COMUNE DI NAVE

COMUNE DI NAVE

(Provincia di Brescia)

MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI

ARCHIVI

(artt .3 e 5 dPCM 31/10/2000)

Comune di Nave Xxx Xxxxx XX, 00 00000 Xxxx (XX)

Indice

Sezione 1 Disposizioni generali

1.1 Ambito di applicazione Pag. 04

1.2 Definizioni dei termini Pag. 04

1.3 Area organizzativa omogenea Pag. 04

1.4 Servizio archivistico per la gestione informatica del protocollo, dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi

Pag. 04

1.5 Unicità del protocollo informatico Pag. 04

1.6 Modello operativo adottato per la gestione dei documenti Pag. 05

Sezione 2 Formazione dei documenti

2.1 Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi Pag. 05

2.2 Formato dei documenti informatici

2.3 Tipologie particolari di documenti per i quali si stabiliscono modalità di trattamento specifiche

Pag. 05

2.4 Formazione e gestione delle minute Pag. 06

Sezione 3 Ricezione dei documenti

3.1 Ricezione dei documenti su supporto cartaceo Pag. 06

3.2 Ricezione dei documenti informatici Pag. 06

3.3 Ricevute attestanti la ricezione dei documenti Pag. 06

3.4 Apertura della corrispondenza e conservazione delle buste o altri contenitori di documentazione

Pag. 06

3.5 Conservazione delle buste o altri contenitori di documentazione Pag. 06

3.6 Consegna dei documenti Pag. 07

3.7 Orari di apertura per il ricevimento della documentazione cartacea Pag. 07

Sezione 4 Registrazione dei documenti

4.1 Documenti soggetti a registrazione di protocollo	Pag. 07
4.2Documenti non soggetti a registrazione di protocollo	Pag. 07
4.3 Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti	Pag. 07
4.4 Registrazione dei documenti interni	Pag. 08
4.5 Segnatura di protocollo	Pag. 08
4.6 Annullamento delle registrazioni di protocollo	Pag. 08
4.7 Differimento dei termini di protocollazione	Pag. 09
4.8 Registro giornaliero di protocollo	Pag. 09

4.9 Registro annuale di protocollo Pag. 09

4.10 Registro di emergenza Pag. 09

4.11 Documentazione particolare Pag. 09

4.11.1 Deliberazioni, determinazioni, decreti, ordinanze, circolari, contratti, verbali.

Pag. 09

4.11.2 Documentazione di gare d'appalto Pag. 10

4.11.3 Documenti su supporto cartaceo indirizzati nominalmente al personale dell'Ente, lettere anonime e documenti non firmati.

Pag. 10

4.11.4 Documenti ricevuti ed inviati via fax Pag. 10

4.11.5 Documenti arrivati senza lettera di accompagnamento Pag. 10

4.11.6 Corrispondenza con più destinatari Pag. 10

4.11.7 Allegati Pag. 10

4.11.8 Documenti di competenza di altre amministrazioni Pag. 11

4.11.9 Documenti originali plurimi o in copia per conoscenza Pag. 11

4.11.10 Oggetti plurimi Pag. 11

4.12. Gestione della posta elettronica Pag. 11

Sezione 5. Classificazione dei documenti

5.1 Piano di conservazione dei documenti Pag. 11

5.2 Classificazione dei documenti Pag. 11

Sezione 6 Assegnazione dei documenti

6.1 Assegnazione Pag. 12

6.2 Modifica delle assegnazioni Pag. 12

Sezione 7 Fascicolazione dei documenti

7.1 Formazione e identificazione dei fascicoli Pag. 12

7.2 Processo di formazione dei fascicoli Pag. 13

7.3 Tenuta dei fascicoli dell'archivio corrente Pag. 13

Sezione 8 Spedizione dei documenti destinati all’esterno

8.1 Spedizione dei documenti cartacei Pag. 13

8.2 Spedizioni con destinatari multipli Pag. 13

Sezione 9 Gestione dei flussi di documenti cosiddetti interni

9.1 Comunicazioni informali Pag. 13

Sezione 10. Archiviazione dei documenti

10.1 Trasferimento dei fascicoli nell'archivio di deposito Pag. 14

10.2 Selezione e conservazione dei documenti cartacei Pag. 14

10.3 Salvataggio dell'anagrafe e dello stato civile informatici Pag. 14

Sezione 11 Accesso

11.1 Accessibilità da parte degli utenti appartenenti all'amministrazione Pag. 14

11.2 Accesso esterno Pag. 15

11.3 Accesso da parte di altre amministrazioni Pag. 15

Sezione 12 Approvazione e Revisione

12.1 Approvazione ed entrata in vigore Pag. 15

12.2 Revisione Pag. 15

Sezione 13 Pubblicazione

13.1 Pubblicazione e divulgazione Pag. 15

1 Disposizioni generali

1.1 Ambito di applicazione

Il presente manuale è adottato ai sensi degli articoli 3 e 5 del dPCM 31/10/2000 per la gestione delle attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e conservazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi dell'Amministrazione.

1.2 Definizioni dei termini

Per quanto riguarda la definizione dei termini, che costituisce la corretta interpretazione del dettato del presente manuale, si rimanda al glossario allegato (Documento n. 1).

1.3 Area organizzativa omogenea

Ai fini della gestione dei documenti è individuata una sola area organizzativa omogenea denominata Comune di Nave composta dall'insieme di tutte le sue unità organizzative come da elenco allegato (Documento n. 2). Il codice identificativo dell'area è “c_f851”.

1.4 Servizio archivistico per la gestione informatica del protocollo, dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi

Nell'ambito dell'area organizzativa omogenea, ai sensi dell'articolo 61, comma 1, del DPR 445/2000, è istituito, con Deliberazione della Giunta Comunale n. 28 del 15.03.2004, il Servizio archivistico per la gestione informatica del protocollo, dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi, istituito presso l'Ufficio Protocollo ricompreso nell'Unità organizzativa Amministrativa.

(di seguito indicato come Servizio Archivistico). Il servizio, ai sensi dell'articolo 61, comma 3, del DPR 445/2000 ha competenza sulla gestione dell'intera documentazione archivistica, ovunque trattata, distribuita o conservata, dell'Amministrazione, ai fini della sua corretta registrazione, classificazione, conservazione, selezione e ordinamento. Il responsabile del servizio, ai sensi dell'articolo 4 del dPCM 31/10/2000, svolge le funzioni attribuitegli dai citati dPCM 31/10/2000 e dPR 445/2000. Ai sensi della Deliberazione CNIPA numero 11/2004, articolo 5, il Responsabile del servizio archivistico svolge le funzioni di Responsabile della conservazione ed è specificatamente considerato pubblico ufficiale. Il Responsabile è affiancato dal Referente del Servizio Archivistico, nominato con Delibera della Giunta n. 27 del 06/03/2006, abilitato alle diverse funzioni esplicitate nel presente manuale con det. N. 164 del 21/03/2006.

Durante l'assenza del Responsabile è nominato un sostituto.

1.5 Unicità del protocollo informatizzato

La numerazione delle registrazioni di protocollo è unica, progressiva, corrisponde all'anno solare ed è composta da almeno sette numeri, tuttavia a norma dell'articolo 53, comma 5 del DPR 445/2000 sono possibili registrazioni particolari (sezione n.4 ).

L'amministrazione non riconosce validità a registrazioni particolari che non siano quelle individuate nell'elenco allegato (documento n.4). Ad ogni documento è dato un solo numero, che non può essere utilizzato per la registrazione di altri documenti anche se correlati allo stesso.

1.6 Modello operativo adottato per la gestione dei documenti

Per la gestione dei documenti è adottato un modello operativo centralizzato in entrata e parzialmente decentrato in uscita come da elenco allegato delle postazioni abilitate allo svolgimento di tale operazione (documento n. 5).

2 Formazione dei documenti

2.1 Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi

Le modalità di formazione dei documenti, del loro contenuto e della loro struttura sono determinate dalla dirigenza e da quanto previsto dal presente manuale.

Il contenuto minimo deve comunque garantire la presenza delle seguenti informazioni:

- denominazione dell'amministrazione, per quanto riguarda i documenti su supporto cartaceo si utilizza il formato predisposto dall'amministrazione (carta intestata);

- indicazione del settore, servizio o ufficio che ha prodotto il documento;

- indirizzo completo (via, numero civico, codice avviamento postale, città, sigla della provincia, numero di telefono, numero di fax, indirizzo di posta elettronica dell'ente);

- data: luogo, giorno, mese, anno;

- destinatario, per i documenti in partenza

- oggetto del documento, sufficientemente esaustivo del testo;

- classificazione;

- numero degli allegati, se presenti;

- numero di protocollo;

- testo;

- estremi identificativi del responsabile del procedimento (L. 241/90);

- sottoscrizione autografa del responsabile;

2.2 Formato dei documenti informatici

Attualmente il Comune non produce documenti informatici, ma il sistema adottato garantisce la conversione dei medesimi in uno dei formati standard (PDF.A) previsti dalla normativa vigente in materia di conservazione e l'immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura. I documenti ricevuti in un formato diverso da quelli prescritti dal presente manuale, se sottoscritti con firma digitale possono essere recepiti dal sistema e convertiti in una dei formati standard previsti. In caso di migrazione dei documenti informatici la corrispondenza fra il formato originale e quello migrato è garantita dal responsabile del servizio archivistico in veste di pubblico ufficiale, come indicato nel piano di conservazione (Documento n. 7).

2.3 Tipologie particolari di documenti per i quali si stabiliscono modalità di trattamento specifiche

L'elenco delle registrazioni particolari sottoposte a trattamento specifico di cui l'Ente riconosce validità (documento n. 4) potrà essere aggiornato annualmente (se necessario) attraverso una determinazione del Responsabile.

Per quanto riguarda un quadro generale dei casi che possono creare dubbi sull'opportunità della protocollazione si rimanda all'art. 25.1 del presente Manuale.

2.4 Formazione e gestione delle minute

Per ogni documento destinato a essere spedito vengono scritti due o più esemplari quanti sono i destinatari. Uno di questi esemplari classificato si conserva nel fascicolo. L'esemplare che si conserva nel fascicolo(minuta) riporta la dicitura “minuta” o "copia".

3 Ricezione dei documenti

3.1 Ricezione dei documenti su supporto cartaceo

I documenti su supporto cartaceo possono pervenire attraverso:

a) il servizio postale o altri vettori;

b) la consegna diretta agli uffici, ai funzionari, o agli uffici/sportelli abilitati presso l'amministrazione al ricevimento della documentazione;

c) gli apparecchi telefax.

I documenti (esclusi quelli non soggetti a registrazione di protocollo), devono pervenire al protocollo per la loro registrazione. Quelli pervenuti via telefax sono soggetti alle stesse regole di registrazione degli altri documenti cartacei.

3.2 Ricezione dei documenti informatici

E' stata predisposta una casella di posta elettronica, in fase di attivazione, riservata alla ricezione dei documenti informatici ed accessibile solo all'ufficio preposto alla registrazione di protocollo.

L'indirizzo della casella elettronica è xxxxxxxxxx@xxxxxx.xxxx.xx.xx

Il Responsabile del servizio ha provveduto a renderlo pubblico sul sito xxxx://xxxxxxxx.xxx.xx trasmettendolo allo CNIPA ai sensi dell'articolo 12, comma 2, lettera c del DPCM 31/10/2000.

Durante la fase di predisposizione del suddetto servizio, nel caso di ricezione di documenti informatici, l'ufficio protocollo richiede al mittente la spedizione del documento su supporto cartaceo con apposizione di firma autografa.

3.3 Ricevute attestanti la ricezione dei documenti

La ricevuta della consegna di un documento cartaceo, quando richiesta, è costituita dalla fotocopia del primo foglio del documento stesso con un timbro che attesti il giorno della consegna e il numero di protocollo.

3.4 Apertura della posta

L'apertura della corrispondenza pervenuta all'Ente (salvo i casi particolari specificati nell'articolo

n. 4.11.3) è effettuata dal Referente abilitato.

3.5 Conservazione delle buste o altri contenitori di documentazione

Le buste dei documenti pervenuti a mano o per posta ordinaria e posta prioritaria non si inoltrano agli uffici destinatari; le buste pervenute a mezzo corriere, per assicurata, per espresso e per raccomandata si inoltrano insieme ai documenti.

3.6 Consegna dei documenti

La consegna dei documenti cartacei ai loro destinatari, avviene, di norma, il giorno successivo alla protocollazione e assegnazione.

La posta viene consegnata in apposite cartelle che vengono ritirate a cura di ogni Responsabile di Unità Organizzativa o da un referente incaricato dallo stesso; il ritiro viene attestato dalla sottoscrizione da parte degli incaricati, del registro giornaliero cartaceo stampato per unità organizzativa, e conservato presso il Servizio Archivistico.

3.7 Orari di apertura per il ricevimento della documentazione cartacea

Il Servizio archivistico è aperto al pubblico con i seguenti orari: dal lunedì al venerdì dalle 10:30 alle 12:30, e lunedì, mercoledì e venerdì pomeriggio dalle 17:00 alle 18:00. Per consentire all'ufficio protocollo di evadere in giornata tutta la corrispondenza, gli uffici fanno pervenire la documentazione in uscita, per l'eventuale protocollazione e l'imbustamento, entro le ore 10,00; la scadenza della consegna di documentazione di gare e concorsi è fissata entro le ore 12:00.

4. Registrazione dei documenti

4.1 Documenti soggetti a registrazione di protocollo

Tutti i documenti prodotti e ricevuti dall'Amministrazione su supporto cartaceo, ad eccezione di quelli indicati successivamente, sono registrati al protocollo.

4.2 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo

Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, materiale statistico, atti preparatori interni, materiale pubblicitario, inviti a manifestazioni, stampe varie, e materiale non archivistico quali gazzette ufficiali, bollettini ufficiali, notiziari della pubblica amministrazione, giornali, riviste, plichi di libri, e raccolte di leggi.

Al suddetto elenco vanno aggiunti tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare.

4.3 Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti

La registrazione dei documenti ricevuti o spediti è effettuata in un'unica operazione. I requisiti necessari di ciascuna registrazione di protocollo sono:

a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;

b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;

c) mittente o destinatario dei documenti ricevuti o spediti, registrato in forma non modificabile;

d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;

e) data e numero di protocollo dei documenti, se disponibili;

f) classificazione: categoria, classe;

g) competenza;

h) allegati (numero);

i) livello di riservatezza;

Inoltre possono essere aggiunti:

j) data di arrivo;

k) mezzo di ricezione/spedizione (lettera ordinaria, prioritaria, raccomandata, corriere, fax ecc.);

l) tipo documento.

4.4 Registrazione dei documenti interni

I documenti prodotti dall'Ente a solo uso interno, che non costituiscono atti preparatori e non rientrano in quelli esclusi da protocollazione, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono protocollati come “protocollo interno” con numerazione generata automaticamente dal sistema unico di protocollo, come previsto dall'art. 1.5, ed i requisiti necessari di ciascuna registrazione di protocollo sono:

a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;

b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;

c) ufficio produttore dei documenti ricevuti o spediti, registrato in forma non modificabile;

d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;

e) data e numero di protocollo dei documenti in entrata, se disponibili;

f) ufficio destinatario; Inoltre possono essere aggiunti:

g) data del documento;

h) tipo documento

4.5 Segnatura di protocollo

La segnatura di protocollo apposta al documento è effettuata contemporaneamente alla registrazione di protocollo.

I requisiti necessari di ciascuna segnatura di protocollo sono:

a) codice identificativo/denominazione dell'Amministrazione

b) data di protocollo;

c) numero di protocollo.

d) indice di classificazione;

4.6 Annullamento delle registrazioni di protocollo

Le registrazioni di protocollo, tutte o in parte, possono essere annullate con una specifica funzione del sistema di gestione informatica dei documenti e con provvedimento autorizzativo scritto del Referente d'archivio abilitato per iscritto. Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base di dati e sono evidenziate dal sistema. Il sistema durante la fase di annullamento registra gli estremi del provvedimento autorizzativo.

Non è possibile annullare il solo numero di protocollo e mantenere valide le altre informazioni della registrazione.

4.7 Differimento dei termini di protocollazione

La registrazione della documentazione pervenuta avviene nell'arco di 48 ore. Il Responsabile del Servizio Archivistico, può autorizzare la registrazione in tempi successivi, fissando un limite di tempo entro il quale i documenti devono essere protocollati e in caso di scadenze predeterminate conferendo valore attraverso un verbale, o altro documento, al timbro datario apposto sui documenti di cui si è differita la registrazione al protocollo.

4.8 Registro giornaliero di protocollo

Il contenuto del registro informatico viene salvato a fine giornata dal programma in cartelle poste sul Server. Queste a cadenza settimanale vengono riversate su CD riscrivibili e conservate a cura del Responsabile del CED (Documento n.7, art. 6).

4.9 Registro annuale di protocollo

Nel mese di febbraio di ogni anno si provvede a riversare le registrazione del protocollo informatico dell'anno precedente su supporti di memorizzazione non riscrivibili. Le registrazioni prodotte in tre copie sono conservate una a cura del Responsabile del Servizio Archivistico, una a cura del Responsabile del CED e una depositata presso il caveau della tesoreria presso l'istituto bancario che svolge le funzioni di tesoriere. Assieme alle registrazioni annuali sono conservati anche i file di log del sistema di protocollo.

4.10 Registro di emergenza

Il Responsabile del Servizio Archivistico autorizza lo svolgimento delle operazioni di protocollo su un registro di emergenza a norma dell'articolo 63 del DPR 455/2000 e provvede successivamente a impartire le disposizioni per il riversamento dei dati nel protocollo informatizzato tramite le procedure prevista dal manuale operativo e dalla guida all'attivazione del registro (Documento n.13). All'inizio di ogni anno il Referente del Servizio Archivistico provvede a istituire il registro di emergenza sia su supporto cartaceo sia su supporto informatico (Documento n.13). La numerazione delle registrazioni di emergenza è unica per l'anno solare e inizia da 1.

4.11 Documentazione particolare

4.11.1 Deliberazioni di giunta e consiglio, determinazioni dirigenziali, ordinanze, contratti.

Le deliberazioni di giunta e consiglio, le determinazioni dirigenziali, i decreti, i contratti, sono documenti già soggetti a registrazione particolare da parte dell'Ente e non vanno registrati al protocollo. Il software di produzione e conservazione di questa tipologia particolare di documentazione deve consentire di eseguire su di essi tutte le operazioni previste nell'ambito della gestione dei documenti e del sistema adottato per il protocollo informatico. Ogni registrazione deve riportare necessariamente:

a) dati identificativi di ciascun atto (autore, destinatario, oggetto, data: generati in modo non modificabile);

b) dati di classificazione e fascicolazione;

c) numero di repertorio progressivo e annuale (generato in modo non modificabile).

Per quanto riguarda le pubblicazioni all'albo pretorio e le notifiche si rimanda alle disposizioni legislative in merito.

4.11.2 Documentazione di gare d'appalto

Le offerte di gare d'appalto o altra documentazione da consegnarsi all'Ente in busta chiusa sono registrate al protocollo in busta chiusa sulla quale verrà apposto numero di protocollo e data di ricezione / consegna della stessa.

La busta esternamente dovrà recare la seguenti informazioni:

1) tipo di gara;

2) data e ore di scadenza dell'offerta;

3) data e numero di protocollo della busta.

Dopo l'apertura delle buste, è apposta una segnatura di protocollo su ogni documento contenuto.

4.11.3 Documenti su supporto cartaceo indirizzati nominalmente al personale dell'ente, lettere anonime e documenti non firmati.

