Provincia di Bergamo

                     COMUNE DI LURANO           

Provincia di Bergamo

MANUALE DI GESTIONE

E DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI E DEL CORRETTO FUNZIONAMENTO DEL SERVIZIO

PER LA TENUTA DEL PROTOCOLLO INFORMATICO

Adottato dalla Giunta Comunale con delibera n. 31 del 29/3/2006

entrato in vigore il 29/3/2006)

Il segretario comunale x.xx dr. Xxxxxxxx Xxxxxxxx

INDICE

Capo I - Ambito di applicazione e definizioni

Art. 1 - Ambito di applicazione

Art. 2 - Definizione di documento amministrativo Art. 3 - Definizione di archivio

Art. 4 - Suddivisioni dell'archivio

Capo II - Disposizioni generali

Art. 5 - Unicità dell'archivio

Art. 6 - Diritto di accesso e diritto di consultazione Art. 7 - L'Archivio generale

Art. 8 - Funzioni dell'Archivio generale

Art. 9 - Promozione e valorizzazione dell'archivio

Capo III - Il documento

Art. 10 - Produzione dei documenti

Art. 11 - Inalienabilità dei documenti

Art. 12 - Tipologia dei documenti

Art. 13 - Documenti interni

Art.14 - Gestione del repertorio generale delle delibere, dei decreti, delle ordinanze, delle determinazioni dirigenziali, dei verbali, delle circolari e dei contratti

Art.15- Gestione e archiviazione delle delibere, dei decreti, delle ordinanze, delle determinazioni, dei verbali, delle circolari e dei contratti

Art. 16 - Elementi di garanzia e di informazione dei documenti Art. 17 - Tutela della riservatezza

Art. 18 - Originale e minuta del documento

Art. 19 - Gestione e archiviazione dell'originale e della minuta del documento Art. 20 - Copia del documento

Art. 21 - Uso dei sistemi informatici, telematici e di posta elettronica Art. 22 - Uso del telefax

Art. 23 - Uso della posta elettronica

Capo IV -Il protocollo informatico

Art. 24 - Definizione di protocollo

Art. 25 - Elementi obbligatori ed elementi accessori del protocollo

Art. 26 - Individuazione degli elementi obbligatori del protocollo ("Registratura") Art. 27 - Individuazione degli elementi accessori del protocollo

Art. 28 - Tipologia degli elementi accessori del protocollo Art. 29 - Unicità del numero di protocollo

Art. 30 - Annullamento di una registrazione a protocollo Art. 31 - Riservatezza temporanea delle informazioni Art. 32 - Il protocollo unico

Art. 33 - Il protocollo particolare

Art. 34 - Procedure del protocollo particolare Art. 35 - Consultabilità dell'archivio particolare

Art. 36 - Natura del protocollo Art. 37 - Il registro di emergenza

Art. 38 - Salvataggio delle operazioni del protocollo informatico

Capo V - Sistema informativo documentario, flusso e gestione archivistica del documento

Art. 39 - Disposizioni sull'apertura della corrispondenza in arrivo Art. 40 - Protocollazione della busta di una gara

Art. 41 - Protocollazione del documento in arrivo

Art. 42 - Determinazione dell'unità organizzativa responsabile del documento in arrivo

Art. 43 - Assegnazione del responsabile del procedimento amministrativo al documento in arrivo Art. 44 - Compiti del responsabile del procedimento Amministrativo sul documento in arrivo Art. 45 - Oggetto del documento in arrivo

Art. 46 - Protocollazione di un documento informatico in arrivo

Art. 47 - Protocollazione di un documento informatico avente valore legale in partenza e interno Art. 48 - Compiti del responsabile del procedimento amministrativo sul documento in partenza Art. 49 - Oggetto del documento in partenza

Art. 50 - Firme, sigle e timbri sul documento in partenza Art. 51 - Confezione del documento in partenza

Art. 52 - Trasmissione e spedizione del documento in partenza

Art. 53 - Compiti del responsabile del procedimento amministrativo sul documento interno Art. 54 - Oggetto del documento interno

Art. 55 - Firme, sigle e timbri sul documento interno Art. 56 - Confezione del documento interno

Art. 57 - Trasmissione del documento interno Art. 58 - Gestione archivistica del documento Art. 59 - Piano di classificazione

Art. 60 - Classificazione dei documenti

Art. 61 - Massimario di conservazione e di scarto

Art. 62 - Il procedimento amministrativo e il fascicolo Art. 63 - Fascicolazione dei documenti

Art. 64 - I fascicoli del personale e dei collaboratori esterni Art. 65 - Repertorio dei fascicoli

Capo VI - Adempimenti nell'archivio corrente e nell'archivio di deposito

Art. 66 - Conservazione e custodia dei documenti Art. 67 - Consegna del repertorio dei fascicoli

Art. 68 - Versamento dei fascicoli all'Archivio generale Art. 69 - Scarto d'archivio

Capo VII - La sezione separata d'archivio

Art. 70 - Funzioni e compiti

Art. 71 - Consultazione dei documenti

Art. 72 - Limiti alla consultabilità dei documenti

Capo VIII - Disposizioni transitorie

Art. 73 - Accesso ai locali d'archivio

Art. 74 - Attivazione del protocollo unico ed informatico

Capo IX - Disposizioni finali

Art. 75 - Entrata in vigore

Art. 76 - Efficacia del manuale di gestione Art. 77 - Ulteriori riferimenti

ALLEGATI

Allegato n. 1 - Delibera di individuazione dell’Area amministrativa che comprende il servizio di protocollo e il servizio unico dell’archivio comunale

Allegato n. 2 - Procedure di smistamento

Allegato n. 3 - Elenco dei documenti non soggetti a registrazione Allegato n. 4 - Piano di classificazione

Allegato n. 5 - Fascicolazione dei documenti – Copertina del fascicolo (camicia) Allegato n. 6 - Repertorio dei fascicoli

Allegato n. 7 - Modulistica in uso per il servizio archivistico Allegato n. 8 - Indirizzo dell’Ente e caselle di posta elettronica

Capo I

Ambito di applicazione e definizioni

Art. 1

Ambito di applicazione

1. Il presente manuale disciplina la gestione, la tenuta e la tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all'archivio storico per l'Amministrazione comunale di Lurano, in seguito denominata "Amministrazione".

Art. 2

Definizione di documento amministrativo

1. Per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione informatica, grafica, fotocinematografica, elettromagnetica, o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni, prodotti e acquisiti ai fini dell'attività amministrativa.

2. Per documenti dell'Amministrazione si intendono quelli prodotti e acquisiti nello svolgimento della propria attività.

Art. 3 Definizione di archivio

1. Per archivio si intende il complesso dei documenti prodotti e acquisiti nello svolgimento della propria attività e l'esercizio delle proprie funzioni dall'Amministrazione.

2. Fanno parte dell'archivio dell'Amministrazione anche gli archivi e i documenti acquisiti per dono, deposito, acquisto o a qualsiasi altro titolo.

Art. 4 Suddivisioni dell'archivio

1. L'archivio è suddiviso convenzionalmente in archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico.

2. Per archivio corrente si intende il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi in corso di istruttoria e di trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse corrente.

3. Per archivio di deposito si intende il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi, per i quali non risulta più necessaria una trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse sporadico.

4. Per archivio storico si intende il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi da oltre 40 anni e destinati, previa l'effettuazione delle operazioni di scarto, alla conservazione perenne nella sezione separata d'archivio, le cui funzioni sono descritte al Capo VII.

5. L'archivio corrente è conservato dai responsabili dei procedimenti amministrativi, l'archivio di deposito e l'archivio storico sono invece conservati dal responsabile dell’area affari generali, le cui funzioni sono descritte all'art. 8.

Capo II Disposizioni generali

Art. 5 Unicità dell'archivio

1. L'archivio, pur suddiviso in archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico, è unico.

Art. 6

Diritto di accesso e diritto di consultazione

1. Gli uffici, in armonia con la normativa vigente, assicurano il principio della trasparenza dell'azione amministrativa, il diritto di accesso ai documenti dell'archivio corrente e dell'archivio di deposito, nonché il diritto alla consultazione dei documenti dell'archivio storico.

Art. 7 L'Archivio generale

1. L’Archivio generale dell’Amministrazione è un'infrastruttura tecnica complessa che svolge funzioni di servizio sia per la sede comunale, che, eventualmente, per quelle periferiche; esso corrisponde al servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi previsto dall'art. 12 del D.P.R. 20 ottobre 1998, n. 428.

2. L'archivio storico è conservato dal responsabile del servizio archivistico, cioè dall'unità organizzativa istituita presso l'Area o settore affari generali.

Art. 8

Funzioni dell'Archivio generale

1. L'Archivio generale dell’Amministrazione:

coordina la gestione del protocollo, esercita il controllo sulla formazione dell'archivio corrente e provvede alla tenuta dell'archivio di deposito e dell'archivio storico dell'Amministrazione;

cura il versamento dell'archivio storico;

provvede alla gestione della sezione separata d'archivio.

Art. 9

Promozione e valorizzazione dell'archivio

1. L'Amministrazione cura la salvaguardia, la tutela, la valorizzazione e la promozione dell'archivio attraverso l'ampliamento dei servizi, la realizzazione di mostre, l'organizzazione di conferenze e la gestione di attività formative e promozionali rivolte anche al territorio e al mondo della scuola.

2. Il responsabile dell'Archivio generale trasmette entro il 31 dicembre di ogni anno al Sindaco ed al Segretario Comunale una relazione sugli obiettivi da raggiungere e le proposte per migliorare il funzionamento del servizio d'archivio.

Capo III

Il documento

Art. 10 Produzione dei documenti

1. I documenti, secondo quanto disposto dall'art. 3 del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39, sono di norma prodotti tramite i sistemi informatici e secondo le Linee guida per l’adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi approvate con Decreto del Ministro per l’innovazione e le tecnologie in data 14 ottobre 2003

Art. 11 Inalienabilità dei documenti

1. I documenti, secondo quanto disposto dall'art. 18 del decreto del Presidente della Repubblica 30 settembre 1963, n. 1409, sono beni inalienabili.

Art. 12 Tipologia dei documenti

1. I documenti si distinguono in documenti in arrivo, documenti in partenza, documenti interni e documenti acquisiti (questi ultimi indicati all'art. 3, comma 2) durante lo svolgimento della propria attività o l'esercizio delle proprie funzioni.

2. I documenti vanno di norma protocollati e gestiti secondo le disposizioni e le eccezioni previste nei successivi articoli, in particolare al Capo IV e Capo V.

4. I documenti che sono esclusi dalla registrazione di protocollo sono indicati nell’allegato 3.

Art. 13 Documenti interni

1. I documenti interni sono quelli scambiati tra uffici inerenti al medesimo protocollo.

2. Essi si distinguono in:

a) documenti di preminente carattere informativo;

b) documenti di preminente carattere giuridico - probatorio.

3. I documenti interni di preminente carattere informativo sono di norma memorie informali, appunti, brevi comunicazioni di rilevanza meramente informativa scambiate tra uffici.

4. I documenti interni di preminente carattere giuridico - probatorio sono quelli redatti dal personale nell'esercizio delle proprie funzioni e al fine di documentare fatti inerenti all'attività svolta e alla regolarità delle azioni amministrative o qualsiasi altro documento dal quale possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi.

Art. 14

Gestione del repertorio generale delle delibere, dei decreti, delle ordinanze, delle determinazioni dirigenziali, dei verbali, delle circolari e dei contratti e convenzioni

1. Sono istituiti il repertorio generale delle delibere del Consiglio Comunale il repertorio generale delle delibere della Giunta Comunale, il repertorio generale dei decreti sindacali, il repertorio generale delle ordinanze, il repertorio delle determinazioni dirigenziali, distinto per ogni settore, il repertorio generale di tutte le determinazione dirigenziali, il repertorio generale dei contratti

stipulati in forma pubblica amministrativa e il repertorio generale dei contratti e delle convenzioni, di natura privata.

2. Presso l’ufficio segreteria (o ufficio delegato) sono conservati i repertori generali e le serie relativi agli ultimi cinque anni.

3. I contratti, convenzioni e ordinanze sono protocollati e la loro conservazione in originale o in copia in appositi fascicolo va registrata nel protocollo.

4. I repertori generali e le serie esaurite da oltre cinque anni vanno conferiti all'archivio di deposito, con le procedure descritte all'art. 71.

Art. 15

Gestione e archiviazione delle delibere, dei decreti, delle ordinanze, delle determinazioni, dei verbali, delle circolari e dei contratti

1. Per ogni delibera, decreto, ordinanza, determinazione dirigenziale, verbale, circolare interna e contratto, deve essere prodotta di norma un originale, e, per i contratti e le convenzioni devono essere prodotti di norma due originali, ferme restando le copie dichiarate conformi e le copie di carattere informativo riprodotte per le esigenze d'ufficio.

2. Nel caso di circolare esterna, cioè di circolare ricevuta, deve essere prodotta una copia semplice.

3. L’originale va conservato nella rispettiva serie (serie delle delibere del Consiglio Comunale, delle delibere della Giunta Comunale serie dei decreti, ecc.) e ordinato secondo il numero di repertorio.

4. Le copie del documento vanno conservati nel rispettivo fascicolo (e/o sottofascicolo, inserto), cioè insieme ai documenti inerenti al medesimo procedimento amministrativo e se formati da più pagine, possono essere fotoriprodotte in un formato di carta A/3.

Art. 16

Elementi di garanzia e di informazione dei documenti

1. I documenti prodotti, indipendentemente dal supporto sul quale sono scritti, devono riportare, opportunamente evidenziate e se disponibili, le seguenti informazioni:

a) stemma del Comune la dicitura "Comune di Lurano";

b) struttura di riferimento con l'eventuale articolazione nella unità organizzativa responsabile (divisione, sezione, ufficio, ecc.);

c) indirizzo completo (via, numero, c.a.p., città, provincia);

d) numero di telefono;

e) numero di telefax;

f) indirizzo di posta elettronica;

g) data completa (luogo, giorno, mese, anno) scritta per esteso;

h) numero di protocollo;

i) numero di repertorio generale delle delibere, dei decreti, delle ordinanze, delle determinazioni dirigenziali, dei verbali, delle circolari e dei contratti;

j) indice di classificazione composto da titolo, classe, fascicolo e da altre eventuali suddivisioni;

k) numero degli allegati;

l) descrizione degli allegati;

m) numero di collegamento o di riferimento ad un eventuale precedente;

n) oggetto del documento;

o) sigla del responsabile della immissione dei dati con relativa firma autografa o informatica (digitale);

p) sigla del responsabile del procedimento amministrativo con relativa firma autografa o informatica (digitale) e, qualora ritenute necessarie, anche le sigle del responsabile della composizione del testo (o immissione dati) e del responsabile della struttura o di chi ne fa le veci con relativa firma autografa o informatica (digitale);

q) eventuale nome informatico assegnato d'ufficio al documento stesso (nome del file).

