Selezione dei documenti per la conservazione e lo scarto Clausole campione

Selezione dei documenti per la conservazione e lo scarto. Il Responsabile dell’archivio di deposito della UOR deve attivare ogni anno la procedura di selezione dei documenti da destinare alla conservazione permanente - eventualmente da versare all’archivio storico - e di quelli, che non più rilevanti negli aspetti giuridici amministrativi e storici, sono destinati ad essere scartati. Il Responsabile dell’archivio di deposito di UOR avvia la procedura contattando il Responsabile della P.O. Archivi, attenendosi alle modalità indicate nell’allegato ‘’I’’ (Procedura per la selezione: scarto e versamento).
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Selezione dei documenti per la conservazione e lo scarto. Nel rispetto delle procedure previste dal Piano di conservazione e Massimario di scarto adottato dall’Amministrazione comunale (GM 120/2019) il responsabile dell’archivio di deposito del Servizio deve attivare ogni anno la procedura di selezione dei documenti da destinare alla conservazione permanente - da versare all’archivio storico - e di quelli, che non più rilevanti negli aspetti giuridici amministrativi e storici, sono destinati ad essere scartati. Il responsabile dell’archivio di deposito di Servizio avvia la procedura, informando il Responsabile della gestione documentale, o un suo delegato, e attenendosi alle indicazioni contenute nel massimario di scarto vigente. L'elenco di scarto dovrà contenere: • la descrizione delle tipologie di documenti da eliminare, specificando se trattasi di originali o di copie; • gli estremi cronologici per ciascuna tipologia e l'eventuale titolazione; • peso espresso in Kg/X.xx • quantità e tipo di contenitore; • motivazione dello scarto L'elenco dei documenti proposti per lo scarto dovrà essere trasmesso al responsabile dell'Archivio storico, che, dopo un esame preliminare delle unità archivistiche ritenute inutili, provvede a restituirlo al Servizio di provenienza e inviare tramite posta elettronica certificata (PEC) il suddetto elenco alla Soprintendenza archivistica per il nulla osta. Ricevuto il nulla-osta della Soprintendenza archivistica competente il Comune procede allo scarto dei documenti contenuti nell'elenco con le modalità previste dal massimario di scarto che ne garantisca in modo certo la distruzione, con particolare attenzione ai documenti contenenti dati sensibili, dei quali devono essere impediti usi impropri. Il verbale di scarto dovrà riportare i riferimenti all'autorizzazione concessa dalla Soprintendenza, il numero e il peso complessivo dei pezzi da eliminare e la dichiarazione esplicita del soggetto incaricato della distruzione dei documenti, se diverso dall’ente, a non farne un uso diverso, evitando la comunicazione dei dati in essi contenuti. Copia del verbale di scarto degli atti, dovrà essere trasmesso alla Soprintendenza archivistica entro 60 giorni, per la conclusione del procedimento. I documenti destinati alla conservazione permanente dovranno invece essere riversati nell'archivio storico, previo accordo con il soggetto responsabile dell'Archivio storico del Comune, compilando l'elenco, come da modulo Allegato n. 5 “Elenco di versamento dei fascicoli per la conservazione permanente” dal...
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Selezione dei documenti per la conservazione e lo scarto. Art. 65 Piano di conservazione e consultazione dei documenti
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Selezione dei documenti per la conservazione e lo scarto. Il responsabile dell’archivio di deposito del Settore deve attivare ogni anno la procedura di selezione dei documenti da destinare alla conservazione permanente - da versare all’archivio storico - e di quelli, che non più rilevanti negli aspetti giuridici amministrativi e storici, sono destinati ad essere scartati. Il responsabile dell’archivio di deposito di Settore avvia la procedura, informando il Responsabile della gestione documentale, o un suo delegato, e attenendosi alle indicazioni contenute nel massimario di selezione per i Comuni, predisposto dal “Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell'archivio dei Comuni”, condiviso dalla Soprintendenza archivistica per l'Xxxxxx Xxxxxxx. L'elenco di scarto dovrà contenere:  la descrizione delle tipologie di documenti da eliminare, specificando se trattasi di originali o di copie;  gli estremi cronologici per ciascuna tipologia e l'eventuale titolazione;  peso espresso in Kg/X.xx  quantità e tipo di contenitore;  motivazione dello scarto L'elenco dei documenti proposti per lo scarto dovrà essere trasmesso al responsabile dell'Archivio storico, che, dopo un esame preliminare delle unità archivistiche ritenute inutili, provvede a restituirlo al Settore di provenienza e inviare tramite posta elettronica certificata (PEC) il suddetto elenco alla Soprintendenza archivistica per il nulla osta. Ricevuto il nulla-osta della Soprintendenza archivistica per l'Xxxxxx Xxxxxxx, il Comune approva con determinazione dirigenziale, lo scarto dei documenti contenuti nell'elenco. Copia del provvedimento dirigenziale è inviata alla Soprintendenza archivistica per la conservazione agli atti. Il Comune dovrà poi consegnare - ai sensi dell’art. 8 ("Cessione degli atti di cui è disposto lo scarto") del D.P.R. 8 gennaio 2001, n. 37, ribadito anche con lettera circolare n. 5/2007 dalla Direzione generale per gli archivi-Ministero per i beni e le attività culturali - la documentazione da eliminare alla Croce rossa italiana o ad altra organizzazione no-profit di volontariato, che ne garantisca in modo certo la distruzione, con particolare attenzione ai documenti contenenti dati sensibili, dei quali devono essere impediti usi impropri. Il verbale di consegna dovrà riportare i riferimenti all'autorizzazione concessa dalla Soprintendenza, il numero e il peso complessivo dei pezzi da eliminare e la dichiarazione esplicita del soggetto incaricato della distruzione dei documenti, a non farne u...
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