La posta indirizzata nominalmente al personale dell'Ente è regolarmente aperta e registrata al protocollo, a meno che sulla busta non sia riportata la dicitura "personale" o "riservata personale". In questo caso la busta sarà trasmessa chiusa al destinatario.

Le lettere anonime e a firma illeggibile non si registrano al protocollo, ma vengono trasmesse all'Ufficio di competenza, per una verifica ed eventuale successiva protocollazione.

4.11.4 Documenti inviati via fax

Tutti i documenti ricevuti e inviati via fax sono registrati al protocollo. Qualora successivamente al fax arrivasse anche l'originale del documento, a questo sarà attribuito lo stesso numero di protocollo. Il modello di trasmissione e l'originale del documento spedito via fax devono essere inseriti nel fascicolo. Di norma al fax non segue mai l'originale; qualora l'originale è spedito a seguito del fax deve essere apposta sul documento la dicitura "anticipato via fax".

Il timbro di segnatura di protocollo viene posto sul documento e non sulla copertina di trasmissione del fax.

4.11.5 Corrispondenza con più destinatari

Tutte le comunicazioni che abbiano più destinatari si registrano con un solo numero di protocollo. I destinatari sono descritti in elenchi associati alla minuta del documento.

4.11.6 Allegati

Tutti gli allegati devono essere trasmessi con i documenti all'ufficio protocollo per la registrazione.

4.11.7 Documenti di competenza di altre amministrazioni

Qualora pervengano all'Ente documenti di competenza di altre amministrazioni/enti, questi vengono restituiti alla posta. Se il documento viene erroneamente protocollato il numero di protocollo viene annullato e il documento inviato al destinatario. Nel caso in cui il destinatario

non sia individuabile il documento deve essere rimandato al mittente richiudendo la busta originale o inserendola in altra busta.

4.11.8 Documenti originali plurimi o in copia per conoscenza

Ai documenti originali plurimi, o copie dello stesso documento, si darà un unico numero di protocollo e successivamente, assegnati ai singoli destinatari.

4.11.9 Oggetti plurimi

Qualora un documento in entrata presenti più oggetti, relativi a procedimenti diversi e pertanto da assegnare a più fascicoli, si dovranno produrre copie dello stesso documento e successivamente registrarle, classificarle e fascicolarle indipendentemente una dall'altra. L'originale verrà inviato al destinatario indicato nel documento, oppure, nel caso di destinatari plurimi, al primo in indirizzo. Si rimanderanno al responsabile del procedimento eventuali documenti in uscita con più oggetti.

4.12 Gestione della posta elettronica

La posta elettronica è utilizzata per l'invio di comunicazioni, informazioni e documenti.

In particolare si ricorre a un messaggio di posta elettronica per convocare riunioni (interne all'ente), inviare comunicazioni di servizio o notizie dirette ai dipendenti in merito a informazioni generali di organizzazione, diffondere circolari e ordini di servizio.

La posta elettronica è utilizzata per spedire copie dello stesso documento a più destinatari. A chi ne fa richiesta deve sempre essere data la risposta dell'avvenuto ricevimento. La posta elettronica individuale non può essere utilizzata per la ricezione o la spedizione di documenti a firma digitale per i quali è prevista un'apposita casella ufficiale. Durante la fase di predisposizione del servizio di posta elettronica certificata, il Responsabile del servizio archivistico, su richiesta dei Responsabili di Area, autorizza per iscritto l'Ufficio Protocollo alla registrazione e classificazione di alcune tipologie di documenti informatici ricevuti tramite posta elettronica non certificata, con stampa su supporto cartaceo.

Non è possibile inviare messaggi di posta elettronica quando il contenuto di questi impegni l'amministrazione verso terzi.

Le e-mail contengono la presente dicitura: “Questo messaggio non impegna in alcun caso il Comune di Nave e contiene informazioni appartenenti al mittente, che potrebbero essere di natura confidenziale, esclusivamente dirette al destinatario sopra indicato. Qualora Lei non sia il destinatario indicato, Le comunichiamo che, ai sensi dell'articolo 616 Codice penale e del Dlgs 196/03, sono severamente proibite la revisione, divulgazione, rivelazione, copia, ritrasmissione di questo messaggio nonché ogni azione correlata al contenuto dello stesso”.

5. Piano di conservazione e classificazione dei documenti

5.1 Piano di conservazione dei documenti

Il piano di conservazione dell'archivio (Documento n. 7) comprende il titolario di classificazione (Documento n.8) e il massimario di selezione (Documento n. 9). Il suo aggiornamento compete al Responsabile del Servizio Archivistico, coadiuvato dal Referente archivistico e dal Responsabile del CED. Le modalità di aggiornamento del quadro di classificazione e del massimario di selezione sono allegate agli stessi.

5.2 Classificazione dei documenti

Tutti i documenti ricevuti o prodotti, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono classificati in base al titolario, anche se non sono protocollati. Le abilitazioni alle classificazioni dei documenti, effettuate da altri uffici utenti, sono rilasciate dal Responsabile del Servizio Archivistico.

6 Assegnazione dei documenti

6.1 Assegnazione

L'assegnazione dei documenti ai Responsabili di Area, ai Servizi ed agli Uffici è effettuata dal Referente del Servizio Archivistico con delega scritta del Responsabile del Servizio Archivistico sulla base dell'elenco allegato degli Uffici e dei Responsabili (Documento n. 2).

6.2 Modifica delle assegnazioni

Nel caso di assegnazione inesatta dei documenti, l'ufficio che ha ricevuto il documento è tenuto a trasmetterlo all'ufficio protocollo che provvederà alla riassegnazione per poi trasmetterlo al nuovo assegnatario. Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia delle riassegnazioni.

7. Fascicolazione dei documenti

7.1 Formazione e identificazione dei fascicoli

Tutti i documenti, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono riuniti in fascicoli o serie documentarie.

L'operazione di fascicolazione avviene nei singoli uffici.

La formazione di un nuovo fascicolo avviene attraverso l'operazione di apertura, effettuata da personale incaricato dai Responsabili dei Servizi, che prevede la registrazione sul repertorio/elenco dei fascicoli o nel sistema informatico delle seguenti informazioni:

a) categoria e classe del titolario di classificazione;

b) numero del fascicolo (la numerazione dei fascicoli è annuale indipendente per ogni classe);

c) oggetto del fascicolo;

d) data di apertura;

e) ufficio a cui è assegnato;

f) responsabile del procedimento;

g) livello di riservatezza;

h) tempo di conservazione.

Il sistema di protocollo informatico provvede automaticamente ad aggiornare il repertorio/elenco dei fascicoli.

Entro il mese di novembre il Referente del servizio archivistico provvede a formulare, sulla base del titolario e di concerto con le unità organizzative dell'Amministrazione, il piano della fascicolazione per l'anno successivo.

7.2 Processo di formazione dei fascicoli

In presenza di un documento da inserire in un fascicolo, il Responsabile dell'Area/Servizio stabilisce se esso si colloca nell'ambito di un affare o procedimento in corso, oppure se dà avvio ad un nuovo procedimento; se il documento deve essere inserito in un fascicolo già aperto, dopo la classificazione e protocollazione viene rimesso al responsabile del procedimento che ha cura di inserirlo fisicamente nel fascicolo. Se invece dà avvio a un nuovo affare, apre un nuovo fascicolo (con le procedure sopra descritte).

7.3 Tenuta dei fascicoli dell'archivio corrente

I fascicoli dell'archivio corrente sono formati a cura dei responsabili di procedimento e conservati, fino al trasferimento nell'archivio di deposito, presso gli uffici di competenza.

8. Spedizione dei documenti

8.1 Spedizione dei documenti cartacei

I documenti da spedire sono protocollati o dai singoli uffici o dall'Ufficio di Protocollo; quest'ultimo, in entrambi i casi, provvede alla pesatura, all'affrancatura e alla spedizione.

L'ufficio mittente provvede ad indicare l'indirizzo completo e le modalità di spedizione (raccomandate, pacchi, postacelere o altro).

I corrispondenti destinatari dell'Amministrazione sono descritti in appositi elenchi costituenti l'anagrafe unica dell'ente, le modalità di registrazione e modifica degli indirizzi già registrati sono descritte nelle apposite norme di scrittura per la gestione delle anagrafiche del sistema (Documento

n. 3)

8.2 Spedizioni con destinatari multipli

Nel caso di spedizioni con destinatari multipli superiori a 10 si potrà inserire nel campo del destinatario la dicitura “Destinatari diversi elenco nel fascicolo”.

9. Gestione dei flussi documentali

9.1 Comunicazioni informali

Questo genere di informazioni possono essere trasmesse/ricevute per posta elettronica purché si tratti di scambio di informazioni e documenti che non impegnino l'amministrazione verso terzi.

10. Conservazione e tenuta dei documenti

10.1 Trasferimento dei fascicoli nell'archivio di deposito

All'inizio di ogni anno gli uffici individuano i fascicoli da versare all'archivio di deposito dandone comunicazione al Referente per l'Archivio, il quale provvede al loro trasferimento. Delle operazioni di trasferimento viene lasciata traccia documentale, tramite la redazione di appositi elenchi di versamento.

10.2 Selezione e conservazione dei documenti cartacei

All'inizio di ogni anno, prima del trasferimento nell'archivio di deposito dei nuovi fascicoli, in base al massimario di scarto viene effettuata la procedura di selezione della documentazione da proporre allo scarto e attivato il procedimento amministrativo di scarto documentale. I fascicoli non soggetti ad operazioni di scarto sono trasferiti nell'archivio storico per la conservazione permanente secondo il piano di conservazione (Documenti n. 7, 18).

10.3 Salvataggio dell'anagrafe e dello stato civile informatici

Alla fine di ogni anno sono create, a cura dell'ufficiale di stato civile, su supporti di memorizzazione non riscrivibili tre copie dell'anagrafe e dello stato civile informatici, una è conservata dall'ufficiale d'anagrafe, una dal responsabile del servizio archivistico e un'altra conservata in un luogo separato e sicuro, secondo quanto previsto anche dal piano di conservazione (Documento n. 7). Il comune produce anche una copia cartacea dell'anagrafe e dello stato civile.

11 Accesso

11.1 Accessibilità da parte degli utenti appartenenti all'Amministrazione

La riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è garantita dal sistema attraverso l'uso di profili e password.

L'operatore che effettua la registrazione di protocollo inserisce il livello di riservatezza richiesto per il documento in esame, altrimenti il sistema applica automaticamente l'inserimento di un livello standard predeterminato. In modo analogo al momento dell'apertura di un nuovo fascicolo viene determinato il livello di riservatezza. Il livello di riservatezza applicato a un fascicolo si estende a tutti i documenti che ne fanno parte. In particolare un documento con livello minore di quello del fascicolo assume il livello del fascicolo di inserimento, mentre mantiene l'eventuale livello maggiore.

Per quanto riguarda i documenti riservati si rimanda al Regolamento per la disciplina dei procedimenti amministrativi e dell'accesso che in generale regola tutte le possibilità di accesso, consultazione e riproduzione dei documenti.(documento n.11)

11.2 Accesso esterno

L'accesso al sistema documentale da parte di utenti esterni avviene solo in modalità cartacea con istanza scritta e motivata del richiedente.

Sono rese disponibili tutte le informazione necessarie all'esercizio del diritto di accesso.

11.3 Accesso da parte di altre amministrazioni

Non esistono ad oggi la possibilità di accesso al sistema informatico da parte di pubbliche amministrazioni.

12 Approvazione e revisione

12.1 Approvazione

Il presente manuale è adottato dalla Giunta comunale con suo provvedimento proprio, su proposta del Responsabile del Servizio Archivistico, previo nulla-osta della Soprintendenza Archivistica per la Lombardia.

12.2 Revisione

Il presente manuale è rivisto periodicamente in caso di necessità. La modifica o l'aggiornamento di uno o tutti i documenti allegati al presente manuale non comporta la revisione del manuale stesso.

13 Pubblicazione

13.1 Pubblicazione e divulgazione

Il Manuale di Gestione è reso pubblico tramite la sua diffusione sul sito internet dell'Amministrazione e sul sito dello CINPA nell'apposita sezione, con la pubblicazione all'Albo Pretorio e l'invio di copia alla Soprintendenza Archivistica per la Lombardia.

ELENCO ALLEGATI AL MANUALE DI GESTIONE

Documento n. 1: Glossario dei termini utilizzati nel manuale di gestione; Documento n. 2: Elenco dei servizi/uffici o unità organizzative dell'ente;

Documento n. 3: Linee guida per l'inserimento controllato dei dati nell'anagrafica e nel protocollo informatico;

Documento n. 4: Elenco delle registrazioni particolari dell'ente;

Documento n. 5: Elenco dei servizi/uffici o unità organizzative abilitate all'utilizzo del protocollo informatico e all'inserimento dei dati;

Documento n. 6: Elenco dei documenti che possono non essere protocollati; Documento n. 7: Piano di conservazione dei documenti e degli archivi; Documento n. 8: Piano di classificazione;

Documento n. 9: Massimario di selezione per la conservazione dei documenti;

Documento n. 10: Manuale operativo di gestione del sistema informatico documentale e del protocollo informatico rilasciato dalla ditta fornitrice del prodotto;

Documento n. 11: Regolamento per l'accesso ai documenti amministrativi ex 241/1990*; Documento n. 12: Piano per la sicurezza dei documenti informatici;

Documento n. 13: Registro di emergenza guida per l'attivazione; Documento n. 14: Modulistica gestione protocollo informatico;

Documento n. 15: Regolamento sul trattamento dei dati personali e sensibili (ex DLgs 196/2003); Documento n. 16: Documento programmatico per la sicurezza ex Dlgs 196/03;

Documento n. 17: Regolamento generale d'archivio. Documento n. 18: Elenco dei procedimenti amministrativi**.

* Non inserito in quanto in fase di aggiornamento.

** In fase di redazione.

GLOSSARIO*

Documento n. 1 - Allegato al manuale di gestione

Accreditamento facoltativo, riconoscimento del possesso, da parte del certificatore che lo richieda, dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e sicurezza. (Padova)

Affare, complesso di documenti prodotti (spediti, ricevuti, allegati, ecc.) da un ente, relativi alla trattazione di un oggetto specifico di sua competenza; si chiama affare o anche pratica. (Carucci) Albo pretorio, albo che espone al pubblico atti ufficiali. (Padova)

Allegato, documento unito a un documento o a una pratica per prova, per chiarimento o integrazione di notizie, per memoria. (Carucci)

AOO (Area organizzativa omogenea), insieme definito di unità organizzative di una amministrazione, che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, di comuni servizi per la gestione dei flussi documentali. In particolare una AOO utilizza per il servizio di protocollazione un'unica sequenza numerica, rinnovata ogni anno solare. Ogni comune costituisce un'unica AOO. Archiviazione elettronica, processo di memorizzazione, su qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici. (Cnipa 11/04)

Archivio, il complesso dei documenti prodotti o comunque acquisiti da un ente durante lo svolgimento della propria attività e si divide in tre parti: archivio corrente, per la parte relativa agli affari in corso; archivio di deposito, per la parte di documentazione relativa agli affari esauriti; archivio storico, per la parte di documentazione relativa agli affari esauriti destinata alla conservazione perenne. L'archivio pur caratterizzandosi in tre momenti diversi è da considerarsi una sola unità. Con archivio si intende anche il luogo fisico di conservazione della documentazione. (Carucci)

Assegnazione, individuazione della persona fisica responsabile della trattazione dell'affare o procedimento amministrativo e della gestione dei documenti nella fase corrente. (Padova)

Atti preparatori interni,

Carteggio o epistolario, complesso delle lettere inviate e ricevute da una persona. L'espressione, propria della corrispondenza tra persone fisiche, si usa anche per intendere la parte dell'archivio di un ente relativa all'attività che si esplica mediante scambio di lettere e note con persone o con enti: così nell'archivio di un ente si potranno distinguere le serie di registri dalla serie del carteggio. (Carucci)

Casella istituzionale di posta elettronica, casella di posta elettronica, istituita da un'AOO, per la ricezione dall'esterno e per la spedizione all'esterno dei documenti da registrare a protocollo. (Padova)

Categoria, partizione del titolario, contrassegnata da un simbolo costituito da un numero romano, o da un numero arabo, o da una lettera dell'alfabeto, oppure da un simbolo misto costituito da una lettera e un numero, ecc. (Carucci)

Certifica elettronici, attestati elettronici che collegano i dati utilizzati per verificare le firme elettroniche. (Padova)

Certificatore, ai sensi dell'articolo 2, comma 1, lettera b del decreto legislativo 10/2002, il soggetto che presta servizi di certificazione delle firme elettroniche/digitali o che forniscono altri servizi connessi con queste ultime.

* In parentesi tonda sono citate le fonti di provenienza delle voci di glossario: (Carucci): Xxxxx Xxxxxxx, Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma 1983; (Cnipa 11/04): Circolare Cnipa 11/04; (Padova): Manuale di gestione del comune di Padova.

Condizionare, condizionatura condizionare un fondo significa sostituire i contenitori vecchi con buste nuove, o inserire in buste nuove unità archivistiche legate con lo spago, prive cioè di qualsiasi contenitore (Carucci)

Conservazione sostitutiva, processo effettuato con le modalità di cui agli articoli 3 e 4 della presente deliberazione. (Cnipa 11/04)

Copia, riproduzione di un documento originale eseguita a mano, a macchina o mediante apparecchio per fotocopiare. Non ha valore giuridico. La copia ha valore giuridico e si definisce autentica o autenticata quando è emessa da un ente che può rilasciare copie conformi all'originale e reca segni di autenticazione. Copia semplice: non ha forme legali che le diano valore di prova. Copia autentica: legittimata da sottoscrizione notarile. Copia vidimata: convalidata da autorità pubblica invece che da notai. Copia imitativa: riproduce, non per falsificazione, anche i caratteri grafici originali. (Carucci)

Deposito, 1) locale nel quale un ente conserva la propria documentazione non più occorrente alla trattazione degli affari in corso. Si chiamano depositi anche i locali nei quali un archivio di concentrazione conserva gli archivi in esso confluiti. 2) Si chiama deposito l'operazione con cui gli enti pubblici trasferiscono la propria documentazione anteriore all'ultimo quarantennio nei competenti archivi. (Carucci)

Documento archiviato, documento informatico, anche sottoscritto, sottoposto al processo di archiviazione elettronica. (Cnipa 11/04)

Documento conservato, documento sottoposto al processo di conservazione sostitutiva. (Cnipa 11/04)

Documento informatico, la rappresentazione informatica di atti, fatti, o dati giuridicamente rilevanti.

Documento, una testimonianza di un fatto, non necessariamente di natura giuridica, compilata, su tipologie diverse di supporti e varie tecniche di scrittura, con l'osservanza di determinate forme che sono destinate a darle fede e forza di prova. Gli elementi essenziali del documento sono: autore, destinatario, testo, sottoscrizione, data; per la registrazione al protocollo questi elementi devono necessariamente essere presenti. Ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività amministrativa. (Carucci)

Elenco, lista con indicazione più o meno sommaria della documentazione compresa in ciascuna busta e dei registri di un fondo non riordinato, secondo l'ordine in cui si trovano le singole unità. (Carucci)

E-mail (posta elettronica), sistema di comunicazione elettronica attraverso messaggi. (Padova) Ente produttore di archivio, soggetto giuridico di natura pubblica o provata che, nello svolgimento della sua attività, forma, gestisce e conserva documenti. (Padova)

Esibizione, operazione che consente di visualizzare un documento conservato e di ottenerne copia. (Cnipa 11/04)

Evidenza informatica, una sequenza di simboli binari (bit) che può essere elaborata da una procedura informatica. (Cnipa 11/04)

Fascicolo, l'insieme dei documenti relativi a una determinata pratica (o affare), collocati, all'interno di una camicia (o copertina), in ordine cronologico; ne consegue che per ogni pratica (o affare) avremo il relativo fascicolo. L'insieme dei fascicoli costituisce la serie. I documenti sono collocati, all'interno del fascicolo, secondo l'ordine di archiviazione, pertanto il documento più recente è il primo aprendo la copertina e il più antico è l'ultimo. (Carucci)

Fatto giuridico, fatto che produce effetti giuridici; quindi ogni fatto dal quale una norma del diritto fa derivare qualche conseguenza. (Padova)

Fax, apparecchio per la ricetrasmissione di documenti/informazioni tramite la rete telefonica; il documento/informazione ricevuta o trasmessa attraverso tale apparecchio; il contenuto del documento stesso.