Art. 17

Tutela della riservatezza

1. I documenti, le banche dati e il protocollo devono essere prodotti, in armonia con la normativa vigente, in modo tale da tutelare la riservatezza dei dati personali e dei dati sensibili.

Art. 18

Originale e minuta del documento

1. Ogni documento cartaceo in partenza o interno va di norma redatto in originale e in minuta.

2. Per originale si intende la redazione definitiva del documento, perfetta e autentica negli elementi sostanziali e formali (carta intestata, formulario amministrativo, firma, ecc.).

3. E’ considerato originale ogni pagina del documento estratto da stampa con carta a modulo continuo o con foglio singolo. Se un documento è formato da più pagine, le stesse vengono congiunte, con l’apposizione del timbro dell’ufficio, sui lembi di congiuntura.

4. Per minuta si intende la copia del documento conservato "agli atti", cioè nel fascicolo relativo all'affare o al procedimento amministrativo trattato.

5. L'originale và corredato di firma autografa, mentre le sigle vanno apposte soltanto sulla minuta.

Art. 19

Gestione e archiviazione dell'originale e della minuta del documento

1. L'originale del documento, che non deve essere conservato nelle apposite serie, va di norma spedito.

2. Se per la formazione di un documento (delibere, determinazioni dirigenziali) sono richiesti, pareri, visti, attestazioni interni, l’ufficio che produce il documento, invia preliminarmente la proposta dell’atto, contenente l’espressione del parere, del visto o dell’attestazione, mediante la rete informatica interna o mediante posta elettronica. L’ufficio ricevente rispedisce il medesimo atto al mittente, con il visto “nulla da osservare”.

3. Qualora i destinatari siano più di tre, è autorizzata la spedizione di copie dell'originale.

4. La minuta del documento, sulla quale viene apposta la dicitura "minuta", va conservata nel fascicolo cui afferisce.

Art. 20

Copia del documento

1. La copia informale dell'originale, inviata a titolo informativo agli organi o agli uffici e che non attivi procedimenti amministrativi, va eliminata a cura del destinatario.

2. Al fine di agevolarne l'eliminazione, su ciascuna copia va impressa la dicitura "copia" a cura dell'ufficio protocollo o dell'ufficio mittente.

3. Per la copia informatica, in analogia a quanto disposto nel comma precedente, saranno attivate delle procedure automatizzate di eliminazione.

Art. 21

Uso dei sistemi informatici, telematici e di posta elettronica

1. L'uso dei sistemi informatici, telematici, di archiviazione ottica e di posta elettronica per la redazione dei documenti amministrativi è consentito se conforme ai criteri e alle modalità di elaborazione, protezione, sicurezza e trasmissione dettati dalla normativa vigente.

Art. 22 Uso del telefax

1. I documenti inviati via telefax si distinguono in:

a) documenti di preminente carattere informativo;

b) documenti di preminente carattere giuridico - probatorio.

2. L'uso del telefax per documenti di preminente carattere informativo è consentito al fine di velocizzare lo scambio di informazioni con enti pubblici, enti privati, cittadini.

3. L'uso del telefax per documenti di preminente carattere giuridico - probatorio, cioè per documenti dai quali possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi, deve rispettare la seguente procedura:

a) il documento in partenza via telefax reca la dicitura "Il documento originale verrà spedito per posta ordinaria" ed è successivamente spedito per via ordinaria a cura del responsabile del procedimento amministrativo; qualora il documento in partenza sia indirizzato a una pubblica amministrazione, è sufficiente la trasmissione dello stesso via telefax;

b) il documento in arrivo, del quale sia certa la fonte di provenienza, soddisfa il requisito della forma scritta e la sua ricezione non deve essere seguita da quella del documento originale per via ordinaria;

c) il documento interno può essere conservato in copia telefax con l'apposizione della dicitura "Documento ricevuto via telefax".

4. Qualora venga registrato un documento ricevuto via telefax e successivamente pervenga lo stesso documento in originale, l’incaricato all’immissione dei dati del protocollo deve attribuire all’originale la stessa segnatura del documento pervenuto via telefax, qualora sia verificabile la loro esatta corrispondenza.

Art. 23

Uso della posta elettronica

1. L'uso della posta elettronica (e-mail) è consentito al fine di velocizzare lo scambio di informazioni con enti pubblici, enti privati, cittadini.

2. Il documento prodotto mediante posta elettronica deve essere trattato come segue:

a) il documento in partenza deve essere stampato e deve recare la dicitura "Il documento originale verrà spedito per posta ordinaria" e deve essere successivamente spedito per via ordinaria a cura del responsabile del procedimento amministrativo; qualora il documento in partenza sia indirizzato a una pubblica amministrazione, è sufficiente la trasmissione dello stesso via e-mail;

b) il documento in arrivo, del quale sia certa la fonte di provenienza, soddisfa il requisito della forma scritta e la sua ricezione non deve essere seguita da quella del documento originale per via ordinaria;

c) il documento interno può essere conservato in copia informatica.

Capo IV

Il protocollo informatico

Art. 24 Definizione di protocollo

1. Per protocollo si intende l'insieme delle procedure e degli elementi attraverso i quali i documenti vengono trattati sotto il profilo giuridico – gestionale e mediante la gestione del protocollo informatico in uso presso l’Ente e secondo le Linee guida per l’adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi approvate con Decreto del Ministro per l’innovazione e le tecnologie in data 14 ottobre 2003.

2. La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dall’Amministrazione è effettuata mediante le operazioni minime descritte nei successivi articoli.

Art. 25

Elementi obbligatori ed elementi accessori del protocollo

1. Il protocollo è costituito da elementi obbligatori e da elementi accessori.

2. La registrazione degli elementi obbligatori del protocollo è rilevante sul piano giuridico - probatorio.

3. La registrazione degli elementi accessori del protocollo è rilevante sul piano amministrativo, organizzativo e gestionale.

Art. 26

Individuazione degli elementi obbligatori del protocollo ("Registratura")

1. Gli elementi obbligatori del protocollo, cioè rilevanti sul piano giuridico - probatorio, ai sensi del capitolo 4 delle Linee guida per l’adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi, approvate con Decreto del Ministro per l’innovazione e le tecnologie in data 14 ottobre 2003, sono i seguenti:

a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;

b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente da sistema e regolata con forma non modificabile (espressa nel formato anno/mese/giorno, con l’anno composto da quattro cifre);

c) mittente per il documento in arrivo e destinatario e/o i destinatari per il documento in partenza, registrati in forma non modificabile;

d) oggetto del documento registrato in forma non modificabile;

e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;

f) l’impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificare univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile;

g) numero degli allegati, compresi inserti e annessi, se presenti;

h) descrizione degli allegati.

2. L'insieme degli elementi obbligatori del protocollo è denominato "Registratura".

Art. 27

Individuazione degli elementi accessori del protocollo

1. Il protocollo, in armonia con la normativa vigente, può prevedere elementi accessori, rilevanti sul piano amministrativo, organizzativo e gestionale, sempre che le rispettive informazioni siano disponibili. La registrazione degli elementi accessori del protocollo può essere modificata, integrata e cancellata in base alle esigenze degli uffici e del responsabile del procedimento amministrativo.

Art. 28

Tipologia degli elementi accessori del protocollo

1. Gli elementi accessori del protocollo, gestiti e integrati in forma modulare con gli elementi obbligatori, sono legati alle seguenti funzioni:

a) gestione degli affari e dei procedimenti amministrativi;

b) gestione dell'archivio;

c) gestione delle banche dati.

2. Gli elementi accessori del protocollo legati alla gestione degli affari e dei procedimenti amministrativi sono i seguenti:

a) data di arrivo (espressa nel formato anno/mese/giorno, con l'anno composto da quattro cifre);

b) data di partenza (espressa nel formato anno/mese/giorno, con l'anno composto da quattro cifre);

c) numero di protocollo del documento ricevuto;

d) ora e minuto di registrazione;

e) estremi del provvedimento di differimento dei termini di registratura;

f) tipo di spedizione (ordinaria, espressa, corriere, raccomandata con ricevuta di ritorno, telefax, ecc.);

g) collegamento a documenti precedenti e susseguenti;

h) indicazione e descrizione degli allegati su supporto informatico;

i) nominativo del destinatario di copia per conoscenza;

j) unità organizzativa responsabile del procedimento amministrativo;

k) nominativo del responsabile del procedimento amministrativo;

l) oggetto del procedimento amministrativo;

m) termine di conclusione del procedimento amministrativo;

n) stato e tempi parziali delle procedure del procedimento amministrativo;

o) tipologia del documento amministrativo, con indicazione esplicita di quello sottratto all'accesso o con accesso differito;

p) immagine informatica del documento amministrativo.

3. Gli elementi accessori del protocollo legati alla gestione dell'archivio sono i seguenti:

a) classificazione del documento attraverso il piano di classificazione (titolo, classe e fascicolo; eventuale sottofascicolo e inserto);

b) data di istruzione del fascicolo;

c) numero del fascicolo;

d) numero del sottofascicolo;

e) numero dell'inserto;

f) fascicolazione;

g) data di chiusura del fascicolo;

h) repertorio dei fascicoli;

i) codice personalizzato di riconoscimento del fascicolo e/o del documento;

j) numero di repertorio della serie (delibere, decreti, ordinanze, determinazioni dirigenziali, verbali, circolari e contratti);

k) tipologia del documento con l'indicazione dei termini di conservazione e di scarto;

l) scadenzario.

4. Gli elementi accessori del protocollo legati alla gestione delle banche dati sono i seguenti:

a) ulteriori informazioni sul mittente (eventuale ragione sociale completa, maschio / femmina, ecc.);

b) indirizzo completo del mittente (via, numero, c.a.p., città, provincia, stato);

c) ulteriori informazioni sul destinatario (eventuale ragione sociale completa, maschio / femmina, ecc.);

d) indirizzo completo del destinatario (via, numero civico, c.a.p., città, provincia, stato);

e) codice fiscale;

g) partita iva;

h) recapito telefonico;

i) recapito telefax;

j) indirizzo di posta elettronica;

k) chiave pubblica della firma digitale.

Art. 29

Unicità del numero di protocollo

1. Ogni numero di protocollo individua un unico documento e, di conseguenza, ogni documento reca un solo numero di protocollo.

2. Non è consentita la protocollazione né la trasmissione di un documento recante un numero di protocollo già utilizzato, neppure se l'affare o il procedimento amministrativo si esaurisce con un documento ricevuto e la risposta al medesimo nello stesso giorno di protocollazione.

Art. 30

Annullamento di una registrazione a protocollo

1. È consentito l'annullamento di una registrazione a protocollo solo attraverso l'apposizione della dicitura "annullato".

2. L'apposizione della dicitura "annullato" deve essere effettuata in maniera tale da consentire la lettura delle informazioni registrate in precedenza e da non alterare le informazioni registrate negli elementi obbligatori del protocollo.

Art. 31

Riservatezza temporanea delle informazioni

1. Per i procedimenti amministrativi per i quali si renda necessaria la riservatezza temporanea delle informazioni, cioè il differimento dei termini di accesso, è prevista una forma di accesso riservato al protocollo unico.

2. Il responsabile dell'immissione dei dati deve indicare contestualmente alla registrazione a protocollo anche l'anno, il mese e il giorno, nel quale le informazioni temporaneamente riservate divengono soggette alle forme di pubblicità previste dalla normativa vigente.

Art. 32

Il protocollo unico

1. Gli uffici afferiscono ad un protocollo unico, denominato "Protocollo unico dell'Amministrazione".

Art. 33

Il protocollo particolare

1. Possono essere previste particolari forme di riservatezza e di accesso al protocollo unico per:

a) documenti legati a vicende di persone o a fatti privati o particolari;

b) documenti di carattere politico e di indirizzo di competenza del Sindaco o del Segretario Comunale che, se resi di pubblico dominio, possano ostacolare il raggiungimento degli obiettivi prefissati;

c) documenti dalla cui contestuale pubblicità possa derivare pregiudizio a terzi o al buon andamento dell'attività amministrativa;

d) le tipologie di documenti individuati dall'art. 24 della legge 7 agosto 1990 n. 241 e dall'art. 8 del decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992 n. 352, nonché dall'art. 8 del regolamento di attuazione della legge 7 agosto 1990, n. 241, adottato con deliberazione consiliare.

2. L'ufficio del Sindaco e l'ufficio del Segretario Comunale sono pertanto autorizzati, all'interno del protocollo unico, all'attivazione di procedure particolari di registrazione a protocollo con accesso riservato.

Art. 34

Procedure del protocollo particolare

1. Il protocollo particolare è utilizzato dal Sindaco o dal Segretario Comunale mediante provvedimento espresso, cioè con l'apposizione della propria firma sul documento da registrare mediante procedure particolari con accesso riservato.

2. Le procedure adottate per la gestione dei documenti e dei procedimenti amministrativi ad accesso riservato, comprese la protocollazione, la classificazione e la fascicolazione, sono conformi a quelle adottate per gli altri documenti e procedimenti amministrativi.

Art. 35

Consultabilità dell'archivio particolare

1. Il complesso dei documenti per i quali sia stata attivata la registrazione a protocollo con accesso riservato costituisce l'archivio particolare.

2. I documenti e i fascicoli dell'archivio particolare divengono consultabili alla scadenza dei termini indicati in attuazione della normativa indicata al precedente art. 37, comma 1, capo d), nonché degli artt. 21 e 22 del decreto del Presidente della Repubblica 30 settembre 1963, n. 1409.

3. Motivate richieste di consultazione potranno essere accolte prima della scadenza dei termini con le procedure previste dalla normativa vigente.

Art. 36 Natura del protocollo

1. Il protocollo è un atto pubblico originario che fa fede della tempestività e dell'effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso ed è idoneo a produrre effetti giuridici a favore o a danno delle parti.

2. Il protocollo è soggetto alle forme di pubblicità e di tutela di situazioni giuridicamente rilevanti previste dalla normativa vigente.

Art. 37

Il registro di emergenza

1. E’ autorizzato, dal responsabile del servizio della gestione del protocollo, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la procedura informatica, lo svolgimento manuale delle operazioni di registrazione di protocollo sul registro di emergenza secondo quanto disposto dall'art. 14 del decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428.

2. Sul registro di emergenza deve essere riportata la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché la data e loro di ripristino della funzionalità del sistema ai sensi dell’art. 63, comma 1 del DPR 445/2000).

