseau métier actuel

− Faire participer les directions communales aux sujets économiques et maintenir la fonction ressource et expertise pour les Directions Générales de la commune

− Maintenir le portail ville « xx.xx ƒentreprendre » et « Bxƒeco »

− Suivre et respecter les plans d’actions et d’animations

− Garantir la proximité des acteurs

Les engagements de service réciproques poursuivis grâce à la mutualisation du domaine Animation économique et emploi sont :

− Respect du cahier des charges de chaque actionƒanimation en termes de délai, budget, objectifs et résultat sur tous les nouveaux projets

− S’engager sur le suivi du dossier

− Bien identifier les référents thématiques pour la commune, en fonction des différents sujets (entreprenariat, attractivité, soutien aux filières, etc.)

IV-b/ Les indicateurs et valeurs cibles

Des éléments de volumétrie seront à identifier pour disposer d’une référence de volume d’activités transférées. Si le volume de dossiers traités par an augmente en année N, cette variation sera à prendre compte dans l’analyse de l’atteinte des niveaux d’engagement.

Engagements de service du domaine Animation économique et emploi	Indicateurs (DéfinitionƒMode de calcul de l’indicateur)	Périodicité de suivi	Source de suivi*	Niveau de service constaté (et volumétrie correspondante)	Conditions de réalisation de l’engagement
Engagement 1 : Suivi et respect du plan d’actionsƒplan d’animations	Indicateur 1 : 1.1 Taux de réalisation 1.2 Eléments qualitatifs de satisfaction 1.3 Mesures quantitatives quand possible 1.4 RéaliséƒNon réalisé Le livrable : marchés, conventions, ingénierie événementielle	Annuelle	Synthèse des comptes rendus	100%
Engagement 2 : Mise en œuvre des dispositifs	Indicateur 2 : Bilan moral et financier de fin de projet	Sur chaque dispositif	Spécifique à chaque dispositif	Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016.
Engagement 3 : Respect du cahier des charges de chaque action ƒ animation en termes de portage juridique, délai, budget, objectifs et résultat sur tous les nouveaux projets	Indicateur 3 : Nombre de porteurs de projet accueillis	A la demande	Cahier des charges (planning, grille budgétaire, …)	Estimation actuelle de 150 porteurs de projetƒan par agent à confirmer en 2016.
Engagement 4 : Garantir : 4.1 Un service accessible et visible pour l’accueil des porteurs de projet 4.2 La disponibilité agent au côté des acteurs du terrain	Indicateur 4 : Nombre de journées agents sur les évènements organisés par les partenaires et sur les rendez−vous extérieurs	Annuelle		Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016.

*Sources : la commune justifie ici de la valeur du niveau de service atteint en année N (suivi d’activité automatisé, manuel, enquête de satisfaction, certification…). Cf article 2 du contrat d’engagement.

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ANNEXE POUR LE DOMAINE BATIMENT – CONTRAT D’ENGAGEMENT

COMMUNE DE BORDEAUX

DOMAINE : BATIMENT

Ce domaine concerne I'ensembIe des activités et tâches du domaine Bâtiment, nécessaires au bon dérouIement d'une opération de construction neuve ou de réhabiIitation, d’entretien, de maintenance, de gestion des fIuides, de gestion des équipements spécifiques, de Maîtrise d’ouvrage (MOA) des grands projets. La commune de Bordeaux reste Maître d’ouvrage des équipements dont eIIe a Ia responsabiIité.

I/ Moyens consacrés par la commune au domaine Bâtiment

Les moyens consacrés par Ia commune sont détaiIIés dans Ia convention de création des services communs Iiée au contrat d’engagement. Les objectifs poursuivis par Ia MétropoIe et Ia commune dans Ie cadre de ce contrat seront définis au regard des moyens inscrits dans Ies conventions.

II/ Missions et activités mutualisées dans Ie domaine Bâtiment

Activités mutualisées par la commune

Construction rénovation

Maîtrise d’ouvrage de certains grands projets

Gros entretien renouveIIement

Petits travaux, entretien courant, intervention d’urgence

Astreinte bâtiment

Maintenance et gestion des équipements

Gestion des fIuides

Travaux programmabIes dans Ia compétence bâtiments Iiés aux manifestations et expositions (sur Ia

base de I’existant (continuité de service))

III/ Modalités de mise en œuvre

III-a/ Les responsabIes en charge des activités du domaine Bâtiment du service commun s’engagent à mettre en œuvre une organisation en conformité avec Ies obligations et les délais réglementaires en vigueur, et le cas échéant les certifications obtenues par la commune :

− Cit’ergie

III-b/ Les modes de fonctionnement :

Les modes de fonctionnement ont pour objectif de décrire Ies interfaces entre Ies services de Ia commune et Ie service commun de Ia MétropoIe concernant Ie domaine Bâtiment.

− Identification des référents (commune, services commun) :

Rôles et responsabilités pour le domaine Bâtiment
ResponsabIe thématique pour Ie service commun	Directeur des bâtiments associant − Ie chef de service construction et améIioration du patrimoine, − Ie chef de service urgence et petits travaux − Ie chef de service énergie et maintenance
ResponsabIe thématique pour Ia commune	Les DAF en Iien avec Ie responsabIe du suivi du contrat

CONSTRUCTION RENOVATION : Cette activité concerne I'ensembIe des sous activités et tâches nécessaires au bon dérouIement d'une opération de construction neuve ou de réhabiIitation de I'expression initiaIe du besoin à Ia Iivraison y compris Ia gestion de I'année de parfait achèvement.

Types de saisines pour le sous-domaine Construction Rénovation
Saisine ordinaire	Service commun : Chef de centre concerné, service construction rénovation, Direction des bâtiments Commune : Représentant du maître d’ouvrage de Ia direction concernée
Saisine en urgence	Service commun : Chef de centre concerné, service construction rénovation, Direction des bâtiments Commune : Représentant du maître d’ouvrage de Ia direction concernée
Saisine exceptionneIIe	Service commun : Directeur des Bâtiments Commune : Représentant du maître d’ouvrage de Ia direction concernée

GROS ENTRETIEN RENOUVELLEMENT (GER) : Cette activité concerne I'ensembIe des sous activités et tâches nécessaires au bon dérouIement des opérations importantes indispensabIes pour Ie maintien en bon état et en sécurité du patrimoine bâti. Cette activité correspond aux travaux "structurants" et de "sécurité" qui doivent être réaIisés sur I'ensembIe des domaines du bâtiment (cIos et couvert, corps d'état secondaires, Iots techniques, ...).

Ces travaux correspondent :

− à des interventions curatives de rénovation d'éIément de patrimoine assimiIabIe à des investissements et dans Ia pIupart du temps programmés (niveau 5 de maintenance seIon Ia norme NF X 60−000),

− à des interventions d'améIioration ou de modification de bâtiment qui ne correspondent pas à de Ia maintenance (niveaux 1 à 4 de maintenance seIon Ia norme NF X 60−000).

− et à des opérations pIus spécifiques de mise en conformité, de démoIition, dépoIIution, et terrassements associés.

Les actions nécessaires font I'objet d'une programmation annueIIe construite et vaIidée avec Ie maître d'ouvrage. L'ensembIe des interventions connexes aux travaux (comme Ie déménagement d'une zone pour permettre des travaux) sont prises en charge par Ie MOA.

Types de saisines pour le sous-domaine GER
Saisine ordinaire	Service commun : Chef de centre concerné, service construction rénovation, Direction des bâtiments Commune : Représentant du maître d’ouvrage de Ia direction concernée
Saisine en urgence	Service commun : Chef de centre concerné, service construction rénovation, Direction des bâtiments Commune : Représentant du maître d’ouvrage de Ia direction concernée
Saisine exceptionneIIe	Service commun : Directeur des Bâtiments Commune : Représentant du maître d’ouvrage de Ia direction concernée

URGENCES ET PETITS TRAVAUX : Cette activité concerne I'ensembIe des sous activités et tâches nécessaires au bon dérouIement des opérations indispensabIes pour I'entretien courant du patrimoine bâti. Cette activité correspond aux travaux réaIisabIes dans Ia pIupart des cas par des régies "bâtiment", ou par marchés à bon de commande

Ces travaux correspondent :

− à des interventions préventives et/ou à des interventions de petit curatifs sur Ies éIéments de patrimoine (hors "équipements sous contrat") assimiIabIes à des budgets de fonctionnement dans Ia pIupart des cas (niveau 1 à 4 de maintenance seIon Ia norme NF X 60−000) et Ie pIus souvent programmabIes,

− à des petites interventions d'améIioration ou de modification de bâtiment qui ne correspondent pas à des interventions reIevant de budget d'investissement.

Types de saisines pour le sous-domaine Urgences et Petits Travaux
Saisine ordinaire	Service commun : Chef de centre coordination, service urgence petits travaux, direction des bâtiments Commune : Représentant du maître d’ouvrage de Ia direction concernée
Saisine en urgence	Service commun : Chef de centre coordination, service urgence petits travaux, direction des bâtiments Commune : ExpIoitant
Saisine exceptionneIIe	Service commun : Directeur des Bâtiments Commune : Représentant du maître d’ouvrage de Ia direction concernée

GESTION DES FLUIDES : Cette activité concerne I'ensembIe des sous activités et tâches nécessaires à Ia gestion de I'ensembIe des fIuides consommés et produits. Cette activité intègre Ia gestion de I'eau, de I'éIectricité, du gaz, du fueI, de Ia géothermie, du photovoItaïque et de I’énergie des réseaux de

chaIeur. EIIe intègre égaIement Ie piIotage d'actions envers Ies occupants afin de faire évoIuer Ieurs pratiques avec Ieurs besoins et I'étabIissement du biIan énergétique, Ia construction d'un programme d'actions et I'animation et Ie suivi de Ia démarche. La vaIorisation des certificats d'économie d'énergie (CEE) peut être intégrée dans cette activité.

Types de saisines pour le sous-domaine Gestion des fluides
Saisine ordinaire	Service commun : ResponsabIe du service énergies et maintenance, direction des bâtiments Commune : Représentant du maître d’ouvrage de Ia direction concernée
Saisine en urgence	Service commun : ResponsabIe du service énergies et maintenance, direction des bâtiments Commune : Représentant du maître d’ouvrage
Saisine exceptionneIIe	Service commun : Directeur des Bâtiments Commune : Représentant du maître d’ouvrage

MAINTENANCE DES EQUIPEMENTS :

Cette activité concerne I'ensembIe des sous activités et tâches nécessaires au bon dérouIement des opérations indispensabIes pour Ie maintien en bon état de fonctionnement et de sécurité des équipements technique des bâtiment ainsi que Ies activités de conduite de certaines de ces instaIIations, y compris Ies équipements spécifiques obIigatoires par I'activité (groupes éIectrogènes...) . Cette activité correspond aux travaux de maintenances préventives et curatives des niveaux 1 à 4 seIon Ia norme NF X 60−000. L'ensembIe de cette activité est assurée à I'aide de contrats pIuriannueIs qui couvrent Ies interventions préventives et curatives reIevant majoritairement de budget de fonctionnement, ou d'interventions en régie. Cette activité intègre égaIement Ie contrôIe régIementaire obIigatoire périodique des équipements et Ie contrôIe des prestataires en charge de Ia maintenance.

Types de saisines pour le sous-domaine Maintenance des Equipements
Saisine ordinaire	Service commun : Chef de centre coordination généraIe, service urgence et petit travaux, direction des bâtiments Commune : ExpIoitant
Saisine en urgence	Service commun : Chef de centre coordination généraIe, service urgence et petit travaux, direction des bâtiments Commune : ExpIoitant
Saisine exceptionneIIe	Service commun : Directeur des bâtiments Commune : Maître d’ouvrage

− Interfaces commune/service commun

Bordeaux MétropoIe et Ia commune s’engagent à définir, à Ia mise en pIace des services communs, Ies interfaces décrivant Ies principaux points de contacts (points d’entrée et points de sortie) ainsi que Ies grandes étapes d’interaction entre Ia commune et Ie service commun métropoIitain.

Les modaIités d’interface et de fonctionnement seront décrites dans Ie contrat de service.

IV- Les engagements de service

IV-a/ Les principales orientations et priorités de la commune dans le domaine Bâtiments Les enjeux de la Direction des Bâtiments partagés avec la commune de Bordeaux sont :

− Maintenir une prestation de service à Ia commune et aux services communs en particuIier en termes de réactivité de prise en charge et d’intervention,

− Assurer Ie niveau de sécurité régIementaire dans chaque bâtiment,

− Proposer I’améIioration des performances énergétiques du patrimoine bâti et I’atteinte des objectifs d’améIioration décidés par chaque maître d’ouvrage,

− RationaIiser Ies activités du domaine Bâtiment pour optimiser à terme Ies moyens mutuaIisés et Ies coûts.

− Mettre en pIace un outiI de piIotage du centre ateIier Bordeaux en Iien avec Ia viIIe permettant de décIiner des principes de priorisation des interventions

Les activités Iiées à I’organisation des éIections seront maintenues sur Ia base de I’existant.

IV-b/ Les indicateurs et valeurs cibles

Des éIéments de voIumétrie seront à identifier pour disposer d’une référence de voIume d’activités transférées. Si Ie voIume de dossiers traités par an augmente en année N, cette variation sera à prendre compte dans I’anaIyse de I’atteinte des niveaux d’engagement.

Engagements de service du domaine Bâtiment	Indicateurs (DéfinitionƒMode de caIcuI de I’indicateur)	Périodicité de suivi	Source de suivi*	Niveau de service constaté (et voIumétrie correspondante)	Conditions de réalisation de l’engagement
Engagement 1 : Programmation et suivi des projets de bâtiments et évoIutions	Indicateur 1 : Respect du programme ouiƒnon	MensueIIe		Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016.	Négociation de Ia pIanification du programme d’intervention associé au PIan de prévention et d’inondation
Engagement 2 : S’adapter aux priorités de Ia viIIe impIiquant un changement de pIanification	Indicateur 2 : Respect du caIendrier issu de Ia négociation	Au fiI de I’eau et Iiée à I’actuaIité		Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016.	Négociation

*Sources : Ia commune justifie ici de Ia vaIeur du niveau de service atteint en année N (suivi d’activité automatisé, manueI, enquête de satisfaction, certification…). Cf articIe 2 du contrat d’engagement.

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ANNEXE POUR LE DOMAINE CADRE DE VIE, URBANISME, AOS et FONCIER – CONTRAT D’ENGAGEMENT

COMMUNE DE BORDEAUX

DOMAINE : CADRE DE VIE, URBANISME, AUTORISATION D’OCCUPATION DES SOLS ET FONCIER

SOUS-DOMAINES :

A- AUTORISATION D’OCCUPATION DES SOLS (AOS) B- FONCIER COMMUNAL

C- URBANISME AMENAGEMENT (OPERATIONS D’INTERET COMMUNAL)

I/ Moyens consacrés par la commune au domaine Cadre de vie, urbanisme, autorisation d’occupation des sols et foncier

Les moyens consacrés par la commune au domaine Cadre de vie, urbanisme, autorisation d’occupation des sols et foncier sont détaillés dans la convention de création des services communs liée au contrat d’engagement. Les objectifs poursuivis par la Métropole et la commune dans le cadre de ce contrat seront définis au regard des moyens inscrits dans les conventions.

II/ Missions et activités mutualisées

Activités mutualisées par la commune

A- Autorisation d’occupation des sols

Accueil des pétitionnaires et du public et enregistrement du dossier

Information des pétitionnaires et du public sur les AOS

Conseil des pétitionnaires et du public sur les AOS

Pré−instruction des AOS (dont commission des avant−projets)

Instruction complète des AOS

Qualité architecturale et environnementale des AOS

Gestion administrative et fiscale des autorisations d’urbanisme

Veille terrain liée aux travaux

Contrôle de la régularité des constructions et des aménagements réalisés

Gestion et traitement du pré contentieux et préparation du mémoire en défense pour le

contentieux lié à l'urbanisme (en collaboration avec la Direction des affaires juridiques)

Concertation sur les projets de permis de construire

B- Foncier communal

Stratégie foncière communale en partenariat avec les directions générales communales

Bornages de terrains et relevés topographiques

Réalisation des acquisitions foncières, cessions communales

Gestion du foncier communal non−affecté

Déclaration d’intention d’aliéner (DIA) : saisie, enregistrement, traitement et avis y compris à fin

communale)

C- Urbanisme, Aménagement (opérations d’intérêt communal)

Etudes et opérations d'aménagement d'intérêt communal (études urbaines et paysagères, mise au

point)

Communication sur les projets urbains

Participation citoyenne sur les projets urbains (concertation sur les projets urbains)

Valorisation du patrimoine bâti, naturel et paysager

Suivi du projet urbain (territoire communal) :

− planification urbaine concernant les projets d’intérêt communal

− avis communal et procédures administratives et financières sur projets urbains métropolitains en partenariat avec les directions communales

Intégration des plans de prévention des risques et nuisances essentiellement sur le risque

inondation dans la planification urbaine et les projets d’aménagement

III/ Modalités de mise en œuvre

III-a/ Les responsables en charge des activités du domaine Cadre de vie, Urbanisme, AOS et Foncier du service commun s’engagent à mettre en œuvre une organisation en conformité avec les obligations et délais réglementaires en vigueur, les schémas directeurs adoptés par la commune, et le cas échéant les certifications obtenues par la commune :

− ville classée patrimoine mondial de l’UNECSO

III-b/ Les modes de fonctionnement :

Les modes de fonctionnement ont pour objectif de décrire les interfaces entre les services de la commune et le service commun de la Métropole concernant le domaine.

