MANUALE DI GESTIONE DEI DOCUMENTI

(D.P.C.M. 3 Dicembre 2013)

SEZIONE I – DEFINIZIONI ED AMBITO DI APPLICAZIONE 4

Articolo 1 Ambito di applicazione. 4

Articolo 2 Definizioni 4

SEZIONE II - DISPOSIZIONI GENERALI 10

Articolo 3 Area organizzativa omogenea 10

Articolo 4 Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi 10

Articolo 5 Modello organizzativo adottato per la gestione dei documenti e funzioni del Responsabile della Direzione/Dipartimento/U.O. 11

Articolo 6 Unicità del protocollo informatico 11

Articolo 7 Eliminazione dei protocolli interni 12

Articolo 8 Funzioni della registrazione di protocollo 12

SEZIONE III - PRODUZIONE DEI DOCUMENTI 12

Articolo 9 Regole generali 12

Articolo 10 Formazione dei documenti e contenuti minimi 12

Articolo 11 Formato dei documenti informatici 13

Articolo 12 Sottoscrizione dei documenti informatici 13

Articolo 13 Metadati dei documenti informatici 13

Articolo 14 Formazione dei documenti cartacei 14

Articolo 15 Documenti cartacei: originali, minute e copie 14

Articolo 16 Documenti informatici: originali, duplicati, copie 14

Articolo 17 Tutela della riservatezza 15

SEZIONE IV - RICEZIONE DEI DOCUMENTI 15

Articolo 18 Ricezione dei documenti informatici 15

Articolo 19 Ricezione dei documenti su supporto cartaceo 16

Articolo 20 Ricezione di notificazioni di atti 17

Articolo 21 Documenti su supporto cartaceo indirizzati nominativamente al personale dell’Azienda 17

Articolo 22 Ricezione dei documenti trasmessi per posta elettronica convenzionale 17

Articolo 23 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti 17

Articolo 24 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici 18

Articolo 25 Documenti di competenza di altre amministrazioni o di altri soggetti 18

SEZIONE V - REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI 18

Articolo 26 Documenti soggetti a registrazione di protocollo 18

Articolo 27 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo 19

Articolo 28 Documenti interni 19

Articolo 29 Registrazione di protocollo dei documenti e gestione dell’anagrafica 19

Articolo 30 Registrazione di protocollo dei documenti interni 20

Articolo 31 Protocollo riservato 20

Articolo 32 Segnatura di protocollo dei documenti informatici 20

Articolo 33 Segnatura di protocollo dei documenti cartacei 21

Articolo 34 Termini di registrazione e differimento 21

Articolo 35 Protocollazione di un numero consistente di documenti 22

Articolo 36 Documenti inerenti a gare d’appalto 22

Articolo 37 Documenti su supporto cartaceo ricevuti o spediti xxx xxx 00

Articolo 38 Documenti con una pluralità di indirizzi aziendali 22

Articolo 39 Documenti non firmati e documenti anonimi 23

Articolo 40 Annullamento delle registrazioni di protocollo 23

SEZIONE VI - CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI 23

Articolo 41 Piano di conservazione dell’archivio 24

Articolo 42 Modalità di esecuzione dell’operazione di classificazione dei documenti 24

SEZIONE VII - ASSEGNAZIONE, RECAPITO E PRESA IN CARICO DEI DOCUMENTI 24

Articolo 43 Assegnazione dei documenti 24

Articolo 44 Modifica delle assegnazioni 25

Articolo 45 Corrispondenza di particolare rilevanza: recapito e presa in carico 25

SEZIONE VIII SCANSIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO 26

Articolo 46 Scansione dei documenti 26

Articolo 47 Modalità di svolgimento del processo di scansione 26

SEZIONE IX FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI 27

Articolo 48 Identificazione dei fascicoli e dei sottofascicoli 27

Articolo 49 Processo di formazione dei fascicoli 28

Articolo 50 Tenuta dei fascicoli cartacei o misti (documenti cartacei e documenti informatici) dell’archivio corrente 29

SEZIONE X - SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI 29

Articolo 51 Spedizione dei documenti su supporto cartaceo 29

Articolo 52 Spedizione dei documenti informatici 29

SEZIONE XI - ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI 30

Articolo 53 Gestione degli archivi e relative responsabilità 30

Articolo 54 Archivio aziendale 30

Articolo 55 Serie archivistica 31

Articolo 56 Criteri di archiviazione 31

Articolo 57 Versamento dei fascicoli nell’archivio di deposito 31

Articolo 58 Responsabile della conservazione dei documenti informatici 32

Articolo 59 Scarto d’archivio e versamento nell’archivio storico 33

Articolo 60 Accesso agli archivi di deposito e storico da parte di personale interno all’Azienda. Relativa movimentazione. 33

Articolo 61 Consultazione dei documenti da parte di personale esterno all’Azienda 33

SEZIONE XII - REGISTRI 34

Articolo 62 Registro giornaliero informatico di protocollo 34

Articolo 63 Registro di emergenza 34

SEZIONE XIII - ACCESSIBILITÀ AL SISTEMA DI PROTOCOLLO INFORMATICO E RELATIVO PIANO DI SICUREZZA 35

Articolo 64 Accesso da parte degli uffici utente 35

Articolo 65 Procedura informatica e Piano di sicurezza 35

SEZIONE XIV – NORME FINALI E TRANSITORIE 36

Articolo 66 Modalità di aggiornamento e comunicazione del manuale 36

Allegati

Allegato n. 1 - Organigramma Allegato n. 2 – Formati

Allegato n. 3 – Istruzioni per la sottoscrizione di documenti digitali Allegato n. 4 – Elenco indirizzi PEC aziendali

Allegato n. 5 – Istruzione per il controllo della validità delle firme digitali e per l’apertura dei documenti firmati digitalmente

Allegato n. 6 - Istruzioni per il salvataggio di messaggi di posta elettronica Zimbra

Allegato n. 7 - Elenco dei documenti, anche interni, esclusi dalla registrazione di protocollo

Allegato n. 8 – Registri particolari per il trattamento di registrazioni informatiche, albi, elenchi, raccolte dati concernenti stati, qualità personali e fatti e documenti soggetti a registrazione particolare e relative modalità di trattamento

Elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare e relative modalità di trattamento Allegato n. 9 - Standardizzazione delle registrazioni di protocollo

Allegato n. 10 - Richiesta di annullamento di numero di protocollo Allegato n. 11 - Titolario di classificazione

Allegato n. 12- Piano di conservazione e scarto dei documenti d’archivio (Massimario) e Regolamento per lo scarto. (deliberazione n. 65 del 11.5.2010)

Allegato n. 13 - Modulo per il prelevamento di fascicoli in archivio Allegato n. 14 - Modalità di utilizzo del Protocollo di Emergenza

Allegato n. 15 – Flussi dei documenti ricevuti, inviati ed interni soggetti a registrazione di protocollo.

SEZIONE I – DEFINIZIONI ED AMBITO DI APPLICAZIONE

Articolo 1 Ambito di applicazione

1. Il presente manuale di gestione dei documenti è aggiornato ai sensi dell’articolo 5 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013 “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005” e sostituisce il Manuale di Gestione approvato con deliberazione n. 103 del 27.08.2007.

2. Esso descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti prodotti e acquisiti dall’Azienda USL di Imola nell’esercizio della propria attività, anche di quelli non soggetti a registrazione di protocollo. In particolare disciplina:

- le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali dell’Azienda U.S.L.;

- le modalità di utilizzo e di funzionamento dell’applicativo Proteus PA (software per la gestione del protocollo Informatico per la Pubblica Amministrazione) per lo svolgimento delle attività di registrazione di protocollo e di gestione della documentazione;

- la tenuta dell’archivio corrente, di deposito e storico, comprese le procedure di scarto dei documenti.

3. La tenuta, la conservazione e la gestione della documentazione sanitaria (cartelle cliniche, referti, lastre, ecc.) rimane in carico ai Dirigenti medici.

4. Il presente Manuale si applica anche alla documentazione sanitaria limitatamente a quanto non diversamente disposto dalla normativa di riferimento, fatto salvo quanto precisato al precedente comma.

Articolo 2 Definizioni

1. Ai fini del presente manuale s’intende:

(a) per Azienda, l’Azienda U.S.L. di Imola;

(b) per Responsabile ufficio utente, il Responsabile della Direzione/Dipartimento/U.O. cui l’ufficio utente appartiene oppure il Responsabile della Direzione/Dipartimento/U.O. che svolge la relativa funzione (cfr. allegato n. 1);

n. 1 ;

(d) per documento analogico, la rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti;

(e) per documento informatico, la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti;

(f) per firma elettronica, l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica;

(g) per firma elettronica avanzata, insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che consentono l’identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati;

(h) per firma elettronica qualificata, un particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma;

(i) per firma digitale, un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici;

(j) per gestione informatica dei documenti, l’insieme delle attività finalizzate alla registrazione e segnatura di protocollo, nonchè alla classificazione, organizzazione, assegnazione, reperimento e conservazione dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato, effettuate mediante sistemi informatici;

(k) per segnatura di protocollo, l’apposizione o l’associazione, all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni che consentono di identificare/individuare in modo inequivocabile il documento stesso [cfr. art. 1, comma 1, lettera s), del testo unico];

(l) per archivio corrente, la parte di documentazione relativa agli affari ed ai procedimenti in corso di istruttoria e di trattazione, o comunque verso i quali sussiste un interesse;

(m)per archivio di deposito, la parte di documentazione relativa ad affari esauriti, non più occorrenti quindi alla trattazione degli affari in corso, ma non ancora destinata istituzionalmente alla conservazione permanente;

(n) per archivio storico, il complesso di documenti relativi ad affari esauriti e destinati, previe operazioni di scarto, alla conservazione permanente;

(o) per Servizio, il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi [cfr. art. 61, comma 1, del testo unico].

(p) per amministratori di sistema, gli utenti dell’applicativo abilitati a funzioni non ordinarie (es. modifica titolario, modifica organigramma, annullamento …) di gestione dell’applicativo stesso;

(q) per fascicolazione, l’operazione di riconduzione dei singoli documenti classificati in tanti fascicoli corrispondenti ad altrettanti affari o procedimenti amministrativi;

(r) per assegnazione, l’operazione di individuazione della Direzione/Dipartimento/Unità Operativa/soggetto competente per la trattazione del procedimento amministrativo o affare, cui i documenti si riferiscono;

Di seguito sono riportate le definizioni di cui all’allegato alle regole tecniche di cui all’articolo 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni e integrazioni in materia di documento informatico e sistema di conservazione dei documenti informatici:

accesso: operazione che consente a chi ne ha diritto di prendere visione ed estrarre copia dei documenti informatici;

accreditamento: riconoscimento, da parte dell’Agenzia per l’Italia digitale, del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e sicurezza ad un soggetto pubblico o privato, che svolge attività di conservazione o di certificazione del processo di conservazione affidabilità caratteristica che esprime il livello di fiducia che l’utente ripone nel documento informatico;

aggregazione documentale informatica: aggregazione di documenti informatici o di fascicoli informatici, riuniti per caratteristiche omogenee, in relazione alla natura e alla forma dei documenti o in relazione all’oggetto e alla materia o in relazione alle funzioni dell’ente;

archivio: complesso organico di documenti, di fascicoli e di aggregazioni documentali di qualunque natura e formato, prodotti o comunque acquisiti da un soggetto produttore durante lo svolgimento dell’attività;

archivio informatico archivio costituito da documenti informatici, fascicoli informatici nonché aggregazioni documentali informatiche gestiti e conservati in ambiente informatico; area organizzativa omogenea: un insieme di funzioni e di strutture, individuate dalla amministrazione, che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato ai sensi dell’articolo 50, comma 4, del

D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445;

attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di un documento analogico: dichiarazione rilasciata da notaio o altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato allegata o asseverata al documento informatico;

autenticità: caratteristica di un documento informatico che garantisce di essere ciò che dichiara di essere, senza aver subito alterazioni o modifiche. L’autenticità può essere valutata analizzando l'identità del sottoscrittore e l'integrità del documento informatico; base di dati: collezione di dati registrati e correlati tra loro certificatore accreditato soggetto, pubblico o privato, che svolge attività di certificazione del processo di conservazione al quale sia stato riconosciuto dall’ Agenzia per l’Italia digitale, il possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza;

ciclo di gestione: arco temporale di esistenza del documento informatico, del fascicolo informatico, dell’aggregazione documentale informatica o dell’archivio informatico dalla sua formazione alla sua eliminazione o conservazione nel tempo;

classificazione: attività di organizzazione logica di tutti i documenti secondo uno schema articolato in voci individuate attraverso specifici metadati Codice decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni e integrazioni;

codice eseguibile insieme di istruzioni o comandi software direttamente elaborabili dai sistemi informatici;

conservatore accreditato: soggetto, pubblico o privato, che svolge attività di conservazione al quale sia stato riconosciuto, dall’Agenzia per l’Italia digitale, il possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, dall’Agenzia per l’Italia digitale conservazione insieme delle attività finalizzate a definire ed attuare le politiche complessive del sistema di conservazione e a governarne la gestione in relazione al modello organizzativo adottato e descritto nel manuale di conservazione;

contrassegno a stampa: contrassegno generato elettronicamente, apposto a stampa sulla copia analogica di un documento amministrativo informatico per verificarne provenienza e conformità all’originale;

Coordinatore della Gestione Documentale:responsabile della definizione di criteri uniformi di classificazione ed archiviazione nonché di comunicazione interna tra le AOO ai sensi di quanto disposto dall’articolo 50 comma 4 del DPR 445/2000 nei casi di amministrazioni che abbiano istituito più Aree Organizzative Omogenee

copia analogica del documento informatico:documento analogico avente contenuto identico a quello del documento informatico da cui è tratto;

copia di sicurezza: copia di backup degli archivi del sistema di conservazione prodotta ai sensi dell’articolo 12 delle regole tecniche per il sistema di conservazione;

destinatario: identifica il soggetto/sistema al quale il documento informatico è indirizzato;

duplicazione dei documenti informatici: produzione di duplicati informatici;

esibizione operazione che consente di visualizzare un documento conservato e di ottenerne copia;

estratto per riassunto: documento nel quale si attestano in maniera sintetica ma esaustiva fatti, stati o qualità desunti da dati o documenti in possesso di soggetti pubblici;

evidenza informatica una sequenza di simboli binari (bit) che può essere elaborata da una procedura informatica;

fascicolo informatico: aggregazione strutturata e univocamente identificata di atti, documenti o dati informatici, prodotti e funzionali all’esercizio di una specifica attività o di uno specifico procedimento. Nella pubblica amministrazione il fascicolo informatico collegato al procedimento amministrativo è creato e gestito secondo le disposizioni stabilite dall’articolo 41 del Codice.

formato: modalità di rappresentazione della sequenza di bit che costituiscono il documento informatico; comunemente è identificato attraverso l’estensione del file funzionalità aggiuntive: le ulteriori componenti del sistema di protocollo informatico necessarie alla gestione dei flussi documentali, alla conservazione dei documenti nonché alla accessibilità delle informazioni

funzionalità interoperative: le componenti del sistema di protocollo informatico finalizzate a rispondere almeno ai requisiti di interconnessione di cui all’articolo 60 del

D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445

funzionalità minima: la componente del sistema di protocollo informatico che rispetta i requisiti di operazioni ed informazioni minime di cui all’articolo 56 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445;

funzione di hash: una funzione matematica che genera, a partire da una evidenza informatica, una impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, ricostruire l’evidenza informatica originaria e generare impronte uguali a partire da evidenze informatiche differenti;

generazione automatica di documento informatico: formazione di documenti informatici effettuata direttamente dal sistema informatico al verificarsi di determinate condizioni;

identificativo univoco: sequenza di caratteri alfanumerici associata in modo univoco e persistente al documento informatico, al fascicolo informatico, all’aggregazione documentale informatica, in modo da consentirne l’individuazione;

immodificabilità: caratteristica che rende il contenuto del documento informatico non alterabile nella forma e nel contenuto durante l’intero ciclo di gestione e ne garantisce la staticità nella conservazione del documento stesso;

impronta: la sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l’applicazione alla prima di una opportuna funzione di hash;

insieme minimo di metadati del documento informatico: complesso dei metadati, la cui struttura è descritta nell’allegato 5 del DPCM 3.12.2015, da associare al documento informatico per identificarne provenienza e natura e per garantirne la tenuta;

integrità: insieme delle caratteristiche di un documento informatico che ne dichiarano la qualità di essere completo ed inalterato

interoperabilità: capacità di un sistema informatico di interagire con altri sistemi informatici analoghi sulla base di requisiti minimi condivisi;

leggibilità: insieme delle caratteristiche in base alle quali le informazioni contenute nei documenti informatici sono fruibili durante l’intero ciclo di gestione dei documenti

log di sistema: registrazione cronologica delle operazioni eseguite su di un sistema informatico per finalità di controllo e verifica degli accessi, oppure di registro e tracciatura dei cambiamenti che le transazioni introducono in una base di dati;

manuale di conservazione: strumento che descrive il sistema di conservazione dei documenti informatici ai sensi dell’articolo 9 delle regole tecniche del sistema di conservazione

manuale di gestione: strumento che descrive il sistema di gestione informatica dei documenti di cui all’articolo 5 delle regole tecniche del protocollo informatico ai sensi delle

regole tecniche per il protocollo informatico D.P.C.M. 31 ottobre 2000 e successive modificazioni e integrazioni

memorizzazione: processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici;

metadati: insieme di dati associati a un documento informatico, o a un fascicolo informatico, o ad un'aggregazione documentale informatica per identificarlo e descriverne il contesto, il contenuto e la struttura, nonché per permetterne la gestione nel tempo nel sistema di conservazione; tale insieme è descritto nell’allegato 5 del DPCM 3.12.2015; pacchetto di archiviazione: pacchetto informativo composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo le specifiche contenute nell’allegato 4 del DPCM 3.12.2015 e secondo le modalità riportate nel manuale di conservazione;

pacchetto di distribuzione: pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione all’utente in risposta ad una sua richiesta;

pacchetto di versamento: pacchetto informativo inviato dal produttore al sistema di conservazione secondo un formato predefinito e concordato descritto nel manuale di conservazione;

pacchetto informativo: contenitore che racchiude uno o più oggetti da conservare (documenti informatici, fascicoli informatici, aggregazioni documentali informatiche), oppure anche i soli metadati riferiti agli oggetti da conservare;

piano della sicurezza del sistema di conservazione: documento che, nel contesto del piano generale di sicurezza, descrive e pianifica le attività volte a proteggere il sistema di conservazione dei documenti informatici da possibili rischi nell’ambito dell’organizzazione di appartenenza;

piano della sicurezza del sistema di gestione informatica dei documenti: documento, che, nel contesto del piano generale di sicurezza, descrive e pianifica le attività volte a proteggere il sistema di gestione informatica dei documenti da possibili rischi nell’ambito dell’organizzazione di appartenenza;

piano di conservazione: strumento, integrato con il sistema di classificazione per la definizione dei criteri di organizzazione dell'archivio, di selezione periodica e di conservazione ai sensi dell’articolo 68 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445

piano generale della sicurezza: documento per la pianificazione delle attività volte alla realizzazione del sistema di protezione e di tutte le possibili azioni indicate dalla gestione del rischio nell’ambito dell’organizzazione di appartenenza

presa in carico: accettazione da parte del sistema di conservazione di un pacchetto di versamento in quanto conforme alle modalità previste dal manuale di conservazione processo di conservazione: insieme delle attività finalizzate alla conservazione dei documenti informatici di cui all’articolo 10 delle regole tecniche del sistema di conservazione;

produttore: persona fisica o giuridica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. Nelle pubbliche amministrazioni, tale figura si identifica con responsabile della gestione documentale;

rapporto di versamento:documento informatico che attesta l'avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento inviati dal produttore; registrazione informatica: insieme delle informazioni risultanti da transazioni informatiche o dalla presentazione in via telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili in vario modo all’utente;

registro particolare: registro informatico di particolari tipologie di atti o documenti; nell’ambito della pubblica amministrazione è previsto ai sensi dell’articolo 53, comma 5 del

D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445;

registro di protocollo: registro informatico di atti e documenti in ingresso e in uscita che permette la registrazione e l’identificazione univoca del documento informatico all’atto della sua immissione cronologica nel sistema di gestione informatica dei documenti;

repertorio informatico: registro informatico che raccoglie i dati registrati direttamente dalle procedure informatiche con cui si formano altri atti e documenti o indici di atti e documenti secondo un criterio che garantisce l’identificazione univoca del dato all’atto della sua immissione cronologica;

responsabile della gestione documentale o responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi: dirigente o funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica, preposto al servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell’articolo 61 del

D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, che produce il pacchetto di versamento ed effettua il trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione;

responsabile della conservazione: soggetto responsabile dell’insieme delle attività elencate nell’articolo 8, comma 1 delle regole tecniche del sistema di conservazione; responsabile del trattamento dei dati: la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali

responsabile della sicurezza: soggetto al quale compete la definizione delle soluzioni tecniche ed organizzative in attuazione delle disposizioni in materia di sicurezza; riferimento temporale: informazione contenente la data e l’ora con riferimento al Tempo Universale Coordinato (UTC), della cui apposizione è responsabile il soggetto che forma il documento;

scarto: operazione con cui si eliminano, secondo quanto previsto dalla normativa vigente, i documenti ritenuti privi di valore amministrativo e di interesse storico culturale;

sistema di classificazione: strumento che permette di organizzare tutti i documenti secondo un ordinamento logico con riferimento alle funzioni e alle attività dell'amministrazione interessata;

sistema di conservazione sistema di conservazione dei documenti informatici di cui all’articolo 44 del Codice;

sistema di gestione informatica dei documenti: nell’ambito della pubblica amministrazione è il sistema di cui all'articolo 52 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445; per i privati è il sistema che consente la tenuta di un documento informatico;

staticità: caratteristica che garantisce l’assenza di tutti gli elementi dinamici, quali macroistruzioni, riferimenti esterni o codici eseguibili, e l’assenza delle informazioni di ausilio alla redazione, quali annotazioni, revisioni, segnalibri, gestite dal prodotto software utilizzato per la redazione;

transazione informatica: particolare evento caratterizzato dall’atomicità, consistenza, integrità e persistenza delle modifiche della base di dati;

Testo unico: decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e successive modificazioni;

ufficio utente: riferito ad un area organizzativa omogenea, un ufficio dell’area stessa che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di protocollo informatico;

utente: persona, ente o sistema che interagisce con i servizi di un sistema di gestione informatica dei documenti e/o di un sistema per la conservazione dei documenti informatici, al fine di fruire delle informazioni di interesse;

versamento agli archivi di stato:operazione con cui il responsabile della conservazione di un organo giudiziario o amministrativo dello Stato effettua l'invio agli Archivi di Stato o all’Archivio Centrale dello Stato della documentazione destinata ad essere ivi conservata ai sensi della normativa vigente in materia di beni culturali;

SEZIONE II - DISPOSIZIONI GENERALI

Articolo 3

Area organizzativa omogenea

1. Ai fini della gestione dei documenti, l’Azienda U.S.L. di Imola rappresenta un’unica Area Organizzativa Omogenea, composta dall’insieme di tutte le sue strutture secondo l’organigramma generale individuato dall’atto aziendale e sue successive modifiche deliberate (allegato n. 1).

