Regole di smistamento e assegnazione Clausole campione

Regole di smistamento e assegnazione. 5 – Sistema di classificazione e fascicolazione.
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Regole di smistamento e assegnazione. L’operazione di smistamento consiste nell’assegnazione di un documento registrato al RPA competente e al conseguente conferimento di responsabilità del relativo procedimento amministrativo. Nel caso di documento analogico, l’originale sarà conservato dal RPA. I documenti analogici in arrivo sono consegnati a mezzo di un armadio a caselle chiuse. Ciascun RPA dispone della chiave per l’apertura di una propria casella. I documenti in arrivo sono accompagnati da fogli giornalieri di carico-scarico della corrispondenza, da rendere al Servizio Protocollo. Ciascun RPA provvede ad assegnare ogni documento in arrivo a sé o, nel caso siano in organico, ad altri responsabili del procedimento amministrativo in servizio all’interno del proprio ufficio. Il responsabile del Servizio o il responsabile del procedimento amministrativo di cui sopra, debbono, qualora il documento non sia di loro competenza, tempestivamente restituirlo al servizio Protocollo che provvederà ad una nuova assegnazione. Ciascun RPA ha cura di sottoporre alla cognizione del sindaco o dell’assessore competente ogni documento, lettera o atto che si ritiene debba dagli stessi essere conosciuto per l’esercizio delle proprie funzioni o per l’indicazione di particolari disposizioni o annotazioni. Spettano al RPA le incombenze relative alla gestione del documento: inserimento nel fascicolo di competenza preesistente o apertura di un nuovo fascicolo, correzione ed integrazione del codice di classificazione eventualmente assegnato dal Servizio Protocollo. Nel caso di documenti informatici, l’originale sarà acquisito direttamente nel sistema di protocollo attraverso i canali previsti. Quotidianamente gli operatori e/o i responsabili aprono il Quaderno di lavoro, attraverso il quale possono verificare i documenti pervenuti e monitorare i movimenti, precedenti o successivi degli stessi. Il Quaderno di lavoro è un valido strumento di gestione e di controllo sui documenti acquisiti, presi in carico o assegnati; Il RPA provvede alla visione e alla gestione del documento assegnato mediante una delle seguenti azioni: − Riassegnazione: assegnazione ad altro ufficio o ad utenti del proprio ufficio − Rifiuto: restituzione del documento all’ufficio mittente in caso di errata assegnazione − Fascicolazione: inserimento nel fascicolo procedimentale. Il sistema di gestione informatica dei documenti memorizza tutti i passaggi, conservando, per ciascuno di essi, l’identificativo dell’utente che effettua l’operazione, la data...
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