− Identification des référents (commune, service commun) :

Rôles et responsabilités pour le domaine Cadre de vie, Urbanisme et AOS
Responsable thématique pour le service commun	Directeur du Développement et de l’Aménagement du Pôle Territorial de Bordeaux
Responsable thématique pour la commune	Les DAF en lien avec le responsable du suivi du contrat

Rôles et responsabilités pour le domaine Foncier communal
Responsables thématiques pour le service commun	Direction centrale Foncier en lien avec le Pôle Territorial de Bordeaux (actions liées aux missions des pôles territoriaux)
Responsable thématique pour la commune	Les DAF en lien avec le responsable du suivi du contrat

AUTORISATION D’OCCUPATION DES SOLS

Types de saisines pour le sous-domaine AOS
Saisine ordinaire	Service commun : Instructeur droit des sols, Direction du Développement et de l’Aménagement du Pôle Territorial de Bordeaux Commune : Elus communaux thématiques et maires de quartier

Saisine en urgence	Service commun : Chef de service droit des sols, Direction du Développement et de l’Aménagement du Pôle Territorial de Bordeaux Commune : Elus communaux thématiques et maires de quartier
Saisine exceptionnelle	Service commun : Directeur du Développement et de l’Aménagement du Pôle Territorial de Bordeaux Commune : Elus communaux thématiques et maires de quartier

URBANISME, AMENAGEMENT

Types de saines pour le sous-domaine Urbanisme et Aménagement
Saisine ordinaire	Service commun : Selon la répartition du portefeuille de projet : − Chef de projet, Direction du Développement et de l’Aménagement du Pôle Territorial de Bordeaux ou − Chef de projet, Direction de l’Urbanisme, Direction Générale de l’Aménagement Commune : Elus concernés en collaboration avec les Directions Générales thématiques
Saisine en urgence	Service commun : Chef de service Aménagement urbain, Direction du Développement et de l’Aménagement du Pôle Territorial de Bordeaux Commune : Elus concernés en collaboration avec les Directions Générales thématiques
Saisine exceptionnelle	Service commun : Directeur du Développement et de l’Aménagement du Pôle Territorial de Bordeaux Commune : Elus concernés en collaboration avec les Directions Générales thématiques

FONCIER COMMUNAL

Types de saisines pour le sous-domaine Foncier communal
Saisine ordinaire	Service commun : Direction centrale Foncier Selon la nature des dossiers : − Stratégie foncière, analyses, outils fonciers : chargé de dossier, centre d’études stratégiques − Bornages et relevés topographiques : chargé de dossier, centre prestations foncières − Acquisitions et cessions communales : chargé de dossier, centre négociations ƒ centre expertises et transactions − Gestion du foncier communal non−affecté : chargé de dossier, centre gestion patrimoniale − DIA, saisie, traitement, délai : chargé de dossier, centre réserves foncières Commune : Chargés de dossier et maîtres d’ouvrage internes
Saisine en urgence	Service commun : Direction centrale Foncier (Directeur) Selon la nature des dossiers : − Chef du service stratégie foncière (direction du foncier)

	− Chef du service action foncière (direction du foncier) − Chef du service transaction et gestion (direction du foncier) Commune : Chargés de dossier et maîtres d’ouvrage internes, chefs de service, directeurs concernés
Saisine exceptionnelle	Service commun : Direction centrale Foncier (Directeur) Selon la nature des dossiers : − Directrice ou directrice adjointe du foncier Commune : Chefs de service, directeurs concernés sous− couvert des directeurs généraux concernés

− Interfaces commune/service commun :

Bordeaux Métropole et la commune s’engagent à définir, à la mise en place des services communs, les interfaces décrivant les principaux points de contacts (points d’entrée et points de sortie) ainsi que les grandes étapes d’interaction entre la commune et le service commun métropolitain.

IV/ Les engagements de service

IV-a/ Les principales priorités et orientations de la commune dans le domaine Cadre de vie, urbanisme, autorisation d’occupation des sols et foncier :

− Maintenir le dispositif de la Commission Avant Projet pour la ville de Bordeaux (en associant les élus concernés et en collaboration avec les Directions Générales communales)

− Maintenir le dispositif de qualité architecturale, environnementale, urbaine et paysagère en lien avec les projets de territoire

− Maintenir les dispositifs de participation citoyenne et les outils de communication papiers et numériques (Bordeaux 2030…) sur la ville de Bordeaux

− Maintenir la biennale Agora

− Maintenir les rendez−vous périodiques avec l’élu communal thématique.

Les engagements de service réciproques poursuivis grâce à la mutualisation du domaine Cadre de vie, urbanisme, autorisation d’occupation des sols et foncier sont :

− Respecter les délais réglementaires d’instruction des dossiers AOS pour les dossiers transmis par la commune dans les délais convenus

IV-b/ Les indicateurs et valeurs cibles

Des éléments de volumétrie seront à identifier pour disposer d’une référence de volume d’activités transférées. Si le volume de dossiers traités par an augmente en année N, cette variation sera à prendre compte dans l’analyse de l’atteinte des niveaux d’engagement.

Sous-domaine de mutualisation	Engagements de service	Indicateurs de mesure (DéfinitionƒMode de calcul de l’indicateur)	Périodicité de suivi	Source de suivi*	Niveau de service constaté (et volumétrie correspondante)	Conditions de réalisation de l’engagement
Urbanisme, aménagement et foncier	Engagement 1 : Réaliser les études urbaines (opérations d'aménagement d'intérêt communal) dans le calendrier de mise en œuvre préalablement fixé	Indicateur 1 : Taux réalisation dans les délais et coûts de l’étudeƒ prévu	Mensuelle	Plannings tableaux de suivi des coûts (fiches opération)	Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016.	Définition précise du besoin de la commune, des échanges réguliers puis une validation par la commune de l’étude (comités de pilotage par phase du projet). Pré−requis : disposer d’une enveloppe financière pour réaliser l’étude.
	Engagement 2 : Assurer la production des actes (cessions, acquisitions foncières) en garantissant la sécurité juridique et dans les délais des projets	Indicateur 2 : Délai de finalisation de l’acte compatible avec le projet.	Mensuelle	Voir la faisabilité d’un suivi mensuel des actes Absence de Tableau de mort spécifique car absence de contentieux actuels en communes	Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016.	Disposer de temps d’échanges entre la commune et les services communs Métropole pour définir le foncier stratégique et les outils à mettre en œuvre. Transmission des dossiers DIA dans les meilleurs délais ƒ de l’avis de la commune sur les DIA.
AOS	Engagement 3 : Garantir la sécurité juridique et la légalité des actes	Indicateur 3 : Taux de décisions expresses = taux de réponses dans les délais	Mensuelle	Absence de Tableau de bord spécifique car absence de contentieux actuels en communes	Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016.	Délais à convenir entre service commun et commune, par exemple : Respect des délais de transmission des dossiers AOS par les communes (dans un maximum de 5 jours ouvrés après dépôt par la pétitionnaire). Respect de l’ensemble de la procédure et des délais respectifs (communeƒservice commun). En cas de litige : s’assurer que la commune fait le choix de faire défendre ses intérêts par le service commun métropole.
	Engagement 4 : Assurer une qualité de la relation à l'usager dans le domaine des AOS	Indicateur 4 : Nombre de rendez−vous de pré−instruction avec les pétitionnaires	Mensuelle	Tableau de suivi Logiciel métier	Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016.

*Sources : la commune justifie ici de la valeur du niveau de service atteint en année N (suivi d’activité automatisé, manuel, enquête de satisfaction, certification…). Cf article 2 du contrat d’engagement.

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ANNEXE POUR LE DOMAINE COMMANDE PUBLIQUE ET ACHAT – CONTRAT D’ENGAGEMENT

COMMUNE DE BORDEAUX

DOMAINE : COMMANDE PUBLIQUE ET ACHAT

I/ Moyens consacrés par la commune au domaine Commande publique et Achat

Les moyens consacrés par la commune au domaine Commande publique et achat sont détaillés dans la convention de création des services communs liée au contrat d’engagement. Les objectifs poursuivis par la Métropole et la commune dans le cadre de ce contrat seront définis au regard des moyens inscrits dans les conventions.

II/ Missions et activités mutualisées

Les achats de la ville inférieurs au seuil de 15.000 € HT seront estimés par la direction de la performance de l’achat selon les modes de calcul de l’article 27 du code des marchés publics.

Activités mutualisées par la commune

A- Passation > à 15 000 euros (marchés et groupements/ contrats complexes)

Passation

Litiges ƒ contentieux de la passation

B- Exécution

Exécution

Règlement des litiges

Avenants

Contentieux de l'exécution

Instances décisionnelles

C- Achat

Analyse des objectifs (financiers notamment) assignés à la fonction achats

Déclinaison de la politique d'achat

Gestion de la performance

Veille économique

Animation de la fonction achat

D- Conseil et expertise

Conseil et expertise dès le 1er euro

III/ Modalités de mise en œuvre

III-a/ Les responsables en charge des activités du domaine Commande publique et achat du service commun s’engagent à mettre en œuvre une organisation en conformité avec les obligations et délais réglementaires en vigueur, les schémas directeurs adoptés par la commune, et le cas échéant les certifications obtenues par la commune :

− Pas de certification identifiée à ce jour.

III-b/ Les modes de fonctionnement

Les modes de fonctionnement ont pour objectif de décrire les interfaces entre les services de la commune et le service commun de la Métropole concernant le domaine Commande publique et achat.

− Identification des référents (commune, service commun) :

Rôles et responsabilités pour le domaine Commande publique et achat
Responsable thématique pour le service commun	Adjoint au Directeur Général en charge du réseau métier, territorialisation et commande publique
Responsable thématique pour la commune	Les DAF en lien avec le responsable du suivi du contrat

COMMANDE PUBLIQUE

Types de saisines pour le sous-domaine Commande publique
Saisine ordinaire	Service commun : Référent marché au sein du service commun métropole Direction de la Commande publique Commune : Référents marchés au sein des directions concernées
Saisine en urgence	Service commun : Référent marché au sein du service commun métropole Direction de la Commande publique et arbitrage du Directeur de la commande publique Commune : Chefs de service et directeurs concernés
Saisine exceptionnelle	Service commun : Référent marché au sein du service commun métropole Direction de la Commande publique et arbitrage du Directeur de la commande publique voire de l’Adjoint au Directeur Général en charge du réseau métier, territorialisation et commande publique Commune : Directeurs sous−couvert du directeur général concerné

ACHAT

Types de saisines pour le sous-domaine Achat
Saisine ordinaire	Service commun : Référent au sein du service commun métropole Direction de la performance de l’achat (DPA) Commune : Chargés de dossier
Saisine en urgence	Service commun : Référent au sein du service commun métropole Direction de la performance de l’achat et arbitrage du

	Directeur de la performance de l’achat (DPA) Commune : Chargés de dossier, chefs de service ou directeurs concernés
Saisine exceptionnelle	Service commun : Référent au sein du service commun métropole Direction de la performance de l’achat et arbitrage du Directeur de la performance et de l’achat voire de l’Adjoint au Directeur Général en charge du réseau métier, territorialisation et commande publique Commune : Directeurs concernés sous couvert des directeurs généraux concernés

CONTRATS COMPLEXES

Types de saisines pour le sous-domaine Contrats complexes
Saisine ordinaire	Service commun : Référent au sein du service commun métropole Direction de la performance de l’achat (DPA) Commune : Chefs de service, chefs de projet concernés
Saisine en urgence	Service commun : Référent au sein du service commun métropole Direction de la performance de l’achat et arbitrage du Directeur de la performance de l’achat (DPA) Commune : Chefs de service, chefs de projet concernés ou directeur de projet
Saisine exceptionnelle	Référent au sein du service commun métropole Direction de la performance de l’achat et arbitrage du Directeur de la performance et de l’achat voire de l’Adjoint au Directeur Général en charge du réseau métier, territorialisation et commande publique Commune : Chefs de service, chefs de projet concernés ou directeur de projet sous−couvert des directeurs généraux concernés

− Interfaces commune/service commun :

Bordeaux Métropole et la commune s’engagent à définir, à la mise en place des services communs, les interfaces décrivant les principaux points de contacts (points d’entrée et points de sortie) ainsi que les grandes étapes d’interaction entre la commune et le service commun métropolitain.

IV/ Les engagements de service

IV-a/ Les principales priorités et orientations de la commune dans le domaine Commande publique et achat :

− Garantir l’efficience

− Maîtriser les dépenses

− Maintenir la globalisation raisonnée

− Sécuriser et assurer l’efficacité de la commande publique

− Maintenir le niveau de service en matière de traitement des contentieux

− Maintenir la signature électronique en place à la ville de Bordeaux : il s’agit de la clé de déchiffrement des offres du Président de la Commission d’appel d’offre (CAO) pour l’ouverture des plis dématérialisés des consultations sur la plateforme xxxxxxxxxxx.xxx. La migration vers la plateforme de l’association marchés publics d’aquitaine (AMPA) et l’éventuel déchiffrement des offres en−dehors de la CAO aurait une incidence sur la signature électronique du Président.

− Associer les experts métiersƒutilisateurs de la ville (ex : médecins de prévention), pour la définition des besoins du marché

− Assurer la mission de conseil la ville en matière d’achat

− Prioriser l’analyse du recensement des besoins

Les engagements de service réciproques poursuivis grâce à la mutualisation du domaine sont :

P our l’achat :

− Analyser les besoins exprimés afin de proposer la meilleure stratégie d’achat possible (regroupement, notion de « juste besoin », prise en compte des enjeux de la politique achat de la commune)

− Faire bénéficier les communes des meilleures conditions tarifaires possibles (effet « volume

», expertise achat, besoins fonctionnels, recours aux négociations)

− Assurer une mission de conseil, la formation au profit des élus et des agents (cf outils et méthode)

P our la passation des marchés :

− Respecter les délais de procédure en fonction des planifications établies avec les mairies

− Apporter conseil et expertise et partager la jurisprudence

P our l’exécution des marchés :

− Respecter les délais de traitement (sous réserve de la définition préalable des circuits de signature)

O rganisation transitoire :

− Soutenir autant que de besoin la direction centrale aux Directions Générales de la ville (tous les achats dès le premier euro) jusqu’à évaluation du dispositif.

Ces engagements de service réciproques s’entendent sous réserve :

− de la planification à faire avec la commune

− d’une interfaceƒpartage entre les outils de planification

− d’une cartographie préalable des procédures actuelles des communes

IV-b/ Les indicateurs et valeurs cibles

Des éléments de volumétrie seront à identifier pour disposer d’une référence de volume d’activités transférées. Si le volume de dossiers traités par an augmente en année N, cette variation sera à prendre compte dans l’analyse de l’atteinte des niveaux d’engagement.

Engagements de service du domaine Commande publique et Achat	Indicateurs (DéfinitionƒMode de calcul de l’indicateur)	Périodicité de suivi	Source de suivi*	Niveau de service constaté (et volumétrie correspondante)	Conditions de réalisation de l’engagement
Engagement 1: Instruction des marchés, groupements et contrats complexes Mise en place d’un suivi des délais de procédure en fonction des planifications établies avec les mairies	Indicateur 1 : Nombre de marchésƒgroupements de commandesƒcontrats complexes comportant un écart avec la date de notification prévue	Annuelle	Outil existant à la Métropole et à déployer à la ville (Tableau de bord Excel)	Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016.	Recensement Planification négociée et partagée Mesure de l’écart
Engagement 2 : Analyser les besoins exprimés afin de proposer la meilleure stratégie d'achat possible	Indicateur 2 : Nombre de marchés ayant fait l'objet d'une analyse ƒ nombre de sollicitations	Annuelle		Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016.	A partir d’une priorisation dans l’analyse du recensement des besoins

*Sources : la commune justifie ici de la valeur du niveau de service atteint en année N (suivi d’activité automatisé, manuel, enquête de satisfaction, certification…). Cf article 2 du contrat d’engagement.

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ANNEXE POUR LE DOMAINE « DOMAINE PUBLIC/VOIRIE » – CONTRAT D’ENGAGEMENT

COMMUNE DE BORDEAUX

DOMAINE : DOMAINE PUBLIC/DOMAINE PUBLIC - VOIRIE

I/ Moyens consacrés par la commune au domaine « Domaine Public – Voirie »

Les moyens consacrés par la commune au domaine « Domaine public / Voirie » sont détaillés dans la convention de création des services communs liée au contrat d’engagement. Les objectifs poursuivis par la Métropole et la commune dans le cadre de ce contrat seront définis au regard des moyens inscrits dans les conventions.

Pour les compétences régularisées (mobilier urbain), les moyens consacrés par la commune au domaine « Domaine public − Voirie » sont évalués par la CLECT (Commission Locale d’Evaluation des Charges Transférées).

II/ Missions et activités mutualisées ou régularisées dans le domaine « Domaine public − Voirie »

Les compétences communautaires 2015 ne font pas l’objet du contrat d’engagement.

Le domaine concerné par cette fiche regroupe les activités accessoires sur les espaces publics métropolitains (mobilier urbains, éclairage public hors propreté et espaces verts) et les espaces publics communaux et privés communaux ouverts au public, hors espaces verts et propreté.

Activités régularisées par la commune

A- MOBILIER URBAIN

Surveillance et gestion des réclamations sur le domaine public métropolitain

Petit et gros entretienƒrenouvellementƒgestion de stock de ces matériels (ci−dessus) sur domaine public

métropolitain (dont déclaration de travaux (DT) et déclaration d’intention de commencement de travaux (DICT))

Etude, achat et pose sur le domaine public métropolitain :

* des objets utiles au déplacement des usagers ou la limitation de ceux−ci, et qualifiés de dépendance du domaine public routier métropolitain :

potelets barrières fixes

bornes escamotables manuelles ou automatiques (hors maîtrise d’ouvrage et fonctionnement des bornes)

arceau−vélos abris−vélos bornes foraines bornes taxi

* mobilier de repos (bancs publics, banquettes, sièges tables)

* plaque de rue

* objets contribuant à la propreté de la ville (poubelles, corbeilles, sanitaires publics, distributeurs poches déjections canines, cendriers)

* de matériels d'information et de communication (kiosques à journaux, mâts et colonnes porte affiche, colonne Moris, affichage d'informations municipales ou culturelles, tables d'orientation, pose de kakémonos) ;

* mobilier décoratif ou ornemental (fontaines hors fontaines classées et historiques, statues, bornes à eau,

portiques…)

Activités mutualisées par la commune

A- MOBILIER URBAIN

Surveillance et gestion des réclamations sur le domaine public communal

Petit et gros entretienƒrenouvellementƒgestion de stock de ces matériels (ci−dessus) sur domaine public communal

(dont déclaration de travaux (DT) et déclaration d’intention de commencement de travaux (DICT))

Etude, achat et pose sur le domaine public communal :

* des objets utiles au déplacement des usagers ou la limitation de ceux−ci, et qualifiés de dépendance du domaine public routier métropolitain :

potelets barrières fixes

bornes escamotables manuelles ou automatiques (hors maîtrise d’ouvrage et fonctionnement des bornes)

arceau−vélos abris−vélos bornes foraines bornes taxi

* mobilier de repos (bancs publics, banquettes, sièges tables)

* plaque de rue

* objets contribuant à la propreté de la ville (poubelles, corbeilles, sanitaires publics, distributeurs poches déjections canines, cendriers)

* de matériels d'information et de communication (kiosques à journaux, mâts et colonnes porte affiche, colonne Moris, affichage d'informations municipales ou culturelles, tables d'orientation, pose de kakémonos) ;

* mobilier décoratif ou ornemental (fontaines hors fontaines classées et historiques, statues, bornes à eau,

portiques…)

B- ECLAIRAGE PUBLIC, RESEAUX SECS, AUTOMATISMES et SONORISATION

Enfouissement de réseaux secs (autres que réseaux électriques, ex : fibre)

Fourniture et pose de l'éclairage public et des mobiliers connectés (d'équipements d'éclairage public (candélabres, matériel de mise en lumière de patrimoines, supports de kakémonos, sonorisation) et tous dispositifs comme transformateurs, boitiers pour manifestations… ;) des mobiliers connectés et des automatismes), déclaration de

travaux (DT) et déclaration d’intention de commencement de travaux (DICT), récépissés

Entretienƒmaintenance, gestion des stocks, suivi et contrôle de l'éclairage public (d'équipements d'éclairage public (candélabres, matériel de mise en lumière, supports de kakémonos) et tous dispositifs comme transformateurs, boitiers pour manifestations… ;) des mobiliers connectés et des automatismes) déclaration de travaux (DT) et

déclaration d’intention de commencement de travaux (DICT), récépissés

Surveillance et gestion des réclamations liées à l’éclairage public, aux réseaux secs et automatismes

Stratégie éclairage public (programmation, veille technique, économies d’énergie…) et automatismes

Gestion Système d’information géographique (SIG) éclairage public

Illuminations de Noël et événementielles (hors budget qui reste en commune)

C- VIDEO-PROTECTION

Etude, achat et pose des équipements de vidéo−protection (hors maîtrise d’ouvrage (police municipale) qui reste

communale)

Entretienƒmaintenance des réseaux de vidéo−protection

D- ESPACES PUBLICS OU PRIVES COMMUNAUX

Etudes et travaux neufs sur les espaces publics et privés communaux

Programmation, conception, aménagement, et réaménagement des espaces publics communaux : places, dalles, fossés, voies publiques communales (hors espaces verts), y compris déclaration de travaux (DT) et déclaration

d’intention de commencement de travaux (DICT))

Programmation, conception, aménagement, et réaménagement des espaces privés communaux (hors espaces

verts) y compris déclaration de travaux (DT) et déclaration d’intention de commencement de travaux (DICT))

Entretien des espaces publics ou privés communaux

Entretienƒgestion des espaces publics communaux (hors nettoyage et espaces verts) : voiries communales

Entretienƒgestion des espaces privés communaux (hors nettoyage et espaces verts) : voirie communales

Surveillance technique et signalement d'incidents sur le domaine public communal

E- POUVOIR DE POLICE DU MAIRE

Instruction technique des arrêtés de circulation liés aux grands travaux (modalités restent à définir)

Les activités spécifiques liées à la relation à l’usager seront traités dans le cadre du projet Relation à l’Usager.