3. Sul registro di emergenza devono essere riportate, inoltre, le autorizzazioni all’uso di procedure manuali per periodi successivi alle 24 ore ed il numero totale di operazioni registrate manualmente.

Art. 38

Salvataggio delle operazioni del protocollo elettronico

1. Con decorrenza 29 marzo 2006, al fine di tutelare l'integrità e la regolarità delle registrazioni, il responsabile del procedimento addetto al servizio di protocollo provvede quotidianamente al salvataggio giornaliero delle operazioni di protocollo.

2. Entro il mese di gennaio, il responsabile del servizio di protocollo provvede alla stampa del registro di protocollo dell'anno precedente e, verificata la congruità delle registrazioni, allo scarto delle stampe del registro giornaliero di protocollo dell'anno precedente.

3. Al fine di mantenere anche su supporto cartaceo traccia della modifica degli elementi accessori del protocollo, intervenuta per effetto della gestione dei documenti e dei procedimenti amministrativi, il responsabile del servizio di protocollo provvede entro il mese di gennaio alla stampa e alla rilegatura del registro di protocollo relativo al quinto anno antecedente.

Capo V

Sistema informativo documentario, flusso e gestione archivistica del documento

Art. 39

Disposizioni sull'apertura della corrispondenza in arrivo

1. La corrispondenza in arrivo va aperta di norma nel medesimo giorno lavorativo di ricezione e contestualmente protocollata.

2. La corrispondenza non viene aperta nei seguenti casi:

a) corrispondenza riportante l'indicazione "offerta", "gara d'appalto", "concorso" o simili, o comunque dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara;

b) corrispondenza indirizzata nominativamente oppure riportante l'indicazione "riservata", "personale", "confidenziale" o simili, o comunque dalla cui confezione si evinca il carattere di corrispondenza privata.

3. Sulla base di quanto descritto nel precedente comma 2, la corrispondenza va inoltrata, nel caso di una gara, direttamente all'unità organizzativa responsabile del procedimento amministrativo oppure, nel caso di corrispondenza privata, direttamente al destinatario.

4. Il personale che si accorga di aver ricevuto tra la propria corrispondenza un documento inerente a procedimenti amministrativi o affari di competenza dell'Amministrazione, deve consegnarlo o farlo pervenire tempestivamente al rispettivo ufficio protocollo.

Art. 40 Protocollazione della busta di una gara

1. La corrispondenza riportante l'indicazione "offerta", "gara d'appalto", "concorso" o simili o comunque dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara, non viene aperta ma viene protocollata in arrivo con l'apposizione del numero di protocollo e della data di registrazione direttamente sulla busta (plico o simili).

2. Aperta la busta (plico o simili), il responsabile del procedimento amministrativo provvede a riportare il numero di protocollo e la data di registrazione già assegnati al documento, conservando la busta (plico o simili) come allegato.

3. Espletata la gara e trascorsi i termini di legge per eventuali ricorsi, possono essere eliminate le buste (plichi e simili).

Art. 41

Protocollazione del documento in arrivo

1. L'incaricato al protocollo provvede alla registrazione del documento in arrivo con l'assegnazione degli elementi obbligatori del protocollo, descritti all'art. 26, cioè della data di registrazione, del numero di protocollo, del mittente, dell'oggetto del documento, del numero e della descrizione degli eventuali allegati.

2. Qualora dalla mancata registrazione a protocollo del documento nel medesimo giorno lavorativo di ricezione possa venire meno un diritto di terzi, con motivato provvedimento del responsabile del servizio di protocollo si differiscono i termini di registrazione a protocollo.

3. Per differimento dei termini di registrazione si intende il provvedimento con il quale vengono individuati i documenti da ammettere alla registrazione differita, le cause e il termine entro il quale la registrazione a protocollo deve comunque essere effettuata.

4. Qualora venga erroneamente registrato un documento di competenza di terzi (altro ente, altra persona fisica o giuridica), la registrazione va annullata con le procedure descritte all'art. 34, utilizzando un altro numero di protocollo per la trasmissione a chi di competenza.

Art. 42

Determinazione dell'unità organizzativa responsabile del documento in arrivo

1. Prima di essere protocollato, sul documento in arrivo viene indicata, dal Segretario comunale, o da chi ne fa le veci, la determinazione di competenza e l'assegnazione all'unità organizzativa responsabile del procedimento amministrativo.

2. I documenti in arrivo sono trasmessi in originale e per competenza ad una sola unità organizzativa responsabile e salvi i casi di conferenza dei servizi ai sensi dell'art. 14 della legge 7 agosto 1990, n. 241.

Art. 43

Assegnazione del responsabile del procedimento amministrativo al documento in arrivo

1. L'unità organizzativa responsabile del procedimento amministrativo provvede ad assegnare al documento in arrivo il nominativo del responsabile del procedimento amministrativo.

2. Qualora il procedimento amministrativo coinvolga più di un responsabile, l'unità organizzativa responsabile provvede all'indizione di una conferenza di servizi.

Art. 44

Compiti del responsabile del procedimento amministrativo sul documento in arrivo

1. Spettano al responsabile del procedimento amministrativo le incombenze relative alla gestione del documento e alla registrazione delle informazioni ad esso collegate, cioè degli elementi accessori del protocollo descritti all'art. 31 (classificazione, fascicolazione, termini di conclusione del procedimento amministrativo, termini di conservazione, ecc.).

Art. 45

Oggetto del documento in arrivo

1. Ogni documento in arrivo deve essere protocollato con l'indicazione dell'oggetto è consentito l’utilizzo di oggetti ricorrenti qualora si verifichi la necessità. L’utilizzo dell’”oggetto ricorrente” deve essere integrato con l’indicazione di elementi che possano identificare esattamente il documento come ad es. riferimento al giorno, mese, anno etc.

Art. 46

Protocollazione di un documento informatico in arrivo

1. Il documento informatico in arrivo va protocollato mediante l'apposizione contestuale della firma digitale del responsabile del servizio di protocollo, con le procedure stabilite dalla normativa vigente non appena disponibile la relativa tecnologia.

Art. 47

Protocollazione di un documento informatico avente valore legale in partenza e interno

1. Il documento informatico, avente valore legale, in partenza e il documento informatico interno, avente valore legale, vanno protocollati mediante l'apposizione contestuale della firma digitale dell'autore, cioè del responsabile del procedimento amministrativo, con le procedure stabilite dalla normativa vigente.

Art. 48

Compiti del responsabile del procedimento amministrativo sul documento in partenza

1. Spettano al responsabile del procedimento amministrativo le incombenze relative alla produzione e alla gestione del documento in partenza, cioè la registrazione degli elementi obbligatori e degli elementi accessori del protocollo, così come descritti negli art. 28 e 31 e la gestione archivistica del documento medesimo.

Art. 49

Oggetto del documento in partenza

1. Ogni documento in partenza deve trattare un unico argomento, indicato chiaramente a cura dell'autore nello spazio riservato all'oggetto.

Art. 50

Firme, sigle e timbri sul documento in partenza

1. Le firme, le sigle necessarie alla redazione e alla perfezione giuridica del documento in partenza ed il timbro tondo dell’ufficio vanno apposte prima della sua protocollazione.

Art. 51

Confezione del documento in partenza

1. La confezione (busta, plico o simili) del documento in partenza deve riportare l'ufficio cui afferisce il responsabile del procedimento amministrativo.

Art. 52

Trasmissione e spedizione del documento in partenza

1. Il responsabile del procedimento amministrativo provvede alla trasmissione del documento in partenza, cioè alla sua spedizione, di norma entro il medesimo giorno lavorativo.

2. Qualora i destinatari siano più di tre, la registrazione a protocollo potrà riportare il destinatario primo nominato e rinviare all'elenco dei destinatari che deve essere conservato in allegato alla minuta.

Art. 53

Compiti del responsabile del procedimento amministrativo sul documento interno

1. Spettano al responsabile del procedimento amministrativo le incombenze relative alla produzione e gestione del documento interno nonché, se prevista, alla registrazione degli elementi obbligatori e degli elementi accessori del protocollo.

Art. 54

Oggetto del documento interno

1. Ogni documento interno deve trattare un unico argomento, indicato chiaramente a cura dell'autore nello spazio riservato all'oggetto.

Art. 55

Firme, sigle e timbri sul documento interno

1. Le firme, le sigle necessarie alla redazione e alla perfezione giuridica del documento interno ed il timbro tondo dell’ufficio vanno apposte prima della sua protocollazione, se prevista.

Art. 56

Confezione del documento interno

1. La confezione (busta, plico o simili) del documento interno deve riportare l'ufficio cui afferisce il responsabile del procedimento amministrativo.

Art. 57

Trasmissione del documento interno

1. Il responsabile del procedimento amministrativo provvede alla trasmissione del documento interno, oppure alla sua spedizione, se prevista, di norma entro il medesimo giorno lavorativo.

Art. 58

Gestione archivistica del documento

1. Spettano al responsabile del procedimento amministrativo le incombenze relative alla gestione archivistica del documento.

2. Per gestione archivistica del documento si intende l'applicazione al documento, in via tradizionale e informatica, almeno dei seguenti strumenti:

a) piano di classificazione, descritto all'art. 64;

b) massimario di conservazione e di scarto, descritto all'art. 66;

c) repertorio dei fascicoli, descritto all'art. 70;

e) quant'altro possa essere funzionale all'efficacia e all'efficienza dell'azione amministrativa (schedari, rubriche, indici, ecc.).

Art. 59

Piano di classificazione

1. Per piano di classificazione (titolario) si intende un quadro alfanumerico di riferimento per l'archiviazione, la conservazione e la individuazione dei documenti.

2. Il piano di classificazione secondo quanto riportato nel capitolo 2 delle Linee guida per l’adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi, approvate con Decreto del Ministro per l’innovazione e le tecnologie in data 14 ottobre 2003, si suddivide in titoli, i quali si suddividono in classi, le quali si suddividono in fascicoli.

3. I titoli e le classi sono nel numero prestabilito dal piano di classificazione contenuto nell'allegato 5 del presente manuale di gestione e non sono modificabili né nel numero né nell'oggetto, se non attraverso le procedure previste dal successivo comma 5.

4. Ogni classe ha un numero variabile di fascicoli, cioè dipendente dagli affari e dai procedimenti amministrativi istruiti che, all'interno della medesima classe, vengono numerati progressivamente dalla procedura informatica.

5. Il piano di classificazione è modificato oppure riconfermato periodicamente dal responsabile dell’area designato.

Art. 60 Classificazione dei documenti

1. Ogni documento, dopo la protocollazione, va classificato a cura del responsabile del procedimento.

2. Per classificazione si intende l'applicazione del piano di classificazione, cioè l'assegnazione al documento del titolo, della classe, del numero del fascicolo ed eventualmente del sottofascicolo e dell'inserto.

Art. 61

Massimario di conservazione e di scarto

1. Per massimario di conservazione e di scarto si intende l'elenco, coordinato con il piano di classificazione e la tabella dei procedimenti amministrativi, dei documenti prodotti e del rispettivo tempo di conservazione (limitato o perenne).

2. Il massimario di conservazione e di scarto è modificato o riconfermato periodicamente con determinazione del responsabile dell’area designato.

3. Essendo il massimario di conservazione e di scarto strettamente connesso con la tabella dei procedimenti amministrativi, il responsabile dell’area interessata è incaricato di approvare il nuovo massimario dopo la revisione, l'integrazione e l'aggiornamento della tabella dei procedimenti amministrativi, con le procedure descritte nell'art. 69.

Art. 62

Il procedimento amministrativo e il fascicolo

1. Gli affari trattati e i procedimenti amministrativi danno luogo ad un fascicolo.

2. Per fascicolo si intende il complesso dei documenti relativi ad un determinato affare o afferenti ad un medesimo procedimento amministrativo.

3. Qualora insorgano esigenze pratiche, il fascicolo può essere distinto in sottofascicoli, i quali a loro volta possono essere distinti in inserti.

4. L'esaurimento del procedimento amministrativo, cioè la data di chiusura del rispettivo fascicolo, sottofascicolo o inserto, si riferisce alla data dell'ultimo documento prodotto, cioè del documento che conclude il procedimento amministrativo stesso.

Art. 63 Fascicolazione dei documenti

1. Ogni documento, dopo la sua classificazione, va fascicolato a cura del responsabile del procedimento amministrativo.

2. Per fascicolazione si intende l'inserimento del documento in un apposito fascicolo.

3. I documenti sono conservati all'interno del fascicolo, del sottofascicolo e dell'inserto, secondo l'ordine progressivo di registrazione, cioè di sedimentazione, secondo il numero di protocollo ad essi attribuito o, se assente, secondo la propria data.

4. Ogni fascicolo ha una copertina (detta anche "camicia"), conforme al modello descritto nell'allegato 5 del presente manuale di gestione nella quale deve essere indicato il titolo, la classe, il numero del fascicolo, l'oggetto dell'affare o del procedimento amministrativo, la data di apertura e quella di chiusura, nonché l'eventuale presenza di sottofascicoli o inserti.

Art. 64

I fascicoli del personale e dei collaboratori esterni

1. Per ogni dipendente deve essere istituito un apposito fascicolo nominativo, che può essere distinto in sottofascicoli riportanti le variazioni di carriera e quant'altro ritenuto necessario.

2. Analogamente deve essere istituito un fascicolo nominativo per ogni collaboratore esterno.

3. I fascicoli del personale e dei collaboratori esterni costituiscono due distinte serie archivistiche, che vanno archiviate in ordine alfabetico per cognome e nome a cura del responsabile del servizio personale.

Art. 65

Repertorio dei fascicoli

1. I fascicoli sono annotati nel repertorio dei fascicoli.

2. Per repertorio dei fascicoli si intende l'elenco ordinato e aggiornato dei fascicoli istituiti all'interno di ciascuna classe e riportante, oltre che l'oggetto dell'affare o del procedimento amministrativo, l'indice di classificazione completo (titolo, classe e numero del fascicolo).

3. Nell'indice di classificazione deve essere indicata anche l'eventuale presenza di sottofascicoli o inserti, a loro volta numerati progressivamente all'interno del fascicolo (se sottofascicolo) o del sottofascicolo (se inserto).

4. Nel repertorio va annotata anche la movimentazione dei fascicoli, cioè lo spostamento fisico del fascicolo da ufficio a ufficio e da questi ultimi all'archivio.

5. Il repertorio dei fascicoli, conforme al modello descritto nell'allegato 6 del presente regolamento, ha cadenza annuale, cioè inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno.

Capo VI

Adempimenti nell'archivio corrente e nell'archivio di deposito

Art. 66

Conservazione e custodia dei documenti

1. Il responsabile del procedimento amministrativo è tenuto alla corretta conservazione e custodia dei documenti relativi ai procedimenti amministrativi di propria competenza.