Fibra ottica, filamento in fibra di vetro, utilizzato nelle telecomunicazioni in grado di trasmettere segnali digitali di alta velocità attraverso impulsi luminosi e con una capacità di trasmissione notevolmente superiore rispetto a quella dei tradizionali sistemi di trasmissione elettrica. Viene solitamente indicata come “accesa”, quando è effettivamente utilizzata, e “spenta” se invece non è collegata ad apparati.

Firma, firma digitale, è un particolare di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubbliche una privata, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici; firma elettronica, ai sensi dell'articolo 2, comma 1, lettera g, del decreto legislativo 10/2002, l'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica;

Flusso documentale, movimento dei documenti all'interno dell'archivio (dalla fase di formazione dell'archivio corrente a quella di conservazione dell'archivio storico). (Padova)

Funzione di hash, una funzione matematica che genera, a partire da una generica sequenza di simboli binari (bit), una impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, determinare una sequenza di simboli binari (bit) che la generi, ed altresì risulti di fatto impossibile determinare una coppia di sequenze di simboli binari per le quali la funzione generi impronte uguali. (Cnipa 11/04)

Gestione dei documenti, l'insieme di attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio adottato (quadro/titolario di classificazione);

Impronta, la sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l'applicazione alla prima di una opportuna funzione di hash. (Cnipa 11/04)

Internet, rete di reti che collega milioni di persone in tutto il mondo. Nasce come evoluzione della rete americana ARPAnet;

Interoperatibilità, possibilità di trattamento automatico, da parte del sistema di protocollo ricevente, delle informazioni trasmesse dal sistema di protocollo mittente, allo scopo di automatizzare le attività e i procedimenti amministrativi conseguenti (dPR 445/ 2000, art 55, comma 4 e dPCM 31/10/2000, art. 15). (Padova)

Intranet, rete interna di una azienda realizzata utilizzando protocolli della famiglia TCP/IPP; Inventario, è lo strumento fondamentale per eseguire le ricerche: descrive tutte le unità che compongono un archivio ordinato. (Carucci)

Xxxxxxxxxx di selezione anche detto di scarto, il massimario di selezione è lo strumento che consente di coordinare razionalmente lo scarto archivistico (cioè la destinazione al macero) dei documenti prodotti dagli enti pubblici e dagli organi centrali e periferici dello Stato. Il massimario riproduce l'elenco delle partizioni (categorie) e sottopartizioni del titolario con una descrizione più o meno dettagliata delle competenze cui ciascuna partizione si riferisce e della natura dei relativi documenti; indica per ciascuna partizione quali documenti debbano essere conservati permanentemente (e quindi versati dopo quarant'anni dall'esaurimento degli affari nei competenti Archivi di Stato) e quali invece possono essere destinati al macero dopo cinque anni, dopo dieci anni, dopo venti anni, ecc. (Carucci)

Memorizzazione, processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici informatici, anche sottoscritti ai sensi dell'art. 10, commi 2 e 3 del DPR 445/00, così come modificato dell'art. 6dlgs 23/01/2000 n. 10. (Cnipa 11/04)

Mezzo di corredo, con questa espressione si intendono tutti gli strumenti che contengono la descrizione, analitica o sommaria, delle unità archivistiche o dei singoli documenti che compongono un archivio o un fondo archivistico: si tratta di inventari, elenchi, elenchi di consistenza, elenchi di versamento, regesti, indici, rubriche, schedari, ecc. (Carucci)

Microfilm, il microfilm rientra tra le tecniche reprografiche di riproduzione, quelle cioè che consentono di riprodurre l'originale in fac-simile (fotografia, fotocopia, xerografia, ecc.). (Carucci) Minuta, per ogni scritto destinato ad essere spedito vengono compilati due esemplari, uno dei quali viene spedito e pertanto entra a far parte dell'archivio del destinatario, l'altro invece viene conservato dall'autore ed entra a far parte dell'archivio del mittente. Se lo scritto deve essere spedito a più destinatari, verranno compilati tanti esemplari quanti sono i destinatari più un esemplare che resta al mittente. L'esemplare che resta al mittente si chiama minuta. (Carucci) Oggetto, in sede di formazione del documento l'oggetto è l'enunciazione sommaria, sintetizzata in poche parole, al massimo un paio di righe, dell'argomento di cui tratta il documento. L'oggetto viene scritto sul documento nello spazio apposito e deve essere riportato (talora con parole diverse) sia sul registro di protocollo dell'ente che scrive sia su quello dell'ente che riceve il documento. (Carucci)

Originale, è la stesura definitiva del documento, perfetto nei suoi elementi sostanziali e formali. (Carucci)

Pezze, documenti giustificativi.

Piano di classificazione, vedi Titolario

Piano di conservazione, strumento, previsto dalla normativa, che definisce i criteri di organizzazione della documentazione, di selezione periodica e di conservazione permanente dei documenti, redatto e integrato con il sistema di classificazione adottato. (Padova)

Protocollo informatico, il registro su supporto informatico sul quale vengono registrati quotidianamente i documenti spediti e ricevuti da un ente. La registrazione di protocollo costituisce elemento probante dell'autenticità del documento ed è l'operazione con cui un documento entra a far parte integrante di un archivio e della memoria di un ente, per cui un documento non protocollato è come se non fosse mai stato prodotto o ricevuto. Il protocollo è atto pubblico di fede privilegiata fino a querela di falso1; il protocollo è elemento essenziale per la gestione della memoria delle pubbliche amministrazioni in caso di mancanza del numero di protocollo il documento può perdere la sua efficacia2.

Protocollo, il numero progressivo automatico apposto a un documento al momento della registrazione nel protocollo informatico.

Pubblico ufficiale, il notaio, salvo quanto previsto dall'art. 5, comma 4 della presente deliberazione e nei casi per i quali possono essere chiamate in causa le altre figure previste dall'art. 18, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445. (Cnipa 11/04) Quadro/Titolario di classificazione, lo strumento che permette di organizzare tutti i documenti secondo un ordinamento logico con riferimento alle funzioni o attività dell'amministrazione interessata.

Registro, insieme di fogli rilegati sul quale si trascrivono o si registrano, per esteso o per sunto, documenti o minute di documenti. (Carucci)

Repertorio, registro su cui vengono annotati con un numero progressivo i fascicoli secondo l'ordine cronologico in cui si costituiscono all'interno delle suddivisioni del titolario: il repertorio deve essere organizzato in maniera da riprodurre le suddivisioni del titolario. (Carucci)

Rete di accesso, l'insieme dei collegamenti che connettono l'utente con una rete per l'utilizzazione dei servizi;

Rete, l'insieme di infrastrutture che consentono di trasportare le informazioni generate da una sorgente a uno o più destinatari;

Riferimento temporale, informazione, contenente la data e l'ora, che viene associata ad uno o più documenti informatici. (Cnipa 11/04)

Riversamento diretto, processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, non alterando la loro rappresentazione informatica. Per tale processo non sono previste particolari modalità. (Cnipa 11/04)

1 Consiglio di Stato, 1993, I, 838; Foro amministrativo, 1993, 1494 e Giust. Civ.

2 Commissione centrale imposte, sez. VI. 6 apr. 1982, n. 338.

Riversamento sostitutivo, processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro modificando la loro rappresentazione informatica. Per tale processo sono previste le modalità descritte nell'art. 3, comma 2, e nell'art. 4, comma 4, della presente deliberazione. (Cnipa 11/04)

Rubrica, registro con i margini scalettati e contraddistinti con lettere dell'alfabeto, o schedario, su cui si registrano per materie, per nomi di enti o di persone o di luoghi, disposti in ordine alfabetico, i singoli documenti o le pratiche in base al loro contenuto: il documento o la pratica sarà richiamato in tutte le voci cui può essere riferito il contenuto. (Carucci)

Scarto, operazione con cui si destina al macero una parte della documentazione di un archivio. (Carucci)

Segnatura di protocollo, l'apposizione o l'associazione, all'origine del documento, in forma permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti il documento stesso.

Segnatura, Si chiamano sottoscrizioni o segnature le sottoscrizioni autografe o i segni rappresentativi (segni di cancelleria e segni di tabellionato) delle persone che hanno concorso con la loro opera o col loro consenso a comporre, autenticare e conferire pubblicità al documento (autore, consenzienti, testimoni, cancellieri, notai, ecc.). Si chiamano segnature archivistiche le classificazioni e le numerazioni che contraddistinguono ciascuna unità archivistica. (Xxxxxxx) Selezione, operazione intellettuale di vaglio dei documenti tendente a individuare quelli da destinare alla conservazione permanente e quelli da destinare allo scarto. (Padova)

Servizio archivistico, il servizio per la gestione informatica dei documenti, del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi.

Sistema di gestione informatica dei documenti, l'insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti.

Sottofascicolo, ulteriore suddivisione del fascicolo che a sua volta può essere articolato in inserti: in questo caso i documenti saranno collocati in ordine cronologico l'interno di ciascun inserto. Il sottofascicolo ha la stessa classificazione e numero del fascicolo, a sua volta articolato in sottounità. Supporto ottico di memorizzazione, mezzo fisico che consente la memorizzazione di documenti informatici mediante l'impiego della tecnologia laser (dischi ottici, magneto-ottici, DVD). (Cnipa 11/04)

Titolario, quadro di classificazione, costituito da un determinato numero di categorie (o titoli, o classi), articolate in sottopartizioni e contrassegnate da simboli numerici o alfabetici o misti. (Carucci)

Titolo, 1) indica una partizione del titolario: in questo senso è sinonimo di categoria o classe, a seconda dei termini usati da ciascun ente. 2) indica la definizione che raggruppa i fascicoli appartenenti a una serie. Esempio: «Nella stesura dell'inventario la serie viene indicata col titolo originario». 3) indica anche l'oggetto del fascicolo. 4) con la parola titolo si chiamano anche quegli atti che creano diritti o ne provano l'esistenza. (Carucci)

U.O., unità organizzativa

Uffici utente, vedi U.O.

Unità archivistica, indica, al pari di pezzo, il documento o un insieme di documenti, rilegati o raggruppati secondo un nesso di collegamento organico, che costituiscono un'unità non divisibile: registro, volume, filza, mazzo o fascio, fascicolo. (Carucci)

Unità di protocollazione, postazione di lavoro per la protocollazione dei documenti.

Versamento, è l'operazione con cui un ufficio, centrale o periferico, dello Stato, trasferisce periodicamente all'Archivio di Stato competente per territorio la parte del proprio archivio non più occorrente alla trattazione degli affari, dopo che siano state eseguite le operazioni di scarto. (Carucci)

ELENCO DELLE UNITA’ ORGANIZZATIVE/SERVIZI/UFFICI DELL’ENTE

DOCUMENTO N. 2 – ALLEGATO AL MANUALE DI GESTIONE

DA REGOLAMENTO SULL'ORDINAMENTO DEGLI UFFICI E DEI SERVIZI DEL COMUNE DI NAVE

Approvato con deliberazione G.C. n.127 del 01/06/1998, modificato con deliberazioni G.C. n.37 del 03/04/2000, n.145 del 06/11/2000, n.139 del 17/12/2001, n. 121 del 29/09/2003 e n. 17 del

14.02.2005.

TITOLO II ORGANIZZAZIONE GESTIONALE DELL'ENTE

E COMPITI DEI RESPONSABILI

Art. 3 Struttura organizzativa

La struttura organizzativa dell'Ente si articola in cinque Unità Organizzative complesse, che si possono esplicitare in Servizi ed Uffici, che assolvono compiti ed attività omogenee a fini generali, preposte a vaste aree di intervento e obiettivi complessi:

AMMINISTRATIVA, con funzioni relative a Segreteria, Personale, Relazioni con il pubblico, Contratti, Servizi Demografici e Polizia Municipale;

TECNICA LAVORI PUBBLICI, con funzioni relative anche ad Acquisizione Aree, Manutenzioni, Protezione Civile, Gestione Patrimonio e Servizi Cimiteriali;

TECNICA URBANISTICA, con funzioni relative anche a Edilizia Privata, Ecologia e Ambiente;

FINANZIARIA, con funzioni relative a Ragioneria ed Economato, Personale, Tributi, Commercio, Artigianato, Agricoltura, Informatizzazione e Farmacia;

SOCIO-CULTURALE, con funzioni relative a Servizi Socio-Assistenziali, Scuola, Cultura, Sport, Tempo Libero.

Linee guida per l'inserimento e l'aggiornamento dei dati nel protocollo informatico e per la compilazione della banca/he dati

∗

ANAGRAFICHE

Documento n. 3 - Allegato al manuale di gestione

Maiuscole e minuscole

Di norma per l'inserimento dei dati si devono usare le maiuscole e le minuscole secondo l'uso attuale. Per quanto riguarda il protocollo informatico dell'ente e la banca dati dell'anagrafica unica si è scelto di usare sempre la maiuscola.

Abbreviazioni

Tutte le abbreviazione devono essere sciolte; non devono essere abbreviati i nomi degli enti, e qualora una abbreviazione facesse parte del nome ufficiale dell'istituto -e non sia possibile scioglierla- deve essere riportata così come compare nell'intestazione originale:

no AVV. XXXXX XXXXX - STUDIO LEGALE ASSOCIATO;

si AVVOCATO XXXXX XXXXX – STUDIO LEGALE ASSOCIATO

no CENSIS

si CENTRO STUDI INVESTIMENTI SOCIALI - CENSIS

no C.C.I.A.

si CAMERA DI COMMERCIO INDUSTRIA E ARTIGIANATO - CCIA

Segni di interpunzione

Al fine di consentire una facile interrogazione delle informazioni inserite nelle banche dati si deve limitare l'uso dei segni di interpunzione nelle intitolazioni di nomi collettivi, di enti, ditte ec.; questi sono consentiti nel caso facciano parte integrante dell'intitolazione.

∗ Per la redazione delle seguenti linee guida si veda: XXXXXXXXX XXXXXXXX - XXXXXXXXXX XXXXXX - XXXXXXXX DONATELLA, Xxxxx guida per l'inserimento dei dati nel protocollo informatico, in Archivi & Computer, X, 1, Pisa 2000.

Nell'indicazione della ragione sociale (spa, srl ecc.) delle ditte (individuali o società) non si useranno i punti fermi:

no S.P.A., S.R.L, S.p.a., S.p.A., S.r.l., S.r.L.

si SPA, SRL

L'eventuale nome di una ditta o di un ente scritto fra virgolette non andrà inserito con le virgolette:

no ASSOCIAZIONE "AMICI DELLA MUSICA"

si ASSOCIAZONE AMICI DELLA MUSICA

Nell'utilizzo dei segni di interpunzione si rimanda alle regole di scrittura: non deve mai precedere al segno uno spazio; dopo il segno e prima della parola successiva uno spazio; prima e dopo la lineetta uno spazio; la lineetta quando è tra due parole che esprimono un termine composto non deve avere spazi; il segno di parentesi segue la parola preceduto da uno spazio, all'interno della parentesi la prima parola è scritta subito dopo il segnio di parentesi senza essere preceduta da uno spaszio; ec:

no LUNEDÌ , MARTEDÌ; LUNEDÌ,MARTEDÌ; LUNEDÌ ,MARTEDÌ

si LUNEDÌ, MARTEDÌ

no I COLORI SONO : GIALLO, ROSSO, ECC.; I COLORI SONO:GIALLO, ROSSO, ECC.; I COLORI SONO :GIALLO, ROSSO, ecc.

si I COLORI SONO: GIALLO, ROSSO, ecc.

no REGIONE SARDEGNA-DIREZIONE GENERALE

si REGIONE SARDEGNA - DIREZIONE GENERALE

no GIURIDICO - AMMINISTRATIVO

si GIURIDICO-AMMINISTRATIVO

no ( GIALLO, ROSSO )

si (GIALLO, ROSSO)

Nomi di persona

L'inserimento dei nomi di persona va fatto scrivendo prima il cognome e poi il nome; sono esclusi tutti i titoli di cortesia (eccellenza, reverendo, ecc.), di onorificenza, predicati nobiliari (N.H., N.D. ecc.), i titoli accademici (dott., ing. ecc.), quelli professionali (rag., geom. ecc.) e tutto ciò che non corrisponda al nome3:

3 Con il termine nome si intende: prenome Xxxxx, cognome Xxxxx.

no DOTT. AVV. XXXXX XXXXX;

no ROSSI AVV. XXXXX;

si XXXXX XXXXX.

Nomi di persona giuridica, ditte individuali, enti pubblici, società

Le denominazione delle persone giuridiche ecc. devono essere inserite come appaiono nella carta intestata facendo attenzione fra il logo e l'intestazione che spesso non corrispondono, scegliendo fra le due l'intestazione:

no AVV. XXXXX XXXXX - STUDIO LEGALE ASSOCIATO;

si AVVOCATO XXXXX XXXXX – STUDIO LEGALE ASSOCIATO

si STUDIO LEGALE XXXXX XXXXX.

In mancanza dell'intestazione completa si preferisca il logo, oppure ricorrendo al responsabile del procedimento si rintracci la definizione originale da immettere nella banca dati. La tipologia della società (srl ecc.) va scritta non puntata (vedi sopra).

I nomi di enti o persone giuridiche nonché quelli di enti collettivi vanno scritti completi e per esteso, senza abbreviazioni; qualora l'ente o la persona giuridica sono meglio conosciuti con l'acronimo, questo va inserito dopo il nome completo in maiuscolo non puntato dopo un trattino preceduto e seguito da uno spazio:

no CENSIS

si CENTRO STUDI INVESTIMENTI SOCIALI - CENSIS

no C.C.I.A.

si CAMERA DI COMMERCIO INDUSTRIA E ARTIGIANATO - CCIA

no MIN. LAV. E PREV. SOCIALE;

si MINISTERO DEL LAVORO E DELLA PREVIDENZA SOCIALE

si MINISTERO DEL LAVORO E DELLA PREVIDENZA SOCIALE - MLPS

no INPS - IST. NAZ. PREVIDENZA SOCIALE

si ISTITUTO NAZIONALE PREVIDENZA SOCIALE - INPS

Molti enti hanno più sedi e sezioni o strutture, per l'inserimento dei dati valgono le stesse regole con l'aggiunta della denominazione della sede distaccata o sezione dopo la lineetta preceduta e seguita da uno spazio

no DIREZIONE GENERALE CULTURA REGIONE LOMBARDIA;

si REGIONE LOMBARDIA - DIREZIONE GENERALE CULTURA.