III/ Modalités de mise en œuvre

III-a/ Les responsables en charge des activités du domaine « Domaine public » du service commun s’engagent à mettre en œuvre une organisation en conformité avec les obligations et les délais réglementaires en vigueur, les schémas directeurs adoptés par la commune, et le cas échéant les certifications obtenues par la commune :

− Pas de certification identifiée à ce jour.

III-b/ Les modes de fonctionnement :

Les modes de fonctionnement ont pour objectif de décrire les interfaces entre les services de la commune et le service commun de la Métropole concernant le domaine « Domaine public − Voirie ».

− Identification des référents (commune, service commun) :

Rôles et responsabilités pour le domaine « Domaine Public - Voirie »
Responsable thématique pour le service commun	Responsable du service infrastructures et espaces verts, Direction des espaces verts, Pôle Haute Qualité de Vie
Responsable thématique pour la commune	Directeur de la Proximité, Direction générale de la Proximité et des relations avec la population avec la contribution des directions générales de la ville de Bordeaux en lien avec le responsable du suivi du contrat

ECLAIRAGE PUBLIC ET MOBILIER URBAIN

Types de saisines pour le sous-domaine Eclairage public et mobilier urbain :
Saisine ordinaire	Service commun : chef de centre à la Direction de la gestion de l’espace public, Pôle territorial de Bordeaux Commune : Responsable travaux des directions concernées, secrétaires généraux de mairie
Saisine en urgence	Service commun : chef de centre à la Direction de la gestion de l’espace public, Pôle territorial de Bordeaux sous couvert de son chef de service commun de la Direction de la gestion de l’espace public Commune : Directeur de la proximité
Saisine exceptionnelle	Service commun : Directeur de la Direction de la gestion de l’espace public, Pôle territorial de Bordeaux Commune : Directeur de la proximité sous−couvert du Directeur général adjoint de la proximité et relations à la population

ESPACES PUBLICS OU PRIVES COMMUNAUX

Types de saisines pour le sous-domaine Espaces publics ou prives communaux
Saisine ordinaire	Service commun : Responsable du service infrastructures et espaces verts, Direction des espaces verts, Pôle Haute qualité de vie Commune : Secrétaires généraux de mairie ou directions concernées
Saisine en urgence	Service commun : Responsable du service infrastructures et espaces verts, Direction des espaces verts, Pôle Haute qualité de vie Commune : Secrétaires généraux de mairie ou directeur de la proximité ou directions concernées
Saisine exceptionnelle	Service commun : Directeur des espaces verts, Pôle Haute qualité de vie Commune : directeur de la proximité ou directions concernées sous− couvert du directeur général concerné

POUVOIR DE POLICE DU MAIRE

Types de saisines pour le sous-domaine Pouvoir de police du maire
Saisine ordinaire	Service commun : Chargé de travaux, Direction de la gestion de l’espace public, Pôle territorial de Bordeaux Commune : Secrétaires généraux de mairie ou directions concernées
Saisine en urgence	Service commun : Chef de centre, Direction de la gestion de l’espace public, Pôle territorial de Bordeaux Commune : Secrétaires généraux de mairie ou directeur de la proximité ou directions concernées
Saisine exceptionnelle	Service commun : Chef de service territorial, sous couvert du Directeur, Direction de la gestion de l’espace public, Pôle territorial de Bordeaux Commune : directeur de la proximité ou directions concernées sous−couvert du directeur général concerné

− Interfaces commune /service commun :

Bordeaux Métropole et la commune s’engagent à définir, à la mise en place des services communs, les interfaces décrivant les principaux points de contacts (points d’entrée et points de sortie) ainsi que les grandes étapes d’interaction entre la commune et le service commun métropolitain.

IV/ Les engagements de service

IV-a/ Les engagements de service généraux et les priorités

Les principales priorités / dossiers prioritaires du domaine « Domaine Public - Voirie»:

− Maintenir le niveau de proximité et de réactivité actuel

− Inscrire les mairies de quartier au cœur du circuit de la relation à l’usager

− Garantir la sécurité du domaine public

− Intégrer les enjeux liés au plan climat et à l’Agenda 21.

Les engagements du domaine « Domaine publicƒVoirie » sont transversaux, et se déclinent pour chacun pour les sous−domaines mobilier urbain, l'éclairage public, la vidéo−protection et l'espace public ou privé communal.

IV-b/ Les indicateurs et valeurs cibles

Des éléments de volumétrie seront à identifier pour disposer d’une référence de volume d’activités transférées. Si le volume de dossiers traités par an augmente en année N, cette variation sera à prendre compte dans l’analyse de l’atteinte des niveaux d’engagement

Engagements de service du domaine « Domaine Public »	Indicateurs de mesure (DéfinitionƒMode de calcul)	Périodicité de suivi	Source de suivi*	Niveau de service constaté (et volumétrie correspondante)	Conditions de réalisation
Engagement 1 : Traitement des réclamations Garantir une prise en compte systématique des réclamations liées au DP par une réponse réactive et appropriée, et assurer le suivi et le retour d'information.	Indicateur 1 : Délais de réponse aux réclamations	Mensuelle	Tableau de bord Logiciel de relation à l’usager	Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016.
Engagement 2 : Etudes et travaux neufs sur le domaine public communal Proposer et réaliser les études et les travaux dans les délais et budgets prévus en respectant le programme (y compris information et concertation).	Indicateur 2 : Respect du programme initial (études et travaux) (ouiƒnon)	Mensuelle	Tableau de bord (suivi financier des projets) Planning à créer : tableau de bord de suivi des programmes	Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016.	Négociation préalable du programme entre le service commun métropole et la commune
Engagement 3 : Gros entretien Proposer et réaliser les programmations de gros entretien dans les délais et budget impartis, dans le cadre des impératifs sécuritaires, en intégrant au mieux les priorités communales.	Indicateur 3 : Respect de la programmation initiale (ouiƒnon)	Mensuelle	Tableau de bord (suivi financier des projets) Planning	Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016.	Négociation préalable du programme entre le service commun métropole et la commune
Engagement 4 : Petit entretien Assurer un petit entretien préventif ou curatif ainsi qu'une réponse réactive et adaptée aux signalements	Indicateur 4 : Délais d'intervention suite aux signalements	Mensuelle	Tableau de suivi des interventions (délais, budget) Planning pour les interventions préventives	Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016.
Engagement 5 : Pouvoir de police Assurer une réactivité dans l’instruction des arrêtés de grands travaux	Indicateur 5 : Instruction des arrêtés dans les délais convenus	Mensuelle	Création d'un tableau de bord	Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016.	Négociation des délais entre le service commun et la commune

*Sources : la commune justifie ici de la valeur du niveau de service atteint en année N (suivi d’activité automatisé, manuel, enquête de satisfaction, certification…). Cf article 2 du contrat d’engagement.

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ANNEXE POUR LE DOMAINE « DOMAINE PUBLIC/ESPACES VERTS » – CONTRAT D’ENGAGEMENT

COMMUNE DE BORDEAUX

DOMAINE : DOMAINE PUBLIC/ESPACES VERTS

I/ Moyens consacrés par la commune au domaine Espaces verts

Les moyens consacrés par la commune au domaine Espaces Verts sont détaillés dans la convention de création des services communs liée au contrat d’engagement. Les objectifs poursuivis par la Métropole et la commune dans le cadre de ce contrat seront définis au regard des moyens inscrits dans les conventions.

II/ Missions et activités mutualisées ou régularisées dans le domaine Espaces verts

Espaces verts : plantations, parcs, jardins publics, rives, espaces naturels, forêts, cimetières communaux, équipements sportifs de plein air.

Le jardin botanique est une direction de la Ville non mutualisée. La direction des espaces verts n’intervenant sur ce jardin que pour la gestion des arbres.

Tout ce qui concerne le statuaire et le bâti des fontaines classées ou historiques ne fait pas parti du périmètre de mutualisation.

Activités régularisées par la commune

A- Aménagement et entretien des espaces verts sur le domaine public métropolitain

Aménagement des espaces verts sur le domaine public routier métropolitain (alignement,

plantations, équipements (ex : arrosage)).

Entretien des espaces verts sur domaine public routier métropolitain (y compris trottoirs plantés)

Gestion et entretien des espaces verts

Tonte, taille, renouvellement de végétaux, arrosage et maintenance

Propreté des espaces verts

Désherbage des espaces verts

Déclaration de travaux (DT) et Déclaration d’intention de commencement de travaux (DICT) espaces

verts

Activités mutualisées par la commune

B- Aménagement et entretien des espaces verts sur domaine public communal

Aménagement des espaces verts, terrains sportifs de plein air et aires de jeux

Aménagement des parcs, jardins publics, rives et espaces naturels : conception, aménagement,

réhabilitation d’espaces verts

Aménagement d’aires de jeux : conception, aménagement, réhabilitation

Aménagement des terrains sportifs de plein air

Gestion et entretien des espaces verts et aires de jeux y compris espaces verts des établissements

communaux (sauf espaces verts des stades et jardin botanique)

Tonte, taille, renouvellement de végétaux, arrosage et maintenance

Propreté des parcs et jardins et des aires de jeux (sauf aires de jeux des établissements de petite

enfance et éducation et équipements sportifs)

Propreté des espaces verts

Désherbage des parcs et jardins et espaces verts

Déclaration de travaux (DT) et Déclaration d’intention de commencement de travaux (DICT) espaces

verts

Gestion et contrôle des équipements des espaces verts

Gestion des mobiliers spécifiques de jardins sauf statuaire (bancs…)

Gestion de la signalétique jardin

Gestion et contrôle de conformité des aires de jeux (sauf écoles et crèches)

Gestion et contrôle de conformité des agrès sportifs dans les parcs et jardins (hors établissements

publics communaux petite enfance et écoles)

Gestion des systèmes hydrauliques (bassins, stations de pompage, forages, fontaineries…)

Gestion des allées

Gestion des clôtures

Gestion des grilles d’arbres

Ouverture et fermeture des parcs (continuité de service sur la base de l’existant)

Surveillance des parcs et jardins

Gestion des parcs animaliers

Vie des jardins

Relations contractuelles avec les concessionnaires

Suivi de la réglementation et de la sécurité

Gestion de l’arbre sur l’ensemble du territoire communal

Elagage, soin aux arbres

Gestion et expertise du patrimoine arboré

Gestion des espaces naturels, forestiers et boisés

C- Décor évènementiel/mise en scène paysagère

D- Expertise espaces verts

Politique et stratégie paysagère communale

Ingénierie verte, génie écologique

Gestion des données patrimoniales espaces verts (construction et alimentation d’un Système

d’Information Géographique)

Pilotage de l’amélioration continue et des démarches qualité, des démarches de

certificationƒlabellisation

E- Approvisionnement et matériel

Entretien courant du matériel utilisé, (ateliers de proximité)

Contrôle du matériel (ateliers de proximité)

Approvisionnementƒgestion des stocks

Centres de cultures (serres, fleuristeries, collections)

Veille technique dans le cadre des procédures d’achat

F- Construction de la trame verte sociale

Cheminements doux, végétalisation collective, jardins partagés, familiaux etƒou pédagogiques

Animation et sensibilisation

III/ Modalités de mise en œuvre

III-a/ Les responsables en charge des activités du domaine Espaces verts du service commun s’engagent à mettre en œuvre une organisation en conformité avec les obligations et délais réglementaires en vigueur, les schémas directeurs adoptés par la commune, et le cas échéant les certifications obtenues par la commune :

− Eco jardin

− Jardin remarquable de France (jardin public et parc bordelais)

− Villes et villages fleuris (2 fleurs, obtention de la troisième fleur : résultat à confirmer en décembre)

− Label refuge Ligue de protection des oiseaux

− Arbres remarquables de France (7 arbres) Préparation de la certification XXX 00000 en cours.

III-b/ Les modes de fonctionnement :

Les modes de fonctionnement ont pour objectif de décrire les interfaces entre les services de la commune et le service commun de la Métropole concernant le domaine Espaces verts.

− Identification des référents (commune, service commun) :

Rôles et responsabilités pour le domaine Espaces Verts
Responsable thématique pour le service commun	Directeur des espaces verts, pôle haute qualité de vie avec la contribution des Directeur gestion de l’espace public et Développement aménagement du Pôle Territorial de Bordeaux (pour les activités en régularisation de compétence)
Responsable thématique pour la commune	Directeur de la Proximité, Direction générale de la Proximité et des relations avec la population avec la contribution des directions générales de la ville de Bordeaux en lien avec le responsable du suivi du contrat

Pour la ville de Bordeaux une organisation spécifique est mise en place au sein du Pôle Haute Qualité de Vie :

Types de saisines pour le domaine Espaces Verts
	Pour les activités faisant l’objet d’une régularisation de compétence (sauf les arbres) :	Pour les autres activités mutualisées du service commun métropole :
Saisine ordinaire	Service commun : Chef de centre concerné de la Direction de la gestion de l’espace public et Direction du développement et de l’aménagement du Pôle Territorial de Bordeaux Commune : Chargé de dossier ou référents de direction	Service commun : Coordinateur de secteur, Direction des espaces verts, pôle haute qualité de vie Commune : Chargé de dossier ou référents de direction
Saisine en urgence	Service commun : Chef de centre espaces verts sous couvert du chef de service territorial, Direction de la gestion de l’espace public, Pôle Territorial de Bordeaux Commune : Chargés de dossier, chef de service	Service commun : Coordinateur de secteur, Direction des espaces verts, pôle haute qualité de vie Commune : Chargés de dossier, chef de service
Saisine exceptionnelle	Service commun : Directeur de la Gestion de l’Espace Public, Pôle Territorial ou Directeur du Développement et de l’Aménagement, Pôle Territorial de Bordeaux, sous−couvert de l’Adjoint au Directeur Général en charge du Pôle Territorial de Bordeaux Commune : Directeurs des directions concernés	Service commun : Directeur des espaces verts, pôle haute qualité de vie Commune : Directeurs des directions concernés

− Interfaces commune /service commun :

Les principales interfaces ont été travaillées avec la commune et sont décrites paragraphe V.

Bordeaux Métropole et la commune s’engagent à finaliser sur la base de ces éléments les processus pour la mise en place des services communs.

IV/ Les engagements de service

IV-a/ Les principales priorités et orientations de la commune dans le domaine Espaces Verts :

− Mettre en œuvre une gestion des espaces verts adaptée à la politique de la commune (gestion différenciée, prise en compte environnementale, gestion du patrimoine arboré, développement de la trame verte sociale) permettant de maintenir les certifications déjà obtenues par la Ville dans le domaine des espaces verts.

− Poursuivre le développement de la trame verte sociale : jardins partagés, végétalisation des rues, etc

− Maintenir les activités de décor évènementiel et de mise en scène paysagère pour le compte de la commune sur la base de l’existant 2014.

IV-b/ Les indicateurs et valeurs cibles

Des éléments de volumétrie seront à identifier pour disposer d’une référence de volume d’activités transférées. Si le volume de dossiers traités par an augmente en année N, cette variation sera à prendre en compte dans l’analyse de l’atteinte des niveaux d’engagement.

Engagements de service du domaine Espaces Verts	Indicateurs (définitionƒmode de calcul)	Périodicité de suivi	Source de suivi*	Niveau de service constaté (et volumétrie correspondante)	Conditions de réalisation de l’engagement (pré−requis)
Engagement 1 : Conforter en 2016 le projet d’embellissement durable de la commune (« fleurissement vivaces » en particulier)	Indicateur 1 : Proportion des points de fleurissements transformés.	Trimestrielle (saisons)	Suivi par la commune	Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016.	Communication par la commune de sa politique paysagère (a minima d’une saison sur l’autre) et de la liste des points d’embellissement.
Engagement 2 : Développement de la trame verte sociale *2.1 : développement des jardins partagés, pédagogiques et autres ; *2.2 : poursuite de la démarche de végétalisation des rues.	Indicateur 2.1 : Nombre de jardins partagés créés dans l’année. Indicateur 2.2 : Nombre de demandes de riverains satisfaites dans l’année	Trimestrielle	Tableaux de bord	Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016.	Communication par la commune de sa politique dans ce domaine et de ses objectifs.

*Sources : la commune justifie ici de la valeur du niveau de service atteint en année N (suivi d’activité automatisé, manuel, enquête de satisfaction, certification…). Cf article 2 du contrat d’engagement.

