Fascicolazione dei documenti. Articolo 48
Fascicolazione dei documenti. Tutti i documenti registrati e classificati nel sistema informatico, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono riuniti in fascicoli. Il sistema informatico attualmente utilizzato non è in grado di generare e aggiornare automaticamente il repertorio dei fascicoli all’apertura di un nuovo fascicolo. Tale operazione è quindi eseguita a cura del Responsabile della gestione del protocollo. Ogni documento, dopo la sua classificazione, viene inserito nel fascicolo di riferimento. I documenti sono archiviati all’interno di ciascun fascicolo secondo l’ordine cronologico di registrazione, in base cioè al numero di protocollo ad essi attribuito. Il sistema informatico attualmente in uso non consente di archiviare i documenti all’interno di sottofascicoli o inserti.
Fascicolazione dei documenti. Ogni documento, dopo la classificazione, viene inserito a cura dell’UO nel fascicolo di riferimento. Ai sensi dell’art. 52 del Testo Unico il sistema di protocollo informatico fornisce – tra l’atro – anche ”le informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto e i documenti dalla stessa formati nell’adozione del provvedimento finale”. Pertanto, il fascicolo informatico è lo strumento che consente l’accorpamento dei documenti all’interno del sistema di protocollo informatico in base all’affare o al procedimento, essi sono archiviati all’interno di ciascun fascicolo secondo l’ordine cronologico di registrazione. La fascicolazione viene gestita attraverso le funzioni ad essa dedicate nel sistema di protocollo informatico. Poiché il sistema consente esclusivamente la gestione dei documenti protocollati, ove fossero presenti documenti non soggetti a registrazione di protocollo, utili per la ricostruzione del procedimento, il RPA deve curarne l’archiviazione per la successiva integrazione del fascicolo. Quando un nuovo documento viene recapitato all’X.X.XX., l’UO assegnataria stabilisce, con l’ausilio delle funzioni di ricerca del sistema di protocollo informatico, se il documento stesso debba essere ricollegato ad un affare o procedimento in corso, e pertanto debba essere inserito in un fascicolo già esistente, oppure se il documento si riferisce a un nuovo affare o procedimento per cui è necessario aprire un nuovo fascicolo. A seconda delle ipotesi, si procede come segue: ⇨ se il documento si ricollega ad un affare o procedimento in corso, l’addetto dell’Ufficio competente: − seleziona il relativo fascicolo; − collega la registrazione di protocollo del documento al fascicolo selezionato; ⇨ se il documento dà avvio ad un nuovo fascicolo, il soggetto preposto: − esegue l’operazione di apertura del fascicolo; − collega la registrazione di protocollo del documento al nuovo fascicolo aperto. L’operazione di “apertura” di un nuovo fascicolo comprende la registrazione di alcune informazioni essenziali: ⇨ oggetto del fascicolo; ⇨ ufficio titolare del procedimento; ⇨ indice di classificazione, (cioè titolo, classe); ⇨ numero del fascicolo (assegnato automaticamente dal sistema di protocollo informatico); ⇨ data di apertura del fascicolo; ⇨ collocazione fisica, dei documenti cartacei di cui si compone. Il fascicolo viene chiuso al termine del procedimento amministrativo o all’esaurimento dell’affare. La data di chiusura si riferisce alla data dell’ul...
Fascicolazione dei documenti. Tutti i documenti registrati nel sistema di protocollo informatico e/o classificati, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono riuniti in fascicoli. Ogni documento, dopo la classificazione, viene inserito nel fascicolo di riferimento. I documenti sono archiviati all’interno di ciascun fascicolo, o, all’occorrenza, sottofascicolo o inserto, secondo l’ordine cronologico di registrazione.
Fascicolazione dei documenti. Tutti i documenti registrati nel sistema di protocollo informatico e/o classificati, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono riuniti in fascicoli. Ogni documento, dopo la classificazione, viene inserito nel fascicolo di riferimento. I documenti sono archiviati all’interno di ciascun fascicolo, o all’occorrenza, sottofascicolo o inserto, secondo l’ordine cronologico di registrazione. Quando un nuovo documento viene recapitato all’Amministrazione l’ufficio competente stabilisce, anche con l’ausilio delle funzioni di ricerca del sistema di protocollo informatico, se il documento debba essere collegato ad un procedimento in corso, e pertanto debba essere inserito in un fascicolo già esistente, oppure se il documento si riferisce ad un nuovo procedimento per cui è necessario aprire un nuovo fascicolo. I documenti prodotti dall’Ente sono fascicolati da chi li scrive, pertanto perverranno alla fase di protocollazione già con l’indicazione del numero identificativo di fascicolo. Entro il mese di novembre il Responsabile per la Conservazione provvede a formulare, sulla base del titolario, di concerto con i Settori dell’Amministrazione, il piano della fascicolazione per l’anno successivo, cioè si costituiscono i fascicoli standard all’interno di ogni classe del titolario. Il fascicolo riunisce tutta la documentazione sciolta (non rilegata) relativa a un affare o a un procedimento amministrativo trattato da un ufficio, a prescindere dalla forma e dal supporto e dai corrispondenti del carteggio. Il fascicolo può contenere documenti ricevuti, minute dei documenti spediti, delibere, determinazioni, verbali, contratti, relazioni, certificazioni varie, certificati medici, promemoria, studi di carattere normativo, progetti, disegni tecnici, capitolati tecnici, etc. I documenti possono essere protocollati e non protocollati (in quanto non soggetti alla protocollazione, ma funzionali all’affare/procedimento). Per fascicolazione si intende l’attribuzione/inserimento del documento in apposito fascicolo. Ciascun documento, soggetto o meno alla protocollazione, va inserito nel fascicolo e unito ai precedenti e ai susseguenti di un determinato affare o procedimento. Qualora il documento dia luogo all’avvio di un nuovo affare o procedimento il RPA, assegnatario del documento stesso provvede all’apertura (o “istruzione”) di un nuovo fascicolo. Per esigenze pratiche, derivanti dalla natura del procedimento, dalla sua durata o anche in funzione della quantità dei ...
