Fascicolazione dei documenti Clausole campione

Fascicolazione dei documenti. I documenti della presente classe documentale vengono fascicolati attraverso: • N° Fascicolo / Certificato di pubblicazione Chiavi di ricerca Le chiavi di ricerca sul sistema di conservazione sono suddivise in 3 classi distinte • ID Evento • ID Documento • ID Anagrafe Chiavi di ricerca disponibili per la classe documentale: ID Evento: • N° Delibera / Determina • N° Fascicolo / Certificato di Pubblicazione ID Documento: Identificativo produttore univoco del documento da parte del sistema ID Anagrafe: Identificativo Azienda di Destinazione (Partita IVA) Le ricerche potranno essere filtrate su arco temporale previo inserimento di almeno una delle chiavi di ricerca di cui sopra.

Fascicolazione dei documenti. Tutti i documenti registrati nel sistema di protocollo informatico e/o classificati, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono riuniti in fascicoli. Ogni documento, dopo la classificazione, viene inserito nel fascicolo di riferimento. I documenti sono archiviati all’interno di ciascun fascicolo, o, all’occorrenza, sottofascicolo o inserto, secondo l’ordine cronologico di registrazione.

Fascicolazione dei documenti. Tutti i documenti registrati e classificati nel sistema informatico, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono riuniti in fascicoli. Il sistema informatico attualmente utilizzato non è in grado di generare e aggiornare automaticamente il repertorio dei fascicoli all’apertura di un nuovo fascicolo. Tale operazione è quindi eseguita a cura del Responsabile della gestione del protocollo. Ogni documento, dopo la sua classificazione, viene inserito nel fascicolo di riferimento. I documenti sono archiviati all’interno di ciascun fascicolo secondo l’ordine cronologico di registrazione, in base cioè al numero di protocollo ad essi attribuito. Il sistema informatico attualmente in uso non consente di archiviare i documenti all’interno di sottofascicoli o inserti.

Fascicolazione dei documenti. I documenti prodotti o ricevuti dal Comune, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, vengono collocati all'interno di una carpetta cartacea o digitale che prende il nome di fascicolo. L’operazione viene effettuata dal soggetto che gestisce la pratica, contestualmente all'acquisizione del numero di protocollo del documento capofila. Sul frontespizio del fascicolo cartaceo (carpetta) devono essere registrati, obbligatoriamente i seguenti riferimenti:  numero identificativo del fascicolo  numero di protocollo del documento capofila e anno di attivazione della pratica  titolazione  oggetto del capofila  numeri di protocollo dei documenti contenuti  il responsabile del procedimento  l'assegnatario Il numero di fascicolo, il numero di capofila e la titolazione vengono apposti sistematicamente, tramite timbratrice automatica. Ogni documento, relativo alla stessa pratica riporta, oltre al numero di protocollo assegnato, il numero di capofila e deve essere inserito nella carpetta, previa annotazione sul frontespizio del nuovo numero. I documenti concernenti ogni pratica, nel corso dell'istruttoria, devono rimanere uniti al relativo fascicolo, salvo particolari esigenze. Nel caso in cui un documento tratti materie collegate a pratiche diverse, si dovrà provvedere alla riproduzione dello stesso, inserendo le fotocopie nei relativi fascicoli. Tramite l'attuale sistema di protocollazione :  due o più fascicoli, che trattano di uno stesso argomento, possono essere collegati logicamente, mettendo in correlazione i rispettivi numeri di capofila;  due o più fascicoli, che riguardano pratiche diverse, possono essere aggregati anche fisicamente, solo se hanno lo stesso assegnatario:  due o più fascicoli possono essere accorpati in uno solo (unione di pratiche) individuando tra quelli esistenti, in nuovo capofila;  uno o più documenti possono essere disuniti definitivamente da un fascicolo.  I documenti sono organizzati all’interno di ciascun fascicolo secondo l’ordine cronologico di registrazione. Se il documento ha degli allegati, questi debbono rimanere uniti al documento cui si riferiscono. Il fascicolo, per sua completezza, può contenere documenti non protocollati (anche semplici mail). Il fascicolo informatico sarà perfezionato, anche ai fini di garantire la consultazione e l'alimentazione diretta da parte di tutte le amministrazioni, dalla collaborazione tra il Settore preposto alle tecnologie informatiche, la U.I. Archivio storico e la U.I. G...