V/ Interfaces commune et services communs

		1. Aménagement des espaces verts
		Quoi	A qui (Pour les activités faisant l’objet d’une régularisation de compétence)	A qui (Pour les autres activités du service commun métropole)	Comment	Quand
Modalités de programmation et de suivi	« Point d’entrée » des demandes de la Commune	Programmation annuelle ou pluriannuelle des travaux d’aménagement des espaces verts à réaliser sur le DP proposée par le service commun à la commune	Chef de service aménagement, Direction du développement et de l’aménagement, PT	Directeur, Direction des espaces verts, pôle haute qualité de vie	Réunions de négociation	Annuel
	Principales étapes d’interactions Commune/Service commun Métropole	Validation du programme proposé par le service commun sur la base des priorités techniques	Elus communaux consultés par le cadre interface de la commune	Directeur, Direction des espaces verts, pôle haute qualité de vie	Délibération si nécessaire	Annuel (gros projet), fréquence plus soutenue pour les petits projets (à définir)
		Information, concertation avec le public sur décision de l’élu communal	Préparation, organisation et animation de la concertation : le service commun (service métropolitain concerné) avec le cadre interface de la commune	Le responsable du bureau d’études et d’expertises paysagères pour Bordeaux, Direction des espaces verts, pôle haute qualité de vie	Réunion de concertation	En fonction de la programmation, de l’opportunité décidée par les élus, et des conseils de quartiers organisés par les communes.
	Point de « sortie »/ restitution à la Commune	Suivi de la mise en œuvre	Gros travaux : Chef de service MOE, DDA, PT Petits travaux : Chef de centre espaces verts, DGEP, PT	Chargé de mission « suivi−évaluation des objectifs » Direction des espaces verts, pôle haute qualité de vie	Tableaux de bord, plannings	Mensuel
		2. Gestion et entretien des espaces verts et approvisionnement
		Quoi	A qui (Pour les activités faisant l’objet d’une régularisation de compétence)	A qui (Pour les autres activités du service commun métropole)	Comment		Quand
Saisine ordinaire	« Point d’entrée » des demandes de la Commune	Demande d’intervention liée aux espaces verts ou à l’approvisionnement	Chef de centre espaces verts, DGEP, PT	*Coordinateur concerné pour la gestion, Direction des espaces verts, pôle haute qualité de vie *Chef du Centre de cultures mutualisé pour l’approvisionnement, Direction des espaces verts, pôle haute qualité de vie	mail, téléphone… + à terme outil de gestion des demandes		Au fil de l’eau
	Point de « sortie »/ restitution à la	Délais d’intervention et confirmation de la	Chef de centre espaces verts, DGEP, PT	Chargé de mission « suivi−évaluation des objectifs » Direction des espaces	Mail, téléphone… + à terme outil de gestion des		Au fil de l’eau

	Commune	réalisation		verts, pôle haute qualité de vie	demandes
Saisine en urgence	« Point d’entrée » des demandes de la Commune	Demande d’intervention d’urgence sur espaces verts liée à un signalement (vandalisme, accident)	Chef d’équipe sous couvert du chef de centre espaces verts, DGEP, PT	*Coordinateur concerné pour la gestion, Direction des espaces verts, pôle haute qualité de vie	Téléphone, mail + tracer des demandes dans un tableau de suivi	Au fil de l’eau
	Point de « sortie »/ restitution à la Commune	Délais d’intervention et confirmation de la réalisation	Chef d’équipe sous couvert du chef de centre espaces verts, DGEP, PT	*Coordinateur concerné pour la gestion, Direction des espaces verts, pôle haute qualité de vie	mail, téléphone… + à terme outil de gestion des demandes	Au fil de l’eau
	Point de « sortie »/ restitution à la Commune	Confirmation de mise en œuvre	Chef de centre espaces verts, DGEP, PT sous couvert du chef de service territorial	*Coordinateur concerné pour la gestion, Direction des espaces verts, pôle haute qualité de vie	Mail ou courrier de réponse	Au fil de l’eau

ANNEXE POUR LE DOMAINE FINANCES – CONTRAT D’ENGAGEMENT

COMMUNE DE BORDEAUX

DOMAINE : FINANCES

SOUS-DOMAINES :

PREPARATION, PROGRAMMATION ET EXECUTION BUDGETAIRE

A− PROGRAMMATION, PLANNIFICATION ET PREPARATION BUDGETAIRE B− CONTROLE BUDGETAIRE

C− AIDES PUBLIQUES

D− EXECUTION COMPTABLE DES DEPENSES ET DES RECETTES E− GESTION COMPTABLE DU PATRIMOINE

RESSOURCES ET INGENIERIE FINANCIERE/QUALITE COMPTABLE

F− GESTION, SUIVI ET CONTROLE DES REGIES

G− DEMATERIALISATIONƒADMINISTRATION FONCTIONNELLE DES OUTILS H− METHODES ET PROCESSƒQUALITE COMPTABLE

I− FISCALITE ET DOTATIONS

J− OBSERVATOIRE FISCAL ET VEILLE

K− TRESORERIE, DETTE ET RECHERCHE DE FINANCEMENTS L− RELATION AVEC LES ETABLISSEMENTS MEDICO−SOCIAUX

Un adjoint au Directeur général adjoint en charge du « réseau métier, territorialisation et commande publique » aura pour fonction la diffusion d’une pratique partagée sur tout le territoire, le maintien d’un lien entre les pôles et la direction centrale. L’objectif est, à terme, de dégager une culture commune.

I/ Moyens consacrés par la commune au domaine Finances

Les moyens consacrés par la commune au domaine Finances sont détaillés dans la convention de création des services communs liée au contrat d’engagement. Les objectifs poursuivis par la Métropole et la commune dans le cadre de ce contrat seront définis au regard des moyens inscrits dans les conventions.

II/ Missions et activités mutualisées par la commune et le Centre Communal d’Action Sociale (CCAS)

PREPARATION, PROGRAMMATION ET EXECUTION BUDGETAIRE

Activités mutualisées par la commune

A - Programmation, planification et préparation budgétaire

Pilotage et stratégie de la préparation budgétaire (dont le Programmation pluriannuelle

d'investissements (PPI))

Mise en œuvre de la préparation budgétaire (budget primitif et décisions modificatives)

Gestion des fins d'exercice (reports)

Animation, organisation et suivi du comité des investissements

B - Contrôle Budgétaire

Veille budgétaire

C - Aides Publiques

Réalisation Tableaux de bords et documents règlementaires (annexes budgétaires)

Subventions − suivi financier des demandes instruites

D - Exécution comptable des dépenses et des recettes

Ordonnancement des dépenses et des recettes

Production des résultats annuels

Pilotage et suivi du processus d'ordonnancement

Fiabilisation des procédures et qualité comptable

E - Gestion comptable du patrimoine

Constitution et suivi des registres d'inventaire comptable

Mise en concordance de l'inventaire avec l'actif du Comptable

Fiabilisation de l'inventaire et des procédures

RESSOURCES ET INGENIERIE FINANCIERE/QUALITE COMPTABLE

Activités mutualisées par la commune

F - Gestion, suivi et contrôle des régies

Gestion des régies

Suivi des régies

Contrôle des régies

Fiabilisation et harmonisation des procédures

G - Dématérialisation/administration fonctionnelle des outils

Dématérialisation des chaines comptables

Gestion des interfaces ƒ exécution budgétaire

Administration fonctionnelle du système d'information financier

H - Méthodes et process/qualité comptable

Gestion des règlements budgétaires et financiers

Harmonisation des outils et convergence des méthodes

Formations financières

Qualité comptable de l'ordonnateur

Partenariats avec les comptables publics

I- Fiscalité et dotations

Gestion des ressources fiscales et concours financier de l’Etatƒmétropoleƒvilles

Optimisation des ressources fiscales et financières

Préparation des décisions fiscales

Gestion des taxes

Prospective fiscale

Collecte et participation aux travaux de la Commission locale d’évaluation des charges transférées

(CLECT)

J- Observatoire fiscal et veille

Veille fiscale et législative

Réflexion autour des problématiques de bases taxables

Les bases assises sur le foncier

Gestion des commissions : Commission Intercommunale et communale des Impôts Directs (CIID et

CCID)

Gestion et conseil en tva

K- Trésorerie, dette et recherche de financements

Réalisation d’emprunt ou souscription de lignes de trésorerie

Gestion de la dette et de la trésorerie

Gestion et analyse administrative des garanties d’emprunts

Financement de projets complexes

Recherche de financements privés

Information, communication réglementaire

Réalisation d’études financements et garanties

L- Relation avec les établissements médico-sociaux

Gestion de la tarification administrée (M22)

Coordination de la facturation des prestations, participations redevances et loyers (gestion de la

Caisse d’Allocation Familiale)

III/ Modalités de mise en œuvre

III-a/ Les responsables en charge des activités du domaine Finances du service commun s’engagent à mettre en œuvre une organisation en conformité avec les obligations et délais réglementaires en vigueur, les schémas directeurs adoptés par la commune, et le cas échéant les certifications obtenues par la commune :

− Respect des instructions comptables applicables à chaque entité financière.

− Règlement budgétaire et financier (RBF) partagé par la Commune et la Métropole

− Production des documents de gestion

− Instructions budgétaires et comptables, instructions fiscales

− Demandes des comptables (observations, imputations, justificatifs, rejets)

− Décret des pièces justificatives.

− Réglementation marchés publics (délais paiement…)

− Structuration comptable propre à chaque commune

− Guide comptable et budgétaire des opérations patrimoniales

Pré requis général : cartographie initiale des processus internes et structuration comptable des communes

III-b/ Les modes de fonctionnement :

Les modes de fonctionnement ont pour objectif de décrire les interfaces entre les services de la commune et le service commun de la Métropole concernant le domaine Finances.

− Identification des référents (commune, service commun) :

BUDGET ET PROGRAMMATION :

Rôles et responsabilités pour le sous-domaine Budget et programmation
Responsable thématique pour le service commun	Directeur Programmation Budgétaire
Responsable thématique pour la commune	Les DAF en lien avec le responsable du suivi du contrat

COMPTABILITE ET PATRIMOINE :

Rôles et responsabilités pour le sous-domaine Comptabilité et patrimoine
Responsable thématique pour le service commun	Directeur exécution comptable

Responsable thématique pour la commune Les DAF en lien avec le responsable du suivi du contrat

OUTILS METHODE ET QUALITE COMPTABLE :

Rôles et responsabilités pour le sous-domaine Outils méthode et qualité comptable
Responsable thématique pour le service commun	Directeur Outils Méthode et qualité comptable
Responsable thématique pour la commune	Les DAF en lien avec le responsable du suivi du contrat

RESSOURCES ET INGENIERIE FINANCIERE :

Rôles et responsabilités pour le sous-domaine Ressources et ingénierie financière
Responsable thématique pour le service commun	Directeur ressources et de l’ingénierie financière
Responsable thématique pour la commune	Les DAF en lien avec le responsable du suivi du contrat

GESTION FINANCIERE CCAS :

Rôles et responsabilités pour le sous-domaine Gestion financière Centre communal d’action sociale (CCAS)
Responsable thématique pour le service commun	Directeur gestion financière Centre communal d’action sociale (CCAS)
Responsable thématique pour la commune	Le Directeur administratif et financier de la Direction générale solidarité citoyenneté de la ville de Bordeaux en lien avec le responsable du suivi du contrat

Types de saisines pour le domaine Finances
Saisine ordinaire	Service commun : Gestionnaire finances qui saisit le responsable hiérarchique habilité Commune : chargés de dossiers finances dans les directions concernées
Saisine en urgence	Service commun : Directeur, Pôle finances −commande publique, ou personne habilitée Commune : chargés de dossiers finances dans les directions concernées et chefs de service concernés
Saisine exceptionnelle	Service commun : Adjoint au Directeur Général chargé des finances et commande publique Commune : directeurs ou directeurs généraux concernés, élu thématique

− Interfaces commune /service commun :

Bordeaux Métropole et la commune s’engagent à définir, à la mise en place des services communs, les interfaces décrivant les principaux points de contacts (points d’entrée et points de sortie) ainsi que les grandes étapes d’interaction entre la commune et le service commun métropolitain.

IV/ Les engagements de service

IV-a/ Les principales priorités et orientations de la commune dans le domaine Finances :

− Disposer d’un calendrier ou d’une planification : le process et les calendriers diffèrent par commune. Il convient à minima de bâtir un calendrier avec la commune et d’identifier des dates de préavis et de remise partagées.

− Respecter le niveau de déconcentration budgétaire

Les engagements de service réciproques poursuivis grâce à la mutualisation du domaine Finances sont :

− Disposer d’une cartographie initiale des procédures organisationnelles

− Garantir un bon niveau de communication entre la commune et le service commun

BUDGET ET PROGRAMMATION :

− Respecter les orientations (évolution, levier…) de la collectivité en matière budgétaire

− Respecter un calendrier pour toutes les étapes budgétaires

− Avoir une réponse ƒproposition ƒavis formalisé dans un délai cohérent avec le calendrier de la commune

OUTILS METHODE ET QUALITE COMPTABLE :

− Poursuivre la démarche opératoire à la certification des comptes

− Poursuivre la démarche de dématérialisation totale

COMPTABILITE ET PATRIMOINE :

− Produire les mandats et les titres dans les délais impartis

− Garantir la fiabilité en cohérence avec les procédures en cours dans chaque commune

− Assurer un reporting régulier

RESSOURCES ET INGENIERIE FINANCIERE :

− Conseiller et respecter les orientations en matière fiscale et de gestion de la dette

IV-b/ Les indicateurs et valeurs cibles

Des éléments de volumétrie seront à identifier pour disposer d’une référence de volume d’activités transférées. Si le volume de dossiers traités par an augmente en année N, cette variation sera à prendre compte dans l’analyse de l’atteinte des niveaux d’engagement.

Sous-domaines de mutualisation	Engagements de service pour le domaine Finances	Indicateurs (définition et mode de calcul)	Périodicité de suivi	Source de suivi*	Niveau de service constaté (et volumétrie correspondante)	Conditions de réalisation de l’engagement
Préparation, programmation et exécution budgétaire	Engagement 1: Respecter les décisions stratégiques en matière budgétaire	Ecart par rapport au cadre validé = respect des tendances	A chaque étape	Tableau Excel	Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016	Disposer d'un document précisant ces décisions
	Engagement 2: Respecter un calendrier pour toutes les étapes budgétaires	Calendrier respecté OuiƒNon	A chaque étape	Tableau Excel	Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016
	Engagement 3 : Produire les mandats et les titres dans les délais impartis	Délais de mandatement = % de mandatement effectué hors délais de 20 jours	Mensuelle	Système Informatique Financier	Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016	Certification du service fait dans un délai raisonnable
Ressources et ingénierie financièreƒQualité comptable	Engagement 4: Maintien du niveau de service en fonction du niveau d'avancement de chaque commune dans la dématérialisation	Respecter les délais réglementaires en matière de dématérialisation de la chaîne comptable et financière fixés par l'Etat = écart par rapport au planning réglementaire	Annuelle	Planning réglementaire	Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016
	Engagement 5 : Fiscalité et dotation Réaliser les déclarations fiscales dans les délais	Non dépassement du niveau de pénalité de la commune			Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016

*Sources : la commune justifie ici de la valeur du niveau de service atteint en année N (suivi d’activité automatisé, manuel, enquête de satisfaction, certification…). Cf article 2 du contrat d’engagement.

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V/ Interfaces commun et services communs

BUDGET ET PROGRAMMATION :

Principales étapes d’interactions/interfaces Commune/Service commun Métropole (ex : consultation, validation)
Programmation, planification et préparation budgétaire
Quoi	Qui	Comment	Quand
Organisation, saisie et restitution des prévisions budgétaires	Déconcentrée selon le modèle actuel pour la proposition et centralisé à la Direction générale Finances pour les derniers arbitrages pour le budget primitif, centralisé au service commun pour les autres étapes.	Note d’organisation Saisine Validation Arbitrage Concertation Commissions ….	En fonction du calendrier préparé par la Direction générale finances et notifié par le Directeur général des services commun pour la préparation du Budget N+1 et les étapes Durant toute la durée de la préparation (Saisie des éléments, note d’accompagnement) jusqu’au vote
	Directeur administratif et financier de Bordeaux et service Budget de Bordeaux Métropole
Contrôle budgétaire
Quoi	Qui	Comment	Quand
Délibération	Les Directeurs administratif et financier de Bordeaux vers Direction Programmation budgétaire	Via Airdélib ou par mail	Avant chaque conseil (et avec un délai compatible avec le calendrier des commissions de la commune le cas échéant et a minima avec le délai d’envoi aux conseillers municipaux de 5 jours ouvrés)
Autres documents de travail	Selon organisation de la commune	Mailƒcourrierƒréunion de travail	Au fil de l’eau

Aides publiques versées
Quoi	Qui	Comment	Quand
Transmission des décisions d’attribution d’aides	Les Directeurs administratif et financier de Bordeaux vers service des aides versées	Dématérialisé (mail) ou via Airdélib	Au fur et à mesure des conseils municipaux
ElaborerƒVérifier la complétude et cohérence des annexes relatives aux subventions	Direction Programmation budgétaire − Services des aides versées en relation avec les directions administratives et financières de Bordeaux pour la valorisation des aides en nature		Préparation budgétaire et compte administratif
Participation à la constitution des tomes	Direction Programmation		Préparation du compte administratif

ATR pour le compte	budgétaire − Services des
administratif (bilan et	aides versées
compte de résultat des
associations
subventionnées)

COMPTABILITE ET PATRIMOINE :

Exécution comptable des dépenses et des recettes
Quoi	Qui	Comment	Quand
Bon de commande ƒ engagement	commune ou service commun	outil finance	Au fil de l’eau
Facture	commune ou service commun	outil finance	Au fil de l’eau
Pièces comptables (bordereaux à signer)	Commune Direction administrative et financière Pôle Territorial de Bordeaux	Dématérialisation ou non en fonction des communes	Fréquence à définir
Demandes paiements urgents	Direction administrative et financière Pôle Territorial de Bordeaux	mail
Information sur les paiements	communes	Outil finances	Au fil de l’eau
Intérêts moratoires à verser	commune	Outil Finances ƒ mail	Au fil de l’eau
Créances irrecouvrables, clients douteux	commune	Mail ou courrier échangés	semestre
Planning et organisation opérations de fin d’exercice	commune	mail	octobre
Pièces justificatives pour ordonnancement mandats ƒ titres	Direction administrative et financière Pôle Territorial de Bordeaux	Outil finances	Au fil de l’eau
Certification service fait	Commune ou service commun	Outil finances	Au fil de l’eau
Compte administrative, maquette, rapport de présentation	commune	Mail ou courrier échanges	Annuel avant le 30 juin
Journée complémentaire	Direction administrative et financière Pôle Territorial de Bordeaux
Reporting (délais de mandatement, volumétrie mandats ƒ titres…)	commune	mail	Trimestre
Gestion du patrimoine
Quoi	Qui	Comment	Quand
Eléments pour création de biens (factures)	Direction administrative et financière Pôle Territorial de Bordeaux	Dématérialisé ou non en fonction des communes	Au fil de l’eau