Intestazione, ufficio, firmatario

Nell'inserimento dell'intestazione di una lettera deve essere distinto il firmatario dall'ente o persona giuridica, dalla ditta individuale o società. Il firmatario o la provenienza/destinazione particolare vanno inseriti nell'apposita stringa dell'anagrafica:

no SINDACO DEL COMUNE DI SASSARI

si COMUNE DI SASSARI (nell'apposita stringa dell'anagrafica verrà inserito: IL SINDACO).

no IL MINISTRO DEL LAVORO E PREVIDENZA SOCIALE;

si MINISTERO DEL LAVORO E DELLA PREVIDENZA SOCIALE

(nell'apposita stringa dell'anagrafica verrà inserito: IL MINISTRO).

no IL PRESIDENTE DELLA PROVINCIA DI MILANO;

si PROVINCIA DI CREMONA (nell'apposita stringa dell'anagrafica verrà inserito: IL PRESIDENTE).

Xxxx stranieri

I nomi di persona, di città, o di qualsiasi ente straniero vanno inseriti nella versione originale, solo lo stato va scritto in lingua italiana

Indirizzo

Per quanto riguarda gli indirizzi di residenza quando devono essere inseriti quelli dichiarati nella carta intestata; per quelli degli enti pubblici andrà sempre inserito l'indirizzo giuridico dichiarata; per gli uffici decentrati quello della sede dell'ufficio; non devono essere inserite posizioni in anagrafica incomplete di parte dell'indirizzo: luogo, provincia, via, numero civico, codice avviamento postale.

Casi particolari

Tutti i casi particolari vengano discussi con il Responsabile del servizio archivio- protocollo prima dell'inserimento nella banca dati.

La banca dati dell'anagrafica non deve essere compilata con dati parziali.

ELENCO REGISTRAZIONI PARTICOLARI

Documento n. 4 – Allegato al manuale di gestione

Albo pretorio;

Atti rogati dal Segretario; Autorizzazioni artigiane; Autorizzazioni commerciali; Autorizzazioni di pubblica sicurezza; Autorizzazioni Sanitarie; Autorizzazioni turistiche;

Concessioni edilizie: pratiche edilizie e cementi armati; Concessioni occupazione suolo pubblico;

Contratti e convenzioni; Decreti;

Deliberazioni; Determinazioni; Fatture emesse; Mandati;

Nati, Morti, Matrimoni, cittadinanza: seppellimento, tumulazione, esumazione, estumulazione, cremazione;

Notifiche; Ordinanze; Reversali; Idoneità alloggio;

Istanze di accesso agli atti; Domande di assegno di maternità;

Domande di assegno di nucleo familiare;

Iscrizione ai servizi scolastici (un registro per servizio); Domande per borse di studio L. 62/2000.

Elenco dei servizi/uffici o unità organizzative abilitate all'utilizzo del protocollo informatico e all'inserimento dei dati

Documento n. 5 – Allegato al manuale di gestione

ELENCO POSTAZIONI ABILITATE PROTOCOLLO ENTRATA:

ufficio protocollo ufficio segreteria

ELENCO POSTAZIONI ABILITATE PROTOCOLLO USCITA:

Tutte le postazioni connesse alla rete lan sono configurate per la protocollazione in uscita.

DOCUMENTI CHE POSSONO NON ESSERE PROTOCOLLATI

Documento n. 6 - Allegato al manuale di gestione

Bolle di accompagnamento.

Documentazione preparatoria interna: minute.

Documentazione statistica: non si protocolla la modulistica sia in entrata che in uscita; si protocolla l'eventuale lettera di accompagnamento.

Documenti di occasione: biglietti augurali, condoglianze, congratulazioni varie, inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi, richieste di appuntamenti con il sindaco, ringraziamenti, ecc.

Documenti già soggetti a registrazione particolare4. Anagrafe: avvisi di morte

Materiale pubblicitario non richiesto: se la documentazione fa parte come allegato di un procedimento, o della richiesta di iscrizione all'albo fornitori, deve essere trattato come allegato al documento5.

Note di ricezione di circolari o altre disposizioni provenienti dalla pubblica amministrazione6.

Pubblicazioni: gazzette ufficiali, bollettini e notiziari della pubblica amministrazione, giornali e riviste, libri e pubblicazioni varie7.

4 Si rimanda allo specifico articolo del manuale di gestione.

5 Si rimanda allo specifico articolo del manuale di gestione.

6 Le note di ricezione sono le risposte da mandare all'amministrazione scrivente con le quali si comunica dell'avvenuta ricezione delle circolari. Di solito sono allegate al documento stesso.

7 Le pubblicazioni varie e la serie della Gazzetta ufficiale della Repubblica italiana non fanno solitamente parte dell'archivio. Ci possono essere però pubblicazioni che sono allegate a documenti, come specifici riferimenti di procedimento amministrativo, pertanto anche se non direttamente protocollati devono essere gestiti come allegati ai documenti per i quali si rimanda allo specifico articolo del manuale di gestione.

PIANO DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI

Documento n.7 allegato al manuale di gestione

1. Composizione del piano

Il piano di Conservazione dei Documenti dell'Amministrazione oltre che dai seguenti articoli è composto anche dal quadro di classificazione (Titolario), dal massimario di selezione per la conservazione e dal censimento dei depositi documentari.

2. Conservazione

I documenti dell'amministrazione, su qualsiasi formato sono prodotti, sono conservati a cura del Servizio Archivistico, secondo quanto previsto dal manuale di gestione. La documentazione corrente è conservata a cura del responsabile del procedimento fino al trasferimento in archivio di deposito, secondo quanto previsto dagli articoli del presente piano.

3. Formato dei documenti informatici

Attualmente il Comune non produce documenti informatici, ma il sistema adottato garantisce la conversione dei medesimi in uno dei formati standard (PDF.A) previsti dalla normativa vigente in materia di conservazione e l'immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura. I documenti ricevuti in un formato diverso da quelli prescritti dal presente manuale, se sottoscritti con firma digitale possono essere recepiti dal sistema e convertiti in una dei formati standard previsti. In caso di migrazione dei documenti informatici la corrispondenza fra il formato originale e quello migrato è garantita dal responsabile del servizio archivistico in veste di pubblico ufficiale

4. Trasferimento all'archivio di deposito

Si trasferiscono all'archivio di deposito tutti quei fascicoli che corrispondono ad affari o procedimenti chiusi durante l'anno precedente il trasferimento, nonché tutti i fascicoli annuali e i fascicoli del personale cessato. Dopo le operazioni di selezione i documenti destinati alla conservazione permanete vengono versati all'archivio storico.

5. Trasferimento all'archivio storico

Di norma sono versati all'archivio storico tutti i documenti anteriori all'ultimo quarantennio, è possibile però depositare anche documentazione successiva al quarantennio purché si sia certi che questa non rivesta più un preminente carattere giuridico-amministrativo per l'ente, con atto scritto del Responsabile del servizio archivistico.

6. Conservazione dei documenti informatici

Il responsabile del servizio archivistico provvede, in collaborazione con il servizio di gestione dei servizi informatici e con il supporto della tecnologia disponibile, a conservare i documenti informatici selezionati per la conservazione perenne e a controllare periodicamente a campione (almeno ogni 6 mesi) la leggibilità dei documenti stessi.

Il sistema informatico è dotato di una funzione di salvataggio a fine giornata delle registrazioni di protocollo, le quali vengono salvate in cartelle poste sul Server. Queste a cadenza settimanale

vengono riversate su CD riscrivibili e conservati a cura dal Responsabile del Sistema Informatico, mensilmente su CD non riscrivibili e conservati con cura dal Responsabile del Sistema Informatico e conservati in cassaforte. (come da art. 4.8 del manuale di gestione).

Copie dei Dati

Il sistema informativo è strutturato con delle unità di copia a nastro attraverso le quali vengono fatti i backup dei dati presenti sui server e delle tabelle di sistema.

Al personale del comune sono state inviate delle istruzioni per il salvataggio dei propri file in cartelle ad accesso esclusivo create sul file server, in modo tale che possano essere effettuate le copie dei dati di interesse su supporti removibili.

Le copie vengono fatte giornalmente attraverso una procedura schedulata di notte.

Esistono note operative da seguire per effettuare il controllo sull'esito delle operazioni di back-up a disposizione di chi si occupa della procedura.

I supporti utilizzati per ciascun server sono 5, uno per ogni giorno della settimana dal lunedì al venerdì e riutilizzate a rotazione e 4 per ogni lunedì del mese

Le unità di back-up del lunedì sono conservate in una cassaforte. (All/12)

7. Memorizzazione

Il Responsabile del servizio archivistico provvede, ogni cinque anni e in collaborazione con il servizio di gestione dei sistemi informativi o una società esterna, a copiare su supporti di memorizzazione tecnologicamente avanzati i documenti conservati nell'archivio informatico.

8. Censimento depositi documentari

Ogni anno il Referente per l'archivio provvede ad effettuare il censimento dei depositi documentari, dei registri in uso all'amministrazione, ai fini di programmare i versamenti dei documenti cartacei all'archivio di deposito.

9. Copie del registro di protocollo

Nel mese di gennaio di ogni anno il Referente provvede alla rilegatura del registro di protocollo dell'anno precedente su supporto cartaceo.

10. Trasferimento dei fascicoli nell'archivio di deposito

All'inizio di ogni anno il Referente per l'archivio chiede ai responsabili delle UO di redigere l'elenco delle unità archivistiche da trasferire nell'archivio di deposito e sulla base degli elenchi pervenuti organizza il trasferimento dei documenti stessi. L'elenco delle unità archivistiche è redatto in duplice copia, una conservata con il verbale di trasferimento a cura del Referente per l'archivio, l'altra a cura del responsabile della UO.

Le operazioni di trasferimento si devono concludere entro il 31 del mese di marzo. Se durante l'anno i Responsabili dei procedimenti avessero necessità di versare all'archivio di deposito altre unità archivistiche, queste verranno consegnate al Referente per l'archivio con il relativo elenco di versamento redatto in duplice copia. Il Referente per l'archivio restituirà copia del relativo elenco compilata con le dovute informazioni sulla collocazione fisica dei fascicoli all'interno dell'archivio.

11. Selezione e Scarto

Prima di effettuare il trasferimento delle unità archivistiche dall'archivio di deposito a quello storico il Referente per l'archivio, sulla base del massimario di scarto, e dei tempi di conservazione dei

documenti in esso stabiliti, effettua la selezione dei documenti da inviare allo scarto. Gli elenchi dei documenti selezionati devono essere inviati per il nulla osta alla competente Soprintendenza archivistica, dopodiché in base alle procedure stabilite dalla legge porta a termine la distruzione fisica dei documenti cartacei.

12. Quadro di classificazione (titolario)

Il Comune dal 1gennaio 2006 adotta un nuovo quadro di classificazione riportato in allegato al manuale di gestione (Documento n. 8).

13. Massimario di selezione dei documenti per la conservazione

Il massimario di selezione adottato è riportato in allegato al manuale di gestione (Documento n.9).

14. Consultazione delle unità archivistiche

Gli Uffici possono richiedere all'Archivio Generale, al fine della consultazione e tramite la modulistica predisposta, l'accesso ai fascicoli.

La richiesta di accesso agli atti viene registrata su appositi moduli nel quale comparirà la data di prelevamento, nonché la data di riconsegna della documentazione prelevata, conservati a cura del Servizio Archivistico.

15. Aggiornamento

Ogni anno il Referente per l'Archivio valuta la congruità del piano e su mandato del Responsabile del Servizio Archivistico, può aggiornarlo in base alle necessità riscontrate. Il Referente per l'Archivio comunica, con i mezzi che ritiene più idonei, ai membri dell'amministrazione con funzioni di responsabili nonché ai dirigenti gli aggiornamenti al piano.

Documento n. 8 – Allegato al manuale di gestione

Piano di classificazione

Titolario di classifica>ione in vigore dal t gennaio 2006

Titolo I. Amministrazione generale

l. Legisla ioπe e circolari esplicative

2. Oeπomiπa ioπe¸ territorio e coπfiπi¸ circoscri ioπi di deceπtrameπto¸ topoπomastica

3. Statuto

4. Regolameπti

5. Stemma¸ goπfaloπe¸ sigillo

6. Archivio geπerale

S. Sistema iπformativo

8. Iπforma ioπi e rela ioπi coπ il pubblico

9. Folitica del persoπale; ordiπameπto degli uffici e dei servi i

l0. Rela ioπi coπ le orgaπi a ioπi siπdacali e di rappreseπtaπ a del persoπale ll. Coπtrolli esterπi

l2. Editoria e attività iπformativo−promo ioπale iπterπa ed esterπa

l3. Cerimoπiale¸ attività di rappreseπtaπ a; oπorificeπ e e ricoπoscimeπti l4. Iπterveπti di carattere politico e umaπitario; rapporti istitu ioπali

l5. Forme associative per l’eserci io di fuπ ioπi e servi i l6. Area e città metropolitaπa

lS. Associa ioπismo e partecipa ioπe

Titolo II. Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia

l. Siπdaco

2. Vice−siπdaco

3. Coπsiglio

4. Fresideπte del Coπsiglio

5. Coπfereπ a dei capigruppo e Commissioπi del Coπsiglio

6. Gruppi coπsiliari

X. Xxxxxx

8. Commissario prefetti io e straordiπario

9. Segretario e Vice−segretario l0. Xxxxxxxxx geπerale e dirigeπ a ll. Revisori dei coπti

l2. Oifeπsore civico

l3. Commissario ad acta

l4. Orgaπi di coπtrollo iπterπi l5. Orgaπi coπsultivi

Titolo III. Risorse umane

l. Coπcorsi¸ sele ioπi¸ colloqui

2. Assuπ ioπi e cessa ioπi

3. Comaπdi e distacchi; mobilità

4. Attribu ioπe di fuπ ioπi¸ ordiπi di servi io e missioπi

5. Iπquadrameπti e applica ioπe coπtratti collettivi di lavoro

6. Retribu ioπi e compeπsi

S. Adempimeπti fiscali¸ coπtributivi e assicurativi

8. Tutela della salute e sicure a sul luogo di lavoro

9. Oichiara ioπi di iπfermità ed equo iπdeππi o

l0. Iπdeππità premio di servi io e trattameπto di fiπe rapporto¸ quiesceπ a ll. Xxxxx i al persoπale su richiesta

l2. Orario di lavoro¸ preseπ e e asseπ e

l3. Giudi i¸ respoπsabilità e provvedimeπti discipliπari l4. Forma ioπe e aggiorπameπto professioπale

l5. Collaboratori esterπi

Titolo IV. Risorse finanziarie e patrimoniali

l. Eπtrate

2. Uscite

3. Fartecipa ioπi fiπaπ iarie

4. Bilaπcio preveπtivo¸ varia ioπi di bilaπcio¸ verifiche coπtabili

5. Fiaπo esecutivo di gestioπe (FEG)

6. Reπdicoπto della gestioπe

S. Adempimeπti fiscali

8. Iπveπtari e coπsegπatari dei beπi

9. Beπi immobili l0. Beπi mobili ll. Xxxxxxxxx

x0. Oggetti smarriti e recuperati l3. Tesoreria

l4. Coπcessioπari ed altri iπcaricati della riscossioπe delle eπtrate l5. Fubblicità e pubbliche affissioπi

Titolo V. Affari legali

l. Coπteπ ioso

2. Respoπsabilità civile e patrimoπiale verso ter i; assicura ioπi

3. Fareri e coπsuleπ e

Titolo VI. Pianificazione e gestione del territorio

l. Urbaπistica: piaπo regolatore geπerale e variaπti

2. Urbaπistica: strumeπti di attua ioπe del Fiaπo regolatore geπerale

3. Edili ia privata

4. Edili ia pubblica

5. Opere pubbliche

6. Catasto

S. Viabilità

8. Servi io idrico iπtegrato¸ luce¸ gas¸ trasporti pubblici¸ gestioπe dei rifiuti e altri servi i

9. Ambieπte: autori a ioπi¸ moπitoraggio e coπtrollo l0. Frote ioπe civile ed emergeπ e

Titolo VII. Servizi alla persona

l. Oiritto allo studio e servi i

2. Asili πido e scuola materπa

3. Fromo ioπe e sostegπo delle istitu ioπi di istru ioπe e della loro attività

4. Orieπtameπto professioπale; educa ioπe degli adulti; media ioπe culturale

5. Istituti culturali (Musei¸ biblioteche¸ teatri¸ Scuola comuπale di musica¸ etc.)

6. Attività ed eveπti culturali

X. Xxxxxxxx ed eveπti sportivi

8. Fiaπifica ioπe e accordi strategici coπ eπti pubblici e privati e coπ il voloπtariato sociale

9. Freveπ ioπe¸ recupero e reiπtegra ioπe dei soggetti a rischio l0. Iπforma ioπe¸ coπsuleπ a ed educa ioπe civica

ll. Tutela e curatela di iπcapaci

l2. Assisteπ a diretta e iπdiretta¸ beπefici ecoπomici l3. Attività ricreativa e di sociali a ioπe

l4. Folitiche per la casa

Titolo VIII. Attività economiche

l. Agricoltura e pesca

2. Artigiaπato

3. Iπdustria

4. Commercio

5. Fiere e mercati

6. Eserci i turistici e strutture ricettive

X. Xxxxx ioπe e servi i

Titolo IX. Polizia locale e sicurezza pubblica

l. Freveπ ioπe ed educa ioπe stradale

2. Foli ia stradale

3. Iπformative

4. Sicure a e ordiπe pubblico

Titolo X. Tutela della salute

l. Salute e igieπe pubblica

2. Trattameπto Saπitario Obbligatorio

3. Farmacie

4. Zooprofilassi veteriπaria

5. Raπdagismo aπimale e ricoveri

Titolo XI. Servizi demografici

l. Stato civile

2. Aπagrafe e certifica ioπi

3. Ceπsimeπti

4. Foli ia mortuaria e cimiteri

Titolo XII. le3iovi e ivi3iative gogolayi

l. Xxxx elettorali

2. Liste elettorali

3. Ele ioπi

4. Refereπdum

5. Istaπ e¸ peti ioπi e iπi iative popolari

Titolo XIII. Affayi ilitayi

l. Leva e servi io civile sostitutivo

2. Ruoli matricolari

3. Caserme¸ alloggi e servitù militari

4. Requisi ioπi per utilità militari

Titolo XIV. Oggetti diversi

Cayteggio vov yicovducibile ai titoli gyecedevti e yifeyevtesi a fuv3iovi vov attyibuite alla data di aggyova3iove del titolayio.

Documento n. 9 – Allegato al manuale di gestione

Piano di conservazione (Massimario di scarto)

Fremessa

L’art. 68 del OFR 445/2000 prevede che ogπi ammiπistra ioπe debba dotarsi di uπ «piaπo di coπserva ioπe degli archivi¸ iπtegrato coπ il sistema di classifica ioπe¸ per la defiπi ioπe dei criteri di orgaπi a ioπe dell’archivio¸ di sele ioπe periodica e di coπserva ioπe dei documeπti». La πormativa quiπdi¸ accoglieπdo le posi ioπi e le riflessioπi dei teorici dell’archivistica¸ coπcepisce la sele ioπe come opera ioπe critica di vaglio della documeπta ioπe prodotta¸ fuπ ioπale a uπa migliore coπserva ioπe dell’archivio. La sele ioπe¸ cioè il momeπto valutativo¸ difatti πoπ iπtacca la complessità e l’uπitarietà dell’archivio; ma¸ procedeπdo all’iπdividua ioπe dei documeπti strumeπtali e traπsitori¸ da destiπare allo scarto¸ vale a dire alla distru ioπe fisica¸ evideπ ia i πessi fra i documeπti esseπ iali da coπservare permaπeπtemeπte. Ferciò l’elimiπa ioπe di taluπi documeπti deve essere preceduta dalla valuta ioπe delle procedure di produ ioπe documeπtaria¸ iπ modo che veπgaπo assicurati la compreπsioπe dell’attività dell’eπte produttore e il maπteπimeπto delle attesta ioπi di diritti.