Art. 67

Consegna del repertorio dei fascicoli

1. Un esemplare del repertorio dei fascicoli, deve essere consegnato annualmente al responsabile del servizio affari generali e comunque prima del versamento dei fascicoli dall'archivio corrente all'archivio di deposito, da ciascuna unità organizzativa responsabile dei procedimenti amministrativi, con le procedure descritte nell'articolo seguente.

Art. 68

Versamento dei fascicoli all'Archivio generale

1. Periodicamente e secondo un apposito piano di versamento, ogni ufficio deve conferire all'Archivio generale i fascicoli relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi o comunque non più necessari ad una trattazione corrente.

2. Ricevuti i fascicoli e controllato il rispettivo repertorio dei fascicoli ricevuto con le procedure descritte all'art. 72, il direttore dell'Archivio generale predispone un elenco di consistenza.

3. I fascicoli personali e dei collaboratori esterni vanno trasferiti dall'archivio corrente all'archivio di deposito l'anno successivo alla data di cessazione dal servizio (per i fascicoli personali) e di conclusione o revoca dell’incarico (per i fascicoli dei collaboratori esterni).

4. Le serie e i repertori delle circolari, ordinanze, determinazioni dirigenziali, decreti, verbali, delibere e contratti, relative agli ultimi cinque anni sono conservati presso gli uffici individuati come unità organizzative responsabili del rispettivo procedimento amministrativo o apposito ufficio delegato; trascorso tale termine, le serie e i repertori vengono conferiti all'Archivio generale.

Art. 69 Scarto d'archivio

1. Periodicamente e comunque prima del passaggio dei fascicoli alla sezione separata d'archivio devono essere effettuate le operazioni di scarto, previo nulla osta della Sovrintendenza archivistica, sulla base del massimario di conservazione e di scarto descritto nell'art. 61.

Capo VII

La sezione separata d'archivio

Art. 70 Funzioni e compiti

1. La sezione separata d'archivio è una unità organizzativa dipendente dall'Archivio generale.

2. La sezione separata d'archivio:

a) cura la conservazione e la tutela dei documenti;

b) mantiene i documenti secondo l'ordine originario e il principio di provenienza;

c) procede, laddove necessario, al riordino e al restauro dei documenti;

d) redige e tiene aggiornato l'inventario scientifico e gli altri mezzi di corredo.

Art. 71 Consultazione dei documenti

1. I documenti della sezione separata d'archivio sono messi a disposizione di chi ne faccia richiesta, nei termini di legge, utilizzando il modello descritto nell'allegato 11 del presente regolamento.

2. I consultatori sono tenuti all'osservanza del codice dei deontologia e di buona condotta per il trattamento dei dati personali.

Art. 72

Limiti alla consultabilità dei documenti

1. I documenti della sezione separata d'archivio sono liberamente consultabili, fatte salve le eccezioni previste dalla normativa vigente.

Capo VIII Dispozioni transitorie

Art. 73

Accesso ai locali d'archivio

1. L'accesso ai locali dell'archivio è disciplinato con determinazione dal responsabile del servizio o dal segretario comunale.

Art. 74

Attivazione del protocollo unico ed informatico

1. Il 29 marzo 2006 cessano di fatto e di diritto tutti i cosiddetti protocolli interni (cioè di settore, di divisione, protocolli multipli, protocollo del telefax, ecc.) o altri sistemi di registrazione o registratura dei documenti diversi dal protocollo unico ed informatico, che contestualmente entra ufficialmente in vigore.

Capo IX Disposizioni finali

Art. 75 Entrata in vigore

1. Il presente manuale di gestione entra in vigore il 29/3/2006, data di approvazione della Giunta Comunale.

2. Ogni anno, assieme al piano esecutivo di gestione o al bilancio di previsione, il Segretario Comunale, su proposta del responsabile del servizio dell'Archivio generale, adotta il piano di classificazione e il massimario di conservazione e di scarto, sia per l'Amministrazione che per eventuali strutture distaccate, con opportune modifiche e integrazioni, oppure riconferma quelli dell'anno precedente.

Art. 76

Efficacia del manuale di gestione

1. Il presente regolamento non ha efficacia retroattiva.

2. Il piano di classificazione, contenuto nell'allegato 5, è applicabile ai documenti prodotti dal 1° gennaio 2006.

Art. 77 Ulteriori riferimenti

1. Per quanto non espressamente previsto dal presente regolamento, si farà riferimento alla normativa vigente in materia, adottando comportamenti ispirati al principio del buon andamento dell'attività amministrativa e alla diligenza del buon padre di famiglia.

ALLEGATI

Allegato n. 2 - PROCEDURE DI SMISTAMENTO

Prima di essere protocollato, sul documento in arrivo viene indicata, dal Segretario comunale, o a chi ne fa le veci, la determinazione di competenza e l'assegnazione all'unità organizzativa responsabile del procedimento amministrativo.

I documenti in arrivo sono trasmessi in originale e per competenza ad una sola unità organizzativa responsabile e salvi i casi di conferenza dei servizi ai sensi dell'art. 14 della legge 7 agosto 1990, n. 241.

L'unità organizzativa responsabile del procedimento amministrativo provvede ad assegnare al documento in arrivo il nominativo del responsabile del procedimento amministrativo.

Qualora il procedimento amministrativo coinvolga più di un responsabile, l'unità organizzativa responsabile provvede all'indizione di una conferenza di servizi.

Per la formazione di deliberazioni e determinazioni dirigenziali, dal momento che sono richiesti, pareri, visti, attestazioni interni, l’ufficio che produce il documento, invia preliminarmente la proposta dell’atto, contenente l’espressione del parere, del visto o dell’attestazione, mediante la rete informatica interna o mediante posta elettronica. L’ufficio ricevente rispedisce il medesimo atto al mittente, con il visto “nulla da osservare”. Per consentire la spedizione mediante l’uso della rete informatica interna ogni “client” – “postazione di computer” istituisce apposita cartella con la descrizione: “ricezione documenti interni”.

Stessa proceduta viene seguita per la spedizione delle determinazioni dirigenziali da trascrivere nel repertorio generale. Il responsabile del settore o del servizio se trasmette copia del documento, all’ufficio segreteria, mediante la rete informatica interna o mediante posta elettronica, lo potrà fare salvando il “file” del documento nella cartella appositamente istituita nel client” – “postazione di computer” dell’ufficio segreteria e protocollo affidato in gestione al dipendente Sig. …………….

L’ufficio segreteria, una volta ricevuta, la determinazione vi appone sulla stessa il numero progressivo assegnato nel repertorio generale di tutte le determinazioni e rimette il documento all’ufficio che lo ha prodotto.

Allegato n. 3 – ELENCO DEI DOCUMENTI NON SOGGETTI A REGISTRAZIONE

- gazzette ufficiali;

- bollettini ufficiali e notiziari della pubblica amministrazione,

- note di ricezione delle circolari e altre disposizioni,

- materiali statistici,

- Notiziari della P.A.;

- atti preparatori interni,

- giornali,

- riviste,

- libri,

- opuscoli,

- depliant,

- materiali pubblicitari,

- offerte pubblicitarie;

- biglietti d’occasione (condoglianze, auguri, ringraziamenti ecc.);

- allegati se accompagnati da lettera di trasmissione;

- documentazione già soggetta. Direttamente o indirettamente, a registrazione particolare;

- certificazioni anagrafiche rilasciate direttamente al richiedente;

- inviti a manifestazioni.

Tali documenti verranno inseriti in appositi contenitori e custoditi per un periodo di tempo non superiore a cinque anni.

Allegato n. 4 - PIANO DI CLASSIFICAZIONE

Titolo I Amministrazione generale

Questo titolo è stato pensato per i documenti prodotti dal Comune nell’esercizio di funzioni di carattere generale e trasversale, che interessano tutti gli uffici in quanto costituiscono strumento per l’attività amministrativa dell’apparato comunale.

1. Legislazione e circolari esplicative1

2. Denominazione, territorio e confini, circoscrizioni di decentramento2, toponomastica3

3. Statuto4

4. Regolamenti5

5. Xxxxxx, gonfalone, sigillo6

6. Archivio generale7

7. Sistema informativo8

8. Informazioni e relazioni con il pubblico9

9. Politica del personale; ordinamento degli uffici e dei servizi10

10. Relazioni con le organizzazioni sindacali e di rappresentanza del personale11

11. Controlli esterni12

12. Editoria e attività informativo-promozionale interna ed esterna13

[1] Si intendono le circolari di carattere generale pervenute al Comune; quelle specifiche su una singola materia vanno inserite nel rispettivo titolo/ classe.

[2] Nella classe vanno inseriti i documenti relativi alla definizione territoriale delle circoscrizioni, non quelli prodotti dalle circoscrizioni, per i quali va predisposto un apposito titolario.

[3] T.U. 267/2000, art. 15 Modifiche territoriali, fusione ed istituzione di comuni; art. 17 Circoscrizioni di decentramento. In questa classe vanno classificati solo i documenti relativi all’individuazione delle circoscrizioni di decentramento, non il carteggio con i quartieri, che va inserito nella classe relativa alla materia trattata (si vedano le Considerazioni preliminari). La classe comprende anche la numerazione civica e l’attribuzione al Comune del titolo di città (T.U. 267/2000, art. 18).

[4] T.U. 267/2000, art. 6 Statuti comunali e provinciali.

[5] T.U. 267/2000, art. 7 Regolamenti.

[6] Comprende anche eventuali vessilli usati dal Comune.

[7] Si ricorda che con l’espressione “archivio generale” si indica il servizio archivistico comunale nel suo complesso; comprende quindi tutte le funzioni archivistiche svolte nelle tre fasi di vita convenzionalmente fissate: archivio corrente (= archivio in formazione), archivio di deposito, separata sezione (= archivio storico). Si ricorda in particolare che per legge il servizio archivistico è responsabile della conservazione autentica dei documenti prodotti dal Comune in tutte le sue articolazioni. Quindi si inseriscono in questa classe anche i carteggi relativi alle pubblicazioni all’albo pretorio e alle notifiche.

[8] T.U. 267/2000, art. 12 Sistemi informativi e statistici. Vanno inserite in questa classe tutte le rilevazioni statistiche promosse dal Comune, mentre quelle richieste dall’ISTAT e da altre autorities vanno classificate a seconda della materia che trattano.

[9] T.U. 267/2000, art. 10 Diritto d’accesso e informazione; D. lgs. 165/2001, art. 11 Ufficio relazioni con il pubblico; L. 7 giugno 2000, n. 150 Disciplina delle attività di informazione e di comunicazione delle pubbliche amministrazioni, art. 8.

[10] Materia regolata dal D. lgs. 30 marzo 2001, n. 165, art. 2: sono compresi nella classe tutti gli atti organizzativi relativi al personale nella sua complessità (dotazioni organiche, programmi di attività, orari di apertura degli uffici, attribuzioni di uffici, sviluppo delle pari opportunità, etc.). Si precisa che debbono essere ricondotti a questa classe anche i documenti relativi all’armonizzazione degli orari degli esercizi commerciali, dei pubblici esercizi, dei servizi pubblici e delle pubbliche amministrazioni localizzati nel territorio del Comune (T.U. 267/2000, art. 50, comma 7). Per i documenti relativi ad affari concreti concernenti il personale si utilizza il Titolo III.

[11] La classe è destinata a documenti relativi ai rapporti di carattere generale con i sindacati e le rappresentanze del personale; per questioni specifiche si utilizzano le classi del titolo III.

[12] T.U. 267/2000, art. 147 Tipologia dei controlli interni, art. 148 Controllo della Corte dei conti.

[13] L. 7 giugno 2000, n. 150, cit., artt. 7, 9.

13. Cerimoniale, attività di rappresentanza; onorificenze e riconoscimenti14

14. Interventi di carattere politico e umanitario; rapporti istituzionali15

15. Forme associative per l’esercizio di funzioni e servizi16

16. Area e città metropolitana17

17. Associazionismo e partecipazione18

Serie

Albo dell’associazionismo19 Fascicoli delle associazioni20

Repertori

Registro dell’Albo pretorio21 Registro delle notifiche22

Registro di protocollo di emergenza

Titolo II Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia

[14] Si intendono sia le onorificenze conferite al Comune sia quelle conferite a singoli cittadini tramite il Comune. Si inserisce in questa classe anche il carteggio relativo all’uso delle bandiere (nazionale, europea, etc.).

[15] Si intendano i rapporti istituzionali di alto livello e di carattere generale, non quelli relativi a materie specifiche.

[16] T.U. 267/2000, Capo V Forme associate: art. 33 Esercizio associato di funzioni e servizi da parte dei comuni; art. 30 Convenzioni; art. 31 Consorzi; art. 32 Unioni di comuni; capo IV. Comunità montane, che ex art. 27 sono considerate “unioni di comuni”; art. 34 Accordi di programma; art. 112 Servizi pubblici locali; art. 114 Aziende speciali ed istituzioni; art. 115 Trasformazione delle aziende speciali in società per azioni; art. 113 e 113 bis Affidamento di servizi a terzi; Deliberazione del CIPE 11 novembre 1998, n. 127 sulla programmazione negoziale decentrata. Si precisa che vanno inseriti in questa classe solo gli atti costitutivi e i rapporti istituzionali, mentre per l’attività di ciascuno degli enti va predisposto un apposito titolario.

[17] T.U. art. 22 Aree metropolitane; art. 23 Città metropolitane. Anche in questo caso si classificano qui solo gli atti costitutivi e i rapporti istituzionali, mentre per l’attività della città metropolitana bisognerà prevedere un apposito titolario.

[18] L. 11 agosto 1991, n. 266 Legge quadro sul volontariato, in particolare per quanto riguarda i comuni, l’art. 7; D. lgs. 4 dicembre 1997, n. 460 Riordino della disciplina tributaria degli enti non commerciali e delle organizzazioni non lucrative di utilità sociale; D. lgs. 18 agosto 2000, n. 267, art. 10, comma 3. Per l’associazionismo nel settore sanitario art. 45 della L. 23 dicembre 1978, n. 833 Istituzione del servizio sanitario nazionale. Inoltre la disciplina in materia è completata dalla legislazione regionale, statuti e regolamenti delle singole amministrazioni.

[19] Si usa questo nome, anche se si tratta di registro.

[20] Si ricondurranno a questa classe anche i fascicoli relativi alle associazioni, che chiedono di essere iscritte nell’albo delle associazioni.