2. A tale Area viene assegnato il codice identificativo “as_BO66”, in forma estesa “Azienda Unità Sanitaria Locale di Imola”, coincidente con il codice IPA.

Articolo 4

Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi

1. Nell’ambito dell’Azienda è istituito un Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell’art. 61, comma 1, del testo unico. Esso è funzionalmente individuato nell’ambito dell’U.O. Segreteria Generale e Affari Legali con deliberazione n. 61 del 21.05.2007.

2. Il Direttore di tale Unità Operativa è Responsabile del Servizio. Il Direttore dell’U.O. Tecnologie Informatiche di Rete (U.O. T.I.R.) è competente per la parte informatica, ivi compreso il profilo della sicurezza dei dati informatici ed è stato nominato quale Responsabile della conservazione dei documenti informatici con deliberazione n. 43 del 12.04.2010:

3. Al Servizio sono affidate le seguenti funzioni:

- predisporre lo schema del manuale di gestione;

- predisporre d’intesa e su proposta del Responsabile dei sistemi informativi/Responsabile della conservazione il piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all’interscambio, all’accesso, alla conservazione dei documenti informatici nel rispetto delle misure minime di sicurezza previste nel disciplinare tecnico pubblicato in allegato B del decreto legislativo del 30.06.2003, n. 196 e successive modificazioni, se ed in quanto non comprese nel Documento per la sicurezza aggiornato annualmente a cura dell’U.O.T.I.R. e approvato dal Direttore Generale;

- attribuire, su proposta del Direttore di Direzione/Dipartimento/U.O., il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni del sistema di protocollo informatico, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all’inserimento delle informazioni;

- garantire la corretta produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo con il supporto tecnico dell’U.O. T.I.R.;

- curare, insieme all’U.O. T.I.R., che le funzionalità del sistema in caso di guasto o anomalie siano ripristinate entro 24 ore dal blocco delle attività e comunque nel più breve tempo possibile;

- autorizzare l’uso del registro di emergenza secondo le modalità di cui all’art. 63 D.P.R. n. 445/00, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la normale procedura informatica;

- autorizzare le operazioni di annullamento di cui all’art. 54 D.P.R. 445/00;

- fornire supporto ai Direttori di Direzione/Dipartimento/U.O. per il corretto funzionamento delle attività di protocollo e di gestione dei documenti, sulla base dei criteri e delle regole dettate dal Manuale di Gestione;

- verificare l’osservanza delle disposizioni del presente regolamento da parte del personale autorizzato e degli incaricati.

4. Per le funzioni relative all’archivio si fa rinvio alla Sezione XII.

5. Al Responsabile del Servizio compete l’aggiornamento di tutti gli allegati al presente manuale. L’aggiornamento degli allegati n. 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 13, 14 e 15 avviene con atti di competenza del Responsabile, mentre l’aggiornamento degli allegati n. 1, 11 e 12 avviene conseguentemente agli atti assunti dal Direttore Generale dell’Azienda.

Articolo 5

Modello organizzativo adottato per la gestione dei documenti e funzioni del Responsabile della Direzione/Dipartimento/U.O.

1. Per la gestione dei documenti è adottato un modello organizzativo di tipo decentrato che prevede la partecipazione attiva delle Direzioni/Dipartimenti/UU.OO., elencate nell’allegato n. 1, responsabili delle attività di registrazione di protocollo, di organizzazione e tenuta dei documenti e dell’archivio di rispettiva competenza.

2. L’allegato n. 1 rispecchia l’organigramma aziendale. All’interno delle Direzioni/Dipartimenti/UU.OO. di cui all’allegato 1) i Direttori individuano gli uffici (cd. uffici utenti) deputati alle attività di registrazione di protocollo ed alle ulteriori funzionalità del sistema di protocollo informatico.

3. I compiti del Direttore di Direzione/Dipartimento/U.O. sono i seguenti:

- proporre l’abilitazione di nuovi utenti, il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni del sistema di protocollo informatico (consultazione/inserimento) e le modifiche;

- garantire il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali;

- vigilare sull’osservanza delle disposizioni del presente regolamento da parte del personale autorizzato e degli incaricati;

- proporre l’annullamento delle registrazioni di protocollo;

- curare la formazione e la conservazione di un elenco dei fascicoli e delle serie trasferiti nell’archivio di deposito;

- curare la redazione di inventari e di altri strumenti di corredo.

4. Se il Responsabile dell’ufficio utente è diverso dal Direttore di Direzione/Dipartimento/U.O. al primo competono solo funzioni di gestione del personale assegnato allo stesso ufficio utente.

5. Il Direttore può delegare in tutto o in parte le sue funzioni.

6. Le abilitazioni all’utilizzo delle funzionalità del sistema di gestione informatica dei documenti, ovvero l’identificazione degli uffici utente e del personale abilitati allo svolgimento delle operazioni di registrazione di protocollo, organizzazione ed archiviazione dei documenti, vengono aggiornate con periodicità annuale.

Articolo 6

Unicità del protocollo informatico

1. Per tutta l’Azienda la numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e progressiva e rinnovata ogni anno solare: si apre il 1° gennaio e si chiude il 31 dicembre dello stesso anno.

2. Il numero di protocollo è costituito da almeno sette cifre numeriche, ai sensi dell’articolo 57 del testo unico.

3. Non è consentita l’identificazione dei documenti mediante l’assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi documenti sono strettamente correlati tra loro.

Articolo 7 Eliminazione dei protocolli interni

1. Con l’entrata in funzione del sistema di gestione informatica dei documenti, sono eliminati tutti i sistemi di registrazione di protocollo alternativi al protocollo informatico.

Articolo 8

Funzioni della registrazione di protocollo

1. La registrazione a protocollo di un documento ha una duplice funzione:

- giuridica: determina l’arrivo o la partenza di ciascun documento. Il registro di protocollo infatti è atto pubblico di fede privilegiata con effetto probatorio dell’avvenuto ricevimento o spedizione di un documento;

- di gestione documentaria: consente il reperimento dei documenti e la verifica del flusso documentale.

SEZIONE III - PRODUZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 9 Regole generali

1. I documenti dell’Azienda sono di norma prodotti con sistemi informatici, ai sensi dell’art. 3 del D.P.C.M. del 13.11.2014.

Articolo 10

Formazione dei documenti e contenuti minimi

1. Il contenuto minimo di ciascun documento deve garantire la presenza dei seguenti elementi:

- denominazione e logo dell’Azienda U.S.L. (logo unico del Servizio Sanitario Regionale / Azienda U.S.L. di Imola);

- indicazione della Direzione/Dipartimento/U.O. che ha prodotto il documento;

- indirizzo completo con numero di telefono e fax della Direzione/Dipartimento/U.O. e dell’Azienda U.S.L.;

- indirizzo di posta elettronica dell’U.O.;

- data completa, luogo, giorno, mese, anno;

- numero di protocollo (per i documenti ammessi alla registrazione di protocollo);

- classificazione;

- n. fascicolo e sottofascicolo se esistente (da indicare a cura del funzionario gestore della pratica, se il fascicolo/sottofascicolo è già aperto);

- numero degli allegati, se presenti, con eventuale descrizione;

- oggetto del documento, sufficientemente esaustivo del testo;

- sottoscrizione autografa o digitale del Direttore/Responsabile.

- indicazione del Responsabile del procedimento (nei procedimenti amministrativi);

2. Il documento può inoltre riportare quali elementi utili ma non obbligatori:

- sigle alfabetiche dell’autore del testo e del dattilografo;

- nome del file (da inserire a sinistra, in fondo al documento).

3. Il documento formato per essere inoltrato all’esterno o all’interno in modo formale deve trattare, indicativamente, un unico argomento.

4. Le firme necessarie alla redazione e perfezione giuridica del documento in partenza vanno apposte prima della sua protocollazione.

Articolo 11

Formato dei documenti informatici

1. I documenti informatici prodotti dall’Azienda indipendentemente dal software utilizzato, prima della loro sottoscrizione con firma digitale, sono convertiti in uno dei formati standard previsti dalla normativa vigente in materia di conservazione (allegato n. 2), al fine di garantire la loro inalterabilità durante le fasi di accesso e conservazione, nonché l’immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura.

Articolo 12 Sottoscrizione dei documenti informatici

1. La sottoscrizione dei documenti informatici è ottenuta con un processo di firma digitale conforme alle disposizioni vigenti.

2. Per quanto concerne la firma digitale, l’Azienda si avvale dei servizi di certificazione offerti da Infocert (v. allegato n. 3).

3. Per i flussi di processo aventi rilevanza esclusivamente interna la firma elettronica si basa su credenziali di accesso personali assegnate a ciascun dipendente che ne deve garantire custodia e utilizzo secondo quanto previsto dal Documento per la sicurezza e dalle Istruzioni operative.

Articolo 13

Metadati dei documenti informatici

1. Al documento informatico e al documento amministrativo informatico soggetto a registrazione particolare vengono associati i metadati minimi generati durante la sua formazione [art. 3 del D.P.C.M. 13.11.2014]:

- identificativo univoco e persistente;

- riferimento temporale;

- oggetto;

- soggetto che ha formato il documento;

- eventuale destinatario;

- impronta del documento informatico.

2. Per i metadati si rinvia al DPCM del 13.11.2014.

3. Al documento amministrativo informatico vengono associati i metadati minimi [art. 9 c. 7 del DPCM 13.11.2014]:

a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;

b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;

c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, destinatario o destinatari (anche per conoscenza) per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile, completi di indirizzo, se disponibili;

d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;

e) data e numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili;

f) impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile.

Articolo 14 Formazione dei documenti cartacei

1. Il documento cartaceo viene scritto in originale in tanti esemplari quanti sono i destinatari oltre all’esemplare detto “minuta”.

2. Per originale si intende il documento nella sua redazione definitiva, perfetta ed autentica. Per minuta si intende l’originale del documento conservato “agli atti”, cioè nel fascicolo relativo all’affare o al procedimento amministrativo trattato. La minuta si identifica mediante l’apposizione di due righe rosse sull’angolo sinistro del documento o del suo frontespizio.

Articolo 15

Documenti cartacei: originali, minute e copie

1. Qualora si renda necessario, per ragioni amministrative, si possono produrre copie di un documento cartaceo. Su ciascuna copia va apposta la dicitura “copia” a cura della struttura.

2. Per quanto riguarda il regime giuridico delle copie informatiche di documento analogico/cartaceo si rimanda agli articoli 22 e 23-ter del CAD e all’art. 4 del D.P.C.M. 13.11.2014.

Articolo 16

Documenti informatici: originali, duplicati, copie

1. Gli atti formati con strumenti informatici, i dati e i documenti informatici, comunque detenuti dall’Azienda costituiscono informazione primaria ed originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, duplicati, copie ed estratti, nei termini e per gli usi consentiti dalla legge.

2. Le diverse tipologie di copie, sia analogiche/cartacee sia informatiche, di documenti informatici, nonché i duplicati informatici sono elencati nelle definizioni del CAD (Art. 1) e richiamate nel glossario del presente Manuale .

Le stesse, così come gli estratti, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte, quando la loro conformità all’originale non è espressamente disconosciuta o qualora risulti attestata nelle forme di cui agli artt. 23 e 23 bis del CAD e agli art. 5 e 6 del DPCM 13.11.2014.

3. Le copie analogiche di un documento informatico prodotto dall’Azienda (es. referti) sono corredate da apposita nota "Copia del referto informatico predisposto e conservato presso l'Azienda USL di Imola in conformità alle regole tecniche di cui all'art. 71 del D. Lgs. 82/2005" inserita automaticamente dal sistema informatico.

Articolo 17 Tutela della riservatezza

1. I documenti, le banche dati, il protocollo e gli altri registri, sono prodotti in modo da tutelare la riservatezza dei dati personali, sensibili e giudiziari ai sensi della normativa vigente e in conformità al Documento per la Sicurezza nonché alle apposite istruzioni/direttive approvate dall’Azienda (vedi a titolo esemplificativo per redazione di determine e delibere).

SEZIONE IV - RICEZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 18

Ricezione dei documenti informatici

1. La ricezione dei documenti informatici indirizzati all’Azienda è assicurata tramite:

- caselle di posta certificata riservate a questa funzione elencate nell’allegato n. 4;

- caselle di posta elettronica ordinaria;

- download da xxxx Xxxxxxxxxxxx, regionali e di enti pubblici;

- supporto removibile consegnato direttamente o tramite servizio postale/corriere agli uffici utenti;

2. Al fine di garantire una corretta gestione della documentazione pervenuta via PEC, anche sotto il profilo della conservazione, i documenti pervenuti tramite tale sistema, se soggetti a registrazione di protocollo, sono protocollati all’interno del sistema di gestione documentale.

3. I documenti informatici, se soggetti a registrazione di protocollo, vengono protocollati a cura dell’ufficio utente ricevente e, se non di competenza, protocollati e immediatamente inoltrati alla Direzione/Dipartimento/U.O. competente.

4. Gli utenti delle caselle di posta elettronica certificata hanno inoltre il compito di accedere quotidianamente alle caselle, autenticandosi con le credenziali attribuite, e di analizzare il contenuto, eliminando i messaggi spam ed archiviando i documenti non soggetti a registrazione di protocollo.

5. Qualora i documenti informatici pervenuti non siano leggibili dai sistemi informatici a disposizione dell’Azienda o nel caso la firma digitale non sia valida (v. allegato n. 5), il Direttore della Direzione/Dipartimento/U.O. provvede ad informare il mittente della necessità di regolarizzare il documento inviato, previa registrazione a protocollo sia del messaggio ricevuto che di quello inviato.

6. I documenti allegati devono avere le seguenti caratteristiche: formato aperto, stabile, completo, leggibile, non modificabile, privo di codici eseguibili, macro istruzioni, link. I file trasmessi all’Azienda devono pervenire nei formati standard previsti dalla normativa vigente - D. Lgs. 82/2005 «Codice dell’amministrazione digitale», D. Lgs. 235/2010 «Modifiche ed integrazioni al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante Codice dell'amministrazione digitale, a norma dell'articolo 33 della legge 18 giugno 2009, n. 69», L. 190/2012 (art. 1, cc. 32, 35 e 42), Delibera 50/2013 ANAC Allegato 2. L’elenco dei formati ammessi è pubblicato sul sito aziendale nella sezione dedicata alla Posta elettronica Certifcata ed è allegato al presente manuale (allegato n. 2).

7. In caso di invio di file compressi, i file originari devono rispondere alle specifiche sopra indicate.

8. La somma dei singoli file e della busta di trasporto non dovrà superare il limite previsto dal gestore di PEC - Infocert

9. A ciascun messaggio trasmesso alle caselle PEC dell’Azienda USL di Imola dovrà essere associato uno e un solo documento con gli eventuali allegati richiesti dal procedimento.

10. Se i file sono firmati digitalmente la firma digitale dovrà sottostare alle seguenti condizioni:

• le firme devono riferirsi a file nei formati qui specificati

• le firme e le marche temporali devono essere embedded e non detached (il file firmato e la firma devono essere contenuti in un'unica busta-file)

• le firme devono essere valide al momento della ricezione da parte dell'Azienda Usl di Imola

11. Qualora i messaggi di posta elettronica contengano documenti prodotti con formati non conformi agli standard indicati dalla normativa vigente, il Direttore della Direzione/Dipartimento/U.O. provvederà a richiedere al mittente la trasmissione dei documenti nei formati previsti (di cui all’allegato n. 2)

12. Gli indirizzi di posta elettronica certificata ed in particolare l’indirizzo di posta istituzionale, sono pubblicati sul sito aziendale e sull’IndicePA ai sensi dell’art. 18 D.P.C.M. 3.12.2013 (v. allegato n. 4).

13. Per la ricezione di determinate tipologie di documenti informatici ( es. domande relative a bandi di concorso, bandi di gara, avvisi pubblici…) l’Azienda, nel rispetto della normativa vigente, può stabilire specifiche modalità di ricezione delle istanze da parte degli interessati, dandone previa comunicazione nei bandi e negli avvisi ad evidenza pubblica.

Articolo 19

Ricezione dei documenti su supporto cartaceo

1. I documenti analogici, cioè su supporto cartaceo, possono pervenire all’Azienda attraverso:

- il servizio postale o corriere;

- la consegna diretta agli uffici utente;

- gli apparecchi telefax.

2. I documenti che transitano attraverso il Servizio postale/corriere vengono consegnati quotidianamente all’ufficio di Segreteria della Direzione Generale che provvede all’apertura della sola corrispondenza indirizzata agli Organi Istituzionali, nonché genericamente all’Azienda. La corrispondenza indirizzata alle Direzioni, Dipartimenti, Unità Operative e Uffici viene trasmessa integra ai destinatari.

3. L’ufficio di Segreteria della Direzione Generale non procede mai all’apertura delle buste recanti la dicitura “offerta per …”, da inviarsi immediatamente e direttamente all’Unità Operativa competente (cfr. art. 36).

4. I documenti consegnati alle strutture aziendali decentrate, sono fatti pervenire, a cura del personale che li riceve e nell’arco della stessa giornata, agli uffici di appartenenza abilitati alla registrazione di protocollo dei documenti in arrivo (uffici utente).

5. Per ciascun documento ricevuto direttamente (cioè non registrato a protocollo dall’U.O. Segreteria Generale e affari legali) gli uffici utente valutano se il documento è soggetto o meno a registrazione di protocollo e, in caso positivo, procedono alla registrazione, fatto salvo quanto disposto all’articolo 38.

6. L’ufficio utente che provvede alla registrazione deve valutare se il documento è di competenza propria o altrui. Se è di competenza propria provvede agli eventuali inoltri per conoscenza. Se è di competenza altrui provvede all’inoltro/i per competenza e/o per conoscenza.

7. La busta viene necessariamente allegata al documento per la parte relativa ai timbri postali, nei casi di atti giudiziari (buste verdi), raccomandate e comunque in tutti i casi in cui il timbro postale può avere una rilevanza giuridica.

8. I documenti ricevuti con apparecchi telefax, se sono soggetti a registrazione di protocollo, sono trattati come quelli consegnati direttamente agli uffici utente.

Articolo 20 Ricezione di notificazioni di atti

1. Le notificazioni all’Azienda consegnate dall’ufficiale giudiziario sono ritirate dagli addetti alla Direzione Generale e trattate come i documenti pervenuti tramite il servizio postale.

Articolo 21

Documenti su supporto cartaceo indirizzati nominativamente al personale dell’Azienda

1. La posta indirizzata nominativamente al personale dell’Azienda con indicazione del ruolo o servizio viene regolarmente aperta dagli uffici utente.

2. In ogni caso la corrispondenza con la dicitura “riservata” o “personale” non è aperta e viene consegnata in busta chiusa al destinatario il quale, dopo averne preso visione, se valuta che i documenti ricevuti non sono personali, è tenuto a trasmetterli all’ufficio utente di riferimento.

3. La corrispondenza interna deve indicare sulla busta l’U.O. e/o il soggetto mittente (solo in tal modo, infatti, in caso di disguido o di mancato recapito è possibile la restituzione al mittente) e deve essere indirizzata all’U.O./Direzione/Dipartimento e non a singoli dipendenti. Qualora vi sia la necessità di individuare un referente, occorre indicare il nominativo solo nella lettera e non sulla busta.

Articolo 22

Ricezione dei documenti trasmessi per posta elettronica convenzionale

1. Le comunicazioni prive di firma elettronica ricevute via e-mail non sono registrate a protocollo.

2. Fanno eccezione le comunicazioni che, in base alla loro rilevanza e/o al loro utilizzo, possono essere registrate a protocollo, previa valutazione del Responsabile della Direzione/Dipartimento/U.O.

3. I messaggi di posta elettronica sono documenti informatici. Alla registrazione di protocollo su supporto informatico devono essere associati gli eventuali allegati alla mail dalla posta elettronica aziendale e l’intera mail in formato standard EML secondo le istruzioni riportate nell’allegato n. 6.

Articolo 23

Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti

1. Qualora un documento cartaceo sia consegnato personalmente dal mittente o da altra persona incaricata e venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l’avvenuta consegna, l’ufficio abilitato esegue la registrazione di protocollo e rilascia la ricevuta prodotta dal sistema di protocollo informatico con gli estremi della segnatura. In alternativa

e/o in caso di impossibilità di procedere alla registrazione di protocollo, l’ufficio può rilasciare una fotocopia del primo foglio dei documenti in arrivo dopo avervi apposto un timbro dell’Azienda con la data d’arrivo (e se necessario l’ora) e la sigla dell’operatore.

Articolo 24

Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici

1. Nel caso di ricezione di documenti informatici per via telematica, la notifica al mittente dell’avvenuto recapito è assicurata dal servizio di posta elettronica certificata utilizzato dall’Azienda.

Articolo 25

Documenti di competenza di altre amministrazioni o di altri soggetti

1. Nel caso in cui pervengano alla Direzione/Dipartimento/U.O. documenti erroneamente indirizzati, se dall’indirizzo della busta è esplicitato a quale Ente devono essere inoltrati, questi vengono rinviati all’ufficio postale apponendo sulla busta la dicitura, “Corrispondenza pervenuta per errore – non di competenza dell’Azienda U.S.L. di Imola, inviare a … indicare l’Amministrazione competente”. In caso contrario, vengono rinviati all’ufficio postale apponendo sulla busta la dicitura, “Corrispondenza pervenuta per errore

– non di competenza dell’Azienda U.S.L. di Imola, restituire al mittente”.