Eléments pour sortie de biens (délibération, décisions de réformes, information, certificat administratif)	Direction administrative et financière Pôle Territorial de Bordeaux	Dématérialisé ou non en fonction des communes	Au fil de l’eau
Eléments pour mise à jour dans registre d’inventaire (mises en service)	Direction administrative et financière Pôle Territorial de Bordeaux	mail ou courrier échangé	Au fil de l’eau
contrôle cohérence avec l’actif comptable	commune	Mail ou courrier échangés	En fonction calendrier état actif du Comptable
Annexes du CA (états de variation)	commune	Mail ou courrier échanges	Avant le vote du compte administratif
Etat d’inventaire	commune	Mail ou courrier échanges	En fonction calendrier état actif du Comptable

OUTILS METHODE ET QUALITE COMPTABLE :

Gestion des régies
Quoi	Qui	Comment	Quand
Demande de création, évolution, changement de personne, de périmètre, ensemble des arrêtés	Direction administrative et financière Pôle Territorial de Bordeaux	Mail	Au fil de l’eau En fin de mois En fin d’année
Contrôle sur pièce	Pour Bordeaux en central		systématique
Contrôle sur place	Direction administrative et financière Pôle Territorial de Bordeaux ƒcomptable Pour Bx en central		Ponctuelƒ Programme imposé par le comptable
Formation	Direction administrative et financière Pôle Territorial de Bordeaux Pour Bordeaux en central		A la demande
Accompagnement : régisseurƒcomptable	Direction administrative et financière Pôle Territorial de Bordeaux		A la demande
Administration fonctionnelle des outils
Quoi	A qui	Comment	Quand
Demande droit utilisateurƒ modification de paramétrageƒinterrogationƒbesoinƒ formation	Direction administrative et financière Pôle Territorial de Bordeaux sauf grand angle en central	Mail ou téléphone	Au fil de l’eau
Ouvrir des droitsƒmodifier		SIF
Modification paramétrages		SIF

Formations Réunion et échanges

RESSOURCES ET INGENIERIE FINANCIERE :

« Xxxxx x’xxxxxx » xxx xxxxxxxx xx xx Xxxxxxx
Fiscalité et dotations
Quoi	A qui	Comment	Quand
− Demande d’études et de conseil − Aide à la préparation des délibérations − Mise à jour de tableaux de bord	Direction des ressources et de l’ingénierie financière. Central. Aspects fiscaux lié à la préparation des délibérations et aux déclarations fiscales et financières : Direction administrative et financière Pôle Territorial de Bordeaux	Mail Courrier Note
Veille fiscale
Demande de préparation des CCID	Direction ressources et ingénierie financière	Mail ou courrier avec information systématique au Directeur administratif et financier concerné
Dette/trésorerie
Demande de mise en place d’un emprunt ou d’une ligne de trésorerie	Direction ressources et ingénierie financière	Mail ou courrier avec information systématique au Directeur administratif et financier concerné
Demande d’analyse d’encours de dette ou de contrats	Direction ressources et ingénierie financière	Mail ou courrier avec information systématique au Directeur administratif et financier concerné
Demande de participation à l’élaboration d’un projet complexe.	Direction administrative et financière Pôle Territorial de Bordeaux	Mail ou courrier avec information à destination de la direction ressources et ingénierie financière.
Demande d’instruction d’une demande de garantie d’emprunt

Point de « sortie »/ restitution à la Commune
Fiscalité et dotations
Quoi	Qui	Comment	Quand
− Etudes et de conseil − projet de délibérations	direction des ressources et de l’ingénierie financière. Central. Aspects fiscaux et financiers lié à la préparation des délibérations et aux déclarations fiscales : Directeur administratif et financier	Mail Courrier Note ou documents formalisés si requis réglementairement Tableaux de bord
Veille fiscale
Quoi	Qui	Comment	Quand
Préparation et animation de la Commission communale des impôts directs retour écrit sur préparation de la Commission communale des impôts directs	Direction des ressources et de l’ingénierie financière	Mail Courrier Note ou documents formalisés si requis réglementairement Tenue de la Commission communale des impôts directs
Dette/trésorerie
Analyse des offres d’emprunt ou de lignes de trésorerie	Direction des ressources et de l’ingénierie financière	Mail Courrier Note ou document
Analyse d’encours de dette ou de contrats	Direction des ressources et de l’ingénierie financière
Conseils sur élaboration d’un projet complexe.	Direction des ressources et de l’ingénierie financière	Mail Courrier Note ou documents formalisés si requis réglementairement
Analyse d’une demande de garantie d’emprunt et préconisations si besoin	Directeur administratif et financier

ANNEXE POUR LE DOMAINE FONCTIONS TRANSVERSALES – CONTRAT D’ENGAGEMENT

COMMUNE DE BORDEAUX

DOMAINE : FONCTIONS TRANSVERSALES

SOUS-DOMAINES :

A- SANTE ENVIRONNEMENT B- SECURITE ET ASTREINTES

C- PILOTAGE ET PERFORMANCE

D- EVALUATION DES POLITIQUES/AUDIT E- DEVELOPPEMENT DURABLE

F- CONSEIL EN ORGANISATION, DEMARCHE QUALITE, CERTIFICATION G- COMMUNICATION INTERNE

H- ASSEMBLEES

I/ Moyens consacrés par la commune au domaine Fonctions transversales

Les moyens consacrés par la commune au domaine Fonctions transversales sont détaillés dans la convention de création des services communs liée au contrat d’engagement. Les objectifs poursuivis par la Métropole et la commune dans le cadre de ce contrat seront définis au regard des moyens inscrits dans les conventions.

II/ Missions et activités mutualisées

Activités mutualisées par la commune

A- Santé-Environnement

Inspection sur le domaine habitat (insalubrité et périls)

Risques sanitaires (bruits, déchets, contrôle hygiène alimentaire, contrôle des ondes

électromagnétiques, pollution de l’air intérieur, pollution des sols, suivi des eaux de baignade).

Emettre l’avis de la commune sur les dossiers d’enquêtes publiques (instruction du dossier et proposition au conseil municipal pour avis)

Suivi des dossiers Installations classées pour la protection de l’environnement (ICPE)

Dératisation, Désinsectisation, Désinfection sur bâtiments municipaux, pour les associations à

caractère social et les particuliers en difficulté

Gestion de la faune urbaine−enquête et capture

Suivi des permis de détention de chiens dangereux

Gestion des admissions en soins psychiatriques d’urgence

Veille réglementaire et suivi des vaccinations

Enregistrement et suivi des déclarations pour catastrophe naturelle

B- Sécurité et Astreintes

Sécurité incendie accessibilité Etablissements recevant du public (ERP) et manifestations publiques

Commissions Communales de sécurité et d’accessibilité

Instruction dossiers (demande de permis de construire, autorisations de travaux, aménagements) Planification des commissions

Visite des établissements

Aide à l’élaboration de dossiers Information du public

Avis technique sur dossiers manifestations publiques

Sécurité civile

Prévention et gestion des risques (naturels, technologiques, de civilisation) : Amélioration de la connaissance des risques prévisibles, Contribution à l'élaboration et au suivi des plans de gestion des risques (Plan de prévention des risques naturels (PPRn), Plan de prévention des risques technologiques (PPRt), Programmes d'actions de prévention contre les inondations (PAPI) et Plans de gestion des risques d'inondation (PGRI) pour risque inondation, expertise des projets de manifestations publiques

d’envergure

Préparation et gestion opérationnelle (Soutien technique et méthodologique aux communes en matière d'élaboration ou d’adaptation des Plans communaux de sauvegarde (PCS), Elaboration du Plan intercommunal de sauvegarde (PICS), Préparation à la gestion de crise, Coordination de la sécurité des

manifestations publiques d’envergure, au profit de l’autorité de police administrative)

Post−opérationnel : Exploiter le retour d’expérience opérationnel et assurer

l’actualisation des documents de planification opérationnelle

Astreintes

Organiser et optimiser le dispositif d'astreintes permanentes métropolitaines et communales (24hƒ24, 7Jƒ7, 365jƒan)

Exploiter le retour d’expérience opérationnel et assurer l’actualisation des plans

C- Pilotage et performance

Contrôle de gestion interne

Dialogue de gestion et analyse des écarts

Suivi de l’activité et de la performance (Projet annuel de performanceƒRapport annuel de

performance) (PAPƒRAP)

Analyse des coûts

Contrôle de gestion externe

Contrats complexes (Délégation de service public (DSP), partenariats public−privé (PPP),…) : création,

renouvellement, avenant, fin de contrats, contrôle financier

Suivi et contrôle des organismes satellites (Sociétés d’économie mixte, Sociétés publiques locales,

associations…), élaboration des rapports annuels CCSPL et commission de contrôle

Conseils et expertises financiers (grands projets, associations,…)

D- Evaluation des politiques et audit1

Evaluation des politiques publiques (recours à un prestataire externe)

Préparation et cadrage

Piloter, superviser les missions

1 Les missions identifiées aujourd’hui à la ville de Bordeaux en tant qu’Audit sont maintenues dans les activités C− Pilotage et performance et F− Conseil en organisation.

E- Développement durable

Définition et mise en œuvreƒanimation de la stratégie de développement durable

Pilotage et suivi de l’agenda 21 et du plan climat

Élaboration des différents documents ou études (ingénierie) : rapports annuels développement durable, bilans carbone, audits énergétiques.

Pilotage de projets de développement durable et réalisation d’actions spécifiques dans le domaine du

développement durable.

Production d’outils d’animation pour le compte de la commune : organisation de manifestations développement durable, élaboration de kits de communication (éco gestes, aides financières), animation des maisons éco citoyennes ƒdu développement durable

Accompagnement des changements de comportement

Expertise transversale sur les projets ville (ex : Projet éducatif territorial)

F- Conseil en organisation, démarche qualité, certification

Conseil en organisation

− Diagnostic organisationnel

− Accompagnement des directions sur les projets d’évolution et de recherche de performance : amélioration des modes de fonctionnement, des processus de travail, des procédures

− Accompagnement dans la mise en œuvre de projet de direction

− Mise en place d'un séminaire

Démarches de progrès ou amélioration continue

− Accompagnement à la mise en place d'une écoute clients internes

− Accompagnement méthodologique : analyse de processus, définition et formalisation,

− Amélioration continue

− Accompagnement vers des certifications

− Accompagnement et animation de réseaux

Animation :

− Aide à la mise en place et l’animation d’un réseau

− Séminaire

Accompagnement à l’animation et diffusion de la culture managériale

G- Communication interne

Médias papier : journal interne, lettre d’information Ressources Humaines type Zoom Rh, guide

d’accueil, guide d’information Ressources Humaines

Médias techniques : mise à jour des contenus de la page d’accueil de l’intranet IRIS et des rubriques

existantes, campagnes d’emailings

Evénementiel : accueil des nouveaux agents, cérémonie des vœux, cérémonie des médailles (en lien

avec la Direction des Ressources Humaines)

Communication managériale : réunions des directeurs, réunions des cadres, support d’information

destiné aux managers

Conseil en communication interneƒanimation auprès des directions

Coordination des grandes campagnes de communication interneƒvolet interne de campagnes globales

Animation des réseaux de contributeurs

H- Assemblées

Préparation matérielle et réglementaire des instances (Conseil, réunion des adjoints,…)

Participation aux instances et rédaction compte rendu

Suivi des travaux après conseil (recueil des délibérations, tenues des registres…)

Gestion des moyens des groupes politiques, gestion des données relatives aux élus

Gestion des représentations et des arrêtés

III/ Modalités de mise en œuvre

III−aƒ Les responsables en charge des activités du domaine Fonctions transversales du service commun s’engagent à mettre en œuvre une organisation en conformité avec les obligations et délais réglementaires en vigueur, les schémas directeurs adoptés par la commune, et le cas échéant les certifications obtenues par la commune :

− L’accompagnement méthodologique des démarches de certifications existantes et suivies actuellement par la direction évaluation et performance de la ville (Qualiville et Certicrèche) relèvera de la direction Conseil et organisation de la Métropole.

− Maintien du plan communal de sauvegarde

− Maintien du processus de validation des délibérations (Airs délib)

III-b/ Les modes de fonctionnement :

Les modes de fonctionnement ont pour objectif de décrire les interfaces entre les services de la commune et le service commun de la Métropole concernant le domaine.

− Identification des référents (commune, service commun) :

PREVENTION (Santé-environnement et Sécurité-astreintes)

Rôles et responsabilités pour le sous-domaine Prévention (Santé-environnement et Sécurité- astreintes)
Responsable thématique pour le service commun	Chefs de service (sécurité, santé−environnement et administration, Direction Prévention, Direction Générale des Territoires)
Responsable thématique pour la commune	Les DAF en lien avec le responsable du suivi du contrat

Types de saisines pour le sous-domaine Prévention (Santé-environnement et Sécurité-astreintes)
Saisine ordinaire	Service commun : Chefs de centre (habitat, thématiques émergentes, dératisation, désinfection, désinsectisation) ou chef de centre sécurité incendie ou sécurité civile Commune : les 4 Directeurs administratifs et financiers de la ville de Bordeaux
Saisine en urgence	Service commun : Chef de service (sécurité, santé− environnement et administration, Direction Prévention, Direction Générale des Territoires) Commune : les 4 Directeurs administratifs et financiers de la ville de Bordeaux

Saisine exceptionnelle Service commun : Directeur de la prévention, Direction Générale des Territoires Commune : les 4 Directeurs administratifs et financiers de la ville de Bordeaux

PILOTAGE ET PERFORMANCE

Rôles et responsabilités pour le sous-domaine Pilotage et performance
Responsable thématique pour le service commun	Directeur du contrôle de gestion
Responsable thématique pour la commune	Les DAF en lien avec le responsable du suivi du contrat

Types de saisines pour le sous-domaine Pilotage et performance
Saisine ordinaire	Service commun : Pour les dossiers en cours ou récurrents : Chargés de dossiers au sein de la direction contrôle de gestion Pour les nouveaux dossiers : Chef du service pilotage et gestion interne et chef du service contrôle de gestion externe Commune : les 4 Directeurs administratifs et financiers de la ville de Bordeaux ou les directions concernées
Saisine en urgence	Service commun : Chef du service pilotage et gestion interne ou Chef du service contrôle de gestion externe Commune : les 4 Directeurs administratifs et financiers de la ville de Bordeaux ou les directions concernées
Saisine exceptionnelle	Service commun : Directeur du contrôle de gestion Commune : les 4 Directeurs administratifs et financiers de la ville de Bordeaux ou les directions concernées

EVALUATION DES POLITIQUES/AUDIT

Rôles et responsabilités pour le sous-domaine Evaluation des politiques ƒaudit
Responsable thématique pour le service commun	Chef de service performance, évaluation et audit
Responsable thématique pour la commune	Les DAF en lien avec le responsable du suivi du contrat

Types de saisines pour le sous-domaine Evaluation des politiquesƒaudit
Saisine ordinaire	Service commun : − Pour les dossiers en cours ou récurrents : chargés de dossiers − Pour les nouveaux dossiers : Chef du service performance, évaluation et audit Commune : les 4 Directeurs administratifs et financiers de la ville de Bordeaux ou les directions concernées
Saisine en urgence	Service commun : Chef de service performance, évaluation et audit Commune : les 4 Directeurs administratifs et financiers de la ville de Bordeaux ou les directions concernées
Saisine exceptionnelle	Service commun : Chef de service performance, évaluation et audit

Commune : les 4 Directeurs administratifs et financiers de la ville

de Bordeaux ou les directions concernées

DEVELOPPEMENT DURABLE

Rôles et responsabilités pour le sous-domaine Développement durable
Responsable thématique pour le service commun	Directeur de l’Energie, l’Ecologie et Développement durable
Responsable thématique pour la commune	Les DAF en lien avec le responsable du suivi du contrat

Types de saisines pour le sous-domaine Développement durable
Saisine ordinaire	Service commun : Chargé(e) de projet, direction de l’Energie, l’Ecologie et Développement durable Commune : chargé(e) de dossier ou référents métier des directions
Saisine en urgence	Service commun : Chef de service référent, direction de l’Energie, l’Ecologie et Développement durable Commune : chargé(e) de dossier ou référents métier des directions
Saisine exceptionnelle	Service commun : Directeur de l’énergie, de l’écologie et du développement durable sous couvert du Directeur Général, direction Haute qualité de vie Commune : chargé(e) de dossier ou référents métier des directions

CONSEIL EN ORGANISATION, DEMARCHE QUALITE, CERTIFICATION

Rôles et responsabilités pour le sous-domaine Conseil en organisation, démarche qualité, certification
Responsable thématique pour le service commun	Directeur de la direction Conseil et Organisation
Responsable thématique pour la commune	Les DAF en lien avec le responsable du suivi du contrat

Types de saisines pour le sous-domaine Conseil en organisation, démarche qualité, certification
Saisine ordinaire	Service commun : Chargé de dossiers si dossier en cours, ou Directeur conseil et organisation si nouveau dossier Responsable du service Qualité pour les démarches Qualité Commune : les directeurs concernés
Saisine en urgence	Service commun : Directeur conseil et organisation Responsable du service Qualité pour les démarches Qualité Commune : les directeurs concernés
Saisine exceptionnelle	Service commun : Directeur conseil et organisation Commune : les directeurs concernés avec validation de leurs directeurs généraux

COMMUNICATION INTERNE

Types de saisines pour le sous-domaine Communication interne
Responsable thématique pour le service commun	Directrice de la communication interne
Responsable thématique pour la commune	Les DAF en lien avec le responsable du suivi du contrat

Types de saisines pour le sous-domaine Communication interne
Saisine ordinaire	Service commun : Pour les dossiers en cours : chargés de dossier Pour de nouveaux dossiers : Directrice de la communication interne Commune : référents communication interne, directions concernées ou les agents
Saisine en urgence	Service commun : Directrice de la communication interne Commune : référents communication interne, directions concernées
Saisine exceptionnelle	Service commun : Directrice de la communication interne Commune : directions concernées sous couvert de leurs directions générales

ASSEMBLEES

Rôles et responsabilités pour le sous-domaine Assemblées
Responsable thématique pour le service commun	Directeur des instances politiques de la ville de Bordeaux
Responsable thématique pour la commune	Les DAF en lien avec le responsable du suivi du contrat

Types de saisines pour le sous-domaine Assemblées
Saisine ordinaire	Service commun : Directeur des instances de la ville de Bordeaux Commune : directions concernées
Saisine en urgence	Service commun : Directeur des instances de la ville de Bordeaux Commune : directions concernées
Saisine exceptionnelle	Service commun : Directeur des instances de la ville de Bordeaux Commune : directions concernées

− Interfaces commune/service commun :

Bordeaux Métropole et la commune s’engagent à définir, à la mise en place des services communs, les interfaces décrivant les principaux points de contacts (points d’entrée et points de sortie) ainsi que les grandes étapes d’interaction entre la commune et le service commun métropolitain.