[21] Sul concetto di pubblicazione/ pubblicità legale anche T.U. 267/2000, art. 134, oltre a quanto specificato più in generale dal diritto amministrativo circa le forme obbligatorie di pubblicità. L’attività di pubblicazione legale va regolata da apposito regolamento: resta comunque inteso che il servizio archivistico non può, in linea di massima, a causa della mole ingente di pubblicazioni, conservare uno dei due esemplari prodotti del documento inviato alla pubblicazione; ma dovrà limitarsi a registrare sul repertorio i dati che identifichino in modo inequivocabile il documento pubblicato e gli estremi necessari per conferire valore legale alla procedura. L’originale, dopo la registrazione, va restituito al richiedente con in calce la referta di pubblicazione. Per la preminente funzione giuridico-probatoria tale registro acquisisce la natura di repertorio.

[22] Il Comune è chiamato a fornire il servizio legale di notifica anche per altre amministrazioni: L. 20 novembre 1982, n. 890, art. 14. Anche per questo servizio bisogna prevedere apposito regolamento. In linea di massima valgono le stesse considerazioni fatte per la pubblicazione.

Questo titolo è stato pensato per gli atti concernenti gli organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia, non per quelli da essi prodotti. Si ricordi che la classificazione riguarda la materia, non l’autore del documento, non le funzioni, ma il funzionamento dell’organo. Le classi di questo titolo possono essere adeguate alle reali strutture esistenti nel Comune. In questo caso si è proposto il numero massimo pensabile di classi.

Le classi dalla 16 in poi sono dedicate agli organi attivati nei comuni che hanno realizzato il decentramento23: anche in questo caso le denominazioni degli organi dovranno essere adattate a quanto stabilito nei singoli statuti; qui si sono indicati quelli padovani24.

1. Sindaco25

2. Vice-sindaco

3. Consiglio26

4. Presidente del Consiglio27

5. Conferenza dei capigruppo e Commissioni del Consiglio28

6. Gruppi consiliari

7. Giunta29

8. Commissario prefettizio e straordinario

9. Segretario30 e Vice-segretario

10. Direttore generale e dirigenza31

11. Revisori dei conti32

12. Difensore civico33

13. Commissario ad acta34

14. Organi di controllo interni35

15. Organi consultivi36

16. Consigli circoscrizionali

17. Presidenti dei Consigli circoscrizionali

18. Organi esecutivi circoscrizionali37

19. Commissioni dei Consigli circoscrizionali

20. Segretari delle circoscrizioni

21. Commissario ad acta delle circoscrizioni

22. Conferenza dei Presidenti di quartiere

[23] T.U. 267/2000, art. 17 Circoscrizioni di decentramento comunale.

[24] Statuto del comune di Padova, approvato con deliberazione del Consiglio comunale n. 23 del 4 febbraio 2000, in vigore dal 30 marzo 2000, modificato con deliberazioni del Consiglio comunale n. 68 del 20.07.2000, n. 77 del 21.07.2000 e n. 78 del 25.07.2000, in vigore dal 27 settembre 2000.

[25] T.U. 267/2000, art. 46 Elezione del sindaco e del presidente della provincia. Nomina della giunta; art. 50

Competenze del sindaco e del presidente della provincia.

[26] T.U. 267/2000, art. 38 Consigli comunali e provinciali; art. 42 Attribuzioni dei consigli; art. 37

Composizione dei consigli; art. 43 Diritti dei consiglieri; art. 38, comma 3.

[27] T.U. 267/2000, art. 39 Presidenza dei consigli comunali e provinciali. Si classificano qui anche i documenti relativi all’ufficio di presidenza, ove costituito.

[28] T.U. 267/2000, art. 38, comma 6 Consigli comunali e provinciali relativo alle commissioni.

[29] T.U. 267/2000, art. 47 Composizione delle giunte; art. 48 Competenze delle giunte.

[30] T.U. 267/2000, art. 97 Ruolo e funzioni e segg. del capo II Segretari comunali e provinciali.

[31] T.U. 267/2000, art. 108 Direttore generale; art. 107 Funzioni e responsabilità della dirigenza.

[32] T.U. 267/2000, art. 234 Organo di revisione economico-finanziaria e artt. successivi.

[33] T.U. 267/2000, art. 11 Difensore civico.

[34] Previsto dal D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 5 Poteri sostitutivi, comma 2.

[35] T.U. 267/2000, art. 147 Tipologia dei controlli interni. Ogni Comune indicherà i suoi.

[36] Ogni Comune indicherà i suoi.

[37] T.U. 267/2000, art. 79, comma 3.

Serie

Bollettino della situazione patrimoniale dei titolari di cariche elettive e di cariche direttive38

Titolo III Risorse umane39

Il titolo è dedicato alle funzioni relative alla gestione del personale, sia esso dipendente o esterno (collaboratori a qualsiasi titolo). Nelle classi andranno inseriti i documenti relativi a questioni non riconducibili a singole persone.

Per i documenti relativi a ciascun dipendente viene istruito un fascicolo nominativo.

1. Concorsi, selezioni, colloqui40

2. Assunzioni e cessazioni

3. Comandi e distacchi; mobilità

4. Attribuzione di funzioni, ordini di servizio e missioni

5. Inquadramenti e applicazione contratti collettivi di lavoro

6. Retribuzioni e compensi41

7. Adempimenti fiscali, contributivi e assicurativi

8. Tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro42

9. Dichiarazioni di infermità ed equo indennizzo43

10. Indennità premio di servizio e trattamento di fine rapporto, quiescenza

11. Servizi al personale su richiesta44

12. Orario di lavoro, presenze e assenze45

13. Giudizi, responsabilità e provvedimenti disciplinari

14. Formazione e aggiornamento professionale

15. Collaboratori esterni46

Serie

Fascicoli del personale

Elenco degli incarichi conferiti47

[38] L’obbligo di rendere pubblica la situazione patrimoniale dei consiglieri comunali riguarda i Comuni con più di 50.000 abitanti (Legge 5 luglio 1982, n. 441 con modifiche apportate dall’art. 26 della Legge 27 dicembre 1985, n. 816). Ogni Comune emette poi un regolamento proprio: ad esempio, per il Comune di Padova Regolamento per la pubblicità della situazione patrimoniale dei consiglieri comunali e dei titolari di cariche direttive degli enti sovvenzionati e altri soggetti obbligati approvato con deliberazione consiliare n. 753 del 22 ottobre 1982.

[39] Valga il rinvio globale, oltre che al fondamentale DPR 10 gennaio 1957, n. 3, agli articoli 30-57 del Decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165 Norme generale sull’ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche.

[40] Si classificheranno in questa classe anche le domande di assunzione e i curricula inviati, che non sono stati seguiti da alcun concorso.

[41] Si classificherà in questa classe anche il carteggio relativo all’anagrafe delle prestazioni.

[42] D. lgs. 19 settembre 1994, n. 626 sulla sicurezza e la salute dei lavoratori sul luogo di lavoro.

[43] Si classificano qui le denunce di infortunio.

[44] Tale denominazione indica i servizi che il Comune predispone per i dipendenti che vi accedono solo su richiesta: ad esempio, i buoni pasto oppure il servizio di baby sitting oppure l’erogazione di contributi per le rette degli asili nido dei figli oppure ancora la sottoscrizione di convenzioni particolari stipulate con il Comune etc.

[45] La classe comprende una molteplicità di casistiche: part-time, permessi, esercizio del diritto allo studio, etc., vale a dire ogni evento che influisca a variare l’orario di lavoro del dipendente.

[46] T.U. 267/2000, art. 110 Incarichi a contratto. Inoltre volontari, obiettori di coscienza, stagisti, Xx.Xx.Xx. (collaboratori coordinati continuativi), LSU (lavoratori socialmente utili), etc.

[47] D. lgs. 30 marzo 2001, n. 165, art. 53, comma 12.

Titolo IV Risorse finanziarie e patrimoniali48

In questo titolo sono state previste le funzioni conferite ai comuni in materia di disponibilità di risorse finanziarie e di gestione contabile, quelle relative alla titolarità e gestione del patrimonio comunale, di natura sia immobile sia mobile; alla acquisizione e gestione dei beni e servizi strumentali allo svolgimento dell’attività.

1. Entrate49

2. Uscite50

3. Partecipazioni finanziarie

4. Bilancio preventivo51, variazioni di bilancio52, verifiche contabili53

5. Piano esecutivo di gestione (PEG)54

6. Rendiconto della gestione

7. Adempimenti fiscali55

8. Inventari e consegnatari dei beni

9. Beni immobili56

[48] T.U. 267/2000, art. 149 Principi generali in materia di finanza propria e derivata. Disposizioni generali; artt. 178-181; D. lgs. 504/1992; D. lgs. 446/1997; D. lgs. 244/1997; D. lgs. 23 ottobre 1998, n. 410.

[49] Nella redazione di questo titolo si è preferito trascurare la classificazione delle entrate operata dal T.U. (art. 149) che comunque si riporta: a) imposte proprie: 1) ICI (imposta comunale sugli immobili), istitutita dal D. lgs. 504/92; 2) imposta comunale sulla pubblicità; 3) diritti sulle pubbliche affissioni, istituite dal

T.U.F.L. e ridisciplinate dal D.P.R. 639/72, revisionate dal D. lgs. 507/93 e dal D. lgs. 446/97; b) addizionali e compartecipazioni ad imposte erariali o regionali: 1) addizionale sul consumo dell’energia elettrica, istituita nel 1982; 2) addizionale IRPEF, istituita dal D. lgs. 360/98; c) tasse e diritti per servizi pubblici: 1) TOSAP (tassa per l’occupazione di spazi ed aree pubbliche), disciplinata dagli artt. 192 e segg. del T.U.F.L. e revisionata dal D. lgs. 507/93, dal D. lgs. 566/93 e dalla L. 549/95; 2) TARSU (tassa per la rimozione e lo smaltimento dei rifiuti solidi urbani); d) trasferimenti erariali (D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 7 Attribuzione delle risorse, comma 2); e) trasferimenti regionali; f) altre entrate proprie, anche di natura patrimoniale; g) risorse per investimenti (T.U. 267/2000, artt. 199-201); h) altre entrate e contributi straordinari (T.U. 267/2000, artt. 158, 162-177, 186-198). Sulle entrate per accensione di prestiti T.U. artt. 202-207. Riferimento legislativo più recente: D. lgs. 25 febbraio 1995, n. 77. A tale classificazione, che è sembrata troppo macchinosa per chi opera concretamente, si è preferito, per facilitare l’attività pratica di classificazione archivistica, riferirsi alla classificazione presentata dal DPR 31 gennaio 1996, n. 194 Regolamento di approvazione dei modelli di cui all’art. 114 del decreto legislativo 25 febbraio 1995, n. 77, concernente l’ordinamento finanziario e contabile degli enti locali. Si è però sostituita la dicitura spese con uscite, sia per parallelismo con entrate sia perché nelle uscite si possono comprendere le spese vere e proprie e i costi, che possono essere figurativi e indotti. In sede di revisione, si è deciso di eliminare l’indicazione delle sottoclassi (1. Entrate tributarie; 2. Entrate per trasferimenti dal settore pubblico; 3. Altre entrate correnti; 4. Entrate per accensione prestiti; 5. Altre entrate in conto capitale), in considerazione del fatto che non sempre è possibile per chi cura le operazioni di registrazione a protocollo e di classificazione distinguere senza ombra di dubbio le tipologie di entrate. Fra le entrate vanno ricomprese anche la pubblicità e le pubbliche affisioni.

[50] T.U. 267/2000, artt. 182-185.

[51] T.U. 267/2000, Titolo II. Programmazione e bilanci, artt. 162-177; Titolo III Gestione del bilancio, artt. 178-198. Si inseriscono qui anche gli allegati prescritti dalla normativa vigente.

[52] T.U. 267/2000, art. 175 Variazioni del bilancio di previsione ed al piano esecutivo di gestione.

[53] T.U. 267/2000, artt. 223-226.

[54] T.U. 267/2000, art. 169 Piano esecutivo di gestione. In questa classe confluirà anche tutta la documentazione concernente strumenti analoghi al PEG, comunque denominati, in uso nei Comuni con meno di 15.000 abitanti.

[55] Si intendono quelli cui il Comune è tenuto in quanto soggetto fiscale.

[56] Si ricorda che dei beni immobili fanno parte, oltre agli edifici dove hanno sede gli uffici comunali, gli impianti sportivi, gli alloggi di edilizia residenziale pubblica e qualsiasi altro fabbricato di proprietà comunale. Rientrano tra i beni comunali anche boschi, campi, parchi, aree verdi e altri beni similari. La classe comprende: 1) acquisizioni , che possono avvenire per contratto di acquisto, per lascito testamentario

10. Beni mobili57

11. Economato58

12. Oggetti smarriti e recuperati

13. Tesoreria59

14. Concessionari ed altri incaricati della riscossione delle entrate

15. Pubblicità e pubbliche affissioni

Repertori60 Mandati Reversali

Concessioni di occupazione suolo pubblico61 Concessioni di beni del demanio statale62

Serie

Fascicoli dei concessionari Elenco dei fornitori (facoltativa)

Titolo V Affari legali

Si è deciso di prevedere un titolo specifico dedicato agli affari legali, nonostante l’obiezione che quasi sempre essi si inseriscono all’interno di un procedimento, per due motivi: prima di tutto perché la funzione si configura come eccezionale e straordinaria, poi perché talvolta le azioni legali, i pareri e le consulenze interessano materie diverse e possono rivestire carattere generale e/o preliminare a una pluralità di procedimenti concreti. Inoltre, come ha fatto giustamente notare qualcuno, non sempre c’è un fascicolo precedente al contenzioso (ad esempio, citazione del Comune per danni da cattiva manutenzione delle strade); anche quando la controversia sorge nel corso di un procedimento amministrativo o di un rapporto civile, il contenzioso si configura come subprocedimento specialistico; è opportuno che gli atti delle controversie siano conservati unitariamente.

Si precisano in nota le motivazioni in base alle quali è stata esclusa dal titolo la classe “Levata dei protesti” a suo tempo proposta63.

o per espropriazione; 2) manutenzione ordinaria, da qualunque soggetto o ufficio eseguite, e destinazione d’uso; 3) gestione; concessione in uso (concessioni, autorizzazioni, locazioni, etc.); 4) alienazione e altre forme di dismissione. Ogni Comune deciderà, anche in base al sistema di gestione archivistica adottato, come organizzare i documenti all’interno della classe, scegliendo tra fascicoli intestati al singolo bene oppure fascicoli per tipo di attività.

[57] Anche qui si prevedono: 1) acquisizione; 2) manutenzione; 3) concessione in uso; 4) alienazione e altre forme di dismissione.

[58] T.U. art. 153 Servizio economico-finanziario, comma 7. Talvolta questa funzione può venir designata in realtà particolari anche con il termine di “Provveditorato”, incaricato di provvedere al servizio di pulizie, etc.