Fascicolazione dei documenti. I documenti della presente classe documentale vengono fascicolati attraverso: • N° Fascicolo / Certificato di pubblicazione Chiavi di ricerca Le chiavi di ricerca sul sistema di conservazione sono suddivise in 3 classi distinte • ID Evento • ID Documento • ID Anagrafe Chiavi di ricerca disponibili per la classe documentale: ID Evento: • N° Delibera / Determina • N° Fascicolo / Certificato di Pubblicazione ID Documento: Identificativo produttore univoco del documento da parte del sistema ID Anagrafe: Identificativo Azienda di Destinazione (Partita IVA) Le ricerche potranno essere filtrate su arco temporale previo inserimento di almeno una delle chiavi di ricerca di cui sopra.
Fascicolazione dei documenti. La fase di fascicolazione comprende le attività finalizzate alla formazione dei fascicoli, ovvero delle unità archivistiche che riuniscono tutti i documenti relativi ad uno stesso affare o procedimento amministrativo. Qualora un documento dia luogo all'avvio di un autonomo affare o procedimento, l'ufficio abilitato all'operazione di fascicolazione, segnala gli estremi di fascicolazione per la registrazione di protocollo del documento e indica l'ufficio a cui è assegnata la pratica, il quale assicura l'inserimento fisico del documento nel relativo fascicolo. Se da avvio ad una nuova pratica, apre un nuovo fascicolo e collega la registrazione di protocollo del documento al fascicolo aperto prima di assegnare la pratica all'ufficio competente. In ogni caso, il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia di tutti i passaggi che subiscono i fascicoli e i documenti in essi contenuti, memorizzando per ciascuno di essi l'identificativo dell'operatore che effettua la modifica con la data e l'ora di esecuzione.
Fascicolazione dei documenti. Il fascicolo è il complesso dei documenti relativi al medesimo affare, attività o persona fisica o giuridica. Il fascicolo, per esigenze pratiche, può essere distinto in sottofascicoli. La data di chiusura del rispettivo fascicolo (o sottofascicolo), è la data del documento che conclude l’affare, l’attività o il rapporto esistente con la persona fisica o giuridica. Ogni documento, dopo la sua classificazione, deve essere fascicolato a cura del responsabile dell’ufficio competente per la trattazione della pratica o - nei casi previsti dall’ordinamento dell’Autorità - dal collaboratore da questi a tal fine specificamente individuato. I documenti sono conservati all’interno del fascicolo o del sottofascicolo, secondo l’ordine progressivo di registrazione, cioè di sedimentazione, in base al numero di protocollo ad essi attribuito o, se assente, secondo la propria data. Nel caso di fascicoli cartacei ogni fascicolo ha una copertina (detta anche «camicia»), sulla quale deve essere indicato l’anno, il titolo, la classe, il numero del fascicolo, l’oggetto dell’affare, dell’attività, o il nominativo della persona fisica o giuridica, nonché l’eventuale presenza di sottofascicoli o inserti.
Fascicolazione dei documenti. I documenti prodotti o ricevuti dall’Amministrazione, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono di norma riuniti in fascicoli. L’operazione viene effettuata dal soggetto che gestisce la pratica. I documenti sono archiviati all’interno di ciascun fascicolo secondo l’ordine cronologico di registrazione. Se il documento ha degli allegati, questi debbono rimanere uniti al documento cui si riferiscono. Il fascicolo, per sua completezza, può contenere documenti non protocollati (anche semplici mail). E’ opportuno che all’interno dei fascicoli non vengano inseriti documenti di facile reperibilità (delibere, determine, norme) eventualmente limitandosi all’individuazione dei relativi riferimenti. Qualora insorgano esigenze pratiche il fascicolo può essere distinto in sottofascicoli. Ciascun ufficio ha la visibilità solo dei propri fascicoli e dei documenti relativi. Il sistema comunque consente la condivisione di uno stesso fascicolo, qualora ve ne sia la necessità o l’opportunità e previa richiesta all’ufficio titolare dei documenti. E’ quindi possibile che in relazione allo stesso “affare” vi siano più fascicoli (es. il fascicolo del progetto, il fascicolo della gara, il fascicolo relativo all’esecuzione), o anche più sotto-fascicoli. I fascicoli di distinguono in :
Fascicolazione dei documenti. 1. Ogni documento, dopo la sua classificazione, va fascicolato a cura del responsabile del procedimento amministrativo.