Fertaπto il maπdato coπferito¸ tramite decreto¸ al Gruppo dal Oirettore geπerale per gli archivi del Miπistero per i beπi e le attività culturali compreπde¸ oltre alla predisposi ioπe del piaπo di classifica ioπe (titolario)¸ aπche la reda ioπe del piaπo di coπserva ioπe che al titolario è strettameπte coππesso.

L’ado ioπe del titolario proposto dal Gruppo a tutti i Comuπi italiaπi e studiato alla luce della iπteroperabilità tra sistemi iπformativi diversi comporta come coπsegueπ a l’ado ioπe del piaπo di coπserva ioπe che da esso disceπde.

Iπ merito allo scarto archivistico¸ è opportuπo ricordare che gli eπti pubblici − e tra questi i Comuπi − devoπo otteπere per tale iπterveπto l’autori a ioπe del Miπistero per i beπi e le attività culturali¸ ai seπsi dell’art. 2l¸ comma l¸ lettera d) del Codice dei beπi culturali e del paesaggio (O. lgs. 22 geππaio 2004¸ π. 42). L’ado ioπe del Fiaπo di coπserva ioπe proposto dal Gruppo πoπ esime quiπdi le ammiπistra ioπi dagli adempimeπti relativi alla procedura di scarto¸ che si sostaπ ia iπ uπ provvedimeπto formale dell’ammiπistra ioπe (delibera ioπe della Giuπta o determiπa ioπe dirigeπ iale) e πella acquisi ioπe dell’autori a ioπe da parte degli orgaπi periferici del citato Miπistero¸ vale a dire le Sopriπteπdeπ e archivistiche competeπti per territorio.

Il Gruppo di lavoro ha proceduto alla stesura del Fiaπo di coπserva ioπe aveπdo preseπti i precedeπti Massimari di scarto per gli archivi dei Comuπi¸ iπ particolare quello elaborato dalla Sopriπteπdeπ a archivistica per la Toscaπa e aggiorπato dalla Sopriπteπdeπ a archivistica per la Lombardia¸ che maπtieπe la sua validità iπ riferimeπto alla documeπta ioπe prodotta e classificata sulla base del Titolario Asteπgo¸ ma ha riteπuto πecessario rielaborare l’iπtero Fiaπo di coπserva ioπe iπ coπsidera ioπe del mutameπto sostaπ iale dell’impiaπto del πuovo titolario e della πecessità di ridurre ulteriormeπte i tempi di coπserva ioπe¸ aπdaπdo iπcoπtro alle esigeπ e avvertite dagli eπti.

Cell’attuale sceπario πormativo e tecπologico molto si è ragioπato rispetto al supporto e alle problematiche coππesse alla coπserva ioπe o allo scarto del documeπto iπformatico¸ alla sua riprodu ioπe iπ formato cartaceo e all’uso del supporto ottico sostitutivo. Fur πella coπsapevole a che le prospettive di utili o del documeπto elettroπico saraππo sempre più ampie e coπsideraπdo che il tema della coπserva ioπe permaπeπte dei documeπti digitali è¸ a tutt’oggi¸ oggetto di studi e di riflessioπi da parte di gruppi di lavoro tecπici iπtermiπisteriali al fiπe di stabilirπe gli staπdard¸ ¸ si è giuπti alla coπclusioπe che il supporto cartaceo sia comuπque¸ πella fase attuale¸ quello aπcora più utili ato e più sicuro per la coπserva ioπe della documeπta ioπe di carattere permaπeπte. Il Gruppo iπoltre segπala ai Comuπi che uπ sistema di gestioπe documeπtale deve avere precisi requisiti per assicurare la coπserva ioπe permaπeπte dei documeπti digitali (e tra questi¸ prima di tutto¸ l’esisteπ a di uπ respoπsabile di livello dirigeπ iale) e li iπvita a effettuare uπ’aπalisi accurata e uπa valuta ioπe dei costi e dei beπefici sul luπgo periodo prima di optare per la solu ioπe digitale.

Il preseπte documeπto si compoπe di due parti:

- la prima πella quale veπgoπo defiπiti i priπcipi geπerali e le iπdica ioπi di massima

- la secoπda che coπtieπe πello specifico per ogπi titolo e classe del Titolario l’iπdica ioπe delle tipologie documeπtarie prodotte e dei relativi tempi di coπserva ioπe. Fer quaπto riguarda le tipologie documeπtarie¸ si fa riferimeπto alle «Liπee guida per l’orgaπi a ioπe dei fascicoli e delle serie dei documeπti prodotti dai Comuπi italiaπi iπ riferimeπto al piaπo di classifica ioπe» proposte da Giorgetta Boπfiglio− Oosio al Gruppo e dispoπibili per la sperimeπta ioπe.

Friπcipi geπerali

Ambito e criteri geπerali di applica ioπe

• Il presupposto per il corretto utili o di questo strumeπto è l’orgaπi a ioπe dell’archivio basata sul Fiaπo di classifica ioπe prodotto dal Gruppo di lavoro.

• Lo scarto della documeπta ioπe prodotta e classificata siπo all’ado ioπe del πuovo titolario deve essere valutato sulla base del massimario precedeπte.

• I termiπi croπologici iπdicati devoπo essere coπteggiati dalla chiusura dell’affare per i fascicoli oppure dall’ultima registra ioπe effettuata¸ πel caso dei registri.

• Iπ geπerale¸ si soπo ridotti¸ rispetto a quelli iπdicati dal massimario di scarto precedeπtemeπte iπ vigore¸ i termiπi di coπserva ioπe dei documeπti¸ iπ liπea coπ la πormativa geπerale civilistica e coπ la πormativa specifica ove coπtempli termiπi per la coπserva ioπe degli atti.

• Il materiale πoπ archivistico πoπ vieπe preso iπ coπsidera ioπe dal preseπte Fiaπo¸ iπ quaπto πoπ devoπo essere coπsiderati documeπti gli stampati iπ biaπco¸ la modulistica¸ le raccolte πormative o altro materiale aπalogo (ad esempio¸ copie della πormativa da coπsegπare all’uteπ a).

• L’applica ioπe del piaπo di coπserva ioπe πoπ può comuπque essere automatica¸ ma deve valutare caso per caso le eveπtuali particolarità adottate dal Comuπe πell’orgaπi a ioπe dei documeπti prodotti.

• Lo scarto¸ se πoπ vieπe effettuato regolarmeπte ogπi aππo e su uπ archivio orgaπi ato¸ potrà essere deciso e valutato solo dopo che l’iπtero complesso archivistico sia stato aπali ato e almeπo sommariameπte riordiπato.

I foπdameπti della coπserva ioπe permaπeπte

• Iπ geπere¸ salvo poche ecce ioπi¸ tutti i repertori devoπo essere coπservati permaπeπtemeπte.

• Il Comuπe πoπ deve scartare i documeπti coπsiderati “vitali” (quelli che − mutuaπdo uπa defiπi ioπe formulata da Luciaπa Ouraπti8 − iπ caso di disastro¸ soπo πecessari a ricreare lo stato giuridico dell’eπte e la sua situa ioπe legale e fiπaπ iaria¸ a garaπtire i diritti dei dipeπdeπti e dei cittadiπi¸ a soddisfare i suoi obblighi e a proteggere i suoi iπteressi esterπi).

Alcuπe coπsidera ioπi sulla dimeπsioπe culturale degli archivi

• Lo scarto si effettua di πorma sui documeπti dell’archivio di deposito.

• Coπ vaππo scartati i documeπti prodotti duraπte la prima e la secoπda guerra moπdiale e vaππo vagliati coπ estrema atteπ ioπe quelli degli aππi del dopoguerra e della ricostru ioπe¸ perché tali archivi costituiscoπo uπa miπiera di iπforma ioπi e di dati aπcora scoπosciuti e fiπora iπesplorati dagli storici¸ oltre che uπ serbatoio di iπforma ioπi rilevaπti dal puπto di vista giuridico..

Oocumeπti origiπali e documeπti prodotti iπ copia

• Lo scarto dei documeπti iπ copia può essere facilmeπte effettuato qualora sia prevista la coπserva ioπe permaπeπte dei documeπti iπ origiπale e qualora le copie πoπ coπteπgaπo aππota ioπi ammiπistrative o visti esseπ iali per ricostruire il procedimeπto πella sua corrette a.

8 X. XXXXXXX, I documenti archivistici. La gestione dell'archivio da parte dell'ente produttore, Roma 1997 (Pubblicazioni degli Archivi di Stato. Quaderni della «Rassegna degli Archivi di Stato», 82), p. 93

• È opportuπo prevedere repertori di documeπti di iπteresse geπerale per tutte le UOR del Comuπe¸ resi dispoπibili sul sito iπterπo del Comuπe¸ che quiπdi diveπtaπo depositi di documeπti ad alto carattere iπformativo¸ iπ modo da evitare copie multiple¸ superflue¸ che coπtribuiscoπo ad appesaπtire iπutilmeπte la coπserva ioπe documeπtale πelle diverse UOR¸ a scapito dei documeπti esseπ iali e specifici.

• È altresì opportuπo che ciascuπ RFA¸ duraπte la forma ioπe dell’archivio correπte¸ abbia cura di πoπ iπserire πel fascicolo copie superflue di πormative o atti repertoriati di carattere geπerale¸ facilmeπte reperibili iπ uπ sistema iπformatico−archivistico beπ orgaπi ato.

• Sarebbe aπche auspicabile che il fascicolo veπisse orgaπi ato iπ sottofascicoli πei quali iπserire i documeπti soggetti a scarto periodico¸ iπ modo da facilitare¸ a tempo debito¸ le opera ioπi di scarto.

Avverteπ e per la lettura del piaπo di coπserva ioπe

• Quaπdo si usa la formula “previo sfoltimeπto del carteggio di carattere traπsitorio e strumeπtale” si allude all’opera ioπe che estrae dal fascicolo le copie e i documeπti¸ che haππo appuπto carattere strumeπtale e traπsitorio¸ utili ati dal RFA per espletare il procedimeπto¸ ma che esauriscoπo la loro fuπ ioπe πel momeπto iπ cui vieπe emesso il provvedimeπto fiπale oppure πoπ soπo strettameπte coππessi al procedimeπto (ad esempio¸ appuπti¸ promemoria¸ copie di πormativa e documeπti di carattere geπerale).

• Se i documeπti soπo iπseriti iπtegralmeπte o per estratto iπ uπa baπca dati¸ l’archivio dispoπe solo degli esemplari più aggiorπati e perde memoria delle fasi storiche. Iπ certi casi¸ πei quali la memoria è riteπuta esseπ iale¸ si suggerisce πel corso del Fiaπo di eseguire periodicameπte¸ a cadeπ a prestabilita¸ uπ salvataggio (copia di bach−up) o uπa stampa della baπca dati.

Iπdice dei titoli

Titolo I. Ammiπistra ioπe geπerale 6

Titolo II. Orgaπi di goverπo¸ gestioπe¸ coπtrollo¸ coπsuleπ a e ll garaπ ia

Titolo III. Risorse umaπe l4

Titolo IV. Risorse fiπaπ iarie e patrimoπiali l9

Titolo X. Xxxxxx xxxxxx 00

Xxxxxx XX. Fiaπifica ioπe e gestioπe del territorio 24

Titolo VII. Servizi alla persona 28

Titolo VIII. Attività ecoπomiche 32

Titolo Ix. Foli ia locale e sicure a pubblica 34

Titolo x. Tutela della salute 35

Titolo xI. Servi i demografici 36

Titolo xII. Ele ioπi e iπi iative popolari 38

Titolo xIII. Affari militari 40

Titolo I. Amministra>ione generale

Classi Tipologie documeπtarie Coπserva ioπe Cote

6. Legisla ioπe e circolari esplicative

Fareri chiesti dal Comuπe su leggi specifiche Fermaπeπte

Circolari perveπute: repertorio aππuale Fermaπeπte Circolari emaπate dal Comuπe: repertorio aππuale Fermaπeπte

2. Oeπomiπa ioπe¸ territorio e coπfiπi¸ cir− coscri ioπi di deceπtrameπto¸ topoπomastica

Oeπomiπa ioπe del Comuπe Fermaπeπte

Attribu ioπe del titolo di città Fermaπeπte

Coπfiπi del Comuπe Fermaπeπte

Costitu ioπe delle circosccri ioπi Fermaπeπte

Verbali e delibera ioπi della Commissioπe comuπale per la topoπomastica: repertorio aππuale

Fermaπeπte

3. Statuto

Reda ioπe¸ modifiche e iπterpreta ioπi dello statuto Fermaπeπte¸ dopo

sfoltimeπ−to del materiale iπ− formativo relativo ad altri Comuπi

4. Regolameπti

Regolameπti emessi dal Comuπe: repertorio aππuale Fermaπeπte

Reda ioπe dei regolameπti: uπ fasc. per ciascuπ affare Fermaπeπte¸ previo

sfoltimeπto dei documeπti di carattere traπsitorio

Teπere uπ solo esemplare¸ scartare gli altri

5. Stemma¸ goπfaloπe¸ sigillo

Oefiπi ioπe¸ modifica¸ ricoπoscimeπto dello stemma Fermaπeπte Oefiπi ioπe¸ modifica¸ ricoπoscimeπto del goπfaloπe Fermaπeπte

Oefiπi ioπe¸ modifica¸ ricoπoscimeπto del sigillo Fermaπeπte

Coπcessioπe del patrociπio gratuito e del coππesso uso dello stemma del Comuπe: fasc. aππuale per attività

Fermaπeπte Ferché documeπta attività che si svolgoπo πel territorio

6. Archivio geπerale

Registro di protocollo Fermaπeπte

Repertorio dei fascicoli Fermaπeπte

Orgaπi a ioπe del servi io e dell’attività ordiπaria (aggiorπameπto del maπuale di gestioπe coπ titolario e piaπo di coπserva ioπe¸ sele ioπe periodica¸ riordiπo¸ iπveπtaria−

ioπe¸ spostameπti e versameπti di materiale¸ depositi e comodati):

Iπterveπti straordiπari (ad esempio¸ traslochi¸ restauri¸ gestioπe servi i esterπi¸ scelta del software di gestioπe)

Fermaπeπte

Fermaπeπte

Richieste di accesso per fiπi ammiπistrativi l aππo dalla ricolloca ioπe del materiale

Richieste di iπforma ioπi archivistiche e richieste per motivi di studio

Fermaπeπte

Richieste di pubblica ioπe all’albo pretorio l aππo

Registro dell’Albo pretorio 20 aππi

Richieste di πotifica presso la casa comuπale (coπ allegati) 2 aππi Registro delle πotifiche 20 aππi

Registri delle spedi ioπi e delle spese postali l aππo

Ordiπaπ e del Siπdaco: repertorio Fermaπeπte

Oecreti del Siπdaco: repertorio Fermaπeπte

Ordiπaπ e dei dirigeπti: repertorio Fermaπeπte

Oetermiπa ioπi dei dirigeπti: repertorio Fermaπeπte Oelibera ioπi del Coπsiglio comuπale: repertorio Fermaπeπte Oelibera ioπi della Giuπta comuπale: repertorio Fermaπeπte Verbali delle aduπaπ e del Coπsiglio comuπale: repertorio Fermaπeπte Verbali delle aduπaπ e della Giuπta comuπale: repertorio Fermaπeπte Verbali degli altri orgaπi collegiali del Comuπe: repertorio Fermaπeπte

Verbali delle aduπaπ e dei Coπsigli circoscri ioπali: uπ repertorio aππuale per ciascuπa circoscri ioπe

Oelibera ioπi dei Coπsigli circoscri ioπali: uπ repertorio aππuale per ciascuπa circoscri ioπe

Fermaπeπte Fermaπeπte

Verbali delle aduπaπ e degli Esecutivi circoscri ioπali: uπ Fermaπeπte

repertorio aππuale per ciascuπa circoscri ioπe

Oelibera ioπi degli Esecutivi circoscri ioπali: uπ repertorio aππuale per ciascuπa circoscri ioπe

Verbali degli orgaπi collegiali delle circoscri ioπi: uπ repertorio aππuale per ciascuπa circoscri ioπe Registro dell’Albo della circoscri ioπe: uπ repertorio aππuale per ciascuπa circoscri ioπe

Fermaπeπte Fermaπeπte Fermaπeπte

Coπtratti e coπveπ ioπi: repertorio Fermaπeπte 20 aππi per uπ’eveπtuale serie separata di coπtratti di scarsa rilevaπ a

Coπtratti e coπveπ ioπi delle circoscri ioπi: uπ repertorio per ciascuπa circoscri ioπe

Fermaπeπte 20 aππi per uπ’eveπtuale serie separata di coπtratti di scarsa rilevaπ a

Atti rogati dal segretario comuπale (coπtratti e atti uπilaterali iπ forma pubblica ammiπistrativa)

Fermaπeπte

S. Sistema iπformativo

Orgaπi a ioπe del sistema Fermaπeπte

Statistiche Fermaπeπte¸ dopo l’elimiπa−

ioπe dei materiali prepara− tori

8. Iπforma ioπi e rela ioπi coπ il pubblico

Iπi iative specifiche dell’URF: uπ fasc. per ciascuπ affare Fermaπeπte¸ dopo

sfoltimeπ−to del carteggio di carattere traπsitorio e strumeπtale

Reclami dei cittadiπi (comuπque perveπuti) Fermaπeπte

Atti del Oifeπsore civico Fermaπeπte

Baπdi e avvisi a stampa Fermaπeπte

Materiali preparatori per il sito Web Fermaπeπte

9. Folitica del persoπale; ordiπameπto degli uffici e dei servi i

Attribu ioπe di competeπ e agli uffici Fermaπeπte

Orgaπigramma: uπ fasc. per ciascuπa defiπi ioπe dell’orgaπi− gramma

Fermaπeπte

Orgaπi a ioπe degli uffici: uπ fasc. per ciascuπ affare Fermaπeπte

Orari di apertura degli uffici comuπali e degli altri uffici e attività iπsisteπti sul territorio comuπale

Materiale preparatorio per le delibera ioπi iπ materia di politica del persoπale

Fermaπeπte l0 aππi

l0. Rela ioπi coπ le orgaπi a ioπi siπdacali e di rappreseπtaπ a del persoπale

Rapporti di carattere geπerale Fermaπeπte

Costitu ioπe delle rappreseπtaπ e del persoπale Fermaπeπte

Verbali della Oelega ioπe trattaπte per la coπtratta ioπe iπtegrativa deceπtrata

Fermaπeπte

ll. Coπtrolli esterπi

Coπtrolli Fermaπeπte

l2. Editoria e attività iπformativo− promo ioπale iπterπa ed esterπa

Fubblica ioπi istitu ioπali del Comuπe (libri¸ riviste¸ iπser ioπi o altro)

Fubblica ioπi istitu ioπali del Comuπe (materiali preparatori)

Fermaπeπte 2 aππi

Comuπicati stampa Fermaπeπte

l3. Cerimoπiale¸ attività di rappreseπtaπ a; oπorificeπ e e ricoπoscimeπti

Iπi iative specifiche: uπ fasc. per ciascuπa iπi iativa Fermaπeπte

Oπorificeπ e (coπcesse e ricevute): uπ fasc. per ciascuπ eveπto

Fermaπeπte

Coπcessioπe dell’uso del sigillo: uπ fasc. aππuale Fermaπeπte

l4. Iπterveπti di carattere politico e umaπita− rio; rapporti istitu ioπali

Iπi iative specifiche (ad esempio¸ adesioπe a movimeπti di opiπioπe): uπ fasc. per ciascuπ affare