[59] L’istituzione del servizio di tesoreria è obbligatoria per il Comune. Il servizio svolge le operazioni legate alla gestione finanziaria del comune e finalizzate alla riscossione delle entrate, al pagamento delle spese, alla custodia dei valori e agli adempimenti connessi.

[60] Facoltativi in quanto la presenza dei mandati e delle reversali dipende dal Regolamento di contabilità di ciascun Comune (T.U. 267/2000, artt. 180 e 184).

[61] Si intendano tutte le concessioni di suolo pubblico: passi carrai, cartelloni e scritte pubblicitarie, tende, festoni natalizi, bocche di lupo, plateatici per fiere, mercati, spettacoli viaggianti, etc.

[62] L’art. 86 del D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112 ha conferito alle regioni e agli enti locali competenti per territorio la gestione dei beni del demanio idrico. A loro volta le regioni hanno definito l’ampiezza delle deleghe. Ad esempio la Regione Puglia con LR 4 agosto 1999, n. 25 ha previsto la stipula di una convenzione con il comune di Bari, in base alla quale quest’ultimo può concedere e rinnovare le concessioni su aree del demanio marittimo.

1. Contenzioso

2. Responsabilità civile e patrimoniale verso terzi; assicurazioni64

3. Pareri e consulenze

Titolo VI Pianificazione e gestione del territorio65

Il titolo è dedicato a funzioni, tra loro interconnesse, relative alla pianificazione e gestione del territorio: si sono semplificate al massimo le classi per comprendere nella generalità delle denominazioni la varietà di procedimenti censiti.

1. Urbanistica66: piano regolatore generale e varianti67

2. Urbanistica: strumenti di attuazione del Piano regolatore generale68

3. Edilizia privata69

4. Edilizia pubblica

5. Opere pubbliche70

[63] La levata dei protesti riguarda solo i segretari di alcuni Comuni (Legge 12 febbraio 1955, n. 77 Pubblicazione degli elenchi dei protesti cambiari; Legge 12 giugno 1973, n. 349 Modificazioni alle norme sui protesti delle cambiali o degli assegni bancari, che all’art. 1 Pubblici ufficiali abilitati alla levata dei protesti individua, nei Comuni nei quali non esista né notaio né ufficiale giudiziario, il segretario comunale come ufficiale pubblico abilitato alla levata dei protesti, rinviando all’art. 00 xxx XX 00 dicembre 1933, n. 1699). Ma la funzione è attribuita al segretario comunale, in considerazione della sua qualifica, ed è estranea ai suoi compiti istituzionali; per cui tale attività si configura con caratteri analoghi a quelli del lavoro autonomo e necessita di strutture organizzative proprie, non potendo essere utilizzate quelle del Comune (Cass. Civ. Sez. I, n° 274 del 23.01.1985).

[64] Classe destinata alle richieste di risarcimento per responsabilità del Comune.

[65] Si tenga presente che il territorio, che costituisce uno dei tre elementi costitutivi del comune, è in certi casi bene demaniale. Tale status giuridico influisce – evidentemente – sulla tipologia e sulla conduzione dei procedimenti.

[66] Per la definizione di “urbanistica” si veda il DPR 24 luglio 1977, n. 616 Attuazione della delega di cui all’art. 1 della L. 22 luglio 1975, n. 382, art. 80: «disciplina dell’uso del territorio comprensiva di tutti gli aspetti conoscitivi, normativi e gestionali riguardanti le operazioni di salvaguardia e di trasformazione del suolo nonché la protezione dell’ambiente».

[67] Questa classe non verrà utilizzata da quei Comuni che non abbiano adottato un piano regolatore generale oppure verrà denominata “Urbanistica: strumenti di pianificazione adottati in assenza di PRG”. In questa classe vanno inseriti i pareri su piani sovracomunali, certificati di destinazione urbanistica da allegare agli atti di compravendita di immobili, rilievi fotogrammetrici.

[68] In questa sottoclasse vanno inseriti i piani particolareggiati, i piani di lottizzazione, etc.

[69] L. 28 febbraio 1985, n. 47 Norme in materia di controllo dell’attività urbanistico-edilizia, sanzioni, recupero e sanatoria delle opere edilizie e successive modificazioni. Si classificano qui sia le pratiche definite con termine omnicomprensivo di “autorizzazioni” comunque denominate (licenza, concessione, dichiarazione di inizio attività, concessioni in sanatoria/ vulgo condoni, etc.) sia l’attività di controllo e di repressione degli abusi svolta dal Comune. Ogni Comune decide in merito all’organizzazione dei singoli fascicoli.

[70] D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, artt. 60-64, 99; L. 11 febbraio 1994, n. 109 Legge-quadro in materia di lavori pubblici e DPR 21 dicembre 1999, n. 554 Regolamento di attuazione della legge-quadro in materia di lavori pubblici 11 febbraio 1994, n. 109; per l’edilizia residenziale pubblica, oltre alla L. 5 agosto 1978, n. 457, art. 31, L. 17 febbraio 1992, n. 179 Norme per l’edilizia residenziale pubblica. Volutamente si è lasciata generale e omnicomprensiva l’indicazione della classe, entro la quale confluiscono una pluralità anche molto cospicua di fascicoli; non si sono indicate sottoclassi, come hanno fatto taluni Comuni in fase di “rabbercio” del xxxxxxxxx Xxxxxxx (ad esempio, piazze, edilizia popolare, verde pubblico, ponti, monumenti etc.), per due motivi: 1. perché gli interventi diventano sempre più complessi e articolati, quindi difficilmente incasellabili in una tipologia precisa (ad esempio, se un Comune risistema in un unico intervento sia progettuale sia esecutivo sia finanziario la piazza su cui affaccia il municipio, la sede municipale, il monumento sulla piazza, il giardino pubblico adiacente, i bagni pubblici e la fontana, dove classifico tale intervento?); 2.

6. Catasto71

7. Viabilità72

8. Servizio idrico integrato73, luce, gas, trasporti pubblici, gestione dei rifiuti74 e altri servizi75

9. Ambiente76: autorizzazioni, monitoraggio77 e controllo78

10. Protezione civile ed emergenze79

Repertori

Concessioni edilizie80

Serie

Fascicoli dei concessionari

perché la classificazione è operazione logico-organizzativa, in cui si riconduce lo specifico a ripartizioni logiche generali ed astratte, ben diversa dalla creazione e costituzione dei fascicoli che viceversa si riferiscono a casi concreti molto ben definiti, dove gli elementi determinati devono essere evidenziati (ad esempio: quello citato in precedenza).

[71] Ai Comuni il D. lgs. 112/98, art. 66 attribuisce la «conservazione, utilizzazione e aggiornamento degli atti del catasto terreni e del catasto edilizio urbano, nonché [la] revisione degli estimi e del classamento». Anche se la funzione è ancora in via di transito e non tutti i Comuni hanno iniziato ad esercitarla oppure alcuni hanno realizzato la gestione del catasto in forma di convenzione con l’Agenzia del territorio, si è pensato di prevedere una classe specifica ad essa destinata.

[72] D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 99. Resta inteso che la costruzione delle strade va ricondotta alla classe Opere pubbliche (Titolo VI classe 5); mentre a questa classe si riconducono la formulazione del piano del traffico (Piano Urbano del Traffico), le pratiche relative alla mobilità (Piano Urbano della Mobilità) e quindi anche il coordinamento del trasporto privato e di quello pubblico (evidentemente il disegno strategico generale, mentre l’amministrazione quotidiana va nella classe 8). Si classificano qui anche le autorizzazioni in deroga (ad esempio, accesso all’area pedonale, etc.).

[73] Per la gestione del demanio idrico: D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 89

[74] D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 85.

[75] La classe è dedicata al carteggio relativo alla produzione, erogazione e distribuzione di acqua, luce, gas o altre forme di energia per riscaldamento e cucina, trasporti pubblici: un settore nel quale i comuni hanno potere di indirizzo e di vigilanza (D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 105). Il D. lgs. 112/98 attribuisce al comune «funzioni amministrative in materia di controllo sul risparmio energetico e l’uso razionale di energia, le attività di informazione al pubblico e di formazione degli operatori pubblici e privati nel campo della progettazione, istallazione, esercizio e controllo degli impianti termici». Nella classe sono comprese, in quanto fonti di energia, le miniere e le risorse geotermiche. Si veda anche l’art. 104 del DPR 616/77: quindi va classificato qui il carteggio relativo a tale materia, ad esclusione di quello attinente al controllo sugli impianti termici che rientra nei controlli (classe 9).

[76] D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 56-57, 89. La classe comprende anche tutto quanto attiene e scaturisce dall’attività di prevenzione e programmazione politica. Nella classe vanno inserite anche tutte le pratiche inerenti alle valutazioni e pareri di impatto ambientale previsti dagli artt. 35, 55, 74 del D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112.

[77] Monitoraggio della qualità delle acque (D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 81), dell’aria e dell’etere (D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 84; D. lgs. 5 febbraio 1997, n. 22. Attuazione delle direttive europee ... [cosiddetto decreto Ronchi]. Ad esempio, i controlli previsti dall’art. 14 della L. 22 febbraio 2001, n. 36 Legge quadro sulla protezione dalle esposizioni a campi elettrici, magnetici ed elettromagnetici), del suolo (anche se la funzione spetta di regola alle province, ma è suscettibile di delega e comunque è implicita nell’esercizio di funzioni collegate).

[78] Oltre agli altri controlli, si prevede di classificare in questa posizione l’attività di controllo degli impianti termici dei privati.

[79] D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 108, comma 1, c). Questa classe è stata inserita in questo titolo, anche se ci si rende conto che le emergenze possono essere anche non connesse con fattori ambientali e di gestione del territorio.

[80] Si intenda – come già detto – qualsiasi tipo di atto abilitativo.

Titolo VII Servizi alla persona

Sono state raggruppate in questo titolo le funzioni attribuite ai comuni in materia di servizi educativi e formativi (classi 1-4), servizi culturali, sportivi e del tempo libero (classi 5-7), dei servizi socio-assistenziali (classi 8-14)81. La riconduzione ad un unico titolo di tutte queste funzioni, che assorbono una cospicua mole di attività dei Comuni, è motivata dalla constatazione che molti interventi dei Comuni assumono caratteristiche promiscue e possono venire individuati più propriamente a livello di classe che non a livello di titoli.

Attualmente il comune esercita funzioni molto circoscritte nel settore dell’istruzione82, certo più limitate rispetto al passato recente e remoto, quando era responsabile ad esempio della prima alfabetizzazione e della formazione professionale della popolazione. A parte la gestione diretta degli asili-nido e delle scuole materne comunali, che costituiscono una fetta molto consistente della sua attività, ad esso spettano funzioni di supporto, di consulenza e di fornitura di servizi.

Grandi possibilità di intervento hanno i comuni nel settore della cultura e dello sport, settore strategico per la promozione della dignità della persona e per lo sviluppo dell’identità collettiva83; per l’organizzazione del carteggio relativo è parso sufficiente prevedere solo tre classi: la prima dedicata al funzionamento delle istituzioni che gestiscono l’attività, la seconda e la terza relativa alle iniziative concrete.

Nello stabilire le classi relative alle funzioni attribuite ai comuni in materia di aiuto e sostegno delle fasce deboli della società84, si è lasciata cadere la logica del xxxxxxxxx Xxxxxxx, che individuava i destinatari dei servizi e si è scelto di indicare l’area di intervento, a chiunque diretto.

[81] D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 128: «per “servizi sociali” si intendono tutte le attività relative alla predisposizione ed erogazione di servizi, gratuiti ed a pagamento, o di prestazioni economiche destinate a rimuovere e superare le situazioni di bisogno e di difficoltà che la persona umana incontra nel corso della sua vita, escluse soltanto quelle assicurate dal sistema previdenziale e da quello sanitario, nonché quelle assicurate in sede di amministrazione della giustizia»; art. 131: «... sono attribuiti ai comuni ... i compiti di erogazione dei servizi e delle prestazioni sociali, nonché i compiti di progettazione e di realizzazione della rete dei servizi sociali, anche con il concorso delle province»; art. 132, che individua le categorie destinatarie. L. 8 novembre 2000, n. 328 Legge quadro per la realizzazione del sistema integrato di interventi e servizi sociali. Del resto già il DPR 616/77, art. 25 attribuiva ai comuni le funzioni amministrative relative all’organizzazione e all’erogazione dei servizi di assistenza e beneficenza.

[82] D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 136, comma 1: « ... per programmazione e gestione amministrativa del servizio scolastico si intende l’insieme delle funzioni e dei compiti volti a consentire la concreta e continua erogazione del servizio di istruzione»; art. 139, comma 2: attribuzioni ai comuni. Funzioni amministrative connesse all’assistenza scolastica furono attribuite ai comuni già dall’art. 45 del DPR 24 luglio 1977, n. 616.

[83] Le funzioni attribuite ai comuni, già a partire dall’art. 60 del DPR 616/77 comprendono, tra le altre, la promozione di attività ricreative e sportive. Si richiama, sia pur velocemente, che da qualche tempo il concetto di cultura comprende una varietà molto ricca di attività umane (oltre alle manifestazioni “classiche”, folklore, arte popolare, religiosità, musica di tutti i generi, etc.). Si tenga presente che i comuni, oltre ad essere proprietari di beni culturali talvolta di notevolissimo valore, possono collaborare, anche assumendo iniziative in proprio, alla tutela, censimento, catalogazione, valorizzazione dei beni culturali (legge 8 giugno 1990, n. 142 Ordinamento delle autonomie locali, art. 14; D. lgs. 29 ottobre 1999, n. 490 Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali, art. 16).

[84] Attualmente la normativa prende in considerazione alcune categorie di soggetti deboli: i minori (D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 132, comma 1, a). Ma anche la L. 19 luglio 1991, n. 216 Primi interventi in favore dei minori soggetti a rischio di coinvolgimento in attività criminose); i giovani (D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 132, comma 1, b); la famiglia (D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 132, comma 1, d). Inoltre

L. 28 agosto 1997, n. 285 Disposizioni per la promozione di diritti e di opportunità per l’infanzia e l’adolescenza); i portatori di handicaps fisici e mentali (D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 132, comma 1, e). Anche L. 5 febbraio 1992, n. 104 Legge quadro per l’assistenza, l’integrazione sociale e i diritti delle persone handicappate, in particolare gli artt. 10, 23-24, 40 per quanto concerne le funzioni attribuite ai comuni); i tossicodipendenti e alcooldipendenti (D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 132, comma 1, f).