2. Nella circostanza in cui venga erroneamente aperta una busta che porta l’indirizzo di un’altra Amministrazione, questa viene richiusa e rispedita al destinatario scrivendo sulla busta la dicitura “Pervenuta ed aperta per errore dall’Azienda U.S.L. di Imola”.

3. Nel caso in cui venga erroneamente protocollato un documento non indirizzato all’Azienda USL di Imola si attiva la procedura per l’annullamento della registrazione di protocollo di cui all’art. 35 e il documento correttamente indirizzato viene restituito al mittente con nota protocollata.

4. Nel caso pervenga all’Azienda un documento correttamente indirizzato ma non di competenza dell’Azienda, lo stesso viene protocollato e con successiva nota protocollata viene segnalato al mittente la non competenza dell’Azienda.

SEZIONE V - REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 26

Documenti soggetti a registrazione di protocollo

1. I documenti ricevuti, quelli spediti e quelli prodotti dalle Direzioni/Dipartimenti/UU.OO., ad eccezione di quelli indicati al successivo articolo, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono soggetti a registrazione obbligatoria di protocollo.

2. Sui documenti cartacei ricevuti, soggetti a registrazione di protocollo, non viene apposto il timbro datario di arrivo.

Articolo 27

Documenti non soggetti a registrazione di protocollo

1. Sono escluse dalla registrazione di protocollo le tipologie di documenti riportate nell’allegato n. 7.

2. I registri particolari definiti per il trattamento di registrazioni informatiche, gli albi, gli elenchi, le raccolte di dati concernente stati, qualità personali e fatti e i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’Azienda sono elencati nell’allegato n. 8 nelle more della revisione dell’allegato medesimo.

Articolo 28 Documenti interni

1. Sono soggetti a registrazione di protocollo i documenti interni giuridicamente rilevanti. La trasmissione all’interno dell’Azienda avviene attraverso la procedura di protocollo, ovvero i documenti vengono associati alla relativa registrazione di protocollo e resi immediatamente disponibili alle Direzioni/Dipartimenti/UU.OO. destinatarie mediante l’inoltro.

2. Sono esclusi dalla registrazione di protocollo gli atti preparatori interni intesi come documenti informali di cui non è necessario tenere traccia in archivio e/o giuridicamente irrilevanti. A titolo meramente esemplificativo si rinvia agli atti elencati nell’allegato n. 7.

3. In ogni caso la valutazione in merito all’ammissibilità dei documenti interni alla registrazione di protocollo è rimessa al Direttore di Direzione/Dipartimento/U.O.

Articolo 29

Registrazione di protocollo dei documenti e gestione dell’anagrafica

1. La registrazione di protocollo di un documento è eseguita dopo averne verificato l’autenticità, la provenienza e l’integrità; con particolare riguardo ai documenti prodotti dall’Azienda, è vietata la registrazione di protocollo in assenza del documento a cui la registrazione si riferisce o in assenza della sottoscrizione.

2. Per ogni documento, ricevuto o spedito dall’Azienda, è effettuata una registrazione di protocollo.

3. Ciascuna registrazione di protocollo contiene dati obbligatori e dati accessori.

4. La registrazione dei dati obbligatori è eseguita in un’unica operazione, senza possibilità per l’operatore di inserire le informazioni in più fasi successive, ai sensi dell’articolo 53, comma 3, del testo unico.

5. I dati obbligatori sono [cfr. articolo 53, comma 1, del testo unico]:

a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;

b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;

d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;

e) data e numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili;

6. Sono accessori gli elementi che assicurano una migliore utilizzazione dei documenti sotto il profilo giuridico, gestionale ed archivistico. Essi sono:

a) indice di classificazione;

b) fascicolo;

c) numero e descrizione sintetica degli allegati;

d) data di arrivo;

e) riservato;

f) tipo del documento (cartaceo o informatico);

g) data timbro postale;

h) data evidenza (termine finale).

7. I dati opzionali sono modificabili senza necessità di annullare la registrazione di protocollo fermo restando che il sistema informatico di protocollo registra tali modifiche.

8. Tutti gli operatori addetti alle registrazioni di protocollo devono adottare criteri omogenei e comuni nell’inserire i dati nel relativo applicativo. Tali criteri, indispensabili per la corretta esecuzione delle successive ricerche finalizzate all’individuazione dei documenti registrati, sono riportati nell’allegato n. 9.

9. L’addetto alla registrazione di protocollo individua il file relativo al documento principale e associa i restanti file come allegati (compreso il file relativo al messaggio di posta elettronica).

Articolo 30

Registrazione di protocollo dei documenti interni

1. Per la registrazione dei documenti interni si utilizza esclusivamente la funzione dell’applicativo “Protocollazione Interna”. Le funzioni di “Protocollazione in Uscita” e di “Protocollazione in Entrata” sono riservate alla documentazione esterna.

2. I documenti interni soggetti a registrazione di protocollo ai sensi dell’articolo 29 sono registrati di norma a cura dell’ufficio utente mittente.

3. La Direzione/Dipartimento/U.O. che riceve documenti interni non protocollati dal mittente, valutata la rilevanza giuridica, può ammetterli alla registrazione di protocollo.

Articolo 31 Protocollo riservato

1. Il ricorso al protocollo riservato è eccezionale, tenuto conto delle regole di sicurezza e di visibilità descritte nella sezione XIV e tenuto conto che l’accesso ai dati di protocollo è consentito solo ai dipendenti incaricati ai sensi del D. Lgs 196/2003.

2. Il protocollo riservato è utilizzato per documenti coperti da segreto ai sensi della normativa vigente e per documenti la cui conoscenza può compromettere gli interessi dell’Azienda.

3. La registrazione al protocollo riservato è disposta dal Responsabile della Direzione/Dipartimento/UU.OO.

Articolo 32

Segnatura di protocollo dei documenti informatici

1. I dati della segnatura di protocollo di un documento informatico sono associati al documento stesso e contenuti, nel messaggio, in un file conforme alle specifiche dell’Extensible Markup Language (XML) e compatibile con un file XML Schema e/o

Document Type Definition (DTD) definito dall’Agenzia per l’Italia Digitale [art. 20 D.P.C.M. 3.12.2013].

2. Le informazioni incluse nella segnatura sono quelle elencate nell’articolo 9 del

D.P.C.M. 3.12.2013, e precisamente:

- codice identificativo dell’Azienda;

- codice identificativo dell’area organizzativa omogenea;

- codice identificativo del registro;

- data di protocollo ;

- numero di protocollo.

Articolo 33

Segnatura di protocollo dei documenti cartacei

1. L’operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente

all’operazione di registrazione di protocollo.

2. La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso.

3. Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile.

4 La segnatura di protocollo di un documento cartaceo è realizzata attualmente attraverso l’apposizione su di esso di un timbro di protocollo sul quale sono riportate le seguenti informazioni minime [cfr. art. 55, comma 1, del testo unico]:

a) denominazione dell’Azienda e della Direzione/Dipartimento/Unità Operativa ricevente;

b) data e numero di protocollo del documento (costituito da almeno sette cifre numeriche – inserire prima del numero tanti zero fino al raggiungimento del sette cifre);

5. Nella carta intestata dei documenti in uscita dell’Azienda è indicato il “Codice Amministrazione e Codice Area Organizzativa Omogenea = as_BO66”.

6. A seguito della registrazione degli elementi accessori, dovranno essere riportati sul documento anche i seguenti dati:

a) indice di classificazione;

b) numero del fascicolo.

Articolo 34

Termini di registrazione e differimento

1. Le registrazioni di protocollo dei documenti pervenuti entro le ore 12.00 sono effettuate di norma in giornata e, comunque, non oltre il giorno lavorativo successivo a quello di ricezione.

2. In caso di impedimento alla registrazione di protocollo di tutti gli atti, nello stesso giorno di presentazione, viene data priorità a quelli per i quali riveste particolare importanza la puntuale protocollazione.

3. Nel caso di un temporaneo ed eccezionale carico di lavoro che non permette di evadere la corrispondenza ricevuta nei tempi di cui al punto 1, il Responsabile della Direzione/Dipartimento/U.O. a cui l’ufficio utente appartiene autorizza, a seguito di motivata comunicazione degli operatori addetti alle operazioni di protocollo, l’uso del protocollo differito.

4. Il protocollo differito consiste nel differimento dei termini di registrazione, cioè nel provvedimento del Direttore della Direzione/Dipartimento/U.O. con il quale vengono individuati dal Direttore della Direzione/Dipartimento/U.O. i documenti da ammettere alla

registrazione differita, le cause e il termine entro il quale la registrazione di protocollo deve comunque essere effettuata.

Articolo 35

Protocollazione di un numero consistente di documenti

1. Quando si presenti la necessità di protocollare un numero consistente di documenti, sia in ingresso (es. scadenza gare o concorsi) che in uscita, deve esserne data di norma comunicazione all’ufficio protocollo con almeno due giorni lavorativi di anticipo, onde concordare tempi e modi di protocollazione e di spedizione, tenendo conto di quanto disposto all’articolo 34.

Articolo 36

Documenti inerenti a gare d’appalto

1. La corrispondenza riportante l’indicazione “offerta” - “gara d’appalto” o simili, o comunque dalla cui confezione si evince la partecipazione ad una gara, non viene aperta, ma viene protocollata in arrivo dall’U.O. competente con l’apposizione del numero di protocollo e della data di registrazione direttamente sulla busta, plico o simili.

2. Dopo l’apertura delle buste sarà cura dell’ufficio utente che gestisce la gara d’appalto riportare gli estremi di protocollo su tutti i documenti in esse contenuti.

Articolo 37

Documenti su supporto cartaceo ricevuti o spediti xxx xxx

0. I documenti ricevuti via fax sono protocollati, se soggetti a registrazione.

2. Qualora pervengano all’Azienda, successivamente per posta, gli originali, ad essi sono attribuiti lo stesso numero e la stessa data di protocollo assegnati ai relativi fax.

3. Il documento in partenza reca una delle seguenti diciture:

a) “anticipato via fax” se il documento originale viene successivamente inviato al destinatario;

b) “trasmissione xxx xxx” xxx xxxx xx cui l’originale non venga spedito. La Direzione/Dipartimento/U.O. è comunque tenuta a spedire l’originale qualora il destinatario ne faccia motivata richiesta.

4. La segnatura va apposta non sulla copertina di trasmissione, ma sul documento.

5. La copertina del telefax ed il rapporto di trasmissione vengono anch’essi inseriti nel fascicolo per documentare tempi e modi dell’avvenuta spedizione.

6. E’ escluso l’utilizzo del fax per la spedizione di documenti ad altre Pubbliche Amministrazioni ai sensi dell’art. 47 D.Lgs. n. 82/2005, fatti salvi casi di necessità.

Articolo 38

Documenti con una pluralità di indirizzi aziendali

1. Per evitare doppie registrazioni, tutte le lettere in arrivo indirizzate sia alla Direzione dell’Azienda che a una o più Articolazioni/U.O., devono essere protocollate esclusivamente dall’U.O. Segreteria e Affari Generali. Le lettere in arrivo indirizzate a più

Direzioni/Dipartimenti/UU.OO. devono essere registrate dalla prima Direzione

/Dipartimento/U.O. in indirizzo e da questa inoltrate per competenza o per conoscenza agli altri destinatari interni.

2. Un documento pervenuto su più indirizzi aziendali pec, in un unico messaggio, viene protocollato una sola volta dal primo ufficio utente che effettua la registrazione, al fine di evitare registrazioni di protocollo ripetute.

Articolo 39

Documenti non firmati e documenti anonimi

1. I documenti privi di firma vanno protocollati e identificati come tali, nelle note, con la dicitura “documento non firmato” e consegnati al Direttore della Direzione/Dipartimento/U.O. di competenza. Questi valuta, caso per caso, se procedere alla regolarizzazione del documento nonché valuta l’efficacia dello stesso ai fini dell’attività.

2. Allo stesso modo, le lettere o le e-mail anonime sono registrate al protocollo e identificate come tali, nelle note, con la dicitura “mittente sconosciuto o anonimo”. Sarà compito del Direttore della Direzione/Dipartimento/U.O. di competenza stabilire, caso per caso, se dare seguito a queste comunicazioni.

3. I documenti informatici firmati digitalmente con certificato di firma scaduto o revocato, ricevuti dall’Azienda, vengono protocollati. Il Direttore/Dipartimento/U.O. competente richiede la regolarizzazione del documento con nota protocollata.

Articolo 40

Annullamento delle registrazioni di protocollo

1. Le registrazioni di protocollo sono annullate dagli Amministratori di Sistema, su autorizzazione del Responsabile del Servizio, previa richiesta motivata del Responsabile della Direzione/Dipartimento/Unità Operativa o suo delegato (facsimile della richiesta - allegato n. 10).

2. La modifica anche di un solo campo tra quelli obbligatori della registrazione di protocollo, compilato dall’operatore o in modo automatico dal sistema e registrate in forma non modificabile, che si rendesse necessaria per correggere errori intercorsi in sede di immissione di dati comporta l’annullamento “d’ufficio” e contestuale della intera registrazione di protocollo.

3. Le informazioni relative alla registrazione di protocollo annullate rimangono memorizzate nel registro informatico del protocollo per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura, ivi comprese le visualizzazioni e le stampe, nonché la data, l’ora, l’autore dell’annullamento e gli estremi della registrazione di protocollo dell’autorizzazione all’annullamento del protocollo.

4. In tale ipotesi la procedura riporta il simbolo “✓” nella colonna “Ann” in posizione visibile e tale, da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie. Il sistema registra l’avvenuta rettifica, la data ed il soggetto che è intervenuto.

5. L’autorizzazione all’annullamento di un protocollo viene protocollata.

SEZIONE VI - CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 41

Piano di conservazione dell’archivio

1. Il piano di conservazione dell’archivio comprende:

il titolario di classificazione (allegato n. 11);

il massimario di conservazione e scarto dei documenti [cfr. art. 68, comma 1, del testo unico] completo del regolamento del procedimento amministrativo di scarto dei documenti (allegato n. 12).

2. Le singole modifiche del titolario di classificazione sono effettuate dagli amministratori di sistema su disposizione del Responsabile del Servizio a seguito di richiesta del Direttore della Direzione/Dipartimento/U.O.

3. Per l’aggiornamento del titolario si rinvia all’art. 4 comma 6.

4. Deve essere garantita la storicizzazione delle variazioni di titolario e la possibilità di ricostruire le diverse voci nel tempo mantenendo stabili i legami dei fascicoli e dei documenti con la struttura del titolario vigente al momento della produzione degli stessi.

5. Per ogni nuova voce deve essere formalizzata la data di introduzione e per ogni modifica di voce la data di variazione. La disattivazione di voci di titolario comporta l’impossibilità di effettuare nuove registrazioni e di aprire nuovi fascicoli.

6. Di norma le variazioni vengono introdotte a partire dal 1 gennaio dell’anno successivo a quello di approvazione del nuovo titolario e valgono almeno per l’intero anno.

7. Il Massimario di conservazione e scarto dei documenti è adottato e modificato dal Direttore Generale previo parere della Soprintendenza Archivistica.

Articolo 42

Modalità di esecuzione dell’operazione di classificazione dei documenti

1. La classificazione è l’operazione finalizzata alla organizzazione dei documenti, secondo un ordinamento logico, in relazione alle competenze, alle funzioni e alle attività dell’Azienda. Essa è eseguita a partire dal titolario di classificazione facente parte del piano di conservazione dell’archivio.

2. Tutti i documenti inseriti nei fascicoli, anche non registrati nel sistema di protocollo informatico, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, devono essere classificati.

3. Mediante la classificazione si assegna al documento, oltre al codice completo dell’indice di classificazione (categoria, classe e sottoclasse), il numero del fascicolo ed eventualmente del sottofascicolo.

4. Le operazioni di classificazione possono essere svolte in momenti diversi: l’addetto alla registrazione di protocollo può inserire la voce di livello più alto, mentre l’attribuzione delle voci di dettaglio e del fascicolo può essere demandata all’incaricato della trattazione della pratica.

SEZIONE VII - ASSEGNAZIONE, RECAPITO E PRESA IN CARICO DEI DOCUMENTI

Articolo 43 Assegnazione dei documenti

1. Per assegnazione si intende l’azione di conferimento del documento da trattare ad una Direzione/Dipartimento/U.O./soggetto fisico.

2. Il processo di assegnazione dei documenti può coinvolgere più unità di smistamento, una di seguito all’altra, fino ad arrivare agli uffici utente e ai soggetti incaricati dello svolgimento delle pratiche.

3. Se l’operazione di assegnazione del documento al soggetto fisico competente alla trattazione della relativa pratica non è precedente o contestuale a quella di registrazione a protocollo deve essere espletata uno/due giorno/i lavorativi dalla registrazione al fine di garantire una puntuale evasione della relativa pratica.

4. L’assegnazione può essere effettuata per competenza o per conoscenza. L’assegnazione per competenza indica la Direzione/Dipartimento/U.O. responsabile dell’istruttoria e, nel caso di documentazione cartacea, deputata alla conservazione in archivio.

5. I documenti informatici sono resi disponibili oltre che alla Direzione competente alle eventuali altre Direzioni/Dipartimenti/UU.OO. destinatarie, attraverso l’applicativo di protocollo, immediatamente dopo l’operazione di assegnazione.

6. L’originale dei documenti su supporto cartaceo viene trasmesso alla Direzione/Dipartimento/U.O. competente, attraverso il servizio di posta interna. Il documento è reso disponibile oltre che alla Direzione competente alle eventuali altre Direzioni/Dipartimenti/UU.OO. destinatarie, attraverso l’applicativo di protocollo, immediatamente dopo l’operazione di assegnazione/inoltro.

Articolo 44 Modifica delle assegnazioni

1. Nel caso di un’assegnazione errata, la Direzione/Dipartimento/U.O. che riceve il documento è tenuto a trasmetterlo/restituirlo, nel più breve tempo possibile, all’unità che ha effettuato l’assegnazione la quale potrà correggere le informazioni inserite nel sistema informatico e inviare il documento alla Direzione/Dipartimento/U.O. di competenza.

2. Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia di questi passaggi, memorizzando per ciascuno di essi l’identificativo dell’operatore che effettua la modifica con la data e l’ora di esecuzione.

Articolo 45

Corrispondenza di particolare rilevanza: recapito e presa in carico

1. La corrispondenza di particolare rilevanza (indirizzata agli Organi Istituzionali nonché genericamente all’Azienda), aperta dall’Ufficio di Segreteria della Direzione Generale, prima di essere inviata alla Direzione/Dipartimento/U.O. di competenza, viene posta in visione al Direttore dell’U.O. Segreteria Generale e Affari Legali che provvede ad assegnare la stessa alla Direzione/Dipartimento/U.O. di competenza e agli eventuali destinatari per conoscenza.

2. I documenti ricevuti dall’Azienda su supporto cartaceo, acquisiti in formato immagine con l’ausilio di scanner, sono (al termine delle operazioni di registrazione, segnatura di protocollo ed assegnazione) trasmessi in originale alla Direzione/Dipartimento/U.O. assegnataria per competenza che ha il compito di effettuare la classificazione, l’assegnazione, l’inserimento nei rispettivi fascicoli e la conservazione fino al versamento nell’archivio di deposito.

3. I documenti informatici sono resi disponibili oltre che alla Direzione competente alle eventuali altre Direzioni/Dipartimenti/UU.OO. destinatarie, attraverso l’applicativo di protocollo, immediatamente dopo l’operazione di assegnazione.

4. L’originale dei documenti su supporto cartaceo viene trasmesso alla Direzione/Dipartimento/U.O. competente, attraverso il servizio di posta interna. Il documento è reso disponibile oltre che alla Direzione competente alle eventuali altre Direzioni/Dipartimenti/UU.OO. destinatarie, attraverso l’applicativo di protocollo, immediatamente dopo l’operazione di assegnazione/inoltro.

SEZIONE VIII

SCANSIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO

Articolo 46 Scansione dei documenti

1. I documenti prodotti e acquisiti su supporto cartaceo dopo le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo sono acquisiti in formato immagine con l’ausilio di scanner.

2. L’immagine del documento deve riportare in modo chiaramente leggibile l’intera segnatura di protocollo.

3. Il Direttore della Direzione/Dipartimento/U.O., in relazione al contenuto del documento può, per ragioni di riservatezza, disporre di non procedere alla scansione del documento.

Articolo 47

Modalità di svolgimento del processo di scansione

1. Il processo di scansione si articola nelle seguenti fasi:

- acquisizione delle immagini in modo tale che ad ogni documento, anche composto da più pagine, corrisponda un unico file in formato standard abilitato alla conservazione;

- verifica della leggibilità delle immagini acquisite e della loro esatta corrispondenza con gli originali cartacei;

- collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo, in modo non modificabile;

- memorizzazione delle immagini, in modo non modificabile.

SEZIONE IX FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 48

Identificazione dei fascicoli e dei sottofascicoli

1. Indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati tutti i documenti classificati, anche se non registrati a protocollo, sono riuniti in fascicoli.

2. Il vincolo che lega tra di loro i documenti che confluiscono nel fascicolo è dato dal tipo di azione espletata relativamente ad un determinato oggetto.

La formazione dei fascicoli avviene con riferimento ad uno dei seguenti criteri:

- per procedimento: in questo caso il vincolo che lega tra loro i documenti che confluiscono nel fascicolo è dato dal singolo procedimento (ad es. una procedura di gara o di concorso);

- per oggetto: in questo caso il vincolo che lega tra loro i documenti che confluiscono nel fascicolo è dato da un determinato bene o soggetto (ad es. tutta la documentazione concernente un certo immobile o un certo macchinario o, ancora, un individuo che potrebbe essere un cliente, un fornitore o un dipendente);

- per tipologia documentale: in questo caso il vincolo che lega tra loro i documenti che confluiscono nel fascicolo è dato dalla medesima natura dei documenti trattati (es. tutte le comunicazioni relative all’interruzione del traffico, all’esposizione della bandiera, ecc.);

3. Ogni fascicolo è individuato dai seguenti elementi:

- voce del titolario di classificazione nell’ambito del quale il fascicolo si colloca;

- numero del fascicolo, generato automaticamente dal sistema informatico;

- oggetto del fascicolo;

- anno di apertura;

- Direzione/Dipartimento/U.O. responsabile del fascicolo;

- livello di riservatezza, se diverso da quello standard applicato dal sistema (si rinvia a tale proposito alla Sezione concernente l’accessibilità al sistema).