Fascicolazione dei documenti. Ogni documento, dopo la classificazione, viene inserito a cura dell’UO nel fascicolo di riferimento. Ai sensi dell’art. 52 del Testo Unico il sistema di protocollo informatico fornisce, tra l’atro, anche «le informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto e i documenti dalla stessa formati nell’adozione del provvedimento finale». Pertanto, il fascicolo informatico è lo strumento che consente l’accorpamento dei documenti all’interno del sistema di protocollo in base al procedimento o alla specifica questione; essi sono archiviati all’interno di ciascun fascicolo secondo l’ordine cronologico di registrazione. La fascicolazione viene gestita attraverso le funzioni ad essa dedicate nel sistema di protocollo informatico. Poiché il sistema consente esclusivamente la gestione dei documenti protocollati, ove fossero presenti documenti non soggetti a registrazione di protocollo, utili per la ricostruzione del procedimento, il RPA deve curarne l’archiviazione per la successiva integrazione del fascicolo. Quando un nuovo documento viene recapitato all’X.X.XX., l’UO assegnataria stabilisce, con l’ausilio delle funzioni di ricerca del sistema di protocollo, se il documento stesso debba essere collegato a un procedimento o specifica questione in corso e, pertanto, debba essere inserito in un fascicolo esistente oppure se il documento si riferisce a un nuovo procedimento o questione per cui è necessario aprire un nuovo fascicolo. A seconda delle ipotesi, si procede come segue: ⇨ se il documento si ricollega ad un procedimento o questione in corso, l’addetto dell’UO competente: − seleziona il relativo fascicolo; − collega la registrazione di protocollo del documento al fascicolo selezionato; ⇨ se il documento dà avvio ad un nuovo fascicolo, il soggetto preposto: − esegue l’operazione di apertura del fascicolo; − collega la registrazione di protocollo del documento al nuovo fascicolo aperto. L’operazione di “apertura” di un nuovo fascicolo comprende la registrazione di alcune informazioni essenziali, quali: ⇨ oggetto del fascicolo; ⇨ ufficio titolare del procedimento; ⇨ indice di classificazione (titolo e classe); ⇨ numero del fascicolo (assegnato automaticamente dal sistema di protocollo); ⇨ data di apertura del fascicolo; ⇨ collocazione fisica degli eventuali documenti cartacei di cui si compone. Il fascicolo viene chiuso al termine del procedimento amministrativo o all’esaurimento dell’affare. La data di chiusura si riferisce alla data dell’ultimo...

Fascicolazione dei documenti. Identificazione dei fascicoli ed uffici abilitati alla loro formazione Articolo 38 Processo di formazione dei fascicoli

Fascicolazione dei documenti. 1. Ogni documento, dopo la sua classificazione, va fascicolato a cura del responsabile del procedimento amministrativo. 2. Per fascicolazione si intende l'inserimento del documento in un apposito fascicolo. 3. I documenti sono conservati all'interno del fascicolo, del sottofascicolo e dell'inserto, secondo l'ordine progressivo di registrazione, cioè di sedimentazione, secondo il numero di protocollo ad essi attribuito o, se assente, secondo la propria data. 4. Ogni fascicolo ha una copertina (detta anche "camicia"), conforme al modello descritto nell'allegato 5 del presente manuale di gestione nella quale deve essere indicato il titolo, la classe, il numero del fascicolo, l'oggetto dell'affare o del procedimento amministrativo, la data di apertura e quella di chiusura, nonché l'eventuale presenza di sottofascicoli o inserti.