Fermaπeπte

Gemellaggi Fermaπeπte

Fromo ioπe di comitati: uπ fasc. per ciascuπ affare Fermaπeπte

l5. Forme associative e partecipative per l’eserci io di fuπ ioπi e servi i e adesioπe del Comuπe ad Associa ioπi

Costitu ioπe di eπti coπtrollati dal Comuπe (compreπsivo della πomiπa dei rappreseπtaπti e dei verbali iπviati per approva ioπe)

Fartecipa ioπe del Comuπe a eπti e associa ioπi (compreπsivo della πomiπa dei rappreseπtaπti)

Fermaπeπte¸ previo sfoltimeπto del carteggio di carattere traπsitorio Fermaπeπte¸ previo sfoltimeπto del carteggio di carattere traπsitorio

l6. Area e città metropolitaπa

Costitu ioπe e rapporti istitu ioπali Fermaπeπte

lS. Associa ioπismo e partecipa ioπe

Folitica di iπcoraggiameπto e appoggio alle associa ioπi Fermaπeπte

Albo dell’associa ioπismo: eleπco delle associa ioπi accreditate

Fermaπeπte

Fascicoli delle associa ioπi che chiedoπo l’iscri ioπe all’albo Fermaπeπte

Titolo II. Organi di governo, gestione, controllo, consulen>a e garan>ia

Classi Tipologie documeπtarie Coπserva ioπe Cote

l. Siπdaco

Fasc. persoπale che dura quaπto il maπdato Fermaπeπte

2. Vice−siπdaco

Fasc. persoπale che dura quaπto il maπdato Fermaπeπte

3. Coπsiglio

Fasc. persoπali: uπ fasc. per ogπi coπsigliere che dura quaπto dura il maπdato

Fermaπeπte

Coπvoca ioπi del Coπsiglio e OdG l aππo Furché riportati πei verbali

Iπterroga ioπi e mo ioπi coπsiliari Fermaπeπte dopo sfoltimeπto

Bollettiπo della situa ioπe patrimoπiale dei titolari di cariche elettive e di cariche direttive

Fermaπeπte

4. Fresideπte del Coπsiglio

Fasc. persoπale che dura quaπto il maπdato Fermaπeπte

5. Coπfereπ a dei capigruppo e Commissioπi del Coπsiglio

Verbali della Coπfereπ a Fermaπeπte

Verbali delle Commissioπi Fermaπeπte

6. Gruppi coπsiliari

Accreditameπto presso il Coπsiglio Fermaπeπte Scartare i materiali prodotti o

raccolti dai Gruppi

X. Xxxxxx

Comiπe¸ revoche e dimissioπi degli assessori Fermaπeπte

Coπvoca ioπi della Giuπta e OdG l aππo Furché riportati πei verbali

8. Commissario prefetti io e straordiπario

Fasc. persoπale Fermaπeπte

9. Segretario e Vice−segretario

Fasc. persoπale (πomiπa¸ etc.) per la durata dell’iπcarico Fermaπeπte

l0. Xxxxxxxxx geπerale e dirigeπ a

Fasc. persoπale Fermaπeπte

ll. Revisori dei coπti

Fasc. persoπale Fermaπeπte

l2. Oifeπsore civico

Fasc. persoπale Fermaπeπte

l3. Commissario ad acta

Fasc. persoπale Fermaπeπte

l4. Orgaπi di coπtrollo iπterπi

Uπ fasc. per ogπi orgaπo Fermaπeπte

l5. Orgaπi coπsultivi

Uπ fasc. per ogπi orgaπo Fermaπeπte

l6. Coπsigli circoscri ioπali

Fasc. persoπali: uπ fasc. per ogπi coπsigliere che dura quaπto dura il maπdato

Fermaπeπte

Coπvoca ioπi del Coπsiglio e OdG l aππo Furché riportati πei verbali

Iπterroga ioπi coπsiliari Fermaπeπte

lS. Fresideπti dei Coπsigli circoscri ioπali

Fasc. persoπale che dura quaπto il maπdato Fermaπeπte

l8. Orgaπi esecutivi circoscri ioπali

Comiπe e dimissioπi dei compoπeπti Fermaπeπte

Coπvoca ioπi e OdG delle riuπioπi l aππo Furché riportati πei verbali

l9. Commissioπi dei Coπsigli circoscri ioπali

Uπ fasc. per ogπi commissioπe Fermaπeπte

20. Segretari delle circoscri ioπi

Fasc. persoπale (πomiπa¸ etc.) per la durata dell’iπcarico Fermaπeπte

2l. Commissario ad acta delle circoscri ioπi

Fasc. persoπale Fermaπeπte

22. Coπfereπ a dei Fresideπti di quartiere

Verbali della Coπfereπ a Fermaπeπte

Titolo III. Risorse umane

Classi Tipologie documeπtarie Coπserva ioπe Cote

Fascicoli persoπali dei dipeπdeπti e assimilati (quiπdi aπche collaboratori a coπtratto o a progetto)

Fermaπeπte previo sfolti− meπto da eseguire segueπdo la tempistica prevista per le siπgole classi

l. Coπcorsi¸ sele ioπi¸ colloqui

Criteri geπerali e πormativa per il reclutameπto del persoπale: uπ fasc. coπ eveπtuali sottofascicoli

Frocedimeπti per il reclutameπto del persoπale: uπ fasc. per ciascuπ procedimeπto (fasc. per affare)¸ coπ i segueπti sottofascicoli:

− Baπdo e maπifesto

− Oomaπde

− Allegati alle domaπde (ove previsti dal baπdo)

− Verbali

− Frove d’esame

− Copie baπdo restituite al Comuπe

Fermaπeπte

Fermaπeπte

l aππo dopo la scadeπ a dei termiπi per i ricorsi

da restituire dopo la scadeπ a dei termiπi per i ricorsi

permaπeπte

l aππo dopo la scadeπ a dei termiπi per i ricorsi

l aππo dopo la scadeπ a dei termiπi per i ricorsi

Agli iπteressati

Cuyyicula iπviati per richieste di assuπ ioπe 2 aππi

Oomaπde di assuπ ioπe perveπute seπ a iπdi ioπe di coπcorso o sele ioπe

l aππo

2. Assuπ ioπi e cessa ioπi

Criteri geπerali e πormativa per le assuπ ioπi e cessa ioπi Fermaπeπte

Oetermiπa ioπi di assuπ ioπe e cessa ioπe dei siπgoli iπserite πei siπgoli fascicoli persoπali

Fermaπeπte

3. Comaπdi e distacchi; mobilità

Criteri geπerali e πormativa per comaπdi¸ distacchi¸ mobilità Fermaπeπte

Oetermiπa ioπi di comaπdi¸ distacchi e mobilità iπserite πei siπgoli fascicoli persoπali

Fermaπeπte

4. Attribu ioπe di fuπ ioπi¸ ordiπi di servi io e missioπi

Criteri geπerali e πormativa per le attribu ioπi di fuπ ioπi¸ ordiπi di servi io e missioπi

Oetermiπa ioπi di attribu ioπe di fuπ ioπi iπserite πei siπgoli fascicoli persoπali

Oetermiπa ioπi di missioπi iπserite πei siπgoli fascicoli persoπali

Oetermiπa ioπi di ordiπi di servi io iπserite πei siπgoli fascicoli persoπali

Fermaπeπte Fermaπeπte l0 aππi Fermaπeπte

Ordiπi di servi io collettivi Fermaπeπte Autori a ioπe allo svolgimeπto di iπcarichi esterπi 2 aππi

5. Iπquadrameπti e applica ioπe coπtratti collettivi di lavoro

Criteri geπerali e πormativa per gli iπquadrameπti e le applica ioπe dei coπtratti collettivi di lavoro

Fermaπeπte

Oetermiπa ioπe dei ruoli e coπtratti collettivi Fermaπeπte CB i coπtratti coπ il siπgolo

coπfluiscoπo πel fasc. persoπale

Oetermiπa ioπi relative ai siπgoli Fermaπeπte

6. Retribu ioπi e compeπsi

Criteri geπerali e πormativa per le retribu ioπi e compeπsi Fermaπeπte Aπagrafe delle presta ioπi: schede 5 aππi

Oetermiπa ioπi iπserite πei siπgoli fascicoli persoπali 5 aππi dalla cessa ioπe dal

servi io

Ruoli degli stipeπdi: base di dati/ tabulati Fermaπeπte

Frovvedimeπti giudi iari di requisi ioπe dello stipeπdio 5 aππi

S. Trattameπto fiscale¸ coπtributivo e assicurativo

Criteri geπerali e πormativa per gli adempimeπti fiscali¸ coπtributivi e assicurativi

Trattameπto assicurativo iπserito πei siπgoli fascicoli persoπali

Trattameπto coπtributivo iπserito πei siπgoli fascicoli persoπali

Fermaπeπte

5 aππi dalla chiusura del fascicolo

5 aππi dalla chiusura del fascicolo

Trattameπto fiscale iπserito πei siπgoli fascicoli persoπali 5 aππi dalla chiusura del

fascicolo

Assicura ioπe obbligatoria iπserita πei siπgoli fascicoli persoπali

5 aππi dalla chiusura del fascicolo

8. Tutela della salute e sicure a sul luogo di lavoro

Criteri geπerali e πormativa per la tutela della salute e sicure a sul luogo di lavoro

Fermaπeπte

Rileva ioπe dei rischi¸ ai seπsi della 626/94: uπ fasc. per sede Teπere l’ultima e scartare la

precedeπte

Freveπ ioπe iπfortuπi Fermaπeπte

Registro iπfortuπi Fermaπeπte Fer L. 626/94 Verbali delle rappreseπtaπ e dei lavoratori per la sicure a Fermaπeπte

Oeπuπcia di iπfortuπio e pratica relativa¸ coπ referti¸ iπserita πei siπgoli fascicoli persoπali

Fascicoli relativi alle visite mediche ordiπarie (mediciπa del lavoro)

Fermaπeπte l0 aππi

9. Oichiara ioπi di iπfermità ed equo iπdeππi o

Criteri geπerali e πormativa per le dichiara ioπi di iπfermità Fermaπeπte

Oichiara ioπi di iπfermità e calcolo dell’iπdeππi o iπserite πel siπgolo fascicolo persoπale

Fermaπeπte

l0. Iπdeππità premio di servi io e

trattameπto di fiπe rapporto¸ quiesceπ a

Criteri geπerali e πormativa per il trattameπto di fiπe rapporto

Trattameπto peπsioπistico e di fiπe rapporto iπserito πel siπgolo fascicolo persoπale

Fermaπeπte Fermaπeπte

ll. Xxxxx i al persoπale su richiesta

Criteri geπerali e πormativa per i servi i su richiesta Fermaπeπte

Oomaπde di servi i su richiesta (meπsa¸ asili πido¸ coloπie estive¸ soggiorπi climatici¸ etc.)

2 aππi

l2. Orario di lavoro¸ preseπ e e asseπ e

Criteri geπerali e πormativa per le asseπ e Fermaπeπte Oomaπde e dichiara ioπi dei dipeπdeπti sull’orario iπserite

πel siπgolo fascicolo persoπale:

− l50 ore

− permessi d’uscita per motivi persoπali

− permessi per allattameπto

− permessi per doπa ioπe saπgue

− permessi per motivi siπdacali

− op ioπe per orario particolare e part−time

Oomaπde e dichiara ioπi dei dipeπdeπti sulle asseπ e (coπ allegati) iπserite πel siπgolo fascicolo persoπale:

− coπgedo ordiπario

− coπgedo straordiπario per motivi di salute

− coπgedo straordiπario per motivi persoπali e familiari

− aspettativa per iπfermità

− aspettativa per maπdato parlameπtare o altre cariche elettive

− aspettativa obbligatoria per materπità e puerperio

− aspettativa facoltativa per materπità e puerperio

− aspettativa per motivi di famiglia

− aspettativa siπdacale

− certificati medici

Referti delle visite di coπtrollo iπseriti πel siπgolo fascicolo persoπale

Fogli firma; cartelliπi marcatempo; tabulati elettroπici di rileva ioπe preseπ e

2 aππi

2 aππi

2 aππi

2 aππi

2 aππi Fermaπeπte

2 aππi

2 aππi

Alla cessa ioπe dal servi io Fermaπeπte

Fermaπeπte Fermaπeπte Fermaπeπte Fermaπeπte Fermaπeπte

Alla cessa ioπe dal servi io Alla cessa ioπe dal servi io

2 aππi Iπ asseπ a di peπdeπ e discipliπari o giudi iarie

Rileva ioπi delle asseπ e per sciopero:

− siπgole schede

− prospetti riassuπtivi

l aππo dopo la reda ioπe dei prospetti riassuπtivi Fermaπeπte

l3. Giudi i¸ respoπsabilità e provvedimeπti discipliπari

Criteri geπerali e πormativa per i provvedimeπti discipliπari Fermaπeπte

Frovvedimeπti discipliπari iπseriti πel siπgolo fascicolo persoπale

Fermaπeπte

l4. Forma ioπe e aggiorπameπto professioπale

Criteri geπerali e πormativa per la forma ioπe e l’aggiorπameπto professioπale

Orgaπi a ioπe di corsi di forma ioπe e aggiorπameπto: uπ fasc. per ciascuπ corso

Oomaπde/Iπvio dei dipeπdeπti a corsi iπseriti πel siπgolo fascicolo persoπale

Fermaπeπte

Fermaπeπte previo sfoltimeπto dopo 5 aππi Fermaπeπte previo sfoltimeπto dopo 5 aππi

l5. Collaboratori esterπi

Criteri geπerali e πormativa per il trattameπto dei collaboratori esterπi

Fermaπeπte

Eleπco degli iπcarichi coπferiti: repertorio Fermaπeπte

Titolo IV. Risorse finan>iarie e patrimoniali

Classi Tipologie documeπtarie Coπserva ioπe Cote

X. Xxxxxxxx preveπtivo e Fiaπo esecutivo di gestioπe (FEG)

Bilaπcio preveπtivo e allegati¸ tra cui Rela ioπe previsioπale e programmatica

Fermaπeπte

FEG: articolato iπ fascicoli: uπ fasc. per ogπi obiettivo Fermaπeπte¸ previo

sfoltimeπto

2. Gestioπe del bilaπcio e del FEG (coπ eveπtuali varia ioπi)

Carteggio prodotto dai differeπti uffici del Comuπe per questioπi affereπti alla forma ioπe del bilaπcio e del FEG

l0 aππi

3. Gestioπe delle eπtrate: accertameπ−to¸ riscossioπe¸ versameπto

Gestioπe del bilaπcio: uπ fasc. per ciascuπa varia ioπe Fermaπeπte¸ previo

sfoltimeπto

Fascicoli persoπali dei coπtribueπti comuπali: uπ fasc. per ciascuπ coπtribueπte per ciascuπ tipo di imposte (ICI¸ TARSU¸ TOSAF¸ etc.)¸ coπ eveπtuali sottofascicoli (varia ioπi¸ ricorsi¸ etc.)

l0 dopo la caπcella ioπe del coπtribueπte dai ruoli

Ruolo ICI: base di dati/ stampe l0 aππi Frevedere uπa stampa periodica

Ruolo imposta comuπale sulla pubblicità: base di dati l0 aππi Frevedere uπa stampa periodica

Ruolo diritti sulle pubbliche affissioπi: base di dati l0 aππi Frevedere uπa stampa periodica

Ruolo TARSU: base di dati l0 aππi Frevedere uπa stampa periodica

Ruolo COSAF: base di dati l0 aππi Frevedere uπa stampa

Coπtratti di mutuo: uπ fasc. per ciascuπ mutuo 5 aππi dall’estiπ ioπe del

mutuo

periodica

Froveπti da affitti e loca ioπi: uπ fasc. aππuale per ciascuπ immobile locato

5 aππi dal termiπe del coπtratto

Oiritti di segreteria: registriπi aππuali o pagameπti virtuali 5 aππi Matrici dei bollettari delle eπtrate: registri aππuali 5 aππi

Ricevute dei versameπti iπ baπca delle somme riscosse πelle differeπti UOR per diritti di segreteria

5 aππi

Fatture emesse: repertorio aππuale l0 aππi

Reversali 5 aππi

Bollettari vari 5 aππi

Ricevute di pagameπti vari 5 aππi

4. Gestioπe della spesa: impegπo¸ liqui− da ioπe¸ ordiπa ioπe e pagameπto

Impegπi di spesa (determiπa ioπi dei dirigeπti delle UOR): copie iπviate dalle UOR alla Ragioπeria: repertorio aππuale

2 aππi

Fatture ricevute: repertorio aππuale l0 aππi

Atti di liquida ioπe coπ allegati trasmessi da ciascuπa UOR: repertorio aππuale

Maπdati di pagameπto coπ allegati emessi dalla Ragioπeria e iπviati alla Tesoreria: repertorio aππuale

2 aππi

l0 aππi dall’approva ioπe del bilaπcio

Furché registrati iπ scritture coπtabili di siπtesi

Eveπtuali copie di maπdati 2 aππi

5. Fartecipa ioπi fiπaπ iarie

6. Reπdicoπto della gestioπe; adempimeπti e verifiche coπtabili

Gestioπe delle partecipa ioπi fiπaπ iarie: uπ fasc. per ciascuπa partecipa ioπe

Reπdicoπto della gestioπe¸ articolato iπ Coπto del bilaπcio¸ Coπto del patrimoπio e Coπto ecoπomico

Fermaπeπte¸ previo sfoltimeπto

Fermaπeπte

S. Adempimeπti fiscali¸ coπtributivi e assicurativi

Mod. SS0 l0 aππi Fiù se si ritieπe opportuπo

Ricevute dei versameπti (IVA¸ IRFEF¸ etc.) l0 aππi

Fagameπto dei premi dei coπtratti assicurativi 5 aππi dall’estiπ ioπe del

coπtratto

8. Beπi immobili

Iπveπtario dei beπi immobili: registro o base di dati pereππe Fermaπeπte Fascicoli dei beπi immobili: uπ fasc. per ciascuπ beπe

immobile¸ articolato πei segueπti sottofascicoli¸ relativi ad

attività specifiche¸ che possoπo aπche essere di competeπ a di UOR diverse:

− acquisi ioπe

− maπuteπ ioπe ordiπaria

− gestioπe

− uso

− alieπa ioπe e dismissioπe

Coπcessioπi di occupa ioπe di spa i e aree pubbliche: repertorio

Fermaπeπte 20 aππi

5 aππi

5 aππi Fermaπeπte Fermaπeπte

Coπcessioπi di beπi del demaπio statale: repertorio Fermaπeπte Coπcessioπi cimiteriali: repertorio Fermaπeπte

9. Beπi mobili

Fascicoli persoπali dei coπcessioπari: uπ fasc. per ciascuπ coπcessioπario

5 aππi dalla cessa ioπe del rapporto

Iπveπtari dei beπi mobili: uπo per coπsegπatario Fermaπeπte Fascicoli dei beπi mobili: uπ fasc. per ciascuπ beπe mobile¸

articolato πei segueπti sottofascicoli¸ relativi ad attività

specifiche¸ che possoπo aπche essere di competeπ a di UOR diverse:

− acquisi ioπe

− maπuteπ ioπe

− coπcessioπe iπ uso

− alieπa ioπe e altre forme di dismissioπe

5 aππi dalla dismissioπe 5 aππi dalla dismissioπe 5 aππi dalla dismissioπe 5 aππi dalla dismissioπe

l0. Ecoπomato

Acquisi ioπe di beπi e servi i: uπ fasc. per ciascuπ acquisto 5 aππi dalla dismissioπe del

beπe Eleπco dei forπitori: repertorio (iπ forma di base di dati) Fermaπeπte

ll. Oggetti smarriti e recuperati

Verbali di riπveπimeπto: serie aππuale repertoriata 2 aππi

Ricevute di ricoπsegπa ai proprietari: serie aππuale repertoriata

2 aππi

Veπdita o devolu ioπe: uπ fasc. periodico (per attività) 2 aππi

l2. Tesoreria

Giorπale di cassa Fermaπeπte

l3. Coπcessioπari ed altri iπcaricati della riscossioπe delle eπtrate

Maπdati quietaπ ati¸ che veπgoπo iπviati iπ Ragioπeria: repertorio periodico (mese/aππo)

l0 aππi

l4. Fubblicità e pubbliche affissioπi

Coπcessioπari: uπ fasc. per ciascuπo dei coπcessioπari l0 aππi dalla cessa ioπe del

rapporto

Autori a ioπi alla pubblicità stabile: repertorio aππuale 5 aππi dalla scadeπ a

dell’autori a ioπe

Salvo πoπ si rilevi qualche πecessità particolare di coπserva ioπe a campioπe

Autori a ioπi alla pubblicità circoscritta: repertorio aππuale

Richieste di affissioπe (coπ allegati da affiggere): uπ fasc. per richiesta

5 aππi dalla scadeπ a dell’autori a ioπe 5 aππi dalla scadeπ a dell’autori a ioπe

Titolo V. Affari legali

Classi Tipologie documeπtarie Coπserva ioπe Cote

l. Coπteπ ioso

Fascicoli di causa Fermaπeπte Coπceπtrare quelli presso gli studi professioπali esterπi

2. Respoπsabilità civile e patrimoπiale verso ter i; assicura ioπi

Coπtratti assicurativi 2 aππi dalla scadeπ a

Richieste e pratiche di risarcimeπto l0 aππi

3. Fareri e coπsuleπ e

Fareri e coπsuleπ e Fermaπeπte

Titolo VI. Fianifica>ione e gestione del territorio

Classi Tipologie documeπtarie Coπserva ioπe Cote

l. Urbaπistica: piaπo regolatore geπerale e variaπti

FGR Fermaπeπte Fossoπo essere elimiπate le copie degli elaborati πoπ più occorreπti agli uffici ed il carteggio traπsitorio

Fareri su piaπi sovracomuπali Fermaπeπte Oopo sfoltimeπto

Certificati di destiπa ioπe urbaπistica l aππo dopo la scadeπ a

Variaπti al FRG Fermaπeπte Fossoπo essere elimiπate le copie degli elaborati πoπ più occorreπti agli uffici ed il carteggio traπsitorio

2. Urbaπistica: strumeπti di attua ioπe del piaπo regolatore geπerale

Fiaπi particolareggiati del FRG Fermaπeπte Fossoπo essere elimiπate le copie degli elaborati πoπ più occorreπti agli uffici ed il carteggio traπsitorio

Fiaπi di lotti a ioπe Fermaπeπte Fossoπo essere elimiπate le copie degli elaborati πoπ più occorreπti agli uffici ed il carteggio traπsitorio

Fiaπi di edili ia ecoπomica e popolare − FEEF Fermaπeπte Fossoπo essere elimiπate le

copie degli elaborati πoπ più occorreπti agli uffici ed il carteggio traπsitorio

Fiaπo particolareggiato iπfrastrutture stradali − FFIS Fermaπeπte Fossoπo essere elimiπate le

copie degli elaborati πoπ più occorreπti agli uffici ed il carteggio traπsitorio

Fiaπo di riqualifica ioπe urbaπa − FRU Fermaπeπte Fossoπo essere elimiπate le

copie degli elaborati πoπ più occorreπti agli uffici ed il carteggio traπsitorio

Fiaπo iπsediameπti produttivi − FIF Fermaπeπte Fossoπo essere elimiπate le copie degli elaborati πoπ più occorreπti agli uffici ed il carteggio traπsitorio

Frogramma iπtegrato di riqualifica ioπe Fermaπeπte Fossoπo essere elimiπate le

copie degli elaborati πoπ più occorreπti agli uffici ed il carteggio traπsitorio

programma di riqualifica ioπe urbaπa e di sviluppo sosteπibile del territorio

Fermaπeπte Fossoπo essere elimiπate le copie degli elaborati πoπ più occorreπti agli uffici ed il carteggio traπsitorio

3. Edili ia privata

Autorizzazioni edilizie: repertorio Fermaπeπte

Fascicoli dei richiedenti le autorizzazioni: un fasc. per ciascuna autorizzazione

Fermaπeπte Fossoπo essere elimiπate le copie degli elaborati πoπ più occorreπti agli uffici ed il carteggio traπsitorio

Accertamento e repressione degli abusi Fermaπeπte Fossoπo essere elimiπate le copie degli elaborati πoπ più occorreπti agli uffici ed il carteggio traπsitorio

Denunce e relazioni finali delle opere in cemento armato Fiπo a quaπdo esiste

l’edificio

4. Edili ia pubblica

Costruzione di edilizia popolare Fermaπeπte Fossoπo essere elimiπate le copie degli elaborati πoπ più occorreπti agli uffici ed il carteggio traπsitorio

5. Opere pubbliche

Realizzazione di opere pubbliche Fermaπeπte Fossoπo essere elimiπate le copie degli elaborati πoπ più occorreπti agli uffici ed il carteggio traπsitorio

Manutenzione ordinaria 5 aππi Salvo πecessità particolari

Manutenzione straordinaria 20 aππi Salvo πecessità particolari

6. Catasto

Catasto terreπi: mappe Fermaπeπte

Catasto terreπi: registri Fermaπeπte

Catasto terreπi: iπdice alfabetico dei possessori Fermaπeπte

Catasto terreπi: estratti catastali Fermaπeπte

Catasto terreπi: deπuπce di varia ioπe (volture) Fermaπeπte

Catasto fabbricati: mappe Fermaπeπte

Catasto fabbricati: registri Fermaπeπte Catasto fabbricati: iπdice alfabetico dei possessori Fermaπeπte Catasto fabbricati: estratti catastali Fermaπeπte

Catasto terreπi: deπuπce di varia ioπe (volture) Fermaπeπte

Richieste di visure e certifica ioπi l aππo

S. Viabilità

Piano Urbano del Traffico:un fasc. per ciascun affare Fermaπeπte coπ sfoltimeπto Piano Urbano della Mobilità: un fasc. per ciascun affare Fermaπeπte coπ sfoltimeπto Autorizzazioni in deroga: serie annuale repertoriata 2 aππi

8. Servi io idrico iπtegrato¸ luce¸ gas¸ trasporti pubblici¸ gestioπe dei rifiuti e altri servi i

Approvvigioπameπto idrico (orgaπi a ioπe e fuπ ioπameπto)

Fermaπeπte coπ sfoltimeπto

Fascicoli relativi alle irregolarità l0 aππi

Iπi iative a favore dell’ambieπte Fermaπeπte coπ sfoltimeπto Oistribu ioπe dell’acqua: coπtratti coπ gli uteπti 2 aππi dalla cessa ioπe del

rapporto

Furché iπ asseπ a di coπteπ ioso

Frodu ioπe di eπergia elettrica o altre foπti eπergetiche (orgaπi a ioπe e fuπ ioπameπto)

Oistribu ioπe di eπergia elettrica o altre foπti eπergetiche: coπtratti coπ gli uteπti:

Fermaπeπte coπ sfoltimeπto

2 aππi dalla cessa ioπe del rapporto

Furché iπ asseπ a di coπteπ ioso

Trasporti pubblici (gestioπe) Fermaπeπte coπ sfoltimeπto Vigilaπ a sui gestori dei servi i: uπ fasc. aππuale per attività Fermaπeπte coπ sfoltimeπto Fascicoli relativi alle irregolarità l0 aππi

Iπi iative di seπsibili a ioπe degli uteπti per coπsumi ra ioπali: uπ fasc. per ciascuπa iπi iativa

Oichiara ioπi di coπformità degli impiaπti: repertorio aππuale

Fermaπeπte coπ sfoltimeπto l aππo

9. Ambieπte: autori a ioπi¸ moπitoraggio e coπtrollo

Valuta ioπi e pareri di impatto ambieπtale: uπ fasc. per ciascuπ parere

Moπitoraggi della qualità delle acque: fasc. aππuale per attività

Fermaπeπte l0 aππi

Moπitoraggi della qualità dell’aria: fasc. aππuale per attività l0 aππi

Moπitoraggi della qualità dell’etere: uπ fasc. aππuale per attività

l0 aππi

Altri eveπtuali moπitoraggi: fasc. aππuale per attività l0 aππi Fascicoli relativi alle irregolarità l0 aππi

Controlli a campione sugli impianti termici dei privati: fasc. annuale per attività

2 aππi

Fascicoli relativi alle irregolarità l0 aππi

l0. Frote ioπe civile ed emergeπ e

Segπala ioπi preveπtive di coπdi ioπi metereologiche avverse: uπ fasc. aππuale

Addestrameπto ed esercita ioπi per la prote ioπe civile: uπ fasc. aππuale

2 aππi

5 aππi

Iπterveπti per emergeπ e: uπ fasc. per ciascuπa emergeπ a Fermaπeπte coπ sfoltimeπto

Titolo VII. Servizi alla persona

Osserva ioπi geπerali L’autovo ia dei Co uvi si guò esglicaye iv xxx e svayiate sogyattutto iv questo titolo: geyciò l’ivdica3iove geveyica di evevto o attività veyyà yie gita di covtevuti covcyeti dalla sivgola a ivistya3iove.

Classi Tipologie documeπtarie Coπserva ioπe Cote

Fascicoli per persoπa Fermaπeπte¸ previo sfolti− meπto del carteggio tempo− raπeo e strumeπtale dopo 5 aππi

l. Oiritto allo studio e servi i

Coπcessioπe di borse di studio:

− baπdo

− domaπde

− graduatorie

− assegπa ioπi

permaπeπte 5 aππi permaπeπte 5 aππi

Oistribu ioπe buoπi libro: uπ fasc. per scuola 2 aππi

Gestioπe buoπi pasto degli iscritti alle scuole: uπ fasc. per periodo

2 aππi

Verbali del comitato geπitori per la meπsa 3 aππi

A ioπi di promo ioπe e sostegπo del diritto allo studio: uπ fasc. per iπterveπto

Gestioπe meπse scolastiche: uπ fasc. per meπsa scolastica e per periodo

Iπtegra ioπe di πeo−immigrati e πomadi: uπ fasc. per iπterveπto

Gestioπe trasporto scolastico: uπ fasc. per periodo e per tratta

2. Asili πido e scuola materπa Oomaπde di ammissioπe agli asili πido e alle scuole

materπe: uπ fasc. per asilo/scuola

5 aππi l0 aππi l0 aππi 2 aππi

2 aππi

Graduatorie di ammissioπe 2 aππi

Fuπ ioπameπto. degli asili e delle scuole materπe: uπ l0 aππi

fasc. per struttura

3. Fromo ioπe e sostegπo delle istitu ioπi di istru ioπe e della loro attività

Iπi iative specifiche: uπ fasc. per iπi iativa l0 aππi

Registri scolastici (del professore e della classe) prodotti dalle Scuole civiche (ove preseπti)

Fermaπeπti

4. Orieπtameπto professioπale; educa ioπe degli adulti; media− ioπe culturale

Iπi iative specifiche: uπ fasc. per iπi iativa l0 aππi

5. Istituti culturali

Fuπ ioπameπto delle diverse istitu ioπi culturali: uπ fasc. per istituto

Fermaπeπte

Verbali degli orgaπi di gestioπe degli Istituti culturali Fermaπeπte

6. Attività ed eveπti culturali

Attività ordiπarie aππuali: uπ fasc. per attività e per periodo)

l0 aππi

Eveπti culturali: uπ fasc. per eveπto Fermaπeπte¸ previo sfoltimeπto del carteggio temporaπeo e strumeπtale dopo l0 aππi

Feste civili e/o religiose: uπ fasc. per iπi iativa Fermaπeπte¸ previo

sfoltimeπto del carteggio temporaπeo e strumeπtale dopo l0 aππi

Iπi iative culturali. uπ fasc. per iπi iativa Fermaπeπte¸ previo sfoltimeπto del carteggio temporaπeo e strumeπtale dopo l0 aππi

Frestiti di beπi culturali: uπ fasc. per affare Fermaπeπte

X. Xxxxxxxx ed eveπti sportivi

Eveπti e attività sportive: uπ fasc. per eveπto/attività Fermaπeπte¸ previo

sfoltimeπto del carteggio temporaπeo e strumeπtale dopo 5 aππi

8. Fiaπifica ioπe e accordi strate−gici coπ eπti pubblici e privati e coπ il voloπtariato so− ciale

Fiaπo sociale: uπ fasc. aππuale eveπtualmeπte orgaπi ato iπ sottofasc.

Frogramma ioπe per settori: uπ fasc. per ciascuπ settore

Accordi coπ i differeπti soggetti: uπ fasc. per ciascuπ soggetto

Fermaπeπte¸ previo sfoltimeπto del carteggio temporaπeo e strumeπtale dopo 5 aππi

Fermaπeπte¸ previo sfoltimeπto del carteggio temporaπeo e strumeπtale dopo 5 aππi

Fermaπeπte¸ previo sfoltimeπto del carteggio temporaπeo e strumeπtale dopo 5 aππi

9. Freveπ ioπe¸ recupero e reiπtegra ioπe dei soggetti a rischio

Campagπe di preveπ ioπe: uπ fasc. per campagπa Fermaπeπte¸ previo

sfoltimeπto del carteggio temporaπeo e strumeπtale dopo 5 aππi

Iπterveπti di recupero e reiπtegra ioπe dei soggetti a rischio: uπ fasc. per iπterveπto

Fermaπeπte¸ previo sfoltimeπto del carteggio temporaπeo e strumeπtale dopo 5 aππi

Ricogπi ioπe dei rischi: uπ fasc. per affare Fermaπeπte¸ previo sfoltimeπto del carteggio temporaπeo e strumeπtale dopo 5 aππi

l0. Iπforma ioπe¸ coπsuleπ a ed educa ioπe civica

Fuπ ioπameπto e attività delle strutture (coπsultori¸ Fermaπeπte¸ previo sfolti−

ll. Tutela e curatela di iπcapaci

iπformagiovaπi¸ etc.): uπ fasc. per struttura meπto del carteggio

tempora−πeo e strumeπtale dopo l0 aππi

Iπi iative di vario tipo: uπ fasc. per iπi iativa Fermaπeπte¸ previo

sfoltimeπto del carteggio temporaπeo e strumeπtale dopo l0 aππi

Iπterveπti per le persoπe sottoposte a tutela e curatela: uπ fasc. per iπterveπto.

Fermaπeπte¸ previo sfoltimeπto del carteggio temporaπeo e strumeπtale dopo l0 aππi

l2. Assisteπ a diretta e iπdiretta¸ beπefici ecoπomici

Fuπ ioπameπto e attività delle strutture: uπ fasc. aππuale per ciascuπa struttura

Fermaπeπte¸ previo sfoltimeπto del carteggio temporaπeo e strumeπtale dopo l0 aππi

Iπi iative specifiche: uπ fasc. per ciascuπa iπi iativa Fermaπeπte¸ previo

sfoltimeπto del carteggio temporaπeo e strumeπtale dopo l0 aππi

l3. Attività ricreativa e di socia−li a ioπe

Fuπ ioπameπto e attività delle strutture (coloπie¸ ceπtri ricreativi¸ etc.): uπ fasc. aππuale per ciascuπa struttura

Fermaπeπte¸ previo sfoltimeπto del carteggio temporaπeo e strumeπtale dopo l0 aππi

Iπi iative specifiche: uπ fasc. per ciascuπa iπi iativa Fermaπeπte¸ previo

sfoltimeπto del carteggio temporaπeo e strumeπtale dopo l0 aππi

l4. Folitiche per la casa

Assegπa ioπe degli alloggi: uπ fasc. per baπdo¸ orgaπi ato iπ sottofascicoli: − baπdo

− domaπde

permaπeπte 5 aππi

− graduatoria

− assegπa ioπe

permaπeπte 5 aππi

Fasc. degli assegπatari : uπ fasc. per assegπatario 5 aππi dopo la scadeπ a del

coπtratto

Xx asseπ a di coπteπ ioso

l5. Folitiche per il sociale

Iπi iative specifiche: uπ fasc. per iπi iativa Fermaπeπte¸ previo sfolti−

meπto del carteggio tempora−πeo e strumeπtale dopo l0 aππi

Titolo VIII. Attività economiche

Classi Tipologie documeπtarie Coπserva ioπe Cote

Fascicoli iπdividuali degli eserceπti attività ecoπomiche: uπ fasc. per persoπa

Fermaπeπte¸ previo sfoltimeπto del carteg−gio temporaπeo e strumeπtale dopo 5 aππi

l. Agricoltura e pesca

Iπi iative specifiche: uπ fasc. per affare Fermaπeπte¸ previo sfoltimeπto del carteg−gio temporaπeo e strumeπtale dopo 5 aππi

Oichiara ioπi raccolta e produ ioπe: uπ fasc. per periodo 5 aππi

2. Artigiaπato

Iπi iative specifiche: uπ fasc. per affare Fermaπeπte¸ previo sfoltimeπto del carteg−gio temporaπeo e strumeπtale dopo 5 aππi

Autori a ioπi artigiaπe: repertorio Fermaπeπte

3. Iπdustria

Iπi iative specifiche: uπ fasc. per affare Fermaπeπte¸ previo sfoltimeπto del carteg−gio temporaπeo e strumeπtale dopo 5 aππi

4. Commercio

Iπi iative specifiche: uπ fasc. per affare Fermaπeπte¸ previo sfoltimeπto del carteg−gio temporaπeo e strumeπtale dopo 5 aππi

Comuπica ioπi dovute: uπ fasc. per periodo l aππo

Autori a ioπi commerciali: repertorio Fermaπeπte

5. Fiere e mercati

Iπi iative specifiche: uπ fasc. per affare Fermaπeπte¸ previo sfoltimeπto del carteg−gio temporaπeo e strumeπtale dopo 5 aππi

6. Eserci i turistici e strutture ricettive

X. Xxxxx ioπe e servi i

Iπi iative specifiche: uπ fasc. per affare Fermaπeπte¸ previo sfoltimeπto del carteg−gio temporaπeo e strumeπtale dopo 5 aππi

Autori a ioπi turistiche: repertorio Fermaπeπte

Iπi iative specifiche: uπ fasc. per affare Fermaπeπte¸ previo sfoltimeπto del carteg−gio temporaπeo e strumeπtale dopo 5 aππi

Titolo IX. Foli>ia locale e sicure>>a pubblica

Classi Tipologie documeπtarie Coπserva ioπe Cote

l. Freveπ ioπe ed educa ioπe stradale

Iπi iative specifiche di preveπ ioπe: uπ fasc. per iπi iativa 5 aππi Corsi di educa ioπe stradale πelle scuole: uπ fasc. per corso 5 aππi

2. Foli ia stradale

Xxxxxxxxx e disposi ioπi: uπ fasc. aππuale Fermaπeπte

Orgaπi a ioπe del servi io di pattugliameπto: uπ fasc. aππuale

Verbali di accertameπto di viola ioπi al Codice della strada: repertorio aππuale

Accertameπto di viola ioπi al Codice della strada e coπsegueπte eroga ioπe di saπ ioπi: uπ fasc. per accertameπto

3 aππi l0 aππi 5 aππi

Verbali di rileva ioπe iπcideπti: repertorio aππuale 20 aππi Iπ asseπ a di coπteπ ioso (ai

seπsi dell’art. l5S del Codice peπale)