Ad ogni fascicolo sono associati i metadati minimi:

- codice amministrazione

- n. del fascicolo (classificazione e numero progressivo generato automaticamente dal sistema)

- responsabile del procedimento

- oggetto

- elenco dei documenti contenuti

4. Di norma il fascicolo si crea sull’ultimo livello della classificazione. All’interno del fascicolo i documenti devono avere tutti la stessa classifica (quella del fascicolo stesso). Per l’inserimento di un documento avente classifica diversa è necessaria anche l’attribuzione al documento della stessa voce di classificazione del fascicolo (doppia classificazione). I fascicoli possono essere collegati tra loro sia che appartengano alla stessa classifica che a classifiche diverse, utilizzando l’apposita funzione (LINK) (es. il fascicolo del procedimento amministrativo di accesso ai documenti di una procedura concorsuale può essere collegato al fascicolo di quest’ultima). In sostanza, l’utilizzo del collegamento tra fascicoli è opportuno con riferimento a procedimenti amministrativi diversi quando l’uno è il presupposto o il seguito dell’altro o quando hanno il medesimo oggetto.

5. All’interno di ciascun fascicolo la documentazione può essere organizzata in sottofascicoli utili, in particolare, quando lo stesso fascicolo deve contenere molti documenti. Per quanto riguarda la classificazione dei documenti inseriti nei sottofascicoli si

rinvia al precedente punto 4. Il sottofascicolo può essere a sua volta organizzato in sottofascicoli; in sostanza la sottofascicolazione può avvenire su due livelli. Il sottofascicolo, indicativamente, può identificare:

- una fase endoprocedimentale;

- un procedimento amministrativo nell’ambito di un fascicolo che contiene più procedimenti amministrativi omogenei (corrispondenti ad altrettanti sottofascicoli) riferiti allo stesso soggetto.

6. Ogni Direzione/Dipartimento/U.O. è incaricata della formazione dei fascicoli di propria competenza nonché della standardizzazione degli oggetti dei fascicoli appartenenti alla stessa tipologia procedimentale.

7. Alla fascicolazione e alle eventuali relative modifiche provvede il funzionario gestore della pratica o su indicazione di quest’ultimo o del Direttore della Direzione/Dipartimento/U.O., l’operatore di protocollo.

Articolo 49

Processo di formazione dei fascicoli

1. In presenza di un documento da inserire in un fascicolo il funzionario gestore della pratica (o, su indicazione di quest’ultimo o del Direttore della Direzione/Dipartimento/U.O., l’operatore di protocollo) stabilisce se il documento stesso si colloca nell’ambito di un affare o procedimento in corso oppure se dà avvio ad un nuovo fascicolo.

2. Se il documento si colloca nell’ambito di un affare o procedimento in corso, occorre:

- selezionare il relativo fascicolo;

- collegare la registrazione di protocollo del documento al fascicolo selezionato;

- assicurare l’inserimento fisico dello stesso nel relativo carteggio (se si tratta di un documento su supporto cartaceo).

3. Se il documento dà avvio ad un nuovo fascicolo, occorre:

- eseguire l’operazione di apertura del fascicolo di cui al precedente articolo;

- collegare la registrazione di protocollo del documento al fascicolo aperto;

- assicurare l’inserimento fisico dello stesso nel relativo carteggio (se si tratta di un documento su supporto cartaceo).

4. La denominazione di ciascun fascicolo deve rispettare la descrizione standardizzata degli oggetti dei fascicoli (cfr. art.43, comma 4) e deve essere riportata sulla camicia del fascicolo cartaceo all’interno del quale i documenti devono essere ordinati in ordine cronologico.

5. Indicativamente, è la Direzione/Dipartimento/U.O. assegnataria “per competenza” di un documento a formare il relativo fascicolo. Le Direzioni/Dipartimenti/UU.OO. che ricevono il medesimo documento “per conoscenza” di norma utilizzano il fascicolo (e la relativa classifica) creato dall’assegnatario (in tal caso il fascicolo sarà “trasversale” cioè utilizzato da più Articolazioni/UU.OO.); se invece il documento ricevuto per conoscenza attiene ad un diverso procedimento o comunque ha valenza diversa, può essere inserito in un diverso fascicolo (già aperto o da aprire) su altra voce di classifica (previa doppia classificazione del documento).

In sostanza la Direzione/Dipartimento/Unità Operativa che riceve un documento “per conoscenza” non è tenuta a classificarlo e a fascicolarlo; ciò accade quando il documento ha una valenza meramente interna all’ufficio, cioè è strumentale al lavoro dell’operatore.

6. La Direzione/Dipartimento/U.O. assegnataria “per competenza” inoltra il fascicolo alle Articolazioni/UU.OO. coinvolte nel procedimento amministrativo. L’inoltro del fascicolo

non fa venire meno la necessità di inoltrare anche i successivi singoli documenti che attengono a quel fascicolo.

7. I destinatari dell’inoltro del fascicolo possono integrare con propri documenti e/o collegare (link) a propri fascicoli il fascicolo ricevuto.

Articolo 50

Tenuta dei fascicoli cartacei o misti (documenti cartacei e documenti informatici) dell’archivio corrente

1. I fascicoli cartacei o misti (documenti cartacei e documenti informatici) dell’archivio corrente sono conservati, fino al versamento nell’archivio di deposito, dal funzionario gestore della pratica o dall’ufficio utente della relativa Direzione/Dipartimento/U.O.

SEZIONE X - SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 51

Spedizione dei documenti su supporto cartaceo

1. I documenti da spedire su supporto cartaceo sono trasmessi agli uffici abilitati all’operazione di spedizione dopo che sono state eseguite le operazioni di registrazione di protocollo, segnatura di protocollo, classificazione, fascicolazione e con associazione, di norma, del documento scansionato alla relativa registrazione di protocollo.

2. E’ necessario conservare la minuta firmata in originale per l’inserimento nel relativo fascicolo.

3. Nel caso di spedizioni per raccomandata con ricevuta di ritorno, posta celere, corriere, o altro mezzo che richieda una qualche documentazione da allegare alla busta, la relativa modulistica viene compilata a cura degli uffici utente.

4. Le ricevuta di ritorno delle raccomandate devono indicare la Direzione/Dipartimento/U.O. e il relativo numero di fascicolo o di protocollo.

Articolo 52

Spedizione dei documenti informatici

1. I documenti informatici da spedire vengono trasmessi agli uffici abilitati alle operazioni di spedizione. Dopo le operazioni di registrazione, segnatura di protocollo, classificazione e fascicolazione vengono trasmessi, all’indirizzo indicato nel documento stesso, tramite le caselle di posta elettronica certificata integrate all’applicativo di protocollo.

2. Le ricevute di accettazione e consegna vengono associate alle rispettive registrazioni di protocollo.

3. Per la spedizione dei documenti informatici, l’Azienda si avvale del servizio di “posta elettronica certificata” della ditta InfoCert S.p.A.

4. Nel caso un documento protocollato venga inviato ad un indirizzo pec inesistente, non è più possibile ritrasmetterlo attraverso l’applicativo di protocollo.

5. Il documento deve essere inviato all’indirizzo pec corretto accedendo direttamente alla casella pec tramite Legalmail.

6. Il messaggio pec inviato e le relative ricevute sono salvate in formato eml e associate alla relativa registrazione di protocollo.

SEZIONE XI - ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 53

Gestione degli archivi e relative responsabilità

1. La tenuta, la conservazione e la gestione della documentazione sanitaria corrente (cartelle cliniche, referti, lastre, ecc.) rimane in carico ai Dirigenti Medici Direttori di U.O.. I Direttori delle Articolazioni Sanitarie sono responsabili della tenuta e della conservazione della documentazione sanitaria trasferita nell’archivio di deposito o storico.

2. I Direttori di Direzione/Dipartimento/U.O. rispondono della corretta tenuta, conservazione e gestione della documentazione non sanitaria corrente e di deposito ad essi afferente sulla base dei piani di classificazioni (titolario) in uso nel tempo e dei relativi fascicoli di competenza. Della documentazione storica non sanitaria confluita nell’Azienda rispondono i Direttori di Direzione/Dipartimento/U.O. sulla base delle materie di rispettiva competenza.

3. I Direttori di Direzione/Dipartimento/U.O. individuano gli operatori formalmente incaricati delle attività di gestione dell’archivio di seguito descritte.

4. Il Servizio svolge attività di coordinamento sull’intera documentazione archivistica, ovunque trattata, distribuita o conservata, ai fini della sua corretta classificazione e conservazione.

Articolo 54 Archivio aziendale

1. Gli archivi e i singoli documenti degli enti pubblici sono considerati beni culturali, assoggettati al regime proprio del demanio pubblico.

2. I singoli documenti (ricevuti, spediti e interni formali) e l'archivio dell’Azienda nel complesso sono quindi beni culturali appartenenti al demanio pubblico.

3. In quanto appartenenti al demanio pubblico gli archivi e i singoli documenti dell’Azienda sono inalienabili.

4. Essi sono conservati nella loro organicità.

5. Lo scarto di documenti è subordinato all'autorizzazione della Soprintendenza Archivistica di Bologna.

6. L’archivio è la raccolta ordinata degli atti spediti, ricevuti e interni formali dell’Azienda e conservati per il conseguimento degli scopi istituzionali giuridici e culturali dell’Azienda stessa.

7. Convenzionalmente, per motivi organizzativi, tecnici, funzionali e di responsabilità, l’archivio si suddivide in tre sezioni:

a. corrente, costituito dal complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi in corso di istruttoria e di trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse attuale;

b. di deposito, costituito dal complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi, per i quali non risulta più necessaria una trattazione per il corrente svolgimento del procedimento amministrativo o comunque verso i quali sussista un interesse sporadico;

c. storico, costituito dal complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi da oltre 40 anni e destinati, previa l'effettuazione delle operazioni di scarto, alla conservazione perenne. Nell’archivio storico confluiscono gli atti relativi ad enti estinti, soppressi o assorbiti dall’Azienda (a titolo esemplificativo si ricordano: l’U.s.l. n.23; l’Ente ospedaliero S. Xxxxx della Scaletta comprensivo sia dell’ospedale civile che di quello psichiatrico; l’Amministrazione degli Ospedali e Istituzioni Riunite; l’Ente Comunale di Assistenza; gli enti assistenziali gestiti dalla Congregazione di Carità; ecc.).

Parte della documentazione storica di carattere amministrativo confluita nell’Azienda è stata depositata presso la Biblioteca comunale di Imola – Archivio storico comunale, sulla base di formale contratto di deposito approvato con deliberazione n.150 del 28.12.2004. Altra parte della documentazione storica afferente la struttura di Castel S. Xxxxxx Terme è stata depositata presso la Biblioteca comunale di Castel S. Xxxxxx Terme come risulta dai verbali di consegna del 20.06.2000 e del 12.06.2001.

Gli archivi relativi agli ex ospedali psichiatrici Xxxxx e Osservanza sono stati depositati sulla base di formale contratto di deposito approvato con deliberazione n. 129 del 12.08.2010 alla Biblioteca Comunale di Imola – Archivio storico comunale.

Articolo 55 Serie archivistica

1. Per serie archivistica si intende un raggruppamento di documenti, compresi in un arco d’anni variabile, con caratteristiche omogenee, dettato da esigenze funzionali quali la natura e la forma dei documenti (ad esempio: le determinazioni, i contratti, i registri di protocollo) o la materia trattata (ad esempio: le serie dei fascicoli personali, delle pratiche di finanziamento, ecc.).

Articolo 56 Criteri di archiviazione

1. Per la custodia dei documenti, soprattutto di quelli non rilegati, si devono usare carpette di cartone (non di plastica) nelle quali i documenti devono essere conservati preferibilmente in senso verticale.

2. I documenti trasferiti nell’archivio di deposito e in quello storico devono essere collocati in appositi locali di archivio, evitando lo smembramento delle serie archivistiche.

3. I documenti sono collocati su idonee scaffalature. La scaffalatura è l’insieme degli scaffali su cui vengono collocate le unità archivistiche.

4. Si chiama colonna la porzione di scaffalatura compresa tra due montanti.

5. Si chiama palchetto ogni ripiano.

6. La sistemazione delle unità archivistiche (faldoni o buste e registri) sulla scaffalatura deve essere fatta per colonne, partendo dall’alto verso il basso, da sinistra verso destra.

7. In ogni caso il materiale archivistico deve sempre essere conservato elevato da terra al fine di evitare danneggiamenti.

Articolo 57

Versamento dei fascicoli nell’archivio di deposito

1. Di regola, all’inizio di ogni anno, le Articolazioni/U.O. individuano i fascicoli, virtuali o tradizionali, relativi ad affari o procedimenti conclusi, o comunque non più necessari allo svolgimento delle attività correnti.

2. I fascicoli così individuati sono trasmessi all’archivio di deposito. Il trasferimento deve essere effettuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie hanno nell’archivio corrente [cfr. art. 67, comma 2, del testo unico].

3. I fascicoli da versare all’archivio di deposito devono essere ordinati in raccoglitori recanti l’indicazione dell’Azienda U.S.L., dell’U.O. di provenienza, l’anno/i di produzione, gli indici di classificazione e la loro descrizione.

4. I fascicoli presenti nell’archivio di deposito devono essere suddivisi in serie archivistiche, ciascuna delle quali deve essere ripartita in registri o contenitori di singoli fascicoli, intestati all’U.O. di riferimento.

5. Ciascun Direttore di Direzione/Dipartimento/U.O. cura la formazione e la conservazione di un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite dall’archivio corrente all’archivio di deposito [cfr. art. 67, comma 3, del testo unico].

6. Prima di effettuare il versamento dei fascicoli all’archivio di deposito si procede:

- a verificare l’effettiva chiusura della pratica;

- a riordinare, in ordine cronologico di protocollo, i singoli documenti contenuti nel fascicolo eliminando duplicati e quant’altro non necessario.

7. Il Direttore della Direzione/Dipartimento/U.O. cura inoltre la redazione di inventari

– consistenti in elenchi sistematici delle unità archivistiche – e di altri strumenti di corredo (indici, schedari, ecc.).

8. Per l’archivio storico valgono le stesse norme di conservazione, riordino e inventariazione già indicate per l’archivio di deposito.

9. Ai sensi del D. Lgs. n. 42/2004 nel caso di trasferimento dell’archivio di deposito e dell’archivio storico (o loro parti) il Responsabile dell’archivio, previa comunicazione al Servizio e all’U.O.P.T.I. e d’intesa con gli stessi, si attiva per comunicare/chiedere autorizzazione alla competente Soprintendenza Archivistica.

Articolo 58

Responsabile della conservazione dei documenti informatici

1. Il Responsabile della conservazione dei documenti informatici di cui alla Deliberazione CNIPA del 19.02.2004 è individuato nel Dirigente Responsabile dell’U.O.

T.I.R. (Deliberazione n. 43 del 12.04.2010).

2. L’Azienda ha rinnovato la convenzione per lo svolgimento della funzione di conservazione dei documenti informatici con l’Istituto regionale per i Beni Artistici, Culturali e Naturali (IBACN) – Polo Archivistico Regionale della Regione Xxxxxx – Romagna con scadenza 31.12.2033.

3. All’IBACN - PARER è stata affidata la conservazione dei documenti informatici dell’Azienda, nel rispetto delle norme di legge e delle specifiche tecniche.

4. L’IBACN - PARER è individuato come Responsabile della conservazione dei documenti trasferiti in base alla convenzione.

5. L’IBACN - PARER è nominato Responsabile esterno dei trattamenti dati collegati all’esecuzione della convenzione.

6. Per le modalità operative dei versamenti si rinvia alla convenzione con il PARER e agli atti dalla stessa richiamati.

7. I documenti informatici possono essere archiviati anche con modalità cartacee solo per le esigenze correnti; essi sono conservati in modo permanente, per il periodo indicato dalla legge o dal massimario di conservazione aziendale, con modalità digitali.

Articolo 59

Scarto d’archivio e versamento nell’archivio storico

1. La selezione periodica dei documenti (scarto archivistico) avviene – di regola annualmente e con il coordinamento del Responsabile del Servizio - con le modalità descritte nel regolamento per lo scarto dei documenti d’archivio riportato nell’allegato n. 12.

2. Anche prima che siano trascorsi 40 anni dalla conclusione dei relativi procedimenti è opportuno procedere, in occasione delle operazioni di selezione e scarto, al versamento all’archivio storico (limitatamente alla documentazione destinata alla conservazione perenne) qualora la documentazione abbia perduto l’interesse giuridico- amministrativo per acquisire quello squisitamente storico-culturale.

Articolo 60

Accesso agli archivi di deposito e storico da parte di personale interno all’Azienda. Relativa movimentazione.

1. L’accesso agli archivi di deposito e storici è riservato al solo personale appositamente incaricato dal rispettivo Direttore di Direzione/Dipartimento/U.O. che ha in custodia le chiavi di accesso ai relativi locali, nonché, al Responsabile del Servizio o agli operatori che agiscono per conto di quest’ultimo, incaricati ex art. 30 D.Lgs. n. 196/2003 dei trattamenti “Gestione archivi”.

2. Dei documenti prelevati dagli archivi deve essere tenuta traccia del movimento effettuato e della richiesta di prelevamento (allegato n. 13).

3. Si applicano in ogni caso, per l’archiviazione e la custodia dei documenti contenenti dati personali, le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali [cfr. art. 68, comma 3, del testo unico]. In particolare, ciascun operatore deve attenersi alle istruzioni operative approvate e allegate alla deliberazione n.151 del 24.12.2008 ad oggetto “D.Lgs. n. 196/2003. Ricognizione dei trattamenti di dati personali, nomina dei responsabili e definizione dei relativi compiti, istruzioni operative minime per gli incaricati” come, eventualmente, integrate e dettagliate dal rispettivo Responsabile in relazione alle caratteristiche dei singoli trattamenti.

4. I locali destinati ad ospitare depositi d’archivio sono censiti dall’U.O.P.T.I. alla quale compete anche garantire la sicurezza ed idoneità dei locali adibiti ad archivio.

Articolo 61

Consultazione dei documenti da parte di personale esterno all’Azienda

1. I documenti conservati nell’archivio storico dell’Azienda sono liberamente consultabili fatte salve le eccezioni previste dalla legge che tengono conto, segnatamente, del carattere riservato degli stessi. In particolare, si applicano gli artt.122 e seguenti del D.Lgs 22.01.2004, n. 42 “Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell’art.10 della

L. n.137/2002” e il D.Lgs. 30.6.2003, n. 196 “Codice in materia di protezione dei dati personali”.

2. La motivata richiesta di consultazione per scopi storici e di studio dell’archivio non sanitario dell’Azienda (corrente, di deposito e storico) da parte di soggetti esterni deve essere inoltrata, per competenza, al Responsabile del Servizio che gestisce il relativo procedimento.

3. L’accesso all’archivio sanitario è di competenza del Direttore del/la Dipartimento/Direzione sanitario/a di riferimento.

4. L’accoglimento della richiesta di consultazione ai fini di ricerca scientifica/storica è subordinata all’accettazione integrale del “codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento di dati personali per scopi storici” da parte del soggetto consultatore.

5. La consultazione dei documenti da parte di personale esterno all’Amministrazione è possibile esclusivamente in un locale appositamente predisposto sotto la diretta sorveglianza del personale addetto.

6. Il rilascio di copie dei documenti dell’archivio avviene previo rimborso delle spese di riproduzione, secondo le procedure e le tariffe stabilite dall’Azienda.

7. L’accesso ai documenti conservati presso il PARER è riconosciuto ai dipendenti individuati dal Direttore della Direzione/Dipartimento/U.O. a cui afferisce la documentazione oggetto di versamento.

SEZIONE XII - REGISTRI

Articolo 62

Registro giornaliero informatico di protocollo

1. Il registro giornaliero informatico dal 29.09.2015 (rappresentato dall’elenco delle informazioni inserite con l’operazione di registrazione di protocollo nell’arco dello stesso giorno) di protocollo è riversato al PARER-ER, entro la giornata successiva in modo automatico dalla procedura informatica, come previsto dall’art. 7 del DPCM 3.12.2013.

2. I registri giornalieri di protocollo pregressi vengono inviati per la conservazione al PARER.

Articolo 63 Registro di emergenza

1. Il Responsabile del Servizio autorizza lo svolgimento, anche manuale, delle operazioni di registrazione di protocollo su registri di emergenza ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare il sistema.

2. In condizioni di emergenza si applicano le modalità di registrazione e di recupero dei dati descritte nell’articolo 63 del testo unico, e precisamente:

- Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema.

- Qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il Responsabile del Servizio può autorizzare l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione.

- Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate.

- La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l’identificazione univoca dei documenti registrati nell’ambito del sistema documentario dell’Azienda.

- Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite, senza ritardo, nel sistema informatico, utilizzando un’apposita funzione di recupero dei dati, al ripristino delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico

ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.

3. Le modalità di registrazione e il relativo recupero sono riportati nell’allegato n 14.

SEZIONE XIII - ACCESSIBILITÀ AL SISTEMA

DI PROTOCOLLO INFORMATICO E RELATIVO PIANO DI SICUREZZA

Articolo 64

Accesso da parte degli uffici utente

1. La riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è garantita dal sistema attraverso l’uso di identificativi utente e password conformi alle previsioni di cui al D.Lgs. 196/2003 Allegato B.

2. Tutti gli utenti dell’applicativo sono incaricati del trattamento “Gestione protocollo generale e riservato”.

3. L’U.O. T.I.R., dopo aver creato l’utente nell’applicativo, consegna unitamente alla ID e password, la nomina ad incaricato del trattamento e le istruzioni operative previste dal Documento sulla Sicurezza, che viene periodicamente aggiornato dall’Azienda.

4. La visibilità/accessibilità dei dati di protocollo, consentita agli utenti incaricati del trattamento ai sensi dei precedenti commi, è determinata sulla base di criteri funzionali e gerarchici derivanti dall’organigramma di cui all’allegato n.1. Ogni utente è abilitato alla visione dei dati di protocollo propri dell’U.O. di appartenenza. Gli utenti dei livelli apicali sono abilitati alla visione dei dati di protocollo delle UU.OO. facenti capo al livello apicale, come da organigramma.