1. Diritto allo studio e servizi85

2. Asili nido e scuola materna86

3. Promozione e sostegno delle istituzioni di istruzione87 e della loro attività88

4. Orientamento professionale89; educazione degli adulti90; mediazione culturale

5. Istituti culturali (Musei, biblioteche, teatri, Scuola comunale di musica, etc.)91

6. Attività ed eventi culturali92

7. Attività ed eventi sportivi93

8. Pianificazione e accordi strategici con enti pubblici e privati e con il volontariato sociale94

9. Prevenzione, recupero e reintegrazione dei soggetti a rischio95

10. Informazione, consulenza ed educazione civica96

11. Tutela e curatela di incapaci97

12. Assistenza diretta e indiretta98, benefici economici99

L’assistenza a queste categorie è di competenza del SSN, ma spettano agli enti locali iniziative di prevenzione, sensibilizzazione, consulenza e formazione).

[85] D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 139, comma 2, c). La classe comprende, ad esempio, l’attività di trasporto scolastico e il servizio mense scolastiche.

[86] Si è preferito inserire qui, piuttosto che nei servizi sociali, l’attività di gestione degli asili-nido perché dal punto di vista amministrativo la loro gestione è piuttosto simile a quella delle scuole materne, tralasciando il fatto che gli asili-nido rivestono più la valenza di servizio sociale alle famiglie che di istituzione formativa. Si sono indicate qui le due sole categorie di scuole di cui i comuni hanno gestione diretta. I rapporti con gli altri ordini e categorie di scuole vanno classificati a seconda della materia specifica. Si possono inserire in questa classe le pratiche relative alla risoluzione dei conflitti di interesse tra istituzioni della scuola materna e primaria, funzione attribuita ai comuni dall’art. 139, comma 3 del D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112.

[87] Di ogni ordine e grado: quindi anche Università, ove presenti e attive nel territorio di competenza del Comune. Si classifica qui anche il carteggio con eventuali Scuole civiche.

[88] D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 139, comma 2, d), e), f).

[89] D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 139, comma 2, b).

[90] D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 139, comma 2, a).

[91] Xxxxx xxxxxxxxxx a questa classe i documenti archivistici relativi al funzionamento, non all’attività, delle istituzioni comunali che si occupano di cultura e sport. Quindi va ricondotto a questa classe anche il carteggio con gli organi di gestione di tali Istituti, purché questi non abbiamo fisionomia giuridica autonoma, ma siano uffici del Comune.

[92] Xxxxx xxxxxxxxxx a questa classe tutti gli eventi (mostre, congressi, spettacoli, manifestazioni culturali, feste popolari, feste religiose e civili, etc.), per ognuno dei quali va aperto un fascicolo specifico. Quindi per ogni evento, da qualunque ufficio del Comune organizzato e gestito, va costituito un fascicolo. Per quanto riguarda le attività, può essere utile un esempio relativo alle Biblioteche per capire come organizzare la costituzione dei fascicoli: le Biblioteche svolgono, tra le altre attività, anche ricerche per conto terzi: si costituirà quindi ogni anno un fascicolo denominato «Ricerche bibliografiche per corrispondenza». Se il Comune lo ritiene opportuno, può inserire nell’individuazione del fascicolo, oltre agli elementi già indicati, anche l’indicazione della struttura che organizza l’evento: ad esempio, 2003 – VII/6. 32 «Mostra documentaria sulle legature» (Sezione separata dell’Archivio) oppure: 2003 – VII/6. 48 «Maratona di lettura» (Biblioteca comunale).

[93] Valga quanto detto alla nota precedente.

[94] Si classifica in questa posizione il carteggio relativo ai rapporti scaturiti dalla cosiddetta sussidiarietà orizzontale.

[95] D. L. 18 gennaio 1993, convertito in L. 18 marzo 1993, n. 67 Disposizioni urgenti in materia sanitaria e socio-assistenziale, in particolare l’art. 5 per le funzioni attribuite ai comuni.

[96] Servizio previsto dall’art. 22, comma 4 della Legge quadro. Sono da inserire in questa classe i documenti prodotti da iniziative quali l’informagiovani e i consultori di vario tipo.

[97] Con il termine di “incapaci” si intendono le categorie così definite dalla legge (minori, interdetti). In questa classe pertanto si classificano le pratiche di affido familiare e di nomina dei tutori.

[98] Oltre ai documenti prodotti nell’esercizio dell’assistenza domiciliare o presso strutture, confluiscono in questa classe i documenti relativi a strutture di prima assistenza (dormitori pubblici, cucine economiche,

13. Attività ricreativa e di socializzazione100

14. Politiche per la casa101

Serie

Fascicoli personali degli assistiti

Verbali degli organi di gestione degli Istituti culturali

Registri scolastici (del professore e della classe) prodotti dalle Scuole civiche (ove presenti)

Titolo VIII Attività economiche

I comuni svolgono nel settore delle attività economiche funzioni particolari, spesso complementari a quelle esercitate da altri enti, ad esempio le province: talora essi sono chiamati a monitorare e raccogliere dati, talora devono rilasciare autorizzazioni etc. La novità introdotta dalla normativa recente riguarda il cosiddetto sportello unico per le attività produttive che rappresenta un vantaggio per il cittadino perché gli consente di ridurre i tempi burocratici. Poiché le attività economiche possono essere molto variegate, si è preferito prevedere classi molto generali in grado di assicurare l’apertura di fascicoli specifici entro ripartizioni logiche serrate.

1. Agricoltura102 e pesca

2. Artigianato103

3. Industria104

campi profughi, etc.). Non si è ritenuto opportuno predisporre sottoclassi specifiche, perché le iniziative possono cambiare di anno in anno: va evitato il rischio di trasformare – come è successo in alcuni adeguamenti arbitrari del titolario Astengo – i fascicoli in livelli divisionali del titolario.

[99] Si intendono tutte le forme di aiuto economico destinate a soggetti socialmente ed economicamente deboli (ad es. il pagamento parziale o totale di rette per il ricovero in case di riposo etc.) e ogni tipo di finanziamento proveniente da fonti diverse.

[100] Classe prevista per tutte le iniziative tipo GREST, parchi giochi per bambini, centri estivi, soggiorni climatici, luoghi di ritrovo assistiti, attività di gestione del tempo libero, etc.

[101] L’art. 95 del DPR 616/77 attribuì ai comuni le funzioni amministrative concernenti l’assegnazione degli alloggi di edilizia residenziale pubblica, l’assegnazione delle aree PEEP, i contributi concessi dal Comune ai singoli per la soluzione dei problemi abitativi. Resta inteso che la costruzione delle abitazioni rientra nel titolo VI nella classe 5 Opere pubbliche.

[102] In base all’art. 2135 del Cod. civile, «è imprenditore agricolo chi esercita un’attività diretta alla coltivazione del fondo, alla silvicoltura, all’allevamento e attività connesse». In questo settore i comuni sono chiamati a svolgere in prevalenza funzioni delegate o in via di attribuzione da parte delle Regioni, cui sono transitate le funzioni dismesse dal soppresso Ministero delle risorse agricole, alimentari e forestali in materia di agricoltura, foreste, pesca, agriturismo, caccia, sviluppo rurale, alimentazione (D. lgs. 4 giugno 1997, n. 143). Anche art. 78 del DPR 616/77.

[103] D. lgs. 112/98, art. 12: «Le funzioni amministrative relative alla materia “artigianato” ... comprendono anche tutte le funzioni amministrative relative alla erogazione di agevolazioni, contributi, sovvenzioni, in- centivi e benefici di qualsiasi genere, comunque denominati, alle imprese artigiane, con particolare riguardo alle imprese artistiche»; il D. lgs. 112/98 attribuisce ai comuni: 1) l’istruzione e la certificazione ai fini dell’ iscrizione nell’albo delle imprese artigiane; 2) l’apprestamento funzionale di aree attrezzate per gli insedia- menti di imprese artigiane. L. 8 agosto 1985, n. 443 Legge-quadro per l’artigianato. Si è preferito, in analogia con quanto fatto per la classe “Industria”, non suddividere la classe in specifiche sottoclassi dedi- cate alle categorie artigiane interessate da normativa speciale: 1. xxxxxxxx, parrucchieri ed estetiste (regola- mentata in precedenza dalla legge 14 febbraio 1963, n. 161 Disciplina dell’attività di barbiere, parrucchiere ed affini, fa riferimento ora alla legge 23 dicembre 1970, n. 1142 Modifiche alla l. 14 febbraio 1963, n. 161, concernente la disciplina dell’attività di barbiere, parrucchiere per uomo e donna e mestieri affini e alla legge 4 gennaio 1990, n. 1 Disciplina dell’attività di estetista); 2. attività di trasporto di persone mediante autoservizi pubblici non di linea (tassisti, autonoleggiatori e simili): legge 15 gennaio 1992, n. 21 Legge quadro per il trasporto di persone mediante autoservizi pubblici non di linea.

4. Commercio105

5. Fiere e mercati106

6. Esercizi turistici e strutture ricettive107

7. Promozione e servizi108

Repertori

Autorizzazioni commerciali Autorizzazioni artigiane Autorizzazioni turistiche

Serie

Fascicoli delle attività economiche

Titolo IX Polizia locale e sicurezza pubblica109

[104] D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 17, comma 1: «Le funzioni amministrative relative alla materia “industria” comprendono qualsiasi attività imprenditoriale diretta alla lavorazione e alla trasformazione di materie prime, alla produzione e allo scambio di semilavorati, di merci e di beni anche immateriali, con esclusione delle funzioni relative alle attività artigianali ed alle altre attività produttive»; art. 23, comma 1:

«Sono attribuite ai comuni le funzioni amministrative concernenti la realizzazione, l’ampliamento, la cessazione, la riattivazione, la localizzazione e la rilocalizzazione di impianti produttivi, ivi incluso il rilascio delle autorizzazioni o autorizzazioni edilizie»; art. 23, comma 3: sportello unico. Art. 25, comma 1: «Il procedimento amministrativo in materia di autorizzazione all’insediamento di attività produttive è unico. L’istruttoria ha per oggetto in particolare i profili urbanistici, sanitari, della tutela ambientale e della sicurezza».

[105] Vengono classificati in questa posizione i documenti archivistici relativi a qualunque tipo di commercio, anche quelli soggetti ad altre autorizzazioni o sanitarie o di pubblica sicurezza, quindi anche il gruppo di esercenti dediti alla somministrazione di alimenti e bevande (legge 25 agosto 1991, n. 287 Aggiornamento della normativa sull’insediamento e sull’attività dei pubblici esercizi). La responsabilità del procedimento e della conservazione dei fascicoli intestati a ciascun esercente spetta a chi gestisce la parte connessa al commercio, anche se contengono documenti prodotti da altro servizio del Comune. Per le forme speciali di vendita D. lgs. 31 marzo 1998, n. 114. Per alcune categorie speciali: 1) distributori di carburante (D. lgs. 11 febbraio 1998, n. 32 Razionalizzazione del sistema di distribuzione dei carburanti, a norma dell’articolo 4, comma 4, lettera c), della legge 15 marzo 1997, n. 59: l’art. 1, comma 2 recita «L’attività ... è soggetta all’autorizzazione del sindaco del comune in cui essa è esercitata. L’autorizzazione è subordinata esclusi- vamente alla verifica della conformità alle disposizioni del piano regolatore, alle prescrizioni fiscali e a quelle concernenti la sicurezza sanitaria, ambientale e stradale, alle disposizioni per la tutela dei beni storici e artistici nonché alle norme di indirizzo programmatico delle regioni. Insieme all’autorizzazione il comune rilascia le concessioni edilizie necessarie ai sensi dell’art. 2». L’autorizzazione è subordinata al rispetto delle prescrizioni di prevenzione incendi secondo le procedure di cui al DPR 12 gennaio 1998, n. 37»); 2) rivendita di giornali e riviste (funzione attribuita ai comuni dall’art. 54, comma g) del DPR 616/77): legge 13 aprile 1999, n. 108 Nuove norme in materia di punti vendita per la stampa quotidiana e periodica; 3) vendita di prodotti da parte degli agricoltori (art. 4 del D. lgs. 18 maggio 2001, n. 228 Orientamento e modernizzazione del settore agricolo a norma dell’art. 7 della legge 5 marzo 2001, n. 57.

[106] La materia relativa alle fiere e ai mercati è regolamentata dal D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 41 commi 1 e 3.

[107] L’art. 60 del DPR 616/77 indica le funzioni attribuite ai comuni in materia di: 1) gestione di impianti e servizi complementari per le attività turistiche, compresi i rifugi, i campeggi e altri esercizi di ricezione turistica a carattere non prettamente alberghiero; 2) rilascio di autorizzazioni per attività alberghiere, di agriturismo, di esercizi pubblici di interesse turistico; 3) rilascio delle licenze per l’esercizio di attività attinenti al settore del turismo; 4) rilascio di autorizzazioni per l’apertura di uffici turistici.

[108] Si classifica in questa posizione il carteggio relativo a tutte le iniziative di promozione e supporto delle attività economiche, anche quello relativo alla tutela delle indicazioni geografiche di provenienza e di qualità (DOC, DOP, etc.).

Questo titolo è dedicato alla prevenzione e alla repressione delle violazioni sia per quanto concerne la circolazione stradale sia per quanto concerne la vita dell’individuo nel contesto sociale e amministrativo, tendente ad assicurare sicurezza ai cittadini; comprende inoltre le funzioni, residue rispetto al passato e tutte delegate, connesse con il controllo dell’individuo singolo o associato110.

1. Prevenzione ed educazione stradale111

2. Polizia stradale112

3. Informative113

4. Sicurezza e ordine pubblico114

Repertori

Autorizzazioni di pubblica sicurezza115 Verbali degli accertamenti

Serie

Fascicoli dei richiedenti l’autorizzazione di pubblica sicurezza

[109] D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 159: «Le funzioni e i compiti amministrativi relativi alla polizia amministrativa regionale e locale concernono le misure dirette ad evitare danni o pregiudizi che possono essere arrecati ai soggetti giuridici ed alle cose nello svolgimento delle attività relative alle materie nelle quali vengono esercitate le competenze, anche delegate delle regioni e degli enti locali, senza che ne risultino lesi o messi in pericolo i beni e gli interessi tutelati in funzione dell’ordine pubblico e della sicurezza pubblica». Ma già il DPR 616/77 all’art. 9 affermava: «I comuni, le province, le comunità montane e le regioni sono titolari delle funzioni di polizia amministrativa nelle materie ad essi rispettivamente attribuite o trasferite» e all’art. 19 elencava le funzioni attribuite ai comuni. Secondo una visione tradizionalmente assestata, ma più funzionale a realtà comunali di grandi dimensioni e di elevata specializzazione delle competenze, la polizia locale si articola in: 1) urbana; 2) rurale; 3) stradale; 4) commerciale e annonaria; 5) edilizia; 6) sanitaria; 7) veterinaria; 8) mortuaria; 9) tributaria. Alla luce delle recenti innovazioni normative sono individuabili altri settori di intervento, quali, ad esempio, quello ambientale. Nella definizione di questo titolo si è cercato di non confondere la funzione con l’organo che di solito la esercita e si è preferito indicare, anche in questo caso, la funzione.