La direction Conseil et organisation communiquera auprès des directions de la ville de Bordeaux sur les modalités de saisine et les prestations de services possibles.

IV/ Les engagements de service

IV-a/ Les principales orientations et priorités de la commune dans le domaine Fonctions transversales :

Pour Prévention-sécurité :

− Optimiser le niveau de prestation en matière de périodicité du contrôle des Etablissements Recevant du Public (avec une priorité pour les locaux de sommeil et les établissements communaux type écoles et crèches)

− Mise en œuvre du plan d’action triennal hôtels meublés : évaluer, auditer et mettre en conformité la totalité du parc

Pour Sécurité civile et astreintes :

− Mise en œuvre du Plan communal de sauvegarde

− Organiser et structurer le dispositif d’astreintes commun

Pour Santé-environnement :

− Maintenir le niveau d’activité (inspection habitat, péril, risques sanitaires, hygiène alimentaire et déchets alimentaires, catastrophes naturelles, etc.) et notamment la participation aux actions coordonnées de lutte contre les incivilités et nuisances.

Les principales priorités / dossiers prioritaires du sous-domaine Pilotage et performance :

Pour le contrôle de gestion interne :

− Maintenir et adapter la démarche de pilotage de la ville, et la production des indicateurs existants (coûts consolidés transversaux, coût analytique d’un équipement)

− Assistance méthodologique aux services pour la définition des indicateurs d’activité

− Maintenir et développer le dialogue de gestion

Pour le contrôle de gestion externe :

− Contrôle financier des organismes partenaires de la ville et de ses contrats dits complexes : délégation de service public (DSP), partenariat public−privé (PPP) (possibilité de différents niveaux de contrôle)

− Analyse de la santé financière des organismes subventionnés (associations, sociétés d’économie mixte…), élaboration des rapports annuels

− Défense des intérêts financiers de la ville dans le cadre de ses relations partenariales

Les principales priorités / dossiers prioritaires du sous-domaine Evaluation des politiques /audit :

− Maintenir du dispositif d’évaluation des politiques publiques selon le programme de travail arrêté par le Comité de direction générale, sur proposition des directions générales.

− Maintenir l’accompagnement des directions dans l’analyse de la performance de leurs processus.

Les principales priorités / dossiers prioritaires du sous-domaine Développement durable :

− Préparer et rédiger le rapport annuel de développement durable

− Poursuivre et aller au terme du plan climat énergie territorial 2012−2016

− Maintenir l’expertise transversale développement durable dans les projets internes et externes de la ville

Les principales priorités / dossiers prioritaires du sous-domaine Conseil en organisation, démarche qualité, certification :

− Accompagner le changement lié à la réorganisation des services municipaux (mutualisation et transferts de compétences) d’un point de vue organisationnel et des processus.

− Maintenir l’accompagnement méthodologique dans les démarches de certification (Certicrèche et Qualiville).

Les principales priorités / dossiers prioritaires du sous-domaine Communication interne :

− Accompagner à la mise en place d’une nouvelle culture en veillant à associer en permanence les services municipaux

− Maintenir les médias techniques (en particulier l’information RH) sous réserve de la contribution du réseau des correspondants opérationnels

− Maintenir les réseaux métiers

Les principales priorités / dossiers prioritaires du sous-domaine Assemblées:

− Sécuriser le processus décisionnel et la légalité formelle des actes délibératifs

− Veiller à la bonne tenue et au bon déroulement des instances politiques municipales

Les engagements de service réciproques poursuivis grâce à la mutualisation du sous-domaine

Pilotage et performance sont :

Pour le contrôle de gestion interne :

− Maintenir la production des indicateurs existants (coûts consolidés transversaux, coût analytique d’un équipement)

− Apporter une assistance méthodologique dans la définition des indicateurs

Pour le contrôle de gestion externe :

− Devoir d’alerte sur la santé financière des organismes subventionnés en amont du versement (associations,…)

− Contrôle d’organismesƒcontrats (possibilité de différents niveaux de contrôle)

Les engagements de service réciproques poursuivis grâce à la mutualisation du sous-domaine Evaluation des politiques /audit sont :

− Réalisation et suivi d’évaluations de politiques publiques

Les engagements de service réciproques poursuivis grâce à la mutualisation du sous-domaine Développement durable sont :

− Piloter et suivre la politique de développement durable (Agenda 21, Plan climat…)

− Réaliser des actions en matière de développement durable (études, projets, rapports,…)

− Animer la politique de développement durable sur la commune et accompagner les changements de comportements des différents publics (collectivité, partenaire, ménage, entreprise, agent, scolaire,…)

Les engagements de service réciproques poursuivis grâce à la mutualisation du sous-domaine Conseil en organisation, démarche qualité, certification sont :

− Accompagner les services municipaux dans leurs demandes d’appui méthodologique (aide à l’élaboration du cahier des charges, à l’organisation de groupes de travail, à l’animation de groupes de travail, apport d’outils méthodologiques,…) conformément au cahier des charges défini conjointement.

Les engagements de service réciproques poursuivis grâce à la mutualisation du sous-domaine communication interne sont :

− Elaboration et réalisation de la stratégie de communication interne et élaboration des messages internes

− Diffusion de l’information reçue définie par les directions demandeuses

− Conseil en communication interne auprès des directions : s’engager à étudier toutes les demandes

Les engagements de service réciproques poursuivis grâce à la mutualisation du sous-domaine Assemblées sont :

− Assurer la sécurisation (procédure et forme) de la prise de décision politique (délibérations)

− Assurer la tenue des instances politiques selon une périodicité régulière et dans de bonnes conditions

IV-b/ Les indicateurs et valeurs cibles

Des éléments de volumétrie seront à identifier pour disposer d’une référence de volume d’activités transférées. Si le volume de dossiers traités par an augmente en année N, cette variation sera à prendre compte dans l’analyse de l’atteinte des niveaux d’engagement.

Sous-domaines de mutualisation	Engagements de service du domaine Fonctions transversales	Indicateurs (DéfinitionƒMode de calcul de l’indicateur)	Périodicité de suivi	Source de suivi*	Niveau de service constaté (et volumétrie correspondante)	Conditions de réalisation de l’engagement
Prévention et gestion des risques (santéƒenvironnement, préventionƒsécurité)	Engagement 1 : Respect des délais règlementaires (décliné par activité)	Indicateur 1 : Périodicité des contrôles par type d’établissements (en %)	Trimestrielle	Etablissement recevant du public : 21 dossiers traités	> 80%	Disponibilité des élus
Communication interne, Pilotage et performance, Développement durable, Conseil en organisation, démarche qualité, certification, Evaluation des politiques, audit	Engagement 2 : Réalisation d’un bilan annuel	Indicateur 2 : Discussion sur la base de ce bilan annuel	Annuelle		Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016.
	Engagement 3 : Formalisation d’une réponse aux demandes	Indicateur 3 : Nombre de demandes restées sans réponses	Annuelle		Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016.

*Sources : la commune justifie ici de la valeur du niveau de service atteint en année N (suivi d’activité automatisé, manuel, enquête de satisfaction, certification…). Cf article 2 du contrat d’engagement.

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ANNEXE POUR LE DOMAINE HABITAT – CONTRAT D’ENGAGEMENT

COMMUNE DE BORDEAUX

DOMAINE : HABITAT

I/ Moyens consacrés par la commune au domaine Habitat

Les moyens consacrés par la commune au domaine Habitat sont détaillés dans la convention de création des services communs liée au contrat d’engagement. Les objectifs poursuivis par la Métropole et la commune dans le cadre de ce contrat seront définis au regard des moyens inscrits dans les conventions.

II/ Missions et activités mutualisées dans le domaine Habitat

Activités mutualisées par la commune

Définition et évolution de la politique communale de l’habitat (stratégie globale, règlement d’interventions, outils réglementaires d’urbanisme) en partenariat avec la Direction générale des

solidarités et de la citoyenneté de la commune de Bordeaux

Suivi qualitatif et quantitatif de la production de logement et d’hébergement (programmation,

surfaces, typologies, mixité)

Gestion des dispositifs communaux d’aides à l’habitat (logement social, parc privé, précarité énergétique, ravalement des façades, accession abordable, projets spécifiques : habitat participatif,

structures, auto réhabilitation accompagnée, habitat groupé)

Suivi des obligations réglementaires de production et de dépenses en matière de logement social : Solidarité et renouvellement urbain (SRU) (négociation du triennal, inventaires du logement social,

bilan triennal, atteinte des dépenses déductibles)

Avis sur les cessions de logement social

Gestion des demandes de logement social, information des demandeurs Contributions au relogement des publics précaires

Observation : suivi des mises en service, mises en vente, ventes de logements neufs,

recensementƒsuivi des signalements des logements dégradés

Conduite des opérations de renouvellement urbain

III/ Modalités de mise en œuvre

III-a/ Les responsables en charge des activités du domaine Habitat du service commun s’engagent à mettre en œuvre une organisation en conformité avec les obligations et les délais réglementaires en vigueur, les schémas directeurs adoptés par la commune, et le cas échéant les certifications obtenues par la commune :

- Pas de certification identifiée à ce jour

III-b/ Les modes de fonctionnement :

Les modes de fonctionnement ont pour objectif de décrire les interfaces entre les services de la commune et le service commun de la Métropole concernant le domaine Habitat.

− Identification des référents (commune, service commun) :

Rôles et responsabilités pour le domaine Habitat
Responsable thématique pour le service commun	Directeur de l’Habitat et de la Politique de la Ville, Direction générale adjointe de l’Aménagement, Direction Générale Valorisation du territoire
Responsable thématique pour la commune	Le Directeur général des Solidarités et de la Citoyenneté, ville de Bordeaux en lien avec le responsable du suivi du contrat

Types de saisines pour le domaine Habitat
Saisine ordinaire	Service commun : Chargé de dossier, Direction de l’Habitat et Politique de la Ville, Direction Générale Adjointe de l’Aménagement, Direction Générale Valorisation du territoire Commune : Chargé de dossier communal, Direction Développement Social Urbain et Centre Communal d’Action Sociale Direction insertion
Saisine en urgence	Service commun : Directeur de l’Habitat et de la Politique de la Ville, Directeur général adjoint Aménagement, Direction Générale Valorisation du territoire Commune : Directeur Développement Social Urbain et Directeur Centre Communal d’Action Sociale Direction insertion
Saisine exceptionnelle	Service commun : Directeur général Adjoint Aménagement, Direction Générale Valorisation du territoire Commune : Directeur général adjoint des solidarités et de la citoyenneté

− Interfaces commune/service commun :

Les principales interfaces ont été travaillées avec la commune et sont décrites paragraphe V.

Bordeaux Métropole et la commune s’engagent à finaliser sur la base de ces éléments les processus pour la mise en place des services communs.

IV/ Les engagements de service

IV-a/ Les grandes orientations et principales priorités du domaine Habitat :

− Maintenir le niveau de service existant en matière d’accès au logement social et garantir le partenariat avec les services communaux en matière de gestion et d’information sur les attributions

− Intensifier la production de logements sociaux et promouvoir l’accession à la propriété en développant du logement abordable

− Aider les propriétaires privés à rénover leur logement, lutter contre le mal logement et la précarité énergétique

− Créer des logements adaptés pour les personnes vulnérables, et maintenir la qualité du réseau métier alliant habitat, prévention et insertion

− Garantir la mixité sociale et la qualité d’usage de l’offre dans la programmation de logements neufs et les opérations d’aménagement.

Les engagements de service réciproques poursuivis grâce à la mutualisation du domaine Habitat sont :

1- Maintenir la relation de proximité avec la Ville en matière d’action sociale, d’hygiène et de santé : gestion de la demande de logement social, articulation avec le Centre communal d’action sociale (CCAS) et le Directeur développement social urbaine (DDSU) pour les attributions de logements sociaux et les relogements et la gestion des enjeux de peuplement, appui à l’élaboration du projet social des structures d’hébergement, coordination avec le Point Information Logement, appui aux politiques seniors et handicap

2- Piloter la politique communale en matière d’habitat (élaboration, mise en œuvre, suivi des résultats) : Garantir une programmation en logement social cohérente avec les objectifs réglementaires (Solidarité et renouvellement urbain(SRU)). Définir la stratégie globale, instruction et gestion des aides communales au parc social, à l’accession abordable, au parc privé, à la précarité énergétique, au ravalement. Contrôle la qualité d’usage des logements et des objectifs de mixité sociale.

3- Produire les avis communaux sur le champ métropolitain de l’habitat : analyse et rendu des avis sur la programmation de logement social, sur les documents de planification urbaine (urbanisme réglementaire, OAP habitat), sur les ventes Habitat à loyer modéré (HLM), sur la mise en œuvre du droit de préemption urbain (repérage des déclarations d’intentions d’aliéner), sur la politique métropolitaine de peuplement.

IV-b/ Les indicateurs et valeurs cibles

Des éléments de volumétrie seront à identifier pour disposer d’une référence de volume d’activités transférées. Si le volume de dossiers traités par an augmente en année N, cette variation sera à prendre compte dans l’analyse de l’atteinte des niveaux d’engagement.

Engagements de service du domaine Habitat	Indicateurs (DéfinitionƒMode de calcul de l’indicateur)	Périodicité de suivi	Source de suivi*	Niveau de service constaté (et volumétrie correspondante)	Conditions de réalisation de l’engagement
Engagement 1 : Maintenir la relation de proximité avec la ville en matière d’action sociale	Indicateur 1 : Nombre de demandes de logement social ou de relogement satisfaites (dont orientées par Centre d’action communal d’action socialeƒDirection du développement social urbain (CCASƒDDSU) au regard de la volumétrie existante	Annuelle	Logiciel « base logement »	700 demandes satisfaitesƒan (contingent communal + autres contingents)	Dépendant des demandes et des livraisons de logements neufs et des remises à disposition de logement
Engagement 2 : Piloter la politique communale en matière d’habitat	Indicateur 2 : Nombre de logements soutenus financièrement (publics, privés, accession, ravalements, habitat participatif…) : Aides votées en conseil municipal, en commission, aides versées	Annuelle	Tableau Excel	− Logements sociaux : 700 nouveaux logements aidésƒan − Parc privé : 50 logements rénovés aidésƒan − Façades : 70 façades ravaléesƒan − Accession : 70 ménages aidés pour l’achatƒan − SLIME (accompagnement individuel contre la précarité énergétique) : 200 ménages accompagnés ƒ an	Dépendant des budgets alloués par la commune
Engagement 3 : Produire les avis communaux sur le champ métropolitain de l’habitat	Indicateur 3 : Nombre d’avis écrits rendus, participations aux instances de gouvernance	Annuelle	Notes, mails	Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016.

*Sources : la commune justifie ici de la valeur du niveau de service atteint en année N (suivi d’activité automatisé, manuel, enquête de satisfaction, certification…). Cf article 2 du contrat d’engagement.

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V/ Interfaces commune et services communs

« Point d’entrée » des demandes de la Commune
Quoi	A qui	Comment	Quand
Demande de logement social, relogement	Chef de service stratégie et solidarités urbaines	Transmission des dossiers reçus en mairie, articulation avec Centre communal d’action sociale (CCAS)ƒDirection développement social urbain (DDSU)ƒIn Cité pour ciblage des candidats logement social et accompagnement social lié au logement	Au fil de l’eau Réalisation des permanences d’accueil en mairie
Urbanisme réglementaire habitat (suivi évolution PLU)	Chef de service stratégie et solidarités urbaines	Saisine mail, courrier	En phase de modification ou de révision
Aides communales parc social, suivi SRU, avis triennal, avis vente HLM	Chef de service développement de l’offre	Saisine mail, transmission des dossiers reçus en mairie, consultation interactive sur le triennal	Au fil de l’eau
Dispositif communal accession abordable	Chef de service développement de l’offre	Saisine mail, transmission des demandes reçues en mairie	Au fil de l’eau
Qualité de l’offre, mixité, programmation	Chef de service développement de l’offre	Commission avant projet, ateliers de gouvernance des opérations d’aménagement	Lors des instances ou des réunions préparatoires
Dispositifs d’aides au parc privé, précarité énergétique et ravalement	Chef de service amélioration parc privé	Saisine mail, transmission des dossiers, demandes reçues en mairie (particuliers ou In Cité)	Au fil de l’eau
Lutte contre l’habitat indigne, suivi des signalements sur la commune	Chef de service amélioration parc privé	Saisine mail, transmission des dossiers	Au fil de l’eau
Contrat Local de Santé, politique senior ƒ handicap	Directeur de l’habitat et de la politique de la Ville	Participation aux instances partenariales, définition des stratégies d’intervention habitat dans ces domaines. Contribution au Contrat métropolitain de santé.	Invitation aux instances
Observation, suivi statistique (productions, ventes, etc…)	Directeur de l’habitat et de la politique de la Ville	Saisine par mail	A la demande

Point de « sortie »/ restitution à la Commune
Quoi	Qui	Comment	Quand
Demande de logement social, relogement	Chef de service stratégie et solidarités urbaines	Courriers, notes d’informations sur les attributions (élus, cabinet, Direction générale des solidarités et de la citoyenneté)	Après les commissions d’attributions bailleurs
Urbanisme réglementaire habitat (suivi évolution Plan local d’urbanisme	Chef de service stratégie et solidarités urbaines	Mail, courrier sur la prise en compte des attentes Ville, note de proposition	En phase d’élaboration

(PLU))
Aides communales parc social, suivi Solidarité et renouvellement urbain (SRU), avis triennal, avis vente Habitat à loyer modéré (HLM)	Chef de service développement de l’offre	Préparation des délibérations municipales, production de l’avis de la Ville sur le triennal, note de proposition, reporting paiement	Avant les instances
Dispositif communal accession abordable	Chef de service développement de l’offre	Préparation des délibérations municipales, note de proposition.	Avant les instances
Qualité de l’offre, mixité, programmation	Chef de service développement de l’offre	Elaboration et suivi tableaux de bord programmation, décision sur programme en Commission Administrative Paritaire (CAP), lien avec les chefs de projet d’opérations urbaines, note de proposition.	Au fil de l’eau
Dispositifs d’aides au parc privé, précarité énergétique et ravalement, Suivi des signalements	Chef de service amélioration parc privé	Préparation des délibérations municipales, notes de propositions, reporting, gestion et suivi du marché SLIME	Avant les instances
Observation, suivi statistique (productions, ventes, etc…)	Xxxxxxxxx xx x’xxxxxxx xx xx xx xxxxxxxxx xx xx Xxxxx ou chef de services concernés	Production de notes, tableaux de bord, cartographies	Au fil de l’eau

ANNEXE POUR LE DOMAINE TRANSPORTS, STATIONNEMENT ET MOBILITE – CONTRAT D’ENGAGEMENT

COMMUNE DE BORDEAUX

DOMAINE : TRANSPORTS, STATIONNEMENT ET MOBILITE

I/ Moyens consacrés par la commune au domaine Transport Stationnement et Mobilité

Les moyens consacrés par la commune au domaine Transport Stationnement et Mobilité sont détaillés dans la convention de création des services communs liée au contrat d’engagement. Les objectifs poursuivis par la Métropole et la commune dans le cadre de ce contrat seront définis au regard des moyens inscrits dans les conventions.