5. Le sopra descritte regole di visibilità non si applicano al protocollo riservato, visibile esclusivamente dall’operatore che effettua le singole registrazioni.

6. Quando, su richiesta del Direttore della Direzione/Dipartimneto/U.O., viene abilitato un nuovo dipendente quale utente dell’applicativo Proteus, è cura degli addetti del Servizio organizzare un incontro con il dipendente per illustrare le funzionalità dell’applicativo.

Articolo 65

Procedura informatica e Piano di sicurezza

1. La procedura informatica funzionale e tecnica del sistema di gestione informatica utilizzato dall’Azienda è denominata Proteus PA.

2. Essa assicura le seguenti funzionalità (come da nota prot n. 32507/2015 della ditta InfoCert agli atti dell’U.O. T.I.R.):

- le misure di sicurezza di cui all’articolo 7 del DPCM 3 dicembre 2013;

- le modalità di trasmissione e registrazione di documenti informatici;

- il calcolo dell’impronta dei documenti informatici secondo il formato previsto all’articolo 19 del DPCM 3 dicembre 2013;

- la segnatura di protocollo dei documenti di cui agli articoli 9, 18 e 19 del DPCM 3 dicembre 2013;

3. Per quanto riguarda le misure di sicurezza informatica il sistema rispetta le misure minime previste dall’allegato B del Codice Privacy 196/2003; i dettagli tecnici sono mantenuti aggiornati e riportati nel Documento per la Sicurezza revisionato annualmente

SEZIONE XIV – NORME FINALI E TRANSITORIE

Articolo 66

Modalità di aggiornamento e comunicazione del manuale

1. Il presente regolamento è operativo dal giorno della pubblicazione della deliberazione di approvazione.

2. Dopo la sua formale approvazione, il testo del presente Manuale sarà reso noto mediante pubblicazione sulla Intranet aziendale e sul sito Internet dell’Azienda.

3. Il presente Manuale sarà aggiornato ogni volta si renderà necessario a seguito di modifiche normative e/o procedurali che incidano sul suo contenuto.

Collegio Sindacale Organo di verifica e controllo di legittimità

Staff Direzione Generale:‌‌

Assetto organizzativo AUSL di Xxxxx (Xxx. x. 0 xxx 00/0/0000 “Regolamento Attuativo” e ss.mm.ii)

Tecnostruttura

DIRETTORE GENERALE

Organo di governo e gestione aziendale

Medicina Legale

Xxxx. Xxxxxxxxx Xxxxxx

Prog. Interaziendale reti cliniche ortopediche e traumatologiche Xxxx. Xxxxxxxxx Xxxxxxxx

Prog. Interaziendale Reti Cliniche

Maternità e Infanzia

Staff Direttore Sanitario:

Governo Clinico D.ssa Xxxxxx Xxxxx Nuclei Operativi:

●Prevenzione protezione

●Medico competente

●Accreditamento Qualità

●Rischio Clinico e controlli Sanitari

Formazione /

Ricerca e Innovazione

Collegio di Direzione

Organo di proposta e consultazione obbligatoria presieduto da Direttore Sanitario

DIRETTORE SANITARIO

Xxxx.

Xxxxx Xxxxxx

DIRETTORE AMMINISTRATIVO

Xxxx.

Xxxxxxx Xxxxxxxx

D.ssa Xxxxx Xxxxxxxxx

Aggiornato al 19-08-2015

Allegato n. 1 al Manuale di Gestione dei Documenti

Programmazione e Controllo Direzionali Informazione e Comunicazione

(U.R.P. Relazioni esterne e Uff. Stampa)

DIRETTORE DISTRETTO

Ufficio Committenza e Controllo

Ufficio Direzione del Distretto

Imola

Dr. Xxxxxxxx Xxxxxx

Organismo Aziendale di Supporto all'OIV unico Regionale

Delibera AUSL Imola 153 del 23/10/2014

Borgo Tossignano

Castel S. Xxxxxx

Xxxxx

Fontanelice

Giunta del Nuovo Circondario Imolese (Conferenza Territoriale

Sociale e sanitaria Comitato di Distretto)

Medicina

Castel Guelfo

Castel del Rio

Mordano

DIPARTIMENTO AMMINISTRATIVO E TECNICO

Direttore D.ssa Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx

territorio

UOC IGIENE E SANITA'

DSM e DIPENDENZE PATOLOGICHE Direttore D.ssa Xxxx Xxxxxx

PUBBLICA Direttore Dr. Xxxxxxxx Xxxxxx

UOC PSICHIATRIA ADULTI

Direttore

D.ssa Xxxx Xxxxxx

DIPARTIMENTO CURE PRIMARIE Direttore Dr. Xxxxxx Xxxxx (ad interim)

OSPEDALE DI COMUNITA'

Collegio delle Professioni Sanitarie Organismo elettivo di partecipazione e contestabilità interna

ospedale

UOC ONCOLOGIA

Direttore

Dr. Xxxxxxx Xxxxxxx

SSiA CHIRURGIA GENERALE

Responsabile

Casalfiumanese

UOC PRONTO SOCCORSO E MEDICINA D'URGENZA

Direttore (ad interim)

UOC Contabilità e Finanza

Direttore Dr. Xxxxxx Xxxxx

UOC Segreteria Generale e Affari legali

Direttore D.ssa Xxxxxxx Xxxxxxxxxx

UOC Risorse Umane

Direttore D.ssa Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxx

UOC Economato e Logistica

Direttore D.ssa Xxxxx Xxxxxxxxx

UOC Patrimonio e Tecnologie Impiantistiche

Direttore Xxx. Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxx

UOC Tecnologie Impiantistiche e di Rete

Direttore Xxx. Xxxxxxxx Xxxxxxxx (ad interim)

UOC Ingegneria Clinica

Direttore Xxx. Xxxxxxxx Xxxxxxxx

UOC Amministrazione dei servizi sanitari ospedalieri e territoriali

Direttore D.ssa Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx

Legenda:

Struttura organizzativa Sistema delle responsabilità

UOC IGENE VETERINARIA

Direttore

D.ssa Xxxxxxxxx Xxxxxxx

UOC PREVENZIONE E SICUREZZA NEGLI AMBIENTI DI LAVORO

Direttore

Dr. Xxxxx Xxxxx

PROGRAMMA SICUREZZA ALIMENTARE

Responsabile

Dr. Xxxxxxxx Xxxxxx

PROGRAMMA EDILIZIA E IGIENE ABITATO

Responsabile

Dr.ssa Xxxxxx Xxxxxxxxx

UOC NEUROPSICHIATRIA DELL'INFANZIA E DELL'ADOLESCENZA

Direttore

Dr. Xxxxxx Xxxxxxxxxxx

UOC DIPENDENZE PATOLOGICHE

Direttore

Dr. Xxxxxxx Xxxxxxxxx

SSD SERVIZIO PSICHIATRICO DIAGNOSI E CURA

Responsabile D.ssa Xxxxxx Xxxxx

UOC CURE PRIMARIE

Direttore

Dr. Xxxxxx Xxxxx (ad interim)

SSD CONSULTORIO FAMILIARE

Responsabile D.ssa Xxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx

PROGRAMMAPEDIATRIA DI COMUNITA'

Responsabile D.ssa Xxxxx Xxxxxx

SSD ASSISTENZA AREA DELLA NON AUTOSUFFICIENZA

Responsabile

D.ssa Xxxxxx Xxxxxxxx

UOC NEFROLOGIA E DIALISI

DIPARTIMENTO MEDICO ONCOLOGICO Dir. Xxxx. Xxxxxxx Xxxxxxx

Direttore

D.ssa Xxxxxxx Xxxxxxxxx

UOC PEDIATRIA E NIDO

Direttore

Dr. Xxxxxxxx Xxxxxx

UOC MEDICINA 1

Direttore

Dr. Xxxxxxx Xxxxxxxx

UOC MEDICINA 2

Direttore

D.ssa Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx

UOC GERIATRIA E LUNGODEGENZA

Direttore

Dr. Xxxxxxxx Xxxxxx

UOC MEDICINA RIABILITATIVA

Direttore

Dr. Xxxxxx Xxxxxxxxxxx

UOC GASTROENTEROLOGIA

Direttore

Dr. Xxxxxxx Xxxxxxxxx

UOC GENETICA MEDICA

Direttore (ad interim) D.ssa Xxxx Xxxxxxxxx

SSD NEUROLOGIA

Responsabile D.ssa Xxxxxxxx Xxxxxxx

SSD MINORE INTENSITA' CLINICA

Responsabile

Dr. Xxxxxxx Xxxxxxxx

Xxxx. Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx

UOC DAY SURGERY – CHIRURGIA GENERALE

Direttore Dr. Xxxxxxx Xxxxxx

SSD BREAST UNIT

DIPARTIMENTO CHIRURGICO Direttore Dr. Xxxxxx Xxxxx

Responsabile

Dr. Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx

UOC ORTOPEDIA

Direttore

Dr. Xxxxxxxxx Xxxxxxx

UOC UROLOGIA

Direttore Dr. Xxxxxx Xxxxx

UOC OTORINO- LARINGOIATRIA

Direttore Dr. Xxxxxxx Xxxxx

UOC OCULISTICA

Direttore Dr. Xxxxx Xxxxx

UOC GINECOLOGIA E OSTETRICIA

Direttore

Dr. Xxxxxxx Xxxxxxxx

UOC ANATOMIA PATOLOGICA

Direttore Dr. Xxxxxxx Xxxxxxx

SS CENTRALE STERILIZZAZIONE

Responsabile

Coordi. Infermieristico Xxxxx Xxxxx

Dr.ssa Xxxxxxxx Xxxxx

DIPARTIMENTO EMERGENZA E ACCETTAZIONE Dir. Xxxxxx Xxxxx

UOC ANESTESIA E RIANIMAZIONE

Direttore Dr. Xxxxxx Xxxxx

UOC CARDIOLOGIA

Direttore

Dr. Xxxxxx Xxxxxxxxx

UOC RADIOLOGIA

Direttore (ad interim)

Dr. Xxxxxxxxxxx Xxxxxxx

SSD SEMI INTENSIVA

Responsabile

Dr.ssa Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx

SSD SPOKE LABORATORIO ANALISI

Responsabile

D.ssa Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx

SSD CENTRO RACCOLTA SANGUE E IMMUNO- EMATOLOGIA

Responsabile

Dr. Xxxxxx Xxxxxxx

DIREZIONI TECNICHE AZIENDALI

Direzione Medica Di Presidio

D.ssa Xxxxxxxx Xxxx'Xxxx

Direzione Infermieristica e Tecnica

Dr. Xxxxxx Xxxxxxx

Direzione dell'Assistenza Farmaceutica D.ssa

Xxxxxx Xxxxxxxx

organi organismi altre direzioni dipartimenti

Tecnostrutture

DIPARTIMENTO DI SANITA' PUBBLICA Direttore Dr.ssa Xxxxxxxxx Xxxxxxx

Relazione di staff

Relazione di line supervisione diretta Relazione istituzionale

Relazione di afferenza dei programmi

PROGRAMMAINTERDIPARTIMENTALE CURE PALLIATIVE

PROGRAMMA INTERDIPARTIMENTALE ANZIANI

Responsabile Dr. Xxxxxxx Xxxxxxxx

PROGRAMMA INTERDIPARTIMENTALE PSICOLOGIA CLINICA E DI COMUNITA'

Dr. Xxxxxxx Xxxxx

PROGRAMMA BLOCCO OPERATORIO

Responsabile Dr.ssa Xxxxx Xxxxxx

SSiD Polo di Day Surgery polispecialistico di Castel San Xxxxxx Terme

Responsabile Dr. Xxxx Xxxxxxxxxx

/programmi

NOTA: per ciascun Dipartimento sono evidenziate le strutture / programmi a valenza dipartimentale ed interdipartimentale

Allegato n. 2 al Manuale di

Gestione dei Documenti

Elenco Formati

Ai messaggi di Posta Elettronica Certificata possono essere allegati esclusivamente file in formato aperto, stabile, completo, leggibile, non modificabile, privo di codici eseguibili, macro istruzioni, link. I file prodotti/trasmessi devono rispettare i formati standard previsti dalla normativa vigente - D. Lgs. 82/2005 «Codice dell’amministrazione digitale», D. Lgs. 235/2010 «Modifiche ed integrazioni al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante Codice dell'amministrazione digitale, a norma dell'articolo 33 della legge 18 giugno 2009, n. 69», L. 190/2012 (art. 1, cc. 32, 35 e 42), Delibera 50/2013 ANAC Allegato 2.

Si suggerisce di allegare file in formato PDF/A, perché di maggiore diffusione e leggibilità. Sono comunque previsti/accettati file in formato/estensione :

.txt, .tiff, jpg, doc, docx, xls, xlsx, csv, rtf, ods, odt.

In caso di PDF ottenuti da scansioni si consiglia, per limitare la dimensione degli allegati, di impostare lo scanner ad una risoluzione massima di 100dpi.

Nel caso di file compressi, i file presenti all’interno devono rispettare le medesime regole

In seguito all'evoluzione tecnologica e all'aggiornamento dei software, l'Azienda Usl si riserva di aggiornare l'elenco dei formati

Allegato n. 3 al Manuale di Gestione dei Documenti

Come firmare con firma CadES (P7M)

Aprire Dike e cliccare su Firma

Inserire la smartcard nel lettore e selezionare tramite Esplora Risorse il file che si desidera firmare digitalmente.

Se il file da firmare NON è un file PDF l’unica firma possibile è quella CadES (P7M). Prima di procedere con la firma è ancora possibile verificare il documento cliccando sul pulsante Apri Documento.

Per procedere con la firma premere poi Continua

Viene visualizzato nome associato al certificato caricato sulla smartcard inserita nel lettore. Se nella smartcard ci sono caricati anche certificati scaduti, occorre selezionare quello valido. Occorre quindi digitare il PIN della smartcard e selezionare la cartella dove salvare il file firmato (di default è la cartella dove è memorizzato il file originale). Procedere poi cliccando sul pulsante Firma

Al termine del processo di firma viene visualizzato un messaggio di conferma del buon esito. Per una ulteriore conferma è possibile utilizzare il pulsante Verifica File. Si può poi proseguire firmando altri documenti o tornando alla Home.

Come firmare con firma PadES (PDF)

Il prerequisito per utilizzare la firma PadES è che il file da firmare deve essere un PDF. I files PDF possono essere comunque firmati con entrambe le tipologie di firma:

se si seleziona la tipologia di firma CadES (P7M), il procedimento è quello illustrato precedentemente.

Firmando con la firma PadES il file firmato mantiene lo stesso nome del file non firmato, quindi occorre prestare attenzione alla destinazione del file firmato per evitare di sostituire quello originale non firmato.

Il file firmato, mantenendo l’estensione PDF, non necessita di DIKE per essere aperto e verificato.

Scegliendo la tipologia PadES inoltre è possibile inserire nel documento firmato un riquadro con il nome del firmatario ed altri parametri opzionali quali il motivo della firma, la data, la mail del firmatario ed una immagine col il logo dell’azienda o la firma autografa scansionata.

Vediamo quindi in dettaglio il procedimento per apporre la firma PadES.

Da Xxxx dopo aver premuto Firma, selezionare la tipologia di firma e mettere al spunta in Visualizza Firma nel documento. A destra, dove è visualizzata l’anteprima del del documento da firmare, viene evidenziato un riquadro giallo posizionabile tramite il mouse in qualsiasi punto del documento. Il riquadro conterrà i parametri opzionali specificati nel riquadro a sinistra.

Compilare quindi i parametri opzionali e premere il pulsante Continua

Viene visualizzato il nome associato al certificato caricato sulla smartcard inserita nel lettore. Se nella smartcard ci sono caricati anche certificati scaduti, occorre selezionare quello valido. Occorre quindi digitare il PIN della smartcard e selezionare la cartella dove salvare il file firmato: di default è la cartella dove è memorizzato il file originale, quindi se non si desidera perdere il file originale non firmato occorre selezionare un’altra cartella. Procedere cliccando sul pulsante Firma

Allegato n. 4 al Manuale di Gestione dei Documenti

Elenco Indirizzi di posta elettronica certificata dell’Azienda Usl di Imola

Unità Operativa	Indirizzo PEC
Segreteria Generale e Affari Legali	xxxx.xxxxxxxxxxxx@xxx.xxxx.xxxxx.xx.xx
Risorse Umane (indirizzo abilitato al ricevimento email inviate unicamente da casella di posta certificata)	xxxxxxxxxxxx@xxx.xxxx.xxxxx.xx.xx
Ufficio Concorsi (indirizzo abilitato al ricevimento email inviate unicamente da casella di posta certificata)	xxxxxxxx@xxx.xxxx.xxxxx.xx.xx
Contabilità e Finanza (indirizzo abilitato al ricevimento email inviate unicamente da casella di posta certificata)	xxxxxx.xxxxxxx@xxx.xxxx.xxxxx.xx.xx
Economato Provveditorato (indirizzo abilitato al ricevimento email inviate unicamente da casella di posta certificata)	xxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxxx.xxxxx.xx.xx
Tecnologie Informatiche e di Rete (indirizzo abilitato al ricevimento email inviate unicamente da casella di posta certificata)	xxxxxxxxxxx@xxx.xxxx.xxxxx.xx.xx
Patrimonio e Tecnologie Impiantistiche (indirizzo abilitato al ricevimento email inviate unicamente da casella di posta certificata)	xxx.xxxxxxx@xxx.xxxx.xxxxx.xx.xx
Ingegneria Clinica (indirizzo abilitato al ricevimento email inviate unicamente da casella di posta certificata)	xxx.xxxxxxx@xxx.xxxx.xxxxx.xx.xx
Amministrazione dei Servizi Sanitari Ospedalieri e Territoriali	xxx.xxxxxxxxxxxx@xxx.xxxx.xxxxx.xx.xx
Staff Informazione e Comunicazione (indirizzo abilitato al ricevimento email inviate unicamente da casella di posta certificata) Ufficio Relazioni con il Pubblico (indirizzo abilitato al ricevimento email inviate unicamente da casella di posta certificata)	xxxxxxxxxxxxx@xxx.xxxx.xxxxx.xx.xx xxxx@xxx.xxxx.xxxxx.xx.xx
Direzione Generale	xxx.xxxxxxxx@xxx.xxxx.xxxxx.xx.xx
Direzione Medica di Presidio	xxx.xxxxxxxxxxx@xxx.xxxx.xxxxx.xx.xx
Direzione Infermieristica e Tecnica (indirizzo abilitato al ricevimento email inviate unicamente da casella di posta certificata)	xxx.xxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxxx.xxxxx.xx.xx
Direzione Assistenza Farmaceutica	xxx.xxxxxxxxxxxx@xxx.xxxx.xxxxx.xx.xx
Dipartimento Sanità Pubblica	xxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxxx.xxxxx.xx.xx
Prevenzione e Sicurezza degli Ambienti di Lavoro	xxxx@xxx.xxxx.xxxxx.xx.xx
Dipartimento Cure Primarie	xxxxxxxxxxxx@xxx.xxxx.xxxxx.xx.xx
Dipartimento Salute Mentale (indirizzo abilitato al ricevimento email inviate unicamente da casella di posta certificata)	xxxxxxxxxxxxx@xxx.xxxx.xxxxx.xx.xx
Distretto	xxxxxxxxx@xxx.xxxx.xxxxx.xx.xx

Programmazione e controllo direzionale (indirizzo abilitato al ricevimento email inviate unicamente da casella di posta certificata)	xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxxx.xxxxx.xx.xx
Governo Clinico	xxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxxx.xxxxx.xx.xx
Staff Formazione (indirizzo abilitato al ricevimento email inviate unicamente da casella di posta certificata)	xxxxxxxxxx@xxx.xxxx.xxxxx.xx.xx
Anatomia Patologica (indirizzo abilitato al ricevimento email inviate unicamente da casella di posta certificata)	xxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxxx.xxxxx.xx.xx
Attività trasversali anti-corruzione	xxx.xxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxxx.xxxxx.xx.xx
Genetica	xxxxxxxx@xxx.xxxx.xxxxx.xx.xx
Medicina Legale	xxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxxx.xxxxx.xx.xx
Suap	xxxx@xxx.xxxx.xxxxx.xx.xx
Visite Fiscali	xxxxxxxxxxxxx@xxx.xxxx.xxxxx.xx.xx
Pec utilizzate da applicativi gestionali	xxxxxxxx.xxxx@xxx.xxxx.xxxxx.xx.xx xxxxx@xxx.xxxx.xxxxx.xx.xx

Allegato n. 5 al Manuale di Gestione dei Documenti

Apertura Documenti firmati digitalmente

Per aprire i file firmati digitalmente con firma CadES (estensione P7M) è necessario utilizzare un apposito software.

Nel sito dell'Agenzia per l'Italia Digitale sono elencati i software certificati che è possibile scaricare gratuitamente.

L’Azienda Usl di Imola ha deciso di utilizzare Il software Dike di Infocert per la gestione delle firme. Dike consente di aprire tutti i file firmati digitalmente indipendentemente dal tipo di firma (sia CadES che PadES).

Per aprire i file firmati digitalmente con firma PadES (estensione PDF) è sufficiente utilizzare Acrobat Reader opportunamente configurato.

Verifica firma digitale con Dike

Aprire Dike cliccando sull’icona: Si aprirà la home. Cliccare quindi su Verifica

Selezionare tramite Esplora Risorse il file firmato che si desidera verificare.

Se la firma è corretta viene visualizzata una spunta verde con il nome del firmatario.

Cliccando sul pulsante Dettagli è possibile visualizzare tutti i dettagli della firma digitale apposta al documento.

Cliccando sul pulsante Report è possibile stampare i dettagli visualizzati.

Cliccando sul pulsante Documento Originale è possibile aprire il file originale firmato digitalmente: il sistema prevede il salvataggio in locale del file e la successiva apertura.

Dopo aver cliccato OK al messaggio di avvenuto salvataggio, verrà aperta la cartella dove è stato salvato il file originale. Per aprirlo fare doppio Click sul nome del file.