[110] Non si è prevista una classe specificamente dedicata alle pratiche svolte dalla polizia locale in veste di polizia giudiziaria, in quanto tale funzione è svolta non nell’ambito delle attività proprie del Comune, ma assegnata alla Polizia municipale dagli artt. 55 e 57 del Codice di procedura penale e dall’art. 5, comma 1, lettera a) della legge 7 marzo 1986, n. 65. Eventuale carteggio prodotto durante lo svolgimento di tale attività verrà gestito autonomamente dalla polizia locale e confluirà eventualmente nell’archivio comunale come archivio aggregato.

[111] Si inseriscono in questa classe le iniziative di carattere formativo ed educativo volte a diffondere la conoscenza delle norme e dei rischi connessi alla circolazione stradale, oltre che a diffondere rispetto per le regole e per gli altri utenti della strada: attività prevista dal Codice della strada, art. 230.

[112] Si classifica qui il carteggio relativo all’accertamento delle violazioni al Codice della strada, alla rilevazione degli incidenti e alle operazioni di soccorso.

[113] Si intendono le notizie su residenti nel Comune richieste da altri enti pubblici.

[114] T.U. art. 54, comma 1 e L. 1° aprile 1981. n. 121, artt. 15 e 20, che regolamenta i rapporti fra autorità provinciali di pubblica sicurezza (prefetto e questore) e i sindaci dei comuni. Vanno classificate qui tutte le pratiche di competenza delle questure, ma gestite dai comuni che ne sono sprovvisti (denunce di cessione dei fabbricati e di ospitalità stranieri; consegna licenze di porto di fucile; materie esplodenti, radioamatori). Inoltre rientrano in tale classe le intese di cui all’art. 5, comma 4 della legge 65/1986.

[115] Quelle previste dal DPR 24 luglio 1977, n. 616, art. 19, cui si aggiungono quelle attribuite dal D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 163, comma 2 a)-h): Venditori ambulanti di strumenti da punta e da taglio; Agenzie d’affari nel settore di esposizioni, mostre e fiere campionarie; Affittacamere e assimilati; Agenzie d’affari; Fochini; Gare di autoveicoli, motoveicoli o ciclomotori su strade comunali; Tiri a segno; Mestieri girovaghi, esercitati da stranieri.

Titolo X Tutela della salute116

Il titolo non necessita di particolari commenti, stante la chiarezza con cui la normativa definisce le funzioni dei comuni nel contesto del sistema sanitario nazionale117.

1. Salute e igiene pubblica

2. Trattamento Sanitario Obbligatorio

3. Farmacie118

4. Zooprofilassi veterinaria

5. Randagismo animale e ricoveri

Repertori

Autorizzazioni sanitarie

Autorizzazioni di abitabilità e di agibilità119

Serie

Fascicoli dei soggetti a TSO

Fascicoli dei richiedenti l’autorizzazione sanitaria Fascicoli delle richieste di abitabilità e di agibilità

Titolo XI Servizi demografici

Le funzioni dei comuni in materia demografica rientrano fra quelle esercitate per delega dello Stato e molte sono esercitate dal sindaco in veste di ufficiale di governo. Si è inserita fra quelle riconducibili senza dubbio alcuno ai servizi demografici anche la materia della polizia mortuaria, che nel titolario Xxxxxxx compariva connesso – con indubbia contraddizione in terminos – con la categoria IV Sanità ed igiene, perché in sostanza gli adempimenti burocratici complessi e di diversa natura connessi con l’evento sono riconducibili al controllo che il comune esercita sulla popolazione. La classe 4 prevede anche la gestione degli spazi e dei servizi cimiteriali indicati con la denominazione complessiva “cimiteri”. Resta inteso che la costruzione del cimitero è funzione

[116] D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 113, comma 1, che riprende e conferma l’art. 27 del DPR 616/77: «... attengono alla tutela della salute umana le funzioni e i compiti rivolti alla promozione, alla prevenzione, al mantenimento e al recupero della salute fisica e psichica della popolazione, nonché al perseguimento degli obiettivi del Servizio sanitario nazionale»; comma 2: sanità veterinaria; art. 117.

[117] Sull’organizzazione del servizio sanitario L. 23 dicembre 1978, n. 833 Istituzione del servizio sanitario nazionale, che ha sottratto molte funzioni ai Comuni.

[118] L. 2 aprile 1968, n. 475.

[119] L’atto di concessione dell’abitabilità ad un’abitazione attiene alla sanità più che all’edilizia, nonostante l’evoluzione della normativa: art. 89 del RD 3 febbraio 1901, n. 45 Regolamento generale sanitario «Spetta ai regolamenti locali d’igiene di indicare ... [omissis] le norme particolari da soddisfare per il permesso di abitabilità delle case nuove in esecuzione degli articoli 39 e 40 della legge»; art. 221 del Testo unico delle leggi sanitarie del 1934 (RD 27 luglio 1934, n. 1265): «Gli edifici o parti di essi ... non possono essere abitati senza autorizzazione del podestà, il quale la concede quando, previa ispezione dell’ufficiale sanitario o di un ingegnere a ciò delegato, risulti che la costruzione sia stata eseguita in conformità del progetto approvato, che i muri siano convenientemente prosciugati e che non sussistano altre cause di insalubrità»; DPR 22 aprile 1994, n. 425 Regolamento recante la disciplina dei procedimenti di autorizzazione all’abitabilità, di collaudo statistico e di iscrizione al catasto. La normativa in materia di abitabilità sta confluendo in quella in materia di agibilità (atto questo legato più alla sicurezza che agli aspetti igienico-sanitari): gli artt. 24 e 25 del DPR 6 giugno 2001, n. 380 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia edilizia, parlano solo di certificato di agibilità che «attesta la sussistenza delle condizioni di sicurezza, igiene, salubrità, risparmio energetico degli edifici e degli impianti negli stessi installati, valutate secondo quanto dispone la normativa vigente» (art. 24).

edilizia (quindi Titolo VI/classe 5), come pure l’edificazione di tombe da parte dei privati (quindi Titolo VI/classe 3). Riunificare in questa classe le funzioni connesse con la morte ha il medesimo significato di semplificazione amministrativa e archivistica compiuta per l’industria con l’istituzione dello sportello unico per gli impianti produttivi.

1. Stato civile120

2. Anagrafe e certificazioni121

3. Censimenti

4. Polizia mortuaria e cimiteri122

Repertori123 Registro dei nati Registro dei morti

Registro dei matrimoni Registro di cittadinanza

Serie

Registri di seppellimento Registri di tumulazione Registri di esumazione Registri di estumulazione Registri di cremazione

Titolo XII Elezioni e iniziative popolari

Il titolo è stato previsto per il carteggio prodotto nello svolgimento delle funzioni connesse alle elezioni di varia natura e iniziativa e alla gestione delle iniziative popolari.

1. Albi elettorali124

2. Liste elettorali

3. Elezioni125

4. Referendum126

5. Istanze, petizioni e iniziative popolari127[127]

Serie

Verbali della Commissione elettorale comunale

[120] RD 9 luglio 1939 Ordinamento dello stato civile, come rettificato dal Codice civile e dal DPR 3 novembre 2000, n. 396.

[121] DPR 30 maggio 1989, n. 223 Approvazione del nuovo regolamento anagrafico della popolazione residente. Va classificato qui tutto il carteggio prodotto nello svolgimento dell’attività di certificazione d’identità (carte d’identità, passaporti, libretti di lavoro, etc.). Rientra in questa classe anche il carteggio relativo alla formazione, a cura delle Corti d’appello, dell’Albo dei giudici popolari.

[122] Si è deciso di riconnettere al Titolo “Servizi demografici” tutto il carteggio relativo da un lato alle pratiche connesse con la morte di una persona nel territorio comunale e d’altro canto la gestione degli spazi cimiteriali. Resta inteso che la costruzione dei cimiteri resta classificata nel Titolo VI nelle classe 5 Opere pubbliche e la concessione delle aree e dei loculi va repertoriata fra le concessioni di suolo pubblico (Titolo IV).

[123] Si è preferito definire repertori i registri anagrafici, in quanto l’inserimento dei dati segue numerazione propria in ordine cronologico con valenza giuridico-probatoria.

[124] Albo dei presidenti di seggio; Albo degli scrutatori.

[125] Amministrative, politiche, europee.

[126] Abrogativo, confermativo, consultivo.

[127] T.U. 267/2000, art. 8. Partecipazione popolare.

Titolo XIII Leva militare128

Il titolo è stato previsto per il carteggio prodotto nell’ambito delle funzioni (residuali e in via di esaurimento) di leva, servizio militare, per quanto di competenza comunale, e di oneri gravanti sui comuni.

1. Leva

2. Ruoli matricolari

3. Caserme, alloggi e servitù militari

4. Requisizioni per utilità militari

Titolo XIV Oggetti diversi

Pur essendo il piano di classificazione sopra illustrato esaustivo, non poteva mancare, in coda, il titolo dedicato al carteggio non riconducibile ai titoli precedenti e riferentesi a funzioni non attribuite alla data di approvazione del titolario, il quale va usato con la parsimonia mai sufficientemente raccomandata.

[128] Funzione attribuita al sindaco quale ufficiale di governo: T.U. 267/2000, art. 54 Attribuzioni del sindaco nei servizi di competenza statale.

Allegato n. 5 - FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI - Copertina del fascicolo (camicia)

Comune di Lurano – Provincia di Bergamo

..................................................................... ..............................................

(nome ufficio)

Categoria ......................... Classe .....................fascicolo n. .................

OGGETTO: .....................................................................................................................…..………....

.......................................................................................................................................……...……......

Aperto in data …………. Chiuso in data ……………..

Allegato n. 6 - REPERTORIO DEI FASCICOLI

Comune di Lurano – Provincia di Bergamo

…………………………………………………………………………………………………… (nome della struttura)

REPERTORIO DEI FASCICOLI

ANNO …………………………………….

TITOLO …………………….. - ………………………………………….

CLASSE NUM.

FASC. SOTTO FASC. INS. OGGETTO NOTE

Allegato n. 7 - MODULISTICA IN USO PER IL SERVIZIO ARCHIVISTICO

Al Sig. SINDACO

del Comune di Lurano

Il sottoscritto:

Cognome ………………………………………… nome …………………………………………….

residente/domiciliato a …………………………..prov. ………. indirizzo …………………………..

c.a.p. ……….. telefono n. nella sua qualità di diretto interessato/legale rappresentante

di (persona fisica)……………….residente/domiciliato a …………………prov. ……………….

indirizzo …………………. c.a.p. ………………….

di (persona giuridica, soc. di fatto, ecc.) con

sede in …………… prov. ……….indirizzo ……………….. c.a.p. …..telefono/telefax …………

CHIEDE

AI SENSI DELL’ART. 22, 1° COMMA, DELLA LEGGE 7 AGOSTO 1990, N. 241 DI ESSERE AMMESSO ALL’ESERCIZIO DEL DIRITTO DI ACCESSO E

(Barrare la casella che interessa)

DI PRENDERE IN SEMPLICE “VISIONE”

i sottoelencati documenti amministrativi:

…………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………

DI PRENDERE IN ESAME, CON RILASCIO DI COPIA “SEMPLICE”

i sottoelencati documenti amministrativi: N° Copie

…………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………

DI PRENDERE IN ESAME, CON RILASCIO DI COPIA “CONFORME ALL’ORIGINALE”

(AUTENTICATA) i sottoelencati documenti amministrativi: N°Copie

…………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………

MOTIVAZIONE DELLA RICHIESTA DI ACCESSO

Luogo e data ………………………………………..

Il richiedente

…………………………

UFFICIO ………………………………………………………….

Ufficio che ha formato il documento o che lo detiene stabilmente

Per RICEVUTA della richiesta di accesso ai documenti amministrativi presentata in data ……..….

al Sig./ra …………………………….………. residente a …………………………….…………….

Luogo e data …………………………………………

Il Responsabile del procedimento di accesso

……………………………………………. riservato all’Ufficio dove ha avuto luogo l’accesso:

Accesso effettuato il : …………………………………. presso ……………………

………………………………………………………………………………………..

Prot. n. ………………. del ……………………………………..

Il Responsabile del procedimento di accesso

Il Richiedente

AVVERTENZA IMPORTANTE

Ai sensi dell’art. 25, comma 4, della legge n. 241/90, trascorsi inutilmente trenta giorni dalla data di ricezione della presente richiesta, la stessa si intende rifiutata.

Ai sensi dell’art. 25, comma 5, della Legge n. 241/90 avverso le determinazioni amministrative amministrative concernenti il diritto di accesso e nei casi previsti dal 4° comma, è facoltà del richiedente di proporre ricorso al T.A.R. competente entro trenta giorni decorrenti dalla data di ricezione del provvedimento ovvero ricorrenti dalla data in cui è maturato il silenzio-rifiuto di cui al comma 4, dell’art. 25 della Legge 241/90.

Allegato n. 8 - INDIRIZZO DELL’ENTE E CASELLE DI POSTA ELETTRONICA

Comune di Lurano

Viale Secco Suardo n. 12

c.a.p. 00000 XXXXXX xxxxxxxxx: Bergamo Telefono 000 000000 Fax 000 000000

INDIRIZZI DI POSTA ELETTRONICA
Sindaco	xxxxxxx.xxxxxx@xxxxxx.xxxxxx.xx.xx
Segretario	xxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxx.xxxxxx.xx.xx
Protocollo	xxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxx.xxxxxx.xx.xx
Segreteria – Affari generali	affari xxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxx.xxxxxx.xx.xx
Servizio finanziario e Contabilità	xxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxx.xxxxxx.xx.xx
Ufficio Tributi-Commercio	xxxxxxx.xxxxxx@xxxxxx.xxxxxx.xx.xx
Servizi Demografici,Elettorale	xxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxx.xxxxxx.xx.xx
Servizi lavori pubblici	xxxxxxx.xxxxxx@xxxxxx.xxxxxx.xx.xx
Urbanistica ed edilizia privata	xxxxxxx.xxxxxx@xxxxxx.xxxxxx.xx.xx
Servizi Sociali	xxxxxxx.xxxxxx@xxxxxx.xxxxxx.xx.xx
Servizi Scolastici	xxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxx.xxxxxx.xx.xx
Biblioteca comunale	xxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxx.xx