II/ Missions et activités mutualisées

Activités mutualisées par la commune - MOBILITE

Plan piéton

Définition des itinéraires piétons à aménager

Définition des jalonnements

Recensement des itinéraires à l’échelle locale, boucle verte

Proposition d’aménagement de voirieƒjalonnement

Le relais d’information des travaux et aménagements avec la métropole

Le suiviĎvaluation

Jalonnement directionnel routier (de mentions locales : services équipements activités SP), signalisation verticale et horizontale

Recensement des besoins

Prise en charge du 1er investissement (achat, pose et entretien)

Suivi de la prestation

Jalonnement piéton, cyclable, points d’informations

Recensement des besoins

Passation de marché

Suivi de la prestation

Plan et modalité de circulation

Définition de la politique et organisation de la circulation

Suivi et évaluation

Formulation des avis (sur Ies études d’aménagement d’espaces pubIics) pour le compte du maire sur la

politique et les aménagements

Préparation des éléments de sensibilisation et de communication auprès des riverains pour le compte

du Maire de quartier

Activités mutualisées par la commune - STATIONNEMENT

Stationnement sur domaine communal ouvert au public ou lié à une activité spécifique (commerce, activité culturelle)

Définition de la politique de stationnement (y compris stationnement deux roues)

Création et gestion des parkings de proximité

Maison du vélo

Accueil du public

Définition de la politique de prêt du vélo

Prêt de vélo (montage du contrat)

Suivi des contrats

Régie

Maintenanceƒréparation des vélos

Acquisition des vélos

Gestion des locaux

III/ Modalités de mise en œuvre

III-a/ Les responsables en charge des activités au domaine Transport Stationnement et Mobilité du service commun s’engagent à mettre en œuvre une organisation en conformité avec les obligations et délais réglementaires en vigueur, les schémas directeurs adoptés par la commune, et le cas échéant les certifications obtenues par la commune :

− Pas de certification identifiée à ce jour.

III-b/ Les modes de fonctionnement :

Les modes de fonctionnement ont pour objectif de décrire les interfaces entre les services de la commune et le service commun de la Métropole concernant le domaine Transports, Stationnement et Mobilité.

− Identification des référents (commune, service commun) :

Rôles et responsabilités pour le sous-domaine Stationnement
Responsable thématique pour le service commun	Directeur de la gestion des espaces publics, Pôle territorial de Bordeaux en lien avec le Directeur du développement et de l’aménagement (pour la mobilité) et le chef de service territorial (pour le jalonnement), Pôle Territorial de Bordeaux
Responsable thématique pour la commune	Directeur de la Proximité, Direction générale de la Proximité et des relations avec la population avec la contribution des directions générales de la ville de Bordeaux en lien avec le responsable du suivi du contrat

STATIONNEMENT

Types de saisines pour le sous-domaine Stationnement
Saisine ordinaire	Service commun : Responsable de centre voirie−espaces verts, Direction de la gestion de l’espace public, Pôle Territorial de Bordeaux Commune : Secrétaires généraux des mairies de quartier
Saisine en urgence	Service commun : Responsable de centre sous couvert du chef de service territorial, Direction de la gestion de l’espace public, Pôle Territorial de Bordeaux Commune : Secrétaires généraux des mairies de quartier et Directeur de la proximité
Saisine exceptionnelle	Service commun : Directeur de la gestion des espaces publics, Direction de la gestion de l’espace public, Pôle Territorial de Bordeaux Commune : Secrétaires généraux des mairies de quartier et Directeur de la proximité sous−couvert du directeur général proximité et relations à la population

MOBILITE

Types de saisines pour l’activité Mobilité
Saisine ordinaire	Service commun : Responsable de la cellule mobilité, Direction du développement et de l’aménagement, Pôle Territorial de Bordeaux Commune : Secrétaires généraux des mairies de quartier
Saisine en urgence	Service commun : Responsable de la cellule mobilité sous−couvert du chef de service, Direction du développement et de l’aménagement, Pôle Territorial de Bordeaux Commune : Secrétaires généraux des mairies de quartier et Directeur de la proximité
Saisine exceptionnelle	Service commun : Directeur Xxxxxxxxx xx xxxxxxxxxxxxx xx xx x’xxxxxxxxxxx, Xxxx Xxxxxxxxxxx xx Xxxxxxxx Commune : Secrétaires généraux des mairies de quartier et Directeur de la proximité sous−couvert du directeur général proximité et relations à la population

JALONNEMENT

Types de saisines pour l’activité Jalonnement
Saisine ordinaire	Service commun : Chef de centre Direction de la gestion de l’espace public Commune : Secrétaires généraux des mairies de quartier
Saisine en urgence	Service commun : Responsable de centre sous couvert du chef de service territorial Commune : Secrétaires généraux des mairies de quartier et Directeur de la proximité
Saisine exceptionnelle	Service commun : Directeur de la gestion des espaces publics Commune : Secrétaires généraux des mairies de quartier et Directeur de la proximité sous−couvert du directeur général proximité et relations à la population

− Interfaces commune /service commun :

Bordeaux Métropole et la commune s’engagent à définir, à la mise en place des services communs, les interfaces décrivant les principaux points de contacts (points d’entrée et points de sortie) ainsi que les grandes étapes d’interaction entre la commune et le service commun métropolitain.

IV/ Les engagements de service

IV-a/ Les principales priorités et orientations de la commune dans les sous-domaines : Stationnement :

− Maintenir la politique de stationnement

Mobilité :

− Assurer le fonctionnement du service de location de vélos et l’ouverture de la maison du vélo etƒou de ses sites extérieurs.

− Répondre à la demande (mise en place d’un jalonnement piéton, aménagement de voirie, sens de circulation)

IV-b/ Les indicateurs et valeurs cibles

Des éléments de volumétrie seront à identifier pour disposer d’une référence de volume d’activités transférées. Si le volume de dossiers traités par an augmente en année N, cette variation sera à prendre compte dans l’analyse de l’atteinte des niveaux d’engagement.

Engagements de service	Indicateurs (DéfinitionƒMode de calcul de l’indicateur)	Périodicité de suivi	Source de suivi	Niveau de service constaté (volumétrie correspondante)	Conditions de réalisation de l'engagement
Engagement 1 :	Indicateur 1 :	Mensuelle	Tableau de bord	Juin 2015 : 81%
Maintenir la qualité de	Rapport entre les vélos en		existants
service offerte par la	circulation et le parc actif (vélos en			Retirer les Pibals > à juillet 2015
Maison du vélo	état de marche − vols − non
	restitués)
	Indicateur 2 :	Mensuelle		En moyenne 304 ƒmois
	Nombre de nouveaux			(historique 1er semestre 2015)
	usagersƒnouveaux contrats (dans le
	cadre du passage au contrat
	unique)

*Sources : Ia commune justifie ici de Ia vaIeur du niveau de service atteint en année N (suivi d’activité automatisé, manueI, enquête de satisfaction, certification…). Cf articIe 2 du contrat d’engagement.

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ANNEXE POUR LE DOMAINE NUMERIQUE ET SYSTEMES D’INFORMATION – CONTRAT D’ENGAGEMENT

COMMUNE DE BORDEAUX

Propos liminaire à l’ensemble du domaine Numérique et Systèmes d’Information

La transition numérique est un mouvement de fond, qui s’accentue fortement. De simple adaptation et incorporation de nouveaux outils, elle devient un mouvement global, qui interroge les entreprises, les collectivités, les citoyens, les modes d’organisation, la culture et les champs d’actions de toutes les structures, transforme progressivement la société dans tous les domaines : économique, social, politique, éducatif, urbain, culturel, administratif…

Relever ces défis nécessite d’être innovant à tous les niveaux, d’anticiper le rythme soutenu d’évolution des technologies, de garantir la sécurité de l’information, de mettre en place des schémas de développement adaptés aux attentes de la population, des entreprises mais aussi aux enjeux majeurs de performance publique dans un contexte de ressources contraintes.

La mutualisation du numérique et des systèmes d’information au sein de service commun témoigne de la volonté, forte et partagée des communes et de la métropole de co−construire et développer ensemble une politique numérique ambitieuse au service et en support des politiques publiques communales et métropolitaines.

La taille critique ainsi atteinte doit favoriser l’efficience dans le service rendu, les économies d’échelle la mobilisation de partenaires, l’ingénierie de projets complexes et l’innovation. Elle doit également favoriser la construction d’une offre de service commune et apporter des garanties en matière de performance, de disponibilité et de sécurisation des infrastructures, des plateformes et des données, le tout dans un souci de développement durable.

Le besoin d’agilité et de transparence se concrétise par une série d’outils à construire ensemble qu’il s’agisse de la gouvernance, de l’ambition numérique partagée, des schémas numériques de chaque commune et de contrats d’engagement objet du présent document.

DOMAINE : NUMERIQUE ET SYSTEME D’INFORMATION

A. CO−CONSTRUCTION DE LA STRATEGIE NUMERIQUE COMMUNALE, GOUVERNANCE ET SECURITE

B. REALISATION DES PROJETS NUMERIQUES DE COMPETENCE COMMUNALE

C. FOURNITURE DES POSTES ET ENVIRONNEMENTS NUMERIQUES DE TRAVAIL ƒ ASSISTANCE UTILISATEURS

D. HEBERGEMENT, EXPLOITATION ET MAINTIEN EN CONDITIONS OPERATIONNELLES DES

SYSTEMES D’INFORMATION

I/ Moyens consacrés par la commune au domaine Numérique et systèmes d’informations

Les moyens consacrés par la commune au domaine Numérique et Systèmes d’Information sont détaillés dans la convention de création des services communs liée au contrat d’engagement. Les objectifs poursuivis par la Métropole et la commune dans le cadre de ce contrat seront définis au regard des moyens inscrits dans les conventions.

II/ Missions et activités mutualisées dans le domaine Numérique et Systèmes d’Informations

Activités mutualisées par la commune

A- Co-construction de la stratégie numérique communale, gouvernance et sécurité

• Animation de la veille technologique et de l’innovation au service des métiers

• Co−construction du Schéma Numérique Communal pluriannuel décliné par direction générale ƒ politique publique (horizon 3 ans, revu annuellement). En fonction des moyens projets transférés (humains et financiers), ce schéma pourra intégrer, en fonction des choix de la commune :

o Des projets propres à la commune ;

o Des projets collectifs qui seront proposés par le service commun en cas de besoins similaires (ex. état civil, e−éducation, médiathèques numérique en ligne, télé services, …)

o Des projets métropolitains ou mutualisés déployés sur la commune (ex. aménagement numérique du territoire, RH, Finances, …).

• Animation de la construction du document stratégique « Ambition Numérique 2020 » avec les élus en charge du numérique, les élus thématiques et les DGS

Pour I’année 2016, seront utiIisés Ies schémas Directeurs et pIans d’actions communaux Iorsqu’iIs préexistent. Le schéma d’ambition partagée et Ies schémas numériques communaux 2017−2020 seront éIaborés en 2016.

• Animation du rayonnement et des événements numériques majeurs (ex : Semaine Digitale)

• Gestion de la cartographie consolidée du système d’information intégré en cohérence avec le schéma d’urbanisation numérique et SI des services communs.

• Définition et contrôle de mise en œuvre des méthodes qualité et des normes applicables au domaine numérique et système d’information

• Elaboration de la politique de sécurité des systèmes d’information

• Management de la sécurité de l’information, gestion des risques, audits et conformité

• Homologations de sécurité déléguées pour les téléservices mutualisés le nécessitant

B- Réalisation des projets numériques de compétence communale

Etudes et conseil :

• Etude d'opportunité, indicateurs permettant de suivre le retour sur investissement (ROI) et la valeur attendue

• Pré−étude d’avant−projet

• Expertise

Conduite des projets :

• Pilotage et management des projets en lien avec les maitrises d’usage

• Etudes, conception et spécifications

• Passation et exécution des marchés

• Réalisation, développements et paramétrage

• Qualification, recette, intégration et pré−production

• Mise en production et déploiement

• Accompagnement au changement et formation

• Bilan de projet

Maintenance applicative :

• Maintenance corrective et réglementaire

• Maintenance évolutive

C- Fourniture des postes et environnements numériques de travail / assistance utilisateurs (1)

• Conception, préparation et mise à disposition d’un poste et d’un environnement de travail standardisé

• Gestion du parc de matériel

• Maintenance, réparation des équipements et maintien en condition opérationnelle des environnements numériques de travail

• Assistance aux utilisateurs (agents, élus et publics identifiés) :

o Enregistrement de tous types de demandes, incidents et support relatif au domaine NSI

o Résolution et clôture du ticket

• Formation des utilisateurs en matière de poste et environnement numérique de travail (en lien avec le service RH en charge de l’ingénierie et l’animation du dispositif de formation)

• Suivi des interventions et tableaux de bord

D- Hébergement, exploitation et maintien en conditions opérationnelles (MCO) des systèmes d’information (2)

Audit, conseil et conception des infrastructures

• Audit et conseil

• Ingénierie

• Mise en place, administration des infrastructures informatique et des réseaux

Hébergement, exploitation et maintien en condition opérationnelle des systèmes d’information

• Fourniture d’espace d’hébergement sécurisé en salle dédiée en interne ou chez un prestataire hébergeur

• Hébergement applicatif sur une infrastructure sécurisée, redondée de serveurs et de stockage avec son environnement logiciel (OS, SGBD, serveurs applicatifs, virtualisation…)

• Ingénierie d’intégration, d’exploitation et de surveillance des services applicatifs hébergés et des infrastructures

• Contractualisation et pilotage des prestations d’hébergements externalisés et suivi des engagements

• Ingénierie, mise en œuvre et administration de réseaux et de télécommunication

• Maintien en conditions opérationnelles des infrastructures (gestion des niveaux de

services, incidents et maintenances sécurité)

Hébergement, exploitation et maintien en condition opérationnelle des réseaux

• Ingénierie, mise en œuvre et administration de réseaux et de télécommunication

• Maintien en conditions opérationnelles des infrastructures et équipements (éléments actifs, bornes, fibre, …) et notamment exploitation ƒ construction ƒ maintenance des réseaux GFU, WIFI privés et publics

(1) On entend ici par « Poste et environnement numérique de travail ƒ assistance utilisateurs », l’ensemble des moyens mis à la disposition des utilisateurs pour leur permettre notamment de travailler, se connecter, éditer, être informé, communiquer. Sont notamment couverts par ce domaine :

• Le terminal (PC fixe, ordinateur portable, tablette, …), ses accessoires et les garanties associées,

• Les applications indispensables au fonctionnement du terminal (systèmes d’exploitation, licences matérielles et d’environnements, …),

• Les outils bureautiques et collaboratifs dont mail,

• Les services d’impression et de numérisation : individuels et collectifs,

• Les équipements et services de téléphonie (téléphone fixe, fax, téléphone mobile, smartphone, …),

• L’accès à internet et les abonnements de données éventuels,

• Les services de sécurisation du poste, de stockage et de sauvegarde,

• Ainsi que l’assistance et le support utilisateur afin de traiter les demandes etƒou incidents.

(2) La gestion des courants faibles n’est pas incluse dans le périmètre et devra s’organiser progressivement avec la direction des bâtiments le cas échéant.

III/ Modalités de mise en œuvre

III-a/ Les responsables en charge des activités du domaine Numérique et Systèmes d’information s’engagent à mettre en œuvre un service s’inscrivant dans un esprit de collaboration interactive, équitable et transparente entre les communes et le service commun métropolitain, en portant une attention toute particulière à :

− Garantir le maintien du niveau de service actuellement disponible et assurer le respect des engagements pris, qu’il s’agisse de niveau de performance, d’équipement ou de plage horaire d’intervention. Veiller notamment à la disponibilité et la continuité de service des applications métiers, au stockage et à la conservation des données ;

− Prendre en compte et traiter les attentes numériques et SI de chaque commune dans le cadre des moyens transférés ;

− Mettre en œuvre des approches globales et des réflexions transverses dans une logique de convergence permettant in fine de dégager des marges de manœuvre source de nouveaux projets et d’amélioration de la qualité de service ;

− Appuyer les orientations sur l’état de l’art en matière de démarches projets, de plateformes applicatives et technologiques.

D’une façon progressive, dans un souci de convergence et d’efficience, le service commun :

• Mettra en place un centre d’appel multicanal favorisant la prise en compte de l’assistance de premier niveau, la gestion des incidents et des demandes des utilisateurs ;

• Favorisera la convergence avec la construction progressive d’un socle partagé, consolidé, sécurisé sur lequel s’appuiera une offre de service applicative partagée ;

• Définira une offre de service s’appuyant sur de nouveaux standards en matière d’équipements favorisant les nouveaux usages (collaboratif, mobilité, ….). Il s’agira également de mettre en place des outils et processus d’intervention qui s’inspireront des bonnes pratiques issues du système de management de la qualité ITIL (Information Technology Infrastructure Library) ;

• Consolidera les infrastructures dans des salles informatiques sécurisées. La métropole se réserve la possibilité d’une externalisation partielle du système d’information, permettant d’intégrer des niveaux de service contraints, 24hƒ24 7 joursƒ7 ou encore des besoins ponctuels de capacité.

III-b/ Les modes de fonctionnement :

Les modes de fonctionnement ont pour objectif de décrire les interfaces entre les services de la commune et le service commun de la Métropole concernant le domaine Numérique et Systèmes d’Information.