Esempi di firme non valide

Verifica firma digitale con Acrobat Reade XI

i file firmati con firma PadES mantengono il formato PDF e quindi è possibile aprirli direttamente con Acrobat Reader senza la necessità di installare un software specifico.

La versione di Acrobat Reader che utilizzeremo è la XI.

Per verificare la firma digitale direttamente con Acrobat Reader occorre che il software sia opportunamente configurato.

Aprire con Acrobat Reader il file PDF firmato digitalmente.

Cliccando sull’icona a sinistra evidenziata in figura si aprirà il pannello delle firme

Per verificare la firma digitale si può in alternativa cliccare direttamente sul riquadro col nome del firmatario.

Selezionando poi Proprietà firma è possibile vederne tutti i dettagli

Salvare una Mail in locale

Allegato n. 6 al Manuale di Gestione dei Documenti

In Zimbra è stata messa a disposizione una estensione (Zimlet) che consente di scaricare una singola mail in locale comprensiva di tutti gli allegati.

Come procedere

Trascinare col tasto di sinistra del mouse, la mail che desidera scaricare sulla Zimlet Download email:

Il nome del file da scaricare viene proposto in automatico: Download.

Se Chrome è impostato per chiedere dove salvare i file, è conveniente modificare subito il nome mettendo un nome significativo ed aggiungendo l’estensione .EML

Se Chrome è impostato per salvare automaticamente i file nella cartella Download il nome va modificato successivamente aggiungendo comunque l’estensione EML

Il file EML contiene il messaggio di posta elettronica completo di formattazione del testo, immagini ed eventuali allegati. E’ possibile aprire i file EML utilizzando in Windows XP outlook express ed in Windows 7 Windows Live Mail (contattare l’help desk informatico per eventuali difficoltà nell’apertura dei file EML).

Allegato n. 7 al Manuale di

Gestione dei Documenti

ELENCO DEI DOCUMENTI ESCLUSI DALLA REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO

Sono escluse dalla protocollazione le seguenti tipologie documentarie:

1. Riviste e pubblicazioni:

- gazzette ufficiali;

- bollettini ufficiali della Regione

- notiziari della pubblica amministrazione;

- giornali, libri e riviste;

- materiali pubblicitari;

- manuali uso e manutenzione

2. Materiali statistici

3. Atti preparatori e corrispondenza interna tra gli uffici:

- turni di reperibilità/guardia

- richieste di visite fiscali e risposte dei medici che hanno effettuato la visita;

- richieste di affissione all’albo aziendale e conferma dell’avvenuta pubblicazione;

- richieste di annullamento numeri di protocollo

- richieste di autorizzazione all’utilizzo di protocollo di emergenza

- richieste dell’URP agli Uffici/U.O di acquisizione informazioni o chiarimenti per poter rispondere a reclami presentati da cittadini

- trasmissione documenti per richieste di accesso formale

- trasmissione relazioni tecniche concernenti interrogazioni/interpellanze/mozioni e richieste del Difensore Civico

- corrispondenza interna inviata da professionisti/U.O./Dipartimenti riguardante l’organizzazione dell’attività ambulatoriale istituzionale e l’attività libero professionale

- trasmissione documenti concernenti sanzioni amministrative per violazioni al codice della strada

4. Inviti a manifestazioni ed atti relativi all’attività di aggiornamento/formazione personale dipendente e convenzionato:

- inviti a manifestazioni;

- richieste di rimborso spese e missioni comprese quelle per aggiornamenti obbligatori o facoltativi;

- comunicazione di attivazione corsi di aggiornamento e convocazione dei partecipanti ai corsi

- lettere di trasmissione ai dipendenti degli originali degli attestati di partecipazione a corsi di aggiornamento interni

- registri di presenza ai corsi inviati all’Ufficio Organizzazione Programmazione Personale

- registri vari attestanti la presenza ad assemblee sindacali, Commissioni Bilaterali, Gruppi Tecnici ed incontri Azienda/XX.XX.

- attestazioni relative a corsi di aggiornamento svolti esternamente

- titoli di studio

5. Documenti di occasione:

- biglietti di condoglianze, auguri, congratulazioni, ringraziamenti, ecc.;

6. Documenti inerenti la presenza o l’assenza dal servizio di personale dipendente:

- richieste ferie, richieste permessi ad eccezione dei permessi per congedo parentale e di quelli non retribuiti

- moduli di mancata timbratura, moduli di richiesta riconoscimento ore straordinarie, moduli per donazione sangue;

- certificati di malattia

7. Richieste di interventi o materiali e verbali di collaudo:

- richieste di Hardware e Software, di attribuzione di livelli di autorizzazione per l’accesso alle funzioni di applicativi informatici, modulistica per password telefonica

- richieste di materiale al magazzino economale

- richieste alla Biblioteca per acquisto libri e abbonamenti riviste

- richieste di intervento all’U.O. Patrimonio

- verbali di collaudo interni - verbali di intervento tecnico – certificati di verifiche periodiche

- richieste d’acquisto

8. Convocazioni e verbali riunioni:

- convocazione gruppi di lavoro e riunioni anche degli organismi aziendali (escluso incontri con XX.XX.)

- verbali riunioni di servizio e verbali sedute di organismi aziendali

9. Documentazione contabile non soggetta a registrazione:

- attestati di pagamento in c/c postale - Estratti conto c/c postale – Estratti conto Banca d’Italia – Vaglia

- iter di liquidazione documenti

- giornale di cassa

- comunicazione accordi contrattuali diversi dalla clausola contrattuale standard proposta dall’Azienda ai sensi del D.Lgs. 231/02;

10. Documenti sanitari:

- denunce trattamenti immunizzanti

- relazioni sanitarie

- verbali di sopralluoghi su esercizi ed attività redatti da igiene pubblica e veterinaria

- modulistica relativa alla sicurezza sui cantieri (L.484 e L.626)

- modulistiche/attestazioni/certificazioni rilasciate o ricevute dallo sportello unico distrettuale

- ricette farmaceutiche

- cartelle ambulatoriali

11. Altri documenti:

- accesso informale agli atti amministrativi;

- comunicati stampa

- ricevute di ritorno delle raccomandate A.R.;

- documenti che per la loro natura non rivestono alcuna rilevanza giuridico- amministrativa presente o futura

- certificazioni stipendiali da allegare alle pratiche per infortuni

- moduli inizio/fine servizio per INAIL

- autocertificazioni allegate ad altre pratiche

- nonché, la documentazione già soggetta a registrazione particolare di cui all’Allegato n.4.

Allegato n. 8 al Manuale di

Gestione dei Documenti

REGISTRI PARTICOLARI PER IL TRATTAMENTO DI REGISTRAZIONI INFORMATICHE, ALBI, ELENCHI, RACCOLTE DATI CONCERNENTI STATI, QUALITA’ PERSONALI E FATTI E DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE PARTICOLARE E RELATIVE MODALITA’ DI TRATTAMENTO

Articolazione/Unità Operativa	Tipologia di documentazione	Modalità di trattamento	Applicativo
Dipartimento Amministrativo e Tecnico UU.OO. competenti all’adozione di Determinazioni	Determinazioni dirigenziali	Deliberazione n.49 del 02 aprile 2003 e succ. modificazioni. Le modalità di trattamento sono descritte nel Manuale del relativo applicativo. Registri obbligatori.	LibraNet
U.O. Economato e Logistica U.O. Contabilità e Finanza U.O.Risorse Umane UO Amministrazione Servizi Sanitari Ospedalieri e Territoriali Direzione Medica di Presidio Distretto Direzione Generale U.O. Patrimonio e Tecnologie Impiantistiche U.O Segreteria Generale e Affari Legali	Fatturazione attiva e passiva Ordini di fornitura Liquidazione fatture Mandati	Procedura infomatica	Oliamm
Direzione generale	Deliberazioni del Direttore Generale	Registro obbligatorio vidimato	LibraNet
U.O. Economato e Logistica	Inventario	Procedura informatica	Oliamm
	Giornale di cassa economale	Procedura informatica	Oliamm
U.O. Contabilità e Finanza	Provvisori di pagamento o incasso senza relativo mandato o reversale	Procedura informatica	Oliamm
	Distinte mandati e reversali	Procedura informatica	Oliamm
	Avvisi di pagamento	Procedura informatica	Oliamm
Presidio Ospedaliero	Ricoveri SDO - Cartelle cliniche	Programma informatico	Iperico
	Referti di Pronto Soccorso	Programma informatico	Firstaid
	Liste d’attesa Ricoveri chirurgici	Programma informatico	Iperico

Allegato n. 9 al Manuale di Gestione dei Documenti

RACCOMANDAZIONI DI CARATTERE GENERALE

1. Nella descrizione dei corrispondenti e nella redazione degli oggetti si deve procedere dal generale al particolare.

2. Il numero di protocollo non va preceduto/seguito da sigle relative ad esempio alla Direzione/Dipartimento/U.O. che protocolla, a chi ha redatto il documento…

3. Si utilizzano esclusivamente le lettere maiuscole. Le lettere accentate sono costituite dalla lettera maiuscola seguita dall’apostrofo “’”.

Sì: UNIVERSITA’ No: UNIVERSITà

Sì: E’

No: è

4. Le parole devono essere scritte complete e per esteso, senza storpiature, segni di punteggiatura o abbreviazioni…

Sì: CONFERENZA TERRITORIALE SOCIO SANITARIA No: CONFERENZA TERRIT. SOCIO-SANIT.

5. I numeri si indicano utilizzando le cifre arabe Sì: CELEBRAZIONE PER 3° ANNIVERSARIO

No: CELEBRAZIONE PER TERZO ANNIVERSARIO No: CELEBRAZIONE PER III ANNIVERSARIO

No: CELEBRAZIONE PER 3^ ANNIVERSARIO

6. Nelle date si privilegia la leggibilità (23 giugno 2008). Il primo giorno del mese si indica con “1” (1 giugno 2010).

Sì: 23 GIUGNO 2008

No: 23.06.2008

No: 23.6.08 No: 23/06/08

Sì: 1 GIUGNO 2010

No: 01.06.2010 No: 1°/06/10

7. Non si ripete la denominazione del campo che si sta compilando. Sì: COMUNE IMOLA

No: MITTENTE: COMUNE IMOLA

Sì: RICHIESTA DI PARTECIPAZIONE ALLA SELEZIONE…

No: OGGETTO: RICHIESTA DI PARTECIPAZIONE ALLA SELEZIONE…

DESCRIZIONE DEL CORRISPONDENTE

1. Le anagrafiche devono essere formate da elementi rilevati dal documento, dagli allegati, ecc. Devono identificare il corrispondente in modo univoco.

Gli elementi essenziali per l’identificazione univoca del corrispondente e la descrizione anagrafica sono:

- per la persona fisica: prima il cognome e poi il nome (senza segni di separazione es. “/ - ,”);

Sì: XXXXX XXXXX No: XXXXX XXXXX No: XXXXX X.

No: XXXXX, XXXXX

Sì: XXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX No: XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXX

Quando non è possibile distinguere il nome dal cognome (XXXX XXXXX), nell’anagrafica della persona si riportano i nomi nella forma in cui sono indicati sul documento.

- per la persona giuridica: la denominazione seguita dalla forma societaria non puntata (SPA, SRL, SNC…) + CITTA’

Sì: CESI SRL IMOLA No: CESI S.R.L.

Elementi opzionali che completano l’anagrafica precisandola:

- Persone fisiche: data di nascita o il numero di matricola, se disponibile. Sì: XXXXX XXXXX – 12 MARZO 1970

Sì: XXXXX XXXXX – 123123

- Persone giuridiche: indirizzo.

Sì: SACMI SC – XXX XXXXXXXXXXX XXXXXX, 00X – 00000 XXXXX XX

La “&” (e commerciale) riportata nella denominazione del corrispondente si scrive come semplice “E” nel campo di protocollo.

Sì: XXXXX E XXXXX SPA No: XXXXX & XXXXX S.P.A.

2. La descrizione dei corrispondenti deve risultare il più possibile normalizzata (rubrica). Nella rubrica ogni corrispondente è individuato da un codice. I primi caratteri del codice devono contenere la sigla dell’U.O./Direzione/Dipartimento che ha inserito il corrispondente.

3. Le denominazioni dei corrispondenti si descrivono per esteso, senza preposizioni, abbreviazioni o segni di punteggiatura

Sì: COMUNE CASTEL SAN XXXXXX TERME No: COMUNE CASTEL S. XXXXXX

No: COMUNE CASTEL S. XXXXXX X.

4. I nomi stranieri si riportano nella lingua originale e, di norma, non si traducono. Se si ritiene necessario, è ammessa la traduzione del nome per le sole strutture. La forma italiana segue quella in lingua originale.

Sì: UNIVERSITY OF OXFORD

Sì: UNIVERSITY OF OXFORD – UNIVERSITA’ DI OXFORD No: UNIVERSITA’ DI OXFORD

5. I nomi di persona fisica si indicano senza titoli di deferenza o qualificazione del nome.

Sì: XXXXX XXXXX

No: XXXXX XXXXX INGEGNERE No: DOTT. AVV. XXXXX XXXXX No: XXXX. XXXXX XXXXX

No: ROSSI ING. XXXXX

No: XXXX.XX XXXXX XXXXX

6. Gli acronimi si indicano senza segni di separazione. Sì: INPS

No: I.N.P.S.

I numeri eventualmente compresi nel nome di struttura sono mantenuti nella forma e posizione originale, anche se contengono caratteri romani.

Sì: SCUOLA ELEMENTARE XXXXXXXX XXXXX – VIA 25 APRILE, 10B – 00000 XXXXXX XXX XXXXXX XXXXX XX

No: SCUOLA ELEMENTARE XXXXXXXX 23° - XXX XXXX XXXXXX X. 00/X – 00000 XXXX (XX)

7. Le anagrafiche degli uffici e degli organi dell’AUSL Imola sono inseriti nella rubrica delle anagrafiche (AUSL IMOLA - ) – vedi allegato 1.

8. All’interno dell’Azienda, quando un servizio invia ad un gruppo omogeneo: il mittente è identificato nel servizio stesso e il destinatario nelle ripartizioni nel loro complesso (es. DIPARTIMENTI OSPEDALIERI – senza doverli elencare uno per uno).

9. Amministrazioni centrali dello Stato, Regioni, Province e Comuni: si indica l’intestazione anagrafica principale (Regione Xxxxxx Xxxxxxx) e l’articolazione gerarchica di riferimento (Settore integrazione socio sanitaria), omettendo gli eventuali livelli gerarchici intermedi. Non si specificano le ripartizioni interne (divisione, ufficio…).

Sì: REGIONE XXXXXX XXXXXXX – SETTORE INTEGRAZIONE SOCIO SANITARIA E NON AUTOSUFFICIENZA

No: REGIONE XXXXXX XXXXXXX – DIREZIONE GENERALE DEL DIRITTO ALLA SALUTE E DELLE POLITICHE DI SOLIDARIETA’ – SETTORE INTEGRAZIONE SOCIO SANITARIA E NON AUTOSUFFICIENZA

10. Anche se i Comuni riportano sulla carta intestata l’indicazione di “Città” in anagrafica si indica sempre “COMUNE”.

Sì: COMUNE IMOLA No: CITTA’ IMOLA

11. I nomi degli studi sono riportati senza titoli professionali, accademici o di deferenza.

Sì: STUDIO LEGALE ASSOCIATO XXXXX XXXXX XXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXX

No: AVV. XXXXXXXX XXXXXXX

No: STUDIO AVVOCATO X. XXXXXXX

No: AVV. XXXXXXXX XXXXXXX STUDIO LEGALE

12. Se sono presenti più corrispondenti devono essere indicati separatamente- uno in ogni campo (vicino alla descrizione del campo Mittente/Destinatario è riportata una freccia U per aggiungere altri campi).

13. Se un documento è spedito a più destinatari:

- si compila un campo “Corrispondente” per ogni destinatario oppure

- si descrive in un campo “Corrispondente” l’anagrafica completa del primo e nel secondo campo le parole “Altri – Elenco allegato alla minuta” o “Altri – vedi minuta”. Questi allegati se non sono parte integrante del documento devono essere allegati alla minuta e conservati nel fascicolo. Lo stesso elenco deve essere associato alla registrazione di protocollo.

oppure

- si indica nel campo “Corrispondente” la categoria indicata nell’indirizzo del documento oltre ad all’indicazione “Elenco allegato alla minuta”. Questi allegati se non sono parte integrante del documento devono essere allegati alla minuta e conservati nel fascicolo. Lo stesso elenco deve essere associato alla registrazione di protocollo

14. Nei documenti a firma plurima si indica come corrispondente:

- l'associazione, comitato… quando i sottoscrittori sono organizzati; Sì: COMITATO CITTADINI PER LA SALUTE

- la categoria di appartenenza, se si evince dal testo del documento;

Sì: PERSONALE AUSL IMOLA SEGRETERIA GENERALE E AFFARI LEGALI Sì: FAMILIARI PAZIENTI MONTECATONE

diversamente:

- solo il primo firmatario leggibile e non più di tre firmatari.

15. Nei raggruppamenti temporanei di imprese si registra la società capogruppo.

16. Nei documenti in materia di contenzioso bisogna distinguere il vettore dall’autore del documento.

- quando un documento giudiziario viene trasmesso con lettera di accompagnamento, il corrispondente è l’autore della lettera accompagnatoria.

- quando un documento giudiziario, privo di lettera di accompagnamento, ma riportante il timbro dell’avvocato e dello studio legale, viene notificato a mano o tramite servizio di notificazione, il corrispondente è lo studio legale.

- quando il documento riporta più studi legali, il corrispondente è lo studio legale che ha sottoscritto l’atto.

- quando il giudiziario è intestato ad un tribunale, a firma del presidente e dell’estensore, privo di lettera di accompagnamento, il corrispondente è il Tribunale.

17. Si devono indicare i riferimenti dei corrispondenti di posta elettronica ricavandoli da:

- testo della e-mail;

- eventuali file allegati;

- dichiarazioni precedenti del corrispondente.

18. Si deve individuare il vero mittente e verificare l’uso improprio della carta intestata. Nel campo “corrispondente” deve essere indicato il cognome e nome del dipendente quando, pur scrivendo sulla carta intestata dell’Azienda, chiede aspettative, modifiche contrattuali (part-time…). Dal contenuto del documento occorre distinguere se il corrispondente sia da identificarsi nel dipendente (scrive a titolo personale) o nella stessa amministrazione (scrive in qualità di rappresentante dell’ente di appartenenza).

CONTENUTO OGGETTO PROTOCOLLO

1. Dal generale al particolare: azione principale ed elementi principali del testo, senza prolissità.

Se il documento riporta una sequenza numerica riferita a selezioni, gare, concorsi o altro è significativo riportare nell’oggetto tutti i numeri della sequenza numerica.

Sì: GARA 10/2010 MANUTENZIONE STRAORDINARIA PER … : NOMINA COMMISSIONE TECNICA

2. Uso della rubrica “oggetti ricorrenti”: devono essere inseriti solo oggetti realmente ricorrenti. Questi oggetti possono di volta in volta essere integrati da specifici elementi descrittivi. Nella rubrica ogni oggetto è individuato da un codice. I primi caratteri del codice devono contenere la sigla della Direzione/Diparimento/U.O. che ha inserito l’oggetto.

3. L’oggetto di un documento non si replica nella risposta, né nei documenti successivi. I documenti esprimono azioni diverse.

Sì: ISTANZA DI ACCESSO A DOCUMENTI AMMINISTRATIVI (prot. entrata) ACCOGLIMENTO ISTANZA DI ACCESSO A DOCUMENTI AMMINISTRATIVI

(prot. uscita)

No: ISTANZA DI ACCESSO A DOCUMENTI AMMINISTRATIVI (prot. entrata) ISTANZA DI ACCESSO A DOCUMENTI AMMINISTRATIVI (prot. uscita)

4. La redazione dell’oggetto di un documento in entrata non si limita alla mera trascrizione dell’oggetto presente nel documento. Rielaborare il contenuto del documento.

Sì: CONTROLLO ATTI – COMUNICAZIONE APPROVAZIONE DELLA GIUNTA REGIONE DEL RENDICONTO GENERALE ANNO 2007

No: CONTROLLO ATTI. COMUNICAZIONE DECISIONE GIUNTA REGIONALE

5. L’oggetto non replica l’oggetto del fascicolo. Il documento ha un contenuto coerente con quello del fascicolo a cui appartiene, ma autonomo, che lo contraddistingue.

6. L’oggetto si redige facendo attenzione alla forma grafica dei nomi composti (senza trattino con uno spazio), riportando date, scadenze.

Nell’oggetto devono essere evidenziati eventuali estremi di scadenza di un bando, oppure la data di convocazione di una riunione.

Sì: PROFILO GIURIDICO AMMINISTRATIVO No: PROFILO GIURIDICO-AMMINISTRATIVO

Sì: DATABASE No: DATA BASE

7. Non sono ammesse storpiature (analoghe a quelle in uso per gli sms) come la cancellazione vocali e l’uso di segni inadeguati.

Sì: RINUNCIA CHIUSURA STRAORDINARIA PER 2 GENNAIO 2010 No: RINUNCIA CHIUSURA STRAORDINARIA X 2 GENNAIO 2010

Sì: NON No: NN

8. L’oggetto di un documento in lingua straniera si riporta per esteso nella lingua originale seguito dalla descrizione in lingua italiana, se disponibile.

9. L’oggetto di un documento si redige tenendo conto delle disposizioni vigenti in materia di protezione dei dati personali.

Inserire dati personali identificativi del soggetto interessato solo se pertinenti e non eccedenti.

Non inserire dati sensibili e giudiziari e quelli idonei a rivelare lo stato di salute e le abitudini sessuali dell’interessato.

Nei casi di particolare riservatezza è preferibile utilizzare solo le iniziali del cognome e del nome.

10. L’oggetto non deve contenere:

- riferimenti normativi muti o richiami non espliciti

Sì: RICHIESTA DI ASSEGNAZIONE ALLA STRUTTURA PERIFERICA DI NAPOLI No: RICHIESTA EX ART. 42-BIS DLGS 151-2001

-richiami muti a documenti precedentemente inviati o recepiti dall’ente Sì: ACCOGLIMENTO DELLA RICHIESTA DI CONGEDO…

No: RISPOSTA A PROT N. …. DEL …

Qualora vi sia l’effettiva necessità di riportare il riferimento a un provvedimento normativo, l’indicazione deve tenere conto delle sigle e abbreviazioni previste nell’allegato 2, l’indicazione del numero del provvedimento, trattino e indicazione dell’anno.