Fascicolazione dei documenti. I documenti prodotti o ricevuti dall’Amministrazione, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono di norma riuniti in fascicoli. L’operazione viene effettuata dal soggetto che gestisce la pratica. I documenti sono archiviati all’interno di ciascun fascicolo secondo l’ordine cronologico di registrazione. Se il documento ha degli allegati, questi debbono rimanere uniti al documento cui si riferiscono. Il fascicolo, per sua completezza, può contenere documenti non protocollati (anche semplici mail). E’ opportuno che all’interno dei fascicoli non vengano inseriti documenti di facile reperibilità (delibere, determine, norme) eventualmente limitandosi all’individuazione dei relativi riferimenti. Qualora insorgano esigenze pratiche il fascicolo può essere distinto in sottofascicoli. Ciascun ufficio ha la visibilità solo dei propri fascicoli e dei documenti relativi. Il sistema comunque consente la condivisione di uno stesso fascicolo, qualora ve ne sia la necessità o l’opportunità e previa richiesta all’ufficio titolare dei documenti. E’ quindi possibile che in relazione allo stesso “affare” vi siano più fascicoli (es. il fascicolo del progetto, il fascicolo della gara, il fascicolo relativo all’esecuzione), o anche più sotto-fascicoli. I fascicoli di distinguono in : 1) fascicoli relativi ad affari o procedimenti amministrativi; 2) fascicoli relativi a persone fisiche o giuridiche (ad esempio: personale dipendente, associazioni, attività economiche ecc.);

Fascicolazione dei documenti. I documenti prodotti o ricevuti dal Comune, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, vengono collocati all'interno di un contenitore digitale che prende il nome di fascicolo. L’operazione viene effettuata dal soggetto che gestisce la pratica, contestualmente all'acquisizione del numero di protocollo del documento capofila. La formazione del fascicolo informatico prevede che all’interno dello stesso siano contenuti: documenti in entrata, in uscita o interni formati digitalmente e protocollati e riporta le seguenti indicazioni, come disposto dall'art. 41 del CAD: • l'amministrazione che cura la costituzione e la gestione del fascicolo medesimo; • il responsabile del procedimento • il numero di protocollo del documento capofila e l'assegnatario • l'oggetto del procedimento • il numero identificativo del fascicolo • la titolazione • eventuali altre amministrazioni coinvolte Qualora insorgano esigenze pratiche il fascicolo può essere distinto in sottofascicoli. Ciascun ufficio ha la visibilità solo dei propri fascicoli e dei documenti relativi. Il sistema comunque consente la condivisione di uno stesso fascicolo, qualora ve ne sia la necessità o l’opportunità e previa richiesta all’ufficio titolare dei documenti. E’ quindi possibile che in relazione allo stesso “affare” vi siano più fascicoli (es. il fascicolo del progetto, il fascicolo della gara, il fascicolo relativo all’esecuzione). I fascicoli di distinguono in : • fascicoli relativi ad affari o procedimenti amministrativi; • fascicoli relativi a persone fisiche o giuridiche (ad esempio: personale dipendente, associazioni, attività economiche ecc.).

Fascicolazione dei documenti. Il fascicolo è il complesso dei documenti relativi al medesimo affare, attività o persona fisica o giuridica. Il fascicolo, per esigenze pratiche, può essere distinto in sottofascicoli. La data di chiusura del rispettivo fascicolo (o sottofascicolo), è la data del documento che conclude l’affare, l’attività o il rapporto esistente con la persona fisica o giuridica. Ogni documento, dopo la sua classificazione, deve essere fascicolato a cura del responsabile dell’ufficio competente per la trattazione della pratica o - nei casi previsti dall’ordinamento dell’Autorità - dal collaboratore da questi a tal fine specificamente individuato. I documenti sono conservati all’interno del fascicolo o del sottofascicolo, secondo l’ordine progressivo di registrazione, cioè di sedimentazione, in base al numero di protocollo ad essi attribuito o, se assente, secondo la propria data. Nel caso di fascicoli cartacei ogni fascicolo ha una copertina (detta anche «camicia»), sulla quale deve essere indicato l’anno, il titolo, la classe, il numero del fascicolo, l’oggetto dell’affare, dell’attività, o il nominativo della persona fisica o giuridica, nonché l’eventuale presenza di sottofascicoli o inserti.