Statistiche delle viola ioπi e degli iπcideπti: uπ fasc. aππuale Fermaπeπte Gestioπe veicoli rimossi: uπ fasc. per ciascuπ veicolo 2 aππi

3. Iπformative

Iπformative su persoπe resideπti πel Comuπe: uπ fasc. per ciascuπa persoπa

5 aππi

4. Sicure a e ordiπe pubblico

Xxxxxxxxx e disposi ioπi geπerali: uπ fasc. aππuale Fermaπeπte Servi io ordiπario di pubblica sicure a: uπ fasc. aππuale 5 aππi

Servi io straordiπario di pubblica sicure a¸ iπ caso di eveπti particolari (maπifesta ioπi¸ coπcerti¸ etc.): uπ fasc. per eveπto Autori a ioπi di pubblica sicure a: repertorio aππuale¸ orgaπi ata iπ sottoserie

5 aππi Fermaπeπte

Fascicoli dei richiedeπti l’autori a ioπe di pubblica sicure a: uπ fasc. per richiedeπte

Verbali degli accertameπti πei diversi settori (edili io¸ saπitario¸ commerciale¸ aπagrafico¸ sociale¸ etc.): uπ repertorio aππuale per ciascuπ settore di accertameπto

5 aππi Fermaπeπte

Titolo X. Tutela della salute

Classi Tipologie documeπtarie coπserva ioπe Cote

l. Salute e igieπe pubblica

Emergeπ e saπitarie: uπ fasc. per ciascuπ eveπto Fermaπeπte Misure di igieπe pubblica: uπ fasc. per ciascuπ affare Fermaπeπte

Iπterveπti di deratti a ioπe¸ de aπ ari a ioπe etc.: uπ fasc. per ciascuπ iπterveπto

Trattameπti fitosaπitari e di disiπfesta ioπe: uπ fasc. per ciascuπ iπterveπto

l aππo l aππo

Autori a ioπi saπitarie: repertorio aππuale Fermaπeπte

Fascicoli dei richiedeπti autori a ioπi saπitarie: uπ fasc. per ciascuπa persoπa/ditta

5 aππi dalla cessa ioπe dell’attività

Coπcessioπi di agibilità: repertorio aππuale Fermaπeπte

Fascicoli dei richiedeπti l’agibilità: uπ fasc. per ciascuπ richiedeπte

Fermaπeπte

2. Trattameπti Saπitari Obbligatori

TSO: uπ fasc. per ciascuπ procedimeπto Fermaπeπte

ASO: uπ fasc. per ciascuπ procedimeπto Fermaπeπte

Fascicoli persoπali dei soggetti a trattameπti: uπ fasc. per ciascuπa persoπa

Fermaπeπte

3. Farmacie

Istitu ioπe di farmacie: uπ fasc. per ciascuπa farmacia Fermaπeπte

Fuπ ioπameπto delle farmacie: uπ fasc. per ciascuπ periodo (aππo o mese)

2 aππi

4. Zooprofilassi veteriπaria

Fasc. relativi a epi oo ie (epidemie aπimali): uπ fasc. per ciascuπ eveπto

Fermaπeπte

5. Raπdagismo aπimale e ricoveri

Titolo XI. Servizi demografici

Gestioπe dei ricoveri e degli eveπti coππessi: uπ fasc. per ciascuπ procedimeπto

3 aππi

Classi Tipologie documeπtarie Coπserva ioπe Cote

l. Stato civile

Registro dei πati: repertorio aππuale Fermaπeπte

Registro dei morti: repertorio aππuale Fermaπeπte

Registro dei matrimoπi: repertorio aππuale Fermaπeπte

Registro di cittadiπaπ a: repertorio aππuale Fermaπeπte¸ se recaπti registra ioπi

Atti allegati per registra ioπi = Trasmessi aππualmeπte all’ufficio del goverπo competeπte per territorio

Atti per aππota ioπi sui registri di stato civile: uπ fasc. per ciascuπ procedimeπto

Comuπica ioπe dei πati all’Ageπ ia per le eπtrate: uπ fasc. per ciascuπ periodo

l0 aππi l aππo

2. Aπagrafe e certifica ioπi

AFR 4: iscri ioπi aπagrafiche: uπ fasc. per ciascuπa persoπa Fermaπeπte AIRE: uπ fasc. per ciascuπa persoπa Fermaπeπte

Richieste certificati: uπ fasc. per ciascuπ periodo (mese o aππo)

Corrispoπdeπ a coπ altre ammiπistra ioπi per rilascio e trasmissioπe documeπti: uπ fasc. per ciascuπ periodo (mese o aππo)

l aππo l aππo

Cartelliπi per carte d’ideπtità: uπo per ciascuπa persoπa l aππo Mediaπte iπceπerimeπto o

tritura ioπe

Carte d’ideπtità scadute e ricoπsegπate: uπ fasc. per ciascuπa persoπa

5 aππi Mediaπte iπceπerimeπto o tritura ioπe

Circ. Miπ. iπterπo − Oire . geπ. FS 23 ott. l950¸ π. l0−l30S0− l2982−S−l

Cambi di abita ioπe e resideπ a: uπ fasc. per ciascuπa l0 aππi Salvo esigeπ e particolari

persoπa

Caπcella ioπi: uπ fasc. per ciascuπa persoπa l0 aππi Salvo esigeπ e particolari

Carteggio coπ la Corte d’appello per la forma ioπe degli Albi dei giudici popolari: uπ fasc. per ciascuπ periodo

3 aππi dall’ultima revisioπe

Registro della popola ioπe: su base di dati Fermaπeπte Salvataggi periodici per

storici are la baπca dati

3. Ceπsimeπti

Schedoπi statistici del ceπsimeπto Si coπservaπo quelli dell’ultimo ceπsimeπto; quelli del precedeπte si scartaπo dopo l aππo dall’ultimo

Atti preparatori e orgaπi ativi 3 aππi

4. Foli ia mortuaria e cimiteri

Registri di seppellimeπto Fermaπeπte

Registri di tumula ioπe Fermaπeπte

Registri di esuma ioπe Fermaπeπte

Registri di estumula ioπe Fermaπeπte

Registri di crema ioπe Fermaπeπte

Registri della distribu ioπe topografica delle tombe coπ aππesse schede oπomastiche

Fermaπeπte

Trasferimeπto delle salme: uπ fasc. per ciascuπ trasporto 50 aππi

Titolo XII. Sle>ioni e ini>iative popolari

Osserva ioπi Ci si riferisca per i particolari a MICISTERO OELL’ICTERCO−OIREZ. GEC. OELL’AMMICISTRAZIOCE CIVILE −OIREZ CECTRALE FER I SERVIZI ELETTORALI¸ Wassi ayio gey lo scayto degli atti elettoyali, Roma l984

Classi Tipologie documeπtarie Coπserva ioπe Cote

l. Xxxx elettorali

Albo dei presideπti di seggio: uπ eleπco per ciascuπa ele ioπe 5 aππi Albo degli scrutatori: uπ eleπco per ciascuπa ele ioπe 5 aππi

2. Liste elettorali

Liste geπerali l aππo dopo la reda ioπe

della successiva

Liste se ioπali l aππo dopo la reda ioπe

della successiva

Verbali della commissioπe elettorale comuπale Fermaπeπte

Copia dei verbali della Commissioπe elettorale maπdameπtale iπ ordiπe alle opera ioπi e delibera ioπi adottate dalla Commissioπe elettorale comuπale

5 aππi

Schede dello schedario geπerale 5 aππi dopo la reda ioπe della successiva

Schede degli schedari se ioπali 5 aππi dopo la reda ioπe della successiva

Fasc. persoπali degli elettori: uπ fasc. per xxxxxxx elettore 5 aππi dopo la caπcella ioπe

dalla lista

Eleπchi recaπti le proposte di varia ioπe delle liste elettorali 5 aππi dopo la reda ioπe

della lista successiva

Xxxxxxxxx coπcerπeπte la teπuta e la revisioπe delle liste elettorali

5 aππi dopo la reda ioπe della lista successiva

3. Ele ioπi

Coπvoca ioπe dei comi i elettorali: uπ fasc. per ciascuπa ele ioπe

Fermaπeπte

Freseπta ioπe delle liste: maπifesto Fermaπeπte

Freseπta ioπe delle liste: carteggio 5 aππi Atti relativi alla costitu ioπe e arredameπto dei seggi 5 aππi

Verbali dei presideπti di seggio = Trasmessi al Miπ dell’iπterπo

Schede = Trasmesse al Miπ dell’iπterπo

Facchi scorta ele ioπi 2 aππi

Certificati elettorali πoπ ritirati 2 aππi

Istru ioπi elettorali a stampa 2 aππi

4. Refereπdum

Atti preparatori 5 aππi

Atti relativi alla costitu ioπe e arredameπto dei seggi 5 aππi

Verbali dei presideπti di seggio = Trasmessi al Miπ dell’iπterπo

Schede = Trasmesse al Miπ dell’iπterπo

5. Istaπ e¸ peti ioπi e iπi iative popolari

Raccolta di firme per refereπdum previsti dallo statuto: uπ fasc. per ciascuπa iπi iativa

5 aππi dopo il refereπdum

Titolo XIII. Affari militari

Classi Tipologie documeπtarie Coπserva ioπe Cote

l. Leva e servi io civile sostitutivo

Liste di leva: uπa per aππo Fermaπeπte

Lista degli elimiπati/eseπtati: uπa per aππo Fermaπeπte

2. Ruoli matricolari

Uπo per aππo Fermaπeπte

3. Caserme¸ alloggi e servitù militari

Frocedimeπti specifici: uπ fasc. per ciascuπ procedimeπto Fermaπeπte

4. Requisi ioπi per utilità militari

Frocedimeπti specifici: uπ fasc. per ciascuπ procedimeπto Fermaπeπte

Documento n. 10 – Allegato al manuale di gestione

PROTOCOLLO STANDARD

INFORMAZIONI GENERALI

La procedura ha lo scopo di gestire tutti gli eventi legati alla registrazione dei documenti in entrata ed in uscita al Comune, da parte degli Uffici abilitato.

Essa è predisposta per facilitare l'operatore nella compilazione del modulo, dispone sia di pulsanti finestra che richiamano, con un semplice click del mouse sulla freccia, un elenco possibile di valori da cui scegliere la voce di interesse, sia pulsanti atti a svolgere funzionalità di uso corrente, come ad esempio creazione di allegati, ricerca di voci ricorrenti per Ufficio e per Oggetto ecc…

La gestione del protocollo, si basa su due database: uno che è chiamato protocollo e l'altro che si chiama Tabelle

FLUSSO LOGICO DELLE ATTIVITA’

1. Valorizzare le Tabelle Protocollo: Repertorio, Titolario, Parametri ente, Archiviazione, Modelli Resitro, UO – UOR, UO Dipendenti, Dipendenti, Riservato, Ritiro posta, Assegnatori.

Creazione Protocollo Entrata/Uscita Stampa del Registro del Protocollo

2. INIZIALIZZAZIONE PARAMETRI

Questa è la videata che appare dopo aver cliccato due volte sull'icona del protocollo, da qui si possono accedere a tutte le funzionalità del programma.

Apparirà il messaggio di conformità al D.P.R. 445/2000 del programma. Il messaggio sopra riportato rimane in essere fino quando la procedura non entrerà a regime a tutti gli effetti.

Per prima cosa è necessario valorizzare determinati parametri di base che verranno utilizzati in tutto il lavoro successivo. Ciccando una volta sola sul menù Tabelle, appariranno i parametri che devono essere valorizzati:

3. VALORIZZAZIONE TABELLE REPERTORIO

Le schede “Repertorio” hanno lo scopo di creare un archivio di informazioni ricorrenti.

Questo archivio è utile durante la compilazione dei protocolli, in quanto permette di evitare l'inserimento manuale delle informazioni ricorrenti, reperibili dall' archivio in questione, rendendo il lavoro più facile e veloce.

L'archivio non deve necessariamente essere creato nella fase iniziale di “parametrizzazione”, esso può essere alimentato in qualsiasi momento, anche durante la fase di protocollazione dei documenti.

Per creare un nuovo schema di Repertorio, selezionare dal menù principale :

TABELLE 🡪 Repertorio

Cliccando sulla vista “per Oggetto” saranno visualizzati i repertori in precedenza inseriti elencati per oggetto; mentre la vista “per Codice” saranno visualizzati i repertori inseriti elencati per codice. Per caricare un nuovo repertorio bisogna cliccare sul pulsante Repertorio e verrà presentata la seguente maschera di inserimento dei dati :

Inserire la Categoria, la Classe ed il Fascicolo Ricorrente

Inserire l' ufficio Mittente/Destinatario

Inserire il tipo del Documento ricorrente (Fax, Raccomandata,

Inserire le Informazione riferite al Mittente \ Destinatario ricorrente (Vedere punto 3)

Inserire l' Oggetto

Una volta inseriti i dati è possibile :

• Modificare i dati inseriti in precedenza

• Stampare la scheda corrente

• Salvare la scheda e tornare alla Vista precedente

• Salvare la scheda corrente e creare una nuova scheda.

I documenti riguardanti il Repertorio si ritrovano nella vista : “ REPERTORIO\ per Oggetto “

Per richiamare il documento è sufficiente un doppio clic col tasto sinistro del mouse, oppure premere il tasto Invio e apparirà la maschera del Repertorio con i dati Compilati :

2.2 VALORIZZAZIONE “TITOLARIO” TABELLE 🡪 Titolario

Verrà visualizzata la seguente finestra di inserimento:

Per inserire le categorie digitare il codice della categoria nel campo corrispondente, il codice “00” per la classe ed il fascicolo e la descrizione della categoria nel campo “Descrizione Univoca”.

Codice

Descrizione della

Per inserire le classi digitare il codice della categoria di appartenenza nel campo corrispondente, il codice della classe che si sta inserendo nel campo “classe”, “00” per il fascicolo e la descrizione della classe nel campo “Descrizione Univoca”.

Codice

Codice categoria

Descr.

Per inserire i fascicoli digitare il codice della categoria di appartenenza nel campo corrispondente, il codice della classe di appartenenza nel campo di riferimento, il codice del fascicolo nel campo “fascicolo” e la descrizione del fascicolo nel campo “Descrizione Univoca”.

Codice fascicolo

Codice

Codice categoria

Descr.

Inserire i valori e premere il pulsante desiderato:

Per salvare e uscire dalle schede di valorizzazione Parametri Ente Per salvare la scheda corrente e aprire una nuova scheda bianca pronta per la

valorizzazione

NOTA: al momento dell'installazione del programma questi parametri vengono valorizzati dall'istruttore, di conseguenza raramente si rende necessario un inserimento globale, sono sufficienti modifiche e aggiunte ai valori pre-installati.

2.2.2 Modifica dei parametri inseriti

Per modificare i parametri del menù Classificazione è necessario seguire i seguenti passi:

- posizionarsi sulla vista

TABELLE 🡪 TITOLARIO

Per

Per

Per

Per modificare una categoria aprire il documento (doppio click o invio) indicato con “00” sotto il nome della categoria stessa.

Entrare in modalità <modifica> (tramite il bottone “Modifica”) e modificare la dicitura contenuta nel campo “Descrizione Univoca”.

Modificata in

Dicitura da

Per modificare una classe aprire il documento (doppio click o invio) indicato con “00” sotto il nome della classe stessa.

Entrare in modalità <modifica> (tramite il bottone “Modifica”) e modificare la dicitura contenuta nel campo “Descrizione Univoca”.

Modificata in

Dicitura da

Seguire la stessa procedura per il fascicolo.

Modificata in

Dicitura da

Per creare un nuovo parametro ente, selezionare dal menù principale:

TABELLE 🡪 Parametri Ente

Dopo aver cliccato sul pulsante Parametri dell'ente verrà visualizzata la seguente finestra di inserimento

• Scegliere tra la lista proposta il parametro che si vuole valorizzare

• Inserire il Valore nell' apposita Tabella

Premere il pulsante desiderato:

Per stampare il valore appena inserito

Per salvare e uscire dalle schede di valorizzazione Parametri Ente Per salvare la scheda corrente e aprire una nuova scheda bianca pronta per la

ESC

valorizzazione

Per uscire senza salvare i dati inseriti

TABELLE 🡪 Archiviazione

Questo menù permette di inserire i dati relativi all'archiviazione ottica.

Il pulsante apre il menù che permette di configurare i parametri di registrazione delle immagini:

PARAMETRI FONDAMENTALI

Anteprima : Selezionare 1 se si vuole l’ Anteprima attiva

Destinazione della scansione: 2 su file; 0 mostra l'immagine.

Il pulsante apre il menù che permette di configurare i parametri che permettono di visualizzare le immagini

Qui vanno caricati gli uffici del comune, a cui verrà poi destinata sia la posta in entrata che quella interna. Ciccando sul pulsante si apre la finestra sottostante nella quale si caricano i dati relativi.

Quando si hanno caricati i dati si clicca sul pulsante Salva ed esce.

TABELLE 🡪 UO – Dipendenti

All'interno di questa vista si caricano i nomi dei dipendenti del comuni.

Ciccando sul punsante appare la videata dove vanno caricati tutti i dati relativi ai singoli dipendenti.

TABELLE 🡪 Dipendenti

La vista è un riepilogativo e viene compilata in automatico quando si sono inseriti i dati nelle due viste precedenti.

TABELLE 🡪 Riservato

La vista riservati permette di caricare quelle che sono le persone abilitate a vedere i protocolli riservati. Cliccando sul pulsante si accede alla scheda per caricare i relativi dati:

Nominativo: nome della persona a cui può essere assegnato un protocollo riservato. I nomi vengono presi dall'elenco degli utenti creati sul server.

Gruppo: nome dell'ufficio di appartenenza della persona.

Accesso speciale: il SI permette di visualizzare tutti i protocolli degli uffici selezionati nel campo Gruppo, anche se non sono stati riservati direttamente al titolare della scheda. Il NO solamente di visualizzare i protocolli riservati al titolare della scheda.

TABELLE 🡪 Ritiro posta

Nella vista ritiro posta vanno inseriti i nominativi delle persone abilitare al ritiro della posta e degli uffici per cui sono abilitati a farlo.

Ciccando sul pulsante appare il menù che permette il caricamento dei dati:

Persona: bisogna inserire il nominativo abilitato al ritiro della posta:

Abilitato al ritiro posta per l'ufficio: inseriamo tutti gli uffici cui la persona caricata è abilitata al ritiro.

ATTENZIONE: nel caso in cui una persona sia abilitata per più uffici non bisogna creare una scheda per ogni ufficio, ma una scheda unica con tutti gli uffici di pertinenza della persona.

TABELLE 🡪 Assegnatori

Nella vista Assegnatori vanno inseriti i nomi delle persone o uffici che sono abilitati all'assegnazione dei protocolli dopo che sono stati numerati.

Per creare la scheda bisogna cliccare sul pulsante che mostra la seguente videata:

Responsabile Assegnazione: l'utente o l'ufficio abilitato ad effettuare l'assegnazione Gruppo di Visibilità: indica le persone che vedranno i protocolli dopo l'assegnazione.

2.2 VALORIZZAZIONE “PARAMETRI PROTOCOLLO” 2.2.1 Creazione di nuovi parametri

Le schede di “Parametri protocollo” sono necessarie alla memorizzazione delle “Categorie”, “Classi” e “Fascicoli” utilizzate nella categorizzazione dei documenti che vengono protocollati.

Per creare un nuova scheda protocollo, fare doppio clic sull'icona del protocollo, scegliere la vista