Sì: DLGS 82-2005

No: DECRETO LEGISLATIVO 7 MARZO 2005, N 82

11. Gli allegati non fanno parte del campo oggetto. Il numero viene indicato nell’apposito campo “Allegati”. L’allegato ricevuto in duplice copia si conta 1. Se non ci sono gli allegati indicare “0”.

PROPOSTA DI INSERIMENTO DI ALCUNI OGGETTI PROTOCOLLO RICORRENTI NELLA RELATIVA RUBRICA

U.O. SEGRETERIA GENERALE E AFFARI LEGALI

1. ACCESSO A DOCUMENTI AMMINISTRATIVI – ISTANZA

2. ACCESSO A DOCUMENTI AMMINISTRATIVI – DIFFERIMENTO

3. ACCESSO A DOCUMENTI AMMINISTRATIVI – NOTA CONTRO INTERESSATI

4. ACCESSO A DOCUMENTI AMMINISTRATIVI – ACCOGLIMENTO ISTANZA

5. RIVALSA DATORIALE (nominativo ns. dipendente / nominativo controparte) SINISTRO DEL (data) – RICHIESTA ATTI

6. RIVALSA DATORIALE (nominativo ns. dipendente / nominativo controparte) SINISTRO DEL (data) – RICEVIMENTO ATTI

7. RIVALSA DATORIALE (nominativo ns. dipendente / nominativo controparte) SINISTRO DEL (data) – SOLLECITO

8. AVVIO SCARTO DI ATTI D’ARCHIVIO AL (data)

9. SCARTO DI ATTI D’ARCHIVIO AL (data) – RICHIESTA AUTORIZZAZIONE

10. SCARTO DI ATTI D’ARCHIVIO AL (data) – COMUNICAZIONE AVVENUTO INCENERIMENTO

U.O. ECONOMATO PROVVEDITORATO

1. (oggetto gara) - RICHIESTA PREVENTIVA DI OFFERTA

2. (oggetto gara ) - OFFERTA

3. (oggetto gara) - VERBALE AMMISSIONE DITTE

4. (oggetto gara) - VERBALE COMMISSIONE TECNICA/GIUDICATRICE

5. (oggetto gara) - VERBALE APERTURA OFFERTE ECONOMICHE

6. (oggetto gara) - CONTRATTO

7. (oggetto gara) - RESTITUZIONE DEPOSITO CAUZIONALE

8. DENUNCIA SINISTRO

9. IMMATRICOLAZIONE (automezzo)

10. CERTIFICAZIONE REGOLARE FORNITURA E/O FATTURATO.

DIPARTIMENTO CURE PRIMARIE

1. ASSICURAZIONE MALATTIA MEDICI DI ASSISTENZA PRIMARIA: CONTRIBUTO MESE DI (indicazione del mese)

2. GRADUATORIA PER L’ASSEGNAZIONE DEGLI (indicazione della tipologia) ANNO o SEMESTRE (indicazione dell’anno o del I/II semestre): DOMANDA DI PARTECIPAZIONE

3. GRADUATORIA PER L’ASSEGNAZIONE DEGLI (indicazione della tipologia) ANNO o SEMESTRE (indicazione dell’anno o del I/II semestre): CONVOCAZIONE PER TRASFERIMENTO

4. GRADUATORIA PER L’ASSEGNAZIONE DEGLI (indicazione della tipologia) ANNO o SEMESTRE (indicazione dell’anno o del I/II semestre): CONVOCAZIONE PER GRADUATORIA REGIONALE

5. GRADUATORIA PER L’ASSEGNAZIONE DEGLI (indicazione della tipologia) ANNO o SEMESTRE (indicazione dell’anno o del I/II semestre): ESCLUSIONE

6. DICHIARAZIONE DI ASSENZA E SOSTITUZIONE DAL (indicazione della data) AL (indicazione della data)

7. CORSO DI AGGIORNAMENTO PER MEDICI (indicazione tipologia, es. assistenza primaria, pediatri di libera scelta, etc) (indicazione della denominazione del corso): CONFERIMENTO INCARICO DI DOCENZA

8. VALUTAZIONE ALCOLOGICA PER PATENTE DI GUIDA

9. (indicazione dell’organismo: comitato di dipartimento/ufficio di direzione distrettuale/comitati aziendali/tavolo coordinatori etc): CONVOCAZIONE PER IL GIORNO (indicazione del giorno)

10. CONFERIMENTO INCARICO (indicazione della tipologia: a tempo indeterminato/determinato/provvisorio/di sostituzione) COME MEDICO DI (indicazione della tipologia: assistenza primaria/continuità assistenziale/specialista ambulatoriale)

U.O. RISORSE UMANE

1. PASSAGGIO AL RAPPORTO DI LAVORO A TEMPO PARZIALE DI (cognome e nome dipendente – data di nascita o matricola; ES: XXXXX XXXXX – 12 MARZO 1970; oppure XXXXX XXXXX - 123123) - CONSEGNA DELCONTRATTO INDIVIDUALE DI LAVORO

2. PASSAGGIO AL RAPPORTO DI LAVORO A TEMPO PARZIALE DI (cognome e nome dipendente - data di nascita o matricola; ES: XXXXX XXXXX – 12 MARZO 1970; oppure XXXXX XXXXX - 123123) - XXXXXXX

3. ASPETTATIVA PER ESIGENZE PERSONALI O DI FAMIGLIA A (cognome e nome dipendente - data di nascita o matricola; ES: XXXXX XXXXX – 12 MARZO 1970; oppure XXXXX XXXXX - 123123) - CONCESSIONE

4. ASPETTATIVA PER ESIGENZE PERSONALI O DI FAMIGLIA A (cognome e nome dipendente - data di nascita o matricola; ES: XXXXX XXXXX – 12 MARZO 1970; oppure XXXXX XXXXX - 123123) - XXXXXXX

5. ASPETTATIVA PER GRAVI E DOCUMENTATI MOTIVI PERSONALI O FAMILIARI A (cognome e nome dipendente - data di nascita o matricola; ES: XXXXX XXXXX – 12 MARZO 1970; oppure XXXXX XXXXX - 123123) - CONCESSIONE

6. ASPETTATIVA PER GRAVI E DOCUMENTATI MOTIVI PERSONALI O FAMILIARI A (cognome e nome dipendente - data di nascita o matricola; ES: XXXXX XXXXX – 12 MARZO 1970; oppure XXXXX XXXXX - 123123) - CONCESSIONE

7. CONCORSO PUBBLICO PER (qualifica) - RICHIESTA DI PUBBLICAZIONE DEL BANDO

8. CONCORSO PUBBLICO PER (qualifica) - RICHIESTA DI DESIGNAZIONE DI COMPONENTI DELLA COMMISSIONE

9. CONCORSO PUBBLICO PER (qualifica) - CONVOCAZIONE DELLA COMMISSIONE

10. CONCORSO PUBBLICO PER (qualifica) - INVITO A REGOLARIZZARE LA DOMANDA

11. CONCORSO PUBBLICO PER (qualifica) - CONVOCAZIONE DEI CONCORRENTI I PER ESPLETAMENTO PROVA SCRITTA

12. CONCORSO PUBBLICO PER (qualifica) .- CONVOCAZIONE DEI CONCORRENTI I PER ESPLETAMENTO PROVA PRATICA

13. CONCORSO PUBBLICO PER (qualifica) - ACQUISIZIONE DEL VERBALE DELLA COMMISSIONE DI SORTEGGIO

14. CONCORSO PUBBLICO PER (qualifica) - ACQUISIZIONE DEL VERBALE DELLA COMMISSIONE

15. PASSAGGIO AL RAPPORTO DI LAVORO A TEMPO PARZIALE DI (cognome e nome dipendente - data di nascita o matricola; ES: XXXXX XXXXX – 12 MARZO 1970; oppure XXXXX XXXXX - 123123) - DICHIARAZIONE ASSENZA CAUSE DI INCOMPATIBILITA’

DIPARTIMENTO SANITA’ PUBBLICA

1. CANTIERE EDILE: NOTIFICA PRELIMINARE (nominativo ditta)

2. CANTIERE EDILE: AGGIORNAMENTO NOTIFICA PRELIMINARE (nominativo ditta)

3. MALATTIA PROFESSIONALE: SEGNALAZIONE

4. SMALTIMENTO MATERIALE CONTENENTE AMIANTO: PIANO (nominativo richiedente)

5. SMALTIMENTO MATERIALE CONTENENTE AMIANTO: SPOSTAMENTO DATA INIZIO CANTIERE (nominativo richiedente)

6. VIOLAZIONI SANZIONI AMMINISTRATIVE: COMUNICAZIONE PAGAMENTO (numero sanzione)

7. CAMPIONAMENTO: COMUNICAZIONE ESITO

8. CAMPIONAMENTO: INVIO VERBALE DI PRELIEVO (numero verbale)

9. DISTRIBUTORI AUTOMATICI: INSTALLAZIONE

10. CERTIFICATO DI AGIBILITA’: PARERE (nominativo del soggetto intestatario del parere)

Allegato 1

Codice

Descrizione

AZIENDA USL

IMOLA - DIRETTORE GENERALE AZIENDA USL

IMOLA - PROGRAMMAZIONE E CONTROLLO DIREZIONALI AZIENDA USL

IMOLA - INFORMAZIONE E COMUNICAZIONE AZIENDA USL

IMOLA - DIRETTORE AMMINISTRATIVO AZIENDA USL

IMOLA - DIPARTIMENTO AMMINISTRATIVO E TECNICO AZIENDA USL

IMOLA - TECNOLOGIE INFORMATICHE DI RETE AZIENDA USL

IMOLA - INGEGNERIA CLINICA AZIENDA USL

IMOLA - PATRIMONIO E TECNOLOGIE IMPIANTISTICHE AZIENDA USL

IMOLA - CONTABILITA' E FINANZA AZIENDA USL

IMOLA - ECONOMATO E PROVVEDITORATO AZIENDA USL

IMOLA - SEGRETERIA GENERALE E AFFARI LEGALI AZIENDA USL

IMOLA - RISORSE UMANE

AZIENDA USL AMMINISTRAZIONE SERVIZI SANITARI OSPEDALIERI E IMOLA - TERRITORIALI

AZIENDA USL

IMOLA - ATTIVITA' AMMINISTRATIVE TRASVERSALI DAT/DG AZIENDA USL

IMOLA - DIRETTORE SANITARIO AZIENDA USL

IMOLA - GOVERNO CLINICO AZIENDA USL

IMOLA - SETTORE MEDICO LEGALE AZIENDA USL

IMOLA - FORMAZIONE AZIENDA USL

IMOLA - RICERCA E INNOVAZIONE AZIENDA USL

IMOLA - DIREZIONE MEDICA PRESIDIO AZIENDA USL

IMOLA - DIPARTIMENTO MATERNO INFANTILE AZIENDA USL

IMOLA - DIPARTIMENTO EMERGENZA URGENZA E ACCETTAZIONE AZIENDA USL

IMOLA - DIPARTIMENTO MEDICO

AZIENDA USL DIPARTIMENTO CHIRURGICO

PCD

INFO

DAT

TIR

PTI

SGAL

ASSOT

AATDD

SML

DMP

DMF

DEA

IMOLA - AZIENDA USL

IMOLA - DIPARTIMENTO DEI SERVIZI

AZIENDA USL DIPARTIMENTO SALUTE MENTALE E DIPENDENZE IMOLA - PATOLOGICHE

AZIENDA USL

IMOLA - DIPENDENZE PATOLOGICHE AZIENDA USL

IMOLA - NEUROPSICHIATRIA INFANTILE E DELL'ADOLESCENZA AZIENDA USL

IMOLA - DIPARTIMENTO CURE PRIMARIE AZIENDA USL

IMOLA - DIPARTIMENTO SANITA' PUBBLICA AZIENDA USL

IMOLA - DIREZIONE INFERMIERISTICA E TECNICA AZIENDA USL

IMOLA - DIREZIONE ASSISTENZA FARMACEUTICA AZIENDA USL

IMOLA - DISTRETTO

DSERV

DSM

NIA

DCP

DSP

DIT

DAF

Allegato 2

SIGLE PROVVEDIMENTI NORMATIVI

BUR BOLLETTINO UFFICIALE REGIONALE COST COSTITUZIONE

CC CODICE CIVILE

CP CODICE PENALE

CS CODICE DELLA STRADA

CPC CODICE DI PROCEDURA CIVILE CPP CODICE DI PROCEDURA PENALE CN CODICE DELLA NAVIGAZIONE

DACC DISPOSIZIONI PER L’ATTUAZIONE DEL CODICE CIVILE E DISPOSIZIONI TRANSITORIE

DACPC DISPOSIZIONI PER L’ATTUAZIONE DEL CODICE DI PROCEDURA CIVILE E DISPOSIZIONI TRANSITORIE

DACPP DISPOSIZIONI PER L’ATTUAZIONE DEL CODICE DI PROCEDURA PENALE E DISPOSIZIONI TRANSITORIE

DTF DISPOSIZIONI TRANSITORIE FINALI DIR DIRETTIVA

DEL DELIBERAZIONE DET DETERMINAZIONE DL DECRETO LEGGE

DLGS DECRETO LEGISLATIVO DM DECRETO MINISTERIALE

DPCC DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA CORTE DEI CONTI DPCM DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI DPR DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA

GU GAZZETTA UFFICIALE L LEGGE

LR LEGGE REGIONALE

RD REGIO DECRETO

RDL REGIO DECRETO LEGGE RDLGS REGIO DECRETO LEGISLATIVO REG REGOLAMENTO

TU TESTO UNICO

Suggerimenti per uniformare, a livello aziendale, non solo la modalità di redazione degli oggetti dei documenti ma anche di redazione dei testi della corrispondenza, con particolare riferimento a quella indirizzata ai cittadini

- L’oggetto si redige scegliendo forme verbali e lessici condivisi. E’ preferibile l’uso del verbo nella forma attiva e affermativa, in quanto permette una sintesi discorsiva senza ambiguità di interpretazione (es. Comunicazione della negazione dell’autorizzazione all’esercizio….).

E’ opportuno evitare frasi troppo lunghe e complesse, costituite da molte subordinate o coordinate. Si raccomanda, l’uso della terza persona, modo indicativo, tempo presente. Evitare la locuzione impersonale. Usare la forma diretta.

In questo modo la lettura del registro di protocollo può rivelarsi più immediata e diretta. Sì: ADERISCE ALL’INIZIATIVA…

Sì: INVIA IL BANDO DI GARA PER TRATTATIVA…

Sì: COMUNICA IL NOMINATIVO PER SOPRALLUOGO OBBLIGATORIO… Sì: CHIEDE CHIARIMENTI SULLA GARA EUROPEA…

- Utilizzare parole del linguaggio comune. I termini tecnici devono essere utilizzati solo quando risultano indispensabili. Evitare neologismi, parole straniere, locuzioni tecnicisti che o settoriali.

- Evitare i richiami muti (non esplicitati) a riferimenti normativi.

Allegato n. 10 al Manuale di

Gestione dei Documenti

Imola,

Oggetto: Proteus – Richiesta annullamento numero di protocollo

Al Responsabile

del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi

Si chiede l’annullamento del protocollo n. del per i seguenti motivi:

[] errore materiale rilevante (*);

[] registrazione di protocollo ripetuta;

[] altro (motivare)

se la registrazione di protocollo è stata sostituita, indicare il nuovo numero di protocollo Il Responsabile U.O. o Delegato (se formalmente individuato)

* errore rilevante: quando impedisce la ricerca o l’individuazione del mittente / destinatario (refuso riguarda un cognome o un parola chiave dell’oggetto);

errore irrilevante: quando non determina un significato diverso da quello voluto (refuso nel prenome o nell’oggetto).

Provvedimento prot. n. del

All’Articolazione /U.O.

[ ] SI AUTORIZZA

[ ] NON SI AUTORIZZA per i seguenti motivi

Il Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi

DIREZIONE, PROGRAMMAZIONE ED ASSETTO ORGANIZZATIVO Gestione
ctg		cl		sottcl.
1	attività di direzione (generale- strategica-organizzativa) e relazioni istituzionali
		1	organi e organismi dell'Azienda
		2	atto aziendale
		3	pianificazione e programmazione direzionale (anche concertata con gli enti del territorio)
				1	piani pluriennali
				2	programmazione annuale
				3	integrazione socio-sanitaria
				4	committenza
		4	sviluppo organizzativo
				1	elaborazione e revisione assetto organizzativo
				2	gruppi di progetto
		5	attività organizzativa delle strutture aziendali (dipartimenti, articolazioni, UU.OO., ecc)
				1	regolamenti organizzativi e disposizioni
				2	nomine e deleghe di funzioni o di attività
				3	dati di attività
		6	interpellanze/interrogazioni
		7	semplificazione
		8	partecipazione a società e istituzioni
		9	rapporti/relazioni con le organizzazioni sindacali
				1	deleghe sindacali e associative
				2	RSU
				3	commissioni paritetiche - comitati
				4	accordi
				5	proclamazione scioperi e comunicazioni conseguenti
				6	Assemblee sindacali

ctg		cl		sottcl.	Gestione
		10	rapporti con associazioni/ordini/albi professionali
				1	convenzioni ed intese con ordini religiosi e gestione del relativo rapporto
				2	volontariato
		11	progetti di rilevanza regionale
		12	denunce e segnalazioni all'Autorità giudiziaria o agli organi di polizia
2	Ricerca e formazione
		1	Formazione universitaria
				1	corsi
				2	Master
		2	Formazione su progetti provinciali
				1	Corsi 1° Formazione
				2	Corsi riqualifica
		3	Formazione continua
				1	Piano Aziendale Formativo (PAF)
				2	Formazione esterna
				3	Formazione interna
				4	Formazione a distanza (FAD)
				5	Aggiornamento/ECM Medici di MG, Pdi LS, Medici C.A.
		4	ricerca e sperimentazione
		5	Progetti di formazione per esterni
		6	Progetti regionali di ricerca e di formazione/sperimentazione
		7	tirocini e specializzazioni post-laurea
3	attività di controllo e verifica sia interna che esterna, attiva e passiva
		1	organo di controllo/verifica (collegio sindacale)
		2	servizio ispettivo
		3	controllo di gestione. Budget e centri di costo
		4	albo beneficiari

ctg		cl		sottcl.	Gestione
		5	controlli esterni
				1	controlli sugli atti deliberativi
				2	controlli attivi e passivi
				3	verifica e validazione dati x esterni
		6	difensore civico
4	attività di informazione, comunicazione e partecipazione
		1	comunicazione esterna
				1	rapporti con i media
				2	organizzazione eventi
				3	materiale informativo
		2	rapporti con il pubblico
				1	segnalazioni
				2	informazioni
		3	comunicazione interna
		4	controllo di qualità dal lato dell'utente. Comitati consultivi (CCM)
		5	accesso ai documenti e alle informazioni
5	risorse informative
		1	protocollo
		2	biblioteca e servizi di documentazione
		3	sistemi informatici, sistemi informativi, statistiche e flussi informativi
6	Sistema di qualità
		1	percorso di accreditamento istituzionale - iter
		2	certificazione uni en iso 9000
		3	certificazione di bilancio
7	Sistemi di sicurezza, sorveglianza sanitaria e gestione del rischio
		1	sicurezza lavoratori
				1	sopralluoghi e valutazione del rischio salute
				2	programmazione e attuazione interventi
				3	radioprotezione
				4	sorveglianza sanitaria

ctg		cl		sottcl.	Gestione
				5	Rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza
		2	sicurezza aziendale (strutture, attrezzature e impianti)
				1	sopralluoghi e analisi del rischio
				2	programmazione e attuazione interventi
		3	sicurezza beni aziendali (security)
				1	sopralluoghi e analisi del rischio
				2	programmazione e attuazione interventi
		4	sicurezza assistiti/utenti
				1	sopralluoghi e analisi del rischio clinico
				2	programmazione e attuazione interventi
		5	tutela dati personali (privacy)
				1	misure di sicurezza
				2	informativa e consenso
8	Personale dipendente, contratti atipici, medici di medicina generale, pediatri di libera scelta, personale in convenzione
		1	Programmazione fabbisogno e procedure di reclutamento del personale
				1	Programmazione fabbisogno di personale
				2	Procedure per istituzione di rapporti di lavoro dipendente
				3	Procedure per istituzione di rapporti di lavoro non dipendente e relativa gestione
		2	progressioni e incarichi dirigenziali

ctg		cl		sottcl.	Gestione
		3	libera professione intra ed extra moenia del personale dipendente
				1	autorizzazioni
				2	opzioni intra ed extra moenia
				3	attività di supporto
				4	attività libero professionale su richiesta aziendale
		4	sistemi di valutazione
				1	organismi preposti all'attività di valutazione (Collegi tecnici)
				2	valutazione collegata al raggiungimento degli obiettivi di risultato/produttività
				3	valutazione del personale con incarico dirigenziale/posizione organizzativa
		5	Accordi personale convenzionato MMG, PdLS, specialisti ambulatoriali, continuità assistenziale
				1	gestione accordi nazionali e regionali
				2	Associazionismo Medico: medicina di gruppo, medicina in rete, medici in associazione, pediatria di gruppo
		6	Certificazioni ed attestazioni
		7	incompatibilità e incarichi fuori orario di servizio
		8	Anagrafe prestazioni
		9	ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO
				1	personale amministrativo
				2	personale tecnico/professionale
				3	personale sanitario
		10	frequenze volontarie
9	gestione rapporto di lavoro individuale
		1	inquadramento giuridico

ctg	cl		sottcl.	Gestione
			1	nomina o stipula contratto
			2	mobilità, comandi e assegnazioni
			3	attribuzione funzioni, incarichi
			4	variazioni del rapporto
			5	mantenimento in servizio
			6	cessazioni
	2	orario di lavoro, presenze, assenze
			1	gravidanza e allattamento
			2	aspettative
			3	permessi e distacchi
			4	diritto allo studio
			5	contingente minimo per scioperi precettazioni
	3	tutela della salute negli ambienti di lavoro
			1	infortuni e malattie professionali
			2	cause di servizio ed equo indennizzo
			3	accertamenti sanitari
	4	trattamento economico
			1	documentazione fiscale
			2	documentazione contributiva