Bordeaux Métropole et les communes s’engagent à formaliser des modes de fonctionnement à la mise en place des services communs, les éléments présentés ci−après constituant de premiers éléments explicatifs des modes de fonctionnement envisagés. L’ensemble des modes de fonctionnement qui seront progressivement mis en œuvre s’appuieront sur des référentiels de bonnes pratiques déjà déployés dans plusieurs collectivités impliquées dans la mutualisation. Ainsi le contenu de l’ensemble de ces annexes s’est fortement appuyé sur ces documents de référence tels que ITIL (Information Technology Infrastructure Library), ISO 9001, CMMI (Capability Maturity Model for Integration), COBIT (Control Objectives for Information and Related), TCO (Total Cost of Ownership − modèle du GARTNER Group), ISO 17799 (bonnes pratiques en matière de sécurité des SI).

DOCUMENTS DE REFERENCE

L’organisation proposée permettra d’animer l’élaboration d’un schéma numérique communal décliné par direction générale ƒ politique publique et centré sur les services à la population : proximité, éducation, culture, citoyenneté, social, … Ce document intégrera également les projets métropolitains et transverses déployés sur la commune (ex. Aménagement numérique du territoire, mobilité, collaboratif, Finances, RH ,…). Ce schéma, élaboré sous la responsabilité des élus communaux, en lien avec les services de la commune et le service commun, constituera le document de référence pour planifier et suivre l’ensemble des projets numériques portés sur la commune au regard des moyens projets transférés (humains et financiers).

Ces travaux s’appuieront sur un cadre stratégique partagé « Ambition Digitale 2020 » portant la vision et l’ambition commune des collectivités. Ce document sera élaboré par l’ensemble des acteurs du territoire : élus en charge du numérique, élus thématiques, les directions générales des collectivités, les autres collectivités, les collectifs citoyens, l’Etat, les entreprises, l’université, les écoles et les associations.

GOUVERNANCE :

Afin d’assurer la définition et la mise en œuvre de ces documents ainsi que le suivi du présent contrat d’engagement, il est proposé de mettre en place la comitologie suivante :

Comité numérique stratégique par thématique ƒ politique publique

• Objet : Elabore, valide et porte le schéma numérique par thématique ƒ politique publique, sa mise à jour annuelle et assure un point d’avancement à mi− année sur les projets prévus.

• Participants :

o Pour la commune : EIu en charge du numérique (ou d’un représentant désigné par Ie Maire), des éIus thématiques, seIon Ies dossiers abordés, du Directeur GénéraI des Services et des DGA concernés.

o Pour le service commun : Ie responsabIe en charge du contact avec Ia commune concernée (DSI actueI pendant Ia phase de transition), Ies directeurs en charge des programmes numériques concernés, Ie Directeur GénéraI en charge du service commun.

• Fréquence : annuel à bi−annuel

Comité de suivi du contrat d’engagement :

• Objet : Analyse des indicateurs de réalisé, identification de piste d’amélioration éventuelle et des nouveaux besoins à anticiper : nouveaux projets, nouveaux équipements, …

• Participants :

o Pour la commune : Ie Directeur GénéraI des Services (ou son représentant), référent pour Ie suivi du contrat d’engagement.

o Pour le service commun : un représentant de Ia Direction d’appui administrative et financière, Ie Directeur en charge de I’assistance et de I’offre de service, Ie responsabIe en charge du contact avec Ia commune concernée (DSI actueI pendant Ia phase de transition).

• Fréquence : trimestriel

Point d’avancement opérationnel : Suivi continu des activités liées au Numérique et aux SI pour la commune conformément au rythme actuel.

A ces comités de suivi et de pilotage pour la commune s’ajouteront les comités mis en œuvre dans le cadre des projets.

ROLES ET RESPONSABILITES

Rôles et responsabilités globales sur le domaine
Responsable pour le service commun	Responsable du service commun en charge du contact avec la commune concernée (DSI actuel pendant la phase de transition) représentant le Directeur général du service commun.
Responsable pour la commune	Les DAF en lien avec le responsable du suivi du contrat d’engagement représentant le Directeur général des services et sous couvert de l’élu en charge du numérique

Types de saisines	A− Co−construction de la stratégie numérique communale, gouvernance et sécurité	B− Réalisation des projets numériques de compétence communale	C− Fourniture des postes et environnements numériques de travail ƒ assistance utilisateurs	D− Hébergement, exploitation et maintien en conditions opérationnelles (MCO) des systèmes d’information
Saisine ordinaire	Commune : Référent en charge du suivi du contrat d’engagement Service commun : Responsable du service commun en charge du contact avec la commune concernée (Direction des Systèmes d’information actuelle pendant la phase de transition)	Commune : Chef de projet − maîtrise d’usage Service commun : Chef de projet service commun	Commune : utilisateur (élu, agent, citoyen, …) Service commun : Centre d’appel	Commune : Responsable applicatif métier Service commun : Chefs de service de la Direction des Infrastructures et de la Production
Saisine en urgence	Commune : Direction Générale Adjointe de la commune Service commun :	Commune : Directeur métier Service commun : Directeur des	Commune : Chef de service de l’utilisateur Service commun: Chef de service centre	Commune : Chef de service en charge de l’application Service commun :
	Adjoints au Directeur	programmes	d’appel et pilotage	Directeur des
	Général du service	numériques concerné		Infrastructures et de la
	commun.			Production
Saisine exceptionnelle	Commune : Directeur Général des Services Service commun : Directeur Général du	Commune : Directeur Général des Services Service commun : Adjoint au Directeur	Commune : Directeur en charge de l’utilisateur Service commun :	Commune : Directeur en charge de l’application Service commun :
	service commun.	Général en charge des	Directeur de l’assistance	Adjoint au Directeur
		programmes	et de l’offre de service	Général en charge de la
		numériques		Stratégie et des
				Systèmes d’information

IV/ Les engagements de service

IV-a/ Les engagements de service généraux et priorités

Les principales priorités ƒ dossiers prioritaires en matière de numérique et de SI sont les suivants :

La Ville de Bordeaux aborde depuis plusieurs années le développement du numérique à travers son agenda ‘Bordeaux Cité Digitale’ décliné en plusieurs axes qui ont en commun l’amélioration du cadre de vie de ses habitants, l’interaction avec une population de plus en plus connectée, nomade et multi−écrans, la transmission des savoirs, le lien social, l’attractivité du territoire pour ses entreprises, mais aussi la performance organisationnelle et économique de la municipalité. Il s’agira de poursuivre cette dynamique :

− au niveau e−education en poursuivant un ambitieux programme d’équipement d’outils numériques dans les écoles et d’accompagnement aux nouveaux usages pédagogiques et éducatifs qui s’en dégagent (apprentissage des langues, du code, …),

− en matière de solidarité numérique en créant du lien entre les différentes entités de la ville déjà acteurs sur ce sujet mais également en développant des partenariats avec des associations afin de répondre aux enjeux du territoire

− sur les e−services en renforçant son action de développement de services utiles, accessibles et de qualité pour ses citoyens de plus en plus connectés et mobiles. En poursuivant le développement et l’intégration de nouveaux services sur xxxxxxxx.xx et en développant des services de sollicitations citoyennes (Marketing direct),

− Sur la e−culture avec la déclinaison opérationnelle de la labellisation Bibliothèque numérique de référence et le développement des fonds multimédia dans les bibliothèques de quartier, l'évolution du portail des bibliothèques, le développement de l’offre multimédia dans les musées de la ville et de leurs sites Internet, l'élaboration du projet numérique du Muséum, l'enrichissement et le développement du site Internet des Archives, l'élaboration du projet de Conservatoire numérique, le développement des propositions multimédia à Bordeaux Patrimoine Mondial, la mise en place du volet numérique de la Cité du vin et les projets d’évolutions des solutions en place et notamment du SIGB, de la gestion des collections.

− Sur la performance des services : le renouvellement du système d’information ‘enfance et petite enfance’, l’unification des outils de recouvrement des droits de voirie et des droits de place, la dématérialisation et l’archivage électronique, le contrôle d’accès et l’évolution de la billetterie des équipements sportifs, le développement du SIG et des tableaux de bords, des outils de géolocalisation, la gestion des résidents, le renouvellement du logiciel de recensement des jeunes, l’annuaire des associations et l’évolution de la plateforme de l’engagement

− Sur les infrastructures enfin, en mettant à disposition des services performants, sécurisés, innovants, efficaces énergétiquement accompagnés de politiques de gestions optimisées visant la maîtrise des coûts.

IV-b/ Les indicateurs et valeurs cibles

Des éléments de volumétrie seront à identifier pour disposer d’une référence de volume d’activités transférées. Si le volume de dossiers traités par an augmente en année N, cette variation sera à prendre compte dans l’analyse de l’atteinte des niveaux d’engagement.

Sous−domaines de mutualisation	Engagements de service du domaine Numérique et systèmes d’informations	Indicateurs (Définition/ Mode de calcul de l’indicateur)	Périodicité de suivi	Source de suivi‡	Niveau de service constaté (et volumétrie correspondante)	Conditions de réalisation de l’engagement
A. Co−construction de la stratégie Numérique communale, Gouvernance et Sécurité	Engagement 1.1 : Produire et actualiser un plan d’actions pluriannuel pour la commune	Indicateur 1.1.1 : Elaboration et mise à jour annuelle d’un schéma Numérique communal (sur 3 ans)	Annuelle	Livrable	Existence : Oui : agenda Digital 2014 −2017 Fréquence de mise à jour : annuelle
	Engagement 1.2 : Maitriser les risques liés aux systèmes d’information	Indicateur 1.2.1 : Niveaux de maturité en sécurité des systèmes d’information sur la base de la norme ISO 27001	Annuelle	Audit	Existence : Oui − audit réalisé en mars 2014 Niveau constaté (/5): conformité 3, continuité 1, incidentiel 1 , organisation/RH 2.5, Accès 1.5
B. Réalisation des projets numériques de compétence communale	Engagement 2.1 : Réaliser les projets conformément aux priorités partagées et définies au schéma numérique communal	Indicateur 2.1 : Charge consacrée aux projets	Mensuelle ou trimestrielle	Outil de gestion de projets	2470 j/h consacrés chaque année aux projets
	Engagement 2.2 : Maintenir les applications métiers du système d’information de la commune	Indicateur 2.2 : Etendue du parc applicatif maintenu	Annuelle	Outil gestion de projet	Inventaire du parc applicatif transféré annexé à la convention
C. Fourniture des postes et environnements numériques de travail / assistance utilisateurs	Engagement 3.1 : Assurer le renouvellement des postes et environnements numérique de travail (PENT)	Indicateur 3.1.1 : Taux de modernisation du parc des PENT actuels	Annuelle	Inventaire du parc des PENT	Renouvellement tous les 5 ans (+ ou – 2 ans selon les équipements et les usages)
	Engagement 3.2 : Maintenir les horaires d’ouverture du service d’assistance /support de la commune	Indicateur 3.2.1 : Heures d’ouvertures de l’assistance / support sur le niveau 1	Annuelle	Données d’exploitation du service	8h30 – 18h du lundi au vendredi
	Engagement 3.3 : Assurer la prise en compte de la demande ou de l’incident dans les meilleurs délais	Indicateur 3.3.1 : Délai de traitement des demandes	Mensuelle ou trimestrielle	Centre d’assistance et de support utilisateurs	Les nouvelles demandes sont prises en compte et traitées dans un délai maximum de deux semaines.
		Indicateur 3.3.2 : Délai de résolution des incidents par criticité			75% des incidents sont résolus lors du premier appel au centre de contact
D. Hébergement, exploitation et maintien en conditions opérationnelles	Engagement 4.1 : Assurer la disponibilité et la continuité de service des applications et services métiers critiques	Indicateur 4.1 : Délai de remise en service	Mensuelle ou trimestrielle	Direction des infrastructures et de la production	Selon la complexité : entre ½ journée et 1 jour

(MCO) des systèmes d’information	Engagement 4.2 : Assurer le stockage et la conservation des données et des informations de la commune	Indicateur 4.2.1 : Délais de restauration	Annuelle	Direction des infrastructures et de la production	Varie selon le support de sauvegarde − entre ½ heure et 1 jour après prise en compte du délai d’intervention
		Indicateur 4.2.2 : Durée maximum d’enregistrement des données qu’il est acceptable de perdre			Une journée

*Sources : Ia commune justifie ici de Ia vaIeur du niveau de service atteint en année N (suivi d’activité automatisé, manueI, enquête de satisfaction, certification…). Cf articIe 2 du contrat d’engagement.

ANNEXE POUR LE DOMAINE « DOMAINE PUBLIC/PROPRETE » – CONTRAT D’ENGAGEMENT

COMMUNE DE BORDEAUX

DOMAINE : DOMAINE PUBLIC/PROPRETE

I/ Moyens consacrés par la commune au domaine « Domaine public/Propreté »

Les moyens consacrés par la commune au domaine « Domaine public/Propreté » sont détaillés dans la convention de création des services communs liée au contrat d’engagement. Les objectifs poursuivis par la Métropole et la commune dans le cadre de ce contrat seront définis au regard des moyens inscrits dans les conventions.

II/ Missions et activités mutualisées ou régularisées dans le domaine « Domaine publicƒPropreté »

Activités régularisées par la commune*

Nettoyage courant de la voirie : balayage manuel et mécanique, lavage, désherbage, enlèvement de dépôts sauvages sur le Domaine Public Voirie, ses accessoires et mobiliers urbains associés de façade à façade (trottoirs, caniveaux, fossés), places classées Métropole, marchés de plein air sur voirie, et sur ces mêmes

domaines, après manifestations publiques.

Nettoyage des sanitaires sur le domaine public métropolitain

Balayage et ramassage des feuilles sur le domaine public métropolitain

Nettoyage et collecte des corbeilles sur le domaine public métropolitain

Pose, maintenance et réalimentation des distributeurs de poches à déjections canines sur domaine public

métropolitain

Enlèvement des dépôts sauvages sur le domaine public métropolitain : ramassage

Facturation de l’enlèvement d’office sur le domaine public métropolitain

Enlèvement des animaux morts sur le domaine public métropolitain

*Hors fontaines patrimoniales et jardinsƒespaces verts

Activités mutualisées par la commune

Nettoyage courant des horodateurs, panneaux d’affichage libre, monuments, armoires réseaux…

Nettoyage des fontaines (traitement de l’eau)

Nettoyage des sanitaires sur le domaine public communal

Balayage et ramassage des feuilles sur le Domaine public communal

Nettoyage et collecte des corbeilles et cendriers sur les espaces publics communaux

Pose, maintenance et réalimentation des distributeurs de poches à déjections canines sur domaine public

communal

Nettoyage courant sur domaine public communal : marchés de plein air hors voirie, parcs et jardins, aires de

jeux et après manifestations

Pose et dépose de bennes et matériels de tri pour le compte des manifestations

Enlèvement des dépôts sauvages sur le domaine public communal

Facturation de l’enlèvement d’office (déchets et bacs) sur le domaine public communal

Enlèvement de tags et affichages sauvages:

− Sur l’espace public

− Sur les façades en limite de domaine public

− Sur les Œuvres (sur demande exceptionnelle)

Pose et dépose de bennes pour collecte en apport volontaire des déchets verts

Ramassage des encombrants en porte−à−porte sur rendez−vous

Gestion (triƒvalorisation) des déchets des bâtiments communaux (y compris déchets dangereux, alimentaires….)

Enlèvement des animaux morts sur le domaine public communal

NB :

− La pose et la maintenance du mobilier urbain est traitée dans la fiche annexe « Domaine Public Voirie »

− La surveillance du domaine public et le signalement d’incidents sont traités dans la fiche annexe

« Domaine Public Voirie ».

III/ Modalités de mise en œuvre

III-a/ Les responsables en charge des activités du domaine « Domaine publicƒPropreté » du service commun s’engagent à mettre en œuvre une organisation en conformité avec les obligations et délais réglementaires en vigueur, les schémas directeurs adoptés par la commune, et le cas échéant les certifications obtenues par la commune :

− Pas de certification identifiée à ce jour.

III-b/ Les modes de fonctionnement :

Les modes de fonctionnement ont pour objectif de décrire les interfaces entre les services de la commune et le service commun de la Métropole concernant le domaine « Domaine publicƒPropreté

».

− Identification des référents (commune, service commun) :

Rôles et responsabilités pour le domaine « Domaine public/Propreté »
Responsable thématique pour le service commun	Directeur de la gestion de l’espace public du Pôle Territorial de Bordeaux
Responsable thématique pour la commune	Directeur de la Proximité, Direction générale de la Proximité et des relations avec la population avec la contribution des directions générales de la ville de Bordeaux en lien avec le responsable du suivi du contrat

Types de saisine pour le domaine « Domaine public/Propreté »
Saisine ordinaire	Service Commun : Chef de centre Propreté, Direction de la gestion de l’espace public, Pôle Territorial de Bordeaux Commune : responsables techniques des mairies de quartier
Saisine en urgence	Service Commun : Chef de centre Propreté, Direction de la gestion de l’espace public, Pôle Territorial de Bordeaux, sous couvert du Chef de service territorial, Direction de la gestion de l’espace public, Pôle Territorial de Bordeaux (à qualifier selon la nature de

	la demande) Commune : responsables techniques des mairies de quartier
Saisine exceptionnelle	Service Commun : Directeur de la Gestion de l’Espace Public, Pôle Territorial sous couvert de l’Adjoint au Directeur Général en charge du Pôle Territorial de Bordeaux Commune : Directeur de la proximité

− Interfaces commune/service commun :

Bordeaux Métropole et la commune s’engagent à définir, à la mise en place des services communs, les interfaces décrivant les principaux points de contacts (points d’entrée et points de sortie) ainsi que les grandes étapes d’interaction entre la commune et le service commun métropolitain.

IV/ Les engagements de service

IV-a/ Les engagements de service généraux et les priorités :

Les principales priorités / dossiers prioritaires du domaine « Domaine public/Propreté » :

− Assurer la définition annuelle et la mise en œuvre du plan estival

− Maintenir le niveau de service sur la base des moyens mutualisés et régularisés

− Maintenir les objectifs environnementaux (« 0 Phyto », réutilisation des eaux de piscines, de parkings, des points géothermiques, etc.)

− Maintenir le niveau de réactivité actuel aux demandes des usagers et des élus

Les engagements de service réciproques poursuivis grâce à la mutualisation du domaine Propreté sont :

− Poursuivre de manière coordonnée toutes les actions de sensibilisation et toutes les mesures tendant à faire respecter notre environnement xxxxxx

XX-b/ Les indicateurs et valeurs cibles

Des éléments de volumétrie seront à identifier pour disposer d’une référence de volume d’activités transférées. Si le volume de dossiers traités par an augmente en année N, cette variation sera à prendre compte dans l’analyse de l’atteinte des niveaux d’engagement.