ctg		cl		sottcl.	Gestione
				3	Indennità, benefici e compensi vari
				4	assegno nucleo
				5	pignoramenti
				6	trattenute sulla retribuzione
				7	Cessioni con enti previdenziali
				8	Cessioni con istituti privati
		5	trattamento previdenziale
				1	riscatti
				2	ricongiunzioni
				3	trattamento pensionistico
				4	trattamento fine servizio/rapporto
		6	responsabilità
				1	controlli/segnalazioni/provvedimenti disciplinari per il personale del comparto
				2	controlli/segnalazioni disciplinari per le figure dirigenziali
				3	responsabilità penale e amministrativo- contabile
10	contabilità e finanza
		1	Bilanci
		2	Adempimenti fiscali e contributivi
		3	Ricavi
		4	Fornitori/Pagamenti
		5	Recupero crediti e rivalse
		6	Fallimenti
		7	Finanziamenti

ctg		cl		sottcl.	Gestione
		8	Tesoriere
		9	Mobilità sanitaria
11	patrimonio mobiliare e risorse strumentali
		1	ACQUISTO DI BENI DI CONSUMO
				1	Procedura di gara
				2	Gestione del contratto
		2	ACQUISTO APPARECCHIATURE ELETTROMEDICALI
				1	Procedura di gara
				2	Gestione del contratto
		3	FORNITURE DI SERVIZI
				1	Procedura di gara
				2	Gestione del contratto
		4	ACQUISTO ATTREZZATURE ECONOMALI ED INFORMATICHE
				1	Procedura di gara
				2	Gestione del contratto
		5	CONTRATTI COMODATO D'USO
		6	manutenzioni in economia
		7	acquisizioni a titolo gratuito
				1	eredità
				2	donazioni in natura
				3	Materiale in conto visione
		8	\|nventario
		9	gestione polizze assicurative
				1	Polizze assicurative
				2	rapporti con le Compagnie e con il Broker
				3	sinistri
		10	conservazione e valorizzazione patrimonio culturale e scientifico
				1	beni storico-artistici
				2	beni archivistici
12	patrimonio immobiliare e tecnologie impiantistiche
		1	PROGETTAZIONE
				1	Studi di fattibilità

ctg		cl		sottcl.	Gestione
				2	Progettazione preliminare
				3	Progettazione definitiva/esecutiva
				4	Autorizzazioni
		2	LAVORI PUBBLICI
				1	Affidamenti diretti
				2	Gare
				3	incarichi
		3	DIREZIONE LAVORI
				1	Subappalti
				2	Collaudi - certificazioni - verifiche
				3	Contabilità
				4	Gestione cantiere
		4	GESTIONE IMMOBILI contratti/convenzioni/autorizzazioni
		5	UTENZE
				1	TELEFONIA - CERCAPERSONE
				2	ACQUA
				3	GAS
				4	ELETTRICITA'
				5	TELERISCALDAMENTO
		6	ACQUISIZIONI A TITOLO GRATUITO
		7	INVENTARIO
13	attività legale
		1	contenzioso
		2	patrocinio legale fuori polizza RCT
14	assistenza farmaceutica
		1	circolari , regolamenti e disposizioni regionali e aziendali
		2	ricettari
		3	assistenza territoriale e gestione delle farmacie convenzionate
		4	prontuari terapeutici
		5	farmacovigilanza / reazioni avverse
		6	vigilanza presso sedi aziendali, farmacie territoriali e depositi
		7	controllo dei consumi e delle prescrizioni

ctg		cl		sottcl.	Gestione
		8	rapporti con altre AUSL - segnalazione furti
15	assistenza sanitaria territoriale e assistenza ed integrazione socio sanitaria
		1	attività di direzione distrettuale
		2	assistenza primaria
		3	assistenza specialistica ambulatoriale
				1	Tempi di Attesa Regionali e Aziendali
				2	Tariffario delle prestazioni
				3	Accesso alle prestazioni specialistiche
				4	Linee Guida Aziendali - Regionali - Nazionali
		4	assistenza termale
		5	assistenza integrativa e protesica
		6	assistenza domiciliare integrata
		7	anagrafe sanitaria
		8	patologie croniche invalidanti e malattie rare
		9	attività consultoriale per la tutela dell'infanzia, della donna e della famiglia
		10	Assistenza agli anziani
				1	Normative e Accordi regionali e aziendali
				2	assistenza in strutture residenziali e semiresidenziali
				3	assistenza domiciliare socio assistenziale territoriale
				4	assegni di cura
		11	Assistenza ai minori
				1	maltrattamenti, abusi e disagi sociali
				2	Assistenza Neuropsichiatrica
		12	assistenza e cura delle dipendenze patologiche
				1	Rapporti con le Prefetture del territorio nazionale
				2	rapporti con strutture terapeutiche
				3	sostegni economici - borse lavoro
		13	Assistenza ai soggetti diversamente abili
				1	assistenza domiciliare

ctg		cl		sottcl.	Gestione
				2	assistenza in strutture residenziali e semiresidenziali
				3	sostegni economici / assegni di cura
		14	Assistenza agli utenti psichiatrici
				1	Norme e disposizioni sull'organizzazione e attività dei Dipartimenti di Salute Mentale
				2	Residenza e Centro Salute Mentale
				3	assistenza in strutture residenziali e gruppi appartamento
				4	gestione denaro degenti
				5	sussidi economici - borse lavoro
		15	tutele e curatele
		16	assistenza sociale, mediazione culturale, assistenza non sanitaria aggiuntiva
ASSISTENZA OSPEDALIERA
16	assistenza ospedaliera
		1	attività di direzione medico ospedaliera
				1	protocolli e procedure, istruzioni operative
				2	dichiarazioni di nascita
				3	posti letto
				4	elezioni e referendum
		2	attività di degenza/organizzazione
				1	area emergenza / urgenza
				2	area chirurgica
				3	area internistica per acuti
				4	area lungodegenza
				5	area pediatrica
				6	servizi trasversali
				7	oncologia / cure palliative
		3	attività di day hospital, day surgery, day service
		4	attività specialistica ambulatoriale in regime ospedaliero
				1	attività amb.le chirurgica
				2	attività amb.le medica
		5	trasporti sanitari di emergenza (118)
		6	raccolta, conservazione, distribuzione sangue umano

ctg		cl		sottcl.	Gestione
		7	ricoveri psichiatrici volontari e TSO (trattamenti sanitari obbligatori)
		8	prelievo e impianti di organi e tessuti, morte cerebrale
		9	accettazione, ricoveri/spedalità
		10	assistenza sanitaria a manifestazioni
PREVENZIONE E VIGILANZA
17	Prevenzione, igiene e sanità pubblica
		1	screening
		2	medicina sportiva
		3	vaccinazioni e profilassi malattie infettive
		4	tutela dell'ambiente e dell'abitato
				1	pubblico spettacolo, gas tossici, prodotti fitosanitari
				2	acque
				3	impatto ambientale (rumore, rititui, aria, suolo)
				4	linee elettriche
				5	certificazioni antigienicità alloggi
		5	igiene degli alimenti e della nutrizione
				1	manifestazioni, comunicazioni per vigilanza (distributori automatici)
				2	certificazioni, attestazioni, distruzione alimenti
				3	ispettorato micologico
		6	edilizia civile ed industriale
18	attività di vigilanza e tutela della salute negli ambienti di lavoro prestata all'esterno
		1	notifiche preliminari - notifiche e cave
		2	lavoratrici madri
		3	amianto
		4	medico competente
19	sanità pubblica veterinaria
		1	pareri (manifestazioni)
		2	certificati e attestazioni

ctg		cl		sottcl.	Gestione
		3	schede di stalla e api
		4	profilassi
				1	animali morsicatori
				2	malattie infettive
				3	colonie feline, colombi, selvaggina, animali esotici
				4	anagrafe zootecnica e microchips
		5	import export
20	attività produttive
		1	igiene e sanità pubblica
		2	vigilanza e tutela della salute negli ambienti di lavoro
		3	sanità pubblica veterinaria
		4	autorizzazione al funzionamento delle strutture sanitarie e socio- sanitarie
21	medicina legale e necroscopica
		1	indennizzo danni da trasfusione
		2	invalidi civili
		3	certificazioni (porto d'armi, patenti di guida, gas, sfratti,necroscopici, visite fiscali)
		4	polizia mortuaria

Regione Xxxxxx Xxxxxxx

Azienda Unita’ Sanitaria Locale di IMOLA

DELIBERAZIONE N.65

del 11 MAGGIO 2010

Allegato n. 12 al Manuale di Gestione dei Documenti

Il Direttore Generale, nella sede dell’Azienda Unita’ Sanitaria Locale di Imola

– Xxx Xxxxxxxx, 0 – nella data sopra indicata, ha assunto la presente deliberazione:

OGGETTO: PIANO DI CONSERVAZIONE E SCARTO DEI DOCUMENTI D’ARCHIVIO (MASSIMARIO) E REGOLAMENTO PER LO SCARTO. APPROVAZIONE

IL DIRETTORE GENERALE

- richiamata la deliberazione n. 878 del 12.11.1997 “Regolamento per la conservazione e lo scarto dei documenti d’archivio”;

- richiamata altresì la deliberazione n. 103 del 27.08.2007 “Approvazione del manuale di gestione dei documenti (artt. 3 e 5 DPCM 31.10.2000, D.P.R. 28.12.2000

n. 445)”;

- considerato che questa Azienda, nell’ambito del progetto di intervento sugli archivi e sulla gestione documentale - progetto che ha portato all’approvazione del titolario, del manuale di gestione e dell’istituzione del Servizio di cui all’art. 61 D.P.R. 445/00 -, ha rivisto il piano di conservazione dei documenti (massimario);

- richiamata la nota prot. n. 33591 del 23.07.2008 con la quale questa Azienda ha trasmesso alla competente Soprintendenza Archivistica la bozza del piano di conservazione e scarto dei documenti d’archivio predisposta con l’apporto di tutti i servizi aziendali e con il coordinamento del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, per la gestione dei flussi documentali e degli archivi;

- considerato che la Soprintendenza Archivistica per l’Xxxxxx Xxxxxxx, con nota prot. n. 2081 del 11.08.2008 – in atti al prot. n. 36199 del 12.08.2008 – ha chiesto, oltre ad alcuni approfondimenti, di “rivisitare l’elenco proposto inserendolo all’interno dello schema di classificazione generale attualmente adottato”;

- richiamata la nota prot. n. 32429 del 04.08.2009 con la quale questa Azienda ha inviato alla Soprintendenza Archivistica la bozza del piano di conservazione e scarto dei documenti di archivio, oltre allo schema di classificazione integrato con il piano stesso, rivisti ed adeguati secondo le necessità e le indicazioni degli uffici aziendali e della stessa Soprintendenza;

- vista la nota prot. n. 3195 del 29.12.2009 – in atti al prot. n. 50409 del 30.12.2009 - con la quale la Soprintendenza Archivistica per l’Xxxxxx Xxxxxxx ha autorizzato l’adozione del Piano di conservazione e scarto dei documenti d’archivio;

- ritenuto pertanto di approvare il Piano di conservazione e scarto dei documenti d’archivio (unitamente allo schema di classificazione integrato con il piano stesso), nel testo allegato al presente provvedimento;

- richiamata inoltre la nota della Regione Xxxxxx Xxxxxxx prot. n. 155070 del 24.06.2008 – in atti al prot. n. 30131 del 30.06.2008 – di trasmissione del documento

“Selezione e scarto di documenti nelle aziende sanitarie”, elaborato dal Gruppo regionale rifiuti sanitari in collaborazione con la Soprintendenza Archivistica per l’Xxxxxx Xxxxxxx;

- dato atto che a seguito della citata disposizione è stato rivisto il regolamento per lo scarto dei documenti d’archivio e trasmesso alla Soprintendenza Archivistica per l’Xxxxxx Xxxxxxx con nota in data 21.12.2009, prot. n. 49533;

- richiamata la nota in atti al prot. 50409 del 30.12.2009 con la quale la Soprintendenza Archivistica per l’Xxxxxx Xxxxxxx nell’esprimere un “giudizio largamente positivo” sulla bozza del regolamento chiede, nel contempo, precisazioni in merito ai documenti informatici;

- vista la nota prot. n. 749 del 11.03.2010 – in atti al prot. n. 9343 del 12.03.2010

- con la quale la Soprintendenza Archivistica per l’Xxxxxx Xxxxxxx autorizza l’adozione del regolamento per lo scarto dei documenti d’archivio, integrato a seguito della citata richiesta e trasmesso con nota del 17.2.2010;

- su conforme proposta del Responsabile dell’U.O. Segreteria Generale e Affari Legali anche quale Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, per la gestione dei flussi documentali e degli archivi;

- raccolto il parere favorevole del Direttore Amministrativo e del Direttore Sanitario;

DELIBERA

1) di approvare il Piano di conservazione e scarto dei documenti d’archivio (Massimario) – allegato n. 1 - e lo Schema di classificazione integrato con il piano stesso – allegato n. 2 -, allegati al presente provvedimento quali parti integranti e sostanziali;

2) di approvare il Regolamento per lo scarto dei documenti d’archivio allegato (n. 3) al presente provvedimento quale parte integrante e sostanziale;

3) di revocare, con effetto dalla data di esecutività del presente provvedimento, la deliberazione richiamata in premessa, n. 878 del 12.11.1997, che costituisce altresì l’Allegato n. 8 al Manuale di Gestione approvato con deliberazione n. 103 del 27.08.2007;

4) di dare atto conseguentemente che la presente deliberazione, con effetto dalla data di esecutività, costituisce l’Allegato n. 8 al Manuale di Gestione di cui al punto 3);

5) di trasmettere, per informazione, il presente atto alla Soprintendenza Archivistica per l’Xxxxxx Xxxxxxx;

6) di trasmettere copia del presente provvedimento al Collegio Sindacale, ai sensi della L.R. 50794.

X.xx IL DIRETTORE GENERALE

X.xx IL DIRIGENTE RESPONSABILE dell’U.O. SEGRETERIA GENERALE E AFFARI LEGALI

Sulla presente delibera hanno espresso parere favorevole

X.xx IL DIRETTORE AMMINISTRATIVO X.xx IL DIRETTORE SANITARIO 2010/78

Delibera N. 65 del 11 MAGGIO 2010 2

Copia della presente deliberazione, N. 65 del 11/05/2010

viene trasmessa:

All’Albo dell’Ente, per la pubblicazione, in data 12.05.10

dove rimarrà affissa per quindici giorni consecutivi

Alla Regione Xxxxxx Xxxxxxx, per il controllo, di cui all’art.4, comma 8 – della Legge 30.12.1991, n. 412, in data

Alla Regione Xxxxxx Xxxxxxx, per l’autorizzazione di cui all’art.51, comma 1 – della L.R.N. 50/94, in data

X.xx L’incaricato X.xx Il Dirigente Responsabile dell’U.O. Segreteria Generale e Affari Legali

Imola, 12.05.10

La presente deliberazione è divenuta esecutiva in data 12.05.10

A seguito della dichiarazione di immediata eseguibilità. A seguito della pubblicazione all’Albo dell’Ente.

A seguito di controllo favorevole da parte della Regione Xxxxxx Xxxxxxx.

Autorizzazione

con provvedimento N. del

Imola, 12.05.10

X.xx Il Dirigente Responsabile dell’U.O. Segreteria Generale e Affari Legali

La presente deliberazione è stata trasmessa a:

COLLEGIO SINDACALE DIREZIONE GENERALE NUCLEO DI VALUTAZIONE UFFICIO COMUNICAZIONE SVILUPPO ORGANIZZATIVO SERVIZIO INFERMIERISTICO POLO FORMATIVO CONTROLLO DI GESTIONE UFFICIO STATISTICA PREVENZIONE PROTEZIONE

DIP. SERVIZI AMMINISTRATIVI

U.O. – S.A.S. SANITARI

AREA DIP. GIURIDICO ECONOMICA

U.O. ECONOMICO FINANZIARIA

U.O. SEGRETERIA GEN.LE AFFARI LEGALI

U.O. RISORSE UMANE AREA DIP. TECNICA

U.O. INGEGNERIA CLINICA

U.O. TECNOL. INFORMATICHE E DI RETE

U.O. PATR. E TECNOL. IMPIANTISTICHE

U.O. ECONOMATO E PROVVEDITORATO PRESIDIO OSPEDALIERO

DIP. SANITA’ PUBBLICA DISTRETTO

X.xx Il Dirigente Responsabile dell’U.O. Segreteria Generale e Affari Legali

Allegato n. 1 alla deliberazione n. 65 del 11/05/2010 ‌

PIANO DI CONSERVAZIONE E SCARTO DEI DOCUMENTI D’ARCHIVIO

(MASSIMARIO)

NUM.	SERIE DOCUMENTALE	TEMPO DI CONSERVAZIONE	Note
ATTI DI GOVERNO E INDIRIZZO POLITICO AMM.VO
1	Nomina e costituzione degli organi dell'Ente	Illimitato
2	Atti ricognitivi di enti confluiti	Illimitato
3	Accordi e/o protocolli con enti esterni per il raggiungimento degli obiettivi strategici dell'Ente	Illimitato
4	Atti di programmazione non deliberati dall'Ente (es. budget)	Illimitato
5	Partecipazioni a società e istituzioni	Illimitato
6	Piani per la Salute	Illimitato
7	Conto annuale	Illimitato
8	Elenchi annuali delle delibere e delle determine	Illimitato
9	Deliberazioni dell'Organo di governo (compresi i fascicoli di proposta)	Illimitato
10	Registro delle deliberazioni dell'Organo di governo	Illimitato
11	Registro vidimato delle deliberazioni del Direttore Generale	Illimitato
12	Costituzione Organismi e Collegi anche elettivi	Illimitato
13	Schede di votazione per elezione Organi e Organismi Istituzionali	5
14	Verbali Organi e Organismi Istituzionali	Illimitato
15	Circolari nazionali, regionali e regolamenti organizzativi interni	Illimitato
16	Interpellanze, interrogazioni, richieste Difensore Civico	10
17	Fascicoli relativi a progetti regionali (es. Progetto Sole, Progetto Numero Verde, ecc. - Relazioni rendicontazione economica, stati avanzamento lavori...)	Illimitato
361	Documentazione preparatoria e accessoria relativa ai progetti regionali (es. Progetto Sole, Progetto Numero Verde, ecc.)	10
18	Corrispondenza interna percorso di budget	10
19	Corrispondenza interna retribuzione di risultato e produttività collettiva	10
20	Corrispondenza interna regolamenti organizzativi	10
21	Documentazione istruttoria per Conto Annuale	5
22	Note di convocazione di Organi e Organismi Istituzionali	2
ATTI E DOCUMENTI A VALENZA GENERALE
23	Registri delle Determinazioni dirigenziali	Illimitato
24	Registri di Protocollo (anche riservato)	Illimitato
25	Scarto di atti e trasferimento fondi archivistici	Illimitato
26	Pubblicazioni dell’Ente (compresa Carta dei Servizi)	Illimitato
27	Relazione annuale del servizio/unità operativa	Illimitato
28	Dati di attività e statistiche del servizio/unità operativa	10
29	Statistiche / Statistiche Istituzionali	Illimitato
30	Denunce e segnalazioni all’Autorità Giudiziaria o agli organi di polizia	Illimitato
31	Consenso privacy	Illimitato
32	Qualità (accreditamento e certificazione)	Illimitato
33	Atti istruttori Qualità (accreditamento e certificazione)	5
34	Disposizioni interne per il corretto utilizzo delle apparecchiature informatiche	20
35	Convenzioni	Illimitato

NUM.	SERIE DOCUMENTALE	TEMPO DI CONSERVAZIONE	Note
362	Atti preparatori delle convenzioni per acquisti/vendite prestazioni specialistiche, consulenze	15
36	Verbali di accertamento e contestazione illeciti amministrativi	14
37	Direttive, disposizioni e procedure operative e/o contingenti	10
38	Ordini di servizio per assegnazione temporanea di personale	10
39	Accesso	10
40	Relazioni indagini di qualità percepita e di clima	Illimitato
41	Lavori preparatori indagini di qualità percepita e di clima (questionari utenti)	5
42	Documentazione preparatoria inerente gli obblighi informativi verso altri Enti	5
43	Corrispondenza interna abilitazioni applicativi e manutenzioni	40
44	Corrispondenza interna relativa alla gestione del personale	10
45	Distinte di accettazione e spedizione raccomandate	5
46	Rendiconto spese postali	5
47	Segnalazioni (reclami, rilievi, suggerimenti, richieste informazioni ed elogi) e relativi riscontri	10
48	Corrispondenza per report statistici	5
49	Corrispondenza interna relativa a budget e/o produttività	5
50	Corrispondenza interna relativa ad aggiornamento	5
51	Corrispondenza interna relativa a abbonamenti libri e riviste	5
52	Verbali riunioni interne ai servizi/unità operativa	5
53	Pubbliche relazioni e organizzazione eventi	illimitato
54	Copie deliberazioni del Consorzio Servizi Sociali, ASP	3
55	Corrispondenza donazioni (ringraziamenti)	2
56	Moduli attestanti il rilascio di copie di delibere/determine	2
57	Comunicazioni della Presidenza Consiglio Ministri per esposizione bandiera	2
58	Schede informative interne per aggiornamento banca dati numero verde regionale	1
326	Fascicoli studi osservazionali e sperimentazioni cliniche	Illimitato
327	Fascicoli gestione amministrativa di attività scientifico-formativa per conto della Regione Xxxxxx Xxxxxxx	10
355	Comunicazioni Prefettura viabilità stradale e bonifica ordigni	2
ATTI RELATIVI ALLA FORMAZIONE
59	Domande di ammissione ai Corsi della Scuola Infermieri fino all'anno scolastico 2002/2003	6
60	Fascicoli personali allievi	Illimitato
61	Verbali Comitato Didattico Organizzativo	Illimitato
62	Registri professori e giornali di classe	Illimitato
63	Cartellini marcatempo relativi ai tirocini degli allievi	5
64	Fogli presenze allievi corsi universitari	5
65	Registri mensili INAIL presenze - assenze	10
66	Verbali d'esame e verbali di scrutinio	Illimitato
67	Prove d'esame (compresa formazione alimentaristi)	5	(campionatura di una prova d'esame per corso)
68	Tesi allievi per esame di stato	10

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